Tổ chức công tác Kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Miền Tây (85tr)

hiện được những yêu cầu đó các Doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu vốn về để đảm bảo thu nhập cho đơn vị. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các Doanh nghiệp phải tổng hoà nhiều biện pháp quản lý trong đó biện pháp quan trọng là công tác kế toán - một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra nhằm điều hành và quản lý nền kinh tế. Trong công tác quản lý của kế toán thì nguyên vật liệu (NVL) được kế toán thường xuyên theo dõi bởi NVL trong một Doanh nghiệp sản xuất chiếm từ 60 - 80% tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Đây là một trong những mối quan tâm lớn nhất của bất kỳ Doanh nghiệp sản xuất nào. Tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này thì tất yếu các Doanh nghiệp phải quan tâm tới các yếu tố đầu vào của sản xuất đó là NVL. Chỉ cẩn một biến đổi rất nhỏ về chi phí vật liệu cũng là ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Không những thế NVL còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy việc tổ chức hạch toán về NVL là một yếu cầu tất yếu của quản lý trong các Doanh nghiệp sản xuất. Là một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có cạnh tranh gay gắt, Công ty xây dựng Miền Tây thuộc Tổng Công ty XDCTGT 8 cũng đứng trước một vấn đề bức xúc làm sao để quản lý có hiệu quả nhất về vật liệu. Chi phí vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% giá trị xây dựng, đồng thời là bộ phận dự trữ quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng hiệu quả nhất đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của Doanh nghiệp. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty xây dựng Miền Tây, thấy được tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán Công ty và sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Vũ Đăng Dư tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Miền Tây”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài viết được chia làm 3 phần chính: Phần thứ nhât: Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng Miền Tây. Phần thứ hai: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán vật liệu của Công ty xây dựng Miền Tây. Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu của Công ty xây dựng Miền Tây. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề này không thể tránh khỏi nhưng thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý kiến bổ sung của các thầy cô và các cán bộ phòng ban trong Công ty để có thể hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Hà Nội, tháng 8 năm 2003 Phần thứ nhất Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở công ty xây dựng Miền tây. I - Giới thiệu về Công ty xây dựng Miền Tây 1. Lịch sử hình thành và bộ máy tổ chức của Công ty 1.1 Lịch sử hình thành Công ty xây dựng CTGT Miền Tây là một Doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 2409 QĐ/TCCB-LĐ ngày 21/11/1994 của Bộ Giao thông vận tải. Công ty là đơn vị thành viên của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 - Bộ Giao thông vận tải. Trụ sở giao dịch: Số 18 Phố Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội. Công ty xây dựng CTGT Miền Tây từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh, xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyền thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng thi công công trình. Vì vậy, Công ty đã trúng thầu và được chỉ định thầu nhiều công trình xây dựng. Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, rải rác ở các tỉnh phía bắc từ Lạng Sơn, Hà Giang, Lai Châu, Tuyên quang, Lào Cai, Yên bái ... đến các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung như Hà Tĩnh, Quảng Bình và các công trình ở phía Nam như đường Xuyên á .... Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp nhóm C, xây dựng các loại công trình giao thông như: làm nền, mặt đường bộ, các loại cầu vừa và nhỏ, các công trình thoát nước ... Đồng thời tiến hành quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do Ngân hàng giao thầu. Nguồn vốn do Công ty quản lý bao gồm: Vốn Ngân sách Nhà nước cấp: 2.360 triệu đồng. Vốn tự bổ sung : 611,3 triệu đồng. Vốn vay : 4.597,9 triệu đồng. Bảng cơ cấu vốn của công ty Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Tổng vốn Vốn cố định Vốn lưu động 36.216 2.130 34.086 42.935 5.319 37.616 48.482 7.800 40.682 1.2. Bộ máy tổ chức của công ty. Là Công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh là thi công xây dựng mới, nâng cấp cải tạo, hoàn thiện các công trình giao thông, xây dựng dân dụng. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng biệt. Công ty đã tìm hiểu và bố trí hợp lý mô hình tổ chức sản xuất theo hình thức trực tuyến chức năng, từ Công ty đến các xí nghiệp, đến đội, tổ, người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng chức năng. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân chuyên ngành có năng lực và tay nghề cao với đầy đủ máy móc thiết bị thi công nên đáp ứng được mọi yêu cầu kỹ thuật thi công công trình. Hiện nay số cán bộ công nhân viên của Công ty là 418 người với các trình độ: Trình độ đại học: 40 người Trình độ trung cấp: 30 người Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: 348 người Bộ máy quản lý của Công ty gồm: - Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Công ty, trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty và trước pháp luật về việc điều hành hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trưởng, quyết định và tự chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất của Công ty cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó Giám đốc: - Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - thi công: Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế xây dựng. - Một Phó Giám đốc phụ trách nội chính: Trực tiếp chỉ đạo các sự việc diễn ra thường xuyên tại Công ty và có quyền ký các hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên. Các Phó Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm thay mặt Giám đốc khi được uỷ quyền. Để giúp Ban Giám đốc quản lý công việc có các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật... bao gồm: - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp bố trí cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách, tổ chức các công việc hành chính, chuyển giao công văn, giấy tờ, quyết định nội bộ, quản lý trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và điều hành sản xuất . - Phòng kế hoạch -kỹ thuật - tiếp thị: Có trách nhiệm giúp Giám đốc tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước. Tiếp cận, tìm kiếm khai thác công việc để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phối hợp cùng các phòng ban, căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch về tài chính. Tổ chức phân giao nhiệm vụ tới các đội sản xuất, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng của công tác xây dựng theo thiết kế cùng với chủ đầu tư, tổ chức giám sát kiểm tra chất lượng từng công việc, từng giai đoạn, từng hạng mục công trình. Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra, thanh quyết toán kịp thời bàn giao công trình đưa vào sử dụng. Tổ chức đấu thầu theo đúng trình tự quy chế đấu thầu của Nhà nước ban hành. Giúp Giám đốc tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm để hoàn thành kế hoạch sản xuất, đồng thời định kỳ làm báo cáo lên cấp trên các dự án về mua sắm tài sản cố định, khai thác hợp đồng, nhận thầu, hợp đồng kinh tế, theo dõi dự toán, đánh giá sản xuất kinh doanh của Công ty và quản lý vật tư thi công. - Phòng vật tư - Thiết bị: Có chức năng và nhiệm vụ lo cung ứng vật tư cần thiết cho quá trình thi công, lập kế hoạch dự trữ vật tư thiết bị cho sản xuất để đảm bảo tiến độ thi công theo các hợp đồng đã ký kết. Giúp Giám đốc quản lý tài sản và đầu tư tài sản có hiệu quả. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng máy của các đội thi công về kỹ thuật và trình độ sử dụng, theo dõi thời hạn đại tu, sửa chữa lớn của mỗi máy, thời gian sử dụng của từng máy để tính khấu hao. - Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, thông tin về công tác tài chính kế toán, thực hiện việc xử lý thông tin trong công tác hạch toán theo yêu cầu thể lệ tổ chức kế toán Nhà nước. Ghi chép cập nhật chứng từ kịp thời, chính xác, theo dõi hạch toán các khoản chi phí, kiểm tra giám sát tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đó nhằm giám sát phân tích hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đưa ra những biện pháp tối ưu. Tập hợp các khoản chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua các giai đoạn, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản phải nộp. Ngoài ra lập kế hoạch tín dụng để vay vốn thi công, vay vốn dài hạn để mua thiết bị, thu hồi công nợ ở các chủ đầu tư. - Phòng tổ chức cán bộ lao động: tham mưu cho Giám đốc về công tác cán bộ, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với Doanh nghiệp, hướng dẫn áp dụng thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động. - Các đội xây dựng: trực tiếp thực hiện thi công công trình xây dựng theo dự toán thiết kế kỹ thuật đã ký trong hợp đồng xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công. Bộ máy của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến trức năng. Các phòng trong Công ty đều có chức năng riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty. Vị trí vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là sự sống còn của Công ty và sự cạnh tranh phát triển của Doanh nghiệp với các khả năng tiềm lực sẵn có của mình cần được khai thác. Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty như sau Giám đốc P. giám đốc 2 P. giám đốc 1 Phòng Tổ chức hành chính Phòng vật tư thiết bị Văn phòng đạI diện Phòng Tài chính kế toán Phòng tổ chức cán bộ LĐ Phòng KH KT tiếp thị - Các Đội 1, 2, .... - Xí nghiệp XDCT 1 2- Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đặc điểm của ngành và của sản phẩm xây dựng cơ bản nên quy trình sản xuất của Công ty có đặc điểm sản xuất phức tạp trải dài qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật). Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và thi công ở những địa điểm khác nhau, sản phẩm mang tính đơn chiếc. Có thể tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp như sau: - Hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư. - Lập phương án tổ chức thi công. - Tiến hành tổ chức thi công theo thiết kế được duyệt. - Tổ chức nghiệm thu khối lượng và chất lượng công trình cùng với chủ đầu tư và tư vấn giám sát. - Lập bảng nghiệm thu thanh toán công trình. - Công trình hoàn thành làm quyết toán và bàn giao cho chủ đầu tư Kể từ khi thành lập đến nay Công ty liên tục phát triển cả về bề rộng và chiều sâu, sản lượng hàng năm thực hiện được ngày càng phát triển. Kết quả sản xuất kinh doanh một số năm được mô tả ở bảng sau: Đơn vị: Việt Nam đồng Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Doanh thu 30.240.238.230 40.432.860.150 48.732.993.226 Lợi nhuận 208.500.642. 700.027.557 1.178.058.467 Công ty xây dựng công trình giao thông Miền Tây đã trang bị được một lực lượng máy móc thiết bị cần thiết cho quá trình thi công một công trình tương đối đầy đủ, bao gồm: Bảng thống kê trang thiết bị hiện có của công ty Tên thiết bị Năng suất Số lượng (cái) Trạm trộn bêtông nhựa nóng 80 tấn /giờ 01 Máy rải bêtông nhựa nóng 100 tấn/giờ 01 Máy lu bánh lốp 4 tấn 01 Máy lu bánh lốp 12 tấn 01 Máy lu 3 bánh sắt 10 - 12 tấn 03 Máy lu rung và sắt liên hợp 4 tấn 03 Máy lu rung và sắt liên hợp 16 tấn 02 Máy ủi 140 CV 02 Máy xúc đào 0,25 m3 02 Ôtô tự đổ 8 tấn 02 Ôtô tự đổ 12 tấn 02 Ôtô tưới nhựa 01 II. Đặc điểm về tổ chức bộ máy, công tác kế toán ở công ty xây dựng miền tây 1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính - kế toán với chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc sử dụng và quản lý các nguồn vốn của Công ty, chấp hành Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Nói chung bộ máy kế toán tại Công ty gọn nhẹ, đơn giản nhưng hoạt động có hiệu quả, đảm bảo sự chỉ đạo sâu sát của Kế toán trưởng kết hợp với việc tạo điều kiện cho nhân viên kế toán nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hoá từng phần. Để phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty và quản lý tốt công tác kế toán, bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, mọi công việc hạch toán được tập trung về phòng kế toán của Công ty. ở các tổ, đội thi công chỉ có nhân viên kinh tế tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty để xử lý hạch toán. Phòng kế toán gồm: - Kế toán trưởng: phụ trách chung công tác của phòng, tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Tổ chức quản lý chi phí, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tài sản, vốn và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Đôn đốc việc tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, các quỹ và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. Gửi đầy đủ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của Công ty theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty, phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và quy định của cấp trên về tổ chức công tác tài chính kế toán cho các bộ phận và đội trong Công ty. Kiểm tra công việc do các nhân viên kế toán thực hiện . - Phó phòng tài vụ đồng thời là kế toán tổng hợp: xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, vào sổ sách tổng hợp các tài khoản theo tháng, quý, năm, lập báo cáo quyết toán theo tháng, quý, năm gửi cơ quan cấp trên và các cơ quan Nhà nước. Hướng dẫn và kiểm tra chứng từ sản xuất của các đội sản xuất, đảm bảo chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo chế độ TCKT quy định. Theo dõi các khoản nộp ngân sách và cấp trên. - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập, xuất từ quỹ và ghi sổ quỹ. - Kế toán tiền lương, BHXH và TSCĐ: Theo dõi tính toán lương của CBCNV văn phòng công ty theo quy chế trả lương được duyệt. Theo dõi, giám sát việc chi trả lương ở các đội sản xuất, theo dõi việc trích nộp và thu BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Theo dõi việc tăng giảm khấu hao, thanh lý TSCĐ, báo nợ thu khấu hao của các bộ phận, đội sản xuất, lên các báo biểu phục vụ công tác kế toán. Quản lý lưu trữ chứng từ các năm trong Công ty. - Kế toán thanh toán và theo dõi ngân hàng: theo sự chỉ đạo của Giám đốc và Kế toán trưởng, tiến hành các thủ tục để vay vốn của Ngân hàng. Theo dõi số vốn đã vay, thời hạn phải trả gốc và lãi, kịp thời báo cáo lại Kế toán trưởng để bố trí nguồn trả nợ hoặc xin đáo hạn. Lập phiếu thu, phiếu chi, tổng hợp các chứng từ gốc hàng ngày, tháng, quý, năm. - Kế toán tập hợp chi tiết và tính giá thành: đôn đốc, thu thập chứng từ các đội theo định kỳ quy định. Tập hợp, kiểm tra chứng từ chi phí của từng công trình, tập hợp phân tích chi phí trực tiếp, gián tiếp, chi phí chung, phân bổ chi phí quản lý Công ty cho từng công trình, tính toán lãi lỗ từng công trình để lên bảng giá thành công trình phục vụ công tác quyết toán. - Kế toán chi tiết và theo dõi công nợ: Kiểm tra chứng từ và sổ sách chi tiết các tài khoản công nợ theo mẫu biểu quy định từng tháng, quý, năm. Hàng quý, năm đối chiếu với kiểm tra tổng hợp số dư các tài khoản lên bảng biểu chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán. Theo dõi kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản nợ của cá nhân, các khoản nợ mà Công ty nợ cũng như các chủ đầu tư nợ Công ty. Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau Kế toán tập hợp CP và tính giá thành SP Kế toán tài sản Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên thống kê các đơn vị sản xuất Kế toán trưởng 2. Tổ chức công tác kế toán Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty xây dựng CTGT Miền Tây đã lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ - Ghi sổ. Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (1b) (1a) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc (2) Sổ đăng ký CTGS (3a) Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết (3b) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết (4) Bảng cân đối số phát sinh (5) (5) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: Chứng từ kế toán Công ty áp dụng theo chế độ hiện hành. Sổ sách kế toán của Công ty gồm các loại sổ như sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Sổ quỹ + Sổ kế toán chi tiết Trình tự ghi chép kế toán của công ty: (1a) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đó, định khoản kế toán, lập các chứng từ ghi sổ. (1b) Các chứng từ thu chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. (2) Các chứng từ liên quan tới những đối tượng cần phải hạch toán chi tiết kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. (3a) và được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (3b) Định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trên chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái có liên quan. (4) Cuối tháng cộng tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh. (5) Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính. Phần thứ hai Nghiệp vụ tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng miền tây A – cơ sở lý luận về côngtác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp. I - ý nghĩa và sự cần thiết phảI tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp 1 - Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. 1.1 - Khái niệm NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. 1.2 - Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất Trong các Doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản) vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của Doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm. Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất. Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của Xã hội. Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị. Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. 2 - Nhiệm vụ của kế toán NVL. 2.1 - Yêu cầu quản lý NVL. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các Doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, vật liệu phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau: Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho Doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở Doanh nghiệp. 2.2 - Nhiệm vụ của kế toán NVL. Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ii - nội dung và tổ chức công tắc kế toán vật liệu. 1 - Phân loại vật liệu. Trong các Doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụnh trong sản xuất thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loạI hình cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hiện nay các Doanh nghiệp thường căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau: * Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc.... NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí NVL trực tiếp. * Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, nó không cấu thành nên thực thể của sản phẩm làm ra nhưng có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bêtông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy.... * Nhiên liệu: được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga... * Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. * Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của Doanh nghiệp xây lắp. * Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh. * Phế liệu: là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của Doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL dùng vào các nhu cầu khác. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng quy cách từng loại một cách chi tiết hơn. 2 - Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong không ít Doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu. Như vậy, để đánh giá vật liệu các Doanh nghiệp thường dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán ở các đơn vị sản xuất thì vật liệu được đánh giá theo hai phương pháp chính: - Đánh giá vật liệu theo giá thực tế. - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. 2.1 - Đánh giá vật liệu theo giá thực tế. 2.1.1 - Giá vật liệu thực tế nhấp kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất - xây dựng cơ bản, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm...) cộng thuế nhập khẩu (nếu có) trừ các khoản giảm giá triết khấu (nếu có). Giá mua ghi trên hoá đơn nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bằng giá có thuế. - Đối với vật liệu Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về Doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. - Trường hợp Doanh nghiệp nhận vốn góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế nhập kho bằng giá do hội đồng liên doanh thống nhất định giá. - Phế liệu thu hồi nhập kho: Trị giá thực tế nhập kho chính là giá ước tính thực tế có thể bán được. - Đối với vật liệu được tặng thưởng: thì giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. 2.1.2 - Giá thực tế xuất kho. Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Đặc biệt, đối với các Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hay theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và các Doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của vật liệu thực tế nhập kho lại càng có sự khác nhau trong từng lần nhập. Vì thế mỗi khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau: a>Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ: theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số._. lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế, vật liệu tồn đầu kỳ. Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = ´ b>Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính. Đơn giá thực tế bình quân Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = ´ Trị giá thực tế VL nhập trong kỳ Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: + Số lượng VL nhập kho trong kỳ Số lượng VL tồn kho đầu kỳ = Phương pháp này dùng để tính toán giá vốn vật liệu xuất kho cho từng loại vật liệu. Điều kiện áp dụng: + Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế để ghi sổ + Theo dõi được số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu nhập, xuất kho. c>Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết tài sản nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho đối với lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Điều kiện áp dụng: + Chỉ dùng phương pháp này để theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất kho. + Khi giá vật liệu trên thị trường có biến động chỉ dùng giá thực tế để ghi vào sổ. d>Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này những vật liệu nhập kho sau thì xuất trước và khi tính toán mua thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. Điều kiện áp dụng: giống như phương pháp nhập trước - xuất trước. e>Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần nhập. Hay nói cách khác, vật liệu nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy. Điều kiện áp dụng: - Theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theo từng hoá đơn mua riêng biệt. - Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ - Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập - xuất. 2.2 - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Do NVL có nhiều loại, thường tăng giảm trong quá trình sản xuất, mà yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu có của NVL nên trong công tác hạch toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất NVL hàng ngày. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hay một loại giá ổn định trong kỳ). Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập xuất. Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ. Trị giá thực tế VL nhập trong kỳ Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ - Trước hết phải xác định hệ số giữa thực tế và giá hạch toán của vật liệu Hệ số giá + Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Giá VL tồn đầu kỳ hạch toán = + - Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá hạch toán VL xuất kho trong kỳ Giá thực tế VL xuất kho trongkỳ Hệ số giá = ´ Phương pháp này sử dụng trong điều kiện: - Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán. - Doanh nghiệp không theo dõi được về số lượng vật liệu. - Tính theo loại nhóm vật liệu. Iii – kế toán chi tiết vật liệu. 1. Chứng từ sử dụng. Để đáp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kkho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định van hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu Công ty sử dụng bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT) - Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL) Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2- Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT). - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1 - Phương pháp thẻ song song. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị. * Trình tự ghi chép: - ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại). Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý. - ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế . 3.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng. - ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng. * Trình tự ghi chép: - ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho. Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 3.3 - Phương pháp sổ số dư. * Nguyên tắc hạch toán: - ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật. - ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. * Trình tự ghi chép: - ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. Nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư. - ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra. * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng. Iv – kế toán tổng hợp vật liệu. Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 1 – Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: - Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn…. Bên Có: - Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng… Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác. Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác). Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133, 331, 111, 112…. Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơI có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở Doanh nghiệp thường bao gồm: - Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp). - Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho … tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng Doanh nghiệp. 1.1 – Hạch toán tăng NVL đối với các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hoá đơn, chứng từ, ghi chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng VL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể. * Trường hợp mua ngoài hàng hoá và hoá đơn cùng về: - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112 … : Tổng giá thanh toán. - Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng triết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng mua trả lại (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 138 (1381) : Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 : Số triết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng được hưởng giá mua không có thuế. Có TK 133 : Thuế GTGT không được khấu trừ. II - Tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ ở Công ty xây dựng Miền Tây. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động, vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép, trong doanh nghiệp chế tạo; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc.... Khác với tư liệu lao động vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp và vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận... Tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa những hiện tượng như hao hụt, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. III - Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty xây dựng Miền tây. 1. Đặc điểm vật liệu ở Công ty xây dựng Miền tây. Công ty Miền tây là một đơn vị xây dựng cơ bản nên sản phẩm của Công ty sản xuất ra bao gồm nhiều loại NVL hợp thành từ nhiều nguồn thu khác nhau. Tất cả những điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu ở đây. Chi phí NVL ở Công ty chiếm tới khoảng 70 - 80% trong toàn bộ chi phí xây dựng và trong tổng giá thành công trình. Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên liệu, vật liệu mang tính chất đặc thù của Công ty và chính xác khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất, nên tại Công ty không bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng công trình được tổ chức ngay dưới chân của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Bộ phận quản lý vật tư là phòng kinh tế kế hoạch có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng. Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng... để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng kế hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với phòng kế hoạch và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty. 4- Tổ chức chứng từ. Sơ đồ 9: Sơ đồ quy trình kế toán vật liệu tại công ty chứng từ gốc báo cáo luân chuyển kho phiếu xuất kho phiếu nhập kho sổ chi tiết tài khoản bảng tổng hợp số ps các tài khoản bảng kê tổng hợp nhập xuất vật liệu phiếu phân tích tài khoản kế toán sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ sổ cái các tài khoản bảng cân đối tài khoản báo cáo tài chính ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu kiểm tra v- kế toán tổng hợp vật liệu. Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Để tiện cho việc quản lý và xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.( FIFO) Chứng từ kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, bảng kê phiếu nhập kho, phiếu chi, báo cáo thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân hàng.. Tài khoản sử dụng : Do đặc điểm ngành nghề và địa bàn hoạt động rộng khắp, không cố định mà di chuyển theo đội, theo công trình nên Công ty xây dựng Miền Tây chỉ có hệ thống nhà kho tạm thời do các đội tổ chức và quản lý, vì vậy phòng kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 621 để hạch toán NVL (ở văn phòng Công ty kế toán chỉ hạch toán trên tài khoản 621 quá trình xuất NVL do kế toán đội chuyển lên), tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chỉ được sử dụng ở dưới các đội. 1- Khi thu mua và nhập kho vật liệu. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá NVL để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các Công ty gần công trình và được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì thường do đội tự mua. Những hợp đồng vật tư do đội ký trực tiếp đối với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán đội kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó. Kế toán hạch toán quá trình thu mua NVL được kế toán đội theo dõi chi tiết, kế toán văn phòng Công ty không theo dõi mà chỉ ghi sổ khi xuất vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau : a- Đối với vật liệu chính sử dụng thi công Khi vật liệu về đến chân công trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biên bản đối chiếu thanh toán” có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán đội cùng người cung cấp lập “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” có xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật liệu. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp. Bảng số 1: Hoá đơn (gtgt) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 507445 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành Địa chỉ: Hoa Lư - Ninh Bình Số tài khoản: ……………….. Điện thoại: ……………………. Mã số: 27 0022671-1 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức Đơn vị: Công ty xây dựng Miền Tây Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 Đá hộc Đá 1 x 2 Vận chuyển đến chân công trình m3 m3 69 30 34.285,7 42.857 2.365.714 1.285.714 Cộng tiền hàng: 3.651.428 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 182.572 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.834.000 Viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 2: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- biên bản đối chiếu thanh toán Hôm nay, ngày 5 tháng 10 năm 2001. Tại Cát Đằng Y Yên, Nam Định Chúng tôi gồm có: I - đại diện bên a (đội xdct 9 - công ty xd miền tây) 1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9 2. Ông Vũ Hữu Hợp - Kế toán đội Ii - đại diện bên b (tổ hợp khai thác đá hợp thành) 1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Cùng nhau thống nhất đối chiếu các khối lượng đá hộc và đá 1´ 2 cung cấp tới chân công trình Đường 10 - Nam Định trong tháng 10 như sau: 1. Khối lượng đá hộc Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành cung cấp tới chân công trình: 69 m3 ´ 36.000 đ/m3 = 2.484.000 đồng 2. Khối lượng đá 1´ 2 Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành cung cấp tới chân công trình: 30 m3 ´ 45.000 đ/3 = 1.350.000 đồng 3. Giá trị đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây phải trả cho Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành là: 2.484.000 + 1.350.000 = 3.834.000 đồng đại diện bên nhận vật liệu tổ hợp khai thác đá Hợp thành Kế toán Vật tư Đội trưởng Bảng số 3: Bảng kê đối chiếu thanh toán Tên vật liệu: Đá hộc giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2001 I - đại diện bên cung cấp 1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh NB Ii - đại diện bên nhận vật liệu 1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây STT Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 3/10/2001 4/10/2001 13/10/2001 14/10/2001 15/10/2001 16/10/2001 3 tickê 6 tickê 2 tickê 5 tickê 2 tickê 2 tickê m3 m3 m3 m3 m3 m3 30 14 10 5 5 5 44 54 59 64 69 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 1.080.000 504.000 360.000 180.000 180.000 180.000 Cộng 69 2.484.000 đại diện bên cung cấp đại diện bên nhận vật liệu Đội trưởng Kế toán Vật tư Bảng số 4: Bảng kê đối chiếu thanh toán Tên vật liệu: Đá 1´ 2 giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2001 I - đại diện bên cung cấp 1. Ông Vũ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh Ninh Bình Ii - đại diện bên nhận vật liệu 1. Ông Vũ Đình Đức - Đội trưởng Đội XDCT 9 - Công ty XD Miền Tây STT Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 15/10/2001 16/10/2001 21/10/2001 1 tickê 1 tickê 4 tickê m3 m3 m3 5 5 20 10 30 45.000 45.000 45.000 225.000 225.000 900.000 Cộng 30 1.350.000 đại diện bên cung cấp đại diện bên nhận vật liệu Đội trưởng Kế toán Vật tư Kế toán đội căn cứ vào “Biên bản đối chiếu thanh toán” và “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư (Phiếu nhập kho). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để theo dõi. - Liên 3: Đơn vị giữ. Bảng số 5: Đơn vị: Đội XDCT 9 Công ty XD Miền Tây Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 10 năm 2001 Mẫu số 03 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 4 Số : 13 Họ tên người giao hàng: Vũ Hữu Hợp Theo: ................ Số: .............. Ngày 3 tháng 10 năm 2001 Của: Tổ hợp khai thác đá Hợp Thành Nhập tại kho: Đội 9 Đơn vị: Việt Nam đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1._.