Tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

không những khẳng định mình trên thị trường trong nước mà còn khẳng định mình trong thị trường khu vực và trên thị trường thế giới . Muốn vậy các Doanh nghiệp phải luôn biết tìm tòi những cái mới, biết thay thế, đổi mới những gì đã cũ cho phù hợp với Doanh nghiệp, phù hợp với thị trường. Do đó Công ty phải làm mọi cách đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng đối với sản phẩm của Công ty bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm tối đa để hạ giá thành sản phẩm, mẫu mã sản phẩm luôn thay đổi cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Để tối đa hoá lợi nhuận, nhất thiết các Doanh nghiệp phải tìm cách để giảm chi phí vật liệu một cách hợp lý. Chính vì vậy công tác quản lý vật liệu ở các Doanh nghiệp đã và đang được coi trọng. Để đáp ứng được yêu cầu đó các Doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý, các biện pháp cải tiến mọi yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm. Xuất phát từ vai trò kế toán là công cụ để quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, các Doanh nghiệp luôn đặt mình trước những khó khăn cần giải quyết như: Nâng cao trình độ quản lý; hạ thấp giá thành sản phẩm; tiết kiệm chi phí. Qua thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, một phần nào em thấy rõ hơn tầm quan trọng của công tác kế toán đối với việc quản lý, đặc biệt là công tác kế toán vật liệu. Được sự giúp đỡ của cán bộ phòng Tài vụ và đặc biệt là sự giúp đỡ của TS. Lê Thị Hồng Phương, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. Tuy chưa có kinh nghiệm thực tế nhưng em vẫn mạnh dạn tìm hiểu về công tác hạch toán vật liệu tại Công ty này, nhằm một mặt nâng cao kiến thức, mặt khác muốn nêu ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán tại Công ty. Đề tài bao gồm 3 chương: Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vật liệu trong DNSX. Chương II: Tình hình thực trạng, tồn tại, hướng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. Chương III: Một số ý kiến, đề nghị giải quyết các vấn đề hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. Chương I Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vật liệu trong DNSX. i. Khái niệm, đặc điểm vật liệu: 1.1. Khái niệm. Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 1.2. Đặc điểm. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm của Doanh nghiệp. Chất lượng nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất. Quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý cả về mặt hiện vật và về mặt giá trị. Và đó cũng chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của Doanh nghiệp. Thêm vào đó vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Doanh nghiệp phải thường xuyên mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quá trình tái sản xuất, chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác của Doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu. ii. Phân loại. Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trưng nhất định như theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu vật liệu.. Trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất được sử dụng phổ biến. Theo cách phân loại này, vật liệu được chia làm các loại như sau: - Nguyên liệu,vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà máy chế biến sản xuất đồ gỗ). Ngoài ra nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. - Nguyên liệu,vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng, hoặc các chất dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…). - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, dầu, khí đốt… - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện, vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…). - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…). - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng. iii. Yêu cầu về quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất. Quản lý vật liệu là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp sản xuất. Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh được hư hỏng mất mát, giảm bớt rủi ro, thiệt hại trong quá trình xuất khẩu doanh nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất. Quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện xác định kết quả kinh doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động. Doanh nghiệp thường xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản tốt đối với từng vật liệu, tránh hư hỏng mất mát thiếu hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời, hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp. 3.1. Vai trò của kế toán vật liệu. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá phân loại phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và quá trình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. iv. Tính giá vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có được loại vật liệu đó. Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đơn giản hoá việc hạch toán và ghi chép hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tìng hình xuất vật tư. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo được việc phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 4.1. Đối với vật liệu nhập kho. A. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản…) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng (nếu có). Giá thực tế Số lượng Giá đơn vị bình vật liệu = vật liệu x quân sau mỗi xuất dùng xuất dùng lần nhập B. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít mới có thể sử dụng được. C. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Nếu áp dụng phương pháp này thì doanh nghiệp phải tốn nhiều công sức và chỉ những doanh nghiệp có ít loại vật liệu, số lần nhập khâủ ít mới áp dụng được. D. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. E. Phương pháp giá hạch toán: Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng rất khó khăn và đòi hỏi nhiều chi phí công sức. Các doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi giá hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá xuất sử dụng trong kỳ = dùng trong kỳ x vật liệu (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) Trong đó: Hệ Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu số tồn kho đầu kỳ trong kỳ giá = vật Giá hạch toán vật + Giá hạch toán vật liệu liệu liệu tồn kho đầu kỳ trong kỳ V. Phương pháp hạch toán vật liệu: Để hạch toán vật liệu nói chung và các loại hàng tồn kho nói riêng, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán. 5.1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. 5.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Đây là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế, chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó thích hợp với những đơn vị kinh doanh các chủng loại hàng hoá, vật tư khác, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. VI. Hạch toán chi tiết vật liệu: 6.1. Phương pháp thẻ song song. ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. ở phòng kế toán: Mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất tồn kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện tốt đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này đối chiếu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết Kế toán tổng hợp Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm ta đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng. Do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và thích hợp với việc dùng máy tính. 6.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. ở kho: Việc thực hiện ghi chép ở kho, thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ giống như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 6.2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Phiếu nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, việc kiểm tra đối chiếu vẫn chỉ được tiến hành vào cuối tháng. Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. Do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 6.3. Phương pháp sổ số dư. Sơ đồ 6.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập Bảng luỹ kế nhập tồn xuất tồn kho vật liệu Sổ số dư Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra ở kho: Giống các phương pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập kho xuất kho phát sinh từng vật liệu quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật liệu. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ kế toán và tính chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó cộng với số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép kế toán công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. Phạm vi sử dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn kế toán vững vàng. VII. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 7.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục. Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh thương mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác nhau, có giá trị lớn, kỹ thuật cao. 7.1.1. Thủ tục và chứng từ. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách… Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “biên bản kiểm nhận vật tư” sau đó bộ phận cung ứng lập “phiếu nhập kho vật tư” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số liệu vật liệu thực nhập vào phiếu rồi gửi về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và người giao hàng lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: 1- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT). 2- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT). 3- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT). 4- Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT). 5- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT). 6- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH). 7- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH). 8- Hoá đơn thuế GTGT. 7.1.2. Tài khoản sử dụng. Tài khoản 152: “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm, thử vật tư tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhập góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu được thưởng). Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hay cuối kỳ). Tài khoản 151: “Hàng mua đi đường” Tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả đang gửi người bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng háo, đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường trước kỳ đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu kỳ hay cuối kỳ). Để phản ánh thuế đầu vào kế toán còn sử dụng tài khoản 133. Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ” Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên có: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Số thuế đầu vào hàng trả lại. Dư nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả. Ngoài ra trong quá trình hạchtoán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: Tài khoản 331, 111, 112, 141, 311… 7.1.3. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu. A. Trường hợp mua ngoài, hàng hoá và hoá đơn cùng về với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết). Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan: 331, 141, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán. - Số chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng mua (nếu có) Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 138 (1388): Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết): Số chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua được hưởng theo giá không thuế. Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ. B. Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về quy tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT). Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 152: Trả lại số hàng thừa. Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Nếu ghi số thực nhập: Ghi nhận số nhập như trường hợp A trên Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002. Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. Có TK 002. Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT). Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. Có TK 002. C. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán hoặc ghi sổ như sau: Khi nhập: Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho (chi tiết). Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế). Nợ TK133 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu: Nợ TK 152: Số hàng người bán giao tiếp. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ (của số hàng thiếu). Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388): Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ (của số hàng thiếu). Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. D. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả hoặc số được giảm giá: Nợ TK 331, 111, 112. Có TK 152 (chi tiết). Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ của số giao trả hoặc giảm giá. E. Trường hợp hàng mua về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán sau: Nợ TK 152 (chi tiết). Có TK 331. Sang tháng sau khi có hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa số tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (giá tạm tính > giá thực tế) hoặc ghi bằng bút toán thường (giá tạm tính < giá thực tế). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. G. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không thuế VAT). Nợ 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141. Sang tháng sau khi hàng về: Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu). Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về. H. Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế Nợ TK 152 (chi tiết). Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công. Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất. I. Trường hợp tăng vật liệu khác: Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa. Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi: Nợ TK 152 theo giá thực tế đối ứng với các tài khoản thích ứng. Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, vốn góp liên doanh. Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 338 (3388): Vay, giữ tạm thời. Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 311: Vay vật liệu quy thành tiền. Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho. Có TK 338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh. Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB từ sửa chữa lớn TSCĐ. Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu khi mua vào kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế GTGT). Có TK liên quan: 331, 111, 112, 311,… Các khoản chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan: 331, 111, 112, 1388,… Có TK 152. 7.1.4. Hạch toán tình hình giảm vật liệu. Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp liên doanh. Mọi trường hợp giảm vật liệu đều theo giá thực tế ở bên Có TK 152. A. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (chi tiết): Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất. Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất dùng. B. Xuất góp vốn liên doanh: Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 421 “chênh lệch đánh giá lại TS”. Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ TK 228: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất. C. Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết). D. Giảm cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388), 136 (1368). Có TK 152. E. Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632: Nhượng bán. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồ._.i thường. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm. Có thể khái quát phương pháp kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 7.1: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 331, 111, 141, 311… TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (Tổng giá thanh toán) TK 151, 411, 222… TK 627, 641, 642… Xuất cho nhu cầu khác ở Vật liệu tăng do các phân xưởng, xuất phục vụ bán nguyên nhân khác hàng quản lý, XDCB 7.2. Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đây là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư, hàng hoá khác nhau giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Sơ đồ 7.2: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. (Tính theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 141, 311… TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm TK 133 TK 627, 641, 642 Thuế VAT được khấu trừ Xuất cho các chi phí TK 151 sản xuất chung, bán hàng Hàng đi đường kỳ trước TK 411 TK 1428, 222 Nhận cấp, phát, tặng, thưởng Xuất góp vốn liên doanh TK 642, 3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 TK 1381, 642… Nhận lại vốn góp liên doanh Phiếu hiện thiếu TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm 7.2.1. Tài khoản sử dụng. TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu… theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tiểu khoản: 6111: Mua nguyên vật liệu. 6112: Mua hàng hoá. Đối với các TK phản ánh hàng tồn kho (TK 152, 151…) kế toán chỉ sử dụng ở đầu kỳ (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị tồn thực tế cuối kỳ). Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác như phương pháp kê khai thường xuyên. 7.2.2. Phương pháp hạch toán. Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611 (6111). Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho. Có TK 151: Hàng đi đường (vật liệu đi đường). Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ): Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan: 111, 112, 331. Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111). Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng, cấp phát. Có TK 311, 336, 338: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn. Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn. Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nếu có). Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng giảm giá, hàng mua, và hàng mua trả lại (tổng số). Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ. Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế. Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ. Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách: Lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức…). Nợ TK liên quan: 621, 627, 641, 642. Có TK 611 (6111). Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đối với các vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế VAT đầu vào. Do vậy kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK liên quan: 331, 111, 112…: Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT, thuế nhập khẩu). Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có) Nợ TK 331, 111, 112… Có TK 611 (6111). Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời kỳ đầu, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng. Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê khai định kỳ. (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn CK Chưa sử dụng TK 111, 112, 331 TK 111, 331, 411 Chiết khấu, giảm giá Giá trị vật liệu tăng thêm Hàng bị trả lại Trong kỳ (Tổng giá thanh toán) TK 621, 627 Giá thực tế vật liệu Xuất dùng Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê khai định kỳ. (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn ĐK Chưa sử dụng TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu mua trong kỳ Chiết khấu, giảm giá TK 1331 Hàng trả lại Thuế VAT được TK 138, 334, 821, 642 khấu trừ Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp, TK 621, 627, 641, 642 phát, tặng, thưởng TK 1421 TK 311, 366, 338 Giá trị dụng cụ Phân bổ xuất dùng lớn Vay cá nhân, đơn vị và đối tượng khác Giá trị vật liệu công cụ xuất dùng nhỏ TK 412 Đánh giá tăng Chương II Tình hình thực trạng, tồn tại, hướng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. I. Tổng quát về Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 1.1. Đặc điểm chung. Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, có con dấu riêng, và nó trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Với tên giao dịch là HAI HA Confectionery Company (HaiHaCo) có trụ sở giao dịch chính tại 25 phố Trương Định, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện nay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹo các loại. Ngoài ra còn bao gồm các loại sản phẩm phụ như: mì ăn liền, đường… Tới nay gần 40 năm liên tục và phấn đấu, Công ty đã đạt được những thành tích đáng khen ngợi, liên tục trong nhiều năm liền là đơn vị quản lý giỏi của ngành, là lá cờ đầu về sản lượng của ngành biểu hiện là công ty đã có mặt ở khắp nơi trên thị trường nội địa và bước đầu đã có sản phẩm nội địa và có sản phẩm xuất khẩu sang một số nước như: Bungary, Nhật, Hàn Quốc… Sản phẩm của Công ty đạt được chất lượng cao và là một trong những mặt hàng lọt vào “Top Ten” trong hàng tiêu dùng hiện nay. 1.2. Quá trình phát triển. Để tồn tại, đứng vững trên thị trường và phát triển được như ngày nay, Công ty đã phấn đấu không ngừng chủ động sáng tạo. Để có được kết quả như ngày nay Công ty đã trải qua các giai đoạn: Năm 1950-1960: Tổng Công ty nông thổ miền Bắc (trực thuộc Bộ Ngoại thương) đã quyết định cho xây dựng một cơ sở thí nghiệm có tên là “Xưởng thực nghiệm” để nghiên cứu hạt chân chân (Tapioca) vào tháng 1/1959 với số công nhân viên ban đầu là 9 người. Giữa năm 1959 đến tháng 1/1960, thực hiện chủ trương của Công ty nông thổ miền Bắc, cơ sở bắt tay nghiên cứu thực nghiệm và sản xuất mặt hàng miến từ nguyên vật liệu đậu xanh để cung cấp cho nhân dân tiêu dùng. Ngày 25/12/1960 xưởng sản xuất miến Hoàng Mai ra đời. Đây là bước đầu tiên của Công ty chuyên sản xuất miến đậu xanh, ngoài ra xí nghiệp còn sản xuất nước dấm, tinh bột ngô. Năm 1966: Lúc này nhiệm vụ của nhà máy đã có sự chuyển biến để phù hợp với tình hình chiến tranh. Thực hiện chủ trương của Bộ Công nghiệp nhẹ viện thực phẩm đã lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thực nghiệm các đề tài nghiên cứu thực phẩm. Từ đây nhà máy mang tên “Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà”. Sản phẩm lúc này là: Tinh bột ngô, viên đạm, trao tương, nước chấm (lên men và hoá giải), dầu đậu tương, bánh mỳ, bột dinh dưỡng trẻ em. Năm 1970: Nhà máy đổi tên “Nhà máy thực phẩm Hải Hà”. Sản phẩm là kẹo, mạch nha, giấy tinh bột. Năm 1987: Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nước ta chuyển mình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Đây là một thử thách của nhà máy xí nghiệp không bắt kịp xu hướng có thể bị đóng cửa hoặc bị phá sản nhưng nhà máy đã tìm được hướng đi đúng cho mình. Một lần nữa nhà máy lại đổi tên “Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà”. Sản phẩm là kẹo các loại và giấy tinh bột. Năm 1992: Năm 1990 vẫn đang trong tình trạng gặp khó khăn và đầy thử thách của nền kinh tế thị trường. Do vậy nhà máy cũng phải thay đổi phương thức quản lý. Tháng 7/1992 Nhà máy chính thức đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Sản phẩm là kẹo các loại, bích quy, bánh kem xốp. Năm 1993: Tách một bộ phận thành lập Công ty liên doanh “HAIHA-KOTOBUKI”. Sản phẩm là kẹo cứng, bánh snack, bánh tươi, bánh cookies, Kẹo cao su. Năm 1995: Thành lập Công ty liên doanh MIWON chuyên sản xuất bột ngọt tại Phú Thọ – Việt Trì. Năm 1996: Thành lập Công ty liên doanh “HAIHA- KAMEDA” ở Nam Định nhưng giải thể vào tháng 11/1998. 1.3. Dây chuyền công nghệ: Đánh trộn, tạo xốp (có cho thêm các chất phụ gia) 1.3.1. Quy trình sản xuất kẹo mềm. Nấu kẹo Làm nguội Hoà tan và lọc Đường, nước nha Tạo hình, bao gói Dây chuyền sản xuất kẹo mềm gồm 5 tổ sản xuất: Tổ 1 2 3 4 5 Tên Nấu Nướng Máy Bao gói Đóng túi 1.3.2. Dây chuyền sản xuất bánh xốp. Nướng vỏ bánh Tạo vỏ Máy cắt thanh Bao gói Phết kem Tạo kem 1.3.3. Quy trình sản xuất bánh quy. Nguyên liệu, bột mỳ, mỡ Đóng túi bằng tay Nhào trộn Làm nguội Tạo hình bằng khuôn Phủ sôcôla Đóng túi bằng máy Nướng Làm nguội Khối phụ kiện, các chất phụ gia 1.3.4. Quy trình sản xuất kẹo cứng có nhân. Cũng như kẹo mềm, dây chuyền sản xuất kẹo cứng có nhân cũng gồm 5 tổ sản xuất: Tổ 1 2 3 4 5 Tên Nấu Nướng Máy Bao gói Đóng túi Riêng đối với khâu tạo hình, với các loại bánh khác nhau có thể có các loại khuôn mẫu bánh khác nhau. Mạch chính Mạch phụ (có nhân) Đường, nước, nha, đầu đuôi Đường, nước Hoà tan Hoà tan, lọc Nấu Nấu Phối trộn (có thể có phế liệu) Làm nguội Tạo hình Bơm nhân Bao gói Nhập kho Đóng thành phẩm II. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Công ty Bánh kẹo Hải Hà ( tên giao dịch HAIHACO ) là một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Với chức năng chính là doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và một phần xuất khẩu. Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đương một số nhiệm vụ đối với nền kinh tế – xã hội. Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trường những sản phẩm dân cư cần phù hợp với thu nhập các tầng lớp nhân dân.Thứ hai là đa dạng hoá sản phẩm trong nước, góp phần mình tạo xu thế người Việt Nam dùng hàng Việt Nam. Điều đó Công ty đang thực hiện từng bước bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã: từ kẹo cứng không nhân những ngày đầu đến nay đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hướng tới mặt hàng bánh tươi. Đối với xã hội: Các doanh nghiệp cũng như Công ty Bánh kẹo Hải Hà phải có nghĩa vụ giải quyết vấn đề việc làm cho những người lao động tại khu vực, cải thiện mức sống và môi trường sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dưỡng và chế độ khen thưởng khuyến khích đối với nhân viên góp phần nâng cao dân trí. Ngoài ra Công ty còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người có công, người lao động. Đồng thời Công ty cũng hưởng ứng công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất. Có thể nói trong 40 năm qua, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất. Do đó, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã tìm được những biện pháp hữu hiệu vượt qua biết bao khó khăn về vốn, về thị trường và những cơn lốc cạnh tranh hàng ngoại nhập, Công ty vẫn hoạt động liên tục và không ngừng phát triển. Qua các chức năng nhiệm vụ của Công ty, có thể thấy Công ty cũng mang những trách nhiệm trước nền kinh tế – xã hội như bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào. Công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trưng cho loại hình đơn vị này. 2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh. Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trưng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiện nay. Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trường. Không chỉ chú trọng mở rộng thị trường, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và con người. Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặt mới: có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hướng đầu tư mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nước ngoài các Công ty liên doanh. Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh. Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động cũng như vốn của nhà nước tại đơn vị. Giúp việc cho ông là các giám đốc bộ phận. Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liên doanh với nước ngoài. Bộ phận này hoạt động theo luật đầu tư dưới sự quản lý của Bộ Kế hoạch và đầu tư. Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty. Các giám đốc điều hành sản xuất là người trực tiếp quản lý hoạt động chế biến tại các xí nghiệp. Các xí nghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh. Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáo trở lại. Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thường xuyên. Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xưởng đi lên và chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định. Phòng Kinh doanh là nơi nguyên cứu thị trường, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới. Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại phòng hoá nghiệm. Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đưa ra các định mức sử dụng cho từng loại. Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lượng lao động, phân công ca kíp, tính lương thưởng chế độ cho nhân viên, nhận các vật tư từ kho và tiến hành sản xuất. Các đơn vị này được tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: như bảo dưỡng máy, mua ngoài các vật tư, công cụ… Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật tư, rồi sau đó lại tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra. Phòng kinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trường trên phạm vi toàn lãnh thổ. Phòng kế toán là đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mưu cho họ trước khi ra quyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các đối tượng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng như quản lý vốn tại doanh nghiệp. Ta thấy từng bước hoạt động của công ty đều được quản lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau. Mặc dù vậy, các bộ phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của mình trong sản xuất. Do các đơn vị này được tự do mua ngoài vật liệu phụ trợ nên họ đều cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt được yêu cầu công việc của họ. Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như tiến độ công việc, nên rất được chú trọng quan tâm. Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bước hình thành và sử dụng. Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quan trọng hàng đầu để xét duyệt. Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nước nhằm hạ thấp chi phí đầu vào nhưng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm hoá. Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao như các chất bảo quản, chất tạo hương, phẩm màu… Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét chọn cả thời điểm và số lượng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá mang lại như mua với số lượng lớn rồi tích trữ đường khi giá rẻ trong năm vừa qua. Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Theo kế hoạch đó, nhân viên thu mua được cử đi thu gom. Khi về nhập kho một lần nữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS). Nếu đảm bảo chất lượng mới cho nhập kho. Thủ kho phải sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại . Khi đưa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại. Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật tư trong sản phẩm được phòng đưa ra khá tỷ mỷ dựa trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lượng sản phẩm tương ứng với giá của nó. Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ sử dụng để tiến hành tổng hợp việc thực hiện này. Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau. Đối với các vật liệu có hàm lượng chất độc tố cao như các chất bảo quản, phẩm màu… bộ phận KCS luôn áp dụng tỷ lệ cho phép của Bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế. Nếu hàm lượng này cao hơn quy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế. Vậy ở đây cả 3 bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận. Chất lượng của nó là tiêu chuẩn hàng đầu được tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng. Song không phải vì vậy mà giá phí của nó bị xao nhãng. 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty. III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 3.1. Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán. Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mưu cho Tổng giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành viên và mối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ. Nó theo dõi, ghi nhận các hoạt động này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đưa ra các số liệu minh chứng cho các ý kiến tham mưu. Nó cho phép các đối tượng bên ngoài có cái nhìn tổng quan trung thực về tình hình của công ty, để từ đó họ có các quyết định đúng đắn trong mối hợp tác với doanh nghiệp. 3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. Trước cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh như trên công tác kế toán tại Công ty được tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế. Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, có tính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phù hợp với điều kiện cho phép. Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toán chủ quản của Công ty. Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. Do hai xí nghiệp Nam Định và Việt Trì ở xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng. Bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hướng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này. Định kỳ bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản ánh lên các sổ. Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ở đây cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ. Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan như biên bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2 bên. Các xí nghiệp tại Hà Nội lại được quản lý tập trung tại phòng kế toán Công ty. Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xưởng đi lên lại tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung. Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý. Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ. Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý. Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách. Các kế toán tổng hợp là những người có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng như tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đưa ra ý kiến tham mưu cuối cùng. Như vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán. Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung. Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều được quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công ty. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dưới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lý được dễ dàng, công tác kế toán được thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất. Đó là về nhân sự. Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhà nước hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn. Theo đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dương lịch. Các chứng từ bắt buộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời. Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lưu chuyển nội bộ. Kế toán thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho nhưng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng. Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trước khi ghi nhận lên sổ sách. Vì thế tuy cuối tháng nhưng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn. Bây giờ chứng từ được vào sổ giấy, hoặc máy làm tư liệu cho báo cáo tài chính. Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá thành thục. Báo cáo hướng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ. Kế toán chủ yếu được thực hiện trên máy vi tính (hay kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công. Các báo cáo này cũng được lưu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê. Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nước. Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đưa chứng từ gốc vào lưu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm. Như thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công nghiệp. Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng thành phần công việc cụ thể, mạch lạc. 3.3. Cơ cấu phòng Tài vụ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán vật liệu tổng hợp Kế toán thanh toán bằng tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán xây dựng cơ bản Thủ quỹ Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán của Công ty được chia thành các phần hành kế toán riêng biệt và mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ riêng, cụ thể như sau: + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra và chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra được các quyết định đúng đắn. + Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu nhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế… tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộ phận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quản lý số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lượng tiền thu, chi qua ngân hàng, + Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua các chứng từ hoá đơn hợp lệ. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huy động vốn của Công ty. + Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn từng loại vật tư. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh. + Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xây dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. + Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến động của tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại. Có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kế toán. + Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lượng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kế toán tiền mặt kiểm kê lượng tiền hàng ngày có trong quỹ. Tiền lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tính mà do Văn phòng tính toán và lên bảng lương. Sau đó Văn phòng chuyển lên cho kế toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt. IV. Tổ chức công tác kế toán. 4.1. Tổ chức luân chuyển kế toán. Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho với số lượng là bao nhiêu. Chứng từ nhập kho là phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên. Người phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lưu lại phòng kinh doanh. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được, thư kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lượng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kinh doanh biết và báo cho người giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý thủ kho cùng người giao nhận ký vào cả 3 liên. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của người giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu nếu có thắc mắc. Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tương tự như nhập vật liệu mua ngoài. Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lưu lại phòng kinh doanh, 1 liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho phảI cập nhật vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hoạch toán ghi sổ. Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau: Kế toán vật liệu Thủ kho Phòng kinh doanh Kiểm tra chứng từ Lập phiếu nhập Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng khi có phiếu lĩnh của người cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lưu tại kho, 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh. Kế toán vật liệu Thủ kho Phòng kinh doanh Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp Ghi số thực chất Ghi sổ Tính giá Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức số đối chiếu luân chuyển: Chứng từ nhập Kế toán vật liệu Thủ kho Chứng từ xuất Bảng cân đối kho Bảng tổng hợp N - X - T 4.2. Hình thức kế toán đang áp dụng: Công ty Bánh kẹo Hải Hà thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký -> chứng từ. - Tài khoản sử dụng: Các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. - Báo cáo tàI chính được lập với đơn vị là đồng Việt nam (VNĐ) và theo quy ước giá gốc. - Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê, xác định số lượng, chất lượng, giá trị thực tế theo từng loại vật tư, hàng hoá cụ thể. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. V. Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 5.1. Đặc điểm vật liệu: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất quy mô lớn, sản phẩm của công ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, khối lượng sản phẩm của Công ty sản xuất rất lớn. Do đó vật liệu dùng để sản xuất cũng lớn. Nguyên vật liệu của công ty không chỉ là nguyên vật liệu trên thị trường trong nước: Đường kính, đường gluco mà còn trên thị trường nước ngoài: bột mì, bơ, tinh dầu các loại. Nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Đã là sản phẩm của nghành nông nghiệp thì nó mang tính thời vụ và chịu tác động lớn của thiên nhiên, nên nó có phần phức tạp hơn. Đến thời vụ là công ty phải mua nghuyên vật liệu phục vụ kỳ sau. Điều này dẫn đến vốn dự tr._. môi trường sản xuất như Công ty. Cùng với việc phân loại này là cách thức đánh mã số. Việc đánh mã số khá tự do, tuỳ tiện. Nó khiến cho phương pháp này chỉ có ý nghĩa như sự thay thế gọi tên để máy hiểu loại vật tư muốn nói đến chứ chưa mang một nội dung nào cả. Với mỗi mặt hàng khác nhau lại yêu cầu nguyên vật liệu khác nhau. Do vậy mỗi khi có sự thay đổi mặt hàng kinh doanh mã số lại cắt đặt lại rất khó quản lý. Tuy vậy đây là bộ phận phụ nên nó không có ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý tổng hợp. Song ta cũng nên tổ chức khoa học hơn khi đó nó sẽ mang lại hiệu quả đáng kể, to lớn trong các hoạt động trong tương lai và đồng thời nó cũng mang lại tư duy mới công nghiệp hơn. Do nhiệm vụ sản xuất của Công ty thường xuyên biến đổi mà yêu cầu của kế toán là cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Bên cạnh việc dùng giá thực tế, kế toán Công ty còn sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền. Cách đánh giá này xem ra rất hợp lý. Với giá các loại vật tư ít dùng, không phù hợp với tính giá bình quân theo giá gốc, nhân viên kế toán có thể thao tác thủ công đơn giản trong khi không cần yêu cầu máy tính làm thêm các bước nữa. Các vật liệu này thường sử dụng cho sản xuất phụ, chế tạo, nên việc tiến hành tính tổng phí tổn hay tổng giá thành cho sản phẩm phụ phục vụ lẫn nhau khá dễ dàng nhanh chóng. Việc tính giá bình quân gia quyền được thực hiện vào cuối kỳ khi có tổng khối lượng sản phẩm. Điều đó rất thuận tiện cho việc xác định tổng giá thành cũng như giá thành đơn vị của nó song cũng mang những nhược điểm của phương pháp này: Đó là dồn công việc vào cuối tháng thành ra thường kéo dài tới tháng sau; tiến độ hoàn thành kế toán làm ảnh hưởng tới kế toán chi phí; không quản lý được giá trị xuất thường xuyên; thông tin hàng tồn không được cập nhật. Mặt khác tính cả bao gói tính giá riêng vào giá trị vật tư nhập kho còn chưa đúng chế độ làm cho số liệu kế toán chưa chính xác. Khi xuất dùng bao bì phải xuất luôn bao bì đi kèm. Sau quá trình chế biến, bao sẽ được coi ở dạng phế liệu, nhập kho chờ thanh lý. Song nếu xét ở góc độ quản lý kho, việc ghi nhận chi tiết này lại giúp phòng kinh doanh xác định giá trị thực xuất, tuy không phân định được giá trị từng bộ phận. Việc đánh giá phế liệu theo giá thị trường hoặc giá thoả thuận mua lại của bên bán khá hợp lý và chính xác. Mỗi khi nhập lại kế toán giảm trừ chi phí. Tuy xu hướng tính chính xác không yêu cầu tuyệt đối mà chỉ cần trong mức độ cho phép nhưng hiện tại vẫn cần thực hiện đúng chưa hẳn đã cần chỉnh sửa. Với những ưu điểm trên, cách thức này vẫn có thể được coi là hợp lý, tối ưu hơn cả, thích ứng tốt với cách tập hợp chứng từ vào cuối tháng của cơ sở. 1.4. Hạch toán ban đầu. Doanh nghiệp đã thực hiện công tác hạch toán ban đầu theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Với việc sử dụng các chứng từ: + Phiếu nhập kho vật tư (liên 2). + Phiếu xuất kho vật tư (liên 2). + Hoá đơn (GTGT) (liên 4). Doanh nghiệp đã tối giản được lượng chứng từ báo cáo lưu chuyển. Thay cho hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là một cách vận dụng khá hay mà Tổng cục thuế đã chấp nhận cho Công ty. Nói chung nó đã được các cán bộ cơ sở rất chú trọng, ghi đúng ghi đủ đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ mà vẫn thoả mãn tốt các yêu cầu. Không chỉ có vậy nó còn được các nhân viên phần hành kế toán quan tâm, kiểm tra sát sao lưu giữ cẩn thận với sự coi trọng như một bằng chứng kinh tế. Công tác này đã và đang phản ánh khá tốt các hoạt động thực tế tại Công ty. Song như thế không có nghĩa là nó đã hoàn thành tốt đẹp. Trong quá trình ghi chép nhân viên cơ sở còn thiếu cái nhìn khách quan, viết theo sự hiểu biết của mình mà chưa xét tới tầm nắm bắt của người nhận thông tin, đặc biệt là đối với các vật tư kỹ thuật. Cách quan niệm chưa ghi nhận hàng về nhập kho, chưa có hoá đơn đã làm cho bộ phận này chưa ghi nhận đầy đủ các hoạt động thực tế xảy ra. Từ đó kéo theo các bộ phận kế toán khác phản ảnh thiếu. Do đây là phần hành kế táon đầu tiên nên nó có một vai trò quan trọng, rất cần hoàn thiện tốt hơn nữa. 1.5. Hạch toán chi tiết vật tư. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại doanh nghiệp theo hình thức sổ song song, và thủ kho chỉ quản lý về mặt lượng và giá trị nhập. Kế toán cũng phản ánh theo các yếu tố đó và thêm giá trị hàng xuất. Tuy có sự ghi trùng giữa kế toán và thủ kho nhưng nó có đặc tính dễ đối chiếu, dễ kiểm tra phát hiện sai sót giữa hai người quản lý này. Quá trình luân chuyển chứng từ có thể trực tiếp hoặc qua người thứ ba mà không lập phiếu giao nhận. Điều đó thiếu chặt chẽ, khó phân định trách nhiệm nếu trong trường hợp mất hoặc thất lạc chứng từ. Đối với những vật liệu có tần suất xuất hiện nhỏ, kế toán vẫn thực hiện thủ công. Điều này chưa thực sự giản tiện được công việc cho nhân viên hết toàn bộ các khâu hạch toán. Và đồng thời nó yêu cầu kế toán viên thêm một khối lượng sổ không nhỏ để phân định, quản lý. Họ thường mất thời gian vào việc rà soát giá, lượng của từng loại vật tư do không ghi theo một trình tự nào. Đồng thời họ bị vướng mắc, phân vân không biết định khoản do không hiểu nội dung sử dụng vật tư. Mặc dù còn nhiều khuyết điểm đó song công tác hạch toán chi tiết vật tư tại doanh nghiệp vẫn được thực hiện cẩn thận, chặt chẽ. Do đó mà hiệu quả của nó chưa cao để phục vụ đắc lực cho nhân viên phòng kinh doanh quản lý. 1.6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công tác hạch toán tổng hợp vật tư tại Công ty chủ yếu được thực hiện trên máy. Để quản lý được cụ thể, chính xác mối quan hệ với các bộ phận, Công ty đã xây dựng một hệ thống tiểu khoản khá hợp lý. Nó giúp cho việc lên báo cáo, tập hợp chi phí được dễ dàng. Doanh nghiệp không sử dụng tiểu khoản TK 151 “Hàng mua đang đi đường” bởi nghiệp vụ hoá đơn về trước hàng ít khi xảy ra và không kéo dài quá một kỳ (một tháng) nên đã giảm bớt được tài khoản, số liệu quản lý. Song khi có nghiệp vụ này thực sự xảy ra giữa các tháng, chưa có phiếu nhập chuyển lên cho kế toán. Từ đó kế toán không quản lý được trường hợp này. Song như vậy đã sai với quy tắc về thời điểm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Việc đánh giá sử dụng TK 151 có nên hay không trong điều kiện của đơn vị cần thông qua so sánh các mặt bất cập và ưu điểm của nó. Một trường hợp khác đó là hàng về không có hoá đơn. Việc viết phiếu xuất bình thường cho toàn bộ số hàng chưa có phiếu nhập là chưa hợp lý. Đồng thời việc sửa chữa lại bằng các hình thức chứng từ “nhập vay – xuất trả” có vẻ hơi rườm rà làm cho một nghiệp vụ liên quan đến 4 chứng từ, 4 bút toán mà vẫn chưa đúng với quy định của nhà nước. Hơn thế nữa tương ứng với phiếu nhập lại ghi Có, phiếu xuất lại ghi Nợ. Như vậy không tiện khi theo dõi, định khoản bởi hơi ngược với các thông lệ chung. Các trường hợp còn lại, doanh nghiệp đã thực hiện bút toán khá chính xác đúng đắn theo quy định của vụ kế toán. Việc vận dụng các quy định này khá linh hoạt và phù hợp. Nội dung, cơ cấu các tài khoản hợp lý rõ ràng mà vẫn quản lý khá cụ thể sát sao. Sông Công ty vẫn đang từng bước hoàn thiện bởi lẽ Công ty cũng phải trải qua các chế độ kế toán trước đây và mới thay thế sang chế độ này cách đây vài năm (năm 1996). 1.7. Hệ thống sổ kế toán. Do áp dụng hệ thống sổ Nhật ký – Chứng từ nên việc sử dụng sổ ghi chép tại đơn vị cũng theo hướng dẫn của bộ về kế toán nguyên vật liệu trong hình thức này song hầu hết định khoản trên máy. Bởi thế các sổ này chỉ để phản ánh có tính chất báo cáo, hình thức đối chiếu. Không như kế toán thủ công, nó thể hiện số liệu tổng hợp hơn. Trong hệ thống này không có sổ chuyên dụng cho nhập và xuất, việc tổng hợp lại sự biến động, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ chủ yếu được ghi trên các sổ chi tiết (mở theo yêu cầu của từng đơn vị) và sổ cái. Khi theo dõi kiểm tra phải đối chiếu xem xét các nhật ký chứng từ của các đối tượng khác có liên quan. Nhưng hệ thống tỏ ra rất thích hợp trong điều kiện doanh nghiệp lớn. Các sổ này được coi là báo cáo cho các đối tượng bên ngoài và cơ sở dữ liệu tổng hợp để lưu lại. Do thế khối lượng các báo cáo cất trữ nhỏ, tiện lưu giữ tại văn phòng hay giở lại tra cứu khi cần hoặc sắp xếp kho lưu của kế toán. Nói chung hệ thống kế toán khá hợp lý, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của phòng kế toán. Bên cạnh các ưu điểm không phải là công tác kế toán đã hoàn chỉnh mà nó còn có nhiều điều bất cập cần sửa đổi lại. Doanh nghiệp cần vận dụng đúng mà vẫn linh hoạt các quy định của vụ kế toán. Đặc biệt sắp tới sẽ có những mốc kế toán chuẩn được ban hành trong nay mai. II. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 2.1. Yêu cầu hoàn thiện. Vốn là phần giá trị mà các chủ đầu tư bỏ ra để kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời. Song hoạt động này lại chứa nhiều rủi ro và biến động. Từ đó đặt ra nhu cầu rất lớn về kiểm soát, bảo tồn vốn của các chủ sở hữu. Vốn cũng nằm trong nguyên vật liệu tồn kho. Với vị thế là một công cụ quản lý, kế toán nguyên vật liệu có một ý nghĩa không nhỏ về việc bảo vệ vốn. Trong quá trình hoạt động hiện nay của một doanh nghiệp, dòng vốn này biến động ngày càng phức tạp do biến động của giá phí, chủng loại,nguồn hàng. Xuất phát từ lý do đó, kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải ngày càng hoàn thiện để phục vụ tốt hơn nhu cầu quản lý. Nhằm đưa ra một hệ thống kế toán tốt hơn, phù hợp hơn việc hoàn thiện cũng đòi hỏi có những yêu cầu riêng: - Các giải pháp đưa ra phải vừa khoa học vừa có tính khả thi. Điều đó có nghĩa là: + Việc hạch toán nhờ vậy được quản lý gọn gàng ngăn nắp, phân công nhiệm vụ cho nhân viên cụ thể rõ ràng hơn. Từ đó đưa thông tin về từng đối tượng cập nhật, chính xác và có hiệu quả cao hơn. + Khi áp dụng vào thực tiễn, các bổ sung này phải thực thi được, không gây xáo trộn nhiều trong hệ thống kế toán nói chung được mọi người chấp nhận. - Các biện pháp này buộc phải tuân theo quy tắc, thông lệ chung của kế toán. - Chúng cũng phải nằm trong các quy định chung về chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành sử dụng thống nhất trong cả nước. - Các sửa đổi cũng cần phù hợp tư duy của con người giúp mọi thành viên đều hiểu và nắm chúng nhanh nhất. Điều đó tạo nên một phong cách thuần thục dễ dàng khi họ áp dụng không bỡ ngỡ lạ lẫm. - Hơn thế nữa các cải cách này phải có khả năng thực hiện trong một thời gian dài. Chúng có tính hiệu quả, phù hợp khi có sự thay đổi về chế độ nghiệp vụ ở tương lai . Chỉ khi đáp ứng được các yêu cầu trên, các biện pháp hoàn thiện đưa ra mới có thể hoà nhập vào thực tế và phát huy tác dụng của mình. Đồng thời mức độ đạt các chỉ tiêu ấy cũng là thước đo đánh giá các ý kiến đóng góp. 2.2. Nội dung và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà: 2.2.1. Phân loại và lập mã số vật tư. Công tác phân loại nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện dựa trên công dụng, mục đích từng loại. Phân như vậy là cả phòng kinh doanh và phòng kế toán cùng có chung một cách thức quản lý vừa cụ thể rõ ràng vừa cho phép trao đổi thông tin cập nhật nhanh giữa hai bộ phận. Đồng thời nhìn vào cách phân chia này kế toán có thể xác định số lượng từng loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất. Song việc đánh mã giúp quản lý trực diện từng loại còn có điểm chưa hay. Hoạt động này là một hình thức cụ thể hoá kết quả của công tác phân loại. Đồng thời nó tạo điều kiện áp dụng theo dõi trên máy nhờ mã hoá. Nhưng cách đánh số ở Công ty còn nhiều tuỳ tiện. Nó làm cho nhân viên kế toán khó nhớ, khó nắm bắt được mã. Mỗi khi đưa phiếu nhập, phiếu xuất vào máy, thường kế toán không nhớ hết mã số phải lần tìm mất nhiều thời gian. Từ đó cản trở tiến độ đưa dữ liệu vào máy. Ngược lại khi nhìn vào mã, kế toán khó có thể hiểu loại vật tư tương ứng. Xuất phát từ đó cần xây dựng lại một hệ thống mã số hoàn chỉnh. Việc mã hoá này đòi hỏi phải chứa dữ liệu về vật tư mà nó ký hiệu nên cần dựa vào tiêu chí phân loại để thực hiện nhưng phải dễ nhớ, dễ dàng thêm bớt khi số lượng các đầu tên nguyên vật liệu thay đổi. Cách đánh theo một tư duy logic là hợp lý hơn cả. Ta nên quy định mã số nguyên vật liệu như sau: Chữ cái đầu tiên nguyên vật liệu + Mã số nhóm + Mã số loại vật tư. Trong đó: Mã số nhóm quy ước là + Nguyên vật liệu chính: 10. + Nguyên vật liệu phụ: 20. + Phụ gia thực phẩm: 21. + Vật liệu đóng gói: 22. + Vật liệu phụ trợ: 23. Mã số loại vật liệu tính theo số thứ tự từng loại vật tư trong nhóm. Việc thực hiện sắp xếp số thứ tự này có thể tự do theo cách nhớ của nhân viên nhưng phải là các số liên tiếp nhau. Ví dụ: Đường loại 1: Đ 101. Bột khai: B 214. Glucose: G 101. Bìa cát tông: B 222. Theo đó nhân viên kế toán nguyên vật liệu vẫn có sự tự do lựa chọn trong tư duy của mình. Điều này làm cho nhân viên kế toán dễ nhớ hơn. Mặc dù mã số có tới 4 ký tự trở lên nhưng thực chất người đó chỉ cần nhớ mã số loại vật tư. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, quy cách vào mã đó đã rõ ràng cộng thêm với việc nắm rõ lôgíc đặt ký hiệu của người trước, người thay thế có thể hiểu tiếp nhận cách thức này khá nhanh, thuần thục cả về số lượng và kết cấu. Hơn thế nữa với việc không quy định số, chữ số, mã loại nhưng yêu cầu số thứ tự liên tiếp cho phép cách ghi này tồn tại lâu dài vẫn hiệu quả ngay cả khi có sự thêm bớt danh điểm vật liệu. Mỗi loại nguyên vật liệu mới được đánh số kế tiếp. Do vậy chúng luôn là các mã số có giá trị lớn nhất trong nhóm. Việc ghi thêm bớt một vị trí như vậy sẽ không ảnh hưởng đến việc quản lý các vật tư khác. Đồng thời khi nhìn vào mã số, mọi người đều có thể đoán nhận nội dung phản ánh của nó. Việc đánh số, nhóm phù hợp với cách phân chia sẽ giúp mọi người cũng như máy tính biết nhanh số hiệu tài khoản kế toán chi tiết cần ghi nhận thông tin. Như vậy cách đánh mã này tỏ ra ưu việt và khoa học hơn so với cách đánh hiện nay. Nó giúp cho chức năng kiểm soát, thông tin được thể hiện thông suốt thuận tiện và cập nhật hơn. Nó cũng có tính khả thi song bước đầu áp dụng có thể khó thực hiện. Kế toán chỉ là người quản lý, khó hiểu biết mọi tính năng tên gọi kỹ thuật của các vật tư. Do đó yêu cầu bộ phận kinh doanh thống nhất tên gọi các loại nguyên vật liệu khi ghi hoá đơn để dễ quản lý. Việc sửa chữa này nằm ngoài trách nhiệm, khả năng của kế toán nên kế toán chỉ có thể đề xuất. Do vậy mà kế toán đã đưa ra các đề xuất sau: - Việc phân loại vật liệu: Do không có sổ danh đIểm vật liệu nên mất rất nhiều thời gian trong việc đI tìm tên của vật liệu, làm giảm tốc độ của công việc. - Đánh giá vật liệu: Do đến cuối tháng mới tính bình quân cho vật liệu xuất nên không theo dõi được cụ thể giá của từng thời đIểm xuất. - Theo dõi phần thanh toán: Do kế toán vật liệu không phản ánh thuế đầu vào nên khi tính là giá thanh toán không thuế dẫn đến việc quản lý công nợ không chính xác. Lập dự phòng giảm giá tránh tình trạng giá mua > giá thị trường. 2.2.2. Hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là việc ghi nhận dòng vận động của tài sản lên văn bản. Nó yêu cầu phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đối với hàng về chưa có hoá đơn, thủ kho tiến hành nhập kho mà chưa có phiếu nhập. Như vậy đòi hỏi phản ánh kịp thời chưa được thực hiện đúng đắn. Phòng kinh doanh chỉ nắm được tình hình qua các báo cáo mà chưa có bằng chứng. Do kế toán tập hợp ghi chép vào cuối kỳ thì nếu trong kỳ hoá đơn về kịp thì nó không làm ảnh hưởng tới công tác hạch toán. Song kế toán không nắm được nội dung nghiệp vụ thì kế toán không có bút toán định khoản nghiệp vụ này. Điều đó có nghĩa là có sự bỏ sót hoạt động kinh tế làm ảnh hưởng tới tài sản của doanh nghiệp. Lượng hàng này vẫn được phòng kinh doanh quản lý. Khi xuất, viết phiếu xuất bình thường chung cho cả nguyên vật liệu có và chưa có phiếu nhập. Doanh nghiệp coi khoản lấy trước vật tư là một khoản đi vay đã có rồi. Nó bất hợp lý khi chưa có xác nhận việc đi vay. Như vậy đã chưa ghi nhận đúng thành ra sai dòng vận động của tài sản của Công ty vào cuối kỳ. Từ đó mà số liệu kế toán cung cấp thiếu chính xác so với thực tế. Qua đó ta thấy có sự thiếu sót trong công tác hạch toán. Đó là việc thực hiện sai các yêu cầu ghi chép ban đầu. Do vậy kế toán phảI phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất theo phương pháp đã đăng ký và phân bổ đúng cho đối tượng sử dụng. Có như vậy mới đảm bảo hạch toán tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác được. Kế toán là công cụ giúp nhà quản trị hoạch định chính sách. Nếu không được tham gia cụ thể, không nắm bắt được thực chất các hoạt động thì không thể cung cấp các thông tin toàn diện bổ ích. Cũng xuất phát từ nhu cầu thông tin sử dụng mà các yêu cầu của hạch toán ban đầu rất quan trọng, rất cần được thực hiện. Vì thế cần chỉnh sửa được thiếu sót ở đây là tiền đề cho hoàn thiện kế toán. 2.2.3. Lập phiếu giao nhận vật tư giữa thủ kho và kế toán vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư nhằm cung cấp các thông tin cụ thể về từng loại nguyên vật liệu. Chúng là các mối quan tâm thường trực của các nhà quản trị trực tiếp sản xuất như giám đốc xí nghiệp, phòng kinh doanh – bộ phận kế hoạch sản xuất. Chúng giúp quản lý mức tiêu hao, sử dụng, tái tạo của từng loại. Chính vì thế chúng có vai trò quan trọng cần được thực hiện chặt chẽ, ăn khớp giữa các bộ phận cùng kiểm soát. Việc này lại chủ yếu thực hiện qua các chứng từ gốc, các báo cáo. Các tài liệu này được lập, xử lý tại phòng nào thì phòng đó có trách nhiệm quản lý, giữ gìn. Số lượng các phiếu nhập xuất kho thường không nhỏ lại chuyển không có phiếu giao nhận. Điều đó rất có thể dẫn đến tình trạng trên. Sự chuyển dịch chúng giữa các bộ phận là khâu yếu nhất, dễ mất, dễ thất lạc nhất mà không thể tìm ra nguyên nhân, lỗi của ai. Trong quá trình hoàn thiện kế toán cũng cần chỉnh sửa điểm này cho chặt chẽ hơn. Mỗi đợt cuối tháng mỗi thủ kho cần lập phiếu giao nhận chứng từ. Sau khi đã ghi đầy đủ nội dung và ký xác nhận, người này gửi lên phòng kế toán cùng với chứng từ. Kế toán kiểm tra lại một lần nữa, nếu đầy đủ thì xác nhận vào phiếu, ký tên rồi chuyển trả cho thủ kho. Thủ kho lưu lại làm bằng chứng khi có sự cố xảy ra. Đồng thời cũng nên quy định những người có thể chuyển chứng từ nhằm bảo vệ thông tin kế toán, đảm bảo tính bảo mật. Việc viết phiếu giao nhận nhằm giúp thủ kho tập hợp chứng từ trong kỳ bằng cách so sánh số liệu phát sinh thực tế ghi trên sổ và ghi trên phiếu. Khi giao và nhận, kế toán và thủ kho đều phải kiểm kê lại chứng từ. Như vậy một lần nữa kiểm tra tính chính xác, hợp lý hợp lệ. Mặt khác kế toán viên còn rất vướng mắc trong việc hạch toán các vật tư kỹ thuật có số lần xuất hiện thấp hoặc công nhân mua lẻ về sử dụng ngay. Việc tập hợp chung vào một kho trừu tượng riêng để quản lý là một ý tưởng táo bạo và hiệu quả. Nó cho phép tập hợp số liệu loại vật tư này và phân bổ chúng hợp lý. Song việc ghi ra giấy không theo một trình tự nào, không nắm bắt được rõ mục đích sử dụng đã làm chậm tiến độ hạch toán. Ghi như vậy khó quản lý số lần xuất hiện của vật tư, đơn giá từng lần cũng như xác định ngay được mục đích sử dụng do chưa có kinh nghiệm theo dõi. Đồng thời cũng gây ra khó khăn nếu sau này quản lý bằng máy. Vậy Công ty đang tìm ra những bước khắc phục vấn đề đó là: Về việc lập sổ danh đIểm tại Công ty Với hơn 1000 loại vật tư khác nhau, với khối lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều, vấn đề đặt ra là phảI quản lý như thế nào cho khoa học. Để đảm bảo công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc hiện đại hoá công tác kế toán vật liệu, Công ty lập sổ danh đIểm vật liệu. Tên các vật liệu được mã hoá đảm bảo tính thống nhất trong việc lập trình cũng như trong sử dụng máy vi tính. Việc mã hoá vật tư là việc gắn cho mỗi thứ vật liệu một mã số. Để dễ nhận biết, mã hoá bắt đầu từ số hiệu tàI khoản phản ánh đối tượng đó tuỳ thuộc vào khối lượng vật tư trong từng tàI khoản để mã số vật tư gồm ít hay nhiều chữ số. Tại Công ty, công tác hạch toán được làm trên máy. Do vậy việc lập sổ danh đIểm vật liệu sẽ thống nhất giữa các bộ phận xí nghiệp, phân xưởng, tránh được hiện tượng ghi chép trùng lặp và tạo đIũu kiện cho kế toán vật liệu theo dõi tốt được vật liệu nhập, xuất đặc biệt là vấn đề Công ty quan tâm nên Công ty phảI có sự kết hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất với cơ quan quản lý. Gắn với thực tế vật liệu tại Công ty thì có thể xây dung sổ danh đIểm theo mẫu sau: Sổ danh đIểm vật liệu Mã số Tên vật liêu ĐVT Hạch toán Ghi chú NVLC 1521 – G G1 G2 G3 NVLP 1522 – M M1 Mx Glucose Glucose I Glucose II Glucose manto … Màng Màng cam Màng xoắn Kg Kg Kg Kg Cuộn Cuộn Cuộn 6700đ/ kg 8200đ/ kg 5900đ/ kg 10020đ/ cuộn 12400đ/ cuộn 2.2.4. Hạch toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tại đơn vị nhìn chung khá hoàn chỉnh. Nó đã và đang phát huy tác dụng rất tốt trong công tác quản lý. Song có một vài điểm còn chưa hay. Một là việc không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Mặc dù tại doanh nghiệp rất ít khi có nghiệp vụ hoá đơn về trước hàng nên kế toán không muốn mở thêm, quản lý thêm một TK nữa khi không quá cần thiết. Song nếu bỏ tài khoản này mà đến khi nghiệp vụ xảy ra phải chờ đến khi hàng về mới ghi nhận. Như vậy đã chưa phản ánh đúng kịp thời các biến động. Hai là phế liệu dù có giá trị nhỏ song được tích trữ nhiều chờ thanh lý nên khi đó có giá trị không nhỏ. Vì thế việc bỏ qua không hạch toán lượng vật tư này là không hợp lý. Ba là nghiệp vụ hàng về chưa có hoá đơn. Dù là bút toán tổng hợp nhưng hàng chưa xác định rõ đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chưa, coi nó như một khoản đi vay thì vẫn cần quản lý riêng biệt chặt chẽ. Bút toán thể hiện xuất lẻ ra khỏi lô được gộp chung nguyên vật liệu xuất khác nên không phân biệt được từng bộ phận. Khi đó yêu cầu về tính chính xác không được thoả mãn. Bên cạnh đó khi giải quyết hàng rút khỏi lô chưa ghi nhận, kế toán cần tới hai bút toán trái ngược nhau. Nếu xét thử bút toán “xuất trả”: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu đi vay. Có TK 338: Phải trả khác. Ta thấy nó chỉ ra rằng doanh nghiệp đi vay ở một nguồn nào đó một lượng nguyên vật liệu nhập kho. Như vậy đáng lẽ nó phải được gọi là “nhập vay” thì chính xác hơn. Đồng thời theo tư duy logíc thông thường của người làm kế toánthì nghiệp vụ “xuất trả” tức là đem vật liệu đi trả cho một khoản vay – tức là làm giảm tài sản vốn có hay tương ứng với ghi Có TK 152. Ghi nợ làm bút toán không hợp không thuận chiều suy nghĩ. Hơn thế nữa để có nghiệp vụ xuất dùng trước hết phải có nghiệp vụ đi vay, chứ không phải đến khi có nguyên vật liệu rồi mới lập bút toán này để xuất trả. Với bút toán ngược lại ta cũng thấy những điều tương tự. Như vậy chỉ có hai nghiệp vụ liên quan đến nhau, có tới 4 định khoản mà vẫn chưa đúng. Để hoàn thành tốt công đoạn này, ta nên thay đổi phù hợp với thực tế hơn áp dụng đúng các quy định của chế độ tài chính. Một là tài khoản 151 vẫn nên mở bởi số lượng ít chỉ thường liên quan tới hai tháng liên tiếp cộng thêm với việc ghi nhận một lần vào cuối tháng nên khối lượng công việc thường nhỏ không làm ảnh hưởng đến các bộ phận hạch toán khác. Vì thế nên mở TK 151 để có thể sử dụng ngay khi cần theo đúng yêu cầu của vụ kế toán. Vấn đề thứ hai chỉ là áp dụng theo quy chế của Bộ Tài chính. Công ty có thể mở thêm tiểu khoản 1525 “Phế liệu” để theo dõi sự biến động của phế liệu trong kho. Khi đó mỗi khi có phế liệu về nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 1525: Phế liệu. Có TK chi phí: Giảm trừ chi phí SXKD. Đến khi thanh lý phế liệu: Nợ TK 111: Tiền mặt. Có TK 1525: Phế liệu. Ba là vấn đề hàng về chưa có hoá đơn. Do đã xác định quyền sở hữu của mình ta nên tiến hành ghi nhận bình thường. Khi nhập, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK thanh toán: Tổng giá thanh toán. Khi xuất có bút toán: Nợ TK chi phí. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Đến kỳ sau khi hoá đơn về, kế toán định khoản phần chênh lệch. Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT phần chênh lệch. Có TK thanh toán. Hoặc: Nợ TK thanh toán. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Có TK 133: Thuế GTGT phần chênh lệch. Đến kỳ sau, khi chứng từ trong tay xác định quyền lợi của Công ty, kế toán phản ánh theo trị giá thực tế: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào. Có TK thanh toán: Tổng giá thanh toán. Và đồng thời xoá bút toán tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Có TK 002: Giữ hộ người bán. Sau đó dựa vào phiếu xuất “trả nợ”, có bút toán theo giá bình quân kỳ trước: Nợ TK 338: Phải trả khác. Có TK 152: Nguyên vật liệu. Với việc ghi chép trên, toàn bộ các hoạt động kinh tế được thể hiện khá cụ thể rõ ràng, dễ hiểu đối với người làm kế toán và người nhập đọc thông tin kế toán, kiểm tra số liệu. Nó vừa phù hợp với nghiệp vụ thực tế tại Công ty, vừa khá chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính ban hành. 2.2.5. Kỳ kế toán. Trong bối cảnh hiện nay xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, xu thế hội nhập ngày càng lan rộng. Nền kinh tế nước ta cũng trong xu thế đó. Để bắt kịp với hướng đi này Công ty cần có các tiền đề đo lường, kiểm soát và quan niệm thống nhất. Trên tiến trình hội nhập, vụ kế toán cũng đang có chủ trương chuẩn hoá chế độ kế toán hiện hành sau khi đã vận dụng linh hoạt có chọn lọc các quy định của quốc tế như đổi mới các quy tắc, sắp xếp lại trình tự các yêu cầu ghi chép. Một trong số đó là việc gỡ bỏ quy định kì kế toán trùng với năm dương lịch. Nếu chủ trương này đi vào thực tế thì doanh nghiệp nên sớm nghiên cứu trước để vận dụng nhanh nhất, hiệu quả nhất. Bánh kẹo là một loại mặt hàng thứ yếu phẩm, phục vụ nhu cầu cho người tiêu dùng. Và nó có đặc điểm nổi bật là có tính thời vụ. Sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ vào các dịp lễ tết. Đồng thời lại phải tránh mùa hè nhiệt độ cao làm nhanh hỏng vật liệu, sản phẩm thực phẩm. Với cách xác định kỳ kế toán như hiện nay có rất nhiều bất tiện. Việc kết thúc niên độ tài chính cũ và chuyển sang niên độ mới (ngày 30/12 và ngày 1/1) làm cho công việc quyết toán năm trước thường dồn vào quý I năm sau. Thời điểm này chính là thời điểm doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất và bán ra phục vụ ngày tết, các dịp lễ hội xuân. Điều đó làm cho khối lượng công việc quý này khá nặng, lại đòi hỏi gấp rút nên áp lực lên nhân viên khá lớn, cường độ lao động cao. Từ đó dẫn đến hiệu suất làm việc không cao mà vẫn mệt mỏi. Trong khi đến quý sau chu kỳ kinh doanh bước sang giai đoạn chững, sản xuất cầm chừng chờ thời vụ, nghiệp vụ phát sinh ít lại chỉ phải lập báo cáo quý. Từ đó dẫn đến việc mất cân bằng trong nhịp độ hoạt động của phòng: lúc dồn cục, lúc rỗi rãi. Hơn thế nữa, việc phân niên độ kế toán ngang ngạnh chu kỳ kinh doanh khiến cho số liệu trên báo cáo thường rất lớn như tài khoản 152, 155, có nhiều khoản chờ kết chuyển nốt. Xuất phát từ những đặc điểm trên, nếu chủ trương này được đưa ra thì doanh nghiệp nên thay đổi. Theo em thời điểm doanh nghiệp có thể chuyển sổ là ngày 1/5 hoặc 1/4 . Đây là ngày đầu tiên sau dịp lễ hội lắng xuống. Hầu hết các chi phí bỏ ra đã được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ. Trong quý I, doanh nghiệp chỉ phải nộp báo cáo quý trước và ghi nhận các hoạt động kinh doanh sôi động, do đó mà giảm bớt được khối lượng công việc quý này. Đến quý II các hoạt động lắng xuống thì doanh nghiệp có thể lập các quyết toán năm. Đến đây cũng là bắt đầu vụ thu hoạch các loại vật tư thực phẩm chế biến như đường, bột mỳ…Và bây giờ doanh nghiệp cũng bắt đầu chuẩn bị các ngày lễ kỉ niệm lớn, tết thiếu nhi. Thời điểm này là điểm đầu và cuối của một chu kỳ kinh doanh. Nó cho phép tính chính xác kết quả cũng như hiệu quả của một chu kỳ kinh doanh. Các nhược điểm trên được tháo gỡ. Đồng thời sự biến động nhập xuất của nguyên vật liệu và sản phẩm thể hiện khá rõ các khâu, các giai đoạn của quá trình đầu tư chế biến. Ta nên chọn ngày 1/4 bởi đây là ngày đầu tiên của quý II theo niên độ kế toán hiện hành. Như vậy so với chế độ kế toán hiện nay, niên độ mới lệch đi một quý. Việc lập báo cáo cuối ngày 31/12 là việc tổng hợp 3 quý đầu năm này và quý cuối năm trước. Số liệu tổng hợp luỹ kế đó rất thuận tiện cho quyết toán tổng hợp cả năm. Và chỉ tiêu phân tích khả năng sinh lời qua một vòng kinh doanh có ý nghĩa hơn. Đây mới chỉ là ý tưởng còn có thể có nhiều điều chưa hợp lý. Nhưng đây cũng là một ý kiến, một đề xuất nên được xem xét nghiên cứu. Dù đã được thực thi ở nhiều nước song ở nước ta hình thức này còn nhiều mới lạ, nhiều người còn chưa hiểu rõ về nó. Vì thế cần lưu tâm đến, nếu trong tương lai có điều kiện thực thi.  Kết luận. Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán vật liệu có vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi chặt chẽ cả số lượng và chất lượng, chủng loại giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Từ đó để ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm bớt chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm. Sau thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, tuy không ít thời gian nhưng cũng không nhiều để đủ cho em bắt kịp với tình hình thực tế nhưng cũng phần nào giúp em có những hình dung về công việc thực tế có những khó khăn, thuận lợi, những nghiệp vụ phát sinh … và hướng giải quyết phù hợp. Trong chừng mực kiến thức nhất định phù hợp với khả năng trình độ của bản thân, đề tài kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo hải hà đã giải quyết được những nội dung và yêu cầu đặt ra: Về lý luận: Em đã trình bày một cách khái quát có hệ thống về vấn đề lý luận cơ bản, về hạch toán vật liệu. Từ đó có thể vận dụng thích hợp đối với từng doanh nghiệp cụ thể. Về mặt thực tế: Trên cơ sở khái quát thực trạng công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như các biện pháp cụ thể nhằm đổi mới và hoàn thiện hạch toán vật liệu nói riêng cũng như công tác hạch toán nói chung. Để hoàn thiện bản chuyên đề thực tập này, em rất cảm ơn sự giúp đỡ của TS. Lê Thị Hồng Phương trực tiếp giảng dạy đã giúp đỡ em hoàn chỉnh kiến thức trên lý thuyết cũng như liên hệ thực tế tốt hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Bánh kẹo Hải Hà, các cán bộ phòng tài vụ và các thầy cô giáo của khoa Kinh tế đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bản thực tập này. ._.