Tổ chức công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội

ông ty . 14 4. Đặc điểm về lao động của Công ty 16 IV . Một số đặc điểm kinh doanh của Công ty . 19 1 . Đặc điểm về lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng kinh doanh 19 2 . Đặc điểm về nguồn vốn . 20 3. Các chỉ tiêu về tình hình tài chính và một số kết quả sản xuất kinh doanh đạt được của Công ty 21 Phần II : Thực trạng công tác Quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại Công ty. 22 I . Một số vấn đề lý luận chung về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá . 22 1. Quan niệm về tiêu thụ . 22 2. Vai trò của công tác tiêu thụ sản phẩm hang hoá . 22 3. Các hoạt động chủ yếu của công tác tiêu thụ . 23 4. Phương thưc tiêu thụ sản phẩm . 23 II . Phân tích thực trạng công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm ở công ty 23 1 . thị trường tiêu thụ . 23 2 . Phân tích công tác nghiên cứu và xác định thị trương mục tiêu . 25 2.1 Công tác nghiên cứu thị trương . 25 2.2 Xác định thị trường mục tiêu phân đoạn thị trường . 26 3 . Phân tích công tác xây dựng chiến lược và kê hoạch tiêu thụ sản phẩm 27 3.1 Công tác xây dựng chiến lược . 27 3.2 Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm . 28 4 . Phân tích tổ chức mạng lưới tiêu thụ . 28 4.1.Lựa chọn kênh phân phối . 28 4.2 Lựa chọn các phần tử trong kênh phân phối . 30 4.3. Các hoạt động xúc tiến bán hàng . 30 4.4. Quan hệ quần chúng và khuyếch trương khác . 31 5.Tổ chức tiêu thụ sản phẩm . 31 5.1. Tổ chức mạng lưới bán hàng . 31 5.2. Tổ chưc lựa chọn nhân viên . 32 III . Đánh giá tình hình tiêu thụ sản phẩm . 32 1 . Phân tích khối lương tiêu thụ sản phẩm qua các năm . 32 2 . Phân tích các chỉ tiêu doanh thu tiêu thụ lợi nhuận . 34 Phần III : Một số kiến nghị và giải pháp chủ yếu để đẩy Mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ở Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội 37 I . Đánh giá chung về công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty . 37 1 . Thuận lợi . 37 2 . Khó khăn và thử thách . 38 II . Định hướng phát triển . 39 1. Mục tiêu . 39 2. Phương hướng hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ở Công ty . 39 3. Kế hoạch, mục tiêu phấn đấu năm 2003 40 III . Một số giải pháp đẩy mạnh tốc độ hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng của Công ty. 40 1.Tổ chức áp dụng chiến lược Marketing và hoạt động nghiên cứu thị trường. 40 2. Phát triển mạng lưới tiêu thụ sản phẩm hợp lý . 41 3.Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên, phổ biến kiến thức liên quan đến tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. 42 4. Hoàn thiện chiến lược và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. 42 IV. Một số ý kiến nhằm thực hiện và hoàn thành công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Công ty. 43 1. Nhận xét chung. 43 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thành hơn nữa công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá 44 2.1. Về phía Nhà nước. 44 2.2. Về phía Công ty . 44 Kết luận. 46 Lời Mở Đầu Trong giai đoạn hiện nay, cùng với xu thế vận động của thế giới, hội nhập hợp tác liên minh trên mọi lĩnh vưc: đời sống, kinh tế, xã hội để cùng phát triển, nền kinh tế Việt Nam đang từng bước “ thay da đổi thịt” dần hoà nhập vào cộng đồng nền kinh tế thế giới, khắc phục nguy cơ tụt hậu xa hơn nền kinh tế so với các nước xung quanh. Đặc biệt với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ta, duy trì cơ chế thị trường, nhằm thúc đẩy tận dụng tối đa các nguồn lực trong nuớc và ngoài nước để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, đời sống nhân dân tích luỹ trong nước và xuất khẩu tăng thu nhập quốc dân kích thích phát triển kinh tế xã hội. Ngay từ khi luật doanh nghiệp đi vào hoạt động có hiệu lực (tháng 1/2002) đã khẳng định một bước đổi mới trong hệ thống pháp lý tạo ra môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức mạnh nền kinh tế. Từ thực tế cho ta thấy, số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngày càng tăng, bên cạnh đó việc tiêu thụ các sản phẩm hàng hoá là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp. Bởi vậy, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những có nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản xuất sản phẩm mà phải tổ chức tốt khâu tiêu thụ hàng hoá. Mục tiêu hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp là theo đuổi lợi nhuận. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để doanh nghiệp theo đuổi hoạt động kinh doanh thành công và làm ăn có hiệu quả trong môi trường cạnh tranh gay gắt, tài nguyên khan hiếm như hiện nay. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào hoạt động quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá sẽ đảm bảo yêu cầu trong quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, nó là tấm gương phản chiếu hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp có một chiến lược tiêu thụ hàng hoá hợp lý, hàng hoá được tiêu thụ nhiều trên thị trường thì doanh nghiệp mới có điều kiện để tồn tại và phát triển. Ngược lại, chiến lược tiêu thụ sản phẩm hàng hoá không đúng đắn, doanh nghiệp không có khả năng thu hồi vốn, có thể lâm vào tình trạng khó khăn và từ đó dẫn đến phá sản . Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý tiêu thụ đối với Công ty. Trong quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội em nhận thấy vấn đề quản lý tiêu thụ là vấn đề bức xúc được toàn thể công ty quan tâm đến. Vì vậy em đã chọn đề tài báo cáo của mình là : “Tổ chức công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội”. Với mục đích khảo sát thực trạng công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ở Công ty . Trên cơ sở phân tích thực trạng đó , em sẽ rút ra những tồn tại khó khăn của Công ty để từ đó đưa ra một số kiến nghị về phía doanh nghiệp và về phía Nhà nước nhằm đẩy mạnh công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Công ty , góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Nội dung của phần báo cáo ngoài phần mở đầu và phần kết luận được chia thành 3 phần chính sau: Phần I : Khái quát chung về Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội Phần II : Thực trạng công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội Phần III : Một số kiến nghị về công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội . Trong quá trình thực hiện chuyên đề quản lý của mình em đã hết sức cố gắng, mặc dù vậy chuyên đề không thể tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Vì vậy em mong được các thầy cô giáo cùng các chú cán bộ nơi Công ty em thực tập đóng góp ý kiến để bài viết của em hoàn thiện hơn . Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo phụ trách: Trần Hoàng Long, cô giáo chủ nhiệm: Phùng Thị Lan Hương cùng các Thầy cô giáo trong khoa, các cô chú, anh chị cán bộ trong Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội, nơi em thực tập đã giúp đỡ chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề quản lý này. PHần I : đặc điểm chung của công ty thương mại xuất nhập khẩu hà nội I . Quá trình hình thành và phát triển của Công ty : Vào giữa những năm 80, nền kinh tế quan liêu bao cấp đòi hỏi phải được phát triển và mở rộng để đáp ứng, thoả mản những nhu cầu thiết yếu đang gia tăng của người dân. Trước tình hình như vậy, cùng với sự ra đời của nhiều công ty dịch vụ khác. Công ty dịch vụ Hai Bà Trưng đã được thành lập dựa trên quyết định số 316/QĐ - UB ngày 19 – 05 – 1983 của Nhà nước . đến ngày 01/05/1985, Công ty dịch vụ Hai Bà Trưng chính thức đi vào hoạt động, trụ sở được đặt tại 53 Lạc Trung - Hà nội, kinh doanh các mặt hàng như : đồ dùng gia đình , nông sản thực phẩm và điện tử điện lạnh. Quá trình hoạt động của Công ty được chia làm 3 giai đoạn: Sau hơn 15 năm hoạt động để phù hợp với tính chất và nhiệm vụ kinh doanh, Công ty xuất nhập khẩu Hai Bà Trưng được đổi thành Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội. Công ty có tên giao dịch quốc tế là: HANOI COMMER CICAL AND IMPORT EXPORT COMPATY. Tên viết tắt: HACIMEX. Điện thoại : 04 9434753 – 04 9434746 . fax : 04 9434754. Trụ sở giao dịch tại 142 – Phố Huế – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Tài khoản : 001000673- 1. 1/ Giai đoạn thứ nhất( từ 1985 đ 1987) : Công ty hoạt động dựa trên sự cung ứng hàng hoá, vốn của Nhà nước. Qúa trình hoạt động kinh doanh dựa trên chỉ tiêu, pháp lệnh của Nhà nước. Việc hạch toán kinh doanh chỉ là xa vời chưa được thực hiện. 2/ Giai đoạn thứ hai (từ 1987 đ 1993) : Nền kinh tế quan liêu bao cấp bế quan toả cảng đã bộc lộ những mặt trái của nó, đình trệ sự pháp triển đòi hỏi sự thay đổi của nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước để phù hợp với xu thế của thời đại. Việc hoạt động dựa trên sự bao tiêu toàn bộ đầu vào của nhà nước không còn được thực hiện nữa. Công ty phải tự chủ trong hoạt đông kinh doanh của mình dựa trên nguồn vốn ban đầu được cấp. Hoạt động chính của Công ty trong thời gian này là mua hàng sản xuất trong nước và bán ra nước ngoài và bán ra thị trường các sản phẩm: điện tử, điện lạnh, đồ dùng gia đình. Sự chuyển đổi hoạt động như vậy khiến Công ty gặp nhiều khó khăn, Công ty không những phải tìm nguồn hàng, thị trường phù hợp mà còn phải cạnh tranh với các tổ chức kinh tế khác có cùng loại hình hoạt động. 3/ Giai đoạn thứ 3(từ 1993 đ đến nay ): Xu thế hội nhập , giao lưu để đón nhận tinh hoa, công nghê hiện đại giới thiệu nhưng sản phẩm của mình ra bên ngoài sẽ là cơ hội để đất nước phát triển, tạo sức sống cho nền kinh tế, “ đi tắt , đón đầu” bắt kịp với thế giới. Cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế và được sự tín nhiệm của Nhà nước năm 1993 theo quyết định cuả Nhà nước, Công ty dịch vụ Hai Bà Trưng (tên giao dịch HABAMEX CO ). Nhưng phải đến năm 2001 theo quyêt định số 812/QĐ - UB Công ty mới được mang tên chính thức là Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội ( HACIMEX) . Sự ra đời của công ty đã góp phần đáp ứng nhu cầu vê hàng hoá tiêu dùng, nguyên liệu máy móc cho sản xuất trong nước, khai thác mọi tiềm năng sẵn có , mặt mạnh của quốc gia, vươn mình ra thị trường quốc tế, góp phần cho công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước . Trong hoạt động kinh doanh Công ty chủ động tạo vốn tư nguồn vốn bổ xung và vay ngân hàng.Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty đã cho phép các cửa hàng chủ động tìm kiếm thị trường và tự ký các hợp đồng đại lý với bạn hàng. Ngoài ra Công ty cũng chủ động ký các hợp đồng xuất nhập khẩu với nước ngoài, thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế do bạn hàng uỷ thác, tích cực đầu tư với các bên liên doanh khác. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm 106 người có trình độ năng lực phù hợp với nhiệm vụ của mình, nhiệt tình trong công tác cùng với những chiến lược kinh doanh có hiệu quả Công ty đã thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra và đã trở thành một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có doanh thu và có kim ngạch lớn nhất ở Hà Nội. Điều này có thể thấy thông qua các chỉ tiêu trích từ báo kết quả kinh doanh trong những năm gần đây như sau II . Chức năng, vị trí, nhiệm vụ của công ty trong nền kinh tế: Chức năng : - Chức năng về mặt quản lý: với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ và ý thức tự giác trong công việc nên công tác quản lý của công ty thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội tương đối chặt chẽ . Chức năng quản lý của công ty là tập hợp các hoạt động có vai trò điều hành công ty cũng như việc xác định những mục tiêu mà công ty sẽ đạt tới và những phương hướng, biện pháp, hành động cụ thể nhằm đưa hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty đi vào nề nếp . Điều này tác động rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm đưa lợi nhuận của Công ty ngày càng tăng lên. - Chức năng của kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu: Hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu thương gồm 2 giai đoạn : mua hàng nhập khẩu từ nước ngoài và bán hàng nhập khẩu ở trong nươc. Do đó công tác kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu có chức năng : ghi chép, phản ánh, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá, sự biến động của các loại vấn đề thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hoá , giảm chi phí lưu thông , phát hiện ngăn ngừa những sai phạm trong việc thực hiện chính sách của nhà nước . - Chức năng của bộ máy của Công ty : Với chức năng lưu trữ , xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho Ban giám đốc của Công ty về tình hình công tác kế toán nói chung và tình hình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng đã thực hiện khác tốt được nhiệm vụ của mình, công tác kế toán được thực hiện (tiến hành) đúng tiến độ và chính xác. Đây là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, đóng góp đáng kể vào nhưng thành công của Công ty trong hiện tại và tương lai - Chức năng bảo quản sản phẩm hàng hoá nhập khẩu: Khi Công ty nhập khẩu sản phẩm hàng hoá, sản phẩm hàng hoá của Công ty được bảo quản hợp lý không có trường hợp nào bị hỏng hay bị biến dạng khi đem ra tiêu thụ .Đây cũng là là một yếu tố quan trọng làm cho lợi nhuận của công ty tăng lơn. - Chức năng quản lý nhân sự : việc quản lý vê nhân sự rât được ban lãnh đạo của Công ty quan tâm, tạo mọi điều kiện tốt nhất để cán bộ công nhân viên yên tâm công tác và luôn có chế độ chính sách hợp lý đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. - Chức năng về tài chính : Công ty có số vốn đầu tư ban đầu không được lớn kìm hãm sự phát triển phần nào của Công ty. Vì vậy điều cần thiết là phải huy động vốn nhiều hơn và Nhà nước cần có sự quan tâm hơn để tình hình tài chính của Công ty tăng nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất của Công ty có hiệu quả cao hơn. - Chức năng của việc tiêu thụ hàng hoá: Tiêu thụ hàng hoá là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ. Đây là kết quả cuối cùng của họat động sản xuất kinh doanh . Như vậy, tiêu thụ có chức năng thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.Tiêu thụ là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường thì tiêu thụ còn có chức năng rộng hơn là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầc khách hàng tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu cuả khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất . 2/ Vị trí của Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội . Công Ty Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội là một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp . Dù mới hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trong hơn 10 năm qua – là một khoảng thời gian không dài nhưng công ty dần khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Là một công ty hoạt động trong một lĩnh vực khá mới mẻ, lại phải đối mặt với sự cạch tranh quyết liệt không ngừng của cơ chế thị trường, công ty hiểu rõ được rằng “ Thương trường là chiến trường” và phải nỗ lực bằng chính sức lực của mình với một quyết tâm cao độ mới có thể năng cao hiệu quả kinh doanh. Điều này khiến công ty đã phải đạt ra chiến lược kinh doanh trước mắt và lâu dài cho phù hợp vơí tình hình mới, đồng thời xây dựng một đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực nhiệt tình với công việc. Vì vậy cho đến nay, công ty đã mở rộng mạng lưới tiêu thụ ở nhiều nơi của Hà Nội và một số tỉnh khác. Mặt hàng của công ty ngày càng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cả về chủng loại và chất lượng. Bên cạnh đó, Công ty cũng thiết lập và mở rộng quan hệ với nhiều nhà cung cấp nước ngoài và tạo được uy tín với bạn hàng. Là một công ty cung cấp những máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại, đẩy nhanh quá trình xây dựng vật chất kỹ thuật, thúc đẩy quá trình chuyển từ lao động thủ công sang lao động máy móc, từ đó tác động mạnh mẽ đến công cuộc CNH – HĐH đất nước. Vì vậy Công ty có một vị trí rất quan trọng và không thể thiếu trong nền kinh té thị trường ở Việt Nam hiện nay. 3/ Nhiệm Vụ Của Công Ty Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội : Công ty Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội là một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và dịch vụ tổng hợp có tư cách pháp nhân, tự chủ về nguồn vốn kinh doanh . Công ty ra đời có nhiệm vụ cung cấp các mặt hàng phục vụ cho nhân dân thực nội thất, hàng hoá nông sản thực phẩm, hải sản quý, hoá chất, điện tử ,ô tô, xe hiện xuất nhập khẩu, kinh doanh các loại hàng hoá như : đồ dùng gia đình trang trí máy…với số lượng lớn, chất lượng cao. Để nâng cao chất lượng hoạt động, Công ty thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội có bốn cửa hàng trực thuộc Công ty đóng trên địa bàn Hà Nội thực hiện lưu chuyển hàng hoá nội địa. Công ty thương mại xuất nhập khẩu Hà Nội có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện các kế hoạch nhiệm vụ của Công ty theo cơ chế hiện hành, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn do Nhà nước cấp,tự tạo nguồn vốn tự trang trải về tài chính quản lý sử dụng đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn vốn đó, đồng thời tuân thủ đúng các chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty đã ký kết. Mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ với loại hình hoạt động mới nhưng được sự giúp đỡ của các cơ quan chức năng và sự tín nhiệm với nhiều bạn hàng trong nước, Công ty cũng không gặp nhiều khó khăn . Đặc biệt từ khi Mỹ xoá bỏ chế độ cấm vận với Việt Nam , Việt Nam là một trong những thành viên của khối ASEAN ra nhập khối SPEC và trong tương lai sẽ còn nhiều tổ chức kinh tế khác thì thị trường Việt Nam ngày càng sôi động, lĩnh vực ngoại thương được mở rộng. Bước phát triển này tác động đến mọi hoạt động trong nền kinh tế trong đó có Công ty Thương Mại XNK Hà Nội. Công ty đã nghiên cứu tìm hiểu thị trường và đưa ra kết quả kinh doanh phù hợp .Hoạt động XNK chiếm tỷ trọng lơn trong tổng doanh thu của Công ty Với phương châm duy trì , ổn định và phát triển nội địa, đẩy mạnh kim ngạch XNK mở rộng thị trường nước ngoài , phát ttriển mối quan hệ với nhiều nước trên thế giới bằng mọi cách, công ty đã vươn tầm hoạt động ra khắp nơi ở Hà Nội và tất cả các tỉnh trong cả nước, có thêm được nhiều khách hàng, đồng thời cũng mở rộng ngành nghề kinh doanh như: - Kinh doanh hàng điện tử dân dụng (tủ lạnh, điều hoà, máy giặt), điện lạnh, vải sợi, lương thực thực phẩm. - Kinh doanh XNK máy móc thiết bị xây dựng (máy công cụ, máy nén khí, máy xúc), VLXD, xi măng, sắt thép, hoá chất hàng điện máy, xe máy, các sản phẩm nông sản và đặc sản rừng … Sự ra đời của công ty đã góp phần đáp ứng những nhu cầu về hàng hoá tiêu dùng, NVL máy móc cho sản xuất trong nước , mở rộng sự hiểu biết về sản phẩm nước ngoài. Đồng thời đẩy mạnh sản xuất trong nước, khai thác mọi tiềm năng sẵn có , mặt mạnh của quốc gia vươn mình ra thị trường quốc tế góp phần cho công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước.Cửa hàng, tuyển chọn những nhân viên mới có trình độ, năng lực, đào tạo trong hoạt động kinh doanh Công ty chủ động tạo vốn từ nguồn vốn bổ sung và vay Ngân hàng. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty đã cho phép các cửa hàng chủ động tìm kiếm với thị trường và tự ký các hợp đồng đại lý với bạn hàng. Ngoài ra, Công ty cũng chủ động ký các hợp đồng XNK với nước ngoài, thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế do bạn hàng uỷ thác, tích cực đầu tư với các bên liên doanh khác. III. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Mô hình tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty: Mô hình quản lý là một yếu tố tối quan trọng, quyết định đến sự thành bại của bất kỳ tổ chức kinh tế nào. Để quản lý có hiệu quả, Công ty Thương Mại XNK Hà Nội đã từng bước củng cố tổ chức cơ cấu phòng ban, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên cũ của Công ty cho phù hợp với công việc và phục vụ cho kế hoạch lâu dài. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu tham mưu chức năng. Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là mối quan hệ phục tùng. Cấp dưới có trách nhiệm phục vụ cấp trên, bên cạnh đó còn có nhiệm vụ những quyết định có liên quan đến hoạt động sản xuất của Công ty. Các phòng ban quan hệ độc lập với nhau. Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên Giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch được triển khai từ trên xuống. Công ty có 7 phòng ban và 4 cửa hàng ở các địa điểm khác nhau trên địa bàn Hà Nội. Cơ cấu bộ máy quản lý và mối quan hệ của các phòng ban được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tài vụ Phòng XNK1 Phòng XNK2 Phòng KHTT Phòng kinh doanh Phòng GN và VC Các cửa hàng Phòng TCHC TT DV CS sức khoẻ 2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban : Giám đốc là người chỉ đạo chung, có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quoản lý toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương, chế độ chính sách của Nhà nước. Bên cạnh Giám đốc là hai Phó giám đốc cũng chịu trách nhiệm chỉ đạo các phòng ban do mình quản lý, giúp Giám đốc lắm vững tình hình hoạt động của Công ty để có kế hoạch và quyết định sau cùng, giải quyết các công việc được phân công. Phòng xuất nhập khẩu1( XNK1) và phòng xuất nhập khẩu 2( XNK2), với chức năng tìm hiểu thị trường, bạn hàng nước ngoài để từ đó ký kết các hợp đồng XNK trên những kế hoạch đã đề ra, giải quyết các vấn đề liên quan đến XNK. Phòng kế hoạch thị trường (KHTT) và phòng kinh doanh 3 (KD3) có nhiệm vụ nghiên cứu và tìm hiểu thị trường trong nước để có chiến lược kinh doanh lâu dài, tham mưu cho Ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ, theo dõi hoạt động của các cửa hàng. Ngoài ra còn thực hiện việc mua và bán hàng nhập khẩu. Phòng giao nhận và vận chuyển: có nhiệm vụ quản lý giao nhận và vận chuyển hàng hoá. Các cửa hàng: là mạng lưới lưu chuyển hàng hoá trong nứơc của Công ty, thực hiện việc buôn bán lẻ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Các chứng từ liên quan đên hoạt động kinh doanh đêu đươc giửi về Công ty làm công tác hoạch toán. Phòng tài vụ : tổ chức hoạch toán toàn bộ hoạt động XNK, kinh doanh giải quyết các vấn đề tài chính thanh toán , quyêt toán bán hàng , thu tiền, tiền lương , tiền thưởng , nghĩa vụ với Nhà nước và các vấn đề liên quan đến tài chính. đồng thời tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính . Phòng tổ chức hành chính: phụ trách hành chính, đối nội, đối ngoại , lưu chữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục công văn, tổ chức nhân sự đào tạo. Bên cạnh đó phòng còn chịu trách nhiệm liên quan đến con người, giải quyết điều hành nhưng chinh sách về người lao động. 3. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Thương Mại XNK - Hà Nội : Nhiệm vụ chung của phòng kế toán ( phòng tài vụ) là hoạch toán một cách chính xác đầy đủ và kịp thời những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến Công ty, từ đó phản ánh một cách chính xác chi phí kinh doanh, doanh thu tiêu thụ và kết quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, còn quản lý sử dụng và bảo toàn vốn được Nhà nước giao, xây dựng kế thu chi tiền mặt, nộp ngân sách Nhà nước. Kế toán cũng cung cấp các thông tin về quá trình kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sach cho Nhà nước, những sổ sách kế toán là những bằng chứng có tính chất pháp lý cho công tác kiểm tra, thanh tra các hoạt đông kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập chung. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp. Kế toán TGNH, các khoản vay . Kế toán các quỹ, TSCĐ và các khoản thu. Kế toán hàng hoá và thủ quỹ. Kế toán tiền mặt, công nợ. Phòng tài vụ của công ty gồm có 7 người mỗi người có một trách nhiệm khác nhau cụ thể như sau: Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toá tài chính) : là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty và làm tham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lý kinh tế ở Công ty Pho phòng kế toán tài chính : là người giúp việc cho Kế toán trưởng và thực hiện uỷ quyền khi Kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tập hợp số liệu vào sổ kế toán tổng hợp nên báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Kế toán công nợ và tiền mặt : có nhiệm vụ kiểm soát và thông báo thường xuyên tình hình tăng giảm tiền mặt , có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận có liên quan đến tiền mặt để đảm bảo chế độ thanh toán kiểm soát thường xuyên về công nợ đối với khách hàng, với công nhân viên và Nhà nước. Kế toán tiền gửi ngân hàng, các khoản vay : thường xuyên theo dõi tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty tại Ngân hàng công thương, theo dõi tình hình gửi tiền, rút tiền gửi ngân hàng, tình hình trả nợ cho Ngân hàng và trả nợ cho người vay cho Ngân hàng. Ngoài ra, còn có chức năng kiểm tra tính phù hợp của từng khoản vay. Kế toán các quỹ, TSCĐ và doanh thu : phản ánh chính xác việc trích lập các quỹ của Công ty và theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại TSCĐ. Bên cạnh đó, còn phải làm nhiệm vụ hoạch toán doanh thu ban đầu cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp để từ đó xác định kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán hàng hoá và thủ quỹ: là người thực hiện các lệnh thu, chi tiền mặt. Bộ phận này còn theo dõi từng biến động, tăng giảm các loại hàng hoá của Công ty. Hình thức tổ chức hoạt động kế toán ở Công ty là kế toán thủ công bằng tay. Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng của mình, đến cuối tháng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp. Việc phối kết giữa các phần hành trong Công ty được thực hiện khá chặt chẽ và nhịp nhàng. 4. Đặc điểm về lao động của công ty: Về số lượng: Là một doanh nghiệp thuộc khối doanh nghiệp Nhà nước có quy mô đến năm 2002 . Là lao động làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Công ty đã bố trí sử dụng tương đối hợp lý người lao động và với việc tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Từ năm 2002 đến nay tổng số lao động của Công ty tăng lên ngày càng nhiều. Song song với việc tăng đội ngũ lao động thì đời sống của cán bộ công nhân viên cũng đã có nhiều cải thiện, thu nhập ngày càng tăng chứng tỏ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. Điều này được thưc hiện qua bảng chi tiết sau : Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Lao động Người 74 82 94 106 Thu nhập bq/ người 1000đ/ người/ tháng 550 650 750 850 Qua bảng số liệu trên cho ta thấy tổng số lao động của Công ty ngày càng tăng. Cụ thể; tổng số của Công ty năm 1999 là 74 người đến năm 2000 là 82 người, tăng 12 người so với năm 1999 tương ứng với +1,108%. Và đến năm 2002 tổng số lao động của Công ty đã lên đến 106 người tăng 12 người tương ứng là 1,127% so với năm 2001 . Nguyên nhân của sự ra tăng lao động ở Công ty là do hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả, do đó Công ty mở rộng kinh doanh đòi hỏi phải bổ sung thêm lao động. Mặc dù số lượng lao đông của Công ty tăng lên rất nhiều nhưng điều đáng chú ý là ta lại thấy lương bình quân tháng của một người trong một tháng lại tăng lên rất nhiều. Điều này được thể hiện rất rõ ở trên đó là: lương bình quân tháng của một người năm 2001 là 750.000đ/ tháng đến năm 2002 là 850.000đ/ tháng tăng 100.000đ/ tháng tương ứng là: 1,133% so với năm 2001. Điều này chứng tỏ sự bố trí lao động ở Công ty là rất hợp lý. Đây là một yếu tố quan trọng góp phần vào quá trình hoạt động Công ty.  b. Về chất lượng: Là một doanh nghiệp thuộc khối doanh nghiệp Nhà nước, có quy mô đến năm 2002 là lao động làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Công ty đã bố trí sử dụng lao động hợp lý người lao động và với việc tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao bồi dưỡng đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó Công ty đề ra chế độ trách nhiệm vật chất đối với nhân viên thông qua việc khen thưởng, kỷ luật không ngừng khuyến khích đội ngũ cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề dể tăng năng xuất lao động từ đó năng suất bình quân của Công ty ngày càng tăng tạo điều kiện cho Công ty ngày càng phát triển. Cơ cấu lao động của Công ty Thương Mại XNK Hà Nội Nội dung Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 * Tổng số lao động 82 94 106 Lao động trực tiếp Lao động phù trợ( mùa vụ) Lao động quản lý 64 12 6 72 14 8 80 16 10 * Chuyên môn 82 94 106 Đại học Cao đẳng, trung cấp Còn lại 22 40 20 28 44 22 32 50 24 Nguồn : thống kê lao động hàng năm của Công ty. Qua bảng cơ cấu lao động của Công ty, ta nhận thấy tỷ lệ lao động có chuyên môn, trình độ đại học chiếm một tỷ lệ khá cao trong tổng số lao động của Công ty. Cụ thể: năm 2000 tỷ lệ lao động có chuyên môn, trình độ đại học chiếm 26,82%, năm 2001 chiếm 29,78%, năm 2002 chiếm 30,78%. Hơn nữa, tỷ lệ lao động có trình độ đại học, chuyên môn đều tăng đều đặn qua các năm. Nguyên nhân chính là do đặc điểm kinh doanh trên lĩnh vực thương mại, XNK, do đó dòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên có kiến thức nghiệp vụ vững vàng, giỏi, có khả năng kinh doanh giỏi, lôi kéo được khách hàng và giao tiếp đàm phán tốt. Tỷ lệ lao động còn lại chủ yếu là lao động trực tiếp tại các đại lý, bến bãi và các chi nhánh của Công ty. Số lao động có một số trình độ dưới đại học. IV. Một số đặc điểm kinh doanh của Công ty Thương Mại XNK Hà Nội : 1. Đặc điểm về lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng kinh doanh: Công ty XNK Hà Nội chuyên kinh doanh XNK hàng hoá và kinh doanh lưu chuyển hàng trong nước. Tuy nhiên, hai năm gần đây việc xuất khẩu hàng ở Công ty không thực hiện nữa do kim ngạch xuất khẩu thấp, doanh thu từ hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu (chỉ khoảng 20%) .Vì vậy Công ty thực hiện hai công việc: - Nhập khẩu hàng trong nước và bán trong nước. - Kinh doanh lưu chuyển hàng nội địa. Công ty kinh doanh đa dạng hàng hoá các mặt hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trường. Việc bán hàng cũng được thực hiện đa phương thức: bán buôn, bán lẻ, gửi hàng đi bán. Các phương thức bán hàng cung được thực hiện đa dạng trên nguyên tắc thận trọng và phù hợp với khả năng thanh toán của khách hàng vơi mục tiêu chính là đạt được kết quả kinh doanh cao nhất. Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty thường là hàng điện tử phục vụ tiêu dùng (lò vi sóng, tủ lạnh, điều hoà), các NVL( parafin, silicat, thép ống, pvc, …), các loại máy móc( máy đào, máy xúc, máy công cụ ,…). Hình thức nhập khẩu của Công ty bao gồm nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác nhưng hình thức nhập khẩu trực tiếp chiếm đa số. Phương thức bán hàng thường là bán buôn trực tiếp qua kho. Phương thức nhập khẩu của Công ty chủ yếu là nhập khẩu theo giá CIF, địa điểm giao hàng thường là hai cảng lớn là cảng Hải Phòng và cảng TP. HCM. Ngoài ra phương thức giao hàng có thể là đườn._.