Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam

đến giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Công ty Phương Nam nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn, vì vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu. Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra được những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam ", nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những ưu, nhược điểm trong công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Phương Nam . Kết cấu của đề tài gồm: * Chương 1: Tình hình thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phương Nam . * Chương 2: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam . Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Quý giảng viên khoa kế toán trường Đ.H Kinh tế quốc dân và tập thể cán bộ phòng kế toán Công ty Phương Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của công ty để chuyên đề này được hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2003 Sinh viên Vũ Thị Phương Thảo Chương I thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam I. Đặc điểm chung của công ty phương nam 1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vào năm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam. Công ty Phương Nam được Sở Kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp quyết định thành lập ngày 20/01/1997. Công ty có tên giao dịch là Phương Nam company. Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hà nội. Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m2, trong đó diện tích: - Nhà xưởng là 1300 m2, -Văn phòng: 400 m2, -Kho bãi: 1000 m2 . 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 1.2.1 Mô hình bộ máy quản lý của công ty Phương nam. Biểu số 1 sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty phương nam Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Kế Toán trưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài vụ Ban bảo vệ Phòng tổ chức hành chính Ban kinh tế cơ bản Phòng kỹ thuật Phân xưởng dệt Phân xưởng may Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện Công ty có bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình. Tổng số công nhân của công ty có 500 người, trong đó: số cán bộ đại học , cao đẳng là 51 người, số công nhân kỹ thuật là 449 người. Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên. Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả. Về nhân sự : + Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc). +Phòng tổ chức hành chính có 9 người. +Đội bảo vệ có 8 người. +Phòng kế hoạch có 10 người. +Phòng kĩ thuật có 10 người. +Phòng kế toán tài vụ có 12 người. +Phòng kinh tế cơ bản có 7 người. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. a.Ban giám đốc: -Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương…( Phòng tổ chức lao động ) Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật tư ) Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ ) Tiến bộ kỹ thuật đầu tư xây dựng cơ bản (Phòng kỹ thuật và ban XDCB) -Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác: Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật ) Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động ( Phòng tổ chức ). Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xưởng. -Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc. Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật tư ) Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB ) b.Các phòng ban: * Phòng kế hoạch: với chức năng tham mưu giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị . Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ cung ứng vật tư xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm và nguyên liệu của công ty . Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp -Kế hoạch giá thành. -Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp ) -Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu. -Tiêu thụ sản phẩm. *Phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợp đồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng. Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tác mẫu mã và sản phẩm mới vv...Tham mưu cho giám đốc về các công tác: -Công tác tiến bộ kỹ thuật. -Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất -Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì. -Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị. -Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất. -Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật. Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời đưa ra dự án mua sắm thiết bị mới. *Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mưu cho giấm đốc về công tác tài chính ( chi tiết ở phần sau ). Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính, chính sách của nhà nước. Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày 3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính. * Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty. Quản lí lao động tiền lương, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên. Giải quyết thủ tục về chế độ. Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xây dựng và các công việc hành chính khác. Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quy chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền lưong, BHXH, BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lương và các khoản có tính chất lương. -Công tác hành chính quản trị -Công tác đời sống ( nhà ăn ) -Công tác y tế, sức khoẻ, công tác nhà trẻ mẫu giáo. -Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. -Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị -Điều động, tuyển dụng lao động. Giải quyết các chính sách cho người lao động. *Ban bảo vệ: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác như bảo vệ, tự vệ, thực hiện nghĩa vụ quân sự. Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh an toàn trong công ty và xã hội. Bảo vệ tài sản của công ty cũng như của công dân. *Ban xây dựng cơ bản: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác kế hoạch xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty c.Các phân xưởng: Các phân xưởng với chức năng tổ chức, quản lý sản xuất thực hiện kế hoạch trên giao. Nhiệm vụ của các phân xưởng: -Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất. -Quản lý công nhân. -Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp. -Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra từ công nhân), đồng thời ghi phiếu nhập kho. Ngoài ra thống kê phân xưởng phải chấm công và tính lương cho công nhân ở phân xưởng mình từ đó chuyển lên giám đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lương cho công nhân ở phân xưởng mình. -Phân xưởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly. -Phân xưởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sản phẩm da. -Phân xưởng in lưới: in lưới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu -Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phân xưởng và các phòng ban. 1.3. Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam 1.3.1. Quy trình công nghệ: Công ty Phương nam là công ty sản xuất, chính vì vậy việc nắm chắc quy trình công nghệ của công ty sẽ giúp cho việc tổ chức quản lí và hạch toán các yếu tố đầu vào hợp lí, tiết kiệm chi phí, theo dõi từng bước tập hợp chi phí sản xuất khi khởi động đến giai đoạn cuối cùng, từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau: Biểu số 2 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của công ty phương nam Nguyên vật liệu Cắt In lưới May Dệt (dệt dây quai) Sản Phẩm Nhập kho Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công là chủ yếu. Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vị thuê gia công gửi sang. Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vải pvc… ), sợi. Sau khi nhận được đơn đặt hàng NVL được xuất vào từng phân xưởng: Sợi được xuất vào phân xưởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi. Sau khi dây quai dệt xong chuyển sang cho phân xưởng May. Da, giả da được cắt, in lưới theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Phân xưởng May tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bước cuối cùng may hoàn thiện một chiếc túi xách, ví, ba lô. 1.3.2. Tổ chức các yếu tố sản xuất Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng . Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều động nhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốt hợp đồng ký kết. Nguyên vật liệu: Thông thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh, thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế hoạch. Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra. Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị hiện đại nhập khẩu của nước ngoài. Ngoài ra, hàng năm công ty đầu tư mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phương Nam 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Biểu số 3 Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty Phương Nam Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng tài vụ Kế toán giá thành Kế toán công nợ Kế toán TL & BHXH Kế toán vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán TGNH Thủ quỹ Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người. Trong đó có: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp. - Phó phòng kiêm kế toán giá thành. - Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác. - Thủ quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán. mô hình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vì công ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nhiệm vụ của phòng kế toán : + Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty. + Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp. + Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ quy định của ngành chủ quản . + Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo. 1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ: -Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ ): là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. -Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. -Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. -Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). - Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách. -Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm. -Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. -Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. -Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. -Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày. 2.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm. Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán. Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau Biểu số 4 Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ chi tiết và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký-chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1 - Tiền mặt Nhật ký chứng từ số 2 - TGNH Nhật ký chứng từ số 4 - Nhật ký tiền vay Nhật ký chứng từ số 5 - Nhà cung cấp Nhật ký chứng từ số 8 - Bán hàng, xác định kết quả Nhật ký chứng từ số 9 - TSCĐ Bảng kê: Có 8 bảng kê, trong đó phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có: BK 1 - Tiền mặt (ghi Nợ) BK 2 - TGNH (ghi Nợ) BK 4 - Chi phí sản xuất theo phân xưởng BK 5 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí xây dựng cơ bản Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo công dụng và mục đích chi phí. Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trước khi ghi bảng kê chi phí. Có 3 sổ phân bổ: BPB 1 - Tiền lương và khoản trích theo lương BPB 2 -Vật liệu, CCDC BPB 3 - Khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi BK hoặc Nhật ký-chứng từ. Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản. 2.3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh một cách liên tục về giá trị và số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu. Với phương pháp này, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cách chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là phải mất nhiều công sức iii. Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty phương nam 3.1. Tình hình vật liệu của công ty Phương nam 3.1.1. Đặc điểm vật liệu của công ty Công ty Phương Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô. Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nước ngoài do đó nguyên vật liệu sử dụng với khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại. Chính vì vậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó. Vật liệu của công ty được đưa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trong nước. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may(chủ yếu là da và giả da) dễ bị hư hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, mà chất lượng sản phẩm lại chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng vật liệu. Vì vậy khâu đảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty. Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, bảo quản, kho tàng. Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính: Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chính như: vải da, vải giả da, vải pvc, vải xoa, sợi… Kho nguyên vật liệu phụ và dụng cụ: Bao gồm các vật liệu phụ như: khoá, bìa, mút, móc …và các dụng cụ gồm các phụ tùng thay thế, các linh kiện , dụng cụ bảo hộ lao động… Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng 3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm. Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế vầ yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm: +Nguyên vật liệu chính: Các loại vải như: Vải da, vải giả da và sợi . + Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt sổ, chỉ may… Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy đến kho tàng thì không được phép vào kho (nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu). Trong nội quy của công ty về kho bãi xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt hư hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì người quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạo công ty. Các kho dự trữ của công ty được xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gần phân xưởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất. Chính vì vậy vật liệu trong kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng. 3.1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu Vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty. + Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủ yếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc… + Vật liệu mua trong nước : như sợi, vải, khoá được nhập chủ yếu ở các hộ gia đình. 3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu 3.1.4.1. Giá nguyên vật liệu nhập kho Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định: - Nguyên vật liệu do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua nguyên vật liệu trên HĐ + Chi phí mua phát sinh - Các khoản giảm giá Tuy nhiên công ty có những sản phẩm tự chế biến lại là nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm khác. Các sản phẩm này được nhập kho sau khi hoàn thành với giá nhập kho là gía thành công xưởng thực tế. - Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có): Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho để gia công + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ -Phế liệu: đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). 3.1.4.2. Giá vật liệu xuất kho. Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá trình này. Tuy nhiên không phải mọi nguyên vật liệu đều cùng nhập tại một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luôn biến động. Vì vậy, để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phương pháp phù hợp với đơn vị. Tại công ty Phương Nam, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam. 1. Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập) - Các loại phiếu nhập kho, xuất kho, - Biên bản kiểm nhận hàng hoá. - Các chứng từ về chi phí mua hàng. - Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng. 2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. * Đối với vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu. Biểu số 5 Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 02-B/GTKL 3LL Số: 005538 Liên: 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Mai phương Địa chỉ: Số 20 Kim Đồng – Thanh xuân-Hà Nội Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty Phương Nam Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MST:0100232455-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sợi PP 900 đen kg 52.425 13.045 683.884.125 Cộng tiền hàng: 683.884.125 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5 Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi hai triệu hai trăm bảy mươi hai ngàn năm trăm ba mươi bảy đồng chẵn. Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phương Nam tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau : Biểu số 6 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Đúng quy cách Không đúng quy cách Theo chứng từ Thực nhập Vp Vải PVC m 12.000 12.000 12.000 0 Sp9 Sợi PP 900 kg 52.425 52.425 52.425 0 Sp6 Sợi PP600 kg 40.500 40.500 40.500 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Hà nội, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu. Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán. Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Thông thường mỗi một loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho, nhưng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư . Biểu số 7 Công ty Phương Nam Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 1 năm 2003 Số : 135 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Cường Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vải PVC Vp m 12.000 12.000 8230 98.760.000 2 Sợi PP 900 Sp9 kg 52.425 52.425 13.045 683.884.125 3 Sợi PP 600 Sp6 kg 40.500 40.500 16.806 680.643.000 Cộng 1.463.287.125 Hà nội, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) *Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho. Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty ở đây là dây quai. Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phân xưởng dệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra. Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng lập biên bản kiểm nghiệm (giống như ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên: -1 liên lưu ở phòng kế hoạch -1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kế toán Biểu số 8 phiếu nhập kho Phân xưởng Dệt Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Số 136 Họ và tên người giao hàng: Vũ Thị Hồng Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Dây quai D01 m 15.000 15.000 2.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phương Nam ở đây chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất như vải vụn, chỉ vụn, bìa giấy cắt…hầu như có giá trị không cao. Chính vì vậy mà công ty Phương Nam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệu phụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào. Nghĩa là công ty không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Biểu số 9 Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau: NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho 3. Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 1 liên người lĩnh giữ - 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán Biểu số 10 Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xưởng dệt Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Vật tư, nguyên liệu Đơn vị tính Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000 Cộng 52.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: 1. Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc s._.