Tổ chức công tác Kế toán Nguyên Vật Liệu tại Công ty Da - Giầy Hà Nội

doanh nghiệp không ít khó khăn phải vượt qua để tồn tại. Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải biết vươn lên từ chính nội lực của bản thân, phải tạo ra được sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. Cùng với việc hoạch định chiến lược kinh doanh, đổi mới về chiến lược thị trường, đổi mới kỹ thuật công nghệ... các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. Để giảm thiểu chi phí, các doanh nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đầu và không thể thiếu được là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Để tối đa hóa lợi nhuận, nhất thiết các doanh nghiệp phải tìm cách để giảm chi phí vật liệu một cách hợp lý. Chính vì vậy, công tác quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp đã và đang được coi trọng. Hơn nữa, công tác kế toán NVL còn giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại công ty Da - Giầy Hà Nội, một phần nào em thấy rõ hơn tầm quan trọng của công tác kế toán đối với việc quản lý, đặc biệt là công tác kế toán NVL. Được sự giúp đỡ của các anh chị phòng kế toán tài chính của công ty và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Thạc sĩ Nguyễn Phú Giang, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán Nguyên Vật Liệu tại công ty Da - Giầy Hà Nội". Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Da - Giầy Hà Nội. Phần 3: Một số ý kiến và biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Da - Giầy Hà Nội. Phần i Lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp 1.1. Vị trí của NVL trong quá trình sản xuất Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí các loại vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc cung cấp NVL có kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Chất lượng NVL quyết định chất lượng sản phẩm. Nói cách khác, NVL đóng một vị trí quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm. Điều kiện cần và đủ để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết phải có 3 yếu tố cơ bản, đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và là 1 trong 3 chi phí cơ bản quan trọng để tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục). Như trong sản phẩm công nghiệp, chi phí NVL chiếm khoảng 50 - 60% chi phí sản xuất, trong sản phẩm chế biến chi phí NVL chiếm 70 - 80%. Sự thay đổi giá trị NVL sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cũng như đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, rộng hơn nữa là ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm. Do vậy, giảm chi phí NVL cả về mức tiêu hao lẫn đơn giá sẽ có tác động không nhỏ tới giá thành sản phẩm. Nói cách khác, có giảm được chi phí NVL mới giảm được chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó hạ giá thành sản phẩm trong trường hợp không làm thay đổi chất lượng sản phẩm. Kể cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật, NVL biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động (TSLĐ), còn dưới hình thái giá trị NVL biểu hiện là vốn lưu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy quản lý NVL chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Tổ chức quản lý và sử dụng tốt, hợp lý NVL là rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đặc biệt là đối với doanh nghiệp sản xuất. 1.2. Yêu cầu của công tác quản lý NVL Quản lý NVL là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệp sản xuất. Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh được hư hỏng mất mát, giảm bớt rủi ro, thiệt hại trong quá trình sản xuất. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện xác định kết quả kinh doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ và xác thực, đảm bảo tính trung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý NVL phải đảm bảo yêu cầu chặt chẽ ở các khâu: thu mua, bảo quản, tiêu dùng và dự trữ: - NVL là tài sản dự trữ sản xuất, liên tục biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp. ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. - Việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL. - Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. - ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.3. Vai trò kế toán NVL trong tổ chức quản lý sử dụng NVL Để đạt được hiệu quả cao nhất trong tất cả các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán với tư cách là công cụ quản lý tài chính đắc lực đang ngày một củng cố và hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp vươn tới mục tiêu đề ra. Bởi kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý cung cấp các thông tin tài chính trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán NVL cũng là việc ghi chép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu, giá trị về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ, tình hình nhập xuất - tồn kho của NVL. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục đạt hiệu quả cao, NVL phải được cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại, mẫu mã, chất lượng, quy cách sản phẩm... một cách kịp thời. Kế toán NVL giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp mình và các thông tin về tất cả các mặt của NVL nói riêng như: số lượng, chủng loại, mẫu mã, giá cả, thời hạn sử dụng... Từ đó đưa ra biện pháp tổ chức, quản lý, sử dụng thích hợp để quá trình sản xuất luôn nhịp nhàng thông suốt và đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. 1.4. Nhiệm vụ của kế toán NVL Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý của Nhà nước và của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình hoạt động sản xuất, cung cấp kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và sử dụng NVL. II. Phân loại NVL Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại NVL là việc sắp xếp các loại NVL với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và hạch toán chính xác. Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý mà có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Có thể phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài hay tự sản xuất); theo quyền sở hữu; theo tính năng lý hóa, quy cách phẩm chất; theo mục đích và nơi sử dụng... Song trên thực tế cách phân loại phổ biến và thông dụng nhất là dựa vào vai trò công dụng của NVL trong sản xuất. Theo cách phân loại này, NVL được chia thành: NVL chính: là những NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra, thuộc NVL chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. Vật liệu phụ: là các vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Phụ tùng thay thế : là các chi tiết và phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB): bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB. Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Vật liệu khác: bao gồm các vật liệu còn lại ngoài các loại chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... III. Đánh giá NVL Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, NVL phải được đánh giá theo giá thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có được loại NVL đó. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp để đơn giản hóa việc hạch toán và ghi chép hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình xuất vật tư. Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo được việc phản ánh tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 3.1. Đối với NVL nhập kho Do áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 1/1/1999 làm cho việc hạch toán giá NVL đầu vào có sự thay đổi, cụ thể: Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế nhập kho từ giá mua ghi trên hóa đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp...) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng (nếu có). Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ VAT thì giá trong hóa đơn là giá mua chưa có thuế VAT. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp thì là tổng giá thanh toán. Đối với vật liệu tự gia công chế biến: giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến, với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp, các khoản hao hụt trong định mức... Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: giá thực tế nhập kho là giá thỏa thuận do các bên xác định. Đối với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Đối với NVL được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí tiếp nhận (nếu có). 3.2. Đối với NVL xuất kho Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ; bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập) Giá thực tế = Số lượng * Giá đơn vị NVL xuất dùng NVL xuất dùng bình quân Trong đó: ấ Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cả kỳ dự trữ Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. ậ Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Cuối kỳ trước Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động NVL trong kỳ song không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả NVL kỳ này. è Giá đơn vị bquân = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được những nhược điểm của cả 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. * Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO - First In First Out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, giá thực tế của NVL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước và do vậy, giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO - Last In First Out): Phương pháp này giả định những NVL mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp trên. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. * Phương pháp trực tiếp (Phương pháp giá thực tế đích danh): Theo phương pháp này NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của NVL đó. Phương pháp này thường sử dụng với các loại NVL có giá trị cao và có tính tách biệt. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất * Hệ số giá (hoặc tồn kho cuối kỳ) dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) NVL Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ NVL Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL chủ yếu vào yêu cầu và trình độ quản lý. Đối với những doanh nghiệp có tình hình nhập xuất NVL phức tạp thì đây là phương pháp có hiệu quả. IV. Kế toán chi tiết NVL 4.1. Thủ tục nhập, xuất NVL - Nhập kho NVL: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để mua NVL. Trên cơ sở hợp đồng đã ký, nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập kho, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho gồm 3 liên (1 liên phòng kế hoạch giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên cán bộ mua vật tư giữ). Thủ kho ghi số lượng thực nhập và cùng người nhập kho ký vào phiếu nhập kho, sau đó giữ lại liên 2 để ghi thẻ trước khi chuyển lên phòng kế toán. - Xuất kho: dùng cho sản xuất là mục đích chủ yếu. Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận sử dụng, bộ phận cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho lĩnh. Thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng thứ NVL và ghi ngày - tháng - năm xuất kho, sau đó cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu. Thủ kho giữ lại liên 2 để ghi thẻ kho trước khi chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu và liên 3 người nhận vật tư giữ để ghi sổ bộ phận sử dụng. 4.2. Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08 - VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH) - Hóa đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) 4.3. Sổ kế toán chi tiết Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nào thì sử dụng sổ kế toán chi tiết phù hợp: - Thẻ kho - Sổ chi tiết NVL - Bảng kê nhập, bảng kê xuất - Bảng lũy kế nhập - xuất - Báo cáo nhập - xuất - tồn - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư 4.4. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL * Phương pháp ghi thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm NVL. - Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời mang chứng từ về phòng kế toán, điền đơn giá tính thành tiền trên chứng từ sau đó ghi số lượng, giá trị nhập kho, xuất kho vào sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng loại vật tư. Kế toán tổng hợp Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ kho Thẻ (sổ) chi tiết NVL Sơ đồ: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, có ít chủng loại NVL, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng thứ vật tư và ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Sau đó mang phiếu nhập xuất về phòng kế toán, điền đơn giá tính thành tiền đồng thời căn cứ vào phiếu nhập, xuất lập bảng kê nhập, xuất. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập xuất để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển theo số lượng và giá trị mỗi thứ NVL được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Ưu điểm: Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán tương đối thuận lợi, đơn giản. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và phòng kế toán. Việc kiểm tra, đối chiếu chỉ được tiến hành vào cuối tháng. Phạm vi áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô vừa, không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất. * Phương pháp sổ số dư - Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để phản ánh số lượng nhập, xuất, tồn của từng thứ NVL sau đó căn cứ vào số lượng tồn trên từng thẻ kho, thủ kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng) cho từng thứ NVL rồi chuyển về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: định kỳ 3 hoặc 5 ngày, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và mang phiếu nhập, xuất về phòng kế toán, phân loại phiếu nhập, xuất, ghi đơn giá tính thành tiền. Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập, xuất lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Cuối tháng lấy số liệu của 2 phiếu giao nhận trên ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu giá trị. Mỗi loại NVL được ghi 1 dòng trên sổ, đồng thời kế toán căn cứ vào số lượng tồn trên sổ số dư tính ra số lượng tiền tồn của từng thứ NVL, giá trị tồn kho từng thứ NVL trên sổ số dư sẽ được đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột tồn). Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ số dư Sơ đồ: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép kế toán công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NVL về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp nhiều khó khăn. Phạm vi áp dụng: áp dụng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, có mật độ nhập, xuất NVL nhiều. Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL hợp lý, trình độ kế toán vững vàng. V. Kế toán tổng hợp NVL 5.1. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục. Phương pháp này có độ chính xác cao và tại bất kỳ tại thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại NVL. - Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các TK: * TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: TK này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại NVL của doanh nghiệp theo giá thực tế. TK này có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng...) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm NVL tại kho trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu...) Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. * TK 151 “Hàng mua đi đường”: TK này dùng theo dõi các loại NVL, công cụ, dụng cụ, hàng hóa... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường. * TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: TK này dùng để phản ánh giá trị thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, số thuế đầu vào hàng trả lại. Dư Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng Ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331; 111; 112; 141; 311... 5.1.1. Hạch toán tình hình biến động tăng NVL * Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ấ Trường hợp mua ngoài, hàng và hóa đơn cùng về: căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331; 111; 112; 141...): Tổng giá thanh toán Số chiết khấu thanh toán hàng mua Nợ TK 331; 111; 112; 1388 Có TK 711 ậ Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: - Nếu nhập kho toàn bộ: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không thuế) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hóa đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa chưa có thuế VAT Căn cứ vào quyết định xử lý: * Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết NVL): Trả lại số thừa * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa * Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân - Nếu nhập kho theo số hóa đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp 1 ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002. Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: * Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa * Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân è Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn: Kế toán chỉ ghi tăng NVL theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ: - Khi nhập: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế VAT đầu vào Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu (không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT theo hóa đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn - Khi xử lý: * Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu * Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thiếu * Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu * Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu Í Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá ghi: Nợ TK 331; 111;112 Có TK 152 ( chi tết NVL) Có TK 133 (1331): Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá ẻ Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 ( chi tết NVL) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế) Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. ẽ Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hóa đơn (không có thuế VAT) Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331; 111; 112; 141...) Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết NVL) Nợ TK 621; 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về é Trường hợp NVL tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 (chi tiết NVL) Có TK 154: NVL thuê ngoài gia công hay tự chế nhập kho ẹ Các trường hợp tăng NVL khác Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế NVL tăng thêm Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh... Có TK 412: Đánh giá tăng NVL Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621; 627; 641; 642; 154; 721: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu nhập kho Có TK 222; 128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB, hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB; sửa chữa lớn TSCĐ * Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế NVL nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán Nợ TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế NVL mua ngoài Có TK liên quan (331; 111; 112; 141; 311...) Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan (331; 111; 112; 1388...) Có TK 152 (chi tiết NVL) Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng: Nợ TK liên quan (331; 111; 112; 1388...) Có TK 711 5.1.2. Hạch toán tình hình giảm NVL NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh... Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của TK 152. ấ Xuất NVL cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 ( chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272 - chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng sản xuất Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết NVL):._. Giá thực tế NVL xuất dùng ậ Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất góp vốn và trị giá vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế NVL xuất góp vốn è Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế Í Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế NVL cho vay ẻ Giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu tặng, phát hiện thiếu...) Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, thưởng, biếu tặng... Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 1388; 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế NVL thiếu Có thể khái quát phương pháp kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX bằng sơ đồ sau: Sơ đồ: Hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp KKTX (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 128, 222 TK 133 Tăng do mua ngoài Thuế VAT được khấu trừ Xuất để chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642... TK 151 Hàng đi đường kỳ trước bán hàng, quản lý, XDCB Xuất cho chi phí sx chung TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng .. Xuất góp vốn liên doanh TK 642, 3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128, 222 TK 1381, 642 Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm TK331,111,112,141,311... TK 152 TK 621 Sơ đồ: Hạch toán tổng quát NVL theo phương pháp KKTX (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 627,641,642... Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm TK 151,411,222... nguyên nhân khác NVL tăng do các Xuất cho nhu cầu khác ở PX, Xuất phvụ bhàng, qlý, XDCB TK331,111,112,141,311... TK152 TK 621 5.2. Hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư, hàng hóa khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. * Theo phương pháp này, kế toán sử dụng TK 611 TK 611 - Mua hàng (tiểu khoản TK 6111 - Mua NVL): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm NVL... theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 6111 không có số dư cuối kỳ Đối với các TK phản ánh hàng tồn kho (TK 152,152...) kế toán chỉ sử dụng ở đầu kỳ (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị tồn thực tế cuối kỳ). Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK khác như phương pháp kê khai thường xuyên (TK 331; 111; 112...) * Phương pháp hạch toán: 5.2.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: ấ Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611 (6111) Có TK 152 : NVL tồn kho Có TK 151 : Hàng đi đường (NVL đi đường) ậ Trong kỳ, căn cứ vào hóa đơn mua hàng Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế NVL thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (111; 112; 331...): Tổng giá thanh toán è Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ Nợ TK 611 (6111) Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thưởng, cấp phát Có TK 311; 336; 338: Tăng do đi vay Có TK 128; 222: Nhận lại vốn góp ngắn hạn, dài hạn Í Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ Nợ TK 331; 111; 112...: Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại theo tổng giá thanh toán Có TK 133 (1331): Thuế VAT không được khấu trừ của số hàng trên Có TK 611 (6111): Trị giá mua không thuế của số hàng trên ẻ Số chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng Nợ TK liên quan (111; 112; 331;1388...) Có TK 711 ẽ Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt: Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ (NVL đi đường) Nợ TK 138; 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt Giá trị NVL tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có TK 6111, rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...) Nợ TK liên quan (621; 627; 641; 642) Có TK 611 (6111) 5.2.2. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế VAT trực tiếp Đối với NVL mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế NVL mua ngoài Có TK liên quan (331; 111; 112...): Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT, thuế nhập khẩu) Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có): Nợ TK 331; 111; 112... Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế để tính VAT Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 6111 TK 151,152,153 TK 151,152,153 DĐK Gtrị NVL, dụng cụ tăng thêm Giảm giá hàng mua và TK 621,627... Giá thực tế NVL, dụng cụ TK 111,112,331,411 đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị NVL, dụng cụ tồn Giá trị NVL, dụng cụ tồn cuối kỳ TK 111,112,331... trong kỳ (tổng giá thanh toán) hàng mua trả lại xuất dùng giảm (Tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) DĐK TK 133 Gtrị NVL, dụng cụ mua vào Thuế VAT được khấu trừ Giảm giá được hưởng và TK 138,334,821,642 TK 411 Nhận vốn liên doanh, Giá trị thiếu hụt, mất mát TK 412 Đánh giá tăng NVL, dụng cụ TK 621,627,631,642 TK 154 Giá trị NVL, công cụ xuất dùng nhỏ TK 111,112,331 đầu kỳ chưa sử dụng Giá trị NVL, dụng cụ tồn kho Giá trị NVL, dụng cụ tồn kho cuối kỳ TK 111,112,331 trong kỳ trị giá hàng mua trả lại cấp phát, tặng thưởng ... Gtrị dụng cụ xuất dùng lớn giảm Phân bổ dần TK 151,152,153 TK 6111 TK 151,152,153 VI. Hệ thống sổ sách kế toán Yêu cầu quản lý kinh tế trong các đơn vị sản xuất kinh doanh không những cần có những tài liệu tổng hợp theo từng đối tượng kế toán mà trong nhiều trường hợp cần có những tài liệu chi tiết, tỉ mỉ hơn để có thể kiểm tra, giám sát tình hình hiện có cũng như sự vận động của các đối tượng kế toán đó. Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng một hinh thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu mã, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo kế toán định kỳ. Có nhiều hình thức kế toán khác nhau, tùy theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà sổ kế toán sử dụng cho nghiệp vụ kế toán NVL là khác nhau. * Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ NKC theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các Nhật ký để ghi sổ cái TK liên quan. Trong trường hợp doanh nghiệp mở sổ Nhật ký chuyên dụng (Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng) thì định kỳ hoặc cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký chuyên dụng lấy số liệu để ghi vào TK phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Chứng từ gốc: - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn - Biên bản kiểm kê Nhật ký chung Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Sổ nhật ký chuyên dụng Sổ cái các TK Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sơ đồ: Trình tự hạch toán NVL theo hình thức sổ NKC * Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên báo cáo kế toán dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Căn cứ vào chứng từ kế toán về nhập kho NVL kế toán lập các chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái các TK. Căn cứ vào chứng từ xuất kho NVL kế toán phản ánh trị giá thực tế NVL xuất kho cho từng đối tượng trên bảng phân bổ số 2. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 để lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các TK liên quan. Chứng từ gốc: - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn - Biên bản kiểm kê Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ kho Sổ đăng ký CTGS Sổ cái các TK Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng cân đối phát sinh Sổ chi tiết vật tư Báo cáo kế toán Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức CTGS Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng * Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi 1 dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối tháng, cộng số phát sinh trên Nhật ký - Sổ cái, lấy số liệu để vào bảng cân đối số phát sinh và vào Báo cáo kế toán. Chứng từ gốc: - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn - Biên bản kiểm kê Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng * Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình độ thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế TC và lập Báo cáo kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ quỹ cho nghiệp vụ thu, chi quỹ, vào bảng phân bổ số 2, vào thẻ kho, sổ chi tiết vật tư (theo yêu cầu quản lý của đơn vị). Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ số 2, sổ chi tiết vật tư bảng kê số 3, kế toán vào sổ Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào thẻ, sổ chi tiết vật tư để vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Bảng này được đối chiếu với các sổ cái liên quan. Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ kế toán vào sổ các TK liên quan. Sổ này được mở theo năm và mỗi TK trên sổ cái được mở trên 1 trang sổ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê số 3, Nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kế toán vào các báo cáo TC. Chứng từ gốc: - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn - Biên bản kiểm kê Bảng phân bổ số 2 Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Bảng kê số 3 Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ cái các TK Báo cáo kế toán Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo sổ Nhật ký chứng từ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng phần II Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Da - Giày Hà Nội I. Giới thiệu chung về Công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Da - Giầy Hà Nội là một thành viên của Tổng Công ty Da - Giầy Việt Nam, được thành lập vào năm 1993 theo quyết định số 389/CNN-TC ( ngày 24-4-1993 ) của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ. Tên của công ty: Công ty Da - Giầy Hà Nội. Tên Giao dịch quốc tế: HANSHOES (Hà Nội Leather and Shoes Company) Trụ sở giao dịch: Số 409 đường Nguyễn Tam Trinh – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Telex: 04 8626889 1.1.1.Giai đoạn 1912 – 1954. Năm 1912, một nhà tư sản Pháp bỏ vốn thành lập Công ty, hồi đó lấy tên là “ Công ty thuộc da Đông Dương”. Mục tiêu chính là khai thác các điều kiện về tài nguyên và lao động Việt Nam, sản phẩm phục vụ quân đội là chính. Đến năm 1954, nhà máy bị đóng cửa để giải quyết các vấn đề về kinh tế và chuyển nhượng lại cho phía Việt Nam. Đến năm 1958 Công ty lại tiếp tục hoạt động. 1.1.2. Giai đoạn 1958 –1970. Năm 1958 Công ty hoạt động dưới hình thức “ Công ty hợp doanh”. Lấy tên là Nhà Máy Da Thuỵ Khê Hà Nội, với số vốn góp của nhà nước và tư sản Việt Nam. Cơ sở sản xuất kinh doanh thời kỳ này là theo cơ chế “bao cấp cũ” nên sản lượng tăng gấp hai lần so với kỳ trước. 1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1993. Từ cuối năm 1989 khi Liên Xô và các nước Đông Âu sụp đổ Công ty mất đi thị trường quốc tế. Các sản phẩm của Công ty chỉ phục vụ thị trường trong nước mà thôi, trong khi vẫn phải nhập hầu hết các hoá chất cho công nghiệp thuộc da từ Pháp, Nhật cũng như máy móc thiết bị đồng thời ngành dệt là khách hàng truyền thống của công ty. Trong những năm qua, gặp nhiều khó khăn nên các mặt hàng phụ tùng phi kim loại của ngành dệt giảm hẳn. Công ty rơi vào khủng hoảng trầm trọng các kế hoạch đặt ra không hoàn thành. Năm 1992 doanh thu chỉ còn 1,4 tỷ đồng. Cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế mô hình liên hiệp hội không còn hiệu quả, nhà nước cho phép các doanh nghiệp được tách ra hoạt động độc lập. Tháng 12 năm 1992 Nhà máy da Thuỵ Khuê được đổi tên thành Công ty Da Giầy Thuỵ Khuê Hà Nội theo QĐ số 1316/CNN – TCLĐ ngày 17 tháng12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp Nhẹ kèm theo điều lệ của công ty. Công ty đặt ra nhiệm vụ mới là tìm nguồn hoá chất để phục vụ công nghiệp da giầy bên cạnh nhiệm vụ sản xuất da thuộc. 1.1.4. Giai đoạn 1993 đến nay. Từ tháng 6 năm 1996 Công ty trở thành thành viên của tổng Công ty Da Giầy Việt Nam. Thực hiện sản xuất kinh doanh theo điều lệ và tổ chức hoạt động của công ty. Công ty Da Giầy Việt Nam có đăng ký kinh doanh số 108463 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 15/5/1993. Về ngành thuộc da ở nước ta Công ty Da Giầy Hà Nội vẫn là một đơn vị có bề dầy truyền thống lâu đời. Những năm 1989 trở về trước là giai đoạn phát triển nhất của công ty. Số doanh nghiệp thuộc da thời kỳ này chỉ có 2 đơn vị là nhà máy da Thuỵ Khuê và nhà máy da Sài Gòn. Giá đầu vào và giá đầu ra khá ưu đãi do công ty xây dựng thông qua cấp trên. Công ty không lo việc thị trường có chấp nhận hay không. Do đó trong giai đoạn này công ty thu được lợi nhuận khá cao, số lượng công nhân lúc này lên tới 610 người, sản lượng tăng vọt, doanh thu từ 4,7 tỷ đồng năm 1986 lên tới 7 tỷ đồng năm 1988. Công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Từ năm 1989 đến năm 1992 công ty rơi vào khủng hoảng trầm trọng do nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường. Mặt khác công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt với các công ty như Công ty Da Sài Gòn, Da Vinh,. Nhu cầu tiêu thụ giảm do khối lượng hạn chế các khách hàng truyền thống hầu hết chuyển sang hình thức gia công bằng nguyên vật liệu nước ngoài hàng hoá sản xuất ra không tiêu thụ được. Sản xuất phải cầm chừng và thua lỗ triền miên. Hơn nữa, trang thiết bị máy móc của công ty hầu hết được trang bị từ thời pháp thuộc vào những năm 1960, tới nay đã quá cũ khấu hao máy móc đã hết nhưng vẫn đưa vào sử dụng để sản xuất. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất năm 1991 công ty đã đưa một dây truyền thuộc da hoàn chỉnh và một số thiết bị nhập từ Italia vào lắp đặt. Trong nền kinh tế thị trường luôn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải luôn tự đổi mới cho mình. Luôn nhận thức được điều đó nên ngoài lĩnh vực da thuộc năm 1998 công ty đã đưa hai dây truyền sản xuất giầy vải của Đài Loan vào lắp đặt để phục vụ xuất khẩu. Công ty đã không ngừng đổi mới và chiếm lĩnh thị trường. Hiện nay công ty đã có hàng chục khách hàng truyền thống, có hàng chục đại lý trên toàn quốc. Ngoài ra, công ty còn tổ chức bán buôn, bán lẻ cho mọi đối tượng tại quầy giới thiệu sản phẩm tại công ty. Từ năm 1996 trở lại đây, công ty tự hào được nhà nước thưởng huân chương lao động hạng ba. Các sản phẩm của công ty đạt chất lượng cao trên thị trường được người tiêu dùng ưu chuộng đã liên tục được tặng thưởng huy chương vàng tại hội chợ quốc tế hàng công nghiệp tổ chức tại Hà Nội. ISO 9002 luôn là kim chỉ nam cho nhiều chiến lược chất lượng của công ty. Với sự cố gắng trong nhiều năm công ty đẫ đạt được kết quả như sau: STT Chỉ tiêu ĐVT 2000 2001 2002 1 Giá trị tổng sản lượng Tỷ 18,3 22,8 24,56 2 Doanh thu Tỷ 24,28 50,037 97,8 3 Nộp ngân sách Triệu 850 1100 1350 4 Lợi nhận thực hiện Tỷ 5,35 5,573 6,2 5 Vốn kinh doanh Tỷ 52,818 65,3 83,5 6 Thu nhập BQCNV 1000đ 500 550 600 Hiện nay, Công ty Da - Giầy Hà Nội vừa có chức năng sản xuất vùa có chức năng thương mại trong và ngoài nước. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính của công ty là tận dụng nguồn nguyên liệu sẵn có ở trong nước: da trâu, da bò trroi nổi trên thị trường từ các hộ nông dân, cá thể hay từ các tổ hợp tác xã thu mua trên nhiều địa phương chế thành da và các sản phẩm về da. -Sản xuất các loại da và thiết bị ngành da phục vụ trong nước và xuất khẩu. -Sản xuất da công nghiệp phục vụ các ngành công nghiệp khác. -Sản xuất giầy vải tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. -Kinh doanh xuất nhập khẩu các vật tư thiết bị ngành da.. Mặc dù công ty có nhiều cố gắng nhưng do thích nghi và hoà nhập với cơ chế mới chưa tốt nên hiệu quả kinh tế còn thấp. Nếu được sự đầu tư một cách hợp lý từ phía chính phủ có thể sẽ năng cao dược vị thế của công ty trên. 1.2. Đặc điểm tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty 1.2.1.chức năng và nhiệm vụ. Công ty Da – Giầy Hà Nội là một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh các loại giầy dép, các sản phẩm chế biến từ da và giả da, các loại vật tư máy móc, thiết bị, các hoá chất phục vụ ngành da giầy và một số ngành khác theo giấy phếp kinh doanh. Công ty có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh trong số vốn công ty quản lý, có con dấu riêng để giao dịch, có tài sản và các quỹ tập trung được mở tài khoản tại các ngân hàng thương mại theo quy định của nhà nước. Công ty có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chính, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty theo điều lệ tổ chức và hoạt động, quy chế tài chính của Tổng công ty. Qua mười năm hoạt động, công ty đã nỗ lực phấn đấu phát triển sản xuất – kinh doanh và có những đóng góp tích cực vào sự phát triển của Tổng công ty và của toàn nền kinh tế Quốc dân. Trong cơ cấu tổ chức hiện nay, ngoài các bộ phận quản lý, Công ty có năm đơn vị sản xuất: Xí nghiệp Giầy vải, Xí nghiệp Cao su, Xí nghiệp Giầy da, Liên doanh Hoa – Việt Tung Shing, Xưởng cơ điện. Để đáp ứng nhiệm vụ ngày càng nặng nề với quy mô sản xuất – kinh doanh được mở rộng và trình độ công nghệ ngày càng được năng cao, việc phân cấp rõ ràng giữa Công ty và các xí nghiệp trực thuộc là yêu cầu khách quan 2.1.2.2.Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Da – Giầy Hà Nội: HANSHOES. Giám đốc Trợ lý giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh tế Phòng kế hoạch Văn phòng Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Phòng xnk Phòng ISO Trung tâm kỹ thuật mẫu Phòng tài chính – kế toán Xí nghiệp giầy vải Xí nghiệp cao su Xí nghiệp giầy da Xưởng cơ điện Liên doanh Hà việt- tungshing Nhìn chung việc tổ chức bộ máy quản lý sản xuất – kinh doanh của Công ty đã thể hiện sự phân công, phân cấp phù hợp với năng lực cán bộ và các điều kiện đặc thù của công ty hiện nay và các năm tới. Khi các điều kiện thay đổi thì cơ cấu có thể điều chỉnh cho phù hợp. 2.1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình công nghệ thuộc da là một quy trình sản xuất phức tạp, chế biến liên tục nhưng không phân bước rõ ràng, sản phẩm da là kết quả chế biến của nhiều công đoạn. Thời gian từ khi thu mua nguyên vật liệu da tươi đưa vào sản xuất đến khi nhập kho thành phẩm ít nhất là 3 ngày, dài nhất là 15 ngày đến 1 tháng. Ngoài ra còn sử dụng vật liệu khác, đặc biệt là cá loại hoá chất như axitsufuric, natriclo, máy móc thiết bị (máy xẻ, máy bào, giàn sấy...). Da tươi Rửa, ướp muối Hồi tươi Tẩy lòng, cắt riềm Ngâm vôi Xẻ Tẩy vôi làm mềm ép nước, bào, thuộc lại Thuộc crôm Hồi ẩm, vò, xén, đánh bóng Kiểm nghiệm Nhập kho Rửa Nghiền đông Cô đặc Nấu Trung hoà Thuộc ta min Da thuộc ép Gelatin CN Ăn dầu Sơ đồ: Quy trình công nghệ thuộc da Quy trình công nghệ sản xuất giày (giày da, giày vải) thì đơn giản hơn, nguyên vật liệu chính để sản xuất giày vải là vải, đế, mút...Nguyên vật liệu để sản xuất giày da là da mềm đã thuộc, đế ...Thời gian đưa nguyên vật liệu vào sản xuất nhanh hơn, có thể nhập kho hàng ngày. Sơ đồ: Quy trình công nghệ sản xuất giày Vải, da thuộc May Cao su Chuẩn bị gò Cán luyện Gò ráp Hấp Cắt riềm, dán kín, sỏ dây Hoàn tất sản phẩm Sản phẩm giầy Chặt mảnh Kiểm nghiệm Nhập kho 1.4.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Da – Giầy Hà Nội. 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng kế toán nói riêng. +Hình thức kế toán là hình thức nửa tập trung, nủa phân tán. Công việc kế toán hoạt động sản xuất - kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc Công ty, do phòng kế toán ở các bộ phận đó thực hiện rồi định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán công ty lập báo cáo tài chính. +Các bộ phận trực thuộc công ty đều có phòng kế toán riêng nhưng theo rõi những phần hành kế toán chủ chốt ở các bộ phận trực thuộc cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp gửi về phòngkế toán công ty. Theo biên chế phòng Kế toán – Tài chính có 7 người, một trưởng phòng, một phó phòng và năm nhân viên kế toán thực hiện mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Kế toán trưởng Sơ đồ bộ máy kế toán công ty da – giầy hà nội Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Thủ quỹ Kế toán thành phẩm Kế toán thanh toán Các phòng kinh tế ở bộ phận trực thuộc Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế TOán TSCĐ NVL CCDC *Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chế độ chính sách, hướng dẫn chỉ đạo, hoạt động của các nhân viên kế toán ở rưới đơn vị trực thuộc cũng như công ty. *Kế toán tổng hợp (phó phòng): thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo rõi mảng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán. *Nhân viên kế toán TSCĐ, NVL, CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (gồm hai nhân viên). *Nhân viên kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Theo dõi việc gửi tiền hoạc rút tiền ở ngân hàng đồng thời kiêm kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. *Nhân viên kế toán thanh toán: theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. *Nhân viên kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm: theo dõi thu nhập và tính kết quả. Tuy nhiên, do khối lượng công việc thay đổi nên trong quá trình tổ chức các thành phần kế toán có sự thay đổi nhân viên. có lúc phần hành này phải cần hai nhân viên, có phần hành chỉ có một nhân viên. Vì vậy số nhân viên kế toán thực hiện các phần hành là số cơ động. 1.4.2.Hình thức ghi sổ kế toán Công ty tổ chức ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ, đây là hình thức sổ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có nhiều ưu điểm trong việc ghi phản ánh thông tin, tránh được việc ghi chép trùng lặp... nhưng rất khó cho việc cơ giới hoá thông tin. Tuy nhiên hiện nay công ty đã sử dụng kế toán máy, vì vậy mà đã thực hiện được hầu như tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, kịp thời... Với hệ thống sổ chủ yếu bao gồm NKCT số 1,2,3,4,5,8,9,10, bảng kê 1,2,3,11, bảng phân bổ 1,2,3 và các sổ cái tài khoản. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đánh giá vật tư hàng hoá theo phương pháp bình quân gia quyền. Hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Điều đặc biệt trong công tác kế toán ở Công ty là kế toán quản trị ở đây đang được hình thành một cách rõ nét, hỗ trợ một cách đắc lực cho công tác quản lý điều hành với hệ thống báo cáo nội bộ sau: Tên báo cáo Nơi lập Nơi nhận Báo cáo ngày - Báo cáo quỹ tiền mặt PKT BGĐ - Báo cáo tiêu thụ trong ngày PKD BGĐ, PKH, - Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm PKD BGĐ, QLK, KTT Báo cáo định kỳ (10 ngày) - Báo cáo tình hình tiêu thụ PKD BGĐ - Báo cáo tình hình công nợ TC PKT BGĐ Báo cáo tháng - Kết quả sản xuất và phân tích kết quả sản xuất của từng phân xưởng PKH BGĐ, KTT, QĐPX - Bảng sử dụng vật tư từng PX PKT BGĐ, KTT, QĐPX - Tình hình thu chi TC PKT BGĐ - Tình hình cung cấp và bảo quản vật tư QLK BGĐ, KTT Báo cáo quý - Tiêu thụ sản phẩm chi tiết cho từng chủng loại PKD BGĐ, KTT - Biểu tính thưởng, chiết khấu PKD BGĐ, KTT 2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Da - Giày Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Da - Giày là ngành công nghệ gắn liền với nhu cầu không thể thiếu được của tiêu dùng xã hội, là một bộ phận may mặc thời trang. Giá trị giày dép phụ thuộc rất nhiều vào nguyên vật liệu. Sản phẩm giày có đặc trưng là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp, chắc chắn, tiện lợi trong sinh hoạt lại còn đòi hỏi về chất lượng, kiểu dáng phù hợp với từng lứa tuổi, giới tính, điều kiện tài chính...của khách hàng. Do vậy sản phẩm giày rất đa dạng về chủng loại, kích thước cũng có nghĩa là nguyên vật liệu để sản xuất giày của Công ty Da - Giày Hà Nội cũng phải đa dạng và phong phú mới đáp ứng được mọi nhu cầu của người tiêu dùng. ở Việt Nam, chưa hình thành các Công ty chuyên cung ứng tổng hợp các nguyên phụ liệu cho ngành da giày, các nguyên vật liệu chính quan trọng có ảnh hưởng lớn tới giá thành đôi giày đều do nước ngoài cung cấp. Việc nguyên phụ liệu phải nhập nhiều, chưa có một thị trường phong phú đa dạng có chất lượng ổn định để cung cấp đồng bộ, ổn định theo yêu cầu của khách hàng, đã tạo bất lợi cho sự tiếp nhận và triển khai sản xuất. Và đương nhiên Công ty Da - Giày cũng không ngoài lề khi nhập ngoại nguyên vật liệu phải chịu thuế nhập khẩu do đó giá nhập thường cao. Bên cạnh đó với chủng loại sản phẩm đa dạng đối với vật tư dự trữ cũng phải đồng bộ nên nhu cầu vốn dự trữ rất lớn. Mặt khác các nguyên vật liệu như hoá chất, nước xử lý, nước phun đế...có thể chưa đưa vào sản xuất ngay nên phải bảo quản tốt, chi phí bảo quản cao. Công tác quản lý nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, để tạo điều kiện cho việc bảo quản, hợp lý và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ nguyên vật liệu hợp lý gần các phân xưởng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hiện nay, Công ty tổ chức quy hoạch hệ thống kho tàng một cách rất khoa học: kho nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Ngoài ra còn có kho hoá chất để chứa hoá chất, nhiên liệu với đội ngũ có chuyên môn và kinh nghiệm đảm bảo tốt các loại hoá chất. Kho tàng của Công ty được xây dựng khang trang, thoáng mát và được trang bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, nhân lực đầy đủ giúp cho việc tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý, bảo quản hạch toán chặt chẽ dữ liệu cũng như đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất thông suốt không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu hay vì nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng. 2.2.2. Nguồn nhập nguyên vật liệu Vì ở nước ta chưa có một thị trường phong phú và đa dạng để cung cấp đồng bộ nguyên vật liệu cho ngành da giày do đó nguyên vật liệu mà Công ty Da - Giày nhập chủ yếu theo hai nguồn: trong nước và nước ngoài. Nguồn trong nước, Công ty nhập các nguyên vật liệu chính như: vải, da tươi, cao su, chỉ...của các doanh nghiệp trong nước. Còn các nguyên phụ liệu Công ty chủ yếu phải nhập từ nước ngoài như các loại hoá chất (nước phun đế, nước xử lý, nước đông cứng...) và các loại keo, khoá...Ngoài ra có một số nguyên vật liệu Công ty tự gia công chế biến như da thuộc ... 2.2.3. Phân loại nguyên vật liệu Với khối lượng vật liệu lớn chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại vật liệu lại có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng lý hoá khác nhau, do._.