Tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

ng quản lý kinh tế. Để quản lý được các hoạt động kinh tế thì cần thiết phải có số liệu, để có được các số liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó. Tất cả những công việc này nhằm thực hiện chức năng giám sát các hoạt động kinh tế tài chính gọi là hạch toán kế toán. Vậy hạch toán kế toán được hiểu như sau : Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp - cân đối kế toán. 2. Đặc điểm hạch toán kế toán. Hạch toán kế toán với chức năng phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính trong tất cả các doanh nghiệp và các tổ chức nên có những đặc điểm sau : Thứ nhất, Hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các đơn vị nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiên được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn. Thứ hai, Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền. Nhờ đó mà hạch toán kế toán cung cấp được các chỉ tiêu tông hợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính. Thứ ba, Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán để nghiên cứu đối tượng của mình. Trong đó phương pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó mà số liệu do kế toán phản ánh bảo đảm được tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc. 3. ý nghĩa của hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý. Sản phẩm của hạch toán kế toán là thông tin kế toán. Trong đó để ra các quyết định quản lý các nhà quản lý sử dụng rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhưng thông tin kế toán là quan trọng nhất và không thể thiếu được. Bởi vì nghiên cứu bản chất của hạch toán kế toán ta thấy chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức. Do đó toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu tiên, là cung cấp vật tư cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều được phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán. Hơn thế nữa hạch toán kế toán còn thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện có hệ thống mọi hoạt động kinh tế qua hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả. Vì vậy thông tin kế toán có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động quản lý. Cụ thể : Hạch toán kế toán giúp các nhà quản lý định ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, các dự án đặt ra; qua việc phân tích các thông tin kế toán ban giám đốc sẽ quyết định nên sản xuất mặt hàng nào, với nguyên liệu gì và mua từ đâu, nên đầu tư mới hay duy trì thiết bị cũ, nên mua bên ngoài hay tự sản xuất, nên tiếp tục hoạt động hay chuyển hướng hoạt động sang những lĩnh vực mới. Hạch toán kế toán giúp các nhà đầu tư, chủ nợ có được các quyết định có nên đầu tư hoặc cho vay hay không và đồng thời cũng biết được doanh nghiệp đã sử dụng vốn đó như thế nào, có hiệu quả hay không, có đúng mục đích hay không; nhờ vào các thông tin về hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán cũng giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ; thông qua kiểm tra tổng hợp các số liêu kế toán Nhà nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị từ đó đề ra các chính sách về đầu tư, thuế vụ thích hợp. II. Một số vấn đề chung về công tác hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp. 1. Một số khái niệm liên quan đến quá trình tiêu thụ. Quá trình tiêu thụ: là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá, sản phẩm hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Nội dung của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá gồm : Xuất sản phẩm, hàng hoá để bán và thanh toán với người mua Tính chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Tính chính xác các khoản thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt để xác định doanh thu thuần và cuối cùng xác định lãi - lỗ vê tiêu thụ sản phẩm. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá; sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, lao vụ cho khách hàng. Căn cứ vào chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau : Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua; Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá; Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; Doanh nghiệp xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận. Cụ thể doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá như : Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản được hoạt động bình thường mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường; Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng hoá đó; Khi hàng hoá được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành; Khi người mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó được nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chưa chắc chắn về khả năng hàng bán có bị trả lại hay không. Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận. Ví dụ như doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hoá chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán. Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là Chính phủ nước sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nước ngoài về hay không). Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là thực sự không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. Doanh thu thuần : là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản giảm giá; chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại; thuế giá trị gia tăng đầu ra; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất khẩu. Chiết khấu bán hàng : là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng. Chiết khấu bán hàng gồm : Chiết khấu thanh toán : là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng. Chiết khấu thương mại : Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng .Hình thức chiết khấu này gồm có 2 loại : Bớt giá: Là số tiền giảm trừ cho người mua do người mua mua với khối lượng lớn tính trên giá bán thông thường. Hồi khấu : Là số tiền giảm trừ cho người mua tính trên số lần các nghiệp vụ mua hàng của một khách hàng trong một thời gian nhất định. Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng. Hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế như đã ký kết. Lãi gộp : là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán. Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ : là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. 2.1 Vị trí, vai trò của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh; là chiếc cầu trung gian nối người bán với người tiêu dùng ( nối cung với cầu). Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; thông tin phản hồi từ phía thị trường được ghi nhận. Chính vì vậy quá trình tiêu thụ giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong nền kinh tế và sự quan trọng ấy được biểu hiện qua vai trò của nó trong nền kinh tế như sau : Về phía xã hội, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là một trong những khâu quan trọng của tái sản xuất xã hội. Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có tác dụng nhiều mặt tới tiêu dùng xã hội. Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá mà đa dạng, phong phú, đầy đủ, kịp thời thì càng thoả mãn được nhu cầu tiêu dùng của xã hội và ngược lại nhu cầu tiêu dùng của xã hội càng tăng lại càng thúc đẩy sản xuất phát triển. Như vậy, thông qua thị trường, tiêu thụ góp phần điều hoà sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa hàng hoá và tiền tệ trong lưu thông, giữa nhu cầu và khả năng thanh toán... tạo sự thích ứng tối đa giữa cung và cầu trong lĩnh vực tiêu dùng. Tiêu thụ là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vung cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Về phía doanh nghiệp, hoạt động tiêu thụ là tấm gương phản chiếu tình hình sản xuất kinh doanh lỗ hay lãi; là thước đo để đánh giá chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp.Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợi nhuận tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra nhằm bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh. Thông qua tiêu thụ doanh nghiệp nắm được nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng từ đó có chính sách đáp ứng phù hợp để đẩy mạnh doanh số bán ra, nâng cao doanh thu, mở rộng thị trường nhằm đạt đến mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận. Ngoài ra kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định đối với mỗi doanh nghiệp. Trên cơ sở đó xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nước, giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế Nhà nước với tập thể cá nhân người lao động. Kết quả tiêu thụ là nguồn số liệu quan trọng cho các bên quan tâm đầu tư hoặc cho doanh nghiệp vay vốn. Như vậy, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong việc sử dụng và phân bổ nguồn lực có hiệu quả đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nối chung và đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng. Nhất là tronng điều kiện hiện nay tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá mạnh khẳng định khả năng kinh doanh của mỗi doanh nghiệp trên thương trường; tạo uy tín và sự đảm bảo thành công về lâu dài. 2.2. Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Do quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò và vị trí quan trọng như trên đã trình bầy nên công tác quản lý quá trình tiêu thụ cần phải đảm bảo các yêu cầu sau : Nắm chắc sự vân động của từng loại sản phẩm hàng hoá trong quá trình nhập, xuất và tồn kho theo các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và giá trị. Theo dõi chặt chẽ các phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và từng đối tượng khách hàng. Tính toán và xác định đúng đắn kịp thời kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm hàng hoá. 3. ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá được thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra. Cũng chính trong giai đoạn tiêu thụ này, bộ phận giá trị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất được thưch hiện và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xã hội. Với ý nghĩa đó hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có nhiệm vụ sau : Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Tính chính xác các khoản bị giảm trừ, thanh toán với người kách hàng, với ngân sách Nhà nước và các khoản thuế phải nộp. Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Xác định kịp thời kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. 4. Các phương thức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp. Phương thức tiêu thụ là các cách thức bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Trên thực tế sản phẩm hàng hoá có thể được tiêu thụ theo các cách sau : 1.1. Bán buôn Bán buôn là phương thức bán hàng với số lượng lớn và hàng hoá sau khi bán vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông. Theo phương thức bán buôn có 2 hình thức bán hàng là : Bán buôn qua kho : là phương thức bán buôn sản phẩm hàng hoá mà hàng bán được xuất ra từ chính kho của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức bán : Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này doanh nghiệp xuất hàng bán ngay tại kho của doanh nghiệp và giao trực tiếp cho đại diện bên mua hàng. Sau khi đại diện bên mua hàng nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ doanh nghiệp mất quyền kiểm soát và sở hữu số hàng đó. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng mua hàng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng doanh nghiệp xuất kho hàng hoá theo yêu cầu bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài đến một địa điểm đã thoả thuận trước với bên mua và giao hàng cho bên mua. Hàng hoá trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số hàng này chỉ được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của bên mua. Chi phí vận chuyển số hàng này do doanh nghiệp chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận trước trong hợp đồng giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển thì khoản chi phí này sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu, chi phí vận chuyển Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho : là phương thức bán buôn sản phẩm hàng hoá theo hình thức sau khi mua hàng, doanh nghiệp nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại; doanh nghiệp thương mại phải tiến hành thanh toán với cả bên bán và bên mua hoặc chỉ làm trung gian, môi giới để hưởng hoa hồng. Theo phương thức này có 2 hình thức bán : Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán. Nếu hàng hoá bán buôn vận chuyển thẳng do doanh nghiệp thương mại chuyển đến cho bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại trong quá trình vận chuyển. Số hàng này được xem là tiêu thụ khi doanh nghiệp thương mại nhận được tiền hàng thanh toán của bên mua hoặc thông báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Nếu bên mua nhận hàng trực tiếp doanh nghiệp không phải vận chuyển thì khi giao xong hàng hoá cho bên mua đồng thời bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng này được coi là tiêu thụ. Bán buôn vân chuyển thẳng không tham gia thanh toán : Theo hình thức này doanh nghiệp chỉ làm trung gian, môi giới trong mối quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Doanh nghiệp uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số lượng hàng trong hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký kết với bên cung cấp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Tuy nhiên tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng mà doanh nghiệp bán buôn được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả; khoản hoa hồng này được coi là doanh thu của quá trình tiêu thụ. 1.2. Bán lẻ. Bán lẻ là phương thức tiêu thụ hàng hoá với số lượng nhỏ, chấm dứt hình thức mua bán, hàng hoá chuyển vào lĩnh vực tiêu dùng thực hiện phần giá trị sử dụng của nó. Phương thức tiêu thụ này thường được áp dụng trong các quầy hàng, cửa hàng và siêu thị. Trong phương thức bán lẻ có các hình thức bán hàng sau : Bán hàng thu tiền tập trung : Theo hình thức này, việc thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng hoặc cửa hàng có nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hangf giao. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền có nhiệm vụ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. Bán hàng thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền hàng; sau đó kiểm kê tồn quầy để xác định số hàng bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Bán hàng tự chọn : Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, trước khi ra khỏi cửa hàng mang hàng đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền tính tiền hàng và thu tiền của khách hàng. Hình thức này áp dụng phổ biến ở các siêu thị hoặc cửa hàng tự chọn. 1.3. Phương thức gửi bán, chờ chấp nhận (hay còn gọi là phương thức chuyển hàng theo hợp đồng): Theo phương thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. 1.4. Phương thức ký gửi, đại lý : Theo phương thức này, bên bán xuất giao hàng cho các đơn vị, cá nhân làm đại lý. Số hàng gửi giao cho đại lý vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp; chỉ khi nào nhận được thông báo của các đại lý (hoặc quá thời hạn quy định) thì số hàng gửi đại lý mới chính thức coi là tiêu thụ. Theo phương thức này chủ hàng phải trả hoa hồng cho đại lý và được tính vào chi phí bán hàng; đại lý được hưởng hoa hồng tính vào doanh thu bán hàng. 1.5. Phương thức bán hàng trả góp : Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ, người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần số tiền phải trả và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm. Ngoài các phương thức trên thì một số trường hợp sau cũng được coi là tiêu thụ: Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác Hàng hoá xuất để trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên Hàng hoá xuất làm qùa biếu, tặng trong các dịp đặc biệt như lễ, tết, hội nghị khách hàng... 5. Các phương thức thanh toán. Công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau; mặc dù vậy việc tiêu thụ này nhất thiết phải được gắn với hoạt động thanh toán với người mua, với cơ quan thuế về các khoản thuế của hàng hoá tiêu thụ. 5.1. Thanh toán với người mua. Trên thực tế hoạt động thanh toán sản phẩm hàng hoá với người mua có thể thực hiện theo các phương thức sau : Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Theo phương thức này, việc giao hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện ở cùng một thời điểm và ngay tại doanh nghiệp. Thanh toán chậm : Là phương thức thanh toán mà thời gian giao hàng và thời gian thanh toán là khác nhau, tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. Thanh toán qua ngân hàng : Theo phương thức này có các hình thức sau : Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán. Việc tiêu thụ được xem là đã thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi việc thanh toán với người mua. Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua do khối lượng hàng gửi ddến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng, chất lượng và quy cách. Theo hình thức này, sản phẩm hàng hoá đã được chuyển đến cho người mua nhưng chưa được coi là tiêu thụ doanh nghiệp cần theo dõi tinhf hình chấp nhận hay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn quy định bảo đảm lợi ích của doanh nghiệp. Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) : Hình thức này thường áp dụng đối với những khách hàng nước ngoài. Theo hình thức này, doanh nghiệp phải mở thư tín dụng (L/C) theo hợp đồng thương mại đã ký kết. Tiến trình mở thư tín dụng (L/C) do ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của người mua. Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. 5.2. Thanh toán với ngân sách Nhà nước. Thanh toán với ngân sách Nhà nước là thanh toán các khoản thuế như thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loại thuế, phí, lệ phí khác với Nhà nước.Trong phạm vi bài viết này, để tiện cho việc đối chiếu ở phần II em chỉ đề cập đến cách xác định khoản thuế GTGT đầu ra của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ theo phương pháp khấu trừ thuế. Căn cứ vào Thông tư số 122/2000/TT-BTC về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT ngày 29/12/2000 thì : Số thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào phải nộp đầu ra được khấu trừ Trong đó, thuế GTGT đầu ra bằng giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế bán ra nhân với thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó. Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng hoá, Thuế suất thuế GTGT đầu ra dịch vụ bán ra * hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ phải tính và thu thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra. Khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải ghi rõ giá bán chưa có thuế, thuế GTGT và tổng số tiền người mua phải thanh toán. Trường hợp hoá đơn chỉ ghi giá thanh toán, không ghi giá chưa có thuế và thuế GTGT thì thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra phải tính trên giá thanh toán ghi trên hoá đơn, chứng từ. Doanh thu chưa có thuế được xác định bằng giá bán trừ thuế tính trên giá bán. III. Nội dung hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp. 1. Tài khoản sử dụng. 1.1 Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" : Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết làm 4 tiểu khoản : TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ. TK 5111 được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật tư, hàng hoá. TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lượng thành phẩm và bán thành phẩm đã được xác định là tiêu thụ. TK 5112 chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp. TK 5113 “Doanh cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã xác định là tiêu thụ. TK 5113 chủ yếu dùng cho các ngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, bưu điện, dịch vụ công cộng, du lịch. TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Kết cấu : TK 511 được kết cấu như sau : Bên Nợ : + Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán; + Doanh thu của hàng bán bị trả lại; + Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp; + Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Bên Có : Tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. 1.2. Tài khoản 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán sản phẩm hàng hoá trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2 : TK 5121 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ nội bộ. TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp thương mại như vật tư lương thực. TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong cùng công ty hay tổng công ty. TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp. TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã cung cấp cho các đơn vị thành viên trong cùng công ty, tổng công ty. TK 5123 chủ yếu dùng cho các ngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, bưu điện... Khi sử dụng TK 512 cần lưu ý một số điểm sau : Tài khoản này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay tổng công ty, nhằm phản ánh số doanh thu tiêu thụ nội bộ trong kỳ. Chỉ phản ánh vào TK này số doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn nhau. Không hạch toán vào TK này các khoản doanh thu bán hàng cho các doanh nghiệp không trực thuộc công ty, tổng công ty. Kết cấu : Tài khoản 512 có kết cấu tương tự kết cấu tài khoản 511. 1.3. Tài khoản 531 " doanh thu hàng bán bị trả lại". Nội dung : TK 531 dùng để phản ánh trị giá của sản phẩm hàng hoá, dich vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế.TK 531 không có tài khoản chi tiết cấp 2. Kết cấu : Bên Nợ : Doanh thu của hàng đã bán nhưng bị khách hàng trả lại trong kỳ. Bên Có : Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại sang TK 511. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. 1.4. Tài khoản 532 " Giảm giá hàng bán". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán đã thoả thuận. Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoaig hoá đơn, tức là sau khi có hoá đơn bán hàng. Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá đã được ghi trong hoá đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn. TK 532 không có tài khoản chi tiết cấp 2. Kết cấu : Bên Nợ : Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : Kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào TK 511. Cuối kỳ, tài khoản này không có số dư. 1.5. Tài khoản 811 " Chi phí tài chính". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu bán hàng doanh nghiệp chấp nhận trả cho người mua. Kết cấu : Bên Nợ : Phản ánh số tiền chiết khấu bán hàng phát sinh trong kỳ đã chấp nhận trả cho người mua. Bên Có : Kết chuyển chiết khấu bán hàng vào TK 911. Cuối kỳ tài khoản này không có số dư. 1.6. Tài khoản 3331 " Thuế GTGT phải nộp". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp ngân sách Nhà nước. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 : TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra ” TK 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” Kết cấu : Bên Nợ : + Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào. + Số thuế GTGT đã nộp cho Nhà nước Bên Có : Thuế GTGT đầu ra Dư Có : Số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nước. 1.7. Tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu : Bên Nợ : Trị giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. Bên Có : Kết chuyển giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ vào tài khoản 911. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. 1.8. Tài khoản 611 "Mua hàng hoá". Nội dung : Tài khoản này được sử dụng để theo dõi trị giá hàng mua vào bao gồm trị giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ.Tài khoản này có 2 tài khoản chi tiết cấp 2 : TK 6111 “Mua nguyên vật liệu” TK 6112 “ Mua hàng hoá” Kết cấu : Bên Nợ : Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ bao gồm hàng mua đang đi đường, hàng tồn kho, hàng gửi bán. Trị giá thực tế của hàng mua vào trong kỳ, hàng bán bị trả lại. Bên Có : Giảm giá hàng mua được hưởng. Trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ. Kết chuyển trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ. Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán. TK 611 cuối kỳ không có số dư. 1.9.Tài khoản 156 "Hàng hoá". Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của: Hàng hoá tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Hàng hoá tồn kho, tồn quầy và nhập xuất trong kỳ báo cáo theo t._.rị giá nhập kho thực tế (trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên) Tài khoản 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấo 2 : TK 1561 “Giá hàng hoá” TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá” Kết cấu : Bên Nợ : Trị giá mua, nhập kho của hàng hoá nhập kho trong kỳ ( theo phương pháp kê khai thường xuyên). Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho (Theo phương pháp kê khai thường xuyên). Chi phí thu mua hàng hoá (theo phương pháp kê khai thường xuyên). Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có : Trị giá xuất kho của hàng hoá gồm : Xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê chế biến, xuất góp liên doanh, xuất sử dụng (theo phương pháp kê khai thường xuyên). Trị giá hàng hoá xuất trả lại người bán (theo phương pháp kê khai thường xuyên) Chiết khấu, giảm giá hàng hoá mua được hưởng (theo phương pháp kê khai thường xuyên). Trị giá hàng hoá thiếu hụt coi như xuất (theo phương pháp kê khai thường xuyên). Trị giá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư Nợ : Phản ánh trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ. Hạch toán trên TK 1561 cần tôn trọng các nguyên tắc sau : Chỉ phản ánh vào TK 1561 những hàng hoá dự trữ qua kho, còn tồn tại ở các quầy bán. Những trường hợp hập, gửi hàng sau không được ghi vào TK 1561 : Hàng nhận bán hộ, giữ hộ các đơn vị khác, hàng nhận ký gửi. Hàng mua về sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm, cho kinh doanh tiêu dùng nội bộ. Hàng hoá nhập, xuất phản ánh trên TK 1561 theo giá thực tế. Các phí tổn mua hàng hoá được hạch toán riêng trên TK 1562. Cuối kỳ phân bổ hoặc chuyển cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ trực tiếp, gián tiếp. TK 156 được hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứ hàng. 1.10. Tài khoản 157 "Hàng gửi bán". Nội dung : Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc gía trị sản phẩm, hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi hay giá trị dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng chưa được chấp nhận thanh toán. số hàng hoá, sản phẩm lao vụ này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. TK 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán. Kết cấu : Bên Nợ : Giá trị sản phẩm, hàng hoá , dịch vụ, lao vụ gửi bán. Bên Có : Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán. Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại. Dư Nợ : Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. Ngoài một số tài khoản chính trên quá trình tiêu thụ còn sử dụng một số tài khoán liên quan như : TK 111, TK 112, TK 131, TK 138, ... 2. Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1 Trường hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Như ta đã biết hàng hoá có thể tiêu thụ theo nhiều phương thức khác nhau. Mỗi một phương thức tiêu thụ khác nhau sẽ không giống nhau về cách thức, địa điểm giao hàng, chi phí bán hàng... Vì thế tuỳ theo phương thức tiêu thụ và lĩnh vực kinh doanh (sản xuất hay thương mại), mà các doanh nghiệp có trình tự hạch toán quá trình tiêu thụ khác nhau. 2.1.1. Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán lẻ (sơ đồ 1). Giải thích sơ đồ 1: (1) Xuất kho hàng hoá để bán trong kỳ ( đối với doanh nghiệp thương mại) trong đó : (1a) Chi phí thu mua hàng hoá; (1b) Trị giá hàng hoá xuất kho; (2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất) . (3) Doanh thu thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Trong đó : (3a) Giá bán thành phẩm, hàng hoá không có thuế GTGT; (3b) Thuế GTGT đầu ra; (3c) Chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng. (4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có). (5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. (6) Nhập kho thành phẩm, hàng hoá bị trả lại. Trong đó : (6a) Nhập kho hàng hoá; (6b) Nhập kho thành phẩm. (7) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. (8) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. TK 1562 TK 632 TK 531, 532 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 (1a) (5) (3a) TK 1561 (1) TK 911 TK 333 TK 3331 (3) TK 811 (6a) (1b) (7) (4) (3b) (3c) TK 155 (6b) (2) (8) (6) Sơ đồ 1 : Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán lẻ. 2.1.2. Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho, chuyển hàng theo hợp đồng, đại lý, ký gửi ở đơn vị giao đại lý, ký gửi (sơ đồ 2). TK 155, 1561 TK 157 TK 632 TK 531, 532 TK 511,512 TK111,112,131 (1a) TK 1562 (1) (4) (7) (5a) TK 641 (1b) (5c) TK 154 TK 911 TK 333 TK 3331 (5) TK 811 (2) (9) (6) (5b) (5d) TK 111, 112, 331 (3) (10) (8) Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho, chuyển hàng theo hợp đồng, đại lý, ký gửi ở đơn vị giao đại lý, ký gửi. Giải thích sơ đồ 2 : Xuất thành phẩm, hàng hoá gửi đại lý bán. Trong đó : (1a) Trị giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán; (1b) Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ trong kỳ (sử dụng cho doanh nghiệp thương mại). Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho. Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanh nghiệp thương mại). Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ. Doanh thu bán hàng gửi bán. Trong đó : (5a) Doanh thu bán hàng gửi bán không thuế GTGT. (5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng gửi bán đã tiêu thụ. (5c) Tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị đại lý, ký gửi. (5d) Chiết khấu thanh toán chấp nhận trả cho đơn vị nhận đại lý, ký gửi. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng gửi bán đã tiêu thụ. Kết chuyển giảm giá hàng gửi bán, doanh thu hàng gửi bán bị trả lại. Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ được. Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng gửi bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng gửi bán vào tài khoản xác định kết quả. 2.1.3. Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán hàng trả góp ( Sơ đồ 3). TK 1562 TK 632 TK 531, 532 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 (1a) (5) (3a) TK 1561 (1) TK 911 TK 333 TK 3331 (3) (1b) (6) (4) (3b) TK 155 TK 711 (2) (7) (3c) Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán hàng trả góp . Giải thích sơ đồ 3 : (1) Xuất kho hàng hoá để bán trong kỳ (đối với doanh nghiệp thương mại) trong đó: (1a) Chi phí thu mua hàng hoá; (1b) Trị giá hàng hoá xuất kho; (2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất) . (3) Tổng số tiền hàng. Trong đó : (3a) Doanh thu thành phẩm, hàng hoá không có thuế GTGT tính theo thời điểm giao hàng; (3b) Thuế GTGT đầu ra; (3d) Lãi suất trả chậm. (4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có). (5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. (6) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. (7) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. 2.1.4. Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức hàng đổi hàng (sơ đồ 4). TK 155, 1561 TK 157 TK 632 TK 531, 532 TK 511,512 TK111,112,131 (1a) TK 133 TK 1562 (1) (4) (7) (5a) (11) (1b) TK 154 TK 911 TK 333 TK 3331 (5) TK 151, 156, 157 (2) (9) (6) (5b) TK 111, 112, 331 (12) (3) (10) TK 611 (8) (13) Sơ đồ 4: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức hàng đổi hàng. Giải thích sơ đồ 4 : (1) Xuất thành phẩm, hàng hoá để gửi bán. Trong đó : (1a) Trị giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán; (1b) Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ trong kỳ (sử dụng cho doanh nghiệp thương mại). (2) Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho. (3) Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanh nghiệp thương mại). (4) Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ. (5) Doanh thu bán hàng. Trong đó : (5a) Doanh thu bán hàng không thuế GTGT. (5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng đã tiêu thụ. (6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng bán đã tiêu thụ. (7) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. (8) Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ được. (9) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. (10) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng bán vào tài khoản xác định kết quả. Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá nhận đổi. Nhập hàng đổi theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhập hàng đổi theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.2. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với những doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì việc hạch toán quá trình tiêu thụ cũng tương tự như các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp tuy nhiên doanh thu bán hàng được ghi nhận trên tài khoản 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT phải nộp. Số thuế GTGT phải nộp cuối kỳ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Giải thích sơ đồ 5: Doanh thu bán hàng có cả thuế GTGT. Thuế tiêu thụ đặc biệt, và thuế xuất khẩu phải nộp. Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp. TK 3332,3333 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 (1) TK 3331 TK 6425 (3) Sơ đồ 5 : Trình tự hạch toán doanh thu tiêu sản phẩm, hàng hoá tại doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. 3. Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ giống như phương pháp kê khai thường xuyên về các nghiệp vụ phản ánh doanh thu bán hàng, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các nghiệp vụ về chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại theo từng phương thức bán hàng. Phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ khác phương pháp kê khai thường xuyên ở việc xác định giá vốn hàng bán. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ giá vốn hàng bán không ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh mà căn cứ vào kết quả kiểm kê để xác định giá vốn và ghi một lần. TK111, 112, 331 TK 611 TK 632 (2) TK 151,156,157 (4) (1) (3) TK 631 (5) Sơ đồ 6 : Trình tự hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Giải thích sơ đồ 6 : Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ. Mua hàng hoá nhập kho . Kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ. Giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. Kết chuyển trị giá thành phẩm sản xuất trong kỳ. 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp. 4.1 Nội dung và cách xác định kết quả tiêu thụ. Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau : Lãi hoặc lỗ Lợi tức Chi phí bán hàng và chi về tiêu thụ gộp phí quản lý doanh nghiệp Trong đó : Lợi tức gộp Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Doanh thu Doanh thu Giảm giá Doanh thu hàng Thuế Thuế thuần bán hàng hàng bán bán bị trả lại TTĐB xuất khẩu Như vậy, để xác định được kết quả tiêu thụ ta phải xác định được các yếu tố cấu thành kết quả tiêu thụ đó. Ngoài doanh thu thuần đã được xác định như trên ta còn cần phải xác định giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 4.2. Nội dung các yếu tố cấu thành kết quả tiêu thụ. 4.2.1 Giá vốn hàng bán. Về bản chất trị giá vốn của hàng tiêu thụ được tính theo giá thực tế, nhập kho giá nào thì xuất bán theo giá đó. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực (sản xuất, thương mại) mà trị giá vốn của hàng tiêu thụ được xác định khác nhau. Với doanh nghiệp sản xuất thì trị giá vốn của hàng tiêu thụ được tính theo giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xưởng thực tế). Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trị giá vốn của hàng tiêu thụ chính là giá thành thực tế đã thực hiện với khách hàng. Với doanh nghiệp thương mại trị giá vốn của hàng xuất bán bao gồm 2 bộ phận: Trị giá mua của hàng tiêu thụ; Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. 4.2.1.1 Các phương pháp xác định trị giá mua của hàng tiêu thụ (đối với doanh nghiệp thương mại), trị giá hàng xuất bán xuất dùng (đối với doanh nghiệp sản xuất). Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, khi xuất hàng ta chỉ theo dõi về mặt số lượng đến cuối kỳ mới tính được đơn giá bình quân; giá thực tế hàng xuất kho trong kỳ được tính theo công thức : Giá thực tế Số lượng hàng x Giá đơn vị hàng xuất kho xuất kho bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân được xác định : Giá đơn Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ vị bình = quân Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi sử dụng giá đơn vị bình quân có thể sử dụng dưới ba dạng: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ : Theo phương pháp này giá được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán (tháng, quý, năm). Ưu điểm : Cách tính đơn giản, ít tốn công sức. Nhược điểm : Không có tính kịp thời, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, quý, năm gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói riêng và công tác kế toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, đầu kỳ này : Theo phương pháp này, trị giá thực tế của hàng xuất kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ Giá đơn vị (hoặc cuối kỳ trước) bình quân cuối = kỳ trước Lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, dễ làm hơn cả phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ , bảo đảm tính kịp thời của số liệu kế toán. Nhược điểm : Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động giá cả của kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập : Trị giá thực tế hàng tồn + Trị giá thực tế của Giá đơn vị trước khi nhập lần N hàng nhập lần N +1 bình quân Số lượng hàng tồn + Số lượng hàng cuối kỳ trước cuối lần nhập N nhập lần N + 1 Ưu điểm : Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên; vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được tình hình biến động của giá cả trong kỳ. Nhược điểm : Khối lượng tính toán lớn, tốn nhiều công sức bởi vì, cứ sau mỗi lần nhập hàng kế toán lại phải tiến hành tính toán lại giá bình quân phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có số lần nhập ít, số lượng lớn hoặc sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy. Phương pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này thì xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo giá mua thực tế lần cuối cùng trên cơ sở đó tính ra giá thực tế của hàng xuất trong kỳ. Giá thực Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế tế hàng = hàng tồn + hàng nhập - hàng tồn xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Trong đó : Giá thực tế Số lượng Đơn giá mua hàng tồn kho = hàng tồn x lần cuối cùng cuối kỳ kho cuối kỳ trong kỳ Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm : Độ chính xác không cao, không phản ánh được sự biến động của giá cả. Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp giá thực tế đích danh (còn gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp) được sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt như vàng, bạc, kim loại quý hiếm... Theo phương pháp này, hàng được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất hàng nào (hay lô hàng nào) sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng (hay lô hàng đó). Ưu điểm : Phương pháp này là phương pháp lý tưởng nhất, nó tuân thủ đúng theo nguyên tắc phù hợp. Giá trị hàng hoá tồn kho phản ánh đúng giá trị thực tế của nó. Nhược điểm : Việc áp dụng phương pháp này rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng hàng hoá hoặc từng lô hàng. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hoá, hàng hoá có thể chia ra từng lô từng loại riêng rẽ. Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả thiết số hàng nào nhập trước sé xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng trong kỳ. Ưu điểm : Phương pháp này gần đúng với luồng nhập xuất hàng trong thực tế. Hàng hoá được tính theo phương pháp này sẽ gần với phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh chính xác hơn trị giá hàng hoá xuất kho và tồn kho. Theo phương pháp này, giá trị hàng hoá tồn kho là giá trị của hàng mua ở lần sau cùng do đó khi giá thị trường có xu hướng tăng lên thì giá vốn hàng mua vào tính theo phương pháp này sẽ nhỏ hơn giá vốn hàng mua theo thực tế và vì vậy doanh nghiệp có số lãi nhiều hơn so với thực tế. Kết quả này sẽ là con số đẹp giúp doanh nghiệp giải trình trước các nhà đầu tư. Nhược điểm : Phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại do doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào từ cách đó rất lâu. Phương pháp này chỉ áp dụng được đối với những doanh nghiệp có ít loại hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi loại hàng hoá không nhiều. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Phương pháp này xác định giá trị hàng xuất kho trên cơ sở giả định hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Ưu điểm : Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại phù hợp hơn với chi phí hiện tại bởi vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào vừa mới được mua vào gần đây. Theo phương pháp này, khi giá thị trường có xu hướng tăng lên thì doanh nghiệp sẽ hoãn được một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nước khi đến hạn, do giá của hàng mua vào sau cùng thường cao hơn giá của hàng mua vào trước đó, dẫn đến giá vốn hàng mua vào tăng lên, lợi nhuận giảm xuống thuế thu nhập phải nộp trong kỳ giảm. Nhược điểm : Phương pháp này bỏ qua trình tự nhập xuất hàng hoá và giá trị của hàng hoá tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó do hàng hoá nhập vào đầu tiên có giá trị thấp hơn so với gía trị hiện thời. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại danh điểm hàng hoá, số làn nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định nào đó trong kỳ. Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau : Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ hàng xuất trong kỳ = hàng xuất trong kỳ x số (hoặc tồn cuối kỳ) (hoặc tồn cuối kỳ ) giá Trị giá thực tế hàng + Trị giá thực tế hàng Hệ số tồn đầu kỳ nhập trong kỳ giá Trị giá hạch toán hàng + Trị giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán. Ưu điểm : Phương pháp giá hạch toán giúp cho kế toán giảm được công việc tính toán giá trị của hàng hoá, bởi vì nếu áp dụng giá thực tế sẽ hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức do phải tính toán lại hàng hoá sau mỗi nghiệp vụ xuất kho mà nghiệp vụ xuất nhập thì thường diễn ra liên tục. Nhược điểm : Kết quả phản ánh ở từng thời điểm không chính xác; công việc điều chỉnh giá cuối kỳ mới xác định được giá trị thực tế của hàng xuất dùng trong kỳ. 4.2.1.2. Phương pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, ngoài việc xác định giá mua của hàng tiêu thụ theo một trong các phương pháp trên, để xác địnhtrị giá vốn của hàng tiêu thụ, kế toán còn cần phải phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp (trọng lượng, số lượng, giá bán, trị giá mua...). Công thức phân bổ như sau: Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá cho hàng = x tiêu thụ hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu kỳ thụ trong kỳ Chi phí thu mua bao gồm : Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng; Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng; Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua; Hao hụt trong định mức khi mua hàng; Công tác phí cho người đi đường; Hoa hồng trả cho người bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. 4.2.2. Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu; dụng cụ, bao bì; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài... Đây là khoản chi phí thời kỳ nên phát sinh đến đâu trừ hết vào thu nhập đến đó. Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng” Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. + Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo các tiểu khoản sau : TK 6411 “Chi phí nhân viên” : Tài khoản này theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản trích cho quỹ BHXH, BHYT... của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” : Tài khoản này theo dõi các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liêu dùng cho lao động của nhân viên (giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng... TK 6413 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng” : Tài khoản này theo dõi các dụng cụ như cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay... phục vụ cho bán hàng. TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận tải...). Tk 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Tài khoản này theo dõi chi phí cho sản phẩm, hàng hoá trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền thưởng hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Sơ đồ 7 : Trình tự hạch toán chi phí bán hàng. TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 138, 335... (1) (8) TK 152,153; 611 TK 911 (2) (7) TK 214 (3) TK 331, 111, 112 TK 142 (4) (5) (6) Giải thích sơ đồ 7 : Trình tự hạch toán chi phí bán hàng. Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng. Tập hợp chi phí vật liệu, dụng cụ. Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng. Tập hợp các chi phí liên quan khác. Chi phí chở kết chuyển. Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản xác định kết quả. Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí bán hàng. 4.2.3. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào. Kế toán sử dụng tài khoản 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ” để tập hợp các khoản chi phí thuộc loại này trong kỳ. Tk 642 có kết cấu như sau : Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. + Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản sau : TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” Tài khoản này theo dõi các khoản tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban trong doanh nghiệp. TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” Tài khoản này theo dõi các vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ... TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” Tài khoản này theo dõi các giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi các chi phí khâu hao dùng chung cho doanh nghiệp như : nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng. Tk 6425 “Thuế, phí, lệ phí” Tài khoản này theo dõi các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất... và các khoản phí, lệ phí khác. TK 6426 “Chi phí dự phòng” Tài khoản này theo dõi các khonả dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tình vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như : tiền điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê người sửa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp. TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên, như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, lãi vay vốn dùng cho sản xuất, kinh doanh phải trả. Sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112, 138... (1) (11) TK 152,153; 611 TK 911 (2) (10) TK 214 (3) TK 331, 111, 112 TK 1422 (4) (8) (9) TK 139, 159 (5) TK 336 (6) TK 331, 111, 112 (7) Giải thích sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. : nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chi cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. KTSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. : Tập hợp các chi phí liên quan khác Dự phòng tính cho quản lý doanh nghiệp. Thanh toán nội bộ liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Chi phí khác mua ngoài (8):Chi phí chở kết chuyển. : Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. (10) : Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. : Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả. 4.3. Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ. 4.3.1. Tài khoản sử dụng . TK 632 (xem mục III 1.7) TK 641 (xem mục III 4.2.2) TK642 (xem mục III 4.2.3) TK 511 (xem mục III 1.1) TK 512 (xem mục III 1.2) TK 911 “ Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh” Tài khoản này được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động ( hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường). Với hoạt động kinh doanh, kết quả cuối cùng chính là lãi hoặc lỗ vè tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do vậy TK 911 có kết cấu như sau : Bên Nợ : + Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển kết quả lãi về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận chưa phân phối. Bên Có : + Doanh thu thuần về tiêu thụ. + Kết chuyển kết quả lỗ về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” Tài khoản này dùng để theo dõi số lãi từ các hoạt động còn lại chưa phân phối. Kết cấu : Bên Nợ : + Các khoản lỗ. + Phân phối số lãi. Bên Có : + Các khoản lãi. + Xử lý số lỗ. Dư Nợ : Số lỗ chưa xử lý. Dư Có : Số lãi còn lại chưa phân phối. 4.3.2. Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá (Sơ đồ 9). Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. TK 632 TK 911 TK 511,512 (1) (4) TK 641 (2) TK 642 TK 421 (3) (5) (6) Giải thích sơ đồ 9 : Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần. Lỗ từ hoạt động tiêu thụ. Lãi từ hoạt động tiêu thụ. IV. Trình tự tổ chức hệ thống sổ sách quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. 1. Khái niệm và tác dụng của sổ sách kế toán. Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc có thể là quyển sổ bao gồm nhiều tờ rời sổ tạo thành để thực hiện một chức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán. Như vậy sổ tờ rời hay sổ quyển đều phải tuân thủ nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghi chép theo thời gian hoặc theo đối tượng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã được chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán. Sổ kế toán có nhiều tác dụng đối với công tác kế toán trên thực tiễn áp dụng. Nghiệp vụ kinh tế sau khi đã được lập chứng từ theo quy chếcủa hạch toán ban đầu, cần phải được sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thông tin của người quản lý : hoặc theo thời gian, hoặc theo đối tượng, hoặc tổng hợp, hoặc chi tiết. Mặc dù thông tin ghi chép bằng sách kế toán chưa được xử lý tinh lọc theo chỉ tiêu cung cấp, nhưng bằng việc phân loại số liệu kế toán từ chứng từ vào hệ thống các loại sổ kế toán theo mục đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thông tin cho chỉ đạo hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tại công đoạn ghi sổ kế toán sẽ cho biết thông tin cần quản lý về một đối tượng mà bản thân chứng từ kế toán không thể cung cấp được. Cuối kỳ lập báo cáo, dựa trên thông tin đã hệ thống hoá trên sổ kế toán, có thể xử lý, lựa chọn các thông tin có ích để lập báo cáo, phân tích tài chính, cung cấp cho việc ra các quyết định từ nội bộ hoặc từ các chủ thể quản lý bên ngoài. Không thể hoàn thành được quá trình hạch toán, nếu kế toán không tổ chức thiết kế được bộ sổ kế toán với số lượng, kết cấu trong, ngoài và q._. này được trừ luôn vào giá bán và sau đó mới lập hoá đơn. Với trường hợp giảm giá sau khi lập hoá đơn thì trị giá hàng bán bị trả lại này được Công ty hạch toán vào Sổ Chi tiết chi phí bán hàng (Biểu số 11). Khoản giảm giá này được coi như là một khoản chi phí bán hàng chứ không phải là một khoản giảm trừ doanh thu. Việc hạch toán này là sai chế độ và ảnh hưởng lớn đến doanh thu thuần cũng như lãi gộp. Đối với hàng bán bị trả lại, Khi xảy ra nghiệp vụ này: Tại phòng kế toán kế toán bán hàng sử dụng Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại (Biểu số 12), Sổ cái hàng bán bị trả lại (Biểu số 13) để phản ánh trị giá của hàng bán bị trả lại.Trị giá này được tính đúng bằng trị giá ghi trên hoá đơn. Còn tại kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho do nhân viên nghiệp vụ phòng kinh doanh lập (Biểu số 14) tiến hành nhập lại kho số hàng bị trả lại này và ghi vào thẻ kho trị giá hàng bị trả lại này. Sau khi các thủ tục này được hoàn tất khách hàng sẽ được thanh toán tiền hàng trả lại bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Ví dụ : Ngày 17/9/2001 Công ty xe máy Miền Bắc trả lại cho Công ty 10 Chiếc xe máy nhãn hiệu JL110-A với giá bán chưa thuế GTGT là : 43.633.450 VND. Tiền hàng khách hàng đã thanh toán đủ. Tại phòng kế toán: Biểu số 12: Sổ chi tiết Hàng bán bị trả lại Sổ chi tiết Hàng bán bị trả lại Tài khoản : 531 “ Hàng bán bị trả lại” Tháng 09 năm 2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có ................ .............. 049843 17/9 Công ty xe máy Miền Bắc 111 47.996.795 ............... ............... Tổng cộng 80.125.365 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Người lập biểu Biểu số 13 : Sổ cái TK 531 : hàng bán bị trả lại Sổ cái Tài khoản : 531 : hàng bán bị trả lại Tháng 09/ năm 2001 Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 049843 17/9 Công ty xe máy Miền Bắc 111 47.996.795 ................. .................. K/C sang TK 511 511 47.996.795 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Tại kho : Biểu số 14 : Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 09 năm 2001 Số 049843 Nợ TK 155 Có TK 111 TT Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Xe máy nhãn hiệu JL 110-A Chiếc 10 10 4.363.345 43.633.450 ............ .......... ................ Tổng cộng 150.375.280 Nhập ngày 17 thàng 09 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (hoặc bộ phận có (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) 2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Trong tài khoản này ngoài các chi phí như : chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì ... chi phí bán hàng còn bao gồm cả các chi phí thu mua vận chuyển hàng, khoản giảm giá hàng bán. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải hạch toán chi phí bán hàng không phân biệt chi phí ấy sử dụng cho hàng sản xuất hay hàng kinh doanh thương mại mà tất cả đều được tập hợp trên Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 641 (Biểu số 11), sổ cái TK 641. Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ số chi phí đã chi ra để kết chuyển sang TK 911. Biểu Số 15 : Sổ cái tk 614 Sổ Cái Tài khoản : chi phí bán hàng Số hiệu : 641 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/930/9 130 134 135 136 136 137 137 137 137 138 145 30/9 nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt Chi phí bán hàng nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt K/C chi phí bán hàng 57 59 60 60 60 61 61 61 61 62 64 111 141 136 334 338 142 214 338 331 131 911 199.673.095 300.000 47.900.668 19.575.600 1.122.665 8.941.667 906.431 3.465.000 156.647.668 15.600.000 454.132.794 Cuối tháng 9 454.132.794 454.132.794 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp ” (bao gồm cả các tài khoản chi tiết) để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ này khi phát sinh là : Khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 642 (Biểu số 16) sau đó căn cứ vào Sổ nhật ký chung . Cuối tháng kế toán phản ánh vào sổ cái TK 642 (biểu 17) sau đó kết chuyến sang TK 911. Biểu số 17 : Sổ cái TK 642 Sổ Cái Tài khoản : chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu : 642 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/930/9 130 132 134 136 136 137 137 137 137 137 137 137 145 30/9 nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt Chi phí quản lý nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt K/C chi phí quản lý 57 58 59 60 60 61 61 61 61 61 61 61 64 111 112 141 334 338 142 214 335 338 331 3339 159 911 69.659.175 53.933.111 361.920 83.260.000 4.472.291 30.214.742 40.181.301 360.000.000 11.379.000 28.117.273 3.605.700 440.000.000 1.125.184.513 Cuối tháng 9 1.125.184.513 1.125.184.513 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.4.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thường xác đinh kết quả tiêu thụ hàng hoá vào cuối mỗi tháng. Kế toán sử dụng Sổ cái TK 911 (Biểu số 18) để xác định kết quả tiêu thụ. Công ty không thực hiện xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại hàng mà chỉ tính kết quả tiêu thụ cho toàn bộ hàng hoá tiêu thụ. Trình tự thực hiện như sau : Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 511 sang sổ cái TK 911 (bên Có) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 632 sang sổ cái TK 911 (bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 641 sang sổ cái TK 911(bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 642 sang sổ cái TK 911(bên Nợ ) Kết chuyển số liệu ở sổ cái TK 911 sang Sổ cái TK 421(Biểu số 19) Biểu số 18 : Sổ cái TK 911 Sổ Cái Tài khoản : Xác định kết quả Số hiệu : 911 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 145 30/9 DTT K/C sang Giá vốn K/c CPBH K/C CPQLDN K/C K/C lãi tiêu thụ 64 64 64 64 64 511 632 641 642 421 73.190.550.572 454.132.794 1.125.184.513 766.085.013 75.535.952.893 Cuối t9/2001 75.535.952.893 75.535.952.893 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 18 : Sổ cái TK 421 Sổ Cái Tài khoản : Lợi nhuận chưa phân phối Số hiệu : 421 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 145 30/9 Dư ngày 31/8/2001 K/C lãi tiêu thụ 64 911 91.589.863 766.085.013 Cộng ps t9 857.674.876 Dư 30/9/2001 857.674.876 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu III. Kế toán các khoản thanh toán. Kế toán thanh toán với người mua. Kế toán Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng - để hạch toán thanh toán với người mua. TK 131 được mở chi tiết cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT đối với những khách hàng thanh toán chậm kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng (Biểu số 19).Đến cuối tháng phản ánh vào Sổ cái TK 131 (Biểu số 20). Ví dụ : Công ty mở sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán của DNTN Đông Tuyết. Ngày 13/092001 DNTN Đông Tuyết mua 50 chiếc xe máy JIULONG 110 của Công ty đã thanh toán trước 100.000.000 VND còn lại 118.254.550 VND chưa thanh toán. Biểu 20 : Sổ cái TK 131 Sổ Cái Tài khoản : Phải thu của khách hàng Số hiệu : 131 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 57 130 131 135 138 138 144 144 30/9 Dư ngày 31/8/2001 Thu tiền hàng Thanh toán với người mua Thu tiền hàng Tạm ứng cho CN Tp HCM Thanh toán với người mua nt Doanh thu thuần VAT đầu ra 57 58 58 60 62 62 63 63 111 131 112 136 641 331 511 33311 374.760.000 75.535.952.893 7.535.594.010 15.597.437.884 67.359.343.000 11.952.867.200 51.500.000 15.600.000 90.000.000 Cộng ps t9 83.464.306.903 79.469.310.200 Dư 30/9/01 11.602.443.181 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Kế toán thuế phải nộp Nhà nước Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra, bên cạnh việc thanh toán với người mua kế toán còn phải thanh toán các khoản thuế đầu ra với Nhà nước. Hàng hoá của Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thường chịu các loại thuế sau : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá dịch vụ Thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Thuế xuất nhập khẩu Kế toán thuế GTGT đầu ra. Kế toán sử dụng tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và Tk 33311 - Thuế GTGT phải nộp để hạch toán. Hàng ngày khi các nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra, căn cứ vào các hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết TK 33311 phản phần thuế GTGT phải nộp. Cuối tháng, kế toán tiêu thụ lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu số 21), Sổ cái TK 33311(Biểu số 22), tính ra số thuế GTGT phải nộp Nhà nước trong tháng theo công thức : Thuế GTGT phải Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào phát sinh Nộp trong tháng phát sinh trong tháng trong tháng được khấu trừ Sau đó căn cứ vào các bảng kê kế toán lập Tờ khai thuế GTGT (Biểu 22) làm 02 bản. Một bản gửi cho Chi cục thuế Tp Hà Nội để kiểm tra, một bản lưu tại Công ty. Sau khi Chi cục thuế kiểm tra và xác nhận số thuế phải nộp Chi cục thuế sẽ gửi cho Công ty Thông báo thuế. Căn cứ vào thông báo thuế này kế toán thanh toán và thủ quỹ của Công ty thực hiện nộp thuế tại kho bạc Nhà nước. Ví dụ : Nghiệp vụ thanh toán thuế GTGT tháng 9/2001 Biểu số 22 : Tờ khai thuế GTGT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Mẫu số : 01/GTGT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 9 năm 2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương phapá khấu trừ) Tên cơ sở : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT Địa chỉ : 199B - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội MS : 0100104563-1 Đơn vị tính : đồng STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 a b c d 3 4 5 6 7 a b 8 9 10 Hàng hoá, dịch vụ bán ra Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất 0% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 5% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 10% Hàng hoá, dịch vụ thuế xuất 20% Hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) trong kỳ (2-5) Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua Nộp thiếu Nộp thừa hoặc chưa khấu trừ Thuế GTGT đã nộp trong tháng Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 75.535.952.893 75.535.952.893 75.535.952.893 58.835.705.275 x x x x x x 7.553.594.010 7.553.594.010 7.553.594.010 5.861.654.474 5.681.654.474 1.691.939.536 -3.346.697.604 0 0 -1.654.758.068 Số tiền bằng chữ : (Một tỷ, sáu sáu trăm năm tư triệu bẩy trăm năm tám ngàn lẻ sấu tám đồng). Xin cam đoan số liệu khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Nơi gửi tờ khai : Ngày 10 tháng 10 năm 2001 Cơ quan thuế : Cục thuế Hà Nội TM / Cơ sở Điạ chỉ : Giảng Võ - Hà Nội (ký tên, đóng dấu) Cơ quan thuế nhận tờ khai Ngày nhận : 10/10/2001 Người nhận : (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 22 : Sổ cái TK 33311 Sổ Cái Tài khoản : Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ Số hiệu : 33311 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 144 30/9 Dư 31/08/ 01 Thuế GTGT đầu ra 63 63 131 133 3.346.697.604 5.861.654.474 7.553.594.010 Cộng ps tháng 9/01 5.861.654.474 7.553.594.010 Dư 30/9 1.654.758.068 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu Kế toán thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Kế toán Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải theo dõi thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu phát sinh hàng ngày trên Nhật ký chung. Cuối tháng, mở Sổ cái TK 33312 (Biểu số 23) ghi một lần số tổng cộng Biểu số 23 : Sổ cái TK 33312 Sổ Cái Tài khoản : Thuế GTGT đầu ra của hàng nhập khẩu Số hiệu : 33312 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 132 30/9 Nộp thuế GTGT nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu 58 62 112 133 5.118.881.354 5.118.881.354 Cộng phát sinh t9 5.118.881.354 5.118.881.354 Dư 30/9/2001 0 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.3. Kế toán thuế xuất nhập khẩu Kế toán thuế xuất nhập khẩu của Công ty cũng được theo dõi hàng ngày trên Nhật ký chung. Cuối tháng, được phản ánh vào Sổ cái TK 3333 (Biểu số 24) theo số tổng cộng Biểu số 24 : Sổ cái TK 3333 Sổ Cái Tài khoản : Thuế xuất nhập khẩu Số hiệu : 3333 T9/2001 Đơn vị tính : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Trang nkc TK đối ứng Số tiền Sh Ng Nợ có 30/9 132 132 139 30/9 Dư 31/8/2001 Nộp thuế nhập khẩu Vay nộp thuế nhập khẩu Nhập kho NVL nhập khẩu 58 59 62 112 311 1521 1.913.318.316 3.209.650.000 2.451.677.873 4.486.790.000 Cộng phát sinh t9 5.122.968.316 4.486.790.000 Dư 30/9/2001 1.815.499.557 Ngày 30 tháng 09 năm 2001 Kế toán trưởng Người lập biểu IV. Một số chỉ tiêu phân tích quá trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với những số liệu và trình tự hạch toán như trên ta có thể lập bảng kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của Công ty trong tháng 9 như sau : Chỉ tiêu Số tiền % so với doanh thu thuần Tổng doanh thu Trong đó : + SXCN + KDTM gồm : -TEAM 110T -WAZELET -Nhựa đường, khác Các khoản giảm trừ +Hàng bán bị trả lại +Thuế xuất khẩu phải nộp Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi tức gộp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi tức thuần 75.535.952.893 74.650.070.431 885.882.462 53.164.544 814.254.593 18.463.325 0 0 0 75.535.952.893 73.190.550.572 2.345.402.320 454.132.794 1.125.184.513 766.085.013 96.895% 3.105% 0.601% 1.490% 1.014% Qua bảng số liệu về kết quả tiêu thụ trình bầy ở trên ta tính được một số chỉ tiêu sau: 766.085.013 Tỷ suất lợi tức thuần/ doanh thu thuần = = 1,014% 75.535.952.893 2.345.402.320 Tỷ suất lợi tức gộp / tổng doanh thu = = 3,105% 75.535.952.893 Thông qua các tỷ suất này ta thấy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của Công ty tạo ra lợi nhuận rất cao 766.085.013 VND trong một tháng chiếm 1,014 % tổng doanh thu. Điều này có nghĩa là cứ 100 đồng doanh thu tạo ra được 1,014 đồng lợi nhuận. Tuy nhiên nếu xem xét đến tỷ suất lợi tức gộp so với doanh thu ta thấy cứ 100 đồng doanh thu tạo ra 3,105 đồng lãi nhiều gấp 2 lần so với tỷ suất lợi tức thuần. Điều này chứng tỏ chi phí bán hàng và chi phí quản lý chiếm tỷ lệ lớn . Cụ thể chi phí bán hàng chiếm 0.601% doanh thu, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1.490% doanh thu. Như vậy qua số liệu phân tích trên ta thấy muốn tăng lợi nhuận của hoạt động tiêu thụ cần phải tìm biện pháp giảm chi phí bán hàng và đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp. Phần III : một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. I. đánh giá chung về tình hình hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị giao thông vận tải. Những ưu điểm. 1.1. Về quản lý và hoạt động Là một Công ty còn non trẻ chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động được gần 10 năm song Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải không ngừng lớn mạnh, kinh doanh có lãi và chiếm thị phần lớn trên thị trường đóng góp một con số đáng kể vào ngân sách Nhà nước.Trình độ quản lý của cán bộ nhân viên trong Công ty ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty không vì thế mà phụ thuộc vào nguồn vốn do Nhà nước cấp. Ngược lại, trong cơ chế thị trường đầy khó khăn thử thách muốn đứng vững trên thị trường tự bản thân Công ty phải tìm nguồn vốn để bảo đảm cho hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho hàng hoá của mình. Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty áp dụng quy trình quản lý ISO 9000, đây là một quy trình quản lý kinh doanh hiệu quả đạt tiêu chuẩn quốc tế. Vì vậy hoạt động kinh doanh được tổ chức thuận lợi và hợp lý; đặc biệt là quá trình tiêu thụ diễn ra theo quy trình bắt đầu từ các hợp đồng cho đến thanh lý hợp đồng do đó Công ty luôn chủ động trong kinh doanh nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để phục vụ với chất lượng cao hơn nữa. 2.2. Về công tác kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Cùng với sự lớn mạnh chung của Công ty, bộ phận kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt thật sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho Ban giám đốc Công ty ra được các quyết định quan trọng kịp thời và chính xác. Nhận thức được vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán có tổ chức tương đối hoàn chỉnhvới đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng và được phân công phân nhiệm rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc của mội người.Do có sự phân chia trách nhiệm và sự bất kiêm nhiệm nên công tác kế toán được chuyên môn hoá cao, các nghiệp vụ kế toán được tiến hành gọn hơn giảm bớt nhiều sai sót và gian lận. Điều này chứng tỏ tổ chức công tác kế toán tại Công ty gọn nhẹ, hoàn chỉnh tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đặc biệt bộ phận kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đã thực hiện tốt chức năng của mình bằng cách phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá từ doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại đến quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và Nhà nước. Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán Công ty đã thực hiện đúng nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ các chính sách tài chính của Nhà nước, thực hiện quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với Nhà nước, với cơ quan cấp trên, với đơn vị chủ quản. Ngoài những điểm mạnh nêu trên công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty vẫn còn những tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa những yêu cầu cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý Công ty, các nhà đầu tư và Nhà nước. những tồn tại. Thứ nhất : Về chứng từ sử dụng và sự luân chuyển chứng từ Công ty đã thực hiện đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập sau : Đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty vẫn làm thủ tục nhập kho cho số hàng này. Hàng hoá xuất thẳng cho khách hàng vẫn được phản ánh trên chứng từ là hàng hoá đã nhập kho. Điều này phản ánh sai sự vận động của hàng hoá, khó khăn cho kế toán theo dõi hàng hoá nhập xuất tồn tại một thời điểm. Đối với hoạt động bán hàng ở trung tâm giới thiệu và bảo hành sản phẩm và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh các chứng từ và sổ sách báo cáo về hoạt động tiêu thụ gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất, thời gian gửi cũng không theo một chu kỳ đều đặn. Điều này gây khó khăn cho kế toán Công ty trong việc tổng hợp số liệu. Thứ hai : Về tài khoản kế toán sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản và có sửa đổi vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với công ty là một doanh nghiệp Nhà nước vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại nhưng lại không phản ánh riêng chi phí thu mua hàng hoá (TK 1562) của hoạt động thương mại với hoạt động sản xuất gây khó khăn trong việc nghiên cứu giảm chi phí thu mua hàng hoá đối với hoạt động thương mại và hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ ba : Về hệ thống sổ sách Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng trong khi đó các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thường xuyên với giá trị lớn. Thứ tư : Về trình tự hạch toán Đối với việc hạch toán doanh thu bán hàng : Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra thì dù cho thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều hạch toán thông qua tk 131 “Phải thu khách hàng”. Điều này sẽ làm cho việc phân tích các chỉ tiêu tài chính như hệ số nợ, tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả bị sai lệch. Mặt khác Công ty cũng chưa xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng mà chỉ xác định kết quả bán hàng chung cho toàn bộ hàng hoá của Công ty. Đối với giảm giá hàng bán sau hoá đơn Công ty không hạch toán vào TK 532 “Giảm giá hàng bán” để giảm trừ doanh thu mà lại hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này là sai với quy định cuả chế độ dẫn đến một số chỉ tiêu như lãi gộp bị phản ánh sai lệch mặc dù kết quả tiêu thụ cuối cùng vẫn đúng. Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chỉ hạch toán chung cho cả hai hoạt động sản xuất và thương mại mà chưa chi tiết cho từng hoạt động gây khó khăn trong việc theo dõi các chi phí của từng hoạt động. Thứ năm : Về phương pháp xác định giá vốn hàng bán ra Công ty vận dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính trị giá hàng xuất ra xác định là tiêu thụ theo từng lô hàng. Tuy nhiên đối với hoạt động kinh doanh thương mại Công ty lại không phân bổ chi phí thu mua của hàng mua trong kỳ vào giá vốn hàng mua mà tập hợp sang tài khoản chi phí bán hàng do đó về cơ bản thì kết quả không thay đổi nhưng giá vốn của hàng hoá được phản ánh thấp hơn so với thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không được chính xác. Thứ sáu : Về phương pháp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán ra và số hàng hoá còn tồn kho cũng như hoạt động sản xuất và hoạt động thương mại của Công ty. Khoản chi phí này cuối kỳ được kế toán chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc làm này là sai chế độ và gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của hai hoạt động kinh doanh thương mại và sản xuất. Đồng thời, nếu kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ thì vô hình trung đã làm giảm lãi và kết quả cuối cùng không chính xác. Thứ bẩy : Về thanh toán công nợ Trong quá trình tiêu thụ, Công ty có quan hệ rộng rãi với nhiều khách hàng trong cả nước. Các khách hàng này đại đa số là thanh toán chậm vì vậy đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết từng khách hàng. Với hình thức thanh toán chậm là phổ biến thế nhưng Công ty lại không thực hiện việc chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn quy định vì vậy việc thu hồi nợ không được đẩy mạnh. II. Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Đối với trường hợp bán hàng giao thẳng không qua kho : Không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nên theo dõi riêng đối với hàng xuất thẳng không qua kho. Khi giao hàng cho khách càm háo đơn GTGT nộp ngay về cho Công ty. Đối với hoạt động tiêu thụ ở các trung tâm và chi nhánh xa Công ty cần quy định thời gian gửi báo cáo bán hàng đồng thời quy định cụ thể về cách tức ghi chép để tiện tổng hợp số liệu và đối chiếu kiểm tra. 2. Về tài khoản sử dụng Mở thêm tài khoản chi phí thu mua (TK 1562): Công ty nên mở thêm TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua phát sinh trong kỳ của hàng hoá thuộc hoạt động kinh doanh thương mại không nên hạch toán vào TK 641. Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm : Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng; Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng; Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua; Hao hụt trong định mức khi mua hàng; Công tác phí cho người đi đường; Hoa hồng trả cho người bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. TK 1562 có kết cấu và nội dung như sau : Bên Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. Bên có : Chi phí thu mua hàng hoá phan bổ cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Dư Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán chi phí thu mua hàng hoá : Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh: Nợ TK 1562 : Giá chưa thuế GTGT Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 : Tổng chi phí thu mua hàng hoá Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá theo cách tính sau : Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá cho hàng = x tiêu thụ hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu kỳ thụ trong kỳ Sau khi phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ kế toán định khoản : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng trong kỳ Mở tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán sau hoá đơn. (Trình tự hạch toán xem phần I) không hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng. 3. Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện tại Công ty không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho lượng hàng hoá, loại hàng hoá tiêu thụ trong kỳ cũng như lĩnh vực kinh doanh thương mại hay sản xuất. Theo em đến cuối tháng hoặc cuối quý kế toán nên tính tổng cộng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho từng lĩnh vực, từng mặt hàng theo một tiêu thức phù hợp để phản ánh một cách chính xác nhất chi phí và kết quả của từng hoạt động từ đó giúp Ban giám đốc xác định được mặt hàng kinh doanh nào có lãi cao, lĩnh vực kinh doanh nào hiệu quả hơn mà ra các quyết định tiếp theo. 4. Về thanh toán công nợ. Hiện nay tại Công ty hình thức thanh toán chậm là chủ yếu điều này chứng tỏ Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế điều này Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn quy định. Theo em Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán với tỷ lệ lớn hơn lãi suất ngân hàng khoảng 0.1% - 0.2%/tháng. Tuy điều này có thể làm tăng chi phí của Công ty nhưng nó lại giúp Công ty thu hồi vốn nhanh và tránh được thất thu hoặc không thu hồi được đồng thời nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý khách hàng. Bên cạnh việc thực hiện chiết khấu thanh toán như trên Công ty cũng nên gửi thông báo nợ đến cho những khách hàng gần đến hạn thanh toán nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với số nợ quá hạn Công ty nên tính lãi với lãi suất cao hơn ngân hàng một chút để thúc đẩy khách hàng trả nợ, đồng thời bù vào khoản chi phí do chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm. 5. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với việc tin học hoá trong công tác kế toán, dễ làm, dễ áp dụngvà có nhiều ưu việt. Tuy nhiên trong việc sử dụng hệ thống sổ Nhật ký đặc biệt Công ty không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng, trong khi đó Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất mà việc sản xuất chỉ dừng lại ở gia công lắp ráp là chính nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng diễn ra dầy, trị giá lớn . Thêm vào đó hình thức thanh toán chủ yếu lại là trả chậm rất phức tạp cần phải theo dõi riêng. Vì vậy theo em Công ty nên sử dụng thêm Sổ nhật ký bán hàng theo mẫu sau : Sổ nhật ký bán hàng Năm ..... Đơn vị tính :....... NTGS Chứng từ Diễn giải Phải thu khách hàng Doanh thu bán hàng SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Kết luận Sau quá trình học tập tại Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân và thời gian thực tập tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải em đã hiểu sâu sắc hơn những kiến thức về kế toán nói chung và kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nói riêng. Kết hợp những kiến thức về mặt lý luận đã học tập ở trường với cách vận dụng vào thực tế tại đơn vị thực tập em đã hiểu rõ sự cần thiết và tầm quan trọng cuả kế toán quá trình tiêu thụ. Từ đó em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và đưa ra một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện công tác kế toán quá trình tiêu thụ. Trong một khuôn khổ có hạn, chuyên đề không thể đề cập đến mọi khía cạnh, giải quyết mọi vấn đề của kế toán tiêu thụ song cũng đã giải quyết được một số vấn đề sau : Về lý luận : Đã trình bầy có hệ thống những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp và đưa ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Về thực tiễn : Đã trình bầy chi tiết thực trạng công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải với những số liệu cụ thể. Từ đó tính ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng ở trên, phần III của chuyên đề đã nêu ra một số nhận xét, kiến nghị và các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ. Để bài chuyên đề này được hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Giáo viên hướng dẫn Cô giáo Th.s Phạm Bích Chi và các thầy cô trong Khoa kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã tạo điều kện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập tại đơn vị. Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ Phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác của Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã nhiệt tình chỉ bảo và cung cấp cho em toàn bộ số liệu liên quan đến chuyên đề. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các trung tâm, thư viện và các cá nhân liên quan nơi em đã tiếp xúc để hoàn thiện bài chuyên đề này./. ._.