Tổ chức công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long

ó theo mục đích của mình. Đối tượng lao động chính là yếư tố vật chất của sản phẩm trong tương lai. Như vậy, nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL. Bất cứ NVL nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL, chỉ có những đối tượng lao động thay đổi do lao động mới là NVL. Ví dụ: quặng than nằm trong mỏ than thì không phải NVL. Nhưng quặng than mà cung cấp cho Công nghiệp chế biến là NVL vì người ta phải tiêu hao năng lượng để khai thác ra nó. Do vậy, trong hoạt đông sản xuất kinh doanh NVL là đối tượng lao động, TSCĐ và các công cụ dụng cụ khác không đủ tiêu chuẩn TSCĐ chính là tư liệu lao động, còn lao động của con người là yếu tố sức lao động. Khái niệm: NVL là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong đó: - Nguyên liệu: Là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp -Vật liệu: Là những đối tượng lao động đã qua chế biến. 1.1.1.2. Đặc điểm của NVL. NVL có một số đặc điểm sau: - NVL có hình thái hiện vật có thể cân, đong, đo, đếm được như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc... - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất . - Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, NVL bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm mới. - NVL là một bộ phận thuộc tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm nên NVL đóng một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất : Sẽ không thể tiến hành sản xuất nếu không có NVL, thêm vào đó việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp...Vì vậy công tác quản lý NVL đều được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Trên các phương diện khác nhau, NVL đều giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất : Về mặt chi phí: Do giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp dến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành sản phẩm... Về mặt hiện vật: Do là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm do đó NVL là yếu tố quyết định đến chỉ tiêu chất lượng sản phẩm. Về mặt vốn: NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần tăng tốc độ luân chuyển của vốn và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu . Trong cơ chế thị trường, để tạo ra sản phẩm ngày càng nhiều, phong phú đa dạng về chủng loại, đòi hỏi khối lượng NVL ngày càng tăng, trong khi đó NVL sản xuất trong nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều NVL còn phải nhập ngoại. Vì vậy, cần phải quản lý tốt NVL, tìm biện pháp sử dụng NVL tiết kiệm hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra. Quản lý tốt NVL sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực và đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các báo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, việc quản lý NVL trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. ở khâu thu mua : NVL là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khâu thu mua phải quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ở khâu bảo quản : Cần phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, đảm bảo an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do việc mua và cung ứng không kịp thời hoặc lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. ở khâu sử dụng : Sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ của doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng NVL trong sản xuất kinh doanh. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu. Tổ chức công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý NVL, giúp cho nhà quản lý có được những thông tin kịp thời và chính xác, từ đó cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, cũng như dự trữ và sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt vai trò của mình công tác kế toán NVL cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thực tế NVL thu mua. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác. - Tập hợp đầy đủ chính xác số lượng, giá trị NVL xuất kho, NVL thực tế tiêu hao cho sản xuất, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng NVL có phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp hay không. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương thức kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Tiến hành kiểm kê, phân tích, dánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL được phân loại khác nhau. Nhìn chung NVL được phân loại theo một số tiêu thức chính sau: Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. - NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,... Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu XDCB : là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Cách phân loại như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. tuy nhiên, cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. - NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: + NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm (Thường là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc). - NVL sử dụng cho bán hàng. - NVL sử dụng cho quản lý DN. Căn cứ vào nguồn hình thành. - NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuất kinh doanh được DN mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng NVL thường xuyên của mỗi DN. - NVL tự sản xuất:Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. Căn cứ vào quyền sở hữu . - NVL thuộc sở hữu của DN. - NVL không thuộc sở hữu của DN. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số danh điểm vật liệu đợc xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL. Đánh giá NVL là việc biểu hiện giá trị NVL bằng tiền theo nguyên tắc nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý NVL, đảm bảo xác định giá trị đúng đắn của NVL, điều này có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán NVL. Việc đánh giá NVLphải đảm bảo tính xác thực, nghĩa là việc đánh giá nó phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những yếu tố cấu thành nên giá trị NVL. Đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá của NVL những chi phí bất hợp lý, kém hiệu quả. Việc đánh giá NVL phải đảm bảo tính thống nhất, tức là việc đánh giá NVL phải nhất quán về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp, là cơ sở cho việc so sánh giá trị các chỉ tiêu kinh tế giữa các kỳ kinh doanh. 1.2.2.2. Các phương pháp đánh giá NVL Tính giá vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Đánh giá vật liệu trong các DN sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh giá vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu mua vào, giá trị vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất-kinh doanh, từ đó xác định được chính xác giá trị sản phẩm sản xuất trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho người quản lý, góp phần quản lý có hiệu quả các hoạt động về thu mua vật liệu và quá trình sản xuất sản phẩm của DN. Nguyên tắc cơ bản đánh giá vật liệu là theo giá thực tế, nhưng do đặc điểm của NVL là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh, và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, nên ngoài việc dùng giá thực tế việc đánh giá vật liệu còn có thể sử dụng giá hạch toán. Giá thực tế của NVL là loại giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của DN để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển NVL và nó được dùng để ghi nhận NVL tồn kho vào các báo cáo kế toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch kỳ này. Như vậy, giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. a.Xác định giá NVL nhập kho. NVL nhập kho chủ yếu được tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó. Giá thực tế của NVL nhập vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: Đối với NVL mua ngoài. Giá thực tế vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá(nếu có) Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có): Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế. Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế. Chi phí thu mua thường bao gồm: - Chi phí vận chuyển bảo quản. - Chi phí thuê kho , bãi. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua. - Hao hụt trong định mức khi mua. - Công tác phí của người đi mua. 8. Đối với NVL sản xuất: 9. Đối với NVL do Nhà Nước cấp hoặc cấp trên cấp: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao + Chi phí tiếp nhận (nếu có) . Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị góp vốn thoả thuận + Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận(nếu có) Đối vớí NVL nhận do biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan (nếu có) . Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá thu hồi tối thiểu. b. Xác định giá NVL xuất kho. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá NVL xuất dùng. DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau nhưng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng). Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Ưu điểm: Tính giá vật liệu được chính xác. Nhược điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải được chi tiết theo từng lô hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng được. áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với vật tư đặc chủng có gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng được hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần nhập kho riêng. Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ xuất dùng trước, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau. Nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại, nếu giá cả NVL có xu hướng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm. Ưu điểm: - Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời. - Việc tính toán đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: - Phải tính giá theo từng danh điểm của NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại nên rất tốn công sức. - Làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp với giá cả thị trường NVL. áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều. Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định NVL mua sau sẽ được xuất kho trước (có nghĩa là ngược với phương pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trước tiên. Phương pháp này phù hợp khi giá cả có xu hướng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng. Ưu điểm: - Tính toán đơn giản, dễ làm. - Công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ. - Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của thị trường NVL. Nhược điểm: Cũng như phương pháp FIFO, trong trường hợp giá cả NVL biến động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý. áp dụng: Phương pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm vật liệu, giá cả NVL tương đối ổn định, số lần nhập, xuất của mỗi loại lớn. Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập kho) Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL, sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn ĐK + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất dùng. Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tương đối đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít. Nhược điểm: Chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lượng công việc thường dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán. Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả. áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1.Yêu cầu kế toán chi tiết vật liệu. Nguyên vật liệu trong một DN thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán chi tiết vật liệu không chỉ theo dõi tình hình biến động vật liệu về mặt giá trị mà còn cả về hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải theo từng loại, nhóm thứ...và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp với đặc điểm sản xuất cũng như trình độ kế toán và quản lý của DN. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết NVL: + Phương pháp thẻ song song. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng. Theo chế độ hiện hành, các chứng từ kế toán vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 01-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ (mẫu 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. - Hoá đơn thuế GTGT. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của NN, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. ................ tuỳ theo đặc điểm và tình hình cụ thể của các DN thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời đầy đủ theo qui định của biểu mẫu, nội dung phương pháp lập. Nguời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ về vật liệu phải đuợc tổ chức, luân chuyển theo trình tự do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời số liệu của từng bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.3.1. Các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Sổ kế toán là sổ theo mẫu qui định, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở các chứng từ hợp pháp. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Để kế toán chi tiết vật liệu, tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà các DN sử dụng các sổ (thẻ) chi tiết sau: - Sổ thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. Trong đó: Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN. Ngoài các sổ kế toán chi tiết trên, kế toán NVL còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu,...phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. 1.3.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Trong DN sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia. Việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán DN trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay, trong các DN sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL, tại kho thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho ghi số lượng NVL nhập xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho phải tính ra lượng NVL nhập -xuất kho trên từng thẻ kho theo danh điểm vật liệu. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp với nhau. Tại phòng kế toán. Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để phản ánh tình hình biến động của NVL ở từng kho theo từng danh điểm NVL . Thẻ chi tiết được mở tương ứng theo từng danh điểm mà thủ kho đã ghi thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Thẻ kế toán chi tiết NVL có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của NVL . Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ khác có liên quan như hoá đơn bán hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng, vận chuyển,... ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng phiếu nhập - xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự ghi trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ biến động NVL vào thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng nhập, tổng xuất, và tổng tồn của của từng danh điểm NVL . Sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời. Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, dễ phát hiện sự sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng vật liệu theo số lượng và giá trị. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép quá lớn, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các DN có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ ) nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Tại kho: Để hạch toán chi tiết NVL , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ chi tiết NVL mà thay vào đó chỉ mở một sổ gọi là "sổ đối chuyển luân chuyển" để phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho theo từng danh điểm cả về mặt số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập - xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhứng chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng cuả từng NVL, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ và được dùng cho cả năm. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, công việc kế toán dồn vào cuối tháng, và việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng do kế toán không ghi sổ. Phương pháp này thích hợp với các DN sản xuất có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu (do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình kế toán nhập - xuất hàng ngày). 1.4. kế toán tổng hợp xuất Nguyên vật liệu. 1.4.1.Thủ tục và chứng từ sử dụng. Nguyên vật liệu nhập kho của mỗi doanh ngiệp chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài, hoặc do doanh ngiệp tự chế, do thuê ngoài gia công.... Ngoài ra nguyên vật liệu còn được xuất góp vốn liên doanh, phục vụ nhu cầu bán hàng, nhu cầu quản lý doanh ngiệp.... Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm nhận nhập xuất và lập các chứng từ liên quan theo đúng qui định. Thủ tục và chứng từ nhập kho: Đối với Nguyên vật liệu mua ngoài: Khi nguyên vật liệu mua về doanh nghiệp phải lập ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, bộ phận cung tiêu lập Phiếu nhập kho NVL. Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự chế. Căn cứ vào giấy giao hàng của cơ sở nhận gia công chế biến NVL, phòng cung tiêu lập Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến và chuyển cho người nhập hàng xuống kho nhận hàng. Thủ kho ký , ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ. Đối với NVL xuất cho sản xuất thừa nhập kho, phát hiện thừa khi kiểm kê, NVL tự gia công chế biến nhập kho, phế liệu thu hồi trong sản xuất. Bộ phận có NVL nhập kho phải lập phiếu nộp kho vật tư ghi tên bộ phận nộp, lý do nộp, nộp tại kho nào, tên , qui cách...và số lượng nhập kho. Thủ kho ký vào phiếu, giao cho người đi nộp 1 liên, 1 liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối cùng chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ. Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL: Phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất vật tư dùng để theo dõi số liệu NVL xuất kho, làm căn cứ để hạch toán chi tiết , tính giá thành sản phẩm, kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. Phiếu được bộ phận xin lĩnh lập, người phụ trách nhận ký. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên: Liên 1: Giao cho bộ phận cung ứng vật tư. Liên 2: Giao cho người lĩnh. Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, gửi lên phòng kế toán để ghi đơn giá và thành tiền. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sử dụng trong doanh ngiệp có khối lượng NVL nhiều, phát sinh thường ._.xuyên trong tháng, phiếu này lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho thủ kho. Liên 2: Giao cho đơn vị lĩnh. Thủ kho ghi số thực xuất. Cuối tháng hoặc hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký chuyển 1 bản cho bộ phận cung tiêu, bản còn lại nộp cho phòng kế toán. Trong trường hợp NVL dùng không hết phải lập phiếu nhập xuất vật tư đem đến kho NVL thừa. Nếu giữ lại cho kỳ sau phải lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho: Chỉ dùng trong trường hợp trong trường hợp doanh nghiệp bán NVL-CCDC. 1.4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu trong các DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất vật liệu. Doanh nghiệp phản ánh giá thực tế NVL là tổng giá thanh toán gồm cả giá mua và thuế GTGT đầu vào và không sử dụng TK 133 .Phương pháp hạch toán tương tự như trên. Kế toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. NVL giảm trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, ngoài ra có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh. Các trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế . 1. Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 Có TK 152 2. Xuất NVL cho sản xuất chung, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 152 3. Xuất NVL cho XDCB Nợ TK 241 Có TK 152 4. Xuất NVL góp vốn lên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản đánh giá của Hội đồng liên doanh kế toán viên Nợ TK 128, 222 ( Giá trị vốn góp ) Nợ ( Có) TK 412 ( Giá trị chênh lệch) Có TK 152 5. Xuất NVL để thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 154 Có TK 152 6. Trị giá NVL thiếu hụt trong định mức. Nợ TK 642 Có TK 152 7. Trị giá NVL thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý . Nợ TK 1381 Có TK 152 8. Trị giá NVL thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên. Nợ TK 111 Nợ TK 1388 Nợ TK 334 Có TK 152 9. Xuất NVL cho vay, cho mượn tạm thời Nợ TK 1388 Có TK 152 10. Giảm giá trị do đánh giá lại, căn cứ vào số chênh lệch kế toán ghi. Nợ TK 412 Có TK 152 Quá trình hạch toán NVL theo phương pháp KKTX có thể được khái quát theo sơ đồ sau: TK 1381 TK 627, 641,642 TK 128,222,228 TK 111,112,331,141,311 TK 152 TK 621 TK 151 Hàng đi đường kỳ trước về TK 411 TK 821 TK 3381 TK128,222,228 NVL tăng do mua ngoài Nhận cấp phát,biếu tặng, thưởng Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh NVL thiếu phát hiện Xuất góp vốn liên doanh Xuất cho SXC,BH,QL Xuất để chế tạo sản phẩm nhập kho kỳ này góp vốn liên doanh đầu tư ngắn, dài hạn khi kiểm kê TK 133 VAT TK 412 Chênh lệch do đánh giálại Chênh lệch do đánh giálại TK 412 TK 154 TK 154 Nhập kho do tự chế biến hoặc Hoặc thuê ngoài gia công Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, chế biến và đầu tư ngắn, dài hạn Xuất bán 1.4.4. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK kế toán sử dụng Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư sản phẩm hàng hoá mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế, chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Khi áp dụng phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng TK 611( Mua hàng) để theo dõi tình hình nhập xuất NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá theo giá thực tế( giá mua và chi phí mua). Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 611 TK 151,152 TK 411 TK 151152 K/c giá trị NVL tồn đầu kỳ Nhận cấp phát, tặng, thưởng TK 621,627, 641,642 Giá trị NVL xuất trong kỳ góp vốn liên doanh TK128,222,228 Nhận lại vốn góp liên doanh đầu tư ngắn,dài hạnhạn TK 111,112,331,141,311 NVL mua ngoài TK 133 VAT K/c giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 154 Nhập kho do tự chế biến hoặc Hoặc thuê ngoài gia công TK 111,112 Giảm giá, hàng mua trả lại TK 154 Xuất kho tự chế biến Hoặc thuê ngoài gia công TK 128,222,228 Xuất góp vốn LD Hoặc đầu tư ngắn,dài hạn TK 133 1.5. Sự cần thiết phải phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất . Khi nói đến sử dụng nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu . Vì vậy trước khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu, chúng ta sẽ xem xét vấn đề dịnh mức và công tác xây dựng định mức qua một số nội dung sau . 1.5.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức . . Khái niệm : - Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một công việc nào đó trong những điều kiện nhất định về tổ chức và kỹ thuật của kỳ kế hoạch - Ngoài ra cũng có thể hiểu định mức là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoăcj hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức nhất định của kỳ kế hoạch . .ý nghĩa : Từ khái niệm trên chúng ta có thể nhận biết được tầm quan trọng của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, thể hịên qua một số mặt sau : - Nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp . - Là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu một cách hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. - Là cơ sở để tiến hành hạch toán nội bộ, tính toán giá thành, nhu cầu vốn lưu động và huy động nguồn vốn một cách chính xác, hiệu quả . - Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là mục tiêu cụ thể để thúc đấy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, tránh lãng phí. - Ngoài ra nó còn là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào cải tiến kỹ thuật . Tóm lại, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có một vai trò vô cùng quan trọng . Đây là một chỉ tiêu động, đòi hỏi thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật , công tác quản lý tổ chức sản xuất , trình độ tay nghề của công nhân... 1.5.2. Cơ cấu của định mức và ý nghĩa của việc nghiên cứu định mức . Khi nói đến cơ cấu là muốn nói đến số lượng và quan hệ tỷ lệ giữa các bộ phận hợp thành . Cơ cấu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: Phế liệu không dùng Phế liệu dùng lại Tổn thất ( phế liệu) Tiêu dùng thuần tuý Định mức tiêu dùng nvl Dùng cho sản xuất phụ Dùng cho sản xuất chính . ý nghĩa của việc nghiên cứu. - Về mặt kỹ thuật cơ cấu định mức phản ánh trình độ phát triển kỹ thuật khả năng ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất ,phản ánh trình độ khả năng thiết kế sản phẩm, trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu - Về mặt quản lý, trước hết nó phản ánh trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của doanh nghiệp . Nó là cơ sở để tính toán yếu tố chi phí nguyên vật liệu, hạch toán nội bộ ...Đặc biệt nó là cơ sở cho việc xậy dựng cũng như quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. 1.5.3. Phương pháp xác định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu . Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc từng đối tượng cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một số phương pháp sau - Phương pháp thống kê doanh nghiệp là phương pháp dựa vào hai căn cứ : Các số liệu thống kê vè mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức . Phương pháp này có những ưu nhược sau : Ưu điểm : Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nhược điểm: tính chính xác và khoa học không cao. - Phương pháp thực nghiệm : Là phương phấp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kỳ kế hoạch. Ưu điểm : có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp trên. Nhược điểm : Chưa phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào điều kiện phòng thí nghiệm. Ngoài ra chi phí cả về vật chất lẫn thời gian đều tương đối cao. 1.5.4. Sự cần thiết phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất . Xuất phát từ vai trò của nguyên vật liệu nên việc sử dụng chúng phải đảm bảo yêu cầu chung là hợp lý và tiết kiệm. Do đó việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng. Cụ thể : - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đảm bảo lượng nguyên vật liệu sử dụng hợp lý nhưng vẫn hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và gía trị . - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu để sử dụng đúng công dụng mục đích của nguyên vật liệu. - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp điều chỉnh quá trình sản xuất để tăng tỷ trọng sản phẩm có chất lượng tốt, hạn chế đến mức tối đa sản phẩm sai hỏng kém phẩm chất. - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đảm bảo công tác kế hoạch nguyên vật liệu sát với tình hình sử dụng, tránh lãng phí làm tăng chi phí dẫn đến lợi nhuận giảm, gây bất lợi cho doanh nghiệp . - Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp xác định được chính xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu để sản xuất được những sản phẩm có tính năng hoàn thiện hơn mà lượng tiêu hao nguyên vật liệu ít hơn và rẻ hơn . Việc phân tích tình hình sử dung nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả kinh doanh. Đây cũng là chính sách của Đảng và Nhà nước nó có một ý nghĩa quan trọng đối với doạng nghiệp nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung. Chương II. Thực trạng công tác kế toán xuất nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá thăng long. 2.1. Đặc điểm chung về nhà máy thuốc lá thăng long. 2.1.1. Tình hình đặc điểm. Tên đơn vị: Nhà máy thuốc lá Thăng long thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Ngày thành lập: 06/01/1957. Địa chỉ: 235 Đường Nguyễn Trãi - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại: 8.584342 - 8.584441 Fax: 8.584334. Tổng số cán bộ công nhân viên hiện nay: 1.190 người. Trong đó: Công nhân trực tiếp sản xuất: 989 người. Cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ: 201 người. Trình độ Đại học và trên Đại học: 125 người. Trình độ trung cấp: 93 người. Công nhân kỹ thuật bậc cao: 274 người. Sản phẩm chính; Các loại thuốc lá bao. Tổng số nguồn vốn kinh doanh của nhà máy: 11.559.015.757 đ. Trong đó: Vốn cố định: 80.096.662.391 đ. Vốn lưu động: 31.462.353.366 đ. 2. 1.2 Quá trình hình thành và phát triển. Sau cuộc kháng chiến chống Pháp, miền Bắc hoàn toàn giải phóng, bắt tay vào xây dựng CNXH. Thực hiện nghị quyết của Bộ chính trị ngày 5/9/1954 “ Cần chú ý phục hồi và xây dựng một số công xưởng chế tạo hàng cần thiết cho đời sống của nhân dân, xưởng sửa chữa giao thông vận tải và một số công xưởng thuộc Công nghiệp nhẹ; Bỏ vốn ít mà hiệu quả nhanh để giải quyết những vấn đề cấp thiết cho đời sống nhân dân”. Trong cuộc sống của cộng đồng có nhiều nhu cầu, trong đó nhu cầu tiêu dùng thuốc lá là cần thiết. Song trên thực tế việc trồng và sản xuất thuốc lá ở miền Bắc chủ yếu được thịnh thành một cách tự phát, tồn tại trong thế tự do, hạn hẹp, không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ của nhân dân. Một số hãng thuốc lá tư nhân nắm độc quyền sản xuất, kinh doanh, thao túng thị trường, gây không ít khó khăn cho người hút thuốc lá và đời sống nhân dân. Thực tiễn đó Nhà nước cần nhanh chóng quản lý và sản xuất thuốc lá, chỉ có nắm được quyền quản lý chúng ta mới đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của cán bộ, bộ đội, và quần chúng lao động. Mặt khác ngăn chặn sự lũng đoạn của các hãng sản xuất thuốc lá tư nhân. Vấn đề xây dựng một nhà máy thuốc lá có qui mô đã trở thành một nhiệm vụ cấp bách. Sau một thời gian thử nghiệm, giữa năm 1955 Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 2990/QĐ lập hồ sơ, luận chứng xây dựng một nhà máy thuốc lá tại Hà Nội. Từ các địa điểm đã chọn ban đầu tại Nhà máy Bia; nhà máy Diêm cũ (139 Bà Triệu); Khu thủ công nghệ Hà đông rồi đến địa điểm chốt hiện nay của Nhà máy là 235 Đường Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Cuối năm 1956 Chính phủ mở cuộc triển lãm kinh tế tại phố Yết Kiêu, Hà Nội. Nước bạn Trung Quốc mang trưng bày một số máy sản xuất thuốc lá. Sau đó Chính phủ chuyển về cho Nhà máy: một máy thái thuốc lá, một máy cuốn điếu không đầu lọc, một máy đóng bao liên hợp. Đó cũng là cơ sở vật chất đầu tiên của Nhà máy thuốc lá Thăng long. Như vậy sau hơn một năm vừa khảo sát tình hình vừa chuẩn bị, qua 3 lần di chuyển địa điểm, đứa con đầu lòng của nghành thuốc lá Việt Nam ra đời. Ngày 6/1/1957 đã trở thành ngày lịch sử của Nhà máy. Miền Bắc bước vào thời kì đầu thực hiện khôi phục phát triển kinh tế. Đây là thời kì vô cùng gian nan vất vả: cơ sở vật chất của Nhà máy quá nghèo nàn,trình độ khoa học kỹ thuật còn thấp, kinh nghiệm quản lý chưa nhiều. Thời kì quá độ đã ăn sâu vào gốc rễ, vào lòng mỗi người, khắc phục nó quả là một sự vật lộn gay gắt. Được sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng Cộng sản Việt Nam, của Nhà nước, của Chính phủ, sự chỉ đạo sát sao của Bộ Công nghiệp nhẹ, Bộ Công nghiệp thực phẩm và nay là Bộ Công nghiệp, Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, cùng với sự quan tâm giúp đỡ ủng hộ của các cấp chính quyền địa phương, các đoàn thể nên suốt 43 năm qua, nhà máy thuốc lá Thăng long là một trong những nhà máy liên tục hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước. Đặc biệt từ khi có công cuộc đổi mới, Nhà máy thuốc là Thăng long đã đứng vững trong cơ chế thị trường và từng bước phát triển, tỏ rõ sức sống trong thực tiễn sản xuất kinh doanh. Đến nay nhà máy thuốc lá Thăng long đã trở thành nhà máy sản xuất thuốc lá lớn nhất ở miền Bắc, có dây chuyền chế biến sợi thuốc lá đứng đầu khu vực Đông Nam á. Nhà máy đã hợp tác sản xuất với các hãng thuốc lá quốc tế, có sản phẩm cao cấp cung cấp cho thị trường. Nhà máy luôn đi đầu của ngành về mọi mặt, có tinh thần đổi mới, năng động sáng tạo, hợp tác, hội nhập và phát triển xứng đáng với vị thế mang tên Thăng long trong lòng thủ đô yêu quý của dân tộc. Đại hội đảng lần VI đã mở ra một trang sử mới trong lịch sử của Đảng và dân tộc. Khẩu hiệu chiến lược của dân tộc ta là phấn đấu vì một xã hội công bằng văn minh. Trên mặt trận kinh tế, chế độ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp đã bộc lộ nhược điểm của nó. Có thể nói, những năm trong thập lỷ 80 là một thời kỳ đầy khó khăn, sản xuất đình trệ....Để xứng đáng với sự tin cậy của dân, Đảng phải tự mình đổi mới - đổi mới tư duy, đổi mới tác phong lãnh đạo, đổi mới tầm nhìn. Không còn cách nào khác là phải chuyển nền kinh tế sang kinh tế thị trường. Nhưng thị trường và sự cạnh tranh thị trường là một lĩnh vực còn quá xa lạ với một nhà máy vốn từng quen vói cơ chế quan liêu bao cấp. Nó đòi hỏi sự nhạy bén và năng động, đòi hỏi phải dự đoán được sự biến động về giá cả và lưu lượng lưu thông hàng hóa, phải biết tiếp thị và găm được sản phẩm vào thị trường. Cơ chế thị trường đặt ra yêu cầu hết sức gắt gao về chất lượng sản phẩm. Nếu không tạo ra được chất lượng thực tế thì sẽ bị đào thải. Nhà máy thuốc lá Thăng Long bước vào giai đoạn mới trong một tình thế hết sức khó khăn. nguyên liệu tồn kho chủ yếu là cấp thấp, lại phân tán ở các kho tới 40%. Do thiên tai bão lụy vụ thu mua năm 1986 cũng đạt sản lượng thấp ( bằng 46% so với kế hoạch và 42% so với năm 1985), chất lượng nguyên liệu lại kém. Phương tiện vận chuyển khó khăn, đặc biệt là việc chuyên chở thuốc lá nâu kết hợp phối chế cho xuất khẩu chở từ miền Nam ra. Đến ngày30/6 nhà máy mới nhận được 223 tấn thuốc lá nâu. trong lúc chờ đợi nhà máy phải hoạt động cầm chừng, thậm chí trong tháng 5 có tới 12 ngày ngừng sản xuất VIESTA vì không có thuốc lá nâu. Để khắc phục tình trạng này, nhà máy đã cử từng đợt cán bộ thay phiên nhau bám sát và thuê bằng được các phương tiện để vận chuyển gần 200 tấn thuốc lá vàng vào xí nghiệp Liên hợp thuốc lá II. Mặt khác lại phải lo chở một khối lượng lớn lương thực, vật tư để đối lưu mua thuốc lá lá. Không chỉ khó khăn về nguyên liệu mà thiết bị máy móc của Thăng Long cũng hết sức già cỗi, thậm chí một số máy móc xếp vào hạng thanh lý nay phải phục chế để sản xuất. Phụ tùng thay thế lại không có trong khi đó dù cố gắng thì năng lực tự chế các phụ tùng thiết bị của nhà máy chỉ đáp ứng được 50% yêu cầu. Vật tư nhiên liệu chủ yếu như tem, nhãn, giấy cuốn, hòm cát tông không được cung cấp kịp thời và thiếu đồng bộ. Mặc dù nguồn điện cung cấp cho nhà máy là nguồn điện ưu tiên nhưng không đủ buộc nhà máy phải chạy máy phát điện bổ sung. Những khó khăn này tràn cả sang năm 1987: số lượng nguyên vật liệu kém phẩm chất ứ đọng nhiều ( khoảng gần 400 tấn), việc thu mua đạt sản lượng thấp: quý I chỉ thu mua được 445 tấn trong đó loại cấp 4,5 và xanh chiếm tới 93,14%. Các loại vật liệu như giấy cuốn, cây đầu lọc...không được cấp đủ theo tiến độ sản xuất. Từ quý II năm 1987, máy phát điện của nhà máy bị hỏng nên toàn bộ phải trông chờ vào nguồn điện do nhà nước cấp. Quý III, điện thường xuyên bị cắt và giảm vào giờ cao điểm. Đúng là những thách thức với một nhà máy đang bắt đầu làm quen với cơ chế thị trường. Nhưng bằng sự nỗ lực vượt bậc, nhà máy đã tìm ra những giải pháp để tháo gỡ khó khăn, cố gắng đạt và vượt mức kế hoạch các chỉ tiêu được giao. Năm 1996 - 1997 sản lượng nhà máy đã đạt gấp 3 lần so với năm 1957. Các công tác khác như công tác quản lý, công tác kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, công tác xây dựng cơ bản, chăm lo đời sống nhân dân đều có tiến bộ đáng kể. Năm 1987 được nhà máy xác định là năm khoa học và tiết kiệm. Toàn bộ hoạt động của nhà máy đã đi vào chiều sâu. Để khắc phục tình trạng thiếu đồng bộ về cấp vùng nguyên liệu, nhà máy đã thực hiện nhiều biện pháp kỹ thuật, tổ chức học tập và thực hiện Quy trình công nghệ chặt chẽ từng công đoạn sản xuất, áp dụng phương án sơ chế nguyên liệ theo 5 cấp, thực hiện 100% nguyên liệu đưa vào sản xuất đã qua sơ chế và len men. Năm 1987, nhà máy đã lắp đạt thêm một máy phay đứng, một lò hơi và đồng hồ đo lượng hơi. Đặc biệt nhà máy đã lắp đặt và hiệu chỉnh 2 dây chuyền máy đóng bao Tây Đức, trong đó dây chuyền 2 có lắp đặt thêm máy đóng tút. Nhà máy đã chế tạo 2500 chi tiết máy và làm tốt công tác tu sửa thiết bị. Việc phát triển đội ngũ khoa học kỹ thuật cũng được quan tâm thích đáng. Từ năm 1986 đến năm 1999 đã mở nhiều lớp học cho công nhân dẫn máy, vận hành lò hơi, đào tạo trung cấp quản lý, đi nâng cao tay nghề ở nước ngoài. Số lượng đào tạo đã lên đến gần 800 người. Tiến hành đồng bộ các biện pháp thúc đẩy sản xuất, nhà máy đã thu được những kinh nghiệm quý báu khi chuyển dịch sang cơ chế thị trường. Có những lúc, hàng lậu, hàng giả tràn lan tạo ra nguy cơ thực sự nguy hiểm cho sản phẩm của Thăng long. Thực tế đó khiến lượng công nhân dôi dư nhiều, máy vận hành không hết công suất ( những diễn biễn đó chủ yếu vào đầu những năm 90). Nhưng tập thể nhà máy dưới dự lãnh đạo của Đảng ủy và Giám đốc đã từng bước vừa học vừa làm, vừa học hỏi kinh tế thị trường vừa nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng đã từng bước ổn định sản xuất, dần dần đạt tốc độ tăng trưởng cao. Điều quan trọng là phải đổi mới sản xuất kinh doanh, đầu tư chiều sâu, ưu tiên cho công nghệ. Nhà máy đã hiệu chỉnh được15 máy cuốn điếu C7 và TQ, 4 máy đóng bao Đông Đức để phục vụ sản xuất sản phẩm SPORT và Đống Đa cỡ 85 mm, M cỡ 90 mm. Tổ chức tiêu thụ hàng có đầu lọc theo chiều hướng tăng dần. Nhà máy đã lắp đặt một số thiết bị mới: máy cuốn điếu, ghép đầu lọc....và xây dựng qui hoạch thiết bị cho giai đoạn 1990 đến 1999. Năm 1990 là năm sản xuất gặp nhiều khó khăn nhưng nhà máy vẫn phấn đấu đạt mức chỉ tiêu do Liên hiệp giao. Nhà máy hoàn thành nhà sản xuất mới trị giá 2,5 tỷ đồng. Công tác đầu tư khoa học được gắn vơi xây dựng cơ bản. khu làm việc các phòng được nâng cấp với số tiền gần 1 tỷ đồng, mạng lưới cứu hỏa, chống úng hoàn thiện với số tiền trên 150 triệu đồng. Nhà máy đã đầu tư và đưa 2 dây chuyền sản xuất thuốc lá bao cứng Hồng Hà và Vinataba giá trị 3,5 tỷ đồng. Dây chuyền này chính thức đưa vào sản xuất quý IV/1990. hệ thống giàn phun cho máy sấy nguyên liệu được tu sửa toàn bộ, hai máy thái sợi kiểm tra 400 được đưa vào hoạt động và lắp đặt hoàn chỉnh 8 lò sấy điếu cho phân xưởng 2.... Trong thời gian từ 1991 đến 1995 công tác đầu tư khoa học kỹ thuật cho sản xuất tiếp tục được đẩy mạnh, nhà máy đã thiết kế lắp đặt hệ thống điều hòa gồm 5 máy DAIKIN, hệ thông nén khí trung tâm, lắp đặt 2 lò hơi Tây Đức 4,6 tấn/giờ và cải tạo mặt bằng chuẩn bị lắp đặt dây chuyền sản xuất thuốc lá Dunhill , phân xưởng Dunhill đã bước vào hoạt động từ ngày 18/1/1994. Nhà máy đã xác định, việc lắp đặt dây chuyền sợi thuốc lá có một tầm quan trọng đặc biệt nên đầu năm1991 nhà máy đã cử một đoàn gồm 10 đồng chí đi thăm Côn Minh , Trung Quốc để khảo sát dây chuyền công nghệ chế biến sợi. Đầu năm 1993 nhà máy đã ký hợp đồng với công ty tàu thuyền Côn Minh mua một dây chuyền chế biến sợi thuốc lá, giá trị trên 40 tỷ đồng. Đến tháng 11 năm 1993, toàn bộ thiết bị máy móc gồm 143 hạng mục, trọng lượng trên 300 tấn đã được tập kết tại nhà máy. chỉ trong vòng 2 tháng cuối năm nhà máy đã lắp đặt xong dây chuyền và ngày 6/1/1994 mẻ sợi đầu tiên được chế thử đạt chất lượng tốt, Đây là một cố gắng lớn của cán bộ, công nhân nhà máy, dây chuyền được lắp đặt xong trước dự định 4 tháng và đến tháng 4 năm 1994 dây chuyền được khánh thành và chính thức đi vào hoạt động. Sau 3 năm sản xuất nhà máy thu hồi toàn bộ vốn. Như vậy từ năm 1995 đến nay các phân xưởng sản xuất của nhà máy đã ổn định và đi vào hoạt động hiệu quả. Với 10 năm đổi mới, nhà máy thuốc lá Thăng long đã vững vàng hơn, dài dạn kinh nghiệm hơn. thực tế đã được chứng minh: Bốn hai năm qua, từ việc phát triển của nhà máy, đội ngũ cán bộ quản lý đã trưởng thành. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, các cơ sở sản xuất thuốc lá ở phía Nam đã tiếp nhận các đồng chí cán bộ của nhà máy thuốc lá Thăng long được điều động vào đảm đương trọng trách lãnh đạo. Có đồng chí đã trở thành cán bộ lãnh đạo của liên hiệp thuốc lá Việt Nam, Hiệp hội thuốc lá Việt Nam và Tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất và đầu tư thành công vùng nguyên liệu tại huyện Bắc Sơn, tỉnh Lạng Sơn, đóng góp cho địa phương thực hiện việc xóa đói giảm nghèo và có nguyên liệu tốt phục vụ cho sản xuất của nhà máy. Năm 1999 vùng nguyên liệu Bắc Sơn đã đóng góp cho nhà máy xuất khẩu được 250 tấn nguyên liệu. Toàn bộ mặt bằng nhà máy đã được tu sửa, sắp xếp, khép kín, khang trang, sạch đẹp, đáp ứng yêu cầu vệ sinh công nghiệp. - Các mặt quản lý và quy trình công nghệ được củng cố chặt chẽ, nề nếp mang dáng dấp công nghiệp hiện đại. Trình độ công nhân viên tiến bộ, làm chủ các thiết bị. Cán bộ quản lý và khoa học kỹ thuật có đủ trình độ, năng lực làm việc với các hãng sản xuất thuốc lá Quốc tế, tiếp nhận được khoa học kỹ thuật của các nước về áp dụng cho nhà máy. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật của nhà máy đã chủ động thiết kế và chế tạo toàn bộ máy dán tem thuốc lá ( không phải nhập ngoại, tiết kiệm hàng tỷ đồng), để phục vụ cho việc dán tem thuốc theo chủ trương của nhà nước từ ngày 1/4/2000. - Mở rộng được thị trường và có nhiều sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Kết hợp hài hòa giữa sản phẩm truyền thống với sản phẩm mới, bắt kịp thị hiếu người tiêu dùng. Trước đây nhà máy chỉ sản xuất thuốc lá không có đầu lọc. Tỷ lệ thuốc lá đầu lọc hiện nay là 90% so với tổng sản lượng sản xuất và tiêu thụ của nhà máy, góp phần tăng tích lũy và nộp ngân sách Nhà nước. -Thi hành Nghị quyết lần thứ VII của Trung ương, nhà máy đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình nên đã góp phần đổi mới kinh tế của đất nước,mở rộng quan hệ với nước ngoài và thực hiện tốt vai trò Công nông liên minh, đóng góp vào công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. - Cán bộ, công nhân đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm về công tác thị trường, hiểu được thị trường, coi khách hàng là thượng đế từ đó mà chủ trương hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà máy có các thiết bị công nghệ hiện đại như: - Dây chuyền sản xuất sợi hiện đại nhất Việt Nam. - Hợp tác sản xuất với hãng Rothmans, BAT để co sản phẩm cao cấp phục vụ cho thị trường. -Nhà máy đã đầu tư thêm dây chuyền đóng bao hộp cứng, máy cuốn và ghép đầu lọc. Hiện nay toàn bộ dây chuyền sản xuất hiện đại hơn các năm trước có thể sánh vai với các nhà máy sản xuất thuốc lá tiên tiến trên thế giới. Quá trình phát triển của nhà máy được thể hiện qua các chỉ tiêu chủ yếu trong bảng sau. Chỉ tiêu ĐVT 1989 1993 1998 1999 % tăng trưởng (1989/1999) Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 460 114.985 505.803 536.166 116.992 Tổng SP sản xuất 1000 bao 171.730 136.836 190.955 202.200 117.74 Trong đó: Tổng SP có đầu lọc % 4,03 70,27 87,38 90,02 2.233,75 Doanh thu Triệu đồng 37.365 307.433 539.426 593.485 1.588,34 Nộp ngân sách nt 10.220 132.196 216.400 219.300 2.145,79 Lợi nhuận nt 1.500 20.667 21.000 17.000 1.133,33 Thu nhập bình quân 1000 đồng 85,766 873,313 1.402 1.535,5 1.790,34 Tiết kiệm trong SX Triệu đồng 476 3.587 445 2.100 441,18 2.1.3. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh . Nhà máy thuốc lá Thăng long hoạt động với chức năng chính là sản xuất kinh doanh thuốc lá điếu . Hiện nay hàng loạt sản phẩm các loại của nhà máy đang có mặt trên thị trường và chiếm được lòng tin của người tiêu dùng . Đó là các loại thuốc lá Vinataba, Hồng Hà, Gallery, Tam Đảo, Điện Biên, Thủ Đô, Đống Đa, Thăng Long, Hoàn Kiếm, Hạ Long, Ba Đình, Dunhill ... Để sản xuất ra những sản phẩm đó, thực hiện chức năng , nhiệm vụ sản xuất của mình. Nhà máy tổ chức 6 phân xưởng sản xuất . Trong đó có 4 phân xưởng sản xuất chính ( 1 phân xưởng sản xuất sản phẩm liên doanh) và hai phân xưởng phục vụ. Mỗi phân xưởng có một quản đốc và chiụ sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ nhà máy, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ chức năng riêng. Đó là: Phân xưởng sợi : có nhiệm vụ sơ chế , chế biến , phối chế các loại lá thuốc lá thành sợi thuốc lá theo công thức pha chế của từng mác thuốc và pha hương liệu trước khi đưa vào sản xuất ( thuốc điếu, đóng bao...). Cụ thể là: Sơ chế làm diụ, phối trộn tiếp tục làm diụ phần 2, giảm mùi băng ngái của lá thuốc lá sau khi đo thuỷ phần. Nếu đạt 11% thì được chẻ lá, thái sợi , sấy sợi thành sợi thuốc lá... Phân xưởng bao mềm : là phân xưởng có qui mô lớn nhất Nhà Máy , chia làm 2 bộ phận theo nguyên tắc đối tượng ( theo nhiệm vụ sản xuất ). Nhiệm vụ của Phân xưởng là sản xuất ra thuốc lá không đầu lọc và đầu lọc bao mềm như: Thăng Long , Điện Biên, Hoàn Kiếm , Thủ Đô. Phân xưởng bao cứng: Được chia thành 3 tổ theo nguyên tắc của quá trình công nghệ. Có nhiệm vụ nhận sợi nhập ngoại đã pha chế để sản xuất ra Thuốc lá điếu : Sấy điếu , cuốn điếu , đóng gói... sản phẩm là các loại Thuốc lá bao cứng : Vinataba, Hồng Hà... - Phân xưởng Dunhill: Phân xưởng này sản xuất , gia công sản phẩm Thuốc lá Dunhill liên doanh với hãng Rothmas. Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ sữa chữa, đại tu máy móc, thiết bị, gia công các chi tiết, phụ tùng thay thế cho tất cả các loại thiết bị của Phân xưởng sản xuất chính đồng thời cung cấp điện, hơi nướccho sản xuất toàn nhà máy. - Phân xưởng 4: Phân xưởng phụ trợ phân xưởng sản xuất chính như in hòm cả ton, làm khẩu trang, đóng bìa, đóng túi. Các phân xưởng có mối quan hệ qua lại mật thiết trong quá trình phối hợp thực hiện kế hoạch sản xuất ... của Nhà Máy . có thể minh hoạ mối quan hệ đó bằng sơ đồ sau: Lá thuốc lá Phân xưởng sợi Sợi thuốc lá Sợi ngoại nhập Vina Dunhill Phân xưởng bao mềm Phân xưởng bao cứng Phân xưởng Dunhill ( cuốn điếu, sấy điếu, đóng bao, đóng thùng ) Thuốc lá bao mềm Thuốc lá bao cứng Thuốc lá Dunhill Phân xưởng cơ điện Phân xưởng 4 Bên cạnh mối quan hệ , các phân xưởng cũng có mối quan hệ vôứi các phòng ban chức nưng rất chặt chẽ, xây dựng bộ máy, cơ cấu tổ chức sản xuất khoa học . Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà máy được chia thành ba cấp . Nhà Máy Û Phân xưởng Û Tổ . Với cơ cấu tổ chức sản xuất này nhà máy được tạo điều kiện vận động dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của thị trường ,thực hiện nhanh chóng các kế hoạch đề ra ,giảm bớt các khâu trung gian. 2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá của nhà máy: Sản phẩm cuối cùng (thành phẩm_nhập kho của nhà máy là thuốc lá bao đã đóng thùng). Thuốc lá bao được sản xuất qua các giai đoạn chế biến kế tiếp nhau từ thuốc lá,thái sợi , cuốn điếu đóng bao, đóng thùng . Mỗi giai đoạn công nghệ đều phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo đưa ra thị trường sản phẩm có chất lượng cao,đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Sản phẩm của giai đoạn thái sợi là thuốc lá sợi được tính bằng kg và được chuyển sang giai đoạn cuốn điếu. Sản phẩm của giai đoạn cuốn điếu là điếu thuốclá được tính bằng khay điếu .Sang giai đoạn đóng bao, mỗi bao có 20 điếu sau đó được đóng thành tút (10 bao) và đóng kiện (một kiện 25 tút) .Cuối cùng nhập kho thành phẩm. Giai đoạn đầu tiên của quy trình sản xuất là giai đoạn chế biến sợi. Sau đây là sơ đồ khái quát quy trình chế biến sợi.( xem phụ lục 1) Hiện nay, dây chuyền chế biến sợi này được đánh giá lại dây chuyền tiên tiến hiện đại nhất so với các nhà máy sản xuất thuốc lá ở nước ta.Nhờ vậy, nhà máy đã thiết kế được hao phí NVL trên từng đầu bao thuốc,giảm số lao động thủ công, đảm bảo chặt chẽ về vệ sinh nâng cao năng suất lao động. Toàn bộ quy trình sản xuất thuốc lá của nhà máy ( xem phụ lục 2) . Xác định được một quy trình sản xuất hợp lý như trên nhà máy đã phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến, tiếp thu các thành tựu khoa học. Như vậy thời gian của một chu kỳ sản xuất thuốc lá bao ngắn nhưng đặc điểm quy trình công nghệ thuốc lá bao lại phức tạp, chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn thuộc loại hình sản xuất khối lượng lớn cho nên vệc quản lý NVL, đối với nhà máy là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết. 2.1.5 Đ._.áng.Mỗi mác thuốc có một công thức phối chế khác nhau hay nói một cụ thể hơn là tuỳ thuộc vào từng công thức pha chế mà mỗi loại lá thuốc có một tỷ lệ nhất định phù hợp với mác thuốc đó . Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu chính - lá thuốc lá- có nhiệm vụ tập hợp theo số lượng và giá trị từng loại lá thuốc để sản xuất từng loại thuốc lá trong tháng . Sau đó tiến hành phân bổ cho phân xưởng sợi - Phân xưởng A . Cuối tháng, trên cơ sở các phiếu xuất kho ,thẻ kho gửi lên, kế toán ( dựa trên bảng tính đơn giá bình quân gia quyền - biểu số 1 ) để tính ra trị giá thực tế xuất kho của từng loại lá thuốc theo từng vùng cấp , theo từng mác thuốc , trị giá thực tế xuất kho của từng loại lá thuốc lá được tập hợp lập bảng tổng hợp nguyên liệu chính xuất dùng cho sản xuất ( Biểu số 2) . Sau khi lập xong bảng tổng hợp chính dùng cho sản xuất , kế toán căn cứ vào số liệu tổng cộng trị giá thực tế xuất kho nguyên liệu chính . Điều này được biết qua ký hiệu vùng , cấp . Trị giá thực tế xuất kho là cơ sở số liệu ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu . Do việc chế biến sợi chỉ được thực hiện ở phân xưởng A , cho nên toàn bộ trị giá thực tế nguyên liệu chính xuất dùng ở trên được hạch toán ở phân xưởng A. Trên bảng phân số liệu trên được ghi ở các cột TK15211, TK15212 dòng TK621 ở phân xưởng A . 2.2.6.2.1.1. Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu nhập ngoại và vật liệu khác . Khác với lá thuốc lá với mục đích xuất dùng là chế sợi thuốc , nguyên liệu chính nhập ngoại - sợi thuốc lá và vật liệu khác được xuất dùng với mục đích trực tiếp sản xuất ra thuốc lá hoặc dùng cho các phân xưởng, cho quá trình bán hàng . Cuối tháng, sau khi kế toán đã tính được đơn giá bình quân ( thể hiện trên bảng tính đơn giá bình quân gia quyền ) kế toán sẽ tổng hợp tiến hành áp giá vào các phiếu xuất, kết hợp số lượng xuất kho tính ra trị giá thực tế của từng loại vật tư . Sau đó kế toán tập hợp, phân loại các phiếu xuất theo từng phân xưởng , đối tượng sử dụng và lập bảng kê phiếu xuất vật tư . Bảng kê phiếu xuất vật tư Tháng 3 năm 2002 Phân xưởng : B - Tài khoản Nợ : 6211 Phiếu xuất Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Vật tư xuất kho Đặc điểm xuất Số Ngày Sl Đvt ĐG TT 10 29/3/2002 Tem thuế( Bao mềm) 6211 1521 12745905 1000T 1211540 154422101 1 29/3/2002 Giấy cuốn 26.75 mm 6211 1521 1179900 Kg 3664910 40242273 10 29/3/2002 Sợi thuốc lá 6211 1521 5899500 kg 36649102 216211365 20 29/3/2002 Bóng kính BOPF 6211 1521 3705000 kg 2605467 96540369 Cộng tài khoản Có 1521 5252770026 Cộng tài khoản Nợ 6211 5252770026 Sau khi lập bảng kê phiếu xuất vật tư trên cơ sở số liệu từ các bảng kê này, kết hợp số liệu của bảng tổng hợp nguyên liệu chính dùng cho sản xuất, kế toán tổng hợp lập bảng phân bổ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Bảng này có mẫu số 02. Kết cấu như sau : - Các cột dọc : Phản ánh các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng . Cơ sở số liệu để ghi vào các cột này là dòng cộng các tài khoản Có từ các bảng kê phiếu xuất theo từng loại vật tư tương ứng. - Các cột ngang: Phản ánh các đối tượng sử dụng . Dòng cộng của bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ được sử dụng để ghi vào dòng vật liệu xuất dùng trong tháng trên bảng kê số 3. Vì nhà máy chỉ hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo giá thực tế ( Không theo giá hạch toán ) nên phần tổng hợp giá trị tồn đầu tháng và nhập trong tháng của vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi theo giá thực tế . Trên bảng kê số 3 không có phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ cho nên không có hệ số giá . Giá trị tồn kho cuối tháng của vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo công thức sau : Trị giá thực tế VL,CCDC tồn cuối tháng = Trị giá thực tế VL,CCDC tồn đầu tháng + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập trong tháng - Trị giá thực tế VL,CCDC xuất trong tháng - Trị giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng được lấy từ trị giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng trước trên bảng kê số 3. Trị giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ nhập trong tháng được lấy từ các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. - Trị giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng được lấy từ dòng cộng trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ . ở nhà máy thuốc lá Thăng long để tính được trị giá thực tế xuất dùng của từng loại vật tư kế toán nhà máy áp dụng phương pháp bình quân gia quyền- bản tính đơn giá bình quân gia quyền. Trên cơ sở số liệu từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán ghi sang bảng kê số 4, bảng kê số 5. Số liệu trên bảng phân bổ được ghi sang bảng kê số 4 theo các định khoản sau: ĐK 1: Nợ TK 621: 27721171005 ( PX A: 4767815851 PX B : 3378050999 PX C : 19783568725) Có TK 152: 27721171005. ( CT : 15211: 4130800050 15212: 12575389000 1522 : 11014981595) ĐK 2 : Nợ TK 627 ( 6272) :748743568 ( PX A: 45599460 PX B : 220662425 PX C : 61371780 PX D : 100401829 PX E : 110017304 PX F : 220694770 Có TK 152 : 748743568 ( CT : 1522: 11325424181 1523: 45163604 1524: 67547933) Số liệu trên bảng phân bổ được ghi sang bảng kê số 5 theo các định sau: ĐK 1: Nợ TK 641: 322377360 ( CT: 64121: 1450180 64174: 2190300 64181: 318736880 64182: 22900800) Có TK 152: 322377360 ( CT: 1522: 3189211060 1524: 2190300) ĐK2: Nợ TK 642: 37316792 ( CT: 64231: 31710901 64274:5605891) Có TK 1522: 37316792 ( CT: 1522:30896227 1524:6420571) Sau đó trên cơ sở số liệu trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các bảng kê số 4, bảng kê số 5 được ghi sang nhật ký chứng từ số 7. Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, sau đây xin trích phần ghi Có các TK 152,153 và phần ghi Nợ các TK 621,627, 641,642 phản ánh các ngiệp vụ xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của nhà máy . Từ nhật ký chứng từ số 7, kế toán tổng hợp lấy số liệu để ghi vào sổ cái các tài khoản 152,153,621,627,641,64 2.2.7. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng long. 2.2.7.1. Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu. Nhà máy thuốc lá Thăng long xây dựng định mức nguyên vật liệu dựa theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. Trong điều kiện thực tế của nhà máy, công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu dựa vào một số căn cứ sau: - Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của sản phẩm : sau khi phòng kỹ thuật công nghệ thống nhất đưa ra các thông số kỹ thuật của sản phẩm và được Giám đốc xét duyệt, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Với các cỡ điếu khác nhau thì mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng khác nhau. Điều này được thể hiện qua bảng sau: Tên vật tư ĐVT Mức cho 1000 bao Nguyên vật liệu chính Kg - Cho cỡ điếu 61 nt 18.01 - Cho cỡ điếu 70 nt 20.962 - Cho cỡ điếu 85 nt 25.433 - Cho cỡ điếu 70 đầu lọc mềm nt 20.878 Giấy cuốn nt - Cho cỡ điếu 61 nt 0.83 - Cho cỡ điếu 70 nt 1.036 - Cho cỡ điếu 85 nt 1.253 - Quyết toán vật tư kỳ báo cáo: Cán bộ định mức đối chiếu lượng nguyên vật liệu tiêu hao và sản lượng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo rồi tính ra mức tiêu hao cho từng đơn vị sản phẩm. Đây là căn cứ xây dựng định mức cho kỳ kế hoạch. Sau khi xây dựng, định mức được đưa vào thực hiện và theo dõi. Định kỳ ( thường là 6 tháng) phòng kế hoạch vật tư tiến hành đánh giá công tác sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu. Một số mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Đây là một chỉ tiêu động, luôn được đánh giá và sửa đổi nếu cần . Với cách quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như vậy, nhà máy đã đạt được một số kết quả tương đối tốt thể hiện qua bảng sau : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu một số loại qua các năm. (Tính cho 1000 bao) Tên vật tư ĐVT 1991 1996 2001 Sợi thuốc lá kg 23.6 22.7 20.6 Bóng kính bao BOPP 117 kg 0.68 0.48 0.38 Nhãn bao Tờ 1200 1150 1030 Tem bao Tờ 1150 1130 1050 Tút bao Tờ 110 106 101.5 Cải tiến định mức nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và giảm giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu. 2.2.7.2. Tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu. Do đánh giá được vai trò của nguyên vật liệu và xác định được yêu cầu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là tôí quan trọng nên cán bộ công nhân viên nhà máy đã phát huy mọi sáng kiến để tận dụng tối đa nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trước hết cần xem xét tình hình thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu của nhà máy trong những năm gần đây Giá trị tiết kiệm nguyên vật liệu qua một số năm . Khoản mục ĐVT 2000 2001 So sánh ( %) 1.Tổng số tiền tiết kiệm Đồng 1843578695 4399213150 238.6 2. Nguyên vật liệu chính. nt 1069245188 2227256605 208.3 3. Vật liệu chủ yếu nt 774333507 2171956545 280.5 Phân xưởng Dunhill nt - 63301315 - Phân xưởng bao cứng nt 17508529 148343571 847.3 Phân xưởng bao mềm nt 45999619 128339697 279.0 Số tiền tiết kiệm tính được bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch tiêu hao nguyên vật liệu đặt ra. Tuy đây chỉ là kết quả tương đối nhưng phần nào cũng cho thấy công tác tiết kiệm luôn được nhà máy chú trọng . Để hiểu rõ hơn, chúng ta đi phân tích chi phí NVL chính của nhà máy thuốc lá Thăng Long qua 2 mốc thời gian là 6 tháng đầu năm 2000 và 6 tháng đầu năm 2001. Chúng ta sẽ so sánh chi phí NVL chính giữa thực hiện và kế hoạch cùng thời kỳ và của các thời kỳ khác nhau. Ta có số liệu ở bảng trang sau. Gọi Qo, Q1: Sản lượng kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2000. q0, q1: Sản lượng kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2001. M0, M1: Mức tiêu hao NVL kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2000. m0, m1: Mức tiêu hao NVL kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2001. P0, P1: Đơn giá NVL đầu năm 2000 và 2001. Trước hết ta phân tích chi phí NVL chính thực hiện so với kế hoạch của 2 thời kỳ. Nhìn vào bảng, ta thấy chi phí cho NVL thực tế của 6 tháng đầu năm 2000 so với kế hoạch đặt ra giảm 1545,82 triệu đồng ( Q1M1P0 - Q0 M0P0). Kết quả này là do ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Nhân tố sản lượng sản xuất: óq = Q1M0P0 - Q0M0P0 = 91532,06 - 90647,78 = 884,24 Do sản lượng sản xuất thực tế lớn hơn kế hoạch đặt ra nên chi phí cho NVL tăng lên một lượng là 884,24 triệu đồng. Đây là một dấu hiệu tốt. - Nhân tố định mức tiêu hao NVL: óm = Q1M1P0 - Q1M0P0 = 89101,96 - 91532,06 = - 2430,1 Định mức tiêu hao NVL trên thực tế giảm hơn so với kế hoạch đặt ra đã làm cho chi phí NVL giảm một lượng là 2430,1 triệu đồng. Giả sử giá cả NVL ổn định trong kỳ, mặc dù sản lượng thực tế cao hơn kế hoạch đạt ra là 94000 bao nhưng chi phí cho nguyên liệu chính lại giảm 1545,82 triệu đồng, đó là do sự chênh lệch giữa mức thực hiện và mức kế hoạch. Một cách tương tự, chúng ta có 6 tháng đầu năm 2001 chi phí cho NVL giảm so với kế hoạch 151,85 triệu đồng. Trong đó sản lượng sản xuất tăng đã làm cho chi phí tăng 1199,66 triệu đồng. Nhân tố định mức tiêu hao tác động theo chiều hướng ngược lại làm giảm chi phí một lượng 1351,51 triệu đồng. Tóm lại, công nhân nhà máy không chỉ đảm bảo định mức được giao mà còn giảm mức tiêu hao NVL. Đây là một dấu hiệu đáng mừng nếu công tác lập định mức của nhà máy sát thực tế. Để có thể đánh giá chính xác hơn nữa, chúng ta đi phân tích chi phí NVL giữa 2 thời kỳ đầu năm 2000 và 2001. Theo số liệu bảng trên, ta có chi phí NVL 6 tháng đầu năm 2001 giảm so với đầu năm 2000 là: q1m1P1 - Q1M1P0 = 79944,05 - 89101,96 = - 9157,91 triệu đồng Kết quả này là do ảnh hưởng của các nhân tố: - Tác động của nhân tố sản lượng sản xuất (óq). óq = q1M1P0 - Q1M1P0 = 86437,20 - 89101,96 = - 2664,76 triệu đồng Tổng sản lượng sản xuất thực tế 6 tháng đầu năm 2001 tăng 2989 nghìn bao so với cùng kỳ năm 2000. Nhưng chi phí NVL lại giảm đi 2664,76 trong đó có sự giảm đáng kể về số lượng loại sản phẩm có tỷ trọng NVL cao (Dunhill giảm 3445 nghìn bao). - Tác động của nhân tốđịnh mức tiêu dùng NVL. óm = q1m1P0 - Q1M1P0 = 84804,34 - 86437,2 = - 1632,86 triệu đồng Như vậy định mức tiêu dùng NVL của nhà máy luôn được hoàn thiện. Điều này góp phần làm giảm chi phí NVL xuống là 1632,86 triệu đồng. - Tác động của nhân tố giá cả. óp = q1m1P1 - q1 m1P0 = 799944,05 - 84804,34 = - 4860,29 triệu đồng Giảm NVL giảm mạnh đã làm giảm đáng kể chi phí NVL điều này cho thấy có thể do thị trường NVL thuận lợi hoặc nhà máy đã lựa chọn được nhà cung cấp, tiến hành thu mua tốt. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm thực hiện tổ chức công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. 3.1. Một số nhận xét về tổ chức công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. Sau hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã từng bước hoàn thiện về mọi mặt. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, nhà máy đã không ngừng đổi mới về công tác quản lý và công tác kế toán. Với hình thức kế toán tập trung như hiện nay đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất và đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của mình tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy, học hỏi, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nhập NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL, em xin có một số nhận xét như sau: 3.1.1.Ưu điểm. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một nhà máy lớn có hoạt động sản xuất kinh doanh cao. Sản phẩm của nhà máy đứng vững trên thị trường, đa dạng, phù hợp thị hiếu của hầu hết mọi giới tiêu dùng trong xã hội với uy tín về chất lượng và giá cả của sản phẩm. Sản phẩm của nhà máy có sức cạnh tranh lớn với các sản phẩm trong cũng như ngoài nước. Đạt được những thành tích đó là nhờ sự cố gắng nỗ lực của nhà máy trong việc không ngừng tăng cường công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý yếu tố đầu vào (một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh) ở các khâu thu mua, sử dụng, dự trữ... cũng như việc tổ chức công tác kế toán nhập NVL. - Việc tổ chức kế toán NVL đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan, giữa các nội dung của công tác kế toán vật liệu và các số liệu kế toán phản ánh trung thực, rõ ràng, chính xác tình hình có, tăng giảm và tồn kho vật liệu. Trong quá trình hạch toán luôn đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý. Việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách tương đối rõ ràng hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn bảo đảm đầy đủ nội dung hạch toán. Do đó việc tổ chức kế toán ở nhà máy phù hợp với tính chất của một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, sản phẩm đa dạng và phong phú. - Xét về khía cạnh kế toán xuất dùng NVL, mặc dù với một khối lượng vật liệu xuất dùng liên tục, đa dạng về mặt chủng loại nhưng vẫn được kế toán nhà máy phản ánh một cách chính xác số lượng từng loại vật liệu xuất dùng cho các mục đích sử dụng khác nhau. Trị giá NVL xuất dùng được đánh giá đúng đảm bảo cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác. - Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất ( 4 phân xưởng sản xuất chính) với những nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Mỗi phân xưởng đều có các cán bộ thống kê phân xưởng thực hiện nhiệm vụ nhập xuất NVL đầy đủ, kịp thời và chính xác về số lượng cho kế toán NVL, kế toán giá thành. Phòng kế hoạch vật tư cùng Ban giám đốc luôn lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch sử dụng NVL cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh tiết kiệm hiệu quả. - Hiện nay, nhà máy đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - một hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô của nhà máy. Điều này đã tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kinh tế tiến hành hiệu quả đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời và đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản lý. - Việc hạch toán hàng tồn kho được nhà máy thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào. - Đặc biệt, cùng với sự phát triển áp dụng tiến bộ khoa học vào quản lý, nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ như một công cụ quản lý NVL hữu hiệu. Hàng ngày, máy sẽ giúp kế toán tính số NVL nhập xuất tồn kho, giảm khối lượng công việc ghi chép của kế toán. - Nhà máy có một đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ đồng đều, các kế toán viên sử dụng máy vi tính trong từng phần hành kế toán cùng với sự trợ giúp của bộ phận chuyên viên máy tính. Đây thực sự là một ưu điểm lớn của nhà máy trong công tác kế toán quản lý và sử dụng NVL. - Trong quá trình sử dụng NVL, nhà máy đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác kế hoạch cũng như giám sát chất lượng NVL có trình độ và kinh nghiệm. - Công tác định mức, phong trào thực hành tiết kiệm cũng như phát huy sáng kiến trong quá trình sử dụng NVL luôn được quan tâm cho đáo. 3.1.2.Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên việc tổ chức quản lý cũng như tổ chức kế toán NVL nói chung và tổ chức công tác kế toán xuất NVL nói riêng ở nhà máy còn có những tồn tại cần được khắc phục sau: - Điều kiện để thực hiện kế toán chi tiết xuất NVL theo phương pháp sổ số dư là doanh nghiệp phải có sổ danh điểm vật liệu khoa học, hợp lý và sử dụng giá hạch toán. nhưng nhà máy hoàn toàn không sử dụng giá hạch toán và sổ danh điểm vật liệu thực chất chỉ là bảng mã hóa ký hiệu tên NVL chưa được khoa học và hợp lý. - Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán chi tiết NVL chưa thống nhất. Nhà máy tách riêng quản lý NVL thuốc lá với các loại NVL khác. Mặc dù để đảm bảo yêu cầu quản lý riêng đối với thuốc lá nhưng việc tổ chức kế toán NVL chưa thống nhất. Kế toán chi tiết NVL có sổ khác, kế toán chi tiết vật liệu sử dụng sổ khác. Điều này gây khó khăn cho việc tập trung số liệu và tổ chức kế toán tổng hợp. Cụ thể là khi lập bảng kê, bảng phân bổ NVL không tập trung, thống nhất gây khó khăn cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Định mức sử dụng NVL được xây dựng nhưng vẫn chưa đảm bảo yêu cầu tiên tiến và hiện thực. 3.2. Những đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán xuất NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. Như đã trình bày ở trên, việc tổ chức công tác kế toán xuất dùng NVL ở nhà máy là khá hợp lý. Tuy nhiên còn những tồn tại nhất định cần được hoàn thiện. Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về kế toán xuất NVL. ý kiến 1. Xây dựng sổ danh điểm NVL khoa học hợp lý. Để quản lý NVL có hiệu quả về mặt số lượng cũng như giá trị đối với từng loại NVL trên cơ sở phân loại NVL nhà máy nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu khoa học hợp lý hơn. Sổ danh điểm NVL có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và kế toán NVL. Nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán một cách khoa học. Sổ danh điểm NVL khi đã mã hóa, ký hiệu các tên NVL là cơ sở thống nhất tên gọi NVL tránh sự nhầm lẫn, đồng thời để thống nhất đơn vị tính, giá hạch toán và phục vụ đắc lực cho kế toán chi tiết NVl. Xây dựng sổ danh điểm NVL phải đảm bảo nguyên tắc là: mỗi loại NVL sử dụng một số trang trong sổ để ghi đầy đủ các nhóm, thứ vật liệu thuộc loại NVL đó. Sổ danh điểm NVL được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại, nhóm và đặc tính NVL. Tùy theo số lượng nhóm, thứ NVL mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2, 3 chữ số ( số lượng dưới 10 thì sử dụng 1 chữ số, dưới 100 thì sử dụng 2 chữ số...). Đối với nhà máy thuốc lá Thăng Long, NVL nhiều ( lớn hơn 5000 loại) được chia làm 6 loại, mỗi loại gồm nhiều nhóm, bao gồm nhiều thứ NVL. Như vậy NVL của nhà máy thuốc lá Thăng Long được ký hiệu như sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu. 1524: Phụ tụng thay thế. 1525: Thiết bị, vật liệu XDCB. 1528: Phế liệu. Trong mỗi loại đó được chia thành nhiều nhóm: VD: 1521: Nguyên liệu chính bao gồm: 1521 - 01: Lá thuốc lá 1521 - 02: Sợi thuốc lá nhập ngoại, bao gồm: 1521 - 02 - 001: Sợi Vinataba 1521 - 02 - 002: Sợi Dunhill Tương tự như vậy, chúng ta có sổ danh điểm NVL như sau: Ký hiệu nhóm NVL Danh điểm NVL Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐVT Đơn giá hạch toán Ghi chú 121 1521 - 01 1521 1521 - 01 1521 - 01 - 001 1521 -01 - 002 1521 - 01 - 003 Nguyên liệu chính Lá thuốc lá Thuốc lá vùng ALS Thuốc lá vùng ABC Thuốc lá vùng BHB Kg Kg Kg Kg 12.000 1521 - 02 1521 - 02 1521 - 02 - 001 1521 - 02 - 002 Sợi thuốc lá nhập ngoại Sợi thuốc lá Vinataba Sợi thuốc lá Dunhill Kg Kg Kg 30.000 1522 1522 - 01 1522 1522 - 01 1522 - 01 - 001 1522 - 01 - 002 Vật liệu phụ Hương liệu Tinh dầu bạc hà Tinh dầu cam Kg Kg Kg Kg 1522 - 02 1522 - 02 1522 - 02 - 001 1522 - 02 - 002 Hóa chất NaCl Sacarin Kg Kg Kg ý kiến 2. Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá hạch toán và giá thực tế. Trong nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích thước, chất lượng khác nhau được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua khác nhau cũng như việc xuất dùng cho nhiều đối tượng khác nhau với mục đích khấc nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán đơn vị nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm khối lượng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trọng để thực hiện kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư tránh ghi chép trùng lắp, tách biệt giữa thủ kho và phòng kế toán ở nhà máy hiện nay. Giá hạch toán NVL nhà máy có thể lấy giá mua ( giá ghi trên hóa đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc lấy giá kế hoạch do nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm NVL cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán NVL phải được quy định thống nhất trong phạ vi nhà máy và được sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12). Giá hạch toán chỉ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL. Vì vậy để ghi chép tổng hợp, kế toán phải tổng hợp giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng và NVL nhập trong tháng. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của NVL xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị NVL nhập xuất tồn phục vụ cho kế toán tổng hợp NVL và kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Việc tính chuyển giá hạch toán NVL thành giá thực tế được thực hiện trên Bảng kê số 3. ý kiến 3. áp dụng kế toán máy. Cùng với sự phát triển của KHCN... những yêu cầu đòi hỏi về tổ chức công tác kế toán ngày càng nâng cao. Thực hiên áp dụng kế toán máy là sự phát triển nâng cao trình độ kế toán. chắc chắn trong thời gian tới, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các doanh nghiệp ở nước ta. Tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để từng bước cơ giới hóa, nâng cao hiệu quả công tá kế toán là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay. Cũng như các doanh nghiệp khác, nhà máy thuốc lá Thăng Long dã quan tâm trang bị, ứng dụng máy vi tính cho công tác kế toán nhưng thực tế hiệu quả của việc ứng dụng chưa cao, nhiều khi mới chỉ là hình thức đó là do sự chuyển đổi chưa hoàn thiện từ kế toán thủ công sang kế toán máy ( ứng dụng máy vi tính). Để thực hiện tốt công việc này, nhà máy cần tổ chức tốt các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện nay tổ chức đào tạo lại đội ngũ cán bộ kế toán là rất quan trọng, cần có sự quan tâm đúng mức của cán bộ lãnh đạo nhà máy. Việc đào tạo không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà cả ở trình độ hiểu biết và sử dụng các loại phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin khác nhaun để đáp ứng yêu cầu quản lý mới. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán. - Tổ chức việc nhập dữ liệu. Để thực hiện việc xử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp và thực hiện việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến từng nội dung công tác kế toán như phân hệ vật tư, phân hệ tiền công, KPCĐ và bảo hiểm, phân hệ TSCĐ.... - Xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý, mã hóa chứng từ, mã hóa và quy định nội dung phản ánh từng mã tài khoản. - Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, ít cột nhiều dòng phù hợp với tổng hợp số liệu và in trên máy. khi chuyển sang xử lý công tác kế toán trên maysvi tính thì hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức sổ Nhật ký chung hoặc hình thức Chứng từ ghi sổ. - Tổ chức thực hiện chương trình trên máy. Kết quả của việc thực hiện chương trình trên máy là in ra các báo biểu ( các sổ kế toán, các báo cáo tài chính...) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Thực hiện từng bước cơ giới hóa công tác kế toán tiến tói xử lý hoàn toàn công tác kế toán trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở các bộ phận kế toán mà cả ở bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp là một yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện hiện nay nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin một cách chính xác, khách quan, kịp thời. Để đáp ứng yêu cầu đặt ra cần phải thực hiện tốt các nội dung nêu trên, trong đó phải đặc biệt coi trọng nội dung đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán về sự hiểu biết và sử dụng máy vi tính kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, các trung tâm máy tính để lập trình phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. ý kiến 4. Hoàn thiện kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Xuất phát từ đặc điểm NVL của nhà máy và yêu cầu quản lý công tác kế toán, nhà máy sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp. Nhưng như phần thực tế đã trình bày ở trên, việc sử dụng phương pháp này còn chưa hoàn thiện. Sổ danh điểm NVL chưa hoàn toàn thống nhất, hệ thống giá hạch toán chưa được xây dựng, việc ghi sổ còn đơn giản, sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán còn chưa chặt chẽ. Mặt khác công việc ghi chép đều thực hiện vào cuối tháng, không đảm bảo kịp thời số liệu cho kế toán tổng hợp xuất NVL và công tác tính giá thành sản phẩm. Để có sự liên hệ và phối hợp giữa kho và phòng kế toán đồng thời tránh ghi chép trùng lặp, không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý NVL có hiệu quả trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế nhà máy, hệ thống danh điểm NVL và hệ thống giá hạch toán đã được xây dựng, kế toán chi tiết xuất dùng NVL được hoàn thiện như sau: Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ. Định kỳ khoảng 10 ngày, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ xuất, sắp xếp và phân loại lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ xuất trong đó ghi rõ số lượng, số liệu chứng từ của từng nhóm NVL. Phiếu này lập xong đính kèm với Phiếu xuất kho và giao cho kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 10 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ ( kiểm tra tính hợp lý hợp pháp và phân loại chứng từ). Sau khi nhận chứng từ ở kho về, kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ ( tính giá hạch toán NVL và ghi vào chứng từ). Tổng cộng số tiền của các chứng từ xuất kho được kế toán ghi vào cột chứng từ trên phiếu giao nhận chứng từ xuất. Căn cứ Phiếu giao nhận chứng từ xuất kế toán lập bảng lũy kế xuất. Cuối tháng từ số liệu ở Bảng lũy kế xuất ghi vào cột xuất ở trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư. Theo kiến nghị này, sơ đồ hạch toán chi tiết xuất dùng NVL như sau: Bảng tổng hợp NXT Sổ số dư Thẻ kho Bảng lũy kế xuất Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sau đây là một ví dụ về hạch toán chi tiết xuất vật liệu theo phương pháp sổ số dư (có số liệu minh họa). Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật tư, định kỳ thủ kho nhận phiếu giao nhận chứng từ xuất,ghi cột số lượng và giao cho kế toán vật liệu. Kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ xuất(giá hạch toán). Phiếu giao nhận chứng từ xuất (từ ngày 21-31/3/2002) Kho A Số3 STT Số hiệu vật tư Tên vật tư Số lượng Thành tiền Ghi chú 01 15212 - 01 - 001 Sợi vina 92435.00 13238540700 02 1522 - 03- 001 Nhãn Tam Đảo 4467.05 447188335 Sau khi lập phiéu giao nhận chứng từ xuất , Kế toán ghi vào bảng luỹ kế xuất theo định kỳ. ở bảng này kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của từng loại vật tư xuất kho trong tháng. Bảng luỹ kế xuất Tháng 3 năm 2002 Ký hiệu vật tư Số tiền theocác phiếu giao nhận Cộng Số 1( Ngày 1- 10/3) Số 2( Ngày 11 - 20/ 3) Số 3 (Ngày 21 - 31/ 3) 15212 - 01 - 001 13238540700 13238540700 1522 - 03 - 001 447188335 447188335 Cộng 320115430 3218158550 22535850220 25785124180 Trên cơ sở từ bảng luỹ kế xuất, kế toán ghi vào cột xuất trên bảng tổng hợp xuất tồn ( giá hạch toán) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Tháng 3 năm 2002 Ký hiệu vật tư Tên vật tư Số tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 15212- 01- 001 Sợi vina 12939927000 15038816100 13238540700 14740202400 1522 - 03 - 001 Nhãn Tam Đảo 53310620 795251232 447188335 401373514 ... ... ... ... ... ... Cộng 35120389230 41850198054 25785124184 51185363104 Sau khi lập xong bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, kế toán tính toán trị giá thực tế tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư trên sổ số dư ( Thủ kho gửi lên ) theo giá hạch toán. Trên cơ sở số liệu đó đối chiếu với số tồn cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho để kiểm tra tính chính xác của việc theo dõi, ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giữa kho và phòng kế toán. . ._.