Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Đầu tư & Xây dựng Bảo Quân

g thức đấu thầu. Do vậy giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác. Điều này không cho phép các doanh nghiệp sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Để đáp ứng yêu cầu trên, các doanh gnhiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp hạ thấp chi phí tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm, biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Bởi vì vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong kết cấu giá thành sản phẩm. Đặc biệt trong xây dựng cơ bản chiém tới 70% giá trị công trình. Vì vậy làm tốt công tác kế toán NVL là nhân tố quyết định làm hạ thấp giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Đây là một vấn đề đang được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân" làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài. Em nhận được sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo PGS. TS Hà Đức Trụ và các cô, chú phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm 3phần: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp. Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân. Chương i những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nvl trong các doanh nghiệp xây lắp Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp Đặc điểm và vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình SXKD là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị hao mòn toàn bộ và bị thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về NVL thường chiếm tỉ trọng lớn từ 65%-70% trong tổng giá trị công trình. Mỗi sự biến động về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo đều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Nếu thiếu NVL thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lấp nói riêng. Trong quá trình thi công xây lắp công trình, thông qua kế toán NVL từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập chung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng, NVL giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động SXKD của doanh nghiệp, kế toán thực sự là công cụ quan trọng để đáp ứng nhu cầu quản lý của DN. Trong đó hoạch toán NVL là một phần quan trọng của công tác kế toán. Bởi hạch toán kế toán NVL có đầy đủ, chính xác kịp thời mới giúp cho lãnh đạo DN nắm bắt được tình hình thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL để từ đó đưa ra biện pháp quản lý cho phù hợp. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu Trong các DN sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt trong ngành XDCB với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu....càn thiết phải tiến hành phân loại NVL. Phân loại theo nội dung kinh tế NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép....) NVL phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành XDCB gồm: sơn, dầu, mỡ...phục vụ cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải ( vòng bi, săm lốp..) Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản và cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu (bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông ) dùng để lắp đặt các công trình XDCB. Phế liệu: là các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài. Vật liệu khác: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Một số cách phân loại khác Ngoài cách phân loại theo nội dung kinh tế, trên thực tế còn sử dụng các cách phân loại sau: Phân loại theo quyền sở hữu: bao gồm NVL tự có, NVL giữ hộ hay nhận gia công chế biến... Phân loại NVL theo nguồn hình thành: bao gồm NVL mua ngoài, NVL tự sản xuất, NVL nhận cấp phát và hình thành từ nguồn khác... Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp sản xuất, NVL được tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của NVL có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của NVL nên trong công tác kế toán NVL còn có thể đánh giá theo cách hạch toán. Tính giá NVL theo giá thực tế Giá thực tế NVL nhập kho NVL nhập kho do mua ngoài: Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là giá thực tế không có VAT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế VAT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế VAT đầu vào ) cộng với chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có ). NVL thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cộng với số tiền phải trả cho người gia công chế biến. NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có ). Với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với NVL được tặng, được cấp: giá trị thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế NVL xuất kho Vật liệu thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau.Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá vốn thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp 1: Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = (Số lượng xuất kho) x ( Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ) Phương pháp 2: Tính theo giá thực tế đơn vị bình quân (Giá thực tế tồn đầu kỳ) + (Giá thực tế nhập trong kỳ) Đơn giá thực tế bình quân = (Số lượng tồn đầu kỳ) + (Số lượng nhập trong kỳ) Giá thực tế xuất kho = (Số lượng xuất kho) x (Đơn giá thực tế bình quân) Người ta cũng có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước theo công thức: Giá thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trước ) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Lượng thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trước ) Phương pháp này khá đơn giản nhưng phản ánh kịp thời tình hình vật liệu trong kỳ và không tính đến biến động của giá cả vật liệu trong kỳ này. Phương pháp 3: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế xuất kho. Phương pháp 4: Phương pháp nhập trước- xuất trước: Theo phương pháp này số hàng nào nhập trước được tính giá trước tiên. xuất hết số nhập trước rồi mới tính đến số nhập sau. Phương pháp 5: Phương pháp nhập sau- xuất trước: Theo phương pháp này số hàng nào nhập sau được tính giá trước tiên, xuất hết số nhập sau mới tính đến số nhập trước. Tính giá NVL theo giá hạch toán Do NVL có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên tăng giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về NVL do vậy trong công tác thực tế về hạch toán NVL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán ( giá kế hoạch hay một giá ổn định trong kỳ hạch toán ). Trong trường họp này vào cuối kỳ hạch toán, kế toán tính giá thực tế của NVL đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL. Còn giá hạch toán của NVL được sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL và để đánh giá thực tế của NVL xuất dùng trong tháng và tồn kho cuối tháng. Cuối kỳ hạch toán tính giá thực tế của NVL thực hiện như sau: Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng. Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của NVL theo công thức. Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng H = Giá hạch toán của NVL Giá hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng Tổng hợp giá trị hạch toán của NVL xuất kho trong tháng để tính giá thực tế của NVL xuất kho trong tháng Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch NVL xuất dùng = NVL xuất dùng X giữa giá thực tế với trong tháng trong tháng giá hạch toán kế toán chi tiết NVL NVL là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ … và phải được tiến hành đồng bộ ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác NVL nói riêng. Chứng từ sử dụng Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá(Mẫu 08-VT) Hoá đơn cước phí có các chứng từ có thể sử dụng thêm như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT) Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trong DN, công việc quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia, nhưng việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của DN thực hiện. Việc hạch toán, theo dõi chi tiết NVL được thực hiện theo các phương pháp sau: Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp đều có những nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của Doanh nghiệp. Và như vậy cần nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. Phương pháp thẻ song song ( Phụ lục 01 ) ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng nhóm từng loại NVL. Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót. Nhược điểm: Phải ghi chi tiết NVL từng danh điểm, nên nếu nhiều loại NVL thì sẽ rất phức tạp. Thích hợp với các DN có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ( Phụ lục 02 ) ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập–xuất–tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Giảm nhẹ việc ghi chép so với phương pháp thẻ song song, không phụ thuộc vào danh điểm NVL. Nhược điểm: Dồn công việc vào cuối kỳ kế toán, cung cấp thông tin chưa kịp thời. Còn trùng lập. Thích hợp trong các DN sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện để ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư ( Phụ lục 03 ) ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho, nhưng định kỳ hay cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm:Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm nhẹ việc ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp tài liệu, số liệu. Nhược điểm: Hạch toán khá phức tạp, kiểm tra đối chiếu khó khăn, phải tổ chức hạch toán cho từng danh điểm vật tư. Thích hợp với các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng được hệ thống danh điểm NVL. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên Đặc điểm của phương pháp Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Phương pháp kê khai hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên và có hệ thống về tình hình nhập xuất tồn các loại NL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Vì vậy có thể xác định được giá trị hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho nói chung được áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình DN có quy lớn nhỏ khác nhau. Tài khoản kế toán sử dụng Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây: TK 152 “Nguyên liệu, nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá vốn thực tế. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng DN, TK 152 được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho. TK 331 “Phải trả cho người bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người cung cấp hàng hoá, vật tư cho DN. Để đáp ứng yêu cầu quản lý của DN, TK 331 cần được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể: từng người bán, người nhận thầu. TK 331 có số dư cả bên Nợ và bên Có vậy cần chú ý khi lập bảng cân đối kế toán. TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và sử lý các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng tồn kho của DN. TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”: Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: 112 ( TGNH ), 621 ( CP NVL TT ), 627 ( CP SXC ), 641 ( CPBH ), 642 (CP QLDN ), 623 ( CP sử dụng MTC). Ta có thể khái quát tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên như trên Phụ lục 04 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đặc điểm của phương pháp Khác với phương pháp kê khai thường xuyên giá trị hàng tồn kho ở phương pháp này không căn cứ vào số liệu trên các sổ TK, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp mà phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư mua vào ( nhập kho ) trong kỳ tính theo công thức sau: Giá thực tế Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL của NVL xuất = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuối dùng trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ Cuối kỳ tiến hành kiểm kê định gá trị NVL tồn kho cuối kỳ và tính trị giá NVL xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các TK liên quan. Ta có thể tóm tắt kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phương pháp KKĐK như trên Phụ lục 05 Tài khoản kế toán sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình, xuất nguyên liệu trên TK152. Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng, “TK611 mua hàng ”, còn các tài khoản khác tồn kho (TK152, 151) chỉ dùng để phản ánh gá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. TK 611 có hai tài khoản hàng cấp 2 : TK 6111: mua nguyên vật liệu TK 6112 : mua hang hoá Ngoài ra kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng một số tài khoản khác như : TK 111, 112, 141, 331, 627, 641, 642... Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp NVL Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc vì kết thúc bằng các báo cáo kế toán qua việc ghi chép, theo dõi, tính toán sử lý số liệu trên các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các Doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nước ta hiện DN có thể sử dụng hình thức sổ sách kế toán đó là : Hình thức nhật ký chung ( Phụ lục 06 ); Hình thức nhật ký chứng từ; Hình thức chứng từ ghi sổ; Hình thức nhật kí sổ cái. Nhật kí chung Trong hình thức này, sổ kế toán tổng hợp được sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu đơn giản rất nhiều. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Chứng từ nhập - xuất) kế toán ghi sổ NKC theo trình tự thời gian. Từ NKC kế toán ghi vào sổ cái theo từng TK. Nhật kí chứng từ Trong hình thức này, kế toán tổng hợp nhập – xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ (đối với chứng từ gốc ít phát sinh) căn cứ vào chứng từ gốc cùng loại đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập để lập chứng chỉ ghi sổ (kèm theo chứng từ gốc). Sau khi lập xong trình kế toán trưởng kí và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng kí CTGS để ghi vào sổ cái và sổ chi tiết liên quan. Nhật kí sổ cái Trong hình thức này, chứng từ gốc kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất vật liệu. Căn cứ vào sổ tổng cộng của bản tổng hợp để ghi vào nhật kí sổ cái một dòng. Chứng từ gốc và bảng tổng hợp sau khi ghi nhật kí sổ cái sẽ được ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiêu liên quan. Nhật kí sổ cái là sổ KTTH dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để đối chiếu số liệu với sổ nhật kí – sổ cái cuối tháng. Mỗi một hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể và có những ưu nhược điểm khác nhau. Do đó ghi vận dụng hình thức sổ kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của DN, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán để áp dụng cho thích hợp, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán được vận dụng. Tuỳ theo hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NVL được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp. chương ii tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần đT&xd bảo quân tổng quan về công ty cổ phần ĐT&XD bảo quân Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là loại hình công ty Cổ Phần ĐT&XD 2 thành viên được thành lập vào 26-02-2001; Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002027 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 26-02-2001; Tên công ty : Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân Tên giao dịch quốc tế : Bao Quan Co.,Ltd Địa chỉ : Số 118 Hoàng Văn Thái - Phường Phương Mai– Quận Thanh xuân- Hà Nội Mã Số Thuế :01.011.00.307 Đại diện pháp luật: Ông Bùi Xuân Trung- Giám đốc Kế toán trưởng : Mai Thị Mỵ Với số vốn kinh doanh là: 8.000.000.000 đồng Phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty được xác định trên nền tảng các chức năng và nghĩa vụ được nêu trong điều lệ tổ chức, quyết định thành lập và giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty. Trong suốt gần 4 năm hoạt động và phát triển, Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân đã có đóng góp lớn trong khối sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp ngoài quốc doanh của Hà nội. Từ chỗ chỉ có 20 cán bộ công nhân viên ngày thành lập, doanh thu năm cũng chưa cao. Đến nay Công ty đã đảm bảo việc làm cho 35 cán bộ công nhân viên, tài sản và vốn có trên 10 tỷ đồng, quỹ đầu tư mới cũng không ngừng được gia tăng, thu nhập bình quân mỗi năm của một lao động tăng cao, gấp hơn 3 lần so với trước kia, cuộc sống và điều kiện làm việc của người lao động được cải thiện rõ rệt … Nhìn chung công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân chưa phải là DN có quy mô lớn nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lại đạt hiệu quả cao. Điều này thể hiện qua 1 số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những năm gần đây: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2003-2004 Đơn vị:Nghìn đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch % 1. Tổng doanh thu 11.010.149 13.795.885 2.785.735 125.31 2. Doanh thu thuần 11.010.149 13.657.789 2.647.639 124.04 3. Giá vốn hàng bán 10.479.142 12.670.034 2.190.892 120.90 4. Lợi nhuận gộp 531.007 987.755 456.747 186.02 5. Chi phí quản lý 424.396 931.340 506.944 219.45 6. LN thuần từ HĐKD 106.611 56.415 -50.196 52.91 7. Tổng LN trước thuế 107.557 56.415 -51.142 52.45 8. Thuế TNDN 34.418 15.796 -18.622 45.89 9. LN sau thuế 73.139 40.619 -32.520 55.54 Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm qua là tương đối tốt. Doanh thu tăng lên: Năm 2003 doanh thu chỉ đạt 11.010.149 nghìn đồng thì năm 2004 đạt đến 13.795.885 nghìn đồng tương ứng 125.31%. Đây là một kết quả đáng kích lệ đối với một doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân nói riêng. Lợi nhuận gộp năm 2003 so với năm 2004 tăng 456.747 nghìn đồng, tỉ lệ tăng là 186.02% Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 506.944 nghìn đồng so với năm 2003, tỉ lệ tăng 219.45% là quá lớn. Lợi nhuận sau thuế của công ty đã bị giảm khá nhiều. Nếu năm 2003 lợi nhuận sau thuế đạt 73.139 nghìn đồng thì năm 2004 đạt 40.619 nghìn đồng hay giảm 55.45%. Nhìn chung công ty hoạt động khá tốt, nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm so với năm trước vì chi phí quản lý tăng quá nhiều. Vì vậy để tăng lợi nhuận, Công ty nhất thiết phải giảm chi phí quản lý trong các năm tiếp theo. Chức năng của công ty Xây lắp các công trình điện dưới 35 kw; Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi; Xây dựng các công trình ký thuật hạ tầng: đường giao thông trong công trường, san nền; Xử lý chống ăn mòn kim loại; Khai thác chế biến khoáng sản; Dịch vụ cho thuê tài sản ( máy móc thiết bị phục vụ xây dựng ); Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Đặc điểm kinh doanh của công ty Là doanh nghiệp xây dựng có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựng hầu hết có khối lượng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thường xuyên phải thực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng yếu tố của thiên nhiên. Luôn luôn phải lưu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình. Phạm vi hoạt động của xí nghiệp trong cả nước. Hiện nay công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh với hai lĩnh vực chủ yếu là: Xây dựng và Thương mại. Nhưng ở đây chủ yếu nghiên cứu về xây dựng cơ bản Quy trình sản xuất xây dựng: Thanh toán Nghiệm thu bàn giao Thi công Lập dự toán chuẩn bị thi công Nhận thầu Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty ( Phụ lục 07 ) Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có trách nhiệm về quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh và các khoản nghĩa vụ đối với nhà nước. Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất : Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động về sản xuất ; Kế toán trưởng: phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xí nghiệp; Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ tài chính kế toán trong công ty. Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính kết toán. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn: Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty thông qua hạch toán các khoản thu mua, nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu, thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế …theo đúng các chế độ kế toán của Nhà nước và công ty; tham gia đề xuất với Ban giám đốc các biện pháp tăng cường quản lý sản xuất, kinh doanh trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò thị trường, có chức năng đề ra các kế hoạch kinh doanh để đáp ứng yêu cầu của thị trường. Phòng kỹ thuật thi công : Quản lý, hướng dẫn công tác kỹ thuật thi công và an toàn trong công ty. Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Ngoài ra công ty còn có: 03 đội xây lắp. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty ( Phụ lục 08 ) Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm Trưởng phòng Tài chính-kế toán: Là người phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế giúp ban giám đốc có hướng chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Phó phòng Tài chính- kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài ._.