Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty in Hàng không

Muốn thực hiện được điều đó, mỗi doanh nghiệp phải không ngừng củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ mày kế toán, cải tiến máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, nâng cao tay nghề của công nhân và trình độ chuyên môn của cán bộ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì chi phí Nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, bất cứ một sự biến động nào của yếu tố chi phí Nguyên vật liệu đều làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu, mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng Nguyên vật liệu sẽ là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí, hạ giá thành đi đôi với việc nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp Nhà nước nằm dưới sự quản lý của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam nhưng lại là đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập trực thuộc Tổ ng công ty Hàng Không Việt Nam, công ty In Hàng Không trong thời gian qua đã hỗ trợ đắc lực cho vai trò của ngành Hàng Không trong nền Kinh tế quốc dân. Để làm được điều đó, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán nói chung, bộ máy quản lý Nguyên vật liệu nói riêng một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả, phục vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý và chuyên môn của lãnh đạo công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty In Hàng Không, nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và nắm được phần công tác hạnh toán Nguyên vật liệu em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu”. Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, chuyên đề tốt nghiệp được trình bày trong ba phần sau: Phần I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu. Phần II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không. Phần I Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu I. Khái niệm, đặc điểm, tầm quan trọng của tổ chức kế toán trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh 1. Khái niệm và đặc điểm Nguyên vật liệu Trong thực tiễn, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần phải có đủ ba yếu tố cơ bản là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động sống. Trong đó, đối tượng lao động chính là yếu tố vật chất của sản phẩm, là tất cả những vật mà lao động của con người tác độngvào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người. Đối tượng lao động có hai loại: thứ nhất là những vật liệu có sẵn trong tự nhiên như quặng trong lòng đất, cá dưới biển, gỗ trong rừng nguyên thuỷ...; thứ hai là những vật liệu đã qua chế biến như gang trong lò luyện thép, sợi trong nhà máy dệt, bột gỗ trong nhà máy giấy...Đối tượng lao động đã qua chế biến gọi là nguyên liệu. Những đặc điểm nổi bật của Nguyên vật liệu được thể hiện rõ nét là: - Hoạt động sản xuất: Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và nó là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì Nguyên vật liệu là một loại TSLĐ nên nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn và nó là yếu tố cơ bảncủa giá thành sản xuất sản phẩm. Do đó, việc hạ chi phí Nguyên vật liệu trên cơ sở tiết kiệm Nguyên vật liệu nó là yếu tố chính để hạ chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm. Tất cả các đặc điểm trên đây đều là căn cứ cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán ci tiết đến hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Việc tiến hành sản xuất có thuận lợi hay không là tuỳ thuộc vào nhiều quá trình cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không, bảo quản có tốt không. Nếu quá trình cung cấp và bảo quản Nguyên vật liệu tốt sẽ tạo điều kiện cho sản xuất sản phẩm có chất lượng và có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường kể cả trong và ngoài nước. 2. Vai trò của tổ chức kế toán Nguyên vật liệu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, là công cụ quan trọng thực hiện quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động của quá trình nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Rõ ràng, khi nền sản xuất hàng hoá càng phát triển thì tổ chức kế toán Nguyên vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. ở nước ta trong những năm qua, tổ chức công tác kế toán nói chung, tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng đã được Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm.Và sự quan tâm đó ngày càng tăng qua các giai đoạn phát triển kinh tế – xã hội của đất nước. Các chế độ, thể lệ kế toán luôn được nghiên cứu đổi mới, việc chỉ đạo thưc hiện chế độ, thể lệ kế toán luôn được cải tiến, hoàn thiện, tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong các đơn vị cũng được hoàn thiện và không ngừng đổi mới nhằm tăng hiệu lực của thông tin kế toán, tăng cường vai trò của kế toán trong quản lý. II. Yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiêp: 1. Yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu, mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để đạt được điều đó thì doanh nghiệp cần thực hiện: - Yêu cầu thứ 1: Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng đựoc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho Nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điẻm của Nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của Nguyên vật liệu. Nói chung, phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu theo đúng chế độ quy định để theo dõi sự biến động của Nguyên vật liệu kết hợp theo dõi kiểm tra đối chiếu Nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm trong công tác quản lý, sử dụng Nguyên vật liệu cho toàn doanh nghiệp nói chung và các phân xưởng, tổ, đội sản xuất nói riêng. - Yêu cầu thứ 2: Trong doanh nghiệp, vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục. Do vậy, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại Nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của Nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. -Yêu cầu thứ 3: Để bảo quản tốt Nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bãi bến đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, được trang bị các phương tiện bao quản cân, đong, đo, đếm cần thiết; bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý Nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp niệu và kế toán vật tư. 2. Nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và công tác tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng luôn luôn song hành cùng nhau. Hạch toán Nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu, mua, dự trữ, sử dụng và bảo quản Nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp thích hợp trong quản lý. Mặt khác, tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán Nguyên vật liệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp chính xác. Xuất phát từ yêu cầu quản lý, vai trò và đặc điểm của Nguyên vật liệu, công tác hạch toán Nguyên vật liệu có những nhiệm vụ sau: - Tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán để ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời hiện có và tình hình luân chuyển của Nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật để cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị Nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao Nguyên vật liệu. - Thực hiện việc đánh giá, phân loại Nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức việc phân tích, đánh giá tình hìnhthực hiện kế hoạch mua vật liệu, dự trữ Nguyên vật liệu và tình hình sử dụngvật liệu trong quá trình sản xuất. III. Phân loại và tính giá Nguyên vật liệu 1. Phân loại Nguyên vật liệu Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên cần phải sử dụng nhiều nguyên liệu, vật liệu. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại Nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu. Như vậy, phân loại Nguyên vật liệu là sắp xếp những vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Có nhiều cách phân loại Nguyên vật liệu khác nhau: 1.1. Phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh - Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì nó sẽ cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, nếu không có nó thì sẽ không hình thành nên thực thể của sản phẩm được, nó bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên liệu, vật liệu chính khác nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên liệu, vật liệu chính là sắt, thép...ở doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn ở doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thì Nguyên vật liệu là đường, nha, bột...cũng có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên liệu, vật liệu cho doanh nghiệp khác đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên liệu, vật liệu chính ví dụ như doanh nghiệp dệt mua sợi về dệt vải. - Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm, làmtăng chất lượng cho sản phẩm, tạo dáng cho sản phẩm...ví dụ: thuốc tẩy, thuốc nhuộm, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may... - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có khả năng tạo ra động lực để phục vụ cho sản xuất sản phẩm như là phục vụ cho phương tiện vận tải, cho máy móc thiết bị. Nhiên liệu có thể tồn tại ở 3 trạng thái khí khác nhau: + Thể rắn: than, củi... + Thể lỏng: xăng, dầu... + Thể khí: gas, hơi đốt... - Phụ tùng thay thế: đây là những chi tiết được sử dụng khi thay thế khi sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dựng cơ bản: đây là những loại thiết bị, máy móc được dùng trong ngành xây dựng cơ bản như: công cụ, khí cụ, vật kết cấu. Nó bao gồm thiết bị cần lắp hay không cần lắp. - Vật liệu khác: là những loại vật liệu khác 5 loại trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, vật liệu do quá trình sản xuất loại ra và được thu hồi. 1.2.Phân loại theo mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: nó bao gồm cả vật liệu chính, vật liệu phụ, bán thành phẩm mua ngoài, nó tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho các nhu cầu khác: nó là những loại Nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý phân xưởng, quản lý chung, bán thành phẩm hàng hoá... 1.3.Phân loại theo nguồn gốc hình thành Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài: là những loại vật liệu mà doanh nghiêp đi mua của các đơn vị khác về dùng cho sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu tự chế: là loại vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất chế biến để dùng cho sản xuất sản phẩm khác. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn tham gia liên doanh hoặc vốn cổ đông, biếu tặng... Trên cơ sở phân loại Nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu” ,sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu mã, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm Nguyên vật liệu( theo mẫu dưới đây): Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 2. Đánh giá Nguyên vật liệu: Đánh giá Nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu. Tính giá Nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. 2.1. Đánh giá Nguyên vật liệu theo giá thực tế: Giá thực tế của Nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu 2.1.1.Xác định trị giá vốn thực tế Nguyên vật liệu nhâp kho Giá thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. - Đối với Nguyên vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình mua Nguyên vật liệu và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua Nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp Nguyên vật liệu mua vào sử dụng cho các đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa thuế GTGT. Trường hợp Nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ( tức là sử dụng phương pháp trực tiếp) hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi và các dự án...thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT( tổng giá thanh toán). - Đối với các vật liệu tự gia công chế biến: giá thực tế bao gồm giá xuất kho Nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... - Đối với Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là bao gồm trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến, số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao nhận. - Đối với Nguyên vật liệu nhận vốn góp của các bên tham gia liên doanh hoặc các cổ đông: nó được xác định dựa trên cơ sở giá thoả thuận thống nhất đánh giá của các bên tham gia liên doanh hoặc các cổ đông. - Đối với Nguyên vật liệu nhận từ cấp trên cấp: trị giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận và các chi phí phát sinh khi giao nhận. - Đối với các Nguyên vật liệu do được biếu tặng,được tài trợ: trị giá thực tế nhập kho là giá trị hợp lý và các chi phí phát sinh khác. - Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: thì giá vốn được tính theo giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. 2.1.2.Xác định giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên liệu, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho Nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán của từng doanh nghiệp mà lưạ chọn phương pháp tính giá thực tế Nguyên vật liệu xất kho (1). Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng nguyên liệu, vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức sau: Trị giá vốn Số lượng Đơn giá thực tế của = NVL x bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền + Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Đơn giá tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân = + gia quyền Số lượng NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ - Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại nguyên liệu, vật liệu. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Theo cách này, xác định được trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu hàng ngày, cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên khối lượng tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. (2). Phương pháp Nhập trước – Xuất trước ( FIFO): Theo phương pháp này, kế toán giả định Nguyên vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng. (3). Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này được dựa trên giả định hàng nào nhập sau thì xuất trước và trị giá hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng hàng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuốitính theo thời điễmác định số tồn kho. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát( giá cả có xu hướng tăng). Khi giá cả có xu hướng tăng thì lượng hàng xuất có giá trị cao, lợi nhuận giảm và giá trị Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là thấp nhất và ngược lại. (4). Phương pháp tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ: Được tính trên cơ sở số lượng Nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: x = = Giá vốn thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL NVL xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ Đơn giá thực Giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ tế NVL = tồn đầu kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp giá cả ổn định. Đồng thời có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp có giá trị Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ lớn, lượng nhập trong kỳ ít. (5). Phương pháp theo giá trị thực tế đích danh: Phương pháp này thường áp dụng đối với những loại Nguyên vật liệu có giá trị cao, các Nguyên vật liệu đặc biệt, ít chủng loại như vàng, bạc, đá quý, các chi tiết của ô tô, xe máy và có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho. Khi xuất kho Nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. (6). Phương pháp cân đối: Theo phương pháp này thì phải tính trị giá mua thực tế của Nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng Nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua còn lại cuối kỳ trong tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho: Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua thực tế NVL = thực tế NVL + thực tế NVL - thực tế NVL xuất kho đầu kỳ nhập trong kỳ còn cuối kỳ Để tính được trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cần phải phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho theo công thức:  CP mua CP phân bổ cho CP mua phân bổ cho Trị giá x + = phân bổ NVL đầu kỳ NVL phát sinh trong kỳ mua cho hàng của + xuất kho Trị giá mua của NVL Trị giá mua của NVL NVL còn lại đầu kỳ nhập trong kỳ xuất kho Trên cơ sở trị giá mua thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho đã được tính kế hoạch tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho. 2.2. Đánh giá theo giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá do doanh nghiệp tự xây dựng, nó được xác định trong một thời kỳ nhất định, để làm giá hạch toán Nguyên vật liệu thông thường nó được sử dụng ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại nhiều, việc nhập xuất Nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên, liên tục hàng ngày kế toán khó tính giá thực tế theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh do đó hàng ngày nhập, xuất Nguyên vật liệu theo giá hạch toán, đến cuối tháng hay cuối kỳ căn cứ vào chứng từ để tính giá Nguyên vật liệu nhập kho. Sau đó thực hiện việc điều chỉnh sổ sách kế toán. - Tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế so với giá hạch toán (H): + Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập vào trong kỳ H = + Trị giá hạch toán NVL Trị giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ nhập vào trong kỳ - Tính trị giá thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho: + = Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Hệ số NVL xuất kho NVL xuất kho chênh lệch Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiệm vụ nhập , xuất, tồn kho Nguyên vật liệu nhiều, giá mua thực tế biến động lớn, thông tin về giá không kịp thời. Có nhiều phương pháp tính giá khác nhau, tuy nhiên phải tuỳ thuộc vào từng đặc điểm của từng doanh nghiệp mà vận dụng một phương pháp tính giá Nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Về nguyên tắc, phương pháp tính giá Nguyên vật liệu phải được áp dụng một cách cố định ít nhất là một niên độ kế toán và khi thay đổi phương pháp tính giá Nguyên vật liệu xuất kho phải xác định được mức biến độnggiá trị Nguyên vật liệu xuất kho do sự thay thế phương pháp tính giá. IV. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất Nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo quyết định 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT ). - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ). - Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu ( mẫu 08 – VT ). - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH ). - Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho ( mẫu 01 – BH ). Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như: - Phiếu xuất kho nguyên liệu theo hạn mức (mẫu 04 – VT ). - Phiếu báo nguyên liệu, vật liệu cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ). - Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu, vật liệu ( mẫu 05 – VT ). 2. Sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán về Nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) chi tiết Nguyên vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư, ngoài ra còn có thể mở thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho Nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết, giản đơn, nhanh chóng, kịp thời. 3. Phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu về số lượng và giá trị . Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên liệu, vật liệu. 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song: Phương pháp này tiến hành theo dõi chi tiết Nguyên vật liệu song song cả ở kho và ở phòng kế toán theo từng loại Nguyên vật liệu với cách ghi chép gần như nhau. Chỉ khác nhau ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, còn kế toán theo dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán Nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ( thẻ) kế toán Nguyên vật liệu là các chứng từ Nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra loại, hoàn chỉnh đầy đủ chứng từ ghi chép các loại Nguyên vật liệu trong sổ kế toán chi tiết và the kho phải phù hợp, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu theo từng nhóm Nguyên vật liệu . Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại Nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ kế toán chưa cao. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tinvà khả năng cung cấp thông tin nhanh cho giá trị hàng tồn kho, khối lượng ghi chép lớn, ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm Nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập, xuất Nguyên vật liệu không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu là phương pháp đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyển Nguyên vật liệu” theo từng kho, kế toán lập bảng “ Bảng kê nhập vật liệu”, “ Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào những bảng kê này để ghi vào “ Sổ luân chuyển Nguyên vật liệu”. Khi nhận được thẻ kho với “Sổ luân chuyển Nguyên vật liệu” đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm Nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật liệu Sổ kế toán tổng Sổ đối chiếu hợp Thẻ kho luân chuyển về vật liệu Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.3. Phương pháp ghi sổ số dư Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm Nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu thích hợp nhất là phương pháp ghi sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “ Thẻ kho” như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng Nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. Kế toán dựa vào số lượng nhập , xuất của từng danh điểm Nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoăc 10 ngày một lần ( kèm theo “ Phiếu giao nhận chưng từ”) và giá hạch toán dể trị giá thành tiền Nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ dó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất,tồn” ( bảng này mở theo từng kho”. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm Nguyên vật liệu trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “ Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Từ bảng này,kế toán lập bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn vât liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này tránh việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công viêc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Vì vâỵ, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp số dư: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán Sổ số Bảng luỹ kế nhập tổng Thẻ kho dư xuất, tồn kho NVL hợp về vật liệu Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. V. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu 1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và dược nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm Nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho ( mỗi lần nhập xuất kho đều có cân, đong, đo, đếm ) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào cuối kỳ bằng cách cân, đong, đếm, ước lượng Nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, trong kế toán Nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. 1.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồnkho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung là tài khoản Nguyên vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư, h._.àng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số lượng kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trê sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu, truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. 1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phanr ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư , hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư hàng hoá = hàng hoá mua + hàng hoá - hàng hoá xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng( tài khoản “ Mua hàng”). Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phhương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán ( để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp KKĐK thường dược áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mãu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất hàng thường xuyên. Phương pháp KKĐK hàng tồn kho có những ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi... 2. Hạch toán tổng hợp về Nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 2.1. Tài khoản sử dụng 2.1.1. Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Công dụng: tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có với tình hình tăng, giảm Nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Nội dung, kết cấu: + Bên Nợ: . Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. . Trị giá Nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: . Giá thực tế Nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. . Trị giá Nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. . Trị giá Nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. + Dư Nợ: giá trị thực tế Nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các do anh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của Nguyên vật liệu như: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Vật liệu phụ. TK 1523: Nhiên liệu. 2.1.2. Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” - Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh và tình hình hàng về. - Nội dung, kết cấu: + Bên Nợ: giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường. + Bên Có: giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. + Dư Nợ: giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. 2.1.3. Tài khoản 611 “ Mua hàng” - Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh nhập, xuất vật liệu của doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK. - Nội dung, kết cấu: + Bên Nợ: . Kết chuyển giá trị Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. . Mua vật liệu nhập kho. + Bên Có: . Xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất hoặc các nhu cầu khác. . Kết chuyển giá trị vật liệu tồn cuối kỳ. + Không có số dư cuối kỳ. 2.1.4. Tài khoản 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” - Công dụng: dùng để phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ. - Nội dung, kết cấu: + Bên Nợ: pphản ánh số thuế GTGT phải được khấu trừ. + Bên Có: . Phản ánh số thuế GTGT đã được khấu trừ. . Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ khi mua Nguyên vật liệu nếu được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, khoản giảm giá Nguyên vật liệu hoặc Nguyên vật liệu mua trả lại. + Số Dư Nợ: phản ánh số thuế GTGT còn phải khấu trừ. 2.1.5. Tài khoản 331 “ Phải trả người bán” - Công dụng: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán Nguyên vật liệu, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, nó cũng dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu về XDCB. - Nội dung, kết cấu: + Bên Nợ: . Phản ánh số tiền phải trả cho người bán Nguyên vật liệu, người cung cấp, người nhận thầu. . Phản ánh số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được Nguyên vật liệu. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần Nguyên vật liệu thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Phản ánh số tiền trả cho người bán Nguyên vật liệu, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu XDCB. . Điều chỉnh giá tạm tính và giá thực tế của số Nguyên vật liệu, lao vụ dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số Dư Có: phản ánh số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu. Tài khoản này có thể có số dư nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả nhiều hơn số phải trả theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể nên khi lập bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào 2 chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho Nguyên vật liệu 2.2.1. Nguyên vật liệu thu mua nhập kho Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho Nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng“Hoá đơnGTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” (do người bán lập giao cho doanh nghiệp) và phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp), trường hợp Nguyên vật liệu là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập “ bảng kê mua hàng” thay cho hóa đơn. Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp cần phải lập một số chứng từ khác như: “Biên bản kiểm kê vật tư”, “ Biên bản xử lý vật tư thiếu”... Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu của kế toán phụ thuộc vào tình hìnhthu nhận các chứng từ trên. - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ 152: Phần ghi vào giá trị Nguyên vật liệu nhập kho. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 331: Hoá đơn chưa trả người bán (theo giá thanh toán). Có 111,112,311: Thanh toán bằng tiền. Có 331: Chưa thanh toán. - Trường hợp hàng đang đi đường: Khi kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên, nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi: Nợ 151: Trị giá Nguyên vật liệu đang đi đường. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 111,112,311: đã thanh toán bằng tiền. Có 331: Chưa thanh toán. Sang các tháng sau, khi số hàng đã về kho,căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ 152 Có 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng Nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính(giá hạch toán) kế toán ghi: Nợ 152: Giá tạm tính. Có 331: Giá tạm tính. Khi nhận được hoá đơn, kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính giá thành hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Chẳng hạn khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung: Nợ 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 331: Giá thanh toán trừ giá tạm tính. - Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán: Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ 331: ứng trước tiền cho người bán. Có 111,112,331: Số tiền ứng trước. Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ 152: Giá nhập kho Nguyên vật liệu. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 331: Giá thanh toán. - Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu: Nợ 152: Chi phí thu mua Nguyên vật liệu. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 111,112,331... - Nếu nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ 1381: Chờ xử lý. Nợ 1388: Yêu cầu bồi thường. Có 111,112,311,331: Giá thanh toán của số Nguyên vật liệu thiếu. - Nếu khi nhập kho phát hiện thấy Nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn thì: kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “ Vật tư, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đưn của Nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ 152 Có 3388 - Trường hợp khi nhận được “ Hoá đơn GTGT”, “ Hoá đơn bán hàng”, “ Hoá đơn cước vận chuyển”...mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần, số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với người bán thì kế toán căn cứ hoá đơn để ghi: Nợ 151,152: Giá không có thuế GTGT. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi: Nợ 331: Số tiền đã thanh toán. Có 111,112,141,331. 2.2.2. Nhập kho Nguyên vật liệu từ các nguồn khác Nguyên vật liệu của các doanh nghiệp có thể nhập từ các nguồn khác như: nhập kho Nguyên vật liệu tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị Nguyên vật liệu ... phản ánh nghiệp vụ nhập kho trong các trường này, kế toán ghi: Nợ 152: Giá thực tế Nguyên vật liệu nhập kho. Có 154: Nhập kho Nguyên vật liệu tự chế hoặc gia công. Có 411: Nhận vốn kinh doanh bằng Nguyên vật liệu. Có 128, 222: Nhận vốn góp liên doanh bằng Nguyên vật liệu Có 338: Nguyên vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác. Có 721: Phế liệu thu hồi từ hoạt độngthanh lý TSCĐ. 2.3. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho Nguyên vật liệu: Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho Nguyên vật liệu phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhập Nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng Nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Kế toán tổng hợp các phiếu xuất Nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị Nguyên vật liệu xuất dùng cho chi phí sản xuất kinh doanh và ghi: Nợ 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm. Nợ 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất. Nợ 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng. Nợ 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Có 152: Giá thực tế NVL xuất kho. - Trường hợp doanh nghiệp xuất Nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi: Nợ 222: Góp vốn liên doanh. Nợ 411: Trả vốn góp liêndoanh (theo giá thoả thuận). Nợ (Có) 412: Chên lệch giá (nếu có). Có 152: Ghi theo giá thực tế xuất kho. - Trường hợp doanh nghiệp xuất kho Nguyên vật liệu để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của Nguyên vật liệu xuất kho, kế toán ghi: Nợ 154: Chi phí sản xuất kinh doanh đở dang. Có 152: Nguyên vật liệu. Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế biến Nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có 334,338: Chi phí nhân viên. Có 331: Tiền thuê gia công. - Trường hợp doanh nghiệp xuất kho Nguyên vật liệu để bán thì căn cứ vào giá trị thực tế, kế toán ghi: Nợ 632: GIá vốn hàng bán. Có 152: Nguyên vật liệu. Tiền thu được từ việc nhượng bán Nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ 111,112,131: Số tiền thực thu. Có 721: Thu nhập bất thường. Có 3331: Thuế GTGT được khấu trừ. - Trường hợp doanh nghiệp đã nhập kho nhưng do kém chất lượng và đang trong thời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho số Nguyên vật liệu để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số Nguyên vật liệu này, kế toán ghi: Nợ 111,112,331: Giá thanh toán. Có 152: Giá thực tế. Có 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua (hồi khấu, giảm giá...) thì kế toán ghi giảm giá Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nợ 111,112 Có 152 2.4. Hạch toán kết quả kiểm kê cho Nguyên vật liệu Định kỳ hoăc đột xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho Nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách và xác định số thừa, thiếu: - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý(nếu có) kế toán ghi: Nợ 1381: Chờ xử lý. Nợ 111,112,1388,334: Yêu cầu bồi thường. Nợ 642: Thiếu trong định mức. Có 152: Giá thực tế của Nguyên vật liệu thiếu. - Trường hợp khi kiểm kê phát hiện Nguyên vật liệu thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số Nguyên vật liệu thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác. Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ 152: Trị giá Nguyên vật liệu thừa. Có 721: Trị giá Nguyên vật liệu thừa. Nếu Nguyên vật liệu thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi vào bên Nợ TK 002. Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì cần thông báo cho bên bán. Căn cứ vào hoá đơn lập bổ sung nhận từ người bán, kế toán ghi: Nợ 152 Có 338 sơ đồ hạch toán tổnG hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112,141... TK 152 TK621,627,641... Giá mua chi phí Giá trị NVL xuất kho mua NVL nhập kho sử dụng trong doanh nghiệp TK 151 TK154 Hàng mua Hàng đi đường NVL xuất thuê đang đi đường về nhập kho ngoài gia công TK133 TK128,222 Thuế GTGT đầu vào TK 411 Xuất NVL để góp vốn liên doanh Nhận vốn góp liên doanh TK411 TK 128,222 TK 411 Nhận laị vốn góp liên doanh Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh TK 154 Nguyên vật liệu TK 138,642 tự chế nhập kho Nguyên vật liệu TK 338,721 thiếu khi kiểm kê Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 111,112,331 TK 133 Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán 3. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK - Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển Nguyên vật liệu tồn kho và Nguyên vật liệu đang đi đường: Nợ 611: Kết chuyển Nguyên vật liệu. Có 152: Kết chuyển Nguyên vật liệu. - Trong kỳ mua Nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ 611: Trị giá NVL mua ngoài về nhập kho. Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào. Có 111,112: Trả bằng tiền. Có 331: Chưa thanh toán. Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại Nguyên vật liệu cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ 111,112: Giá thanh toán. Có 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ. Có 611: - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê Nguyên vật liệu tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ 151,152 Có 611 Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của Nguyên vật liệu đã sử dụng trong kỳ và ghi: Nợ 621,627,641,642 Có 611 Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 151,152 TK 611 TK151,152 Kết chuyển NVL Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111,112,311,331... TK 111,112,331 Trị giá NVL mua Giảm giá hàng mua vào trong kỳ hoặc trả lại cho người bán TK 133 TK 133 TK 621,641,642 Trị giá NVL sử dụng trong kỳ Phần II Thực trạng về công tác tổ chức kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu tại công ty in hàng không. I. Đặc điểm, tình hình chung của công ty in hàng không: Đơn vị thực tập: Công ty In Hàng không. Tên giao dịch quốc tế: AVITATION PRINTING COMPANY Trụ sở chính: Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty in Hàng không: Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp nhà Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự củ tài chính, có tư cách pháp nhân. Công ty là một doanh nghiệp in tổng hợp của ngành hàng không dân dụng Nguyên vật liệu và chịu sự quản lý của Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Tiền thân của công ty In Hàng không là xưởng In Hàng không thuộc binh đoàn 919 ( Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam ) được thành lập theo quyết định 472/ QP ngày 19/3/1985 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng với nhiệm vụ in báo, tập san và các chứng từ sổ sách của ngành Hàng không. Ngày 01/4/1985 xưởng In Hàng không chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 205/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng Cục Hàng không dân dụng Việt Nam . Đến tháng 3/1992 đổi thành xí nghiệp In Hàng không. Ngày 14/9/1994 Bộ trưởng Bộ GTVT ký quyết định số 1481/QĐ/TCCB - LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi công ty In Hàng không với tên giao dịch quốc tế Aviation Priting Company viết tắt IHK. Từ một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, sau 20 năm xây dựng công ty In Hàng không đã có cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diện tích 4000 m2 tại sân bay Gia Lâm - Hà Nội. Công ty đã đầu tư hàng chục tỷ đồng xây dựng 2.500 m2 nhà xưởng và công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phúc lợi, trong đó có 3 nhà tầng với tổng diện tích 2.000 m2. Công ty đã có chi nhánh phía Nam tại 126 đường Hồng Hà - Phường 2 – Q.Tân Bình - TP.Hồ Chí Minh, thành lập xưởng giấy trên diện tích mặt bằng 2000m2 chuyên sản xuất các mặt hàng về giấy cho ngành Hàng không và tiêu dùng xã hội. Công ty còn mở rộng thêm chi nhánh ở miền Trung. Về công nghệ, từ 3 máy in Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, được sự giúp đỡ của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không dân dụng Việt Nam, Bộ văn hoá thông tin và các cơ quan ban hành trung ương, đến nay công ty đã xây dựng được 5 phân xưởng sản xuất hoàn thiện, đồng bộ. Đặc biệt, công ty đã tạo lập được dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm 7 máy in OFFSET hiện đại do CH. Liên bang Đức, CH. Pháp chế tạo; 2 dây chuyền in FLEXO hiện đại do Mỹ và Đài Loan chế tạo, đồng bộ dây chuyền hoàn thiện sản phẩm, 3 dây truyền gia công và sản xuất giấy. Từ chỗ chỉ in được các ấn phẩm đơn giản như hoá đơn, chứng từ và từ tin Hàng không, đến nay công ty đã đảm nhận được tất cả các sản phẩm cao cấp phục vụ cho ngành Hàng không bao gồm vé máy bay, sản xuất các sản phẩm bao bì, nhãn mác bằng PP, PE, OPP, màng xốp... Các loại giấy hộp, khăn giấy thơm, giấy vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàng không và xã hội. Hiện nay, công ty đã có hàng trăm bạn hàng thường xuyên ở khắp mọi niền đất nước và đã in sản phẩm cho nước bạn Lào, Nhật Bản. Những năm 1986 – 1987 mỗi năm công ty chỉ sản xuất trên 40 triệu trang in. Sau khi chuyển đổi tù công nghệ TYPO sang in OFFSET, với thiết bị đồng bộ đã đưa công xuất từ 40 triệu trang in lên đến 1740,70 triệu trang in, mỗi năm tăng từ 15% - 20% đã in được thể gắn băng từ và các ấn phẩm cao cấp khác của ngành Hàng không, các sản phẩm đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại đã đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng và được khách hàng tín nhiệm. Năm 1990 doanh thu của công ty chỉ có 850 triệu đồng nhưng đến năm 2004 đã tăng lên 57 tỷ đồng và dự tính đến năm 2005 doanh thu còn tăng lên nữa. Về đội ngũ cán bộ, công nhân viên, từ 23 cán bộ, công nhân viên đến nay công ty đã có 280 cán bộ công nhân viên trong đó số cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học được đào tạo chuyên ngành in trong nước và quốc tế chiếm 45%; số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậ 2 đến bậc 7 chiếm 75% và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung học trở lên được đào tạo ngắn hạn và dài hạn chuyên ngành in. Để đáp ứng nhu cầu trước mắt,cũng như lâu dài đối với công ty, ngoài thiết bị sẵn có công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đã đàu tư thêm 15 tỷ đồng để hiện đại hoá dây truyền in FLEXO và dây truyền này đã đi vào hoạt đoọng từ tháng 8 năm 2001. Công ty tiếp tục đầu tư hơn 17 tỷ đồngcho dây truyền in OFFSET 4 màu và đầu tư mở rộng dây truyền sản xuất giấy nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường của ngành về chất lượng và sản lượng, đáp ứng một phần thị trường ngoài ngành ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh và các thị trường khác trong nước. Khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trường, công ty đã có những thời kỳ khó khăn về vốn, thị trường... song với sự đầu tư đúng hướng có hiệu quả, sự nỗ lực, năng động của ban lãnh đạo cũng như nhân viên công ty đã phát triển ổn định, mở rộng mối quan hệ kinh tế với bên ngoài, tận dụng một cách tối đa công suất máy móc hiện có, tạo nguồn in ổn định, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặt khác đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên, đem lại nguồn thu nhập cho người lao động, đạt được múc doanh thu tăng từ 15% - 20% đồng thời khẳng định vị trí của mình trên thị trường ấn phẩm tham gia cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp bạn. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1. Chức năng Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp Nhà nước giữ vai trò quan trọng trong ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. 2.2. Nhiệm vụ Công ty In Hàng không có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - In vé máy bay và các ấn phẩm tem nhãn, sách báo trong và ngoài ngành Hàng không. - In các loại thẻ, vé có gắn sẵn băng từ, vỏ bao thuốc lá, các loại thẻ hành lý, thẻ lên máy bay và các loại văn hoá phẩm, chứng từ và các loại thông tin giải trí trên máy bay. - In các loại giấy tờ, biểu mẫu quản lý kinh tế và các biểu mẫu khác. - In các loại bao bì bằng nhựa OPP, PE, OPE, bao bì bằng giấy. - Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in. - Sản xuất các mặt hàng về giấy (giấy khăn thơm, giấy tập, giấy hộp, giấy vệ sinh cao cấp...). 3. Tổ chức mạng lưới hoạt động của công ty Trụ sở hoạt động chính của công ty In Hàng không là tại sân bay Gia Lâm – Hà Nội. Ngoài ra, công ty còn có thêm 2 chi nhánh: một chi nhánh ở phía Nam và một chi nhánh ở miền Trung. Công ty In Hàng không Chi nhánh phía Nam Chi nhánh miền Trung - Chi nhánh phía Nam (126 Hồng Hà - Phường 2 - Q.Tân Bình – TP. Hồ Chí Minh: sản xuất và gia công chế biến các sản phẩm giấy cung cấp cho thị trường phía Nam. - Chi nhánh miền Trung (sân bay quốc tế Đà Nẵng): in lưới, cung cấp và khai thác nguồn khách hàng tại miền Trung. Giữa công ty In Hàng không và các chi nhánh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp hoạt động nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao và phục vụ đắc lực cho ngành dịch vụ hàng không của cả trong và ngoài nước. 4. Tình hình về vốn của công ty Tại công ty, trong bất cứ một khoảng thời gian nào, vốn cũng đều được vận động liên tục qua các giai đoạn khác nhau: Giai đoạn cung cấp, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thu. Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả về hình thái biểu hiện lẫn quy mô. 5. Tổ chức bộ máy và dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty In Hàng không: Để bắt nhịp cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường. Công ty đã xác dịnh mục tiêu chính để phát triển là đầu tư mạnh vào hệ thống dây truyền công nghệ in và công nghệ hoàn thiện sản phẩm, hệ thống này phải đòng bộ và hiện đại thì mới có khả năng cạnh tranh trên trị trường ngành in và khẳng định vị trí của công ty trên thị trường. Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ thị trường, cán bộ kỹ thuật, công nhân tay nghề bậc cao thường xuyên được đào tạo ở các lớp do ngành in tổ chức. 5.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty In Hàng không Hiện nay, tổng số cán bộ, công nhân viên của công ty là 280 người. Công ty chức bộ máy theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc công ty có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, với tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và trong sản xuất kinh doanh. Hỗ trợ cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện theo mô hình dưới đây: Giám đốc Hai (2) P. Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng TCHC KHSX TCKT KD QLCL PX PX PX PX PX Offset Flexo Sách Chế bản Giấy Bảng phân công trách nhiệm của tổ chức trực thuộc: STT Tổ chức Trách nhiệm 1 Phòng tổ chức hành chính Thư ký, quản trị tổ chức, quản trị nhân lực quản trị đầu tư, quản trị hành chính. Trách nhiệm được cụ thể từng cá nhân, có trường hợp kiêm nhiệm theo chức trách giám đốc phê duyệt. 2 Phòng Kế hoạch sản xuất Xây dựng kế hoạch sản xuất, marketing, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Chuẩn bị thủ tục ký hợp đồng in, gia công thành phẩm, điều hành sản xuất qua phiếu giao việc tới các phân xưởng 3 Phòng Tài chính Kế toán Xây dựng kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồn vốn theo dõi thanh toán, thống kê và kinhdoanh vốn nhàn dỗi, kiểm soát chi phí, thanh toán lương cho công nhân và giám sát hợp đồng. Kế toán thống kê theo pháp lệnh kế toán và quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. 4 Phòng Kinh doanh Khai thác, cung ứng vật tư, Nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in, giảm thiểu dự trữ tồn kho, quản lý kho vật tư, bán thành phẩm. 5 Phòng Quản lý Chất lượng Duy trì hệ thống chất lượng, kiểm tra, kiểm soát sản phẩm đầu ra, đầu vào nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng 6 Phân xưởng Offset Tổ chức in đảm bảo thời gian giao hàng đạtchất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu, phối hợp chặt chẽ với khâu chế bản, gia công thành phẩm 7 Phân xưởng Flexo Sản xuất, in, gia công sản phẩm, bao bì bằng công nghệ Flexo. 8 Phân xưởng Chế bản Tạo mẫu, sắp chữ, chế bản phim và chuẩn bị khuôn in (khuôn in bằng bản kẽm và bản flexo) Kiểm soát mẫu maket do khách hàng cung cấp. 9 Phân xưởng Sách Chuẩn bị giấy in và gia công, kiểm tra, đóng gói thành phẩm. 10 Phân xưởng Giấy Sản xuất và gia công các loại giấy cung cấp cho ngành Hàng không và thị trường phía Bắc. 5.2. Dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm Công ty In Hàng không là doanh nghiệp hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng công ty Hàng Không Việt Nam. Là doanh nghiệp in duy nhất trong ngành nên quy trình sản xuất mang tính chất riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù trong ngành hàng hoá. Quy trình sản xuất, kinh doanh khép kín, đồng bộ phù hợp với cơ sở in công nghiệp, in chứng từ chuyên ngành. Quá trình tập hợp các nguồn lực để biến đổi đầu vào thành đầu ra của công ty In Hàng không được trình bày như trong hình vẽ dưới đây: Người Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng cung cấp NVL SP,DV PX chế bản Phòng kế hoạch PX offset PX flexo PX sách PX giấy Phòng kinh doanh Khách hàng Nhân lực Thiết bị Phương pháp Phòng tài chính Kiểm tra 6. Tổ chức công tác kế toán của công ty In Hàng không 6.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy phù hợp với yêu cấu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán. Công ty In Hàng không tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo hình thức kiêm nhiệm. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trộn vẹn ở phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán, tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo kịp thời của giám đốc công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này thuận tiện trong phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán trong việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin, mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của công ty đều tập trung giải quyết ở phòng kế toán. 6.2. Hình thức kế toán áp dụng và các sổ kế toán tại công ty In Hàng không Hiện nay, công ty In Hàng không đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Căn cứ vào tình hình quản lý thực tế của công ty, hình thức kế toán mà công ty đã áp dụng là Nhật ký – Sổ cái với các sổ: - Sổ chi tiết: sổ chi tiết Nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với khách hàng, sổ theo dõi công nợ... - Sổ tổng hợp: sổ cái tài khoản 152, 331, 621... Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Chứng từ gốc Hoá đơn Phiếu nhập, xuất kho Sổ nhật ký Sổ chi tiết Quỹ vật tư, hàng hoá Nhật ký – Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp vật tư, hàng hoá Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 6.3. Bộ máy kế toán của công ty In Hàng không Công ty In Hàng không có địa bàn hoạt động tập trung tại một địa điểm. Để phù hợp với tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán, công ty tổ chức kế toán theo bộ máy kế toán tập trung. Bộ máy kế toán gồm 6 nhân viên với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau đó là: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán: là người bao quát toàn bộ công tác kế toán của công ty, quyết định mọi việc trong phòng kế toán, tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về tài chính của công ty, có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. - Kế toán tổng hợp kiêm phó trưởng phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp, làm thuế, cân đối sổ sách giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, điều hành công việc theo sự uỷ nhiệm của kế toán trưởng. - Kế toán Nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu đồng thời theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, thanh toán các khoản chi phí phát sinh, xây dựng cơ bản, thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản tài chính phát sinh trong kỳ. - Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: xuất hoá đơn bán hàng, theo dõi xuất nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khâu tài chính ngân hàng. - Thủ quỹ: thực hiện các quan hệ kinh tế với ngân hàng, rút tiền mặ._.