Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây

cho người lao động từng tổ sản xuất, từng hoá đơn gia khoán đúng chế độ Nhà nước, phù hợp với các quy định quản lỹ của doanh nghiệp, tính toán phân bổ chính xác hợp lý chí phí tiền lương, các khoản trích theo lương, theo đúng đối tượng sử dụng, thường xuyên cũng như định kỳ chi tiêu quỹ tiền lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động tiền lương. Đối với bất cứ doanh nghiệp nào cũng vậy, vấn đề phân phối tiền lương của công ty phải thoả mãn được nhu cầu của người lao động để kích thích họ quan tâm đến kết quả lao động và gắn bó với công ty, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo tích luỹ cho công ty. Chính vì vậy em đã chọn đề tài :"Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương" để làm báo cáo của mình. Báo cáo gồm 3 phần chính: Phần I: Đặc điểm tình hình chung tại công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Phần II: Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Phần III: Nhận xét chung và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Phần i: Đặc điểm tình hình chung tại công ty cổ phần ô tô vận tải hà tây i. tổng quan về công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây Trụ sở: Số 12 phố Trần Phú - phường Văn Mỗ - Hà Đông - Hà Tây (Km 10 đường Hà Nội - Hà Đông) Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây được thành lập vào ngày 01/7/1999 ngày nay có tiền thân là xí nghiệp ô tô số I và xí nghiệp ô tô số III. Xí nghiệp ô tô số I thành lập năm 1959; xí nghiệp ô tô số III được thành lập năm 1976. Đến tháng 9/1992 hợp nhất 2 xí nghiệp trên theo quyết định số 307/QĐ-UB ngày 12/9/1992 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây và được gọi là công ty ô tô vận tải Hà Tây. Tháng 7/1999 chuyển thành Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây, công ty được thành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệp công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây trên cơ sở tự nguyện cùng góp vốn của các cổ đông, công ty có vốn điều lệ khi thành lập là 4079264920VNĐ cơ cấu vốn điều lệ phân theo sở hữu như sau: - Vốn nhà nước (cổ đông sáng lập) 1998.839.810 VNĐ chiến 49% - Vốn các cổ đông là cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp là 1.672.498.000 VNĐ chiếm 41%. Trong đó: + Giá ưu đãi: 1.223.779.000 VNĐ + Giá trị vay trả chậm: 244.775.000 VNĐ - Vốn của các cổ đông khác là: 407.926.492 VNĐ chiến 10% Tình hình tăng giảm lao động năm 2002 thì hiện nay số lao động của công ty là 177 người. Trong đó lao động trực tiếp là 151 người chiếm 76% lao động gián tiếp là 26 người chiếm 15%. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây mô hình tổ chức công ty Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Giúp việc giám đốc - Các phó giám đốc - Kế toán trưởng Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Bộ phận dịch vụ Xưởng sửa chữa 3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông. Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. + Đại hội cổ đông thành lập + Đại hội cổ đông thường liên + Đại hội cổ đông bất thường * Hội đồng quản trị công ty có 5 thành viên do đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm, thành viên của hội đồng quản trị được trúng cử với đa số phiếu tính theo số cổ phần bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín. * Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm giám đốc - Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi mặt quản trị kinh doanh, điều hành của công ty có 3 người do đại hội cổ đông bầu và bãi nhiệm với đa số phiếu bằng hình thức trực tiếp và bỏ phiếu kín. Cứ một người làm trưởng ban kiểm soát sau đại hội cổ đông thành lập các kiểm soát viên thực hiện việc kiểm soát quá trình triển khai và hoàn tất thủ tục thành lập công ty. - Ban giám đốc và bộ máy giúp việc: Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, và là người quản lý điều hành mọi hoat động kinh doanh của công ty là người do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễm nhiệm chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và đại hội cổ đông về trách nhiệm quản lý điều hành của công ty, giúp vic giám đốc có phó giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của giám đốc. - Các phòng ban: + Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn công ty, đôn đốc điều hành thực hiện kế hoạch được phê duyệt quản lý tình trạng kỹ thuật kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa theo đúng chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của từng loại. + Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ nhập kế toán tài chính hàng năm trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh quản lý các loịa vốn hạch toán thu chi tài chính theo đúng chế độ mức, phân tích hoạt động kinh tế thực hiện tính giá thành sản phẩm và giám sát tài sản của công ty. + Phòng tổ chức hành chính : Sắp xếp công tác đời đống, nơi ăn chốn ở vị trí làm việc, lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, bảo vệ tài sản XHCN và an ninh trật tự xã hội trong công ty và khu vực quản lý lãnh đạo tiền lương và BHXH. + Bộ phận dịch vụ: Đại lý xăng dầu, kinh doanh phụ tùng ô tô xăm lốp, dịch vụ sửa xe thay dầu mỡ các loại xe cơ giới đường bộ + Xưởng sữa chữa: Đảm bảo việc sữa chữa bảo dưỡng phương tiện từ cấp II đến tại tu máy, đại tu thùng bệ, phụ vụ kế hoạch toàn công ty. 4. Đặc điểm tổ chức kê toán của công ty. 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc đỉêm tổ chức hoạt động kinh doanh và những cơ sở điều kiện tổ chức công tác toán mà công ty tổ chức bộ máy công tác theo hình thức tập trung và áp dụng phương thức kê khai thường xuyên. với hình thức này toàn bộ công việc kế toán trong công ty đều được tiến hành xử lý tại phòng kế toán của công ty từ thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính, ở công ty ngoài kế toán trưởng còn có 4 nhân viên kế toán bộ máy kế toán trong công ty tổ chức theo hình thức tập trung được chia thành các bộ phận theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán vật tư tiền lương Kế toán TSCĐ và thanh toán - Kế toán trưởng: Là người điều hành toàn bộ công tác kế toán trong cơ quan, giải quyết những công việc tài chính của công ty, các quan hệ thanh toán với ngân sách, ngân hàng. - Kế toán TSCĐ và thanh toán: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm đồng thời lập bảng khấu hao TSCĐ và thành toán các chứng từ kế toán, thanh toán với lái xe theo lệch và hàng tháng. - Kế toán vật tư tiền lương: Theo dõi việc nhập xuất tồn NVL, báo cáo tạm thời những bất hợp lý trong việc sử dụng NVL thanh toán tiền lương và BHXH. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các chứng từ chi tiết để hạch toán kế toán ghi sổ tổng hợp lãi lỗ của toàn công ty. - Thủ quỹ: Phụ trách tiền mặt trong công ty, chi tiêu các khoản trong công ty cũng như thu các khoản tiền thanh toán. 4.2 Hình thức kế toán của Công ty. Việc thanh toán chi phí kinh doanh vận tải phản ánh một các đầy đủ chính xác kịp thời các chi phí phát sinh trong qúa trình sản xuất kinh doanh vạn tải để từ đó việc tính giá thành sản phảm vận tải được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng và đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán nói riêng và yêu cầu quản lý chung ở công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây hiện nay đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán với mô hình tổ chức bộ máy công tác tập chung và áp dụng sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi số, trình tự ghi số kế toán trong công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ theo hình thức kết toán chứng từ ghi sổ ở công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Chứng từ gốc Bảng cân đối sổ phát sinh Bảng biểu kế toán Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra phần ii tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây i. nội dung quỹ tiền lương 1. Tiền lương Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động còn căn cứ vào thời gian khối lượng và chất lượng của họ đóng góp. Bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Bên cạnh đó tiền lương là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc. Nói cách khác tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Các doanh nghiệp hạch toán lao động và thù lao lao động là một bộ phận phức tạo trong hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thường không đồng nhất giữa các bộ phận, các thời kỳ, các đơn vị. Chi phí lao động là một bộ phận cấu thành nên giá trị của sản phẩm. Mặt khác, tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương của doanh nghiệp là một biện pháp cần thiết cho công tác quản lý lao động và tiền lương của doanh nghiệp đi vào nề nếp thúc đẩy người lao động chấp hành kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời, nó còn tạo cơ sở cho việc tính, trả lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động và là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách cho các cơ quan phúc lợi xã hội. 2. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp phải trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý, thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ) lương sản phẩm phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ) tiền lương trong sản xuất, quỹ tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại. Tuy nhiên, về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp. Trong đó, chi tiết theo tiền lương chính và lương phụ. a. Tiền lương chính: Là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. b. Tiền lương phụ: Là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất. 3. Các hình thức trả lương và cách tính a. Trả lương theo thời gian: là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc và trình độ thành thạo nghề nghiệp của công nhân viên. + Phương pháp tính: Lương tháng, ngày Lương bình quân 1 ngày = Tiêu chuẩn tháng lương theo cấp bậc Số ngày phải làm việc trong tháng (22 ngày) Tiền lương được tính trong tháng = Tiền lương bình quân 1 ngày X Số ngày làm việc thực tế Tiền lương tính trong tháng = Tiêu chuẩn tháng lương theo cấp bậc - Lương bình quân 1 ngày + Số ngày nghỉ việc - Lương công nhật: Được áp dụng với công nhân viên ngoài biên chế Tiền lương được tính trong tháng = Lương công nhật X Số ngày làm việc thực tế b. Trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm hay khối lượng công việc mà công nhân viên đã hoàn thành hình thức này gồm: - Trả lương theo sản phẩm không hạn chế - Hình thức trả lương theo sản phẩn có thưởng - Hình thức trả lương theo luỹ tiến - Hình thức trả lương theo khối lượng công việc 4. BHXH, BHYT, KPCĐ a. Nội dung quỹ BHXH và nguyên tắc * Nội dung BHXH + Quỹ BHXH: Là khoản tiền được trích theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên của đơn vị đem phân phối lại cho công nhân viên nhằm giúp đỡ họ về mặt vật chất cũng như mặt tinh thần trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. - Trợ cấp ốm đau cho công nhân viên: Được áp dụng trong trường hợp công nhân viên ốm đau phải nghỉ việc chăm sóc con ốm đau, mức trợ cấp nhiều hay ít tuỳ thuộc vào thời gian đóng BHXH dài hay ngắn. - Trợ cấp thai sản cho công nhân viên trong thời gian nghỉ sinh con (4,5,6 tháng). - Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. + Nguyên tắc quản lý quỹ BHXH Hàng tháng các đơn vị (người sử dụng lao động) trích 15% trên tổng quỹ lương của người tham gia đóng BHXH để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh cho các đối tượng trong đó 10% để chi cho các đối tượng hưu trí, tử tuất 5% để chi cho chế độ ốm đau, thai sản tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp 5% trừ vào thu nhập người lao động để chi cho các chế độ hưu trí tử cấp, toàn bộ số BHXH phải nộp 20% có trách nhiệm đóng cùng một lúc vào quỹ BHXH thông qua kho bạc nhà nước, hàng tháng ở các đơn vịnếu có công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, bệnh nghề nghiệp thì phải lập hồ sơ và các chứng từ cơ quan BHXH sẽ tính tiền trợ cấp BHXH trả cho đơn vị. b. Đối với BHYT Hàng tháng cùng với việc trích BHXH các đơn vị tiến hành trích BHYT vào chi phí có liên quan theo tỷ lệ quy định 2% các đơn vị nộp BHYT cho đơn vị có liên quan 3% trong đó người chủ sử dụng lao động chịu 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. BHYT dùng để chi cho từng trường hợp công nhân viên ốm đau về các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc, tiền giường. c. KPCĐ Tính hàng tháng vào chi ohí có liên quan theo tỷ lệ 2% trong đó 1% phải nộp cho công đoàn cấp trên còn 1% sẽ được để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn ở đơn vị chi cho việc thăm hỏi ốm đau, gia đình khó khăn tai nạn và những hoạt động chung của toàn công đoàn cơ sở. II. Phương pháp kế toán tiền lương. 1. Kế toán tiền lương a. Chứng từ ban đầu - Bảng chấm công: Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các DN là bảng chấm công. Bảng chấm công phải lập riêng từng tổ sản xuất từng phòng ban và dùng trong 1 tháng. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt vắng mặt đầu ngàylàm việc của đơn vị mình. Còn đối với những trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải phản ánh vào biên bản ngừng việc trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng tài chính kế toán làm căn cứ tính trợ cấp BHXH sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định. Đơn vị: Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây Bộ phận : Phòng kế toán Bảng chấm công Tháng 4 năm 2000 Mẫu sổ 01 - LĐTL TT Họ và tên Cấp bậc hoặc cấp bặc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 30 31 Số công hưởng lương sp Số công hưởng lương sp … … Số công hưởng BHXH A B C 1 2 … 30 31 32 33 34 35 36 1 Nguyễn T Hằng x x … x x 28 2 Nguyễn T Hằng x x … x x 28 3 Đinh Kim Tuyến x x … p x 27 4 Đỗ Văn Hiển chú chú … p x 21 Cộng Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Bảng chấm công Tháng 12 năm 2002 Stt Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công Ký hiệu chấm công Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng lương 100% Số công nghỉ việc ngừng hưởng lương …% lương Số công hưởng BHXH 1 Phạm Thị Thi 18 4 Lương sản phẩn K 2 Nguyễn Ngọc Diệp 18 4 Lương thời gian t 3 Nguyễn Lê Hoà 18 4 ốm điều dưỡng O 4 Lê Xuân Núi 18 4 Nghỉ phép P 5 Lưu Hải Thanh 18 4 Hội nghị học H 6 Đinh Kim Tuyến 18 4 Con ốm cố 7 Lê Văn Du 18 4 Nghỉ bù NB 8 Trịnh Huy Nam 18 4 Nghỉ không lương R0 9 Nguyễn Đăng Hoan 18 4 Ngừng việc N 10 Trần Văn Tài 18 4 Tai nạn T 11 Lê Hữu Phước 18 4 Lao động nghĩa vụ lđ 12 Đỗ Văn Hiển 18 4 Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Phiếu báo làm thêm giờ Ngày 30 tháng 12 năm 2002 Họ và tên: Nguyễn Bà Đệ Nơi công tác: Phòng Kế toán Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký nhận Từ giờ Đến giờ Tổng số A B 1 2 3 4 5 6 12/7/02 Lập báo cáo 8 giờ 17 giờ 10 giờ 15.000 150.000 Người duyệt Người kiểm tra Người báo thêm giờ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Tên đơn vị: Nguyễn Thu Hà Theo hợp đồng: 245 ngày 30/11/N Đơn vị tính: đồng Stt Tên sản phẩm (công việc) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 D 6/12/2003 Mã 2570 Chiếc 300 600 180 11/12/2003 '' '' 310 '' 180 20/12/2003 '' '' 320 '' 186 27/12/2003 '' '' 320 '' 192 Cộng 1230 600 738.000 Tổng số tiền: Bảy trăm ba mươi tám đồng chẵn Người giao dịch Người nhận việc Người kiểm tra chất lượng Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng thanh toán tiền thưởng Tháng 4 năm 2001 TT Họ và tên Công sản xuất Mức thưởng Số tiền thưởng Ghi chú A B A B C D 1 2 4 1 2 3 4 Đinh Kim Tuyến Nguyễn Ngọc Duyệt Lưu Hải Thanh Hoàng Thị Trinh 28 21 28 27 5.000 3.500 3.500 5.000 140.000 98.000 94.000 105.000 Tổng 437.000 Ngày….tháng….năm….. Giám đốc Kế toán trưởng Lập biểu b. Tài khoản sử dụng - TK 334 "phải trả công nhân viên" + Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp về các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập công nhân viên. + Nội dung kết cấu Nợ TK 334 Có - Số PS trong kỳ: phản ánh số tiền đã ứng đã trả và các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên. - Số dư đầu kỳ: xxx - SPS trong kỳ: phản ánh số tiền phải trả cho công nhân viên. Số dư cuối kỳ: phản ánh số tiền còn phải trả công nhân viên vào thời điểm cuối kỳ. c. Các trường hợp kế toán c1: Kế toán tiền lương - Tạm ứng lương kỳ 1 thường được tiến hành vào đầu tháng căn cứ vào tiền lương cơ bản được lĩnh trong một tháng và tỷ lệ % quy định để tính lương kỳ 1. Nợ 334: Số tiền tạm ứng kỳ 1 Có 111: Số tiền tạm ứng kỳ 1 - Căn cứ số ngày làm việc thực tế qua bảng chấm công, bảng kê khai khối lượng công việc hoàn thành kế toán và lập bảng thanh toán tiền lương. Nợ 622: Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ 627: Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng Nợ 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ dịch vụ Nợ 642: Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý doanh nghiệp Có 344: Tổng số thù lao lao động phải trả. Số tiền phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng (thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm. Nợ 431 (4311): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có 334: Tổng số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên - Trả lương trong kỳ 2 (thanh toán lương) trước hết kees toán phải xác định được các khoản phải trả vào lương công nhân viên. + BHXH 5% + BHYT 1% + Thuế thu nhập cá nhân được áp dụng đối với người lao động có thu nhập cao trên 5.000.000 + Các khoản phải trừ vào lương: tiền tạm ứng còn thừa mà công nhân viên chưa thanh toán hoàn trả tiền bồi thường vật chất của vật tư hàng hoá làm mất của hư hỏng. Nợ 334: Số trừ vào lương thu nhập của công nhân viên Có 338 (3383) BHXH trừ vào lương Có 338 (3384) BHTY trừ vào lương Có 141 :tiền tạm ứng Có 138 (1388) : tiền bồi thường vật chất - Sau khi xác định các khoản khấu trừ vào lương kế toán tiền lương kỳ 2 của công nhân viên. Lương phải trả kỳ II = Tiền lương phải trả công nhân viên - Tiền lương tạm kỳ I + Các khoản khấu trừ vào lương Nợ 334: Các khoản đã thanh toán Có 111: Thanh toán bằng tiền mặt Có 112: Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng - Tiền lương nghỉ phép của công nhân viên theo chế độ quy định công nhân viên xin nghỉ phép năm vẫn được hưởng đủ lương. Số tiền lương nghỉ phép vẫn được hạch toán vào chi phí việc hạch toán tiền lương nghỉ phép có hai trường hợp: + Nếu số lương nghỉ phép phát sinh ít có ảnh hưởng đến chi tiêu chi phí và thu nhập của doanh nghiệp thì sẽ hạch toán trực tiếp. * Khi phát sinh chi phí Nợ 622, 627, 641, 642 :tiền lương nghỉ phép Có 334: Thực tế phải trả - Công nhân viên nghỉ phép không không đều, khi nghỉ phép số tiền lương phải trả ảnh hưởng lớn đến chi tiêu chi phí và doanh thu của đơn vị kế toán phải tính toán và trích trước tiền lương nghỉ phép để phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tính lương hàng tháng trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc tổng sản phẩm = Lương thực chi hàng tháng X Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép Trong đó: Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép = Số kế hoạch nghỉ phép trong năm X 100 Quỹ lương kế hoạch năm - Sau khi tính được kế toán tính sổ Nợ 622, 627, 641 : Trích trước tiền lương nghỉ phép Có 335 - Thực tế trong tháng có công nhân viên nghỉ phép phản ánh số tiền lương phải trả Nợ 335 : Số tiền lương phải trả thực tế cho công nhân viên nghỉ phép Có 334 VD: Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tháng 7 năm 2002 của ban phòng kế toán phải ánh như sau: + Căn cứ và tiền lương thực tế qua bảng thanh toán tiền lương của nhân viên trong tháng. Nợ 622 : 469700đ Nợ 641 : 1.286.500đ Nợ 627 : 22.633.300đ Nợ 431 : 1097300đ Có 334 : 25.486.800đ Phần trích BHXH, BHYT và KPCĐ phân bổ vào chi phí kinh doanh như sau: - BHXH trích 15% = 24.389.500 x 15% = 36.584.250 đ - BHYT trích 2% = 24.389.500 x 2% = 487.790 đ - KPCĐ trích 2% = 24.389.500 x 2% = 487.790 đ Khấu trừ vào lương tháng 7 năm 2002 số tiền BHXH, BHYT - BHXH 5% = 696700 đ - BHYT 1% = 139300 đ Cộng = 836000 đ d. Sổ kế toán - Sổ chi tiết - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái 334 sổ cái TK 334 - Phải trả công nhân viên Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 31/7 7 31/07 Số dư đầu kỳ Tiền lương văn phòng T7/2002 - Tiền lương gián tiếp quản lý - Tiền lương bộ phận phụ trợ - Tiền lương lái xe ca dự phòng Thu các khoản qua lương văn phòng - Thu 5% BHXH lương văn phòng - Thu 1% BHYT lương văn phòng - Thu 1% KPCĐ lương văn phòng 642 3363 6621 3383 3384 3382 22213400 1908800 1318900 751200 150200 150200 8631000 Số dư cuối kỳ 25441100 1051600 61741200 Bảng thanh toán tiền lương Bộ phận quản lý (tháng 7 năm 2002) Stt Họ và tên Bậc lương Lượng sản phẩm Lượng thời gian trực CN, lễ 200% Phụ cấp thất nghiệp Tổng số Các khoản phải khấu trừ Được lĩnh Hệ số Số tiền Số công Số tiền 5%BHXH 1%BHYT 1%KPCĐ Số tiền Ký nhận A B 1 3 4 4 5 6 12 13 14 15 16 Phân tích 1 Quản lý, gián tiếp phụ trợ 21671300 1097300 840000 23600860 696700 139300 139300 2263300 2 Lái xe ca dự phòng 198400 220500 118900 23200 4600 4600 1286800 3 Anh Tài xăng dầu 22769700 58600 31300 6300 6300 469700 4 Cộng 1097300 1060500 2541100 741200 150200 150200 24389500 Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Bảng thanh toán tiền lương Đơn vị: Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây Stt Họ và tên Bậc lương Lượng sản phẩm Lượng thời gian trực CN, lễ hưởng 200% lương Phụ cấp TN Tổng số Các khoản phải khấu trừ Được lĩnh Hệ số Số tiền Số công Số tiền 5%BHXH 1%BHYT 1%KPCĐ Số tiền Ký nhận A B 1 3 4 5 6 12 13 14 15 16 1 Nguyễn Văn Việt 1159800 1,5 1717100 2 178400 84500 1983000 58200 11000 11000 2 Nguyễn Văn Lợi 907200 1,5 1360800 1 69700 1430500 45300 9000 9000 1904800 3 Nguyễn Bá Đệ 966000 1,5 144900 1 74300 94500 1617800 48300 9600 9600 1367200 4 Nguyễn Đức Việt 966000 1,5 144900 1 74300 94500 1617800 48300 9600 9600 1550300 5 Đỗ Văn Hiển 879900 439900 0 84000 523900 523900 6 Nguyễn Thị Lệ Hoà 508200 254100 0 84000 338100 338100 7 Hoàng Minh 730800 1,5 1096200 1 56200 63000 1215400 36800 7300 7300 1164300 8 Nguyễn Quốc Lê 678300 1,5 1017450 1 52100 42000 1111550 33900 6800 6800 1064050 9 Nguyễn Ngọc Diệp 483000 1,5 724500 2 74300 798900 24100 4800 4800 1064050 10 Hoàng Thị Trinh 535500 1,5 803250 0 2100 824250 26700 5400 5400 7765100 786750 Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây Chứng từ ghi sổ Số: ……… Ngày 31 tháng 07 năm 2002 Ban hành theo QĐ số 1177TC/QĐKTngày 23/12/1996 của Bộ Tài chính Chứng từ Trích yếu SHTK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 31/7 Lương văn phòng 7/2002 - Tiền lương gián tiếp quản lý - Tiền lương bộ phận phụ trợ - Tiền lương lái xe ca dự phòng 642 3363 6621 334 78 31/7 Trích 15% BHXH lương VP - 15% BHXH quản lý + gián tiếp - 15% BHXH bộ phận phụ trợ - 15% BHXH lái xe ca dự phòng 642 3363 6222 3383 3816000 3332000 286000 198000 78 31/7 - Trích 2% BHYT Văn phòng - 2% BTYT quản lý + gián tiếp - 2% BTYTbộ phạn phụ trợ - 2% BTYT lái xe ca dự phòng 642 3363 6222 3384 508000 444000 38000 26000 78 31/7 Trích 2% KPCĐ văn phòng - 2% KPCĐ quản lý + gián tiếp - 2% KPCĐ bộ phạn phụ trợ - 2% KPCĐ lái xe ca dự phòng 642 3363 6222 3382 508000 444000 38000 26000 78 31/7 Thu các khoản qua lương VP - Thu 2% BHXH lương VP - Thu 1% BHYT lương vp - Thu 1% KPCĐ lương vp 334 3383 3384 3382 1051600 751200 150200 150200 Kèm theo lương văn phòng T7/2002 Bảo hiểm y tế Chứng từ ghi số Số : 3384 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng N C N C 31/7 78 31/7 Số dư đầu kỳ Trích 2% trên BHYT lương VP - Trích 2% BHYT quản lý + gián tiếp - trích 2% BHYT bộ phận phụ trợ - 2% BHYT lái xe dự phòng Chuyển TGNH nộp BHYT 642 622 622 3363 6222 112 262000 469440 428772 312270 555241 2913000 Số dư cuối kỳ 262000 17657230 2896241 Kinh phí công đoàn Chứng từ ghi sổ Số 3382 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng N C N C 31/7 78 31/7 Số dư đầu kỳ Trích 2% KPCĐ lương VP - Trích 2% KPCĐ quản lý + gián tiếp - trích 2% KPCĐ bộ phận phụ trợ - 2% KPCĐ lái xe dự phòng 642 3363 6222 444000 382000 262000 4276000 5186482 Số dư cuối kỳ 10880000 Bảo hiểm xã hội Chứng từ ghi sổ Số 3383 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng N C N C 31/7 78 31/7 Số dư đầu kỳ Trích 15% BHXH lương VP - 15% BHXH quản lý + gián tiếp - 15% BHXH bộ phận phụ trợ - 15% BHXH lái xe dự phòng - Chuyển TGNH nộp BHXH 642 641 622 3363 6222 112 286000 198000 3770800 3465790 2592025 6.631000 Số dư cuối kỳ 4844 17065205 4174120 Bản thanh toán bảo hiểm xã hội Tháng 4 năm 2000 Stt Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ tai nạn ……….. Tổng số tiền Ký SN ST SN ST 1 Đỗ Thu Oanh 8 100110 100110 2 Nguyễn Thị Hằng 15 187706 187706 Cộng 100110 187706 287816 Tổng số tiền (bằng chữ): Hai trăm tám mươi bảy nghìn tám trăm mười sáu đồng Hà Đông, ngày …tháng…năm …. Trưởng ban BHXH Giám đốc duyệt Kế toán Cán bộ BHXH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ khi nhận được giấy nhập viện của nhân viên là Nguyễn Bá Đệ ở bộ phận tiền lương. Kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH như sau: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Họ và tên: Nguyễn Bá Đệ Tên cơ quan y tế NTN Lý do Số ngày nghỉ YBS ký tên Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách đơn vị T số Từ ngày Đến ngày BV Saint Paul 11/4 Nghỉ ốm 8 1/4 8/4 Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền lương BHXH 8 16654 75% 100110 Ngày…tháng 4 năm 2000 Trưởng ban BHXH (Ký, họ tên) Giám đốc duyệt (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) 2. Kế toán các khoản trích theo lương a. Chứng từ sử dụng: - Phiếu nghỉ lương BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Giấy khám chữa bệch Và 1 số chứng từ có liên quan về việc nộp và chi tiêu các quỹ b. Tài khoản sử dụng: TK 338 "Các khoản phải trả" + Công dụng: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và nộp cho cơ quan đoàn thể xã ội, chocấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của khách hàng, các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay mượn tạm thời. + Nội dung kết cấu: - Các khoản đủ nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về KPCĐ - Xử lý giá trị tài sản thừa - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ - Các khoản đã trả đã nộp khác - Trích CPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu nợ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại DC: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. c. Các trường hợp kế toán chủ yếu * Kế toán BHXH - Trích lập quỹ BHXH + Chủ sử dụng lao động, đóng góp (15%) Nợ 622, 627, 641 Có 3383 + Phần trừ vào thu nhập. Nợ 334. 5% x Tổng quỹ Có 3383 Tiền lương - Khi DN nộp quỹ BHXH cho cơ quan quản lý Nợ 3383 : 20% x Tổng quỹ Có 111,112 Tiền lương - Số tiền BHXH mà cán bộ CNV của DN được hưởng (trường hợp cơ quan BHXH trả thay cho CNV lương Nợ 3383 Có 3383 * Kế toán BHYT - Hàng tháng trích vào CPSXKD 2% cho chủ sử dụng lao động chịu đóng góp cho người lao động Nợ 622, 627, 641 : 2% x tổng quỹ Có 3384 tiền lương - Tình trích 1% trừ vào thu nhập của cán bộ CNV Nợ 334 : 1% x tổng quỹ tiền lương Có3384 - Khi nộp quỹ BHYT cho cơ quan quản lý Nợ 3384 : 3% x tổng qũy tiền lương Có 111, 112 * Kế toán CPCĐ - Hàng tháng căn cứ Nợ 627, 641, 642 : 2% x tổng quỹ tiền lương Có 338 (3382) - Tính trích 1% nộp cho công đoàn cấp trên Nợ 3382 Có 111, 112 - 1% KPCĐ được để lại chi tiêu CĐ cơ sở khi chi Nợ 3382 Có 111 - Cuối cùng tiến hành quyết toán số chỉ tiêu về CPCĐ với CĐ cấp trên trong trường hợp DN chi quá được công đoàn cấp trên cấp bù về số vượt quá. Nợ 111, 112 Có 3382 - Trường hợp cán bộ CNV đi vắng chưa lĩnh Nợ 334 Có 3388 d. Sổ kế toán Phần III Nhận xét chung và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần ô tô vận ._.