Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến

ù chi ( tự lấy những thu nhập của mình để bù đắp những chi phí đã bỏ ra ) và có lợi nhuận. Để thực hiện những yêu cầu đó, các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi bỏ vốn ra cho đén khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho dợn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân Sách Nhà Nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất, thương mại của doanh nghiệp. Hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Chi phi nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng 70% giá trị sản phẩm. Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá trị sản phẩm. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao cho với một chi phí nguyên vật liệu như cũ sẽ làm ra được nhiều sản phẩm hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng, bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là nhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí , giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Đây là một yêu cầu rất thiết thực, một vấn đề đang dược quan tâm nhiều trong quá trình sản xuất, thương mại của các doanh nghiệp hiện nay. Nhận thức dược tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Phúc Tiến em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Phúc Tiến” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài, em nhận được sự tận tình giúp đỡ của thầy giáo Phạm Ngọc Thảo và các thầy, cô giáo trong khoa kế toán trường CAO ĐẳNG TàI CHíNH quản tri kinh doanh, cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng tài chính kế toán của công ty em thực tập, kết hợp với kiến thức đã học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân, nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo Phạm Ngọc Thảo và các thầy cô giáo trong khoa kế toán trường cao đẳng tài chính quản trị kinh doanh, cùng các cô, anh, chị trong công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Chuyên đề gồm 3 chương: ( ngoài lời nói đầu và kết luận) Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại phúc tiến. Chương III: Hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại phúc tiến. Chương I: Một số lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu và hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất. Nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến, vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên vật liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Trong quá trình sản xuát sản phẩm gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công. Và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm xuất bán. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Phúc Tiến thì chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị sản phẩm. Do vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh huởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lượng, chất lượng các sản phẩm sản xuất ra phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng sản phẩm là một điều đầu tiên để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu còn đảm bảo giá cả hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các hoạt động sản xuát kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất sản phẩm. Trong quá trình sản xuất sản phẩm, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng vật liệu giữ một vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất sản phẩm. 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Sản xuất sản phẩm là một ngành sản xuất vật chất mang tính công nghiệp, sản phẩm của ngành này là những máy móc, cuộn thép, những thiết bị bằng thép có kết cấu phức tạp, mẫu mã và kiểu dáng đẹp, phù hợp với nhu cầu thực tiễn của người tiêu dùng. Từ đặc điểm riêng của ngành sản xuất thép, làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất thực tế. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay, nến sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một các hợp lý, có kế hoạch và ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành tì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu. Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế haọch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán- Tài chính cần có sự quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển, và nhát là giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung, cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi thực hiện đúng ché độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm được diễn ra một cách bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ việc tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu do quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đợn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, tận dụng phế liệu… Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất thép. Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, từ yêu cầu quản lý vật liệu, từ chức năng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thép cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây. + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu để thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất sản phẩm. +Ap dụng đúng đắn các phương pháp về kĩ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu ( lặp chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong coong tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao quá trình sản xuất kinh doanh. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong câc doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gôm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành sản xuất thép với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Đẻ có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị… cần thiết phai tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công sản xuất, căn cứ vào quá trình quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia làm các loại sau: + Nguyên vật liệu chính + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế + Thiết bị lắp đặt cơ bản + Phế liệu Trong đó mỗi loại, nhóm , thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. 2. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.1. Đánh giâ vật liệu theo giá nhập kho. - Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho là gí mua ghi trên giá mua ( bao gồm các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác- nếu có ) cộng với ( các chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường ) trừ đi ( các khoản chiết khấu giảm giá- nếu có ). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến cộng với các chi phí gia công, chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó vào doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. - Đối với trường hợp vật liệu do đợn vị góp vốn liên doanh thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính. 2.2. Giá thực tế xuất kho. Đảm bảo tính nhất quán trong công tác kế toán để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong các trường hợp: Tính theo giá tồn đầu kỳ: Giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu xuất kho x = Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. *. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giá bình quân Số lượng vật liệu xuất kho = x trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + số lượng vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = *. phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập trước thì xuất trước, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc. Theo đơn giá thực tế của lần nhập trước với lượng xuất kho của lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho trừ đi số đã xuất thuộc lần nhập trước được tính theo đơn giá lần nhập tiếp theo ). Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các kỳ sau. *. Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá theo thực tế xuất kho theo nguyên tắc. Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng. Số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. *. tính theo giá thức tế đích danh: Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính theo giá thức tế của giá xuất kho. 3. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong một thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu. Như vậy có thể là hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhạp xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo đơn giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Viẹc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như sau: Để tính dược giá thực tế của hàng xuất kho phải xác định được hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán luân chuyển trong kỳ (H). Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + số lượng vật liệu nhập trong kỳ H = sau đó tính giá trị thực tế của hàng xuất trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu bình quân trong kỳ Đơn giá hạch toán x Trị giá hạch toán của vật liệu xuất trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ 4. Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu. 4.1. Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định QĐ- CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho ( mẫu 02- VT). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 –VT). Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08- VT). Hoá đơn giá trị gia tăng (m ẫu 01 –VT). Phiếu xuất kho hàng gửi dại lý ( mẫu 04 - xkdl) . Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của các doanh nghiệp có thể sử dụng them các chứng từ kế toán khác. Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải nộp kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu kiểu , nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ khi hạch toán ban đầu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do ké toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu kế toán nguyên vật liệu sẽ thuận lợi cho công tác hạch toán nhập- xuất-tồn kho nguyên vật liệu. 4.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp thẻ song song. + Trình tự ghi chép ( sơ đồ 1). Sơ đồ 1: kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê tổng hợp N-X-T Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho 3 1 1 2 2 4 Ghi chú: Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng + Nội dung: Việc ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ tiến hành ghi theo số lượng. Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liẹu có két cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. + Ưu nhược điểm: Ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm : việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượn. Ngoài ra việc kiểm tra chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập – xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: + Trình tự ghi sổ ( theo sơ đồ 2 ) Sơ đồ 2: kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê nhập 1 1 Chứng từ xuất Chứng từ nhập 4 2 2 Bảng kê xuất 3 Ghi chú: Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra + Nội dung: việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng cuối tháng chỉ được ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi chép, kế toán luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập- xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất định kỳ do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu được ghi chép cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu luân chuyển giưax thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. + Ưu nhược điểm: Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán giảm bớt do ghi một lần vào cuối tháng. Nhược diểm: việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán vẫn có trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật. Việc kiểm tra đối chiếu, giữa kho và phòng kế toán cũng tiến hành vào cuối tháng dẫn tới hạn chế tác dụng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không nhiều nghiệm vụ xuất- nhập, không bố chí riêng nhân viên ké toán chi tiết nguyên vạt liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư: Trình tự ghi chép ( sơ đồ 3 ) Sơ đồ 3: kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Bảng tổng hợp N-X-T Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ số dư Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng kê lũy kế xuất Bảng kê lũy kế nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu, kiểm tra + Nội dung: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư và cột số lượng. Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập- xuất. Từ bảng kê nhập- xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập- lũy kế xuất, rồi từ các bảng lũy kế lập bảng tổng hợp nhập- xuất tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng khi nhập sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tiền cuối tháng thủ kho ghi ở sổ số dư và đơ giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. * Ưu nhược điểm:+ Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán công việc được tiến hành đề trong tháng. + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị bởi vậy muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: thích hợp trong trường hợp các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ phát sinh nhập xuất nhiều, thường xuyên, nhièu chủng loại nguyên vật liệu. Với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ kế toán vững vàng. 4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( kktx ). Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi tình hình hiện có và sự biến động ( tăng, giảm ) nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên thục. Để phản ánh nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn sử dụng một tài khoản khác có liên quan như: TK 331, 111, 112, 311, 1381, 141, … toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ( sơ đồ 4 ). Sơ đồ 4 TK 711 TK111,112,331 TK152 TK 111,112,331 2a 10a 1 TK133(1) TK133(1) 2b 10b TK151 TK128,122 11 Tk411 3a 3b TK412 11a 11b 4 Tk154 TK621,627,641 12 5 TK154 TK128,222 6 13 Tk642,338(1) TK632 7 14 TK621,627 TK642,138(1) 8 15 9 16 TK412 TK412 Ghi chú: 1: Phản ánh số chiết khấu được hưởng. 2a: Phản ánh trị giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho 2b: Phản ánh thuế VAT được khấu trừ 3a:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 3b:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 4: Được cấp, góp, biếu tặng, viện trợ bằng vật liệu 5: Phản ánh nhập kho vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. 6: Phản ánh nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu 7: Phản ánh vật liệu thừa khi kiẻm kê 8: Vật liệu sử dụng thừa khi nhập kho 9: Đánh giá tăng vật liệu 10a:Phản ánh số giảm giá trả lại vật liệu 10b:Phản ánh số thuế VATcủa số vật liệu giảm giá trả lại 11: Phản ánh vốn góp liên doanh bằng vật liệu 11a:Phản ánh trị giá vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 11b: Phản ánh trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 12: Xuất vật liệu sử dụng cho các bộ phận 13: Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến 14: Xuất bán vật liệu 15: Phản ánh vật liệu thiếu khi kiẻm kê 16: Phản ánh đánh giá giảm vật liệu.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp ( sơ đồ 5). Sơ đồ 5: TK 711 TK111,112,331 TK152 TK 111,112,331 2 10 1 TK 632 11a 11b 14 7 TK151 TK128,122 11 Tk411 3a 3b TK412 4 Tk154 TK621,627,641 12 5 TK 1128,228 TK154 6 13 Tk 642,3381 TK 621,627 TK 642,1381 8 15 TK 412 16 9 TK412 Ghi chú 1: Phản ánh số chiết khấu được hưởng. 2: Phản ánh trị giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho 3a:Phản ánh vật liệu đi đường cuối kỳ 3b:Phản ánh vật liệu đi đường nhập kho 4: Được cấp, góp, biếu tặng, viện trợ bằng vật liệu 5: Phản ánh nhập kho vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. 6: Phản ánh nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu 7: Phản ánh vật liệu thừa khi kiẻm kê 8: Vật liệu sử dụng thừa khi nhập kho 9: Đánh giá tăng vật liệu 10a:Phản ánh số giảm giá trả lại vật liệu 10b:Phản ánh số thuế VATcủa số vật liệu giảm giá trả lại 11: Phản ánh vốn góp liên doanh bằng vật liệu 11a:Phản ánh trị giá vốn góp nhỏ hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá11b: Phản ánh trị giá vốn góp lớn hơn trị giá thực tế mà bên liên doanh đánh giá 12: Xuất vật liệu sử dụng cho các bộ phận 13: Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến 14: Xuất bán vật liệu 15: Phản ánh vật liệu thiếu khi kiẻm kê 16: Phản ánh đánh giá giảm vật liệu. 4.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trị giá xuất kho = Trị giá tồn kho đầu kỳ + Trị giá trị nhập kho trong kỳ _ Trị giá tồn kho cuối kỳ . Với cơ sở và cách tính trị giá xuất kho như trên thì trị giá xuất kho là con số tổng hợp không thể hiện rõ được trị giá vật tư hàng hoá xuất kho cho từng đối tượng, từng nhu cầu là bao nhiêu. Tài khoản sử dụng: TK611 phản ánh nhập xuât nguyên vật liệu. TK 152,153,151 phản ánh trị giá vật liệu tồn kho và các tài khoản liên quan khác. TK 611 có kết cấu như sau: Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ theo kết quả kiểm kê. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào trong kỳ, hàng hoá đem bán bị trả lại. Bên có: Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ ( theo kết quả kiểm kê ). Trỵ giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá trị thực tế hàng xuát bán ( chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ ) . Trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán được giảm giá. TK611 ( mua hàng ): không có số dư cuối kỳ và có hai tài khoản cấp 2 đó là: TK611 mua nguyên vật liệu, TK6112 mua hàng hoá. Sơ đồ 6: Kế toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong doanh nghiệpáp dụng thuế vat theo phương pháp khấu trừ TK151,152 TK611 TK111,112,331 1 5a TK133(1) TK711 5b TK151,152 TK111,112,331 2 3a TK133 6 3b TK 411,128,631 TK621,627,641 4 7 Ghi chú: 1. Kết chuyển vật liệu tồn đầu kỳ 2. Phản ánh chiết khấu được hưởng 3a. Phản ánh vật liệu mua vào trong kỳ 3b. Thuế VAT được khấu trừ 4.Phản ánh vật liệu được cấp, được nhận lại vốn liên doanh 5a. Được giảm giá trả lại vật liệu 5b. Thuế VAT của vật liệu được giảm giá trả lại người bán 6. Kết chuyển giá vật liệu tồn cuối kỳ 7. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Doanh nghiệp áp dụng thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ( sơ đồ 7 ) Sơ đồ 7 TK151,152 TK611 TK111,112,331 1 5 TK 151,152 TK711 TK111,112,331 2 3 6 TK 411,128,631 TK621,627,641 4 7 Ghi chú: 1. Kết chuyển trị giá vật liệu tồn đầu kỳ 2. Phản ánh chiết khấu được hưởng 3. Phản ánh vật liệu mua vào trong kỳ 4.Phản ánh vật liệu được cấp, được nhận lại vốn liên doanh 5. Được giảm giá trả lại vật liệu 6. Kết chuyển giá vật liệu tồn cuối kỳ 7. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ 5. Sổ sách kế toán nguyên vật liệu. Theo quy định hiện hành có 4 hình thức sổ sách kế toán đó là: + Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. + Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán nhật ký chung. + Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Để áp dụng thực tế so với phần II của luận văn mục này đề cập cụ thể hơn về sổ sách kế toán nguyên vật liệu sử dụng bởi hình thức nhật ký chứng từ. Với hình thức này kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra như: phiếu xuất, phiếu nhập, hoá đơn GTGT…lấy số liệu ghi trực tóêp vào nhật ký, chứng từ, chứng từ liên quan. Nhật ký chứng từ 1,2,…,10 hoặc bảng kê có liên quan ( bảng kê số 3 ) và sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê 4,5,6 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7 và sổ cái tài khoản 152 để lập báo cáo kế toán ( theo sơ đồ 8 ). Sơ đồ 8 : Nhật ký chứng từ sô7 Bảng kê 4,5,6 Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Các chứng từ gốc: - Hoá đơn ( GTGT) - Phiếu xuất kho. - Phiéu nhập kho. - Hoá đơn bán hàng. - Các chứng từ gốc khác Các chứng từ có liên quan ( NKCT 1,2,3, …,10 ) Sổ cái TK152 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra. Chương II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh sản xuất và thương mại phúc tiến I. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Phúc Tiến là một doanh nghiệp được thành lập từ năm 2004, với tiền thân là công ty TNHH sản xuất và thương mại thép Phúc Tiến- Hưng Yên. Sau 2 năm hoạt động, công ty đã có những chuyển đổi lớn trong kinh doanh . Sản phẩm chính của công ty chính là thép, các tấm tôn lợp, các máy móc được lắp giáp với nguyên vật liệu chính là thép. Công ty chuyên sản xuất và cung cấp tất cả những sản phẩm về thép cho khách hàng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về sản phẩm. Tuy mới đi vào hoạt động và phát triển, nhưng công ty đã xây dựng được cơ sở hạ tầng, cơ sở làm việc có quy mô lớn với đội ngũ công nhân viên đông đảo, có trình độ chuyên môn cao và tác phong làm việc nhanh nhẹn, nghiêm túc. Hệ thống trang thiết bị chuyên dụng với nhiều sản phẩm ._.