Tổ chức Hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Muốn thoát khỏi tình trạng thua lỗ và sớm thu được nhiều lợi nhuận trong kinh doanh phải nắm bắt và làm chủ các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh. Từ đó, chủ doanh nghiệp sẽ đề ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn, nhằm đạt được mục tiêu mà các doanh nhiệp đã đề ra là phát triển sản xuất cả về số lượng và chất lượng theo yêu cầu thị trường, đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, đồng thời không ngừng cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý kinh tế là tìm mọi biện pháp để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trộng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý các chi phí thực chất là quản lý các yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất, đặc biệt là quản lý các chi phí về nguyên vật liệu. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm và tức là ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Từ đó, buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao với một lượng chi phí nguyên vật liệu sẽ làm ra được nhiều sản phẩm hơn, tức là làm cho giá thành sản phẩm giảm đi. Vì vậy, một trong những vấn đề quan trọng là tăng cường công tác quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, nhằm hạ thấp được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu có đầy đủ và kịp thời hay không có tác dụng rất lớn đến chất lượng công tác quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Sau một thời gian tập tại công ty Dệt Hà Nội, em đã tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, biết được mục tiêu hướng tới của doanh nghiệp là không ngừng nâng cao lợi nhuận, doanh thu năm nay luôn cao hơn năm trước. Em nhận thấy rằng nguyên vật liệu có một vai trò hết súc quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung, và công ty Dệt may Hà Nội nói riêng, nên em xin mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài :"Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội”. Để hiểu rõ hơn thực tiễn công tác kế toán vật liệu tại công ty và đáp ứng các yêu cầu của quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp. Vì thời gian và trình độ có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em kính mong nhận được những góp ý bổ sung của thầy cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện. Phần một Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I, Khái niệm chung về hạch toán nguyên vật liệu: 1-Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tắc dụng của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thaí ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy, vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lao động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tắc động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như: chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận... Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng như vậy, nên doanh nghiệp cần tổ chức hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, dự trữ và sử dụng vật liệu hơp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình giảm bớt được chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao được doanh thu. Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là: Tổ chức công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liêụ. luôn cần những thông tin kịp thời chính xác về nguyên vật liệu để lập kế hoạch thu mua, để phân tích tình hình sử dụng vật liệu, lập các định mức tiêu hao cũng như các định mức dự trữ đối với từng thứ vật liệu để từ đó đề ra biện pháp sử dụng tiết kiệm vật liệu. Mặt khác, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu tạo điều kiện sử dụng tốt công suất máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng sản phẩm, thúc đẩy việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, tránh mất mát lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh góp phần vào việc hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, tổ chức và tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là vấn đề bức thiết phải luôn nghiên cứu để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, doanh nghiệp xây dựng “Sổ danh diểm vật liệu”, . Sổ doanh điểm vật liệu rất có ích trong quản lý và hạch toán vật liệu nhất là trong điều kiện cơ giới hoá công tác kế toán nguyên vật liệu. 2.Phân loại nguyên vật liệu. a.Phân loại theo công dụng kinh tế: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. . Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tắc dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu được phân ra thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên, vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, Bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, Vải trong các doanh nghiệp may.. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, sản phẩm thí dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, đựơc sử dụng để kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng, bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt.. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Phế liệu thu hồi: Là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Tùy từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách.. Cách phân loại như trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhập vốn góp.. . Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu chính xác. 3.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất, tồn kho vật liệu, phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác địnhgiá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Sau đây là một số phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: 3.1-Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế. a-Giá thực tế vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng(+) với các chi phí mua thực tế ( bao gồm cả chi phí mua vận chuyển, bốc xếp, bảo quản phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt..), trừ(-) các khoản triết khấu, giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng các chi phí gia công, chế biến.  - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì chi phí gia công thường gồm tiền thuê ngoài gia công, chi phí vận chuyển bốc dỡ từ doanh nghiệp tới nơi gia công. - Đối với vật liệu nhận góp vốn với liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá. b.Giá thực tế vật liệu xuất kho: Khi xuất dùng nguyên vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, các đối tượng khác nhau. Kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp này được áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. - Phương pháp tính theo giá thực tế Nhập trước-Xuất trước: Theo phương pháp này vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó giá vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau. Như vậy giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. - Phương pháp Nhập sau-Xuất trước: những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên - Ngược với phương pháp Nhập trước- Xuất trước. - Phương pháp tính theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định đơn giá bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho, phương pháp này tính toán rất phức tạp , vì vậy chỉ nên sử dụng ở các doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính. 3.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: - Phương pháp hệ số giá: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp ) để theo dõi tình hình xuất nhập hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dựa vào hệ số giá và giá hạch toán vật liệu: Hệ số giá VL = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Giá HT vật liệu xuất kho trong kỳ x Hệ số giá = Giá vật liệu thực tế xuất trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. Tuy có nhiều phương pháp tính giá vật liệu nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó.Vì mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô của các doanh nghiệp là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. II.Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1- Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ. Các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02-VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03-VT ) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 -VT ) - Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 - VT ) - Thẻ kho ( mẫu 06 - VT ); - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03 - VT ) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy dủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp. 2-Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ chi tiết như sau: - Sổ ( thẻ ) kho. - Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. .. .. Sổ (thẻ ) kho ( mẫu 06 - VT ) được sử dụng để theo dõi số lượng xuất - tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ xuất nhập tồn kho vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập-xuất- tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 3-Các phương pháp kế toán chi tiết nhập vật liệu: Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại ngừng sản xuất. Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu. Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng chủng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cả về số lượng (hiện vật) và giá trị. Trong thực tế công tác hiện nay đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân phiên, phương pháp sổ số dư. a.Phương pháp thẻ song song: - Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối tháng, tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ số 1) b.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như ở phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ sách đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình xuất nhập khẩu, tồn kho của từng thứ vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ số 2) c. Phương pháp sổ số dư: -ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. -ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập-xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi ở sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ số 3) III.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê vật liệu khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ kiểm kê vật liệu một lần vào cuối kỳ bằng cách cân, đong, đo, đếm vật liệu tồn cuối kỳ, ngược lại cũng có doanh nghiệp lập kiểm kê từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên. Trong kế toán tổng hợp có hai phương pháp là phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên dùng các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật liệu hàng hoá. Vì vậy nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất kỳ lúc nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu vật liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp sử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn khỏ trên các tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ, mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. 1-Thủ tục chứng từ . a.Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu: Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho vật liệu doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng thì trên hoá đơn do người bán lập vừa bao gồm tiền mua vật liệu , hàng hoá vừa bao gồm cả phần thuế giá trị gia tăng. Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay thế cho hoá đơn bán hàng. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào sổ nhập kho. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Ngoài ra, trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại vật tư có tính chất hoá lý phức tạp, các loại vật tư quí hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng, chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiểm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. b.Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu. Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thì khi xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức...Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người nhận ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng vật tư thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lương thực xuất từng lần. 2-Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. a.Tài khoản sử dụng: _Tài khoản 152-“Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế , có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán: Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng). Bên có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ(xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá dược hưởng...). Dư nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ Theo yêu cầu quản lý , TK 152 có thể được chi tiết theo các tài khoản chi tiết: Tài khoản 1521- Vật liệu chính. Tài khoản 1522 - Vật liệu phụ. Tài khoản 1523 - Nhiên liệu. Tài khoản 1524 - Phụ tùng. Tài khoản 1525 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Tài khoản 1526 - Vật liệu khác. _ Tài khoản 151-hàng mua đang đi đường: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ , hàng hoá... mà các doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua , đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đang gửi cho người bán ). Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang làm thủ tục nhập kho. Bên có: Giá trị hàng đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường ( đầu và cuối kỳ ). _ Tài khoản 331- phải trả cho người bán : Được sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, người nhận thầu cơ bản. Ngoài ra tài khoản 331 cũng được dùng để phản ánh số tiền ứng trước, đặt trước cho người bán nhưng doanh nghiệp chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ... Khi sử dụng tài khoản này kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, khách nợ và không được bù trừ khi lên Bảng cân đối kế toán. Bên nợ: + Số tiền đã trả cho nhà cung cấp (kể cả ứng trước) + Chiết khấu, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua bị trả lại Bên có: + Số tiền phải trả cho nhà cung cấp + Số tiền thừa được người bán trả lạ + Giá trị hàng hoá đã nhận liên quan đến tiền ứng trước Dư nợ: Số tiền trả thừa hoặc còn ứng trước cho người bán. Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán. Ngoài các tài khoản trên, kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: Tài khoản 131, tài khoản 111, tài khoản 112...tài khoản 222. b.Trình tự hạch toán: Có thể khái quát qua sơ đồ số 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 “NVL” TK 128, 222 TK 128, 222 TK 154 TK 154 TK 333 TK 151 TK 632 (157) TK 627, 641, 642, 241 TK 621 TK 111, 112, 141 331 TK 138 ( 1381) TK 142 TK 411 TK 412 TK 338 (3381) TK 133 (1) (14) (6) (5) (13) (12) (4) (10) (2) (3) (11) (9) ( 7) (8) (15) SDĐK:... SDCK:... (Sơ đồ số 4) Diễn giải: Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài chịu thuế giá trị gia tăng Nhập kho nguyên vật liệu đi đường kỳ trước Thuế nhập khẩu tính vào trị giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến nhập kho Nhận lại vốn góp liên doanh Nguyên vật liệu thừa kiểm kê chờ xử lý (7) Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, cấp phát (8) Đánh giá tăng nguyên vật liệu (9) Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm (10)Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp, xây dựng cơ bản (11)Xuất bán, giữ bán (12)Nguyên vật lỉệu xuất thuê ngoài gia công (13)Xuất góp vốn liên doanh (14)Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê chờ xử lý (15)Đánh giá giảm nguyên vật liệu Trong từng trường hợp doanh nghiệp tính thuế trị giá gia tăng theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng, thì khi nhập kho vật liệu khi mua ngoài thì kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112, 331... Còn các nghiệp vụ khác kế toán vẫn ghi như trường hợp trên. 3-Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ a.Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kế toán thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: _Tài khoản 611-“mua hàng”. Nội dung và kết cấu của tài khoản 611 như sau: Bên nợ : + Giá trị thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, dụng cụ mua vào đầu kỳ Bên có: + Giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ +Trị giá vật tư hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá + Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. _ Tài khoản này được chi tiết thành: 6111 “ Mua nguyên vật liệu " 6112 “ Mua hàng hoá b.Trình tự hạch toán : có thể khái quát qua sơ đồ số 5 : Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 133 TK 331,311 (5) TK 611”mua hàng” TK 111, 112, 138 TK 151, 152 TK 111, 112, 138, 334 TK 412 TK 621 TK 632 TK 412 TK 411 TK 333 (3334) TK 151, 152... TK 111, 112, 141 (9) (10) (2) (1) (3) (11) (12) (8) (13) (7) (6) (4) Sơ dồ số 5 Diễn giải: Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Mua vật liệu trả tiền ngay Thanh toán tiền Mua trả tiền bằng tiền vay Thuế nhập khẩu Nhận góp vốn cổ phần Chênh lệch đánh giá tăng Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh (10) Xuất bán (11) Thiếu hụt, mất mát (12) Chênh lệch đánh giá giảm Trường hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì khi nhập kho hàng mua về kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 331, 311 Các nghiệp vụ khác kế toán vẫn ghi như bình thường IV.Hạch toán dự phòng và giảm giá hàng tồn kho. 1-Nguyên tắc: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ vật tư, hàng hoá, sản phẩm tồn kho, nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên có thể xảy ra theo niên độ kế toán. - Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo. 2-Tài khoản sử dụng: Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159: Bên nợ: - Giá trị giảm giá hàng tồn kho thực tế phát sinh - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được nhập vào kết quả sản xuất, kinh doanh. Bên có: - Giá trị sử dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Số dư bên có: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 3-Phương pháp hạch toán dự phòng hàng giảm giá, hàng tồn kho. _ Cuối niên độ kế toán (giả sử năm N), Doanh nghiệp tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159 _ Cuối niên độ sau ( N+1 ), doanh nghiệp phải tiến hành nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trước (N). Nợ TK 159 Có TK 721 _ Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (N+2). Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 TK 642 TK 721 TK 159 Cuối niên độ kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho V.Hạch toán vật liệu thừa, thiếu sau kiểm kê. Định kỳ, hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chungvà của vật liệu nói riêng. Khi kiểm kê, phát hiện vật liệu bị thiếu hụt, kém phẩm chất, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện phá._.p xử lý kịp thời. Tuỳ theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền kế toán tiến hành ghi sổ như sau: - Nếu thiếu hụt do cân, đong đo, đếm ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 - Nếu giá trị vật tư thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc có quyết định sử lý số thiếu hụt được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 152 - Nếu quyết định người phạm lỗi bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 111, 334, 138 (1388) Có TK 152 - Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 138(1388) Có TK 152 Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa là của mình hay trả cho đơn vị cá nhân khác. Nếu vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ T K 152 Có T K 721 Nếu vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn Nợ TK 002 VI.Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp ( hình thức kế toán ). Hiện nay trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức nhật ký sổ cái và hình thức kế toán nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký-sổ cái Đây là hình thức được áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài khoản kế toán (tài khoản cấp 1). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là Nhật ký-Sổ cái. Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức Nhật ký – sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Sơ đồ số 6) Hình thức kế toán chừng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức Chứng tư ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Sơ đồ số 7) Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ: Đây là hình thức kế toán đang được sử dụng rộng rãi trong thực tế hiện nay. Căn cứ để ghi vào các Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã được phân loại và các số liệu từ các bảng phân bố. Cuối tháng tổng số liệu tập hợp từ các sổ nhật kỳ chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản. Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Thẻ và sổ kề toán chi tiết Nhật ký- Chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Sơ đồ số 8) Hình thức kế toán Nhật ký chung: Cơ sở số liệu để ghi vào sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Số liệu ở sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. Cụ thể trình tự kế toán vật liệu trong hình thức “ Nhật ký chung “ được thể hiện qua sơ đồ sau: Trình tự kế toán vật liệu theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ chi tiết VL Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (Sơ đồ số 9) Phần hai Tình hình công tác hạch toán nguyên vật liệu Tại công ty dệt may Hà Nội I.Đặc điểm tình hình chung của Công ty Dệt may Hà Nội: 1.Lịch sử hình thành và phát triển : a.Quá trình hình thành Nhà máy Sợi Hà Nội (nay là công ty Dệt may Hà Nội) được thành lập ngày 7/4/1978 với sự hợp tác giữa Tổng công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIONMATEX (cộng hoà Liên bang Đức) với tổng số vốn ban đầu là: 50 triệu USD, tổng năng lực kéo sợi có 150.000 cọc sợi với sản lượng trên 10.000 tấn sợi các loại/năm. Tháng 2/1979, khởi công xây dựng nhà máy. Ngày 21/11/1984, chính thức bàn giao công trình cho nhà máy quản lý, điều hành, gọi tên là nhà máy Sợi Hà Nội, tại số 1 Mai Động, quận Hai Bà Trưng. Tháng 12/1989, dây chuyền dệt kim được lắp đặt đồng bộ với trị giá 4 triệu USD. Sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang Nhât, Thụy Sỹ, Tiệp, Nga, Hà Lan, Hồng Kông, Hàn Quốc.... Các mặt hàng của công ty là sợi, hàng dệt kim. Sản phẩm luôn thu hút được sự chú ý của khách hàng và từng bước đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Năm 1989, sản lượng đã đạt tới 95% công suất thiết kế. Tháng 4/1996, Bộ Kinh tế đối ngoại cho phép xí nghiệp được kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp ( tên giao dịch viết tắt là HANOISIMEX). Tháng 4/1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động nhà máy Sợi Hà Nội thành xí nghiệp Liên Hợp Sợi Dệt kim Hà Nội, với gần 2000 cán bộ công nhân trong đó có trên 400 cán bộ kỹ thuật quản lý, công nhân lành nghề được đào tạo tại các trường đại học trong nước và ngoài nước. Tháng 6/1993, xây dựng dây chuyền dệt kim số 2. Đến tháng 10/1993, Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy Sợi Vinh (tỉnh Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp, trở thành nhà máy thành viên của xí nghiệp. Ngày 19/5/1994, khánh thành nhà máy Dệt kim (với cả hai dây chuyền số 1, số 2) Tháng 1/1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và đến ngày 2/9 thì khánh thành. Đồng thời trong tháng 3/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập công ty Dệt Hà Đông vào xí nghiệp Liên hợp. Tháng 6/1995, Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên xí nghiệp Lỉên hợp thành công ty Dệt Hà Nội. Tháng 3 /2000, công ty Dệt Hà Nội được đổi tên thành công ty Dệt may Hà Nội Đến nay, công ty đã có trên 6100 lao động, trong đó gần 350 người có trình độ đại học và đang là các cán bộ quản lý kinh tế. Đội ngũ công nhân được đào tạo và sử dụng đúng chức năng, trong đó có rất nhiều thợ bậc cao và lành nghề.. b.Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Qua một vài nét giới thiệu về công ty Dệt Hà Nội, ta thấy đây là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn được tự đào tạo và đào tạo lại. Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho công ty sản xuất kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao, được tặng nhiều huy chương vàng và bằng khen tại các hội chợ triển lãm kinh tế. Sản lượng thiết kế đã vươn lên đạt công suất tối đa, chất lượng sợi luôn ổn định, đạt các tiêu chuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lượng sản xuất sợi tại Việt Nam. Sản phẩm của công ty, đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lượng cao, được xuất đi nhiều nước trên thế giới và đã được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Hàn Quốc, khu vực EC, CHLB Đức, Italia, Pháp, SNG, Mỹ. ..và được các khách hàng trong nước mến mộ. Công ty Dệt Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, nề nếp trong Bộ Công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức kinh doanh mua bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hịên đại, khoa học công nghệ mới. Lãnh đạo Doanh nghiệp là những nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén, luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận của năm nay cao hơn năm trước. Công ty luôn chấp hành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao. Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1999 Các chỉ tiêu kinh tế -kỹ thuật đều vượt mức kế hoạch Tổng công ty giao, đạt mức tăng trưởng khá. Cụ thể là: -Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 426 tỷ đồng tăng 6% so với năm1998 -Tổng doanh thu đạt 430 tỷ đồng tăng 13% so với năm 1998 -Kim ngạch xuất khẩu : 14 triệu đồng tăng 25% so với năm1998 (Doanh thu nội địa bán hàng may mặc đạt gần 30 tỷ đồng ) Dự kiến kết quả đạt được trong năm 2000 - Giá trị sản xuất công nghiệp đạt : 462 tỷ đồng - Tổng doanh thu: 463 tỷ đồng - Kim ngạch xuất khẩu : 15 triệu USD 2.Đặc điểm tổ chức sản xuất : Việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học, phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình sản xuất khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất, quản lý khác nhau, yêu cầu bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, có như vậy kinh doanh mới đạt hiệu quả cao. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty được quyết định bởi qui mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp cuả thị trường tiêu thụ. Nhiệm vụ của công ty được thực hiện thông qua các nhà máy thành viên : -Nhà máy Sợi 1: Qui mô 6500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne30, dây chuyền sợi xe sản lượng 300 tấn/năm. -Nhà máy Sợi 2: Qui mô 3500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Cotton các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lượng 350 tấn/năm. -Nhà máy Dệt nhuộm gồm các phân xưởng Dệt và Nhuộm -Nhà máy May : gồm hai phân xưởng May1 và May2, bộ phận in,thêu. Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại: T shirt, PL shirt, Hineck với sản lượng 4,5 triệu sản phẩm /năm. -Nhà máy Sợi Vinh : Qui mô 2500 cọc sợi, sản lượng 2000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may. -Nhà máy Dệt Hà Đông : Sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm, chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại. -Nhà máy May Thêu Đông Mỹ: Sử dụng khoảng 5000 tấn sợi/năm cho ra sản phẩm dệt kim các loại, sản lượng 1,2 triệu sản phẩm /năm. Ngoài ra còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất: nhà máy Động lực, nhà máy Cơ điện. * Quy trình công nghệ sản xuất của mặt hàng chủ yếu trong đơn vị Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ. Nguyên vật liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, có sản phẩm dở dang, thành phẩm của công đoạn này vừa có thể xuất bán vừa có thể là nguyên liệu của công đoạn sau. Điều này ảnh hưởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị. Thành phẩm của công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi. Các sản phẩm này được thực hiện bằng các dây chuyền công nghệ khép kín, dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi. Có thể hình dung công nghệ sản xuất của công ty qua sơ đồ số 2.1 1.Dây chuyền kéo sợi: cuộn cúi Chải kỹ chải kỹ sản phẩm nhập kho gồm sợi cotton, sợi pha, sợi pe ghép trộn ghép i,II ghép thô sợi con đánh ống sợi xe đôi Sản phẩm nhập kho ghép i,II xé trộn bông nghiền ghép trước bông xé trộn xơ chải thô ghép trước xơ nghiền chải thô (Sơ đồ số 2.1) 2.Dây chuyền dệt kim: Sợi TK 111, 112, 141 331 TK 621 TK 627, 641, 642, 241 TK 632 (157) dệt vải mộc sản phẩm nhập kho cắt may thêu, in bao gói giặt, nấu, tẩy, nhuộm Sợi dệt thoi vải mộc vải dệt thoi nhuộm nhập kho cắt may, khâu sản phẩm nhập kho gỡ vắt mở khổ vải dệt kim Văng (Sơ đồ 2.2) 3.Dây chuyền dệt thoi: (Sơ đồ 2.3) Do mặt hàng sản xuất của công ty phong phú và đa dạng, sản xuất hàng loạt nên bộ phận sản xuất chia thành các phân xưởng như phân xưởng may I, phân xưởng may II... Để tiếp cận được mục tiêu kế hoạch sản xuất, tiến trình sản xuấtđược chia thành các ca sản xuất 3. Tổ chức quản lý kinh doanh. a.Đặc điểm tổ chức bộ máy tại công ty Công ty Dệt Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lâp, có tài khoản và con dấu, bao gồm tài khoản tiền Việt và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng, ngân hàng Ngoại Thương, ngân hàng Indouna Bank.Có thể hình dung mô hình này qua sơ đồ số 4 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận : -Tổng giám đốc công ty do Tổng công ty Dệt may Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Tổng giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. -Giúp việc cho tổng giám đốc là 3 phó tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của tổng giám đốc, đồng thời là cán bộ tham mưu cao nhất cho tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. Các phòng chức năng có: -Phòng xuất nhập khẩu : -Văn phòng tổng giám đốc:. -Phòng điều hành sản xuất :. -Phòng tổ chức lao động: -Phòng kế toán tài chính: -Phòng KCS: -Phòng kinh doanh:. -Phòng bảo vệ quân sự: -Xí nghiệp dịch vụ xây dựng có nhiệm vụ chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường. -Cửa hàng thương mại dịch vụ: giới thiệu và bán sản phẩm xn dịch vụ xây dựng Sơ đồ tổ chức quản lý kinh doanh tgđ công ty pgđ kt-sx pgđ kt pgđ ktsx & phụ phòng xuất Nhập khẩu phòng tổ chức lao động phòng bảo vệ phòng điều hành sản xuất phòng sxkd phòng kttc cửa hàng tm dịch vụ trung tâm y tế trường mầm non phòng kcs văn phòng giám đốc XN dịch vụ xây dựng (Sơ đồ 2.4) b.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiểu như một tập hợp những cán bộ nhân viên kế toán cùng với trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện ghi chép, tính toán, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán thủ quỹ kế toán nvl ccdc kế toán tscđ kế toán xdcb kế toán tiền mặt tgnh kế toán th cp, tính giá thành kế toán tp và tiêu thụ kế toán thanh toán và nv kế toán tiền lương & bhxh kế toán trưởng (trưởng phòng) phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) các nhân viên thống kê bộ phận trực thuộc (Sơ đồ 2.5) Phòng kế toán tài chính gồm 20 người: Kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 16 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ nhiệm vụ được phân công như sau: -Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và tổng giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành. -Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán tổng hợp). Có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty. -Kế toán nguyên vật liệu: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3- bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, lên nhật ký chứng từ số 5. -Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định. -Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. -Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương... và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. -Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi nhân hàng của công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty. -Thủ quĩ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu,phiếu chi. -Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng kế toán tài chính của công ty. Qua mô hình trên ta thấy: công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc. Các nhân viên kế toán ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân cấp, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó công ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập báo cáo kế toán. Tổ chức công tác kế toán theo hình thức này, mọi công việc chủ yếu của hạch toán kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ: tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, tạo điều kiện trong phân công lao động, nâng cao trình độ, chuyên môn hoá lao động hạch toán. Việc trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá công tác kế toán được thuận lợi. Tuy nhiên hình thức này có hạn chế là khối lượng công việc kế toán tập trung ở phòng kế toán doanh nghiệp lớn, tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu thập xử lý thông tin và tổng hợp số liệu, hạn chế sự chỉ đạo kiểm tra của kế toán. Nói tóm lại, chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là: -Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm kết thúc ngày 31/12 năm đó. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong nhi chép ké toán: đồng -Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ -Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá TSCĐ +Phương pháp khấu hao áp dụng: theo QĐ 106/BTC -Phương kế toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên liệu, vật liệu +Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân. +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Để tập hợp các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh , cũng như viẹc hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính  Quy trình hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty Dệt may Hà Nội Chứng từ Nhập xuất Nhật ký chứng từ 5 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất Tổng hợp nhập Bảng kê nhập kê nhập NK-CT liên quan 1,2,4...10 Tổng hợp xuất Bảng kê số 3 Bảng phân bố số 2 Bảng kê 4,5,6 NK - CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ 2.6) II.Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực dệt may mặc, do vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bì... Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng. Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Thứ nhất phải kể đến nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm bông, xơ. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm (60% chi phí). Bông xơ thường được đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm là dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu ( 90% nhập từ các nước Nga , ấn Độ ... ). Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này bông xơ đã được tính toán một cách chính xác khi nhập để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng khô ráo Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói, xăng dầu, vật liệu xây dựng. Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân đo, đong đếm... để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho: Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng Kho vật liệu xây dựng Kho phế liệu Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu mà công ty sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lượng. Vì vậy công ty đã tiến hành phân loaị nguyên vật liệu như sau: - Vật liệu chính: Bông, Xơ ( Bông hoá học ) - Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl...), các loại thuốc in. - Phụ liệu dệt kim: Túi OPP - Vật tư bao gói: Nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên parafin... - Vật liệu xây dựng: Sắt thép, van hơi, van nước... - Phụ tùng: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánh xe... - Vật liệu phụ - Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được như bông phế F2, F3, xơ hồi vốn cục, sợi tụt lõi, sợi rối các loại, sắt vụn... Xuất chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy. 3. Quá trình hạch toán nhập-xuất kho nguyên vật liệu : Với đặc điểm vật tư vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn cần có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày, nên công ty Dệt may Hà nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và tiền của từng loại vật liệu. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ở công ty dệt may Hà Nội, để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính giá sau: Khi nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập: - Nguyên vật liệu chính của công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng với giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh ( nếu có). Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển đến tận kho của công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ... - Đối với nguyên vật liệu do công ty tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí chế biến thực tế phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc giá ước tính. - Vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất giao chế biến cộng chi phí liên quan. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên : - 1liên lưu tại phòng kinh doanh - 1liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán - 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT Bảng 2.1 - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - phiếu nhập kho Bảng 2.2 - thẻ kho Bảng 2.3 Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu Kiểm tra số thực nhập Thẻ kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Dưới đây là các chứng từ của thủ tục nhập kho theo ví dụ sau: công ty mua 197.166 kg bông TQ cấp I với đơn giá: 18.700 đồng tương đương với 1,34 USD/ kg của công ty ITOCHU HONGKONG. Khi đó công ty nhận được hoá đơn GTGT của công ty ITOCHU HONGKONG. Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.1 hoá đơn giá trị gia tăng Ngày 25/2/2000 Đơn vị bán hàng : itochu hong kong Địa chỉ : Đơn vị mua hàng : Công ty Dệt may Hà Nội Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hình thức thanh toán : Ngoại tệ STT Tên,qui cách sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1. Bông TQ cấp I Kg 197.160 18.700,00 (Tỷ giá 14.000đồng) 3.687.004.200 Cộng 3.687.004.200 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 368.700.420 đồng Tổng cộng thanh toán : 4.055.704.620 đồng (Viết bằng chữ : Bốn tỷ không trăm năm mươi nhăm triệu bảy trăm linh bốn nghìn sáu trăm hai mươi đồng). Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cán bộ tiếp liệu căn cứ vào hoá đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho theo mẫu dưới đây: Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.2 phiếu nhập kho Đơn vị bán : ITOCHU HONGKONG Chứng từ số : 17708 ngày 25 tháng 2 năm 2000 Biên bản kiểm nghiệm số : Nhập vào kho : Bông xơ STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn VT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Mã 1 Bông TQ cấp 1 (01 loại) Kg 197.160 18.700 3.687.004.200 BX BTQ Cộng 3.687.004.200 Cộng thành tiền : Ba tỉ sáu trăm tám mươi bảy triệu không trăm linh bốn nghìn hai trăm đồng. Thủ kho Người giao Phụ trách kinh doanh Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi t._.