Tổ chức công tác Kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội (40 tr)

hi tiết vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng 1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu 1.4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu 1.5. Phân tích tình hình đảm bảo cung cấp dự trữ vật liệu cho sản xuất 1.5.1. Phân tích tình hình dự trữ vật tư 1.5.2. Phân tích tình hình cung cấp vè tổng khối lượng vật liệu 1.5.3. Phân tích tình hình khai thác các nguồn vật liệu Chương 2: Tình hình thực tế về tổ chức hạch toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 2.1. Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp 2.2. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 2.2.1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp 2.2.2. Phân loại vật liệu ở xí nghiệp 2.2.3. Đánh giá vật liệu ở xí nghiệp 2.2.4. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 2.2.5. Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 2.6. Kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp 2.6.1. Hạch toán nghiệp vụ nhập và tính giá vật tư 2.6.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất và phân bổ vật tư 2.6.3. Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê 2.7. Phân tích cung cấp dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất Chương 3: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán vật liệu 3.2. Đánh giá chung về thực trạng công tác quản lý hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp Phần kết luận Tài liệu tham khảo Lời mở đầu Nền kinh tế Việt Nam đã chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nước. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải quan tâm đến thị trường. Thị trường có ý nghĩa vô cùng to lớn không những đối với doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế. Nhận thức rõ điều này, để nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trương đổi mới của Đảng và Nhà nước, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã tìm ra những phương hướng và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, nâng cao chất lượng vận tải. Để thực hiện việc nâng xí nghiệp phải thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp quản lý sản xuất nói chung và hạch toán kế toán vật liệu nói riêng. Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật tư đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng, đồng thời chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy quản lý vật liệu là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội em nghiên cứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội". Kết cấu của chuyên đề này gồm 3 chương: Chương I: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu Chương II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp Chương III: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội. Có được kiến thức này là nhờ vận dụng những điều đã được đọc và học tại Học viện Tài chính kế toán Hà Nội. Tuy nhiên, do sự hạn chế về thời gian,chuyên đề này chắc còn thiếu sót. Em rất mong được sự thông cảm và đóng góp xây dựng của người đọc. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các chú lãnh đạo của xí nghiệp các phòng ban và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị phòng kế toán tài vụ. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Hương người đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Chương I những vấn đề lý luận về tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1. Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã chịu sự tác động của lao động có ích của con người. Trong các xí nghiệp sản xuất chất vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Vì thế, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng trệ nếu thiếu vật liệu. Nhưng có đầy đủ vật liệu rồi vẫn chưa đủ mà chúng ta phải quan tâm đến chất lượng vật liệu vì chất lượng vật liệu tồi không thể làm ra một sản phẩm tốt. Bởi vậy, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn phải hết sức quan tâm đến chất lượng vật liệu Mặt khác, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động nên việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần sử dụng có hiệu quả vật liệu tăng tốc độ. Do vật liệu có vai trò lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nên cần phải quản lý chặt chẽ trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí thu mua. Muốn cộng trước hết phải quan tâm đến việc hạch toán vật liệu thúc đẩy cung cấp, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất,ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Yêu cầu quản lý vật liệu và vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, tuy nhiên do từng độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý vật liệu cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển, phương pháp hạch toán ngày càng hoàn thiện và phát triển, các phương pháp quản lý vật liệu cũng được hoàn thiện theo. Trong chế độ TBCN nhà tư bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu làm sao để vật liệu không bị hư hao mất mát. Trong điều kiện hiện nay, do yêu cầu quản lý của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường doanh nghiệp cần phải quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm hao phí vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn. Trong điều kiện nguyên vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại, do đó vấn đề quản lý vật liệu phải trên tinh thần triệt để tiết kiệm bảo quản tốt nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất ra các sản phẩm tốt nhất. Nguyên vật liệu nhập ngoại phải thanh toán bằng ngoại tệ mà trong điều kiện hiện nay nước ta đang còn gặp nhiều khó khăn nên việc nhập nguyên liệu đồng nghĩa với tiết kiệm ngoại tệ cho đất nước việc sử dụng tiết kiệm. Mặt khác, nguồn nguyên vật liệu trong nước cũng ngày càng hạn chế do yêu cầu nguyên vật liệu ngày càng cao của nền kinh tế. Do vậy, việc quản lý tốt, sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là việc làm cần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế. Vai trò của kế toán vật liệu là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu có đầy đủ, chính xác, kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý nguyên vật liệu của xí nghiệp. Không thể nói quản lý nguyên vật liệu tốt được nếu công tác kế toán nguyên vật liệu chưa tốt. Vì vậy, để tăng cường và cải tiến công tác quản lý vật liệu, cần thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm tình hình và chủ đạo sản xuất. Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nguyên vật liệu một cách chính xác, biết được tình hình thực hiện kế hoạch về mặt thu mua, xuất dùng, tồn kho, về giá cả thu mua và tổng giá trị. Từ đó lãnh đạo xí nghiệp đưa ra được những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời. Chi phí vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên công tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến tính chính xác, kịp thời của hạch toán giá thành. 1.1.3. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo xí nghiệp nắm được tình hình và chủ đạo sản xuất kinh doanh. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời, dự trữ và sử dụng vật liệu tiết kiệm hợp lý, ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt mất mát,lãng phí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ sau: Sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để theo dõi tình hình biến động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Đánh giá vật liệu nhập xuất theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Lựa chọn phương pháp thích hợp để hạch toán tổng hợp tình hình biến động các loại nguyên vật liệu. Phân bổ hợp lý giá nguyên vật liệu sử dụng cho đối tượng chịu chi phí. Tham gia công tác kiểm kê nguyên vật liệu đồng thời phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp để kịp thời có những cải tiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu. 1.2. Phân loại 1.2.1. Phân loại vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những vật liệu khác nhau. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu phân loại là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Vì vậy, cần phải phân loại vật liệu theo những tiêu thức nhất định để tổ chức tốt công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu bảo đảm sử dụng có hiệu quả vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhìn chung, trong các xí nghiệp sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau. Nguyên vật liệu chính là những loại nhiên, vật liệu sau quá trình gia công chế biến nó cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm. Chẳng hạn, vật liệu chính trong các doanh nghiệp xây lắp là gạch, ngói, xi măng… trong xí nghiệp may là vải, trong xí nghiệp cơ khí là sắt, thép… Nhiên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm hàng hóa. - Vật liệu phụ là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phụ vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, cúc áo, chỉ khâu… - Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi, khí gas… - Thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định. - Phế liệu thu hồi là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Căn cứ vào cách phân loại trên đây, do quá trình sản xuất cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau thì khác nhau nên việc phân định vật liệu như trên chỉ mang tính chất tương đối. Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên liên tục, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu" sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hóa công tác hạch toán ở doanh nghiệp. 1.2.2. Đánh giá vật liệu Tính giá vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Nguyên tắc: vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công hoặc chế biến. Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu.. Để tính toán phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trong xí nghiệp trong trường hợp kế toán doanh nghiệp sử dụng giá thực tế của vật liệu, nhập, xuất kho như sau: 1.2.2.1. Đối với vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập. = + - + Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản bốc dỡ, bảo hiểm… vật liệu từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong định mức = + = + + Trị giá thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn chấp nhận. Như vậy, trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn phức tạp. Để đơn giả hóa cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra thực tế của vật liệu rồi điều chỉnh giá hạch toán thành giá thành thực tế. 1.2.2.2. Đối với vật liệu xuất kho Tính theo phương pháp nhập trước xuất sau: Theo phương pháp này thực hiện trên giả thiết là vật liệu nhập trước thì xuất trước, tức là vật liệu trong kỳ là những lô hàng cũ nhất còn tồn kho cuối kỳ là những lô hàng mới mua vào. Khi xuất đến lô hàng nào thì lấy đến trị giá mua thực tế của nó để tính giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng. Trong thực tế có thể nhập, xuất kho không theo thứ tự như giả thiết nhưng khi tính toán thì tính theo giả thiết. Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, người ta giả thiết là vật liệu nhập kho sau xuất kho trước và tính trị giá xuất kho thực tế của vật liệu. Theo giá mới nhập lần sau cùng khi hết lô hàng, nhập cuối mới lần lượt đến lô hàng nhập trước. Giả thiết nhập xuất trước là tính đến thời điểm xuất kho vật liệu, chứ không hẳn đến cuối cùng hạch toán mới xác định. Tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này căn cứ vào cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào để dùng thì lấy đúng thực tế của lô đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền: = = x Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân. Trị giá thực tế bình quân chỉ tính được tại thời điểm cuối kỳ, vật liệu nhập trong tháng vẫn tính theo giá thực tế còn vật liệu có thể ghi theo giá hạch toán hoặc giá đầu kỳ. Cuối kỳ sẽ điều chỉnh vật liệu xuất theo giá thực tế bình quân. Tính theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào đơn giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu xuất kho. Phương pháp này tính toán phức tạp chỉ việc sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp tính theo trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ đưa vào đơn giá mua lần cuối. Phương pháp này dựa vào đơn giá mua lần cuối cùng của vật liệu nó thường được áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp vận dụng hoạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp này đến cuối kỳ hạch toán, tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu, tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. = x = + - Phương pháp ghi sổ theo giá hạch toán Giá hạch toán vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi xí nghiệp và được sử dụng trong một thời gian dài. Giá hạch toán vật liệu có thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của vật liệu đã được xây dựng. Việc sử dụng giá hạch toán nhằm mục đích đơn giả công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày. Theo cách này, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư theo giá hạch toán. = x Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính được giá thực tế của hàng xuất kho, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực té và giá hạch toán của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Hệ số giá = Trị giá thực tế của V.L tồn đầu kỳ + + Trị giá thực tế của V.L nhập trong kỳ Trị giá H.T của V.L tồn đầu kỳ Trị giá H.T của V.L nhập trong kỳ Từ hệ số giá ta tính được trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ = x Giá hạch toán thường được sử dụng đội với các xí nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn thông tin về giá không kịp thời. Tổ chức kế toán vật liệu theo giá hạch toán có tác dụng là: Việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cường được chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được dễ dàng và thuận loại cho việc tổ chức hạch toán kinh tế nội bộ. 1.3. Kế toán chi tiết vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác kịp thời theo đúng chế độ ghi chép band dầu về vật liệu, đã được Nhà nước ban hành. Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và đó cũng là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu, thực tiễn quản lý có hiệu quả phục vụ kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật tư đã ban hành của Tổng cục thống kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - V.T - Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - V.T - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu sóo 03 - V.T - Phiếu xuất V.T theo hạn mức - mẫu số 04 - V.T - Biên bản kiểm nghiệm V.T - mẫu số 04 - V.T -Thẻ kho - Mẫu số 06 - V.T - Phiếu báo V.T còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - V.T - Biên bản kiểm kê V.T - Mẫu số 08 - V.T Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ… là rất quan trọng những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải được lập theo đúng những quy định về mẫu biểu, phương pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi phí vật tư. 1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật tư và theo từng kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Hiện nay trong các xí nghiệp sử dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung phương pháp hạch toán: - ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. * Thủ tục hạch toán: + ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi số lượng vật liệu, thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ, mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn ghi trên thẻ kho với sổ vật liệu thực tế còn lại ở kho. Hàng ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. + ở phòng kế toán hàng ngày định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho của từng kho. Nội dung của thẻ (sổ kế toán chi tiết vật tư tương tự như thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển lên, kế toán vật tư phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư tương ứng. Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật tư tính ra tổng số nhập, xuất tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu về giá trị, số lượng của từng loại vật liệu. Phương pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ hiểu, dễ làm song ghi chép còn trùng lặp nên tốn nhiều công sức. Do vậy, có thể nói không phù hợp trong điều kiện kinh doanh có quy mô lớn. Mẫu số 1: Thẻ kho Ngày lập thẻ Tên hàng Tên kho Mã số Tờ số Đơn vị tính Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Chữ ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Sơ đồ 1 hạch toán Chứng từ nhập xuất Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Sổ tổng hợp Sổ tổng h ợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song 1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Nội dung phương pháp hạch toán: - ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. - Phòng kế toán: kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị vào cuối tháng. * Thủ tục hạch toán: - ở kho: ở kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại danh điểm vật liệu như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: không mở sổ kế toán chi tiết mà thay vào đó chỉ mở một quyển sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư, mỗi danh điểm vật tư chỉ được ghi một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu, trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho. Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. Tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về cuối tháng nên số liệu cung cấp không kịp thời. Mẫu số 2: Sổ đối chiếu luân chuyển Năm Danh điểm hàng tồn kho Tên VL Đơn vị tính Dư đầu tháng 1 Luân chuyển trong tháng 1 Dư đầu tháng 2 … Dư 31/12 Nhập Xuất Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ tổng hợp hoặc hoặc Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra 1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư * Nội dung phương pháp hạch toán - ở kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu giống 2 phương pháp trên và cuối tháng ghi sổ số dư theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: kế toán theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị: * Thủ tục hạch toán: - ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo nhóm vật tư quy định. Đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập 1 bản, chứng từ xuất 1 bản) và giao cho kế toán kèm theo các phiếu nhập, xuất. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư, số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính toán thành tiền. - Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính giá trị tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này lập cho từng kho, mỗi kho một tờ. Số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống cho thu nhận chứng từ. Cuối tháng kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng loại vật tư trên bảng lũy kế. Số tồn kho cuối tháng của mỗi loại được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp Mẫu số 3: Sổ số dư Kho Năm Danh điểm hàng tồn kho Tên VL Đơn vị tính Đơn giá ĐM dự trữ Số dư đàu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 1 ……. Sối dư cuối tháng 12 TT TĐ SL TT SL TT SL TT …. SL TT Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp số dư Bảng luỹ kế nhập Chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 1.3.3.1. Các phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu Như vậy, tùy theo phương thức quản lý hoạt động nhập xuất kho vật liệu kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, trên sổ kế toán: Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật liệu. Vì vậy, giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. Phương pháp kê khai thường xuyên giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểm nào đó sẽ xác định được tình hình thừa thiếu vật liệu. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của vật liệu đã xuất trog kỳ theo công thức. = ± Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật liệu mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán nói riêng TK 611 mua hàng. 1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán tổng hợp 1.4.1. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tổng quát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo số tiền, kế toán mở TK 152 kết cấu và nội dung phản ánh của các TK này là: Tài khoản 152 - nguyên liệu, vật liệu Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế thuế gia công, nhận góp vốn liên doanh được cấp từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (nếu doanh nghiệp hạch toán hay tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. - Chiết khấu hàng mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (nếu doanh nghiệp hạch toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112 331, 141 TK 152 TK 1331 TK 1331 (2b) (2a) TK 154 (3) TK 411 (4) TK 412 (5) TK 338,721 (6) TK khác (7) TK 621,627 641,642,241 (8) TK 154 (9) TK 122,128 (10) TK 331 (11) TK 138,821 (12) TK khác (13)  Trình tự hạch toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được phản ánh qua sơ đồ sau: 1. Mua vật liệu về nhập kho 1a. Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp 1b. Thuế GTGT được khấu trừ 2a.Tiền mua vật liệu đã thanh toán cuối tháng hàng chưa về 2b. Tháng sang hàng về nhập kho 3. Trị giá vật liệu gia công chế biến hoàn thành nhập kho 4. Vật liệu nhận góp vốn liên doanh cấp phát. 5. Đánh giá tăng vật liệu khi góp vốn 6. Vật liệu thừa trong kiểm kê 7. Nhập vật liệu trong các trường hợp khác 8. Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh quản lý 9. Trị giá vật liệu xuất để gia công chế biến 10. Vật liệu xuất góp vốn lao động 11. Chiết khấu mua hàng được hưởng 12. Vật liệu thiếu khi kiểm kê 13. Vật liệu xuất trong các trường hợp khác. 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Tài khoản sử dụng: TK 611 - Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ và nó chỉ được áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên nợ: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế hàng hóa vật tư mua vào trong kỳ. Bên có: - Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ - Trị giá hàng hóa gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ - Chiết khấu mua hàng được hưởng. - ._.