Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

g đối lớn (khoảng 75%), do vậy để giảm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá nhưng vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm công ty phải thực hiện tốt công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Công tác tổ chức, hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đứng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu nên em đã mạnh dạn chọn đề tài : “Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu” Nội dung đề tài gồm : Phần I : Lý luận chung về Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Phần II : Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Bích Chi, tập thể cán bộ Phòng Tài vụ - Công ty bánh kẹo Hải Châu đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Phần I Lý luận chung về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Vai trò, đặc điểm vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất : Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Vật liệu không chỉ là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp mà còn là một yếu tố chi phí. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản xuất mới tạo ra, do đó chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Như vậy có thể nói vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Vật liệu không chỉ tác động trực tiếp tới khối lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm mà còn có ảnh hưởng rất lớn tới chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Mặt khác nếu xét về vốn lưu động, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, điều đó đồng nghĩa với việc đúng đắn, từ đó có quyết định có lợi cho việc sử dụng vốn lưu động. 1.1.2 . Yêu cầu quản lý vật liệu : Vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, do đó quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Để công tác quản lý đạt hiệu quả, cần đảm bảo những yêu cầu sau : - Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tùy theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn như vật liệu theo từng chủng loại. - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng. Phát hiện, ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát vật liệu. - Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.3 . Vai trò, nhiệm vụ kế toán vật liệu : 1.1.3.1. Vai trò của kế toán vật liệu : Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình mua, nhập, và dự trữ vật liệu. Thông qua các số liệu kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm được tình hình cụ thể về số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu để từ đó có biện pháp quản lý vật liệu, có kế hoạch cung ứng kịp thời, hạn chế sự hao hụt, lẵng phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu : Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu cũng như từ vị trí, vai trò của kế toán vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp được xác định như sau : - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt đông kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu . 1.1.2 . Phân loại vật liệu : Phân loại vật liệu là nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu tuỳ thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kế toán chi tiết. Có một số cách phân loại phổ biến như sau : * Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành : + Nguyên vật liệu chính + Vật liệu phụ. + Phụ tùng thay thế. + Thiết bị xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác. * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, vật liệu được chia thành : + Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. + Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý, bán hàng .... * Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành : + Vật liệu tự sản xuất, chế biến. + Vật liệu mua ngoài. + Vật liệu nhận góp vốn. ...Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tương đối và khái quát. Trên thực tế, vật liệu chính đối với doanh nghiệp này là vật liệu phụ đối với doanh nghiệp. 1.2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế : * Giá thực tế nhập kho : Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để có vật liệu đó. Vật liệu nhập kho từ các nguồn khác nhau thì có giá vốn khác nhau . Đối với vật liệu ngoài:0 Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua của vật liệu + Chi phí thu mua thực tế + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm giá hàng trả lại (nếu có) - Các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trị giá thực tế của vật liệu là giá trị ghi trên hoá đơn, không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - Các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì trị giá thực tế của vật liệu là tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). Đối với vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến : Giá vốn thực tế nhập kho = Giá T.tế vật liệu xuất kho để gia công + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến : Giá vốn thực tế nhập kho = Giá T.tế vật liệu xuất thuê gia công + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Chi phí phải trả cho đơn vị gia công Đối với vật liệu do các đơn vị khác góp vốn liên doanh : Giá vốn thực tế nhập kho = Giá T.tế vật liệu xuất thuê gia công e) Đối với nhập liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi : Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế còn sử dụng được hoặc theo gía ước tính. * Giá thực tế xuất kho : Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau : 1/ Tính theo phương pháp bình quân gia quyền : Phương pháp này căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuât trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng tế vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ ưu điểm: Việc tính toán giá trị của nguyên vật liệu xuất kho là tương đối hợp lý, không bị phụ thuọcc vào số lần nhập kho là nhiều hay ít Nhược điểm: Phương pháp tính giá này chỉ tiến hành vào cuối kỳ hạch toán. Vì vậy, khối lượng công tác kế toán cuối kỳ tăng lên nhiều lần và giảm tính giám sát của kế toán. 2/ Tính theo giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần nhập. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác nhưng lại có hạn chế là khối lượng công tác kế toán lớn. 3/ Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước : Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu nhập kho trước thì xuất trước, khi xuất đến lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lần đó để tính trị giá hàng xuất kho. Ưu điểm: Tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước được thực hiện thường xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất là tương đối hợp lý. Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều, phải tiến hành công phu. 4/ Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước : Phương pháp này hoàn toàn ngược lại với phương pháp trên, nghĩa là vật liệu xuất kho sẽ được lấy từ lô hàng nhập mới nhất và trị giá hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới nhất hiện có trong kho. Ưu điểm: Công viêc tính giá đơn giản hơn so với phương pháp nhập trước - xuất trước, được tiến hành thường xuyên trong kỳ hạch toán và không bị phụ thuộc vào số lần nhập - xuất nguyên vật liệu nhiều hay ít Nhược điểm: Số lượng công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả nguyên vật liệu. Trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu biến động mạnh thì việc tính giá xuất theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây ra tính bất hợp lý. 1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán : Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định và chỉ dùng để ghi sổ kế toán vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán, giao dịch với bên ngoài. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính, được quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán. Cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành theo 2 bước sau : Bước 1 : Xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán : Hệ số chênh lệch (H) = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Bước 2 : Tính giá thực tế vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho + Hệ số chênh lệch (H) Trong qua trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của vật liệu, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu. 1.3. Nội dung công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.3.1. Kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.1.1 Yêu cầu của kế toán chi tiết vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết. Hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau : - Tổ chức hạch toán chi tiết từng kho và bộ phận kế toán. - Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ vật liệu theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Đảm bảo khớp, đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết vật liệu với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết nhập - xuất vật liệu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. - Kế toán và thủ kho phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập - xuất để hạch toán chi tiết vật liệu. 1.3.1.2. Chứng từ sử dụng trong kế toán vật liệu : Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC, kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán sau : - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - Thẻ kho - Biên bản kiểm kê vật tư SP, hàng hoá - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho . - Hoá đơn cước phí vận chuyển - Hoá đơn GTGT 1.3.1.3. Sổ kế toán chi tiét vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà có thể sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau : - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luận chuyển. - Sổ số dư. 1.3.1.4. Nội dung kế toán chi tiết vật liệu : Kế toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép thường xuyên sự biến dộng nhập - xuất - tồn của từng thứ, loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở từng kho và toàn doanh nghiệp. Kế toán chi tiết vật liệu phải đồng thời được tiến hành ở 2 nơi : kho và phòng tài vụ. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu sau : 1/ Phương pháp “ghi thẻ song song” 2/ Phương pháp “Sổ đối chiếu luân chuyển” 3/ Phương pháp “Sổ số dư” Nhìn chung, dù áp dụng phương pháp nào trong các phương pháp trên doanh nghiệp đều tiến hành theo dõi đồng thời tình hình nhập - xuất - tồn ở kho và phòng Tài vụ trên cơ sở cùng các chứng từ nhập - xuất. Có thể khái quát nội dung kế toán chi tiét vật liệu của các phương pháp trên như sau : * Tại kho : cả ba phương pháp trên đều hạch toán giống nhau. Theo đó kế toán lập thẻ kho và giao cho thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất vật liệu căn cứ vào chứng từ nhập - xuất vật liệu căn cứ vào chứng từ nhập - xuất theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thẻ kho được mở chi tiết cho một loại vật liệu. 1/ Phương pháp thẻ song song ( Sơ đồ số 01): Phương pháp này, về cơ bản hạch toán như ở kho nhưng ngoài việc theo dõi chỉ tiêu số lượng còn theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ (3 - 5 ngày) kế toán sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc để theo dõi, ghi chép trên “ Sổ chi tiết vật liệu” được mở cho từng loại vật liệu. + ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó các thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật tư, hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. + ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh việc chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo nhanh (tuần kỳ) vật tư, hàng hoá. Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Nhược điểm : Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. 2/ Phương pháp “ Sổ đối chiếu luân chuyển” (Sơ đồ số 02) Theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị tình hình nhập - xuất vật liệu nhưng được ghi định kỳ trên “Sổ đối chiếu luân chuyển”. Ưu điểm : Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. Nhược điểm : Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. - Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, hàng hoá thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. - Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 3/ Phương pháp “ Sổ số dư”: Chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập kho, xuất kho và ghi định kỳ theo từng nhóm, loại vật liệu trên “Bảng luỹ kế nhập (xuất) vật liệu”. * Trình tự ghi chép ( Sơ đồ số 03): ở kho : Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự 2 phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. ở phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán. Ưu điểm : - Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tư, hàng hoá theo nhóm và theo loại. - Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản trong kho của thủ kho. - Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư, hàng hoá. Nhược điểm : - Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại vật tư, hàng hoá vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ hàng nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. - Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp. 1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu : Kế toán tổng hợp vật liệu là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp sau : 1.3.2.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: * Nội dung phương pháp : Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập kho, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất, vật liệu. * Tài khoản kế toán sử dụng : + Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” : Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu hiện có theo giá thực tế; chi tiết cho từng nhóm, loại vật tư theo yêu cầu quản lý. + Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhưng chưa về kho doanh nghiệp. + Tài khoản 331 “ Phải trả người bán” : Được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tượng khác về các khoản vật liệu, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” : Theo dõi giá trị nguyên vật liệu trực tiếp không dùng hết nhập kho và trị giá phế liệu thu hồi. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo đối tượng hạch toán sản xuất. Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan khác được sử dụng như tài khoản 111, TK112, TK141, TK621, TK627, TK 641, TK642. * Phương pháp kế toán : Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát theo sơ đồ 01. Sơ đồ 1 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,331 TK 152 TK 621 515 Nhập kho VL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho SX Chiết khấu thanh toán (nộp thuế VAT theo p2 trực tiếp) chế tạo sản phẩm nhập kho VL mua ngoài TK 627, 641, 642 (nộp thuế VAT theo p2 khấu trừ) TK 133 Xuất dùng cho QL phân xưởng phục vụ SX, BH, QLDN, XDCB TK 333 (3) TK 632, 157 Thuế nhập khẩu tính vào giá Xuất vật liệu gửi bán trị vật liệu nhập kho TK 154 TK 154 Nhập kho vật liệu gia công Xuất tự chế hoặc mua ngoài chế biến, phế liệu thu hồi gia công chế biến TK 411 TK 128, 228, 222 Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh 412 bằng vật liệu TK 128, 222 TK 138, 421 Nhận lại vốn góp liên doanh Phát hiện thiếu thừa chờ xử lý, bằng vật liệu lệch giảm do đánh giá lại VL TK 336 VL di chuyển nội bộ tại TK 331, 111 đơn vị nhận CK thương mại giảm giá, trả lại VL 133 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu 1.3.2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : * Nội dung phương pháp : Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi, phản ánh không thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản tương ứng. Giá trị của vật liệu mua vào nhập kho, xuất kho, xuất kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh ở TK 611 “Mua hàng”. Các TK 151, TK 152 chỉ dùng để phản ánh trị giá vật liệu đầu và cuối kỳ. * Tài khoản kế toán sử dụng : + TK 151, TK 152 : Theo phương pháp này dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất kho và đang đi đường tại thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản “Mua hàng” (TK 611). + TK 611 “Mua hàng” : Phản ánh giá trị vốn thực tế của vật liệu luân chuyển trong tháng. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. * Phương pháp kế toán : Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát bằng sơ đồ 02. Sơ đồ 02: Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 152 Kết chuyển giá trị VL tồn Kết chuyển giá trị VL tồn đang đi đường đầu kỳ kho cuối kỳ TK 151 Kết chuyển giá trị VL TK 111,112,331 đang đi đường Nhập kho VL mua ngoài 515 (nộp thuế VAT theo p2 trực tiếp) TK 641,642,241 Chiết khấu thanh toán Giảm giá hàng bán nhập kho VL mua ngoài TK 627, (nộp thuế VAT theo p2 khấu trừ) Xuất dùng cho QL phân xưởng TK 133 phục vụ SX, BH, QLDN, XDCB TK 333 (3) TK 632 Thuế nhập khẩu tính vào giá Kết chuyển giá vốn VL trị vật liệu nhập kho xuất bán TK 154 TK 412 Nhập kho vật liệu gia công Chênh lệch giảm gia công chế biến do đánh giá lại VL TK 411 TK 128, 222 Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh 412 bằng vật liệu TK 128, 222 TK 138, 421 Nhận lại vốn góp liên doanh Phát hiện thiếu thừa chờ xử lý, bằng vật liệu lệch giảm do đánh giá lại VL TK 331, 111 133 TK 336 Chiết khấu thương mại giảm giá, trả lại VL VL di chuyển nội bộ tại đơn vị nhận TK 111, 112, 331 TK 412 Giảm giá, hàng mua trả lại Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu 1.3.2.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu : Theo chế độ hiện hành, ở nước ta có 4 hình thực sổ kế toán. Mỗi một hình thức đều có đặc điểm riêng, ưu nhược điểm khác nhau. Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán của nhà nước; căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ, điều kiện trang bị kỹ thuật mà lựa chọn hình thức kế toán cũng như hệ thống sổ kế toán cho phù hợp. Vì vậy, tuỳ theo hình thức kế toán vận dụng trong doanh nghiệp mà kế toán vật liệu có các loại sổ kế toans khác nhau. Tuy nhiên dù theo hình thức nào thì kế toán vật liệu đều sử dụng sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vật liệu. * Sổ kế toán tổng hợp vật liệu : Là sổ phản ánh số liệu kế toán (số dư, số phát sinh) đầy đủ và tổng quát cho tình hình nhập, xuất vật liệu. Do vậy tuỳ theo hình thức kế toán vận dụng mà sổ tổng hợp vật liệu có thể là “Sổ nhật ký chuyên dùng”, “Sổ cái TK 152”, “Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn”,..... Sổ kế toán tổng hợp có đặc trưng cơ bản là mở cho tài khoản tổng hợp, căn cứ ghi sổ là các bảng kê chứng từ gốc hoặc chứng từ ghi sổ. Số liệu trên sổ tổng hợp thường được sử dụng để lập các báo cáo tài chính. * Sổ kế toán chi tiết vật liệu : Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về từng loại vật liệu, nhập, xuất. Việc ghi sổ chi tiết cũng được căn cứ trên cơ sở các “Phiếu nhập kho” , “Phiếu xuất kho”, “Bảng kê”, ... Số liệu trên sổ chi tiết vật liệu để quản lý chi tiết vật liệu nhập kho, xuất kho về mặt số lượng và giá trị ; để đối chiếu hoặc làm căn cứ ghi sổ tổng hợp vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu thường dùng là “Sổ chi tiết vật liệu”, “Sổ xuất vật tư theo hạn mức sử dụng”, “Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn”... Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu 2.1. Khái quát chung về công ty bánh kẹo hải châu : 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển : Công ty bánh kẹo Hải Châu (Hai Chau Confetinonary Co.) là thành viên của Tổng Công ty mía đường I - Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Được thành lập ngày 2/9/1965 theo Quyết định của Bộ Công nghiệp nhẹ, hiện nay Công ty có trụ sở đặt tại đường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà nội. Kể từ ngày mới thành lập đến nay, trải qua hơn 35 năm với biết bao khó khăn, thử thách, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã từng bước khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và đạt những thành tích nhất định. Những ngày mới thành lập, Công ty bánh kẹo Hải Châu có tên là Nhà máy bánh kẹo Hải Châu với 03 phân xưởng sản xuất chính là Phân xưởng mì sợi, phân xưởng bánh và phân xưởng kẹo. Lúc này do trình độ công nghệ còn thấp, lao động thủ công là chủ yếu nên sản phẩm sản xuất ra không đủ đáp ứng nhu cầu nhân dân. Nhà máy có số cán bộ công nhân viên bình quân là 850 người/năm. Nhờ sự tích cực đổi mới và hướng phát triển phù hợp Công ty bánh kẹo Hải Châu đã không ngừng vươn lên, tạo công ăn viẹc làm ổn định cho hơn 900 cán bộ công nhân viên/năm với mức lương trên dưới 1.000.000 đồng/người/tháng; doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách ngày càng tăng. Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển của công ty : Năm 1998 1999 2000 2001 2002 Sản phẩm (tấn) 11.438 13.500 15.052 16.000 17.500 Doanh thu cả thuế (tr đ) 93.890 118.560 136.000 150.000 160.000 Nộp ngân sách (tr đ) 7.500 8.200 9.500 10.300 11.800 Lợi nhuận sau thuế (tr đ) 1.416 1.663 2.430 2.720 2.900 Thu nhập bình quân (nđ) 650 800 900 950 1000 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất : Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty là chuyên sản xuất các mặt hàng bánh, kẹo, bột gia vị, mì ăn liền, nước uống có cồn và không có cồn ... do vậy cơ cấu sản xuất của công ty được chia thành 05 phân xưởng chính là một phân xưởng sản xuất phụ trợ gồm : - Phân xưởng bánh I : Sản xuất các loại bánh trên cùng một dây chuyền sản xuất như bánh Hương Thảo, bánh quy bơ, lương khô ... - Phân xưởng bánh II : Chuyên sản xuất các loại bánh kem xốp các loại không phân hoá (125g, 150g, 250g, 300g, 500g) kem xốp phủ sôcôla - Phân xưởng bánh III : Sản xuất bánh Hải Châu, quy hộp các loại - Phân xưởng bột canh : Sản xuất bột canh thường và bột canh iốt. - Phân xưởng phụ trợ : Phụ trách việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc của các phân xưởng và các phòng ban. Sau đây là quy trình công nghệ của một số sản phẩm chủ yếu : Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất bánh kem xốp Phối liệu Nhào tinh bột Lò nướng Đánh kem Làm nguội Phết kem Bao gói đơn Bao gói kép Phòng ổn định Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất bánh quy Phối liệu Nhào trộn Cán Thành hình Nướng Nhập kho Bao gói Thành phẩm Sơ đồ 6: Quy trình sản xuất bột canh Cân bao gói thành phẩm Nhập kho thành phẩm Cân nguyên liệu và pha trộn đều thành hỗn hợp Rang muối Xay hạt tiêu Mỳ chính Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất kẹo Phối liệu Thùng nấu Thêm phụ gia Làm lạnh Tạo hình Máy quật Cán làm nguội Vốt kẹo Bao gói Làm nguội Bảo quản 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý : Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất với nhiều loại hình sản phẩm, công ty tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp kết hợp trực tuyến và chức năng. Theo phương pháp này, đặc điểm của bộ phận trợ giúp do vậy công ty có thể tận dụng được ưu điểm cũng như hạn chế được nhược điểm của các phương pháp này. Có thể khái quát bộ máy quản lý tại Công ty theo sơ đồ sau : Sơ đồ 08 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty bánh kẹo Hải Châu Giám đốc công ty Kế toán trưởng Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng KHVT Phòng tài vụ Phòng tổ chức Phòng hành chính Ban XDCB Phòng kỹ thuật Ban bẩo vệ Nhìn vào sơ đồ bộ máy quản lý của công ty ta thấy tổ chức quản lý gồm có 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc, 01 Kế toán trưởng, 05 phòng và 02 ban. đứng đầu là công ty là Giám đốc, là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm và có quyền cao nhất trong việc điều hành hoạt động của công ty. Giúp việc cho Giám đốc là một phó Giám đốc kỹ thuật, một phó giám đốc kinh doanh và Kế toán trưởng. Bên dưới là các phòng, ban chức năng có chức năng như sau: - Phòng tổ chức lao động: Tổ chức bộ máy điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động: soạn thảo nội quy, quy chế quản lý; các quyết định, công văn, chỉ thị; giải quyết những vấn đề về tiền lương, bảo hiểm xã hội.... - Phòng hành chính : Theo dõi thực hiện các mặt hành chính, quản trị; công tác đời sống, y tế sức khỏe, nhà trẻ mẫu giáo. - Phòng kỹ thuật : Theo dõi thực hiện quy trình công nghệ, bảo đảm chất lượng sản phẩm, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị đưa ra dự án mua sắm thiết bị mới. - Phòng kế hoạch vật tư: Xác định kế hoạch, chiến lược ngắn hạn, dài hạn; kế hoạch tác nghiệp , tiến độ sản xuất hàng ngày; kế hoạch giá thành; cung ứng vật tư, nguyên vật liệu; tiêu thụ sản phẩm. - Phòng tài vụ: Tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán, thống kê, tài chính. - Ban xây dựng cơ bản: Lập kế hoạch xây dựng, thực hiện sửa chữa nhỏ trong công ty. - Ban bảo vệ : Tổ chức công tác bảo vệ nội bộ, công tác tự vệ và nghĩa vụ quân sự. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty : 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán : Tại công ty bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung. Theo đó toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài vụ. Ngoài ra ở mỗi cửa hàng, phân xưởng để bố trí nhân viên kế toán với chức năng hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi các chứng từ đã thu thập, kiểm tra về phòng Tài vụ. Cơ sở để xây dựng bộ máy kế to._.