Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

án đòi hỏi phải cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và toàn diện về tình hình quản lý thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh doanh để tính toán xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nằm đảm bảo chủ động sản xuấtt kinh doanh và chủ động tài chính trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh tế. Không những vậy kế toán còn là công cụ cho việc ghi chép những hoạt động trong doanh nghiệp để thuận tiện cho việc kiểm tra giám sát của cấp trên, giúp cho người lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và thị trường. Một doanh nghiệp có hệ thống kế toán phù hợp sẽ thúc đẩy doanh nghiệp đó phát triển. Điều này chỉ đạt được khi mỗi nhân viên kế toán phải được trang bị đầy đủ về trình độ nghiêp vụ (cả về lý thuyết lẫn thực hành) phải luôn luôn bổ xung kiến thức không ngừng nâng cao trình độ của mìnhvà sự say mê có trách nhiệm trong nghề nghiệp cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Là một sinh viên chuyên ngành kế toán (là một kế toán viên tương lai) trước yêu cầu đòi hỏi của cuộc sống,của thị trường, của công việc hiên nay trong xã hội, ngoài việc trang bị cho mình một kiến thức đầy đủ về lý thuyết trên ghế nhà trường mỗi chúng ta cần phải được tiếp cận với thực tiễn tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất tại các doanh nghiệp ... để có thể đảm đương tốt công việc sau này khi đã rời khỏi ghế nhà trường. Thực hiện phương châm giáo dục: ''học đi đôi vơí hành, nhà trường gắn liền với xã hội”. Sau khi kết thúc việc học lý thuyết mỗi sinh viên khoa kinh tế được thực tập tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tìm hiểu quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, trong thời gian thực tập tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây em đã chọn đề tài: ''Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh'' để làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Mục đích nghiên cứu: Tập hợp chi phí nhằm đánh giá, phân tích về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và kết quả kinh doanh trên cơ sở lý thuyết đã học và thực tiễn tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây.Từ đó đề ra những phương hướng hoàn thiện nội dung chi phí kinh doanh đồng thời có thể đề suất những giải pháp nhằm tiết kiêm chi phí kinh doanh tại Công ty. Phạm vi nghiên cứu: Tập hợp tất cả cac loại chi phí kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây- một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Nội dung đề tài bao gồm 3 phần: Phần I: Những vấn đề chung về tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh ở một doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và xác định kết qủa kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí, xác định kết qủa kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây. Chuyên đề này được hoàn thanh với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Văn Tứ cùng các thầy cô giáo dạy bộ môn kế toán và sự giúp đỡ nhiệt tình của cô kế toán trưởng, chị kế toán tổng hợp và các cán bộ kế toán trong phòng TCKT. Qua đây cho phép em gửi tới các thầy cô giáo, các cô, các anh chị trong phòng TCKT cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây lời chúc sức khoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Những vấn đề lý luận chung về tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở một doanh nghiệp. I- chi phí kinh doanh: 1- Khái niệm và bản chất chi phí kinh doanh : Chi phí kinh doanh nói chung là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại thì chi phí kinh doanh thương mại là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ đa dạng và rất phức tạp và tuỳ thuộc vào việc thực hiện các hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường mà chúng cũng rất khác nhau. Đối với việc mua bán hàng hoá, đó là các chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển, dự trữ, tiêu thụ, khâu quản lý doanh nghiệp. Đối với việc cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại như : đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý, khuyến mại…đó là các chi phí về vật chất tiền vốn sức lao động để thực hiện các hành vi kể trên vì mục đích của DNTM trong một thời kỳ nhất định. Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường thì đó là : các chi phí đầu tư tài chính dạng hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập, nâng cao hiệu quả kinh doanh hoặc phân tán rủi ro của doanh nghiệp; các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán thanh lý tài sản cố định vv... Ngoài ra còn các chi phí như : các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước theo quy định của luật pháp như thuế nhà đất, thuế nhập khẩu, thuế GTGT, vv... 2- Nội dung chi phí kinh doanh : Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chất khác nhau. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh nhằm đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh, đồng thời để thuận tiện cho công tác hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí. Chi phí kinh doanh thương mại được phân theo những tiêu thức khác nhau. *Theo bản chất kinh tế chi phí kinh doanh thương mại được phân thành hai loại : Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trỉnh quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông. Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. *Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chi phí kinh doanh được phân thành hai loại : Chi phí trực tiếp, như : các chi phí mua, bán hàng hoá. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. *Căn cứ vào tính chất biến đổi, chi phí kinh doanh được phân thành hai loại: Chi phí khả biến hay biến phí : là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc và khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, bảo quản hàng hoá, đóng gói bao bì vv...Đặc điểm của chi phí này là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào, bán ra thay đổi thì biến phí thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng biến phí cho một đơn vị doanh thu thì không đổi. Chi phí bất biến hay định phí : là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm : chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý vv... Đây là loại chi phí mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh cũng phải thanh toán, phải trả không phụ thuộc và khối lượng sản phẩm sản xuất kinh doanh nhiều hay ít, thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì định phí không đổi. Nhưng định phí cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch. *Căn cứ vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp thì chi phí kinh doanh được phân thành ba loại : Chi phí mua hàng : gồm chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ thuê ngoài như thuê vận chuyển, thuê kho bãi vv... Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trực tiếp tại bộ phận bán hàng như tiền lương nhân viên bán hàng, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản phục vụ hoạt động bán hàng, chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân viên bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại-điện nước-dịch vụ khác, chi phí bằng tiền khác vv... Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các khoản chi phí cho nhân viên quản lý như tiền lương nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý, chi phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ ở bộ phận quản lý, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại- điện nước và các chi phí bằng tiền khác vv... Chi phí tài chính: Là những chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính. Nội dung các khoản chi phí bao gồm: các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, lỗ chuyển nhượng chứng khoán ngắn hạn, chí phí giao dịch bán chứng khoán...khoản lập và hoàn lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ,đầu tư khác, khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ... Chi phí khác: bao gồm những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động thông thường của doanh nghiệp gây ra. Cũng có thể là những khoản chi phí bị bỏ sót từ năm trước. Cụ thể các khoản chi phí khác là: chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, và giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí do kế toán bị nhầm hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán, và các khoản chi phí khác *Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán thì chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục : Chi phí nhân viên Chi phí nguyên liệu, vật liệu Chi phí công cụ đồ dùng Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí vận chuyển thuê ngoài Chi phí về điện nước, điện thoại Chi phí lãi vay Các chi phí khác bằng tiền Nội dung chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh và các mục tiêu quản lý kinh tế của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xác định được xu hương hình thành kết cấu của chi phí kinh doanh thương mại trong từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh của doanh nghiệp từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 3-Vai trò của chi phí kinh doanh trong DN thương mại : Chi phí gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào, nói cách khác doanh nghiệp nếu muốn kinh doanh thì không thể không bỏ ra chi phí để hoạt động. Mặt khác chi phí kinh doanh lại có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi chi phí kinh doanh giảm sẽ hạ thấp được giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh, tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá, từ đó góp phần tăng lợi nhuận và mở rộng qui mô kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, khi chi phí kinh doanh tăng không hợp lý sẽ làm giảm lợi nhuận thậm chí còn có thể bị lỗ. Đánh giá việc sử dụng chi phí là một trong những công việc quan trọng giúp nhà quản lý một phần nào đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quản lý và sử dụng chi phí tốt thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tốt hơn và ngược lại, nếu quản lý chi phí không tốt hay lãng phí sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh. Việc tính đúng, tính đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp sẽ hình dung được bức tranh thực về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề không thể thiếu được để quyết định đầu vào, xử lý đầu ra. Nói tóm lại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu rất quan trọng và nó cần phải được quản lý và sử dụng một cách hợp lý nhất. 4-Nhiệm vụ của kế toán tập hợp chi phí. Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh; tính đúng giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,v.v...nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh. Kế toán tập hợp chi phí phải kiểm tra giám sát chặt chẽ tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí, kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nước. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chi phí theo từng yếu tố từng khoản mục và địa điểm phát sinh. Cuối kỳ kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí trong kỳ.Nếu doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài hạn và lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ lớn thì chi phí bán hàng có thể kết chuyển một phần cho kỳ kinh doanh , một phần được phân bổ cho kỳ sau. Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và trung thực cho việc kiểm tra phân tích đánh giá tình hình chi phí ở doanh nghiệp nhằm xác định kết quả kinh doanh phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. 5-Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí. 5.1-Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán: 5.1.1-Bản chất của giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái giá phải trả để có lượng hàng hoá bán ra trong kỳ. Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn bán hàng nhưng trong nền kinh tế thị trường quan niệm đó không hoàn toàn chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu mua vào chi phí lưu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và khó kiểm tra được tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy định được tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trường hợp thu mua hàng hoá: Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới). 5.1.2-Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho): Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế thị trường tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại ta có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho sau: * Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp, phương pháp đặc điểm riêng): Khi có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua và danh đơn của nó thì phương pháp này có thể được sử dụng để xác định trị giá vốn. Phương pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ. * Phương pháp nhập trước xuất trước: FIFO (First in – First out) Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn nhưng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lưu chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành như thực phẩm, nước giải khát, thuốc lá, dược phẩm… Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, hàng hoá nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trước mới đến hàng nhập sau. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ vào lượng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của hàng hoá bán ra. Công thức tính phương pháp này được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tương đối chính xác trị giá vốn hàng bán. * Phương pháp nhập sau xuất trước: LIFO (Last in – First out). Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trước. Xuất hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trước nó. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phương pháp này thường được áp dụng trong thời kỳ lạm phát. Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị nhưng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tồn kho và lượng hàng hoá tiêu thụ Tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tiêu thụ x 5.1.3-Hạch toán giá vốn hàng bán: 5.1.3.1- Nhiệm vụ: Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp có thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau: Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản lý. 5.1.3.2-Hạch toán: * Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản như sau: + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 có kết cấu như sau: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Bên Nợ Bên Có Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn (đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ: + Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. + Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ). Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. * Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phương thức bán hàng: + Trường hợp bán hàng theo phương thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá (1561) + Trường hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho người mua: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường. + Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại lý nhờ bán hộ, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Có TK 156 (1561) - Hàng hoá + Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, ghi: Giá vốn của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 157 + Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán. 5.2- Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng: 5.2.1- Khái niệm chi phí bán hàng: Doanh nghiệp thương mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá được đưa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới được thực hiện. Để thực hiện được việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng được yêu cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì doanh nghiệp thương mại cần hao phí một lượng lao động nhất định (gồm lao động sống và lao động vật hoá). Nhưng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi là chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v... Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có được doanh thu. Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lưu thông và bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lưu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thương vụ được thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo. 5.2.2-Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm: Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn). Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá. Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng như máy tính, cân, bàn ghế v.v... Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc, kho bãi, cầu cảng v.v...) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác. Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể được thể hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có: Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phương tiện, thuê kho bãi trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán. Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá. Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói, công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế. Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng. Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng. Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài. Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng… Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax… Chi phí bán hàng của trường hợp kinh doanh hàng thực phẩm tươi sống, động vật sống còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản chất lượng... Trường hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phương thức vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế của hàng hoá vận chuyển đã bán. * Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng: Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới được tính là chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác bán hàng… còn các chi phí khác như chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp (như thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp...) thì không được tính là chi phí bán hàng. Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng được tính vào chi phí bán hàng. Những chi phí có tính chất dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi không được tính vào chi phí bán hàng. Không được tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (như các chi phí xây dựng nhà trẻ, câu lạc bộ). Những khoản thiệt hại và bồi thường vật chất do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng. Các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không được hạch toán vào chi phí bán hàng. Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lượng quản lý chi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tượng “lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh nghiệp tự chủ về tài. chính của mình 5.2.3-Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng: Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng đặt ra ở các doanh nghiệp như sau: Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí. Phản ánh kịp thời, giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 5.2.4-Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng: 5.2.4.1-Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng: Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trước”. TK641 không có số dư cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2. + TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm hàng hoá đi bán bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp khác... + TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như vật liệu dùng đóng gói sản phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. + TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng như quầy hàng, bàn ghế, máy tính v.v... + TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lường... + TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành sản phẩm đã tiêu thụ. + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng như tiền thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm. Phương pháp hạch toán: Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm. Kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421) (Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh) Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK 331 - Phải trả người bán. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Trường hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì sử dụng phương pháp tính trước chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK 335 - Chi phí phải trả. Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Có TK 331 - Phải trả cho người cung cấp. Hoặc Có TK 111, 112 Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 335,... Có TK 641 - Chi phí bán hàng Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi._. phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 641 - Chi phí bán hàng Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 641 - Chi phí bán hàng ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 152 Chi phí nhân viên Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí TK 152, 153, 142 (1421) Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 TK 214 Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 331, 111, 112, 335 TK 142 (1422) Các chi phí liên quan khác CP chờ kết chuyển Kết chuyển 5.2.4.2-Kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp. Theo quy định chung của ngành thương mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phương pháp đầu là chủ yếu. Theo yếu tố chi phí: Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thương mại. Các yếu tố phát sinh trong kỳ được bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng được kế toán theo từng đơn vị phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phương pháp này đang được vận dụng phổ biến hiện nay. Theo phương pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị trực thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho hai tài khoản 641, 642. Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5. 5.3- Tổ chức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.3.1- Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được theo bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác. Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp nhưng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp. Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập nhưng vẫn bị ảnh hưởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nước vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết. 5.3.2- Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải được sắp xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng được một cách tối ưu các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ không chính xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại như sau: Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của doanh nghiệp. Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ phận quản lý. Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý như phích nước, ấm chén. Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho các phòng ban. Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản lệ phí như phí trước bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp cấp trên để lập quỹ phí. Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí về điện, nước, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v... Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp được một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. 5.3.3- Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như nhà cửa, phòng ban, các phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất thường như những chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí đầu tư ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay. Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện được quyền tự chủ về tài chính của mình. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.3.4.1- Kế toán tổng hợp chi phí quản lý: Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trước”. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2: + TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”. + TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”. + TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định” + TK 6425 - “Thuế và lệ phí” + TK 6426 - “Chi phí dự phòng” + TK 6427 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. + TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác” * Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng được tính trực tiếp một lần cho chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Trong trường hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng phương pháp phân bổ dần và ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn… phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nước… mua ngoài phải trả, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331 Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331 Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc Có TK 111, 112 Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331 Trường hợp sử dụng phương pháp tính trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định kế toán thực hiện như sau: Khi tính trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi sửa chữa lớn tài sản cố định thực phát sinh ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Có TK 331, 111, 112, 338 Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 128 Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142 “Chi phí trả trước” ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vào TK 142 (1422) được kết chuyển sang TK 911, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau: TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138, 152 Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153 Chi vật liệu, dụng cụ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111, 333, 112 Thuế, phí, lệ phí TK 911 TK 139, 159 Kết chuyển chi phí quản lý Chi phí dự phòng TK 142 (1421), 335 TK 142 (1422) Chi phí phải trả, trả trước TK 331, 111, 112 CP chờ kết chuyển Kết chuyển Chi phí khác 5.3.4.2-Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được Nhà nước quy định rất cụ thể, mỗi đơn vị thuộc ngành thương mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinh tế của chi phí quản lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí. Tuy nhiên doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chi tiết chi phí như có thể kết hợp với kế toán theo khâu kinh doanh, địa điểm, đối tượng kinh doanh. 5.4-Tổ chức công tác hạch toán chi phí hoạt động tài chính: Để hạch toán chi phí tài chính kế toán sử dụng tài khoản 635-"Chi phí tài chính". Nội dung và kết cấu tài khoản (TK) 635-"Chi phí tài chính". Bên nợ: -Các khoản chi phí của hoạt động tài chính. -Các khoản lỗ do thanh lý các khoản đâù tư ngắn hạn. -Các khoản lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh thực tế trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ của các khoản phải thu dài hạn và phải trả dài hạn có gốc ngoại tệ. -Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ. -Dự phòng giảm giá đâù tư chứng khoán. -Chi phí đất chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng được xác định là tiêu thụ. Bên có: -Hoàn nhập dự phòng giảm giá đâù tư chứng khoán. -Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính và các khoản lỗ phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 635-"Chi phí tài chính" không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán chi phí tài chính: 1/ Phản ánh chi phí hoặc khoản lỗ về hoạt động đâù tư tài chính phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 635 -chi phí tài chính Có TK 111, 112 Có TK 141: Tạm ứng Có TK 121, 128, 221, 222... Các khoản lỗ 2/ Lãi tiền vay đã trả và phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 111, 112, 341, 311, 335 3/ Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính Có TK 111, 112, 141,... 4/ Các chi phí phát sinh cho hoạt động bất động sản, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính Có TK 111, 112, 141,... 5/ Trị giá vốn bất động sản đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 228:" đâù tư dài hạn khác". 6/ Các chi phí phát sinh cho hoạt động cho vay vốn, mua bán ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 111, 112, 141,... 7/ Cuối năm tài chính doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá đâù tư chứng khoán, các khoản đâù tư liên quan đến khoản phải lập dự phòng giảm giá các khoản đâù tư chứng khoán, so sánh với số đã lập dự phòng năm trước (nếu có) xác định số chênh lệch để lập thêm hoặc giảm đi (nếu có), kế toán ghi: -Trường hợp phải lập thêm (số chênh lệch lớn hơn). Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 129: dự phòng giảm giá đâù tư ngắn hạn. Có TK 229: dự phòng giảm giá đâù tư dài hạn. -Trường hợp số đã lập năm trước lớn hơn số đã lập năm nay, doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 129, 229: hoàn nhập dự phòng. Có TK 635: chi phí tài chính. 8/ Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá dịch vụ được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 131, 111, 112,... 9/ Cuối kỳ kế toán sau khi bù trừ giữa số tăng và số giảm chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ, nếu chênh lệch tỷ giá giảm (dư Nợ TK 413) được chuyển vào chi phí tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 413: chênh lệch tỷ giá 10/ Số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ của các khoản phải thu dài hạn, phải trả dài hạn co gốc nguyên tệ, kế toán ghi: -Nếu tỷ giá giao dich trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo thấp hơn tỷ giá hạch toán trong sổ, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 131: phải thu khách hàng -Nếu tỷ giá giao dich trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo cao hơn đối với các khoản phải trả dài hạn trong sổ: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 341: Vay dài hạn (có gốc ngoại tệ) Có TK 342: Nợ dài hạn (có gốc ngoại tệ) 11/ Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 tiền Việt nam (theo tỷ giá bán) Nợ TK 635: chi phí tài chính (khoản lỗ nếu có) Có TK 111, 112: Theo tỷ giá trên sổ kế toán 12/ Chi phí đất chuyển nhượng, cho thuê cơ sở hạ tầng được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 228: đâù tư dài hạn khác 13/ Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ sang TK 911-"xác định kết quả kinh doanh", kế toán ghi: Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh Có TK 635 -chi phí tài chính 5.5-Tổ chức hạch toán chi phí khác: *Chứng từ: Khi có các khoản chi ra bằng tiền gửi ngân hàng ta co giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc. *Nội dung kết cấu tài khoản sử dụng: TK 811- Chi phí khác. Bên Nợ: Các khoản chi phí khác phát sinh. Bên Có: Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 811 không có số dư cuối kỳ. *Phương pháp hạch toán: 1/ Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ; • Phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ và ghi giảm TSCĐ nhượng bán thanh lý. Nợ TK 214- Hao mòn TSCĐ (phần giá trị khấu hao). Nợ TK 811-Chi phí khác (phần giá trị còn lại). Có TK 211, 213- Nguyên giá TSCĐ • Các chi phí phát sinh khi nhượng bán thanh lý TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 811-Chi phí khác Nợ TK133- thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141... 2/ Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế nhầm lẫn trong kê khai hàng hoá xuất khẩu, bị truy thu tiền thuế trong thời hạn 1 năm trở về trước kể từ ngày kiểm tra phát hiện có sự nhầm lẫn đó. Số thuế xuất khẩu truy thu phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 511- DT bán hàng và cung cấp dịch vụ (nếu trong năm có DT hàng xuất khẩu) Nợ TK 811-Chi phí khác (nếu trong năm không có doanh thu hàng xuất khẩu) Có TK 3333-thuế xuất nhập khẩu phải nộp 3/ Các khoản chi phí khác phát sinh như chi khăc phục tổn thất và gặp rủi ro trong hoạt động kinh doanh (bão lụt, hoả hoạn, cháy nổ,...) kế toán ghi: Nợ TK 811-Chi phí khác Có TK 111, 112, 141,... 4/ Hạch toán các khoản tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế,...kế toán ghi: Nợ TK 811-Chi phí khác Có TK 111, 112... Có TK 333- thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 338- Phải trả phải nộp khác 5/ Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh Có TK 811- Chi phí khác Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí khác TK 111, 112, 141 TK 811 TK 911 CP khắc phục tổn thất trong kinh doanh Cuối kỳ kết chuyển chi phí khác phát TK 211, 213 sinh trong kỳ để NG ghi giảm TSCĐ giá trị xác định kết quả t/lý, nhượng bán còn lại kinh doanh 214 Gtrị hao mòn 111, 112, 141 CP h/đ nhượng bán, th/lý TSCĐ 3333 Số thuế XNK truy thu phải nộp 111, 112, 333, 338 Các khoản bị phạt do VPHĐKT truy nộp thuế II- xác định kết quả kinh doanh: Khái niệm chung về kết quả kinh doanh: 1.1-Khái niệm: Kết quả kinh doanh là phần chêch lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của các hoạt động kinh doanh đã thực hiện trong một thời kỳ nhất định. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì doanh nghiệp có lợi nhuận, nếu doanh thu bằng hoặc nhỏ hơn chi phí thì doanh nghiệp hoà vốn hoặc bị lỗ vốn. Trong nền kinh tế thị trường mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Lợi nhuận là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong kỳ. Nó là nguồn tích luỹ nhằm tái sản xuất xã hội mở rộng, cải thiện và nâng cao đời sông cho người lao động và tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước. Lợi nhuận của doanh nghiệp bao gồm lợi nhuận từ các hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận từ các hoạt động đâù tư tài chính và lợi nhuận bất thường khác. 1.2- Bản chất của kết quả kinh doanh: Kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Khi kết quả kinh doanh là lãi (+) thì có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận là phần vốn được tăng thêm nguồn chủ sở hữu do hoạt động kinh doanh. Phần tăng thêm này thường đi đôi với sự tăng thêm của toàn bộ tài sản. Lợi nhuận là nguồn tích luỹ quan trọng đối với ngân sách, trích lập các quỹ của doanh nghiệp và bổ xung nguồn vốn kinh doanh. 1.3- Nội dung của kết quả kinh doanh: Trong doanh nghiệp thương mại, kết quả từ hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả bán hàng hoá. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp có thể là lãi, có thể là lỗ nó được xác định bằng chênh lệch thu chi của từng loại hoạt động như hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động khác. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ được xác định bằng công thức: KQ hđ sx = DT thuần hđ - Giá vốn - Chi phí - Chi phí KD dvụ sx KD dvụ hàng bán bán hàng QLDN. Kết quả hoạt động tài chính: là kết quả thu được của quá trình đầu tư tài chính đó là khoản chênh lệch giữa thu nhập hoạt động tài chính với chi phí tài chính: KQ HĐTC =Thu nhập HĐTC - Chi phí TC - Thuế (nếu có). Kết quả hoạt động khác: Là chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác của các hoạt động riêng biệt với hoạt động thông thường của doanh nghiệp. Là những khoản thu nhập từ các nghiệp vụ không thường xuyên ở doanh nghiệp và nằm ngoài dự tính của doanh nghiệp. KQ HĐ khác = Thu nhập khác - Chi phí khác. 1.4- Nhiệm vụ của kế toán kết quả kinh doanh ghi chép phản ánh kịp thời chính xác các khoản doanh thu, chi phí, từ đó tính toán xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các hoạt động đầu tư tài chính và các hoạt động bất thường khác. Riêng đối với các hoạt động kinh doanh hặc đầu tư tài chính kế toán cần xác định kết quả và hạch toán kết quả theo từng nghiệp vụ riêng biệt hoặc theo từng đơn vị trực thuộc hoặc theo nghành, nhóm hàng tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Cung cấp đày đủ kịp thời cho người quản lý những thông tin về kết quả họt động kinh doanh để tiến hành phân tích hoạt động kinh tế và đề ra những quyết định trong kỳ kinh doanh tớinhằm thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất. 2- Tổ chức công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.1- Nội dung của DT bán hàng và các khoản giảm doanh thu: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: Doanh thu bán hàng cho bên ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ, trong đó có: -Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ. -Doanh thu nhận bán hàng đại lý, ký gửi. -Doanh thu nhậ gia công vật tư hàng hoá. Các khoản giảm trừ bao gồm: -Chiết khấu thương mại. -Hàng bán bị trả lại. -Giảm giá hàng bán. 2.2- Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các TK sau: -TK 511- ''Doanh thu bán hàng hoá''. -TK 512- ''Doanh thu nội bộ''. ãTài khoản 511-"DT bán hàng''có nội dung kết cấu như sau: Bên Nợ: + Thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. +Cuối kỳ kết chuyển giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại. + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911- " xác định kết quả kinh doanh". Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá. TK 511 không có số dư cuối kỳ ã TK 512- "Doanh thu nội bộ" TK này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Doanh thu nội bộ là số tiền thu được do bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng công ty... Kết cấu TK 512 "doanh thu nội bộ" giống TK 511 " doanh thu bán hàng". TK 512 không có số dư cuối kỳ. ãTK 515-" Doanh thu hoạt động tài chính". Để hạch toán doanh thu hoạt động tài chính, kế toán sử dụng TK 515- "Doanh thu hoạt động tài chính". TK này dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp. Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: -Tiền lãi: lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đâù tư tín phiếu trái phiếu, chứng khoán thanh toán được hưởng do người mua hàng hoá, dịch vụ, lãi cho thuê... -Thu nhập từ cho thuê tài sản, cho người khac sử dụng tài sản (bằng sáng chế, nhãn hiệu thương mại, bản quyền tác giả, phần mêm vi tính,v.v...) -Cổ tức lợi nhuận được chia. -Thu nhập về hoạt động đâù tư mua bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn. -Thu nhập chuyển nhượng cho thuê cơ sở hạ tầng. -Thu nhập vè các hoạt động đầu tư khác -Chênh lệch lãi do bán ngoại tệ, khoản lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. -Chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn,... Nội dung kết cấu TK 515- doanh thu hoạt động tài chính. Bên Nợ: -Số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp (nếu có) -Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bên Có: -Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ. TK 515 không có số dư cuối kỳ. ãTK 521- '' Chiết khấu thương mại''. TK này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại được ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán. Nội dung kết cấu TK 521: Bên Nợ: Số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán. TK 521 không có số dư cuối kỳ. ã TK 531-'' Hàng bán bị trả lại''. Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng (tiêu thụ) doanh nghiệp có thể bị người mua trả lại hàng do các nguyên nhân như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách,... Nội dung _kết cấu TK 531:'' Hàng bán bị trả lại''. Bên Nợ: Trị giá hàng bán bị trả lại: khi đó hoặc doanh nghiệp đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu ở khách hàng về số sản phẩm hàng hoá đã bán ra. Bên Có: Kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 511-'' doanh thu bán hàng'' hoặc TK 512- '' doanh thu nội bộ'' để xác định doanh thu thuần trong kỳ hạch toán. TK 531 không có số dư cuối kỳ. ã TK 532-'' Giảm giá hàng bán''. TK này dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ. Nội dung kết cấu TK 532- Giảm giá hàng bán. Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang TK 511-Doanh thu bán hàng. TK này không có số dư cuối kỳ. 2.3-Phương pháp hạch toán: 2.3.1-Hạch toán doanh thu bán hàng: 1/ Bán hàng theo phương thức trả chậm trả góp: - Khi bán hàng trả chậm trả góp, trả góp ghi tổng số tiền thu được: Nợ TK 111, 112, 131,... Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 333- Thuế và các khoản phỉ nộp Nhà nước Có TK 3387- Chênh lệch giữa giá bán trả ngay và bán trả góp - Khi thu tiền hàng tiếp lần sau, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112,... Có TK 131: Phải thu của khách - Ghi nhận doanh thu tiền lãi do bán trả chậm trả góp từng kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515- doanh thu hoạt động tài chính 2/ Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131...Tổng số tiền phải thu Có TK 511, 512: doanh thu 3/ Bán hàng theo phương thức đổi hàng, kế toán ghi: -Căn cứ vào hoá đơn GTGT khi đưa hàng đi đổi, kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp Có TK 511: D/ thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ -Khi nhận hàng trao đổi, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156,... Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: phải thu khách hàng Nếu hàng về không có hoá đơn hoặc sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc là hàng không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152: Nguyên liệu vật liệu Có TK 131: phải thu khách hàng 4/ Bán hàng đại lý ký gửi: ã Trường hợp bán hàng đúng giá: Bên nhận bán hàng đại lý, kế toán ghi: -Khi nhận hàng ghi: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi -Khi bán được hàng Nợ TK 111, 112, 131,... Tổng số tiền bán hàng Có TK 331: Trả bên giao đại lý Có TK 511: Tiền hoa hồng được hưởng - Phản ánh thuế GTGT của hoa hồng Nợ TK 133 : thuế GTGT của hoa hồng Có TK 3331: thuế GTGT của hoa hồng - Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý: Nợ TK 331 Có TK 111, 112,... - Bút toán xoá sổ hàng nhận bán Có TK 003: giá bán + thuế ._. BT1: Phản ánh trị giá CC-DC xuất dùng Nợ TK 142 (1421): 100% giá trị xuất dùng Có TK 153 BT2: Phản ánh giá trị mỗi lần phân bổ: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 142 (1421) ở Công ty chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phát sinh thường xuyên là các chi phí như tủ, bàn ghế, đồ bảo hộ lao động và một số đồ dùng tranh bị cho tổ nấu ăn như bếp ga, nồi cơm điện, nồi cơm ga, bát đĩa,... và một số đồ dùng khác. Trong nhật ký chứng từ số 5 có số liệu sau: Nợ TK 641: 300.000 Nợ TK 642: 5.806.000 Có TK 153: 6.106.000 Sau đây là phiếu xuất kho ngày 14 tháng 6 năm 2004 xuất dùng một số công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho tổ nấu ăn: phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 6 năm 2004. Người nhận hàng: Dương Quế Lan. Địa chỉ (bộ phận): Tổ nhà ăn TT Tên Sản phẩm, vật tư, hàng hoá Mã số Đvị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền y/c thực suất 1 Nồi cơm ga cái 1 2.772.000 2.772000 2 Âu fíp đại - 20 23.000 460.000 3 Môi fíp - 20 3.000 60.000 4 Môi inox - 20 5.000 100.000 Cộng 3.392.000 Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đvị bộ phận sử dụng cung tiêu 3.3-Chi phí khấu hao TSCĐ: Do Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước có TSCĐ vốn ngân sách và TSCĐ vốn tự có nên để theo dõi TSCĐ, kế toán dung sổ theo dõi chi tiết TSCĐ, khi trích khấu hao phân ra thành khấu hao thuộc nguồn vốn ngân sách cấp và khấu hao thuộc nguồn vốn tự có. Mức khấu hao được tính theo thông tư số 206 của Bộ Tài Chính Tỷ lệ khấu hao cơ bản do Nhà nước quy định đối với từng loại TSCĐ sau khi đã xem xét thực trạng của TSCĐ và tính toán sử dụng TSCĐ, kế toán lập bảng đăng ký mức khấu hao TSCĐ để nộp cho cấp trên. Do đặc điểm của Công tylà báo cáo chi phí khấu hao theo quý nên mức khấu hao TSCĐ cũng được tính theo quý tức là 1 quý kế toán trích khấu hao một lần, sau đó khoản chi phí này được chia ra cho từng tháng và được phản ánh vào cuối tháng. Đồng thời Công ty không áp dụng quy định: -TSCĐ tăng tháng này tháng sau mới trích khấu hao. -TSCĐ giảm tháng này tháng sau mới thôi trích khấu hao. Mà Công ty áp dụng quy định rằng: -Nếu TSCĐ tăng trong khoảng tư ngày mồng 1 đến ngày 10 trong tháng thì TSCĐ đó sẽ bắt đầu tính khấu hao cho cả tháng đó. -Nếu TSCĐ tăng sau ngày mồng 10 thì Công ty trích khấu hao bắt đầu từ nửa tháng đó. Trích số liệu sổ theo dõi chi tiết TSCĐ như sau: Nợ TK 641: 15.900.000 Nợ TK 642: 10.000.000 Có TK 214: 25.900.000 1.4-Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác: Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong quá trình bán hàng và QLDN, bao gồm: các chi phí về dịch vụ mua ngoài như tiền điện tiền nước, tiền điện thoại, tiền bốc xếp, vận chuyển thuê ngoài, chi phí thu mua tiêu thụ, phí nguồn hàng, chi phí gia công, chi phí gửi hàng, chi phí vé cầu đường, tiền thuê cửa hàng lãi suất, tiền ăn trưa, tiền tiếp khách, phí giao nhận hàng, phí khám xe định kỳ và các chi phí khác... -Khi phát sinh các chi phí dịch vụ mua ngoài vào những khoản trên Công ty chi trả bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 111 Theo nhật ký chứng từ số 1 ta có: Nợ TK 641: 82.514.000 Nợ TK 642: 87.110.000 Có TK 111: 169.624.000 Quyển số: 17 Số: 672 Nợ 641: 14.150.000 Nợ 133: 707.500 Có 111: 14.857.500 Đơn vị: ... Địa chỉ: ... Telefax: ... Phiếu chi Ngày 15 tháng 6 năm 2004 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Đức Toàn. Địa chỉ: Cửa hàng 1 Lý do chi: Thanh toán phi giao nhận vận chuyển thuê ngoài Số tiền: 14.857.500đ (Viết bằng chữ): Mười bốn triệu tám trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng. Kèm theo: 1HĐ GTGT. Chứng từ gốc: 002001 ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) -Đối với những khoản chi phí bằng tiền gửi ngân hàng thì bao gồm các khoản chi phí cho các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng như tiền điện thoại, tiền điện ánh sáng, tiền thanh toán dịch vụ vần chuyển bốc xếp thuê ngoài thanh toán qua Ngân hàng của tỉnh Hà Tây, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 112 Căn cứ nhật ký chứng từ số 2, có số liệu sau: Nợ TK 641: 8.632.000 Nợ TK 642: 7.573.000 Có TK 112: 16.205.000 VD: Có hoá đơn ngày 22/5/2004, Công ty dã vận chuyển thuê ngoài và thanh toán qua ngân hàng cho doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ vận tải: Xêri: AA/2003T Hoá đơn (GTGT) Số: 0079302 (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 22 tháng 6 năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Hà - Lào Địa chỉ: 164 Hồng Mai - Hà Nội Mã TK: 420A- 00423 MST: 0101339596 Họ tên người mua hàng: Bùi Minh Lượng Đơn vị: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126 - Quang Trung- Hà Đông -Hà Tây Số TK: 710A- 00399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0500232288 tt Tên hàng hoá,dịch vụ Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1- 2- Cước v/c kẽm thỏi từ Lào Cai về Hà Đông Cước v/c kẽm đồng Lào Cai- Đông Anh Tấn Tấn 60 30 120.952,38 142.857,14 7.257.143 4.285.714 Cộng tiền hàng: 11.542.857 Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 577.143 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.120.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu một trăm hai mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Trường hợp chi phí mua ngoài như tiền sưa chữa TSCĐ quá lớn thì Công ty sử dụng phương pháp trả trứơc, sau đó phân bổ vào các kỳ hạch toán sau, kế toán ghi kỳ này: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 142 Số liệu trong sổ cái TK 641, 642 như sau: Nợ TK 641: 8.109.000 Nợ TK 642: 15.168.600 Có TK 142: 23.277.600 * Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền phát sinh ở các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp phản ánh toàn bộ các chi phí khác phục vụ cho công tác bán hàng, công tác quản lý doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, chi phí thanh toán nghỉ phép, chi về độc hại, áp tải tiền mặt, chi phí sử dụng xe Công ty đi công tác, tiền công tác phí, nước uống, tiền ăn trưa của CBCNV, vệ sinh y tế, chữa bệnh phòng cháy chữa cháy chống độc hại và các chi phí khác,... Khi phát sinh bằng tiền khác kế toán ghi: Nợ TK 641:chi phí bán hàng Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 331... Phiếu chi Nợ 642: 3.701.000 Ngày 19 tháng 6 năm 2004 Nợ 133: 15.900 Có 111: 3.716.900 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Mai Địa chỉ: Phòng TCCB - LĐTL Lý do chi: Chi tiếp khách và tiền chuyển phát nhanh Số tiền: 3.716.900đ (Viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm mười sáu ngàn chín trăm đồng Kèm theo: 1HĐ GTGT. Chứng từ gốc: 0035210 ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nhận đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) 1.5-Các khoản chi phí về thuế, phí, lệ phí: Để thuận tiện và đơn giản hơn cho công tác kế toán, doanh nghiệp thống nhất triách một lần ( tức là khi nào cơ quan thuế thu thuế thì doanh nghiệp nộp và trích luôn khoản này vào cuối tháng). Các khoản dự phòng: Năm nay lãnh đạo Công ty họp bàn và thống nhất loại bỏ các khoản trích lập dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá đâù tư NH, DH 1.6-Chi nội bộ khác: Nội dung của các khoản chi nội bộ khác như là: chi tạm ứng chi phí cho các CH, các phòng của Công ty, chi phí khi mua hàng,... Khi các cán bộ quản lý của các CH tạm ứng một khoản tiền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, kế toán trên Công ty ghi Nợ TK 141: Tạm ứng Có TK 111, 112, ... Khi phân bổ hạch toán các khoản chi phí cảu các cửa hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641: chi phí bán hàng Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 141: Tạm ứng Khi tạm ứng người tạm ứng phải viết giấy xin tạm ứng và phải được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty thủ quỹ mới cho tạm ứng và viết phiếu chi và kế toán hạch toán như sau trên. Lấy số liệu trong sổ chi tiết TK 641 và TK 642 tháng 6/2004 như sau: Nợ TK 641: 2.000.000 Nợ TK 642: 10.951.000 Có TK 141: 12.951.000 *Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào TK 512- "Doanh thu nội bộ" Khi xe ôtô, xe cẩu... của Công ty trong cả bộ phận bán hàng và bộ phận QLDN lấy xăng dầu của Công ty làm nhiên liệu, hay nói cách khác lấy vật liệu hàng hoá của Công ty lam tiền công tác phí, nhưng vì các đơn vị hạch toán doanh thu riêng nên kế toán Công ty ghi như sau: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 512: Doanh thu nội bộ Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 512, ta có: Nợ TK 641: 5.860.000 Nợ TK 642: 2.900.000 Có TK 512: 8.760.000 Tương tự như trên, khi xuất kho hàng hoá để dùng trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 156: Hàng hoá Thực tế số liệu trong sổ chi tiết TK 156, ta có: Nợ TK 641: 4.562.000 Có TK 156: 4.562.000 Các đơn vị trực thuộc có thể tự tìm nguồn hàng và tiến hành kinh doanh. Nếu đơn vị không đủ vốn để kinh doanh lô hàng này thì thủ trưởng đơn vị có thể đề đơn lên lãnh đạo Công ty xin vay vốn kinh doanh trong đó phải kèm theo cả phương án kinh doanh để cấp trên duyệt, và sau mỗi lần kinh doanh này đơn vị phải nộp đầy đủ những giấy tờ hợp lệ lên Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 136: Phải thu nội bộ Tháng 6 có số liệu sau: Nợ TK 641: 50.338.000 Có TK 136: 50.338.000 *Chi phí lệ phí giao thông: Vì xăng dầu là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty và mặt hàng này lại có khoản lệ phí giao thông nên khi bán hàng phải thu lệ phí giao thông của khách hàng, kế toán ghi: Có số liệu tháng 6/2004 trong sổ chi tiết TK 641, TK 642: Nợ TK 641: 878.000 Nợ TK 642: 265.000 Có TK 138: 1.143.000 1.7-Chi phí tài chính: Chi phí tài chính của Công ty bao gồm chi phí lãi vay phải trả và lỗ do chênh lệch tỷ giá. Trong tháng này Công ty phải trả chi phí lãi vay là chính, dựa vao giấy thông báo trả lãi tiền vay của các ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính. Có TK 111, 112. 131, ... Nhật ký chứng từ số 7 số liệu như sau: Nợ TK 635: 81.636.000 Có TK 112(BĐ): 53.190.809 Có TK 112(ĐT): 28.446.191 1.8- Hạch toán giá vốn hàng bán: Công ty có những quy định chung về hạch toán giá vốn hàng bán cụ thể như sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 136: CP mua hàng của các đơn vị mà lô hàng đó bán thẳng Có TK 156: Giá mua hàng hoá Có TK 512: Doanh thu dịch vụ vận tải của lô hàng Có TK 111: CP vận chuyển bốc xếp cho những lô hàng bán thẳng Có TK 338: CP phát sinh đầu vào của hàng bán thẳng nhưng chưa chia Có TK 331: Hàng bán thẳng tiền còn nợ người bán Số liệu trong NKCT số 8, kế toán ghi: Nợ TK 632: 15.748.648.000 Có TK 136: 3.288.097 Có TK 156: 10.491.690.237 Có TK 512: 3.116.567 Có TK 111: 3.250.000 Có TK 338: 3.366.666 Có TK 331: 5.243.636.433 1.9- Chi phí khác: Trong Công ty chi phí khác là những chi phí như thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hơp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế, chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi ghi sổ kế toán, hàng thiếu ở các đơn vị, hàng thiếu trong kho, v.v...kế toán ghi: Nợ TK 811-Chi phí khác Có TK 156, 331, ... Số liệu trích nhật ký chứng từ số 8 như sau: Nợ TK 811: 637.900 Có TK 156: 460.900 Có TK 331: 176.000 Sổ theo dõi chi tiết TK 811 Tháng 6 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 811, ghi Có các TK TK 156 TK 331 Cộng Nợ TK 811 1. 13/6/04 Hàng thiếu ở kho hàng 460.900 460.900 2. 19/6/04 Trả tiền thừa cho bên bán 176.000 176.000 3. Cộng 636.900 2-Tổ chức hạch toán doanh thu: 2.1-Doanh thu bán vật tư, hàng hoá: Doanh thu bán hàng được kế toán tổng hợp dựa vào bảng sao kê xuất hàng hoá và được hạch toán vào TK 511-" Doanh thu bán hàng hoá" và TK 512-" Doanh thu nội bộ" Nội dung những khoản doanh thu bao gồm: Doanh thu bán xăng dầu, vật tư, thiết bị... Hàng ngày kế toán ở các đơn vị trực thuộc bán được bao nhiêu hàng hoá viết hoá đơn bán hàng và vao bảng sao kê Nhập- Xuất hàng hoá sau đó vào sổ công nợ và gửi lên Công ty để bộ phận kế toán trên Công ty căn cứ chứng từ hạch toán. Tài khoản 511- "Doanh thu nội địa" luôn được phản ánh đối ứng Nợ với TK 131- "Phải thu của khách" để theo dõi chi tiết công nợ của khách hàng được thuận lợi và để công tác hạch toán báo cáo thuế được dễ dàng hơn. Theo bảng kê số 11, có số liệu sau: Nợ TK 131: 16.629.002.000 Có TK 511: 16.629.002.000 Doanh thu của Công ty được tổng hợp từ các đơn vị trực thuộc. Muốn kinh doanh lô hàng nào đó đơn vị phải trình bày phương án kinh doanh lên Công ty để giám đốc và kế toán trưởng duyệt, nếu đồng ý thì Công ty sẽ trích trước cho đơn vị cơ sở một số tiền tạm ứng để đủ điều kiện kinh doanh lô hàng. Doanh thu nội bộ của Công ty là những doanh thu từ dịch vụ vận tải, từ tổ cẩu của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 156.2: áp giá nhập khẩu hàng nội địa Có TK 512: Doanh thu nội bộ Số liệu trong sổ cái TK 512 tháng 6/2004 như sau: Nợ TK 156.2: 22.297.000 Có TK 512: 22.297.000 Khi mua hàng phải nhận của người bán hoá đơn GTGT để về quyết toán với Công ty, mẫu hoá đơn GTGT của hàng mua về như sau: hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 2: Giao khách hàng BU/2004B Ngày 8 tháng 6 năm 2004 No:0018573 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân thép Thịnh Việt Địa chỉ: 570-Đường Láng -Hà Nội MST: 0101126601 Họ tên người mua hàng: Trần Văn Trụ Đơn vị: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126-Quang Trung- Hà Đông Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0500232088 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 F200 kg 6260 7.048 44.120.480 Cộng tiền hàng: 44.120.480 Thuế GTGT: 5% 2.206.024 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.326.504 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đ/vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht) Sau khi mua hàng về đơn vị có thể bán ngay lô hàng này và có mẫu hoá đơn của Công ty như sau: hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 3: Lưu nội bộ HN/2003B Ngày 9 tháng 6 năm 2004 No:0055528 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Địa chỉ: 126- Quang Trung- Hà Đông- Hà Tây MST: 0500232288 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tuấn Cường Đơn vị: Công ty cơ điện Đại Dương Địa chỉ: La Khê - Hà Đông -Hà Tây Hình thức thanh toán: TM+ Sec MST: 0500228027 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3=1*2 1 Thép tròn chế tạo C45 F200 kg 6260 7.652,4 47.904.024 Cộng tiền hàng: 47.904.024 Thuế GTGT: 5% 2.395.201 Tổng cộng tiền thanh toán: 50.299.225 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đ/vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu, ht) Sau khi mua bán hàng hoá kế toán đơn vị phải lập bảng sao kê Nhập - Xuất vật tư, hàng hoá để gửi lên Công ty: Sau khi bán hàng, khách hàng chuyển trả tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua Ngân hàng, nếu đơn vị cơ sở bán hàng thu tiền thì sau đó phải nộp tiền lên Công ty và kế toán viết phiếu thu Quyển số: 17 Số: 627 phiếu thu Nợ 111: 30.000.000 Ngày 15 tháng 6 năm 2004 Có 131: 30.000.000 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Định Địa chỉ: Cửa hàng 9 Nội dung: Nộp tiền bán hàng Số tiền: 30.000.000 đ (Viết bằng chữ):Ba mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: .............. Chứng từ gốc: ..........................đã nhận đủ số tiền (viết băng chữ): Thủ trưởng Kế toán Người lập Thủ quỹ Người nộp đơn vị trưởng phiếu tiền (ký,ht,đóng dấu) (ký, ht) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) 2.2-Phản ánh doanh thu hoạt động tài chính: ở Công ty doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi Ngân hàng và chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, dưa vào sổ theo dõi chi tiết TK 515-" Doanh thu hoạt động tài chính" có số liệu sau: Nợ TK 112 (HT): 229.000 Nợ TK 113 (BĐ): 782.000 Nợ TK 131 (ĐT): 360.400 Có TK 515: 1.371.400 Sổ chi tiết Tài khoản 515-"Doanh thu hoạt động tài chính" tt Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 515-ghi Nợ các TK 112(HT) 113(BĐ) 131(ĐT) Cộng Có TK 515 1. 05/6/04 Lãi TGNH Công Thương Hà Tây 229.000 229.000 2. 11/6/04 Lãi TGNH Công Thương Ba Đình 782.000 782.000 3. 15/6/04 Lãi TGNH ĐTư & phát triển NT 360.400 360.400 Cộng 1.371.400 2.3- Phản ánh thu nhập khác: Thu nhập khác của Công ty thường là trị giá hàng thưa ơ các cửa hàng, kho hàng, ngoài ra còn thu tiền bán phế liệu,....Trong tháng 6 Công ty có những khoản thu nhập khác cụ thể như sau (Trích số liệu trong sổ theo dõi chi tiết TK 711- "Thu nhập khác"). Nợ TK 156.1: 6.589.500đ Có TK 711: 6.589.500đ 3-Xác định kết quả kinh doanh: *Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 511, 512 Có TK 911 Số liệu trong NKCT số 8 ta có Nợ TK 511: 16.629.002.000 Nợ TK 512: 22.297.000 Có TK 911: 16.651.299.000 -Kết chuyển giá vốn hàng bán, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 911: 15.748.648.000 Có TK 632: 15.748.648.000 -Kết chuyển đâù tư hoạt động tài chính: Nợ TK 515: 1.371.400 Có TK 911: 1.371.400 -Kết chuyển chi phí tài chính: Nợ TK 911: 81.637.000 Có TK 515: 81.637.000 -Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN: Nợ TK 911: 670.353.622 Có TK 641: 389.733.000 Có TK 642: 280.620.622 -Kết chuyển thu nhập khác: Nợ TK 711: 6.289.500 Có TK 911: 6.289.500 -Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 911: 636.900 Có TK 811: 636.900 -Xác định lãi trong tháng: Nợ TK 911: 157.684.378 Có TK 421: 157.648.378 Phần III phương hướng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây I-Nhận xét chung về công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây mới chỉ hoạt động với mục tiêu lợi nhuận từ khi có sự chuyển đổi cơ chế quản lý tập trung sang cơ ché thị trường. Tuy cơ sở vật chất không được hiện đại nhưng với truyền thống nhiều năm xây dựng và phát triển, được sự đầu tư của Bộ Thương Mại cuàng với ự giúp đỡ của cấp trên và sự nổ lực không ngừng của toàn thể CBCNV, Công ty đã ngày càng phát triển và trình độ quản lý ngày càng được nâng cao. Công ty kinh doanh với quy mô gồm nhiều cửa hàng trực thuộc, nhiều mặt hàng kinh doanh nên công việc kế toán khá nhiều, cụ thể là phải theo dõi tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc đồng thời phải quản lý sát sao tình hình kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đó. Khối lượng công việc kế toán là lớn, mỗi nhân viên trong phòng KT-TC đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Công ty áp dụng trình tự ghi sổ theo phương pháp nhật ký cứng từ từ năm 1971 của Liên Xô cũ. nhìn chung đây là một phương pháp ghi sổ khá hiệu quả đối với Công ty, đã cung cấp đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo tạo điều kiện cho cấp trên đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Công ty đã biết khai thác khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm nhẹ khối lượng công việc, sức lao động nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ công tác kế toán vag cung cấp thông tin kế toán cho người quản lý đầy đủ chính xác kịp thời từ chi tiết nhất đến tổng hợp nhất. Tuy nhiên hình thức ghi sổ NKCT áp dụng trong Công ty cũng có nhiều hạn chế như là còn nhiều sổ phụ, bảng kê phụ vì vậy chứng từ trong Công ty vẫn chưa được cải thiện tới mức đơn giản nhất. Với hệ thống tài khoản kế toán luôn luôn đúng quy định của công tác hạch toán và quy định của Nhà nước, các TK chi tiết đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từng đối tượng cụ thể. Hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty đã đáp ứng được thông tin kế toán cho bộ máy quản lý. Về mặt tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Công ty theo quan điểm cá nhân em cho rằng Công ty có một mô hình quản lý khá tốt. Xuất phàt từ đặc điểm của ngành xăng dầu là kinh doanh những mặt hàng thiết yếu không thể thiếu được điều kiện nền kinh tế phát triển. Công ty đã xây dựng tổ chức quản lý theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán. Công ty luôn thực hiện tốt các chính sách, chế độ kế toán hiện hành và những quy định của Bộ Thương Mại. Dây cũng chính là cơ sở đẻ Công ty tổ chức chứng từ hợp lý, hợp lệ, ghi chép đầy đủ, hợp thức và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh góp phần cho hoạt động của Công ty được phản ánh chính xác để từ đó có thể giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh có hiệu quả cao. Ngoài ra, Công ty đã bắt đàu hoà nhập vào cùng dòng chảy của sự phát triển về khoa học kỹ thuật đó là Công ty đã bắt đầu đưa hệ thống kế toán máy vào sử dụng từ 1/8/2004 vưa qua. Nư vậy công tác kế toán sẽ đỡ vất vả hơn, thông tin mà lãnh đạo nhận được sẽ nhanh hơn, hiệu quả chính xác hơn. Nhưng ở Công ty hiện nay vân chưa hệ thống hoá được công tác hạch toán kế toán giữa Công ty với các đơn vị cơ sở. Tóm lại, việc quản lý và giám sát chi phí kinh doanh tại văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc còn nhiều hạn chế do việc triển khai kinh doanh tại các cửa hàng còn nhiều điều chưa hợp lý. Đó là do hiện nay Công ty kinh doanh đa dạng nhiều mặt hàng nên việc quản lý chi phí kinh doanh có những điểm chưa đồng bộ, đôi khi gây khó khăn cho việc hạch toán chi phí. Cụ thể ở đây Công ty hạch toán 2 TK 141 và 136 có nội dung tương tự nhau là chi phí tạm cho các đơn vị nhưng vẫn phải hạch toán thành 2 khoản mục chi phí. Còn về chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm là một trong những khoản mục chi phí có thể làm lợi cho doanh nghiệp nhiều hơn là có hại. Bởi lẽ đơn giản là khi Công ty quảng cáo thì có thể nhiều người biết đến Công ty hơn là về sản phẩm, vật tư, hàng hoá của Công ty và như thế lượng hàng hoá bán ra có thể sẽ tăng lên, tuy nhiên khoản mục chi phí này của Công ty còn rất thấp. II-Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây: Theo quy luật tự nhiên một doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải có sự quản lý và tất yếu sẽ phát sinh chi phí.Có thể nói sự hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn với chi phí, nó chỉ khác nhau là chi phí lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp.... phụ thuộc vào quy mô loại hình, ngành nghề kinh doanh , khả năng quản lý và muốn biết hiệu quả kinh doanh có cao hay không, kết quả kinh doanh thế nào thì bộ phận kế toán phải đảm đương được công việc này. Chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí tài chính là 3 chỉ tiêu vô cùng quan trọng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời nó ảnh hưởng trực tiếp đến lãi ròng, do đó tác động trực tiếp đến quyết định của những người quan tâm. Theo tâm lý chung bất kỳ đối tuêọng nào quan tâm đến doanh nghiệp cũng đều chú ý đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Các nhà quan tâm dựa vào sự phân tích Báo cáo kết quả kinh doanh để đưa ra quyết định của mình. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra là Báo cáo kết quả kinh doanh phải được lập ra một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của đơn vị phải quản lý tốt các loại chi phí và hạch toán hợp lý, đúng đắn, chính xác. Hiện nay, xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, các nước giao lưu kinh tế với nhau ngày càng được mở rộng, đặc biệt vào năm 2006 chúng ta gia nhập AFTA thì sự cạnh tranh trong nền kinh tế sẽ trở nên vô cùng gay gắt. Hơn nữa, nhà nước sẽ xoá bỏ sự ưu đãi và quốc hữu hoá đối với doanh nghiệp hoật động kém hiệu quả. Do đó một trong những vấn đề có tác động mạnh mẽ tới quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại trên thương trường của doanh nghiệp là việc hoàn thiện kế toán, hoàn thiện hạch toán tất cả các phần hành nói chung, hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và những khoản mục liên quan để xác định kết quả kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời, nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý tài chính là vô cung cần thiết. Với những kiến thức đã được học ở trường cũng như việc tiếp cận công tác hạch toán tại Công ty, em mạnh dạn đưa ra một số đề suất nho nhỏ hy vọng rằng nó có thể góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Thứ nhất: Mở rộng lưu chuyển hàng hoá, phát triển mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá, cải tiến phương thức bán hàng tối ưu hoá quá trình dự trữ lưu thông để tránh ứ đọng hàng hoá. Phát triển kinh doanh mới có thể tạo được mũi nhọn có đủ tầm, đủ sức cạnh tranh nhưng trong tình điều kiện nền kinh tế còn chưa phát triển cao, chưa ổn định thì việc chuyên doanh dễ dẫn đến tình trạng ách tắc, lãng phí kém hiệu quả. Vì vậy, chuyên doanh cần kết hợp với đa dạng hoá các mặt hàng. Đa dạng hoá kinh doanh là khai thác và phát huy tới mức cao nhất khả năng có thể có của ngành hàng mà mà Công ty kinh doanh. Mở rộng và phát triển các mặt hàng để đồng bộ hoá với việc sản xuất một sản phẩm. Mở rộng mặt hàng kinh doanh không chỉ trong lĩnh vực vật tư mà cả hàng hoá tiêu dùng tạo nên một thị trường tổng hợp, phong phú các mặt hàng, chủng loại, quy cách để thuận lợi cho người tiêu dùng, kích thích sự mua bán của khách hàng nhằm tăng khối lượng hàng hoá kinh doanh để thu được nhiều lơị nhuận. Mở rộng phương thức kinh doanh và hoạt động kinh doanh không chỉ có mua bán mà còn tham gia liên kết và sản xuất, đầu tư vào sản xuất nhằm đi tới độc quyền kinh doanh ở những mặt hàng thiết yếu, đồng thời hết sức chú ý tới kinh doanh dịch vụ. Thứ hai: Cải tiến công tác vận chuyển vật tư hàng hoá để giảm chi phí. Muốn vậy Công ty phải nghiên cứu sử dụng phương tiện hợp lý, ngoài ra phải xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận chuyển. Thứ ba: Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các chi phí gián tiếp, muốn làm được Công ty phải xây dựng mức chi phí hợp lý và khoa học trên cơ sở từng loại hàng kinh doanh, giảm tối đa các lao động gián tiếp không cần thiết bằng cách chuyển sang lao động trực tiếp. Hệ thống tổ chức của Công ty hiện nay chỉ có thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt còn khi nội dung kinh tế thay đổi thì hình thức tổ chức kinh tế cũng thay đổi theo. Trong năm nay, Công ty cổ phần hóa tức là tức là quy mô kinh doanh của công ty thay đổi thì hệ thông tổ chức này phải đựơc cải thiện cải tiến cho phù hợp hơn với tinh hình của Công ty. Như vạy để hệ thống tổ chức kinh doanh của Công ty được hơp lý hơn, Công ty cần giảm bớt lao động gián tiếp đến mức thấp nhất, tăng cường lao động trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh. Bộ phận quản lý thì cần giữ nguyên mô hình song cần tăng cường khả năng hoạt động của nó. Các phồng ban cần được tổ chức gọn nhẹ hơn. Thứ tư: Tổ chức khoa học hợp lý kế toán chi phí trên cơ sở thực hiện quyền tự chủ về tài chính qua đó chủ động mở rộng mạng lưới kinh doanh theo hướng tích cực, chủ động khai thác nguồn hàng, liên doanh, liên kết vào một số hoạt động khác trên cơ sở đảm bảo lợi ích của Nhà nước và của doanh nghiệp. Thứ năm: áp dụng khoán chi phí bán hàng sẽ là một giải pháp cơ bản cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiưêụ quả sử dụng vốn. Tác dụng của cơ chế khoán có liên quan chặt chẽ với việc lựa chọn mục tiêu lợi nhuận. Tính hiệu quả của nó là ở chỗ gắn lợi ích và trách nhiệm của cá nhân với nhau. Việc sử dụng chế độ khoán như thế nào cho phù hơpự với đặc điểm tình hình của Công ty cũng là vấn đề cần lưu tâm> Cụ thẻ là việc giao khoán cần có khoa học. Công ty không nên khoấn trắng mà nên chỉ đạo sát sao và nên hỗ trợ cho các đơn vị các cá nhân đó. Với cơ chế khoán có ảnh hưởn truạc tiếp đến lơị ích của người lao động nhất định sẽ phát huy được tính năng động, tính sáng tạo của cá nhân người lao động và tập thể. Việc áp dụng cơ chế khoán này về thực chất là thực hiện một chế độ phân phối theo kết quả kinh doanh theo đúng phương châm:” ai làm nhiều hưởng nhiều, ai làm ít hưởng ít, ai không làm không hưởng”. Kết luận Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt, các doanh nghiệp thương mại luôn tìm mọi cách chi phí tới mức có thể: Để làm được điều đó cần có sự tổ chức kế toán hiệu quả. Đảm bảo không có sự chi sai, chi không cần thiết nhằm tiết kiệm chi phí một cách tối đa nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chỉ có kế toán mới tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí trên cơ sở phân tích các số liệu kế toán, mối quan hệ giữa chi phí –doanh thu và kết quả kinh doanh đạt được nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý. Trong chừng mực nhát định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân, chuyên đề đã phản ánh đựơc những nội dung cơ bản về hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh như sau: Về lý luận: Đã trình bày khái quát và có hệ thống các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Về thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây, đã đề xuất những phương hướng cơ bản cũng như biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác hạch toán. Hạch toán tập hợp chi phí đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng bởi đây là hai chỉ tiêu chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định lỗ, lãi của Công ty hay nói cách khác nó có ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. Để góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán cùng với tiết kiệm, hạ thấp và sử dụng hiệu quả chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong thời gian thực tập tại Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây, trên cơ sở những kiến thức đã học ở trường, đựoc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo và đặc biệt là thầy Nguyễn Văn Tứ cùng các cô, các anh, các chị trong phòng kế toán em đã đi sâu nghiên cứu đề tài và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện hơn tình hình thực tiễn của Công ty. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian thực tập và kiến thức có hạn nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mông nhận được sự giúp đỡ, góp ý của các Thầy Cô giáo đẻ nhận thức của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa kế toán cùng các cô, các anh chị, CBCNV trong Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây, thầy giáo hướng dẫn thực tập đã giúp em hoàn thành đựoc chuyên đề này. Hà Tây, ngày 30 tháng 8 năm 2004. SV: Nguyễn Thị Hương ._.