Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

ác doanh nghiệp sản xuất thì chi phí NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh cũng như giá thành sản phẩm. Vì vậy các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí NVL, giảm mức tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất song vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đủ sức cạnh tranh trên thị trường. Xuất phát từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM, em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán NVL. Được sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Hoà, cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty CPKT ELCOM, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu về NVL với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM” để hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác kế toán NVL tại Công ty CPKT ELCOM. Bài chuyên đề ngoài 2 phần mở bài và kết luận thì gồm 3 phần chính sau: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức NVL ở Công ty CPKT ELCOM. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công ty CPKT ELCOM Chương 1 Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Đặc điểm, vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của 1 sản phẩm. Do vậy mà chất lượng của sản phẩm sản xuất ra cao hay thấp còn phụ thuộc chủ yếu vào việc sử dụng NVL thích hợp hay không thích hợp, chất lượng NVL là tốt hay xấu để sản xuất ra sản phẩm đó. Vì vậy ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình công nghệ, chất lượng NVL là một yếu tố hết sức quan trọng. Đây cũng là điều mà mỗi doanh nghiệp sản xuất đều phải quan tâm, trên tất cả các phương diện khác nhau NVL giữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất. Xét về mặt giá trị: dưới tác động của sức lao động cũng như tư liệu lao động ở một chu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch giá trị một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Xét về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh NVL bị tiêu hao toàn bộ không giữ được hình thái ban đầu Xét về mặt chi phí: NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm, hơn nữa nếu thiếu NVL thì doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất được. Vì thế mà NVL quyết định đến giá bán cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Xét về mặt vốn: NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp nhất là vốn dự trữ. Vì vậy việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý. Như vậy, NVL có vai trò đặc biệt quan trọng mà không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất, vì thế phải tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo cho việc sử dụng NVL có hiệu quả và tiết kiệm nhằm hạ giá thành sản phẩm, điều này thực sự có ý nghĩa to lớn đối với mỗi doanh nghiệp nói chung. Yêu cầu quản lý NVL đối với doanh nghiệp sản xuất. Quản lý NVL là công tác không thể thiếu được trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào và nó là một tất yếu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất. Tổ chức quản lý chặt chẽ NVL sẽ hạn chế được những mất mát, giảm bớt được những rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của một đơn vị một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính khách quan của thông tin trình bầy trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Muốn được như thế thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo các yêu cầu ở tất cả các khâu. NVL là tài sản dự trữ sản xuất và thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất. Trong khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, không bị gián đoạn, ngừng trệ do việc cung cấp không kịp thời hoặc dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Việc quản lý NVL chặt chẽ ngay từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán NVL Để thực hiện tốt chức năng quản lý của kế toán NVL đối với NVL nhà nước đã quy định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất như sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho NVL. Tính toán chính xác trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá, kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về thu mua vật tư, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình hoạt động sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích, kiểm tra việc chấp hành bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Đồng thời tham gia vào quá trình kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nước quy định. Trong công tác hạch toán, doanh nghiệp có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh Ic quay vốn lưu động, hạch toán NVL cung cấp những thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. Phân loại NVL Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp do tính đặc thù riêng nên sử dụng những loại NVL khác nhau. Phân loại NVL là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại NVL theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Để thống nhất công tác quản lý NVL giữa các bộ phận có liên quan đòi hỏi phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý NVL. Một số cách phân loại NVL trong các doanh nghiệp : - Theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là những đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, vải trong may mặc…. NVL chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí NVL. Vật liệu phụ: là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thiếc hàn, nhựa thông, sơn bóng… Nhiên liệu: được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: điện…. Phụ tùng thay thế:là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng…dùng cho công tác xây dưng cơ bản trong doanh nghiệp Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được sắp xếp vào các loại trên bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất ra như đồng… hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp - Căn cứ vào nguồn hình thành có thể chia NVL thành: NVL mua ngoài NVL thuê ngoài gia công chế biến NVL tự gia công chế biến - Căn cứ vào mục đích sử dụng: NVL trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm NVL dùng cho quản lý sản xuất NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp Đánh giá NVL 1.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL Về nguyên tắc thì vật tư hàng hoá hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư hàng hoá đó. Để theo dõi chặt chẽ về tình hình NVL trong đơn vị mình thì cần phải tiến hành đánh giá chúng Đánh giá NVL là dùng thước đo bằng tiền để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định Khi đánh giá vật tư, hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau: * Nguyên tắc giá gốc: (theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) vật tư, hàng hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư, hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. * Nguyên tắc thận trọng: Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu: - Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá; - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá). * Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là khi kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua; - Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập; - Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất; -Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 1.2.2.2. Xác định trị giá vốn vật liệu nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL được nhập từ các nguồn khác nhau, vì thế trị giá thực tế của mỗi loại trong các trường hợp được xác định khác nhau, cụ thể: Đối với NVL mua ngoài: trị giá vốn thực tế chính là giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (nếu có). Chi phí thu mua có thể là chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí thuê kho, các chi phí khác…và trừ đi các khoản giảm giá (nếu có) không có thuế GTGT đầu vào. Đối với NVL do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá thực tế của NVL xuất kho gia công chế biến và chi phí gia công chế biến. Đối với NVL do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá trị thực tế của NVL xuất thuê gia công chế biến cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi thuê gia công chế biến về kho của doanh nghiệp cộng với chi phí phải trả cho doanh nghiệp nhận gia công chế biến. Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: trị giá vốn thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá Đối với NVL nhập do được biếu tặng, tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng với các chi phí khác phát sinh 1.2.2.3. Xác định trị giá vốn vật tư xuất kho NVL của doanh nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau. Do đó khi xuất kho NVL thì tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho: Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ, theo dõi chi tiết NVL theo từng lô hàng. Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho ´ Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân = Giá vật tư tồn đầu kỳ + Giá vốn vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân được xác định theo từng thứ vật tư và có thể xác định cho cả kỳ - đơn giá bình quân cố định, hoặc có thể xác định sau mỗi lần nhập - đơn giá bình quân di động. Phương pháp này có ưu điểm : giá ổn định, tính toán đơn giản Nhược điểm: khi giá thực tế tăng thì giá bình quân nhỏ hơn giá nhập cuối kỳ và ngược lại khi giá thực tế giảm thì giá bình quân lại lớn hơn giá nhập cuối kỳ Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có tình hình nhập xuất NVL ít Phương pháp nhập trước - xuất trước (FiFo): phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước thì sẽ xuất trước và lấy đơn giá bằng giá nhập Như vậy trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lô hàng nhập kho sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế NVL xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại bằng tổng số NVL xuất kho trừ đi số đã xuất thuộc lần nhập trước được tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo. Như vậy giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL thuộc lần nhập kho sau cùng. Phương pháp này áp dụng đối với những NVL có quy định thời hạn bảo quản Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO): theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại tính theo đơn giá của các lần nhập kho trước đó. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế NVL của lần nhập đầu kỳ. Bên cạnh các phương pháp kể trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số phương pháp khác như: Phương pháp tính theo giá tồn đầu kỳ Phương pháp tính theo giá hạch toán 1.3. Kế toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết NVL là việc phản ánh chi tiết theo từng thứ, từng danh điểm vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở kho và bộ phận kế toán trên cùng các chứng từ. 1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng Trong các doanh nghiệp hoạt động nhập xuất diễn ra thường xuyên liên tục, muốn tiến hành quản lý chặt chẽ tình hình biến động và hiện có của NVL, kế toán phải tiến hành lập các chứng từ cần thiết kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ hiện hành về kế toán NVL được nhà nước ban hành. Những chứng từ hợp lệ hợp pháp này là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán. Để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại NVL đáp ứng nhu cầu cho hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính các chứng từ về kế toán NVL bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 01 – VT ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 – VT) ………… Bên cạnh các chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01/GTGT). Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng (Mẫu số 02/GTGT). Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo định mức (Mẫu số 04 – VT). Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 – VT). ………… Và các chứng từ kế toán khác tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác. Đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ của các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. 1.3.2.Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý NVL do nhiều bộ phận tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán thực hiện, trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại NVL. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết NVL giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: 1.3.2.1.Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung phương pháp: ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho (mẫu số 06 – VT) để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng NVL, ở kho theo chỉ tiêu số lượng. Sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số hàng tồn kho và ghi vào cột “tồn” của kho, khi đã sử dụng xong các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho phải sắp xếp một cách cẩn thận theo quy định rồi bàn giao lại cho kế toán. ở phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả về số lượng và giá cả của vật liệu. Kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi mới căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các sổ (thẻ ) chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, sau đó căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng ở sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo thứ tự, nhóm NVL. * Ưu điểm của phương pháp: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho * Nhược điểm: Khi khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá) ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thường xuyên Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu hàng ngày đối chiếu cuối tháng 1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song ở phòng kế toán: định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Rồi thực hiện tập hợp các chứng từ nhập, xuất kho theo từng loại vật tư, hàng hoá cho việc theo dõi và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng, sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL ở từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của NVL nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ NVL được ghi trên một dòng của sổ, khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên sổ kế toán liên quan. * Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song * Nhược điểm: Vẫn có sự trùng lặp của chỉ tiêu số lượng giữa việc ghi chép của thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Nếu không lập bảng kê thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. * Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí được nhân viên kế toán chi tiết NVL Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu cuối tháng 1.3.2.3. Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: ở kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự phương pháp ghi thẻ song song, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán lập ở từng kho và tiến hành mở sổ theo dõi cả năm. Cuối mỗi tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu của thẻ kho. ở phòng kế toán: định kỳ kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Khi nhận các chứng từ về phòng kế toán thì kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập, xuất kho theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất kho Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho. Cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất NVL để ghi vào phần nhập, xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn tính ra số tồn kho cuối tháng của bảng kê này. Đồng thời vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liệu ở cột tồn kho cuối tháng của nhóm, loại NVL tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ. * Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của NVL theo từng nhóm NVL, thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên của kế toán với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra được việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho. * Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của nhóm, loại NVL nên khi cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL nào đó phải dựa vào sổ liệu trên thẻ kho Khi cần lập báo cáo tuần, kỳ về NVL cũng phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho. Kiểm tra đối chiếu số liệu nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn thì việc kiểm tra sẽ gặp nhiều khó khăn và phức tạp. * Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất NVL xảy ra thường xuyên. Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế xuất Bảng kê Nhập -xuất -Tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu hàng ngày 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tồn kho áp dụng theo phương pháp nào. 1.4.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các loại NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất NVL. Như vậy việc xác định trị giá NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán liên quan. 1.4.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng Để tiến hành hạch toán NVL theo phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo trị giá vốn thực tế. Tài khoản 152 có thể mở các tài khoản cấp hai hay cấp ba để kế toán tiến hành hạch toán chi tiết theo từng loại NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này phản ánh trị giá NVL của doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán về các loại NVL lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết, tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ. Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Tài khoản này dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm so với giá gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận những khoản lỗ hay những phí tổn thấp phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh trị giá thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK111, TK112, TK141… 1.4.1.2. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX được biểu diễn khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập kho xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản "mua hàng ". Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ Sau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.1.4.2.1.Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng các TK152, 153, 156. Các tài khoản này không phản ánh tình hình nhập - xuất vật tư hàng hoá trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hoá tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ: Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- mua hàng. TK611 - phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tăng, giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2: TK6111 - mua nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ TK 6112 - mua hàng hoá Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tư , hàng hoá kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phương pháp kê khai thường xuyên: TK111, 112, 141, 128, 222, 142, 242, 621, 627, 641, 642,331,... 1.4.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐKKế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK TK111, 112, 331 K/c tồn đầu kì K/c tồn cuối kì Thuế Nhập Khẩu Giá trị NVL xuất bán TK133 Tổng giá thanh toán TK151,152, 153, 156 TK 611 TK151,152, 153, 156 TK 621, 627 NVL xuất dùng cho sản xuất TK 111, 112, 331 Các khoản được giảm trừ TK333 TK632 TK411 TK 128, 222 Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh góp cổ phần 1.5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong Kế toán Tổng hợp NVL Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau, được sử dụng để ghi chép hệ thống hoá thông tin về các hoạt động kế toán tài chính trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán lựa chọn, nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kế toán tài chính trong đơn vị. Sổ kế toán phải được xây dựng theo nguyên tắc nhất định, phải có kết cấu khoa học và hợp lý, đảm bảo đầy đủ các yếu tố như ngày tháng ghi sổ…số tiền phải được ghi rõ ràng đảm bảo việc nhận biết thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động trong đơn vị. - Sổ kế toán chi tiết là loại sổ được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị. - Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán ở dạng tổng quát và được phản ánh trên các tài khoản tổng hợp. Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để lựa chọn các mẫu sổ kế toán cho phù hợp. Hình._. thức kế toán tổng hợp gồm các loại sau: - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký chứng từ Với mỗi hình thức trên thì sổ kế toán tổng hợp có các loại sau dùng cho hạch toán NVL * Hình thức nhật ký sổ cái Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng là: Nhật ký sổ cái * Hình thức chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái các tài khoản : TK 152, 153, 156, 611. * Hình thức nhật ký chung - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký mua hàng - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ cái các tài khoản : TK 152, 153, 156, 611. * Hình thức nhật ký chứng từ : - Nhật ký chứng từ số 5-ghi có tài khoản 331 - Nhật ký chứng từ số 6- ghi có tài khoản 151 - Nhật ký chứng từ số 7- ghi có tài khoản 152, 153,... - Sổ cái các tài khoản: 152, 153, 156. Bảng kê số 3: tính giá thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hoá - Bảng phân bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do Công ty CPKT ELCOM thực hiện kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ (NKCT) nên trong phạm vi chuyên đề em xin được trình bầy vài nét khái quát về hình thức này như sau: + Các sổ kế toán sử dụng: NKCT Bảng kê Sổ cái Sổ (thẻ) kế toán chi tiết + Nội dung: hình thức NKCT có 10 NKCT được đánh từ số 1 đến số 10. Căn cứ để ghi vào NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. NKCT được mở theo từng tháng, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau và không quên chuyển số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới. Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán NKCT là: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản ) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu kiểm tra 1.6. Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện áp dụng máy vi tính Ngày nay khi KHCN phát triển với tốc độ chóng mặt, nhu cầu về thu thập và xử lý thông tin đòi hỏi rất cao. Cần xử lý thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo độ tin cậy để đưa ra được các quyết định quản lý nhanh chóng và hiệu quả. Muốn vậy các doanh nghiệp đã từng bước đưa máy vi tính vào công tác quản lý chung cũng như vào trong công tác kế toán của đơn vị mình. Thực tế cho thấy việc ứng dụng máy vi tính đã đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý như giúp họ nắm bắt được thông tin một cách khách quan hơn theo dõi tình hình đơn vị mình thường xuyên hơn… Trong đó phải nói đến lợi ích của việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán NVL Vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm và từng thứ, từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là vật tư, hàng hoá đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục vật tư hàng hoá được xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho ( TK152,153,156 ) sẽ tạo ra được hệ thống sổ chi tiết từng vật tư, hàng hoá. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư, hàng hoá và để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật tư hàng hoá ở phần danh mục. Vật tư hàng hoá có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành vật tư, hàng hoá thành 2 phần là kế toán các nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hoá và các nghiệp vụ về xuất. Với vật tư, hàng hoá khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật tư, hàng hoá. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng. Với các nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật tư, hàng hoá thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí cho từng thứ vật tư, hàng hoá để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hoá cần thiết phải xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập vật tư, hàng hoá như phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật liệu nhập khẩu....Yêu cầu đối với chương trình là không chỉ quản lý được vật tư hàng hoá nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự động tính TGTGT khi nhập giá mua, mức thuế xuất thuế GTGT và điền vào bút toán. Đối với các nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hoá thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định giá vốn xuất kho của vật tư, hàng hoá xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước...Vật tư xuất kho có thể xuất cho quản lý, hoặc cho các mục đích khác nhưng thông thường là xuất cho sản xuất và giá trị vật tư xuất kho để sản xuất cấu thành nên chi phí vật liệu. Do đó khi xuất kho vật tư cần thiết chọn chứng từ cho phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất cho sản xuất. Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK 621, Có TK 152, kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật tư, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán. Tuy nhiên cũng có thể chương trình sẽ tính và điền ngay trị giá vốn vật tư xuất kho nhưng có thể chưa tính ngay mà phải tính lại giá vốn. Cần lưu ý chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành Đối với vật tư hàng hoá xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết kế chứng từ phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phán ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Nhưng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể chưa tính ngay vào giá vốn mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh nghiệp vụ xuất vật tư như: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất...Nếu ở danh mục vật tư, hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra Như vậy, đối với phần hành kế toán vật tư hàng hoá chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Các sổ sách báo cáo có thể xem như: sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, báo cáo nhập xuất tồn...Với việc áp dụng phần mềm kế toán, cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng vật tư, hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chương 2 Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 2.1. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty CPKT ELCOM Tên gọi: Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM Địa điểm: Số 18 Nguyễn Chí Thanh - Quận Ba đình - Hà Nội. Điện thoại: 84.4 8 359 359 - Fax: 84.4 8 355 884 Tài khoản: 311.115.251348.630.0 Tại Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Điện tử - Viễn Thông được thành lập theo quyết định số: 0103009821 ngày 04/11/2005 của Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội. Là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực điện tử, viễn thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam. ELCOM mang tới cho khách hàng các sản phẩm độc đáo, giải pháp toàn diện và dịch vụ hoàn hảo. Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM nghiên cứu các công nghệ, sản xuất các sản phẩm phần mềm và tích hợp với các dòng sản phẩm Mobile Value Added Service, CTI – Computer and Telephone Integration. Bên cạnh đó ELCOM phát triển mạnh công nghệ và sản phẩm Điện tử điều khiển, giám sát và đo lường, điều khiển trong công nghiệp, cảm biến Sensor cùng với sản phẩm truyền thống chuyên sản xuất các loại sản phẩm Đèn giao thông. Với bề dầy nhiều năm sản xuất gia công các loại Đèn giao thông, sản phẩm của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về kiểu dáng và chất lượng ngày càng được nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. Hiện nay nước ta đang bước chân dần vào các tổ chức kinh tế khu vực và thế giới, các chính sách quản lý kinh tế xã hội của nhà nước đang dần được hoàn thiện, Công ty nói riêng và toàn bộ các doanh nghiệp nói chung đang gặp rất nhiều khó khăn. Công ty hiểu và nắm bắt được một số lợi thế trước mắt, vì thế để phát huy sản xuất trong năm 2006 Công ty đã xây dựng thêm một Phân xưởng với dây truyền công nghệ mới sản xuất sản phẩm Cột Composite và đã đưa vào hoạt động và sản xuất cuối năm 2006. Nhờ vậy mà Công ty cũng đã nâng cao mức sống của CBCNV trong toàn Công ty . Mặc dù là ngay sau khi dây truyền công nghệ mới đưa vào hoạt động Công ty đã gặp phải khó khăn trong chính sách quản lý của nhà nước nhưng Công ty đã rẽ hướng tìm kiếm thị trường riêng của mình, không chỉ sản xuất những sản phẩm phục vụ cho thi công các công trình mà còn sản xuất những sản phẩm để bán ra ngoài thị trường…Với mục tiêu nâng cao doanh thu của toàn Công ty và góp phần vào sự phát triển chung của đất nước. Một số chỉ tiêu thực hiện được qua những năm gần đây: STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu Ng.đ 12844365 13412675 2 Tổng chi phí Ng.đ 11290250 12030213 3 Lợi nhuận trước thuế Ng.đ 1554115 1382462 4 Thuế thu nhập DN Ng.đ 435152 387089 5 Lợi nhuận sau thuế Ng.đ 1118963 995373 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý ở Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp, quản lý cán bộ công nhân viên, phổ biến hướng dẫn và tổ chức thực hiện các chính sách chế độ của Đảng và nhà nước đối với CBCNV. * Tham mưu nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý Công ty . * Theo dõi việc thực hiện các nội quy, chế độ của Công ty . * Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng bậc tuyển dụng lao động. * Giải quyết chế độ nghỉ đối với người lao động: nghỉ hưu, nghỉ mất sức, ốm đau, thai sản… * Theo dõi bố trí đội ngũ lao động trong Công ty , đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất đội ngũ lao động hiện có. Ban bảo vệ: * Chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện các quy định về an toàn lao động. * Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật tư trong Công ty . * Xây dựng các phương án bảo vệ an ninh chính trị nội bộ. Phòng kế toán thống kê: * Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở các đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn Công ty . * Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kê các đơn vị trực thuộc Phòng kỹ thuật KCS: * Theo dõi quá trình công nghệ sản xuất, bảo đảm chất lượng sản phẩm, bảo đảm thiết bị hoạt động liên tục có hiệu quả. * Kết hợp với phòng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật, xây dựng nội quy an toàn và quy trình vận hành các thiết bị. * Kiểm tra và lập kế hoạch, tu sửa máy móc thiết bị. Phòng kế hoạch vật tư: * Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu của sản xuất. * Tìm các giải pháp tiếp cận thị trường tiêu thụ sản phẩm. * Quản lý các chi nhánh tiêu thụ sản phẩm và theo dõi tình hình sản xuất của toàn Công ty . * Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, kỹ thuật trong toàn Công ty . * Lập kế hoạch theo kỳ ngắn hạn hay dài hạn nếu có. Phòng Điện và Tự động: * Tổ chức thiết kế và tham gia lập các dự án hạng mục tự động hoá * Tổ chức triển khai hạng mục tự động hoá trong các dự án. * Lắp đặt các thiết bị điện, thiết bị điều khiển tự động hoá các công trình * Phối hợp với các nhóm trong phòng nghiên cứu, cập nhật các công nghệ, thiết bị hiện đại, tiên tiến trong lĩnh vực tự động hoá và ứng dụng các công nghệ, thiết bị mới vào các dự án. * Quản lý, theo dõi và phát triển các khách hàng do phòng quản lý Phòng Thương mại: * Thực hiện các hợp đồng, đơn đặt hàng nội bộ Elcom và trong nước: Lập hợp đồng, quản lý, theo các hợp đồng, quản lý, theo dõi các hợp đồng, đơn đặt hàng nội bộ Elcom. Mua trang thiết bị, dụng cụ cần thiết bị cho các Phòng Điện tử, Tự động hoá. * Hỗ trợ việc liên hệ với đối tác trong nước và quốc tế với đối tác trong nước và quốc tế, thực hiện các dự án. * Hỗ trợ lập dự toán cho các dự án, lập dự trù sản xuất đơn hàng theo yêu cầu của phòng điện tử, tự động hoá. Ban Giám đốc: Ban Giám đốc trong Công ty gồm: * Giám đốc: là người đại diện trước pháp luật của Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty . Giám đốc có quyền cao nhất ở Công ty . Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật phó giám đốc hoặc kế toán trưởng. Giám đốc có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm đối với CBCNV trong Công ty theo quy định của pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty và trực tiếp phụ trách quản lý các bộ phận sau: Phòng tổ chức hành chính, Ban bảo vệ, Trưởng ban thi đua khen thưởng, Chủ tịch hội đồng kỷ luật, Trưởng ban quy hoạch cán bộ và đào tạo. * Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt kỹ thuật công nghệ chỉ đạo sản xuất thực hiện theo kế hoạch của Công ty theo định kỳ mà Công ty đã đề ra. Chỉ đạo công tác tiến bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến và thiết kế sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới, xây dựng các định mức chỉ tiêu về khoa học kỹ thuật cho từng sản phẩm. Nghiên cứu chỉ đạo xây dựng các phương án đầu tư chiều sâu và định hướng chiến lược cho sản phẩm của Công ty . * Phó giám đốc kinh doanh: Thu thập, đánh giá, xác lập các thông tin về yêu cầu của sản phẩm, của thị trường, khách hàng. Tổ chức, lập các chương trình, tài liệu phục vụ công tác quảng cáo, quảng bá sản phẩm công nghệ năng lực và thương hiệu hình ảnh của Công ty * Phân xưởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch chỉ đạo của cấp trên và thực hiện đúng nhiệm vụ cũng như chức năng của các bộ phận trong từng Xưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty CPKT ELCOM như sau: Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng Kỹ thuật KCS Phòng Điện và Tự động Xưởng Composite, Xưởng Điện tử Phòng Kế hoạch Vật tư Phòng Thương Mại Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty có những bộ phận chính sau: + Xưởng Điện tử: Chuyên sản xuất sản phẩm Đèn giao thông - sản phẩm truyền thống của Công ty . + Xưởng Composite: Chuyên sản xuất sản phẩm Cột Composite. Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Đèn giao thông của Xưởng Điện tử Nguyên vật liệu Gia công cơ khí Kiểm tra sơ bộ Rửa mạch KCS Lắp ráp Thành Phẩm Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Cột Composite của Xưởng Composite Nguyên vật liệu đầu vào Kiểm tra nguyên liệu đầu vào Thiết kế khuôn mẫu để sản xuất Chế tạo khuôn Xây dựng công thức chuẩn cho sản phẩm cột đèn và vỏ đèn Chống dính khuôn Phun Gelcoat Gia công sản phẩm Tháo khuôn Hoàn thiện sản phẩm Thành phẩm Kiểm tra sản phẩm Giới thiệu một số mặt hàng chủ yếu trong Công ty Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM có hai phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng sản xuất một loại sản phẩm với công nghệ sản xuất là khác nhau. Cụ thể như sau: Xưởng Điện tử sản xuất sản phẩm Đèn Giao thông và Tủ Điều khiển gồm các loại sau: * Đèn giao thông: - Đèn chữ thập D300 E37-TC31, E37-TC32 - Đèn đếm lùi D300 E37-TL31, E37-TL32 - Đèn đi bộ D300 E37-TB31 - Đèn phương tiện 3 mầu D300 E37-TP31, E37-TP32, E37-TP33 - Đèn phương tiện 3 mầu D300 Mũi tên Xanh, Vàng, Đỏ E37-TA31 - Đèn phương tiện D200 Mũi tên xanh E37-TA21 * Tủ điều khiển: - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 2 pha ( TCELC2P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 3 pha ( TCELC3P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 4 pha ( TCELC4P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 5 pha ( TCELC5P ) Ngoài ra Xưởng Điện tử còn sản xuất một số Module đèn như: - Module đèn phương tiện D300 E37-MP3X, E37-MP3V, E37-MP3Đ, E37-MA3X, E37-MA3V, E37-MA3Đ - Module đèn phương tiện D200 E37-MP2X, E37-MP2V, E37-MP2Đ, E37-MA2X - Module đèn chữ thập D300 E37-MC31, D200 E37-MC21 - Module đèn đếm lùi D300 E37-ML31, E37-ML32 - Module đèn đi bộ xanh, đỏ D300 E37-MB31 - Module đèn đi bộ xanh D200 E37-MB21, E37-MB22 - Module đèn đi bộ đỏ D200 E37-MB23, E37-MB24 - Module đèn nhắc lại D100x500 E37-MN11 Xưởng Composite sản xuất sản phẩm gồm: + Cột đèn giao thông + Vỏ đèn giao thông + Vỏ tủ điện 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán thanh toán, kế toán thuế Kế toán NVL, Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương BHXH Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Trong đó nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán như sau: • Kế toán trưởng: phụ trách phòng kế toán thống kê, quản lý điều hành toàn bộ hạch toán sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và tính giá thành sản phẩm. Kế toán trưởng có nhiệm vụ thường xuyên giám sát kiểm tra các khâu hạch toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế mua bán, đối chiếu, kiểm tra, ký xác nhận hoá đơn đầu vào của toàn Công ty , ký phiếu thu chi khi có lệnh của giám đốc. Cuối tháng kiểm tra số liệu báo cáo quyết toán nội bộ, báo cáo thống kê, kiểm tra ký duyệt chi lương, chi BHXH. Tập hợp NKCT, các bảng kê, bảng phân bổ của các khâu tổng hợp chi phí và tính giá thành. Xác định số dư của từng tài khoản, lên bảng tổng kết tài sản, bảng xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho toàn Công ty . Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc về tài chính. Kết thúc năm tài chính lên Báo cáo tài chính. • Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản: TK111,TK112, TK 141, TK 133, TK 138, TK 331, TK 341, TK 338. Tập hợp số liệu trên các NKCT, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan, đôn đốc các kế toán phụ trách quyết toán Xưởng Điện tử, Xưởng Composite, tập hợp nhập xuất thành phẩm trong tháng làm báo cáo thống kê tháng. • Kế toán tiền lương, BHXH: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản sau: TK334, TK3382, TK 3383, TK 3384... hàng tháng tập hợp năng suất, bảng chấm công của từng XN, căn cứ vào định mức đơn giá do giám đốc ký duyệt trả lương cho CBCNV. • Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, phụ trách theo dõi tài khoản: TK152, TK153, TK 331, TK133....hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất nguyên vật liệu hạch toán phân bổ cho từng đối tượng sử dụng, lên bảng kê nhập, phân loại nguyên vật liệu của từng Xưởng cuối quý lên bảng kê số 3, xác định số nguyên vật liệu tồn cuối quý của từng Xưởng và của toàn Công ty . Cứ 6 tháng lại lập báo cáo kiểm kê kho. • Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ quản lý theo dõi tài khoản: TK511, TK131, Tk3331...hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng vào sổ chi tiết số 3 tiêu thụ thành phẩm, hàng tháng tổng hợp số liệu tiêu thụ của toàn Công ty lên bảng kê số 11. Cuối tháng có nhiệm vụ tập hợp doanh thu, chi phí, thành phẩm nhập kho của Xưởng Điện tử, Xưởng Composite và lập báo cáo quyết toán cho cả doanh nghiệp • Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại Công ty . Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng viết phiếu thu tiền, căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ chi tiền mặt. Thường xuyên vài ngày đối chiếu kiểm tra quỹ với kế toán thanh toán. Quản lý chứng từ thu chi và giữ con dấu Ngoài các công việc đã được phân công cụ thể trên các nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ nhau trong công việc chung của phòng 2.1.3.2. Một số đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chế độ hiện hành của nhà nước mà công tác tổ chức kế toán tại Công ty CPKT ELCOM có những đặc điểm sau: • Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính cùng các chuẩn mực kế toán và các thông tư của nhà nước ban hành. • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. • Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. • Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền được tính vào thời điểm cuối kỳ, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm. • Đơn vị tiền tệ được sử dụng là VNĐ, nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán. • Hình thức kế toán hiện nay đang áp dụng là nhật ký chứng từ. Trong quá trình thực hiện kế toán tại Công ty không sử dụng toàn bộ các NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết mà chỉ sử dụng một số loại gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu về kế toán. • Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng • Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. 2.2. Tình hình tổ chức kế toán NVL tại Công ty CPKT ELCOM 2.2.1. Đặc điểm và tình hình cung cấp NVL ở Công ty CPKT ELCOM Với hai dây truyền công nghệ sản xuất khác nhau, sản phẩm của Công ty đa dạng và phong phú do đó trong quá trình sản xuất của mình Công ty đã sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu hết sức đa dạng và phong phú, có giá trị cao như: Module, Mạch đèn chỉ thị, Mạch Điều khiển, Mạch in, Nguồn Meanwell... Những loại NVL có tính chất vật lý không giống nhau vì vậy mà công tác quản lý NVL trong Công ty gặp không ít khó khăn. Do thời gian thực tập tại Công ty là hạn chế nên trong phạm vi chuyên đề này em xin trình bầy công tác tổ chức kế toán NVL tại Xưởng Điện tử Kế hoạch thu mua NVL tại Công ty CPKT ELCOM dựa trên kế hoạch (do phòng kế hoạch lập) và định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy mà hàng tháng (quý) căn cứ vào khả năng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, khả năng cung ứng vật tư trên thị trường, phòng vật tư tiến hành thu mua vật tư để phục vụ kịp thời cho sản xuất. Do đó Công ty chỉ dự trữ NVL ở mức tối thiểu cho phép trong giới hạn vốn của Công ty . Những NVL chính (chủ yếu) được tiến hành thu mua theo hợp đồng với người bán (nhà cung cấp), còn một số NVL phụ Công ty đi mua tại các cửa hàng bán lẻ trong nước. Trong Công ty sử dụng tất cả các phương thức thanh toán cho người bán nhưng phổ biến nhất vẫn là phương thức mua hàng trả chậm, và trả tiền ngay đối với vật tư mua lẻ Việc thu mua NVL trong Công ty có yêu cầu nhà cung cấp phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ như hoá đơn GTGT hay giấy biên nhận đối với một số vật tư mua lẻ bên ngoài của chủ cửa hàng, đơn vị bán hàng… để góp phần tích cực vào công tác quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung. Số lượng NVL mua về sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm sản xuất ra, khâu thu mua NVL sẽ ảnh hưởng đến giá thành và lợi nhuận của Công ty . Còn vấn đề bảo quản NVL tại kho cũng tác động không nhỏ đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra và gián tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín lâu dài của Công ty. Vì thế tổ chức kho tàng để bảo quản tốt NVL là việc làm cần thiết và không thể thiếu được ở mỗi doanh nghiệp. Công ty CPKT ELCOM đã nắm bắt được đặc điểm NVL của mình là khá phức tạp nên cũng đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi như sau: Tại Xưởng Điện tử có 2 kho: kho thương phẩm và kho bán thành phẩm, thành phẩm Tại Xưởng Composite có 2 kho: kho NVL và kho thành phẩm NVL nhập, xuất kho của Công ty được tiến hành theo kế hoạch vật tư Nắm bắt được đặc điểm của NVL đang sử dụng, Công ty yêu cầu phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, và sử dụng. Đây cũng là yêu cầu chung của mỗi đơn vị sản xuất, là cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất và thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay. 2.2.2 Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng NVL tại Công ty CPKT ELCOM Công ty CPKT ELCOM đã quan tâm đến việc quản lý, cung cấp và sử dụng NVL cụ thể việc cung cấp NVL: Công ty đã tìm được những nguồn cung cấp NVL tương đối ổn định, chất lượng NVL đảm bảo được yêu cầu phục vụ cho sản xuất thường xuyên, liên tục. Tại Công ty CPKT ELCOM hiện nay đã xây dựng được hệ thống kho tàng rộng rãi để bảo quản cũng như dự trữ NVL. Hệ thống kho trong Công ty bao gồm có 4 kho: 2 kho của Xưởng Điện tử: Kho thương phẩm Kho thành phẩm và bán thành phẩm 2 kho của Xưởng Composite: Kho nguyên vật liêu Kho thành phẩm Trong kho có sự sắp xếp, phân loại từng thứ NVL và có giá đựng riêng cho từng loại. Việc này giúp cho công việc bảo quản cũng như quản lý NVL có trong kho được tốt hơn. Hơn nữa trong Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức chi phí NVL cho các sản phẩm của Xưởng giúp cho việc lên kế hoạch vật tư các loại sản phẩm được tốt hơn Nhìn chung công tác quản lý NVL trong Công ty vẫn chưa được chặt chẽ do: Một là do thủ tục nhập, xuất kho vẫn còn lỏng lẻo, chậm, chưa theo kịp được với nhu cầu NVL cho sản xuất Hai là do thủ kho không theo dõi chặt chẽ về số lượng từng loại NVL biến động trong một ngày theo đúng yêu cầu quản lý Về vấn đề sử dụng NVL, trong Công ty cũng đã yêu cầu phải có lý do xuất kho đúng đắn. Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho quản đốc giám sát nhu cầu sử dụng NVL tại phân xưởng ngay từ đầu năm. Việc xét duyệt nhu cầu sử dụng NVL tại kho của Công ty phải căn cứ vào định mức chi phí NVL cho từng loại sản phẩm, căn cứ vào kế hoạch vật tư trong kỳ đã được lập từ trước (đầu năm, đầu quý) Tình hình quản lý, cung cấp và sử dụng NVL đối với Công ty CPKT ELCOM nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất nói chung là quan trọng. Nếu Công ty có được nguồn cung cấp ổn định và thường xuyên đảm bảo cho sản xuất không bị ngừng trệ, sử dụng NVL tiết kiệm hợp lý là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay nếu Công ty thực hiện tốt công tác kế toán NVL, hạ giá thành thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường là lớn và có thể chiếm lĩnh được thị trường rộng lớn hơn. Đồng thời với việc hạ thấp chi phí và việc tăng doanh thu cho Công ty từ đó cải thiện được đời sống của cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ và tái mở rộng. Đó là một trong những tiền đề giúp cho Công ty tồn tại và phát triển trong điều kiện hiện nay. 2.2.3. Phân loại NVL ở Công ty CPKT ELCOM Với khối lượng NVL đưa vào sản xuất đa dạng và phong phú về chủng loại, mỗi loại có nội dung kế toán và tính năng cơ lý hoá cũng như các chức năng là khác nhau. Mặt khác muốn quản lý tốt chi phí NVL trong Công ty phải tiến hành phân loại NVL, cụ thể như sau: Xưởng Điện tử: NVL được chia thành các nhóm., cụ thể + M163: Mạch in Đèn + N0005: Nguồn Meanwell + L001: Led oudoor xanh + L002: Led oudoor đỏ + L003: Led oudoor vàng .... Xưởng Composite: NVL được chia theo nội dung kinh tế. + NVL chính: là đối tượng lao động chính tham gia vào quá trình sản xuất của Xưởng bao gồm: Nhựa Polyeste, Vải thuỷ tinh, Sắt ... + NVL phụ: bao gồm nhiều loại khác nhau tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng NVL phụ có một tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như: Chất đóng rắn, bột, sơn, ốc, keo dán, vít… + Nhiên liệu: điện… + Phụ tùng thay thế: Thép, Bông thuỷ tinh... + Phế liệu: Sắt vụn, vải thừa, nhựa đông cứng... Việc phân loại này giúp cho Công ty trong việc quản lý theo dõi vật tư được dễ dàng hơn trên cơ sở đó theo dõi được số lượng cũng như chất lượng của NVL từ đó đề ra các biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản và sử dụng NVL tốt nhất Bên cạnh việc phân loại vật liệu như trên, để thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi và hạch toán, công ty đã xây dung một hệ thống danh điểm vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trọng công ty. Ví dụ: Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Ghi chú Loại.nhóm Sổ danh điểm 152.1 I Nguyên vật liệu chính I026 IC 89C52 Chiếc I109 IC 4060B Chiếc I050 IC ULN 2003 Chiếc I077 IC B74HC 373 Chiếc I078 IC cắm DS1302-8PI Chiếc …… 152.2 T Nguyên vật liệu phụ T001 Tụ 10 MF/25V Chiếc T002 Tụ 4.7 MF/25V Chiếc . .. .. 152.3 NL Nhiên liệu NL001 Điện Kw . .. .. 2.2.3. Đánh giá NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL tại những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Để cung ứng NVL cho sản xuất sản phẩm, Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM chủ yếu nhập từ nguồn bên ngoài. Việc thu mua NVL do công ty trực tiếp ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp. Hợp đồng kinh tế được ký kết, thoả thuận theo tổng khối lượng cung ứng, quy cách, chất lượng, giá cả, địa điểm giao hàng . .. * Đối với NVL nhập trong kỳ: Hiện nay, NVL sản xuất của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho được đánh giá tuỳ thuộc vào nguồn nhập. - NVL nhập kho do mua ngoài: Đây là ._.