Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng Vạn Xuân

chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập doanh nghiệp. Do đó công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân, được tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty, em nhận thấy rằng kế toán nguyên vật liệu giữ một vai trò quan trọng.Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài: ’’Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân” làm đề tài luận văn của mình. Nội dung bài luận văn gồm 3 chương: Chương 1:Một số vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặt lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên bài luận văn của em không tránh khỏi những hạn chế về nội dung cũng như phạm vi yêu cầu. Kính mong được sự góp ý, giúp đỡ của các thầy cô giáo để bài luận văn này của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương1: Một số vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. 1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.1.3 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp xây dựng, chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm, nguyên vật liệu quyết định cả số lượng cả chất lượng sản phẩm. Vì vậy hạ thấp chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu và đó là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp đó để tăng tốc độ luân chuyển tài sản lưu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Vậy nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc quản lý nguyên vật liệu phải bao gồm các mặt: Số lượng cung cấp, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Mặt khác công việc này còn nhằm kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất ngăn chặn những hao hụt mất mát, lãng phí và cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán khác nhằm hoàn thành tốt công tác kế toán quản trị. 1.1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu: Từ khâu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. - Khâu thu mua: Cần quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả để vật liệu khi thu mua phải đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, chủng loại, giá hạ để có thể hạ thấp chi phí vật liệu một các tối đa. - Khâu bảo quản: Cần đảm bảo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu.Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu - Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu cần phải tiết kiệm hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Khâu dự trữ: Cần xác định một lượng dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng như mua không kịp thời hoặc dự trữ quá nhiều gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm vòng quay của vốn. * Tóm lại: Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu + Tổ chức đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán (người cung cấp) và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất cần sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, có chức năng, tính chất lý hoá khác nhau. Do vậy để quản lý tốt được nguyên vật liệu đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị thì cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. 1.2.1 Phân loại vật liệu Những căn cứ để phân loại nguyên vật liệu: a) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: Sắt, thép, gạch, xi măng…. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Nó giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường, làm tăng thêm chất lượng của nguyên liệu chính sử dụng trong thực tế sản xuất cũng như sản phẩm sản xuất ra hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý. Ví dụ: Dầu mỡ bôi trơn máy móc, thuốc tẩy, sơn…. - Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dung cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các loại thể lỏng, khí để phục vụ cho sản xuất... - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... b) Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ sản xuất, quản lý doanh nghiệp. c)Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên ngoài. - Nguyên vật liệu bên ngoài thuê gia công chế biến: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp xuất kho một số nguyên vật liệu khác để thuê một đơn vị nào đó nhằm hoàn thiện, biến đổi chúng thành những nguyên vật liệu mới phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp - Nguyên vật liệu tự chế: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất và nhập kho - Nguyên vật liệu từ hoạt động liên doanh: Do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu a. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá thực tế nguyên vật liệu được xác định khác nhau: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Là giá ghi trên hoá đơn(bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng(+) với các chi phí thực tế mua(bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường chi phí nhân viên...). - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các khoản chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá xuất thuê chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trường hợp khác: Doanh nghiệp hoặc đơn vị khác góp vốn bằng nguyên vật liệu thì giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh quy định. Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). b. Giá thực tế xuất kho Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu, xong việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: - Tính theo đơn giá bình quân đầu kỳ Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho đầy kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ - Tính theo đơn gia bình quân cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền) Về cơ bản cách tính của phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá nguyên vật liệu được tính bình quân cho tất cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá xuất kho xuất kho bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cư vào đơn giá thực tế theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. - Tính theo giá nhập trước ngày xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng xuất kho lần trước số còn lại (tổng số xuất kho lần nhập trước) được tính cho đơn giá lần sau. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập kho sau cùng. - Tính theo giá nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập. Nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập cuối sau đó mới lần lượt đến các lần trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu tính theo đơn giá cuả các lần nhập đầu kỳ. - Phương pháp hệ số giá Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế giá vật liệu dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL x Hệ số giá xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng loại, thứ, nhóm hoặc cả các loại vật liệu. Các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nêu trên đều có những ưu nhược điểm khác nhau phù hợp với điều kiện quản lý của doanh nghiệp nhưng đều phải đảm bảo tính nhất quán. 1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.3.1. Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo quyết định: QĐ 1411/TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH) - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu số 03 BH). Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04 VT). Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 VT). Phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 VT) 1.3.2 Phương pháp kế toán nguyên vật liệu Việc ghi chép của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: a. Phương pháp ghi thẻ song song Tại kho: Thủ kho theo dõi ghi chép số lượng vật liệu trên thẻ kho Tại phòng kế toán: Kế toán ghi chép cả số lượng và giá trị từng thứ vật liệu trên sổ chi tiết Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song Tại phòng kế toán: Kế toán ghi chép vào sổ luân đối chiếu luân chuyển cả về số lượng và giá trị Trình tự hạch toán: Sơ đồ sau hạch toán phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng kợp Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một làn vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra c. Phương pháp sổ số dư: Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng của vật liệu Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị vật liệu Trình tự hạch toán: Theo sơ đồ sau phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bẳng kê xuất Sổ số dư Bẳng kê nhập Bẳng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bẳng kê nhập-xuất-tồn Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu - ưu điểm: Tránh được số lượng ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều trong tháng Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết tình hình vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem thẻ kho. 1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Theo chế độ hiện hành trong các doanh nghiệp nói chung kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: - Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4.1 Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Là phương pháp ghi chép phản ánh liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng tồn mà phương pháp này có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng + Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh các loại giá trị vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhận được hàng về nhập kho Kết cấu TK151 Bên nợ: - Trị giá vật tư hàng hoá đang đi trên đường Bên có: - Trị giá hàng hoá vật tư đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng hoặc thiếu hụt, hư hỏng. Dư nợ: - Trị giá hàng hoá vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho cuối kỳ + Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu TK 152 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm, tồn kho của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu TK 152 Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, nhận góp vốn liên doanh - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán hoặc góp vốn liên doanh - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả cho người bán hoặc được giảm giá - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê Dư nợ: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho Theo quyết định số 1864 thì trong các doanh nghiệp xây lắp có các tài khoản cấp 2 sau: TK 152.1; TK152.3; TK152.4; TK 152.6; TK 152.8. + TK 331- Phải trả cho người bán TK 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, các khoản chi phí phải trả liên quan đến hoạt động tài chính. Kết cấu TK 331 Bên nợ: - Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng - Giá vật tư, hàng hoá thiếu hụt mất phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trử vào số nợ phải trả - Số tiền doanh nghiệp ứng, trả trước cho người bán nhưng chưa được nhận vật tư, hàng hoá Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư có: - Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. Dư nợ: - Số tiền đã ứng, trả trước hoặc trả thừa cho người bán. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan: 111,112, 141, 133, 621,…. Phương pháp kế toán: Phương pháp kê khai thường xuyên (Sơ đồ 1) 1.4.2 Phương pháp tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu Xuất kho Thực nhập tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp này độ chính xác giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi. Và được áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, vật tư hàng hoá xuất dùng, xuất bán thường xuyên. Theo phương pháp này mọi biến động của vật tư hàng hoá nhập, xuất, trong kỳ được theo dõi phản ánh trên TK 611. *Tài khoản sử dụng + TK 611 - Mua hàng TK này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu mua trong kỳ. Kết cấu TK 611 Bên Nợ: -Trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho kỳ -Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua trong kỳ, hàng hoá mua trong kỳ, hàng hoá đã bị trả lại. Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Tri giá hàng hoá đang đi cuối kỳ Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ. Trị giá của nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. TK 611 không có số dư TK 611 có 2 TK cấp 2: TK 611.1: Mua nguyên vật liệu TK 611.2: Mua hàng hoá +Tài khoản 151 – Hàng hoá mua đang đi trên đường. TK 151 dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ của từng loại hàng đang đi trên đường. Kết cấu TK 151 Bên nợ: Kết chuyển giá trị hàng đang đi trên đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá trị hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ Dư nợ: Giá trị thực tế các loại nguyên liệu, vật liệu đang đi đường cuối kỳ Phương pháp kế toán: Phương pháp kiểm kê định kỳ Hệ thống sổ kế toán 1.5.1 Sổ kế toán chi tiết: Được sử dụng để ghi các hoạt động tài chính một cách chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị 1.5.2 Sổ kế toán tổng hợp: Được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh doanh liên quan đến đối tượng kế toán ở dạng tổng quát được pảhn ánh trên các tài khoản tổng hợp. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà lưạ chọn các mẫu kế toán cho phù hợp. Hình thức sổ kế toán tổng hợp gồm các loại sau: - Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký – sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ nhật ký chứng Chương2: thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân 2.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân Tiền thân của Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân là Công ty xây dựng và trang trí nội thất được thành lập tháng 5 năm 2001 và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0102002605 ngày 16 tháng 5 năm 2001 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà nội cấp. Đến ngày 09/12/2003 Công ty xây dựng và trang trí nội thất được chuyển đổi tên thành Công ty cổ phần xây dựng Vạn Xuân và hoạt đông theo giấy phép kinh doanh số 0103003326 của Sở kế hoach đầu tư thành phố Hà nội. ►Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng vạn xuân ►Tên giao dich: VAN XUAN CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY ►Tên viết tắt: FOSCO.,JSC ►Trụ sở: Số 32 Hàn Thuyên- quận Hai Bà Trưng- Hà nội ►Tài khoản : VND: 10201.00000.12425 USD: 10202.00000.00870 Tại Ngân Hàng Công Thương Hoàn Kiếm ►Mã số thuế : 0101447122 ►Điện thoại: (04)826351 ►Fax: (04) 8263511 ►Email: vanxuanfosco@hn.vnn.vn ►Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đ (hai mươi tỷ đồng) Được thành lập trên cơ sở tiếp nối và kế thừa các nghĩa vụ, quyền lợi từ Công ty xây dựng và trang trí nội thất cùng với những khó khăn ban đầu như số vốn điều lệ còn ít, tổng số công nhân viên còn chưa nhiều. Đồng thời công ty lại phải lo tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng tới việc tuyển dụng lao động, bố trí lao động, song công ty hoàn toàn tự chủ, hoạt động tích cực và không ngừng lớn mạnh về quy mô tổ chức, về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu ngành nghề. Bằng chứng cho thấy phạm vi sản xuất kinh doanh được mở rộng, phát triển. Công ty đã tham gia nhiều công trình rất đa dạng như: Thuỷ lợi, công trình dân dụng, công trình văn hoá thể thao. Tiêu biểu như : Cống ngụ Đại Đồng, chi cục thuế Hoà Bình, Trạm thu phí Cầu Tân Đệ, nghĩa trang Việt Đoàn, Trường trẻ em khuyết tật Sóc Sơn, Công trình đường 18B- Lào(tại Lào), công trình đường 280… Hiện nay công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ ngày càng tăng về số lượng và nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu công việc. Tổng số cán bộ công nhân viên của toàn công ty là 84 người được đào tạo qua nhiều lĩnh vực khác nhau như kiến trúc, thuỷ lợi, xây dựng, giao thông, địa chất, kinh tế, tài chính….Trong đó nhân viên quản lý là 28 người, công nhân kỹ thuật lành nghề là 56 người đều được đào tạo cơ bản. Để nâng cao năng suất lao động, cũng như để giảm bớt sức lao động công ty đã không ngừng đổi mới trang thiết bị, hệ thống máy móc hiện đại để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh như: Sử dụng tối đa cho máy móc thi công như: Máy ủi, máy xúc, máy rải nhựa, máy trộn vữa, máy đầm…. Sử dụng các phương tiện vận chuyển thích hợp với điều kiện thi công như xe cải tiến, công nông, ô tô chuyên chở, máy kéo… 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty được tổ chức theo mô hình công ty cổ phần Hình thức sở hữu : Góp vốn của các cổ đông sáng lập 2.2.1 Chức năng Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với chức năng chủ yếu là xây dựng mới, cải tạo hoàn thiện các công trình xây dựng dân dụng và xây dựng công cộng. 2.2.2 Nhiệm vụ Thi công xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi Sản xuất chế biến gỗ Trang trí nội ngoại thất công trình Buôn bán vật liệu xây dựng San lấp mặt bằng Thi công hệ thống cấp thoát nước và xử lý nước Thi công lắp đặt mạng lưới điện đến 35KV Xây dựng cầu đường bộ Kinh doanh bất động sản, đầu tư xây dựng nhà ở 2.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty (sơ đồ 2) - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông. Có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông - Ban giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty tham gia ký kết hợp đồng xây dựng, phân phối thu nhập. Có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và tổ chức mọi hoạt động kinh doanh của công ty Các phòng ban trong công ty gồm: - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tiếp nhận, truyền đạt thông tin và mệnh lệnh, giúp giám đốc trong việc điều hành và quản lý đơn vị - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện triển khai kế hoạch sản xuất và các nghiên cứu khoa học công nghệ mới thích hợp để đổi mới sản xuất - Phòng kế toán vật tư: Theo dõi quản lý cân đối vật liệu cho từng công trình. Thực hiện việc mua sắm, cung ứng và theo dõi việc sử dụng vật tư của các đơn vị. - Ban chỉ huy công trường: Theo dõi, giám sát, quản lý các đội xây dựng thi công nề sắt, đội thi công điện nước, đội xe máy công trình, đội mộc và trang trí nội thất. Các đội thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. 2.3 Tình hình kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Mã Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 A 1 2 3 4 Doanh thu thuần 11 7.562.428.987 21.124.070.134 19.026.000.000 Giá vốn hàng bán 12 6.645.589.725 20.131.175.471 17.782.198.211 Chi phí quản lý kinh doanh 13 786.693.981 747.707.445 609.262.933 Chi phí tài chính 14 80.242.356 60.355.000 71.246.000 -Trong đó chi phí lãi vay 15 80.242.356 60.355.000 71.246.000 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 20= 11- (12+13+14) 20 49.902.916 184.832.218 563.292.856 Thu nhập khác 21 14.622.156 7.997.700 Chi phí khác 22 4.527.439 7.810.095 Tổng lợi nhuận kế toán (30=20+21-22) 30 45.375.477 191.644.279 571.290.556 Các khoản điều chỉnh lợi nhuận để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN 40 Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN (50=30+40) 50 45.375.477 191.644.279 571.290.556 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 60 14.520.153 53.660.398 159.961.356 Lợi nhuận sau thuế(70=30-60) 70 30.855.324 137.983.881 411.329.200 (Nguồn số liệu phòng tài chính-kế toán) Nhìn qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 từ năm 2004 đến năm 2006 cho ta thấy lợi nhuận qua các năm đều tăng đáng kể đặc biệt là năm 2006 đã cho chúng ta thấy công ty đang làm ăn trên đà phát triển. Một số vấn đề cụ thể như sau: Năm 2005 doanh thu thuần là 21.124.070.134 đồng so với năm 2004 là 7.562.428.987 đồng tăng 13.561.641.147 đồng như vậy tăng gấp gần 2,8 lần so với năm 2004 và năm 2006 doanh thu thuần là 19.026.000.000 đồng so với năm 2004 là 7.562.428.987 đồng tăng 11.463.571.013 đồng như vậy tăng gấp hơn 2,5 lần. Doanh thu thuần tăng thể hiện quy mô kinh doanh và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường càng lớn. Cùng với sự tăng lên của doanh thu thuần thì giá vốn hàng bán cũng tăng và tăng cùng chiều với doanh thu thuần nhưng đều thấp hơn doanh thu thuần dẫn đến lợi nhuận qua các năm đều tăng. Năm 2004 lợi nhuận của Công ty đạt chưa cao là do năm này Công ty mới được chuyển đổi từ Công ty xây dựng và trang trí nội thất nên Công ty chưa tạo được vị thế cạnh tranh của mình trên thương trường, hơn nữa chi phí quản lý kinh doanh là (786.693.981đồng) tương đối cao, cao hơn năm 2005 (747.707.745 đồng) là 38.986.536 đồng và cao hơn năm 2006 (609.292.933 đồng ) là 177.431.048 cũng như chi phí tài chính phải trả lãi vay cho việc vay vốn là nhiều hơn so với năm 2005 là 19.887.365 đồng và năm 2006 là 8.996.365 đồng. Đến năm 2006 lợi nhuận sau thuế là 411.329.200 đồng so với năm 2004 (30.855.324 đồng) tăng hơn 13 lần và tăng so với năm 2005 (137.983.881 đồng) là gần 3 lần. Để có được kết quả trên là do năm 2006 công ty đã làm tốt được công tác tiếp thị đấu thầu, trúng thầu được một số các công trình lớn, mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó Công ty đã tiết kiệm được một phần chi phí quản lý kinh doanh điều này cũng góp phần làm tăng thêm lợi nhuận của năm. Mặt khác từ năm 2005 nhà nước điều chỉnh mức thuế suất thuế TNDN từ 32% xuống còn 28% tạo ra sự ưu ái cho các công ty, các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam nên thuế TNDN phải nộp năm 2005 của công ty đã giảm 7.665.771 đồng và đặc biệt là năm 2006 đã giảm mức thuế là 22.851.622 đồng (so với mức thuế suất thuế TNDN 32% mà công ty phải nộp năm 2004) điều này giúp công ty tăng thêm được một khoản thu nhập...Và một điều chúng ta không thể phủ nhận vai trò lãnh đạo của công ty cũng như sự làm việc nhiệt tình của đội ngũ công nhân viên đã và đang đóng góp cho sự phát triển chung của công ty. 2.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty (Sơ đồ 3) Giúp giám đốc trong việc hoạch chi phí sản xuất- kinh doanh cuả công ty, báo cáo tài chính với các cơ quan chức năng của nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính, xác định nhu cầu vốn, tình hình biến động về tài sản của công ty. 2.4.1 Cơ cấu phòng tài chính kế toán * Chức năng: + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài chính- kế toán, có trách nhiệm cập nhật các thông tin mới về kế toán tài chính. Trực tiếp phân tích các hoạt động kế toán, đề xuất ý kiến, tham mưu cho giám đốc cùng các bộ phận chức năng của công ty. + Kế toán theo dõi công nợ: Kiểm tra chứng từ vào sổ sách chi tiết các tài khoản, tiểu khoản theo mẫu quy định. Hàng tháng đối chiếu vốn kế toán tổng hợp số dư các tài khoản, lên báo cáo chi tiết phục vụ công tác kế toán tài chính. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, theo dõi kê khai thuế GTGT, TNDN. + Kế toán tiề._.