Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết bị Hồng Đăng

ng ngừng trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu , lành nghề, tâm huyết với nghề nghiệp..... có được những thành quả đó công ty cũng phải trải qua rất nhiều khó khăn từ khi mới thành lập như : thiêú trang thiết bị làm việc, phương tiện máy móc hiện đại ,đội ngũ nhân công lành nghề. Để khắc phục khó khăn của những ngày mới thành lập, tồn tại và đứng vững được trong cơ chế thị trường công ty đã nhanh chóng kiện toàn bộ máy tổ chức mua sắm trang thiết bị sản suất và đặc biệt có nhiều biện pháp đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Với một đơn vị sản suất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành bình thường đó là vật liệu công cu, dụng cụ ,và thiết bị . Cơ sở để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm trong doanh nghiệp, chi phí về nguyên vật liệu ,thiết bị thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy mà sau khi đã có một dây truyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt thì vấn đề mà các doanh nghiệp công nghiệp kinh doanh và sản suất phải quan tâm đến là việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng mà kế toán lại là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Xuất phát từ lý do trên, em đã chọn đề tài “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty tnhh thiết bị Hồng Đăng. Trong quá trình làm đề tài ,với các yếu tố khách quan cũng như chủ quan làm cho đề tài không khỏi mắc phải những thiếu sót mong thầy cô trong trường cũng như các cô chú trong phòng Kế Toán của công ty thông cảm. Em xin chân thành cảm ơn Đề tài gồm 3 chương Chương 1: Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty tnhh Hồng Đăng Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở Công ty tnhh Hồng Đăng. Chương I Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản suất. I. Khái quát chung về đặc điểm của nghành sản xuất cơ khí Xản xuất công nghiệp là ngành sản suất vật chất có vị chí hết sức quan trọng trong nghành kinh tế quốc dân .Xản xuất công nghiệp là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại , cải tạo , hiện đại hoá khôi phục các máy móc , thiết bị……… nhằm phục vụ cho sản suất và đời sống xã hội. Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định ,công cụ ……..cho tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân. So với các nghành kinh tế quốc dân khác nghành cơ khí có những đặc điểm kỹ thuật đặc trưng , thể hiện rõ nét ở vật liệu cơ khí, sản phẩm cơ khí và quá trình tạo ra sản phẩm của nghành. Sản phẩm cơ khí cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục từ thiết kế thi công đến quyết toán công trình khi hoàn thành ,bởi đây là sản phẩm phục vụ cho xây dựng vận chuyển ,nâng hạ ,khai thác nên sản phẩm hoàn thành thường có giá trị lớn. Sản phẩm CK là những máy móc phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng , chúng không được gắn liền trên một địa đIểm nhất định như: đát đai, mặt nước , mặt biển và thềm lục địa mà nó thường xuyên phải di chuyển theo chân các công trình xây dựng các phượng tiện vận tải khai thác .Nó được tạo thành từ vật liệu cơ khí , nhân công và máy móc thiết bị . Đặc điểm của sản phẩm CK công nghiệp có qui mô, kết cấu phức tạp , thời gian thi công tương đối dài , và có giá trị lớn. Sản phẩm sau khi hoàn thành được tiêu thụ và đưa vào hoặt động do các sản phẩm này đa phần được đặt hàng từ trước của các đơn vị có nhu cầu. Sản phẩm CK đa dạng nhưng mang tính chất đơn chiếc, một sản phẩm CK được thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định. Quá trình khởi công sản xuất cho đến khi công trình bàn giao được đưa vào sử dụng thường là thời gian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy mô , tính chất phức tạp về kỹ thuật của máy móc, thiết bị vận hành , chạy thử mới chính thức đưa vào sử dụng. Đối với những với những máy móc Ck là những dây truyền mang tính chất phức tạp thì đòi hỏi phải có sự tính toán , thiết kế chi tiết và chính xác bởi sản phẩm hoàn thành có giá trị rất lớn. Do những đặc đIểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên sản phẩm CK. Trong thời gian sản xuất để tạo ra sản phẩm cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật tư và nhân lực . Việc lập kế hoạch sản suất cần cân nhắc thận trọng , nêu rõ các yêu cầu về vật tư tiền vốn, nhân công thông thường trong cấu tạo của sản phẩm cơ khí thì chi phí vật liệu ,thiết bị chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận tiện và chính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm đảm bảo chất lượng sản suất đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ sản suất. II.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản suất . 1.Khái niệm và đặc điểm của vật liệu. - Khái niệm vật liệu. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất thay đổi hình dáng ban đầu. sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Trong các doanh nghiệp sản suất thì vật liệu cũng chính là đối tượng lao động. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp sản suất rất đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản suất : về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trường xung quanh. Vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu, đối tượng lao động là vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người. 2. Vị trí, vai trò của vật liệu. Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ kịp thời. Mặt khác chất lượng sản phẩm đảm bảo hay không là phụ thuộc chất lượng vật liệu. Như đã đề cập ở trên , chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chung quản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư………Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là: - ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản , nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. - Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liêu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. - Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. - Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu qủa nhất. 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu. Với công tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việc thực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua , vận chuyển , bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính toán đúng đắn trị gía vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật tư mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán , tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng. 5. Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu. Để hạch toán vật liệu được thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện như sau: - Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu. - Xây dựng các nội quy , quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa, tối thiểu các định mức sử dụng vật tư cũng như các dịnh mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách khoa học và hợp lý. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và tổ chức công tác kiểm kê và kiểm tra và lập báo cáo về tình hình nhập –xuất –tồn vật tư. III.Phân loại và đánh giá vật liệu. 1.Phân loại vật liệu. Đối với mỗi doanh nhiệp , do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật liệu khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà nguyên vật liệu của nó có những nét riêng . Chẳng hạn như đối với doanh nghiệp công nghiệp nguyên vật liệu gồm : vật liệu chính vật liệu phụ .....Đối với doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu gồm :xi măng , gạch , đá , vôi, cát , sỏi....Đối với doanh nghiệp nông nghiệp thì nguyên vật liệu gồm: hạt giống , phân bón , thuốc trừ sâu....Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng tiêu thức nào đó vào một loại, ta dựa vào từng nội dung, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý sử dụng của doanh nghiệp.Có các cách phân loại sau đây. 1.1.Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua vào ). Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp để hình thành nên thực thể sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau. Ví dụ sợi vải trong ngành dệt may, tôm cua cá trong nghành chế biến thuỷ hải sản,sắt thép trong nghành cơ khí chế tạo máy…. - Vật liệu phụ : là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như thốc nhuộm , sơn, dầu...... - Nhiên liệu được sử dụng phục phụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng ,dầu , khí ga...... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa những máy móc , thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.. - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: những thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ , khí cụ, vật kết cấu....dùng cho công tác xây lắp xây dựng cơ bản - Vật liệu khác: là vật liệu không được vào các loại vật liệu kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Cũng cần lưu ý rằng trong cách phân loại này có những trường hợp loại vật liệu có thể là vật liệu phụ ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở doanh nghiệp khác. 1.2 Phân loại vật liệu căn cứ vào mục đích sử dụng - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: dùng trong quản lý , phục vụ cho nhu cầu xử lý thông tin. 1.3. Phân loại vật liệu căn cứ vào nguồn hình thành. - Vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh Dựa trên các cách phân loại trên và để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu , người ta thường lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng nhóm, từng thứ vật liệu. Tuỳ theo số lượng số nhóm vật liệu để lập số hiệu tài khoản cấp 2,3 hoặc 4.... 2.Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư hàng hoá đó. Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu đó là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phươpng pháp này là mội nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. - Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Tri giá vật liệu – Trị giá vật liệu suất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá mua thực tế *Giá thực tế vật liệu nhập kho. - Đôí với vật liệu mua ngoài có hai trường hợp: +Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản triết khấu, giảm giá và khoản trả lại nếu có. Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Số thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức: Số thuế GTGT phải nộp z Thuế GTGT đầu ra w Thuế GTGT đầu vào. Thuế GTGT đầu ra = Giá của hàng hoá x Thuế suất thuế GTGT dịch vụ chịu thuế của hàng hoá tương ứng. + Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). ã Giá mua thực tế của vật liệu mua ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu chế biến , chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị. Tiền thuê ngoài gia công chế biến theo hợp đồng. ã Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vốn góp thực tế nhập kho sẽ do hội đồng liên doanh đánh giá. ã Đối với phế liệu thu hồi có thể đánh giá theo giá ước tính hay còn gọi là giá tạm tính. *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất kho cũng có những phương pháp tính khác nhau. Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán tronh hạch toán, phải giải thích rõ ràng khi có thay đổi . - Phương pháp tính theo giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ. Đơn giá vật liệu z Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tế z Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu vật liệu suất kho vật liệu tồn đầu kỳ suất trong kỳ Phương pháp này được áp dụng đói với doanh nghiệp có vật liệu tồn kho đầu kỳ chiếm tỷ trọng lớn. - Phương pháp tính gía thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ = Giá thực tế bình quân một đơn vị vật liệu Sản lượng vật liệu Sản lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ x = Trị giá thực tế vật liệu Giá thực tế bình quân Số lượng vật liệu tồn kho trong kỳ 1 đơn vị vật liệu nhập kho trong kỳ. Đơn giá bình quân vật liệu có thể tính vào cuối kỳ hay tính vào sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn. - Phương pháp tính giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên lúc nhập cho đến khi xuất dùng . Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó. Phương pháp này thường được sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt, chẳng hạn như các loại vàng bạc, đá quý , các chi tiết của ôtô xe máy... mà có thể nhận diện được từng thứ , nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho.Khi xuất kho thì giá xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hay từng lần nhập. - Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO –Firts in firts out ) Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Nói cách khác , cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong từng trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. - Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO – Last in first out ) Phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho ,sau đó mới lần lượt theo các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Ta cũng giả định rằng những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên. Và như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của từng lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát. 2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Ngoài giá thực tế được sử dụng để phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như nêu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động của vật liệu trong kỳ. Giá hạch toán là giá được xác định trước ngay từ đầu kỳ kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ kế toán có thển lấy giá kế hoạch hoặc giá trước để làm giá hạch toán cho kỳ này. Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa gía thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn và nhập trong kỳ . Giá thực tế của Giá thực tế của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch = Giá hạch toán của Giá hạch toán của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế của vật liệu = Giá hạch toán củ ´ Hệ số chênh lệch Xuất trong kỳ vật liệu xuất trong kỳ Giá hạch toán được sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu . Giá hạch toán có ưu điểm là phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. IV. Kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ kế toán Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản , tuân thủ chặt chẽ trình tự lập , phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quả lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Theo chế độ kế toán ban hành QĐ 1141-TC/QĐCĐKT ngày 01/01/1995 của bộ trưởng bộ tài chính ban hành các chứng từ về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm hàng hóa ( Mẫu08 – VT ) - Hóa đơn GTGT (Mẫu01 GTGT –3LL ) - Hóa đơn bán hàng ( Mẫu02 GTGT – 3 LL ) - Hóa đơn cước vận chuyển ( Mẫu03 – BH ) Ngoài ra DN còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn như: _Phiếu hạn mức vật tư ( Mẫu 04 – VT ) _Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 – VT ) _Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) 2. Các phương pháp kế toán vật liệu Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp , sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phòng kế toán.Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song , phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp số dư. 2.1Phương pháp ghi thẻ song song. Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể: ở kho : hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu , thủ kjho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu , cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho . Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu. Phương pháp này áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chứng từ loại vật liệu , khối lượng loại nghiệp vụ ít . Song phương pháp này đơn giản , dễ thực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính. *Sơ đồ kế toán theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vl Phiếu xuất kho Bảng xuất tổng hợp nhập tồn vl Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Đối chiếu số liệu :Ghi cuối tháng Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Tháng ......... năm........... Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất hàng tháng Tồn cuối tháng NVL chính VL A VL B Cộng NVL phụ VL A VL B .............. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Nguyên tắc: ở kho theo dõi mặt lượng ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị theo từng thứ từng loại vật tư nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.Cụ thể: ở kho: thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng...( Thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song ) ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng trong cả năm.Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi chéo mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ cuối tháng kế toán phải lập các bảng kê nhập , bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm ra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp . Phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi trả vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày. *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển D. điểm VL Tên VL Đv tính Đơn giá SD đầu tháng 1 L/c trong tháng 1 SD đầu tháng 2 SL ST SL ST SL ST SL ST 2.3 Phương pháp sổ số dư Đây là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất , tồn kho . Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán ). + ở kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập- xuất – tồn trên cơ sở chứng từ nhập xuất . Ngoài ra vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi dã vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập – xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ. + ở phòng kế toán: nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho ghi lại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ , thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nhận được , kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quán sau đó, căn cứ vào giá hạch toán sử dụng để ghi vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ .Từ phiếu giao nhận chứng từ kế toan tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu. Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi trên một dòng. Vào cuối tháng kế toán phải tổng hợp số tiền nhập xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng lũy kế. Số dư trên bảng lũy kế phải khớp số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kế toán phát sinh về nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán. Trong ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu , yêu cầu trình độ quản lý , trình độ kế toán tương đối cao *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N-X-T : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng Sổ số dư Năm............ Kho........... D. đ VL Tên VL Đgiá HT Đm d.trữ Đv tính Số dư đ. Năm Số dư cuối tháng 1 .............. SL ST SL ST SL ST V. Kế toán tổng hợp vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp thường có 2 cách : Kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 1.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên *Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập , xuất và tồn kho vật liệu một cách thường xuyên trên sổ kế toán. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có , biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó bởi nó có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời . Theo phương pháp này tại bất kỳ một thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật lỉệu nói riêng. *Kế toán sử dụng TK sau: +TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để nghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. Ta có thể mở thêm tài khoản cấp II, III của TK này để kế toán chi tiết vật liệu (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ) .Kết cấu TK 152 Bên nợ : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất , nhận góp vốn, phát hiện thừa , đánh giá tăng......) Bên có : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liểu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng , Xuất bán, thiếu hụt, giảm giá ......) Dư nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. +TK 331 “Phải trả cho người bán “ Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán , người nhận thầu về khoán vật tư hàng hóa , lao vụ , dịch vụ, theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và cũng có thể mở chi tiết bằng các tài khoản cấp 2,3 . .Kết cấu TK331 Bên nợ : phản ánh số đã trả và coi như đã trả (do doanh ngiệp ứng trước tiền , triết khấu giảm giá hàng mua trả lại trừ vào nợ phải trả người bán, thanh toán bù trừ, trả tiền cho người bán. Bên có : Phản ánh số phải trả cho người bán . Số dư nợ : phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho ngưởi bán nhưng chưa nhận được hàng. +Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng bởi khách hàng . Kết cấu tài khoản 151. Bên nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường Bên có : phản ánh hàng mua đang đi đường đã về kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng , khách hàng. Số dư nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường hiện có cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK 111 “ Tiền mặt “ TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” TK 133 “ Thuế GTGT ” TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ’’ ..................................................... 1.1. Kế toán vật liệu nhập kho. *Khi mua vật líệu về nhập kho kế toán phản ánh các nội dung. - Giá mua vật liệu thuế GTGT phải nộp khi mua vật liệu và số tiền thanh toán cho người bán Nợ TK 152 (giá mua) ._. Nợ TK 133 ( thuế GTGT ) Có TK 111,112,331....số tiền thanh toán Nếu doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về kế toán sẽ ghi Nợ TK 151 –giá mua Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111,112,331 –số tiền thanh toán Sau đó khi VL về nhập kho kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 – nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – hàng mua đang đi đường Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu thì tính vào giá nhập kho. Nợ TK 152 – giá chưa có thuế Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111, 112.... số tiền thanh toán - Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá được ghi giảm giá nhập kho Nợ TK 331 – phải trả cho người bán Có TK 152 – nguyên liệu vật liệu - Nếu được hưởng khoản chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được hưởng tính vào thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111,112,331 Có TK 711 “Thu nhập hoạt động tài chính” - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập Nợ TK 152 Có TK 3333 “ thuế xuất nhập khẩu” Chú ý: đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT khi mua vật liệu được tính vào giá nhập kho. *Khi nhập vật liệu mà phát hiện có vật liệu thiếu hoặc thừa kế toán phản ánh. - Đối với vật liệu thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh trị giá vật liệu nhập kho đúng theo trị giá mua đã ghi trên hoá đơn. Nợ TK 152 “ Giá mua” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có TK 331 “Số tiền thanh tóan” - Nếu vật liệu thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân, kế toán phản ánh. Nợ TK 152 “Trị giá thực nhập” Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý- trị giá thiếu” Nợ Tk 133 “Thuế GTGT” Có TK 111,331 – Số tiền thnah toán. - Nếu vật liệu thừa chưa xác đinh nguyên nhân và được doanh nghiệp nhập kho kế toán phản ánh: Nợ TK 152 “trị giá thực nhập” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có Tk 111,331 “Số tiền thanh toán” Có TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” Trường hợp tài sản thừa được doanh nghiệp giữ giữ hộ cho bên bán kế toán chỉ ghi đơn bên Nợ TK 002 “Vật tư , hàng hoá giữ hộ nhận gia công” Sau đóa khi bên bán nhận lại ghi đơn bên Có TK 002. Khi nhập vật liệu từ các nguồn khác kế toán phản ánh như sau: Do tự sản xuất ra: Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu được sản xuất để ghi: Nợ TK152 Có TK 154 “Chi phí sx kinh doanh dở dang” - Nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành. + Trị giá VL xuất giao cho người nhận chế biến. Nợ Tk 154 Có TK152 +Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan Nợ TK154 Có TK111,112,331... +Khi nhập vào kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu đã chế biến xong để ghi Nợ TK 152 Có TK 154 - Nhập vật liệu được nhà nước cấp, được biếu tặng, nhận góp vố sẽ ghi Nợ TK 152 Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh” Có TK 111,112 “các khoản cp có liên quan” 1.2. Kế toán vật liệu xuất kho. Vật liệu trong doanh nghiệp được sản xuất ra để sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, xẫ dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ...Do vậy để có căn cứ ghi sổ cũng như phản ánh đúng đắn chi phí vật liệu sử dụng cho từng đối tượng thì bên cạnh các chứng từ gốc có liên quan, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ Vật liệu sử dụng cho các đối tượng. Bảng phân bổ Vật liệu Đối tượng sử dụng TK152 Vật liệu chính Vật liệu phụ ............................ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT -621 -627 -641 .... Căn cứ vào chứng từ sử dụng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 621-Chi phí vật liệu ttiếp- vật liệu sử dụng để ttiếp sx SP Nợ TK627 – Chi phí sx chung - VL dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng – VL dùng cho bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí QLDN- VL dùng cho bộ phận QLDN ............. Có TK 152 –Trị giá vật liệu xuất dùng. _Khi xuất VL để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: + Cấp cho đơn vị trực thuộc. Nợ TK1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 _Khi xuất VL kém phẩm chất ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung +Trị giá VL xuất bán Nợ TK 821 Có TK 152 +Tiền bán VL thu được Nợ TK 11,112,131 Có TK 721 “Giá chưa thuế” Có TH 3331 “Thuế GTGT” Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được ghi như sau Nợ TK 111,112,131 Có TK 721 – Tổng giá thanh toán _Vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh + Nừu giá trị vốn góp được hội đồng liên doanh chấp nhận nhỏ hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK222, 128 – Giá trị vốn góp Nợ TK 412 – Chênh lệch do giá trị vốn góp < Gtrị ttế xuất kho Có Tk 152 – Giá thưc tế xuất kho + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK 222,128 – Giá trị vốn góp Có TK 152 – Giá thục tế xuất kho Có TK 412 – Chênh lẹch do Gtrị vốn góp > Gtrị ttế xuất kho *Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Trang......) 2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các tài khoản tương ứng. Theo phương pkháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được phản ánh qua TK611. Riêng TK151, 152 chỉ được sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuôí kỳ . Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà laị căn cứ vào kết quả kiểm kê. Gía trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loai theo đối tượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ và được tính toán theo công thức. Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL = + - xuất t.kỳ tồn đ. Kỳ nhập t.kỳ tồn c.kỳ Kế toán dùng tài khoản 611 để phản ánh . Kết cấu của TK 611 như sau: Tài khoản 611 “Mua hàng” được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất trong kỳ. Có thể dùng tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết. TK 6111 Mua nguyên vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá Kết cấu của TK 611 như sau: Bên Nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK 151,152 chuyển sang - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ Bên Có: Trị giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ được chuyển trở lại TK 151,152 Tài khoản 611 không có số dư. Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Trang ..........) 3.Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ có khả năng bị giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp được lập khoản dự phòng giảm giá. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá được hoàn nhập Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá được lập Dư có: Khoản dự phòng giảm giá hiện có. Nội dung phản ánh: + Cuối niên độ khi xác định được khoản dự phòng giảm giá cần phải lập Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) Có TK 159 ( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) + Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ trước. Nợ TK 642 Có Tk 721- thu nhập hoạt động bất thường Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chính hiện có kế toán sẽ ghi. Nợ TK 642 Có TK159 4. Hệ thống sổ kế toán Mỗi một doanh nghiệp một đơn vị sản xuất kinh doanh lại có hình thức ghi sổ khác nhau. Có doanh nghiệp ghi theo hình thức sổ Nhật ký chung; cũng có doanh nghiệp ghi theo hình thức Nhật ký sổ cái hoặc hình thức chứng từ ghi sổ. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì kế toán sử dụng các sổ sau đây. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152,331 Các sổ chi tiết TK 152, 331, 627,621,133.... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thưc sổ kế toán sổ Nhật ký chung thì kế toán sử dụng các sổ sau đây: _ Sổ nhật ký chung _Sổ cái TK 152, 331 _Sổ chi tiết TK 152, 331, 621, 627, 133... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái thì kế toán sử dụng các sổ : _Sổ Nhật ký sổ cái _ Các sổ thẻ kế toán chi tiết.  Chương II Thực trạng kế toán vật liệu ở công ty Tnhh hồng đăng I. Đặc điểm tình hình chung của công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty tnhh thiết bị Hồng Đăng Công ty tnhh thiết bị Hồng Đăng tiền thân là công ty xây dựng dân dụng được thành lập ngày 1.2.1980 : theo quyết định số 218/BXD-TCLĐ của bộ trưởng bộ xây dựng . Đến ngày 7.8.1992 theo quyết định số 393 BXD-TCLĐ Của Bộ trưởng bộ xây dựng thành lập công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp Sông Đà trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị : công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp số 2 với công ty xây dựng công nghiệp . Ngày 26.3.1993 , theo theo quyết định số 131A/BXD-TCLĐ của bộ trưởng bộ xây dựng quyết định lại doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty xây dựng sông đà số II Ngày 30.1.1995 theo quyết định số 591TCT-TCLĐ của tổng giám đốc tổng công ty xây dựng Sông Đà hợp nhất toàn bộ chi nhánh công ty xây lắp và thi công cơ giới tại hòa bình vào công ty Sông Đà II. Ngày 24.10.1997 theo quyết định số 10TCT-TCLĐ của hội đồng quản trị tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc tách xí nghiệp lắp máy , sửa chữa gia công , gia công cơ khí Sông đà 201 trực thuộc công ty xây dựng sông đà II thành trung tâm cơ khí lắp máy . Kể từ khi thành lập công ty xây dựng Sông Đà 2 đã có rât nhiều trong việc xây dựng và phát triển công ty. Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có 7 đơn vị sản xuất trực thuộc, địa bàn hoạt động ở khắp các tỉnh: Hà Nội,Hoà Bình, Bắc Ninh... cho đến nay để phù hợp vơi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động. Công ty đã sát nhập còn 5 đơn vị trực thuộc. Trụ sở của công ty hiện đang ở tại km số 10 đường Nguyễn Trãi thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây. Công ty được cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 84 BXD/CXD của Bộ Trưởng Bộ xây dựng - số TK73010012E tại chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Hà Tây. Các công trình công ty đã và đang thi công rất đa dạng. Công ty được phép hành nghề trên các lĩnh vực: dân dụng, công nghiệp thuỷ điện, thuỷ lợi , giao thông, sân bay bến cảng, xây lắp đường dây điện.vv.. Công ty có 1148 cán bộ công nhân viên hành nghề giầu kinh nghiệm, trong các lĩnh vực thuộc về xây dựng. Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tham gia xây dựng rất nhiều công trình quan trọng như: nhà máy thuỷ điện Thác Bà, nhà máy giấy bãi bằng việt trì, nhà máy thuỷ điện selapam-lào khách sạn thủ đô, nghân hàng công thương Việt Nam , làng chuyên gia Liên Xô, nhà máy si măng Bút Sơn, nhà máy kính nổi Đáp Cầu, nhà máy đường Hoà Bình, nhà máy bia Tiger , đường cao tốc Láng- Hoà Lạc, quốc lộ 1A và hàng trăm công trình có quy mô khác. Các công trình do công ty thi công vận hành hiệu quả và được đánh giá là những công trình có chất lượng cao. Hiện nay công ty đang tập chung nâng cao mọi mặt năng lực máy móc thiết bị đầu tư chiều sâu để thực hiện và sẵn sàng nhận thầu xây lắp thi công các công trình xây dựng khác trong cũng như ngoài nước. Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã từng bước được củng cố và phát triển toàn diện. đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giầu kinh nghiêm, công nhân giỏi nghề có các trang thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới. Từ đó, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận làm các công trình quan trọng như xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, đường giao thông... có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiện Năm 2000 Năm 2001 1 Giá trị tổng sản lượng Trong đó: - Trong xây lắp - Ngoài xây lắp Triệu đồng 105.201.000.000 80.678.000.000 24.523.000.000 135.007.000.000 96.347.000.000 38.660.000.000 2 Lao động tiền lương - Tổng số LĐBQ - Tổng quỹ lương - TNBQ 1CNV/thg Người T.đồng đồng 1074 6.906.325.062 580.937 1148 6.067.385.174 660.935 3 Doanh thu thuần T.đồng 42.064.980.939 50.989.171.465 4 Lợi nhuận thuần T.đồng 2.769.817.837 1.101.011.396 5 Vòng quay VLĐ Lần/năm 2,5 2,5 2. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty xây dựng Sông Đà số 2 Theo quyết định số 97 TCT/HDQT của chủ tịch hội đồng bộ trưởng tổng công ty xây dựng Sông Đà về việc phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của các công ty, công ty xây dựng Sông Đà 2 có các chức năng nhiệm vụ chính như sau: Công ty được cấp giấy phép hành nghề trên các lĩnh vực: - Sản xuất gạch ngói tấm lợp đá ốp lát, sản xuất cấu kiện bê tông, kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng. - Xây dựng công trình công nghiệp công cộng, nhà ở, xây dựng đường dây tải điện tram biến thế. - Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp với quy mô lớn, xây dựng công trình thuỷ lợi đe đập, hồ chứa nước hệ thống tưới tiêu. - Xây dựng công trình đường bộ, sân bay, bến cảng. - Sản xuất lắp đặt kết cấu xây dựng và kết cấu cơ khí công trình, lắp đặt thiết bị điện nước, thiết bị công nghệ, thiết bị công trình. - Nạo vét bồi đắp mặt bằng công trình, thi công các loại móng công trình bằng phương pháp nổ mìn. Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước việt nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. Do mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động gắn chách nhiệm hành chính vào các đơn vị trực thuộc bộ xây dựng. Bộ xây dựng với chức năng quản lý nhà nhà nước về nghành xây dựng công ty xây dựng Sông Đà 2 là doanh nghiệp nhà nước về xây dựng giúp các đơn vị hạch toán độc lập, hạch toán phụ thuộc, đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, hoạt động chủ yếu về chuyên nghành xây dựng, sản xuất vật liệu xây dưng. Khái quát bộ máy quản lý công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước công ty xây dựng Sông Đà 2 thuộc công ty xây dựng Sông Đà tổ chức quản lý theo môi cấp đứng đầu công ty là Giám Đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chủ yếu của công ty. Giúp viếc cho Giám Đốc là bốn Phó Giám Đốc và các phòng ban chức năng. - Giám Đốc công ty: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước tổng công ty trong việc điều hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh và thực hiện kế hoạch được giao. - Phó Giám Đốc phụ trách thi công: Gồm hai người giúp Giám Đốc công ty tổ chức các biện pháp thi công theo giõi kỹ thuật, chất lượng các công trình. - Phó Giám Đốc phụ trách thiết bị: Giúp Giám Đốc tổ chức theo giõi, quản lý tình trạng máy móc, vật tư thiết bị toàn công ty đề suất mua sắm kịp thời các thiết bị vật tư. - Phó Giám Đốc kinh tế giúp Giám Đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất công tác đơn giá định mức tiền lương, đấu thầu các công trình, nghiệm thu thanh toán, quyết toán các công trình. - Phòng tổ chức lao động: Có chức năng nhiệm vụ giúp Giám Đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành quản lý của công ty cũng như các đơn vị chức thụôc đáp ứng các nhu cầu sản xuất về công tác tổ chức các cán bộ lao động. Đông thời giúp Giám Đốc lắm được trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên. Đề gia chương trình đào tạo cán bộ công nhân để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - Phòng kỹ thuật chất lượng- an toàn có nhiệm vụ theo giõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình, đồng thời đề ra các biện pháp sáng kiến , thay đổi biện pháp thi công. - Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn báo cáo về tổng công ty đồng thời lập kế hoạch giao cho các đơn vị theo giõi thực hiện kế hoạch. - Phòng vật tư cơ giới có nhiệm vụ quản lý vật tư thiết bị toàn công ty lập kế hoạch mua sắm và giám sát tình hình sử dụng dự trữ vật tư thiết bị của các đơn vị, theo giõi hiện trạng máy móc thiết bị của các đơn vị để giúp Giám Đốc có quyết định bổ sung, mua sắm kip thời tính toán sử dụng máy móc thiết bị có hiệu quả. - Phòng kế toán tài chính có nhiện vụ giúp Giám Đốc công ty quản lý về mặt tài chính để công ty cũng như các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ chính sách chế độ của nhà nước thường xuyên kiểm tra các đơn vị đảm bảo thực hiện tiết kiệm và kinh doanh có lãi. Về công tác tổ chức sản xuất: Công ty xây dựng Sông Đà 2 tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp từng chi nhánh. Trong đó: 1. Chi nhánh Hà Nội: Thi công các công trình công nghiệp, dân dụng cao tầng. 2. Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu Sông Đà 201. 3. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 202 4. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 203 thi công đào đắp công trình thủy. 5. Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 204 thi công các công trình dân dụng công nghiệp , đường dây và trạm điện cao thế, hạ thế. 6. Xí nghiệp xây dựng cầu đường 205. 7. Đội sản xuất vật liệu. Ngoài ra còn có các liên danh , liên doanh như: 1. Liên doanh cảng Bích Hạ 2. Liên danh Sông Đà - Cienco 1 Các liên danh liên doanh có nhiệm vụ:Thực hiện nghĩa vụ theo quy chế liên doanh và các quy chế ban điều hành tổng công ty và công ty xây dựng Sông Đà 2. Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ theo quy định số ....ngày.../..../..../. Định kỳ hàng thấng báo cáo tình hình thực hiện của các đơn vị tại liên doanh theo các chỉ tiêu : Sản lượng, doanh thu, thanh toán.... * Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng Sông đà 2 4. Tổ chức công tác kế toán ở công ty xây dựng Sông Đà 2 Hiện nay trong phòng tổ chức kế toán của công ty xây dựng Sông Đà 2 Bao gồm 9 người. Về lãnh đạo trong phòng có: Đồng chí phạm VĂN TUYÊN – Kế toán trưởng của công ty có nhiệm vụ: + Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thông tin kinh tế và hạch toán kế toán trong đơn vị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng. + Tổ chức bộ máy kế toán dào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ đội ngũ cán bộ tài chính kế toán trong đơn vị. + Phổ biến hướng dẫn cụ thể hóa, kịp thời các chính sách, chế độ quy định về quản lý nkế toán tài chính của nhà nước và của tổng công ty. + Tổ chức các nguồn vố trong đơn vị và sử dụng các nguồn vốn + Tổ chức chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách chứng từ kế toán, lập báo cáo kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán. + Tham gia chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, dự án đầu tư. + Tổ chức công tác kiểm kê kế toán, kiểm tra kế toán. Định kỳ tổ chức phân loại đánh giá cán bộ công tác tài chính kế toán và mức độ hoàn thành của các trưởng ban kế toán kiến nghị khen thưởng, kỷ luật. + Chủ trì soạn thảo các văn bản, quy định về quản lý kinh tế – tài chính- kế toán của công ty. + Chịu trách nhiệm trước giám đóc công ty và kế toán trưởng tổng công ty về toàn bộ công tác tài chính kế toán trong đơn vị. Về nhân viên trong phòng gồm: Đồng chí : LÊ THI Hà THU – Kế toán tổng hợp, lập kế hoạch tài chính . + Đôn đốc cấc đơn vị lập báo cáo tài chính quản trị theo quy định số 102TCT/HĐQT + Tổng hợp những vướng mắc kiến nghị (nếu có ) lên phương án trình kế toán trưởng công ty xử lý kiểm tra trước khi tiến hành kỳ quyết toán. Nhận, kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chínhvà báo cấo quản trị toàn công ty theo đúng thời gian, số lượng, chất lượng, mẫu biểu báo cáo theo quy định của hội đòng quản trị tổng công ty. Hàng kỳ nhận xét đánh giá việc thực hiện chế độ báo cáo của từng xí nghiệp và trách nhiệm của từng trưởng ban kế toãní nghiệp chi nhánh. + Đôn đốc các đơn vị lập báo cáo , nhập báo cáo, phân tích hoạt động kinh tế các đơn vị trực thuộc, tổng hợp báo cáo phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty. + Trực tiếp làm việc với các đoàn kiểm tra tổng công ty, kiểm toán nội bộ và các đoàn kiểm tracủa các cơ quan tài chính khác về nội dung công tác, kiẻm tra, đôn đốc những bộ phận liên quan, tổng hợp ý kiến, thuyết minh, báo cáo , đề xuất phương án xử lý. Đồng chí Đỗ thị lý Tổng hợp báo cáo của cơ quan công ty, theo dõi huy động vốn. + Tổng hợp báo cáo cơ quan công ty và các đội trực thuộc. + Hàng tháng nhận xét báo cáo về tình hình tài chính của cơ quan công ty và các đội trực thuộc. + Tổng hợp báo cáo phân tích phần quyết toán vật tư theo quyết định 1047 toàn công ty. + Theo dõi công tác huy động vốn, ghi sổ các chứng từ gửi tiền, trực tiếp làm việc với các đối tượng gửi tiền. + Làm các báo cáo định kỳ đột xuất theo nhiệm vụ đựoc giao đảm bảo nhu cầu về số lượng chất lượngthời hạn theo quy định của tổng công ty. Đồng chí TRần thị hạt - Kế toán theo dõi các đội công trình kế toán vốn bằng tiền, công nợ tạm ứng và phải thu khác, kế toán lương, BHXH, BHYT. + Kừ toán thanh toán vốn bằng tiền ( lập phiếu thu chi ) + Kế toán thanh toán nội bộ về các khoản tạm ứng, tiền lương, BHXC phải trả CBCNV, kinh phí công đoàn , các quỹ tự nguyện. + Theo dõi quyết toán với chủ công trình nhận khoán gọn với công ty. Đôn đốc hoàn thành chứng từ , kiểm tra chứng từ kiểm tra về thuế đầu vào và hóa đơn theo đúng luật thuế, lập chưíng từ hạch toán biên bản đối chiếu. Lập biên bản đối chiéu quyết toán chi phí công nợ từng công trình theo quy định 1520 TCT phối hợp với phòng kinh tế kế hoạch về sản lượng doanh thu từng công trình. Nhận hồ sơ quyết toán các công trình bản gốc đóng chứng từ và bản sao. + Kế toán ngoài đơn vị: theo dõi tính toán xác định số phải trả, đã trả về BHXH, BHYT, KPCĐ, theo từng khu vực. + Lập các báo cáo quyết toán vật tư, nhân công theo quy định 1047TCT/TCKT của các đội công trình. + Trực tiếp làm việc với cơ quan chức năng về các nội dung liên quan đến nhiệm vụ được giao, chủ động xử lý các văn bản liên quan đến công việc được giao và báo cáo lại kế toán trưởng. + Chịu trách nhiệm lập báo cáo định kỳvà đột xuất theo nhiệm vụ được giaovề chất lượng số lượng và thời hạn theo quy định của hội đòng quản trị. 4. Đồng chí Nguyễn đình tứ Kế toán ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ tổng công ty, thanh toán khách hàng chi phí quản lý, kế toán vật tư. + Kế toán phải trả người bán: theo dõi các khoản phải trả người cung cấp vật tư hàng hóa. Lưu trữ các hợp đồng mua bán vật tư. + Lập các bảng kê thanh toán bảng kê các khoản phải trả, các biên bản đối chiếu, quyết toán công nợ với người bán. + Công tác thanhn toán với ngân sách nhà nước: hướng dẫn đôn đốc việc thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện chế độ chính sách của nhà nước về thuế. Trực tiếp làm việc với từng cục thuế để thực hiện các công việc liên quan đến thuế và các khoản nôp ngân sách nhà nước. + Kế toán thanh toán nội bộ. Tính toán các khoản phải trả phải nộp tổng công ty, đối chiếu với công nợ làm việc trực tiếp với tổng công ty về các khoản công nợ, xác nhận công nợ hàng tháng. Làm báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu. + Kế toán vật tư: định kỳ nhận chứng từ vật tư từ phòng vật tư để tiến hành lập bảng kê chứng từ vật tư nhập xuấtvà luân chuyển nội bộ giao cho kế toán theo dõi nhật ký chung . + Kế toán thanh toán nội bộp về các khoản khác vật tư công cụ dụng cụ xuất dùng giữa các đơn vị tổng hợp vật tư theo quyết định 1147CQCT và các đội trực thuộc. + Lập kế hoạch định mức vốn lưu động hàng quý năm. 5. Đồng chí Vũ ngọc long Kế toán thanh toán nội bộ, TSCĐ, chi phí trả trước, kế toán nhật ký chung. + Kế tóan nhật ký chung: kiểm tra cập nhật chứng từ hàng ngày, lập các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, phân bổ. In các báo cáo kế toán sổ sách kế toán của tổng công ty. Lưu trữ các chứng từ kế toán trong niên độ kế toán. Tổng hợp các báo cáo nhanh. + Kế toán thanh toán nội bộ: tính toán đối chiếu lập thông báo các khoản phải trả, phải nộp của các đơn vị trực thuộc báo có báo nợ và làm nhiệm vụ thanh tóan gán trừ giữa các đơn vị. + Kế toán TSCĐ: theo dõi mọi sụ biến động của TSCĐ (Cả nguyên tệ và tiền Việt Nam), theo dõi TSCĐ hết giá trị mà vẫn hoạt động, theo dõi quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, thanh lý. + Theo dõi các khoản chi phí trả trước, hàng tháng lập bảng phân bổ chi phí trả trướckèm theo chứng từ hạch toán giao cho kế toán nhật ký chung để ghi sổ. + Chịu trách nhiệm lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo nhiệm vụ được giao về chất lượng, số lượng và thời hạn theo quy định của HĐQT . 6. Đồng chí TRần văn trường– Kế toán theo dõi công nợ phải thu khách hàng, thầu phụ thi công quốc lộ 1A. + Theo dõi công trình đường quốc lộ 1A khối lượng thực hiện, trượt giá, tỷ giá. + Kế toán thanh toán với người mua theo từng hợp đồng kinh tế. + Nhận xét đánh giá việc thực hiện khối lượng, nghiệm thu, thu vốn từng xí nghiệp hàng tháng đề xuất phương án giải quyết. + Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng xây lắp từ khi khởi công đến khi hoàn thành, chi tiết cho từng xí nghiệp thi công. Lập báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế. Thu vốn các công trình khoán gọn. 7. Đồng chí Bùi thị kiềuTRANG – Kế toán ngân hàng . + Kế toán theo dõi ngân hàng lập kế hoạch tín dụng vốn lưu độngvới ngân hàng. + Lập séc ủy nhiệm chi, vay ngắn hạn dài hạn , tiền gửi ngân hàng. + Ghi sổ theo dõi hàng tháng sau khi khóa sổ ngân hàng, lập báo nợ, báo có cho các đơn vị về các khoản thanh toán phải thu, phải trả bằng chuyển khoản phát sinh trong tháng. + Lập bảng kê chứng từ tiền gửi, tiền vay ngắn hạn trung dài hạn làm cơ sở ghi sổ kế toán. + Làm thủ tục về bảo chứng bảo lãnh ngân hàng. + Quan hệ trực tiếp với ngân hàng về các công việc và các vấn đề có liên quan. + Xây dựng định mức vốn lưu động cho từng xí nghiệp. + Chịu trách nhiệm lập các báo cóa định kỳ và đột xuất theo nhiệm vụ được giao về chất lượng, số lượng và thời hạn theo quy định củaHĐBT. 8. Đồng chí hoàng tố LƯƠNG – thủ quỹ. + Hành chính phòng, lưu trữ công văn tài liệu, nghiệp vụ. + Lưu trữ chứng từ kế toán.Báo cáo kế toán ngoài niên độ kế toán. * Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 5. Công tác kế toán Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với đặc điểm của công ty vì công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính nên thông tin khai thác khá cao. Việc thực hiện kế toán máy được tiến hành như sau: Từ các chứng từ hợp lý hợp lệ, hàng ngày kế toán nhập vào trong máy với các phần đã được khai báo từ trước. Ngay từ khi bắt đầu với chương trình người sử dụng phải mở phần “Hệ thống ” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết như: - Khai báo mã số tài khoản. - Khai báo khoản mục phí. - Xác định các tiêu thức quản lý. - Phương pháp tính thuế GTGT. - Tỷ giá hạch toán. - Khai báo TSCĐ. - Định nghĩa các phần hành làm việc. Máy sẽ tự động lưu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ người dùng chỉ định. Sơ đồ kế toán máy của công ty như sau: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại Kế toán chi tiết. + Tiền vốn + Hàng hoá + Tài sản + Kế toán khác +Ngoài bảng Kế toán tổng hợp + Lương bảo hiểm xã hội + Giá thành +Xác định kết quả Các báo cáo kế toán II. Tình hình thực tế kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2. 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty xây dựng Sông Đà 2 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2001. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 ( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2001) 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 1._.