Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty rượu Đồng Xuân

và khả năng khai thác chế biến của nền công nghiệp trong nước. Con đường phát triển cơ sở vật chất cho xã hội là tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu (NVL) vì nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất. -đối tượng lao động. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phsi NVL cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, tới thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán với vai trò là công cụ quản lý đắc lực phải ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ NVL nhằm đáp ứng yêu cầu tiết kiệm chi phí NVL, giảm giá thành, tăng lợi nhuận. Trong quá trình thực tập tại Công ty Rượu Đồng Xuân, tôi với tư cách là một sinh viên Học viện Tài chính nhận thấy công tác kế toán đặc biệt là kế toán VậT Tưcủa RĐX rượu Đồng Xuân. Công ty đã tương đối nề nếp, đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở Công ty. Tuy nhiên, công tác kế toán vật tư vẫn còn một số hạn chế cầnhoàn thiện để nâng cao hiệu quả và vai trò kế toán vật tư. Vì vậy, khi đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán vật tư ở công ty rượu Đồng Xuân, tôi mong sẽ tìm ra những mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề suất một số ý kiến để hoàn thiện hơn công tác kế toán vật tư tại công ty. Chính vì những lý do trên, tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty rượu Đồng Xuân”. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề được chia làm ba phần: Chương I. Lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở Công ty rượu Đồng Xuân. Chương III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toàn NVL và quản lý NVL ở Công ty Rượu Đồng Xuân. Do khả năng là thời gian có hạn, chuyên đề này chắc chắn còn nhiều hạn chế và thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô chú anh chị trong phòng kế toán của Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Văn Bá Thanh các cô chú anh chị ở phòng Kế toán Công ty Rượu Đồng Xuân đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chuyên đề này. Chương I. Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Quản lý và hạch toán vật tư là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Là đầu vào của quá trình sản xuất, sự tiêu hao nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất quyêt sđịnh đến chất lượng và giá thành sản phẩm nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả sản xuất của doanh nghiệp trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu được trình bày trong chuyên đề này là một trong những vấn đề đang được quan tâm của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Đặc điểm, vị trí và yêu cầu của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. ở mỗi doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, giá trị chuyển dịch này lớn hay nhỏ trong giá trị sản phẩm, dịch vụ thì còn tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Thông thường, trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Do NVL là tài sản dự trữ thường xuyên biến động các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay các nhu cầu khác nên việc quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thumua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ là vô cùng cần thiết. ở khâu thu mua, yêu cầu kế toán phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, gía mua, chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất. Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp. sắp xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý và sử dụng, đảm bảo tình thống nhất giữa các bộ phận kế toán, vật tư và kế hoạch. Mặt khác, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiền cân đo, thực hiện tốt chế độ bảo quản từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cung xlà một trong những yêu cầu quản lý đối với NVL. ở khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sửo định mức, dự toán chi phí nhừam hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ tho doanh nghiệp vì vậy kế toán cần phải tổ chức ghi chép, quản lý NVL xuất dùng the từng đối tượng sử dụng như: từng sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng hay theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phcụ vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc mua, cung ứng NVL không đáp ứng kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng, vốn do dự trữ quá nhiều. Tuỳ thuộc từng doanh nghiệp về trình độ quản lý và cách thức quản lý NVL để có những biện pháp báo động tình trạng khan hiếm hoặc ứ đọng NVL tồn kho theo từng thứ, từng loại để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý. 2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý đó thì kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp, sắp xếp và tạo thành danh mục, nguyên vật liệu đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán vật tư kế hoạch. - Tổ chức hạch toán ban đầu nguyên vật liệu xác định chứng từ vật tư sử dụng ở doanh nghiệp, quy định phân công bộ phận lập chứng từ tổ chức luân chuyển chứng từ vật tư đến các bộ phận có liên quan. - Lựa chọn cách đánh gía vật liệu phù hợp với tình hình doanh nghiệp, để thuận tiện cho việc ghi sổ, tính toán và quản lý nguyên vật liệu. -áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật về hạch toán. Tổ chức tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản, tình hìnhnhập xuất tồn NVL. Kiểm tra tình hình thực hiệnkế hoạch thu mua vật tư về các mặt số lượng chủng loại, giá cả thờihạn nhằm đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ kịp thời đúng chủng loại số lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. -Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luôn chuyển của NVL cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của Việt Nam nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chinhs xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phcụ vụ cho việclập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. II. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thành các loại, các nhóm, các thứ tự theo tiêu thức phân loại nhất định tuỳ thuộc yêu cầu quản lý và phù hợp với từng doanh nghiệp. Vì vậy, có một số tiêu thức phân loại nguyên vật liệu như sau: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài). Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt, thép, xi măng, gạch… trong xây dựng cơ bản, bông trong ngành dệt, vải trong doanh nghiệp may. Riêng bán, thành phẩm mua ngoài là nguyên vật liệu với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm như sợi mua ngoài trong các đơn vị dệt… -Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác, quản lý sản xuất bảo quản bao gói sản phẩm như thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa bao bì và vật liệu đóng gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu bao gồm các loại ở thể khí lỏng, khí, rắn rùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất, kinh doanh như xăng, dầu, than, khí gas… - Phụ tùng thay thế. Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… -Thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu, vật tư xây dựng dùng cho công việc xây dựng cơ bản. - vật liệu khác: là loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế biến sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại, nguyên vật liệu nêu trên sẽ được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách… *Căn cứ vào nguồn gốc Nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến * Căn cứ vào mục đích sử dụng - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: nhu cầu quản lý sản xuất, quản lý doanh nghiệp, nhu cầu bán hàng. Việc phân chia nguyên vật liệu trong cac doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng danh điểm và lập sổ doanh điểm vật liệu, trong đó vật liệu được chia thành các nhóm, loại, thứ tự, bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trên phạm vi toàn doanh nghiệp giúp cho cacs bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp với nhau chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu 2. Đánh giá nguyên vật liệu 2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu 2.1.1. Nguyên tắc giá phí Nguyên vật liệu hiện có ở các doanh nghiệp sản xuất được phản ánh trong sổ kế toán vào báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số nguyên vật liệu đó. 2.1.2. Nguyên tắc nhất quán. Theo nguyên tắc này, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác, có như vậy các báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp mới có thể so sánh được. Đối với nguyên vật liệu, nguyên tắc này đòi hỏi Việt Nam phải sử dụng phương pháp tính giá ổn định từ kỳ này sang kỳ káhc. 2.1.3. Nguyên tắc thận trọng. Theo nguyên tắc này thì doanh nghiệp ghi nhận được khi có chứng cớ chắc chắn, có nghĩa là các nghiệp vụ làm tăng thu nhập và tăng vốn chủ sở hữu chỉ được ghi có chứng cớ chắc chắn (chứng từ) chi phí và các khoản làm giảm vốn chủ sở hữu phải được ghi chép ngay mặc dù chưa có chắc chắn. Do đó, trên bảng CĐKT, hàng tồn kho phải được phản ánh theo trị giá có thể thực hiện được (theo giá gốc hoặc thấp hơn giá gốc). Nếu giá có thể thực hiện được vật liệu giảm sút hoặc hư hỏng, kém phẩm chatá thì doanh nghiệp được lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2.2. Nội dung đánh giá nguyên vật liệu 2.2.1. Giá thực tế nhập kho a. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT + - Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp + Trong đó, chi phí phát khi mua hàng bao gồm các chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu nếu có) b. Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến + c. Đối với Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến + - d. Đối với phế liệu thu hồi Giá thực tế = Giá ước tính (nếu giá trị nhỏ) Giá thực tế = Giá thực tế tương đương trên thị trường (nếu giá trị lớn) e. Đối với nguyên vật liệu là vốn góp liên doanh của đơn vị khác 2.2.2. Giá thực tế xuất kho. Đánh giá theo giá mua thực tế. Theo cách đánh giá này, khi nhập nguyên vật liệu, kế toán ghi theo trị giá mua thực tế của từng lần nhập, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng được hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuât skho nhằm xác định trị giá vốnhàng xuất kho. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý khác nhau, nếu có thể lựa chọnmột trong các phương pháp sau cho phùhợp -Tính theo đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ. Trong đó Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước Theo phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước, thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế củ số nguyên vật liệu đó để tính. -Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước Theo phương pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì đem xuất kho trước. vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính. -Tính theo giá đích danh. Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 3.1. Nội dung kế toán chi tiết nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận, đơn vị tham gia. Vì vậy, yêu cầu quản trị nguyên vật liệu ở khía cạnh hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho ở cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền, theo từng thứ (mặt hàng, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện song song ở bộ phận kho và bộ phận kế toán doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho là một bộ phận kế toán vật liệu trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng vì thủkho là người quản lý các loại vật liệu chịu trách nhiệm tổ chức về các mảng nhập, xuất bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu và chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Bộ phận kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình sẽ thông qua chứng từ ban đầu đã kiểm tra hợp lệ ghi chép vào sổ sách, ghi chép chi tiết và tập hợp bằng chỉ tiêu giá vốn để phản ánh, giám sát kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 3.2. Yêu cầu kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở từng kho và bộ phận kế toán doanh nghiệp. Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Bảo đảm khớp về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa sổ kế toán chi tiết với ố liệu hạch toán chi tiết ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày định kỳ theo yêu cầu quản trị nguyên vật liệu 3.3. Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, để đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở cho ghi sổ chi tiết hàng tồn kho kế toán có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn một cách linh hoạt. Theo chế độ chứng từ kế toán quy đinh, ban hành theo QĐ1141/QĐ/CĐ kế toán ngày 1-1-1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ bao gồm: - Hoá đơn GTGT -Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 08-VT) -Hoá đơn kieme phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) -Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ sử dụng thốngnhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: -Phiếu nhập vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) - PHiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 05-VT) Đối với các chứng từ trên phải theo đúng mẫu quy định và được tổ chức và luân chuyển theo trình tự và thời gian mà kế toán trưởng quy định. 3.4. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 3.4.1. Phương pháp ghi thể song song Theo phương pháp này thì hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, nhập nguyên vật liệu là căn cứ vào số thực nhập, thực xuất để ghi vào các phiếu nhập, phiếu xuts và thẻ kho chỉ tieue số lượng thẻ kho do kế toán lập và được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn. Trong đó các thẻ kho được sắp xếp theo loại nhóm thứ của nguyên vật liệu Tại phòng kế toán sau khi kế toán xuống kho lấy chứng từ đem về thì tiến hành hàonchỉnh chứng từ và căn cứ vào chứng từ để ghi vào sổ chi tiết vnl, chỉ tiêu số lượng và thành tiền. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ (sổ) chi tiết VT Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho VT Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho : Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra : Ghi cuối tháng Điều kiện áp dụng phương pháp này. Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượngnhập kho xuất ít, số phát sinh không thường xuyên. 3.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này, thủ kho ghi chép vẫn như phương pháp ghi thẻ song song. Tại phòng kế toán. Kế toán mở rổ luân chuyển cho cả năm để ghi chép nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu. Mỗi tháng chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng và để có số liệu ghi vào sổ trên. Kế toán phải lập các bảng kê nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ của thủ kho. Sơ đồ ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Phiếu xuất kho : Ghi hàng ngày : Định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Kế toán tổng hợp Điều kiện áp dụng chỉ thích hợp có ít nghiệp vụ xuất dùng 3.4.3. Phương pháp sổ số dư Thủ kho không những chỉ ghi thẻ kho mà còn phải ghi sổ số dư vào cuối tháng. Sổ số dư do kế toán mở cho cả năm và thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để tính ra số dư cuối tháng để ghi vào sổ số dư. Tại phòng kế toán họ kiểm tra lại và hoàn thiện các chứng từ sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kê nhập, xuất NVL. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp nhập xuất kho sau đó dựa vào số dư của thủ kho gửi lên kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất tồn trong kỳ. Sơ đồ kế toán phương pháp ghi sổ số dư. Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Như vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu khác nhau. Tuy nhiên dù áp dụng phương pháp nào thì cũng phải đảm bảo tính nhất thiết quản liên tục giữa các kỳ hạch toán 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nlv là tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vì vậy, việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép trên sổ kế toán và xác định giá trị hàng hoá tồnkho, hàng xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. 4.1. Chứng từ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng. a. Trường hợp tăng nguyên vật liệu Chứng từ bắt buộc - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (M08-VT - Phiếu mua hàng (Mẫu 13-bảo hiểm) Chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu 07-VT) - Chứng từ hoá đơn thuế GTGT. Các chứng từ bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính hợp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế haọch cụ thể để đảm bảo ghi chép đầy đủ. b. Trường hợp giảm nguyên vật liệu Chứng từ bắt buộc - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 08-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) 4.2. Tài khoản kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng. a. Tài khoản chủ yếu Tài khoản 152 – nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. tài khoản này có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán cho từng loại, thử vật liệu. - TK151: Hàng mua đang đi đường. Nội dung: phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền nhưng chưa nhập kho và đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho. b. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan. - TK331: Phải trả cho người bán - TK611: Mua hàng -TK111: Tiền mặt - TK112: Tiền gửi ngân hàng -TK141: Tạm ứng 4.3. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.3.1. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK131,112,111 TK151 TK152, 153, 156 TL621 Hàng đi đường kỳ trước TK154 Nhận Vật tư đi thuê ngoài gia công tự chế biến TK411 Nhận cấp phát, tăng thưởng nhận góp vốn của đon vị khác TK128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK338, 642 Vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê TK421 Chênh lệch tăng khi đánh giá lại tài sản TK641,642,627,241 TK632 TK154 TK128,222 TK1381(1), 642 412 TK331,111,112 133 (1) Xuất hàng dùng NVL trực tiếp cho sản xuất sản phẩm Xuất kho phục vụ cho quản lý, sản xuất, bảo hiểm, XDCB Giá trị vật tư xuát bán Xuất vật tư chế biến hoặc thuê ngoài gia công Xuất góp vốn liên doanh Vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê Hàng đi đường kỳ trước Chênh lệch giảm khi đánh giá lại tài sản TK331,112,111 Chi phí liên quan tới gia công TK133 (1) NVL kém phẩm chất trả lại NB Thuế GTGT không được khấu trừ của số hàng giao trả hoặc giảm giá 1. Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài. Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về trong tháng. Căn cứ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệmv à phiếu nhập kho, kế toán ghi: -Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK152 (Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa có VAT) Nợ TK133 (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 111, 112, 331 (Số tiền thanh toán) -Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK152 Có TK111, 112, 331 (Tổng số tiền thanh toán) Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, doanh nghiệp vẫn làm chủ tục nhập kho nếu xét thấy số nguyên vật liệu đó phù hợp với hợp đồng kinh tế đã ký kết. Sau đó, kế toán không ghi vào sổ kế toán mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn”. Trong tháng, nếu hoá đơn về thì căn cứ phiếu nhập VậT Tưvà hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK133 (1) Có TK111, 112, 331. Cuối tháng nếu hoá đơn chưa về thì ghi như trên theo giá tạm tính. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế. Trường hợp vật tư hàng hoá nhập khẩu , doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá CIF và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Căn cứ phiếu nhập kho vật tư hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK333(3) (Số thuế nhập khẩu phải nộp) Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi Nợ TK133(1) Có TK333(1) (Số thuế GTGT phải nộp) Khi thuế GTGT được nộp, kế toán ghi Nợ TK333 Có TK111, 112 2. Tăng nguyên vật liệu khi hàng đang đi đường nhưng hóa đơn đã về trong tháng. Những nguyên vật liệu doanh nghiệp phải tiến hành thu mua trong tháng (đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán) nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán chưa ghi sổ ngay vmà lưu hóa đơn, chứng từ vào hồ sơ “Hàng đi đường” Trong tháng, hàng về thì kế toán ghi như trường hợp tăng do mua ngoài. Cuối tháng, hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán ghi: Nợ TK511 Nợ TK133 (1) Có TK111, 112, 331 (Tiền thanh toán) Sang tháng khi hàng về kế toán ghi Nợ TK152 (nếunhập kho) Nợ TK621, 627 (nếu xuất kho cho sản xuất ở phân xưởng) Có TK151 4.2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá thể hiện theo sơ đồ TK152, 153, 156 TK611 TK621, 641, 642 Kết chuyển nguyên vật liệu tồn đầu kỳ TK411 Nhận vốn góp liên doanh TK111, 112, 331, 141 Nhập kho NVL TK157, 632 NVL xuất dùng cho sản xuất Vật tư hàng hoá bán ra cuối kỳ Chiết khấu, giảm giá, hàng mua bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ 1 2 3 4 7 5 6 4.3.3. Kiểm kê đánh giá lại vật tư hàng hoá Kiểm kê vật tư hàng hoá là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật tư hàng hoá mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Qua đó, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật tư, hàng hoá cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí vật tư hàng hoá, có biện pháp kịp thời xử lý những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật tư hàng hoá. Đánh giá lại vật tư hàng hoá thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư hàng hoá đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp Nhà nước quy định nhằm bảo đảm vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê có thành phần đại diện lãnh đạo, những người có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật tư hàng hoá. 4.3.4. Kế toán dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế haọch. Việc trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đều được thực hiện ở thời điểm khoa sổ kế toán để lập BCTC năm. Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng tồn kho giảm giá tại thời điemẻ lập BCTC năm là giá cả có thể mua hoặc bán được trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành cho từng loại VT, hàng hoá bị giảm giá và tông rhợp khoảng dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Xử lý khoản dự phòng giá hàng tồn kho Cuối năm, doanh nghiệp có vật tư hàng hoá tồn kho bị giảm gía so với giá trịghi trên sổ kế toán thì phải trích lập dự phòng giảm gái hàng tồn kho theo các quy định. -Nếu số dự phòng giảm gái hàng tồn kho phải trích lập cho năm kế haọch bằng số dư khoản dự phòng naưm trước đã trích thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp. -Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoanr dự phòng đã trích lập năm trước. -Ngược lại nếu dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn so với số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thunhập khác phần chênhlệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lapạ năm trước với số dự phòng phải tích lập cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán và lập BCTC năm 4.3.5. Hình thức sổ kế toán. Tuỳ theo điều kiện đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụngc ác hình thức sổ kế toán khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung Là hình thức mà tất cả các Nhân viên kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Hình thức nhật ký chứng từ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có các tài khoản, kết hợp giữa việc ghi theo thứ tự thời gian với việc ghi theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu phục vụ cho lập BCTC. -Hình thức chứng từ ghi sổ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loaiị để lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại cùng nội dung kinh tế. III. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Để phục vụ tốt cho sản xuất sản phẩm thì một điều không thể thiếu đó là nguyên vật liệu. Vậy quản lý và sử dụng nguyên vật liệu đúng mức đúng quy cách sẽ là một yếu tố quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu để rút ra những nguyên nhân làm tăng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm và từ đó có các biện pháp quản lý và sử dụng hiệu quả hơn. 1. Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định khối lượng nguyên vật liệu mua vào nhiều hay ít ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng như tình hình sử dụng vốn trong doanh nghiệp. Do đó trước hết để có thể đánh giá hợp lý thường tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng VậT Tưtrong doanh nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trường cung ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp (số lượng sản phẩm sản xuất ra trong ngày, mức tiêu hao vật liệu cho một sản phẩm, khoảng cách giữa các lần cung cấp) việc xác định nhu cầu này được tính toán cho từng nguyên vật liệu Sau đó, tiến hành so sánh khối lượng từng thứ vật liệu mua vào thực tế với kế hoạch. kết quả so sánh có thể xảy ra một trong 3 trường hợp > 0. Vật liệu còn tồn kho, nếu quá lớn dẫn đến ứ động vốn bằng 0. Mua vào vừa đủ cho sản xuất < 0. Thiếu vật liệu cho sản xuất, dẫn đến ngừng sản xuất Do việc sử dụng vật liệu nhiều hay ít phụ thuộcv ào kết quả sản xuất nên cần so sánh trong mối quan hệ với sản xuất về khối lượng sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể, so sánh khối lượng vật liệu cung cấp thực tế với khối lượng vật liệu cung cấp kế hoạch điều chỉnh theo số lượng sản phẩm sản xuất ra. Khối lượng vật liệu cung cấp bao gồm cả vật liệu tồn kho đầy._.