Tổ chức công tác kế toán nhập - Xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội

h nghiệp. Để làm được điều đó các nhà quản lý phải thường xuyên nắm bất một lượng thông tin rất lớn về thị trường, giá cả, các thông tin về nội bộ doanh nghiệp như năng lực sản xuất, dự trữ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tiền vốn, giá thành, lợi nhuận …để từ đó quản lý chật chẽ được các loại chi phí. Trong đó chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Có thể nói tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu là đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp.Vậy cần phải quản lý thật tốt công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, đồng thời nắm bắt những thay đổi về giá cả cũng như những nghiên cứu sáng tạo những vật liệu thay thế rẻ tiền hơn mà vẫn đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Mặt khác, đòi hỏi công tác kế toán phải theo dõi sát sao sự biến động của nguyên vật liệu: Về giá cả, chất lượng, nắm bắt thông tin nhanh nhất để đáp ứng như cầu cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất được tốt nhất. Trong thời gian ngắn thực tập, tìm hiểu thực tế ở Công ty cơ khí Hà Nội. Em đã nghiên cứu công tác quản lý kế toán, em thấy công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Bên cạnh đó được sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám đốc, Cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn trực tiếp của cô giáo Lê Thị Diệu Linh em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán nhập – Xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội ”. Trong khuôn khổ bản luận văn tốt nghiệp, em xin trình bầy một số vấn đề quan trọng nhất của công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà Nội với những mặt mạnh, mặt còn tồn tại. Từ đó đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty. Nội dung luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng về công tác quản lý kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà Nội. Chương 3: Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà Nội. Chương I cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường 1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 1.1 Khái niệm Theo Mác: “Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Đối tượng lao động trở thành nguyên vật liệu khi có lao động của con người tác động vào”. Chính vì vậy không phải bất kỳ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu (NVL).Ví dụ như: sắt nằm trong quặng, than nằm trong lòng đất, dầu nằm dưới biển,... không phải là NVL mà chỉ sau khi con người tiêu hao lao động để tìm ra nó, cung cấp cho ngành công nghiệp thì sắt, than, dầu,... mới được gọi là NVL. Trong các doanh nghiệp sản xuất (DNSX), NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có 3 đặc điểm cơ bản sau: Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu; Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh; Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.3 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nằm thoả mãn những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm). Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Khác với tài sản cố định là khi tham gia quá trình sản xuất nguyên vật liệu không giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị của nó chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát. ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra. Do vậy, nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng không tốt tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động. Nhưng về mặt giá trị, nó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp. Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu, chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp, mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động. Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. 2 .Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu Để sản xuất ra một loại sản phẩm nhất định ta phải sử dụng rất nhiều thứ, nhiều loại NVL khác nhau. Ví dụ để sản xuất ra một máy công cụ như máy tiện T630, máy khoan K252,... thì phải có sắt, thép, đồng, tôn,... mà mỗi thứ NVL lại có thể mua từ nhiều nguồn khác nhau và xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở tất cả mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Do đó, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN. ở khâu bảo quản dự trữ, DN phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại NVL để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của NVL và đảm bảo cho quá trình SXKD được diễn ra bình thường không bị gián đoạn, ngừng việc do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. ở khâu sử dụng, đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức têu hao, dự toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Nhằm hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Tóm lại, quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản dự trữ và sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở DN. 3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong DN cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thực hiện việc phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán đã qui định và yêu cầu quản trị DN; Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của NVL trong quá trình hoạt động SXKD nhằm cung cấp thông tin kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán và giá thành sản phẩm; Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch sử dụng NVL cho quá trình SXKD. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Trong mỗi DN, do tính chất đặc thù trong hoạt động SXKD nên cần phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL khác nhau. Mỗi loại NVL lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hóa học khác nhau. Do đó việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý NVL phục vụ cho yêu cầu quản trị DN. Việc phân loại NVL tùy thuộc vào từng loại hình DN cụ thể, nội dung kinh tế và chức năng của NVL trong quá trình SXKD của từng DN mà DN có sự phân loại khác nhau. Thông thường có các cách phân loại như sau: 1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong các doanh nghiệp khác nhau, nguyên vật liệu cũng gồm các loại khác nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là: sắt, thép, tôn,... Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như: thuốc nhuộm, thuộc tẩy, sơn,... Nhiên liệu: Được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như : xăng dầu, than, củi, khí gas,... Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để sửa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. Thiết bị xây dựng cơ bản: dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, dụng cụ, vật kết cấu. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. 1.2 Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Là các loại nguyên vật liệu do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,… Nguyên vật liệu tự chế: Là các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất. Ví dụ: Doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho bộ phận chế biến. Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyênvật liệu nhập kho. 1.3 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm; + Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng,... 2 Đánh giá nguyên vật liệu 2.1 Khái niệm: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định. 2.2 Những nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay còn được gọi là trị giá vốn thực tế của NVL; là toàn bộ các chi phí mà DN đã bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo gá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD trừ (-) đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu; + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bầy thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của NVL: được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình SXKD. + Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua; + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn hàng nhập; + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế xuất kho; + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 2.3 Phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập: * Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua vật tư, trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chụ thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án,... thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). * Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. * Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. * Nhập vật tư do góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng (+) các chi phí vận chuyển khi giao nhận. * Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. ... 2.4 Các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho NVL tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng DN mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Phương pháp này, được áp dụng cho những DN có chủng loại NVL ít và có thể nhận diện được từng lô hàng. * Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ NVL. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định.Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể được xác định sau mỗi lần nhập, gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế NVL hàng ngày, cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những công ty đã làm kế toán máy. * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất trước và do vậy giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số nguyên vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính. Do đó, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm. Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng. * Các phương pháp khác: + Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ; + Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán; III. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán phải được tổ chức hạch toán chi tiết đồng thời ở cả hai mặt: giá trị và hiện vật, không chỉ thế mà còn phải quản lý theo từng kho và chi tiết đến từng nhóm, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu một và phải được tiến hành quản lý đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở là các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL phù hợp với tình hình, đặc điểm của DN mình nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, và công tác quản lý NVL nói riêng. 2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau. Để cho việc quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng BTC, các loại chứng từ, sổ sách kế toán phục vụ cho việc hạch toán chi tiết NVL bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT); Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT); Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT); Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT); Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT); Thẻ kho (Mẫu 06 – VT); Phiếu nhập kho Báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT); Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 – VT); Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ số dư Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập xuất tồn vật tư Bảng luỹ kế nhập vật tư Bảng luỹ kế xuất vật tư Báo cáo vật tư Thẻ kho: Được sử dụng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho. Các sổ kế toán chi tiết NVL, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư NVL được sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt giá trị và số lượng tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL áp dụng tại doanh nghiệp. 3. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau. Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phương pháp thích hợp. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm: 3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: *Nội dung: ở kho: Thủ kho dùng “ thẻ kho ” để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột “số tồn” trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận dược chứng từ nhập-xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán chi tiết lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho; Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp; Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết vật tư Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư Hình 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 3.2. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: Theo phương pháp này, tại kho thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép. Phòng kế toán sau khi nhận được chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, tiến hành tập hợp và phân loại chứng từ theo chứng từ nhập và chứng từ xuất. Trong từng loại nhập, xuất kế toán chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu. Ngoài ra, kế toán còn có thể lập bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, và tính ra số tồn cuối tháng.Việc đối chiếu số liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Bảng kê xuất Hình 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư * Nội dung: Theo phương pháp, tại kho thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép, đồng thời dùng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối kỳ của từng nguyên vật liệu vào cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, sổ được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư”, nguyên vật liệu được sắp xếp theo từng thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép. Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và phân loại chứng từ theo từng nhóm nguyên vật liệu. Sau đó, tiến hành tổng hợp giá trị của các chứng từ và ghi vào các cột “số tiền” trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên các bảng kê này để ghi vào cột nhập, xuất trên “Bảng kê nhập - xuất - tồn” và tính ra số tồn. Đồng thời, căn cứ vào số dư do thủ kho chuyển lên để tính ra giá trị nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng kê nhập xuất tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Hình 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu IV.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán qui định hiện hành trong một DN chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Như vậy, đối với NVL trong các doanh nghiệp sản xuất phương pháp kế toán tổng hợp cũng được tến hành theo một trong hai phương pháp đó. 1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 1.1. Đặc điểm phương pháp KKTX Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loại nguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh nguyên vật liệu. Bởi vậy, tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ nguyên vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan. 1.2. Tài khoản sử dụng Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) kế toán sử dụng Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu Kết cấu cơ bản của TK 152 như sau: TK 152 SDĐK: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê + Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại SDCK: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ + Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê + Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại + Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua TK 152 có thể được ở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN, bao gồm: TK 1521 –Nguyên vật liệu chính; TK 1522 – Vật liệu phụ; TK 1523 – Nhiên liệu; TK 1524 – Phụ tùng thay thế; TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản; TK 1528 - Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4,... tới từng nhóm, từng thứ NVL tùy theo yêu cầu quản lý của từng DN. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: + TK 151 - Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước tháng nay đã nhập kho. + TK 331 - Phải trả người bán: Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán cho người cung cấp nguyên vật liệu. + TK 141 - Tạm ứng; + TK 111 - Tiền mặt; + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; + TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản,... 1.3. Phương pháp kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp dược nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài; do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến; do nhận vốn góp liên doanh; do được quyên tặng… Trong mọi trường hợp, DN phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng qui định. Căn cứ vào các chứng từ nhập, hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu, kiểm tra, đối chiếu với số liệu của sổ kế toán chi tiết. Tùy theo từng nguồn nhập nguyên vật liệu kế toán hạch toán như sau: Nhập NVL do mua ngoài: * Trường hợp 1: Hàng và hóa đơn cùng về: Trường hợp này, nguyên vật liệu mua về nhập kho có hóa đơn cùng về, kế toán căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán. Nếu nguyên vật liệu mua về dùng cho hoạt động SXKD thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (phải có hóa đơn GTGT), kế toán ghi: Nợ TK 152: (Giá mua chưa thuế GTGT); Nợ TK 133 (1331): (Số thuế GTGT được khấu trừ); Có TK liên quan (111, 112, 141, 331…): (Tổng giá thanh toán). Nếu nguyên vật liệu mua về dùng cho hoạt động SXKD không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì trị giá nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn.Kế toán ghi: Nợ TK 152: (Tổng giá thanh toán); Có TK liên quan: (Tổng giá thanh toán). * Trường hợp 2: Hàng về chưa có hóa đơn: Nếu nguyên vật liệu mua đã về, hoá đơn chưa về trong tháng doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giá tạm tính để ghi sổ kế toán theo bút toán: Nợ TK 152: (Giá tạm tính); Có TK liên quan: (Giá tạm tính). Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế. * Trường hợp 3: Hàng đang đi đường: Khi nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào cặp hồ sơ “Hàng đang đi đường”. Trong tháng, nếu nguyên vật liệu đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho ghi sổ bình thường; Nếu đến cuối tháng, nguyên vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi tăng trị giá hàng đang đi đường: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường; Nợ TK 133 - (Nếu thuế GTGT được khấu trừ) Có TK liên quan (TK331, 111, 112,141…) Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu; Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường; * Trường hợp 4: Nhập khẩu nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho số nguyên vật liệu nhập khẩu theo từng lần nhập khẩu. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; Có TK 331 – Phải trả cho người bán; Có TK 333 (3333) – Thuế xuất, nhập khẩu. ._. Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 133 (13312) – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu; Có TK 333 (33312) – Thuế GTGT hàng nhập khẩu. * Trường hợp 5: Phản ánh các khoản chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua hoặc trị giá hàng mua trả lại. Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 331: (nếu chưa thanh toán); Nợ TK 111 (112): (nếu đã thanh toán); Có TK 152 (khoản chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua hoặc trị giá hàng mua trả lại) Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ). * Trường hợp 6: Phản ánh khoản chiết khấu thanh toán mà doanh nghiệp được hưởng. Kế toán ghi: Nợ TK liên quan (331, 111, 112): (khoản chiết khấu thanh toán được hưởng) Có TK 515: (khoản chiết khấu thanh toán được hưởng). * Trường hợp 7: Phản ánh chi phí thu mua: Trong quá trình mua nguyên vật liệu phát sinh các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi,... các chi phí này là bộ phận cấu thành nên trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài. Căn cứ vào các chứng từ phản ánh chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 152: (trị giá thực tế); Nợ TK 133: (nếu thuế GTGT được khấu trừ); Có TK liên quan (111, 112, 331,…): (Tổng số tiền thanh toán). Chú ý: Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho thừa so với hoá đơn: Doanh nghiệp phải lập biên bản thông báo cho các bên liên quan biết và có biện pháp xử lý. Trước tiên, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152: (Giá vốn thực tế của số hàng nhập kho) Nợ TK 133: (Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn) Có TK 331: (Tổng giá thanh toán theo hoá đơn) Có TK 3381: (Trị giá NVL thừa chưa có thuế GTGT). Khi xử lý tuỳ theo quyết định của hai bên, kế toán định khoản sao cho phù hợp. - Trường hợp nguyên vật liệu mua về thiếu so với hoá đơn: Bộ phận chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu phải thông báo kịp thời cho các bên có liên quan để cùng xử lý. Tại thời điểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn mua, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152: (Trị giá thực tế NVL nhập kho); Nợ TK 133: (Thuế GTGT được khấu trừ); Nợ TK 1381: (Giá trị NVL bị thiếu chưa có thuế GTGT); Có TK liên quan: ( TK 111, 112, 331…) (Tổng giá thanh toán). Tuỳ theo quyết định xử lý, kế toán ghi bằng các định khoản tương ứng. Nhập nguyên vật liệu do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; Có TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nhập vật tư do nhận vốn góp vốn liên doanh Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi theo giá đã được hội đồng liên doanh xác định: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; Có TK 711 – Thu nhập khác. Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp; Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung; Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.4 Phương pháp kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Nguyên vật liệu xuất kho được dùng cho rất nhiều mục đích: xuất dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm, xuất cho nhu cầu phục vụ và quản lý DN, xuất để góp vốn liên doanh, xuất để bán và một số nhu cầu khác. - Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, dịch vụ, xây dựng cơ bản hoặc dùng cho công tác quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu (bảng phân bổ) kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng đối tượng sử dụng để ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Nợ TK 627 - Chi phí sản xuât chung; Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng; Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp; Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang; Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. - Khi xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157 – Hàng gửi bán: (nếu gửi bán); Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: (nếu bán ngay); Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. - Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác thì trị giá vốn góp là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Phần chênh lệch giữa trị giá vốn góp và giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sẽ được hạch toán vào TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Kế toán ghi: Nợ TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác: (trị giá vốn góp được đánh giá); Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh: (Trị giá vốn góp được đánh giá); Nợ TK 412: (Trường hợp chênh lệch giảm); Có TK 152: (Trị giá vốn thực tế xuất kho); hoặc Có TK 412: (Trường hợp chênh lệch tăng); - Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): (Nếu cho cá nhân, tập thể vay tạm thời); Nợ TK 136 (1368): (Nếu cho vay nội bộ); Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX TK 138 (1381) TK 154 Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công TK 411 TK 154 TK 128, 222, TK 336 TK 338 (3381) (3381) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần cấp phát bằng NVL Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL TK 412 Nhận NVL từ đơn vị nội bộ chuyển đến NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 128, 222 Xuất NVL góp vốn liên doanh TK 336 Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ NVL thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 632, 157 TK 627, 641, 642, 241 TK 151 TK 152 TK 621 TK 111, 112, 331, 141 TK 3333 Nhập kho NVL đang đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Nhập kho NVL mua ngoài (hàng và hoá đơn cùng về) Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập kho Xuất NVl dùng cho sản suất chung, bán hàng,QLDN, XDCB Xuất NVL bán ra ngoài TK 133 2. Kế toán tổng hợp nhập xuất nvl theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.1. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phán ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng” Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng NVL xuất kho = Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ - Số lượng NVL tồn cuối kỳ Sau đó, căn cứ vào đơn giá xuất kho theo phương pháp xác định trị giá vốn NVL đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. 2.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để ghi chép kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 611 - Mua hàng. Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của vật tư,hàng hóa tăng, giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư. Việc mua nguyên vật liệu sẽ được phản ánh trên tài khoản 6111. Kết cấu của TK 6111 như sau: TK 6111 – Mua NVL + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ; + Trị giá vốn thực tế của vật tư tăng trong kỳ + Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ; + Trị giá vốn thực tế của vật tư giảm trong kỳ. Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật tư kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phương pháp KKTX: TK 111, 112, 331, 141, 222, 641, 642, 621,... 2.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 627, 641, 642, 241 TK 632 TK 151, 152, 157 TK 611 TK 151, 152, 157 TK 111, 112, 331, 141 TK 411,711 Kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ Trị giá vốn thực tế nhập do mua ngoài trong kỳ Trường hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh… Trị giá vốn thực tế NVL xuất bán TK 133 Thuế VAT TK 333 TK 111,112,33 Thuế nhập khẩu Các khoản được giảm trừ v. Hệ thống sổ kế toán áp dụng Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp: Có các hình thức sổ sau: Hình thức nhật ký chung; Hình thức chứng từ ghi sổ; Hình thức nhật ký chứng từ; Hình thức nhật ký sổ cái. 1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung * Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. * Trình tự ghi sổ: Có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Phiếu nhập, xuất NVL Nhật ký mua hàng Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Thẻ kho của thủ kho Báo cáo tài chính Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm và nhược điểm: - Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản - Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời - Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao. 2. Hình thức kế toán nhật ký sổ Cái * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. * Trình tự ghi sổ: Có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký - Sổ cái Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 4: Hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Ưu điểm, nhược điểm: - Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản - Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các “chứng từ ghi sổ”, Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. * Trình tự ghi sổ: Có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ kho Sơ đồ 5: Hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh nhập xuất tồn kho NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ chi tiết NVL Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Ưu, nhược điểm của hình thức này: - Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểu tra đối chiếu - Nhược điểm: Việc ghi chép dễ bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm - Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản. 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. * Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. * Ưu điểm và nhược điểm - Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép,cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác - Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng * Trình tự ghi sổ: Có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và bảng phân bổ NVL Bảng kê nhập, xuất NVL Sổ cái TK Nhật ký - chứng từ Báo cáo tài chính Báo cáo nhập, xuất, tồn kho NVL Bảng tổng hợp sổ chi tiết NVL Sổ kế toán chi tiết NVL Thẻ kho của thủ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI: Tổ chức công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu trong điều kiện áp dụng máy vi tính Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm , từng thứ và từng danh điểm, Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là nguyên vật liệu một cách cụ thể. Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu được đưa vào xây dựng chi tiết đến từng danh điểm và khi kết hợp với TK 152 ( Nguyên vật liệu ) sẽ tạo nên hệ thống sổ chi tiết của từng loại NVL. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm NVL và để tăng cường tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất, thuế giá trị gia tăng của từng NVL ở phần danh mục. Nguyên vật liệu có đặc điểm là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán NVL thành hai phần là: Kế toán các nghiệp vụ nhập NVL và kế toán các nghiệp vụ xuất NVL. Với NVL khi nhập kho và xuất kho phải chi rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại NVL. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết NVL tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện. Nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập NVL cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại NVL thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ NVL cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhậpNVL, chẳng hạn như: phiếu nhập vật tư, phiếu nhập NVL, mua NVL nhập khẩu… Yêu cầu đối với các chương trình này là không chỉ quản lý được NVL nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó, để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua, Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán kế toán tương ứng. Đối với các nghiệp vụ nhập xuất NVL thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn NVL xuất kho có thể tính được bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước,…Nguyên vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý, hoặc các mực đích khác nhưng thông thường là sản xuất cho quản lý, hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là sản xuất và giá trị NVL xuất kho để sản xuất cấu thành nên chi phí NVL. Do đó, khi xuất kho NVL cần thiết lựa chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất kho NVl cho sản xuất. Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi nợ TK 621 và ghi có TK 152 . Kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất tên vật tư, số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán . Tuy nhiên, cũng có thể chương trình sẽ tính và điền ngay giá vốn NVL. Cần lưu ý, chi phí NVL là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí. Do đó, khi xuất NVl cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Đối với NVL xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu thì còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó, cần thiết kế chứng từ kế phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Nhưng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế đẻ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật tư như: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất….Nếu ở danh mục vật tư đã nhập giá bán, mức thuế suất GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra. Thông thường chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hoá đơn mua hàng, do vậy khi nhập vật tư mua ngoài cũng cần thông tin về thời hạn thanh toán. Ngoài ra, để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn thì có thể chương trình sẽ yêu cầu chỉ rõ thanh toán tiền cho hoá đơn mua hàng nào. Như vậy, đối với phần hành kế toán NVL, chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ NVL nhập, đồng thời cho biết số lượng NVL tồn kho khi xuất và tính giá vốn của NVL xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Các sổ sách, báo cáo có thể xem như : Sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, bảng cân đối NVl, bảng tồn kho NVL theo kho, báo cáo nhập xuất tồn về số lượng, theo mã kho,… Với việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Chương II thực trạng về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nội I. khái quát chung tình hình hoạt động và phát triển của công ty cơ khí Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà Nội Công ty Cơ Khí Hà Nội địa chỉ tại 74 Nguyễn Trãi - Hà Nội, là một doanh nghiệp Nhà nước tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ công nghiệp nặng (nay là Bộ công nghiệp). Tiền thân của Công ty Cơ Khí Hà Nội là Nhà máy Chế tạo máy công cụ số 1. Công ty đã được Liên Xô giúp đỡ xây dựng từ năm 1955 và chính thức đi vào hoạt động từ 12/4/1958. Với phương án sản xuất sản phẩm chính lúc đó là chế tạo các loại máy cắt gọt kim loại như máy tiện, máy bào, máy khoan,... Sau này, do yêu cầu của ngành kinh tế khác và quốc phòng Công ty đã mở rộng sản xuất thêm một số máy móc, thiết bị công nghiệp và phụ tùng để cung cấp cho các ngành theo kế hoạch của nhà nước giao. Công ty thuộc loại hình sản xuất ra tư liệu sản xuất, có khả năng sản xuất rất đa dạng từ những sản phẩm cần có độ gia công cơ khí độ chính xác cao, đến những sản phẩm cần có nhiệt luyện và làm lạnh nhằm phục vụ cho nền công nghiệp đang phát triển ở Việt Nam. Trước năm 1987, Công ty sản xuất tương đối ổn định theo chỉ tiêu của Nhà nước giao, một năm sản xuất khoảng 600 máy cắt gọt kim loại đạt 60% công suất thiết kế, có năm sản xuất tới 1000 máy trên tổng số công nhân là 2700 người. Nhưng từ khi thay đổi cơ chế (sau quyết định 217), Công ty chuyển sang cơ chế tự chủ sản xuất kinh doanh thì sản phẩm của Công ty không tiêu thụ được, mức độ tiêu thụ rất thấp. Cụ thể, từ năm 1989 đến năm 1992 mỗi năm Công ty tiêu thụ trên 100 máy với giá rẻ và được Nhà nước bù lỗ. Từ năm 1992 đến 1995 sản phẩm máy công cụ được tiêu thụ tăng lên 200 - 250 máy, thời kỳ này Công ty phải đa dạng hoá sản xuất nhiều loại sản phẩm khác để giữ gìn đội ngũ công nhân kỹ thuật cao. Đến nay sản phẩm máy công cụ của Công ty đã tăng đáng kể, các loại sản phẩm máy công cụ, và phụ tùng do Công ty sản xuất đã có chỗ đứng trên thị trường như thiết bị lò xi măng đứng, thiết bị chế biến mía đường, khai thác mỏ, thiết bị phụ tùng cho công trình apatit hãng dầu khí Vũng Tầu. Tuy vậy, máy móc của Công ty trên thực tế đã lạc hậu trên 30 năm và chưa có điều kiện đổi mới vì vậy Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn. Đối mặt với sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường, Công ty đã từng bước tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới. Đến nay Công ty tiếp tục duy trì sản xuất máy công cụ - là sản phẩm truyền thống, ở mức hợp lý trên cơ sở cần cải tiến mẫu mã và nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ công nhân kỹ thuật có trình độ cao, họ có khả năng tự nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm có chất lượng. Những năm qua trong quá trình chuyển biến từ một nhà máy được bao cấp toàn bộ sang tự hạch toán kinh doanh, Công ty đã cố gắng đứng vững và duy trì sản xuất để nuôi sống Công ty cũng như toàn bộ công nhân của mình. Năm 1993 với tổng số công nhân viên là 1140 người, trên diện tích mặt bằng sử dụng để sản xuất là 58.126 m2, với trang thiết bị máy móc và nhà xưởng bị hư hỏng nhiều, hiệu quả sản xuất còn thấp chỉ đạt 40% công suất thiết kế và doanh thu đạt 18 tỷ VNĐ xong vẫn chưa có lãi vì chi phí sản xuất quá lớn, sản phẩm lại tiêu thụ chậm cho nên vòng vốn quay chậm. Công ty là đơn vị sản xuất cơ khí ở đơn vị ở mức độ chuyên môn hoá cao nên khi chuyển sang cơ chế thị trường thì khả năng chuyển hướng sẽ là chậm so với các đơn vị kinh doanh khác đặc biệt là khâu marketing chưa thật tốt nên dẫn đến hiệu quả sản suất kinh doanh chưa cao. Năm 1994 do đổi mới trang thiết bị, sức mua máy công cụ của Công ty gia tăng, sản phẩm khác cũng có khách hàng do đó vấn đề việc làm cho người lao động gia tăng và ổn định hơn năm trước. Kết quả doanh thu đạt 22 tỷ VNĐ và tăng 26% so với năm 1993 và sản phẩm cơ khí đặc biệt là mặt hàng truyền thống như máy công cụ, phụ tùng máy công cụ, phụ tùng mía đường,... tăng đáng kể. Bên cạnh số lượng thì chất lượng sản phẩm cũng được tăng lên, tiến độ cung cấp hàng có tiến bộ, nên dần dần lấy lại được uy tín của khách hàng trên thị trường. Đối với sản phẩm là phụ tùng thiết bị công nghiệp khác: Năm 1994 Công ty bắt đầu trở lại sản xuất cung cấp thiết bị toàn bộ. Việc tổ chức nhập khẩu trực tiếp vật tư, kim loại để phục cụ cho sản xuất đã giảm được chi phí trong giá thành sản phẩm. Doanh thu những năm gần đây đạt tương đối tốt, cụ thể là: năm 1994 đạt 22 tỷ đồng, năm 1995 đạt 32 tỷ đồng, năm 1996 đạt 41 tỷ đồng, năm 1997 đạt 60 tỷ đồng,... Phương hướng hoạt động của Công ty năm 2004 là: tiếp tục thay đổi cơ chế, thay đổi cơ cấu và phương hướng quản lý sản xuất, phương hướng tiếp thị, tăng cường tìm kiếm các khả năng liên doanh, liên kết, đa dạng hoá sản phẩm truyền thống để khai thác hết khả năng sẵn có của Công ty theo phương châm “Thoáng hơn, nhanh hơn, tốt hơn, đẹp hơn và hiệu quả hơn”. Trên cơ sở sản xuất kinh doanh có hiệu quả dự tính mức doanh thu đạt trên 115 tỷ đồng, từng bước đổi mới nâng cấp trang thiết bị để làm sao hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi, đây là mục tiêu mà toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty phấn đấu. Biểu 1: Tình hình tài chính tại Công ty trong 2 năm 2002 - 2003 Đơn vị tính: 1000đ Chỉ tiêu 2002 2003 1. Doanh thu 74.625.000 104.125.000 2.Các khoản phảI nộp NS 3.413.000 4.744.000 3.Giá trị tổng sản lượng 51.003.000 74.381.000 4. Thu nhập bình quân/tháng 650 750 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty cơ khí Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo mô hinh trực tuyến chức năng, các quyết định quản lý được đưa từ trên xuống, các bộ phận chức năng có trách nhiệm thực hiện và triển khai đến từng đối tượng thực hiện. Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể bằng văn bản. Bộ máy quản lý được chia ra hai cấp, cấp một từ giám đốc xuống các đơn vị, cấp hai là cấp quản lý giữa đơn vị với tổ sản xuất. Giám đốc công ty: Là người có quyết định cao nhất ở Công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là người đề ra phương hướng sản xuất, xây dựng bộ máy tổ chức, đào tạo và tuyển dụng lao động. Giám đốc chỉ đạo trực tiếp về: Tổ chức nhân sự, kế toán thống kê tài chính, dự án đầu tư,kinh doanh và ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp lý,… Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về các mặt: Nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ và sản xuất và trực tiếp quản lý về chất lượng sản phẩm, quyết định các biện pháp kỹ thuật phục vụ sản xuất. Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là người trợ giúp giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mà mình phụ trách, trực tiếp lãnh đạo và kiểm tra các xưởng và xí nghiệp sản xuất, xây dựng phương án sản xuất, quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất. Phó giám đốc nội chính: Chịu trách nhiệm về công tác nội chính, xây dựng cơ bản, công đoàn, thanh niên, quân sự và các mối quan hệ với địa phương,… Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ lập chương trình làm việc của ban giám đốc và chuẩn bị hội nghị, tổng hợp các văn bản pháp lý và thông tin từ bên trong và ngoài công ty rồi phân loại, báo cáo cho lãnh đạo có chức năng liên quan giải quyết, truyền đạt ý kiến, chỉ thị của lãnh đạo tới các bộ phận hoặc cá nhân bằng văn bản. Xưởng máy công cụ Là xưởng sản xuất chính, chuyên sản xuất và gia công các mặt hàng máy công cụ, tức là sản xuất tất cả các chi tiết để lắp ráp hoàn chỉnh máy công cụ như: máy phay, máy bào, máy tiện,... Xưởng máy công cụ gồm 4 bộ phận gộp lại: Phân xưởng cơ khí 4A: có nhiệm vụ gia công các phụ tùng cơ khí và các chi tiết máy công cụ. Phân xưởng cơ khí phụ tùng: Chuyên cung cấp bánh răng, trục răng và mâm cặp cho xưởng. Phân xưởng lắp ráp: làm nhiệm vụ lắp ráp hoàn chỉnh các máy công cụ và đem nhập kho. Phân xưởng dụng cụ: Chuyên gia công các loại chi tiết độ gá, dụng cụ gia công cơ khí. Xưởng cơ khí lớn Là phân xưởng chuyên gia công các loại phụ tùng cơ khí, các chi tiết máy công nghiệp. Xưởng đúc: Làm nhiệm vụ tạo phôi thép, gang đúc, là đúc các máy công cụ, phụ tùng cơ khí phục vụ cho xưởng máy công cụ, xưởng rèn, xưởng cơ khí. Xưởng đúc bao gồm 2 bộ phận: Phân xưởng đúc gang: đúc tạo phôi và chi tiết máy công cụ để cung cấp cho xưởng máy công cụ. Phân xưởng đúc thép: đúc phôi thép và các chi tiết máy cho xưởng áp lực và nhiệt luyện (AL&NL). Xưởng gia công áp lực và nhiệt luyện (AL&NL) Làm nhiệm vụ gia công (rèn, gò, hàn,...) các chi tiết phục vụ cho các phân xưởng cơ khí như trục máy tiện, vỏ bao che các thiết bị, nhiệt luyện các chi tiết,... hoặc gia công các loại hàng phi tiêu chuẩn. Xưởng cơ điện Làm nhiệm vụ sửa chữa lớn các thiết bị, ngoài ra còn gia công các chi tiết phục vụ cho việc đại tu. Xưởng thuỷ lực Làm nhiệm vụ chuyên gia công mới và sửa chữa các thiết bị thuỷ lực của máy công cụ và máy công nghiệp. Xưởng thiết bị toàn bộ Làm nhiệm vụ lắp ráp các bộ phận, chi tiết thành một máy công nghiệp hoàn chỉnh nhập kho. Xưởng kết cấu thép: làm nhiệm vụ chuyên gia công hàng thuộc về mía đường. Xưởng thép cán: làm nhiệm vụ cán các loại thép xây dựng. Xưởng mộc: tạo mẫu đúc cho phân xưởng đúc gang, thép. Xưởng bánh răng: Sản xuất các loại bánh răng cho máy công cọ và theo yêu cầu của khách hàng. Xưởng cơ khí chế tạo: Gia công các chi tiết của máy công cụ và các phụ tùng,... Xưởng lắp ráp: Lắp ráp, hoàn thiện và sơn rồi nhập kho thành phẩm. Xí nghiệp vật tư: làm nhiệm vụ mua và cung cấp vật tư, chuyên chở nguyên vật liệu sản phẩm hàng hoá cho Công ty phục vụ sản xuất và nhập kho sản phẩm. Các bộ phận sản xuất trên chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách sản xuất. Ngoài ra, Công ty còn tổ chức các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ quản lý tình hình sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty và phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên, bao gồm: Phòng tổ chức: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc làm nhiệm vụ tổ chức, quản lý, sắp xếp lại toàn bộ lao động trong Công ty. Phòng kế toán thống kê tài chính: nhiệm vụ ghi chép, phản ánh và theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất nhằm quản lý tốt sản xuất. Phòng KCS: Nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Phòng điều độ sản xuất: phân bố điều hành sản xuất giữa các đơn vị trong Công ty theo kế hoạch. Phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh, chiến lược sản phẩm, chiến lược Maketing, và chính sách tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác hoặc trực tiếp, các thủ tục, giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa,... Ngoài ra, Công ty còn có các phòng ban khác như: phòng đời sống,trung tâm thiết kế tự động hóa, phòng bảo vệ, phòng y tế, ban quản lý dự án, thư viện,... Do quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là phức tạp kiểu song song, tổ chức sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt với khối lượng vừa và nhỏ theo lệnh sản xuất hoặc theo đơn đặt hàng vì thế mà Công ty mới tổ chức việc sắp xếp các phòng ban như trên. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cơ Khí Hà Nội bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cơ khí Hà nội Phòng tổ chức Văn phòng công ty Phòng kế toán thống kê TC Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh XNK Ban quản lý dự án PGĐ phụ trách nội chính Phòng bảo vệ Phòng y tế Trung tâm XDCB Phòng KCS Trung tâm thiết kế tự động hoá Phòng điều đọ sản suất PGĐ. phụ trách kỹ thuật PGĐ. phụ trách SXuất Xưởng máy công cụ Xưởng cơ khí lơn Xưởng đúc Xưởng GCALSNL Xưởng lắp ráp Xưởng thiết bị toàn bộ Xưởng kết cấu thép Xưởng bánh răng Xưởng cơ khí chế tạo Xưởng vật tư Xưởng cơ điện Giám đốc công ty 3. Quy._. 621 954.000 - TK 111 50.443.304 - TK 331 1.275.356.500 - TK141 89.138.940 Cộng phát sinh nợ 1.415.892.744 Cộng phát sinh có 1.238.901.158 Số dư cuối tháng nợ 1.681.091.772 Ngày…tháng…năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký tên) ( Ký tên) (Ký tên) Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: Cơ sở số liệu để ghi sổ cái TK 152 là các NKCT có liên quan . Dòng TK 621, TK 111, TK 331, TK 141 lần lượt căn cứ vào các NKCT số 1, NKCT số5, NKCT số10 (Ghi có các TK 621, TK 111, TK 331, TK 141 đối ứng nợ TK 152) Dòng tổng phát sinh có căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu ghi có TK 152 ghi nợ các tài khoản. Dòng số dư cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu năm , tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh cóChương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nội I. Nhận xét chung về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty Cơ khí Hà Nội. Công ty Cơ khí Hà Nội là đơn vị chuyên sản xuất các loại máy công cụ, phụ tùng thay thế, và một số sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu thị trường. Với chặng đường 45 năm xây dựng và phát triển, Công ty không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong quá trình phát triển, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn về mọi mặt, song cũng gặp không ít khó khăn khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường và đang có xu hướng quốc tế hóa, toàn cầu hóa, nhưng với định hướng đúng đắn Công ty dần dần đã khắc phục được những khó khăn đó và khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Đạt được hiệu quả đó một phần là nhờ Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu nói riêng. Hiện nay Công ty xây dựng được một bộ máy quản lý khoa học và chặt chẽ, đảm bảo hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao. Các phòng ban quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ được củng cố, tinh giảm và sát nhập lại gọn nhẹ. Đồng thời, Công ty lựa chọn được những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Toàn bộ dây chuyền công nghệ mới được bố trí, cải tạo, lắp đặt, theo hướng chuyên môn hóa, thuận tiện cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm. Sảm phẩm của Công ty sản xuất ra đều được đánh giá cao trên thị trường, và nhiều năm liền đều được lựa chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, sản phẩm của Công ty có mặt ở tất cả các ngành: thủy điện, mía đường, thủy lợi, giao thông vận tải, quốc phòng,… sản phẩm của Công ty có mặt ở mọi miền Tổ quốc và cả ở thị trường nước ngoài. Ngoài ra, bộ máy kế toán ở Công ty hiện nay về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán kế toán, phản ánh và giám sát tình hình sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận có liên quan trong và ngoài Công ty. Việc sắp xếp và bố trí nhân sự ở phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán ở Công ty. Sau hơn 2 tháng thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội qua nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có nhiều ưu điểm mà Công ty cần phát huy đó là: Trình tự, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài được quản lý chặt chẽ, khoa học, các phiếu nhập vật tư, phiếu cấp vật tư được thiết kế khoa học, phù hợp với tình hình nhập xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty. Việc sử dụng thủ tục lập chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý. Chứng từ (phiếu nhập vật tư, phiếu cấp vật tư) được lập làm 2 liên giúp cho các bộ phận, phòng ban trong Công ty có thể nắm bắt được tình hình biến động của nguyên vật liệu, và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty luôn được chú trọng: hệ thống kho tàng xây dựng hợp lý, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hóa của từng loại nguyên vật liệu khác nhau, cùng với khâu bảo vệ chặt chẽ đã khắc phục được tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Hệ thống định mức nguyên vật liệu được xây dựng đảm bảo cho công tác quản lý nguyên vật liệu thêm chặt chẽ, có hiệu quả, mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều thông qua phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ sản xuất kiểm tra, xét duyệt và lập phiếu cấp vật tư trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này thực sự hoàn thiện. Để phục vụ tốt cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty mở các loại sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán giúp cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, việc Công ty tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tại Công ty cũng đã có sổ danh điểm vật tư để quản lý vật tư được dễ dàng. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng, và phù hợp với trình độ cán bộ kế toán góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Việc tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập cho phép xác định một cách chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao được tính cạnh tranh của sản phẩm sản xuất ra. Công ty Cơ khí Hà Nội được ví như “Con chim đầu đàn của ngành Cơ khí Việt nam” sản phẩm của Công ty rất đa dạng, phong phú về kiểu dáng, kích cỡ. Chính vì vậy số lượng, chủng loại nguyên vật liệu đầu vào của Công ty cũng rất đa dạng, phong phú, nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu là nhiều, các đối tác làm ăn với Công ty cũng không ít,… Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán là rất nhiều, rất vất vả. Nhưng ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin, của khoa học kỹ thuật,... máy vi tính ra đời cùng với phầm mềm tính toán EXCEL đã trở thành một công cụ hữu ích giúp đỡ cán bộ kế toán giảm bớt khối lượng công việc của mình. Và tất nhiên Ban giám đốc Công ty đã biết được điều này, phòng Kế toán Thống kê Tài chính đã được đầu tư máy vi tính, khối lượng công việc của cán bộ kế toán được giảm đi đáng kể, mà hiệu quả công tác kế toán lại được nâng cao. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tìm cách đổi mới, hoàn thiện mình, phát huy những mặt mạnh, hạn chế và loại bỏ những điểm yếu đã tồn tại và thắng thế trong cạnh tranh. Với xu thế chung như vậy Công ty Cơ khí Hà Nội đang cố gắng khắc phục những khó khăn trước mắt, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho người lao động. Song bên cạnh những thành tích trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty vẫn còn những mặt tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty. Những hạn chế đó là: Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách phẩm chất khác nhau, Công ty đã lập sổ danh điểm vật tư nhưng số lượng nguyên vật liệu là rất lớn, và các nghiệp vụ nhập, xuất kho nguyên vật liệu hàng ngày là rất nhiều, và theo phương pháp ghi thẻ song song thì còn có sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán trong việc quản lý chỉ tiêu số lượng. Về kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Công ty Cơ khí Hà nội là một công ty lớn, có quan hệ kinh tế với tất cả mọi thành phần kinh tế: Công ty TNHH, Công ty cổ phần, doanh nghiệp Nhà nước, Công ty tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài, Công ty liên doanh,…Vì vậy, công việc của kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, … để theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, đến từng đối tác kinh doanh là rất là rất vất vả. Về hệ thống sổ sách: Công ty mở sổ chi tiết TK 331 “phải trả cho người bán” và NKCT số 5 (ghi có TK 331),…. Về cơ bản kết cấu mẫu biểu dúng với chế độ kế toán quy định, song Công ty không lập sổ cái cho TK 152, cũng như TK 331 và các TK khác. Ngoài ra Công ty còn một số vấn đề khác như: Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với những nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mà sang tháng sau nguyên vật liệu vẫn được sử dụng để sản xuất. Đôi khi xảy ra trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài đã về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thủ tục nhập kho ngay (lên phòng điều độ sản xuất để lập phiếu nhập vật tư), gây khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Đôi khi cũng xảy ra trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài đã nhập kho, và trong tháng cũng đã xuất dùng cho sản xuất nhưng nhân viên tiếp liệu vẫn chưa chuyển “bộ chứng từ mua hàng” lên cho kế toán công nợ để ghi sổ, gây khó khăn cho công tác hạch toán, phân bổ chi phí nguyên vật liệu, và công tác tính giá thành sản phẩm. Ban kiểm nghiệm không lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho mà chỉ đóng dấu xác nhận vào hóa đơn GTGT do bên bán gửi đến, nên gây khó khăn trong việc quản lý các nguyên vật liệu mua ngoài đã về nhập kho nhưng hóa đơn thì về sau. ii. Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà nội Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Công ty cùng với những kiến thức đã được học ở trường của mình, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu như sau: 1. Công ty nên nghiên cứu xây dựng, ứng dụng một phần mềm kế toán phù hợp vào toàn bộ quy trình hạch toán kế toán Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau, Công ty Cơ khí Hà nội phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau khác nhau trong quá trình sản xuất. Do vậy muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động về nguyên vật liệu để cung cấp số liệu cho các bộ phận liên quan thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu khoa học, hợp lý. ở Công ty, việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành các loại như nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Trong từng loại nguyên vật liệu, Công ty lại phân thành từng nhóm, mỗi nhóm bao gồm nhiều thứ quy cách khác nhau. Nhìn chung việc phân loại nguyên vật liệu khá chi tiết rõ ràng, không bị chồng chéo, nghĩa là một thứ vật liệu không thuộc nhiều nhóm khác nhau. Mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng và sắp xếp một cách thuận tiện. Việc tạo lập bộ mã vật liệu phải chính xác, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã nguyên vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Việc sắp xếp và mã hóa tên gọi của từng thứ nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật tư và được sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn Công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ, giữa các bộ phận có liên quan được nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng phát hiện sai sót. Và một thuận lợi nữa cho Công ty là nó đảm bảo khi áp dụng phần mềm kế toán sẽ không bị lỗi chương trình. Công ty có thể áp dụng phần mềm kế toán ACSOFT – một phần mềm kế toán đang rất thông dụng hiện nay và phần mềm này rất thích hợp đối với những công ty lớn, hoặc Công ty có thể thuê chuyên gia phần mềm viết cho Công ty một phần mềm kế toán riêng. Và để cho việc áp dụng phần mềm kế toán được hiệu quả nhất thì Công ty phải trang bị cho mỗi một cán bộ kế toán một máy tính riêng, và ở mỗi kho cũng có một máy tính, đầu tư cho các cán bộ kế toán nâng cao trình độ tin học của mình, và Công ty phải nối mạng máy tính toàn Công ty để đảm bảo cho việc áp dụng phần mềm kế toán đạt hiệu quả nhất, nâng cao chất lượng cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Việc ứng dụng được phần mềm kế toán phù hợp sẽ giảm thiểu được khối lượng công việc ghi chép của cán bộ kế toán, tạo điều kiện tinh giảm bộ máy kế toán. Nhưng cái gì cũng có mặt trái của nó, nếu Công ty lựa chọn, ứng dụng phần mềm không phù hợp, hay phần mềm bị lỗi kỹ thuật trong quá trình sử dụng thì Công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn. 2. Công ty nên sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Theo quy định hiện nay ở Công ty thì tất cả các loại nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất, phục vụ sản xuất kinh doanh, cuối tháng nếu không sử dụng hết thì phải làm thủ tục nhập lại tổng kho (trên phiếu nhập kho ghi rõ lý do là nhập kho nguyên vật liệu thừa). Mặc dù nguyên vật liệu thừa đó sang tháng sau vẫn sử dụng cho quá trình sản xuất và ở mỗi xưởng sản xuất đều có kho riêng của xưởng. Đây là hạn chế của Công ty trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Bởi nguyên vật liệu, đặc biệt là các loại hóa chất, xăng dầu,... trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ sẽ bị hao hụt, mất mát (do tính chất lý, hóa của chúng). Mà giá trị nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ sẽ làm tăng chi phí sản xuất, ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Theo em để tránh xảy ra hiện tượng hao hụt, lãng phí nguyên vật liệu không đáng có, không nhất thiết phải làm thủ tục nhập kho đối với những nguyên vật liệu đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng đến cuối tháng không sử dụng hết và sang tháng sau lại vẫn phải tiếp tục sử dụng. Do vậy, Công ty nên lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ với mẫu sau: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày… tháng… năm… Đơn vị sử dụng: STT Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng Quản đốc đơn vị sử dụng: (ký tên) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do bộ đơn vị sử dụng lập và lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho phòng Kế toán Thống kê Tài chính để làm căn cứ ghi giảm chi phí sản xuất, phục vụ cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất. + 1 liên giao cho Phòng điều đọ sản xuất. Sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có nhiều tác dụng: góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho các bộ phận liên quan, không mất thời gian làm thủ tục nhập kho vật tư, xuất kho, thủ kho không phải ghi chép vào thẻ kho. Trên cơ sở phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do đơn vị sử dụng gửi lên thì kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào đó để ghi giảm chi phí nguyên vật liệu. Ngoài ra nguyên vật liệu không bị chuyên chở, vận chuyển nhiều lần (từ tổng kho đến xưởng và ngợc lại) do đó hạn chế hao hụt, mất mát không đáng có. 3 Khắc phục một số trường hợp khi nguyên vật liệu về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thủ tục nhập kho Theo quy định của Công ty thì tất cả các loại NVL mua ngoài khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục nhập kho ngay (hàng về đến Công ty qua cổng có xác nhận của bảo vệ, kiểm tra chất lượng, số lượng, nhân viên tiếp liệu lên phòng điều độ sản xuất lập phiếu nhập vật tư). Song ở Công ty, đôi khi xảy ra trường hợp nghuyên vật liệu mua về nhưng nhân viên tiếp liệu không lên phòng điều độ sản xuất đề nghi lập phiếu nhập vật tư và tiến hành nhập kho nguyên vật liệu mà nguyên nhân là do hàng về Công ty ngoài giờ hành chính hay nhân viên tiếp liệu chờ cho chuyến hàng sau về mới đề nghị lập phiếu nhập vật tư một lần, nhưng để đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu thì thủ kho tạm nhập kho. Để phục vụ nhu cầu sản xuất ở các xưởng khi có giấy đề nghị lĩnh vật tư ở xưởng thì phòng điều độ sản xuất (do không theo dõi và năm bắt được cụ thể số lượng tồn kho, nhập, xuất của từng thứ nguyên vật liệu nên vẫn lập phiếu cấp vật tư. Chính vì vậy, ở trên thẻ kho của một số nguyên vật liệu ở cột tồn kho có số âm (thủ kho căn cứ vào phiếu cấp vật tư do phòng điều độ sản xuất lập và tiến hành xuất kho nguyên vật liệu mặc dù chưa có phiếu nhập vật tư để ghi vào thẻ kho). Trường hợp nguyên vật liệu đã về nhập kho Công ty nhưng phòng điều độ sản xuất chưa lập phiếu nhập vật tư kịp thời nếu xảy ra trong tháng thì số liệu ở các sổ kế toán có liên quan không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu cuối tháng mà phiếu nhập vật tư vẫn chưa lập cho số lượng nguyên vật liệu đã tạm nhập kho đó nhất là trùng với trường hợp mua NVL về nhưng chưa có hóa đơn do bên bán lập thì sẽ rất dễ bị nhầm, số liệu giữa các sổ kế toán sẽ không có sự trùng khớp, vì NVL đó đã được tính toán, phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng đến cuối kỳ vẫn không thấy có chi phí đầu vào. Chính vì vậy, Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc, nhắc nhở kịp thời những trường hợp nhân viên tiếp liệu mua NVL về nhưng không làm thủ tục nhập kho, đảm bảo phiếu nhập vật tư được lập kịp thời, làm cơ sở để kế toán và thủ kho ghi chép, theo dõi góp phần quản lý chặt chẽ NVL hơn nữa. 4 .Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho ở Công ty, nguyên vật liệu mua ngoài trước khi nhập kho thì một ban kiểm nghiệm bao gồm: 1 đại diện phòng điều độ sản xuất, 1đại diện phòng KCS và thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của từng thứ NVL nếu đủ điều kiện mới đồng ý cho nhập kho. Nhưng ban kiểm nghiệm không lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu đã kiểm tra mà chỉ đóng dấu xác nhận vào phiếu nhập vật tư. Với cách kiểm tra đơn giản và thiếu chặt chẽ (do không lập biên bản kiểm nghiệm) như vậy sẽ gây khó khăn để quy trách nhiệm trong thanh toán với người bán và trong quản lý nguyên vật liệu, đặc biệt đối với những nguyên vật liệu có tính chất lý, hóa phức tạp như các loại sơn dầu đều cần thiết phải lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu. Thực tế ở Công ty hầu hết các trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu đều do bên bán chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi cho Công ty. Do vậy, với những nguyên vật liệu sai quy cách, không đúng như trong hợp đồng đã ký thì trong quá trình kiểm nhận nhập kho, ban kiểm nghiệm loại ra và giao trả ngay cho bên bán (người giao hàng bên bán). Để góp phần hạch toán chính xác và quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu thì sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu thì ban kiểm nghiệm nên lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, ghi nguyên nhân đối với những nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý đối với những trường hợp này. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho phòng điều độ sản xuất; + 1 liên giao cho phòng kế toán làm căn cứ hạch toán giá trị nguyên vật liệu. Ví dụ: Đối với những nguyên vật liệu kém phẩm chất, Công ty chấp nhận mua và nhập kho số nguyên vật liệu đó nhưng biên bản kiểm nghiệm gửi cho bên bán đề nghị giảm giá và kế toán hạch toán số nguyên vật liệu này giá trị thấp hơn so với những nguyên vật liệu đảm bảo phẩm chất. 5. ý kiến về hạch toán giá trị nguyên vật liệu vượt định mức cho phép và nguyên vật liệu mua ngoài kém phẩm chất ở Công ty, phòng điều độ sản xuất nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu từng loại cho từng sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm. Các xưởng sản xuất sẽ căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng để tiến hành sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, trong thực tế quá trình sản xuất đôi khi do công nhân sử dụng lãng phí nguyên vật liệu vượt quá định mức cho phép nhất là các loại nguyên vật liệu như xăng, dầu mỡ, sơn,… nhưng Công ty vẫn hạch toán giá trị nguyên vật liệu vượt quá định mức cho phép vào chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm làm tăng giá thành sản phẩm. Do vậy, để giảm bớt những chi phí bất hợp lý trong giá thành, làm giảm giá thành sản phẩm Công ty cần đưa ra biện pháp hợp lý quản lý tốt quá trình sản xuất như tổ chức theo dõi, giám sát chặt chẽ mọi khâu trong quá trình sản xuât sản phẩm để quy trách nhiệm cho bộ phận, cá nhân sử dụng lãng phí, không tiết kiệm nguyên vật liệu, vượt quá định mức trong giá thành sản phẩm góp phần giảm giá thành sản phẩm. Ngoài ra, thực tế ở Công ty xảy ra tường hợp nguyên vật liệu mua ngoài vè nhưng chất lượng kém so với chất lượng ghi trong hợp đồng mua. Do ban kiểm nghiệm, khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu nhập kho nhưng không lập biên bản kiểm nghiệm (ghi rõ ý kiến về NVL đã được kiểm nghiệm và nêu nguyên nhân đối với NVL không đúng chất lượng và cách xử lý) mà chỉ đóng dấu xác nhận vào phiếu nhập vật tư. Do đó, kế toán nguyên vật liệu không có cơ sở hạch toán giảm giá trị đối với những nguyên vật liệu kém phẩm chất. Nguyên vật liệu kém phẩm chất dùng cho sản xuất sản phẩm dẫn đến sản phẩm làm ra chất lượng giảm trong khi đó giá thành không đổi làm cho sản phẩm bán ra chậm, gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty mà một trong những yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu là nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chính vì vậy, Công ty cần xác định chính xác, cụ thể số nguyên vật liệu mua về nhập kho nhưng chất lượng không đảm bảo và yêu cầu người cung cấp giảm giá. Hơn nữa, ban kiểm nghiệm sau khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu thì lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về chất lượng nguyên vật liệu và biện pháp xử lý đối với những nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm này, Công ty sẽ đề nghị người cung cấp giảm giá cho số nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn và kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm hạch toán giảm giá trị đối với số nguyên vật liệu đó. Ví dụ: giá mua nguyên vật liệu kém phẩm chất bằng 70 – 80% giá mua nguyên vật liệu ghi trên hóa đơn. Đối với số nguyên vật liệu kém phẩm chất kế toán hạch toán số tiền giảm giá như sau: Nợ TK 331 Có TK 152 6. Công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng loại sản phẩm Trong cơ chế thị trường, với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt giữa các sản phẩm cùng loại thì chất lượng sản phẩm cũng như giá thành sản phẩm cao hay thấp có ý nghĩa hết sức quan trọng. ở các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nghuyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó để phấn đấu hạ giá thành sản phẩm thì biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệugóp phần giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành cũng như giá thành đơn vị thì hàng tháng Công ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng loại sản phẩm để so sánh chi phí NVL trong giá thành của tháng này với tháng trước tăng hay giảm. Sự biến động tăng hay giảm này là do ảnh hưởng bởi những nhân tố nào: do mức tiêu hao bình quân của từng loại NVL thay đổi hay đơn giá NVL thay đổi, do giá trị phế liệu thu hồi thay đổi. Qua đó, Công ty mới đánh giá và đưa ra những biện pháp cần thiết nhằm giảm chi phí NVL trong giá thành. Chẳng hạn, Công ty xem xét lại định mức tiêu hao NVL từng loại cho từng sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm có phù hợp hay không? Nếu không phù hợp phòng điều độ sản xuât sẽ nghiên cứu và xây dựng lại định mức tiêu hao NVL phù hợp hơn. Phòng điều độ sản xuất kiểm tra, giám sát khâu thu mua NVL về chất lượng, quy cách cũng như giá cả NVL đmr bảo giá cả thu mua hợp lý. Ngoài ra, qua phân tích chi phí NVL trong giá thành của từng loại sản phẩm, Công ty có cơ sở để đánh giá và đề ra biện pháp nhằm tận thu phế liệu hơn nữa, tìm kiếm NVL mới thay thế cho những NVL mà nguồn cung cấp không ổn định, giá cả bất hợp lý. 7. Để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất, Công ty nên lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Thực tế ở Công ty, hàng năm cùng với lập kế hoạch sản xuất thì phòng điều độ sản xuất cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua NVL. Kế hoạch thu mua NVL được xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, phòng điều độ sản xuất xác định xác định nhu cầu NVL ở từng tháng, từng quý trong năm kế hoạch. Tuy nhiên, phòng điều độ chưa lập kế hoạch dự trữ NVL, mà khâu dự trữ NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuấtở Công ty. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thì khâu dự trữ NVL phải được tổ chức tốt. Nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý (không quá ít hay quá nhiều). Bởi nếu nguyên vật liệu dự trữ ở mức quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngược lại, nếu dự trữ nguyên vật liệu quá ít sẽ không đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Hơn nữa, trong nền kinh tế thi trường thì nhu cầu và khả năng đáp ứng NVL cho Công ty thường xuyên thay đổi. Do vậy, phòng điều độ sản xuất cần nghiên cứu và dự đoán trước những biến động về cung, cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường để đề ra các biện pháp thích ứng cụ thể là lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu. Ví dụ: Khi dự đoán thấy nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty trên thị trường có khẳ năng khan hiếm hay giá cả sẽ tăng thì phòng điều độ sản xuất nên lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu nhiều hơn mức bình thường cần thiết phục vụ quá trình sản xuất đề phòng khi giá cả tăng lên hay nguồn cung cấp khan hiếm. Kết luận Có thể khẳng định rằng, kế toán nói chung và kế toán N-X NVL nói riêng là một phần hành kế toán quan trọng không thể thiếu trong quản lý chi phí SXKD của các DNSX. Thông qua công tác kế toán N-X NVL giúp cho DNSX quản lý và sử dụng được NVL một cách có hiệu quả góp phần giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN. Trong những năm qua, khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin phát triển với tốc độ phi mã, vì vậy để nâng cao hiệu quả quản lý công ty cơ khí Hà Nội đã liên tục đổi mới, áp dụng các phương pháp quản lý khoa học vào công tác kế toán, tiến tới áp dụng quản lý công tác kế toán trên máy vi tính bằng các phần mềm kế toán chuỳên dụng để đạt kết quả nhanh nhất, chính xác và khoa học. Trong thời gian thực tập tại công ty, do điều kiện quy mô sản xuất của công ty tương đối lớn nên việc N-X NVL là rất nhiều. Vì vậy bài viết của em còn nhiều hạn chế. Mặt khác, em đã hiểu biết được nhiều điều mới mẻ, bổ ích từ thực tiễn tại công ty. Những kiến nghị trong bài viết này dưới góc nhìn của một sinh viên chuyên ngành kế toán giữa kiến thức học đường và thực tiễn còn nhiều hạn chế vì thế những điều đã nói, viết trong luận văn này khó tránh khỏi những thiếu sót nhất là những kiến nghị đề xuất. Hy vọng được sự quan tâm của công ty về những đề xuất đã nêu trong luận văn. Xin chân thành biết ơn đối với cô giáo Lê Thị Diệu Linh và các thầy cô giáo trong trường, xin cám ơn Ban giám đốc, phòng kế toán công ty đã hướng dẫn nhiệt tình chu đáo để em hoàn thành luận văn này. Với trình độ lý luận và thực tế về chuyên môn còn hạn chế, em kính mong được các thầy cô giáo tiếp tục hướng dẫn giúp đỡ để em hoàn thành nhiệm vụ học tập của mình và có thể đem kiến thức học tập áp dụng vào thực tế một cách hữu ích. Ngày 04 tháng 5 năm 2004 Sinh viên Phan Thị Thảo Lớp K38-21.09 Học viện Tài chính tài liệu tham khảo Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong nền kinh tế thi trường 3 1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất 3 2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu 4 3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 5 II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 5 1. Phân loại nguyên vật liệu 5 2. Đánh giá nguyên vật liệu 6 III. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 9 1. Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 9 2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng 10 3. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 11 IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu 14 1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 14 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 22 V. Hệ thống sổ kế toán áp dụng 23 1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 23 2. Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái 24 3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 25 4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ 26 VI. Tổ chức công tác kế toán nhập xuất NVL trong điều kiện áp dụng máy vi tính 27 Chương II: Thực trạng về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà nội 30 I. Khái quát chung tình hình hoạt động và phát triển của Công ty cơ khí Hà nội 30 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà nội 30 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 32 3. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty 36 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Cơ khí Hà nội 37 II. Thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 39 1. Công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu ở Công ty 39 2. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và hạch toán ban đầu 45 3. Tổ chức hạch toán chi tiết nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty 50 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu 54 4.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 54 4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 67 Chương III: Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 70 I. Nhận xét chung về công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà nội 70 II Một số ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà nội 73 1. Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán 73 2. Sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 74 3. Khắc phục một số trường hợp khi nguyên vật liệu về đến Công ty nhưng nhân viên tiếp liệu không làm thu tục nhập kho 75 4. Lập biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng NVL nhập kho 76 5. Hạch toán giá trị NVL sử dụng vượt định mức cho phép và NVL mua ngoài kém phẩm chất 77 6. Tiến hành phân tích chi phí NVL trong giá thành của từng loại sản phẩm 78 7. Lập kế hoạch dự trữ NVL 78 Kết luận 80 Tài liệu tham khảo 81 Mục lục 82 ._.