Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3

à một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh cũng như tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quản lý tốt vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Đứng trên giác độ kế toán, kế toán vật liệu phải theo dõi và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về tình hình biến động nguyên vật liệu, đồng thời còn giúp nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng và xác định nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn. Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm dệt, may mặc phục vụ tiêu dùng trong nước hoặc xuất khẩu với nhiều mẫu mã và hình thức phong phú. Do đó công tác kế toán vật liệu ở Công ty rất được chú trọng và được xem là bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu, trong thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8-3, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán tài chính và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn Minh Phương, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8-3” Nội dung của luận văn chia làm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong  doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao  hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8-3. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán  nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8-3. Phần I lý luận chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu I-/ Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc v.v... là những đối tượng lao động. Song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó không phải là nguyên vật liệu. Nhưng nếu những quả bông ấy được lao động của con người tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu. Như vậy, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng của sản phẩm có bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Do vậy cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị trường. Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên không phải là vô tận.Do đó ,doanh nghiệp cần phải đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu. 2-/ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hoá giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất. Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ đươc giao . 3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho. Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành. Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục những mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. Song trước hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân loại và tính giá nguyên vật liệu. II-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1-/ Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo công dụng kinh tế. Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy v.v...). Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB. Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt... Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau: Phân loại theo nguồn hình thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài -Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất. -Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng... Phân loại theo quyền sở hữu: -Nguyên vật liệu tự có -Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc nhận giữ hộ. Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác tính giá thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả. 2-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu : Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) a, Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho...) trừ khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị... Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định. Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương. b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng: * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó : Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện giá cả thị trường ít biết động. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tích tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu Trong đó Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Như vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu. III-/ tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1-/ Tổ chức chứng từ: a, Thủ tục nhập kho: Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thường gồm: + Hợp đồng mua hàng. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư. + Phiếu nhập vật tư. Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư”. Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu. b, Thủ tục xuất kho: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ... Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai, để làm gì). Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau: + Phiếu xuất vật liệu. + Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. + Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ. “Phiếu xuất vật tư” sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật tư chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng vật liệu nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên trong các doanh nghiệp người ta ít sử dụng phiếu xuất vật tư mà thay bằng phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng nếu không sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập “Phiếu nhập vật tư” đem đến kho cùng với vật liệu thừa và “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Thủ kho phải ghi số lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” Phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp bộ phận cung ứng lập “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ” 2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: -Phương pháp thẻ song song. -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp sổ số dư. a, Phương pháp thẻ song song. Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song. ở kho: Hàng này căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Định kỳ (có thể là 3 đến 5 ngày 1 lần) thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho và lượng tồn thực tế. ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kế toán vật liệu chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là nó theo dõi cả số lượng và giá trị (thẻ kho chỉ theo dõi về số lượng vật liệu). Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, nhân viên kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song (3) (2) (2) (1) (1) Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho sổ chi tiết tổng hợp chi tiết b, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu: ở kho: Theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp. áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển (3) (3) (4) (2) (2) (1) (1) Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho sổ ĐCLC Bảng kê nhập Bảng kê xuất c, Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư (3) (4) (2) (2) (1) (1) Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho sổ số dư bảng luỹ kế NXT Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.1-/ Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán. a, Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. b, Phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư hàng hoá xuất = Tổng giá trị vật tư hàng hoá nhập ± Chênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản mua hàng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu a) TK 152 - Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (Xuất dùng, xuất bán, góp vốn liên doanh, thiếu hụt...) Dư Nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho. b) TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về._. nhập kho. Kết cấu TK 151: Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi trên đường. TK 133- Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ. TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào khấu trừ được hoàn lại. Kết cấu TK133: Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua, được hoàn lại). Dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ sẽ được hoàn lại nhưng chưa nhận. c)TK 611 - Mua hàng (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu).- Phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 611 dùng để theo dõi tình hình mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... theo giá thực tế. Kết cấu TK611 Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt khác... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạnh toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan như: 331, 111, 112... 3.3-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hóa có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thành phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số thuế VAT được khấu trừ, cụ thể: * Mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 1388 : Số tiền người bán chấp nhận trả. Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại  theo giá không có VAT. Có TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập toàn bộ: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá toàn bộ số hàng (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT. Căn cứ vào quyết định xử lý: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331, 111... : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo số hoá đơn ghi tương tự trên, số thừa coi như giữ hộ người bán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa. Có TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng thừa (Không có VAT) Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Khi nhập: Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (Không có VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Trị giá số hàng thiếu (Không có VAT) Có 1381 : Trị giá số hàng thiếu Nếu người bán không có hàng: Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ 1883, 334 : Cá nhân phải bồi thường Có TK 1331 : Thuế VAT của số hàng thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. * Mua nguyên vật liệu, hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tệp hồ sơ: “Hàng chưa có hoá đơn”, nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn về thì ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) Có TK 331. Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán sẽ điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau: - Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế). - Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường. * Mua nguyên vật liệu, cuối tháng hoá đơn về, hàng chưa về: Nợ TK 151 :Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có VAT) Nợ TK 1331 : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (331, 111, 112...) : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Sang tháng sau, hàng về nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) : Trị giá hàng nhập kho Có TK 151 : Hàng đi đường kỳ trước trở về. * Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Nợ TK 152 (chi tiết VL) : Giá thực tế vật liệu tăng thêm. Có TK 154 : Thuê gia công hay tự chế biến nhập kho Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ. Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu. Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho. Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621,627, 641, 642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ nên các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Có TK (111, 112, 331...) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài. Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại: Nợ TK 111, 112, 331... Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) Các trường hợp tăng còn lại hạch toán tương tự. Hạch toán biến động giảm nguyên vật liệu: * Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (Chi tiết PX) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm. Nợ TK 627 (Chi tiết PX) : Xuất dùng chung phân xưởng. Nợ TK 642, 641, 241 : Xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý DN Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng. * Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412 : Chênh lệch. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu góp liên doanh. * Xuất thuê gia công, chế biến: Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến. * Giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388) : Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu xuất cho vay. * Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632 : Nhượng bán, trả lương, trả thưởng Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân. Nợ TK 1388, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường. Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu giảm. Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). TK 331, 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 SDĐK: Xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm Tăng do mua ngoài TK 627, 641, 642, 241 TK 1331 Xuất NVL cho quản lý sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB Thuế VAT được khấu trừ TK 331, 111, 112 TK 151 Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Hàng đi đường kỳ trước TK 1331 TK 411 Thuế VAT không được khấu trừ Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, góp vốn LD TK 154 Xuất vật liệu cho TK 154 gia công, chế biến Nhập kho vật liệu gia công tự làm hay thuê ngoài TK 128, 222 TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh TK 421 TK 642, 3381 Chênh lệch đánh giá giảm tài sản Chênh lệch đánh giá tăng tài sản Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 1381, 642 TK 412 Phát hiện thiếu khi kiểm kê Đánh giá tăng nguyên vật liệu TK 412 SDCK: Đánh giá giảm nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 111, 112, 331... TK 152 TK 621 SDĐK: Mua về nhập kho (Giá có thuế VAT) Xuất vật liệu cho sản xuất trực tiếp TK 411 TK 627, 641, 642, 624 Nhận cấp phát, tặng thưởng viện trợ, góp vốn liên doanh Xuất cho nhu cầu quản lý sản xuất, bán hàng, QLDN TK 151, 128, 222... TK 632, 157 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất bán nguyên vật liệu SDCK: 3.4-/Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ * Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) Có TK 152 (chi tiết vật liệu) : Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151 : Vật liệu đi đường. * Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng: Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ. Có TK (111, 112, 331...) : Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ làm tăng khác: Nợ TK 611 (6111) Có TK 411 : Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng Có TK 336, 338, 311 : Tăng do đi vay. Có TK 128, 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331, 111, 112,... Có TK 611, (6111) : Trị giá thực tế của hàng mua Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không được khấu trừ * Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, xác định giá trị vật liệu tồn kho, g hi: Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611, (6111) : Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. Sau khi phản ánh đầy đủ các bút toán trên, kế toán chuyển giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ cho các mục đích (căn cứ vào tỷ lệ phân bổ định mức tiêu hao hoặc mục đích xuất dùng). Nợ TK (621, 627, 642) Có TK 611 (6111) Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào. Kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài Có TK liên quan (331, 111, 112) : Tổng giá thanh toán Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại, nếu có ghi: Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT. (Xem sơ đồ trang 25) Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Nhập kho vật liệu mua trong kỳ Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua TK 1331 TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ Thuế VAT không được khấu trừ TK 411 TK 621, 627, 641, 642 Nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ, góp vốn liên doanh Xuất dùng cho sản xuât trực tiếp, quản lý PX, bán hàng, QLDN TK 421 TK 138, 334, 642... Đánh giá tăng vật liệu Giá trị thiếu hụt mất mát TK 331, 336, 338 TK 632 Nguyên vật liệu tăng do đi vay Xuất bán nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331, 411 TK 111, 112... Giá trị vật liệu tăng trong kỳ (tổng giá thanh toán gồm VAT) Giảm giá, giá trị hàng trả lại TK 621, 627... Giá trị vật tư xuất dùng 3.5-/ Hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá lại vật liệu tồn kho: Định kỳ, theo quy định (cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật tư ở các kho nhằm trách thất thoát, mất mát tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá... việc hạch toán được tiến hành như sau: * Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại các kho của doanh nghiệp: - Nếu thiếu nguyên vật liệu : Nợ TK 642 : Giá trị vật liệu thiếu trong định mức. Nợ TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thiếu ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thiếu. - Nếu thừa nguyên vật liệu Nợ TK 152 (Chi tiết VL) : Giá trị vật liệu thừa Có TK 642 : Giá trị vật liệu thừa trong định mức. Có TK 138 (1381) : Giá trị vật liệu thừa ngoài định mức chờ xử lý. * Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi: - Xử lý số thiếu: Nợ TK 138 (1388) : Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng. Nợ TK 334 : Cá nhân bồi thường trừ dần vào lương. Nợ TK 821, 421, 415 : Tính vào CPBT, trừ vào TNST hoặc trừ vào  QDPTC Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu - Xử lý số thừa: Nợ TK 338 (3381) : Giá trị thừa đã xử lý Có TK 411, 441, 421, 721... : Ghi tăng NVKD, vốn XDCB, LN,TNBT... * Căn cứ vào kết quả xử lý khoản chênh lệch đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho. - Nếu chênh lệch tăng, ghi tăng vốn kinh doanh: Nợ TK 412 Có TK 411 - Nếu chênh lệch giảm, ghi giảm vốn kinh doanh: Nợ TK 411 Có TK 412 3.6-/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trên thực tế, giá trị nguyên vật liệu luôn có sự biến động trên thị trường. Để đề phòng giảm giá nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần phải có kế hoạch lập dự phòng nhằm làm giảm bớt thiệt hại. - Vào cuối niên độ kế toán, kế toán cần xác định mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập cho niên độ N + 1 = Số lượng hàng tồn kho hiện có cuối niên độ của mỗi loại hàng x Mức giảm giá thực của mỗi loại hàng vào cuối niên độ kế toán Mức giảm giá thực tế của mỗi loại hàng tồn kho = Giá gốc ghi số thực tế của hàng tồn kho đó - Giá thực tế của hàng tồn kho đó vào cuối niên độ Trong đó - Sau khi đã xác định mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ như sau: + Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích lập từ niên độ kế toán trước: Nợ TK 159 Có TK 721 + Sau đó, trích lập dự phòng cho niên độ kế toán mới: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 - Trong niên độ kế toán tiếp theo, mọi sự biến động giá cả của hàng tồn kho không phải phản ánh vào TK 159 mà phản ánh vào TK 412. - Đến cuối niên độ kế toán lại tiến hành nhập và trích lập như trên. 3.7-/ Sổ kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu: Tuỳ theo phương pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lượng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thường sử dụng các hình thức sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ cái - Nhật ký chung. - Chứng từ ghi sổ. - Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký chứng từ. Đặc điểm của hình thức này là sự kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép trong ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các Nhật ký chứng từ, sổ Cái các TK, bảng kê, các bảng phân bổ. Các sổ kế toán chi tiết. (Xem sơ đồ trang 29) Trình tự ghi sổ: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ chứng từ nhập xuất Sổ chi tiết TK 331 NKCT lq 1,2,3,4,10 NKCT số 5,6 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK 152 báo cáo Hình thức Nhật ký- Chứng từ có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác, nó phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, phức tạp. Tuy nhiên, hình thức sổ này có nhược điểm là do kết hợp nhiều mặt nên kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. IV-/ So sánh hạch toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán quốc tế với hạch toán nguyên vật liệu trong kế toán Việt Nam. Kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tình hình tài sản của doanh nghiệp thông qua hệ thống phương pháp riêng trên cơ sở ứng dụng thước đo giá trị trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp cho phù hợp với điều kiện thực tế của đất nước đang là mối quan tâm hàng đầu của Nhà nước. Trong đó, hạch toán kế toán vật liệu chính xác theo phương pháp khoa học là khâu quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói chung, trong đó hạch toán nguyên liệu vật liệu nói riêng trong chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành từ ngày 1/1/1996 được xây dựng trên cơ sở tôn trọng, vận dụng và có chọn lọc chuẩn mực kế toán quốc tế. Chuẩn mực kế toán quốc tế đã quy định: “Tồn kho là những yếu tố tài sản: - Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán. - Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Theo hệ thống kế toán Pháp quy định: Về nguyên tắc ghi chép nghiệp vụ mua hàng: - Giá mua thực tế dùng để hạch toán là giá trị trên hoá đơn trừ phần giảm giá, bớt giá được nhà cung cấp chấp nhận. - Thuế VAT phải trả khi mua hàng không được hạch toán vào giá mua mà doanh nghiệp trả hộ Nhà nước và sẽ được khấu trừ. - Phần chiết khấu mua hàng được hưởng, mặc dù đã trừ vào tổng số tiền trên hoá đơn nhưng vẫn tính vào giá mua hàng và được hạch toán như một khoản thu nhập tài chính. Trước đây, chế độ kế toán Việt Nam quy định: Chiết khấu thanh toán do mua hàng thanh toán tiền trước hạn được người bán chấp thuận được tính như một khoản thu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng kể từ khi Thông tư số 120/1999/TT-BTC ban hàng ngày 7/1/1999 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực, khoản chiết khấu thanh toán được tính vào thu nhập hoạt động tài chính. Với sửa đổi này đã cho thấy giữa kế toán thu mua vật liệu của Việt Nam và của Pháp không có sự khác biệt. Theo kế toán Mỹ thì việc hạch toán nguyên vật liệu như sau: - Trong kỳ, khi mua nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho”: Số nguyên liệu nhập kho. Có TK liên quan: Trị giá số nguyên vật liệu nhập kho. - Khi xuất kho nguyên vật liệu : + Nếu nguyên vật liệu được trực tiếp đưa vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK “Sản phẩm đang chế tạo tồn kho” Có TK “Nguyên liệu và hàng cung ứng tồn kho” + Nếu nguyên vật liệu được gián tiếp sử dụng trong phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK “Sản xuất chung” Có TK “nguyên vật liệu và hàng cung ứng tồn kho” Như vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo kế toán Mỹ khác với Việt Nam ở chỗ không tập hợp vào một tài khoản trung gian (hiện nay là TK 621) mà đưa thẳng vào TK sản phẩm dở dang. Một trong những điểm còn tồn tại trong hạch toán nguyên vật liệu ở Việt Nam hiện nay đó là vấn đề đánh giá hàng tồn kho, điều chỉnh theo giá thị trường. Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Nếu giá thị trường của một khoản tồn kho ở cuối kỳ kế toán thấp hơn so với giá gốc của nó, điều này đòi hỏi chúng ta phải ghi giảm giá trị hàng tồn kho xuống thấp hơn. Thực chất của việc ghi giảm giá hàng tồn kho này là lập ra một khoản dự phòng nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp khi giả thiết trên thực sự xảy ra. Trong hệ thống kế toán mới ở Việt Nam cũng đã đề cập đến trường hợp này, song việc lập chi phí phòng giảm giá hàng tồn kho đến nay vẫn còn hết sức hạn chế trong các doanh nghiệp, Hơn nữa, bản thân các nghiệp vụ dự phòng vẫn còn chưa được hoàn thiện, chẳng hạn: Về phương pháp hạch toán, nội dung hạch toán... V-/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Vốn là điều kiện tiên quyết đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Với tư cách là vốn, nó chỉ được tiêu dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh và phải sinh lợi. Nghĩa là cùng một đồng vốn bỏ ra phải đem về đồng vốn lớn hơn bằng việc sử dụng vốn có hiệu quả. Vốn của doanh nghiệp bao gồm vốn cố định và vốn lưu động. Vốn lưu động thường được sử dụng để mua sắm tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất và đầu tư ngắn hạn. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đóng vai trò chủ yếu trong việc tạo ra thực thể của sản phẩm, là khâu dự trữ quan trọng nhất, điểm khởi đầu của mọi quá trình sản xuất và được đầu tư bằng nguồn vốn lưu động. Chính vì vậy, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 1-/ Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là phải bảo đảm đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là nguyên vật liệu có tính chất thời vụ) và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại, nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưỏng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phần lớn là do thiếu nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng, cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu theo công thức: Tỷ lệ % hoàn thành Số lượng NVL loại i thực tế x = = kế hoạch cung ứng nhập kho trong kỳ về khối lượng NVL Số lượng NVL loại i cần mua loại i (i = 1, n) (theo kế hoạch trong kỳ) Số lượng nguyên vật liệu i (i = 1. n) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác định bằng nhiều cách. Song cách thông dụng nhất là tính lượng nguyên vật liệu cần dùng theo số lượng thành phẩm hoặc chi tíêt cần sản xuất trong kỳ theo công thức: Nhu cầu về số lượng Số lượng sản phẩm Định mức tiêu hao loại NVL i trong kỳ cần sản xuất trong kỳ NVL i cho 1 đơn vị SP Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyên nhân: - Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó. Bởi vậy, giảm số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng. - Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở tiết kiệm được hao phí nguyên vật liệu đã đạt được. - Không thực hiện được kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế. Bên cạnh việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm. * Để xem xét mức bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất, doanh nghiệp cần tính ra hệ số bảo đảm: = Hệ số Số NVL dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ bảo đảm Số NVL cần dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại nguyên vật liệu, đặc bịêt là các loại nguyên vật liệu không thể thay thế được. Đồng thời tính cho cả nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ và dự trữ cuối kỳ. * Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Để sản xuất ra sản phẩm, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu. Do vậy tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm phụ thuộc vào các nhân tố: - Khối lượng sản phẩm hoàn thành (qi). - Kết cấu về khối lượng sản phẩm. - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm (mi). - Đơn giá của nguyên vật liệu (si). Vậy tổng mức chi phí của nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm được xác định bằng công thức: M = S qi . mi . si Để phân tích mức độ hoàn thành kế hoach về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết xác định đối tượng phân tích: D M = M1 - Mk = S qi1 . mi1 . si1 - S qik . mik . sik Trong đó các nhân tố ảnh hưởng được xác định như sau: - Do ảnh hưởng của nhân tố khối lượng và kết cấu về khối lượng sản phẩm: D Mq = S qi1 . mik . sik - S qik . mik . sik - Do ảnh hưởng của nhân tố định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm: D Mm = S qi1 . mi1 . sik - S qi1 . mik . sik - Do ảnh hưởng của nhân tố đơn giá nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất sản phẩm: D Ms = S qi1 . mi1 . si1 - S qi1 . mi1 . sik Tổng hợp sự ảnh hưởng của tất cả các nhân tố trên: D M = DMq + DMm + DMs Kết quả tính toán trên phản ánh mức sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm đã tiết kiệm hay lãng phí. 2-/ Phân tích sử dụng vốn lưu động Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp người ta thường dùng một số chỉ tiêu chủ yếu sau: 2.1- Chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động: Sức sản xuất của vốn lưu động = Tổng doanh thu thuần Vốn lưu động bình quân Sức sản xuất của vốn lưu động cho biết một đồng vốn lưu động đem lại mấy đồng doanh thu thuần. Chỉ tiêu này càng lớn thì hệ số sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. 2.2- Chỉ tiêu sinh lợi của vốn lưu động: Sức sinh lợi của vốn lưu động = Lợi nhuận thuần Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động tạo ra mấy đồng lợi nhuận thuần. Khi phân tích, cần tính ra hai chỉ tiêu trên rồi so sánh giữa kỳ phân tích với kỳ gốc (kỳ kế hoạch hoặc kỳ trước), nếu các chỉ tiêu sinh lợi và sức sản xuất của vốn lưu động tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. 2.3- Chỉ tiêu tốc độ luân chuyển của vốn lưu động: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn lưu động vận động không ngừng, thường xuyên các giai đoạn của quá trình sản xuất (dự trữ, sản xuất, tiêu thụ). Do đó, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển sẽ góp phần giải quyết nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động người ta thường sử dụng các chỉ tiêu sau: Số vòng quay của vốn lưu động = Tổng mức chu chuyển Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Chỉ tiêu này còn gọi là “Hệ số luân chuyển”. Thời gian của một vòng luân chuyển = Thời gian kỳ phân tích Số vòng quay vốn lưu động Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết cho vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài hai chỉ tiêu trên, khi phân tích còn có thể tính ra chỉ tiêu “Hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động theo công thức: Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động = Vốn lưu động bình quân Tổng mức chu chuyển Hệ số này càng nhỏ chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao, số vốn lưu động tiết kiệm được càng nhiều. Qua chỉ tiêu này, ta biết được để có một đồng luân chuyển thì cần mấy đồng vốn lưu động. 2.4- Hệ số quay kho vật tư So sánh hệ số quay kho của vật tư, hệ số quay kho của sản phẩm. Thực tế với kế hoạch, kỳ này với kỳ trước để đánh giá tình hình sử dụng vật tư và tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. Hệ số quay kho vật tư = Trị giá vật tư sử dụng trong kỳ (Trị giá vật tư gồn ĐK + CK) / 2 Hệ số trên càng lớn, vốn lưu động càng quay nhiều, do đó, hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Cách tính từng chỉ tiêu theo công thức trên như sau: + Tổng doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng trong kỳ - (Tổng số thuế tiêu thụ đặc biệt + Thuế xuất khẩu phải nộp + Giảm giá hàng bán + Doanh thu hàng đã bán bị trả lại). + Thời gian của kỳ phân tích: Theo quy ước, để đơn giản trong kỳ phân tích thì thời gian tháng là 30 ngày, quý là 90 ngày và năm là 360 ngày. + Vốn lưu động bình quân: Để đơn giản quy định cách tính như sau: Vốn lưu động bình quân tháng = 2 Vốn lưu động cuối tháng Vốn lưu động đầu tháng + Vốn lưu động bình quân quý = Cộng vốn lưu động bình quân 3 tháng 3 Trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì có thể xác định số vốn lưu động bình quân quý, bình quân năm như sau: V = V1/2 + V2 + ... + Vn-1 + Vn/2 n - 1 Trong đó: V1, V2, ... Vn là số vốn lưu động hiện có đầu các tháng, n là số thứ tự các tháng. Trường hợp không có số liệu ở các tháng, có thể tính số vốn lưu động bình quân trong kỳ bằng cách cộng số vốn lưu động đầu kỳ với số cuối kỳ rồi chia cho 2. Phần II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty dệt 8/3. I-/ Một số hình ảnh sơ lược về Công ty dệt 8/3 Tên đơn vị : Công ty Dệt 8/3 Tên giao dịch : Eight March Textile Company Tên viết tắt : EMTEXCO Địa chỉ : 460 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Với chủ trương khôi phục kinh tế sau chiến tranh đưa miền Bắc tiến lên XHCN, đầu năm 1959, Chính phủ ta quyết định cho xây dựng nhà máy liên hợp sợi - dệt - nhuộm. Nhà máy có công suất thiết kế ban đầu là 35 triệu mét vải thành phẩm mỗi năm và có quy mô loại I trong nền kinh tế quốc dân. Từ năm 1960 đến năm 1965 là giai đoạn hình thành những nền móng ban đầu của nhà máy. Trong thời gian này, được sự giúp đỡ của Chính phủ nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa, những phân xưởng đầu tiên của nhà máy đã lần lượt ra đời. Ngày 8/3/1965, nhà máy được cắt băng khánh thành và chính thức mang tê._. ta xem xét cơ cấu vốn lưu động qua bảng sau: Bảng 12 - Cơ cấu vốn lưu động Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Vốn lưu động 35.000.115.000 100 35.361.090.000 100 35.459.332.000 100 1. Tiền 1.548.425.000 4,42 1.695.210.000 4,79 1.818.384.000 5,12 2. Phải thu KH 3.267.359.000 9,34 3.649.385.000 10,32 4.485.428.000 12,64 3. Hàng tồn kho 30.056.731.000 85,88 29.887.295.000 84,52 29.025.420.000 81,77 NVL 20.470.527.000 58,49 22.062.841.380 62,39 17.625.842.873 49,66 CCDC 533.788.000 1,53 541.825.000 1,53 586.249.075 1,65 Sản phẩm 9.052.416.000 25,86 7.282.628.620 20,6 10.813.328.052 30,46 4. TSLĐ khác 127.600.000 0,36 129.200.000 0,37 130.100.000 0,37 Qua bảng tính trên ta thấy NVL chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty, cụ thể tháng 1 chiếm 58,49%, tháng 2 chiếm 62,39%, tháng 3 chiếm 49,66%. Điều đó cho thấy nguyên vật liệu có tính trọng yếu nhất và là một nhân tố quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trước hết ta đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thông qua chỉ tiêu hệ số quay kho vật tư. 1-/ Hệ số quay kho vật tư. Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Vật tư xuất dùng 14.025.734.000 15.080.216.000 15.249.687.215 2. Vật tư tồn đầu kỳ 20.106.780.000 20.470.527.000 22.062.841.380 3. Vật tư tồn cuốikỳ 20.470.527.000 22.062.841.380 17.625.842.873 4. Hệ số quay kho 0,691 0,709 0,768 Hệ số quay kho vật tư tháng 2 và tháng 3 tăng so với tháng 1 là do lượng vật tư xuất dùng tháng 2 và tháng 3 đều tăng so với tháng 1 trong khi đó số dư bình quân của vật tư tồn kho thay đổi không đáng kể.Đây là nhân tố góp phần đẩy nhanh tốc độ quay của vốn lưu động, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động (Xem 2 bảng sau). 2-/ Hệ số sản xuất của vốn lưu động: Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Doanh thu 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 2. Vốn lưu động đầu kỳ 33.259.525.000 35.000.115.000 35.361.090.000 3. Vốn lưu động cuối kỳ 35.000.115.000 35.361.090.000 35.495.332.000 4. Vốn lưu động bình quân 34.129.820.000 35.180.602.500 35.428.211.000 5. Sức sản xuất của VLĐ 0,224 0,226 0,229 Chỉ tiêu sức sản xuất của vốn lưu động được dung để phân tích hiệu quả chung về sử dụng tài sản lưu động. Trong tháng 1: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,224 đồng doanh thu. Tháng 2: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,226 đồng doanh thu. Tháng 3: Cứ 1 đồng vốn lưu động tạo ra 0,229 đồng doanh thu. Như vậy, sức sản xuất vốn lưu động của tháng 2 và tháng 3 tăng hơn so với tháng 1, nhưng với mức sản xuất như vậy thì thật chưa đạt hiệu quả. Do vậy, Công ty cần phải lưu ý đẩy mạnh doanh thu hơn nữa. Nguyên nhân làm cho sức sản xuất vốn lưu động tháng 2 và tháng 3 tăng so với tháng 1. - Doanh thu tiêu thụ tăng do sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường, thị trường tiêu thụ rộng rãi hơn. - Vốn lưu động bình quân tháng 2 và tháng 3 cao hơn so với tháng 1 chủ yếu là do tăng tiền mặt và các khoản phải thu, hàng tồn kho giảm. Công ty cần phải lưu ý điểm này, không nên để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều, đẩy mạnh công tác thu hồi, đưa vốn vào kinh doanh. 3-/ Tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Quý I/2000 Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1. Doanh thu 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 2. Các khoản giảm trừ 3. Doanh thu thuần 7.648.250.000 7.946.490.000 8.125.384.000 4. Vốn lưu động bình quân 34.129.820.000 35.180.602.500 35.428.210.000 5. Hệ số luân chuyển của VLĐ 0,224 0,226 0,229 6. Thời gian 1 vòng luân chuyển 133,9 132,7 131 7. Hệ số đảm nhiệm VLĐ 4,46 4,43 4,36 Qua số liệu của bảng trên chúng ta thấy tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của tháng 2 và tháng 3 nhanh hơn so với tháng 1, do đó mà hệ số đảm nhiệm vốn lưu động cũng giảm theo. * So sánh tháng 2 và tháng 1: - Hệ số luân chuyển của vốn lưu động tăng: 0,226 - 0,224 = 0,002 (vòng) - Thời gian của 1 vòng luân chuyển giảm: 132,7 - 133,9 = - 1,2 (ngày) - Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm: 4,43 - 4,46 = - 0,03 (đồng) Nhờ đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, số vốn lưu động tiết kiệm tuyệt đối mà Công ty đã đạt được trong tháng 2: 35.180.206.500 34.129.820.000 7.946.490.000 x - 7946.490.000 7.648.250.000 = - 280.094.173,356 (đồng) * So sánh tháng 3 và tháng 1 (tương tự). Như vậy, vốn lưu động của Công ty được sử dụng tương đối có hiệu quả. Song để đạt được kết quả cao hơn, Công ty cần phải cố gắng hơn nữa trong việc rút ngắn thời gian sản xuất, thời gian giao hàng và áp dụng các phương pháp thanh toán nhanh trong khâu tiêu thụ. Phần III Hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Công ty dệt 8/3 I-/ Một số nhận xét chung về Công ty Dệt 8/3 Nhìn chung Công ty Dệt 8/3 có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có các mặt chưa đạt như mong muốn nhưng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay khi mà có biết bao doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH giải thể thì sự đứng vững của Công ty là một điều đáng khen ngợi. Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty Dệt 8/3 luôn cố gắng phấn đấu vươn lên, đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, phát động phong trào thi đua nhằm khắc phục mặt yếu, phát huy những điểm mạnh sẵn có để qua đó tìm được những hướng đi mới phù hợp với quy luật phát triển. Trong những năm tới, Công ty đã có những định hướng rất tích cực như kiện toàn bộ máy tổ chức, mở rộng thêm một số hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế tối đa những sai lầm mắc phải... nhằm đem lại nhiều thuận lợi hơn cho Công ty. Với những điều kiện như hiện nay chắc chắn trong một ngày không xa Công ty sẽ đạt được những gì mà Công ty mong muốn. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. Có thể thấy rõ điều đó qua những mặt sau: Thứ nhất: Về bộ máy kế toán của Công ty. Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều..., bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, ở các xí nghiệp thành viên và ở các bộ phận trực thuộc (phòng XNK) không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi xí nghiệp, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ (như báo cáo nguyên vật liệu, báo cáo kho thành phẩm...). Định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ Công ty. Vận dụng hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của Công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý... và phù hợp với trình độ chuyên môn kế toán của Công ty. Thứ hai: Về hình thức sổ kế toán. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán, đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn. Các sổ sách nhật ký và các bảng biểu kế toán Công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, rõ ràng, chính xác, các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp. Thứ ba: Về hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán. Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Vì phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho, vì điều này có ảnh hưởng lớn tới giá trị vật liệu xuất kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Thứ tư: Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Hình thức sổ NKCT mà công ty đang áp dụng có nhiều ưu điểm : Hầu hết sổ được kết cấu theo một bên của tài khoản ( trừ một số tài khoản thanh toán ) nên đã giảm được một nửa khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ được kết cấu theo kiểu bàn cờ nên có tính chất đối chiếu kiểm tra cao . Hơn thế nữa , nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán NKCT , đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn . Tuy nhiên , nhược điểm lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu , quy mô sổ lớn về lượng và loại nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán , đòi hỏi trình độ kế toán phải cao . Tuy nhiên ,Công ty đã mạnh dạn vi tính hoá công tác kế toán. Việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Công ty đã góp phần nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán, từ đó tác động đến năng suất lao động và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Thông qua việc vi tính hoá, khối lượng công việc cho lao động kế toán đã được giảm nhẹ (về mặt tính toán, ghi chép, thời gian tập trung và tổng hợp số liệu kế toán). So với trước khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, hiệu quả công tác kế toán ở Công ty đã được nâng cao. Thứ năm: Về công tác kế toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp theo một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, thể hiện nhiều điểm sáng tạo trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Các số liệu, trên các sổ sách có tính đối chiếu cao. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng của Công ty Dệt 8/3 còn có những hạn chế nhất định. Do đó, Công ty cần phải cải tiến và hoàn thiện hơn nữa. Với góc độ là sinh viên thực tập, em xin đưa ra một số kiến nghị sau nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Công ty. II-/ Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu của Công ty Dệt 8/3. Yêu cầu quản lý đặt ra cho các doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện có nghĩa là việc thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn. Do vậy, việc hoàn thiện đó đòi hỏi cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3 phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty. 1-/ Về công tác tính giá vật liệu xuất kho: Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho mà Công ty đang áp dụng phương pháp giá hạch toán. Sở dĩ Công ty lựa chọn phương pháp tính giá này là vì: đối với vật liệu mua ngoài nhập kho có nhiều chi phí thu mua phát sinh nhưng đến cuối tháng kế toán mới tập hợp được những chi phí này để tính ra giá thực tế của vật liệu. Do vậy mà toàn bộ vật liệu biến động trong tháng đều được tính theo giá hạch toán. Tuy nhiên, giá hạch toán mà Công ty sử dụng không phải giá kế hoạch hay một loại giá ổn định trong kỳ mà là giá ghi trên hoá đơn của mỗi lô hàng nhập (chưa bao gồm các chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ và chi phí bảo hiểm...). Điều này đã làm cho công tác tính giá vật liệu của Công ty trở nên phức tạp. Theo ý kiến của em, Công ty nên lựa chọn một loại giá ổn định để làm giá hạch toán, có thể là giá kế hoạch, giá tạm tính hoặc giá thực tế đầu kỳ. Điều đó có thể làm cho việc tính giá vật liệu của Công ty đơn giản hơn mà độ chính xác lại cao. 2-/ Về cách luân chuyển chứng từ. Đối với phiếu xuất kho không cần thiết phải lưu hai liên dưới các xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần lưu 1 liên, liên còn lại nên giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên: 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng vật tư, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho xong chuyển cho kế toán ghi sổ và lưu. Cuối tháng, kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất bảng liệt kê các chứng từ xuất vật liệu. Xí nghiệp sản xuất dựa vào các phiếu xuất kho lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này. Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp vụ xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, phòng vật tư, phòng kế toán. Dựa vào đó kế toán vật liệu có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu và phòng cung tiêu có thể có được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. 3-/ Về hạch toán chi tiết vật liệu. Trong công tác hạch toán chi tiết vật liệu, phương pháp mà công ty đang sử dụng là phương pháp sổ số dư. Thực chất phương pháp sổ số dư không yêu cầu kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, nên chăng Công ty thay bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu bằng bảng luỹ kế nhập xuất tồn và đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất. Như vậy, công việc hạch toán chi tiết vật liệu sẽ mang tính đối chiếu cao hơn. Hiện nay thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sử dụng kế toán máy, hầu hết đều hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu tại phòng kế toán bằng kế toán máy (theo dõi cả về số lượng và giá trị), vừa giảm nhẹ công việc của thủ kho ở kho (chỉ cần theo dõi số lượng). Cho nên Công ty cũng có thể xem xét: - Thay thế tên gọi từ phương pháp sổ số dư về phương pháp thẻ song song. - Kế toán không in ra sổ số dư nữa. - Lập thêm sổ chi tiết vật liệu. - Giữ nguyên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất để phục vụ cho kế toán vật liệu dễ đối chiếu, kiểm tra với các chứng từ nhập, xuất trong tháng. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kế toán chỉ cần theo dõi phần giá trị. Khi lập sổ chi tiết vật liệu thì mỗi tài khoản của kho được kế toán theo dõi trên một sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được kế toán theo dõi trên một dòng của sổ, số dư đầu kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ của tháng trước. Cuối kỳ kế toán cộng lại để làm cơ sở cho việc ghi bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. - Thay đổi quan hệ đối chiếu giữa kế toán vật liệu và thủ kho cho phù hợp với phương pháp này. Sổ chi tiết vật liệu được dùng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng. + Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán. + Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, hàng ngày nhận được phiếu nhập, xuất, kế toán định khoản rồi đưa số liệu vào máy tính, cuối kỳ in ra các sổ sách cần thiết (bảng nhập xuất tồn, bảng phân bổ vật liệu...) Do sử dụng cách lập thêm sổ chi tiết vật liệu cho từng tài khoản của từng kho thì khi lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn rất dễ dàng, không cần phải cộng số lượng trên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất như trước rất mất thời gian, hay nhầm mà lại không có tính chất đối chiếu cao. (Xem mẫu sổ trang sau ) Trích: Bảng 13 - Sổ chi tiết vật liệu Tháng 3/2000 TK 152.1 Kho: Bông Tên vật tư: Bông Liên Xô CI Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1/3 Dư đầu kỳ 213.895 3.470.550.906 18 2/3 Nhập 331 17.513,2 98.854 1.731.254.308 22 7/3 Xuất 621.1 17.391,15 26184,8 455.382.527 .... ĐC giá VL tăng 9.871.177 Cộng 98.854 1.731.254.308 26184,8 2.477.665.377 161.943 2.724.139.837 Trích: bảng 14 - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 3/2000 Kho: Bông Danh điểm Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng ...... 152004 Bông Liên Xô CI 3.470.550.906 1.731.254.306 2.477.665.377 2.724.139.837 152005 Bông Liên Xô CII 5.488.090.035 6.051.020.134 5.499.184.964 6.039.925.205 ....... Cộng 18.295.611.361 9.914.804.154 11.495.103.507 16.715.312.008 4-/ Sổ chi tiết số 2 nên lập cho từng nhà cung cấp: Công ty có những nhà cung cấp thường xuyên, nhiều lần trong tháng, do vậy, kế toán thanh toán nên theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Khi kế toán thanh toán nhận được hoá đơn đỏ cùng với phiếu nhập kho, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết số 2 của nhà cung cấp đó, mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ. Khi kế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì phải vào ngay sổ chi tiết thanh toán của nhà cung cấp đó. Khi lập NKCT số 5, kế toán lấy số dư đầu tháng, cuối tháng của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2 để ghi vào dòng dư đầu tháng, cuối tháng trên NKCT số 5, như vậy sẽ có tính đối chiếu cao. 5-/ Về mẫu sổ Nhật ký - Chứng từ số 5. Trên Nhật ký chứng từ số 5 của Công ty do kế toán thanh toán lập để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Kế toán không theo dõi riêng số phát sinh trong tháng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng cộng tổng nợ còn bao nhiêu. Cho nên, khi lập sổ Cái TK 331 không lấy ngay được số liệu trên nhật ký chứng từ số 5 mà phải cộng lại nên rất mất thời gian. Do vậy, Nhật ký chứng từ số 5 ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo. Hơn nữa, mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 5 mà công ty sử dụng không đúng với mẫu sổ quy định hiện hành. Do đó, công ty nên xem xét lập lại Nhật ký chứng từ số 5 theo mẫu sau: Số dư đầu tháng của từng người bán trên Nhật ký chứng từ số 5 được lấy từ cột số dư đầu tháng của sổ chi tiết số 2, số dư cuối tháng trên Nhật ký chứng từ số 5 sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng lại của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2. Khi ghi Nhật ký chứng từ số 5 kế toán thanh toán phải cộng sổ, số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 331. Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho Nhật ký chứng từ số 5 của công ty đúng với yêu cầu của chế độ kế toán và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo. (Xem mẫu sổ trang sau ) Trích: bảng 15 - Sổ chi tiết Tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Đối tượng thanh toán: Công ty Dệt Quốc Việt Tháng 3/2000 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.416.284.000 02 PN 1/3 Mua chịu 152.1 3.294.453.865 09 PN 1/3 Mua chịu 152.1 2.206.901.603 ....... 118 BN 12/3 Thanh toán 112 5.726.600.000 ....... Cộng PS 5.726.600.000 6.386.516.000 Số dư cuối kỳ 3.076.200.000 Trích: bảng 16 - nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có TK 331 - Phải trả người bán Tháng 3/2000 STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Nợ các TK khác Theo dõi thanh toán Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 111 112 Nợ Có HT TT HT TT 01 Cty Dệt Quốc Việt 2.416.284.000 6.386.516.000 6.386.516.000 5.726.600.000 3.076.200.000 02 Ct Dệt Tiến Đạt 968.724.040 2.985.361.000 2.985.361.000 1.686.000.000 2.314.800.000 7.412.824.903 10.037.670.097 10.037.670.097 8.243.700.000 9.206.797.000 6-/ Về công tác hạch toán tổng hợp vật liệu Thứ nhất: Kế toán nên mở thêm tài khoản 151 - Hàng đi đường chưa về nhập kho và được theo dõi trên nhật ký chứng từ số 6. Thứ hai: Hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng là Nhật ký chứng từ. Nhưng mẫu sổ cái kế toán lập lại giống mẫu sổ cái của Nhật ký chung. Cho nên công ty cần thay đổi lại mẫu sổ cái theo đúng chế độ quy định hiện hành. Trích: bảng 17 - Sổ cái Tài khoản: 152 Năm 2000 Số dư đầu năm Nợ 21.286.732.000 Có Tháng Nợ TK 152,có các TK khác Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... 1. NKCT số 1 67.195.984 2. NKCT số 2 3. NKCT số 5 10.037.670.097 4. NKCT số 7 707.822.627 Tổng phát sinh Nợ 10.812.688.708 Tổng phát sinh Có 15.249.687.215 Số dư cuối tháng Nợ 20.187.625.000 22.062.841.380 17.625.842.873 Có Thứ ba: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian. Đối với một doanh nghiệp thường xuyên phải mua nguyên vật liệu ngoài như công ty Dệt 8/3 thì giá mua lại càng không ổn định. Vì vậy, để phòng tránh những rủi ro mang lại từ những sự sụt giá hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì: - Xét trên phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. - Xét trên phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích lũy được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản đó phát sinh ở niên độ sau này. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu độg trước khi sử dụng thật sự. - Xét về phương diện thuế: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi tức thực tế. 7-/ Hoàn thiện công tác phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vốn lưu động và công tác phân tích kinh tế nói chung tại công ty. Mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đều nằm trong thế tác động liên hoàn với nhau. Bởi vậy, chỉ có thể tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh một cách toàn diện mới có thể giúp cho doanh nghiệp đánh giá đầy đủ mặt mạnh, mặt yếu trong công tác quản lý doanh nghiệp. Mặt khác, không có phân tích kinh tế, số liệu hạch toán kế toán và thống kê sẽ trở nên vô nghĩa về tự thân số liệu chưa nói lên điều gì. ở Công ty Dệt 8/3 việc phân tích kinh tế được thực hiện mỗi quý một lần và cho mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ ở cấp Công ty mà còn ở cả các xí nghiệp thành viên. Hơn nữa việc phân tích không chỉ dừng loại ở việc so sánh những chỉ tiêu sẵn có trên các báo cáo kế toán mà còn đi sâu vào kết cấu của số liệu để tính ra các chỉ tiêu cần thiết, rút ra những nhận xét và đánh giá đầy đủ về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong một quý, từ đó nêu lên những giải pháp cho hướng phấn đấu của kỳ sau. Việc phân tích như vậy là tương đối hoàn chỉnh, toàn diện nhưng chưa được thường xuyên nhất là đối với tình hình dự trữ, cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu. Việc phân tích khoản mục này chưa được chú trọng. Việc đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp thời nêu lên những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư ở doanh nghiệp. III-/ Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Công ty cần phải thực hiện đồng thời nhiều biện pháp nhằm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian vốn nằm ở khâu: dự trữ, sản xuất, tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: 1-/ Đối với khâu dự trữ. - Xây dựng định mức dự trữ vật tư hợp lý, vừa bảo đảm kịp thời cho sản xuất, vừa không gây ứ đọng vốn lưu động. Đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng với người bán, đồng thời để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Công ty nên tổ chức mua vật tư nhiều lần, mỗi lần với số lượng vừa phải nhằm làm cho số lượng vật tư tồn kho giảm đi, có điều kiện đầu tư vốn vào mục đích khác. - Tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận vật liệu để tránh số lượng nhập kho và trên hoá đơn khác nhau hoặc chất lượng vật liệu nhập kho không đạt yêu cầu. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đánh giá lại toàn bộ vật tư, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho. Cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt ngoài định mức bằng cách quy trách nhiệm cụ thể cho từng người và từng cá nhân có liên quan. Đối với vật tư ứ đọng lâu năm, chất lượng kém, Công ty cần phải tiến hành bán ngay, có thể bán với giá thấp để thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. - Ngoài ra, Công ty cũng nên nghiên cứu để thay thế các nguyên vật liệu nhập ngoại như bông, sợi... đắt tiền bằng các nguyên vật liệu sản xuất trong nước. Bởi vì giá cả nguyên vật liệu trong nước rẻ hơn, chi phí mua ít hơn, hơn nữa nó còn góp phần làm cho các ngành kinh tế khác trong nước phát triển. Tuy nhiên, Công ty cũng cần phải chọn lọc nguyên vật liệu đầu vào để không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. 2-/ Đối với khâu sản xuất. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu bằng cách: Xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm cụ thể. Trên cơ sở đó mới có căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý cho từng xí nghiệp. Công ty nên đổi mới toàn bộ hệ thống máy móc, xây dựng quy trình công nghệ mới, có như vậy Công ty mới có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành. Nhưng một vấn đề đặt ra là vốn của công ty rất hạn hẹp. Do vậy, Công ty nên từng bước đổi mới, kêu gọi đầu tư nước ngoài và tham gia liên doanh để có thêm vốn đầu tư. Đối với TSCĐ đã hết thời gian sử dụng hoặc khấu hao hết, khả năng hoạt động kém, Công ty nên tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán ngay. Công ty cũng nên đưa ra những hình thức khuyến khích xứng đáng đối với các sáng kiến cải tiến khoa học kỹ thuật, công nghệ mà rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh hoặc giảm được các khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Bố trí lại lao động, sử dụng hợp lý nguồn lao động. Hiện nay, tuy đã giảm được biên chế khá nhiều nhưng trong Công ty lực lượng lao động vẫn dư thừa, cần giảm biên chế các nhân viên không trực tiếp sản xuất, sắp xếp lại lao động trên cơ sở phân loại. Đưa những người không đủ tiêu chuẩn ra khỏi dây chuyền sản xuất, bố trí những người có bằng cấp và tay nghề thực sự vào đúng vị trí của họ. Cần đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng nên quy định chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với những người hoàn thành hoặc không hoàn thành nhiệm vụ... có như vậy mới khuyến khích và tận dụng được tối đa thời gian lao động theo quy định, mặt khác phải đảm bảo trả thù lao thích đáng với kết quả lao động của mỗi người. 3-/ Đối với khâu lưu thông. - Công ty nên áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để mở rộng thị trường tiêu thụ như: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tham gia triển lãm,... - Phải giữ chữ tín với khách hàng, chấp hành tốt hợp đồng tiêu thụ, có như vậy mới đảm bảo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Qua các hội nghị với khách hàng, Công ty nên tiếp thu những ý kiến từ phía khách hàng. Đối với những khách hàng nợ với khối lượng tiền lớn và thời gian dài, Công ty phải tìm mọi cách đòi nợ, thu hồi vốn không để vốn bị chiếm dụng quá lâu. - Đối với những khoản nợ không thể đòi được, Công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trong điều kiện có lạm phát, khi phân phối lợi nhuận cho các mục đích tích luỹ, Công ty phải để giành số lợi nhuận để bù đắp cho số vốn lưu động bị hao hụt vì lạm phát. Trên đây là một số kiến nghị về công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Dệt 8/3. Đó là kết quả của quá trình nghiên cứu lý luận cơ bản kết hợp với thực tế ở Công ty Dệt 8/3. Mong rằng những ý kiến đó phần nào giúp được Công ty khắc phục được những vấn đề còn tồn tại để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, sử dụng và quản lý vật liệu một cách hợp lý có hiệu quả sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8/3, một Công ty có quy mô lớn và bề dày lịch sử đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn nên bài viết này chỉ nghiên cứu được một số vấn đề. Tuy nhiên, em đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực những ưu điểm, cố gắng của Công ty đồng thời cũng nêu ra một số ý kiến kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dệt 8/3, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong phòng Kế toán - tài chính, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Minh Phương đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn ! tài liệu tham khảo 1-/ Lý thuyết hạch toán kế toán ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông 2-/ Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan 3-/ Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 4-/ Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 5-/ Hệ thống hoá văn bản pháp luật về kế toán doanh nghiệp 6-/ Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới. 7-/ Phân tích hoạt động kinh doanh ĐHKTQD - Chủ biên: TS. Phạm Thị Gái 8-/ Phân tích báo cáo tài chính và hoạt động kinh doanh ĐHKTQD - Chủ biên: PTS. Nguyễn Văn Công 9-/ Tạp chí kế toán, kiểm toán 1999/2000 10-/ Tạp chí tài chính 1999/2000 mục lục Sơ đồ tổ chức công ty dệt Hà nội Tổng giám đốc P. Tổng giám đốc I Đ.diện lãnh đạo P. Tổng Giám đốc II P. Tổng Giám đốc IV P. Tổng Giám đốc III Phòng thị trường Nhà máy may 1 Nhà máy May 2 Các Nhà máy Dệt – Nhuộm – May khác Tiểu ban CBSX N.Máy Dệt Vải DENM Phòng K.thuật - Đ.tư Trung tâm thất nghiệp-KTCLSP Phòng K.thuật - Đ.tư Phòng K.toán-T.chính Phòng T.chức- H.chính Phòng S.xuất-K.doanh Nhà máy Cơ - Điện Phòng B.vệ – Q. Sự Các nhà máy Sợi Khối dịch vụ đời sống Ghi chú: Điều hành trực tuyến Điều hành hệ thống quản lý chất lượng ISO-9002 ._.