Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến (50tr)

rong kinh doanh và trong hoạt động quản lý nhà nước cũng như thực hiện quá trình giao dịch của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong sinh hoạt hàng ngày. Để đi sâu tìm hiểu hơn về ngành hành chính văn phòng cũng như công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến trong cơ quan kinh doanh. Theo sự giới thiệu của nhà trường tôi đến thực tập tại Công ty cổ phần May Hồ Gươm đồng thời với chuyên ngành hành chính văn phòng của mình bài báo cáo này tôi đi sâu tìm hiểu vấn đề đó. Công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan , các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác tổ chức , giải quyết và quản lý văn bản đến làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong hoạt động kinh doanh ngày nay công tác trên là sự giao dịch chính tạo ra mối quan hệ kinh doanh trong và ngoài nước. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần May Hồ Gươm được sự giúp đỡ của các cô chú phòng hành chính đặc biệt là trưởng phòng hành chính và bộ phận văn thư của công ty đã giúp tôi chọn và nghiên cứu chuyên đề: "Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến” đồng thời giúp tôi nhận thức rõ hơn về lý luận và thực tiễn hoàn thành bài báo cáo này. PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Ngày 2/3/1998 Tổng công ty Dệt may Việt Nam đã quyết định chuyển xí nghiệp may thời trang Trương Định thuộc công ty dịch vụ thương mại số 1 theo quyết định số: 557/QĐ- TCCB ngày 22/4/1997 của Bộ công nghiệp. Kể từ đó Công ty May Hồ Gươm là một đơn vị thành viên độc lập thuộc Công ty Dệt may Việt Nam. Công ty May Hồ Gươm tiền thân là phân xưởng may số II của xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may thuộc Cofnecmex- Liên hiệp sản xuất và xuất khẩu với tên gọi. - Tên đơn vị: Công ty May Hồ Gươm - Tên giao dịch: HOGUOM GARMENT COMPANY - Tên viết tắt: HOGARSCO - Trụ sở chính của công ty: 201- Trương Định - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn: Nhà nước - Hình thức hoạt động: Sản xuất kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu - Vốn kinh doanh là: 12.191.743.983 đồng Trong đó: - Ngân sách Nhà nước: 8686.103.000 đồng - Vốn tự bổ sung là: 3.605.334.983 đồng Thực ra công ty đã trải qua một quá trình phát triển khá nhanh với tiền thân là phân xưởng may số II được tách ra thành một doanh nghiệp độc lập và chịu sự quản lý của Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Ban đầu khi mới thành lập xí nghiệp gặp không ít khó khăn với 264 cán bộ công nhân viên được phân thành 2 phân xưởng may và 5 phòng ban nghiệp vụ. Số cán bộ tốt nghiệp đại học và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn ít, số công nhân có tay nghề cao chưa nhiều. Do đó trong quá trình hoạt động công ty phải cử đi học để nâng cao nghiệp vụ và mở thêm các lớp đào tạo tay nghề cho công nhân viên. Về cơ sở hạ tầng lúc ban đầu hầu hết các thiết bị máy móc là cũ kỹ lạc hậu với tổng diện tích sử dụng là 1280m2 nhà xưởng trên tổng diện tích là 540m2 bao gồm 2 nhà xưởng, 1 nhà 3 tầng và 1 nhà 2 tầng, hệ thống kho tàng thiếu thốn và chật chội. Tuy vậy nhờ có sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên và đường lối chỉ đạo đúng đắn của công ty nên chỉ sau một thời gian ngắn công ty không những vượt qua khó khăn mà còn thu được kết quả đáng kể. Tổng doanh thu tiêu thụ sản phẩm bình quân hơn 30% năm, thu nhập toàn công ty tăng 15% đồng thời với kết quả đó ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, dây truyền công nghệ cao. Tìm hiểu thị hiếu người tiêu dùng để sản xuất các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Nhờ vậy công ty đã có những sản phẩm phong phú về chủng loại, chất lượng cao, uy tín thị trường trong và ngoài nước. Với những thành công đó ngày 10/3/1998 theo quyết định số: 215/QĐ - TCLĐ của công ty Dệt may Việt Nam đã cho phép công ty đổi thành Công ty May Hồ Gươm. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty May Hồ Gươm 2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty. Trong một doanh nghiệp sản xuất vấn đề tăng năng suất, chất lượng sản phẩm có tốt hay không điều đó phụ thuộc vào dây truyền công nghệ sản xuất có phù hợp hay không? Tuy nhiên do điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể tổ chức quy trình công nghệ cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. Từ những của công ty mình Công ty May Hồ Gươm đã tổ chức cơ cấu sản xuất gồm phân xưởng sản xuất chính đó là phân xưởng may I và phân xưởng may II. Trong mỗi phân xưởng lại được chia thành từng tổ dưới sự quản lý của tổ trưởng. Nguyên vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm là loại vải do bên gia công cung cấp hoặc mua bên ngoài. 2.2 Quá trình sản xuất sản phẩm tiến hành theo trình tự sau: + Tại tổ cắt vải được trải ra sau đó đặt mẫu, đánh số, ký hiệu và từ đó cắt từng sản phẩm sau đó những bán thành phẩm được chuyển sang tổ may hoặc tổ thêu nếu có yêu cầu. + Tại các tổ may các bán thành phẩm của tổ cắt được tiến hành may theo những công đoạn từ may tay, may cổ, may thêu....... theo dây truyền. Sau cùng là bước hoàn thành sản phẩm, sản phẩm sau khi may xong được chuyển sang tổ là. Sau đó được đóng gói, đóng kiện và chuyển vào kho thành phẩm. Trong quá trình sản xuất (may) sản phẩm xá tổ may phải sử dụng một số nguyên vật liệu phụ, ví dụ: chỉ may, phấn, nhãn mác, cúc, khoá..... * Quy trình sản xuất được thể hiện qua sơ đồ sau: Là, hoàn thiện sản phẩm -Đóng gói - Đóng kiện Nhập kho thành phẩm Cắt - Trải vải - Căt pha - Cắt gọt - Đánh số Thuê Giặt Mài May - May cổ - May tay - Ghép thành sản phẩm Nguyên vật liệu (vải) Vật liệu phụ Sản phẩm của công ty là hàng may mặc do vậy đối tượng chủ yếu là vải. Từ nguyên liệu vải thô ban đầu để trở thành sản phẩm hoàn thiện phải qua các công đoạn như cắt, may, là, đóng gói........ Riêng đối với mặt hàng có nhu cầu tẩy, mài, thêu thùa thì trước khi đóng gói còn phải qua giai đoạn mài, tẩy, thêu thùa. Quy trình công nghệ là một nhân tố quan trọng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy sản xuất trực tiếp của công ty. Do vậy Công ty May Hồ Gươm các phân xưởng được tổ chức theo dây truyền khép kín. II.CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ - CƠ CẤU BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY MAY HỒ GƯƠM 1.Chức năng Trong nền kinh tế thị trường luôn có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp với mục tiêu lợi nhuận kinh tế. Công ty May Hồ Gươm đã sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng may mặc. Ngoài ra còn kinh doanh các dịch khác theo quy định chung của pháp luật luôn giữ được thế đứng trong thị trường thế giới (Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và một số nước trong khu vực EU như: Thuỵ Điển, Tây Ban Nha và một số bạn hàng ở Châu Mĩ Ngoài chức năng làm kinh tế lãnh đạo công nhân viên và người lao động trong công ty còn tham gia các hoạt động xã hội như: Tham gia đóng bảo hiểm xã hội, ủng hộ quỹ vì người nghèo, mở chương trình khuyến học tặng học bổng cho con em cán bộ công nhân viên đạt hoc sinh giỏi. Đặc biệt Ban chấp hành đoàn công ty còn tham gia các phong trào đoàn của Nhà nước, hàng năm công ty đã kết nạp từ 5 đến 10 đoàn viên ưu tú vào Đảng . Góp phần vững chắc phong trào đoàn của Nhà nước. Công ty May Hồ Gươm là công ty sản xuất may mặc lớn thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam luôn có trách nhiệm trong công tác hoạt động của mình, giải quyết đúng đắn các mối quan hệ lợi ích xã hội, lợi ích tập thể, lợi ích cá nhân người lao động. Hàng năm theo quy định của Nhà nước công ty nộp đầy đủ các khoản thuế và lệ phí vào ngân sách Nhà nước 2. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chủ yếu của công ty luôn đặt ra hàng đầu là sản xuất từ 2 đến 2,5 triệu sản phẩm / năm. Trong đó hàng may mặc xuất khẩu chiếm tỷ lệ 90% còn lại hàng phục vụ nhu cầu nội địa. Các loại mặt hàng chủ yếu của công ty là các loại áo Jacket, sơ mi, Complex, áo quần người lớn trẻ em....... Trong quá trình hoạt động của mình côn ty thường xuyên bảo đảm cung ứng hàng hoá cho các khách hàng đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách chủng loại và chất lượng. Do đó tạo được uy tín đối với khách hàng.các khách hàng thường xuyên của công ty bao gồm: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapo và một số nước trong khu vực EU. Việc coi trọng uy tín đối với khách hàng luôn được lãnh đạo công ty đặt lên nhiệm vụ hàng đầu. Vì nó rất quan trọng, nó tác động đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Bên cạnh đó vấn đề chất lượng sản phẩm hàng hoá, giá cả, dịch vụ sau bán hàng, điều kiện giao hàng cũng được công ty luôn quan tâm theo dõi. Nhờ vậy mà Công ty May Hô Gươm đã đạt được những thành quả hết sức tốt đẹp và ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong thương trường. Năm 2004 vừa qua Công ty đạt được tỷ xuất lợi nhuận/ doanh thu là 1,5% và đạt 1,7% tỷ xuất lợi nhuận / vốn. Thành tích trên đã khẳng định được chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty góp phần vào sự đổi mới các doanh nghiệp của Nhà nước và sự phát triển của ngành Dệt may Việt Nam. 3.CƠ CẤU BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM Công ty cổ phần May Hồ Gươm là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất. Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty chiụ sự hoạt động của Tổng Giám Đốc, với cán bộ công nhân viên công ty thường xuyên kiện toàn bộ máy tổ chức sản xuất. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật KCS Phòng kế toán tài vụ Phòng KH- XNK Phòng hành chính Phòng kinh doanh Với sơ đồ cơ cấu tổ chức phân cấp trên lượng cán bộ công nhân viên được tổ chức như sau: - Tổng Giám Đốc: Ninh Thị Ty - Phó tổng Giám Đốc: Vũ Minh Bằng - Phòng hành chính: Trương Tuấn Hưng - Phòng KH- XNK: Nguyễn Thu Hiền - Phòng kế toán tài vụ: Nguyễn Ngọc Bích - Phòng kỹ thuật KCS: Vũ Công Minh - Phòng kinh doanh: Nguyễn Xuân Bằng * Tổng Giám Đốc: Là người đại diện pháp nhân của công ty, là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành đồng thời Tổng Giám Đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng. Có quyền quyết định cơ cấu bộ máy hoạt động của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. * Phó tổng Giám Đốc: Là người giúp việc cho Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm chỉ đaọ các phòng ban đã được phân công phụ trách đồng thời Phó tổng Giám Đốc là người thay mặt Tổng Giám Đốc có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn. Để từ đó lập nên phương án cần thiết cho Tổng Giám Đốc hướng công ty phát triển. * Phòng hành chính: Là đầu mối giao tiếp quan trọng của công ty, có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xưởng, tổ chức sản xuất và giải quyết các chế độ hành chính đồng thời lập nên các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề cho công nhân. * Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: Là nơi vạch ra các kế hoạch xuất nhập khẩu cho công ty đồng thời là nơi ký kết các hợp đồng kinh tế giữ công ty với khách hàng trong và ngoài nước. Từ đó vạch ra kế hoạch phương hướng mới cho công ty. * Phòng kế toán tài vụ: - Chức năng: Tham mưu cho Tổng Giám Đốc đồng thời quản lý huy động và sử dụng các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính. Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn đồng thời lập cá báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản.......và một số báo cáo khác. Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho người quản lý để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. * Phòng kỹ thuật KCS ( kiểm tra chất lượng) - Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty, quản lý các hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận các thông tin khoa học kinh tế mới nhất và xây dựng các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm mới đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty và tổ chức các cuộc kiểm tra và xác định trình độ tay nghề của công nhân viên. * Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và thế giới, có trách nhiệm tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý cung ứng vật tư. Ngoài ra phòng kinh doanh còn nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá,vật tư đạt hiệu quả cao nhất. Như vậy với cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động phân cấp ,đứng đầu là lãnh đạo chỉ đạo các phòng ban hoạt động luôn ổn định hỗ trợ nhau trong hoạt động kinh doanh, thúc đẩy công ty phát triển tạo thế đứng vững chắc trong thương trường. III. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ - SƠ ĐỒ CƠ CẤU HOẠT ĐỘNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM 1. Chức năng Phòng hành chính là đầu mối giao tiếp, là cửa ngõ thông tin của công ty luôn có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp đỡ tư vấn chỉ ra các phương án khác nhau cho lãnh đạo.Đặc biệt là bên kinh doanh phòng hành chính luôn thu thập các thông tin chính xác giúp Tổng Giám Đốc vạch ra kế hoạch và mục tiêu trước mắt đồng thời là nơi lưu giữ tài liệu quan trọng đảm bảo bí mật cho công ty. Ngoài chức năng tham mưu tổng hợp phòng hành chính còn có chức năng hậu cần như mua sắm trang thiết bị cho công ty, chăn lo đời sống tinh thần tới mọi cán bộ công nhân viên trong toàn công ty là sự kết nối tình đoàn kết giữa lãnh đạo với công nhân viên. 2. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ đầu tiên mà phòng hành chính hoàn thành đó là: “ Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình ”cho toàn công ty. Cứ đầu tuần, đầu tháng, đầu quý tất cả các bộ phận trong công ty nộp chương trình kế hoạch về phòng hành chính và trên cơ sở đó phòng hành chính xây dựng lịch làm việc và kế hoạch cho lãnh đạo và các bộ phận. Phòng hành chính thường xuyên thu thập các thông tin và sử dụng các thônbg tin. Từ thông tin mà phòng hành chính thu được làm căn cứ cho Tổn Giám Đốc đưa ra quyết định phương hướng kinh doanh XNK Phòng hành chính có nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Tổng Giám Đốc và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo về văn bản mà công ty ban hành. Từ đó ban hành ra các văn bản mà chủ yếu là hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu do công ty ký kết. Ngoài ra phòng hành chính còn có nhiệm vụ quan trọng là tổ chức đối nội- đối ngoại. Do là công ty kinh doanh nên thường xuyên ký kết hợp đồng và các hợp đồng đó có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức giao tiếp của phòng hành chính. Bên cạnh đó phòng hành chính có nhiệm vụ đảm bảo nhu cầu hậu cần, chi phí, chi tiêu quản lý vật tư tài sản của công ty đáp ứng kịp thời hoạt động của công ty trong mọi điều kiện. 3. Sơ đồ cơ cấu hoạt động của phòng hành chính công ty cổ phần may Hồ gươm Để đảm bảo cho hoạt động của công ty luôn ổn định và phát triển đồng thời văn phòng hoàn thành chức năng nhiệm vụ pháp lý của mình trong kinh doanh nói chung và trong công tác tổ chức và quản lý văn bản đến trong cơ quan đáp ứng kịp thời hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần May Hồ Gươm đã xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động của văn phòng như sau: TRƯỞNG PHÒNH HÀNH CHÍNH Bảo vệ Bảo hiểm Lưu trữ Văn thư Soạn thảo văn bản Công ty may Hồ Gươm tổ chức bộ máy hành chính gọn nhẹ theo phương hướng trực tuyến. Tức mọi bộ phận : Soạn thảo văn bản, văn thư, lưu trữ, bảo hiểm, bảo vệ đều chịu sự điều hành trực tiếp từ lãnh đạo công ty và trưởng phòng hành chính. Là công ty chuyên kinh doanh buôn bán với các nước phát triển như : Anh, Mĩ, Nhật, Hàn Quốc....... nên cơ cấu hoạt động của công ty được tổ chức theo hướng hiện đại văn phòng mở. Tất cả các bộ phận hoạt động trong phòng hành chính có vách ngăn bằng gỗ, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình trao đổi thông tin được nhanh chóng chính xác, không có tình trạng các thông tin chồng chéo lẫn lộn giữa các bộ phận mà mỗi bộ phận có chức năng riêng hỗ trợ nhau phát triển. * Trưởng phòng hành chính: Là người lãnh đạo tất cả mọi hoạt động của các bộ phận trong phòng hành chính. Tất cả các văn bản đến đều qua trưởng phòng hành chính xem xét ký duyệt trước khi chuyển giao đến đối tượng thực hiện, đồng thời lên kế hoạch hướng hoạt động cho các bộ phận trong công ty. * Bộ phận soạn thảo văn bản. Chuyên đánh máy soạn thảo các loại văn bản hành chính thông thường và quy phạm pháp luật như: Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, thông báo....... và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức trước khi ban hành. * Bộ phận văn thư: Có trách nhiệm tổ chức giải quyết văn bản đi, đến, nội bộ và các văn bản mật đồng thời có nhiệm vụ lập các loại hồ sơ như: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tăc, hồ sơ nhân sự và có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu, làm thủ tục nộp lưu tài liệu vào lưu trữ. * Bộ phận lưu trữ: Chuyên làm công tác bổ sung tài liệu vào lưu trữ, thống kê tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu tài liệu và bảo quản tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ. Từ đó bảo đảm phục vụ cho hoạt động của cơ quan. * Bộ phận bảo hiểm Chuyên làm thủ tục chế độ bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, đảm bảo quyền lợi lao động hợp pháp tạo được niềm tin giữa công nhân với lãnh đạo. * Bộ phận bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn trật tự an ninh trong công ty. Như vậy sự điều tiết bộ máy hành chính không qua bất kỳ một khâu trung gian nào dưới trưởng phòng hành chính với phương hướng trực tuyến. Các mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy hành chính trở nên đơn giản gon nhẹ, rõ ràng đảm bảo cho hoạt động của công ty luôn thông suốt hiệu quả. Dó đó phương thức này rất phù hợp phương thức kinh doanh của công ty. HẦN II: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM Trong xu thế phát triển nền kinh tế CNH- HĐH ngày nay các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang........ Trong khi giải quyết các công việc của mình thuộc chức năng nhiệm vụ quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan đến việc tổ chức, quản lý công văn giấy tờ mà cơ quan khác gửi đến. Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó rèn luyện tính khoa học nghiêm túc đối với mỗi cán bộ công nhân viên trong việc thực hiện công việc của mình. Qua thời gian thực tập tìm hiểu tại công ty cùng với kiến thức đã học ở trường. Tôi đi sâu tìm hiểu quy trình: “ Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến”. Từ đó rút ra được lý thuyết chung của chuyên đề trên. I. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1. Khái niệm Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân từ bên ngoài gửi đến mình 2. Nguyên tắc chung Cùng với văn bản đi văn bản đến do các cơ quan hoạt động tạo nên chúng là phương tiện là công cụ trong hoạt động điều hành quản lý của các cơ quan. Được tổ chức, giải quyết và quản lý theo một nguyên tắc và trình tự nhất định. Văn bản đến dù bất kỳ ở dạng nào đều phải xử lý theo nguyên tắc: Kịp thời, chính xác và thống nhất và giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. + Kịp thời về mặt thời. Tức là văn bản đến không chậm chễ về mặt thời gian nếu không sẽ giải quyết công việc không cao. Do vậy người nhận phải giải quyết và xử lý công việc một cách nhanh nhất trong thời gian ngắn nhất. + Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác về các dẫn chứng, số liệu đầy đủ chứng cứ rõ ràng. Nếu giải quyết được nguyên tắc này thì văn bản sẽ được giải quyết ngay không phải chuyển đi chuyển lại nhiều lần. + Thống nhất: Tức là văn bản được tập chung giải quyết ở phòng văn thư một cách thống nhất ( đăng ký văn bản đến, chuyển giao......) Một lưu ý trong nguyên tắc này là những văn bản đóng dấu “ Hoả tốc” dấu “Thượng khẩn” phải gửi đi và phân phối ngay sau khi nhận được. b.Trách nhiệm tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến thuộc về Chánh phó văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính của mỗi cơ quan. c.Tất cả các văn bản đến đều phải qua phòng văn thư để quản lý và vào sổ một cách thống nhất. d. Bộ phận văn thư trực tiếp làm các nhiệm sau: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến e. Văn bản đến phải chuyển qua thủ trưởng cơ quan, Chánh phó văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân giải quyết. Bộ phận văn thư có trách nhiệm theo dõi qúa trình giải quyết văn bản này. f. Khi tiếp nhận bàn giao văn bản đến phải ký nhận rõ ràng. II. NỘI DUNG VÀ NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. 1. Tiếp nhận văn bản a. Nguyên tắc Tất cả các loại văn bản đều phải tập chung ở bộ phận văn thư hoặc phòng hành chính để quản lý một cách thống nhất. b. Nhiệm vụ Theo nhiệm vụ được giao cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi đến cơ quan. Bất kỳ loại nào là văn bản hành chính thông thường hay quy phạm pháp luật, các thư từ cá nhân, tạp chí sách báo ..... của cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, đoàn thể, cá nhân.......gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, qua giao tiếp liên lạc. Một lưu ý trong quy trình này là: Tất cả văn bản đều phải kiểm tra xem xét thận trọng nếu có vấn đề gì nghi ngờ thì phải gửi lại cơ quan gửi hoặc người gửi. Đối với văn bản quan trọng có phiếu gửi kèm theo thì phải ký nhận vào phiếu gửi khi số lượng văn bản đầy đủ. 2. Kiểm tra phân loại bóc bì và đóng dấu đến. a. Kiểm tra văn bản đến Khi xem xét số lượng văn bản có đủ không, có đúng địa chỉ cơ quan mình không và nhiệm vụ của cán bộ văn thư: Những văn bản có hiện tượng bị, bị bóc lộ thông tin hoặc bị bóc trước thì phải lập biên bản yêu cầu đưa văn bản cho mình ký nhận và phải báo cho thủ trưởng hoặc Chánh văn phòng xử lý giải quyết. b. Phân loại văn bản đến * Mục đích: Để xử lý giải quyết được nhanh chóng, chính xác tránh những sai xót * Nội dung: Khi tiếp nhận văn bản đầy đủ văn bản cán bộ văn thư tiến hành phân loại, khi phân loại có 2 loại. - Loại 1: Loại không bóc bì Các thư riêng cá nhân, sách báo tạp chí, loại này chuyển ngay tới ngươid nhận không phải bóc bì, đăng ký - Loại 2: Loại bóc bì Văn bản đăng ký khi tiếp nhận cán bộ văn thư phải phân ra các loại như sau: + Những loại văn bản có loại bóc bì gửi chung cho cơ quan là những văn bản thường. VD: Văn bản của Sở Giáo Dục và Đào Tạo Hà Nội gửi cho Trường THBC KT- KT BắcThăng Long + Những văn bản gửi cho các đơn vị + Những văn bản gửi đích danh ( Loại này không bóc bì ) + Các văn bản ngoài bì có chỉ mức độ mật - khẩn Ngoài ra còn có những văn bản gửi cho các đoàn thể , tổ chức ( các Đảng uỷ hoặc Đoàn thanh niên ) Sau khi phân xong mỗi loại đẻ riêng ra một tờ bìa hoặc 1 cặp, 1 ngân tủ để tiện cho việc giải quyết. c. Bóc bì. - Nhanh chóng, chính xác đúng quy định của cơ quan Nhà nước - Cán bộ văn thư căn cứ vào quy định của cơ quan để bóc cho đúng những văn bản nào được bóc bì và những văn bản nào không bóc bì. Nếu cơ quan tổ chức theo hình thức công tác văn thư tập chung thì khi bóc bì vào sổ và chuyển ngay cho đối tượng liên quan. - Đối với các cơ quan tổ chức hình thức tập chung và phân tán thì chỉ cần vào sổ và gửi cho các đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ riêng. - Đối với những văn bản đến đích danh, những văn bản mật, văn bản gửi cho các đoàn thể thì không được bóc. * Một số khi bóc bì Đây là công việc đơn giản nhưng cán bộ văn thư cần lưu ý - Khi bóc bì không được đánh mất địa chỉ và làm rách văn bản và dấu bưu điện có thể giữ lại cả bì văn bản để tiện kiểm tra khi cần thiết - Khi cắt phải dồn phong bì về 1 phía dùng kéo cắt không cắt vào chữ , cắt về phía tem và lấy ruột phong bì ra. - Đối chiếu số và ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì và các trường hợp tương ứng bên trong. Nếu điều nào không khớp với phiếu gửi phải ghi lại cơ quan và hỏi lại và nếu văn bản kèm theo phiếu gửi phải ký lại đóng dấu và làm thủ tục trả lại cơ quan gửi. Trong trường hợp những văn bản quan trọng ( văn bản mật mà theo quy định của cơ quan cán bộ văn thư được bóc bì vào sổ bình thường ) Trường hợp văn bản đến có chữ ký mờ, không đúng thể thức, nhàu nát thì trả lại nơi gửi. Đối với đơn từ khiếu nại tố cáo thì phải giữ lại phong bì đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ. 3. Đóng dấu đến ghi ngày tháng số đến lên văn bản a. Đóng dấu: - Để xác nhận văn bản đến của cơ quan đã qua phòng văn thư. Trong dấu đến có ghi số đến, ngày đến, chuyển cho ai giúp ta biết số thứ tự trong văn bản đến - Đóng dấu đến tiện cho việc tra tìm, quản lý được dễ dàng b. Vị trí dấu đến - Dấu đến được đóng ngay ngắn rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản hoặc bên dưới trích yếu đối với văn bản không tên loại. Có thể đóng ở bên trên Quốc hiệu và Tiêu ngữ trường hợp này thường ít dùng thường không dùng. Có thể đóng ở phần giấy trắng giữa tên cơ quan và Quốc hiệu. - Dấu được đóng ngay ngắn thường là hình chữ nhật nằm ngang có kích thước 30 x 50 mm Lưu hồ sơ: Chỉ ghi trong trường hợp văn bản này thuộc hồ sơ số bao nhiêu.Trường hợp cơ quan không lập danh mục hồ sơ thì không ghi. - Đối với những văn bản như đơn thư khiếu nại cần đánh số riêng tiện cho việc tra tìm. c. Ghi số ngày tháng vào trong dấu đến. * Ghi số đến. Là số thứ tự của văn bản gửi đến cơ quan trong 1 năm cũng được đánh số liên tiếp bắt đầu từ 1/1 đến số cuối cùng trong 1 năm 31/12 Số đến và ngày đến của văn bản phải ghi khớp với số đến và ngày đến trong sổ đăng ký văn bản đến. Việc ghi số chung hay số riêng tuỳ từng loại văn bản hoặc từng cơ quan nhận văn bản nhiều hay ít thì tiến hành đánh số chung hoặc số riêng. Sau khi Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ghi ý kiến lên văn bản sau đó cán bộ văn thư sẽ phân phối cho các đơn vị. 4. Đăng ký vào sổ văn bản a. Khái niệm. Là việc ghi chép hoặc nhận các thông tin cần thiết của văn bản như số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, người nhận, nơi nhận vào các phương tiện văn bản đến. b. Mục đích. - Nắm được số lượng văn bản nội dung và đối tượng quản lý văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin kịp thời theo yêu cầu. -Thuận tiện cho việc tra tìm và theo dõi trong việc quản lý c. Nguyên tắc đăng ký. Tất cả các văn bản phải đăng ký vào các phương tiện để quản lý thống nhất - Thống nhất về số, ngày theo số chung của cơ quan không lấy số riêng của các đơn vị - Mỗi một văn bản chỉ đăng ký một lần Đăng ký văn bản theo năm có thể đăng ký chung hoặc riêng tuỳ từng cơ quan lớn hay nhỏ, số lượng nhiều hay ít d. Yều cầu. - Nhanh chóng, chính xác, thống nhất theo quy định của Nhà nước. Mẫu sổ đăng ký của cơ quan phải giống nhau. Khi đăng ký vào sổ phải ghi rõ đầy đủ các thông tin cần thiết của văn bản , không tẩy xoá, không viết tắt các từ thông dụng e. Phương tiện quản lý. Có 2 loại: - Sổ và máy tính g. Lập sổ đăng ký vào sổ. + Lập sổ: Là nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong mỗi cơ quan có thể in đặt hoặc tự làm.Tuỳ vào quy mô tình hình thực tế hoạt động của cơ quan lớn hay nhỏ và số lượng văn bản nhiều hay ít để lập cho phù hợp. - Đối với cơ quan lớn có nhiều văn bản đến thông thường lập các sổ sau: + Sổ đăng ký của cơ quan cấp trên gửi xuống + Sổ đăng ký của cơ quan ngang cấp + Sổ đăn ký của cơ quan cấp dưới gửi lên + Sổ đăng ký có tính chất khiếu nại tố cáo - Đối với các cơ quan nhỏ cần lập 2 loại sổ + Sổ đăng ký văn bản đến + Sổ đăng ký văn bản mật * Cách đăng ký vào sổ văn bản đến - Sổ đăng ký văn bản đến gồm 2 phần + Phần I: Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi nhưng tên khác ( Sổ đăng ký văn bản đến ) _VD: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến  + PhầnII: Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến Số đến Ngày đến Nơi gửi Số và KH Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Lưu hồ sơ lưu Nơi hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú - Đối với cơ quan có nhiều văn bản thì lập sổ đăng ký văn bản mật. Ngoài bìa cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến nhưng tên khác là:Sổ đăng ký văn bản mật” còn phần bên trong thì thêm cột “ mức độ mật” Mẫu Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại tố cáo Số đến Ngày đến Tên người hoặc đơn vị gửi Số và KH Ngày tháng đơn thư Trích yếu thư Đơn vị or cá nhân nhận Ký nhận Ghi chú 5.Trình văn bản đến * Mục đích - Xin ý kiến của người có thẩm quyền về việc chuyển giao và phân phối văn bản *Nội dung trình: - Cơ quan có nhiều văn bản đến cán bộ văn thư phân làm 2 loại + Loại 1: Những văn bản quan trọng thì trình cho thủ trưởng cơ quan + Loại 2: Trình cho trưởng phòng hành chính hoặc Chánh văn phòng - Đối với cơ quan nhỏ: Số lượng văn bản đến ít thì tất cả những loại văn bản có thể trình cho thủ trưởng cơ quan. - Khi trình văn bản phải cho vào cặp trình ký ngoài có nhãn cặp ( tên của tài liệu trình) Nhãn cặp: - Trình cho ai - Đơn vị trình - Lựa chọn thời gian nhất định trong 1 ngày ( 8 đến 10 giờ hàng ngày ) - Với những văn bản quan trọng khi trình xong thủ trưởng cơ quan phê duyệt và có thể lấy lại ngay. - Những văn bản phải chuyển các đơn vị thì thủ trưởng cơ quan phải ghi ý kiến phân phối, ý kiến đó được ghi bên trên dấu hoặc ghi ở phía bên dưới khoảng trống giữa lề trái và dưới dấu đến đồng thời ghi rõ họ tên, thẩm quyền. - Đối với những bì văn bản đến mà văn thư không được bóc bì thì chuyển cho người có trách nhiệm giải quyết không cần trình. 6. Chuyển giao văn bản * Nguyên tắc: Sau khi tiếp nhận phân loại,bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký và trình ký văn bản thì cán bộ văn thư chuyể giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết trong thời gian ngắn nhất - Đối với những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng cơ quan thì chuyển ngay, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 60 phút ngoài giờ hành chính. Khi tiến hành chuyển giao phải nhanh chóng, kịp thời *._.