Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội

ợc nhu cầu của thị trường cần cái gì. Từ đó căn cứ vào các yếu tố đầu vào để có phương án sản xuất tối ưu. Mặt khác doanh nghiệp cần phải nắm bắt được mức giá mà thị trường chấp nhận với sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và chi phí thực tế để tối đa hoá lợi nhuận. Muốn vậy, doanh nghiệp phải áp dụng nhiều biện pháp trong đó quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề trên, với mong muốn được góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Kết cấu của luận văn gồm 3 chương: Chương I : Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Chương III : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. Trong quá trình nghiên cứu đề tài em đã áp dụng phương pháp so sánh và phương pháp phân tích, tổng hợp dựa trên những cơ sở lý luận về hạch toán chi phí nguyên vật liệu và tình hình hạch toán thực tế tại công ty dệt 19/5 Hà Nôi. Từ đó, em mạnh dạn đưa ra những đánh giá, đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Do trình độ hiểu biết có hạn nên luận văn của em không thể tránh khỏi thiếu sót, em mong sẽ nhận được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là TS – Trần Thị Nam Thanh cùng toàn thể các cán bộ phòng tài vụ của Công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp và là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu có các đặc điểm sau: Thứ nhất, về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả và hợp lý. Thứ hai, về mặt giá trị: khác với tư liệu lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Bên cạnh đó vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng rất quan trọng: Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm. Chính vì vậy cả số lượng và chất lượng của sản phẩm đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp, từ đó tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, giá thành sản phẩm hạ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình SXKD đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng nguyên vật liệu để tránh lãng phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm. Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm xã hội. 1.1.2. Yêu cầu trong quản lý nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau trên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phải phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn giữ vững và nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này đòi doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau: Khâu thu mua: Nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua. Đồng thời phải quản lý việc lập kế hoạch, mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân, đo, đong đếm cần thiết; phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp. Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật và bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Khâu sử dụng: Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với các định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm ra biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc dự trữ nguyên vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý nguyên vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng hết sức khác nhau trong quá trình SXKD. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý. Trong thực tế của công tác quản lý ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy dệt; vải trong doanh nghiệp may… Đối với bán thành phẩm mua ngoài như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, xà phòng, hương liệu; hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường như dầu nhờn, giẻ lau; hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lượng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng được dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: bao gồm các loại nguyên vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài (phoi bào, vải vụn, bông rối, gạch, sắt..) Nguyên vật liệu khác: Bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại nguyên liệu đặc chủng… Cách phân loại nguyên vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình SXKD, tuy nhiên cũng có trường hợp một loại nguyên vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như nguyên vật liệu chính có lúc lại được sử dụng như nguyên vật liệu phụ. Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mục đích, công dụng chính của nguyên vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên tài khoản kế toán để phân loại nguyên vật liệu, theo đó nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (thường là các loại dầu, mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị). Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận, từ đó có biện pháp điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Nếu căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh được mua ngoài thị trường. Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Là các nguyên vật liệu do doanh nghiệp chế biến hoặc thuê ngoài gia công để phục vụ sản xuất. Nguyên vật liệu thu từ nguồn khác: là nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được tăng, thưởng cấp phát. Cách phân loại này tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh chính xác số hiện có và tình hình biến động nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể căn cứ vào quyền sở hữu để phân loại nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thành toán hoặc chấp nhận thanh toán. Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công, chế biến hay nhận giữ hộ. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp theo dõi và nắm bắt được tình hình thực hiện có của nguyên vật liệu từ đó có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý. Tuy nhiên để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng nguyên vật liệu. Bởi vậy các loại nguyên vật liệu cần phải được phân chia một cách tỷ mỉ hơn theo tính năng lý hoá, theo qui định phẩm chất của nguyên vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, trong đó nguyên vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại nhóm thứ được sử dụng một ký hiệu riêng gọi là số danh điểm nguyên vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán xuất, tồn kho nguyên vật phải phản ánh theo giá thực tế. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp do đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán, ghi chép hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu. Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá thực tế của chúng cũng khác nhau. Về nguyên tắc, giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên vật liệu đó cho đến lúc nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế Giá mua Các loại thuế Chi phí Các khoản cktm NVL nhập kho = ghi trên + không được + thu mua - và giảm giá NVL Trong kỳ hoá đơn hoàn lại thực tế mua được hưởng Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế Chi phí NVL gia công = NVL xuất + chế biến Nhập kho trong kỳ gia công chế biến Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế Các chi phí liên quan NVL thuê gia công = NVL xuất thuê + (tiền thuê gia công, chế nhập kho trong kỳ gia công chế biến biến; chi phí vận chuyển; hao hụt trong định mức). Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế được tính là giá của nguyên vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc theo giá trị nguyên vật liệu tặng thưởng tương đương với giá trị thường. b.Giá thực tế xuất kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải tính toán, xác định chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu xuất cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh (Phương pháp nhận diện) Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó. Phương pháp này thích hợp với những loại nguyên vật liệu đặc chủng, có giá trị lớn và nhận diện được. Phương pháp này thể hiện được thực tế tương xứng phù hợp giữa doanh thu và chi phí của hàng bán ra. Tuy nhiên, phương pháp này phải theo dõi chi tiết giá nguyên vật liệu mỗi lần nhập kho vì vậy khó thực hiện đối với số lượng nguyên vật liệu lớn. Hơn nữa, giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ không sát với giá thị trường. Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này, giá nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế Số lượng Giá đơn vị = x NVL xuất dùng NVL xuất dùng bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: + Cách 1: Giá đơn vị bình quân Giá thực tế + Giá thực tế cả kỳ dự trữ NVL tồn kho đầu kỳ nvl nhập trong kỳ = Số lượng thực tế + Số lượng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ NVL nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm. Nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Phương pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không nhiều. + Cách 2: Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ này (cuối kỳ trước) Giá đơn vị = bình quân cuối kỳ trước Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ này (cuối kỳ trước) Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá nguyên vật liệu trong kỳ. + Cách 3: Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập. Giá đơn vị = Bình quân sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập. Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, chính xác và cập nhật. Nhưng tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần, vì vậy chỉ nên sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho người ta dựa trên nguyên tắc: nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước và lấy đơn giá mua của lần nhập đó để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Giá thực tế = Số lượng x Đơn giá thực tế của lô NVL xuất kho NVL xuất kho NVL nhập trước Thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm; giá nguyên vật liệu tồn kho sát với mức giá hiện hành. Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Tuy nhiên, không thích hợp trong trường hợp lạm phát và phải tính riêng cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả thiết nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, khi xuất đến lô nguyên vật liệu nào thì lấy đơn giá mua của lô nguyên vật liệu đó để tính. Giá thực tế = Số lượng x Đơn giá thực tế của lô NVL xuất kho NVL xuất kho NVL nhập sau cùng Phương pháp này luôn cập nhập một cách khá chính xác về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong trường hợp lạm phát, khi mức giá có xu hướng tăng nhưng phải tính theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu với qui cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho do vậy việc tính giá được tiến hành cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ sau đó mới xác định được mức giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá nhập Tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ NVL lần cuối Giá thực tế = Giá thực tế + Giá thực tế - Giá thực tế NVL xuất dùng NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ NVL tồn cuối kỳ ã Phương pháp hệ số giá. Để tính giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho và nguyên vật liệu tồn kho, người ta có thể sử dụng phương pháp hệ số giá để tính. Theo phương pháp này hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, cuối kỳ mới tiến hành tính toán điều chỉnh chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được qui định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu. Trước hết tính hệ số giá theo công thức: Giá thực tế + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ Sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá NVL xuất kho trong kỳ NVL xuất kho trong kỳ Theo phương pháp này, số lượng tính toán ít, có thể theo dõi được sự luân chuyển hàng ngày của nguyên vật liệu theo thước đo giá trị, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Tuy nhiên, nó lại che dấu sự biến động của giá, đòi hỏi trình độ kế toán cao. Kết luận: Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho đều có nội dung, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do đó, doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn một phương pháp tính phù hợp. Phương pháp tính giá đã đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy việc đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu luôn luôn là một đòi hỏi cấp thiết đối với kế toán nguyên vật liệu. Trong thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp sản xuất nói riêng đang áp dụng ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. 1.3.1. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, kế toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu diễn ra như sau: ở kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi vào thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng thẻ tính ra số nhập, số xuất và số tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán nguyên vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản, dễ làm. Nhưng trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, kho tàng tập trung, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.  Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiêu xuất kho Sổ (thẻ) kế toán Chi tiết NVL Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn kho NVL Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, quá trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu diễn ra như sau: ở kho: vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm nguyên vật liệu như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà thay vào đó chỉ mở một quyển “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối thấng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi danh điểm nguyên vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại nguyên vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phương pháp này dễ làm, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm nguyên vật liệu được giảm nhẹ. Tuy nhiên, toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc kế toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. Ngoài ra việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, số lượng kho tàng ít, kế toán nguyên vật liệu kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Kế toán tổng hợp Bản kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này công việc kế toán được tiến hành cụ thể như sau: ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm nguyên vật liệu qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại nguyên vật liệu. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính ra thành tiền. ở phòng kế toán: Nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hoạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào bảng lũy kế nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng kê lũy kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với số liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp, tạo điều kiêpn kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu mà muốn biết phải thông qua thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán còn gặp nhiều khó khăn. Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại nguyên vật liệu, đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán hang ngày và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.  Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn ._.kho NVL Kế toán Tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo chế độ hiện hành. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, và yêu cầu cảu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó như: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào. kế toán cũng có thể định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng. Để tiến hành Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX có áp dụng luật thuế GTGT, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. TK 152 có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…) Dư nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho. TK 151 “hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). Kết cấu của TK 151 như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đường. Bên có: Phản ánh gía trị nguyên vật liệu đang đi trên đường trước khi nhập kho hay chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đường (đầu và cuối kỳ). Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính theo phương pháp khấu trừ). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức… tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. 1.4.1.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a. Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, nhận góp vốn của các đơn vị khác… trong trường hợp, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu phải tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong doanh nghiệp. Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài. Trường hợp 1: NVL và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết theo từng loại NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331,111,112,141…): Tổng giá thanh toán. + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá NVL mua (do nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách, do giao nhận…) hoặc nguyên vật liệu mua hay trả lại chủ hàng, ghi: Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả. Nợ TK 111,112: Số tiền người bán trả lại. Nợ TK 138 (1388): Số tiền được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết từng loại nguyên vật liệu): Số giảm giá nguyên vật liệu mua, chiết khấu thương mại hay nguyên vật liệu trả lại theo giá không thuế. Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng hay nguyên vật liệu mua trả lại. + Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua nguyên vật liệu do thanh toán tiền hàng trước hạn. Nợ TK 331: Trừ vào số tiền phải trả. Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 138 (1388): Số tiền được người bán chấp nhận. Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng. Trường hợp 2: nguyên vật liệu về chưa có hoá đơn: Khi nguyên vật liệu về mà chưa có hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “nguyên vật liệu chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu). Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng một trong ba cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính). Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. Trường hợp 3: Hoá đơn về nhưng nguyên vật liệu chưa về: Kế toán lưu hoá đơn mua hàng vào hồ sơ “nguyên vật liệu mua đang đi đường”. Nếu trong tháng nguyên vật liệu về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan (331, 111,112,141…): Tổng giá thanh toán. Sang tháng sau, khi nguyên vật liệu về, ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết nguyên vật liệu). Nợ Tk 621, 627, 641, 642: Xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Có TK 151: nguyên vật liệu đi đường kỳ trước đã về. Trường hợp 4: nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: + Nếu nhập kho toàn bộ số nguyên vật liệu (kể cả số thừa): Khi nhập kho, kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập: Nợ TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Trị giá toàn bộ số nguyên vật liệu (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa (chưa có thuế GTGT). Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi sổ như sau: - Nếu trả cho người bán: Nợ TK 338(3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa đã xử lý. Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Trả lại số thừa. - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa. Nợ TK 338 (3381): Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa. - Nếu thừa không dõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa. Có TK 711: Số thừa không dõ nguyên nhân. Ngoài cách ghi như trên, trị giá nguyên vật liệu thừa ghi ở tài khoản 3381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT đầu vào). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi sổ cho phù hợp. + Nếu nhập kho theo số hoá đơn: Khi nhập kho, ghi nhận số nhập như trường hợp bình thường. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể kế toán ghi sổ như sau: - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của số nguyên vật liệu thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số nguyên vật liệu thừa. - Nếu thừa không do nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu thừa (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 711: Số thừa không dõ nguyên nhân. Trường hợp 5: Nguyên vật liệu thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá nguyên vật liệu thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá mua chưa có thuế của số thực nhập kho. Nợ TK 138 (1388): Trị giá số thuế (không có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. + Khi xử lý: - Nếu người bán giao tiếp số nguyên vật liệu còn thiếu: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. - Nếu người bán không còn nguyên vật liệu: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số NVL thiếu. - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 138 (1381), 334: Cá nhân phải bồi thường. Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số NVL thiếu. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân. Có TK138 (1381): Xử lý số thiếu. Ngoài cách ghi trên, trị giá nguyên vật liệu thiếu ghi nhận ở TK 1381 còn có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán, do vậy số thuế GTGT đầu vào ghi nhận ở TK 1331 chỉ là số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng với số nguyên vật liệu thực nhập. Trường hợp 6: Nguyên vật liệu kém phẩm chất, sai qui cách, không đảm bảo như hợp đồng: Số nguyên vật liệu này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá mua chưa có thuế GTGT. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT giảm trừ tương ứng. Trường hợp nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến hoàn thành nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thành sản xuất thực tế. Có TK 154: Ghi giảm chi phí. Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài hoặc tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như nhận liên doanh, nhận cấp phát, góp vốn… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá nguyên vật liệu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các TK phù hợp. Ví dụ: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm. Có TK 411: Nhận cấp phát, nhận góp vốn. Có TK 711: Nhận viện trợ, biếu tặng. Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên vật liệu. Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 621, 627, 641, 642, 154, 711… Dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi nhập kho. Tăng nguyên vật liệu do phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm. Có TK 338 (3381): Nguyên vật liệu thừa ngoài định mức, chờ xử lý. Có TK 632: Thừa trong định mức tại kho. Khi xử lý sẽ tuỳ thuộc vào nguyên nhân ghi: Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan b. Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho SXKD, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Trong mọi trường hợp, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng theo phương pháp tính đã đăng ký và phân bổ đúng đối tượng sử dụng. Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD: Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. Xuất kho nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế. Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của nguyên vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh. Xuất nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay. Xuất kho nguyên vật liệu cho các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng… ): Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng, biếu tặng… Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại. Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu. Phát hiện thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê. + Nếu chưa rõ nguyên nhân ghi: Nợ TK 138 (1381): Nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý. Có TK 152 (chi tiết NVL). Khi có quyết định xử lý, tuỳ thuộc nguyên nhân thiếu ghi: Nếu thiếu trong định mức được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 138 (1381) Nếu thiếu ngoài định mức, người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường ghi: Nợ TK 111: Số bồi thường vật chất đã thu. Nợ TK 138 (1388): Số bồi thường vật chất phải thu. Nợ TK 632: Tính vào giá vốn hàng bán. Có TK 138 (1381). + Trường hợp xác định ngay nguyên nhân thiếu thì không phải ghi qua TK 138 (1381) mà tuỳ thuộc từng nguyên nhân để ghi như phần xử lý ở trên. 1.4.1.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Tương tự như trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Chỉ khác ở chỗ giá mua vào của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế (Tổng giá thanh toán phải trả nhà cung cấp). Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX (Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu). TK515 TK111,112,141,331,311 TK152 TK621 TK133 Nhập kho VL mua ngoài Xuất dùng cho SX Xuất cho CPSX chung, BH,QL Xuất cho XDCB sửa chữa TSCĐ TK627,641,6421 TK241 TK154 Thuê ngoài gia công TK1388,1368 Xuất cho vay tạm thời TK632 Xuất bán TK128,222,223 Xuất góp vốn LD TK711,811 TK111,112,331 CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại CL tăng TK133 TK1381.632 TK412 Phát hiện thiếu hụt, mất mát Chênh lệch giảm do đánh giá lại TS CKTT được hưởng NVL mua chưa nhập kho TK151 Trị giá VL nhập kho do NK TK3333 Thuế nhập khẩu TK3331 Thuế GTGT hàng NK TK133 TK411 TK711 Nhận vốn góp liên doanh NVL tăng do được tặng TK128,222 Nhận lại vốn góp LD TK154 Nhập do gia công VL tăng do vay tạm thời TK3388,3386 VL phát hiện thừa chờ xử lí TK3381 Nhập kho TK412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TS CL giảm 1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trên tài khoản phản ánh nguyên vật liệu tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của nguyên vật liệu trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó, xác định lượng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị NVL = Giá trị NVL + Giá trị NVL - Giá trị NVL Xuất dùng trong kỳ còn lại đầu kỳ nhập trong kỳ còn lại cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng. 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). TK 6111 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: TK này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: TK này dùng để phản ánh trị giá số nguyên vật liệu mua (đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, từng người bán. Tài khoản 151 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đường. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX. Sơ đồ 5: kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK (Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu). TK151,152 TK611 TK151,152 KC giá trị VL tồn đầu kì Mua tiền trả ngay TK133 TK111,112 TK515 TK331,311 Tiền đã trả CKTT được hưởng Mua chịu hoặc trả bằng tiền vay TK133 TK3331 Thuế GTGT hàng NK TK3333 Thuế NK phải nộp TK411 Nhận góp vốn LD TK3381 NVL thừa khi kểm kê TK412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TS TK331,111,112 CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại Xuất dùng cho SXKD TK631 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu hụt, mất mát TK111,138,334,632 Xuất bán TK412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại TS TK621,627,641,642 KC giá trị NVL tồn CK TK133 TK632 1.5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. 1.5.1. Các khái niệm. Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá gốc (giá gốc nguyên vật liệu tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại). Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho quán triệt nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Vào thời điểm cuối niên độ kế toán, khi hàng tồn kho của doanh nghiệp có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, kế toán phải tiến hành trích lập dự phòng nhằm ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho. 1.5.2. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Theo thông tư 89/2002/TT - BTC ngày 9/10/2002 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính, đối với chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho qui định việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL tồn kho) được hạch toán vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Quá trình trích lập được thực hiện như sau: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Số dự phòng giảm giá NVL tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá NVL tồn kho). Có TK 159: Dự phòng giảm giá NVL tồn kho. + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá NVL tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá NVL tồn kho). Sơ đồ 6: Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. TK159 TK632 Trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay > số đã lập ckỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá NVL tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay < số đã lập CK kế toán năm trước) 1.6. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán về nguyên vật liệu theo các hình thức sổ. Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. Về thực chất, hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ, trình tự và phương pháp ghi chép và tổng hợp số liệu để lập các báo cáo kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán, thể lệ kế toán của nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị, phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán cho phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, ban hành theo quyết đinh số 1864/1998/QĐ- BTC ngày 16/12/1998 quy định các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp xây lắp bao gồm: 1.6.1.Hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký , mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ chủ yếu theo hình thức này bao gồm: - Nhật ký chung. - Sổ Cái TK152. - Các sổ, thẻ chi tiết NVL. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất kho NVL…) làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung vào sổ Cái TK152 và các tài khoản liên quan khác. Nếu các đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL còn được ghi váo sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết chi phí NVL theo mức phân bổ và đối tượng sử dụng NVL. Nếu doanh nghiệp có mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan như sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền…Định kỳ, tổng hợp số liệu ở sổ Nhật ký đặc biệt để vào sổ Cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng phát sinh bên Nợ và tổng phát sinh bên Có trên bảng cân đối số phát sinh bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Sổ nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, nhưng có nhược điểm là ghi chép trùng lắp (Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền- Sổ Cái tiền mặt; Sổ nhật ký mua hàng – Sổ Cái tài khoản mua hàng). Sơ đồ 7 :Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 152 Chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất, bảng kê, bảng phân bổ) Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Q uan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 1.6.2. Hình thức Nhật ký- Sổ Cái. Đặc trưng của hình thức này: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký- Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Các loại sổ kế toán theo hình thức này là: Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 152 Chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất, bảng kê, bảng phân bổ) Báo cáo kế toán - Nhật ký- Sổ Cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL kết hợp với sổ kho NVL (nếu NVL lưu chuyển qua kho). Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký – Sổ Cái, sau đó vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký- Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ , thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký- Sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. Như vậy trong hình thức Nhật ký - Sổ Cái việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo hệ thống (trên cơ sở Nhật ký sổ Sái), nhưng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi trên sổ kế toán chi tiết. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ tổng hợp được tiến hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng cân đối số phát sinh. Hình thức Nhật ký- Sổ Cái có ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra, nhưng có nhược điểm là khó phân công lao động kế toán tổng hợp (chỉ có một sổ kế toán tổng hợp), đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh. Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái. Chứng từ gốc: phiếu nhập xuât…. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký- Sổ Cái TK152 Báo cáo tài chính Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn VL Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.6.3.Hình thức chứng từ - ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ - ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái TK152. - Các sổ chi tiết NVL… Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bắng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Như vậy, trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính được tiến hành tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian (Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi theo hệ thống (sổ cái tài khoản), tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ cái tài khoản,Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ) với ghi sổ kế toán chi tiết. Trong một số trường hợp có sự kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên sổ Cái tài khoản (sổ nhiều cột). Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán cũng được tiến hành trên các bảng chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh như trong hình thức sổ Nhật ký chung. Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ- ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: phiếu nhập, xuất... Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK152 Bảng cân đối số phát._.g định mức. Hiện nay, hầu hết giá các loại nguyên vật liệu trên thị trường đều tương đối ổn định. Do vậy công ty dệt 19/5 Hà Nội vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá đối với nguyên vật liệu tồn kho vì xét thấy việc đánh giá nguyên vật liệu là rất ít khi phải làm và chưa cần thiết. Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 NKCT 4, 5, 6 NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 Bảng kê 4, 5, 6 BPB số 2 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152, 153 NKCT số 7 BCTC Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Trên đây là toàn bộ thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. Công ty đã áp dụng tương đối hợp lý, sáng tạo những qui định về hạch toán kế toán do Bộ tài chính ban hanh. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định. Do vậy công tác kế toán NVL ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty, đảm bảo đúng chế độ qui định thì cần phải có một số sửa đổi bổ sung thích hợp sẽ được trình bày trong phần tiếp theo. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà Nội. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy một trong những yếu tố nhằm đạt lợi nhuận cao là giảm chi phí SXKD trong đó có việc giảm chi phí NVL. Để làm được điều này thì các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán. Đây thực sự là một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, nền sản xuất xã hội cũng ngày càng phát triển, nền kinh tế được mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, các ngành nghề ngày càng được đa dạng hoá. Từ đó, đòi hỏi cơ chế quản lý phải thường xuyên đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng như của Nhà nước. Chính vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, khi Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong SXKD theo khuôn khổ pháp luật thì hạch toán kế toán lại càng trở nên quan trọng và cần phải đổi mới cho phù hợp với những thay đổi của nền kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu cũng không phải là một ngoại lệ, nó cũng cần phải được đổi mới và hoàn thiện. Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt, thì quá trình cung cấp nguyên vật liệu sẽ hợp lý, kịp thời, đồng bộ, sẽ kiểm tra, giám sát được quá trình sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, nhằm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, lãng phí. Từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu công tác kế toán NVL chưa hợp lý, chậm đổi mới, sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 và gần đây là thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9-10-2002 (ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31-12-2001) của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán trong tình hình mới, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp, không tránh khỏi những sai sót, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán NVL là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. 3.2. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 Hà nội. Công ty dệt 19/5 Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các loại vải công nghiệp chất lượng cao. Sau hơn 46 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng Công ty dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh. Có được thành công đó phải kể đến sự cố gắng, nỗ lực, quyết tâm của ban lãnh đạo cũng như toàn thể CB – CNV Công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận giám đốc bằng tiền đó là bộ phận kế toán của Công ty nói chung và của kế toán NVL nói riêng. Có thể nói cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán NVL đã không ngừng được cải tiến, hoàn thiện về mọi mặt góp phần thúc đẩy quá trình phát triển toàn Công ty. 3.2.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty. • Về công tác tổ chức: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt vào điều kiện thực tế tại Công ty. Chính vì vậy, công tác kế toán NVL được tiến hành có nề nếp, khoa học. Bên cạnh đó, nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận với phòng kế toán đã giúp cho quá trình ghi chép, phản ánh số liệu được chính xác, kịp thời. Về công tác quản lý: Là một doanh nghiệp sản xuất vải công nghiệp có uy tín trên thị trường với nhiều khách hàng lớn như: Công ty giầy Thụy Khuê, Công ty dệt 8/3, Công ty dệt Hà Nam… Cho nên Công ty dệt 19/5 Hà Nội rất quan tâm đến việc duy trì và nâng cao uy tín với khách hàng bằng việc sản xuất những sản phẩm chất lượng cao. Để làm được điều đó, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách quản lý chặt chẽ. Trong đó, công tác quản lý NVL ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ NVL luôn được Công ty coi trọng. + Khâu thu mua: Tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội, NVL được quản lý ngay từ khâu thu mua. NVL mua về được kiểm tra về chất lượng, số lượng, giá cả, chủng loại… nhằm đảm bảo nguyên liệu mua vào có chất lượng tốt, giá cả phù hợp. Bên cạnh đó, trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu trong tháng, bộ phận cung tiêu có kế hoạch thu mua NVL kịp thời đảm bảo quá trình sản xuất liên tục. + Khâu bảo quản: Các kho được tổ chức khoa học, đặt gần nơi sản xuất, thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất, bảo quản và kiểm kê NVL. + Khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL, từ đó góp phần sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm các loại NVL, là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. + Khâu dự trữ: Công ty luôn dự trữ NVL trong kho ở mức cần thiết, hợp lý, đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất, nhưng không để lượng NVL tồn kho nhiều, gây ứ đọng vốn. Về công tác kế toán: + Việc áp dụng kế toán NVL tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động NVL. + Về hệ thống chứng từ: Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra là có cơ sở pháp lý, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL được kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. 3.2.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty dệt 19/5 Hà Nội còn một số tồn tại cần được hoàn thiện và khắc phục: Về phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay công ty đang phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong sản xuất. Cách phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ song lại chưa chi tiết và cụ thể. Chính vì vậy, tại kho bảo quản vẫn có trường hợp nhầm lẫn giữa loại này với loại khác như: phụ tùng thay thế với vật liệu phụ, thậm chí có loại nguyên vật liệu công ty không phân loại theo công dụng mà xếp chung với vật liệu phụ như: xà phòng, mực , giấy … Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 70/12 ngày 24/12 xuất cho phân xưởng dệt, nội dung như sau: Kéo bấm : 230.400đ Kim bạt : 31.500đ Sào quét trần : 24.000đ Cộng : 285.900đ Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6211 : 285.900 Có TK 1522 : 285.900 Việc phân loại và hạch toán như trên làm cho công tác kế toán không được chính xác, cung cấp thông tin không đúng, hạn chế chức năng quản lý của kế toán. Về đánh giá nguyên vật liệu. + Giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên phiếu nhập kho không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà toàn bộ chi phí vận chuyển phát sinh được phân bổ hết cho số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Như vậy, nếu trong tháng số chi phí vận chuyển tăng cao thì vô hình chung đã đẩy chi phí NVL trong giá thành sản phẩm tăng lên. Chính vì vậy, chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng không được phản ánh đúng đắn, gây ảnh hưởng tới quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Từ đó dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm không chính xác. + Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ là chưa hợp lý. Bởi vì tại công ty nghịêp vụ nhập xuất diễn ra tương đối nhiều, sử dụng phương pháp này làm cho khối lượng công việc của kế toán nguyên vật liệu trở nên cồng kềnh, tốn nhiều công sức, công việc dồn vào ngày cuối tháng. Việc ghi chép, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán. Như đã trình bày ở phần thực trạng, hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhưng trong quá trình thực hiện, Công ty chưa thực hiện đúng qui rình ghi chép mà Bộ tài chính qui định. Cụ thể đối với việc ghi chép, đối chiếu sổ, kế toán không căn cứ vào số liệu ở các NKCT để vào bảng kê số 3, sổ Cái TK 152 mà lại lấy số liệu trên bảng tổng hợp NVL. Các NKCT chỉ có vai trò đối chiếu với sổ Cái TK 152. Vì vậy quá trình kiểm tra, ghi chép trong nội bộ công ty cũng như quá trình kiểm tra của cục Thuế chưa được thuận lợi. Việc sử dụng Tài khoản. + Đối với trường hợp NVL nhận giữ hộ người bán, hiện nay công ty đang hạch toán vào tài khoản 1388 là chưa đúng qui định, không thể hiện rõ số NVL trong kho đang giữ hộ người bán. + Đối với trường hợp nhập kho do phát hiện thừa khi kiểm kê, Công ty đang hạch toán bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) là chưa chính xác. Theo qui định, Công ty nên hạch toán vào TK 632 (ghi giảm giá vốn) thì hợp lý hơn. Về việc sử dụng phiếu tạm nhập – xuất trả. Công ty sử dụng phiếu tạm nhập để thể hiện số NVL nhập kho chưa có hoá đơn hoặc các chứng từ đi mua, khi nhận được hóa đơn kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (xuất trả) để bù trừ với phiếu tạm nhập và viết một phiếu nhập chính thức. Điều này là sai với nguyên tắc bởi vì trên thực tế NVL không được xuất ra khỏi kho nhưng kế toán lại viết phiếu xuất kho và định khoản ghi Có TK 152 (giảm NVL trong kỳ). Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Hiện nay, giá các loại nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng (chủ yếu là bông nhập ngoại) có biến động do phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới. Chính vì vậy việc trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho đối với Công ty là cần thiết, nhằm phòng ngừa và giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động SXKD. 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt 19/5 hà nội. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận kết hợp với tìm hiểu thực tế ở Công ty dệt 19/5 Hà Nội về công tác kế toán nguyên vật liệu. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. ý kiến 1: Về phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu khoa học, hợp lý sẽ giúp cho công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thuận lợi và hiệu quả hơn, tránh được những gián đoạn không cần thiết trong quá trình sản xuất. Chính vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được chính xác thì nguyên vật liệu của công ty cần được phân loại chi tiết hơn. Cụ thể nguyên vật liệu tại công ty có thể được phân thành các loại: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu và nguyên vật liệu khác. Theo đó, tài khoản 152 được mở chi tiết thành 06 tài khoản cấp II sau: TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”: Bông sợi TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”: Mỡ iroflex, dầu MD40, sáp tạo độ bóng… TK 1523 “ Nhiên liệu”: Xăng, dầu hoả… TK 1524 “Phụ tùng thay thế”: Bánh răng, lưỡi kéo nối sợi,bulông… TK 1525 “Phế liệu thu hồi”: Bông rối, vải vụn, chải phế liệu… TK 1526 “Nguyên vật liệu khác”: Bao tải, ống giấy, ni lông… Bên cạnh đó, để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý NVL được chặt chẽ Công ty nên mở sổ danh điểm nguyên vật liệu. Việc mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng danh điểm và sắp xếp thứ tự các nguyên vật liệu trên sổ danh điểm cũng phải khoa học. Sổ danh điểm nguyên vật liệu được mở theo tên gọi, qui cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và đơn giá. Việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp, nghiên cứu giữa phòng vật tư, phòng tài vụ, thủ kho, sau đó trình lên giám đốc duyệt để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn Công ty. Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng theo mẫu sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại: Nguyên vật liệu chính Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cáchnguyên vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521A Bông các loại Kg 1521A - 01 Bông Việt Nam 1521A - 02 Bông Nam 1521A - 03 Bông Mỹ 1521A - 04 Bông Tây Phi ….. 1521S Sợi các loại Kg 1521S - 01 Sợi Ne 20/1 1521S - 02 Sợi Ne 32/2 1521S - 03 Sợi 300D Petex …. • ý kiến 2: Việc đánh giá nguyên vật liệu. * Nguyên vật liệu nhập kho: Nếu giá thực tế NVL nhập kho không được xác định chính xác, sẽ ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo phản ánh đúng giá thực tế NVL nhập kho trong tháng. Theo nguyên tắc, kế toán sẽ tính cả chi phí vận chuyển vào giá trị NVL nhập kho: Giá thực tế Giá mua Các loại thuế Chi phí Cáckhoản CKTM NVL nhập kho = ghi trên + không được + thu mua - và giảm giá NVL Trong kỳ hoá đơn hoàn lại thực tế mua được hưởng. Khi tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo cách trên, chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ tương ứng với số NVL xuất dùng trong tháng từ đó làm cho việc tính toán và xác định giá thành sản phẩm chính xác và sát với thực tế hơn. Ví dụ: Ngày 18/12 Công ty nhập bông Mỹ cấp II mua của công ty dệt Hà Nam theo hoá đơn số 013345 ngày 2/12, trong đó: Số lượng 37.838,76 Kg = 168 Kiện Đơn giá 19.502,28đ Thành tiền = 737.942.092đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ thanh toán bằng tiền tạm ứng là 2.129.100đ Như vậy giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = 737.942.092 + 2.129.100 = 740.071.192đ * Nguyên vật liệu xuất kho. Như đã trình bày, hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đặc điểm của phương pháp này là cuối tháng kế toán căn cứ trên giá trị nguyên vật liệu tồn, nhập gửi đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra giá thực tế đơn vị bình quân, từ đó tính ra gía thực tế NVL xuất kho trong tháng. Nói cách khác, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị nguyên vật liệu xuất kho trên chỉ tiêu giá trị. Trong tháng với NVL xuất kho, kế toán không sử dụng loại giá nào để ghi chép vào sổ sách, do đó kế toán chỉ có thể nắm được số lượng NVL xuất kho. Tuy phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng nhược điểm của nó là việc ghi sổ kế toán không kịp thời. Trong điều kiện hiện nay đối với Công ty thì việc cung cấp kịp thời các thông tin kế toán về chi phí sản xuất trong đó có chi phí NVL là vô cùng quan trọng, giúp cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định SXKD đúng đắn. Do vậy để đảm bảo cho công tác kế toán nguyên vật liệu được chặt chẽ, chính xác và kịp thời Công ty nên sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Để sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán phải xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng và nguyên vật liệu nhập kho trong tháng. Cuối tháng kế toán tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho thành giá thực tế. Việc tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho thành giá thực tế được tiến hành trên bảng kê số 3 (như vây bảng kê số 3 của Công ty phải sửa đổi theo đúng mẫu qui định vì hiện nay Công ty đang sử dụng bảng kê số 3 để theo dõi giá thực tế của nguyên vật liệu). Quá trình tính giá thực tế được tiến hành như sau: + Tính hệ số giá theo công thức: Giá thực tế + Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ + Sau đó tính giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế = Giá hạch toán x Hệ số giá NVL xuất kho trong kỳ NVL nhập trong kỳ Công ty có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước để làm giá hạch toán. Ví dụ: Công ty lấy giá cuối tháng 05 làm giá hạch toán tháng 06, theo đó đơn giá 1 Kg bông được xác định là: 3.225.055.019 Đơn giá = = 19.400đ ( lấy tròn số) 166.243,11 Trong tháng kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, số liệu như sau: Tồn đầu kỳ = 3.225.055.019đ Nhập trong kỳ = 258.149,25Kg x 19.400 = 5.008.095.450đ Xuất trong kỳ = 181.713,26 x 19.400 = 3.525.237.244đ Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào giá nguyên vật liệu tồn, nhập trong kỳ theo giá hạch toán và giá thực tế tính ra hệ số giá (hệ số chênh lệch): 3.225.055.019 + 5.227.116.821 Hệ số giá = = 1,027 3.225.055.019 + 5.008.095.450 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong tháng = 1.027 x 3.525.237.244 = 3.620.418.650đ Có thể nói rằng, việc sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. Phương pháp này rất thích hợp với điều kiện thực tế tại công ty – nơi có nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. • ý kiến 3: Thực hiện qui trình ghi chép, đối chiếu số liệu theo đúng qui định của BTC đối với hình thức sổ Nhật ký – chứng từ. Để góp phần làm cho công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho cục Thuế trong quá trình kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Công ty nên thực hiện qui trình ghi chép sổ theo hình thức Nhật ký – chứng từ theo qui định mà BTC đã ban hành. Nhờ đó, Công ty sẽ hạn chế được những sai sót trong quá trình ghi chép do kế toán có điều kiện đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL và sổ Cái TK 152). Trước hết để thực hiện đúng qui trình ghi chép, đối chiếu số liệu theo hình thức sổ NKCT, chúng ta cần phải hiểu một số nguyên tắc cơ bản sau: NKCT là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản tổng hợp. Trong mọi trường hợp, số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ Cái một lần vào cuối tháng. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo số lấy từ NKCT ghi Có TK đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng lấy từ các NKCT có liên quan. Như vậy, việc Công ty lấy số liệu trên bảng tổng hợp để vào bảng kê số 3, sổ Cái TK 152 mà không căn cứ vào số liệu trên các NKCT là chưa đúng nguyên tắc và cần phải thay đổi cho phù hợp. Theo đó, quá trình ghi chép, lên sổ được thực hiện như sau: + Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu: Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên Có, bên Nợ TK 331, trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng số liệu và ghi vào NKCT số 5. Cuối tháng cộng sổ NKCT số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 152 và bảng kê số 3. Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng…năm… STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 Cộng có TK331 111 112 … Cộng nợ TK331 Nợ Có Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT … Đã ghi sổ Cái ngày…tháng…năm Ngày…tháng…năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên Có TK 111 được phản ánh ở NKCT số 1 – ghi Có TK111 – Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ NKCT số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có TK111, ghi Nợ TK152 để ghi vào sổ Cái TK152 và bảng kê số 3. Cách ghi chép tương tự như trên ở các NKCT khác (NKCT số 2, 4, 10…). Cuối tháng cộng các NKCT, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có các TK, ghi Nợ TK 152 để ghi vào sổ Cái TK 152 và bảng kê số 3. Như đã đề cập ở phần kiến nghị trên, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Vì vậy, bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 TT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 153 1521B 1521S HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT 1  I. Số dư đầu tháng 3,225,055,019 3,225,055,019 …. …. …. …. …. …. …. …. 2  II. Số phát sinh trong tháng 5,008,095,450 5,227,116,821 …. …. …. …. …. …. …. …. 3  Từ nhật kí chứng từ số 1 (Ghi có TK 111) ….. … 4  Từ nhật kí chứng từ số 2 (Ghi có TK 112) ….. … 5  Từ nhật kí chứng từ số 4 (Ghi có TK 311) ….. … 6  Từ nhật kí chứng từ số 4 (Ghi có TK 331) ….. … 7  Từ nhật kí chứng từ số 10 (Ghi có TK 141) ….. … 8 …… ….. … 9  III. Cộng số dư đầu tháng và số FS trong tháng 8,233,150,469 8,452,171,840 10  IV. Hệ số chênh lệch 1,027 11  V. Xuất dùng trong tháng 3,525,237,244 3,620,418,650 …. …. …. …. …. …. …. …. 12  VI. Tồn kho cuối tháng 4,707,913,225 4,831,753,190 …. …. …. …. …. …. …. …. Sau khi tổng hợp được giá trị NVL nhập trong kỳ từ các NKCT, kế toán tiến hành tính hệ số chênh lệch (Chỉ tiêu IV). Đối với chỉ tiêu xuất dùng trong tháng kế toán lấy số liệu trên bảng phân bổ số 2. + Đối với các nghiệp vụ xuất NVL: Trước hết được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 – bảng phân bổ NVL, CCDC. Hàng ngày kế toán ghi giá trị NVL xuất dùng theo giá hạch toán. Cuối tháng, tổng cộng số liệu nhân với hệ số chênh lệch ở bảng kê số 3 để tính giá thành thực tế. Bảng phân bổ số 2 Phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 12 năm 2004 TT Chỉ tiêu 1521 1522 1523 153 1521B 1521S HT TT HT TT HT TT HT TT HT TT  1  TK621- Chi phí NVL trực tiếp … …. …. …. 6211 …. …. 6213 …. 2.875.362.865  6216 .... …….  2  TK 627- chi phí sản xuất chung … 0  6271 6273 ……..  3  TK 641- Chi phí bán hàng ….  0  4  TK 138- Phải thu khác ….  737.560.678 5 TK 241- XDCB dở dang …. ………. Cộng 3.525.237.244 3.620.418.650 Sau đó căn cứ vào số liệu ở bảng phân bổ số 2, cột giá trị thực tế ghi vào bảng kê 4, 5, 6. Từ các bảng kê này kế toán ghi vào NKCT số 7 theo định khoản ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK có liên quan (621, 627, 641…). Cuối tháng căn cứ sổ tổng cộng cột có TK 152 ở NKCT số 7 để ghi vào sổ Cái TK 152 dòng tổng số phát sinh Có. (Mẫu sổ Cái TK 152 mà Công ty đang sử dụng đã đúng với qui định của BTC, vì vậy mẫu sổ này vẫn được giữ nguyên). Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán Nhật ký – Chứng từ. Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ nhập, xuất Sổ chi tiết NKCT có liên quan Bảng phân bổ số 2 NKCT số 5 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê số 3 Bảng kê 4,5,6 Sổ cái TK 152 NKCT số 7 Báo cáo kế toán • ý kiến 4: Sử dụng tài khoản theo đúng qui định của BTC. Việc sử dụng sai tài khoản hoặc định khoản kế toán sai sẽ làm cho các khoản mục chi phí trong đó có chi phí NVL bị phản ánh không đúng dẫn đến tính sai chi phí sản xuất từ đó dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm không chính xác. + Theo qui định của BTC, khi phát hiện nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, doanh nghiệp phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Nếu doanh nghiệp nhận giữ hộ người bán số thừa, kế toán ghi Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002. Như vậy đối với trường hợp NVL thừa so với hoá đơn, nhận giữ hộ theo phiếu nhập kho số 4/5 ngày 25/11 (Biểu số 6), kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 1521 : 737.560.678 Có TK 1388 : 737.560.678 Là chưa đúng qui định và cần phải được sửa đổi cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Theo đó, kế toán phải phản ánh nghiệp vụ này bằng định khoản ghi Nợ TK 002 số tiền là 737.560.678đ. Sau đó căn cứ vào cách xử lý cụ thể mà ghi sổ như đã nêu ở phần trước. + Đối với trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong định mức khi kiểm kê, để đảm bảo thực hiện đúng qui định của BTC, kế toán phải hạch toán vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán chứ không hạch toán vào tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp như hiện nay. Vì vậy đối với trường hợp nhập dôi theo phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 (Biểu số 11), kế toán phải ghi như sau: Nợ TK 1521 : 7.070.500 Có TK 632 : 7.070.500 ý kiến 5: Sử dụng giá tạm tính đối với trường hợp NVL mua về chưa có hoá đơn. Việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và viết phiếu nhập kho sẽ giảm bớt công việc cho kế toán do không phải ghi chép nhiều lần phiếu nhập, xuất và phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, đối với trường hợp nguyên vật liệu mua về chưa có hoá đơn, kế toán sẽ không ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “NVL chưa có hoá đơn” (đơn giá trong phiếu nhập kho lấy từ báo giá hoặc hợp đồng thoả thuận giữa hai bên). Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bình thường. Còn nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 Có TK 331 Ví dụ: Ngày 28/12, Công ty nhập kho số bông Mỹ cấp I mua của Công ty dệt Hà Nam, nhưng chưa nhận được hoá đơn. Vì vậy kế toán căn cứ vào báo giá do Công ty dệt Hà Nam chuyển đến để viết phiếu nhập kho số 61/12. Nội dung như sau: Số lượng : 35.600Kg Đơn giá : 19.498đ/Kg Thành tiền : 694.128.800đ Do cuối tháng hoá đơn chưa về nên kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán: Nợ Tk 1521 :427.200 Có TK 331 : 427.200 ý kiến 6: Trích lập dự phòng giảm gía nguyên vật liệu tồn kho. Việc trích lập dự phòng đem lại những lợi ích sau đây: + Về mặt kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho mà giá thực tế NVL của doanh nghiệp được phản ánh chính xác hơn. + Về mặt tài chính: Giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai do có sự giảm giá nguyên vật liệu tồn kho. Xuất phát từ những lợi ích nói trên chúng ta có thể thấy được sự cần thiết của việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì NVL phải có các đặc điểm sau: - NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc (giá trị ghi sổ). - NVL thuộc sở hữu của doanh nghiệp. - Có các bằng chứng đáng tin cậy chứng minh giá gốc của NVL tồn kho. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được xác định như sau: Số dự phòng Số lượng Giá gốc GTT có thể Giảm giá được lập = của loại NVL x (của loại NVL - thực hiện được) Cho loại NVL tồn kho thứ i tồn kho thứ i của loại NVL Tồn kho thứ i tồn kho thứ i Ví dụ: Vào ngày 31/12, sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL, chuẩn bị khoá sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm. Kế toán kiểm tra và phát hiện: Giá gốc của bông Mỹ cấp I = 21.243đ/kg Trong khi đó, giá trị thuần có thể thực hiện được = 20.500đ/kg Giả sử số tồn kho cuối năm của bông Mỹ cấp I = 6.679 kg Như vậy khoản dự phòng cần phải lập cho loại bông Mỹ cấp I = 6.679 x (21.243 – 20.500) = 4.962.497đ. Kế toán ghi sổ nghiệp vụ này như sau: Nợ Tk 632 : 4.962.497 Có TK 159 : 4.962.497 Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý số NVL cần lập cho dự phòng, kế toán có thể lập bảng đánh giá NVL phải lập dự phòng theo mẫu sau: Bảng đánh giá nguyên vật liệu phải lập dự phòng Loại NVL Số lượng tại ngày kiểm kê (Kg) Giá gốc nguyên vật liệu (Đ) GTT có thể thực hiện được (Đ) Chênh lệch (Đ) Số phải trích lập dự phòng (Đ) A 1 2 3 4=3 - 2 5=1*4 Bông Mĩ cấp I 6.679 21.243 20.500 743 4.962.497 …. …. …. …. …. …. Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội. Các biện pháp đề xuất được nêu ra nhằm mục đích khắc phục những hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo tuân thủ đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty. Từ đó góp phần làm cho công tác kế toán NVL thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực và có hiệu quả. Kết luận Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, kế toán là công cụ quan trọng trong việc quản lý nền kinh tế cả về mặt vĩ mô và vi mô. Mục tiêu đặt ra đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường là làm thế nào để giảm được chi phí sản xuất từ đó hạ giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp. Để làm được điều đó, doanh nghiệp phải kết hợp sử dụng nhiều biện pháp trong đó việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, quản lý và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu đầu vào được coi là một biện pháp quan trọng. Sau thời gian thực tập, nghiên cứu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội, kết hợp với những kiến thức đã học được ở trường em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Tổ Chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội”. Vì thời gian thực tập cũng như kinh nghiệm thực tế còn có hạn, luận văn tốt nghiệp của em không thể đề cập hết đến mọi vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy với mong muốn hoàn thiện hơn nữa bản luận văn này em rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo để bài luận văn của em có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Qua đây, em xin chân thành được gửi lời cảm ơn tới Tiến sĩ – Trần Thị Nam Thanh, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các cô chú phòng Tài vụ của Công ty Dệt 19/5 Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! ._.