Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cơ khí - Điện thuỷ Lợi

nh. Là một khâu của hạch toán kế toán, công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp giữ vai trò hết sức quan trọng. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là các chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, lao động, cũng như trình độ tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của các doanh nghiệp, là thước đo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc kế toán chi phí sản xuất kinh doanh không chỉ dừng lại ở chỗ tính đúng, tính đủ mà còn phải tính đến việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị doanh nghiệp. Mặt khác, việc quản lý chi phí và giá thành một cách hợp lý còn có tác dụng tiết kiệm các nguồn lực cho doanh nghiệp tích lũy, góp phần cải thiện đời sống công nhân viên. Chính vì vậy, để phát huy tốt chức năng của mình, việc tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần phải được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của doanh nghiệp. Với những kiến thức đã tiếp thu được ở nhà trường và qua quá trình thực tập tại Công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Được sự hướng dẫn của thầy giáo Dương Nhạc em đã chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi " làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, bố cục luận văn gồm các nội dung sau: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi. Chương 3: Một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi. Do trình độ còn hạn chế, thời gian tiếp cận thực tế chưa nhiều nên luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, của cán bộ phòng kế toán Công ty để em có thêm kiến thức cho mình, phục vụ tốt cho quá trình công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm I. Lý luận chung về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm 1. Chi phí sản xuất 1.1. Khái niệm chi phí sản xuất : Trong điều kiện nền kinh tế sản xuất hàng hoá, quản lý theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, các doanh nghiệp phải tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm hữu ích để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, đồng thời phải tự trang trải những chi phí đã chi ra trong sản xuất sản phẩm và nâng cao doanh lợi, đảm bảo thực hiện tái sản xuất mở rộng. Những chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra trong quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí về lao động, vật tư, tiền vốn…được gọi là chi phí sản xuất. Như vậy, chi phí sản xuất là toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải chi ra cho quá trình sản xuất trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng tiền. 1.2.Kết cấu, nội dung chi phí sản xuất. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, cac doanh nghiệp sản xuất không chỉ đơn thuần thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn thực hiện các hoạt động dịch vụ thương mại khác (như mua bán hàng hóa, xúc tiến thương mại...). Như vậy, khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì các doanh nghiệp này phải bỏ ra những chi phí nhất định, bao gồm: Chi phí sản xuất sản phẩm gồm có: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào chế tạo sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. + Chi phí nhân công trực tiếp: Là các khoản trả cho người lao động trực tiếp sản xuất như tiền công, tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp sản xuất. + Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng như tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên phân xưởng. Chi phí bán hàng: Gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị đóng gói, vận chuyển, bảo quản..., khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu bao bì, dụng cụ, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí quảng cáo... Chi phí quản lý doanh nghiệp: Gồm các khoản chi cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, các chi phí liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp như chi phí về lao động nhỏ, khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ máy quản lý- điều hành doanh nghiệp, các chi phí phát sinh ở phạm vi toàn doanh nghiệp như chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, lãi vay vốn kinh doanh, vốn đầu tư tài sản cố định, dự phòng... Như vậy, chi phí sản xuất kinh doanh là tổng hợp từ ba chi phí bộ phận là: Chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được khái quát theo công thức sau: CPSXKD = CPSXSP + CPBH + CPQLDN Trong đó: CPSXKD : Là chi phí sản xuất kinh doanh CPSXSP : Là chi phí sản xuất sản phẩm CPBH : Là chi phí bán hàng CPQLDN: Là chi phí quản lý doanh nghiệp Do hoạt động chính của doanh nghiệp là sản xuất sản phẩm hàng hóa nên chi phí sản xuất sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tỷ trọng giữa các yếu tố chi phí trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh là không giống nhau giữa các doanh nghiệp và ngay cả trong bản thân doanh nghiệp. Sở dĩ có sự khác nhau này là do đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và của cả ngay doanh nghiệp đó trong các giai đoạn sản xuất khác nhau thì kết cấu về chi phí cũng thay đổi. Tỷ trọng chi phí này còn phụ thuộc vào trình độ kỹ thuật của doanh nghiệp, điều kiện tự nhiên, loại hình sản xuất, trình độ tổ chức quản lý của mỗi doanh nghiệp. Việc nghiên cứu kết cấu chi phí sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng, không những cho ta biết tỷ trọng các loại chi phí trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh mà còn biết được đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trình độ công nghệ, trình độ quản lý của doanh nghiệp. Kết cấu chi phí sản xuất kinh doanh còn là tiền đề để kiểm tra giá thành sản phẩm, xác định phương hướng cụ thể cho việc phấn đấu hạ giá thành, mà làm được điều đó thì doanh nghiệp phải biết tiết kiệm bất kỳ một loại chi phí nào. 1.3. Phân loại chi phí sản xuất : Chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau cả về nội dung, công dụng và vai trò của nó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó nhất thiết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo những tiêu thức khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán chi phí sản xuất. Tùy theo mục đích và yêu cầu khác nhau của công tác quản lý, chi phí sản xuất có thể được phân loại theo một số cách sau: 1.3.1. Phân loại chi phí sản xuất theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ được chia thành các yếu tố chi phí sau: * Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm toàn bộ chi phí về các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sử dụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ. * Chi phí nhân công: Bao gồm toàn bộ số tiền công phải trả, tiền trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn của công nhân và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. * Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao các tài sản sử dụng cho sản xuất của doanh nghiệp. * Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua từ bên ngoài như : tiền điện, nước, tiền bưu phí…phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. * Chi phí khác bằng tiền: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền chi cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ, ngoài các yếu tố chi phí đã kể trên. Cách phân loại này cho phép hiểu rõ cơ cấu, tỷ trọng của từng yếu tố chi phí sản xuất, là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố… 1.3.2. Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được chia ra làm các khoản mục chi phí sau: * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng vào mục đích trực tiếp sản xuất sản phẩm. * Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm chi phí về tiền công, tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất. * Chi phí sản xuất chung: Bao gồm những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các phân xưởng, đội sản xuất ngoài 2 khoản mục chi phí trực tiếp đã nêu trên. Chi phí sản xuất chung được mở chi tiết để kế toán có thể quản lý theo từng yếu tố chi phí. Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, làm cơ sở để lập định mức chi phí sản xuất và lập kế hoạch giá thành sản phẩm cho kỳ sau. Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý chi phí của doanh nghiệp chi phí sản xuất có thể được phân loại theo một số tiêu thức khác như: phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng hoạt động, theo đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính, theo nội dung cấu thành chi phí … 2. Giá thành sản phẩm . 2.1. Giá thành sản phẩm - Khái niệm và bản chất. Giá thành sản phẩm ( công việc, lao vụ ) là chi phí sản xuất tính cho một khối lượng hoặc một đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ ) do doanh nghiệp sản xuất đã hoàn thành. Giá thành sản phẩm là bộ phận chủ yếu cấu tạo nên giá trị của sản phẩm mà giá trị của sản phẩm là cơ sở để xác định giá cả hàng hóa. Sản phẩm hàng hóa nào mà hao phí lao động để sản xuất ra nó nhiều thì giá trị của nó lớn và do vậy giá cả trên thị trường của nó cao và ngược lại. Như vậy, giá thành sản phẩm chính là xuất phát điểm để xác định giá trị sản phẩm và giá cả sản phẩm trên thị trường. Để bù đắp những hao phí lao động mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong kỳ để sản xuất sản phẩm và có lãi thì sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra phải được bán cao hơn với giá thành của nó. Điều đó có nghĩa là giá thành phải là lượng chi phí tối thiểu của giá cả sản phẩm, hàng hóa trên thị trường. Để xác định được giá thành sản phẩm, doanh nghiệp phải tập hợp được toàn bộ chi phí sản xuất chi ra trong kỳ có liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Do đó, chi phí sản xuất là cơ sở để hình thành nên giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm là một trong những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý trong doanh nghiệp. 2.2. Phân loại giá thành sản phẩm: Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, hạch toán, lập kế hoạch giá thành và xây dựng giá bán sản phẩm, người ta thường tiến hành phân loại giá thành sản phẩm theo nhiều tiêu thức khác nhau. Sau đây là 2 cách phân loại chủ yếu: 2.2.1. Phân loại giá thành theo cơ sở số liệu và thời điểm tính giá thành. Theo tiêu thức này, giá thành sản phẩm được chia thành 3 loại : - Giá thành kế hoạch: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản lượng kế hoạch. - Giá thành định mức: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm. - Giá thành thực tế: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kỳ. 2.2.2. Phân loại giá thành theo phạm vi và các chi phí cấu thành. Theo tiêu thức này, giá thành sản phẩm được chia thành 2 loại sau: - Giá thành sản xuất hay còn gọi là giá thành công xưởng: Là giá thành sản phẩm bao gồm các chi phí sản xuất như : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung tính cho sản phẩm, công việc hay lao vụ đã hoàn thành. Giá thành này được sử dụng để hạch toán thành phẩm nhập kho và giá vốn hàng bán ( nếu xuất bán thẳng không qua kho ), là căn cứ xác định giá vốn hàng bán và mức lãi gộp trong kỳ ở doanh nghiệp. - Giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ: Là giá thành bao gồm cả giá thành sản xuất và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm tiêu thụ. Giá thành toàn bộ của sản phẩm tiêu thụ chỉ xác định và tính toán khi sản phẩm, công việc hay lao vụ được xác định là tiêu thụ. Chỉ tiêu này là căn cứ để tính toán, xác định mức lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp. Như vậy, việc phân loại giá thành sản phẩm theo các góc độ xem xét trên đều nhằm phục vụ các mục đích khác nhau của công tác quản lý và kế hoạch hoá giá thành, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm của doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh, tránh tình trạng lãi giả lỗ thật trong sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. 3. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai mặt của quá trình sản xuất, một bên là các yếu tố chi phí "đầu vào" và một bên là kết quả sản xuất ở "đầu ra"cho nên chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có mối quan hệ mật thiết với nhau, có nguồn gốc giống nhau nhưng cũng có những điểm khác nhau về phạm vi và hình thái biểu hiện: - Chi phí sản xuất được tính trong phạm vi, giới hạn của từng kỳ nhất định (tháng, quý, năm ) và chi phí sản xuất trong từng kỳ kế toán thường có liên quan đến hai bộ phận khác nhau: sản phẩm đã hoàn thành trong kỳ và sản phẩm dở dang cuối kỳ. - Giá thành sản phẩm chỉ tính cho sản phẩm đã hoàn thành trong kỳ và chỉ tiêu này thường bao gồm hai bộ phận: chi phí sản xuất kỳ trước chuyển sang kỳ này và một phần chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ này (sau khi đã trừ đi giá trị sản phẩm dở cuối kỳ). Sự khác nhau giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có thể minh họa bằng hình vẽ sau: Sơ đồ 01: Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. A B C D Trong đó: AB : chi phí sản xuất kỳ trước chuyển sang BD : chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ CD : chi phí sản xuất chuyển sang kỳ sau . AC : giá thành của những sản phẩm hoàn thành trong kỳ Như vậy, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ là BD, còn giá thành của những sản phẩm hoàn thành trong kỳ là: AC = AB + BD - CD. 4. Vai trò và yêu cầu cơ bản của quản lý, hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm . Chi phí sản xuất gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động trong các hoạt động sản xuất sản phẩm. Quản lý chi phí sản xuất thực chất là quản lý việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả các loại tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Mặt khác, chi phí sản xuất là cơ sở cấu thành nên giá thành sản phẩm do đó tiết kiệm chi phí sản xuất là một trong những biện pháp để hạ giá thành sản phẩm. Yêu cầu của công tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí sản xuất và giá thành nói riêng đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách chính xác. Kế toán chính xác chi phí sản xuất phát sinh đòi hỏi phải tổ chức việc ghi chép, tính toán và phản ánh từng loại chi phí phát sinh theo từng địa điểm cũng như theo từng đối tượng gánh chịu chi phí. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn quản lý tốt giá thành sản phẩm cần phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành các loại sản phẩm doanh nghiệp sản xuất ra. Muốn vậy phải xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, vận dụng đúng phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành, phương pháp kế toán hàng tồn kho …Việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm trên cơ sở chi phí sản xuất chính xác giúp cho việc phản ánh đúng đắn tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp, xác định đúng kết quả kinh doanh góp phần quan trọng và thiết thực trong việc tăng cường,cải tiến công tác quản lý, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. 5. Nhiệm vụ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu quản lý và tầm quan trọng của quản lý, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp để xác định đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành, tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã lựa chọn. - Tổ chức tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất đã xác định, theo các yếu tố chi phí và khoản mục giá thành, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố, định kỳ tổ chức phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp. - Tổ chức kiểm kê và đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành sản phẩm và hạch toán giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ một cách đầy đủ, chính xác. II. Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất. 1. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất Việc xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên cần thiết của công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất của doanh nghiệp phát sinh luôn gắn liền với nơi diễn ra hoạt động sản xuất và với sản phẩm được sản xuất. Do đó, kế toán cần xác định được đối tượng tập hợp chi phí trên cơ sở đó thực hiện việc tập hợp chi phí sản xuất, kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm. Như vậy, đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi, giới hạn để tập hợp chi phí sản xuất nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm. Đối tượng tập hợp chi phí có thể xác định là từng phân xưởng, từng đội sản xuất ( theo nơi phát sinh chi phí ) hoặc sản phẩm, công việc, công trình, hạng mục công trình, từng đơn đặt hàng (theo nơi gánh chịu chi phí ). 2. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Tuỳ thuộc vào khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kế toán sẽ áp dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất cho phù hợp. 2.1. Phương pháp tập hợp trực tiếp. Đối với những chi phí có quan hệ trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng tập hợp chi phí đó. Phương pháp này đòi hỏi phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu theo đúng các đối tượng chịu chi phí, từ đó tập hợp số liệu từ các chứng từ kế toán trực tiếp theo từng đối tượng riêng biệt trên sổ (thẻ ) chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh khác nhau. 2.2. Phương pháp phân bổ gián tiếp. Phương pháp phân bổ gián tiếp được áp dụng khi một loại chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất, không thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng được. Để tập hợp chi phí theo phương pháp này, kế toán phải lựa chọn tiêu chuẩn hợp lý để tiến hành phân bổ chi phí cho các đối tượng liên quan theo công thức : ồ C Ci = n ´ Ti ồTi i=1 Trong đó: Ci : Chi phí sản xuất phân bổ cho đối tượng i ồC : Tổng chi phí sản xuất đã tập hợp cần phân bổ n ồTi : Tổng đại lượng của tiêu chuẩn dùng để phân bổ i=1 Ti : Đại lượng tiêu chuẩn dùng để phân bổ của đối tượng i 3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất trong trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm. Thông thường, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí thì kế toán hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó. Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng có liên quan đến nhiều đối tượng không thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng được thì áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí đã chi ra. Tiêu chuẩn phân bổ có thể lựa chọn là: chi phí định mức, chi phí kế hoạch, chi phí nguyên vật liệu chính, khối lượng sản phẩm sản xuất… Chi phí thực tế nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ được tính vào giá thành sản phẩm phụ thuộc vào các yếu tố sau: Trị giá nguyên vật liệu trực tiếp xuất và đưa vào sản xuất trong kỳ, trị giá nguyên vật liệu còn lại đầu kỳ ở các phân xưởng, địa điểm sản xuất, trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ sử dụng không hết nhập lại kho hoặc để lại tại các địa điểm sản xuất sử dụng cho kỳ sau, trị giá phế liệu thu hồi ( nếu có ). Để tập hợp và kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí ở từng phân xưởng, bộ phận sản xuất… Sơ đồ 02: Sơ đồ kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 152 TK 621 TK 152 Trị giá NVL xuất dùng Vật liệu không dùng hết trực tiếp sản xuất trong kỳ nhập kho hoặc k.c kỳ sau TK 111,112,331,141 Tổng giá Giá mua vật TK 154 thanh toán liệu dùng cho SX Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp TK 133 Thuế GTGT 3.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo số lương của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Chi phí nhân công trực tiếp thường được tính trực tiếp vào từng đối tượng chịu chi phí có liên quan. Trường hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất nhưng có liên quan đến nhiều đối tượng mà không hạch toán trực tiếp được thì phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí đã tập hợp được cho từng đối tượng có liên quan. Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo tỉ lệ nhà nước quy định. Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp. Việc tính toán, phân bổ chi phí nhân công trực tiếp có thể được phản ánh ở bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà TK 622 có thể mở các chi tiết cần thiết. Sơ đồ 03 : Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất TK 338 Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Các khoản trích theo lg công nhân sản xuất TK 335 Trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX 3.3. Kế toán chi phí sản xuất chung : Chi phí sản xuất chung là những chi phí có liên quan đến việc tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất ngoài hai khoản chi phí trực tiếp trên, chi phí sản xuất chung bao gồm : Tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, CCDC, khấu hao TSCĐ dùng tại phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Chi phí sản xuất chung phải được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh chi phí . Nếu doanh nghiệp có nhiều phân xưởng sản xuất, nhiều đội sản xuất thì phải mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất chung cho từng phân xưởng, từng đội sản xuất . Trường hợp một phân xưởng, đội sản xuất trong kỳ có sản xuất nhiều loại sản phẩm ,nhiều công việc thì phải tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm, công việc có liên quan. Tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 627 - Chi phí sản xuất chung. TK 627 có 6 TK cấp 2 nhằm giúp tập hợp chi phí theo yếu tố. TK 6271 : Chi phí nhân viên phân xưởng . TK 6274 : Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6272 : Chi phí vật liệu . TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6273 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng QL. TK 6278 : Chi phí khác bằng tiền Sơ đồ 04 : Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất chung TK 334,338 TK 627 TK 154 Chi phí nhân viên quản lý TK152 K.chuyển hoặc phân bổ Chi phí vật liệu chi phí sản xuất chung TK 153,142 Chi phí dụng cụ quản lý TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111,112,331,141 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền 3.4. Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp. Chi phí sản xuất sau khi tập hợp riêng từng khoản mục được kết chuyển sang TK 154 mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí để tính giá thành thực tế của những sản phẩm, công việc hay lao vụ đã hoàn thành trong kỳ. Sơ đồ 05 : Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất toàn DN( Phương pháp KKTX) TK 621 TK 154 TK 152,138,821 K.chuyển chi phí Các khoản giảm giá thành nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 TK 155 K.chuyển chi phí Giá thành sản xuất nhân công trực tiếp thành phẩm nhập kho TK 157 TK 627 Giá thành sản xuất sản phẩm K.chuyển chi phí gửi bán không qua kho sản xuất chung TK 632 Giá thành sản xuất sản phẩm bán ngay không qua kho 4. Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn thành, đang trong quá trình sản xuất trên các giai đoạn của quy trình công nghệ hoặc đã hoàn thành một vài quy trình chế biến nhưng vẫn còn phải gia công chế biến tiếp mới trở thành thành phẩm. Chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong một kỳ có liên quan cả sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cuối kỳ. Do đó để tính được giá thành sản phẩm, kế toán phải tổ chức đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Tuỳ theo đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ và đặc điểm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang sau : - Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Đánh giá sản phẩm dở theo khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương. - Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí sản xuất định mức. III. Tổ chức kế toán tính giá thành sản phẩm : 1. Đối tượng tính giá thành - Mối quan hệ giữa đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành : Đối tượng tính giá thành là các loại sản phẩm, công việc, lao vụ do doanh nghiệp sản xuất ra cần phải tính được tổng giá thành và giá thành đơn vị. Xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành là công việc có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ công việc tính giá thành sản phẩm. Bộ phận kế toán giá thành phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, các loại sản phẩm và lao vụ mà doanh nghiệp sản xuất, tính chất sản xuất và cung cấp sử dụng của chúng để xác định đối tượng tính giá thành cho thích hợp. Mối quan hệ giữa đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối quan hệ rất mật thiết. Xác định hợp lý đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là tiền đề, là điều kiện để tính giá thành theo các đối tượng tính giá thành trong doanh nghiệp. Trên thực tế, một đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và một đối tượng tính giá thành có thể trùng nhau hoặc một đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất lại bao gồm nhiều đối tượng tính giá thành và ngược lại. Nghiên cứu mối quan hệ giữa đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành là vấn đề có ý nghĩa lớn trong việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý chi phí và quản lý giá thành sản phẩm. 2. Kỳ tính giá thành. Kỳ tính giá thành là thời kỳ mà bộ phận kế toán giá thành cần tiến hành công việc tính giá thành cho các đối tượng tính giá thành. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, kỳ tính giá thành có thể được xác định là tháng, quý hay năm. Xác định kỳ tính giá thành cho từng đối tượng tính giá thành thích hợp sẽ giúp cho tổ chức công việc tính giá thành sản phẩm được khoa học hợp lý, đảm bảo cung cấp số liệu thông tin về giá thành thực tế của sản phẩm, lao vụ kịp thời, trung thực, phát huy được vai trò kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. Mỗi đối tượng tính giá thành phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm và chu kỳ sản xuất của chúng để xác định cho thích hợp. 3. Phương pháp tính giá thành. Có nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau, tuỳ theo điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp một số phương pháp cho thích hợp. Sau đây là một số phương pháp chủ yếu: 3.1. Phương pháp tính giá thành phân bước : 3.1.1. Phương pháp tính giá thành phân bước có tính giá thành nửa thành phẩm: Phương pháp này áp dụng thích hợp đối với các doanh nghiệp xác định đối tượng tính giá thành là nửa thành phẩm và thành phẩm. Kế toán giá thành căn cứ vào chi phí sản xuất đã tập hợp được theo từng giai đoạn sản xuất, tính tổng giá thành và giá thành đơn vị nửa thành phẩm của giai đoạn sản xuất trước và kết chuyển sang giai đoạn sau một cách tuần tự để tính tiếp tổng giá thành và giá thành đơn vị của thành phẩm. Có thể biểu hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 07: Sơ đồ kết chuyển chi phí tuần tự để tính giá thành Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn n Giá thành NTP giai đoạn n-1 chuyển sang Giá thành NTP giai đoạn 1 chuyển sang Chi phí NVL chính (bỏ vào 1 lần từ đầu) + + + Chi phí sản xuất khác ở giai đoạn n Chi phí sản xuất khác ở giai đoạn 2 Chi phí sản xuất khác ở giai đoạn 1 Tổng giá thành và giá thành đơn vị của thành phẩm Tổng giá thành và giá thành đơn vị NTP giai đoạn 2 Tổng giá thành và giá thành đơn vị NTP giai đoạn 1 3.1.2. Phương pháp tính giá thành phân bước không tính giá thành NTP Phương pháp này áp dụng thích hợp trong trường hợp xác định đối tượng tính giá thành chỉ là thành phẩm hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng. Kế toán giá thành căn cứ vào chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ theo từng giai đoạn sản xuất, tính toán phần chi phí sản xuất của từng giai đoạn đó nằm trong giá thành của thành phẩm theo từng khoản mục chi phí quy định. Chi phí sản xuất của từng giai đoạn nằm trong giá thành thành phẩm đã tính, được kết chuyển song song từng khoản mục để tính ra tổng giá thành thành phẩm. Sơ đồ 08: Sơ đồ kết chuyển chi phí song song Chi phí nguyên vật liệu chính tính cho thành phẩm Tổng giá thành thành phẩm Chi phí chế biến giai đoạn 1 tính cho thành phẩm Chi phí chế biến giai đoạn 2 tính cho thành phẩm ………………… Chi phí chế biến giai đoạn n tính cho thành phẩm 3.2.._. Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng. Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng áp dụng thích hợp với những sản phẩm sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt nhỏ. Kế toán phải mở sổ chi tiết tính giá thành cho từng đơn đặt hàng, chi phí sản xuất phát sinh từng kỳ ở từng bộ phận liên quan đến đơn đặt hàng nào thì phản ánh trực tiếp vào sổ chi tiết tính giá thành của đơn đặt hàng đó và ghi vào các bảng tính giá thành có liên quan. Khi nhận được chứng từ xác nhận đơn đặt hàng đã sản xuất hoàn thành kế toán mới tính giá thành sản xuất cho ĐĐH đó. Cuối kỳ hạch toán, nếu đơn đặt hàng chưa hoàn thành thì toàn bộ chi phí sản xuất tập hợp được cho đơn đặt hàng chính là chi phí sản xuất dở dang của ĐĐHđó. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác như: phương pháp tính giá thành theo hệ số, theo tỷ lệ, theo giá thành định mức… IV. Hệ thống sổ kế toán Để phục vụ cho việc nghiên cứu thực trạng kế toán tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi, luận văn này chỉ đề cập đến hệ thống sổ theo hình thức tổ chức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng - hình thức Chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày : : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Chương 2 thực trạng công tác tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. I. giới thiệu chung về công ty cơ khí - điện thủy lợi 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. Tên doanh nghiệp: Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Địa chỉ : Km 10- Quốc lộ 1A - Thanh trì - Hà nội. Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi là nhà máy chuyên ngành của Bộ Thuỷ lợi (nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ). Tiền thân của công ty là tập đoàn thương binh 19- 8 thuộc Tổng đội công trình trực thuộc Bộ Thuỷ lợi, đặt trụ sở tại Kim Mã từ năm1958. Năm 1964, xưởng Kim Mã được chuyển địa điểm về xã Tứ Hiệp, huyện Thanh Trì, Hà Nội lấy tên là Nhà máy Cơ khí Thuỷ lợi. Để phù hợp với xu thế phát triển theo cơ chế mới ngày 6/9/1995 Bộ trưởng Nguyễn Cảnh Dinh đã ký quyết định số 78- QĐ/TCCB đổi tên nhà máy Cơ khí Thuỷ lợi thành Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi trực thuộc Bộ Thuỷ lợi nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Nhiệm vụ hiện nay của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi là: - Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, sửa chữa thiết bị cơ khí và điện cho các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, nông nghiệp và chế biến nông lâm hải sản, lặn khảo sát, thi công, sửa chữa các công trình xây dựng dưới nước. - Xử lý và tráng phủ chống ăn mòn kim loại, kiểm tra thông số kỹ thuật máy bơm nước, thiết bị điện, kiểm tra mối hàn bằng siêu âm. - Kinh doanh thiết bị phụ tùng máy nông nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ điện. - Gia công, xây lắp nền móng, khung nhà và bao che công trình công nghiệp, gia công lắp đặt thiết bị công nghệ. Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập hoạt động trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực cơ khí chế tạo. Song với sự nỗ lực của Ban lãnh đạo cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên, sản xuất kinh doanh của công ty đã không ngừng phát triển, không những bảo toàn được số vốn được giao mà còn có sự tăng trưởng. Hơn 40 năm qua hầu như năm nào công ty cũng hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao, đời sống cán bộ công nhân viên cũng không ngừng được cải thiện, công ty luôn làm ăn có lãi và luôn làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Sau đây là một số chỉ tiêu mà công ty đã đạt được trong 3 năm qua. Một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh quá trình phát triển của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 3 năm qua. Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1. Doanh thu bán hàng 37.158.668.565 24.285.588.105 55.947.695.453 2. Lợi nhuận trước thuế từ hoạt động kinh doanh 986.368.045 949.866.250 989.994.425 3. Các khoản nộp ngân sách 1.139.174.445 1.690.291.445 3.065.556.637 4. Thu nhập bình quân 1.036.236 1.249.512 1.536.668 5. Nguồn vốn kinh doanh 6.812.300.533 6.812.300.533 7.244.179.533 - Vốn lưu động 2.371.943.626 2.371.943.626 2.371.943.626 - Vốn cố định 4.440.356.907 4.440.356.907 4.872.235.907 Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 380 người, trong đó số công nhân trực tiếp sản xuất là 305 người , số cán bộ nhân viên gián tiếp là 60 người , nhân viên phục vụ là 15 người . Do đặc điểm sản xuất là ngành cơ khí, yêu cầu công việc nặng nhọc nên lực lượng lao động chủ yếu là nam giới (chiếm 80% trong tổng số lao động ). Đa số người lao động hăng hái, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn, tay nghề cao, có ý thức kỷ luật tốt tạo điều kiện cho việc tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. * Thuận lợi và khó khăn: + Thuận lợi: - Do thực hiện chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, sự quan tâm giúp đỡ của huyện Thanh Trì... nên nhiều năm qua Công ty thường xuyên đảm bảo đủ việc làm cho người lao động, luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất cũng như các chỉ tiêu ngân sách Nhà nước. - Công ty có đội ngũ quản lý trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có tập thể công nhân tay nghề khá, giàu kinh nghiệm, lao động nhiệt tình luôn tìm tòi sáng tạo trong lao động, có trách nhiệm và luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. + Khó khăn: - Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty còn gặp không ít những khó khăn phức tạp nhất là việc tìm kiếm việc làm cho người lao động duy trì sản xuất để phát triển và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ổn định. - Công ty cũng gặp phải khó khăn trong việc đầu tư vốn cho sản xuất. Song với tinh thần đoàn kết nhất trí cao trong tập thể cán bộ công nhân viên, sự năng động sáng tạo của ban giám đốc công ty, chủ động giám nghĩ, giám làm và chịu trách nhiệm trước cấp trên về kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình. Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn giữ vững sự ổn định và phát triển. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, chuyên thiết kế, chế tạo, lắp đặt và sửa chữa các loại máy móc thiết bị thuỷ lợi, các trạm thuỷ điện nhỏ, trạm bơm điện, sản xuất cấu kiện kim loại và lắp đặt trang bị điện dân dụng và công nghiệp điện dân dụng phục vụ không chỉ riêng ngành thuỷ lợi mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều ngành kinh tế quốc dân. Tính chất sản xuất của công ty là sản xuất sản phẩm đơn chiếc, chu kỳ sản xuất dài, quy mô sản xuất lớn. Mô hình sản xuất của công ty bao gồm 6 xí nghiệp nhỏ có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo kế hoạch được giao từ phòng kế hoạch. Cụ thể, khi công ty nhận được các công trình, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất và giao nhiệm vụ cụ thể cho các xí nghiệp đảm nhiệm từng phần công việc cụ thể. Như vậy mô hình sản xuất của công ty được tổ chức theo từng xí nghiệp (sơ đồ 11). Đứng đầu xí nghiệp là các giám đốc điều hành chung xí nghiệp mình và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc công ty. Mỗi xí nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ sản xuất riêng, cụ thể là: - Xí nghiệp Gia công nóng: Có nhiệm vụ đúc, rèn, dập, tán, uốn các chi tiết cấu thành nên sản phẩm. - Xí nghiệp Cơ khí : Có nhiệm vụ là chuyên gia công, cắt gọt các chi tiết kim loại phục vụ cho công trình như sản xuất các bulông, êcu,… - Xí nghiệp lắp máy I và II: có nhiệm vụ là chuyên gia công và lắp ráp các thiết bị cơ khí và các kết cấu kim loại của công trình theo đồ án thiết kế được duyệt theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình gia công và lắp ráp của hai xí nghiệp này thường tạo nên thực thể (phần chính) của sản phẩm. - Xí nghiệp Cơ điện: Có nhiệm vụ quản lý mạng điện, gia công và lắp ráp các thiết bị điện, tủ bảng điện cao thế và hạ thế, sửa chữa máy móc công cụ điện. - Xí nghiệp bơm điện và công trình thuỷ: Có nhiệm vụ chính là thay thế và lắp ráp các loại bơm điện , chế tạo sửa chữa các thiết bị về trạm bơm điện. công ty Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Xí nghiệp bơm điện & công trình thuỷ Xí nghiệp cơ điện Xí nghiệp lắp máy II Xí nghiệp lắp máy I Xí nghiệp cơ khí Xí nghiệp gia công nóng Quy trình sản xuất sản phẩm được thực hiện chặt chẽ, hợp lý qua các khâu và được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đều đặn ở từng khâu là điều kiện đảm bảo cho sản phẩm đạt chất lượng tốt, thực hiện giao hàng đúng thời gian, đảm bảo uy tín của công ty trên thị trường. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả, Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến: đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng như Phòng tổ chức hành chính, phòng kinh tế - kế hoạch, phòng kỹ thuật và phòng kế toán - thống kê (xem sơ đồ 12). Sơ đồ 12: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Cty Cơ khí -Điện Thuỷ lợi giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng kế toán thống kê Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức-hành chính 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán : Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo công ty nắm được kịp thời tình hình hoạt động của công ty thông qua thông tin kế toán cung cấp, Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty và ở các xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tổ chức ghi chép ban đầu, thu nhận chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty. (Xem sơ đồ 13). Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty , biên chế quân sự của phòng kế toán - thống kê hiện nay gồm 5 người dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên kế toán như sau : - Kế toán trưởng : Là người chỉ đạo, giám sát toàn bộ mạng lưới kế toán của công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giám sát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn... Kế toán trưởng điều hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách kế toán- tài chính đồng thời phải báo cáo một cách kịp thời, chính xác, đúng đắn đối với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp để tìm ra những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục và đưa ra những kiến nghị với giám đốc nhằm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. - Kế toán vật tư kiêm tiêu thụ : Có nhiệm vụ hạch toán, theo dõi tình hình biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng và giá trị. Đồng thời, kế toán còn căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán, chứng từ chấp nhận thanh toán và các chứng từ liên quan khác để hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm. - Kế toán tiền lương : Có nhiệm vụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động, lập bảng thanh toán tiền lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền thưởng, lập bảng phân bổ tiền lương. - Kế toán thanh toán : Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ như hoá đơn bán hàng, các chứng từ nhập - xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, uỷ nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, lập bảng kê chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay và trả nợ ngân hàng, vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt, đôn đốc tình hình thanh, quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ. - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ gửi tiền mặt và rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt. - Kế toán tổng hợp : Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào Sổ cái, hàng quý tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân tích phản ánh kết quả của công ty hàng quý và cả năm. Kế toán tổng hợp là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. - Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp : Có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán thống kê của công ty theo đúng định kỳ. Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi. Kế toán trưởng Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư và tiêu thụ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp Công ty có trang bị máy vi tính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, tuy nhiên, công việc kế toán không hoàn toàn được thực hiện bằng máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp. Từ các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành nhập vào máy và sử dụng các công thức trong Excel (Công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán) để xử lý các số liệu đã nhập vào máy nhằm lên các sổ chi tiết, sổ cái và các sổ tổng hợp liên quan… Như vậy, các chứng từ phát sinh được thực hiện song song theo hai hướng là ghi sổ và nhập vào máy. Phần lớn các sổ chi tiết và sổ tổng hợp được lập trên máy nhưng vẫn song song theo dõi bằng tay. Kết quả trên máy và sổ được đối chiếu với nhau. Các báo cáo được in ra từ máy nên công việc hạch toán có được giảm bớt. 4.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và vào năm 1999 có bổ sung thêm một số tài khoản mới nhằm phục vụ công tác hạch toán thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, công ty đã mở chi tiết một số tài khoản nhằm quản lý cụ thể, các loại vốn, tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. 4.3. Hình thức tổ chức kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, hiện nay Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết tương ứng ban hành theo quyết định số 1141 QĐ/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính tương đối phù hợp với tình hình hạch toán kế toán chung của công ty. 4.3.1. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. ở Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi, bộ phận kế toán sử dụng các loại sổ, thẻ chi tiết sau: - Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm ; thẻ kho - Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh; thẻ tính giá thành sản phẩm - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả - Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, ngân sách … - Sổ chi tiết bán hàng - Các bảng phân bổ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu và CCDC, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. 4.3.2. Các sổ kế toán tổng hợp : gồm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái như sổ cái TK 111, 112, 331,…. 4.3.3. Quy trình ghi sổ. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó CTGS được dùng để nhập vào máy và xử lý dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel. Để lên được các Sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán phải sử dụng rất nhiều lệnh trong Excel. Công tác kế toán máy thực hiện qua các lệnh Excel rất tốn thời gian. Trường hợp kế toán có sai sót trong sử dụng lệnh thì việc tìm kiếm ra sai sót là rất khó và mất nhiều thời gian. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ, đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký CTGS với bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ). Cuối năm, căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và các tài khoản chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo năm của công ty. Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Máy xử lý thông tin kết xuất thông tin. : Đối chiếu kiểm tra 5. Hệ thống báo cáo tài chính . - Theo quy định của Nhà nước: Hệ thống báo cáo tài chính gồm: 1. Bảng cân đối kế toán 2. Báo cáo kết quả kinh doanh 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 4. Thuyết minh báo cáo tài chính - Theo quy định của công ty: Theo quy định hạch toán tài chính của công ty, ngoài những báo cáo tài chính trên công ty còn lập thêm một số báo cáo khác như: Báo cáo công nợ, báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nhập, xuất và tồn kho của hàng tồn kho… nhằm mục đích phục vụ cho công việc kế toán và cung cấp thông tin cho việc quản trị trong doanh nghiệp. II. Thực trạng tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi 1. Đặc điểm chi phí sản xuất của Công ty. Mỗi doanh nghiệp sản xuất ở các ngành nghề khác nhau thì đặc điểm sản xuất, đặc điểm sản phẩm cũng khác nhau. Theo đó, chi phí sản xuất phát sinh ở mỗi ngành cũng có những đặc thù riêng. Tại Công ty Cơ khí - Điện Thủy lợi, chi phí sản xuất có một số đặc điểm sau: - Do quy trình sản xuất phức tạp, quy mô sản xuất lớn và sản xuất sản phẩm đơn chiếc nên chi phí sản xuất thường được tập hợp theo công trình hoặc theo từng đơn đặt hàng. - Là doanh nghiệp sản xuất - chế tạo và lắp đặt các thiết bị thuộc về cơ khí- điện nên chi phí nguyên vật liêụ trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 65 - 70% giá trị sản phẩm ). Vật liệu chính thường bỏ ngay từ khi bắt đầu sản xuất, ví dụ như để sản xuất một đường ống cho công trình Quảng Bình nguyên vật liệu chính là sắt f 900 phải xuất đủ ngay từ khi bắt đầu sản xuất. - Chi phí sản xuất theo từng khoản mục cho từng công trình phần lớn là dựa trên định mức do phòng kế hoạch vật tư xây dựng sẵn. Định mức này sẽ là cơ sở để kế toán vật tư xuất nguyên vật liệu. 2. Phân loại chi phí sản xuất Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty cũng như theo quy định của Nhà nước, chi phí sản xuất được chia theo các khoản mục sau: * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là những chi phí về vật liệu chính (các loại sắt, thép, tôn…), vật liệu phụ (đất đèn, ôxi, sơn eposy…), nhiên liệu (gas, dầu diezen…) sử dụng vào mục đích trực tiếp sản xuất sản phẩm của Công ty. * Chi phí nhân công trực tiếp: Là những chi phí về tiền lương gồm lương sản phẩm cá nhân trực tiếp, lương sản phẩm tập thể, lương thời gian, các khoản phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất. * Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các xí nghiệp ngoài hai khoản mục trên. Để phục vụ cho công tác quản lý trong từng xí nghiệp theo quy định hiện hành, đồng thời giúp kế toán thuận lợi trong việc xác định các chi phí sản xuất theo yếu tố, toàn bộ chi phí sản xuất chung phát sinh tại các xí nghiệp được chia thành: - Chi phí nhân viên xí nghiệp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương mà Công ty phải trả cho các giám đốc xí nghiệp, nhân viên ở xí nghiệp. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Bao gồm chi phí như dụng cụ bảo hộ lao động, đồ dùng phục vụ sản xuất: búa, kính hàn, pam, mũi khoan… - Chi phí khấu hao TSCĐ: Là toàn bộ số tiền trích khấu hao TSCĐ sử dụng ở xí nghiệp như : Máy tiện, máy khoan từ tính, máy hàn… - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí khác bằng tiền. 3. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tập hợp Xuất phát từ đặc điểm của Công ty, đối tượng kế toán tập hợp chi phí được kế toán xác định là từng đơn đặt hàng, từng công trình (theo nơi chịu chi phí ) và từng xí nghiệp, toàn Công ty (theo nơi phát sinh chi phí ). Các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được kế toán tập hợp trực tiếp cho các đối tượng tập hợp chi phí nếu chi phí đó có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng. Các chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán thì kế toán sử dụng phương pháp phân bổ gián tiếp. Tiêu chuẩn phân bổ thường được Công ty sử dụng là: tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp , chi phí nguyên vật liệu trực tiếp định mức… 4. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất 4.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu…Trong đó: - Nguyên vật liệu chính gồm: các loại sắt tròn như F20- F200, sắt 9KC- F22, sắt gai, sắt lục lăng…; các loại thép như thép buộc 11 ly, thép INOC, thép F30, thép nhíp, thép L35*25, thép U280*80,…; các loại tôn ( tôn 8 ly, tôn 10 ly,..). - Vật liệu phụ gồm: Các loại que hàn, ôxi, đất đèn, dây kẽm…. - Nhiên liệu gồm: Xăng, dầu diezen, gas. Căn cứ vào Phiếu sản xuất do phòng kế hoạch vật tư chuyển sang, kế toán vật tư viết Phiếu xuất kho theo số lượng, chủng loại, quy cách đã định mức trong Phiếu sản xuất. Sau đó, giao phiếu xuất kho cho bộ phận cần vật liệu đó để đưa xuống kho. Thủ kho sau khi giao vật tư, giữ lại phiếu xuất kho làm căn cứ ghi thẻ kho. Định kỳ 10 ngày một lần, các phiếu xuất -nhập kho được chuyển về cho kế toán vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành hoàn thiện chứng từ bằng cách điền cột đơn giá và tính thành tiền của các vật liệu xuất kho. Đơn giá vật tư xuất kho ở Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi được xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Để minh họa rõ thêm về thực tế kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty, em xin lấy một số số liệu kế toán của công trình H-Chan một trong những công trình đã được Công ty thực hiện từ tháng 7/2004 và đã hoàn thành cuối quý IV năm 2004. Biểu số 01: Đơn vị: Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi Số: 191/2004/KH Phiếu sản xuất Đặt : Xí nghiệp lắp máy I Sản xuất cho: Công trình H-Chan Chi tiết: Cánh cửa cống Số lượng: 01 chiếc Nguyên công và quy cách: Tạo phôi Chuyển xí nghiệp cơ khí doa, lắp ráp II sơn chống rỉ. Ngày giao: 6/12/2004 Ngày hoàn thành: 25/12/2004 T.P KHVT (Ký, họ tên ) Phần định mức: Theo bản vẽ I. Vật tư cấp A. Kho thép 1. Thép I 250*125 =21,46 m 2. Thép I 240*125 = 6,48 m 3. Thép I 270*125 =14,21 m B. Định mức lao động : 80 công 4/7 Người định mức T.P Kỹ thuật ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) Kiểm nghiệm Nhập kho C. Bộ phận KCS Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào Phiếu sản xuất do phòng kế hoạch vật tư chuyển sang, kế toán vật tư sẽ dựa vào Barem khối lượng của từng quy cách vật tư xác định khối lượng của từng loại vật tư. Trên cơ sở khối lượng vật tư quy đổi, kế toán viết phiếu xuất kho số 92 cho xí nghiệp lắp máy I như sau: Biểu số 02: Đơn vị : Công ty Cơ khí- Điện Thủy lợi Mẫu số 02-VT Địa chỉ: Km 10 - QL 1A ,Ttrì, HN Ban hành theo QĐ/1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 12 năm 2004 Số: 92 Nợ: 621 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Anh Thành Bộ phận: XNLM I Lý do xuất: Công trình H- Chan ( Theo PSX số 191/2004/KH ) Xuất tại kho : Chị Sinh STT Tên, nhãn hiệu,quy cách vật tư,sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Y.cầu T. xuất 1 Thép I 250*125 Kg 631 631 5.000 3.155.000 2 Thép I 240*125 Kg 169 169 5.000 845.000 3 Thép I 270*125 Kg 450 450 5.000 2.250.000 Cộng 6.250.000 Cộng thành tiền: Sáu triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Xuất ngày 7/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Phiếu xuất kho ở Công ty được lập thành 2 liên: 1 liên để lưu, 1 liên kế toán vật tư giao cho bộ phận sử dụng để xuống kho lấy vật tư và giao lại cho thủ kho. Định kỳ 10 ngày một lần, thủ kho mang các chứng từ kho giao cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ và đó là các chứng từ gốc. Sau khi hoàn thiện chứng từ, kế toán vật tư tiến hành lập định khoản ngay trên chứng từ: Nợ TK 621: 6.250.000 Có TK 152: 6.250.000 Phiếu xuất kho ở Công ty mới được lập thành 2 liên và đều được lưu tại phòng kế toán. Như vậy ở phòng kế hoạch vật tư không lưu bản nào, khi phòng vật tư muốn lấy số liệu về tình hình tồn kho vật tư thì lại phải mượn liên lưu tại phòng kế toán. Điều này làm cho cả hai bộ phận đều mất thời gian và làm mất khả năng đối chiếu giữa hai phòng. Theo em, Công ty nên mở thêm một liên nữa giao cho phòng kế hoạch vật tư để theo dõi tình hình vật tư, tránh tình trạng khi cần lại phải đi mượn và đảm bảo quan hệ đối chiếu, kiểm tra giữa số liệu trên sổ của kế toán vật tư và trên sổ của phòng kế hoạch vật tư. Các phiếu nhập - xuất kho còn được dùng làm căn cứ để kế toán vật tư ghi sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật tư ở Công ty. Trong tháng khi nhận được phiếu nhập - xuất kho vật tư kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư theo lượng thực nhập - xuất. Đơn giá nhập là trị giá thực tế của vật tư nhập kho. Đơn giá xuất là giá thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Sau mỗi lần nhập - xuất vật tư, kế toán vật tư phải tính lượng vật tư tồn kho để ghi vào cột tồn trên sổ. Hàng quý, kế toán mới cộng số phát sinh quý và tính ra số dư cuối kỳ. Số liệu từ sổ chi tiết được lấy số cộng để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết cuối kỳ. Sau đây, em xin trích số liệu ở sổ chi tiết của vật liệu là thép I 250*125 - quý IV năm 2000 (xem biểu số 03 ). Các chứng từ gốc còn là căn cứ để định kỳ kế toán lập bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng ( xem biểu số 04). Biểu số 04: Bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng Tháng 12 năm 2004 TT Diễn giải SCT TK Nợ TK Có 621 …… 152 …. I. Công trình H- Chan 1. Anh Thành LMI cánh cửa cống 92 6.250.000 6.250.000 2. Anh Hoàn XNCK - doa 99 2.027.400 2.027.400 ………………………… …. ………….. ………… Anh Tuấn LMII - sơn 114 1.771.600 1.771.600 Cộng công trình H- Chan 152.959.314 152.959.314 II. Công trình Quảng Bình ………………….. ………… ………… A.Kha (PK ): sơn + dây kẽm 105 2.820.243 2.820.243 A.Hà phun kẽm nhận dầu 116 28.675.668 28.675.668 ……………………… Cộng công trình Quảng Bình 41.511.599 41.511.599 III. Công trình Tiêu Nam 1. A.Quang LMII-Khớp lắp ráp 96 6.464.361 6.464.361 …………………. ………….. …………. Cộng công trình Tiêu Nam 94.173.620 94.173.620 …………………… ………… ……….. Tổng cộng 1.201.680.000 1.201.680.000 Bảng kê này tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ theo từng công trình một cách chi tiết.Cuối kỳ, từ số liệu trên bảng kê chi tiết kế toán lấy dòng cộng của từng công trình để ghi vào bảng kê tổng hợp ( xem biểu số 05 ). Biểu số 05: Bảng kê Tổng hợp vật tư xuất dùng Tháng 12 năm 2004 TT Diễn giải TK Nợ TK Có 621 627 642 152 153 A. Sản xuất chính 1. Công trình H- Chan 152.959.314 152.959.314 2. Công trình Quảng Bình 41.511.599 41.511.599 3. Công trình Tiêu Nam 94.173.620 94.173.620 …………………… …………… …………… Cộng 1.201.680.000 1.201.680.000 B. Phục vụ sản xuất 14.307.700 4.857.700 9.450.000 C. Quản lý doanh nghiệp 566.600 566.600 Tổng cộng 1.201.680.000 14.307.700 566.600 1.207.104.300 9.450.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Người lập Căn cứ vào bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng tháng 12/2004, kế toán vật tư lấy số liệu cộng của từng khoản mục để lập chứng từ ghi sổ số 293A (Xem biểu số 06 ) và chứng từ ghi sổ số 293B ( xem biểu số 07 ) Biểu số 06: Chứng từ ghi sổ Số: 293A Ngày 29 tháng 12 năm 2004 Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Phân bổ vật liệu 621 1.201.680.000 tháng 12/2004 627 4.857.700 642 566.600 152 1.207.104.300 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 07 : Chứng từ ghi sổ Số : 293B Ngày 29 tháng 12 năm 2004 Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Phụ tùng dụng cụ thay thế 627 9.450.000 tháng 12/2004 153 9.450.000 Kế toán trưởng Người lập Mặt khác, căn cứ vào Phiếu xuất kho và bảng kê chứng từ, kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, mở chi tiết cho từng công trình. Biểu số 08: Sổ chi tiết TK 621 Công trình H-Chan Quý IV năm 2004 NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tổng số tiền Ghi nợ TK 621 S N XN LMI XN LMII XNCK Số dư đầu kỳ 699.540.686 305.740.000 115.525.000 278.275.686 ………….. ………… ………… ………… ………….. 29/12 92 7/12 Vật liệu chính 152 6.250.000 6.250.000 29/12 99 15/12 Vật liệu doa 152 2.027.400 2.027.400 29/12 114 20/12 Sơn chống rỉ 152 1.771.600 1.771.600 …………….. ………….. Cộng PS 152.959.314 Ghi Có TK154 852.500.000 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lấy số liệu tổng của các chứng từ ghi sổ bên Nợ hoặc bên Có ghi sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ này được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh vào cuối kỳ. Biểu số 09: Đơn vị : Công ty Cơ khí- Điện Thuỷ lợi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2004 Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng …….. ………. …….……… 293A 29/12 1.207.104.300 293B 29/12 9.450.000 …… …….. ………….. Cộng tháng ……….. Cộng luỹ kế từ đầu quý ……….. Các chứng từ ghi sổ còn là căn cứ để kế toán vào Sổ cái TK 621. Cụ thể là: Kế toán tổng hợp sẽ lấy số liệu của dòng Nợ TK 621 đối ứng Có với TK 152 để ghi vào cột số tiền Nợ trên Sổ Cái. Biểu số 10: Sổ cái TK 621 Quý IV năm 2004 CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có ………….. …….. ……… 293A 29/12 Vật tư xuất dùng tháng 12 152 1.201.680.000 305 30/12 K.c chi phí nguyên vật liệu trực tiếp quý IV 154 3.206.985.000 Cộng PS quý IV 3.206.985.000 3.206.985.000 Người ghi sổ Thủ trưởng đơn vị Kế._.