Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thuốc và công cụ y tế 204

quản lý và sử dụng có hiêu quả mọi nguồn lực.Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải nắm bắt được những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác để từ đó có thể đề ra những phương hướng, những quyết định, những kế hoạch kinh doanh có hiệu quả. Kế toán NVL là một bộ phận cấu thành quan trọng của bộ máy kế toán, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm của NVL là đối tượng lao động chủ yếu, là một trong ba yêú tố cơ bản của quá trình sản xuất. Hơn nữa, chi phí NVL lại chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất cấu thành thực thể sản phẩm. Do đó, kế toán NVL trở lên cần thiết và có ý nghĩa đối với mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn sản xuất ra nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau nên số lượng và chủng loại NVL sử dụng trong công ty là rất lớn. Chính vì vậy, công tác tổ chức kế toán NVL được chú trọng và được xem là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác kế toán của công ty. Những năm qua cùng với quá trình phát triển kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, bộ máy kế toán tại công ty nói riêng và các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế nói chung trong đó có kế toán NVL không ngừng được hoàn thiện và phát triển góp phần vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp. Nhưng trong cơ chế kinh tế mới nhiều bộ máy kế toán của các doanh nghiệp không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường, yêu cầu của kinh tế mở…chế độ kế toán và chế độ tài chính về NVL chưa phù hợp đòi hỏi phải có sự cải cách sửa đổi triệt để, toàn diện. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204” cho luận văn thực tập của mình. NgoàI lời mở đầu và kết luận luận văn bao gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. Việc nghiên cứu luận văn “Kế toán nguyên vật liệu tại công tyTNHH Thuốc và Công cụ y tế 204” trong khoảng thời gian có hạn, mặc dù trong quá trình thực tập em đã rất cố gắng vận dụng những kiến thức đã học được ở trường cùng với việc kết hợp với tình hình thực tiễn của công ty, song cũng không tránh khỏi những thiếu sót, những khiếm khuyết. Với mong muốn luận văn của mình được hoàn thiện hơn. Vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo cũng như của các bạn đọc. Các chữ viết tắt sử dụng trong bài Nvl : Nguyên vật liệu Pnk : Phiếu nhập kho Pxk : Phiếu xuất kho Gtgt : Gía trị gia tăng Tk : Tài khoản TW : Trung ương Công ty : Công ty PX : Phân xưởng XN : Xí nghiệp Chương I : Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1. Khái niệm và đặc điểm NVL. 1.1. Khái niệm. Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất trong các doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm và chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, kế toán và quản lý phải có trách nhiệm theo dõi việc cung cấp NVL trong quá trình thu mua về số lượng và giá cả, đồng thời phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng và bảo quản qúa trình sử dụng NVL. 1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu Về mặt hiện vật: Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động NVL bị tiêu hao toàn bộ và bị biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm, nó tạo nên giá trị sử dụng hay công dụng của sản phẩm. Về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiên dướt dạng vật hoá, toàn bộ giá trị NVL chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nó hình thành nên giá trị của chính sản phẩm mới tạo ra hay giá thành xuất xưởng của sản phẩm. 2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Với tư cách là đầu vào của quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, nó đòi hỏi các doanh nghiệp luôn luôn phải chú trọng công tác quản lý NVL cũng như việc xây dựng mức tiêu hao NVL, giúp cho việc tổ chức kế toán chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo được yêu cầu quản lý. Nhận thức được tầm quan trọng của NVL đối với qúa trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mặt khác, trong doanh nghiệp do NVL được sử dụng có nhiều loại, nhiều hình thức khác nhau, mỗi loại thường có những tính chất, công dụng khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần phải phân loại NVL. Phân loại NVL là căn cứ vào một tiêu thức hay một đặc trưng nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp các loại NVL với nhau theo một đặc trưng nhất định như: theo vai trò và tác dụng của NVL, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu NVL.….trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất được sử dụng phổ biến. Theo cách phân loại này NVL được chia thành các loại như sau: 2.1. Nguyên vật liệu chính Là những NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm và thường chiếm một tỷ lệ cao trong chi phí NVL. Ngoài ra, thuộc NVL chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. 2.2. Nguyên vật liệu phụ Là những NVL chỉ có tác dụng phù trợ trong sản xuất và đối với chất lượng của sản phẩm, được sử dụng kết hợp với nghiên cứu để làm thay đổi màu sắc, hình dáng hay có tác dụng trong việc quản lý của doanh nghiệp . 2.3. Nhiên liệu Cũng là NVL phụ nhưng do tính chất riêng và do nhu cầu quản lý, dùng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh: làm chất đốt hoặc làm động lực trong việc hoạt động của máy móc. 2.4. Phụ tùng thay thế Là những bộ phận chi tiết của máy đã được tách rời dùng để thay thế cho những bộ phận chi tiết trong máy móc đã hư hỏng hoặc để tiến hành khi sửa chữa tài sản cố định. 2.5. Vật liệu phụ và thiết bị xây dựng cơ bản Là những đối tượng lao động, là những NVL dùng trong xây dựng cơ bản hoặc những thiết bị cần lắp trong xây dựng cơ bản. 2.6. Phế liệu Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. 2.7. Vật liệu khác Bao gồm các loại còn lại ngoài các thứ nói trên. 3. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. 3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Để đảm yêu cầu chân thực, thống nhất trong hạch toán NVL tính theo giá thực tế (giá gốc). Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của chúng được xác định như sau: Gía thực tế của NVL thuê ngoài Gía thực tế của NVL mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế VAT (thuế giá trị gia tăng): thì giá thực tế NVL bao gồm giá ghi mua trên hoá đơn của người bán (giá chưa có thuế VAT) (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế có liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí của bộ phận thu mua, tiền phạt lưu kho…) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. Gía thực tế NVL mua ngoài đối với doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp trực tiếp: thì giá thực tế NVL bao gồm giá ghi trên hoá đơn của người bán (giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua có liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí của bộ phận thu mua, tiền phạt lưu kho…) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. Gía thực tế của NVL tự sản xuất. Tính theo giá thành sản xuất thực tế tức là giá NVL xuất ra chế biến cộng với chi phí chế biến. Gía thực tế của NVL thuê ngoài gia công, chế biến. Bao gồm giá thực tế NVL xuất chế biến cộng với tiền thuê ngoài chế biến cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). Gía thực tế NVL của các đơn vị góp vốn liên doanh. Là giá thoả thuận do các bên liên doanh xác nhận cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có). Gía thực tế NVL được biếu tặng. Là giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có). Gía thực tế của phế liệu. Là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá bán ra tối thiểu. 3.2. Tính giá NVL xuất kho Nguyên vật liệu thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau nên giá trị thực tế của từng lần nhập, đợt nhập không giống nhau. Vì vậy, khi xuất kho kế toán phải tính toán, xác định được gía thực tế xuất kho đảm bảo giá chính xác và phù hợp với đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý của doanh nghiệp mình. Giá thực tế phải được đăng ký, áp dụng và đảm bảo tính nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Đối với xuất kho trong kỳ, tuỳ theo hoạt động của từng doanh nghiệp, dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây để tính giá thực tế NVL xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.Theo quyết định mới ban hành của bộ trưởng Bộ tài chính số 149/2001/QĐ-BTC chuẩn mực số 2 hàng tồn kho, có quy định các doanh nghiệp được phép sử dụng một trong những phương pháp sau để tính giá trị hàng xuất kho: Phương pháp đơn vị bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo gía đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trứơc, bình quân sau mỗi lần nhập). Gía thực tế NVL = Số lượng NVL * Gía trị đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân NVL Trong đó, giá đơn vị bình quân theo từng phương pháp được tính như sau: - Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Gía đơn vị gía thực tế NVL giá trị thực tế NVL bình quân tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ = cả kỳ dự trữ số lượng tồn kho + số lượng nhập đầu kỳ trong kỳ Phương pháp này chỉ xác định được khi kết thúc kỳ hạch toán nên không phản ánh kịp thời NVL xuất dùng và vẫn mang tính bình quân cả kỳ dự trữ đồng thời ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo, cung cấp thông tin cho quản lý, cho lãnh đạo.Tuy nhiên, phương pháp này đơn giản và dễ làm. - Gía đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Gía đơn vị giá thực tế NVL tồn + giá thực tế NVL của bình quân kho trước khi nhập kỳ tiếp theo sau mỗi = lần nhập số lượng NVL tồn + số lượng NVL của kỳ trước khi nhập tiếp theo Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, nó đảm bảo chính xác và cập nhật, song tốn nhiều công sức và phải tính toán rất nhiều lần. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO- First in,first out), nhập sau xuất sau. Theo phương pháp này thì NVL nào nhập trước thì xuất trước, phải xuất hết số nhập trước thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của từng hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước. Do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này chỉ thích hợp với điều kiện giá cả thị trường ổn định. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO- Last in, first out). Theo phương pháp này những NVL mua vào sau cùng được xuất trước tiên, giá NVL mua vào sau cùng được tính cho vật liệu xuất dùng và tồn kho cuối kỳ là giá vật liêụ mua vào thuộc kỳ trước. Phương pháp này làm cho chi phí NVL phù hợp với giá hiện hành, sát với giá lần mua sau cùng (giá gần nhất, sát với giá thị trường). Do đó, phương pháp này vận dụng thích hợp với trường hợp giá cả luôn luôn biến đổi và trong tình trạng kinh tế lạm phát. áp dụng phương pháp này sẽ bảo đảm thực hiện được nguyên tắc thận trọng. Phương pháp trực tiếp (phương pháp đích danh). Theo phương pháp này NVL được xác định theo từng lô hàng hay từng mặt hàng, được giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) khi xuất NVL nào, lô hàng nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của lô hàng đó. Do vậy, phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng và thường những lô hàng này là những lô hàng có giá trị cao. 4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán. Hiện nay, do chủ trương của Nhà nước đề ra tiết kiệm là quốc sách, mặt khác NVL dần dần được đổi mới, được thay thế bởi những cái tiến bộ. Do đó, trong quá trình quản lý và sử dụng doanh nghiệp phải đề cao việc tiết kiệm, phải quản lý sử dụng theo định mức, phải dự trữ theo yêu cầu của doanh nghiệp để khắc phục tình trạng ứ đọng vốn và gây thất thoát trong sản xuất. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán đối với NVL kế toán phải thực hiện những nghiệp vụ sau: Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu, ghi chép phản ánh kịp thời tình hình thu mua theo số lượng, chất lượng và phản ánh đầy đủ giá thực tế của NVL. Phải tiến hành hạch toán theo phương pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp (theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc theo phương pháp kiểm kê định kỳ) theo quyết định, tính toán và phân bổ chính xác chi phí NVL vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng. Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tăng, giảm hàng tồn kho để phục vụ cho quản lý, cho người lãnh đạo. Thường xuyên tổ chức phân tích tình hình dự trữ, bảo quản, sử dụng nhằm nêu cao hiệu quả của NVL trong quá trình sản xuất. II. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty, trong công tác quản lý NVL ngoài việc quản lý chung còn quản lý chặt chẽ về số lượng, giá cả của từng thứ, từng loại NVL thu mua, xuất dùng và tồn trong kho. Để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, sử dụng NVL một cách có hiệu quả tất yếu và phải tổ chức kế toán chi tiết NVL. Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động tăng, giảm của NVL kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi số lượng NVL và tồn kho của NVL nhằm thống nhất số liệu giữa kho và số liệu trên sổ sách kế toán. Kế toán chi tiết NVL thường thực hiện theo 3 phương pháp: Ghi thẻ song song Đối chiếu luân chuyển Sổ số dư 1. Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp này thì ở kho theo dõi NVL bằng 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị và phòng kế toán của doanh nghiệp cũng vận dụng 2 chỉ tiêu đó. 1.1. Tại kho Khi thủ kho nhận được phiếu NVL N-X kho trong ngày, thủ kho căn cứ vào sổ thực tế N-X kho để ghi vào các thẻ kho có liên quan cho từng loại NVL. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số tồn kho (chủ yếu bằng chỉ tiêu số lượng), định kỳ (năm hoặc một ngày) thủ kho gửi các chứng từ N-X kho có liên quan về cho phòng kế toán thông qua sổ giao nhận. 1.2. Tại phòng kế toán Sau khi đã nhận được chứng từ N-X kho do thủ kho giao nhận kế toán kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và ghi vào thẻ kho hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu bằng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp N-X kho tồn kho theo số lượng và giá trị và trên cơ sở đó để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho tại các kho có liên quan. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán NVL còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phương pháp này mặc dù việc ghi chép của kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng nhưng thể hiện đối chiếu kiểm tra chặt chẽ trong việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL Thẻ kho Thẻ, sổ chi tiết NVL Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi đối chiếu : Ghi cuối tháng Đơn vị… Mẫu số:06-VT Tên kho… Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày1/11/1995 của bộ TC Thẻ kho Ngày lập thẻ:… Tờ số:… Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư… Đơn vị tính:… Mã số:… STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4 Mẫu: Sổ chi tiết NVL (sản phẩm, hàng hoá) Năm…. Tài khoản… Tên kho… Tên quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá)… Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn stt nt Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7=5*6 8 9=5*8 10 11=5*10 Cộng tháng Ngày… tháng …năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu: Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL Sổ danh điểm Tên NVL Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 2 3 4 5 6 Loại NVLC …………. …………. Cộng ……. ………….. ………….. ………… Loại NVLP …………. ………… Cộng ………… …………. ………….. ………… 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 2.1. Tại kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho theo số lượng và theo từng loại như phương pháp thẻ song song. 2.2. Tại phòng kế toán Kế toán dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền theo từng loại NVL và theo từng kho, sau khi đã nhận được chứng từ xuất nhập kho kế toán tiến hành phân loại và lập các bảng kê N-X NVL theo số lượng, theo giá trị từng loại NVL hoặc từng kho để tính ra tổng số nhập, tổng số xuất từng loại theo từng kho để ghi một dòng hoặc một lần vào cuối tháng trên cơ sở đối chiếu luân chuyển, trên cơ sở tồn kho về số lượng, giá trị tiến hành đối chiếu kho của thủ kho. Sổ đối chiếu luân chuyển được dùng cho cả năm. Phương pháp này giảm được số lượng ghi sổ kế toán vì chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên sổ đối chiêú luân chuyển. Tuy nhiên, có nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa chỉ tiêu hiện vật của kho và phòng kế toán do cuối tháng mới tính được tổng số nhập, tổng số xuất của từng loại NVL nên không cung cấp được thông tin kịp thời. Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp luân chuyển đối chiếu. Bảng kê nhập (số lượng, tiền) Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Kế toán tổng hợp NVL Bảng kê xuất (số lượng, tiền) Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Mẫu: Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ danh điểm Tên NVL Đơn vị tính Gía hạch toán Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển trong tháng 1 Số dư đầu tháng 2 Lượng Tiền Nhập Xuất Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 3. Phương pháp sổ số dư Đặc điểm chủ yếu của phương pháp này: Có sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán, ở kho chỉ theo dõi số lượng NVL, phòng kế toán theo dõi giá trị của từng nhóm NVL. 3.1. Tại kho Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về số lượng nhập xuất kho của từng thứ NVL, sau khi đã ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp phân loại các phiếu N - X kho theo từng nhóm NVL và lập phiếu giao nhận chứng từ cho phòng kế toán, cuối tháng thủ kho căn cứ vào số dư của từng loại NVL để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư là do phòng kế toán chuyển cho thủ kho. Cuối tháng sau khi đã ghi vào sổ số dư số NVL tồn kho cuối tháng thì thủ kho phải chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và tính bằng tiền. 3.2. Tại phòng kế toán Nhân viên kế toán NVL phải thường xuyên xuống kho và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và thu thập chứng từ. Dựa trên phiếu giao nhận của thủ kho đã tập hợp theo nhóm NVL kế toán tiến hành tính giá để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận thì kế toán lập bảng “Luỹ kế nhập”, bảng “Luỹ kế xuất” theo từng nhóm NVL để dựa vào đó lập bảng kê tổng hợp N-X-T kho NVL, dùng số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T kho NVL để đối chiếu với số dư mà thủ kho đã ghi ở từng kho, nếu có sai sót ở nhóm NVL nào thì phải kiểm tra việc ghi chép của nhóm đó. Phương pháp sổ số dư giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán vì kế toán chỉ ghi theo giá trị từng nhóm NVL, công việc kế toán được giãn đều ra trong tháng, cung cấp kịp thời thông tin cho người quản lý, người lãnh đạo đồng thời thực hiện được việc đối chiếu kiểm tra thường xuyên số liệu giữa kế toán và kho. Do đó đảm bảo được số liệu chính xác. Tuy nhiên, có một số nhược đIểm thủ kho ghi theo từng loại nguyên vật liệu, kế toán ghi theo từng nhóm nguyên vật liệu. Vì vậy, khi sai sót thì kiểm tra, đối chiếu, xác định số liệu gặp nhiều khó khăn phức tạp. Chính vì vậy, phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng NVL, tăng giảm hàng ngày lớn và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán phải vững vàng. Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Mẫu: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) Từ ngày …đến ngày….. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu của chứng từ Số tiền 1 2 3 4 Nhóm… Nhóm… Ngày …tháng… năm… Người nhận Người giao (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu: Sổ số dư Năm… Kho: NVL chính Sổ danh điểm Tên NVL Đơn vị tính Gía hạch toán Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Loại nhóm …… Cộng nhóm Nhóm ……. Cộng nhóm …………….. Mẫu: Bảng luỹ kế N-X-T kho NVL Nhóm VL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Cộng Từ ngày đến ngày Từ ngày đến ngày Cộng Loại… Nhóm… Nhóm.. Cộng Loại.. Nhóm… Nhóm… Cộng …….. III. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Hiện có 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 114 /TC/ QĐ / CDKT ngày 11/1995), doanh nghiệp được áp dụng một trong hai phương pháp này. 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn kho các loại NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Gía vốn hàng tồn kho được xác định trên cơ sở tổng hợp các số liệu chứng từ xuất kho theo từng đối tượng sử dụng. Giá trị của NVL tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong sổ kế toán. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của NVL thì kế toán sử dụng một số tài khoản sau: 1.1. TK 152- Nguyên vật liệu Tk này dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của NVL trong kỳ của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán. Nội dung kết cấu của TK 152 Bên nợ: Phản ánh nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa..). Bên có: Phản ánh nghiệp vụ làm phát sinh giảm NVL tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, chiết khấu được hưởng..). Dư nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). Trong hệ thống tài khoản kế toán thì không quy định tài khoản cấp 2 nhưng trên thực tế các doanh nghiệp có sử dụng một số tài khoản cấp 2 để phục vụ cho yêu cầu quản lý hạch toán trong đó thể hiện như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng TK 1525:Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác (phế liệu và vật tư đặc chủng) 1.2. TK 151 - Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh các loại NVL, hàng hoá, công cụ…mà doanh nghiệp đã mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đã chấp nhận thanh toán với người cung cấp nhưng cuối tháng NVL, hàng hoá chưa về nhập kho. Tài khoản này cần được theo dõi chi tiết theo từng hoá đơn cho đến khi hàng đã về nhập kho. Nội dung kết cấu của tài khoản Bên nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu kỳ và cuối kỳ). Ngoài ra trong quá trình hạch toán ngoài các tài khoản chủ yếu nói trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan: 331, 311, 112, 111 … 2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Kế toán tình hình biến động tăng NVL Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân: mua ngoài, được nhà nước cấp, cấp trên góp vốn liên doanh, do các bên tham gia liên doanh góp vốn, do biếu tặng, do phát hiện thừa trong kiểm kê…Bởi vậy, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp. Đối với vật liệu mua ngoài: Trong thực tế thường xảy ra những trường hợp sau: - Trong tháng NVL và hoá đơn cùng về thì căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331,111,112,141…):Tổng giá thanh toán Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua (nếu có) ghi: Nợ TK 331: Trừ vào tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112: Số tiền đựơc người bán trả Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK152 (chi tiết): Giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không thuế Có TK 1331: Thuế VAT không được khầu trừ Có TK 711: Số chiết khấu mua hàng được hưởng - Mua NVL đã về nhập kho nhưng cuối tháng hoá đơn chưa về, trong trường hợp này ta tạm tính giá. + Nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn tạm tính giá Nợ TK152: Tính theo giá tạm thời Có TK 331: Gía thanh toán tạm thời + Đầu tháng sau khi có hoá đơn về (có 3 cách tính) C1: Xoá giá tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút thường a. Xoá bỏ định khoản cũ Nợ TK 152: Giá tạm tính Có TK331 b.Lập định khoản mới theo hoá đơn có giá chính thức Nợ TK 152: Gía chưa thuế Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331,111,112…: Tổng giá thanh toán C2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế), bằng bút thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). C3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. - Mua NVL trong tháng hoá đơn đã về nhưng cuối tháng NVL chưa về nhập kho. + Phản ánh hàng mua đang đi đường Nợ TK 151: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Đầu tháng sau khi nguyên vật liệu đã về nhập kho Nợ TK 152 (chi tiết): Nếu nhập kho Nợ TK 627, 621: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về Khi doanh nghiệp được cấp trên, các bên tham gia liên doanh góp vốn. Nợ TK 152: Gía thực tế Có TK 411 (chi tiết theo từng đối tượng) Khi doanh nghiệp được biếu tặng. Nợ TK 152 ( Giá thực tế) Có TK 711 ( Chi tiết theo từng đối tượng) Phát hiện thừa trong kiểm kê. Tuỳ theo từng trường hợp để có thể xử lý thích hợp và đúng theo chế độ quy định. Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho bên liên quan biết để cung xử lý. - Thừa nhưng đã xác đinh được nguyên nhân Nợ TK 152 (chi tiết): Trị gía toàn bộ số hàng Có TK 642: Thừa do cân đo, đong đếm - Thừa nhưng không xác định nguyên nhân (coi như doanh nghiệp được) Nợ TK 711: Thừa nhưng không xác định được Có TK 411: Tăng nguồn vốn kinh doanh - Thừa nhưng chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 152: Gía thực tế Có TK 338 (3381): Gía thực tế của tài sản thừa chờ giải quyết Sau khi có ý kiến xử lý của cấp trên, cấp có thẩm quyền kế toán căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để hạch toán. Nợ TK 338 (3381) Có TK 642 Có TK 711: Thu nhập khác Có TK 411: Tăng nguồn vốn kinh doanh Nếu xác định số thừa là của đơn vị khác thì xuất ra để riêng và quản lý hộ: Nợ TK 338 (3381) Có TK 152 Nợ TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ Khi người có hàng đến nhận hàng Có TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ Khi Nhà nước có quyết định đánh giá lại vật tư thì kế toán căn cứ vào số chênh lệch giữa giá đánh lại và giá đã ghi sổ: -Nếu chênh lệch tăng: giá đánh lại > giá thực tế ghi sổ : Nợ TK 152: Số chênh lệch tăng Có TK 412 Nếu chênh lệch giảm: giá đánh lại < giá thực tế ghi sổ : Nợ TK 412 Có TK 152: Số chênh lệch giảm 2.2. Kế toán tình hình biến động giảm NVL Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể bán, xuất góp vốn liên doanh, …Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên có tài khoản 152. Đối với xuất kho thường phải tuân thủ theo phương pháp tính giá của doanh nghiệp nghĩa là doanh nghiệp vận dụng theo phương pháp nào (phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước…). Khi xuất dùng nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Nợ TK 621 (chi tiết): Xuất để tạo sản phẩm Nợ TK 627 (6272 chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 15 2 (chi tiết): Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Xuất NVL góp vốn liên doanh với đơn vị khác Hội đồng liên doanh thường phải đánh giá lại giá trị NVL để xác định vốn góp, số chênh lệch giữa giá thực tế (ghi sổ) và giá vốn góp (ghi lại) sẽ được phản ánh vào tài khoản 412. Nợ TK 222: Gía trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Gía trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK 152 (chi tiết): Gía thực tế NVL xuất Có TK 412: Chênh lệch tăng Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154: Gía thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 (chi tiết): Gía thực tế Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 1388,1368 Có TK 152 Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu, đánh giá lại…) +Nhượng bán Nợ TK 632 Có TK 152 +Thiếu trong kiểm kê -Thiếu nhưng xác định ngay được nguyên nhân Nợ TK 138 (1388): Bồi thường cá nhân Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức Nợ TK 632: Các khoản hao hụt, mất mát sau khi trừ các khoản bồi thường Nợ TK 415: Dùng quỹ dự phong tài chính để bù đắp Có TK 152: Gía thực tế vật liệu bị thiếu -Thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 138 (1381)._.: Tài khoản thiếu chờ xử lý Có TK 152 Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, căn cứ vào từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Bồi thường cá nhân Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức Nợ TK 632: Thiệt hại doanh nghiệp phải chịu Nợ TK 415: Quỹ dự phòng tài chính bù đắp Có TK 138 (1381): Gía thực tế nguyên vật liệu thiếu Trường hợp có quyết định đánh giá lại của Nhà nước mà đánh giá lại của NVL nhỏ hơn giá ghi sổ, kế toán ghi: Nợ TK 412 Có TK 152 Trong các doanh nghiệp khi tính giá nguyên vật liệu thường dùng bảng tính giá thực tế NVL như sau: Bảng tính giá nguyên vật liệu Chỉ tiêu TK 152 nguyên vật liệu TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ Gía hạch toán Gía thực tế Gía hạch toán Gía thực tế I.Số dư đầu tháng II.Nhập trong tháng III. Tổng ĐT và TT IV. Hệ số giá V.Xuất dùng trong tháng VI.Tồn kho cuối tháng Khi tổng hợp việc xuất dùng NVL trong tháng thì kế toán dùng bảng phân bổ như sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng… năm… Đơn vị tính:.. Tk ghi có Ghi Nợ tk TK 152 nguyên vật liệu TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ Gía hạch toán Gía thực tế Gía hạch toán Gía thực tế TK 621 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 TK 627 Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 TK 641 TK 642 TK 142 (1421) Tổng cộng Sơ đồ 4: Hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) Tk 331, 111, 112, Tk 152 Tk 621 331, 141… Dxxx (8) (1) Tk 1331 (2) Tk 627, 641, 642 (9) Tk 151 (3) Tk128, 222 (10) Tk411 (4) Tk 154 (11) Tk 642, 3381 (5) Tk 138, 642 Tk 128, 222 (12) (6) Tk 412 TK 412 (13) (7) Chú giải: (1): Tăng do mua ngoài (2): Thuế VAT được khấu trừ (3): Hàng đi đường kỳ trước (4): Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh… (5): Thừa phát hiện khi kiểm kê (6): Nhận lại vốn góp liên doanh (7): Đánh giá tăng (8): Xuất để chế tạo sản phẩm (9): Xuất cho cpsxc, chi phí bán hàng, chi phí quản lý (10): Xuất góp vốn liên doanh (11): Xuất thuê ngoài gia công, chế biến (12): Phát hiện thiếu khi kiểm kê (13): Đánh giá giảm 3. Đặc điểm kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế NVL nên khi mua ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết ): Gía thực tế NVL mua ngoài(cả thuế VAT) Có TK liên quan:331,111,112,311… Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK liên quan (331,111,112,1388…) Có TK 152 Sơ đồ 5: Hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). Tk 331, 111, 112 Tk 152 Tk 621 Dxxx (1) (3) Tk151, 411, 222… Tk 627, 641, 642 (2) (4) Chú giải: (1): Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) (2): Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác (3): Xuất để chế tạo sản phẩm (4): Xuất cho nhu cầu khác ở px, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, xây dựng cơ bản IV. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và TK sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vào tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ được sử dụng để phản ánh giá trị của vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ và tồn cuối kỳ theo công thức: Giá trị vật giá trị vật giá trị vật giá trị vật tư tư hàng hoá = tư hàng hóa + tư hàng hoá - hàng hoá tồn xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ cuối kỳ 1.1. TK 611 “Mua hàng” Dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng, giảm NVL theo gía thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Nội dung kết cấu của TK : Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản: TK 6111: Mua nguyên vật liệu TK 6112: Mua hàng hoá 1.2. TK 152 “Nguyên vật liệu” Dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại. Nội dung kết cấu của TK: Bên nợ: Gía thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Dư nợ: Gía thực tế NVL tồn kho 1.3. TK 151 “Hàng mua đi đường” Để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị, đã chấp nhận thanh toán với người bán) nhưng đang đi đường hoặc đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Nội dung kết cấu của TK Bên nợ: Gía thực tế hàng đi đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Dư nợ: Gía thực tế hàng đang đi đường 2. Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611 (6111) Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Nguyên vật liệu đi đường (hàng đang đi đường) Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Nợ TK 611(6111): Gía thực tế NVL thu mua Nợ TK 133(1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (111,112,331,…) - Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ Nợ TK 611(6111) Có TK 411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng Có TK 311,336,338: Tăng do đi vay Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 228: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn - Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Nợ TK 331,111,112,…: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng, hàng mua trả lại (tổng số) Có TK 133(1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế - Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ(vật liệu đi đường) Nợ TK 138,334: Số cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý Có TK 611(6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt - Gía trị NVL tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi số phát sinh có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua,…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức). Nợ TK liên quan (621,627,641,642) Có TK 611(6111) Sơ đồ 6: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ.(Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) Tk 151, 152 Tk 611 Tk 151, 152 Dđk (1) (7) Tk 111, 112, 331 Tk 111, 112, 331 (2) (8) Tk 1331 (3) Tk 138, 334, 642 (9) Tk 411 (4) Tk 621, 627, 641… Tk 311, 336, 338 (5) (10) Tk 412 (6) Chú giải: (1): Gía trị NVL tồn đầu kỳ chưa sử dụng (2): Gía trị NVL mua vào trong kỳ (3): Thuế VAT được khấu trừ (4): Nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng…. (5): Vay cá nhân, đơn vị, đối tượng khác (6): Đánh giá tăng NVL (7): Gía trị NVL tồn cuối kỳ (8): Chiết khấu , giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại (9): Gía trị thiếu hụt, mất mát (10): Gía trị NVL xuất dùng nhỏ Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với NVL mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi: Nợ TK 611(6111): Gía thực tế NVL mua ngoài Có TK liên quan (331,111,112,…): Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT , thuế NK) Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331,111,112.. Có TK 611(6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời đIểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT. Sơ đồ 7: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) Tk 151, 152 Tk 611 Tk 151, 152 Dđk: (1) (3) Tk 111,112, 331, 411 Tk 111, 112, 331 (2) (4) Tk 621, 627… (5) Chú giải: (1): Gía trị NVL tồn đầu kỳ, chưa sử dụng (2): Gía trị NVL tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) (3): Gía trị NVL tồn cuối kỳ (4): Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại (5): Gía trị thực tế NVL xuất dùng Chương II Thực Trạng kế toán nguyên vật liệu của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 I. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Công ty Thuốc và Thiết bị y tế 204 là một công ty Nhà nước, tiến hành sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập về mặt tài chính. Công ty Thuốc và Thiết bị y tế 204 được thành lập năm 1965 dưới sự chỉ đạo của ngành và thành phố Hà Nội. Năm 1983, căn cứ vào quyết định số 148 vào ngày 17/1/1983 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội, xí nghiệp sát nhập với công ty dược phẩm Hà nội thành xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội. Năm 1988, xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội tiến hành phân cấp quản lý cho các đơn vị trực thuộc gồm 8 hiệu thuốc và 2 xí nghiệp sản xuất. Trong số 8 hiệu thuốc có 4 hiệu thuốc nằm ở địa bàn 4 quận: Hoàn Kiếm, Đống Đa, Ba Đình, Hai Bà Trưng và 4 hiệu thuốc chuyên ngành khác là hiệu thuốc cung cấp, hiệu thuốc dân tộc, hiệu thuốc chuyên doanh và hiệu kính thuốc. Theo quyết định của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội ngày 10/11/1992, đầu năm 1993 xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội tách thành 3 đơn vị riêng rẽ hoạt động độc lập với nhau, đó là xí nghiệp dược phẩm Hà nội, công ty dược phẩm và thiết bị y tế Hà nội và xí nghiệp kính mắt. Cũng theo quyết định này công ty thuốc và thiết bị y tế được tổ chức lại trên cơ sở của hai xí nghiệp cũ là xí nghiệp Thịnh Hào và xí nghiệp dược phẩm Quảng An. Nhiệm vụ, ngành nghề chính của xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm ở Hà nội và miền Bắc. Ngoài ra công ty còn liên doanh với các đối tác nước ngoài và đã đạt được hiệu quả cao. Đó là liên doanh với KC-Vina Thai của Thái Lan và liên doanh sản xuất dịch truyền B.Braun. Năm 1996 công ty liên doanh với TN Manufacture Development cũng thu được nhiều lợi nhuận. Sản phẩm của công ty là các loại thuốc ( thuốc viên, thuốc tiêm, cao xoa...) là những sản phẩm có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ và tính mạng con người. Sản phẩm của công ty luôn đạt được chất lượng cao, thêm vào đó công ty luôn tăng cường đầu tư trang thiết bị, máy móc, dây truyền sản xuất hiện đại nên đã đáp ứng được nhu cầu thị trường không chỉ ở Hà nội và miền Bắc mà còn vươn tới khu vực phía Nam với hình thức mẫu mã ngày một đa dạng. Quá trình sản xuất của công ty được khép kín từ khâu mua sắm vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm, mỗi phân xưởng là một dây truyền sản xuất riêng biệt được tổ chức sản xuất trên cơ sở kế hoạch sản xuất do phòng sản xuất xây dựng. Về khâu tiêu thụ sản phẩm, công ty vừa tổ chức bán thuốc theo hợp đồng cho các cơ sở bán thuốc phục vụ nhân dân Hà nội và các tỉnh lân cận, vừa mở một số quầy trực tiếp bán thuốc cho nhân dân tại các trung tâm dược. Ta có thể xem xét một số chỉ tiêu của công ty trong năm 2001 để thấy được tình hình của công ty: Doanh thu là 28,5 tỷ, so với năm 2001 là 22,8 tỷ. Thu nhập bình quân công nhân 620.000 đồng/ người, năm 2001là 550.000 đồng. Tổng quỹ lương là 306.562.400 Số công nhân viên 210 người Vốn cố định 3097,8 triệu đồng. Vốn lưu động 1128 triệu đồng Trong đó: Vốn NSNN cấp: 4186,9 triệu Vốn tự bổ xung 325,5 triệu đồng. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ. Công ty Thuốc và Công cụ y tế là một công ty chuyên sản xuất các loại thuốc - loại sản phẩm đặc biệt đòi hỏi nghiêm ngặt về chất lượng. Quy trình sản xuất thuốc của công ty là khép kín từ khâu mua sắm nguyên vật liệu đến khâu nhập kho thành phẩm. Có thể chia quy trình công nghệ sản xuất thành 3 giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại nguyên vật liệu, kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu so với tiêu chuẩn đề ra để đưa vào sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: sản xuất sản phẩm thông qua các bước chế biến theo quy trình công nghệ của từng loại thuốc. - Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: phòng quản lý chất lượng tiến hành kiểm nghiệm thuốc, nếu được xác nhận được chấp nhận thì nhập kho thành phẩm. Ta có thể khái quát quy trình sản xuất thuốc nói chung của công ty như sau:(sơ đồ 1) Sơ đồ 8: Khái quát quy trình sản xuất thuốc của công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204: Nguyên vật liệu Bán thành phẩm bước một ( cốm, dung dịch pha chế) Bán thành phẩm bước hai (viên, ống dung dịch) Kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm (1) (2) (3) (1) Pha chế bước 1 (2) Pha chế bước 2 ( 3) Pha chế bước 3 Với từng loại thuốc khác nhau có qui trình công nghệ sản xuất khác nhau. Ví dụ: Sơ đồ 9 : Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Nguyên vật liệu Xay rây Pha chế Dập viên Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Sơ đồ 10: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm ống rỗng ủ ống Cắt ống Rửa ống Pha chế Soi in Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất Công ty Thuốc và Công cụ y tế Hà nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh doanh độc lập. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất đảm bảo sự lãnh đạo trực tiếp từ trên xuống, từ giám đốc tới các phòng ban, phân xưởng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau đáp ứng nhu cầu chuyên môn hoá sản xuất và quản lý giám sát có hiệu quả công tác quản lý sản xuất kinh doanh. - Ban giám đốc của công ty gồm 3 người. Đứng đầu là giám đốc công ty là người giám sát và quản lý mọi hoạt động và là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Làm nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc là phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc kinh doanh. - Các phòng ban của công ty gồm có: + Phòng kế hoạch do phó giám đốc kinh doanh kiêm trưởng phòng điều hành nhằm đảm bảo sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Chức năng của phòng kế hoạch là xây dựng kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế. + Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý tuyển dụng lạo động, ký kết các hợp đồng lao động, giải quyết các chế độ về lao động, y tế, phụ trách chung về hành chính và một số công việc khác. + Phòng kế toán có chức năng tổ chức thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu cho ban giám đốc để có các quyết định kinh tế kịp thời có hiệu quả. Mặt khác, phòng còn có nhiệm vụ đảm bảo nguồn tài tài chính cho việc nhập xuất phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thực hiện tính toán chính xác kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận theo qui định của Nhà nước. + Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ kiểm nghiệm chất lượng của nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất và của thành phẩm khi xuất xưởng. + Phòng do phó giám đốc kỹ thuật giám sát bao gồm 2 bộ phận: kiểm nghiệm và kỹ thuật. Vì thuốc là sản phẩm đặc biệt liên quan đến sức khoẻ và tính mạng con người nên nhiệm vụ của phòng quản lý chất lượng đặc biệt quan trọng. + Tổ cơ điện tổ chức và sửa chữa các thiết bị hư hỏng, vận hành máy nổ, điều hành dẫn lọc nước của công ty và cấp điện khi lưới điện bị mất đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, đồng thời bảo dưỡng định kỳ và đột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy để đưa vào sản xuất. + Đội bảo vệ có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho công ty trên phạm vi rộng hơn 40 hecta đất, bốn mặt đều tiếp giáp khu dân cư. + Ngoài ra công ty còn có các phòng ban khác như phòng kỹ thuật, phòng thiết kế, tổ bốc vác + Các phân xưởng chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu thị trường. Phòng ban thực hiện theo đúng tên gọi, chức năng đồng thời có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ đảm bảo cho sự tổ chức quản lý có hiệu quả và quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra ổn định nhịp nhàng. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Để cơ cấu phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung thống nhất đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức kế toán này, toàn bộ công tác kế toán của công ty được thực hiện tại phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Toàn bộ bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 4): Sơ đồ 11: Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thuốc và công cụ y tế 204 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp KT tài sản cố định KT chi phí và giá thành KT ngân hàng KT tiền mặt KT nguyên vật liệu Thủ quỹ KT phân xưởng viên, mắt ống Kế toán phân xưởng thực nghiệm, đông dược Nhiệm vụ, chức năng của từng người như sau: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là ngươì chịu trách nhiệm điều hành chung công việc của phòng kế toán. Kế toán trưởng tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chế độ báo cáo thống kê định kỳ và theo dõi giám sát công việc của các kế toán viên, bộ máy kế toán giao dịch giải trình các báo cáo kế toán với các cơ quan quản lý cấp trên như cục thuế. Kế toán trưởng đồng thời kiêm kế toán tổng hợp là người ghi các nghiệp vụ hạch toán cuối cùng, xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vào sổ kế toán tổng hợp. - Thủ quỹ: là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty, tổ chức thu chi tiền mặt theo các chứng từ nhận được của kế toán tiền mặt. - Kế toán tiền mặt: còn gọi là kế toán quỹ có nhiệm vụ lập phiếu thu chi tiền mặt. - Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập, phản ánh tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. đồng thời kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ liên quan tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng và theo dõi giá vốn của nguyên vật liệu xuất bán. - Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: có nhiệm vụ tập hợp các loại chi phí (chi phí vật liệu, tiền lương, bảo hiểm xã hội) lập báo cáo chi phí sản xuất. Kế toán chi phí và giá thành còn chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ của công ty, tình hình công nợ và lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả lỗ lãi và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Kế toán tài sản cố định: ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình trích khấu hao của từng loại TSCĐ. - Kế toán phân xưởng: tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp, bảng tính lương và BHXH của công ty do mình phụ trách và chuyển cho kế toán các phần hành có liên quan. 4. Hình thức tổ chức sổ kế toán Mỗi một công ty phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ vào đặc điểm cụ thể của công ty. Hiện nay trong các công ty sản xuất thường sử dụng các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, phương pháp kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này thích hợp với mọi loạI hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm, trễ nhất là trong đIều kiện thủ công. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là” chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ" - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái tài khoản - Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của công ty, có thể là sổ kế toán chi tiết vật liệu ... Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ KT chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối số phát sinh Bảng TH số liệu chi tiết Báo cáo kế toán (3) (1) (2) (4) (5) (5) (6) (6) (7) (7) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty TNHH thuốc và Công cụ y tế 204 Sản phẩm của công ty là các loại thuốc từ thuốc tiêm đến các loại cao xoa v..v.. Do đặc điểm của sản phẩm là rất đa dạng, nhiều chủng loại nên nguyên vật liệu cũng yêu cầu nhiều loại khác nhau. Mặt khác mỗi sản phẩm lại có công thức chế biến phức tạp gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau tạo thành nên nguyên vật liệu của công ty lại càng yêu cầu nhiều chủng loại. Đặc thù sản phẩm của công ty là yêu cầu tuyệt đối về chất lượng nên đòi hỏi cả đối với nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty hiện nay gồm khoảng 300 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và phải đáp ứng yêu cầu chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là những hoá chất và những chất hoá dược rất khó bảo quản vì nếu trong tình trạng môi trường không đảm bảo hay quá thời gian dự trữ quy định chúng sẽ bị biến chất hay giảm chất lượng. Đối với những hoá chất hay dung dịch pha chế nếu không có sự bảo quản thích hợp và chu đáo chúng dễ bị bay hơi hay có những phản ứng với những chất khác làm giảm chất lượng. Khác với những sản phẩm khác có thể sản xuất ra sản phẩm loại 1, loại 2, sản phẩm thuốc của công ty chỉ có những sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng mới được đưa ra thị trường. Vì vậy bất kỳ những nguyên vật liệu nào không đủ tiêu chuẩn cũng không được đưa vào sử dụng. Xuất phát từ đặc điểm khó bảo quản và thời gian sử dụng ngắn nên công ty phải chú trọng đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ thu mua, dự trữ, bảo quản đặc biệt là khâu thu mua. Công ty phải lập kế hoạch thu mua hợp lý để vừa bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng vốn lưu động dẫn đến sản xuất kinh doanh kém hiệu quả và làm kém phẩm chất nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài công ty phải lên kế hoạch từ cuối tháng trước, còn với nguyên vật liệu sản xuất trong nước phòng kế hoạch ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với đơn vị bán hàng để từ đó có thể ổn định nguồn thu mua về giá cả, số lượng. Đối với những loại hàng thường xuyên có trên thị trường giá cả không biến động nhiều thì sẽ dự trữ ít, ngược lại những loại khan hiếm thì phải lên kế hoạch thu mua dự trữ. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của công ty có những nét riêng biệt và khó khăn. Hạ thấp chi phí vật liệu, đảm bảo đúng chất lượng là một mục tiêu phấn đấu của công ty nhằm hạ giá thành, nâng cao uy tín của sản phẩm từ đó mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân. Vì vậy yêu cầu đối với công ty là phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 không phân loại nguyên vật liệu theo công dụng kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất (phân chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ) mà phân loại vật liệu theo kho. Việc phân loại vật liệu theo kho, tuỳ vào tính chất, đặc điểm của từng loại vật liệu để xếp vào từng kho thích hợp sẽ giúp công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu dễ dàng hơn. Nguyên vật liệu của công ty được chia thành: - Kho nguyên liệu: bao gồm các loại nguyên liệu tham gia vào cấu thành thực thể sản phẩm. Kho nguyên liệu được chia thành 4 loại: + Loại 1: Bột Vitamin C, Ampixilin, Bột B6... + Loại 2: Bột sắn, bột màu, bột tan... + Loại 3: Các loại dung dịch (oxy già, nước cất...) + Loại 4: Các loại hoá chất, axit (axit tactic, axit boric...) - Kho vật liệu: bao gồm các loại vật liệu phụ phục vụ cho quá trình đóng gói, dán nhãn sản phẩm như hộp gỗ, lọ nhựa, băng dính và nhiên liệu phục vụ công tác sản xuất sản phẩm. Kho vật liệu chia làm 2 loại: + Loại 1: Nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu hoả, than….. + Loại 2: Vật liệu phụ bao gồm chai, lọ, băng dính... Ngoài việc phân loại nguyên vật liệu công ty còn lập 1 bảng mục lục vật tư. Bảng mục lục vật tư là bảng tập hợp tên các loại nguyên vật liệu trong công ty, nó không được mã hoá và không đủ tiêu chuẩn trở thành 1 bảng danh điểm vật tư. (Biểu số 1) Biểu số 1: Mục lục vật tư: Kho nguyên liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 9 10 12 1 6 8 9 10 12 Ampixilin Cloroxit Penixilin Glyxerin Axit tactic Axit boric ... Kg Kg Kg Kg Kg Kg ... Kho vật liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 10 12 16 18 1 6 8 10 12 16 18 Chun vòng Lọ nhựa Kẹp sắt Keo dán Dây đai Bông mỡ Băng dính ... Cái Cái Cái Kg Cái Kg Kg ... Do NVL của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên việc thành lập bảng mục lục vật tư là hợp lý. Vì tác dụng của bảng là để cho kế toán kho kiểm tra số lượng tồn, xuất một cách dễ dàng và chính xác hơn. 3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của nguyên vật liệu theo từng nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Người ta thường đánh giá nguyên vật liệu dựa vào một trong hai nguyên tắc là đánh giá theo giá vốn thực tế và đánh giá theo giá nhập trước xuất trước. Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra không thường xuyên, số lượng và giá trị phát sinh thường không lớn. Mặt khác mỗi lần nhập, giá trị nguyên vật liệu lại có sự thay đổi, việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết. Do vậy công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty chỉ nhập kho nguyên vật liệu theo phương thức mua ngoài. Nguyên vật liệu mua ngoài từ hai nguồn là mua trong nước và nhập khẩu. - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Thông thường nhà cung cấp giao tận kho công ty. Do đó chi phí mua nếu có chỉ là chi phí bốc dỡ vận chuyển vào kho. + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT và chi phí mua thực tế. Ví dụ: Mua vật liệu(kẹp sắt) về nhập kho, và chưa trả tiền cho người bán: giá mua là 5.000.000, thuế GTGT là 500.000. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ trả bằng tiền mặt là 110.000, trong đó thuế GTGT là 10.000. (a) Nợ TK 152: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK: 111: 110.000 + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá vốn thực tế nhập kho là giá mua trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT và chi phí mua thực tế. (a) Nợ TK 152: 5.500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 110.000 Có TK 111: 110.000 - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá trị thực tế vật tư nhập kho bằng giá mua cộng thuế nhập khẩu. Ví dụ: Nhập khẩu một số vật liệu chưa trả tiền cho người bán có trị giá tính ra tiền việt nam là 20.000.000 thuế nhập khẩu phải nộp là 10%, thuế GTGT phải nộp là 10%, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu được chi trả bằng tiền mặt là 300.000. (a) Nợ TK 152: 20.000.000 Có TK331: 20.000.000 (b) Nợ TK152: 20.000.000 x10% =2.000.000 Có TK 3333: 20.000.000 x10% =2.000.000 (c) Nợ TK 133: (20.000.000+2.000.000) x10% Có TK 33312:(20.000.000 + 2.000.000) x 10% (d) Nợ TK 152: 300.000 Có TK 111: 300.000 3.2. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính toán giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, kế toán tiến hành thực hiện như sau: Giá trị hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc là gần đầu kỳ. Ví dụ: Trên thẻ kho của Doxycilin tháng 12 năm 2002 Ngày 28/11 tồn kho 12 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 9600000đ Ngày 6/12 xuất kho 10 kg Ngày 10/12 nhập kho 15 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 12000000đ Ngày 15/11 xuất kho 10kg Kế toán vật liệu tính ngay trên thẻ kho Doxycilin giá trị nguyên vật liệu từng lần xuất kho như sau: Ngày 6/12: 10*800000 = 8000000đ Ngày 15/12 đơn giá 80000 giá trị xuất = 8000000đ Số lượng tồn kho ngày 31/12là 7 kg Giá trị tồn kho là 5.600.000đ III. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty thuốc và Công cụ y tế 204, nguyên vật liệu mua ngoài do phòng kế hoạch lập kế hoạch. Căn cứ vào định mức vật tư cho từng loại sản phẩm, nhu cầu sản xuất, tình hình thực tế của công ty , phòng kế hoạch sẽ đề ra kế hoạch mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu mua về đúng ._.