Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt

LỜI NÓI ĐẦU Cơ chế thị trường và quy luật khắt khe của nó buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán. Trong đó việc xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra cao nhất với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Là một đơn vị sản xuất công nghiệp với chức năng tạo ra các sản phẩm xây dựng, công ty cổ phần xây dựng Hồng Việ đã không ngừng trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu , lành nghề, tâm huyết với nghề nghiệp..... có được những thành quả đó công ty cũng phải trải qua rất nhiều khó khăn từ khi mới thành lập như : thiêú trang thiết bị thi công, phương tiện máy móc hiện đại, đội ngũ nhân công lành nghề. Để khắc phục khó khăn của những ngày mới thành lập, tồn tại và đứng vững được trong cơ chế thị trường công ty đã nhanh chóng kiên toàn bộ máy tổ chức mua sắm trang thiết bị thi công và đặc biệt có nhiều biện pháp đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Với một đơn vị sản xuất, yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành bình thường đó là vật liệu, công cu, dụng cụ. Cơ sở để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm trong doanh nghiệp, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm, nó có tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy mà sau khi đã có một dây truyền sản xuất hiện đại, một lực lượng lao động tốt thì vấn đề mà các doanh nghiệp công nghiệp công ty kinh doanh và xây dựng phải quan tâm đến là việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng mà kế toán lại là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Xuất phát từ lý do trên, em đã chọn đề tài “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt”. Đề tài gồm 3 chương CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt. CHƯƠNG 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt . CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN SUẤT. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHÀNH XÂY DỰNG CƠ BẢN. Xây dựng cơ bản là ngành sản suất vật chất có vị chí hết sức quan trọng trong nghành kinh tế quốc dân. Xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại , cải tạo , hiện đại hoá khôi phục các công trình nhà máy, xí nghiệp, đường xá, cầu cống, nhà cửa……… nhằm phục vụ cho sản suất và đời sống xã hội. Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân. So với các nghành kinh tế quốc dân khác, xây dựng cơ bản có những đặc điểm kỹ thuật đặc trưng , thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xăy lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của nghành. Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục từ khâu thăm dò, điều tra khảo sát đến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành. Sản phẩm XDCB là những công trình phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng , chúng được gắn liền trên một địa đIểm nhất định như: đát đai, mặt nước , mặt biển và thềm lục địa nó được tạo thành từ vật liệu xây dựng, nhân công và máy móc thiết bị . Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có qui mô, kết cấu phức tạp , thời gian thi công tương đối dài , và có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn. Hơn nữa sản phẩm XDCB mang tính cố định nơi sản xuất. Sản phẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đưa vào hoặt động. Sản phẩm xây dựng đa dạng nhưng mang tính chất đơn chiếc, một công trình xây dựng được thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định. Quá trình khởi công xây dựng cho đến khi công trình bàn giao được đưa vào sử dụng thường là thời gian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy mô , tính chất phức tạp về kỹ thuật của công trình. Sản xuất cơ bản thường diển ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lợi. Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thi công có thể sẽ phát sinh các khối lượng công trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiệt hại phát sinh do ngừng sản suất. Doanh nghiệp cần có kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiết kiệm để hạ giá thành. Do những đặc đIểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng. Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng để tạo ra sản phẩm cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật tư và nhân lực . Việc lập kế hoạch XDCB cần cân nhắc thận trọng , nêu rõ các yêu cầu về vật tư tiền vốn, nhân công thông thường trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận tiện và chính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm đảm bảo chất lượng thi công công trình đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản. II.SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XDCB . 1.Khái niệm và đặc điểm của vật liệu. - Khái niệm vật liệu. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất - Đặc điểm của vật liệu. Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất thay đổi hình dáng ban đầu, sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì vật liệu cũng chính là đối tượng lao động. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản suất: Về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trường xung quanh. Vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu, đối tượng lao động là vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người. 2. Vị trí, vai trò của vật liệu. Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ kịp thời. Mặt khác chất lượng sản phẩm đảm bảo hay không là phụ thuộc chất lượng vật liệu. Như đã đề cập ở trên , chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chung quản lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liêu. Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư….Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật liệu là: - Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản , nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. - Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liêu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. - Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. - Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu qủa nhất. 4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu. Với công tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việc thực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các yêu cầu sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính toán đúng đắn trị gía vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về các mặt số lượng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh doanh. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật tư mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật tư thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng. 5. Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu. Để hạch toán vật liệu được thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện như sau: - Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu. - Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa, tối thiểu các định mức sử dụng vật tư cũng như các dịnh mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một cách khoa học và hợp lý. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và tổ chức công tác kiểm kê và kiểm tra và lập báo cáo về tình hình nhập –xuất –tồn vật tư. III.PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU. 1.Phân loại vật liệu. Đối với mỗi doanh nhiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại vật liệu khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà nguyên vật liệu của nó có những nét riêng. Chẳng hạn như đối với doanh nghiệp công nghiệp nguyên vật liệu gồm: vật liệu chính vật liệu phụ .....Đối với doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu gồm: xi măng, gạch, đá, vôi, cát, sỏi....Đối với doanh nghiệp nông nghiệp thì nguyên vật liệu gồm: hạt giống, phân bón, thuốc trừ sâu....Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng tiêu thức nào đó vào một loại, ta dựa vào từng nội dung, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý sử dụng của doanh nghiệp. Có các cách phân loại sau đây. 1.1.Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua vào ). Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp để hình thành nên thực thể sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau. Ví dụ sợi vải trong ngành dệt may, tôm cua cá trong nghành chế biến thuỷ hải sản.... - Vật liệu phụ : là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như thốc nhuộm , sơn, dầu...... - Nhiên liệu được sử dụng phục phụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, khí ga...... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.. - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: những thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ , khí cụ, vật kết cấu....dùng cho công tác xây lắp xây dựng cơ bản - Vật liệu khác: là vật liệu không được vào các loại vật liệu kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Cũng cần lưu ý rằng trong cách phân loại này có những trường hợp loại vật liệu có thể là vật liệu phụ ở doanh nghiệp này nhưng lại là vật liệu chính ở doanh nghiệp khác. 1.2 Phân loại vật liệu căn cứ vào mục đích sử dụng - Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: dùng trong quản lý, phục vụ cho nhu cầu xử lý thông tin. 1.3. Phân loại vật liệu căn cứ vào nguồn hình thành. - Vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh Dựa trên các cách phân loại trên và để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu, người ta thường lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành từng nhóm, từng thứ vật liệu. Tuỳ theo số lượng số nhóm vật liệu để lập số hiệu tài khoản cấp 2, 3 hoặc 4.... 2.Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư hàng hoá đó. Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu đó là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phương pháp này là mội nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh. - Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ +Trị giá vật liệu nhập trong kỳ -Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ 2.1 Đánh giá vật liệu theo giá mua thực tế *Giá thực tế vật liệu nhập kho. - Đôí với vật liệu mua ngoài có hai trường hợp: +Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản triết khấu, giảm giá và khoản trả lại nếu có. Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có, thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Số thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức: Số thuế GTGTphải nộp = Thuế GTGTđầu ra – Thuế GTGTđầu vào. Thuế GTGT đầu ra = Giá của hàng hoá Thuế suất thuế GTGT dịch vụ chịu thuế ´ của hàng hoá tương ứng. +Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). · Giá mua thực tế của vật liệu mua ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị. Tiền thuê ngoài gia công chế biến theo hợp đồng. · Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vốn góp thực tế nhập kho sẽ do hội đồng liên doanh đánh giá. · Đối với phế liệu thu hồi có thể đánh giá theo giá ước tính hay còn gọi là giá tạm tính. *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất kho cũng có những phương pháp tính khác nhau. Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán tronh hạch toán, phải giải thích rõ ràng khi có thay đổi. - Phương pháp tính theo giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ. Đơn giá vật liệu tồn kho đầu kỳ = Trị gía vật liệu tồn kho đầu kỳ chia cho sản lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Đơn gía bình quân của vật liệu tồn kho đầu kỳ ´ Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ. Phương pháp này được áp dụng đói với doanh nghiệp có vật liệu tồn kho đầu kỳ chiếm tỷ trọng lớn. - Phương pháp tính gía thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế vật liệu trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ = Giá thực tế bình quân một đơn vị vật liệu Sản lượng vật liệu Sản lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ x = Trị giá thực tế vật liệu Giá thực tế bình quân Số lượng vật liệu tồn kho trong kỳ 1 đơn vị vật liệu nhập kho trong kỳ. Đơn giá bình quân vật liệu có thể tính vào cuối kỳ hay tính vào sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn. - Phương pháp tính giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên lúc nhập cho đến khi xuất dùng . Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó. Phương pháp này thường được sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt, chẳng hạn như các loại vàng bạc, đá quý , các chi tiết của ôtô xe máy... mà có thể nhận diện được từng thứ, nhóm hoặc từng loại theo từng lần nhập kho.Khi xuất kho thì giá xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hay từng lần nhập. - Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO –Firts in firts out ) Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong từng trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. - Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO – Last in first out ) Phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho ,sau đó mới lần lượt theo các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Ta cũng giả định rằng những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên. Và như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của từng lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát. 2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Ngoài giá thực tế được sử dụng để phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như nêu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động của vật liệu trong kỳ. Giá hạch toán là giá được xác định trước ngay từ đầu kỳ kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ kế toán có thển lấy giá kế hoạch hoặc giá trước để làm giá hạch toán cho kỳ này. Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa gía thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn và nhập trong kỳ . Giá thực tế của Giá thực tế của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Hệ số chênh lệch = Giá hạch toán của Giá hạch toán của Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế của vật liệu = Giá hạch toán của vật liệu ´ Hệ số chênh lệch Xuất trong kỳ xuất trong kỳ Giá hạch toán được sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu. Giá hạch toán có ưu điểm là phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. IV. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 1. Chứng từ kế toán Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản , tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quả lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Theo chế độ kế toán ban hành QĐ 1141-TC/QĐCĐKT ngày 01/01/1995 của bộ trưởng bộ tài chính ban hành các chứng từ về vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu03 – VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa ( Mẫu08 – VT ) - Hóa đơn GTGT (Mẫu01 GTGT –3LL ) - Hóa đơn bán hàng ( Mẫu02 GTGT – 3 LL ) - Hóa đơn cước vận chuyển ( Mẫu03 – BH ) Ngoài ra DN còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn như: _Phiếu hạn mức vật tư ( Mẫu 04 – VT ) _Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 – VT ) _Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) 2. Các phương pháp kế toán vật liệu Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phòng kế toán Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp số dư. 2.1Phương pháp ghi thẻ song song. Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể: Ở kho : hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu. Phương pháp vày áp dụng thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chứng từ loại vật liệu, khối lượng loại nghiệp vụ ít. Song phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính. *Sơ đồ kế toán theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vl Phiếu xuất kho Bảng xuất tổng hợp nhập tồn vl Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN VẬT LIỆU Tháng ......... năm........... Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất hàng tháng Tồn cuối tháng NVL chính VL A VL B Cộng NVL phụ VL A VL B .............. 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Nguyên tắc: ở kho theo dõi mặt lượng ở phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị theo từng thứ từng loại vật tư nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng.Cụ thể: *Ở kho: thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về mặt số lượng...( Thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song ) *Ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng trong cả năm.Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi chéo mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ cuối tháng kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm ra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp . Phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều không bố trí riêng nhân viên kế toán chi trả vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày. *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển D. điểm VL Tên VL Đv tính Đơn giá SD đầu tháng 1 L/c trong tháng 1 SD đầu tháng 2 SL ST SL ST SL ST SL ST 2.3 Phương pháp sổ số dư Đây là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệu về số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị ( theo giá hạch toán ). +Ở kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập- xuất – tồn trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Ngoài ra vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng kế toán lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. Các chứng từ nhập xuất sau khi dã vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập – xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ. +Ở phòng kế toán: nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm định kỳ từ 3 đến 5 ngày xuống kho để kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho ghi lại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nhận được, kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quán sau đó, căn cứ vào giá hạch toán sử dụng để ghi vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ kế toan tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu. Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi trên một dòng. Vào cuối tháng kế toán phải tổng hợp số tiền nhập xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng lũy kế. Số dư trên bảng lũy kế phải khớp số tiền được kế toán xác định trên sổ số dư do thủ kho chuyển về. Phương pháp này áp dụng cho doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kế toán phát sinh về nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán. Trong ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ kế toán tương đối cao. *Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N-X-T : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu : Ghi cuối tháng SỔ SỐ DƯ Năm............ Kho........... D. đ VL Tên VL Đgiá HT Đm d.trữ Đv tính Số dư đ. Năm Số dư cuối tháng 1 .............. SL ST SL ST SL ST V. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU Kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp thường có 2 cách: Kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 1.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên * Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập, xuất và tồn kho vật liệu một cách thường xuyên trên sổ kế toán. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó bởi nó có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo phương pháp này tại bất kỳ một thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. * Kế toán sử dụng TK sau: +TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để nghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. Ta có thể mở thêm tài khoản cấp II, III của TK này để kế toán chi tiết vật liệu (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ) .Kết cấu TK 152 Bên nợ : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng......) Bên có : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liểu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt, giảm giá ......) Dư nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. +TK 331 “Phải trả cho người bán “ Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về khoán vật tư hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và cũng có thể mở chi tiết bằng các tài khoản cấp 2,3 . .Kết cấu TK331 Bên nợ : phản ánh số đã trả và coi như đã trả (do doanh ngiệp ứng trước tiền , triết khấu giảm giá hàng mua trả lại trừ vào nợ phải trả người bán, thanh toán bù trừ, trả tiền cho người bán. Bên có : Phản ánh số phải trả cho người bán . Số dư nợ : phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho ngưởi bán nhưng chưa nhận được hàng. +Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng bởi khách hàng . Kết cấu tài khoản 151. Bên nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường Bên có : phản ánh hàng mua đang đi đường đã về kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng , khách hàng. Số dư nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường hiện có cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK 111 “ Tiền mặt “ TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” TK 133 “ Thuế GTGT ” TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ’’ ..................................................... 1.1. Kế toán vật liệu nhập kho. *Khi mua vật líệu về nhập kho kế toán phản ánh các nội dung. - Giá mua vật liệu thuế GTGT phải nộp khi mua vật liệu và._. số tiền thanh toán cho người bán Nợ TK 152 (giá mua) Nợ TK 133 ( thuế GTGT ) Có TK 111,112,331....số tiền thanh toán Nếu doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về kế toán sẽ ghi Nợ TK 151 –giá mua Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111,112,331 –số tiền thanh toán Sau đó khi VL về nhập kho kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 – nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – hàng mua đang đi đường - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu thì tính vào giá nhập kho. Nợ TK 152 – giá chưa có thuế Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111, 112.... số tiền thanh toán - Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá được ghi giảm giá nhập kho Nợ TK 331 – phải trả cho người bán Có TK 152 – nguyên liệu vật liệu - Nếu được hưởng khoản chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được hưởng tính vào thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111,112,331 Có TK 711 “Thu nhập hoạt động tài chính” - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập Nợ TK 152 Có TK 3333 “ thuế xuất nhập khẩu” Chú ý: đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT khi mua vật liệu được tính vào giá nhập kho. *Khi nhập vật liệu mà phát hiện có vật liệu thiếu hoặc thừa kế toán phản ánh. - Đối với vật liệu thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh trị giá vật liệu nhập kho đúng theo trị giá mua đã ghi trên hoá đơn. Nợ TK 152 “ Giá mua” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có TK 331 “Số tiền thanh tóan” - Nếu vật liệu thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân, kế toán phản ánh. Nợ TK 152 “Trị giá thực nhập” Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý- trị giá thiếu” Nợ Tk 133 “Thuế GTGT” Có TK 111,331 – Số tiền thnah toán. - Nếu vật liệu thừa chưa xác đinh nguyên nhân và được doanh nghiệp nhập kho kế toán phản ánh: Nợ TK 152 “trị giá thực nhập” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có Tk 111,331 “Số tiền thanh toán” Có TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” Trường hợp tài sản thừa được doanh nghiệp giữ giữ hộ cho bên bán kế toán chỉ ghi đơn bên Nợ TK 002 “Vật tư , hàng hoá giữ hộ nhận gia công” Sau đóa khi bên bán nhận lại ghi đơn bên Có TK 002. Khi nhập vật liệu từ các nguồn khác kế toán phản ánh như sau: Do tự sản xuất ra: Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu được sản xuất để ghi: Nợ TK152 Có TK 154 “Chi phí sx kinh doanh dở dang” - Nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành. + Trị giá VL xuất giao cho người nhận chế biến. Nợ Tk 154 Có TK152 +Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan Nợ TK154 Có TK111,112,331... +Khi nhập vào kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu đã chế biến xong để ghi Nợ TK 152 Có TK 154 - Nhập vật liệu được nhà nước cấp, được biếu tặng, nhận góp vố sẽ ghi Nợ TK 152 Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh” Có TK 111,112 “các khoản cp có liên quan” 1.2. Kế toán vật liệu xuất kho. Vật liệu trong doanh nghiệp được sản xuất ra để sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, xẫ dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ...Do vậy để có căn cứ ghi sổ cũng như phản ánh đúng đắn chi phí vật liệu sử dụng cho từng đối tượng thì bên cạnh các chứng từ gốc có liên quan, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ Vật liệu sử dụng cho các đối tượng. Bảng phân bổ Vật liệu Đối tượng sử dụng TK152 Vật liệu chính Vật liệu phụ ............................ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT -621 -627 -641 .... Căn cứ vào chứng từ sử dụng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 621-Chi phí vật liệu ttiếp- vật liệu sử dụng để tiếp sx SP Nợ TK627 – Chi phí sx chung - VL dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng – VL dùng cho bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí QLDN- VL dùng cho bộ phận QLDN ............. Có TK 152 –Trị giá vật liệu xuất dùng. _Khi xuất VL để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: + Cấp cho đơn vị trực thuộc. Nợ TK1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 _Khi xuất VL kém phẩm chất ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung +Trị giá VL xuất bán Nợ TK 821 Có TK 152 +Tiền bán VL thu được Nợ TK 11,112,131 Có TK 721 “Giá chưa thuế” Có TH 3331 “Thuế GTGT” Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được ghi như sau Nợ TK 111,112,131 Có TK 721 – Tổng giá thanh toán _Vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh + Nếu giá trị vốn góp được hội đồng liên doanh chấp nhận nhỏ hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK222, 128 – Giá trị vốn góp Nợ TK 412 – Chênh lệch do giá trị vốn góp < Gtrị thực tế xuất kho Có Tk 152 – Giá thưc tế xuất kho + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK 222,128 – Giá trị vốn góp Có TK 152 – Giá thục tế xuất kho Có TK 412 – Chênh lệch do Gýa trị vốn góp > Gía trị thực tế xuất kho Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, côngcụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý Nhập kho hàng đang đi đường kì trước TK151 Nhập vốn góp liên doanh cổ phần cấp phát TK411 Nhập kho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK154 Nhận lại vốn góp liên doanh TK128,222 TK338(3381) Chênh lệch tăng do đánh giá lại Tài Sản TK412 Thuế GTGT TK133 Nhập kho VL mua ngoài TK111,112,14133,1311 TK133 Thuế hàng nhập khẩu phải nộp TK3331/2 TK621 Xuất dùng tiếp cho SX chế tạo Sản phẩm TK627,641,642,241 Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho SX, bán hàng, QLDN,XDCB TK157(631) Xuất bán gửi bán TK154 Xuất kho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK128,222 Xuất để góp vốn liên doanh TK138(1331) Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TS TK Xuất Vật liệu trong các trường hợp khác SD cuối kỳ: TK 152”NVL” 2.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các tài khoản tương ứng. Theo phương pkháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được phản ánh qua TK611. Riêng TK151, 152 chỉ được sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuôí kỳ . Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà laị căn cứ vào kết quả kiểm kê. Gía trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loai theo đối tượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ và được tính toán theo công thức. Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL = + - xuất t.kỳ tồn đ. Kỳ nhập t.kỳ tồn c.kỳ Kế toán dùng tài khoản 611 để phản ánh . Kết cấu của TK 611 như sau: Tài khoản 611 “Mua hàng” được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất trong kỳ. Có thể dùng tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết. TK 6111 Mua nguyên vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá Kết cấu của TK 611 như sau: Bên Nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK 151,152 chuyển sang - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ Bên Có: Trị giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ được chuyển trở lại TK 151,152 Tài khoản 611 không có số dư. Kết chuyển giá trị thực tế Vật liệu tồn kho đầu kỳ TK151,152 Nhập vốn góp liên doanh cổ phần cấp phát bằng vật liệu TK411 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Tài Sản TK421 Thuế nhập khẩu phải nộp TK33312 TK133 TK151,152 Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ TK331,111,112,138 Chiết khấu giảm giá hàng mua trả lại TK627,621,641,241,642 Xuất vật liệu dùng cho QL,SXKD,XDCB TK632 Xuất Vật liệu dã bán TK631 Vật liệu xuất kho tự chế TK138,111,334 Vật liệu thiếu hụt mất mát TK412 Chi phí giảm vật liệu do đánh giá lại SD cuối kỳ: Vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công TK631 TK133 Mua vật liệu trả tiền ngay TK111,112 Mua vật liệu bằng tiền vay (chưa trả tiền) TK331,311 TK133 TK 611 “Mua hàng” Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ có khả năng bị giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp được lập khoản dự phòng giảm giá. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá được hoàn nhập Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá được lập Dư có: Khoản dự phòng giảm giá hiện có. Nội dung phản ánh: + Cuối niên độ khi xác định được khoản dự phòng giảm giá cần phải lập Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) Có TK 159 ( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) + Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ trước. Nợ TK 642 Có Tk 721- thu nhập hoạt động bất thường Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chính hiện có kế toán sẽ ghi. Nợ TK 642 Có TK159 4. Hệ thống sổ kế toán Mỗi một doanh nghiệp một đơn vị sản xuất kinh doanh lại có hình thức ghi sổ khác nhau. Có doanh nghiệp ghi theo hình thức sổ Nhật ký chung; cũng có doanh nghiệp ghi theo hình thức Nhật ký sổ cái hoặc hình thức chứng từ ghi sổ. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì kế toán sử dụng các sổ sau đây. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152,331 Các sổ chi tiết TK 152, 331, 627,621,133.... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán sổ Nhật ký chung thì kế toán sử dụng các sổ sau đây: _ Sổ nhật ký chung _Sổ cái TK 152, 331 _Sổ chi tiết TK 152, 331, 621, 627, 133... Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái thì kế toán sử dụng các sổ : _Sổ Nhật ký sổ cái _ Các sổ thẻ kế toán chi tiết. V.TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: ø Nhật ký – Sổ cái. ø Nhật ký chung. ø Nhật ký chứng từ. ø Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể như sau: 1 - Hình thức sổ Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152, 331… Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hay cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2 - Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất nguyên vật liệu (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký – Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái TK 152 Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính 3 - Hình thức Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4 - Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng phân bổ số 2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 6, 10 Sổ thanh toán chi tiết với người bán Bảng kê số 4, 5 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu PHẦN THỨ II TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Trụ sở chính: Trung tâm Huyện Xuân Trường – Tỉnh Nam Định. Tên viết tắt : HV Điện thọai : 0350.886.155-886.133 Dđ : 0903.404.166/0904.002.355 Tài khỏan : 431101 – 00 – 3101 Tại Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Huyện Xuân Trường. Năm thành lập: Năm 1978 thành lập HTX Xây dựng và chế biến lâm sản. Năm 1994 đổi tên là Xí nghiệp xây dựng Hồng Việt. Đến ngày 3/09/2000 đổi thành Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (số đăng ký: 0703000008 đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 27/4/2004) do Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Nam Định cấp. Với gần 30 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã có những trưởng thành vượt bậc trong lĩnh vực kinh doanh với những ngành nghề đa dạng như thi công xây dựng các công trình thuỷ lợi, công trình giao thông, công trình dân dụng, công trình cấp thoát nước, điện chiếu sáng, công trình kỹ thuật hạ tầng công nghiệp và chuyên cung cấp vật tư. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ và tay nghề cao. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty gồm những ngành, nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; Xây dựng các công trình dân dụng và phần bao che các công trình công nghiệp; Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu cống, đập, tràn, kè đê sông, kè biển, mỏ hàn, đắp đê, trạm bơm, kênh mương; Xây dựng, các công trình cấp thoát nước, điện chiếu sáng, vệ sinh môi trường; Xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng công nghiệp; Đầu tư phát triển và kinh doanh bất động sản; San lấp mặt bằng, làm đường giao thông nội bộ trong mặt bằng xây dựng; Xây dựng công trình, hạng mục công trình; Xây dựng công trình văn hoá; Xây dựng công trình thương mại; Xây dựng công trình kỹ thuật; Xử lý nền móng công trình; * Có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau : STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiện Năm 2005 Năm 2006 1 Giá trị tổng sản lượng Trong đó: - Trong xây lắp - Ngoài xây lắp Triệu đồng 105.201.000.000 80.678.000.000 24.523.000.000 135.007.000.000 96.347.000.000 38.660.000.000 2 Lao động tiền lương - Tổng số LĐBQ - Tổng quỹ lương - TNBQ 1CNV/thg Người T.đồng đồng 1.074 6.906.325.062 580.937 1.148 6.067.385.174 660.935 3 Doanh thu thuần T.đồng 42.064.980.939 50.989.171.465 4 Lợi nhuận thuần T.đồng 2.769.817.837 1.101.011.396 5 Vòng quay VLĐ Lần/năm 2,5 2,5 *Công ty có những quyền hạn và nghĩa vụ: Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước Việt Nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. - Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc, phòng hành chính quản trị, phòng kinh tế kỹ thuật, phòng kế toán, …và các phòng ban có trong sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần xây dựng Hồng Việt Giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phóng kế hoạch kinh tế kỹ thuật Phòng tổ chức lao động - hành chính Phòng tài chính kế toán XN đê kè và PT hạ tầng Đội XD 1 Đội XD 2 Đội XD 3 Đội XD 4 Đội XD 5 Đội XD 6 Đội XD 7 Đội XD 8 Đội XD 1 Đội XD 2 Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty có quyền nhân danh quyết định những vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm trước các hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ của công ty gây thiệt hại lớn. - Tổng giám đốc: là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước cấp trên về hoạt động của công ty và điều hành bộ máy quản lý của công ty. Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A. Tổng giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp. - Phó tổng giám đốc: Là người trợ lý cho tổng giám đốc và được phân công một số việc của giám đốc. Phó tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công. Phó tổng giám đốc có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, chỉ đạo các phòng ban trực thuộc. Đồng thời các phòng ban báo cáo lại cho cấp trên việc làm của mình. - Phòng kinh tế kỹ thuật có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công, bóc tách bản vẽ, tiên lượng, dự toán tiến độ thi công. - Phòng tổ chức lao động – hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp tổng giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp tổng giám đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà phân phối cho các xí nghiệp (từng công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thường xuyên kiểm tra, giám sát về mặt tài chính đối với các đội xây dựng trực thuộc công ty. Hạng mục công trình hoàn thành với bên A. Đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhân trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. 4. Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt. Việc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, và đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Để đảm bảo được yêu cầu trên, việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán, vào đặc điểm tổ chức vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vào hình thức phân công quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng như yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán ở công ty có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay việc tổ chức công tác kế toán ở công ty tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty,các đội và xí nghiệp thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 6 người và được phân công như sau: + Kế toán trưởng: Giúp tổng giám đốc công tác chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. - Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vu, đội ngũ cán bộ kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ kế toán nhà nước của Bộ xây dựng và của tổng công ty. - Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. - Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức kiểm tra kế toán. - Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. - Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng. - Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc công ty về công tác kế toán. + Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ. - Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. - Theo dõi thanh lý TSCĐ, kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, điều động nội bộ trong công ty. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công. - Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty. + Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi thanh toán với ngân sách – thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty hàng tháng lập báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty. Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh. - Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể. - Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp trực thuộc. - Tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính. - Lập phiếu chi. + Kế toán vật tư và kế toán tiền lương. - Theo dõi tình hình N – X – T kho vật liệu của công ty. - Theo dõi thanh toán tạm ứng. - Theo dõi thanh toán lương, BHXH toàn công ty. - Lập phiếu nhập, xuất vật tư. - Tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của công ty. + Kế toán XDCB - Hạch toán các công trình xây dựng - Báo cáo ban tổng giám đốc phụ trách kế hoạch vốn cho công trường. - Kiểm tra quản lý các chứng từ thanh toán các công trình. - Thanh quyết toán công trình đã được nghiệm thu bàn giao. + Thủ quỹ kiêm thống kê: - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng. - Bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ. - Ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. + Kế toán ở các xí nghiệp và các đội xây dựng thuộc công ty là nhân viên kế toán dưới sự kiểm tra hướng dẫn của phòng kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ lập chứng từ kế toán phát sinh tại các đội, xí nghiệp, tính lương công nhân sản xuất trực tiếp,gián tiếp định kỳ, hay hàng tháng lập báo cáo gửi về công ty, theo mẫu biểu quy định và yêu cầu của phòng kế toán công ty. Kiểm tra đối chiếu số liệu với phòng kế toán và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh của từng đội và xí nghiệp giao cho phòng kế toán vào cuối tháng. ở phòng kế toán sau khi nhận được chứng từ ban đầu, theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các công trình. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt Kế toán trưởng Thủ quỹ và thống kê Kế toán tổng hợp và kế toánkêTSCĐ Kế toán T. toán và kế toán TGNH Kế toán VT và kế toán tiền lương Kế toán XD cơ bản Nhân viên kinh tế ở các đội xây dựng 5. Công tác kế toán Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC Chứng từ gốc Sổ NK đặc biệt Sổ, thẻ KTchi tiết Sổ NK chung Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán (2) (1) (3) (1) (4) (6) (5) (7) Trình tự ghi sổ: (1). Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2). Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3). Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4). Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5). Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phat sinh các tài khoản. (6). Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7). Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây lắp, sản phẩm tạo ra là các công trình, hạng mục công trình. Trong tổng chi phí cấu thành sản phẩm, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn ( khoảng 70-80%). Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng nguyên vật liệu với số lượng lớn với nhiều chủng loại khác nhau. Nguyên vật liệu được cung cấp từ nhiều nguồn hoặc nhiều ngành kinh tế khác nhau. Nguyên vật liệu được cung cấp có thể từ ngành công nghiệp chế biến như xi măng ( bao gồm xi măng trắng, xi măng thường…), sắt( sắt phi 6, phi 8 , phi 12.)…; có thể từ công nghiệp khai thác trực tiếp đưa vào sử dụng không qua chế biến như: cát, sỏi, đá…; có thể nguyên vật liệu từ ngành lâm nghiệp như gỗ chống làm giàn giáo, cốp pha…Đối với mỗi chủng loại nguyên vật liệu khác nhau. Trong hoạt động xây lắp, không nhất thiết phải sử dụng một loại nguyên vật liệu nhất định cho mọi công trình hoặc hạng mục công trình. Tuỳ thuộc kiến trúc công trình và yếu cầu của chủ đầu tư mà đơn vị thi công sử dụng các loại nguyên vật liệu riêng biệt. Hiện nay, mạng lưới cung cấp nguyên vật liệu trải rộng trên thị trường. Các đơn vị thi công không còn phải dự trữ nguyên vật liệu với số lượng lớn như trước đây. Khâu thu mua nguyên vật liệu được kế toán xí nghiệp lên kế hoạch đầu mỗi kỳ kế toán ( hoặc đầu giai đoạn thực hiện công trình, hạng mục công trình) và giao cho đơn vị thi công thực hiện. Nguyên vật liệu được vận chuyển về chân công trình để giảm chi phí vận chuyển khi cần dïng. Kho chứa nguyên vật liệu vì vậy mang tính chất kho tạm. Thông thường, số lượng nguyên vật liệu mua về đủ cho sử dụng trong vòng một kỳ kế toán hoặc giai đoạn thi công một hạng mục công trình. việc bảo quản nguyên vật liệu được thủ kho tại đội thi công quản lý. Một số loại nguyên vật liệu như sắt, thép, xi măng phải bảo quản trong nhà kho, một số loại khác như cát, sỏi, đã bảo quản bằng hệ thống kho bãi ngoài trời. Số này rất dễ bị thất thoát do ảnh hưởng của các điều kiện ngoại cảnh như gió, mưa, bão , thiên tai… Trong khâu khai thác sử dụng số lượng nguyên vật liệu sử dụng trên hạn mức được tính theo những thông số kỹ thuật chung của ngành. Do đó, hoạt động khai thác sử dụng nguyên vật liệu phải đảm bảo sao cho vừa sử dụng hiệu quả, vừa hợp lý, vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Đây là chủ trương trọng yếu của ngành xây dựng từ nhiều năm qua và hiện nay vẫn là một câu hỏi còn bỏ ngỏ. 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Hoàng Thạch Thép phi 6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: Xi m._.