Tổ chức công tác Kế toán vật liệu & phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

Vật liệu một trong ba yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo nên thực thể sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm.Do đó ,việc quản lý,hạch toán chính xác chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất ,giá thành sản phẩm là cần thiết và quan trọng.Hơn nữa, qua phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu doanh nghiệp sẽ thấy được những ưu, khuyết điểm của mình trong quản lý, sử dụng vật liệu; từ đó phân tích, tìm được những nguyên nhân và đưa ra được những biện pháp để có thể quản lý và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Từ nhận thức đó với kiến thức đã lĩnh hội ở nhà trường cộng với kiến thức thực tế qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118, em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118”. Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận và tìm hiểu tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán vật liệu, phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. Ngoài phần mở đầu, kết luận ,mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn có hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên bản luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý , giúp đỡ của các thầy cô, các cán bộ trong phòng TC-KT của công ty và các bạn để bản luận văn này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Trần Phương Lan cùng tập thể cán bộ công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 đã giúp đỡ em hoàn thành Báo cáo này. Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.- Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1-Đặc điểm, vai trò của vật liệu đối với sản xuất Quá trình sản xuất là sự kết hợp giữa 3 yếu tố: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Theo C.Mac, đối tượng lao động là tất cả mọi vật ở trong tự nhiên mà lao động có ích có thể tác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình.Đối tượng lao động gồm hai loại:Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên-đối tượng lao động của ngành khai thác.Loại thứ hai đã qua chế biến, tức là đã có tác động của sức lao động gọi là vật liệu-đối tượng lao động của ngành công nghiệp chế biến. Như vậy, ta thấy không phải tất cả đối tượng lao động đều là vật liệu mà chỉ có những đối tượng lao động đá chịu sự tác động bằng sức lao động của con người thì mới trở thành vật liệu, ví dụ như:Núi đá vôi không phải là vật liệu nhưng khi con người khai thác chúng phục vụ cho công nghiệp sản xuất xi măng thì chúng được coi là vật liệu. Đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất là chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ, một lần vào giá trị sản phẩm được tạo ra. Chính vì đặc điểm nêu trên của vật liệu mà nó có vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất. Chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm (trong ngành công nghiệp cơ khí là khoáng sản 50%-60%, trong xây dựng khoảng trên 70%…). Do đó sự biến động của chi phí vật liệu sẽ kéo theo sự biến động về giá thành sản phẩm. 1.1.2-Yêu cầu quản lý vật liệu Quản lý là yêu cầu khách quan đối với một nền kinh tế.Quản lý vật liệu không những có ý nghĩa quan trọng đối với chính bản thân các doanh nghiệp mà xa hơn thế nó còn có tác động trực tiếp đến xã hội,đến nền kinh tế quốc dân, điều này được thể hiện: -Thứ nhất, đối với các doanh nghiệp: Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì hoạt động sản xuất kinh doanh phải có lãi, tạo được nguồn tích luỹ.Để đạt được điều này không phải là vấn đề đơn giản, đặc biệt là trong điều kiện hiện nay khi mà cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Nhằm tạo được một thế cạnh tranh thì một trong những giải pháp tối ưu nhất là doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng, đồng thời phải hạ giá thành sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu trong sản xuất là chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm, từ đó cho thấy việc tiết kiệm vật liệu có ý nghĩa để giảm chi phí sản xuất mà cụ thể là giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hơn nữa, với một đặc tính khác của nguyên vật liệu chính là cấu thành nên thực thể của sản phẩm nên chất lượng, số lượng , chủng loại của vật liệu được sử dụng vào sản xuất sẽ ảnh hưởng chất lượng của sản phẩm, từ đó tác động đến việc tiêu thụ sản phẩm. Như vậy có thể khẳng định: quản lý vật liệu có ý nghĩa quyết định sự tồn vong của các doanh nghiệp. -Thứ hai, đối với xã hội: xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng lên và đòi hỏi khối lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu đó.Để thoả mãn được nhu cầu tiêu dùng đòi hỏi nguyên vật liệu sản xuất ngày càng phải nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và phải có chất lượng cao.Mà như chúng ta đã biết, nguồn tài nhiên không phải là vô hạn, do vậy quản lý tốt và sử dụng vật liệu có hiệu quả, cũng có ý nghĩa là chúng ta đang tiết kiệm nguồn lực cho xã hội, cho nền kinh tế quốc dân tạo đà cho sự phát triển của đất nước. Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng trên của việc quản lý vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý tốt các vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ: -Khâu thu mua:Phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu, đảm bảo đủ số lượng: đúng quy cách, chủng loại; chất lượng tốt; giá mua và chi phí mua hợp lý. Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ;một mặt chọn lựa các nhà cung cấp vật tư ổn định, mặt khác phải tìm các nguồn hàng mới để tạo ra cho doanh nghiệp những nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhất. -Khâu bảo quản: Tổ chức tốt việc bảo quản vật liệu trong kho cũng như trong quá trình vận chuyển…phù hợp với tính chất của từng loại vật liệu. Trang bị đầy đủ các phương tiện cần đo, kiểm tra, phòng chống cháy nổ…. -Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm (song vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm) nhằm hạ thấp chi phí tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó tiến tới giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. -Khâu dự trữ: Tính toán chính xác mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất lao động của doanh nghiệp được tiến hành bình thường. Tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.1.3- Vai trò, nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để quản lý một cách tốt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không phân biệt doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế, loại hình sở hữu hay lĩnh vực hoạt động nào đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán kế toán được gọi là một trong những công cụ hữu hiệu. Hạch toán kế toán được quan niệm như một loại ngôn ngữ kinh doanh, một thứ nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý. Với các chức năng như cung cấp thông tin; kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh; quản trị doanh nghiệp, kế toán nói chung trở thành một công cụ quản lý đắc lực cho các nhà kinh doanh và kế toán vật liệu nói riêng không phải là ngoại lệ. Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì mới nắm bắt chính xác được tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng….Vật liệu, từ đó đánh giá được quản lý, sử dụng được vật liệu trong quá trình sản xuất, đưa ra được những biện pháp nhắm quản lý, sử dụng vật liệu có hiệu quả nhất; đảm bảo kế hoạch sản xuất về chất lượng. Qua phân tích 4cho ta thấy được vai trò quan trọng của kế toán vật liệu. Tuy nhiên để kế toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực cho các nhà kinh tế, kế toán vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tình hình thu nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu. Tình hình giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp vật liệu nhằm đảm bảo vật liệu về mọi mặt cho sản xuất kinh doanh. -Tính toán, xác định chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất. Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, từ đó giúp cho việc xác định chính xác giá thành sản phẩm. -Tổ chức hệ thống chứng từ,tài khoản kế toán, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết phù hợp với kế toán mà doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng, tạo điều kiện cho việc quản lý thống nhất của nhà nước. -Tổ chức tiến hành lập các báo cáo về vật liệu theo đúng phương pháp và thời hạn quy định nhằm phục vụ cho công tác kế toán, quản trị doanh nghiệp. -Tham gia kiểm kê và đưa ra các ý kiến về quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. 1.2- Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2- Phân loại vật liệu. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có công dụng kinh tế và tính năng hoá học khác nhau; hơn nữa chúng có từng biểu giá và được nhập từ nhiều thời điểm khác nhau. Do vậy để có thể quản lý một cách chặt chẽ nhất và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng sản phẩm, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo từng nơi bảo quản, sử dụng thì ta phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc phân chia vật liệu (vật tư) của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu chuẩn phân loại nhất định nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Phân loại phù hợp với đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp là cần thiết để tổ chức công tác kế toán vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài): Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất ra như: sắt, thép, xi măng….Trong doanh nghiệp xây dựng; vải trong doanh nghiệp may mặc….Đối với nửa thành phần mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hay chất lượng sản phẩm, phục vụ cho sản xuất, phục vụ cho công tác quản lý; phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản gói sản phẩm như thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt; xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa… - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt… - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật liệu kết cấu…dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, gồm phế liệu cho quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi được từ thanh lý tài sản cố định…. Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, có thể chia nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu mua ngoài. Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Vật liệu tự gia công chế biến. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất. Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu dùng cho việc tiêu thụ sản phẩm. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị vật liệu mà mỗi loại vật liệu trên được chia các nhóm, các thứ một cách chi tiết. Trên cơ sở phân loại như vậy doanh nghiệp cần lập danh điểm vật liệu, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Lập danh điểm vật tư là quy định cho mỗi vật tư một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Yêu cầu khi lập danh điểm vật liệu (vật tư) là danh điểm phải dễ nhớ, không trùng lặp, được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý từng thứ vật tư. Ví dụ: 152- Nguyên liệu, vật liệu. 1521- Nguyên vật liệu chính. 15221- Sắt. 1521101- Sắt 14 A1. 1521102- Sắt 18 A1. Trên cơ sở danh điểm vật liệu đã được xây dựng như vậy, ta sẽ xây dựng được mã số của từng loại nhóm, thứ vật liệu trên phần mềm kế toán máy, phục vụ công tác quản lý và hạch toán vật liệu trên máy tính được thuận lợi. Khi bắt đầu đưa ra chương trình kế toán máy hoạt động , cùng với việc tạo ra danh mục khác, danh mục vật liệu được tạo ra dựa vào hệ thống danh điểm vật liệu đã được xây dựng của doanh nghiệp.Trong quá trình nhập liệu hoặc bất cứ thời điểm nào, danh mục có thể thường xuyên được mở rộng bằng cách cập nhật thêm các loại, nhóm, thứ vật liệu khác. 1.2.2- Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện của giá trị nhập, xuất, tồn kho theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.Phải đánh giá vật liệu để xác định chính xác giá trị của lượng sử dụng sản xuất trong kinh doanh, giúp cho việc phân tích chi phí, giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán được đúng đắn, tạo điều kiện cho các nhà quản lý đưa ra quyết định hợp lý. Đánh giá vật liệu phải tuân theo nguyên tắc giá vốn thực tế khi hạch toán vật tư và phương pháp sử dụng phải đảm bảo thống nhất trong một biên độ kế toán. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, sự biến động của vật liệu lại xảy ra thường xuyên thì kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép sự biến động hàng ngày của vật liệu, song cuối kỳ kế toán phải tinh ra giá vốn thực tế để ghi sổ tổng hợp. 1.2.2.1- Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế 1.2.2.1.1- Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá vốn thực tế của nó được xác định khác nhau. -Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vốn thực tế Giá mua Chi phí Các khoản Vật liệu mua = ghi trên + mua thực tế - giảm giá Ngoài nhập kho hoá đơn phát sinh (nếu có) Trong đó: +Giá mua trên hoá đơn (còn gọi là giá mua thực tế) bao gồm cả các khâu nhập khẩu và thuế khác (nếu có). Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Còn nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào (tổng giá thanh toán). +Chi phí mua thực tế phát sinh có thể bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuế kho, thuế bãi… -Đối với vật liệu thuê ngoại gia công chế biến: Giá vốn Giá thực tế Chi phí vận chuyển Số tiền phải Thực tế vật liệu xuất bốc dỡ vật liệu từ trả cho đơn Vật liệu = thuê gia công + kho của DN + vị nhân gia Nhập kho chế biến đến nơi gia công công -Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá vốn thực tế vật liệu Mua ngoài nhập kho = Giá thực tế vật liệu Xuất gia công chế biến + Chi phí gia Công chế biến -Đối với vật liệu nhập kho do doanh nghiệp nhập vốn góp liên doanh thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là do hội đồng liên doanh đánh giá. -Đối với vật liệu nhập kho thì giá vật liệu nhập kho là do kế toán ước tính (giá có thể bán trên thị trường). 1.2.2.1.2- Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Khi xuất dùng vật liệu có thể tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo một trong những phương pháp sau: Phương pháp đơn giá thực tế bình quân. Phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp nhập sau xuất trước. Phương pháp giá đích danh. Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng và thích hợp áp dụng trong những điều kiện nhất định. Do vậy, các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh; khả năng trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán; yêu cầu quản lý cũng như trang bị phương tiện tính toán, xử lý thông tin để lựa chọn và đăng ký phương pháp thích hợp cho doanh nghiệp mình. Phương pháp đơn giá thực tế bình quân. Theo phương pháp này, để xác định giá trị vốn của vật liệu xuất kho là phải tính giá vốn thực tế bình quân của một đơn vị vật tư được xác định theo công thức; Giá vốn thực tế của vật liệu kho tồn Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ Số lượng vật liệu nhập kho trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân + = = + -Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo công thức: Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = = X -Đơn gí thực tế bình quân có thể được xác định vào cuối kỳ hạch toán (tháng, quý) hoặc cũng có thể được xác định sau mỗi lần nhập (trước mỗi lần nhập) gọi là tính đơn giá bình quân liên hoàn. Trong kế toán quản trị, để đảm bảo cung cấp thông tin hằng ngày và tuần kỳ việc tính giá vốn thực tế cửa hàng xuất kho nên sử dụng đơn giá thực tế bình quân liên hoàn. Trường hợp nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc tính giá trị hàng xuất kho được thực hiện như sau: - Xác định đơn giá thực tế bình quân (vào cuối kỳ) Giá vốn thực tế của Giá vốn thực tế của vật Đơn giá thực tế bình quân Vật liệu tồn kho đầu kỳ + liệu nhập kho trong kỳ = Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu nhập Kho kỳ đầu kho trong kỳ - Xác định giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo công thức: Giá vốn thực Giá vốn thực Giá vốn thực tế Giá vốn Tế của vật liệu = tế của vật + của vật liệu - thực tế của Xuất kho liệu tồn kho nhập kho vật liệu tồn Trong kỳ đầu kỳ trong kỳ kho cuối kỳ Phương pháp nhập trước – xuất kho Phương pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất trước. Căn cứ vào số liệu xuất kho để tính ra giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc phần nhập trước, số còn lại (bằng tổng lượng vật liệu xuất kho – số đã xuất thuộc phần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau. Như vậy, theo phương pháp này, giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập kho sau cùng. Phương pháp nhập sau- xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là vật liệu nào nhập kho sau sẽ được xuất trước và giá trị vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho, đơn giá của những lô nhập sau nhất hiện có ở trong kho, sau đó mới lần lượt đến đơn giá của những lần nhập trước dần. Như vậy, theo phương pháp này giá vốn của vật liệu cuối kỳ là giá được tính theo số lượng vật liệu tồn kho và đơn giá của các lô nhập cũ (trước) nhất. Phương pháp thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lập đúng đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính ra giá hàng thực tế xuất kho. Nếu áp dụng phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng. Lưu ý: Trong trường hợp đánh giá vật tư theo trị giá vốn thực tế thì cũng có thể xảy ra các trường hợp là hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo trị giá vốn thực tế (bao gồm: giá mua + chi phí mua); hoặc cũng có thể theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho của từng thứ vật mua theo giá mua thực tế và trong trường hợp này thì cuối kỳ, hàng đã suất kho trong kỳ, sau đó mới tính trị giá vốn thực tế của vật tư suất kho trong kỳ. Việc tính toán được thực hiện như sau: Bước 1: Xác định giá trị mua thực tế của vật liệu xuất kho. - Có thể tính theo một trong các phương pháp đã trình bày ở trên như nhập trước- xuất trước, nhập sau- xuất trước…Những lưu ý là “giá mua thực tế ”. Bước 2:Tính chi phí thu mua phân bổ cho vật liệu xuất kho theo công thức: Chi phí thu mua Chi phí thu mua Phí thu mua phân bổ cho vật phát sinh trong Trị giá mua Phân bổ liệu tồn đầu kỳ + kỳ cần phân bổ thực tế của Cho vật liệu = x vật liệu Xuất kho Trị giá mua thực Trị giá mua thực xuất kho Trong kỳ tế của vật liệu + tế của vật liệu trong kỳ Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Bước 3: Tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá vốn thực Trị giá mua thực tế Chi phí mua phần Tế của vật liệu = của vật liệu xuất kho + bổ cho vật liệu xuất Suất kho trong kỳ trong kỳ kho trong kỳ 1.2.2.2- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại vật tư nhiều, tình hình nhập khẩu diễn ra thường xuyên thì có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày. Giá hạch toán là một loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng (thường là giá kế hoạch hay giá tạm tính) và được sử dụng trong thời gian dài, ít nhất là một kỳ kế toán. Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu nhưng phải đảm bảo nguyên tắc giá vốn thực tế cho nên cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá vốn thực tế. Các bước được thực hiện như sau: -Trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của vật liệu theo công thức: Giá thực tế của vật liệu Giá thực tế của vật Tồn đầu kỳ + liệu nhập trong kỳ Hệ số giá = (H) Giá hạch toán của vật Giá hạch toán của vật Liệu tồn đầu + liệu nhập trong kỳ - Sau đó mới tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo công thức: Giá vốn thực tế của Liệu xuất kho = Trị giá hạch toán của vật xuất kho thời kỳ x H Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu mà có thể tính hệ số giá (H) riêng cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hoặc cho tất cả nguyên vật liệu của doanh nghiệp. 1.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu 1.2.3.1- Chứng từ kế toán sử dụng Theo chứng từ kế toán ban hành theo QD 1141/TC/QD/CD/CT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các văn bản quy định khác, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) Hoá đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT) Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02/GTTT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 - VT) Tuý thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các ghi chép, tính chính xác về các số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán về vật liệu. Sổ kế toán chi tiết vật liệu: Tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nào mà có thể sử dụng các sổ (thẻ)kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập khẩu-xuất-tồn Ngoài ra còn có thể sử dụng các Bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất… phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được nhanh chóng đơn giản ,kịp thời. Đối với mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị vật liệu mà danh mục các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị sao cho phù hợp. Kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng danh điểm, từng loại , từng nhóm…Vật liệu về chỉ tiêu hiện vật và giá trị ,được tiến hành cả ở trong kho và cả ở bộ phận kế toán theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm bảo quản. Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu là cách thức kết hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán vật liệu trong việc tổ chức kế toán theo từng danh điểm, từng nhóm và cả về số lượng và giá trị ở từng kho theo từng người có trách nhiệm bảo quản vật liệu. Mỗi cách thức thay đổi sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán lại tạo ra một phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Hiện nay có 3 phương pháp kế toán vật liệu đó là : Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp ghi sổ số dư. Các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm (điều kiện) cụ thể của mình mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Phương pháp ghi sổ số dư. Nội dung: - ở kho : thủ trưởng sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ (danh điểm) vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng .Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập , xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột “Tồn” của thẻ kho. -ở phòng kế toán: Sau khi nhận các chứng từ về vật liệu từ thủ kho , kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ , căn cứ vào đó để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng chi thứ vật liệu như thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất , tồn kho theo chỉ thiêu số lượng và giá trị . Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết được sử Dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị . Cuối tháng hay tại thời các điểm nào đó có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) kho tương ứng. Ngoài ra , kế toán còn lấy số liệu trên dòng công tác của các thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào các bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn . Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Chứng từ xuất vật liệu Chứng từ nhập vật liệu Thẻ (sổ ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-K vật liệu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phương pháp ghi thẻ song song: *Ưu điểm: Đơn giản , dễ làm , dễ kiểm tra đối chiếu , đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị vật liệu. * Nhược điểm : Khối lượng ghi chép lớn , ghi chép giữa kế toán và thủ kho bị trùng lặp (về chỉ tiêu số lượng) . * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại, vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thường xuyên ; trình độ của nhân viên kế toán chưa cao. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép , giống như phương pháp ghi thẻ song song . - ở phòng kế toán: Sau khi nhận, kiểm tra , hoàn thiện chứng từ vật liệu kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển (hoặc có thể từ các chứng từ gốc , kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu sau đó ghi vào sổ luân chuyển). Sổ này được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập –xuất-tồn kho của từng thứ vật liệu thuộc từng kho trên cả hai chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Mỗi thứ vật liệu được ghi trên một dòng cửa sổ. Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất vật liệu Bảng kê xuất vật liệu Chứng từ nhập vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. * Ưu điểm: So với phương pháp ghi thẻ song song thì phương pháp này có thể giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép của kế toán. * Nhược điểm:Cũng như phương pháp ghi thẻ song song , việc ghi chép vẫn bị trùng lặp và kế toán . Hơn nữa , việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, vì thế hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Việc lập báo cáo vật liệu phải dựa vào thẻ kho. * Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu ; không có nhân viên kế toán vật liệu. * Phương pháp ghi sổ số dư. Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu giống như hai phương pháp trên. Ngoài ra, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở từ các thẻ kho. - ở phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ gốc , kế toán lập bảng kê nhập ,bảng kê xuất. Cuối tháng lấy số liệu trên dòng cộng của bảng là luỹ kế nhập (xuất) để ghi vào bảng ê tổng hợp nhập, xuất , tồn rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Sơ đồ 3: sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư: Thẻ Kho Chứng từ xuất vật liệu Bảng kê xuất vật liệu Bảng kê luỹ kế xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Chứng từ nhập vật liệu Bảng kê luỹ kế nhập Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi sổ số dư. * Ưu điểm: Tránh trùng lặp giữa lặp giữa thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được dàn đều trong tháng. Đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật liệu. * Nhược điểm: Việc kiểm tra đối chiếu không chặt chẽ. Khi lập báo cáo tuần kỳ về vật liệu p._.hải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. * Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu , tình hình nhập , xuất vật liệu diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu. Nhân viên kế toán có trình độ cao , thủ kho vững về nghiệp vụ. 1.2.4.Kế toán tổng hợp vật liệu. 1.2.4.1. Phân biệt kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ(KKĐK): Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo hạch toán theo dõi thường xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình biến động , nhập-xuất- tồn kho các chủng loại tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho trên sổ sách kế toán, tức là các nghiệp vụ nhập, xuất kho sẽ được xử lý ngay khi phát sinh. Theo phương pháp này, kế toán sẽ phản ánh giá trị của vật liệu nhập, xuất , tồn kho trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KK-ĐK) là phương pháp hạch toán mà kế toán căn cứ vào kết quả thực tế được tiến hành định kỳ trên các sổ sách kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = Trị giá Thực tế Vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ - Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Theo phương pháp mọi nghiệp vụ nhập, xuất ,tồn vật liệu hàng ngày không phản ánh trên các tài khoản tồn kho, các tài khoản này chỉ được sử dụng để kết chuyển đầu và cuối kỳ giá trị vật liệu tồn kho. Hàng ngày việc nhập vật liệu được phản ánh trên tài khoản 611-“Mua hàng”. Như vậy, hai phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu trên có điểm khác nhau cơ bản là việc ghi chép kế toán hàng ngày . Theo phương pháp KKTX thì mọi nghiệp vụ nhập, xuất đều phải ghi chép nên phản ánh chính xác, thường xuyên liên tục sự biến động của vật liệu. Còn phương pháp KKĐK thì khi nhập mới ghi , khi xuất mới ghi, khi xuất vật liệu không ghi mà chỉ đến cuối kỳ, khi kiểm kê mới xác định được giá trị vật liệu kho. 1.2.4.2 Tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” : Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,giảm các loại nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của doanh nghiệp , gồm: + TK 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính ” + TK 1522 “Vật liệu phụ ” + TK 1523 “Nhiên liệu ” + TK 1524 “Phụ tùng thay thế ” + TK 1525 “Thiết bị XDCB ” + TK 1528 “Vật liệu khác ” Trong từng TK cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4…tới từng nhóm, từng thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. TK 151 “Hàng mua đang đi đường ”: Dùng để phản ánh trị giá của các loại vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp , còn đang trên đường vận chuyển , ở bến cảng,bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. TK 611 “Mua hàng” TK 331 “Phải trả người bán ”: TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán , người nhận thầu phụ về các khoản vật tư, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK 141, TK 621, TK 627, TK 643, TK 642, TK 241… 1.2.4.3 Phương pháp kế toán vật liệu theo phương pháp KKTX Phương pháp kế toán vật liệu theo phương pháp KKTX được thể hiện theo sơ đồ 4 (trang sau). Sơ đồ 4 : Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp KKTX. (Một số nghiệp vụ chủ yếu) TK 152 TK 111, 112,141,331 TK 111,112, 331 (1) Nếu có TK 113 (11)_ (2) TK 151 (3) Nếu có TK 133 TK 333 TK 621 (4) (12) TK 154 TK 627,641,642 (5) (13) TK 128,222,711 TK 128,222,228 (6) (14) TK 412 14a 14b TK 411 (7) (15) TK 632,57,138 TK 338(1) TK 154 (8) (16) TK 131 ,336 TK 138 (9) (17) TK 412 TK 412 10 (A) 10 (b) Diễn giải: : Phản ánh trị giá vật liệu mua ngoài nhập kho : Phản ánh trị giá vật liệu mua đang đi đường : Trị giá vật liệu mua đang đi đường tháng trước , tháng này nhập kho : Phản ánh số thuế nhập khẩu của lô vật liệu doanh nghiệp nhập khẩu : Trường hợp doanh nghiệp nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hoặc gia công chế biến : Nhận lại vốn đóng góp liên doanh hoặc chia lãi liên doanh (cổ phần ) bằng vật liệu. : Vật liệu được cấp phát , nhận vốn góp liên doanh , vốn góp cổ phần : Vật liệu phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân khi kiểm kê. : Khi nhận nguyên vật liệu của bên A ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu. 10(A): Phản ánh chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu 10(B): Phản ánh chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu (11): Phản ánh trị giá vật liệu trả lại, giảm giá hàng bán doanh nghiệp được hưởng (12) : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất. (13) : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho dùng phục vụ quản lý sản xuất , phục vụ bán hàng , quản lý doanh nghiệp. (14) : Xuất nguyên vật liệu góp vốn liên doanh , đầu tư tài chính ngắn hạn , dài hạn (Trường hợp trị giá vật liệu được định giá bằng giá vốn thực tế xuất kho) 14(A): TH trị giá vốn góp, được định giá lớn hơn trị giá vốn thực tế của vật liệu kho . 14(B): TH trị giá vốn (VL) góp được định giá nhỏ hơn trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. (15) : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cho mượn ,xuất gửi bán , xuất bán. (16) : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến. (17) : Vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Phương pháp kế toán vật liệu theo phương pháp KKĐK Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp KKĐK (Một số nghiệp vụ chủ yếu) TK 611 (7) TK 151,152 TK 111,112,331 (1) (8) TK 111, 112,331,141… (2) TK 33 TK 621,627,641,642 (9) Nếu có TK 3333 TK 111, 138,334 (3) (10) TK 411 (4) TK 412 TK 154 (5) (6b) TK 412 (6a) Diễn giải : : Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ : Phản ánh trị giá vật liệu mua ngoài nhập kho : Thuế nhập khẩu phải nộp của số vật liệu liên doanh nhập khẩu. : Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho do các đơn vị khác góp vốn liên doanh , góp vốn cổ phần hoặc được cấp phát… : Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự gia công nhập kho A: Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu. (6) B: Chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu : Kết chuyển giá trị vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ . : Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại. : Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất chế tạo cho sản phẩm, dùng cho công tác quản lý sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp… : Vật liệu mất mát ,thiếu hụt phát hiện thấy khi kiểm kê. Hệ thống sổ và báo cáo kế toán áp dụng. Theo quy định trong QĐ 1141 / TC / QĐ / CĐKT ngày 01/1/1995, các doanh Nghiệp có thể áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau: - Nhật ký chứng từ (NKCT) - Nhật ký chung (NKC) - Nhật ký sổ cái (NKSC) - Nhật ký ghi sổ (NKGS) Và tuỳ thuộc vào việc áp dụng hình thức kế toán cũng như căn cứ vào yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp mở các loại sổ phù hợp. Ví dụ trong hình thức kế toán NKCT là sổ kế toán tổng hợp , dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản. Căn cứ để ghi chép các NKCT là các chứng từ gốc , số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. - Bảng kê: Được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được . - Bảng phân bổ: Dùng để tập hợp các chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên hoặc chi phí đòi hỏi phải tập hợp , tính toán phân bổ. Số liệu của các bảng phân bổ được sử dụng để ghi vào các bảng thống kê, NKCT và các sổ kế toán liên quan . - Sổ cái TK 152, 1331, 331… : Là tổng hợp mở cho cả năm. Sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT. - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán…dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu kế toán quản lý. - Ngoài ra , doanh nghiệp còn có thể mở các sổ kế toán khác theo yêu cầu quản lý của mình. Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ KT chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán mày thì trình tự sổ có đôi chút khác biệt. Hầu hết các chứng từ được nhập vào máy sẽ tự động vào các sổ kế toán liên quan theo phần mềm đã thiết kế. Hệ thống sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán được thiết lập trên máy về cơ bản đều dựa trên những mẫu số đã quy định sẵn, ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác như báo cáo chi phí theo khoản mục… Phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu . Sự cần thiết phải phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất . Vì vậy, nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ không thế tiến hành được quá trình sản xuất. Hơn nữa chi phí nguyên vật liệu thường là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. Do đó làm sao để có thể sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất, luôn luôn đảm bảo nguyên vật liệu được cung cấp cho sản xuất một cách đầy đủ, liên tục , đồng thời không gây tình trạng ứ đọng vốn là yêu cầu quản lý của bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào , muốn làm được điều này thì việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là cần thiết. Phân tích tình hình sản xuất, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thực chất là nghiên cứu một trong ba yếu tố của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được ưu nhược điểm trong công tác cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu vất liệu gây ngừng sản xuất hoặc dự trữ thừa vật liệu gây ứ đọng vốn sản xuất. Những nội dung cơ bản của công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Phân tích tình hình đảm bảo vật liệu cho sản xuất Phân tích tình hình khai thác các nguồn vật liệu (NVL) Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc khai thác các nguồn nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất. Doanh nghiệp có thể nhập vật liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau như: nhập từ các doanh nghiệp trong nước , tự nhập khẩu, liên doanh liên kết… Điều quan trọng là doanh nghiệp trong nước phải thấy được tình hình khai thác của các nguồn khả năng về nguyên vật liệu để đảm bảo cho nhu cầu sản xuất. Khi phân tích vấn đề này , có thể so sánh trị giá nguyên vật liệu thực tế nguồn cung cấp với tổng giá trị nguyên vật liệu kế hoạch cũng như tổng trị giá nguyên vật liệu thực tế cung cấp. Thông qua tính toán ta lập bảng phân tích tình hình khai thác các nguồn khả năng về vật liệu. Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế (theo giá kế hoạch) Tổng số Nhập từ cơ quan vật tư nhà nước Nhập khẩu Nhập từ đơn vị khác 1.Tổng giá trị vật liệu nhập về 2. So với kế hoạch 3. So với thực tế Qua số liệu ở bảng trên cho thấy ta có thể đánh giá được khả năng khai thác nguồn nguyên vật liệu . Tìm ra được nguyên nhân và đề ra được biện pháp tốt nhất các nguồn cung cấp nguyên vật liệu trong thời gian tới. Phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng vật liệu: Nguồn cung cấp nguyên vật liệu có thể rất phong phú và đa dạng nhưng để đánh giá xem doanh nghiệp có đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được liên tục hay không cần phải dựa vào chỉ tiêu: tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu. Công thức tính như sau: n S Vli x gki i=l n S Vki x gki i=l TVt = x 100% Trong đó : Tvt : Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu. Vli : Số lượng thực tế cung cấp về từng loại nguyên vật liệu Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vật liệu Gki: Đơn giá kế hoạch cung cấp về từng loại nguyên vật liệu Nếu: Tvt > 100% thì ta đánh giá là doanh nghiệp đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu. Tvt< 100% thì ta đánh giá là doanh nghiệp đã không hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu. Tvt=100% thì ta đánh giá là doanh nghiệp đã hoàn thành kế hoạch đặt ra. Phân tích tình hình cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. Trong thực tế, hoạt động sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp cần có những loại vật liệu nhất định và không thể thay thế được như sợi thuốc lá trong doanh nghiệp sản xuất thuốc lá, xi măng trong doanh nghiệp xây dựng…đó gọi là những loại nguyên liệu chủ yếu tham gia vào thực thể của sản phẩm. Để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn, trước hết doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại nguyên liệu là chủ yếu. Phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng vật liệu ta mới chỉ biết được những nét chung nhất về vấn đề này, mọi nhân tố cá biệt đã được bù trừ lẫn nhau. Ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu nhưng tình trạng ngừng sản xuất vẫn có thể xảy ra nếu doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp về các nguyên vật liệu chủ yếu. n S Vli x gki i=l n S Vki x gki i=l Để đánh giá được mức độ thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu ta có thể sử dụng chỉ tiêu: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu, công thức tính như sau: Tvc = x 100% Trong đó Tvt : tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. Vli: Số thực tế cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại vật liệu chủ yếu Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại vật liệu chủ yếu. Gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu Nếu: Tvc =100% : Kết luận doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. Tvc<100% : Kết luận doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu. Tìm hiểu xem việc hoàn thành hay không kế hoạch cung cấp về các loại vật liệu chủ yếu là do đâu từ đó có biện pháp phát huy những thành tích đạt được, khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Việc sử dụng vật liệu thế nào ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất cả về số lượng, chất lượng và hiệu quả trong sản xuất. * Phân tích chỉ tiêu cá biệt: DM = ml – m0 ml m0 ml m0 %TH = x 100% chỉ số cá biệt i = Các kết quả đạt được tăng hay giảm , thấp hay cao hơn 1 nói lên việc sử dụng tiết kiệm hay bội chi. * Phân tích theo chỉ số tổng hợp. DN = DTheo = Thực tế – Kế hoạch = SJ = mi1j . Qj1 - Sj - 1mij . Q0 j Sj =1mj1j . qj1 Sj mi0j . qj0 I = Kết quả tính toán được ta tăng hay giảm không nói lên mức tiết kiệm hay bội chi mà chỉ nói nên được NVL tiêu hao bao nhiêu hay ít so với định mức kế hoạch đặt ra , vì vậy khi xác định phải điều chỉnh theo khối lượng sản xuất thực tế. * Phân tích mối liên hệ với khối lượng sản xuất: Sj =1mj1j . qj1 Sj =1mj0j . qj0 Sj =1mj1j . qj1 Sj =1mj0j . qj0 Thực tế Kế hoạch x Q1/Q0 DDNđ/c = THao thực tế - Thực tế – KH x Q1/Q2 = - I đ/c = = * Phân tích theo hiệu quả sử dụng NVL : Đây là chỉ tiêu phản ánh tổng quát nhất tình hình sử dụng nguyên vật liệu . Q TCP Giá trị sản xuất Tổng chi phí NVL H= = - Kết quả tính toán được cho biết 1 đồng NVL tham gia trong sản xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản xuất. H càng cao thì chất lượng công tác quản lý sử dụng NVL càng tốt. Tử kết quả tính toán trên, ta phải phân tích, tìm ra nguyên nhân và biện pháp nhằm tiết kiệm trọng sử dụng NVL, có thể là: - Thiết kế sản phẩm. - Quy trình công nghệ. - Chất lượng của thiết bị sản xuất. - Công tác tổ chức quản lý. - Tay nghề của công nhân. - Việc sử dụng lại phế liệu , phế phẩm trong quá trình sản xuất. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Một số nét khái quát về Công ty cổ phần xây dựng CTGT Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 được thành lập theo quyết định số 528/2003/QĐ/BGTVT ngày 28 tháng 2 năm 2003 và chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần vào 01 tháng 01 năm 2003. Trụ sở chính của công ty đặt tại thị trấn Cầu Diễn huyện Từ Liêm Hà Nội. Là một đơn vị kinh tế trực thuộc Tổng công ty XDCTGT-BGTVT , công ty thực hiện chế độ kinh tế độc lập , tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và mở tài khoản tại các ngân hàng trong cả nước. Tiền thân của Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 là Công ty 118 được thành lập vào tháng 10 năm 1982 ,lúc đầu có nhiệm vụ tiếp nhận một phần máy móc thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Sau này có nhiệm vụ thi công các công trình giao thông và các công trình khác trong cả nước . Trải qua 20 năm hình thành phát triển , Công ty luôn luôn hoàn thành trách nhiệm được giao và đạt được rất nhiều thành quả góp phần cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước. Cụ thể công ty đã tham gia thi công nhiều công trình như : - Đường Bắc Thăng Long Nội Bài _ Quốc lộ (H Đ 1) _ Quốc lộ 18 …… Ngoài ra hiện nay công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình khác lớn như: - Mở rộng quốc lộ 1A - Xây dựng đường HCM đoạn đường Hương Sơn – Hà Tĩnh - Khu công nghiệp Dung Quất …........... Và hàng loạt các công trình giao thông ở địa phương trên cả nước. Do có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã được nhà nước tặng nhiều huân chương như: - Huân chương lao động hạng 2 - Huân chương lao động hàng 3 - Nhiều bằng khen của Chính Phủ, Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam, của bộ Giao Thông Vận Tải. - Ba lăm liền (1999,2000,2003) được tặng cờ thi đua đơn vị thi đua xuất sắc nhất của Tổng công ty xây dựng Giao Thông Vận Tải Đóng góp vào thành quả mà Công ty đạt được trong những năm qua phải kể đến đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công Ty – những người trực tiếp tạo nên sự thành công của Công Ty trong những năm qua. Tính đến thời điểm 31-12-2003 Công Ty cổ phần xây dựng CTGT 118 đã có một đội ngũ lao động tương đối hùng hậu với tổng số cán bộ công nhân viên và 347 người. Có thể khẳng định rằng họ là những con người năng động có khả năng kinh doanh và làm việc có hiệu quả . Điều này được thể hiện ở chỗ: Nhận thức được quy luật cạnh tranh gay gắt của thị trường, những người lãnh đạo, quản lý Công Ty đã chủ động đổi mới mạnh mẽ và toàn diện ở tất cả các khâu như con người, công nghệ, thiết bị, mở rộng ngành nghề kinh doanh … Và đã tạo được những bước nhảy vọt khá khâm phục: Sau 3 năm đổi mới, sản lượng năm 2003 đã tăng lên 10 lần so với năm 1998 (tử 8,9 tỷ đồng năm 1998 tăng lên 81,5 tỷ đồng năm 2003). Đồng thời thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viện cũng được tăng lên. Tính đến nay thu nhập bình quân mỗi người khoảng 1.000.000đ/tháng đến 1.300.000 đ/ tháng (so với năm 1998 là 300.000/người/tháng). Đạt được kết quả to lớn trong kinh doanh, luôn phấn đấu không ngừng để đạt được kết quả to lớn hơn. Đó là phương châm hoạt động của bất cứ một nghiệp nào và công ty cổ phần xây dựng CTGT118 không phải là ngoại lệ. Chính vì thế mà hiện nay công ty đang đưa bộ tiêu chuẩn IOS 9001-2000 vào công tác quản lý chất lượng và phấn đấu đến cuối năm 2002 được cấp chứng chỉ quốc tế về bộ tiêu chuẩn này. Đặc điểm sản xuất, tổ chức và quản lý Công Ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Đặc điểm sản xuất: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các hoạt động chủ yếu của Công Ty gồm: - Xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt đường. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và đường điện 35 KV. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, đầu tư giám sát công trình do công ty thi công. -Kinh doanh bất động sản -Buôn bán tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng -Vận tải hành khách và hàng hoá -Kinh doanh dịch vụ khách sạn,du lịch, vui chơi giải trí Với đặc thù riêng có của ngành XDCB là tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình( nhà máy ,cầu, đường công trình phúc lợi…) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiết kế riêng, địa điểm thi công khác nhau. Vì vậy, để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội khác nhau và các đội cầu để các đội sản xuất này trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quá trình công nghệ các giai đoạn để thi công công trình của công ty được tiến hành theo sơ đồ sau: Khảo sát thi công Hoàn thiện Thi công Bàn giao Nghiệm thu Giai đoạn khảo sát thi công : Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này , ngay sau khi nhận làm giao tuyến ,công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế, được trang bị đầy đủ các thiết bị , dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tiến hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc , cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. Giai đoạn thi công : đối với thi công cầu công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ, làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ. Còn thi công đường có quy trình như sau: Đào đất hữu cơ, rải vải địa kỹ thuật và đắp cắt điện, đắp nền đường, đắp sỏi đỏ thi công lớp cấp đá dăm ; tưới nhựa thám, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường.. Giai đoạn hoàn thiện: thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. Giai đoạn nghiệm thu : tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được diệt thì tiến hành nghiệm thu. Giai đoạn bàn giao: khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức và quản lý ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã tổ chức lại bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả . Có những phòng ban được sát nhập vào với nhau, các phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Trong công ty cơ quan quyền lực cao nhất là đại hội đồng cổ đông(ĐHĐCĐ). ĐHĐCĐ thường xuyên do hội đồng quản trị (HĐQT) triệu tập họp mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính và thông qua định hướng phát triển của công ty. ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Dưới ĐHĐCĐ là HĐQT – cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có 9 thành viên trong đó có chủ tịch HĐQT , phó chủ tịch HĐQT và các thành viên khác. Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có 1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên. Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Giúp việc cho giám đốc điều hành có 3 phó giám đốc điều hành, kế toán trưởng . Họ sẽ thông tin cho giám đốc điều hành về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế. Toàn công ty được chia làm hai bộ phận: bộ máy quản lý và các đơn vị sản xuất. -Về bộ máy quản lý gồm : + Phòng TC-KT.Tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành về công tác quản lý tổ chức toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh quyết toán các đối tác bên trong và ngoài công ty. Thanh toán tiền lương , thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Phòng kinh tế kỹ thuật: thực hiện giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình , có nhiệm vụ lập các bản thiết kế, tính toán công trình nhằm đảm bảo tiến độ thi công và an toàn lao động . + Phòng quản lý thiết bị: cung ứng vật tư đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và kịp thời cho các đội thi công. Quản lý về tài sản, diệt giá trần mua vật liệu (cát, đá, xi măng..)cho cán bộ cung ứng. + Văn phòng : được sát nhập từ phòng tổ chức hành chính, phòng thị trường và văn phòng cũ. Có nhiệm vụ theo dõi và tư vấn về nhân sự, tìm kiếm các hợp đồng nhằm tạo công ăn việc làm cho toàn công ty ngoài ra còn có nhiệm vụ soạn thảo văn bản… -Về các đơn vị sản xuất : khi có công trình thì các đơn vị này có nhiệm vụ thi công. Sơ đồ: 1 Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Bộ máy quản lý Xưởng sửa chữa Đội thi công số 5 Đội thi công số 4 Đội thi công số 3 Đội thi công số 2 Đội thi công số1 Đội thi công cầu 2 Đội thi công cầu 1 Văn phòng Phòng TC – KT Phòng QLTB Phòng KT – KT Sơ đồ tổ chức và quản lý công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 2.1.2.1 Tổ chức công tác kế toán ở Công Ty. Phòng tài chính kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy quản lý của Công ty, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua, phòng TC-KT đã có những đóng góp không nhỏ đối với những thành quả mà Công Ty đã đạt được. Tổ chức kế toán được áp dụng theo mô hình tập trung, tức là việc hạch toán được thực hiện ở phòng kế toán của công ty. ở các đội thi công có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê, hạch toán ban đầu. Sơ đồ: 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT công nợ kiêm kế toán thuế KT vật liệu, tiền lương, tài sản Kế toán tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Các nhân viên kinh tế ở đội -Kế toán trưởng : làm nhiệm vụ bao quát chung, theo dõi, giám đốc tình hình sử dụng vốn, huy động vốn cho các phương án sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên về mọi mặt hoạt động kinh tế. - Phó phòng tài chính kế toán: Thay mặt kế toán trưởng điều hành công tác kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Đôn đốc thực hiện công tác kế toán ở Công Ty. Phó phòng kế toán đóng vai trò là một kế toán tổng hợp. - Kế toán vật liệu(kiêm kế toán tài sản cố định, tiền lương): làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh , xử lý và cung cấp thông tin kế toán về vật liệu, tính lương hàng tháng cho công nhân viên. - Kế toán công nợ kiêm kế toán thuế: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công nợ , thuế phát sinh. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: là người theo dõi phản ánh tình hình biến động của tiền gửi Ngân hàng, chịu trách nhiệm giao dịch với các Ngân hàng. - Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi phí tiền mặt, quản lý tiền mặt trong quỹ. - Các nhân viên kinh tế đội: làm nhiệm vụ thu thập chứng từ và hạch toán ban đầu, có nhiệm vụ gửi các chứng từ về phòng kế toán ở Công Ty. Hình thức kế toán Công Ty áp dụng: Hiện nay, Công Ty áp dụng hình thức Nhật ký-Chứng từ và thực hiện công tác kế toán trên máy. Vì thế, các loại sổ chủ yếu Công ty sử dụng trong hạch toán vật liệu là: - Sổ chi tiêu vật liệu - Báo cáo vật liệu - Nhật ký chứng từ - Sổ Cái -Bảng phân bổ Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công Ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Đặc điểm và phân loại vật liệu: Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đường, công trình công nghiệp, dân dụng… nên vật liệu công ty sử dụng có những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại vật liệu thích hợp do vậy phải sử dụng khá nhiều loại vật liệu. Những công trình do Công ty thi công thường có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, do vậy vật liệu được sử dụng để thi công đòi hỏi một khối lượng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại , chất lượng cao. Và phụ thuộc vào từng công trình mà khối lượng các loại vật liệu được huy động cũng khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những vật liệu thường cần huy động với khối lượng lớn như xi măng, sắt thép, gạch đá… , có những loại cần huy động với khối lượng nhỏ như vôi , ve, đinh , sơn… Hầu hết các loại vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể của công trình. Về mặt chi phí thì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành công trình, hạng mục công trình(chi phí về vật liệu chính thường chiếm khoảng 70 %-77%). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hưởng trực tiếp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong cũng như giá thành công trình. Chính vì thế việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán nguyên liệu một cách chính xác là việc rất cần thiết nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và quản trị vật liệu . Công ty thực hiện phân loại nguyên vật liệu như sau: nguyên vật liệu được chia làm 4 loại: +Nguyên vật liệu chính . +Vật liệu phụ +Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế Trong từng loại công ty lại chia nhỏ ra ví dụ như: Thép, thép lại chia nhỏ thành thép tròn trơn,thép tròn xoắn . Thép tròn xoắn lại được đơn chia thành thép Φ 6, thép 8,thép Φ 10 Tuy công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như vậy nhưng không mở chi tiết cho Tài khoản 152 mà khi hạch toán, loại vật liệu nào Công Ty cũng cho vào tài khoản 152. Do sử dụng kế toán máy nên Công Ty đã thực hiện mã hoá vật liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó. Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính (VLC) Thép tròn xoắn Φ6: doanh nghiệp mã hoá là VICTTXP6. Đánh giá vật liệu: Công ty quy định: Kế toán nhập –xuất - tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá vốn thực tế. Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, Công t._.hi tiết theo đối tượng tập hợp) Có TK 152 -Sau đó nhập dữ liệu vào máy. -Ví dụ: Căn cứ phiếu xuất kho số 302 ngay 15/2/2003, xuất 35000kg (35 tấn )xi măng 30 cho đội cầu 1 thi công cầu bắcgiang. Kế toán định khoản vào mặt sau của phiếu xuất kho: Nợ TK 621(đội thi công số 1-cầu BG): 27.160.000 Có TK152: 27.160.000 Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào giao diện “cập nhật CT xuất vật liệu ,công cụ dụng cụ-xuất cho sản xuất”. Các thao tác như sau: CT mới Mới Δ Δ * Đầu tiên ta phải kích chuột vào menu “chứng từ” rồi chọn cập nhật chứng từ xuất vật liệu, CCDC-xuất cho sản xuất, bằng cách kích chuột trái vào dòng đó .Máy sẽ hỏi là cập nhật mới hay sửa, trong trường hợp này ta chọn Lúc này màn hình nhập liệu sẽ hiện ra, để nhập dữ liệu ta ấn vào nút * Để chọn loại chứng từ ta kích trái từ vào ở dòng “loại chứng từ ”sau đó chọn NLVL2tức là “phiếu xuất VL”. *ấn tab ( ) hoặc( ) sang ô xuất kho ,ở ô này ta kích chuột trái vào Máy tính sẽ hiện ra danh sách các kho cần chọn và ấn Ta sẽ chọn được kho cần,ở Ví dụ này ta cho kho 01. *ấn tab ( ) hoặc ( ) để nhập ngày và số hoá đơn chứng từ ,kế toán nhập ngày 15/2/2003và số chứng từ là 202 sau đó ấn Δ *ở dòng “đối tượng pháp nhân ”ta kích chuột vào Máy sẽ hiện ra danh sách trên, ta trộn - Ngô Sách Thì sau đó ấn * Con trỏ ở dòng Mã khoản mục CF, kích chuột trái vào1-CFNVLTT sau đó ấn * “Ô Mã đối tượng tập hợp”, ta chọn CABAG- công trình cầu Bắc Giang. * Sau khi nhập song các dữ liệu trên ở dòng “Diễn giải”máy tự thực hiện nên dòng chữ: Xuất cho sản xuất kho 01- Ngô Sách Thì . * Tiếp đến là nhập mã vật liệu kho, số lượng còn “tiền vốn”là do máy tự hiện lên .Nhập kho xong máy tự hiện lên tổng số tiền ở đây tổng tiền vốn (là27.160.000đ) * Sau đó kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Bên cột TK Nợ kế toán đánh vào số hiệu: 621 Bên cột TK Có kế toán đánh vào số hiệu : 152 Và đánh tổng số tiền (chưa có VAT) vào cột “số tiền” * Cuối cùng ta đánh phím “Lưu”để lưu lại bút toán . (2) Trường hợp mua vật liệu về không qua kho mà xuất thẳng đến tận công trình để thi công luôn, thì kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT mặt sau có ký xác nhận của thủ kho, đội trưởng, phụ trách cung tiêu, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621,623,627... Nợ TK133(1)- nếu có Có TK111,141,331... -Ví dụ: Theo hoá đơn số 088449 của công ty xi măng Bút Sơn, bán vận chuyển thẳng 10 tấn xi măng PC40 cho đội cầu 1- Bắc Giang. Giá mua chưa có thuế :16.762.000đ thuế gtgt: 1.676.200đ Tổng giá thanh toán: 18.438.200đ + Kế toán định khoản: Nợ TK 621(cầu Bắc Giang- đội cầu 1): 16.726.000đ Nợ TK 133(1): 1.676.200đ Có TK 311(công ty xi măng Bút Sơn): 18.438.200đ + ở trường hợp này để nhập dữ liệu vào máy kế toán sử dụng giao diện”kế toán khác”. Việc nhập dữ liệu tương tự + Sau khi ấn “lưu”để lưu bút toán rồi nhập, với chương trình phần mềm đã cài đặt máy tính sẽ tự động chạy, chuyển ghi vào các sổ kế toán như: * Sổ chi tiết vật liệu(đã trích dẫn) * Báo cáo vật liệu (đã trích dẫn ) * Sổ chi tiết là :khoản 621(Xem biểu 2.18) Sổ chi tiết TK 621:phản ánh các chi tiết về vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ của từng công trình, hạng mục công trình mà các đội đang thi công . * Các bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan * Sổ cái TK 621(biểu 2.19) Sổ cái TK 621dùng để tập hợp tất cả các chi phí về vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ theo TK đối ứng (có) và phản ánh tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp kết chuyển (phân bổ ) vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm . * Sổ cái TK 152 (biểu 2.20) Sổ cái TK 152 dùng để tổng hợp các số liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo tài khoản đối ứng (có) liên quan đến nhập xuất tồn vật liệu. Số vật liệu trên sổ này được dùng để đối chiếu với các sổ khác. Biểu 2.18 Biểu: 2.18. Sổ chi tiết tài khoản 621 CABAg - Cầu Bắc Giang Tháng 2/2003 Chứng Từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có ……. …… …….. …. … … … PX302 15/2 Xuất xi măng PC 30 cho thi công 621 152 27.160.000 PX303 15/2 Xuất cao su giằng cho thi công 621 152 776.000 … … ……….. … … … … HĐ 0884 20/2 Mua vận chuyển thẳng xi măng PC30 cho thi công 621 331 16.762.000 PX 319 21/2 Xuất thép tròn xoắn phi 8 cho thi công 621 152 2.750.000 … … ………. … …. ….. …… Kết chuyển chi phí NVL 621 154 571.662.129 Tổng cộng 571.662.129 571.662.129 Số dư cuối tháng 0 0 Biểu: Bảng kê số 4 Tháng 2/2003 TT ghi có ghi nợ TK 152 TK 153 TK 154 TK 214 TK 334 TK 338 TK 621 TK 622 TK 623 Tk 627 Từ các NKCT khác Tổng chi phí phát sinh NKCT1 NKCT2 NKCT5 NKCT10 1 TK 154 4.112.276.490 587.532.701 416.023.979 272.818.498 5.388.651.668 - cầu Bắc Giang 571.662.129 81.675.003 45.987.973 33.400.720 732.725.825 - QL1-KA-HT 767.115.850 109.600.035 61.112.453 45.368.550 983.196.888 2 TK 621 1.559.447.310 297.610.000 2.038.003.450 217.215.730 4.112.276.490 - cầu Bắc Giang 176.151.700 28.715.600 343.334.129 23.460.700 571.662.129 - QL1-KA-lit 300.011.850 15.007.300 413.389.870 38.706.830 767.115.850 - 3 TK622 587.523.701 587.532.701 - cỗu Bắc Giang 81.675.003 81.675.003 - QL1-KA-HT 109.600.035 109.600.035 4 TK623 21.503.800 258.165.071 76.072.600 18.930.500 41.352.008 416.022.479 - cầu Bắc Giang 5.387.000 23.168.075 7.937.052 3.671.003 5.824.845 45.987.973 - QL1-KA-HT 31.078.091 `10.001.362 7.097.000 12.936.000 61.112.453 5 TK 627 16.870.340 3.065.000 48.139.01 80.680.500 65.769.153 9.538.704 35.120.000 13.635.000 272.818.498 - cầu Bắc Giang 2.309.075 9.908.793 13.318.374 3.612.669 2.300.000 5.000.000 1.451.809 33.400.720 - QL1-KA-HT 4.139.008 498.753 12.379.000 19.006.000 4.272.535 1.378.000 3.405.519 289.735 45.368.550 Cộng 1.597.321.450 3.563.753 306.304.876 744.285.801 65.769.153 4.112.276.490 487.532.701 416.023.979 272.848.498 326.097.200 35.120.000 2.092.990.458 217.215.730 10.777.308.336 Biểu 2.19 Số dư đầu năm Nợ Có 0 0 Sổ Cái TK 621 Ghi có các TK tương ứngvới Nợ TK này … Tháng 1 Tháng 2 … -TK 111 297.610.000 -TK 141 217.215.730 -TK 152 1.559.447.310 -TK 131 2.038.003.450 Cộng số PS nợ 4.112.276.490 Tổng số PS có 4.112.276.490 Số dư cuối tháng Nợ 0 0 Có 0 0 Biểu 2.20. Số dư đầu năm Nợ Có 241.762.100 Sổ Cái TK 152 Ghi có các TK ứngvới Nợ TK này … Tháng 1 Tháng 2 … -TK 111 105.539.000 -TK 141 271.031.700 -TK 331 1.192.468.300 Cộng số PS nợ 1.569.039.000 Tổng số PS có 1.597.821.450 Số dư cuối tháng Nợ 131.532.600 102.750.150 Có Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 2 năm 2003 TT Đối tượng sử dụng Chi phí vật liệu (152) 1 TK 621 - Đông Hà - Huế 870.679.035 - Khu công nghiệp Dung Quất 512.701.000 - Đường mòn HCM 431.450.009 - Quốc lộ 34 Cao Bằng 124.719.098 - QL1 – Kỳ Anh – Hà Tĩnh 767.145.850 - Cầu Bắc Giang 571.662.129 - Đường lạng Sơn 217.931.000 - Cầu Rạch Bàng 89.375.079 - Đường ra cảng Hoà Bình 135.097.333 - Ninh Bình – Nho Quan 261.544.086 - Cầu Khe Cấy 130.000.971 Cộng TK 621 4.112.276.490 2 TK 623 (2) – CF sử dụng máy thi công - QL1 – KA – Hà Tĩnh 6.713.520 - Cầu Bắc Giang 4.613.009 Cộng TK 623 (2) 39.175.000 3 TK 627 (2) – CF SXC - QL1 – KA – Hà Tĩnh 4.401.973 - Cầu Bắc Giang 4.013.009 4 Cộng TK 623 (2) 21.910.091 TK 642 – CF QLDN 0 Cộng TK 642 (2) 0 5 TK 821 0 Cộng TK 821 0 Tổng cộng 4.173.361.581 CHƯƠNG 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty 3.1- Một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 118 . Là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đường công trình công nghiệp thường có quy mô lớn , kết cấu phức tạp , thời gian sử dụng lâu dài , giá trị lớn . Nhiều công trình lớn do công ty thi công có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước . Nên công ty đã rất coi trọng chất lượng và tiến độ hoàn thành thi công các công trình và đã tạo lập được uy tín lớn trên thị trường . Hơn nữa, các sản phẩm xây dựng thường mang tính tổng hợp về nhiều mặt như kinh tế kỹ thuật mỹ thuật ... rất đa dạng nhưng mang tính độc lập , mỗi công trình được xây dựng theo một kiểu thiết kế riêng và tại một địa điểm nhất định . Quá trình từ khi khởi công xây dựng cho đến khi công trình. Hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng lâu dài . Do vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng , đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ảnh hưởng tới chất lượng cũng như mỹ quan của công trình . Chính vì thế tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu nhằm góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Qua thời gian thực tập tại công ty công trình giao thông , vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , với sự hướng dẫn của các cán bộ tài chính kế toán em thấy công tác kế toán vật liệu có những ưu điểm nổi bật sau: - Về tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đã phát huy được hiệu quả, tạo điều kiện chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự lãnh đạo (tập trung) thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán của công ty. Đội ngũ kế toán công ty có trình độ khá vững, am hiểu về nhiệm vụ kế toán. Hơn nữa, phải phòng- Tài chính kế toán lại được trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chương trình kế toán máy AFSYS đã được cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng được các yêu cầu về thông tin khi cần thiết - Về tổ chức hệ thống tổ chức kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách: Công ty đã vận dụng một cách tương đối đầy đủ theo chế độ và mẫu biểu do BTC ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của công ty. - Về tổ chức kế toán chi tiết vật liệu công ty tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ghi thể song song là hợp lý nhất với đặc điểm của ngành xây dựng. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên , công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng ở công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp trực hoàn thiện đẻ phù hợp với yêu cầu với quản lý kinh tế, ngày càng trở thành một công cụ đắc lực và hiệu quả cho công ty. - Về phương pháp đánh giá vật liệu suất kho: công ty đăng ký đánh giá vật liệu suất kho heo phương pháp giá đích danh nhưng theo cách làm hiện nay thì việc đánh giá vật liệu suất kho của công ty không phải theo phương pháp giá đích danh mà cùng không tuân theo một trong những phương pháp đánh giá vật liệu suất kho đã được quy định. - Vận dụng hệ thống kế toán: vận dụng đầy đủ nhưng chưa hoàn thiện điều này thể hiện ở chỗ sử dụng Tài khoản 152 để hạch toán heo dõi giá tị hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu trong kho của công ty nhưng lại không mở chi tiết các tài khoản cấp 2,3... của tài khoản 152 trong khi đó vật liệu của công ty thì có nhiều loại nhóm. Hơn nữa, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế theo vai trò của chúng mà lại không mở chi tiết tài khoản 152 cho từng loại đó. Về thời gian luân chuyển chứng từ: Địa bàn công ty rất rộng lớn do công ty thường thi công tại các công trình ở nhiều vùng, địa phương trên cả nước . Vì vậy việc luân chuyển chứng từ chậm, việc hạch toán (nhập vật liệu vào máy tính) được thực hiện sau khi nghiệp vụ phát sinh khá lâu dẫn đến tình trạng khối lượng công việc vào một thời điểm dẫn đến sai sót làm mất đi tính chính xác thông tin về kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho: như đã chính bày ở chương II: Vật liệu mua về, trước khi nhập kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu (mặc dù đã lập ra ban kiểm nghiệm). Điều này dễ dẫn đến xảy ra trường hợp vật liệu nhập kho không đảm bảo yêu cầu về chất lượng, quy cách bởi vì công ty thường sử dụng khá nhiều vật liệu có tính năng kỹ thuật khác nhau mà chỉ riêng một mình thủ kho thì chưa chắc đã có đủ trình độ đẻ xác định xem vật liệu đó có đủ đảm bảo cho thi công “sản xuất” đó hay không. Một số tồn tại khác: Khi mua vật liệu về vận chuyển thẳng đến công trình phục vụ cho thi công, bộ phận vật liệu đó chỉ ký ngay vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản xác nhận vật liệu vào thi công. + Công ty chưa tiến hành xá định và quy định về định mức dự trữ vật liệu cho thi công. Mặc dù chưa có ảnh hưởng gì lớn đến kế hoạch sản xuất của công ty nhưng công ty nên sớm đưa ra quy định và thực hiện tốt vấn đề này nhằm tránh những rủi ro, đồng thời tránh tình trạng có những loại vật liệu để tồn kho nhiều đến lúc phải thanh lý và xin huỷ, điều này sẽ làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. + Công ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Thiết nghĩ, trong nền kinh tế thị trường khi mà cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt thì việc phấn đấu tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm là một trong những nhu cầu khách quan của tất cả các doanh nghiệp. muốn làm được điều này, ngoài việc phải hạch toán chính xác được chi phí vật liệu phát sinh, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu để từ đó có thể tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. + Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu ở công ty chưa phát huy được tác dụng trong từng phòng, bởi lẽ, mỗi phòng tài chính- kế toán quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp được với việc vận dụng thống tài khoản vào công ty. 3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty phần xây dựng công trình giao thông 118. 3.2.1- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản Hiện nay, Vật liệu của công ty đã được phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò của nó. Tuy nhiên công ty lại không mở chi tiết (cấp hai) cho TK152 . Vì vậy, để công tác kế toán được hoàn thiện hơn công ty nên mở thêm những TK cấp hai cho tài khoản 152 như sau: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác 3.2.2- Về việc mã hoá vật liệu và lập số danh điểm vật liệu Theo em để phát huy tác dụng của việc mã hoá vật liệu nhằm nâng cao chất lượng của công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Phục vụ chùn cho yêu cầu quản lý, quản trị vật liệu cần thiết là công ty phải sửa lại mã vật liệu giữa các phong trong công ty nhằm phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công tác quản lý vật liệu Phương pháp mã hoá vật liệu có thể như sau: - Kết hợp chặt chẽ với việc vận dụng hệ thống tài khoản, công ty có thể đưa vào ký hiệu của tài khoản cấp một (TK152) và dựa vào việc phân loại vật liệu để mã hoá. Theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu, theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu. Phương pháp mã hoá có thể như sau: Xxxx Xx xx Xx Mã loại vật liệu ( Mã TK cấp hai của TK 152) Mã nhóm vật liệu Mã tên vật liệu Mã quy cách, kích cỡ từng thứ vật liệu Giải thích : Vật liệu của công ty được chia thành sáu loại vì thế trước khi ta tiến hành mã hoá từng loại vật liệu, công ty nên sử dụng luôn ký hiệu của TK 152 (quy định trong hệ thống TK kế toán ) như đã nêu ở phần 3.3.1 tức là: TK 1521 nguyên vật liệu chính TK 1522 nguyên vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu TK 1524 phụ tùng thay thế TK 1528 vật liệu khác Trong mỗi loại vật liệu thì lại gồm có các nhóm vật liệu khác nhau. Ví dụ trong loại nguyên vật liệu chính thì lại gần các nhóm như: Nhóm xi măng, Nhóm thép, Nhóm đá, Nhóm gạch …..... Vì thế ta nên mã hoá các nhóm như sau: - 01 Xi măng, - 02 là thép, - 03 là đá gạch ... Trong mỗi nhóm vật liệu lại bao gồm nhiều thứ vật liệu và mỗi loại vật liệu có thể có quy cách, kích cỡ khác nhau. Lên có thể dùng hai chữ số khác nhau để biểu thị cho tên ( từng thứ ) vật liệu, và dùng tiếp hai chữ số để biểu thị cho quy cách của chúng: Ví dụ: trong nhóm thép gồm có Thép tròn, Thép tròn trơn, Thép tấm, Thép danh Trong thép tròn xoắn lại có các kích cỡ sau: Thép tròn xoắn f 6 Thép tròn xoắn f 8 Thép tròn xoắn f 10 Thép tròn xoắn f 12 Thép tròn xoắn f 14 Thép tròn xoắn f 16 Thép tròn xoắn f 18 ........ Như vậy ta có thể mã hoá thứ vật liệu như sau: 01 – thép tròn xoắn 02 – thép tròn trơn 03 – thép tấm 04 – thép ray Và mã quy cách kích cỡ của từng thứ vật liệu như sau: Ví dụ: trong ( thứ ) vật liệu “ thép tròn xoắn – 01 ” Thép tròn xoắn f 6 Thép tròn xoắn f 8 ...... 07 Thép tròn xoắn f 18 Và như vậy , số danh điểm vật liệu có thể lập như sau: Bảng 3.1: Sổ danh điểm Ký hiệu danh điểm ( mã ) vật liệu Tên, Nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Xi măng Kg 1521.01.01 Xi măng PC 30 Kg 1521.01.02 Xi măng PC 40 Kg ............... ............................... 1521.02 Thép 1521.02.01 Thép tròn xoắn 1521.02.01.01 Thép tròn xoắn f 6 Kg 1521.02.01.02 Thép tròn xoắn f 8 Kg 1521.02.01.03 Thép tròn xoắn f 10 Kg 1521.02.01.04 Thép tròn xoắn f 12 Kg 1521.02.01.05 Thép tròn xoắn f 14 Kg 1521.02.01.06 Thép tròn xoắn f 16 Kg 1521.02.01.07 Thép tròn xoắn f 18 Kg ....................... ............................. .................. 1521.02.02 Thép tròn trơn 1521.02.02.01 Thép tròn trơn f CT1 Kg 1521.02.02.02 Thép tròn trơn f CT2 Kg ...................... ............................. ................... 1521.02.03 Thép tấm .................... ................................. .................... 1521.02.04 Thép ống ................. ....................... .................. 1521.02.05 Thép ray ................. ......................... ................... 1521.03 Gạch Viên 1521.03.01 Gạch đặc không chỉ Viên 1521.03.01.01 Gạch đặc 1 chỉ Viên 1521.03.01.02 Gạch đặc 2 chỉ Viên 1521.03.02 Gạch lỗ Viên 1521.03.02.01 Gạch 2 lỗ Viên 1521.03.02.02 Gạch 1 lỗ Viên 1 2 3 4 1521.04 Đá 1521.04.01 Đá AC 1521.04.02 Đá Base 1521.04.03 Đá Subbase 1521.04.04 Đá côn 1521.04.05 Đá hộc 1521.04.06 Đá mạt .................. ................................. ......... 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.01 Que hàn Kg ................ .................................... ........ 1522.02 Phụ gia bê tông ..................... .................................... ........ 1523 Nhiên liệu 1523.01 Dầu ................ .............................. ....... 1523.02 Nhớt .............. ............................ ......... 1523.03 Xăng ........... ......................... ............. 1524 Phụ tùng thay thế ................. ......................... ....... 1528 Vật liệu khác .............. ............................. ............. 3.2.3 Về đánh giá vật liệu suất kho Theo cách làm hiện nay của công ty thì vật liệu xuất kho được đánh giá theo phương pháp: tức là xuất kho vật liệu có đơn giá lớn nhất sau đó nhỏ dần. Việc đánh giá vật liệu xuất kho như vậy là không đúng qui định. Theo em, doanh nghiệp lên đánh giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân (liên hoà) vì doanh nghiệp sử dụng kế toán máy lên phương pháp này khá thích hợp. Theo phương pháp này(đơn giá bình quân) thì sau mỗi lần nhập máy sẽ tính gia đơn giá bình quân và khi xuất kho thì lấy số lượng xuất nhận với đơn giá bình quân này. Công thức tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân Giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kì số lượng vật liệu nhập trong kì Giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá vốn thực tế xuất kho Đơn giá thực tế bình quân số lượng vật liệu xuất kho = + = + Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 có tài liệu như sau: Tồn kho ngày 1/2: 400 Kg Số tiền 308.800 đ. Nhập ngày 13/2: 3.600 Kg Số tiền 27.936.000 đ Nhập ngày 21/2: 40.000 Kg Số tiền 31.020.000 đ Xuất ngày 15/2: 35.000 Kg Xuất ngày 24/2: 38.000 Kg Ta tính được giá trị vốn thực tế vật liệu xuất kho như sau: - Xuất kho ngày 15/2: ( 35.000 Kg ) 308.800 + 27.936.000 Đơn giá bình quân = = 775,96 ( đ/ Kg ) 400 + 36.000 Giá vốn thực tế xuất dùng = 35.000 * 775,96 = 27.158.600 đ - Xuất ngày 24/2: ( 38.000 Kg ) 1.086.200 + 31.020.000 Đơn giá bình quân = = 775,5 ( đ/Kg ) 1.400 + 40.000 Giá vốn thực tế xuất dùng = 38.000 * 775,5 = 29.496.000 đ 3.2.4 – Về chu trình luân chuyển chứng từ kế toán Do đặc điểm của ngành xây dựng là công trình ở các địa bàn khác nhau . Do đó chứng từ được chuyển về phòng tài chính kế toán ở công ty là muộn, điều đó gây khó khăn cho công tác kế toán. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể tổ chức bộ phận kế toán riêng hạch toán phụ thuộc tại các đội với cơ cấu gọn nhẹ, phù hợp với tính chất cơ động của công tác xây dựng. Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ tập hợp, xử lý các chứng từ phát sinh tại đội mình để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình ( hạng mục công trình ) do đội thi công. Hàng tháng kế toán các đội sẽ gửi báo cáo giá thành lên phòng TC- KT của công ty, để từ đó tổng hợp giá thành lập báo cáo lãi ( lỗ ). Khi đó sẽ giúp phần làm giảm nhẹ công tác kế toán ở công ty, nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu, hiện nay khối lượng công việc nhiều mà chỉ có một kế toán phụ trách. Hoặc công ty có thể trang bị máy tính tới các công trình và thực hiện nối mạng với phòng TC- KT ở công ty,hàng ngày nhân viên kế toán các đội khi có nghiệp vụ phát sinh sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập dữ liệu vào máy tính. Số liệu này sẽ được truyền về máy tính ở phòng TC – KT ở công ty. Giải pháp sau có thể ưu việt hơn song tính khả thi không cao bởi tin học việt nam chưa phát triển, việc nối mạng như vậy sẽ rất khó khăn. Chính vì vậy trong thời gian trước mắt, công ty nên thực hiện theo phương án 1 . 3.2.5 Về hạch toán phế liệu thu hồi Phế liệu thu hồi của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt thép vụn ... có thể sử dụng vào những vồng việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột ... ngoài ra có thể nhập kho để có thể sử dụng vào những công việc khác hoặc cũng có thể được bán ra ngoài để tái sản xuất ( sử dụng ). Hiện nay, số công trình công ty đang thi công nhiều, nếu tính riêng phế liệu từng công trình thì số phế liệu thu hồi không phải là lớn, nhưng tổng giá trị phế liệu thu hồi của tất cả các công trình thì không phải là nhỏ. Tuy nhiên công ty chưa tận dụng được nguồn phế liệu này. Do vậy, để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty nên quan tâm đến việc theo dõi, quản lý nguồn nguyên vật liệu này. - Khi nhập kho phế liệu thu hồi kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 621 (chi tiết) - Khi bán phế liệu không qua nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112.... Có TK 621(chi tiết) 3.2.6.1- Thực hiện kiểm nghiệm vật tư Công ty không thể sản xuất (tạo) ra những công trình chất lượng cao, thẩm mỹ đẹp bằng những vật liệu thấp về chất lượng, sai về quy cách phẩm chất và thiếu về số lượng. Do đó có thể đảm bảo cho công trình có chất lượng cao thì các yếu tố đầu vào phải đạt yêu cầu trong đó có yêu cầu về vật liệu. Muốn vậy, vật tư mua về trước khi nhập phải trải qua kiểm nghiệm để xem vật liệu mua có đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra hay không. Với một ban kiểm nghiệm đã được đặt ra, thiết nghĩ họ nên thực hiện tốt nghĩa vụ của mình và công ty phải có tránh nhiệm đôn đốc họ thực hiện. Ban kiểm nghiệm xem vật liệu có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số liệu hay không.Sau đó ghi kết quả kiểm nghiệm vào ”biển kiểm nghiệm vật tư”. (Xem Biểu số 3.2). 3.2.6.2- Sửa lại mẫu sổ báo cáo vật liệu Trong thời gian tới có thể quản lý và quản trị vật liệu tốt hơn, theo em công ty cổ phần công trình giao thông 118 nên bổ sung và sửa lại mẫu Báo cáo vật liệu cụ thể: - Công ty nên mở sổ Báo cáo vật liệu theo kho cho từng loại vật liệu chính... Mã số”Báo cáo tổng hợp vật liệu” theo kho: Sổ này sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình xâm nhập, xuất tồn kho của các loại vật liệu. Nếu thực hiện như trên thì các “Báo cáo vật liệu” của công ty sẽ bao gồm: (các báo cáo này được mở cho từng kho và cho toàn bộ công ty ) - Báo cáo vật liệu chính – Biểu 3.3 - Báo cáo vật liệu phụ – Biểu 3.4 - Báo cáo nhiên liệu - Báo cáo phụ tùng thay thế - Báo cáo vật liệu khác - Báo cáo tổng hợp vật liệu – Biểu3.5 Biểu 3.2: Biên bản kiểm nghiệm Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 13 tháng 09 năm 2003 Số............... Căn cứ vào hợp đồng (CTGT) số 088437 ngày 13 tháng 09 năm 2003 của nhà máy xi măng Bút Sơn. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (bà): Nguyễn Mạnh Tuấn - Trưởng ban Ông (bà): Nguyễn Văn Cát - Uỷ viên Ông (bà): Trần Văn Tuấn - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 01 Xi măng PC 30 1521.01.01 Bằng mắt thường đếm Kg 36.000 36.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo kỹ thuật phục vụ thi công Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nếu mở thêm (trên cơ sở bổ sung và sửa lại) các báo cáo về vật liệu, công ty sẽ theo dõi quản lý tốt hơn vật liệu. Đồng thời nó còn góp phần vào việc quản trị vật liệu, Do công ty sử dụng kế toán máy nên việc mở và ghi thêm các loại báo cáo về vật liệu cũng sẽ không làm tăng khối lượng công việc mà kế toán phải làm bởi lẽ công việc này do máy thực hiện. Đây cũng là một cách khai thác triệt để tính ưu việt của kế toán máy. Biểu 3.3: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu chính- TK 1521 Kho 01...........Tháng............. STT Tên vật liệu chính ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Tổng cộng X X X X Biểu 3.4: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu phụ - TK 1522 Kho 01...........Tháng............. STT Tên vật liệu phụ ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Tổng cộng X X X X Các báo cáo nhiên liệu, báo cáo thay thế phụ tùng, báo cáo vật liệu khác có biểu tương tự như hai báo cáo trên. Biểu 3.5: Tổng công ty XDCTGT I Công ty cổ phần XDCTGT 118 Báo cáo vật liệu chính- TK 152 Kho 01...........Tháng............. STT Diễn giải TK1521 TK1522 TK1523 TK1524 TK1528 1 Tồn đầu kỳ 2 Nhập trong kỳ 3 Xuất trong kỳ 4 Tồn cuối kỳ 3.2.6.3 Cần tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm là rất quan trong, song như thế vẫn chưa đủ. Trên cơ sở những số liệu kế toán kết hợp với tiêu chuẩn về kinh tế – kỹ thuật. Công ty phải tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu để đánh giá xem việc quản lý vật liệu đã tốt chưa sử dụng có hiệu quả hay không. Muốn phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu. - Ví dụ: Có thể phân tích tình hình quản lý sử dụng vật liệu bằng cách sử dụng các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý,sử dụng vật liệu đã đề cập ở chương một. - Hoặc có thể sử dụng chỉ tiêu “Mức tiêu hao vật liệu bình quân để phân tích ” 3.2.6.4 Cần hoàn thiện hơn nữa phần mềm kế toán ASSYS. Phần mềm kế toán hiện công ty đang sử dụng không được hiệu quả cho nắn, điều này được thể hiện ở chỗ: - Khi đang cập nhật chứng từ, nếu muốn chuyển sang loại chứng từ khác (Ví dụ: Đang cập nhật chứng từ vật liệu muốn chuyển sang cập nhật chứng từ tài sản cố định) kế toán phải thoát ra ngoài (đóng giao diện nhập liệu của vật liệu chứng từ ) rồi lại menu chứng từ, sau đó mới chọn được loại chứng từ về tài sản cố định để cập nhật (thường thì các phần mề kế toán hiện nay có tính năng động cao hơn, khi đang cập nhật chứng từ nếu muốn chuyển sang cập nhật loại chứng từ khác kế toán chỉ cần ấn vào nút mới và chọn luôn loại chứng từ khác mà không cần phải đóng màn hình giao diện nhập liệu của loại chứng từ cũ ). - Không có mặc định săn TK ghi nợ hoặc ( TK ghi có ) đối với một nghiệp vụ phát sinh quen thuộc. Ví dụ: đối với nghiệp vụ nhập kho vật liệu, Máy không mặc định sắn TK ghi nợ là TK52 mà kế toán phải tiến hành nhập số liệu tài khoản ghi nợ hoặc ghi có . - Cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải đến hai kế toán tiến hành nhập dữ liệu ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua nhập kho vật liệu chưa trả người bán, cả kế toán và kế toán công nợ phải tiến hành nhập liệu. Trên đây là một số phần mềm kế toán công ty đang sử dụng. Trong thời gian tới, để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của mình công ty nên yêu cầu bên cung cấp phần mềm kế toán sửa đổi một số lập tình về phần mềm này. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mau vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán thì chỉ cần kế toán vật liệu nhập liệu vào dữ liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ tự động đi vào các sổ vật liệu, công nợ.... Kết luận Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Do đó kế toán vật liệu có vai trò rất quan trong sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị. Làm tốt công tác kế toán vật liệu, thực hiện tốt phân tích tình hình quản lý, sử dụng tư liệu sẽ là một biện pháp tích cực để có thể tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm, quản lý vật liệu có hiệu quả. Qua quá trình thực tập tại công ty công trình giao thông 118, do điều kiện khách quan nên em mới chỉ đi vào nghiên cứ những vấn đề cơ bản, chủ yếu về công tác tổ chức kế toán vật liệu và tình hình phân tích việc quản lý sử dụng vật liệu ở công ty. Từ việc nghiên cứu đó em đã đánh giá những mặt mạnh, yếu của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh trong công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán doanh nghiệp nói riêng để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao. Do trình độ hiểu biết kinh nghiệm thực tế còn ít, thời gian thực tập lại không nhiều nên bài luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty để bản luận văn này thêm hoàn thiện. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn giúp đỡ của các cán bộ phòng tài chính kế toán và đặc biệt là của cô giáo: Trần Phương Lan Hà nội, tháng 4 năm 2003 Sinh viên: Phạm Văn Điền ._.