Tổ chức công tác Kế toán ở Một số phần hành cơ bản tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2

ự cạnh tranh găy gắt giữa các sản phẩm cùng loạivà giữa các doanh nghiệp sản xuất. Muốn đứng vững và lớn mạnh trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp cần hội tụ đủ rất nhiều yếu tố như: vốn, ngân sách, chất lượng, hiểu biết thị trường... Để góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp, môt trong những yếu tố không thể thiếu là quản lý kinh tế mà hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng. Đây là một trong những công cụ doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra giám sát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất Như vậy vai trò của kế toán trong doanh nghiệp là rất to lớn nó quyết định đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, sau khi được trang bị những kiến thức cơ bản về kế toán tại trường học, em đã đi kiến tập tại XNDPTW2 với mong muốn được tiếp cận với hoạt động tài chính- kế toán trong thực tế. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho bản thân về cách thức tổ chức bộ máy quản lý, khả năng nhìn nhận, xử lý và ra quyết định các vấn đề trong công tác kế toán Báo cáo kiến tập tổng hợp gồm 4 phần Phần 1: Khái quát chung về XNDPTW2 Phần 2: Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại XNDPTW2 Phần 3: Tổ chức công tác kế toán ở một số phần hành cơ bản tại xí nghiệp Phần 4: Đánh giá khái quát về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và hạch toán kế toán tại XNDPTW Phần 1 Khái quát chung về xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 tên giao dịch DOPHA MA là một trong những đơn vị thành viên của tổng công ty Dược Việt nam trực thuộc Bộ y tế , trụ sở đặt tại số 9 Trần Thánh Tông- Hà Nội Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 hiện nay, tiền thân là xưởng bào chế quân dược của cục quân y có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội, được thành lập năm 1947 tại Việt Bắc. năm 1954, sau chiến thắng Điện Biên Phủ xưởng được chuyển về Hà Nội tiếp tục được Đảng và Nhà nước đầu tư, xây dựng thành XNDP phục vụ quốc phòng lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm 6-1 Năm 1960, để đáp ứng những đòi hỏi trong giai đoạn cách mạng mới của dân tộc, chính phủ đã quyết định chuyển giao XNDP 6-1 sang Bộ y tế quản lý đổi tên thành XNDP số 2 Đầu năm 1985, công trình xây dựng XNDP số 2 hoàn thàh trên diện tích 12000m2 tại số 9 Trần Thánh Tông- Hà Nội. Máy móc, thiết bị và dụng cụ hoá chất của Xí nghiệp do nhà máy Hoá dược phẩm số I_ Matxcova và xí nghiệp dược phẩm Leningrat giúp đỡ. Qua một quá trình hoạt động lâu dài và liên tục hoàn thành kế hoạch Nhà nước đã giao. Năm 1985, Xí nghiệp dược phẩm số 2 được Nhà nước trao tặng danh hiệu “Đơn vị anh hùng”. Cũng trong thời gian này, xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 ( tên hiện nay của xí nghiệp ). Đây cũng la một mốc đánh dấu sự trưởng thành của xí nghiệp Từ sau Đại hội Đảng, nền kinh tế chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Cũng như các xí nghiệp quốc doanh lúc đó, xí nghiệp gặp không ít khó khăn Theo quyết định số 388/HĐBT ngày 7-5-1992, xí nghiệp được công nhận là một doanh nghiệp nhà nước và được trở thành một đơn vị hạch toán độc lập. Xí nghiệp tự chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo Pháp lệnh do Nhà nước và Bộ y tế giao., chuyển sanig tự do sản xuất kinh doanh,chủ động tìm bạn hàng sản xuất sản phẩm tự chủ về tài chính. Xí nghiệp đã nhanh chóng thích nghi và vì vậy, chỉ trong một thời gian ngắn, xí nghiệp đã khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trường Hiện nay, xí nghiệp là một trong những đơn vị hàng đầu trong khối doanh nghiệp nhà nước. Những năm gần đây sản phẩm của xí nghiệp liên tục giành được danh hiệu “ Hàng Việt nam chất lượng cao” tại hội chợ triển lãm về hàng tiêu dùng. Với những thành tích đã đạt được, xí nghiệp đã đón nhận nhiều huân chương và quan trọng hơn là sụ tin tưởng của khách hàn vào chất lượng sản phẩm của xí nghiệp 2. Thị trường kinh doanh của xí nghiệp a, Khái quát về chủng loại mặt hàng và tiềm năng sản xuất của xí nghiệp XNDPTW2 được thành lập với nhiệm vụ ban đầu là sản xuất thuốc chữa bệnh cho quân đội. Trải qua quá trình phát triển 40 năm xí nghiệp đã có những bước phát triển về mọi mặt Hiện nay, xí nghiệp sản xuất các loại thuốc tiêm, thuốc viên, dịch truyền, cao xoa, hoá chất theo yêu cầu của thị trường. Ngoài ra, còn có một số thuốc gây nghiện, có độc tính cao cần được quản lý chặt chẽ, chỉ sản xuất theo chương trình của Nhà nước. Với các máy móc thiệt bị do Liên Xô cũ cung cấp và viện trợ đạt công suất trên 200 triệu thuốc viên và 10 triệu thuốc tiêm/ năm. Đến nay đã đạt công suất gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm/ năm.và hàng tấn dung môi hoá chất để đáp ứng thị trường thuốc trong và ngoài nước. XNDPTW2 đóng góp 1/5 sản lượng tiêu thụ hành năm trong tổn sản lượng của 20 thành viên thuộc Tổng công ty Dược, xứng đãng là một trong những đơn vị đứng đầu ngành dược Việt Nam với các mặt hàng thuốc sản xuất bao gôm : thuốc tiêm, thuốc viên., dịch truyền, vitamin, kháng sinh. Hàng tháng, xí nghiệp sản xuất trung bình là 50 loại thuốc tiêm,95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nước. Trải qua quá trình kinh doanh lâu dài, sản phẩm của xí nghiệp đã giành được uy tín lớn trên thị trường và được tiêu thụ mạnh. Nhiều mặt hàng có doanh thu lớn như : Ampicilin, amoxcilin, vitaminB1, vitaminC, cloxit ( thuốc nén), vitaminB1,B2 ( thuốc tiêm) Bên cạnh mặt hàng truyền thống, xí nghiệp còn nghiên cứu các mặt hàng mới nhằm góp phần chữa bệnh cho nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay, xí nghiệp đã nghiên cứu được trên 50 sản phẩm mới và đưa ra thị trường một số loại đã trở thành thông dụng : Rotunda, RutinC..., một số còn lại đang trong quá trình thử nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ được đưa ra thị trường phục vụ người tiêu dùng. b, Thị trường tiêu thụ Để đảm bảo được tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định kịp thời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt khâu tiêu thụ. Nếu khâu công việc này vị ứ đọng tất yếu đẫn đến sự ngưng trệ của hai khâu công việc nói trên. Như vậy, yêu cầu đặt ra với bất kì doanh nghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trường truyền thống bên cạnh việc nghiên cứu, triển khai các thị trường tiềm năng. Trước những năm 90, kế hoạch sản xuất của xí nghiệp do Bộ Y Tế và Tổng công ty dược lập kế hoạch. Sau khi sản xuất xong xí nghiệp không được tiêu thụ trực tiếp mà phân phối qua một công ty khác. nhưng từ khi được quyền hạch toán độc lập, xí nghiệp đã được phép tiêu thụ trực tiếp sản xuất của mình qua mạng lưới các cửa hàng ở hầu hết các tỉnh thành từ miền Trụng đến miền Bắc và tập trung chủ yếu ở các tỉnh phía Bắc. Từ phía Thanh Hoá trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thương xuyên của xí nghiệp với lưọng mua của khách hàng lớn nhất là 300 triệu/ tháng còn trung bình là 100 triệu Khu vực từ Thanh Hoá tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lượng mua trung bình 150tr/ tháng 3. Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm gần đây Từ khi được công nhận là doanh nghiệp nhà nước và tự hạch toán độc lập, xí nghiệp luôn cố gắng lao động sản xuất, tìm kiếm thị trường đầu ra cho sản phẩm đồng thời có những chính sách thích hợp nhằm khuyến khích công nhân viên hăng say lao động , thu hút khách hàng. Điều này đã giúp cho xí nghiệp đạt kết quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện cụ thể là trong 3 năm gần đây: Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 Đơn vị : đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2003 1. Giá trị sản xuât 90000000000 84000000000 95000000000 2.Doanh thu sản xuất 69336943791 77938797535 86385453530 3. Nộp ngân sách Nhà nước 2100000000 1300000000 1040000000 4. Lợi nhuận 1100000000 900000000 550000 5. thu nhập bình quân đầu người/ tháng 789000 850000 950000 6. Vốn kinh doanh + vốn cố định 11462875684 9774098189 8500650563 +vốn lưu động 40217493403 44861307643 46390000 Nhìn vào các chỉ tiêu trên bảng ta thấy doanh thu của xí nghiệp lúc tăng lúc giảm là do: Từ cuối năm 2000 Nhà nước lấy đi 1258m2 đất sản xuất để làm nhà tang lễ. Do vậy xí nghiệp đã phải phá đi một số hệ thống kho, nhà xưởng... . trong giai đoạn này một số công nhân phải nghỉ làm để xây dựng lại cơ sở sản xuất. điều đó làm cho số lượng sản xuất giảm trong khi chi phí lại tăng cao cho dù Nhà nước có đền bù một phần Giữa năm 2000-2001, ngân sách giảm do Nhà nước thực hiện chế độ tiền thuế đất cộng với số đất mất đi Năm 2002-2003 nhà nước bắt đầu tiêu chuẩn hoá về thuốc theo dược điển Việt nam1, Việt nam2 nên xí nghiệp phải đầu tư dây truyền đạt tiêu chuẩn GMP. Số vốn bỏ ra đầu tư vào dây truyền lớn. Như vậy, khấu hao TSCĐ tính vào giá thành nhiều hơn. khi giá thành cao hơn sẽ làm cho lợi nhuận của xí nghiệp giảm xuống II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp dược phẩm trung ương 2 1. Tổ chức bộ máy quản lý XNDPTW2 nằm trên diện tích gần 12000m2 thuộc quận Hai bà trưng –Hà Nội gồm nhiều phân xưởng, kho bãi, nhà cửa... Đội ngũ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp hiện nay có trên 500 người, trong đó có trên 200 người có trình độ đại học trở lên. Theo quan sát, tình hình sản xuất kinh doanh đó là mục tiêu hàng đầu của xí nghiệp, do vậy bộ máy quản lý, tổ chức quản lý phải có tính chất gọn nhẹ, linh hoạt, có sự phân dây chuyền để đảm bảo tính chủ động, sáng tạo trong sản xuất của các thành viên trong xí nghiệp. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh để tránh sự rối loạn, gắn trách nhiệm đối với người cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức. Bộ máy quản lý của xí nghiệp được khái quát theo mô hình sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý tại xí nghiệp dược phẩm trung ương Giám đốc Phó giám đốc phụ trách sản xuất Phó giám đốc phụ trách kh-kt p.n.c triển khai P.k.t chất lượng p.đ.b chất lượng Phòng hc tổng hợp Phòng kế hoạch cung ứng Phòng đầu tư xdcb Phòng thị trường Phòng tài chính- kế toán Phòng tổ chức Phòng bảo vệ Phòng y tế Px cơ Điện Px chế phẩm Px viên Px tiêm 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc : Gồm có giám đốc và 2 phó giám đốc + Giám đốc : là người đứng đầu xí nghiệp chịu trách nhiệm trước nhà nước và thay mặt nhà nước quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh của xí nghiệp + Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể và điều hành hoạt động của các phòng ban trong xí nghiệp Phó giám đốc phụ trách sản xuất : có nhiệm vụ quản lý và điều hành, chỉ đạo theo kế hoạch của quá trình sản xuất Phó giám đốc phụ trách khoa học công nghệ : Có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu triển khai các sản phẩm Phòng tổ chức lao động: chịu sự quảnlý trực tiếp của giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp các bộ máy nhân sự thực hiện đầy đủ các chế độ , chính sách của người lao động đồng thời phải thường xuyên nắm bắt, cải tiến thay đổi cho phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp. Phòng tài chính – kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với nhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê lưu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong mọi thời điểm cho giám đốc và các bộ phận có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế Phòng cung ứng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lương cho các phân xưởng và toàn bộ xí nghiệp. Đồng thời chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư, nhiên liệu... Phòng thị trường: Nắm bắt tình hình tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp thực thi các chính sách Marketing thị trường để thúc dẩy việc tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp Phòng hành chính tổng hợp : Điều hành bộ máy hành chính, các công việc chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng như đời sống tinh thần của cả xí nghiệp Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: Thường xuyên sửa chữa các hư hỏng nhỏ khi phát sinh, đồng thời có nhiệm vụ quy hoạch đầu tư trong tương lai như xây dựng cơ bản dây truyền sản xuất mới, hiện đại tại xí nghiệp Phòng y tế: Có nhiệm vụ khám chữa bệnh và cung cấp thuốc cho cán bộ, công nhân viên trong xí nghiệp Phòng bảo vệ: Phụ trách việc bảo quản mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của xí nghiệp. Đồng thời kiểm tra hàng hoá xuất ra, mua về có đủ giấy tờ theo quy định hay không Phòng nghiên cứu và triển khai : Có nhiệm vụ chính là nghiên cứu các mặt hàng xí nghiệp đang sản xuất, theo dõi việc tiêu thụ các mặt hàng này và cùng với phòng thị trường để thường xuyên nắm bắt nhu cầu thị trường, thay đổi mẫu mã, tên thuốc, nghiên cứu loại thuốc mới Phòng kiểm tra chất lượng (KCS) : Có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nguyên vật liệu nhập kho về chất lượng, bao bì theo quy định. Đồng thời, phòng KCS còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thành phẩm tại các tổ sản xuất đã đạt tiêu chuẩn chưa, rổi mới đóng dấu cho nhập kho Phòng đảm bảo chất lượng: Phòng này kết hợp với phòng nghiên cứu triển khai và phòng KCS để tập huấn đào tạo cán bộ, công nhân viên có đủ kiến thức về thuốc III _ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh 1. Đặc điểm quy trình công nghệ Thuốc là loại sản phẩm đặc biệt, vì vậy các công đoạn của quy trình sản xuất phải đảm bảo khép kín, vô trùng. Đó là những sản phẩm nhỏ có thể tính đến mg,ml nhưng lại có giá trị rất lớn và phải đảm bảo theo tiêu chuẩn dược điển Việt nam Quy trình công nghệ sản xuất gồm 3 giai đoạn : Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Là giai đoạn phân loại nguyên vật liệu, bao bì xử lý, xay rây, cân đo đảm bảo các tiêu chuẩn trước khi đưa vào sản xuất Giai đoạn sản xuất: Là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị phân chia nguyên vật liệu bao bì, tá dược theo từng bước sản xuất, được theo dõi trên hồ sơ và được đưa vào sản xuất Giai đoạn kiểm nghiêm : Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thuốc sau đó đóng dấu và nhập kho thành phẩm hoặc sản xuất bán trực tiếp Do đặc thù riêng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại thuốc có một tiêu chuẩn và định mức kỹ thuật riêng. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và công thức pha chế. Bởi vậy quy trình công nghệ sản xuất dược phẩm là quy trình giản đơn theo kiểu chế biến liên tục, chu kì sản xuất ngắn và thuộc loại hình sản xuất theo khối lượng lớn. Trên dây chuyền sản xuất tại thời gian nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhất định XNDPTW2 tổ chức sản xuất theo 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng chính và 1 phân xưởng phụ. Trong mỗi phân xưởng lại được chia thành các tổ sản xuất nhỏ. Mỗi phân xưởng có một nhiệm vụ sản xuất riêng theo những quy trình đã được thiết lập rõ ràng và phải dựa trên hướng dẫn GMP (Good Manufactaring Practice: thực hành tốt sản xuất thuốc) nhằm cung cấp các sản phẩm với chất lượng ổn định và đạt tiêu chuẩn mong muốn 2. Các phân xưởng chính trong xí nghiệp XNDPTW2 bao gồm 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất 3 loại sản phẩm chính và mỗi phân xưởng này lại bao gồm nhiều công đoạn sản xuất a, Phân xưởng thuốc tiêm - Chức năng: Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền như: VitaminB1,B6,B12, Glucôzơ... - Phân xưởng thuốc tiêm gồm các tổ như sau: + Tổ pha chế thuốc tiêm + Tổ cắt ống + Tổ soi in + Tổ gói + Tổ rửa chai sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm 1ml Soi in Giao nhận Đóng gói thành phẩm Kiểm tra, đóng gói Đóng ống Pha chế Rửa ống ủ ống Cắt ống ống rỗng nguyên liệu Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất dịch truyền Soi in Đóng ống Pha chế Rửa ống ống rỗng Đóng gói thành phẩm Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Các tổ ứng với các công đoạn sản xuất: Tổ cắt: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lượng thuốc Tổ rửa ống: Là chặng đầu khử ống lực ống tiêm đảm bảo yêu cầu của quy trình sản xuất công nghệ Tổ pha chế: Pha chế thuốc và đưa vào các ống, lọ theo từng đợt sản xuất, lô sản xuất Tổ soi in: tiến hành soi các ống thuốc tiêm để loại bỏ các ống không đảm bảo chất lượng trước khi in nhãn mác Tổ kiểm tra, đóng gói: Kiểm tra lại sản phẩm về hình thức mẫu mã,chất lượng trước khi đóng gói vào các hộp nhỏ Tổ giao nhận: tiến hành kiểm nhận các lô hàng từ khâu trước chuyển đến, cho vào kho hoặc chuyển thẳng sang khâu tiếp Tổ đóng gói thành phẩm: Đóng gói bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển cho khách hàng b, Phân xưởng thuốc viên Chức năng: Chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng nén hoặc viên con nhộng. VD : VitaminB1,B6,B12,C,Ampicilin, kháng sinh... Phân xưởng gồm các tổ : Tổ xay rây Tổ pha chế Tổ dập viên Tổ kiểm tra Tổ văn phòng Đây là phân xưởng quan trọng nhất của xí nghiệp vì lượng sản phẩm làm ra hàng tháng là nhiều nhất xí nghiệp sơ đồ 3.1: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên nén NVL Dập viên Pha chế Xay rây Đóng gói gộp Kiểm tra Đóng gói Giao nhận Sơ đồ 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên bao ( con nhộng) Đóng bao Pha chế Xay rây NVL Đóng gói gộp Đóng gói Đóng gói Giao nhận Các bước thực hiện : B1: Dùng nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn sản xuất chuyển cho tổ xay rây B2: tổ xay rây đem nghiền nhỏ thành bột và rây cho bột mịn sau đó chuyển cho tổ pha chế B3: Tổ pha chế tiến hành nhào trộn bột theo tỷ lệ thích hợp và lập phiếu kiểm tra trước khi dập viên B4: Tổ dập viên tiến hành dập thuốc thành từng viên bằng dây chuyền sản xuất khi đã hoàn tất việc phải lập phiếu kiểm tra trước khi đóng gói lần 1 B5: Tổ đóng gói nhận thuốc từ tổ dập để đóng thành từng phên, vỉ hay lọ B6: Tổ đóng gói hoàn thành,phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, chất lượng bao bì, nhãn mác có đủ tiêu chuẩn hay không? B7: tổ đóng gói tiến hành bàn giao những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cho tổ giao nhận của phân xưởng thuốc viên B8: tổ giao nhận chuyển cho phòng thị trường đóng gói gộp Quy trình sản xuất thuốc viên bao tiến hành tương tự chỉ khác là sau khi trộn bột không phải dập viên mà đóng bao luôn c, Phân xưởng chế phẩm chức năng của phân xưởng là sản xuất các sản phẩm phục vụ cho các khâu khác của xí nghiệp như: pha chế, đóng hộp và có các sản phẩm như : tinh dầu, cao xoa, thuốc mỡ, thuốc nước Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất các loại thuốc chiết xuất Xử lý, rửa, xay, chặt Tinh chế Chiết suất NVL Đóng gói thành phẩm Kiểm tra, đóng gói Sấy khô Giao nhận d, Phân xưởng cơ khí Chuyên phục vụ sửa chữa định kì, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính Các phân xưởng sản xuất được trang bị dây chuyền công nghệ hiện đại khép kín. Công tác sản xuất đạt trình độ chuyên môn hoá cao, các tổ sản xuất trong một phân xưởng quan hệ mật thiết với nhau theo một dây chuyền sản xuất Phần II Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp dược phẩm trung ương2 I_ Tổ chức bộ máy kế toán 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính- kế toán của xí nghiệp có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan tới tài chính của xí nghiệp nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ , chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng rhời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán và thống kê trogn phạm vi xí nghiệp giúp lãnh đạo xí nghiệp tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế đọ quản lý kinh tế tài chính Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, trình độ quản lý, xí nghiệp áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán kiể tập trung. Phong kế toán có 11 nhân viên kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và các kế toán viên khác. Ngoài ra còn 4 nhân viên kinh tế phân xưởng tương ứng với 4 phân xưởn của xí nghiệp, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xưởng thông báo cho kế toán trưởng. Bốn nhân viên này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xưởng 2. Mô hình tổ chức hệ thống kế toán tại XNDPTW2 Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp Trưởng phòng kế toán Máy tính Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán lương Thu ngân Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán kho Nhân viên kinh tế phân xưởng tiêm Nhân viên kinh tế phân xưởng viên Nhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩm Nhân viên kinh tế phân xưởng cơ khí 3. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong hệ thống kế toán của đơn vị Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp , giải thích các báo cáo tài chính với các cơ quan quản lý cấp trên như: Sở y tế Hà nội, cục quản lý vốn và tài sản của Nhà nước, cục thuế... Đồng thời kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tham mưu tình hình tài chính và thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình tài chính , sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kì. Phó phòng phụ trách điều hành công việc cho các kế toán viên liên quan đến công việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ xí nghiệp( các nghiệp vụ kho, giá thành, tiêu thụ....). Ngoài ra phó phòng còn có trách nhiệm các đề tài nghiên cứu ( quản lý về mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài, làm báo cáo các thống kê các loại. Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và giá thành thực tế của các mặt hàng, các quy cách. Mặt khác kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của từng loại sản phẩm được sản xuất ở từng phân xưởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Từ đó, xó các đề xuất, các biện pháp hạ giá thành, cung cấp thông tin cho các hoạt động kinh tế và dự đoán chi phí kì sau. Đồng thời kế toán giá thành còn phải xem xét giá thành của một số mặt hành mới, định kì lập báo cáo giá thành theo các khoản mục, yếu tố. Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ kiểm tra hoá đơn thanh toán, chứng từ mà phòng cung ứng, dưới kho chuyển lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh như: Hoá đơn thanh toán với người bán, thanh toán với ngân hàng, thanh toán với người mua ( thông qua kế toán tiêu thụ)...Định kì kế toán thanh toán lập toàn bộ thuế GTGT đầu vào để chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT Kế toán lương : Tính lương, thưởng, các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, dựa trên các quy định Nhà nước để có các phương pháp tính phù hợp đối với từng đối tượng. Kế toán lương có quan hệ chặt chẽ với phong tổ chức lao động về các vấn đề liên quan như BHXH,KPCĐ,BHYT Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi , tiền vay, các khoản tiền phải nộp bằng uỷ nhiệm chi của xí nghiệp để lên sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động về TSVĐ và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định Kế toán tiêu thụ : có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc bán hàng, tiêu thụ để ghi sổ ( cả về số lượng,giá trị). Hàng tháng trước 10 ngày phải lập báo cáo thuế GTGT Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tập hợp chứng từ liên quan đến số lượng thành phẩm nhập,xuất kho theo các mục đích khác nhau Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào. Đồng thời kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cho từng đối tượng sử dụng, theo dõi giá vốn nguyên vật liệu xuất bán Thủ quỹ: Là người quản lý quỹ tiền mặt của xí nghiệp, thu , chi tiền mặt theo chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. Số tiền thực tế trong két và số tiền thu chi phải luôn khớp với sổ sách Các nhân viên kinh tế phân xưởng: hàng tháng phải phối hợp với kế toán kho, kế toán giá thành để lên bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất tại xí nghiệp. Ngoài ra nhân viên phân xưởng phải thông tin kịp thời các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời Vì xí nghiệp có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên để góp phần bảo đảm sự chính xác của thông tin kế toán xí nghiệp đã áp dụng máy tính vào công tác quản lý kế toán . Bộ phận vi tính được sử dụng để lên nhật kí từng tháng. Việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán đã góp phần làm tăng độ chính xác của thông tin, kịp thời để xử lý khối lượng công tác lớn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Phần máy tính do kế toán trưởng trực tiếp phụ trách và hướng dẫn các nhân viên phòng kế toán thực hiện Với cách bố trí và sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của xí nghiệp hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ II. Chế độ kế toán áp dụng tại xí nghiệp 1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại xí nghiệp Niên độ kế toán, kỳ kế toán Xí nghiệp áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12. Kỳ kế toán là tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức tại xí nghiệp là tính theo đơn vị Việt Nam đồng. Mọi giao dịch mà phát sinh ngoại tẹ đều phải được quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh Phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Đơn vị áp dụng theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang: là đánh giá theo nguyên vật liệu chính và phân bổ giá thành theo khoản mục Phương pháp khấu hao TSCĐ: Xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao đều theo tỷ lệ khấu hao đăng ký với Nhà nước 2. Hệ thống chứng từ, tài khoản a, Hệ thống chứng từ Đối với hệ thống chứng từ thì xí nghiệp đã sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính. Ngoài ra để quản lý chặt hơn , xí nghiệp có quy định một số chứng từ riêng như: Bảng kê thanh toán, giấy xin khất nợ b, Hệ thống tài khoản Xí nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên để phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh, xí nghiệp đã đăng kí hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Ví dụ : TK 632 có 2 TK cấp 2 là 6321 : Giá vốn bán hàng hoá 6322 : Giá vốn thành phẩm 3. Hệ thống sổ sách áp dụng tại đơn vị XNDPTW2 là một đơn vị có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên và đa dạng, do đó xí nghiệp đã tiến hành công tác kế toán theo hình thức sổ Nhật kí – Chứng từ. Các NKCT xí nghiẹp sử dụng bao gồm : NKCT số 1,2,4,5,7,8,10 và bảng kê số 1,2,4,5,6,10, 11 ( ở xí nghiệp không sử dụng NKCT số 3,6,9 và bảng kê số 3,9 ) Sổ NKCT xí nghiệp sử dụng tuân thủ trình tự, phương pháp ghi chép do chế độ quy định Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán theo hình thức NK-CT Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật kí- Chứng từ Bảng kê Sổ chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hàng tháng căn cứ trên sổ cái các tài khoản và các chứng từ liên quan khác, kế toán tổng hợp lập: BCĐKT, BCKQKD và thuyết minh báo các tài chính. Các bấo cáo tài chính được dùng cho các cơ quan chủ quản, cơ quan thuế, cơ quan quản lý vốn và các đối tượng quan tâm khác 4. Báo cáo tài chính ở XNDPTW2 XNDPTW2 hàng quý lập 3 báo cáo tài chính đó là :BCĐKT, BCKQKD và thuyết minh báo cáo tài chính Hàng năm dựa trên các số liệu từ các nhật kí,bảng kê của các phần hành ( Bảng kê 1,2,4,5,6,10,11 và các nhật kí chứng từ số 1,2,4,5,7,8,10), kế toán tổng hợp lên bảng cân đối phát sinh, Căn cứ vào đó hàng quý kế toán tổng hợp rút số dư các tài khoản để đưa lên báo cáo kế toán. các báo cáo này có giá trị khi có đầy đủ chữ kí của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng và quyền giám đốc Những báo cáo kế toán dùng để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản ( của tổng công ty dược), cơ quan quản lý vốn thuộc tổng cục quany lý vốn và cho ngân hàng khi muốn vay vốn Ngoài các báo cáo trên, xí nghiệp còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc yêu cầu như: Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo nộp ngân sách Phần III Tổ chức công tác kế toán các phần hành kế toán tại XNDPTW2 I. Kế toán các phần hành kế toán chủ yếu 1. Kế toán nguyên vật liệu Hệ thống chứng từ Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến xí nghiệp phải làm thủ tục kiểm nhận, nhập kho. Đặc biệt với thuốc là sản phẩm có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con người. Do vậy đòi hỏi nguyên vật liệu trước khi nhập kho đều phải qua khâu kiểm tra về chất lượng, quy cách,... nghiêm ngặt và ghi vào phiếu kiểm nghiệm vật tư Dựa trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng cung ứng lập phiếu nhập kho thành 2 liên có đầy đủ thông tin, chữ kí của những người có liên quan như : thủ kho, người nhận, người phụ trách phòng cung ứng.... Sau đó một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán. Một liên chuyển cho phòng tiếp liệu làm bảng kê thanh toán sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu nhập kho ghi sổ thực nhập Với nguyên vật liệu thuê ngoài, chế biến nhập kho: Khi nhập kho căn cứ vào các chứng từ, bộ phận cung ứng lập “ Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến” Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư theo các kho. Kho NVL chính, kho phụ liệu, kho bao bì, kho cơ khí, kho xăng dầu Để sử dụng NVL hợp lý và có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu NVL để lập định mức cho từng phân xưởng, phòng ban. Phòng kế hoạch lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức làm 2 liên và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh, một liên giữ lại, một liên giao cho phân xưởng sử dụng._.