Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Lô

uốn tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải quản lí tốt nhiều yếu tố như lao động, tài chính, kỹ thuật, tổ chức…Trong đó, vấn đề quản lý và sử dụng lao động một cách hiệu quả là vấn đề đặc biệt quan trọng vì nó là yếu tố có tính chủ động tích cực ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Trên góc độ kế toán, nhân tố lao động được thể hiện là một bộ phận của chi phí, đó là chi phí tiền lương. Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành thông qua sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của của toàn xã hội đến từng thành viên. Tiền lương có vai trò giúp tái sản xuất sức lao động và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động từ đó kích thích người lao động làm việc hăng say có hiệu quả, phát huy được hết khả năng của họ. Nhận thức được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác kế toán tiền lương, nên qua thời gian thực tập với sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thị Hạnh và các cô các chú của công ty Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Lô em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương”. Bố cục bản bài báo cáo này ngoài phần mở đầu còn bao gồm 3 phần chính như sau: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. PhầnII: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Lô. Phần III: Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Lô. PHầN 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I/ Khái quát chung về tiền lương và các khoản trích theo lương. 1. khái niệm, bản chất , vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền lương. 1.1. khái niệm, bản chất của tiền lương. Quá trình sản xuất diễn ra đòi hỏi phải tiêu dùng liên tục các yếu tố tư liệu sản xuất, lao động, đối tượng lao động một cách thường xuyên. Các yếu tố này không phải là vô cùng, vô tận nên phải tái tạo lại. Đối với tư liệu lao động và đối tượng lao động thì tái tạo lại có nghĩa là mua sắm cái mới nhưng với sức lao động thì khác. Sức lao động gắn liềm với hoạt động sống của con người đó là thể lực, trí lực của con người. Bởi vậy muốn tái tạo sức lao động cần phải thông qua hoạt động sống của con người, con người tiêu dùng một lượng vật chất nhất định, phần vật chất này do người sử dụng lao động trả cho người lao động dưới hình thức hiện vật hay giá trị và được gọi là tiền lương. Trong thời kỳ kinh tế tập trung, tiền lương được hưởng một cách thống nhất như sau: “Về thực chất tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân, biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được nhà nước phân phối có kế hoạch, cho công nhân viên sao cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã công hiến. Tiền lương phản ánh việc trả công cho công nhân viên chức dựa theo nguyên tắc phân phối theo lao động.” Quan niệm này đã bác bỏ tiền lương là giá trị sức lao động. Tiền lương mang một ý nghĩa tích cực tạo ra một sự công bằng trong phân phối quốc dân. Khi hệ thống XHCN sụp đổ, để tồn tại nước ta đã phải tiến hành một cuộc cải cách toàn diện đặc biệt là trên lĩnh vực tư tưởng. Cơ chế thị trường buộc chúng ta phải có thay đổi về cơ bản. Để có được một nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý mới, khía niệm về tiền lương mới phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Coi sức lao động là hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. - Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, nghĩa là giá cả của hàng hoá sức lao động theo quản lý cung cầu, giá cả trên thị trường lao động. - Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, “tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá trị của yếu tố sức lao động mà người sử dụng (nhà nước, doanh nghiệp) Phải trả cho người cung ứng sức lao động theo các nguyên tắc cung cầu, giá trị của thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước”. Như vậy, bản chất của tiền lương là giá cả sức lao động vì sức lao động thực chất là một loại hàng háo đặc biệt. Chính vì sức lao động là hàng hoá mà mà giá cả của nó chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế như quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh. Vậy: “Tiền lương là số tiền thù lao phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất kinh doanh.” Bên cạnh khái niệm về tiền lương thì có một loạt các khái niêm cùng với nó như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế, tiền lương tối thiểu… Tiền lương danh nghĩa: được hiểu là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động.Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động, hiệu quả làm việc của người lao động, trình độ và kinh nghiệm công tác ngay trong quá trình làm việc. Tiền lương thực tế: là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa của họ. 1.2.Vai trò của hạch toán tiền lương Nguồn lao động là một trong những nguồn lực của sản xuất, một chính sách tiền lương đúng đắn hợp lý sẽ là động lực to lớn nhằm phát huy sức mạnh của nhân tố con người trong việc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội. Vì vậy, công tác tiền lương phảI gắn liền với kết quả lao động để nhằm thúc đẩy và khuyến khích người lao động có tay nghề hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Tiền lương thích hợp sẽ làm cho người lao động gắn bó với doanh nghiệp hơn, phát huy khả năng sáng tạo của họ trong việc cải tiến mẫu mã nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả công việc. Tiền lương có tác dụng là đòn bẩy kinh tế thu hút mạnh mẽ nguồn nhân lực, nâng cao trình độ nghiệp vụ, tăng năng suất lao động, gắn trách nhiệm cá nhân với tập thể thông qua đó kết hợp hài hoà lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể và lợi ích xã hội. Về phía người lao động làm cho họ vì lợi ích vật chất của bản thân mà lao động một cách tích cực với chất lương ngày càng cao. Trong các doanh nghiệp sản xuất ngày nay, tổ chức công tác kế toán tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, tạo điều kiện trả công đúng đắn. Khi đó sẽ tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống của người lao động trong doanh nghiệp. 1.3. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ lao động tiền lương, trợ cấp BHXH, BHYT và việc sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT. Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ. Lập bản báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất biện pháp để khai thác hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương. 2. Các hình thức trả lương. 2.1. Hình thức trả lương theo thời gian Hình thức trả lương theo thời gian: là hình thức mà tiền lương được xác định trên cơ sở thời gian làm việc và trình độ kỹ thuật của người lao động. Hình thức này áp dụng cho từng công việc ở các bộ phận mà quá trình sản xuất chủ yếu bằng máy móc, những công việc đòi hỏi sự chính xác cao, hoặc nhưng công việc chưa xây dựng được định mức lao động hoặc không thể xác định được… Hình thức trả lương theo thời gian được chia làm hai hình thức nhỏ là trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng. - Trả lương theo thời gian giản đơn: đây là số tiền trả cho người lao động căn cứ vào bậc lương và thời gian làm việc thực tế. Hình thức trả lương này không xét đến thái độ và kết quả lao động, chế độ trả lương này chỉ áp dụng cho công việc không thể định mức và tính toán chặt chẽ công việc. Công thức tính: Ltt = Lcb ì T Trong đó: Ltt: là tiền lương thực tế mà người lao động nhận được . Lcb: là tiền lương cấp bậc tính theo thời gian thực tế. T: là thời gian làm việc thực tế. Có 4 loại hình thức trả lương theo thời gian giản đơn sau: + Lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng và được áp dụng cho cán bộ công nhân viên làm việc ở bộ phận gián tiếp. + Lương tuần: là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần. + Lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng. + Lương giờ: là lương tính theo từng giờ làm việc và bằng lương của một ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn của Luật Lao Động (không quá 8 giờ/ngày) - Trả lương theo thời gian có thưởng: hình thức này dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn kết hợp với các chế độ tiền lương. Hình thức trả lương này khắc phục được những nhược điểm của hình thức trả lương theo thời gian giản đơn, xét đến thời gian lao động, trình độ tay nghề. Bên cạnh đó còn xét tới ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo trong lao động. Hình thức lương này được tính như sau: Lt = Ltt + Tt Trong đó: Lt là tiền lương theo thời gian có thưởng. Ltt là tiền lương thực tế mà người lao động nhận được. Tt là tiền thưởng. 2.2. Tiền lương theo sản phẩm: Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động; khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội một cách hợp lý. Trong việc trả lương theo sản phẩm, vấn đề quan trọng là phải xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật, để làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý. Hình thức trả lương theo sản phẩm còn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp mà vận dụng theo từng hình thức cụ thể dưới đây: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế. Với hình thức này, tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng qui cách , phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã qui định không chịu một sự hạn chế nào. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho lao động trực tiếp. - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị...tuy lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động của lao động trực tiếp, nên có thể căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương sản phẩm cho lao động gián tiếp. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt.Theo hình thức này, ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp người lao động còn được thưởng trong sản xuất như thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư không đảm bảo đủ ngày công qui định ... thì có thể phải chịu tiền phạt và thu nhập của họ bằng tiền lương theo sản phẩm trực tiếp trừ đi các khoản tiền phạt. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến. Theo hình thức này ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt định mức lao động để tính thêm một số tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến. Tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Lương trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng suất lao động nên được áp dụng ở những khâu quan trọng cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất đảm bảo cho sản xuất cân đối, đồng bộ hoặc áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp phả thực hiện gấp một đơn đặt hàng nào đó. Sử dụng hình thức trả lương này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp., vì vậy trường hợp không cần thiết thì không nên dùng hình thức trả lương này. - Trả lương khoán khối lượng hoặc khoán từng việc. Hình thức này áp dụng cho những công việc giản đơn, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm, sửa chữa nhà cửa ...Trong trường hợp này, doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả theo từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. - Hình thức khoán quĩ lương: Là một dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm được sử dụng để trả lương cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao cho từng phòng ban. Tiền lương thực tế của từng nhân viên ngoài việc phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban mình còn phụ thuộc vào số lượng nhân viên của phòng ban đó. Doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm thì tổng quỹ lương được xác định theo công thức : Tổng quỹ lương Doanh thu bán hàng thuần Đơn giá tiền lương / 1000 DT = x Hoặc Tổng thu nhập Đơn giá tiền lương / 1000 DT Tổng thu nhập Tổng quỹ lương (theo thu nhập) = x Trong đó: Tổng doanh thu thuần bán ra - CPKD Giá trị vốn hàng = - Trong đó chỉ tiêu kinh doanh không có quỹ lương cơ bản. Từ chỉ tiêu lấy thu nhập doanh nghiệp chi trả tiền lương theo đơn giá đã được xác định. Việc xây dựng đơn giá tiền lương được căn cứ vào tiền lương cơ bản và kế hoạch sản xuất kinh doanh nói chung và số lượng sản phẩm của từng doanh nghiệp để xác định.Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất thường trả lương khoán theo sản phẩm hoàn thành hoặc đã tiêu thụ, còn các doanh nghiệp thương mại và kinh doanh dịch vụ thường áp dụng trả lương theo doanh thu hoặc thu nhập. 3. Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.1. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm các khoản: - Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian đựơc điều động đi công tác, làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. - Các khoản phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ. - Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên. Ngoài ra trong quỹ lương kế hoạch còn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Trong doanh nghiệp, để phục vụ cho công tác hạch toán, tiền lương có thể đựơc chia thành hai loại: tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và trả theo các khoản phụ cấp kèm theo như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực. + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian người lao động nghỉ được hưởng lương theo quy định của chế độ như nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất. Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với tong loại sản phẩm. Vì vậy, việc phân chia tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác phân tích kinh tế. Để đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp thì việc quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương phải đặt trong mối quan hệ phục vụ tốt cho việc thực hiệ kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và chi tiêu tiết kiệm, hợp lý quỹ tiền lương. 3.2. Các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương trả cho người lao động theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH): được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực) cuả công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%. Trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sở dụng lao động nộp, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do người lao động nộp, được tính trừ vào thu nhập người lao động. Trong trường hợp ốm đau, thai sản, mất sức, nghỉ hưu, tuỳ theo cơ chế tài chính quy định cụ thể mà việc quản lý sử dụng quỹ BHXH có thể ở tại doanh nghiệp hay cơ quan chuyên trách. Việc sử dụng chi tiêu quỹ BHXH dù ở cấp nào quản lý cũng phải thực hiện theo đúng chế độ quy định. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT): tài trợ cho việc phòng, chữa và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn: một phần do doanh nghiệp phải gánh chịu, được tính trích vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng theo tỷ lệ quy định 3% trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập người lao động. BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn, chuyên trách (thường chủ yếu dưới hình thức mua BHYT) để phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên như khám bệnh, chữa bệnh. Kinh phí công đoàn (KPCĐ): đựơc thành lập do việc trích lập theo một tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lêj trích KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%. Số KPCĐ doanh nghiệp trích được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quy định. Một phần nộp cơ quan quản lý công đoàn cấp trên và một phần để tại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Các khoản trích trên cùng với tiền lương phải trả cho người lao động hợp thành loại chi phí về nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh quản lý, việc tính toán, trích lập và chi tiêu sử dụng các quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa không những đối với việc sản xuất kinh doanh mà còn cả việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động tại doanh nghiệp II/ Phương pháp kế toàn tiền lương và các khoản trích theo lương. 1. Hạch toán chi tiết tiền lương. - Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động của doanh nghiệp đựơc phản ánh trên sổ sách thường do phòng tổ chức lao động quản lý dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả số lao động trực tiếp và số lao động gián tiếp, lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm bắt chắc số lượng lao động hiện có của từng đơn vị. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng, giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động do phòng tổ choc lập. - Hạch toán thời gian lao động: là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng do các tổ đội, phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lượng lao động có mặt, vắng mặt ở bộ phận mình phụ trách, cuối tháng dựa vào số lượng bảng chấm công để tính ra tổng số giờ làm việc, nghỉ việc để căn cứ tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh nghiệp ở mỗi bộ phận. - Hạch toán kết quả lao động: Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng lao động, chất lương sản phẩm hoàn thành của từng công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả hoạt động thực tế, tính toán, xác địng mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động người ta sử dụng cácchứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi bộ phân sản xuất phải mở sổ tổng hợp theo dõi kết quả lao động dựa vào các chứng từ hạch toán kết quả lao động hàng ngày, phòng kế toán có trách nhiệm tập hợp kết quả lao động của toàn doanh nghiệp. Các chứng từ ban đầu sử dụng trong việc hạch toán số lượng và chất lượng lao động: + Bảng chấm công: (Mẫu số 01- LĐTL) bảng này do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập nhằm cung cấp các chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo từng tháng hoặc tuần (tuỳ thuộc vào cách chấm công và cách trả lương của từng doanh nghiệp). + Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL) chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được người và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT. + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06 - LĐTL) mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này do người giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương. + Phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ (Mẫu số 07 - LĐTL) + Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 - LĐTL) Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền lương lao động cho người nhận khoán. + Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu số 09-LĐTL). Các chứng từ ban đầu sử dụng trong việc hạch toán số lượng và chất lượng lao động: + Bảng chấm công: (Mẫu số 01- LĐTL) bảng này do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập nhằm cung cấp các chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo từng tháng hoặc tuần (tuỳ thuộc vào cách chấm công và cách trả lương của từng doanh nghiệp). + Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL) chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được người và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT. + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06 - LĐTL) mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này do người giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương. + Phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ (Mẫu số 07 - LĐTL) + Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 - LĐTL) Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền lương lao động cho người nhận khoán. + Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu số 09-LĐTL). 2. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1. Chứng từ: - Chứng từ liên quan đến việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH như: Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 05-LĐTL) Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL) Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06 - LĐTL) Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu 07- LĐTL) Hợp đồng làm khoán (Mẫu số 08- LĐTL) Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu số 09- LĐTL) Các phiếu chi và các khoản chứng từ khác có liên quan. 2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân viên, kế toán sử dụng tài khoản 334 - “phải trả công nhân viên”. Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 - “Phải trả, phải nộp khác”. Tài khoản 334: dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng, BHXH, các khoản thuộc về thu nhập của người lao động.  Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên Tính các khoản khấu trừ vào lương (BHXH, BHYT), tạm ứng trừ vào lương. Tiền phạt bị trừ vào lương. Trả lương và các khoản phải trả khác cho người lao động như tiền thưởng, tiền ăn ca, tiền trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên. Tính lương pahỉ trả cho cán bộ công nhân viên Tính tiền ăn ca phải trả cho cán bộ công nhân viên Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên Tính BHXH phải trả thay lương - Tiền lương nghỉ phép phải trả cán bộ công nhân viên SDCK: Phản ánh tiền lương còn phải trả cho cán bộ công nhân viên ở cuối kỳ. Tài khoản 338: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các khoản công nợ phải trả. Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác BHXH phải trả công nhân viên Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ Các khoản đã nộp khác Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí SXKD trích BHXH, BHYT trừ vào lương của công nhân Các khoản BHXH, KPCĐ được cấp trên cấp bằng tiền Số đã nộp lớn hơn số phải nộp được cấp bù SDCK: Số tiền còn phải trả phải nộp. Trong tài khoản 338 có 3 tài khoản cấp 2: để phản ánh các khoản liên quan trực tiếp đến công nhân viên: BHXH, BHYT, KPCĐ. TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế Ngoài các tài khoản 334,338 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải sử dụng các tài khoản khác có liên quan như: TK 335: chi phí phải trả TK 622: chi phí nhân công trực tiếp TK 623: chi phí nhân công trực tiếp sử dụng máy thi công TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng TK 6421: chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp TK 111: tiền mặt TK 112: tiền gửi Ngân hàng 2.3. Tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng (bộ phận sản xuất sản phẩm, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý) và tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH” (Mẫu số 01/BPB) Ngoài tiền lương và các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, bảng phân bổ còn phản ánh việc trích trước các khoản chi phí phải trả (trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất). Thủ tục tiến hành lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” như sau: - Hàng tháng, tren cơ sở về cá chứng từ lao động tiền lương trong tháng, kế toán tiền lương phân loại và tông hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng lao động trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột theo phần ghi có TK 334 “phải trả công nhân viên” ở các dòng phù hợp. - Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ để tính trích và ghi vào các cột ghi có TK 338 “phải trả, phải nộp khác” (TK 3382, 3383, 3384) ở các dòng phù hợp. Ngoài ra kế toán còn căn cứ vào tiền lương liên quan để tính và ghi vào các cột ghi có TK 335 “chi phí trả trước”. Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và trích trước các khoản được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất, chi sổ kế toán cho đối tượng liên quan. 2.3. Trình tự kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. *Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chính. 1. Đầu tháng căn cứ vào số tiền lương cơ bản phải trả cho cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp có thể tiến hành cho tạm ứng lương kỳI: Căn cứ phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 111: số tiền chi tạm ứng lương kỳ I 2. Định kỳ hàng tháng khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 622: chi phí nhân công trực tiếp Có TK 335: số trích trước về tiền lương nghỉ phép 3. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công hoặc phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành để tính và lập bảng thanh toán tiền lương. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và bảng phân bổ tiền lương kế toán ghi: Nợ 622: lương của công nhân trực tiếp sản xuất Nợ 623: lương công nhân trực tiếp sử dụng máy thi công Nợ 627: lương của công nhân viên quản lý phân xưởng Nợ 641: lương của nhân viên bán hàng Nợ 642: lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ 241: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Có 334: tổng số lương phải trả (tổng quỹlương) 4. Khi lập qũy BHXH, BHYT, KPCĐ: Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương DN tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ 622: Chi phí NCTTSX (Lương của CNTTSXì19%) Nợ 623: Chi phí NCTT sử dụng máy thi công (Lương của CNTT sử dụng máy thi công ì19%) Nợ 627: Chi phí sản xuất chung (Lương của NVBHì19%) Nợ 641: Chi phí BH (Lương của NVBHì19%) Nợ 642: Chi phí XDCBD (CPXDCBDDì19%) Có 3382: KPCĐ (Quỹ lươngì2%) Có 3383: BHXH (Quỹ lươngì15%) Có 3384: BHYT (Quỹ lươngì2%) Phần người lao động chịu: 6% Nợ 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên (quỹ lươngì6%) Có 3383: BHXH (Tổng quỹ lươngì5%) Có 3384: BHYT (Tổng quỹ lươngì1%) 5. Các khoản ._.