Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH thương mại sản xuất và dịch vụ vận tải Phú Quang (chứng từ ghi sổ)

ho người lao động, có điều kiện đầu tư vào tái sản xuất mở rộng. Để tạo ra một thực tế sản phẩm cần phải có 3 loại chi phí là CP NVL trực tiếp, CP nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.Trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở của sản phẩm cũng như chi phí tạo ra sản phẩm nhiều hay ít phụ thuộc rất nhiềuvào chi phí nguyên vật liệu dùng để sản xuất.Như vậy việc quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng đòi hỏi công tác kế toán vật liệu phải được tổ chức tốt nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Là một doanh nghiệp hoạt động trong quá trình sản xuất, trong nền kinh tế thị tường có sự cạnh tranh gay gắt, công ty TNHH Thương mại sản xuất và dịch vụ vận tải Phú Quang cũng đứng trước một vấn đề bức xúc làm sao để quản lí nguyên vật liệu có hiệu quả.Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động vật liệu để làm thế nào quản lí và sử dụng hiệu quả nhất đồng thời tìm phương hướng để đưa dư luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện chung của doanh nghiệp.Thời gian qua công ty đã có nhiều đổi mới tronbg công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những tồn tại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương pháp hoàn thiện. Chính vì vậy qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH TMSX và DVVT Phú Quang, nhận thấy tâm quan trọng của vật liệu và những vấn đề còn tồn tại trong công tác, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong phòng kế toán và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Hải Đường, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu chuyên đề “tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH thương mại sản xuất và dịch vụ vận tải Phú Quang. Nội dung của chuyên đề ngoài lời nói đầu và kết luận được chia làm 3 chương: Chương i: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. chương ii: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH TMSX và DVVT Phú Quang chương iii: Nhận xét và kiến nghị công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH TMSX và DVVT Phú Quang Do kiến thức và thời gian có hạn nên chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót,em rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý kiến bổ sung của các thầy cô giáo và các cán bộ phòng ban trong công ty để em hoàn thiện kiến thức của mình. chương i các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ i. khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. 1.1 Khái niệm: - Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm. - Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định hữu hình. Ngoài những tư liệu lao động như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giầy dép dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định hữu hình nhưng vẫn coi là công cụ dụng cụ. 1.2 Đặc điểm : - Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về hiện vật và giá trị. + Về mặt hiện vật: Nguyên liệu, vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu bị tiêu hao và dưới tác động của lao động nguyên vật liệu không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên liệu, vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Đặc điểm của công cụ, dụng cụ: + Về mặt hiện vật: Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khi tham gia vào quá trình sảnn xuất công cụ, dụng cụ vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu. + Về mặt giá trị: Giá trị hao mòn được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công cụ, dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn vì vậy được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. 2. Vai trò của nguyên liệu,vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ bảo đảm việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. ii. phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu & ccdc 1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò, chức năng và có các đặc tính lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức chi tiết tới từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác kế toán thì cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo nội dung, công dụng của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. * Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nguyên liệu, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm như vải trong các doanh nghiệp may, bông trong các nhà máy sợi. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, tuy nó không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng nó có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ khi sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. - Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng, nó bao gồm các loại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí như xăng dầu hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho máy móc hoạt động trong quá trinh sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Là những chi phí, phụ tùng máy móc, thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế cho các bộ phận của TSCĐ hữu hình. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa được phản ánh ở trên. => Tác dụng của cách phân loại này: Giúp kế toán hạch toán phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu. Giúp doanh nghiệp nhận biết được vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để từ đó có biện pháp thích hợp trong quản lý và sử dụng vật liệu. * Căn cứ vào nội dung kinh tế thì công cụ dụng cụ được phân chia thành: - Dụng cụ giá lắp, đồ dùng chuyên dùng cho sản xuất. - Công cụ dụng cụ dùng cho công tác quản lý. - Công cụ dụng cụ bảo hộ lao động như quần, áo và mũ bảo hộ lao động. - Khuôn mẫu đúc sẵn. - Lán, trại tạm thời. - Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu. - Các loại dụng cụ khác. * Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ dụng cụ được chia làm 3 loại; - Công cụ dụng cụ. - Bao bì luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. Vậy tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, mặt hàng sản xuất… và hạch toán chi tiết mà nguyên vật liệu công cụ dụng cụ có thể chia thành từng thứ, nhóm, loại khác nhau sao cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. 2. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. - Khái niệm : Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá của chúng theo những nguyên tắc nhất định. - Nguyên tắc đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Kế toán hàng tồn kho phải được ghi nhận theo nghuyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. - Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, nên nội dung cấu thành giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập – xuất. 2.1 Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho. * Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên vật liệu và CCDC mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí liên quan trực tiếp đến mua hàng Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bảo quản, thuê kho *Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ nhập kho tự chế = Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho + Chi phí chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến những sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu,vật liệu và công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất chung cố định. * Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên vật liệu và CCDC = Giá gốc NL, VL và CCDC xuất kho thuê ngoài chế biến + Tiền công phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ và các chi phí có liên quan trực tiếp khác * Giá gốc: của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp liên doanh, góp vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng định giá và đã được chấp nhận cộng với các chi phí tiếp nhận(nếu có) *Giá gốc: của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ biếu tặng: Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do được biếu tặng = Giá trị hợp lý ban đầu của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tương đương + Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận * Giá gốc: của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được cấp: Giá gốc nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho do được cấp = Giá ghi trên sổ của đơn vị cấp trên hoặc giá được đánh giá lại theo giá trị thuần + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí có liên quan trực tiếp khác 2.2 Giá gốc nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho: Để tính giá gốc hàng xuất kho kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hang tồn kho sau: 2.2.1 Phương pháp tính theo giá đích danh: - áp dụng với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có giá trị lớn có thể nhận diện được đặc biệt là có thể bảo quản riêng theo trong lô trong kho. - Theo phương pháp này giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho tính theo giá trị thực tế của từng lô vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho. - Ưu điểm: Xác định được ngay giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải thưo dõi và quản lý chặt chẽ từng lô nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất và nhập kho. 2.2.2 Phương pháp nhập trước - xuất trước: - Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ , số lần nhập, xuất kho nguên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ ít. - Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ hàng tồn kho. 2.2.3 Phương pháp nhập sau - xuất trước: - Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có tần xuất nhập, xuất nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhiều. - Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đựoc tính theo giá hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 2.2.4 Phương pháp bình quân gia quyền: - Giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền theo mỗi lần nhập). Giá trị thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho + Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó đơn giá bình quân gia quyền có thể tính theo hai phương pháp sau: Phương pháp 1: Giá bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NVL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL, CCDC nhập kho trong kỳ => Phương pháp này tuy đơn giản nhưng mức độ chính xác không cao. Công việc tính toán chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán. Và nó phù hợp với doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp 2: Giá bình quân sau mỗi lần nhập. Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL, CCDC tồn kho trước khi nhập + Giá trị thực tế NVL, CCDC nhập kho của từng lần nhập Số lượng NVL, CCDC tồn kho trước khi nhập + Số lượng NVL, CCDC nhập kho của từng lần nhập => Phương pháp này đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức tính toán vì đơn giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng được tính lại sau mỗi lần nhập kho. 2.2.5 Phương pháp giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, việc xuất nhập kho thường xuyên với số lượng lớn thường sử dụng phương pháp tính giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, đó có thể là giá kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thự hiện được trên thị trường. Giá hạch toán là giá tạm tính được sử dụng ổn định, thống nhất trong thời gian dài tại doanh nghiệp để ghi chép, tính giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. Tuy nhiên do giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nên để xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cuối kỳ phải đổi giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế. Vậy hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được tính theo công thức sau: Hệ số chênh lệch giá = Giá trị thực tế NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NVL, CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị hạch toán CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị thực tế NVL, CCDC xuất kho = Giá trị hạch toán NVL, CCDC xuất kho x Hệ số chênh lệch Giá trị thực tế NVL, CCDC nhập (xuất) kho = Giá trị hạch toán NVL, CCDC nhập (xuất) kho x Hệ số chênh lệch giá iii. nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu và ccdc Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính sác kịp thời số lượng, khối lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất, nhập kho và tồn kho. - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán, phương pháp tính gía trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các phòng ban, các bộ phận về việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán. - Mở các loại sổ(thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo đúng chế độ, phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện chế độ mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn , định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí từ đó xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước. - Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. iv. thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, các chứng từ kế toán có liên quan. 1. Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. khi hàng về đến nơi nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận để đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng, chất lượng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “Phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đo, đong, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2. Thủ tuc xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá thành hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 3. Các chứng từ kế toán có liên quan. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật theo từng kho, theo từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, đặc biệt phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên từng cơ sở chứng từ. Chứng từ kế toán sử dụng được quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1996 của Bộ Tài Chính và quyết định khác có liên quan bao gồm: - Phiếu nhập kho. (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho. (Mẫu số 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. (Mẫu số 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. (Mẫu số 08- VT) - Hoá đôn kiểm phiếu xuất kho. (Mẫu số 02- VT) - Hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn GTGT. Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mục. (Mẫu số 04- VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. (Mẫu số 05- VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. (Mẫu số 07- VT) v. phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu &CCDC Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - phương pháp đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp số dư. Mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm, nhựơc điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp về quy mô cũng như yêu cầu quản lý để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thích hợp, pháp huy hiệu quả công tác kế toán. 1. Phương pháp thẻ song song. Sơ đồ chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ chi tiết VL, CCDC Chứng từ xuất Bảng tổng hợp N- X- T Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất tồn trên Thẻ kho về mặt số lượng. ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. - Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập – xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn sau mỗi lần nhập, xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập – xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập – xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: Ghi đơn giá, tính thành tiền. Phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. + Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu với thẻ kho với sổ (thẻ) kế toán chi tiết. + Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu này dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. - ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chếp và quản lý. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về mặt số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu dồn vào ngày cuối tháng nên không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập – xuất – tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Trình tự kế toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự như phương pháp thẻ song song. + Định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập – xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. + Căn cứ vào sổ tổng hợp trên bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. + Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với số đối chiếu luân chuyển. + Đối chiếu giá trị nhập – xuất – tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kì kế toán do đó hạn chế chức năng kế toán. 3. Phương pháp sổ số dư: Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Bảng giao nhậ chứng từ xuất Sổ số dư Bảng giao nhận chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư. Chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn - Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập – Xuất – tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán (tổng hợp) lập bảng tổng giá trị nhập, xuất, tồn của từng nhóm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. - Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư: + Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi thẻ kho xong thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư. + Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi kế toán vật tư. + Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm để ghi vào cột tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho theo từng kho. + Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho). + Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu và công cụ dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do phòng kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. + Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu số liệu trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ số dư. - ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư trnhs được việc trùng lặp với thủ kho, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán. - Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. vi. kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ Nguyên liệu, vật liệ và công cụ dụng cụ là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế tóan và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất xưởng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. 1. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu và công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Như vậy việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn và hiện nay phương pháp này được sử dụng rất phổ biến ở nước ta. 1.1. Tài khoản kế toán sử dụng. * Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đường - Kế toán sử dụng tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi trên đường” để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. - Kết cấu và nội dung tài khoản 151 – hàng mua đang đi trên đường. Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua đang đi trên đường. Bên có: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển dao thẳng cho các bộ phận sử dụng, cho khách hàng. Số dư bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho(hàng đi đường). * Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu - Kế toán sử dụng tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh giá trị bên có, tình hình biến động tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. - Kết cấu và nội dung tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Bên nợ: + Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có: + Trị giá nguyên vật liệu suất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra tài khoản 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên liệu, vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại doanh nghiệp, cụ thể: Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 1521 Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522 Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523 Nhiên liệu Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị Xây dựng cơ bản Tài khoản 1528 Vật liệu khác * Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ - Kế toán sử dụng tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ để phản ánh giá trị hiên có, tình hình tăng giảm các loại công cụ dụng cụ trong kho của doanh nghiệp. - Kết cấu và nội dung tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ. Bên nợ: + Trị giá thực tế công cụ dụng cụ nhập kho do mua._.