Tổ chức công tác Kế toán vật tư tại Công ty Xây dựng điện 1

lực, Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là thiết kế các công trình thuỷ điện, nhiệt điện, lưới điện (các đường dây tải điện và trạm biến áp) và các công trình công nghiệp dân dụng khác thuộc ngành quản lý. Từ ngày 19-6-1993 đến nay, nhằm thực hiện luật doanh nghiệp nhà nước (DNNN) và chương trình cải cách hành chính để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, thực hiện nghị định 388-HĐBT về việc thành lập lại DNNN, Công ty đã thành lập lại theo quyết định số 350-NL \TCCBĐ ngày 19-6-1993 của Bộ năng lượng nay là Bộ công nghiệp với các ngành nghề kinh doanh chính là : - Khảo sát và thiết kế các công trình thuỷ điện - Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép - Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ - Xây dựng lưới điện từ 35 KV trở xuống Do yêu cầu tổ chức lại sản xuất của nhà nứơc, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định 91-TTg về thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh, chọn ngành điện, ngành than thuộc Bộ năng lượng để tổ chức lại thành Tổng Công ty . Hiện nay, Công ty tư vấn xây dựng điện I hoạt dộng trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt Nam.Vốn của Công ty từ khi thành lập lại theo nghị định 388-HĐBT là 6.374.200.300 .Trong đó vốn cố định là 5.859.300.000, vốn lưu động là 515.900.300 nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp 4.792.500.300, nguồn vốn tự có là 1.581.700.300 . Để thực hiện đường lối phát triển điện lực của Đảng và Nhà nước tập trung và mở rộng hợp tác quốc tế, ngành điện lực Việt Nam nói chung, Công ty tư vấn xây dựng điện I nói riêng đã từng bước khẳng định mình phục vụ có hiệu quả các nhiệm vụ có chiến lược kinh tế xã hội. Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã thiết lập được nhiều chi nhánh ở nhiều nơi trên đất nước như: Hoà Bình, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Tây Nguyên… rất nhiều công trình lớn của đất nước như: Thuỷ điện Hoà Bình, thuỷ điện Vĩnh Sơn, thuỷ điện Trị An, thủy điện Yaly, hay các nhà máy nhiệt điện như: Phả Lại, Phú Mỹ 2… và rất nhiều các công trình lưới điện từ 35 KV đến 500 KV (tiêu biểu là đường dây 500 KV Bắc Nam dài 1700KM) và nhiều trạm điện khác có sự góp mắt của Công ty tư vấn xây dựng điện I. Ngoài ra Công ty còn tham gia vào một công trình điện ở nước bạn Lào. Là một đơn vị đầu ngành về thiết kế và khảo sát các công trình điện, Công ty không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Hàng năm, Công ty thường trú trọng đầu tư những trang thiết bị đồng bộ hiện đại. Nhờ đó, công tác khảo sát thiết kế luôn hoàn thành đúng tiến độ và có chất lượng cao và tạo đựợc uy tín với khách hàng. Hiện nay Công ty đã trang bị hệ thống máy khoan tự hành có khả năng khoan sâu vào lòng đất đến 500m, hệ thống máy đo đạc bằng địa hình bằng quang học có chất lượng cao, kỹ thuật tiên tiến nhất, hệ thống máy cắt xén ba trục hiện đại. Ngoài ra Công ty còn có phòng thí nghiệm đầy đủ hiện đại về trang thiết bị có khả năng phân tích toàn bộ các chỉ tiêu của tất cả các loại mẫu cần thiết phục vụ các công trình dân dụng và công nghiệp chất lượng quốc tế. Đối với các đơn vị kinh tế trực thuộc, các phòng ban đều đựơc trang bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy fax… Máy tính được cài đặt các phần mềm tính toán cần thiết cho công việc thiết kế, Công ty còn trang bị một hệ thống xuất bản tài liệu hoàn chỉnh hiện đại như: máy sao chụp cỡ lớn, máy vẽ, máy phóng thu đảm bảo độ chính xác cao. Hệ thống cơ sở vật chất, nhà xưởng hoàn chỉnh và đồng bộ các phương tiện đi lại cơ động góp phần nâng cao năng xuất chất lượng và hiệu quả công tác góp phần thực hiên công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1. Ngành nghề Ngành nghề chính của Công ty tư vấn xây dựng điện 1 là: + Khảo sát + Thiết kế + Xây lắp và gia công cơ khí Công ty tư vấn xây dựng điện I chịu trách nhiệm quản lý tập trung thống nhất toàn bộ các mặt công tác quy hoạch, khảo sát thiết kế các công trình điện. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực sửa chữa, xây dựng các công trình thủy điện nhỏ, lưới điện từ 35KV trở xuống và chế tạo cột điện bằng thép theo kế hoạch đề ra. 1.2. Vốn Hiện nay hình thức vốn của Công ty chủ yếu là: vốn ngân sách, vốn tự có, vốn vay. Khi mới thành lập, vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu là nguồn vốn ngân sách và vẫn còn khá nhỏ bé. Nếu như năm 1987, tổng số vốn kinh doanh của Công ty là 120 triệu thì đến thời điểm 31/12/1999 tổng số vốn kinh doanh lên đến trên 159 tỷ đồng, trong đó vốn nhà nước giao trên 13 tỷ đồng. Trải qua 8 năm (từ khi Công ty thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT ngày 19/6/1993) với nhiều biến động của thị trường, Công ty tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp nhà nước điển hình ngày càng lớn mạnh cả bề rộng và bề sâu. Công ty không chỉ bảo toàn được vốn do nhà nước giao phó mà còn luôn phát triển nguồn vốn kinh doanh, tăng vốn tự có của mình lên. Tính đến nay Công ty đã có trên 180 tỷ đồng vốn kinh doanh. Cụ thể như sau: Biểu 1: Tình hình sử dụng vốn kinh doanh của Công ty Đơn vị: Đồng Việt nam Chỉ tiêu Năm Tổng số Trong đó Vốn ngân sách Vốn tự có 1998 168.063.899.171 13.688.043.360 10.322.425.196 - Vốn cố định 5.386.553.704 - Vốn lưu động 18.598.914.852 - Vốn ĐTXDCB - Vốn khác 251.128.450 1999 159.430.556.183 13.801.300.850 12.612.050.642 - Vốn cố định 5.377.611.194 - Vốn lưu động 21.035.740.298 2000 180.399.459.138 13.801.300.850 14.308.331.036 - Vốn cố định 6.614.696.510 - Vốn lưu động 21.494.935.376 1.3. Thị trường Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp có đặc điểm riêng với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện. Sản phẩm của Công ty mang tính đặc thù không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất kinh doanh khác. Những sản phẩm sau khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất…. Sẽ được chuyển đến cho các Công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc xây dựng công trình. Thị trường cung cấp nguyên vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước kia do nhà nước cấp. Hiện nay, Công ty đứng ra nhận thầu các công trình vì vậy nguyên vật liệu được mua ngoài. Thị trường cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nước khác. Công ty cũng mua ở ngoài thị trường để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.4. Kết quả kinh doanh Sự lớn mạnh không ngừng của Công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Biểu 2: Kết quả kinh doanh Đơn vị: Đồng Việt nam Chỉ tiêu Năm Doanh thu Lợi nhuận Tiền lương bq 1 CNV/tháng 1998 217.647.699.689 7.709.050.293 1.560.000 1999 119.527.764.708 3.622.522.468 1.695.000 2000 115.944.580.220 3.827.179.759 1.706.000 2. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ: 2.1. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh Công ty tư vấn xây dựng điện I tổ chức sản xuất thành 2 bộ phận sản xuất chính là khảo sát và thiết kế. * Bộ phận khảo sát: có nhiệm vụ khảo sát các công trình điện. Bao gồm các đơn vị sau: 1. Đội khảo sát: khảo sát tất cả các công trình lưới điện (đường dây và trạm biến áp) 2. Đội địa vật lý: Có nhiệm vụ khảo sát địa chất bằng phương pháp địa vật lý như do Karota, siêu âm, địa chấn, đo điện trở suất, khoan đào phục vụ cho việc thiết kế các nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện. 3. Phòng thí nghiệm: chuyên đảm nhận việc phân tích các mẫu đất đá, cát sỏi, nước, phục vụ cho công tác khảo sát các công trình, các lưới điện. 4. Phòng địa hình: có nhiệm vụ đo vẽ bản đồ địa hình phục vụ cho công tác thiết kế các công trình thuỷ điện. Ngoài ra, còn có chức năng thẩm định công tác của các đơn vị khác như phòng thí nghiệm, đội khảo sát địa, vật lý. * Bộ phận thiết kế: 1. Bộ phận thiết kế lưới điện: lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát các bản vẽ, chất lượng thi công công trình đường dây và trạm. Bộ phận này gồm các đơn vị: - Phòng tư vấn phát triển tại địa phương - Phòng thiết kế đường dây - Phòng thiết kế trạm 2. Bộ phận thiết kế thuỷ điện và nhiệt điện Đoàn thiết kế thuỷ điện I và II: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật, nghiên cứu quy hoạch thuỷ điện. Hai đoàn thiết kế này tuy cùng chức năng nhưng khác nhau là phân định hoạt động theo khu vực: Đoàn thiết kế I: hoạt động ở khu vực miền Bắc. Đoàn thiết kế II: hoạt động ở khu vực miền Trung và miền Nam - Đoàn thiết kế YALY và ban tư vấn giám sát Sông Hinh: có nhiệm vụ thay mặt chủ nhiệm đề án giám sát các bản thiết kế chi tiết như các bản vẽ công trình, giám sát chất lượng kỹ thuật xây dựng công trình thuỷ điện YALY và Sông Hinh. - Phòng nhiệt điện: Lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật và lập bản vẽ thi công, lập và xét hồ sơ mời thầu, giám sát chất lượng thi công, kỹ thuật xây dựng các công trình, nhà máy nhiệt điện. - Ngoài ra, Công ty còn có các đơn vị khác như xưởng tài liệu phục vụ quá trình sản xuất và quản lý của Công ty như: phòng đánh máy vi tính, photocopy, in ấn tài liệu theo tiêu chuẩn và 4 xí nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân không đầy đủ hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng. Đó là: * Xí nghiệp khảo sát I: đóng tại Phường Phúc La – Thị xã Hà Đông. Nhiệm vụ: khảo sát các nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện, trạm Diezen và xây lắp các đường dây 6kv, 10kv, 35kv. * Xí nghiệp khảo sát sửa chữa thuỷ nông, thuỷ điện (xí nghiệp II): trụ sở thành phố Biên Hoà. Nhiệm vụ: khảo sát sửa chữa các công trình điện và công trình dân dụng ở phía nam, khoan giếng, khai thác nước ngầm, khoan phun gia công, sửa chữa xây dựng các công trình thuỷ điện, san nền, làm đường, thi công nền móng công trình. * Xí nghiệp khảo sát III: Trụ sở tại Đà Nẵng Nhiệm vụ: giống xí nghiệp I nhưng hoạt động ở địa bàn khu vực miền Trung. * Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (Xí nghiệp IV): đóng tại Thanh Xuân – Hà Nội. Nhiệm vụ: xây lắp các đường dây 5kv, 10kv, và sửa chữa đường dây điện, sửa chữa ôtô, gia công chế tạo các cột điện bằng thép từ 35-200kv. 2.2 Quy trình công nghệ Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng Công ty Điện lực giao (đối với các công trình do nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vào nhu cầu của thị trường (đối với các công trình mà Công ty có nguồn vốn thu hút được) Công ty lập đề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cần thực hiện cùng dự toán chi phí sơ lược làm cơ sở để thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với cơ quan chủ đầu tư. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty phải xây dựng đề cương chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lượng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tương ứng để trình chủ đầu tư phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi thực hiện xong các công việc. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cương, dự toán được phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theo dự toán được duyệt) phân giao từng nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị để bố trí lực lượng thực hiện. Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm nội dung, khối lượng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kinh tế kế hoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chính do phòng tài chính kế toán và đơn vị đó cùng lập. Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kỹ thuật – tài chính do giám đốc Công ty phê duyệt và là chỉ tiêu pháp lệnh đối với các đơn vị thi công. Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lập phương án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí, sắp xếp tổ chức lực lượng và thi công các công việc được giao dưới sự giám sát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan. Với bộ máy tổ chức sản xuất như trên, quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty tư vấn xây dựng điện I Hợp đồng ký nhận Khảo sát sơ bộ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Giám sát thi công Đề án bản vẽ thiết kế thi công Khảo sát thiết kế kỹ thuật Sau khi hoàn thành việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạch thay mặt Công ty giao nộp toàn bộ số tài liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu tư (bên A) phê duyệt dự án lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu tư, với các đơn vị tham gia thi công công trình. III) Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban. Do đặc điểm của ngành điện và do nhu cầu về việc quản lý nên tổ chức bộ máy của Công ty Tư vấn xây dựng điện I được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giám đốc là người chỉ huy trực tiếp toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất khác của Công ty. Các phó giám đốc cùng các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mình giúp giám đốc ra các quyết định, chỉ thị công tác đúng đắn. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: * Ban Giám đốc: có 4 người Giám đốc: là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỷ luật hành chính, là đại diện pháp nhân của Công ty trong các quan hệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty điện lực Việt nam, Bộ công nghiệp, Nhà nước và tập thể lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ba phó giám đốc gồm có: - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối khảo sát. - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách thuỷ điện và nhiệt điện. - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối lưới điện. Các phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể. * Các phòng ban chức năng: 1. Văn phòng Công ty: chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác quản trị, điện nước, xe, nhà xưởng, công tác xây dựng cơ bản nội bộ. 2. Phòng kinh tế kế hoạch: giúp giám đốc về công tác kế hoạch hoá sản xuất, thống kê điều độ sản xuất, công tác kinh doanh, công tác cung ứng vật tư, trang thiết bị máy móc. 3. Phòng tổ chức cán bộ lao động: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, các chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, các chế độ đào tạo nâng bậc lương giúp giám đốc trong công tác đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, bảo hiểm cho người lao động. 4. Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phân phối. 5. Phòng tư vấn hợp tác quốc tế: giao tiếp và tham gia các dự án với nước ngoài về khảo sát thiết kế các công trình điện. 6. Phòng khoa học và công nghệ môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giá tác động của môi trường trong các công trình thuỷ điện. 7. Ban thanh tra: là đơn vụ quản lý tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn Công ty. 8. Tổ kiểm toán nội bộ Công ty: kiểm tra tính phù hợp hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát. Kiểm tra và xác nhận chất lượng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để cấp trên phê duyệt. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiện những sơ hở yếu kém trong gian lận quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó để ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 832TC – QĐ/CĐKT chế độ kế toán ngày 28-10/1997 của Bộ Tài chính. 9. Trung tâm thông tin: Là nơi cung cấp các tài liệu giúp cho việc đọc và tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc của Công ty. IV) Tổ chức Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: phân quyền tập trung dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. 1. Kế toán trưởng - Thực hiện công việc quản lý phòng tài vụ hàng ngày,chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính. Ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho phó phòng kế toán trong thời gian đi công tác.Thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. 2. Kế toán phó (phó phòng kế toán):Lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo Tổng Công ty .Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc Công ty ,xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán. 3. Kế toán tổng hợp - Quản lý toàn bộ bảng kê ,chứng từ ,sổ sách kế toán khối cơ quan Công ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý ,hàng năm của hai đơn vị : Đoàn I,Đội địa vật lý,các xí nghiệp ,các đơn vị khác.Hàng ngày ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán dựa trên các chứng từ của các phần hành. - Cuối tháng, mỗi quỹ tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo cáo có liên quan. 4. Kế toán vật tư - Hàng ngày ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất về số liệu vật tư kế toán vào các sổ có liên quan như: sổ chi tiết TK152,153,142,331. - Cuối tháng tiến hành cộng dồn sổ và tính ta số dư cuối kỳ. Sau đó cuối quý đưa cho kế toán tổng hợp để tiến hành lập báo cáo.Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý sau kiểm kê. 5. Kế toán giá thành -Theo dõi đề cương dự toán được duyệt của các công trình để cùng phòng Kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị,xí nghiệp cũng như giải trình với Cục Đầu tư khi thanh toán.Theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B,các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý . Tổng hợp các chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất để từ đó tập hợp chi phí và tính ra giá thành của các công trình, giúp cho việc nghiệm thu các công trình diễn ra nhanh chóng. Đây là mảng kế toán hết sức quan trọng đòi hỏi bộ phận kế toán này phải có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp vụ và thành thạo sử dụng máy tính để đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty. 6. Kế toán tài sản cố định - Có nhiệm vụ ghi chép, quản lý các loại tài sản trên sổ sách kế toán (chi tiết theo từng loại tài sản).Đồng thời theo dõi nguồn vốn toàn Công ty ,báo cáo tổng hợp kiểm kê về tài sản cố định theo định kỳ hàng năm.Phối hợp với phòng Kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và thanh lý, nhượng bán tài sản cố định về tài sản thừa thiếu cũng như thanh lý hoặc nhượng bán theo quy định của nhà nước và của Tổng Công ty 7. Kế toán về thuế - Hàng ngày tập hợp các chứng từ có liên quan sau đó ghi chép vào sổ chi tiết TK 133. Cuối tháng tiến hành cộng dồn và tiến hành khấu trừ thuế.Cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lập báo cáo. 8. Kế toán công nợ. - Công ty tư vấn xây dựng điện 1 trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam cho nên việc hạch toán nội bộ tại Công ty cũng được hết sức chú trọng. Hơn nữa trong Công ty lại có 14 đơn vị thành viên cho nên càng đòi hỏi cao hơn. - Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo chỉ từng trường công nợ của Công ty trên các tài khoản: 131, 136, 336... Cuối tháng tính ra số dư cuối kỳ và cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp lập báo cáo 9. Kế toán ngân hàng - Do quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn cho nên thườgn xuyên có các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề thanh tra. Do đó Công ty đã đặt tài khoản tại ngân hàng. Và nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng được Công ty thực hiện nhanh chóng, tương đối thuận tiện. - Hàng ngày kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ về thanh toán: báo nợ, báo có ghi các nghiệp vụ vào sổ chi tiết, sổ cái. Cuối tháng tiến hành tính ra số dư cuối kỳ và lập bảng kê gửi cho ngân hàng để đối chiếu, cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo. 10. Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt. Lập, đóng chứng từ, lên bảng kê,vào sổ chi tiết TK 111,002. Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợp và phó Phòng tổ chức kiểm kê quỹ xác định số dư cuối tháng ,lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng. 11.Kế toán thanh toán lương và các khoản phải thu phải trả khác: Hàng quý đối chiếu số dư với các cá nhân(TK141) và các đơn vị(TK138,338) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên.Báo cáo số dư chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty .Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị là : Phòng thí nghiệm,Phòng điện địa phương. V) Hình thức sổ kế toán đang áp dụng Hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung và công việc kế toán chủ yếu thực hiện trên máy tính dựa trên phần mềm kế toán. Các loại sổ sách và chứng từ chủ yếu hiện nay Công ty đang sử dụng: + Sổ sái + Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết + Các bảng kê + Bảng tính giá thành … Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty tư vấn xây dựng điện I theo hình thức “nhật ký chung” Chứng từ gốc Nhật ký chung Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu VI- Chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm toán nội bộ Công ty tư vấn xây dựng điện I Căn cứ quyết định số 350 NL/TCCB - LĐ ngày 19/6/1993 của Bộ năng lượng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Công ty khảo sát thiết kế điện I và quyết định 832 TC/QĐ KT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính về quy chế kiểm toán nội bộ. Ngày 1/4/1998 Giám đốc Công ty khảo sát thiết kế điện I (Nay là Công ty tư vấn xây dựng điện 1) ra quyết định số 47 ĐVN/KSTK1.3 quyết định thành lập Ban kiểm toán nội của Công ty. Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ được đổi thành Tổ kiểm toán nội bộ độc lập. Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau: 1.Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 2. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để báo cáo cấp trên phê duyệt. 3- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán và nghị quyết, quyết định của giám đốc Công ty. 4- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. Đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 5- Thực hiện quyền hạn, phạm vi thực hiện, nội dung, trình tự và phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 382TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 28/10/1997 thuộc Bộ Tài chính. Tổ kiểm toán nội bộ của Công ty bao gồm 4 người: - Một tổ trưởng phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị, hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp quy hiện hành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lương, chế độ công tác phí, công tác ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng lao động. - Một tổ viên về công tác văn thư, lưu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệu VAT từ các đơn vị. Các thành viên trong tổ kiểm toán nội bộ là những người có trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng như các lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. Tổ kiểm toán hoạt động dưới sự điều hành và giám sát trực tiếp của giám đốc Công ty. Chương trình kiểm toán nội bộ được quy định như sau: 1- Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty: tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quý 1 lần. Hàng quý các đơn vị phải gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán theo đúng với điều mẫu, thời gian quy định của phòng tài chính kế toán. Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, tổ kiểm toán sẽ thông báo (bằng lịch tuần hoặc điện thoại), từng đơn vị đem chứng từ sổ sách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về tổ kiểm toán để làm việc 2- Đối với xí nghiệp: Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng 1 lần, hàng quý các xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán đúng với biểu mẫu và thời gian quy định của Công ty, Nhà nước. Tổ kiểm toán sẽ thông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại xí nghiệp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ kiểm toán làm việc, giám đốc Công ty đã có những văn bản đưa xuống các đơn vị cơ sở hướng dẫn và quy định cho các đơn vị phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quan khi Tổ kiểm toán yêu cầu. Khi phát hiện các đơn vị có sai phạm Tổ kiểm toán sẽ trao đổi với thủ trưởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo giám đốc Công ty xin ý kiến giải quyết. Kết luận Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty Tư vấn xây dựng điện I khá hoàn chỉnh và chặt chẽ, với sự phân công, phân việc rõ ràng không trùng lắp và có điều kiện đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau. Hệ thống chứng từ của Công ty được đánh số thứ tự trước và có chu trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ. Khi một nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ các chứng từ nhân chứng hợp lệ mới được ghi sổ và xuất tiền. Các kế toán viên là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa lại được sự hướng dẫn của Tổng Công ty điện lực Việt Nam trong cách hạch toán, ghi chép sổ sách nên công tác kế toán tại Công ty được thực hiện tốt. Bên cạnh đó cùng với sự kiểm tra của Tổ kiểm toán và ban thanh tra Công ty, hoạt động tài chính kế toán của Công ty ngày càng được hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả hơn.  Phần hai Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty tư vấn xây dựng điện I I) Nhận xét: Công ty tư vấn xây dựng điện I là một Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt nam .Nhiệm vụ chính của Công ty là khảo sát và thiết kế điện. Trong công tác hạch toán thì Công ty đã áp dụng kế toán trên máy đối với mọi phần hành kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là : hình thức nhật ký chung .Công ty cũng sử dụng các hình thức nhật ký đặc biệt như : - Nhật ký về tiền gửi ngân hàng - Nhật ký về tiền mặt -Nhật ký về vật tư Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư phát sinh hàng ngày là rất nhều cho nên để đơn giản cho việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì Công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1/Đặc điểm nguyên vật liệu: Do đặc điểm của Công ty cho nên việc sử dụng vật tư là hết sức đa dạng và nhu cầu sử dụng lớn chính vì vậy Công ty đã tiến hành theo dõi vật tư trên hệ thống sổ sách kế toán với việc mã hoá vật tư bằng sổ danh điểm theo quy định của tổng Công ty . Nguyên vật liệu trong Công ty được chia thành bốn loại chính : +Vật liệu chính: văn phòng phẩm, dụng cụ khoan, vật tư khoan. +Vật liệu phụ: cáp, sắt thép các loại, các loại công tắc, đồng hồ các loại; vật liệu điện, dây côroa. +Nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ. +Phụ tùng: bao gồm phụ tùng máy Vĩ C100, Cẩu ADK, máy bơm 250/50… 2/Quản lý nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt việc hạch toán vật tư thì Công ty đã áp dụng việc mã hoá danh điểm đối với các loaị vật tư do Tổng Công ty đưa ra và như vậy nếu Công ty có những loại vật tư nào thì quy định đúng theo mã của loại vật tư đó . Hiện nay nếu tính riêng văn phòng phấm thì Công ty cũng đã có 110 loại. Như vậy thì việc quản lý cần phải chú trọng và vấn đề mã hoá là hết sức cần thiết. Tổng Công ty điện lực Việt Nam Công ty tư vấn xây dựng điện I trích sổ danh điểm vật tư STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đv tính Ghi chú 01 Giấy kẻ ngang 49401001 thếp 02 Giấy ngoại A3 49410063 thếp 03 Sổ công tác 49420110 quyển 04 Bút bi nhật 49450343 chiếc 05 Thiếc hàn 28201001 que … 3/Tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Do làm công tác kế toán chủ yếu trên máy vi tính cho nên việc tính giá theo phương pháp này được tiến hành dễ dàng . Khi nhập hàng về kho thì Công ty vẫn tính giá vật tư theo đúng giá ghi trên hoá đơn nhưng chi phí vận chuyển bốc giỡ và các chi phí khác có liên quan thì Công ty lại không hạch toán vào giá mua mà lại đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp lý do là vì Công ty đã có bộ phận vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển vật tư và lấy quỹ cơ quan để chi . Các đơn vị hàng tháng cần phải có kế hoạch thu mua, khi mua với số lượng lớn thì Công ty làm thủ tục nhập kho chứ không mua xuất sử dụng trực tiếp Đối với việc nhập xuất thẳng thì Công ty thường làm hợp đồng đối với bên nhà cung cấp (hai bên thoả thuận và sau đó xác nhận chữ ký của người có thẩm quyền ,khi mua hàng căn cứ vào chữ ký đó để xuất hàng). Khi muốn mua vật liệu thì cần phải có hoá đơn và chữ ký đầy đủ của nhãng người có thẩm quyền, sau đó đưa cho nhà cung cấp và trên cơ sở hoá đơn đó thì nhà cung cấp sẽ xuất bán nguyên vật liệu cho Công ty. Cuối tháng nhà cung cấp sẽ viết hoá đơn tổng hợp cả tháng gửi cho Công ty, Công ty đối chiếu hoá đơn trên máy xem có trùng khớp hay không ,sau khi xem xét song thì công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp.Thông thường thì vật tư xuất thẳng theo từng công trình, theo công tác chung hay xuất cho công tác quản lý doanh nghiệp . Phiếu xuất được lấy thành 3 liên : 1 liên để lại Công ty, lái xe mang 2 liên đi mua hàng, khi mua hàng thì giao cho nhà cung cấp 1 liên và cầm 1 liên còn lại về giao cho phòng Kế hoạch . Trên thực tế thì xuất thẳng vẫn được hạch toán qua TK 152, 153 và ghi đồng thời với bút toán xuất : Nợ TK152,153 : giá mua trên hoá đơn Nợ TK 133(nếu có) : thuế gtgt đầu vào Nợ TK 6425 : các chi phí liên quan(nếu có) Có TK 141 : tổng tiền thanh toán Đồng thời ghi : Nợ TK 621,627,642: sản xuất,chung, quản lý Nợ TK336 : nội bộ Có TK 152,153: giá trị xuất Ví dụ: ngày 31/01/2001 có nghiệp vụ phát sinh như sau: Mua xăng, dầu Diezen, dầu phụ theo hoá đơn số 048317,048318,048319 của công ty xăng dầu Hoà Bình với tổng số tiền ghi trên hoá đơn là 16.884.792đ. Kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1523: 15.318.850 Nợ TK 1331: 765.942,5 Nợ TK 6425 : 800.000 Có TK141: 16.884.792 Đồng thời ghi: Nợ TK6211: 714.051 Nợ TK6272: 1.026.740 Nợ TK6422: 9.940.419 Nợ TK336 : 3.637.640 Có TK1523 : 15.318.850 II) Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết: Đ._.