Tổ chức Hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh

uả bán hàng tại công ty TNHH Văn Minh. 12 2.1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 12 2.1.1 Các phương thức bán hàng. 12 2.1.2 Phương thức thanh toán. 14 2.2 Tổ chức công tác kế toán máy vi tính tại Công ty TNHH Văn Minh. 14 2.2.1 Phần mềm kế toán áp dụng 14 2.2.2 Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minh trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. 14 2.2.3 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ. 16 2.2.4 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp. 21 2.2.5 Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 21 2.3 Kế toán hàng hoá. 23 2.4 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. 25 2.5 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng. 32 2.6 Kế toán chi phí bán hàng. 36 2.7 Kế toán thuế GTGT. 38 2.8 Kế toán xác định kết quả bán hàng. 39 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 44 3.1 Nội dung, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 44 3.1.1. Nội dung hoàn thiện. 44 3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện. 45 3.1.3. Nguyên tắc hoàn thiện. 46 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 47 3.2.1. Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 47 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 48 Kết luận 54 Tài liệu tham khảo 56 Lời Mở đầu Trong những năm qua, cơ chế quản lý kinh tế của nước ta đã có những đổi mới rất sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăng trưởng của nền kinh tế. Mục tiêu phát triển của đất nước đã có sự điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu, khả năng của từng thời kỳ. Nhiều chính sách kinh tế - tài chính đã, đang tiếp tục đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Kế toán bán hàng với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế - tài chính, đã có những cải tiến để từng bước hoàn thiện theo mức độ phát triển và yêu cầu kế toán bán hàng phải hết sức chặt chẽ, hạn chế được tối đa các khe hở gây khó khăn cho quá trình quản lý kinh tế - tài chính. Sự phát triển một cách tất yếu và mạnh mẽ của các doanh nghiệp làm nảy sinh ra nhiều vấn đề khó khăn trong quá trình quản lý càng chứng minh sự cần thiết của công cụ kế toán bán hàng. Đặc biệt quá trình bán hàng được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh, cho nên kế toán nghiệp vụ bán hàng là một khâu hết sức quan trọng cần được quan tâm thoả đáng. Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường, cạnh tranh khốc liệt đã hình thành cũng như tiêu diệt rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải bằng mọi cách đưa được sản phẩm, hàng hoá tới tay người tiêu dùng, được họ chấp nhận và thu được lợi nhuận nhiều nhất. Kế toán bán hàng sau mỗi kỳ kinh doanh sẽ cho doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách cụ thể qua các chỉ tiêu doanh thu và kết quả lỗ lãi. Từ đó doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh lại cơ cấu hàng hoá, hình thức kinh doanh, phương thức quản lý cho phù hợp và có hiệu quả hơn, hạn chế được những thiệt hại mà thông qua kế toán doanh nghiệp có thể ước đoán được. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý phân tích, đánh giá, lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư vào doanh nghiệp có hiệu quả nhất. Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Văn Minh, do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức bán hàng cũng như công tác kế toán bán hàng em đã chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả Bán hàng tại Công ty TNHH văn minh ” Mục tiêu của chuyên đề này là làm rõ những nguyên tắc kế toán bán hàng, liên hệ với thực trạng của Công ty Văn Minh để thấy được những vướng mắc, tồn tại và có được các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở công ty. Bài chuyên đề này ngoài lời nói đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính bao gồm: Chương 1: Đặc điểm chung của Công ty TNHH Văn Minh về tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Chương 1 tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tnhh văn minh 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Văn Minh. Công ty TNHH Văn Minh được thành lập theo quyết định số 1016/ QĐUB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 16/ 3/ 1993. Tên công ty : Công ty TNHH Văn Minh Tên giao dịch : Van minh company limited Tên viết tắt : Van minh co., ltd Điện thoại : 04.9271027 - 04.9271028. Fax: 04.8284434 Email : Vanminh@hn.vnn.vn Website : www.vanminh.com.vn Số tài khoản: 102010000031389 Sở giao dịch 1 NH Công Thương Việt Nam. Trụ sở giao dịch khi mới thành lập: Số 2, Phạm Ngũ Lão, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Công ty TNHH Văn Minh là một công ty TNHH có hai thành viên trở lên, có con dấu riêng để giao dịch, được phép vay và mở tài khoản tại ngân hàng. Vốn điều lệ của Công ty thay đổi qua các năm như sau: (Đơn vị tính: triệu đồng) Năm 1993 1995 1996 1998 2000 2001 2004 Vốn điều lệ 100 150 250 1.500 3.000 5.000 15.000 Ngày 10/ 03/ 2000, thông qua bản đăng ký kinh doanh lần thứ 5, Công ty chuyển trụ sở giao dịch đến số: 55 Phùng Hưng - Phường Hàng Mã - Quận Hoàn Kiếm - Thành phố Hà Nội. Đây là trụ sở giao dịch chính của Công ty hiện nay. Ngành nghề kinh doanh: - Buôn bán các mặt hàng hoá chất phục vụ tiêu dùng; - Buôn bán hàng tư liệu sản xuất (chủ yếu là dụng cụ, thiết bị chuyên ngành hoá chất và hoá chất, trừ những hoá chất Nhà nước cấm kinh doanh); - Buôn bán dụng cụ, trang thiết bị y tế; - Chuyển giao công nghệ xử lý môi trường. Qua hơn 10 năm hoạt động không ngừng, Công ty từng bước phát triển nhưng cũng gặp không ít khó khăn về thị trường, sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp Nhà nước và các Công ty tư nhân khác. Song với sự cố gắng của ban lãnh đạo cũng như các nhân viên, Công ty TNHH Văn Minh luôn tìm cách tự khẳng định mình, đứng vững trên thị trường với tổng doanh thu khá cao. Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây ta xem xét báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau đây: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2004 và năm 2005. Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh Số tiền Tỷ lệ % 1. Doanh thu thuần 41.031.641.779 43.321.937.249 +2.290.295.470 5,29 2.Giá vốn hàng bán 36.694.577.302 38.585.803.970 +1.891.226.668 4,9 2. Chi phí bán hàng 3.913.327.906 4.149.609.334 +236.281.428 5,69 3. Lợi nhuận trớc thuế 423.736.571 586.523.945 +162.787.374 27,75 4. Thuế TNDN phải nộp 118.646.239,9 164.226.704,6 +45.580.464,7 27,75 5. LN sau thuế 305.090.331,1 422.297.240,4 +117.206.909,3 27,75 Qua đó có thể thấy hoạt động của Công ty TNHH Văn Minh đang trên đà phát triển. Lợi nhuận sau thuế giữa 2 năm tăng 117.206.909 đồng. Đây là những con số rất khả quan. Đồng thời doanh nghiệp cũng thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với ngân sách Nhà nước qua khoản thuế TNDN năm 2005 tăng 45.580.464,7 đồng so với năm 2004. Thông qua các kết quả đã đạt được ở trên, ta có thể thấy được xu hướng phát triển của Công ty, chứng tỏ Công ty luôn giữ vững thị trường và mở rộng được thị trường, thể hiện hướng đi đứng đắn của hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Với khả năng, tiềm năng hiện có cũng như hướng đi đúng đắn của mình Công ty chắc chắn sẽ thu được kết quả cao. Với vai trò là một trung gian phân phối tại thị trường hàng hoá chất, mục tiêu của công ty là hướng tới khách hàng trọng điểm, phục vụ cho các nhu cầu mới với phương châm kinh doanh: Hàng chính hiệu. Giá gốc. Hậu mãi chu đáo. - Phục vị tận tình. 1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý công ty TNHH Văn Minh. 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ. Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh các loại hóa chất (trừ những hóa chất do Nhà nước cấm trong nghị định 02/ CP của Chính Phủ) và các loại thiết bị, dụng cụ y tế, phục vụ phòng thí nghiệm. …Chức năng chính là cầu kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng, nhập khẩu những loại hóa chất, thiết bị trong nước không sản xuất được, mua các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của các bệnh viện, trường học, các cơ sở sản xuất trong nước. Ngành nghề kinh doanh của công ty khác hẳn với các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng, luôn phải hoạt động trong giới hạn các mặt hàng theo quy định của pháp luật, bởi đây là lĩnh vực liên quan tới sự ổn định của quốc gia. Khách hàng thường xuyên của công ty là các Bệnh viện (Viện E, Viện Nhi, Viện Bỏng quốc gia, Việt Đức…) chuyên mua các loại hóa chất, thiết bị y tế như: máy soi, máy nội soi, máy chụp X- quang. Các trường đại học lớn như: Đại học Y, Đại học Dược, Cao Đẳng Công Nghiệp Hà Nội, Đại học Khoa học tự nhiên … được Công ty cung cấp một số hóa chất phục vụ phòng thí nghiệm như các loại axit, amoni…, những thiết bị tiên tiến nhập khẩu từ Trung Quốc, Anh, Đức, Pháp, Singapore… phù hợp với trình độ sử dụng trong nước. Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội nhưng Công ty cung ứng rộng khắp trong cả nước. Chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh đã và đang được phát triển chiếm lĩnh thị trường. Ngoài việc cung cấp cho các trường học, Công ty còn bán cho các cửa hàng, các công ty, các doanh nghiệp sản xuất với tư cách là người bán buôn. Nguồn cung ứng hàng của Công ty là nhập khẩu từ các nước khác (chủ yếu là Trung Quốc, Anh, Pháp, Đức, Singapore…) và mua từ các cơ sở khác trong nước, các mặt hàng kinh doanh những hóa chất mà Nhà nước cho phép 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Là Công ty TNHH, mọi hoạt động đều gắn liền với lợi ích cá nhân nên tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Văn Minh gọn nhẹ, chặt chẽ trên cơ sở phối hợp giữa các thành viên dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty. - Giám đốc: Giám sát và điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty, là người đại diện cho mọi thành viên của công ty đàm phán, ký kết mọi hoạt động của công ty theo quy định hiện hành. - Hai phó giám đốc: Phụ trách cùng giám đốc trong việc điều hành công ty, thay mặt giám đốc đi vắng. Đồng thời lạnh đạo, theo dõi các phòng ban, phối hợp hoạt động công ty. - Phòng kinh doanh xuất - nhập khẩu: Chuyên phụ trách việc nhập khẩu hàng hoá, lập hợp đồng, đàm phán và ký kết với các bên đối tác. - Phòng kế toán: Ghi chép xử lý số liệu và cung cấp những thông tin tài chính về toàn bộ hoạt động của công ty. Ban giám đốc: - Giám đốc. - Hai phó giám đốc Các phòng ban Các kho Kho Phùng Hưng Kho Gia Lâm Kho Thanh Trì Kho Sài Gòn Phòng Kinh doanh Xuất - NK Phòng kế toán * Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Văn Minh: Các kho: Chuyên dùng để chứa hàng, riêng kho Phùng Hưng kiêm cửa hàng và là trụ sở của công ty. Kho Gia Lâm và kho Thanh Trì chuyên dùng để chứa hàng. Kho Sài Gòn hoạt động với chức năng là chi nhánh của Công ty được đặt tại số 489 đường Gia Phú - Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh. Tại đây có một bộ phận kế toán hoạt động độc lập chuyên theo dõi và phản ánh hoạt động tiêu thụ hàng hóa của đơn vị. Bộ máy quản lý của Công ty gồm nhiều phòng ban, nhiều kho có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát của Giám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp tương trợ nhau để cùng phát triển. 1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh. 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hướng tập trung tại phòng kế toán. - Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công ty. Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở công ty. Báo cáo kịp thời, chính xác và đúng đắn với giám đốc doanh nghiệp, với cơ quan quản lý tài chính, cung cấp cho cơ quan pháp luật về những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế, tài chính, kế toán cũng như những quy định mà Nhà nước và công ty đã ban hành. Bao quát chung, theo dõi, quan sát và điều hành mọi hoạt động của các kế toán viên. Đồng thời cung cấp cho Giám đốc những ý kiến, đề xuất trong việc quản lý mọi hoạt động của công ty. - Kế toán hàng hoá: Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, kiểm tra việc bảo đảm an toàn cho hàng hoá xuất nhập khẩu kể cả về số lượng và chất lượng. Theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tính toán đúng giá vốn thực tế của hàng hóa nhập, xuất kho trị giá vốn thực tế của hàng hoá tiêu thụ. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công đồng thời kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp thu chi quỹ tiền mặt của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Văn Minh: Kế toán trưởng Kế toán hàng hóa Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Thông qua việc xử lý các số liệu, kế toán cung cấp cho ban lãnh đạo những kết luận về tình hình tài chính, từ đó theo dõi điều phối vốn hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa. 1.3.2 Hình thức kế toán. - Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. - Chế độ kế toán áp dụng theo chế độ kế toán của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ Quyết định 144/2001 BTC ngày 21/12/2001. - Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX). - Tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập. Hiện nay Công ty TNHH Văn Minh đang sử dụng phần mềm kế toán SOFT WAVE. Chương trình kế toán máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Thăng Long. Qua những nội dung khái quát chung về Công ty TNHH Văn Minh và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, cho thấy Công ty hoạt động với mọi yêu cầu và chức năng quản lý của một doanh nghiệp. Các bộ phận, phòng ban nói chung và tổ chức kế toán nói riêng đã và đang đóng góp hoạt động của mình trong sự phát triển chung của Công ty. Từ đây sẽ là cơ sở để nghiên cứu thực trạng tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Chương 2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Văn Minh 2.1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào khác, mục tiêu cuối cùng của Công ty TNHH Văn Minh là lợi nhuận. Có lợi nhuận cao công ty sẽ có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, phát tiển đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh. Vì vậy để có lợi nhuận cao, công ty đã không ngừng nghiên cứu, tìm hiểu tạo cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả, trong đó quan trọng nhất là chiến lược tiêu thụ sản phẩm. Trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp nào có mức tiêu thụ nhiều tức có doanh thu cao, doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế phát triển hơn, đặc biệt trong lĩnh vực ngành nghề công ty kinh doanh. Không phải bất cứ ai cũng có nhu cầu, chỉ những doanh nghiệp, nhà máy sản xuất hoặc những cửa hàng bán buôn, bán lẻ cùng hoạt động trong lĩnh vực hóa chất và thiết bị mới có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty. Do vậy công ty luôn phải tìm đến nơi có “cầu” để cung cho đủ. Thực hiện chiến lược sản phẩm công ty có hai hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. Để đẩy nhanh tốc độ chuyển hàng hóa, công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt tùy đối tượng có thể là khách hàng quen hay khách vãng lai, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân Hàng, thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm. 2.1.1. Các phương thức bán hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại, tổ chức công tác bán hàng là vấn đề cốt lõi, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh những biện pháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng như: tăng chất lượng hàng hoá, đa dạng hoá mẫu mã, kiểu dáng thì việc xác định cho mình phương thức bán hàng hợp lý cũng đóng một vai trò quan trọng. Hiện nay công ty đang sử dụng các phương thức bán hàng sau: - Bán buôn: đây là hình thức chủ yếu, vì đặc trưng riêng của mặt hàng kinh doanh của công ty là các hoá chất, thiết bị cung cấp cho các doanh nghiệp, đơn vị sản xuất hay trường học, bệnh viện. Do đó hàng hoá thường được bán theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng. Với hình thức bán buôn công ty thực hiện theo 2 phương thức sau: + Phương thức bán hàng qua kho: theo hình thức này thì căn cứ vào những điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hoặc công ty chuyển đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do công ty chịu. Hàng được coi là bán khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán. + Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: do mặt hàng kinh doanh chủ yêu là hàng ngoại nhập từ các nước như: Trung Quốc, Singapo, Đức...và hàng có thể được vận chuyển bằng đường không, đường bộ hoặc đường biển. Trong khi đó khách hàng của công ty lại thường ở các tỉnh, thành phố khác nhau như: Hà Tây, Nam Định, Hải Phòng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh... Do vậy khi hàng về đến sân bay, bến cảng, cửa khẩu nếu xa kho của công ty mà gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng quy định, chi phí vận chuyển sẽ được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng đang vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi nào người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới được coi là tiêu thụ. - Bán lẻ: theo hình thức này nhân viên công ty trực tiếp đi giao hàng và thu tiền của khách hàng. Hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ. 2.1.2. Phương thức thanh toán. Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàng như: thanh toán bằng tiền mặt, bằng séc, chuyển khoản … 2.2. Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính tại Công ty TNHH Văn Minh. 2.2.1.Phần mềm kế toán áp dụng. Ngày nay vấn đề cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng trở lên gay gắt, các doanh nghiệp luôn phải đối đầu với nhu cầu sử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, phong phú hơn. Nhận thức được điều đó công ty đã trang bị cho mình phần mềm kế toán SOFT WAVE ngay từ năm 1997. Chương trình kế toán máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Thăng Long. Phần mềm SOFT WAVE gồm các phân hệ nghiệp vụ: - Kế toán vật tư : Nhập khẩu hàng hoá, bán hàng hoá, theo dõi nhập - xuất - tồn. - Kế toán tài sản cố định: Nhập số dư đầu kỳ TSCĐ, tăng TSCĐ, giảm TSCĐ. 2.2.2. Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minh trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Trước khi sử dụng phần mềm, kế toán phải khai báo tham số và hệ thống các danh mục cho phần mềm. Trong quá trình nhập liệu, các danh mục này thường xuyên được mở rộng. Kế toán có thể khai báo danh mục phù hợp với đặc điểm phần hành kế toán, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. * Danh mục, mã hoá đối tượng cần quản lý: Phần mềm SOFT WAVE của công ty gồm có các danh mục sau: - Danh mục tài khoản. - Danh mục hàng hoá. - Danh mục đối tượng. Trong từng danh mục các đối tượng cần quản lý đều được mã hoá phục vụ cho công tác quản lý. Chẳng hạn : * Danh mục tài khoản kế toán: Trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Bộ tài chính quy định, sau đó căn cứ vào yêu cầu quản lý của công ty mà kế toán xây dựng tài khoản chi tiết cần sử dụng: VD: TK112- Tiền gửi ngân hàng bao gồm: TK1121- Tiền VND gửi Sở giao dịch 1 NHCT Việt Nam. TK1122- Tiền VND gửi NH Sài Gòn Thương Tín. TK1123- Tiền VND gửi NH đầu tư và phát triển HN. * Mã hoá hàng hoá: Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán bán hàng nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm. Hàng hoá của công ty được mã hoá theo kho, chữ viết tắt đầu của vật tư. Ví dụ: - 1A31 : Acid lactic. - 1C01 : Cacbon trachloric. - 2M04 : Máy PH cầm tay to. * Mã hoá các khách hàng: Khách hàng của công ty được mã hoá bằng cách: tên chữ cái đầu của người mua, mỗi một mã đối tượng đều thể hiện đầy đủ: tên, địa chỉ, mã số thuế... của đối tượng đó. Ví dụ: - A01- Công ty TNHH An Chi. - B02- Bệnh viện đa khoa Bắc Ninh. - C02 – Công ty Thuỷ tinh Hà Nội. - C22 – Công ty Thiết bị y tế TWI. Ngoài ra công ty còn tổ chức mã hoá các kho, mã hoá ngân hàng. 2.2.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ . Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH Văn Minh gồm các loại chứng từ sau: Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Hóa đơn cước vận chuyển. Phiếu thu - Phiếu chi - Hoá đơn GTGT. Phiếu xuất nhập hàng ngày - Thẻ kho. Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho ... Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng như: giấy báo có, phiếu nhập kho … - Phiếu xuất kho (Biểu số 2.0): Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán lập phiếu xuất kho thành 2 liên, sau đó giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng xuất kho của từng loại hàng hoá và cùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên và địa chỉ vào phiếu xuất kho. Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, thành tiền để vào sổ kế toán. (Biểu số 2.0) Công ty TNHH Văn Minh. Phiếu xuất kho Số: 310 Ngày 10 tháng 03 năm 2005 Nợ: TK 131- C36: 7 875 000 Có: TK 511: 7 500 000 Có: TK 333.11: 375 000 Khách hàng: Lương Bằng – Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: Số 9 Thi Sách. TT Mã số Tên hàng hoá - quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 2M04 Máy đo PH cầm tay to Chiếc 03 2 500 000 7 500 000 Tiền hàng: 7 500 000 đ. Thuế GTGT(5%): 375 000 đ. Tổng thanh toán: 7 875 000 đ. Viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) - Thẻ kho (Biểu số 2.1): Dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập rồi giao cho thủ kho để ghi chép. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Do được thực hiện trên máy vi tính nên thẻ kho có thể được lấy thông tin theo từng tháng, quý hoặc năm. (Biểu số 2. 1) Công ty TNHH Văn Minh Thẻ kho Tháng 03 năm 2005 Kho: Phùng Hưng - Cửa hàng 55 Phùng Hưng. Vật tư: 2M04 - Máy đo PH cầm tay to. Số lượng đầu kỳ: 03 chiếc. Số lượng cuối kỳ: 0 chiếc. Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lợng N S N X T Tồn kho đầu kỳ lập thẻ 03 01/03 45 Nhập HĐ45 VM của cty A Chân T.Q C 08 11 10/03 GB310299 Cty VTTBKKH & đo lường kiểm nghiệm C 03 08 24/03 GB310419 Bệnh viện nhi C 08 Cộng 08 11 0 Người lập biểu Kế toán trưởng - Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2): Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01- GTGT- 3LL do Bộ Tài Chính ban hành. Sau khi người mua kiểm nhận đủ hàng, kế toán lập Hoá đơn (GTGT). Hoá đơn (GTGT) được lập thành 3 liên có nội dung giống nhau (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống hoá đơn. - Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng. - Liên 3 màu xanh: Dùng để thanh toán. Biểu số 2.2 Hóa đơn (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 10 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310299 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Máy đo PH cầm tay to chiếc 03 2.500.000 7.500.000 Cộng tiền hàng: 7.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 375.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Qua hoá đơn (GTGT) tính được doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp làm căn cứ vào số liệu trong máy tính để lập các sổ kế toán. Đơn giá ghi trong hoá đơn là đơn giá chưa có thuế GTGT. Ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. VD: Ngày 10/03/2005 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB 310299, kế toán lập hoá đơn GTGT như sau: (Biểu số 2.2) - Phiếu thu (Biểu số 2.3): Khi khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu cho số tiền thu được. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số thực tế nhận được với số tiền ghi trên phiếu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu giữ nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. (Biểu số 2.3) Đơn vị: CTy TNHH Văn Minh Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Tel: 04.9271027 Phiếu Thu Ngày 22 tháng 11 năm 2006 Quyển số: . . .2. . Số: 140 . . . . . . . Nợ TK 111 . . . . . Có TK 131 - C36 Mấu số 01 - TT QĐ số: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 10 tháng 03 năm 2004 của Bộ tài chính Họ tên người nộp tiền: Lương Bằng. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 -TP HCM. Lý do nộp: Là khách hàng mua 3 máy đo PH cầm tay to. Số tiền: 7.875.000 đồng (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kèm theo . . . . . . . . . . . . .Chứng từ gốc . . . . . . . . . Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) . . . . . . . . + Số tiền quy đổi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp. Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng danh mục hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111: Tiền mặt. - TK112: Tiền gửi ngân hàng. - TK 131: Phải thu của khách hàng. - TK 156: Hàng hoá. - TK 331: Phải trả cho người bán. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 911 : Xác định kết quả. - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Có tài khoản cấp 2, 3 theo từng loại chi phí phát sinh. Ngoài ra còn một số TK khác. 2.2.5. Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Tại Công ty TNHH Văn Minh kế toán sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký - Sổ cái. Việc ghi chép, hạch toán và tổng hợp số liệu được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu theo trình tự được cài đặt trên phần mềm của kế toán máy, do đó làm giảm nhẹ rất nhiều công việc ghi chép. Định kỳ từng quý sẽ in sổ và đóng thành quyển để thanh tra và kiểm tra. Hệ thống sổ kế toán: Công ty TNHH Văn Minh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán trong máy tính diễn ra như sau: Quy trình xử lý số liệu phần mềm kế toán trên máy vi tính Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Máy vi tính xử lý Công ty áp dụng kế toán máy do đó mọi sổ sách đều được in ra từ máy. Tuy nhiên kế toán công ty vẫn ghi theo phương pháp thủ công đối với phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả. Hệ thống các sổ phản ánh quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phát sinh bao gồm: - Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết công nợ. - Báo cáo bán hàng. - Sổ kế toán chi tiết các TK131, TK 333.1 … - Bảng ghi công nợ, bảng cân đối công nợ. - Bảng cân đối nhập - xuất - tồn. - Tài liệu thuế GTGT. - Sổ cái các TK 131, TK 511, TK 632, TK 641, TK 911… - Trình tự thực hiện các sổ trên máy sẽ được trình bầy tại từng phần hành kế toán riêng. 2.3 Kế toán hàng hoá. Sau khi hàng hoá được nhập vào kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hay tờ khai hàng hoá nhập khẩu) và phiếu nhập kho, thẻ kho thì kế toán phản ánh vào máy theo một trình tự nhất định. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu nhập kho hàng nhập khẩu trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Trình tự nhập liệu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hàng mua vào ngày 11/03/05. Công ty mua hàng của công ty Minh Khánh. Kế toán vào màn hình giao diện sau đó chọn mục kế toán vật tư trên màn hình xuất hiện phiếu nhập kho như (Biểu số 2.4)._.