Tổ chức công tác Kế toán ở đơn vị HCSN (trường Tiểu học Trần Phú)

n vị hành chính sự nghiệp (HCSN) thì sao?. Tuy những đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất nhưng công tác kế toán cũng giữ một vị trí rất quan trọng. Bởi vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán Nhà nước. Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ Nhà nước, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của Nhà nước kiểm soát, đánh giá được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ. Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được ngân sách Nhà nước cấp phát, giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì một trong những biện pháp phải làm là phải bao quát được các nội dung hoạt động dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp thụ hưởng ngân sách Nhà nước, cũng đã sử dụng Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc hạch toán và quản lý chi tiêu tại trường. Qua thời gian thực tập tại Phòng Tài chính Kế toán của trường, được tiếp cận làm quen với từng khâu của công tác kế toán từ : Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Đã giúp em nhận thức rõ, sâu về tính chất tổng hợp của kế toán HCSN. Vì vậy em đã chọn chuyên đề “Kế toán tổng hợp” làm đề tài chi báo cáo thực tập tốt nghiệp. Nhờ có sự hướng dẫn tận tình cảu các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán và sự giúo đỡ tận tình của cán bộ kế toán tại đơn vị thực tập nhưng do năng lực và khả năng tiếp nhận còn yếu kém nên chắc rằng bản báo cáo này không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định, mong các thầy cô giáo cùng bạn đọc cho những ý kiến đóng góp để bản báo cáo tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Để đáp ứng yêu cầu mà đề tài này đặt ra, kết cấu của Báo cáo thực tập được trình bày qua 03 phần : Phần I : Giới thiệu về Trường Tiểu học Trần Phú. Phần II : Tổ chức công tác kế toán ở Trường Tiểu học Trần Phú. Phần III : Một số kết luận rút ra sau quá trình thực tập tại Trường. PHẦN I : GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ I/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN – NHIỆM VỤ CỦA ĐƠN VỊ. I.1/ Quá trình hình thành và phát triển. I.1.1/ Giai đoạn 1955 – 1980 Trường được thành lập vào năm 1955 với tổng diện tích mặt bằng 7.395 m2, sân chơi, bãi tập khoảng 2.000 m2, với tên gọi Trường Tiểu học Trần Phú. Trường được xây dựng trên địa bàn xã Trần Phú, huyện Thanh Trì, Hà Nội (nay thuộc phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội). Trường gồm 04 khối lớp hệ 09 năm : khối lớp 1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4 I.1.2/ Giai đoạn 1980 –1983 Trường sát nhập với Trường cấp II Trần Phú lấy tên là Trường Tiểu học Trung học cơ sở Trần Phú, và phát triển lên thành 5 khối lớp, hệ 10 năm, 12 năm : khối lớp 1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4, khối lớp 5. I.1.3/ Giai đoạn 1983 – 2004 Trường tiểu học Trung học cơ sở Trần Phú lại tách riêng thành 02 Trường : Trường Tiểu học Trần Phú và Trường THCS Trần Phú. Trường tiểu học vẫn giữ nguyên 05 khối lớp hệ 12 năm. I.2/ Nhiệm vụ của Trường I.2.1/ Thực hiện chương trình : Dạy đủ 09 môn và đúng chương trình do Bộ quy định, tổ chức học môn tự chọn Anh văn. Tổ chức học 02 buổi 01 ngày trong toàn trường. Thực hiện tốt hướng dẫn chỉ đạo của các cấp chuyên môn với loại hình 02 buổi/ ngày. Tổ chức các hoạt động ngoại khoá nhân các ngày lễ, tổ chức tham quan để giáo dục toàn diện. Kết hợp với các lực lượng để giáo dục rèn luyện đạo đức cho các em ở Trường và ở gia đình. I.2.2/ Đổi mới phương pháp dạy học. Trường đã chỉ đạo áp dụng phương pháp dạy học ở 09 môn học mới đạt kết quả tốt. Giáo viên đã từng bước nâng cao chất lượng dạy học. Hàng năm 100% giáo viên tổng kết việc áp dụng phương pháp dạy học mới bằng văn bản ( viết kinh nghiệm ) Thực hiện tốt công tác phổ cập giáo dục đúng độ tuổi. Tỷ lệ lưu ban dưới 1% Huy động trẻ 06 tuổi lớp đạt 100%, duy trì sĩ số tốt, không có học sinh bỏ học giữa chừng. I.2.3/ Hoạt động chuyên môn. Các khối chuyên môn sinh hoạt có nề nếp, qua sinh hoạt chuyên môn giáo viên tự bồi dưỡng nâng cao trình độ. Các giáo viên chủ động dự giờ đồng nghiệp. Ban giám hiệu đã dự giờ kiểm tra hoạt động dạy của tất cả các giáo viên. Kiểm tra việc soạn giáo án, hồ sơ chuyên môn. Mỗi tháng kiểm tra sổ điểm 01 lần, sau mỗi lần kiểm tra Ban giám hiệu công khai việc xếp loại, đánh giá để giáo viên phát huy mặt mạnh, khắc phục những mặt còn hạn chế. Phong trào sử dụng đồ dùng, dụng cụ dạy học đạt kết quả cao. * Trong phong trào thi đua, phấn đấu và xây dựng, nhà trường đã đạt được nhiều thành tích. Liên tục từ năm học 1984 – 1985 đến nay đạt danh hiệu trường tiên tiến. Năm học 1998 – 1999 đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc, Trường đã được công nhận hoàn thành phổ cập từ 10 năm nay. Trường kết hợp với nhân dân, phụ huynh học sinh và các đoàn thể trong xã hội thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục có chất lượng va đạt nhiều kết quả cao. Khung cảnh sư phạm và các phong học đều sạch đẹp khang trang. * Nhà trường có đội ngũ giáo viên kiên định về lập trường chính trị, vững vàng về chuyên môn, nhiệt tình trong công tác : - Tổng số cán bộ giáo viên, công nhân viên : 21 đồng chí - Tổng số lớp là : 15 - Số giáo viên trực tiếp đứng lớp là : 18 đồng chí - Trình độ đào tạo của giáo viên : + Đạt trình độ chuẩn 18/18 đồng chí = 100% + Đạt trên chuẩn 7/18 đồng chí = 38% ( Cao đẳng sư phạm ) + Đạt chuẩn 11/18 đồng chí = 62% ( Trung học sư phạm ) Tham gia bồi dưỡng thường xuyên hàng năm đạt yêu cầu 18/18 giáo viên, hiện có 03 giáo viên đang học Đại học hàm thụ khoa tiểu học và 04 giáo viên đang học Cao đẳng sư phạm, 03 đồng chí học bồi dưỡng cán bộ quản lý. Trường trở thành trường điểm của cấp Tiểu học quận Hoàng Mai. Năm học 2000 – 2001 Trường được công nhận là trường chuẩn quốc gia. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ. II.1/ Giai đoạn từ 1955 – 1983. UBND Quận Phòng giáo dục Trường Tiểu học Trần Phú Công đoàn Ban giám hiệu Chi đoàn Liên đội TNTP Tổ công đoàn Tổ chuyên môn Phân đoàn Chi đội TNTP Khối chuyên môn Trong giai đoạn này nhà trường chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng giáo dục về mọi mặt như chuyên môn, tài chính, nhân sự …. Trên phòng giáo dục là UBND huyện Thanh Trì. Điều hành mọi hoạt động của nhà trường, chịu mọi trách nhiệm với Phòng giáo dục và UBND huyện là Ban giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 01 Hiệu phó. Cùng sự quản lý của Ban giám hiệu còn có các tổ chức đoàn thể như Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP. Dưới Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP còn có các tổ công đoàn, các tổ chuyên môn, phân đoàn và các chi đội. Dưới tổ chuyên môn là khối chuyên môn II.2/ Giai đoạn 1983 – 2003 So với giai đoạn 1955 – 1983, giai đoạn này có sự thay đổi về đối tượng quản lý. Nhà trường chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND quận và Phòng giáo dục đào tạo. Như vậy đơn vị chủ quản của nhà trường vẫn không có gì thay đổi. UBND Quận Phòng GD-ĐT Trường Tiểu học Trần Phú Công đoàn Tổ công đoàn Ban giám hiệu Tổ chuyên môn Chi đoàn Liên đội TNTP Phân đoàn Chi đội TNTP Khối chuyên môn * Ban giám hiệu. + Hiệu trưởng : Trình độ đào tạo : Trung học sư phạm, sơ cấp chính trị, đã qua lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục. Có khả năng tổ chức, thực hiện mục tiêu giáo dục, chủ động trong công tác và có năng lực quản lý nhà trường. Nắm vững nội dung chính trị, kế hoạch dạy học, tổ chức thực hiện có hiệu quả + Hiệu phó : Trình độ đào tạo : Cao đẳng sư phạm, đã qua lớp bồi dưỡng xán bộ quản lý giáo dục, có năng lực sư phạm, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn. Ban giám hiệu làm việc đúng chức năng, quyền hạn, đúng chế độ và đảm bảo tính dân chủ trong công tác. * Hội đồng sư phạm và các đoàn thể + Chi bộ : Là chi bộ ghép cới Trường THCS, trường có 04 đảng viên, các đồng chí đảng viên đã gương mẫu, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc. Chi bộ là nòng cốt trong phong trào dạy học của nhà trường, nhiều năm đạt danh hiệu Chi bộ vững mạnh xuất sắc. + Hội đồng sư phạm : Có trình độ chuyên môn vững vàng, luôn khắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có tinh thần trách nhiệm trong công tác, luôn phấn đấu và đạt kết quả cao trong việc thực hiên mục tiêu giáo dục. Có ý thức tổ chức kỉ luật, hăng say công tác, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, xây dựng Hội đồng sư phạm thành một khối đoàn kết thống nhất. + Công đoàn : Động viên đoàn viên hăng hái trong các phong trào thi đua, chấp hành nghiêm về quy chế chuyên môn. Phát huy đân chủ trong công việc, kết hợp với nhà trường để hoàn thành nhiệm vụ. Nhiều năm liên tục hược công nhận là Công đòan vững mạnh xuất sắc. + Chi đoàn : Tổng số 04 đoàn viên, có tưởng quan điểm vững vàng an tâm công tác, phát huy vai trò “ đầu tầu “ trong các phong trào thi đua. + Liên đội thiếu niên tiền phong : Được các em học sinh tham gia hăng hái nhiệt tình, khơi dậy nhiều phong trào thi đua trong học tập và trong sinh hoạt giữa các chi đội. III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN. - Giai đoạn 1955 – 1983, Phòng giáo dục là chủ tài khoản. Mọi hoạt động về thu, chi tiền đều thông qua Phòng giáo dục. - Sau năm 1983 đến nay, thì nhà trường là đơn vị có tài khoản riêng.Phòng tài chính trực tiếp chỉ đạo về thu, chi và các hoạt động tài chính khác. - Các nguồn thu phát sinh trong trường gồm : + NSNN cấp. + Thu quỹ xây dựng cơ sở vật chất ( 1 lần/ năm ) + Thu quỹ hỗ trợ giáo dục. + Thu quỹ học 2 buổi/ngày. -Các khoản chi phát sinh: Chi lương, phụ cấp lương, chi nghiệp vụ, chi chuyên môn, xây dựng và các khoản chi khác…. Đối với Trường Tiểu học theo quy định chỉ có 01 kế toán và 01 thủ quỹ, vì vậy ở bộ phậntài chính kế toán của trường tiểu học Trần Phú cũng chỉ có 01 nhân viên kế toán và 01 thủ quỹ do giáo viên kiêm nhiệm. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng : Chứng từ ghi sổ. PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. I.1/ Khái niệm. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. I.2. Nhiệm vụ : Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ chính sách của Nhà nước. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị. I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị, Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. Tổ chức công tác kế toán gon nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. I.4/ Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. - Kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán vật tư, tài sản. - Kế toán thanh toán. - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ. - Kế toán các khoản thu ngân sách. - Kế toán các khoản chi ngân sách. - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị. II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu. - Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luan chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định. - Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp các đơn vị không được sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp quy khác của nhà nước. II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính. Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể quy định thêm 1 số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng các tài khoản cấp I, II…. để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước. II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán: II.3.1/ Hình thức nhật ký chung. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm caqn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối phát sinh. - Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính. - Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết * Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Nội dung trình tự ghi sổ : - Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn cứ số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển cho Phụ trách kế toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào Sổ đăng kíchứng từ ghi sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào Sổ đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. - Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái đã dược sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác. - Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ – SỔ CÁI Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Nhật kí – sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích : Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra * Trình tự nội dung ghi sổ kế toán : - Hàng ngày kế toán cưn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán) đã đưpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật kí – Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) được ghi một dòng đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập vật liệu …) - Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật kí – Sổ cái, phải được ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật kí – Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật kí – Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng ( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý ) của từng tài khoản. - Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau : Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có của phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái. - Số liệu trên Nhật kí – Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác. II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính SỐ TT KÍHIỆU BIỂU TÊN BIỂU BÁO CÁO THỜI HẠN LẬPBÁO CÁO NƠI NHẬN Tài chính Kho bạc Cấp trên Thống kê 1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x 2 B02- H Bảng tổng hợp tình hình kinh phívà quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x 3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x 4 B04- H Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu Năm x x 5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x 6 F02- 1H Chi tiết kinh phí hoạt động đềnghi quyết toán Quý, năm x x 7 F02- 2H Chi tiết thực chi dự án đề nghịquyết toán Quý, năm x x x 8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x 9 B06- DA Báo cáo tiếp nhận và sử dụng việntrợ không hoàn lại năm… Năm x x x 10 B07- DA Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,thu lãi. Năm x x x 11 B08- DA Báo cáo tình hình sử dụng số kinhphí quyết toán năm đợc chuyểnsang Năm x x x 12 B09- DA Báo cáo tình hình thực hiện cácchỉ tiêu dự toán Năm x x x II.5/ Tổ chức kiểm tra kế toán: Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách quan. Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác kế toán của mình. Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục. đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị. Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí, kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách. Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi. II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản: Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định. Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế. Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết ( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …) III/ Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nước cấp và được phân phối và quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán cấp 3. Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm 1 phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN NÀY ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU : Trưởng phòng kế toán đơn vị Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán nguồn kinh phí Kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán các khoản chi Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận, xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp. ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( chỉ có 2 cấp ; cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp trực thuộc cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dưới. Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau : Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi Bộ phận kế toán tổng hợp, lập Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới Phân chia các công việc theo từng phần hành kế toán B/ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU, CHI NĂM: I/ LẬP DỰ TOÁN NĂM: Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân sách nhà nước cấp phát cho đơn vị. I.1/ Căn cứ để lập dự toán thu năm: - Nhiệm vụ vủa đơn vị được giao năm kế hoạch - Chính sách, chế độ thi hiện hành - Tình hình thực hiện dự toán thi cỉa năm trước Phương pháp lập dự toán thu năm : - Lập từng mục thu ( có chi tiết từng tiểu mục ) mà đợn vị có phát sinh nguồn thu đó I.2/ Căn cứ lập dự toán chi năm : - Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong năm kế hoạch. - Căn cứ vào nhiệm vụ của nghành và của đơn vị trong năm kế hoạch. - Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành của Nhà nước. - Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trước của đơn vị. I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm : Bước I : Công tác chuẩn bị - Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch - Trưng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch - Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước - Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch Bước II : Lập dự toán. - Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình. - Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương và tổng hợp dự toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên. I.4/ Phương pháp lập dự toán chi. - Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục. - Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế để lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm. I.5/ Hồ sơ dự toán - Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho đơn vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách Nhà nước - Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07) - Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04) - Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17) - Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09) - Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24) - Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25) Vì Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục bậc tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thường là không ._.có. BẢNG DỰ TOÁN THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NĂM 2004 MỤC TIỂUMỤC NỘI DUNG ƯỚC THỰCHIỆN 2003 DỰ TOÁN2004 I.Tổng số thu : 195,000 200,000 040 02 - Thu sự nghiệp khác + Quỹ hỗ trợ giáo dục 20,000 20,000 + Quỹ xây dựng 10,000 10,000 + Quỹ học 2buổi/ ngày 165,000 170,000 II.Kinh phí ngân sách Nhà nước cấp 230,000 279,000 - Tiền lương 78,000 78,000 - Tiền công 3,000 2,000 - Phụ cấp lương 40,000 45,000 - Các khoản đóng góp 18,000 20,000 - Vật tư văn phòng 10,000 12,000 - Hội nghị 5,000 6,000 - Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 20,000 30,000 - Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 21,000 30,000 - Chi khác 6,000 6,000 - Mua sắm TSCĐ 29,000 50,000 II/ LẬP DỰ TOÁN THU, CHI QUÍ : Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu, chi năm, vì vậy việc thực hiện tốt dự toán thu, chi quí là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện dự toán thu, chi năm. II.1/ Muốn lập dự toán thu, chi quí phải : - Căn cứ vào dự toán thu, chi năm đã được xét duyệt - Căn cứ vào khối lượng công tác và đặc diểm hoạt động vủa từng quí - Căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước - Căn cứ vào ước thực hiện dự toán quí này năm trước. II.2/ Phương pháp lập : Tính toán kế hoạch thu,chi từng tháng cho từng mục ( có chi tiết từng tiểu mục ) sau đó tổng hợp kế hoạch 3 tháng thành dự toán cả quí. II.3/ Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi quí. II.3.1/ Tổ chức thực hiện dự toán thu : - Đơn vị phải đảm bảo thu đúng, đủ, kịp thời các khoản thu cho NSNN. - Đơn vị không được tự ý gữ lại các khoản thu để chi tiêu cho nhu cầu riêng. II.3.2/ Tổ chức thực hiện dự toán chi quí : - Phải đảm bảo tiền nào dùng cho việc ấy theo đúng dự toán đã được xét duyệt. - Nếu đơn vị có những khoản chi đột xuất vượt quá khả năng thì đơn vị lập dự toán bổ xung để cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính xét duyệt, cấp lệnh chi tiền cho đơn vị . BẢNG DỰ TOÁN CHI QUÍ I NĂM 2004 : Đơn vị tính : 1.000đ Mục Tiểu mục Nội dung Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cả quý 100 01 Lương ngạch bậc 6,500 6,500 6,500 19,500 Phụ cấp lương : 3,188 3,188 3,188 9,564 01 Phụ cấp chức vụ 45 45 45 135 03 Phụ cấp trách nhiệm 18 18 18 54 08 Phụ cấp đặc biệt ngành 3,000 3,000 3,000 9,000 99 Phụ cấp khác 125 125 125 375 101 01 Tiền công hợp đồng 500 500 104 15 Hỗ trợ khen thưởng 1,200 1,200 105 02 Trợ cấp khó khăn thường xuyên 200 100 300 106 Các khoản đóng góp 0 3,305 0 3,305 01 + Bảo hiểm xã hội 2,905 2,905 02 + Bảo hiểm y tế 400 400 109 Thanh toán dịch vụcông cộng 350 300 350 1,000 01 + Tiền điện 200 200 200 600 02 + Tiền nhiên liệu 150 100 150 400 111 10 Sách báo tập chí 100 100 200 112 Hội nghị 500 350 350 1,200 01 + In mua tài liệu 50 50 02 + Báo cáo viên 100 100 99 + Khác 350 350 350 1,050 113 Công tác phí 04 + Khoản công tác phí 100 250 150 500 114 99 Chi phí thuê mướn 600 1,200 600 2,400 117 09 Sữa chữa thường xuyêntài sản cố định 119 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 2,300 600 1,000 3,900 06 + Tài liệu dùng cho công tác chuyên môn nghành 200 200 04 + Chi ngày lễ lớn 400 400 134 11 Chi khác 500 500 1,000 145 Mua TSCĐ dùng cho chuyên môn 15,000 15,000 12 + Thiết bị tin học 7,000 7,000 99 Tài sản khác 8,000 8,000 Tổng cộng 59,569 C/ CÔNG TÁC KẾ TOÁN I/ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN : Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm : tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng, chứng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. I.1/ Kế toán quỹ tiền mặt I.1.1/ Nguyên tắc hạch toán và quản lý quỹ tiền mặt : Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định, mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được ngân hàng, kho bạc Nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành. Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nước để thoả thuận số tiền được rút hoặc được để lại từ các khoản thu ( nếu có ) để chi tiêu. Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị được tập chung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không được nhờ người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư hay kiêm nhiệm tiếp liệu, công việc kế toán. Kế toán phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, các khoản thu, chi tiêng mặt phải có chứng từ hợp lệ. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền mặt để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tìên phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tìên mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. I.1.2/ Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử dụng tài khoản 111 – tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan * Tài khoản 111 – tiền mặt : Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam ( kể cả ngân phiếu ), ngoại tệ và các chứng chỉ có giá. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoài tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý ( đối với các loại vàng, bạc, đá quý, kim khí quý đóng vai trò là đơn vị thanh toán ) thực tế nhập xuất quỹ. * Tài khoản 007 – ngoại tệ các loại Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và số còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở đơn vị I..1.3/ Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 112 111 112 Rút tiền gửi ngân hàng, Nộp tiền mặt vào Kho bạc về quỹ tiền mặt ngân hàng kho bạc 461, 441, 462 152, 155 Nhận các khoản kinh phí Chi tiền mặt mua bằng tiền mặt vật tư dụng cụ hàng hoá 311 211, 213 Thu hồi các khoản Chi tiền mặt mua phải thu bằng tiền mặt tài sản cố định 342 312 Thu hồi công nợ Chi tạm ứng hoặc thu hộ cấp dưới 511 241, 661, 662, 631 Thu sự nghiệp, phí, lệ phí và Chi tiền mặt cho các khoản khác bằng tiền mặt các khoản chi phí 331 331, 332,333 Số thừa quỹ khi kiểm kê Trả nợ, nộp thuế phí, khoản phải nộp theo lương 431 413 Chênh lệch tăng Chênh lệch giảm do đánh giá ngoại tệ do đánh giá ngoại tệ I.1.4/ Chứng từ kế toán sử dụng : Kế toán quỹ tiền mặt sử dụng chứng từ sau : - Phiếu thu ( mẫu C21- H ) - Phiếu chi ( mẫu C22- H ) - Biên lai thu tiền ( mẫu C27-H ) - Giấy đề nghi thanh toán tạm ứng ( mẫu C23-H ) - Giấy thanh toán tam ứng ( mẫu C24-H ) - Bảng kiểm kê quỹ ( mẫu C26 a, b-H ) - Bảng kê vàng, bạc, đá quý ( mẫu C25-H) I.1.5/ Ghi sổ kế toán Sổ tiền gửi kế toán chi tiết gửi ngân hàng, kho bạc sử dụng các sổ : Sổ tiền gửi, sổ theo dõi tiền mặt, sổ tiền gửi bằng ngoại tệ. Sổ kế toán tổng hợp tuỳ theo hinh thức kế toán đơn vị áp dụng mà trình tự và phương pháp ghi sổ được tiến hành theo 01 trong 03 hình thức : hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức chính từ ghi sổ và hình thức nhật kí chung. Trình tự ghi sổ các hoạt động thu, chi diễn ra trong quý I năm 2004 tại trương Tiểu học Trần Phú. BẢNG KÊ TỔNG HỢP CHỨNG TỪ QUÝ I NĂM 2004 Đơn vị tính : đồng Số TT Số hiệu Ngày tháng Chứng từ Số tiền 1 01 03/1 Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt 21,113,000 2 02 10/1 Phiếu chi 6,819,000 3 03 10/1 Biên bản giao nhận TSCĐ 6,819,000 4 04 12/1 Phiếu chi 882,189 5 05 12/1 Phiếu nhập kho 801,990 6 06 18/1 Phiếu chi 7,500,900 7 07 18/1 Phiếu nhập kho 6,819,000 8 08 20/1 Phiếu xuất kho 789,260 9 09 21/1 Biên bản giao nhận TSCĐ 5,000,000 10 10 22/1 Phiếu chi 21,425,435 11 11 23/1 Phiếu thu 2,500,000 12 12 15/2 Phiếu chi 580,926 13 13 18/2 Phiếu thu 2,560,000 14 14 20/2 Phiếu thu 2,855,000 15 15 20/2 Phiếu thu 19,866,000 16 16 20/2 Phiếu thu 2,712,250 17 17 20/2 Phiếu thu 19,270,020 18 18 21/2 Phiếu chi 143,000 19 19 21/2 Phiếu chi 595,980 20 20 25/2 Phiếu chi 300,000 21 21 03/3 Giấy thanh toán tạm ứng 250,000 22 22 03/3 Phiếu thu 50,000 23 23 05/3 Phiếu chi 2,686,200 24 24 05/3 Phiếu chi 57,600 25 25 05/3 Phiếu nhập kho 2,442,000 26 26 05/3 Phiếu nhập kho 57,600 27 27 10/3 Phiếu nhập kho 2,442,000 28 28 11/3 Phiếu xuất kho 57,600 29 29 24/3 Phiếu chi 1,000,000 30 30 26/3 Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản 3,872,840 31 31 28/3 Phiếu chi 6,400,000 32 32 28/3 Biên bản giao nhận TSCĐ 6,400,000 Cộng 155,068,790 * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt diễn ra trong quý I – 2004 tại đơn vị Ngày 03/1/2004 đơn vị nhận giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt số tiền 21.113.000 đồng. Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 03/01/2004 Số 01 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Rút HMKP chi lương, phụ cấp lương 111 461 20,813,000 Rút HMKP chi tạm ứng 111 461 300,000 Ghi có TK 008 21,113,000 Cộng 21,113,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 10/01/2004 Số 02 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Chi tiền mua tượng đài Trần Phú 211 111 6,819,000 Cộng 6,819,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 12/01/2004 Số 04 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Mua vở về nhập kho 1526 111 801,990 Mua bình chữa cháy tổng hợp 1526 111 6,819,000 Cộng Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 22/01/2004 Số 10 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Trả lương và BHXH cho nhân viên 334 111 21,425,435 Cộng  21,425,435 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 20/02/2004 Số 14 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Thu tiền quỹ hỗ trợ giáo dục 111 511 2,855,000 Thu tiền quỹ học 02 buổi/ngày 111 511 19,866,000 Cộng Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 25/02/2004 Số 20 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Chi tạm ứng bằng tiền mặt 312 111 300,000 Cộng 300,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 05/03/2004 Số 25 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Mua tranh ảnh cho hoạt động chuyên môn nhập kho 1526 111 2,442,000 Mua sách nâng cao cho giáo viên nhập kho 1526 111 57,600 Cộng Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 28/03/2004 Số 31 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Mua máy tính+ máy in 211 111 6,400,000 Cộng 6,400,000 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 01 3/1 21,113,000 14 20/2 2,855,000 02 10/1 6,819,000 15 20/2 19,866,000 04 12/1 882,189 20 25/2 300,000 06 18/1 7,500,900 22 3/3 50,000 10 22/1 21,425,435 23 5/3 2,686,200 11 23/1 2,500,000 24 5/3 57,600 12 15/2 580,926 29 24/3 1,000,000 13 18/2 2,560,000 31 28/3 6,400,000 Cộng 63,381,450 Cộng 33,214,800 SỔ CÁI Tên TK : Tiền mặt Số hiệu : 111 Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 11,260,000 04/1 01 03/1 Rút HMKP nhập quỹ 461 21,113,000 10/1 02 10/1 Mua tượng đài Trần Phú 211 6,819,000 13/1 04 12/1 Mua vở về nhập kho 1526 801,990 22/1 06 18/1 Mua bình chữa cháy tổng hợp 1526 6,819,000 22/1 10 22/1 Trả lương+ BHXH cho nhânviên 334 21,425,435 24/1 11 23/1 NSNN cấp TM bổ sung quỹ cq 431 2,500,000 16/2 12 15/2 Mua thẻ BHYT 332 580,926 19/2 13 18/2 Cq BHXH trả tiền BHXH 332 2,560,000 21/2 14 20/2 Thu quỹ hỗ trợ giáo dục 511 2,855,000 21/2 15 20/2 Thu quỹ học 2 buổi/ngày 511 19,866,000 26/2 20 25/2 Chi tạm ứng 312 300,000 04/3 22 03/3 Tạm ứng chi không hết nhậpquỹ 312 50,000 06/3 23 05/3 Mua tranh ảnh nhập kho 1526 2,442,000 06/3 24 05/3 Mua sách nâng cao nhập kho 1526 57,600 25/3 29 24/3 Thưởng cho giáo viên dạy giỏi 334 1,000,000 28/3 31 28/1 Mua máy tính + máy in 211 6,400,000 Cộng số phát sinh 48,944,000 46,645,951 Số dư cuối kỳ 13,558,049 I.2/ KẾ TOÁN TIỀN GỬI KHO BẠC: II.2.1/ Nguyên tắc kế toán tiền gửi kho bạc: Tiền gửi ngân hàng kho bạc của các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, Ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - Kế toán phải tổ chức việc tổ chức thực hiện theo dõi từng loại nghiệp vụ tiền gửi (tiền gửi về kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, tiền gửi về vốn đầu tư cơ bản và các loại tiền gửi khác theo từng ngân hàng, kho bạc). Địng kì phải kiểm tra đối chiếu nhằm đẳm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của ngân hàng, kho bạc quản lý. Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng, kho bạc để điều chỉnh kịp thời. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến luật ngân sách hiện hành của nhà nước. II.2.2/ Chứng từ kế toán sử dụng: Giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bản sao kê của ngân hàng, kho bạc kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, chi, bảng kê nộp séc). Khi nhận được giấy báo hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu đảm bảo khớp đúng, tiến hành định khoản và ghi vào các sổ kế toán có liên quan. trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu của ngân hàng, kho bạc biết để cùng đối chiếu điều chỉnh kịp thời. II.2.3/ Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc sử dụng tài khoản 112_Tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có, sự biến động của tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc. * Vì trường tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp giáo dục bậc tiểu học, thuộc sự quản lý của phòng giáo dục và uỷ ban nhân dân huyện cả về chuyên môn lẫn hoạt động tài chính lại không phải là đơn vị sự nghiệp có thu nên kế toán quan hệ kho bạc có ít, chứng từ phát sinh chỉ có giấy rút HMKP. Vì vậy các chứng từ như chuyển khoản bằng séc hay uỷ nhiệm chi để thanh toán, đơn vị cũng không sử dụng. * Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng dự toán chi quý và bảng kê tính lương cho cán bộ, giáo viên trong trường để lập giấy đề nghi rút tiền về chi lương. Căn cứ vào giấy đề nghị đó, ngân sách huyện sẽ lập giấy rút HMKP Ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt và chi tiền cho trường. * Ngày 3 tháng 1 năm 2004, đơn vị nhận giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt số tiền 21,113,000 đồng. Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán lập phiếu thu và vào sổ quỹ tiền mặt. PHIẾU THU Ngày 3 tháng 2 năm 2004 Số 01 Họ tên người nộp: Vũ Thu Dung Địa chỉ: Phòng kế toán kho bạc nhà nước huyện Thanh Trì Lí do nộp: Cấp cho trường tiểu học Trần Phú để : Chi lương,phụ cấp lương Chi tiền công hợp đồng Chi tạm ứng Số tiền là:21.113.000 đồng (viết bằng chữ) Hai mươi mốt triệu một trăm mười ba nghìn đồng chẵn. Kèm theo một chứng từ gốc Phụ trách kế toán (ký) Người lập (ký) Đã nhận đủ số tiền : Hai mươi mốt triệu một trăm mười ba nghìn đồng chẵn Ngày 3 tháng 1 năm 2004 Thủ quỹ (ký) II/ KẾ TOÁN VẬT TƯ, TÀI SẢN. II.1/ Kế toán vật tư : Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm hàng hoá của đơn vị . II.1.1/ Nguyên tắc hạch toán : - Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất vật liệu. Tất cả các loại vật liệu, dụng cụ khi nhập, xuất đều phải làm đầy đủ thủ tục : cân, đong, đo, đếm và bắt buộc phải có phiếu nhập, xuất kho. - Chỉ hạch toán vào tài khoản 152- “vật liệu, dụng cụ” giá trị của vật liệu, dụng cụ thực tế nhập, xuất qua kho. Các loại vật liệu, dụng cụ mua về đưa vào sử dụng ngay không qua kho thì không hạch toán vào tài khoản này. - Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ phải thực hiện đồng thơì ở kho và ở phòng kế toán. ở kho thủ kho phải mở sổ theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ kế toán phải thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ. Trường hợp đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý. - Hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ phải làm theo giá thực tế. Việc xác định ghá thực tế dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán được quy định cho từng trường hợp cụ thể sau : + Giá thực tế nhập kho : Giá thực tế vật liệu, dụng cụ mua ngoài nhập kho được tính theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn. Các chi phí có liên quan ( chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp ) được ghi trực tiếp vào các khoản chi phí có liên quan đến việc sử dụng vật liệu, dụng cụ ( các tài khoản loại6 ) Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ số chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ để tạo ra vật liệu, dụng cụ đó. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ thu hồi do hội đồng đánh ghá tài sản của đơn vị xác định ( trên cơ sở giá hiện có của vật liệu, dụng cụ ). + Giá thực tế vật liệu, dụng cụ : có thể áp dụng một trong các phương pháp xác định cho : Giá thực tế bình quân gia truyền Giá thực tế đích danh Giá nhập trước, xuất trước Giá nhập sau, xuất trước II.1.2/ Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 152 – Vật liệu, dụng cụ. Công dụng : Tài khoản này để phản ánh số kiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của đơn vị hành chính sự nghiệp Tài khoản 005 – Dụng cụ lâu bền đang dử dụng. Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh dụng cụ có giá trị tương đối lớn, có thơi gian sử dụng lâu dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ từ khi xuất dùng cho đến khi báo hàng. Dụng cụ lâu bền đang sử dụng ơhải được kế toán chi tiết cho từng loại, theo từng nơi sử dụng và theo từng người chịu trách nhiệm vật chất. Trong từng dụng cụ lâu bền đang sử dụng phải kế toán chi tiết theo các chỉ tiêu số lượngđơn giá, thành tiền. II.1.3/ Ghi sổ kế toán : - Sổ kế toán chi tiết : Kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sử dụng các sổ : sổ kho koặc thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ - Sổ kế toán tổng hợp : Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, trình tự và phương pháp ghi sổ được tiến hành theo 3 hinh thức : + Nhật ký sổ cái + Chứng từ ghi sổ + Sổ nhật ký chung II.1.4/ Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NHẬP VẬT LIỆU, DỤNG CỤ MUA NGOÀI 111, 112 152 Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua bằng tiền mặt, tiền gửi NH 461, 462 Rút HMKP hoạt động, dự án mua vật liệu, dụng cụ nhập kho 111, 112 331 Trả tiền cho người bán Nhập kho vật liệu, dụng cụ mua ngoài chưa trả tiền 461,462 Rút HMKP trả tiền cho người bán 312 Nhập kho mua vật liệu, dụng cụ mua bằng tiền tạm ứng SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ XUẤT DÙNG 152 631 Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh 661 Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sự nghiệp 662 Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho chương trình dự án 241 Xuất vật liệu, dụng cụ dùng cho đầu tư xây dựng cơ bản II.1.5/ Chứng từ kế toán sử dụng : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá và các chứng từ khác có liên quan II.1.6/ Kế toán chi tiết một số vật liệu, dụng cụ mua vào và sử dụng trong quý I năm 2004 tại đơn vị. Trường tiểu học Trần Phú mua vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sự nghiệp tính giá trị giá vật liệu, dụng cụ xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. SỔ KHO Năm 2004 Tên vật liệu : Vở viết ôli Đơn vị tính : quyển Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngàytháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 15 12/1 05 Mua vở về nhập kho 630 645 20/1 08 Xuất vở làm phần thưởng 620 25 Cộng cuối tháng 630 620 Tồn cuối kỳ 25 SỔ KHO Năm 2004 Tên vật liệu : Sách giáo khoa Đơn vị tính : quyển Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngàytháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 15 05/03 26 Mua sách nâng cao cho GV 8 33 11/03 28 Phát sách cho GV 8 25 Cộng cuối tháng 8 8 Tồn cuối kỳ 25 SỔ KHO Năm 2004 Tên vật liệu : Tranh, ảnh Đơn vị tính : chiếc Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngàytháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 05/03 25 Mua ảnh ”5 điều Bác dạy” 40 40 10/3 27 Phát ảnh cho khối lớp 2 40 Cộng cuối tháng 40 40 Tồn cuối kỳ SỔ KHO Năm 2004 Tên vật liệu : Đồ dùng Đơn vị tính : chiếc Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngàytháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 200 18/1 07 Mua bình chữa cháy tổng hợp 3 203 Cộng cuối tháng 3 Tồn cuối kỳ 203 SỔ CHI TIẾT Năm 2004 Tài khoản 1526 Tên dụng cụ : Vở ô ly Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơngiá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 1273 15 19,095 13/1 05 12/1 Mua vở nhập kho 1273 630 801,990 645 821,085 20/1 08 20/1 Xuất vở làmphần thưởng 1273 620 789,260 25 31,825 Cộng 630 801,990 620 789,260 Tồn cuối kỳ 25 31,825 SỔ CHI TIẾT Năm 2004 Tài khoản 1526 Tên dụng cụ : Tranh ảnh Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơngiá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 06/3 25 05/3 Mua ảnh nhập kho 61,050 40 2,442,000 40 2,442,000 11/3 27 10/3 Xuất ảnh cho hoạt động CM 61,050 40 2,442,000 Cộng 40 2,442,000 40 2,442,000 Tồn cuối kỳ SỔ CHI TIẾT Năm 2004 Tài khoản 1526 Tên dụng cụ : Sách giáo khoa Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơngiá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 12,000 25 300,000 05/3 26 05/3 Mua sách nâng cao 7,200 08 57,600 33 357,600 11/3 28 11/3 Phát sách cho GV 7,200 08 57,600 25 300,000 Cộng 08 57,600 08 57,600 Tồn cuối kỳ 25 300,000 SỔ CHI TIẾT Năm 2004 Tài khoản 1526 Tên dụng cụ : Đồ dùng Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơngiá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 200 4,881,400 19/1 07 18/1 Mua bình chữa cháy 2,273,000 03 6,819,000 203 11,700,400 Cộng 03 6,819,000 Tồn cuối kỳ 203 11,700,400 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Vật liệu, Dụng cụ, Sản phẩm, Hàng hoá Tài khoản : 1526 Quý I năm 2004 Đơn vị tính : đồng STT Tên VL, DC, SP, HH Số tiền Tồn ĐK Nhậptrong kỳ Xuấttrong kỳ Tồn CK 1 Vở viết ô ly 19,095 801,990 789,260 31,825 2 Tranh ảnh dùng cho hoạtđộng chuyên môn 2,442,000 2,442,000 3 Sách giáo khoa 300,000 57,600 57,600 300,000 4 Đồ dùng 4,881,405 6,819,000 11,700,405 Cộng 5,200,500 10,120,590 3,288,860 12,032,230 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 12/1/2004 Số 05 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Mua vở về nhập kho 1526 111 801,990 Mua bình chữa cháy tổng hợp 1526 111 6,819,000 Cộng 7,620,990 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 5/3/2004 Số 25 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Mua tranh ảnh nhập kho 1526 111 2,442,000 Mua sách nâng cao cho giáo viên nhập kho 1526 111 57,600 Cộng 2,499,600 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 20/1/2004 Số 08 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất vở làm phần thưởng cho HS 661 1526 789,260 Cộng 789,260 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 10/3/2004 Số 27 Đơn vị tính : đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Xuất ảnh cho hoạt động chuyên môn 661 1526 2,442,000 Phát sách cho giáo viên 661 1526 57,600 Cộng 2,499,600 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quý I năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 05 12/01 801,990 26 05/03 57,600 07 18/02 6,819,000 27 10/03 2,442,000 08 20/01 789,260 28 11/03 57,600 25 05/03 2,442,000 Cộng 10,852,250 Cộng 2,557,200 SỔ CÁI Quý I năm 2004 Số hiệu : 152 Tên tài khoản : Vật liệu, dụng cụ Đơn vị tính : đồng NTghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 5,200,500 12/01 05 03/1 Mua vở nhập kho 111 801,990 18/01 07 10/1 Mua bình chữa cháy tổng hợp 111 6,819,000 21/01 08 12/1 Xuất vở làm phần thưởng 661 789,260 06/03 25 18/1 Mua tranh ảnh nhập kho 111  2,442,000 06/03 26 22/1 Mua sách nâng cao 111  57,600 11/03 27 23/1 Xuất ảnh cho hoạt động chuyên môn 661  2,442,000 11/03 28 15/2 Phát sách cho giáo viên 661 57,600 Cộng số phát sinh 10,120,590 3,288,860 Số dư cuối kỳ 12,032,230 II.2/ Kế toán tài sản cố định hữu hình Phản ánh số lượng, nguyên giá, giá trị hao mòn và tình hình biến động của TSCĐHH hiện có, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị . II.2.1/ Nguyên tắc hạch toán : - Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động có hình thái vật chất, có đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định về giá trị và thời gian sử dụng là : + Có giá trị ( nguyên giá ) từ 5.000.000 đồng trở lên. + Thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên. - Giá trị TSCĐHH phản ánh trên tài khoản 211 theo nguyên giá. Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá của tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào nguồn hinh thành, nguyên giá được xác định như sau : + Nguyên giá của TSCĐHH mua sắm ( kể cả TSCĐ mới và đang sử dụng ) gồm : Giá mua và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử… + Nguyên giá của tài sản cố định xây dựng mới hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng là giá trị của công trình bàn giao theo quyết toán công trình đã được duyệt y. + Nguyên giá của TSCĐ hữu hình được cấp là giá trị trong “ Biên bản giao nhận TSCĐ “ của đơn vị cấp và chi phí lắp đặt, chạy thử ( nếu có ) + Nguyên giá của TSCĐ nhận biếu tặng, viện trợ là giá do Hội đồng gồm đại diện các cơ quan có thẩm quyền quyết định giá để làm căn cứ lập thông báo ghi thu, ghi chi ngân sách + Nguyên giá TSCĐ hữu hình đánh giá theo quyết định của Nhà nước là giá khôi phục áp dụng trong việc đánh giá lại TSCĐ - Chỉ được thay đổi nguyên giá TSCĐ hữu hình trong các trường hợp sau : + Đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước + Xây lắp trang bị thêm + Cải tạo nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ hữu hình + Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của TSCĐ - Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình đều phải lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ “, phải thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục theo quy định của Nhà nước. Sau đó phải lập và hoàn chỉnh hồ sơ TSCĐ về mặt kế toán - Tài sản cố định hữu hình phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ. Đánh giá TSCĐ theo giá trị cong lại : Giá trị TSCĐ còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Số hao mòn luỹ kế TSCĐ II.2.2/ Chứng từ kế toán sử dụng - Biên bản giao nhận TSCĐ ( mẫu C31-H ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu C32-H ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( mẫu C33-H ) II.2.3 Tài sản kế toán sử dụng Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động các loại TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. - Quy định hạch toán vào tài khoản 211 : Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên 211 theo nguyên giá. Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá TSCĐ Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ, theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ. Tài khoản 001 – Tài sản thuê ngoài - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trinh của tất cả các loại tài sản ( TSCĐ, công cụ, dụng cụ ) mà đơn vị đi thuê của tập thể, cá nhân ở bên ngoài để sử dụng. Giá trị tài sản đi thuê phản ánh vào tài khoản này là giá trị tài sản được 02 bên thống nhất trong hợp đồng thuê tài sản. II.2.4/Sơ đồ các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TĂNG TSCĐ HỮU HÌNH 111, 112, 312 211 Mua TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kho bạc bằng tiền tạm ứng 331 TSCĐ hữu hình mua ngoài chưa trả tiền người bán 241 Giá trị TSCĐ đầu tư XDCB hoàn thành, hoặc mua sắm phải qua lắp đặt hoàn thành đưa vào sử dụng 461, 642 Nhận HMKP bằng TSCĐ hữu hình hoặc rút HMKP mua TSCĐ 466 Nhận TSCĐ do cấp trên điều động hoặc tăng giá 214 TSCĐ do đánh giá lại 331(.8) TSCĐ thừa phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân 411 TSCĐ được cấp sử dụng vào SXKD Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 466 661 Ghi tăng nguồn Ghi tăng chi phí hoạt động kinh phí đã hình thnàh TSCĐ 662 hoặc ghi tăng chi dự án 441, 431 411 hoặc ghi giảm nguồn chi phí đầu tư XDCB hoặc quỹ Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH 211 466 511 111,112 Ghi giảm TSCĐ sử dụng Số thu về thanh lý cho hoạt động HCSN nhượng bán TSCĐ 214 311 Ghi giảm TSCĐ trong bộ phận SXKD 111,112,152,331 631 Chi phí thanh lý Kết chuyển chi phí thanh nhượng bán TSCĐ lý, nhượng bán TSCĐ TK liên quan TK liên quan Chênh lệch thu lớn hơn chi Chênh lệch thu lớn về thanh lý, nhượng hơn chi về thanh lý bán TSCĐ nhượng bán TSCĐ II.5/ Kế toán tăng giảm một số TSCĐ trong quý I/2004 tại đơn vị Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 10/01/2004 Số 03 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ cơ quan mua tượng đài Trần Phú 211 111 6,819 Cộng 6,819 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 21/01/2004 Số 09 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Phòng giáo dục tặng thưởng 01 ti vi hiệu sony 211 461 5,000 Cộng 5,000 Chứng Từ Ghi Sổ Ngày 28/03/2004 Số 32 Đơn vị tính: 1,000đ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Dùng quỹ cơ quan mua máy tính, máy in 211 111 6,400 Cộng 6,400 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Quí I năm 2004 Đơn vị tính: 1,000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 01 10/01 6,819 09 21/01 5,000 32 28/03 6,400 Cộng 18,219 SỔ CÁI QUÝ I NĂM 2004 Tên tài khoản: Tài sản cố định hữu hình Số hiệu: 211 Đơn vị tính: 1,000đ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 630,463 11.1 03 10.1 Dùn._.