Tổ chức công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần may Hồ Gươm

việc quản lí, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản,vật tư, tièn vốn nhằm đảm bảo tài chính cũng như chủ động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của doanh nghiệp nào cũng là tối đa hoá lợi nhuận một cách hợp pháp nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, Hơn thế nữa phải là hiệu quả càng cao, lãi càng nhiều thi càng tốt. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Do đó việc sử dụng hợp lí, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu tên cơ sở định mức và dự toán chi phí là biện pháp hữu hiệu nhất để hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm được lao động cho xã hội. Nhận thức được tính thiết thực của vân đề này, trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần may Hồ Gươm, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Bài luận văn gồm hai phần chính: Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Chương I: lí luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức quản lí và hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1. Khái niệm và của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yêú tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho xã hội Quá trình lao động là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng kích thước, tính chất lí hoá của đối tượng lao động,để tạo ra sản phẩm với chất lượng ngày càng cao, thoả mãn đầy đủ nhu cầu của thị trường. Như vậy nguyên vật liệu là một yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được Theo C. Mac: “Đối tượng đã qua một lần lao động trước rồi thì gọi là nguyên vật liệu”. Như vậy nguyên liệu là đối tượng lao động nhưng không phải mọi đối tượng lao động đều là nguyên vật liệu. Nguyên liệu là sự kết tinh lao động của con người trong đối tượng lao động. Những nguyên liệu đã qua chế biến thì được gọi là vật liệu. Nguyên liệu,vật liệu được gọi chung là nguyên vật liệu. 2. ýnghĩa và yêu cầu của việc quản lí và hạch toán nguyên vật liệu. Quản lí nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu khách quan của tất cả các doanh nghiệp sản xuất. Có tổ chức quản lí chặt chẽ thì mới tránh được sự mất mát hư hỏng, giảm bớt rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp nhàm góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất. Xét về mặt tài chính ta thấy vốn bỏ ra để mua nguyên vật liệu thường chiếm tỉ lệ lớn tỏng vốn lưu động. Trong điều kiện hiện nay khi hầu hết các doanh nghiệp phải đi vay vốn để bổ xung vốn lưu động thì việc tiết kiệm vốn lưu động bằng cách sử dụng hợp lí và tăng vòng quay của vốn là cách sử dụng có hiệu quả nhất nguồn vốn vay này. Do đó vấn đề quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ được các nhà quản lí hết sức quan tâm.Đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu là công cụ quản lí trực tiếp của mỗi đơn vị. Xét về mặt kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng cao trong cơ cấu giá thành. Chính vì vậy, phương hướng và biện pháp nhằm hạ giá thành được tập trung trước tiên vào việc hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ.Quản lí tốt nguyên vật liệu còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, các ngành sản xuất của ta chưa thể đáp ứng đày đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, rất nhiều nguyên vật liệu chúng ta phải nhập ngoại dẫn đến việc sản xuất hết sức bị ứ đọng. Do đó việc quản lí, hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, sử dụng vật liệu sao cho tiết kiệm, đạt hiệu kinh tế quả cao là điều hết sức quan trọng song tựu chung lại, nguyên vật liệu cần được quản lí và hạch toán tốt ở các khâu: từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu: Đòi hỏi phải quản lí, hạch toán tốt về mặt số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại… tránh gây tổn thất, thất thoát nguyên vật liệu, đảm bảo nguyên vật liệu mới mua về đúng yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lí, lựa chọn các nguồn cung cấp thích hợp để hạ thấp chi phí thu mua góp phần hạ giá thành sản phẩm. Trong khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, kiểm tra chất lượng thực hiện tốt đúng chế độ bảo quản phù hợp với quy mô và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đảm bảo an toàn đúng kĩ thuật, tránh lãng phí, tổn thất. Trong dự trữ nguyên vật liệu : Do đặc tính của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu dùng toàn bộ và vật liệu thì thường xuyên biến động nên đòi hỏi việc dự trữ như thế nào để đáp ứng kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh tránh ứ đọng vốn là điều kiện hết sức quan trọng. Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu: Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, bởi vậy khi sử dụng phải thực hiện hợp lí, trên cơ sở định mức kế toán chi phí, đúng thứ, đúng loại, đúng quy cách và đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm khoản chi nguyên vật liệu trong giá thành. Nói tóm lại, việc quản lí và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lí từ khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lí, hạch toán tài sản ở doanh nghiệp. 3. Vai trò, nhiệm vụ của quản lí và hạch toán nguyên vật liệu. Trong nền kinh tế thị trường, khi mà mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn thì vấn đề đạt ra đối với mỗi doanh nghiệp là làm thế nào để có thể đứng vững và phát triển được. Một yêu cầu tất yếu là phải thực hiện quản lývà hạch toán kinh tế một cách chặt chẽ và có hiệu qủa. Cụ thể là quá trình quản lí và hạch nguyên vật liệu, thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu nó chính là công cụ quản lý trực tiếp của mỗi đơn vị. Quản lý nguyên vật liệu ở đây chính là việc đảm bảo yêu cầu về nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu quản lý, dự trữ và sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Hạch toán nguyên vật liệu là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ... nguyên vật liệu. Thông qua tài liệu ké toán vật liệu còn biết được chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hoặc thừa đối với sản xuất. Từ đó, người quản lý đề ra các biện pháp quản lý thiết thực... Để có thể thực hiện việc quản lý một cách chặt chẽ, thực hiện tốt chức năng giám đốc là công cụ quản lý kinh tế, xuất phát từ những yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất một cách chặt chẽ và có hiệu qủa cần thiết phải thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu tính giá thực tế của vật liệu đã thu mua. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giá của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ,sử dụng nguyên vật liệu tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp có đúng quy định không. Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu theo chế độ nhà nước quy định 4. Nội dung chủ yếu về quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Để thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ của quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nội dung cơ bản sau: Đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất Định mức tiêu dùng vật liệu Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu ở kho Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Phân loại vật liệu Đánh giá vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu II. Nội dung công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu 1.Công tác quản lý. 1.1 Đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố góp phần vào việc thực hiện quá trình sản xuất. Do vậy việc đảm bảo nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu được đối với bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tiến hành sản xuất. Để đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đòi hỏi doạn nghiệp cần phải thực hiện tốt công việc sau: - Xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng - Xác định được lượng nguyên vật liệu dự trữ - Xác định được lượng nguyên vật liệu cần mua 1.2 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kịn tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Cũng có thể hiểu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng vật liệu cần thiết tối thiểu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức nhất định của kỳ kế hoạch. Việc xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở, làm công cụ trợ giúp đắc lực cho công tấc quản lý, thực hiện sản xuất được tiến hành một cáchcụ thể chặt chẽ. Không chỉ giúp cho việc quản lý tính toán chi phí nguyên vật liệu, phục vụ cho công việc hạch toán kinh tế nội bộ trong doanh nghiệp mà còn là mục tiêu cho các phong trào thi đua về hợp lý hoá sản xuất, cải thiện kỹ thuật, ứng dụngcông nghệ mới và sản xuất. 1.3 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý, là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Xuất phát từ kế hoạch và yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp phải chủ động thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu sao cho đảm bảo theo đúng yêu cầu sản xuất về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu. 1.4 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tại kho Do tính chất đa dạng và phức tạp cũng như yêu cầu phải bảo quản nguyên vật liệu để phục vụ tốt cho công việc sảnxuất, đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị một hệ thống kho tàng, thiết bị kho phục vụ yêu cầu quản lý theo từng loại, thứ vật tư sao cho có thể phục vụ cho nhu cầu sản xuất một cách tốt nhất. Ngoài ra các doanh nghiệp phải tổ chức phân công giao quyền, trách nhiệm cụ thể, trực tiếp đến từng cán bộ làm công tác quản lý vật liệu ở kho Đảm bảo công tác quản lý, bảo quả về mặt số lượng, chất lượng, giảm thiểu chi phí quản lý nguyên vật liệu cũng như thực hiện đúng quy trình, quy phạm của nhà nước ban hành. 1.5 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Tuỳ theo yêu cầu của kế hoạch sản xuất cũng như định mức tiêu thụ nguyên vật liệu mà bộ phận cấp phát có thể phục vụ, cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao. Mặt khác đòi hỏi ở bộ phận quản lý, cấp phát phải có sự tính toán yêu cầu tiêu dùng nguyên vật liệu sao cho đảm bảo một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý phục vụ tốt nhu cầu sản xuất cũng như tránh tình trạng dư thừa làm tăng chi phí bảo quản và gây ứ đọng vốn của doanh nghiệp 2. Công tác hạch toán nguyên vật liệu 2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và tính năng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại, thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chia làm ba loại sau : a. Nguyên, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng, bông trong các doanh nghiệp dệt, kéo sợi, vải trong các xí nghiệp may mặc... Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. b.Vật liệu phụ : Vật liệu phụ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, tẩy, sơn, dầu nhờn,... c. Nhiên liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các loại thể lỏng, khí, rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như củi, xăng, dầu, than, ga... d. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị, phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... e. Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). f. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại vật liệu, từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách... Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội quy, quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành : * Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. * Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác : phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng... Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp. 2.2 Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho được đánh giá theo trị giá thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình xuất nhập vật liệu 2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.2.1.1Giá thực tế vật liệu nhập kho Trị giá vốn của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: - Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản triết khấu thương mại, giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất Trường hợp vật tư mua và được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khâú trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các nục đích phúc lợi, các dự án thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. - Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. -Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là tri giá vốn thực tế vật của liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng với số tiền phải trả cho người gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Nhận vật tư do góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá do hôi đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí khác khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư. - Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Nhập vật tư do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh khác. 2.2.1.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho là không giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán phải tính toán, xác định được giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: * Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính như sau: Giá thực tế xuất kho= Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số nhập trong kỳ. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân gia quyền có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập- xuất kho, do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. * Tính theo giá thực tế nhập trước- xuất trước : Theo phương pháp này trước hết, ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số đã xuất đợt trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. * Tính theo giá thực tế nhập sau- xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng tồn kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần tồn đầu kỳ. * Tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thưc tế xuất kho. 2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vât liệu nhiều, tình hình nhập- xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần, đợt nhập nhưng quá tốn kém, nhiều chi phí. Để nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập- xuất hàng ngày. Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập- xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành như sau: Trước hết xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu (H). Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn ĐK + Giá hạch toán nhập trong kỳ H = Sau đó tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá: Giá trị vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán của VL xuất dùng x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá (trong trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm, hoặc cả loại vật liệu. Từng cách đánh giá và phương pháp tính giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định, do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp. III/ Kế toán chi tiết vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại nhóm, thứ...và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập- xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. 1. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm : Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn GTGT- MS 01 GTKT – 2LN Hoá đơn bán hàng mẫu 02-GTKT – 2LN Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và các cá nhân có liên quan. 2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ ( thẻ) kho. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư. ... Sổ (thẻ) kho (mẫu số 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho của từng vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập- xuất- tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày về tình hình biến động về số lượng, giá trị và chất lượng của từng thứ vật liệu trong từng kho và trong toàn doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho số lượng được khớp đúng giữa sổ sách và hiện vật và việc ghi chép của thủ kho và cảu phòng kế toán. Hiện nay ở các doanh nghiệp thường sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song: Phương pháp này thực hiện theo nguyên tắc ở kho là ghi chép về mặt số lượng còn ở phòng kế toán ghi cả về số lượng và giá trị. a. Tại kho: việc ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhâp- xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc phòng kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu trong phòng kế toán. b. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ dưới đây (1) (1) Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (2) (2) (3) (4) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. + Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệpcó ít chủng loại vật tư, hàng hoá; việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương pháp này sẽ áp dụng ngày càng nhiều rộng rãi. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a. ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ kho. b.Tại phòng kế toán: Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư,hàng hoá theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư hàng hoáđược ghi vào một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho. Kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn thiện chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “ bảng kê nhập” , “ bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (2) (3) (3) (4) Bảng kê nhập Bảng kê xuất (2) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng : +Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng và hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. +Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, tình hình theo dõi nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 3.3. Phương pháp sổ số dư: Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ để tính trên thẻ kho sang”sổ số dư” vào cột số lượng. “ Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được lập cho cả năm. Trên “ sổ số dư “, vật tư hàng hoá được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép. Tại phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế tóan ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kết toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật tư hàng hóa để ghi chép vào cột “ Số tiền” trên “ Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập” và “ Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư hang hoá để ghi vào “ bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hoá tương ứng để tính ra số tiền g._.hi vao cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên”Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau (trang bên). Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ số dư (1) (1) (2) (3) (3) (4) Bảng kê nhập Bảng kê xuất (2) Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (4) (6) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Trong đó: c. Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép cho kế toán chỉ ghi theo nhóm vật tư, hàng hoá. Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên viẹc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho. Công việc giàn đều trong tháng + Nhược điểm Kế toán chưa theo dõi chi tiết từng thư vật tư hàng hoá nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ vật tư, hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho; Việc kiểm tra, phát hiên sai sót nhầm lẫn giữa kho và phàng kế toán rất phức tạp + Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Iv. Kế toán tổng hợp vật liệu. Vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành (theo QĐ1141/TC/QĐ/CTKT ngày 1/11/`1995). Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là : Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, đối với vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phương pháp kế toán tổng hợp cũng được tiến hành theo một trong hai phương pháp thuộc chế độ quy định. Sau đây là nội dung cụ thể của từng phương pháp. 1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên : Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các vật liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp KKTX được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra, giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. 1.1 Tài khoản kế toán sử dụng Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên chứng từ kế toán được phản ánh trực tiếp vào các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh tới giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu. Để tiến hành hạch toán vật liệu kế toán sử dụng tài khoản sau: TK 152” Nguyên liệu vật liệu”: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu Kết cấu cơ bản của TK này như sau Bên nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ + Số tiền giảm gía, chiết khấu thương mại hàng mua + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư Nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: TK 1521- Nguyên liệu vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 – Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4… tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp TK 151: “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho Kết cấu TK 151: Bên Nợ ghi: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường Bên Có ghi: + Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay; Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ TK 331: “Phải trả cho người bán” Tài khoản này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ theo hợp đồng đã ký kết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK 331 cần được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể: từng người bán, từng nhà cung cấp. TK 133:” Thuế GTGT được khấu trừ” Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ. TK 133 có hai TK cấp 2: TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ cuả TSCĐ Ngoài các TK nêu trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư, hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan: TK 111:” Tiền mặt” TK 112:” Tiền gửi ngân hàng:” TK 141:”Tạm ứng” TK 128:”Đầu tư ngắn hạn khác” TK 222:”Góp vốn liên doanh” TK 411:”Nguồn vốn kinh doanh” TK621:”Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK 627:”Chi phí sản xuất chung” TK 641: ”Chi phí bán hàng” TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” 1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu Vật liệu trong doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau: tăng do mua ngoài, do tự có, thuê ngoài gia công, tăng do nhân gia công, nhận vốn góp liên doanh. Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận, nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập kho, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Ngược lại, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu là do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý doanh nghiệp, góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhượng bán lại và một số nhu cầu khác… Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu cũng phải được lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo đối tượng sử dụng và tính giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu kế toán chi tiết. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng, giảm vật liệu được tiến hành theo sơ đồ sau: Ghi chú: Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì không phản ánh qua TK 133 trên sơ đồ Sơ đồ Kế toán tổng hợp vật liệu theo TK 621 NK hàng đang đi đường ĐK Xuất dùng cho trực tiếp SX Giá thanh toán chưa có VAT TK 111,112,141,331 TK 627,641,642,214 Xuất cho QL,SX,bán hàng,... TK 151 Thuế nhập khẩu TK 333 TK 632,157 Xuất bán, gửi bán Nhận góp vốn LD, CP TK 411 Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 TK 154 Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 128,222 Nhận lại góp vốn liên doanh TK 338(3381) Phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 138(1381) TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 412 Số dư cuối kỳ: xxx Tài khoản 152 phương pháp kê khai thường xuyên ( Thuế VAT theo Phương pháp khấu trừ) 2. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá nhập kho, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ Sau đó, căn cứ vào đơn giá xuất theo phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. 2.1 Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 152: Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng các tài khoản 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên liệu vật liệu tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ. Kết cấu tài khoản 152: Bên Nợ ghi: Kết chuyển giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Bên Có ghi: Kết chuyển gía vốn thực tế của nguyên vật liêu tồn kho cuối kỳ Số dư cuối kỳ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611: “Mua hàng” Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá tăng, giảm trong kỳ. Kết cấu của TK 611: Bên Nợ ghi: + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ; + Trị giá vốn của vật tư, hàng hoá tăng trong kỳ Bên Có ghi: +Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ; + Trị giá vốn thức tế của vật tư, hàng hóa giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2: -TK 6111: “Mua nguyên vật liệu” -TK 6112: “Mua hàng hoá” Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác giống phương pháp kê khai thường xuyên như: TK 111,112,113,331,411,...,621,632,151,... 2.2 Phương pháp kế toán tổng hợp vật liêu Theo phương pháp này kế toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định trị giá thực tế vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Để xác định được giá trị thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu đối tượng, kế toán phải kết hợp số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành theo sơ đồ sau: Ghi chú: Nừu doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì không phản ánh qua TK 133 trên sơ đồ. Sơ đồ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp Kiểm kê định kỳ ( Thuế VAT theo Phương pháp khấu trừ) TK 151,152 Kết chuyển giá trị vật liệu Mua trả TK 111,112 Chiết khấu mua hàng được hưởng TK 151,152 Thuế nhập khẩu TK 333 TK 632 Xuất bán Nhận góp vốn LD, CP TK 621 Thiếu hụt, mất mát TK 111,112,138 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 412 TK 611 “Mua hàng” tồn đầu kỳ Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ giảm giá, hàng mua trả lại tiền ngay TK 331 có VAT ồ giá tt chưa TK 331 TK 411 TK 133 Thuế Vat đầu vào phải nộp hàng tháng Số VAT khấu trừ Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD TK 111,112,141,138 Chương II Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần May Hồ Gươm. I./. đặc điểm tình hình chung của Công ty cổ phần may Hồ Gươm 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1 Đặc điểm hoạt động của công ty may Cổ phần may Hồ gươm. - Tên đơn vị : Công ty Cổ phần may Hồ Gươm - Tên giao dịch : HOGUOM GARMENT COMPANY - Tên viết tắt : HOGACO - Trụ sở chính của công ty : 201- Trương Định - Hai Bà Trưng - Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn : Chủ sở hữu - Hình thức hoạt động : Sản xuất kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty cổ phần may Hồ gươm được đổi tên từ Công ty may Hồ gươm theo Quyết định số 73/1999/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2000. Công ty may Hồ gươm thành lập theo Quyết định số: 575/QĐ-TCCB ngày 22/04/1997 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam nguyên là Xí nghiệp may thời trang Trương định - Xí nghiệp thành viên của Công ty dịch vụ thương mại số I trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam được xây dựng trên cơ sở xưởng may 2 của Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may phía Bắc thuộc Tổng công ty sản xuất - xuất nhập khẩu may ( đã giải thể và sát nhập ). Hiện nay, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã có 3 xí nghiệp thành viên đặt tại Hà Nội, Hưng Yên, Hải Phòng với gần 2500 cán bộ công nhân viên, trên 2400 máy may công nghiệp, máy chuyên dùng hiện đại của Nhật, Đức,...chuyên sản xuất một số mặt hàng chủ yếu như: áo sơ mi, áo jăcket, quần âu, Jean, quần áo trẻ em,áo váy... Cùng với sự mở rộng quan hệ giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực cũng như trên toàn thế giới , Công ty Cổ phần may Hồ Gươm cũng không ngừng tự hoàn thiện, đổi mới máy móc, trang thiết bị, mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm khai thác và mở rộng thị trường Quốc tế. Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty hiện nay là Châu Âu, Nhật, và một số nước Trung Mỹ. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự điều tiết vĩ mô của nhà nước cũng như sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên., công ty Cổ phần may Hồ Gươm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu của công ty Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 Kế hoạch 1. Tổng doanh thu Tr.đồng 42.392 77.000 100.000 2. Giá trị SXCN Tr.đồng 31.061 56.542 72.000 3. Tổng thu nhập Tr.đồng 9.608 14.402 17.903 4. Thu nhập b. quân đồng/1ng 775.844 815.331 900.000 . Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty cổ phần May Hồ Gươm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ may quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hội đồng quản trị Kế toán trưởng Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng KH - XNK Phòng Kỹ thuật Phòng KTTV Phòng Kinh doanh Văn phòng Cơ sở 1 Cơ sở 2 Cơ sở 3 Lượng cán bộ, công nhân viên được bố trí như sau: Hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Phòng kế toán. Phòng kỹ thuật. Văn phòng công ty Phòng quản lý xưởng Phân xưởng sản xuất. * Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. * Tổng Giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty là người điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. a. Phòng Kế hoạch -xuất nhập khẩu: Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và ngoài nước, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật tư. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật tư đạt hiệu quả cao nhất. b. Phòng kế toán tài vụ: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đuúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty. Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính. Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn. Đồng thời là lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v... Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho người quản lý để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. c. Phòng kỹ thuật - KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty, quản lý các việc các hoạt động của công ty. Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm. Tiến hành nghiên cứu chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới, đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty. Và tổ chức các cuộc kiểm tra xác định trình độ tay nghề của công nhân viên..vv.. d. Văn phòng công ty: Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xưởng, tổ sản xuất và giải quyết các vấn đề chế độ hành chính đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân. Phụ trách các hạng mục đầu tư về cơ sở vật chất trong công ty. Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn anh ninh trật tự trong công ty. e. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm khách hàng trong nước, thiết kế mẫu trong nước. Phụ trách khâu bán hàng nội địa. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty Cổ phần may Hồ Gươm có các xí nghiệp thành viên, xong các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân, không tổ chức hạch toán riêng, Xuất phát từ đặc điểm trên để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung toàn công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán... Tại các xí nghiệp có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện, hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ, thu thập ghi chép vào sổ kế toán. Cuối tháng chuyển chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán tài chính của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Về mặt nhân sự bộ máy kế toán gồm có: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán và các nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán khác như: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán doanh thu... Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ sau: + Hướng dẫn, kiểm tra, thu thập đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán + Giúp tổng giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong Công ty ghi chép đầy đủ, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như mọi lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán toàn Công ty. + Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán vật tư, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ. Kế toán tiền gửi ngân hàng, doanh thu bán hàng Kiêm kế toán nguồn vốn, công nợ,.... Kế toán tiền mặt ă Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt nam đồng (VNĐ). Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi sang các đồng tiền khác: Theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá lại TSCĐ: Theo quy định của Nhà nước. + Phương pháp khấu hao: Theo thông tư số 1062/TC/QĐ CSTC ngày 14/01/1996 của Bộ Tài chính. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Theo thành phẩm nhập kho. + Phương pháp xác định hàng tồn kho: Cuối kỳ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp áp dụng tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định của Nhà nước. 4. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật cơ bản ảnh hưởng đến quá trình quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. 4.1 Phương hướng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, ngành dệt may Việt Nam đã xây dựng chương trình “đầu tư phát triển tăng tốc”mười năm(2001-2010),nhằm tăng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt maycả nước lên 2 đến 4 lần: tổng số lao động đạt 3-4 triệu người và nâng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm từ 25% năm 2000 lên 50% vào năm 2005 và 75% vào năm 2010. Trong đó công ty Cổ phần may Hồ Gươm- một thành viên thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam cũng xây dựng phương hướng cà những nhiệm vụ chủ yếu trong thời kì đổi mới: -Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động,đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, phát triển thêm những loại sản phẩm mới. Mở rộng thị trường, phát triển thêm những thị trường mới,đẩy mạnh xuất khẩuvà tăng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm. Ngoài việc sản xuất một số mặt hàng chủ lựcnhư: áo jăcket, á sơ mi, quần âu, Công ty sản xuất và tiến hành kinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy môkinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy mô, nâng cao đời sống và tạo thêm việc làm cho cán bọ công nhân viên của công ty. Để thực hiện các nhiệm vụ này, hàng năm công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanhvà cứ mỗi cuôií kì đều kiểm tra nghien cứu điều chỉnh. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được xác định, Công ty cần phải lỗ lực nhiều để dành thắng lợi trong cạnh tranh.Khi mà một số mặt hàng với nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất, gia công thì một yêu cầu đặt ra là công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải chặt chẽ, hợp lý tiết kiệm chính là biện pháp giúp công ty tăng được tính cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 4.2 Đặc điểm về sản phẩm Công ty Cổ phần may Hồ Gươm chuyên sản xuất quần áo xuất khẩu, hàng bán nội địa chiếm tỷ trọng rất nhỏ với danh mục sản phẩm tương đối đa dạng như áo jắcket,áo sơ mi, áo măng tô, quần âu, quần jean, quần áo trẻ em các loại... Sản phẩm may là loại san phẩm mà thực thể của nó chủ yếu là nguyên vật liệu: vải các loại, bông, xốp... còn phụ liệu chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ. Tuy nhien với các hình thức sản xuất khác nhaucũng như sự đa dạng về chủng loại sản phẩm dẫn đến tỷ lệ nguyên phụ liệu cũng khác nhau. Hơn nữa, tỷ lệ này lai luôn thay đổi, do vậy đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, lô hàng là hết sức phức tạp, làm sao vừa đảm bảo đúng yêu cầu mẫu mã, chất lượng ma vẫn có thể sử dụng nguyên phụ liệu một cách tiết kiệm nhất. Sản phẩm sản xuất với nhiều công đoạn, dây truyền sản xuất phức tạp có nhiều sản phẩm dở dang. Yêu cầu về tính thời trang, mẫu mốt và hình thức của sản phẩm tương đối cao. Từ những đặc điểm chính nêu trên ta có thể thấy đẻ quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, tiíet kiệm hợp lý trước hết phải quan tâm tơí những đặc tính riêng có của sản phẩm may để từ đó có những biện pháp thích hợp trong công tác quản lý và tính toán định mức của từng loại sản phẩm. 4.3 Đặc điểm về nguyên vật liệu sử dụng Với các hình thức sản xuất khác nhau, đa dạng của sản phẩmdo đó nguyên vật liệu sử dụng của công ty cũng rất đa dạng và phong phú. Có thể chia nguyên vật liệu của công ty thành hai loại chính: nguyên vật liệu do hãng gia công chuyển sang và nguyên vật liệu do công ty mua ngoài. Vì chủ yếu nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất hàng xuất khẩu do vậy đòi hỏi công tác bảo quản nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. 4.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Trong một doanh nghiệp sản xuất vấn đề tăng năng xuất, chất lượng của sản phẩm có hay không, điều đó phụ thuộc vào dây chuyền công nghệ để sản xuất ra sản phẩm đó có cao hay không. Tuy nhiên do điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể tổ chức quy trình công nghệ cho phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp. Từ những điều kiện của công ty mình Công ty cổ phần May Hồ Gươm đã tổ chức cơ cấu sản xuất gồm phân xưởng sản xuất chính, đó là các phân xưởng may. Trong mỗi phân xưởng lại được chia thành từng tổ. Quá trình sản xuất sản phẩm tiến hành theo trình tự sau: + Tại tổ cắt vải được trải ra sau đó đặt mẫu, đánh số, ký hiệu và từ đó cắt thành những sản phẩm sau đó những bán thành phẩm đó được chuyển sang tổ may( hoặc tổ thêu nếu có yêu cầu. + Tại các tổ may các bán thành phẩm của tổ cắt được tiến hành may theo những công đoạn từ may tay, may cổ, may thêu v.v. theo dây chuyền. + Sau cùng là bước hoàn thành sản phẩm, sản phẩm sau khi may xong được chuyển sang tổ là, KCS. Sau đó được đóng gói, đóng kiện và nhập vào kho thành phẩm. Trong quá trình sản xuất (may) sản phẩm, các tổ may phải sử dụng một số loại nguyên vật liệu phụ ví dụ như: chỉ may, phấn, cúc, khoá, nhãn mác... Quy trình sản xuất sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau: Nguyên vật liệu (vải) Cắt - Trải vải - Cắt pha - Cắt gọt - Đánh số May - May cổ - May tay ... - Ghép thành SP Thuê, giặt, mài Nhập kho thành phẩm Đóng gói, đóng kiện Là,KCS, hoàn thiện sản phẩm Vật liệu phụ Sản phẩm của công ty là hàng may mặc, do vậy đối tượng chủ yếu là vải. Từ nguyên liệu vải thô ban đầu để trở thành sản phẩm hoàn thiện phải trả qua các công đoạn như: Cắt, may, là, đóng gói,... Riêng đối với các mặt hàng có nhu cầu tẩy, mài hoặc thêu thì trước khi là và đóng gói còn phải trải qua giai đoạn tẩy, mài hoặc thêu. 4.5 Đặc điểm về thị trường của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. 4.5.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty Qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay Công ty đã thiết lập được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và có quan hệ với hơn 20 nước trên toàn thế giới. Thị trường chủ yếu là Mỹ và một số nước Châu Âu. Ngoài ra Công ty còn đang mở rộng về quy mô tiêu thụ nội địa với các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm, các đại lý rộng khắp. Để mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty còn có các chính sách ưu đãi về giá, tỷ lệ hoa hồng… Đặc biệt là thị trường Châu Mỹ đang được mở ra và thị trường một số nước Đông Âu đang được khôi phục. Tuy nhiên để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tăng trưởng ổn định thì một yêu cầu đặt ra là công tác tổ chức quản lý kinh tế phải chặt chẽ. Trong đó việc quản lý và hạch toán yếu tố nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng giúp tăng sức cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.5.2. Thị trường cung ứng nguyên vật liệu của Công ty. Tuy là một công ty chuyên sản xuất hàng gia công xuất khẩu nhưng tỷ lệ sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa ngày một tăng lên. Do vậy hàng năm Công ty sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn với các nguồn cung ứng đa dạng cả trong nước và nhập khẩu nước ngoài như: Công ty Dệt Nam Định, Công ty Việt Tiến, Công ty Dệt 8/3, Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty vật liệu may Nha Trang, Công ty Kim Won Hàn Quốc một số Công ty của Singapore, Đài Loan… Vì vậy khi mà mua nguyên vật liệu Công ty cũng phải chịu sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thế giới, hơn nữa khi nhập từ nước ngoài về Công ty còn gặp phải một số trở ngại như: thủ tục hải quan, thuế khoá,… gây ứ đọng vốn, thời gian kéo dài, có thể đình đốn sản xuất. Xuất phát từ những khó khăn trên, Công ty đã chủ động ký kết các hợp đồng cung ứng dài hạn với một số khách hàng chuyên sản xuất nguyên vật liệu mà Công ty cần sử dụng trong sản xuất. Một yêu cầu tất yếu đặt ra phải có sự quản lý và hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, đặc biệt là khâu mua, tiếp nhận nguyên vật liệu khi nhập khẩu hoặc mua trong nước. II- Thực trạng công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. 1. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm là vừa sản xuất hàng gia công xuất khẩu, sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa do vậy mà đặc điểm về nguyên vật liệu của Công ty cũng rất đa dạng. Đối với các hợp đồng gia công thì nguyên vật liệu chủ yếu là do bên gia công gửi sang, chỉ có một phần nhỏ nguyên vật liệu có thể bên đặt gia công nhờ mua hộ. Đối với nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa thì Công ty tự mua ngoài (cả trong nước và nhập khẩu ở nước ngoài). Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm chủ yếu ở dạng: vải các loại, bông, xốp, chỉ may, cúc áo, khoá các loại… Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lượng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý. Đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng và thực thể còn đối với nguyên._.