Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý & sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

với các “đội khách” hùng mạnh ngay trên “sân nhà”. Trong điều kiện đó, để tồn tại và phát triển, đối với mỗi DN cần phải tạo ra và duy trì được lợi nhuận của mình trong dài hạn, tạo cho mình một thế riêng, có chiến lược kinh doanh đúng đắn, linh hoạt và phù hợp nhằm giữ cho mình một vị thế trên thương trường. Để làm được điều đó, đối với các DN sản xuất cần phải tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã phong phú, đa dạng, giá cả phải chăng, phù hợp với từng đối tượng người tiêu dùng, nhưng vẫn đảm giá thành sản xuất thấp và có lợi nhuận cao. Muốn vậy, DN cần phải quan tâm đến tất cả các khâu trong qúa trình sản xuất, đặc biệt là các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu (NVL), vốn, lao động (LĐ), máy móc, thiết bị... trong đó NVL là yếu tố hàng đầu. Bởi vì NVL là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD), tham gia thường xuyên và liên tục vào quá trình sản xuất sản phẩm; chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành, chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Do vậy, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, và việc tập trung quản lý chặt chẽ NVL ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản đến dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN, là nhân tố quyết định đến thành công trong công tác quản lý SXKD của DN. Vì thế, việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả, chặt chẽ và đúng với những chế độ mà Bộ Tài chính đã quy định là rất cần thiết trong bất kỳ một DN sản xuất nào; nhằm hạ thấp chi phí sản xuất nói chung và hạ thấp chi phí NVL nói riêng trong giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế trong SXKD. Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế về đặc điểm hoạt động của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, chúng tôi càng nhận thức được tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất. Là một DN sản xuất nên Công ty rất chú trọng đến công tác quản lý và sử dụng NVL, mà cốt lõi là công tác kế toán NVL. Trong điều kiện kinh tế thị trường (KTTT) hiện nay, sức cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, mọi hiện tượng kinh tế - xã hội luôn vận động và biến đổi không ngừng. Vì thế, Công ty không thể tránh khỏi những khó khăn và những hạn chế trong quản lý và tổ chức công tác kế toán. Do vậy, để khẳng định vị thế của mình trên thị trường, Công ty cần làm tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng để có biện pháp quản lý tốt, sử dụng tiết kiệm và hợp lý NVL, nhằm hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng và tính thời sự nóng hổi của vấn đề nêu trên, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm tăng cường quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn.” 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn trên cơ sở đó đưa ra một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán NVL trong quản lý và sử dụng vật liệu ở Công ty. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá những lý luận chung về công tác kế toán NVL trong DN sản xuất; - Tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn - Đưa ra một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán NVL trong quản lý và sử dụng vật liệu ở Công ty. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, gồm: - Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến công tác kế toán NVL ở Công ty; - Phương pháp hạch toán được áp dụng ở Công ty. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Địa bàn nghiên cứu: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn - Xã Cộng Hoà - Huyện Chí Linh - Hải Dương. - Phạm vi nghiên cứu: Thời gian thực tập: từ ngày 06/02/2006 đến ngày 20/05/2006 Đề tài sử dụng số liệu hạch toán của Công ty trong 3 năm gần đây. Phần II cơ sở lý luận và thực tiễn 2.1. những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2.1.1. Các khái niệm cơ bản về nguyên vật liệu Khái niệm về nguyên vật liệu NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình SXKD. Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn liền với các DN sản xuất. Đối với mỗi DN sản xuất thì việc sử dụng chủng loại và số lượng NVL là tuỳ thuộc vào đặc điểm, lĩnh vực sản xuất và yêu cầu của sản xuất sản phẩm trong từng DN. Cho nên mỗi DN chỉ dùng một số NVL đầu vào đặc trưng. Ví dụ: Đối với DN sản xuất đường kính thì NVL đầu vào chủ yếu là mía… Đối với các DN may mặc thì NVL đầu vào chủ yếu là vải, chỉ… Đối với các DN sản xuất gạch (gạch chịu lửa, gạch men…) thì NVL chủ yếu là bột sét, sạn Samốt, nước… Trong quá trình sản xuất, NVL thường được chia ra thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản và phế liệu. Khái niệm về nguyên vật liệu chính NVL chính là đối tượng lao động chính trong quá trình SXKD của DN, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Vì vậy, NVL chính nó gắn liền từng DN cụ thể và từng sản phẩm cụ thể. Sản phẩm khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau. Ví dụ: DN sản xuất đường thì NVL chính là mía,… DN may mặc thì NVL chính là vải,… DN sản xuất gạch thì NVL chính là bột sét, sạn Samốt,… Khái niệm về nguyên vật liệu phụ NVL phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó không cấu thành nên thực thể sản phẩm, mà nó chỉ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm; làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm…NVL phụ cũng được sử dụng để phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất, cho việc bảo quản, đóng gói sản phẩm, ... Ví dụ: sơn, phụ gia, thuốc tẩy, thuốc nhuộm, … Khái niệm về nhiên liệu Thực chất, nhiên liệu là NVL phụ, có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình SXKD, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như: than, củi, xăng, dầu, khí đốt, ga... Khái niệm về phụ tùng thay thế, sửa chữa Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải... Khái niệm về thiết bị xây dựng cơ bản Bao gồm các loại thiết bị, phương tiên lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của DN. Khái niệm về phế liệu Phế liệu là các loại NVL được loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: gỗ vụn, sắt vụn, vải vụn… hoặc phế liệu thu hồi được trong quá trình thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), có thể đem bán ra ngoài. Như vậy, NVL rất đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều chủng loại. Do đó, trong mỗi DN sản xuất cần phải có sự phân loại NVL. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động SXKD, các DN phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Trong đó, mỗi loại NVL có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Bởi vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho yêu cầu của công tác quản trị, DN cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. Đó là điều kiện quan trọng để tổ chức công tác kế toán NVL. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong qúa trình SXKD, có thể chia NVL thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính + Nguyên vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế, sửa chữa + Thiết bị xây dựng cơ bản + Phế liệu Căn cứ vào mục đích sử dụng thì NVL được chia thành: + Vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm + Vật liệu dùng cho các nhu cầu quản lý, bán hàng... Căn cứ vào nguồn cung ứng thì NVL được chia thành: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu do đơn vị tự sản xuất + Vật liệu nhận góp vốn liên doanh + Vật liệu do cấp trên cấp Việc phân loại NVL có tác dụng tích cực trong việc kiểm tra, theo dõi, xây dựng các kế hoạch về NVL cho sản xuất, dự trữ,… Vì khoản chi vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó cần phải quản lý tốt vật liệu về mặt giá trị từ khâu thu mua đến việc tính toán, phân bổ đúng đắn giá trị của vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong SXKD. Điều đó đòi hỏi phải tiến hành đánh giá vật liệu. 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh gía NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, chính xác. Về nguyên tắc, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động (TSLĐ) phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công hoặc chế biến; tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán, trên bảng tổng kết tài sản và các báo cáo kế toán khác nhất thiết phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, lại thường xuyên biến động trong quá trình SXKD, mà yêu cầu của kế toán NVL là phải theo dõi, phản ánh đầy đủ, kịp thời biến tình hình biến động và số liệu của vật liệu nên trong công tác kế toán NVL có thể đánh gía theo giá hạch toán. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế * Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá thực tế của NVL nhập kho được tính trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản chi phí hợp lệ để có được NVL tại DN và số lượng thực tế của NVL do thủ kho tiếp nhận. Giá thực tế của NVL phụ thuộc vào nguồn cung ứng, và đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp. - Đối với vật liệu mua ngoài: Gía thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn người bán + Các khoản thuế được tính vào giá vật liệu + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ hàng mua mà DN được hưởng (Nếu có) Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho... - Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến - Đối với NVL tự sản xuất: Giá thực tế nhập kho = Giá thành thực tế sản xuất - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến + Chí phí vận chuyển, bốc dỡ + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế nhập kho = Giá do hội đồng định giá xác nhận + Các chi phí liên quan - Đối với NVL được tặng, biếu, cấp: Giá thực tế nhập kho = Giá NVL ở trên thị trường + Các chi phí liên quan Đối với các đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế của NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT. Đối với các đơn vị chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. * Giá thực tế vật liệu xuất kho Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong từng DN mà có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho: Phương pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ. Theo phương pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ Trong đó: Đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Phương pháp 2: Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp này về cơ bản cũng giống như phương pháp giá thực tế tồn đầu kỳ nhưng đơn giá vật liệu được bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính. Nhược điểm: Trường hợp giá cả biến động thì độ chính xác của phương pháp này không cao, công việc tính giá lại dồn vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý. Phương pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất lô hàng nào sẽ tính giá đích danh của lô hàng đó. Phương pháp này phù hợp với các DN kinh doanh các mặt hàng đơn chiếc, đơn giá có giá trị lớn, mặt hàng quý hiếm. Ví dụ như các công ty kinh doanh máy móc, hàng điện tử, kinh doanh vàng bạc... Ưu điểm: Phản ánh chính xác giá trị vật liệu khi xuất kho. Nhược điểm: Đòi hỏi DN phải phải theo dõi và quản lý chặt chẽ từng lô NVL xuất, nhập kho theo mã của từng mặt hàng. Phương pháp 4: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Nguyên tắc tính: Những NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau. Như vậy, giá của NVL nào nhập kho trước sẽ được dùng làm cơ sở để tính giá của NVL xuất kho trước. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ tính toán. Nhược điểm: Khối lượng hạch toán nhiều, phụ thuộc vào giá cả thị trường. Với phương pháp này chỉ thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng tăng. Phương pháp 5: Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Nguyên tắc: Những NVL nào nhập sau thì xuất trước, giá của NVL mua sau cùng sẽ được dùng làm cơ sở để tính giá cho NVL xuất kho đầu tiên. Ưu điểm: dễ làm, dễ theo dõi. Nhựơc điểm: Khối lượng hạch toán nhiều. Như vậy, mỗi phương pháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, do vậy từng DN phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD, khả năng trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, yêu cầu của công tác quản lý cũng như trang thiết bị kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của DN mình mà đăng ký phương pháp áp dụng cho phù hợp. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Đối với các DN có chủng loại khối lượng vật liệu lớn, giá cả biến động thường xuyên, việc nhập - xuất vật liệu diễn ra liên tục thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện được. Do vậy kế toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá do DN quy định, không có tác dụng giao dịch bên ngoài và thường ổn định trong một thời gian nhất định. Giá hạch toán của vật liệu có thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của vật liêụ đã được xây dựng. Hằng ngày, kế toán phải phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu theo giá hạch toán, cuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán vật liệu về giá thực tế để đảm bảo tính chính xác giá trị của vật liệu. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất kho trong kỳ x Đơn giá hạch toán Hệ số giá vật liệu trong kỳ (H) = Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị hạch toán của vật liệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ = H x Gía hạch toán của vật liệu xuất kho Hệ số giá có thể tính chung cho các loại vật liệu hoặc tính riêng cho từng loại vật liệu. Việc sử dụng giá hạch toán có tác dụng nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho công tác kế toán NVL trong trường hợp hàng tồn kho có sự biến động thường xuyên. 2.1.4. Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình SXKD Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dưới tác động của LĐ, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm, đồng thời toàn bộ giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào chi phí SXKD trong kỳ. Xét về mặt vốn, NVL là bộ phận chủ yếu của TSLĐ trong DN, đặc biệt là tài sản dự trữ. Xét về giá trị, trong quá trình sản xuất, giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm. Do vậy mà chi phí về NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các DN sản xuất. Cho nên, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất. Việc tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu, từ thu mua, bảo quản đến dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho DN, là nhân tố quyết định đến sự thành công của công tác quản lý SXKD và là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội nhất là trong nền KTTT hiện nay. 2.1.5. Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL mà quản lý NVL là công tác không thể thiếu trong quản lý SXKD của các DN sản xuất, nó là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay, NVL ngày càng trở nên khan hiếm do nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nền sản xuất ngày càng phát triển mở rộng đòi hỏi nhu cầu NVL để làm ra sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú, có chất lượng tốt. Trong điều kiện hiện nay, các ngành sản xuất ở nước ta chưa đáp ứng được đầy đủ vật liệu cho nhu cầu sản xuất, một số loại vật liệu còn phải nhập ngoài mà việc sử dụng chúng thường có chi phí lớn, gây ra không ít khó khăn. Do vậy, bên cạnh việc tăng cường khai thác và sản xuất NVL cần đẩy mạnh công tác quản lý NVL nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Công tác quản lý NVL là quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. ở khâu thu mua: Cần chú ý về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả... mua vào của từng NVL ở từng thời điểm cụ thể. ở khâu bảo quản: Mỗi loại NVL có tính chất lý, hoá khác nhau. Do vậy mà DN cần có phương tiện, dụng cụ, kho bãi... phù hợp để bảo quản. ở khâu dự trữ: Do đặc tính của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao hoàn toàn và luôn biến động, nên việc dự trữ NVL như thế nào để đáp ứng nhu cầu SXKD hiện tại là điều hết sức quan trọng. Dự trữ NVL hợp lý tức là không để khối lượng vật liệu quá lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, ngược lại cũng không để thiếu NVL gây gián đoạn quá trình sản xuất. ở khâu sử dụng: Phải xây dựng định mức tiêu hao NVL tương đối chính xác, sử dụng đúng định mức, đúng quy trình sản xuất, vừa đảm bảo chất lượng của sản phẩm, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Như vậy, việc tăng cường công tác quản lý NVL là cần thiết mang tính cấp bách. Vì trước hết nó mang lại lợi ích cho bản thân DN, rộng hơn nữa nó góp phần tiết kiệm chi phí xã hội. Đối với từng DN, tuỳ vào đặc điểm và điều kiện của mình mà cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế sản xuất. 2.1.6. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý trong dự trữ, cung ứng và sử dụng vật tư 2.1.6.1. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong DN sản xuất Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại NVL cho quá trình SXKD của DN cần dựa vào kế toán NVL. Thông qua tài liệu của kế toán NVL mới nắm bắt được thông tin về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn… để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Đối với nền sản xuất hàng hoá, chi phí NVL là những yếu tố chi phí sản xuất cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do đó, việc tổ chức công tác kế toán NVL có chính xác, kịp thời, khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác và sự kịp thời của giá thành sản phẩm. Do vậy, kế toán NVL có vai trò rất quan trọng trong các DN sản xuất, và để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán NVL cần phải đảm bảo được những yêu cầu và nhiệm vụ đã được quy định 2.1.6.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong DN sản xuất Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL, để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế. Xuất phát từ vai trò của kế toán NVL như vậy, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các DN sản xuất như sau: Thứ nhất, kế toán NVL phải tiến hành phân loại và lựa chọn phương pháp tính giá NVL nhập, xuất, tồn kho phù hợp với từng loại NVL cụ thể và yêu cầu của quá trình hạch toán. Thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách phù hợp với phương pháp hạch toán tồn kho để phân loại và tổng hợp số liệu về số hiện có và tình hình nhập - xuất từng loại, nhóm NVL, cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL. Thứ ba, thông qua việc phản ánh tổng hợp và cung cấp số liệu để thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thực hiện dự trữ NVL và tình hình thực hiện định mức tiêu hao NVL, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các trường hợp sử dụng NVL sai mục đích hoặc lãng phí. Thứ tư, thực hiện kiểm kê NVL theo yêu cầu quản lý, đánh giá lại NVL theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích thực hiện kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL trong qúa trình SXKD. 2.2. Nội dung công tác kế toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản xuất 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.1.1. Chứng từ kế toán Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình SXKD liên quan đến việc nhập, xuất NVL đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về NVL đã được ban hành, nhằm đảm bảo tính chất pháp lý của việc ghi chép hệ thống chứng từ kế toán NVL, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất NVL. Qua đó kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng thứ vật liệu, cung cấp số liệu một cách kịp thời cho việc quản lý NVL một cách hiệu quả. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 1141- QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán liên quan đến NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT) - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04 - V) - Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH) - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 - GTKT). Việc sử dụng các chứng từ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng DN thuộc các lĩnh vực hoạt động, các thành phần kinh tế khác nhau. Tuy nhiên, việc lập các chứng từ kế toán về nhập, xuất NVL phải được thực hiện theo đúng quy định về biểu mẫu, phương pháp ghi chép, trách nhiệm ghi chép và phải tuân theo trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm tra, lưu trữ và sử dụng chứng từ... 2.2.1.2. Công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi kế toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý, kiểm tra các hoạt động SXKD. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi phải quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng loại NVL về cả số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế toán chi tiết NVL là công việc kế toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán. Tổ chức kế toán chi tiết NVL ở kho là một bộ phận của kế toán NVL trong DN và có ý nghĩa quan trọng, vì thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý các loại NVL, chịu trách nhiệm tổ chức việc nhập, xuất, bảo quản, dự trữ, chịu trách nhiệm ghi sổ bằng chỉ tiêu hiện vật. Còn ở phòng kế toán với chức năng, nhiệm vụ của mình thông qua chứng từ ban đầu để kiểm tra hợp lệ tình hình ghi chép vào các sổ sách, ghi chép chi tiết và tập hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của từng thứ, loại NVL. Hiện nay, các DN có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, đó là: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Phương pháp ghi thẻ song song: Theo phương pháp này, việc hạch toán NVL được tiến hành như sau: - ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình biến động hàng ngày của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng loại vật liệu ở từng kho. Hằng ngày khi nhận chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ, loại vật liệu về phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ vật liệu. Kết cấu của sổ chi tiết giống như thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và thành tiền. Khi nhận được các chứng từ ở kho gửi lên, kế toán phải kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và ghi chép trên sổ kế toán chi tiết. Định kỳ tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp, để đối chiếu được kế toán cần phải lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng loại, từng nhóm NVL về mặt giá trị. Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ 01: Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Báo cáo N - X - T (1) (1) Chứng từ xuất (3) (2) (2) (4) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ưu điểm: phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, quản lý chặt chẽ sự biến động của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp, khối lượng ghi chép lớn. Nếu chủng loại vật liệu nhiều, nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán cồng kềnh, chậm trễ và hạn chế tính kiểm tra kịp thời của kế toán, công việc thường dồn vào cuối tháng. Phương pháp này áp dụng cho những DN có khối lượng, chủng loại vật tư ít, số lượng nghiệp vụ không nhiều. Phương pháp sổ đối chiều luân chuyển: Theo phương pháp này, công việc được tiến hành như sau: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình biến động NVL như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh số lượng và giá trị của từng loại vật liệu theo từng kho. Sổ này mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng và được mở cho cả năm dựa trên số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, mỗi thứ vật liệu chỉ ghi 1 dòng trên sổ. Định kỳ kế toán đối chiếu số liệu trên sổ này với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Quá trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ 02: Phương pháp này có ưu điểm hơn so với phương pháp thẻ song song vì nó giảm bớt được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, việc ghi chép dồn vào cuối tháng đối chiếu kiểm tra không kịp thời, hạn chế đến công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm tương đương. Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (3) (2) (2) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Phương pháp sổ số dư: Theo phương pháp này, công việc được tiến hành như sau: - ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng như hai phương pháp trên, đồng thời sử dụng sổ số dư vào cuối tháng để ghi chuyển số tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng từ thẻ kho sang sổ số dư. Sổ số dư được mở cho cả năm theo từng kho, cuối tháng thủ kho ghi xong sẽ chuyển cho kế toán. - ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ kế toán, kế toán phải kiểm tra các chứng từ gốc, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ của từng nhóm và tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, mỗi kho vào một tờ. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và số liệu của kế toán tổng hợp. Quá trình hạch toán được thể hiện qua sơ đồ 03: Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất (1) (1) (5) (2) (2) (3) (3) (6) (4) (4) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: do mức độ hạch toán chi tiết mới chỉ đến nhóm nên nếu cần phải tính đến từng thứ vật tư thì phải xuống kho, khi phát hiện có sai sót nhầm lẫn thì việc đối chiếu kiểm tra tương đối phức tạp. Phương pháp này thường áp dụng với các DN có khối lượng nghiệp vụ kế toán về nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã được xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu. Tóm lại, giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trước hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấp quản lý của Nhà nước, các tổ chức kinh tế và trong nội bộ DN. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình, song hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đều dựa trên cơ sở chung đó là hệ thông chứng từ thống nhất. Do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đối chiếu luân chuyển lẫn nhau. Hệ thống thông tin hạch toán tổng hợp được hình thành trên cơ sở tôn trọng một cách nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, các phương pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh. 2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản (TK) kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát mà kế toán chi tiết chưa đáp ứng được. Việc mở tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định gía trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho tuỳ thuộc vào DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phươ._.ng pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. 2.2.2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống trình tự nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho. Phương pháp này được áp dụng phần lớn ở các DN sản xuất và các DN thương mại kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. Để kế toán tổng hợp các trường hợp tăng, giảm vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động của các NVL trong qúa trình SXKD của DN. Tài khoản này có thể mở chi tiết cho từng nhóm, loại, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Kết cấu: + Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá thực tế của vật liệu trong kỳ (tự sản xuất, mua ngoài, nhận góp vốn, phát hiện thừa khi kiểm kê, chênh lệch tăng do đánh giá lại, …). + Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị thực tế của NVL trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt khi kiểm kê, chênh lệch giảm do đánh giá lại, giá trị hàng trả lại …). + Dư nợ: Giá thực tế của vật liệu tồn kho. Và một số tài khoản có liên quan khác như: - TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh giá trị các loại vật liệu, hàng hoá mà DN đã mua, đã chấp nhận thanh toán cho người bán nhưng chưa về nhập kho DN, còn đang đi trên đường; và tình hình hàng đang đi đường về nhập kho của DN. - TK 331 “Phải trả cho người bán”: Được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. - TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: áp dụng cho các DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - TK 111 “Tiền mặt” - TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” - TK 621 “Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp” - TK 627 “Chi phí sản xuất chung” - TK 641 “Chi phí bán hàng” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” - ... a/ Kế toán tình hình biến động tăng NVL Trường hợp DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi chép kế toán đầy đủ), thuế GTGT được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của NVL. Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng NVL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Cụ thể: - Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về: + Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL ): Giá thực tế NVL nhập kho Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331,...: Tổng giá thanh toán + Nếu hàng nhập vào thiếu so với hoá đơn chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Giá thực tế vật liệu nhâp kho Nợ TK 138: Chênh lệch thiếu chờ giải quyết Có TK 111, 112, 141, 331… + Nếu hàng nhập vào thừa so với hoá đơn chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 152(chi tiết từng loại NVL): Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 338: Chênh lệch thừa chờ giải quyết Có TK 111, 112, 141, 331… + Chi phí phát sinh khi thu mua NVL, căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn, cước vận chuyển... kế toán ghi: Nợ TK 152 ( chi tiết từng loại NVL) Có TK 111, 112,... + Chiết khấu thanh toán nếu DN được hưởng (do thanh toán tiền hàng trước hạn), ghi: Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 515 Số tiền chiết khấu được hưởng + Trường hợp DN được hưởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm…) hay hàng DN đã mua nay gửi lại chủ hàng ( nếu có), ghi: Nợ TK 111, 112, 331…: Số tiền được người bán trả lại hoặc được trừ vào số tiền phải thanh toán. Có TK 133: Thuế GTGT không được khấu trừ tương ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Giá trị số giảm giá hàng mua được hưởng hay hàng mua trả lại chưa thuế. - Trường hợp mua ngoài, hàng về chưa có hoá đơn: Trong tháng, hàng về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu nhâp kho theo giá tạm tính: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL) Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn sẽ điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch của giá hoá đơn và giá tạm tính, cụ thể: + Nếu chênh lệch tăng (giá hoá đơn > giá tạm tính) sẽ ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Chênh lệch tăng Nợ TK 133 Có TK 331: Chênh lệch tăng số phải trả + Nếu chênh lệch giảm (giá hoá đơn < giá tạm tính) sẽ ghi: Nợ TK 331: Chênh lệch giảm số phải trả Có TK 133 Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL): Chênh lệch giảm Hoặc kế toán có thể dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính rồi ghi lại giá thực tế theo đúng mức giá bình thường. - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi trên đường). Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua theo hoá đơn (chưa thuế) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, ...: Tổng thanh toán và mở sổ theo dõi số hàng đang đi trên đường cho tới khi hàng về. Sang tháng, sau khi hàng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 152, 621, 627,... Có TK 151 - Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn thuê ngoài gia công hoặc tự chế: Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, tài liệu tính giá thực tế vật liệu nhập, hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 152( chi tiết từng loại NVL): Giá thành thực tế sản xuất Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến) - Các trường hợp tăng vật liệu khác: + Trường hợp vật liệu nhập do được các đơn vị khác góp vôn liên doanh, căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản góp vốn, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 411 + Trường hợp DN thu hồi lại vật liệu trước đây đã mang góp vốn liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128, 222 + Trường hợp vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 152 Có TK 338 Trường hợp DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với DN chuyên kinh doan vàng bạc…), thì phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nhập kho, tức là kế toán phải ghi tăng giá trị NVL nhập kho theo tổng giá thanh toán. Cụ thể: + Khi mua hàng về, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152(chi tiết NVL) Có TK 111, 112, 331, … Tổng giá thanh toán + Chiết khấu thanh toán DN được hưởng khi mua hàng (nếu có), ghi: Nợ TK 111, 112, 331, … Có TK 515 + Chiết khấu thương mại DN được hưởng khi mua hàng (do hàng kém phẩm chất, sai quy cách…)(nếu có) hoặc trả lại hàng cho người bán, ghi: Nợ TK 111, 112, 331, … Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL) b/ Kế toán tình hình biến động giảm NVL Trong các DN sản xuất, NVL xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Ngoài ra NVL còn được xuất dùng cho các nhu cầu khác của DN như xuất thuê ngoài gia công chế biến, góp vốn liên doanh, nhượng bán... Kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng NVL, tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo phương pháp đã đăng ký và phân bổ đúng đắn vào các đối tượng sử dụng. - Tổng hợp xuất vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD hoặc quản lý, kế toán xác định giá thực tế xuất kho cho từng loại vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận và ghi định khoản như sau: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất dùng cho sản xuất trực tiếp Nợ TK 627(6272) (chi tiết phân xưởng): Xuất cho sản xuất chung Nợ TK 641: Xuất phục vụ công tác bán hàng Nợ TK 642: Xuất phục vụ công tác quản lý Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hay sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế vật liệu xuất kho - Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 - Xuất NVL để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản góp vốn để ghi: Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế: Nợ TK 128, 222 Có TK 412: Chênh lệch tăng Có TK 152 Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá thực tế xuất kho: Nợ TK 128, 222 Nợ TK 412: Chênh lệch giảm Có TK 152 - Trường hợp xuất vật liệu bán ngoài hoặc cho vay, mượn tạm thời ghi: Nợ TK 632, 138 Có TK 152 - Kiểm kê thấy thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) Có TK 152: Giá trị hao hụt kho Sau đó căn cứ vào quyết định cụ thể để xử lý các nguyên nhân gây thiếu hụt (đưa vào chi phí sản xuất, bắt người phạm lỗi bồi thường...), kế toán ghi: Nợ TK 627, 334... Có TK 138 - Giảm do đánh giá lại, ghi: Nợ TK 412: Chênh lệch giảm do đánh giá lại Có TK 152 ( chi tiết từng loại NVL) Công tác kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ 04. Sơ đồ 04: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 154 TK 152 TK 621 NVL tự sản xuất nhập kho Xuất kho để sản xuất SP TK 111, 112, 331... TK 627, 641, 642, 241 NVL mua ngoài nhập kho Xuất dùng cho các bộ phận (SX, QL, BH, XDCB) TK 133 TK 128, 222 Thuế GTGTđầu vào Xuất góp vốn liên doanh TK 411 TK 412 Nhận góp vốn bằng NVL - D + D TK 632, 157 Xuất NVL bán, gửi bán TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên TK 154 doanh bằng NVL Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 642, 338 TK 138, 642 Kiểm kê thấy thừa Kiểm kê thấy thiếu TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm Chênh lệch tăng do do đánh giá lại đánh giá lại 2.2.2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị NVL xuất dùng trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Phương pháp này thường được áp dụng ở các DN sản xuất quy mô nhỏ. Để kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản như: - TK 611 “Mua hàng” Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm NVL theo giá thực tế. Kết cấu: TK 611 (Mua hàng) Kết chuyển số dư đầu kỳ Giá trị thực tế NVL tăng trong kỳ Kết chuyển số dư cuối kỳ Giá trị NVL giảm trong kỳ TK này chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 611.1 “Mua nguyên liệu, vật liệu” TK 611.2 “Mua hàng hoá” - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường” Và một số tài khoản khác có liên quan như: TK 111, 112, 133, 331... giống như hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này: Gía trị thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NVL nhập kho trong kỳ - Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp hạch toán: Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ + Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 Có TK 151, 152 + Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán + Số giảm giá hàng mua hay hàng trả lại trong kỳ, ghi: Nợ TK 111, 112, 331, … Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào tương ứng Có TK 611: Giá trị hàng trả lại hay giảm giá (chưa thuế) + Chiết khấu thanh toán DN được hưởng khi mua hàng (nếu có): Nợ TK 111, 112, 331, … Có TK 515 + Các trường hợp làm tăng khác: Nợ TK 611 Có TK 411: Nhận vốn góp bằng NVL Có TK 154: Vật liệu tự gia công chế biến Có TK 412: Chênh lệch tăng do đánh giá lại, … + Cuối kỳ tính giá trị vật tư xuất kho dùng cho SXKD, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK 611 + Xuất vật liệu bán hoặc gửi bán, thuê ngoài gia công chế biến, ghi: Nợ TK 632, 157, 154 Có TK 611 + Kiểm kê thấy thiếu hụt, mất mát, ghi: Nợ TK 138, 334 Có TK 611 + Chênh lệch giảm do đánh giá lại, ghi: Nợ TK 412 Có TK 611 Đối với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Thì khi mua hàng, giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Nợ TK 611: Giá thực tế NVL mua ngoài Có TK 111, 112, 331, …: Tổng giá thanh toán + Các khoản giảm giá hàng mua hay hàng trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 111, 112, 331,… Có TK 611 Các nghiệp vụ phát sinh khác ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ hạch toán tương tự như DN áp dụng theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Việc hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ 05: Sơ đồ 05: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 K/C số dư đầu kỳ K/C số dư cuối kỳ TK 111, 112, 331... TK 627, 641, 642, 241 NVL mua ngoài nhập kho Xuất dùng cho các bộ phận (SX, QL, BH, XDCB) TK 133 TK 111,112,331 Thuế GTGTđầu vào Chiết khấu hàng mua được hưởng, giảm giá TK 411 Nhận góp vốn bằng NVL TK 632, 157 cấp phát bằng NVL Xuất NVL bán, gửi bán TK 154 Vật liệu tự sản xuất TK 154 nhập kho Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 412 TK 138, 334 Chênh lệch tăng do Kiểm kê thấy thiếu đánh giá lại TK 412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại phần III đặc điểm địa bàn nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu 3.1. Khái quát chung về Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tiền thân của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là Xí ngiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, được thành lập ngày 01/07/1998 trực thuộc Công ty Vật liệu chịu lửa và khai thác đất sét Trúc Thôn. Khi mới thành lập, Xí nghiệp chỉ có 170 LĐ, dần dần làm ăn có hiệu quả, mô hình của Xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Từ cuối năm 2005, Xí nghiệp đổi tên thành Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn, tự tổ chức bộ máy quản lý riêng cho mình, là một đơn vị SXKD độc lập, tự chủ, tự chịu trách nhiệm kết quả hoạt động SXKD của mình. Công ty không chỉ làm nhiệm vụ khai thác nguyên liệu, mà còn sản xuất nhiều loại sản phẩm cung cấp cho cả ngành sản xuất thép, gốm sứ và phục vụ ngành xây dựng. Như các loại đất sét trắng, đất chịu lửa, gạch ốp lát và gạch chịu lửa các loại, đất đèn và các loại bột chịu lửa, bột sét trắng xây dựng... Sản phẩm của Công ty luôn luôn khẳng định được chữ tín trên thị trường trong và ngoài nước, mặt hàng của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú, đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. 3.1.2. Tổ chức công tác quản lý ở Công ty Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là một đơn vị có quy mô sản xuất vừa, thực hiện SXKD theo từng mặt hàng. Sản phẩm của Công ty gồm có nhiều loại như: đất đèn, đất chịu lửa, đất sét trắng, gạch đỏ xây dựng, gạch ốp lát, Samốt cục, bột đúc,... Do vậy, để thuận lợi cho việc quản lý, giám sát các khâu trong quá trình sản xuất, Công ty đã tổ chức thành 3 phân xưởng trực tiếp sản xuất mà đứng đầu mỗi phân xưởng là các quản đốc có nhiêm vụ điều hành chung mọi hoạt động ở phân xưởng mình. Mỗi phân xưởng sản xuất đảm nhận một nhiệm vụ nhất định để đảm bảo cho quá trình sản xuất của Công ty được diễn ra thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. - Phân xưởng Vật liệu xây dựng: có nhiệm vụ sản xuất các loại vật liệu xây dựng như: gạch đỏ xây dựng, gạch lát nền, Samốt cục, bột sét,… - Phân xưởng Vật liệu chịu lửa: chuyên nung đốt gạch chịu lửa các loại, gach đỏ xây dựng, … - Phân xưởng Đất đèn: chuyên sản xuất đất đèn, sản xuất hồ điện cực... Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Giám đốc Công ty điều hành mọi hoạt động của Công ty, dưới đó là Phó giám đốc và một hệ thống các phòng ban được bố trí như sau: Sơ đồ 06: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Giám đốc Công ty Phó giám đốc Phòng kế hoạch - kinh doanh Phòng tổ chức - lao động Phòng kỹ thuật - sản xuất Phòng kế toán - tài chính Phân xưởng Vật liệu xây dựng Phân xưởng Vật liệu chịu lửa Phân xưởng Đất đèn Phó giám đốc: trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và phân xưởng. Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng: - Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất hàng kỳ (tháng, quý, năm), thu mua NVL phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý, theo dõi kế hoạch làm việc của từng phân xưởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch và theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty, nghiên cứu và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Phòng Tổ chức - lao động: Làm nhiệm vụ tuyển dụng lao động, biên chế cán bộ công nhân viên chức trong Công ty, thực hiện công việc bố trí và sử dụng LĐ hợp lý. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề và trình độ chuyên nghiệp vụ cho công nhân viên trong Công ty. - Phòng Kế toán - tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát tình hình tài chính của Công ty. Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu - chi theo từng kỳ, đảm bảo nguồn vốn cho quá trình hoạt động SXKD của Công ty được thuận lợi; ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; kiểm tra tình hình thanh toán, tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước của Công ty. - Phòng Kỹ thuật - sản xuất: Có nhiệm vụ quản lý công nghệ, thiết bị sản xuất; đôn đốc các phân xưởng thực hiện tốt các quy trình công nghệ trong sản xuất. Ngoài ra, còn tìm hiểu, nghiên cứu các kỹ thuật mới, công nghệ tiên tiến, cải tiến máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm. Các phòng ban có sự độc lập tương đối, nhưng cũng có mối quan hệ tương tác, phối hợp nhịp nhàng để bộ máy quản lý của Công ty vận hành trôi chảy và có hiệu qủa. 3.1.3. Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Quá trình sản xuất ra mỗi loại sản phẩm gạch chịu lửa hay đất đèn được thực hiện qua các quy trình khác nhau. Quy trình này được thể hiện qua các sơ đồ 7, 8, 9, 10: * Sản xuất đất đèn: Sơ đồ 07: Quy trình sản xuất đất đèn Vôi, than Kiểm tra chất lượng Đập, gia công, đóng thùng Nhập kho đưa vào ra lò * Sản xuất gạch chịu lửa: Để sản xuất gạch chịu lửa, trước hết phải sản xuất sạn Samốt và bột sét. Sơ đồ 08: Quy trình sản xuất sạn Samốt 3.1.4. Tình hình cơ bản của Công ty 3.1.4.1. Tình hình lao động Lao động là một trong những yếu tố đầu vào cần thiết của quá trình SXKD, nó tác dụng trực tiếp đến kết quả SXKD trên cơ sở tuân theo quy luật năng suất cận biên giảm dần. Muốn hoạt động SXKD có hiệu quả, trước hết là xuất phát từ trình độ, năng lực và phẩm chất của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Như vậy, cần phải tuyển dụng và sử dụng lao động như thế nào để có hiệu quả cao là vấn đề mà mọi DN đều quan tâm. Đối với Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn cũng vậy, LĐ là yếu tố hàng đầu quyết định đến sự thành bại của Công ty, là nguồn nội lực chính giúp Công ty vượt qua những khó khăn thử thách và đứng vững trên nền KTTT. Tình hình LĐ của Công ty được thể hiện qua bảng 1: Qua bảng 1 cho thấy: trong 3 năm gần đây, tình hình LĐ của Công ty không có biến động lớn. Tổng số LĐ năm 2004 khoảng 293 người, so với năm 2003 chỉ tăng 4 người đạt 101,38%. Đến năm 2005 lại giảm đi còn khoảng 290 người, bình quân 3 năm tăng 0,17%. Sở dĩ năm 2005 số LĐ giảm là do Công ty làm ăn không hiệu quả nên lãnh đạo Công ty đã cho nghỉ việc một số LĐ có trình độ chuyên môn kém, tay nghề không cao. Với đặc điểm là một DN sản xuất nên LĐ trong Công ty chủ yếu là lao động trực tiếp sản xuất, chiếm 80 á 90% tổng số LĐ trong toàn Công ty, trong đó phần lớn là công nhân kỹ thuật. LĐ gián tiếp có trình độ ngày một nâng cao, số người có trình độ đại học và cao đẳng đều tăng qua các năm. Điều này chứng tỏ ban lãnh đạo Công ty rất chú trọng việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng LĐ, nâng cao trình độ tay nghề và chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty, đáp ứng ngày càng tốt hơn việc điều khiển, sử dụng các máy móc thiết bị phức tạp, công nghệ cao, kỹ thuật tiên tiến trong quá trình sản xuất cũng như trong công tác quản lý 3.1.4.2. Tình hình vốn sản xuất kinh doanh Trong SXKD, tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tài sản hay nguồn vốn thể hiện toàn bộ giá trị hiện có của một DN tại một thời điểm xác định (tháng, quý, năm). Nó có thể cho ta biết được quy mô của một DN là lớn hay nhỏ, giá trị tài sản của DN là bao nhiêu, để từ đó cho ta biết được một mặt vốn SXKD của DN. Vốn là một tiềm lực phục vụ sản xuất, là điều kiện vật chất cần thiết để tạo lập nên quá trình SXKD. Để đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn cần phải căn cứ vào các chỉ tiêu cụ thể để từ đó phân tích và đánh giá một cách chính xác và đẩy đủ. Trong 3 năm trở lại đây, tình hình vốn SXKD của Công ty có nhiều biến động, được thể hiện qua bảng 2. Nhìn vào bảng 2 có thể thấy tổng số vốn của Công ty năm 2004 vào khoảng trên 5,5 tỷ đồng, so với năm 2003 tăng khoảng 37,20%. Năm 2005 tổng vốn của Công ty cũng tăng nhưng thấp hơn so với tốc độ tăng của năm trước (17%); sở dĩ là do trong năm 2005 tình hình SXKD của Công ty gặp một số khó khăn trong vấn đề tiêu thụ hàng hoá, nên vốn kinh doanh không được mở rộng. Bình quân trong 3 năm 2003-2005, tổng số vốn SXKD của Công ty tăng 26,7%, điều này chứng tỏ quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng. Vốn tăng đồng nghĩa với việc TSCĐ và TSLĐ của Công ty cũng không ngừng tăng qua các năm. Bình quân 3 năm gía trị TSLĐ của Công ty tăng 36,26%, trong đó năm 2004 tăng cao hơn năm 2005. Giá trị TSCĐ tăng bình quân qua 3 năm là 28,07%, do Công ty mua sắm thêm một số máy móc phục vụ sản xuất. Cơ cấu vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn sản xuất của Công ty, điều này cho phép Công ty có điều kiện thuận lợi trong việc quay vòng vốn cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào phân loại tài sản để đánh gía thì chưa thấy hết được tình hình sử dụng vốn của Công ty. Để đánh giá một cách thấu đáo tình hình tài chính của Công ty, ta hãy xem xét vốn SXKD của Công ty từ giác độ nguồn hình thành vốn. Nhìn vào bảng 2 nhận thấy vốn vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty (trên 50%), chứng tỏ khả năng thanh toán của Công ty là chưa được tốt, Công ty còn chiếm dụng nhiều vốn của các đơn vị khác. Từ năm 2003 - 2005, số vốn vay của Công ty chỉ tăng lên mà không giảm đi, bình quân 3 năm tăng 31,57%, trong khi đó vốn chủ sở hữu chỉ tăng 21,29%. Do trong những năm gần đây, Công ty gặp phải một số khó khăn, làm ảnh hưởng xấu đến kết quả SXKD của Công ty. Từ những con số đó đã nhắc nhở các nhà lãnh đạo trong Công ty cần phải xem xét lại tình hình của Công ty, để có những hành động và việc làm phù hợp đưa Công ty vượt khó khăn và ngày càng phát triển. 3.1.4.3. Kết quả sản xuất kinh doanh Kết quả hoạt động SXKD là những chỉ tiêu hết sức quan trọng nhằm đánh giá tình hình hoạt động SXKD của một DN. Nó thể hiện khả năng tái sản xuất mở rộng của DN, đồng thời chi phối các quan hệ kinh tế giữa DN và các đơn vị kinh doanh khác. Vậy để đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty ra sao chúng ta đi vào phân tích bảng 3. Nhìn vào bảng 3 cho thấy: trong 3 năm gần đây Công ty làm ăn kém hiệu quả, kết quả SXKD không cao, lợi nhuận giảm qua các năm, thậm chí năm 2005 còn bị lỗ. Doanh thu thuần năm 2005 giảm 3,36% so với năm 2004, lợi nhuận gộp cũng giảm mạnh trong khi chi phí quản lý thì không ngừng tăng, dẫn đến lợi nhuận của Công ty năm 2005 giảm mạnh so với năm 2004. Xảy ra tình trạng này là do trong những năm gần đây, trên địa bàn xã Cộng Hoà xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh, trong khi đó giám đốc và ban lãnh đạo Công ty thì chủ quan, không tích cực tìm kiếm thêm thị trường mới, lại bị mất một số bạn hàng cũ, bên cạnh đó là mẫu mã, chất lượng sản phẩm chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh. Do vậy, sản phẩm sản xuất ra tiêu thụ không được nhiều, bị tồn đọng. Mặt khác, Công ty lại chưa tìm ra biện pháp phù hợp để hạ giá thành sản phẩm. Tuy bị thua lỗ trong SXKD, nhưng Công ty vẫn còn có thể tồn tại và có tiềm năng phát triển trong tương lai. Do vậy, trong những năm tới đây, nhiệm vụ của Công ty là rất nặng nề và khó khăn, vừa phải duy trì sản xuất vừa vực lại Công ty nhanh chóng chiếm giữ vị thế trên thị trường. 3.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty 3.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm, từ yêu cầu của công tác quản lý và tình hình cụ thể của quá trình hoạt động SXKD của Công ty , hiện nay bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán, từ việc ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến việc lập các báo cáo tài chính đều được thực hiện tại Phòng Kế toán - tài chính của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí như sau: Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Trưởng phòng kế toán KT gía thành và các khoản chi phí Kế toán tiền mặt và tiền gửi KT tiêu thụ và công nợ người mua Kế toán vật tư và công nợ người bán Kế toán thanh toán và tiền lương Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp Giám đốc công ty Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng xử lý và cung cấp các thông tin kế toán tài chính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp cho Giám đốc và các những người quản lý trong Công ty sử dụng các thông tin đó để đưa ra các quyết định đúng đắn, định hướng cho sự phát triển của Công ty. Mỗi bộ phận cấu thành nên bộ máy kế toán đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, thực hiện những công việc thuộc phần hành của mình. Trưởng phòng kế toán: Là người chịu trách nhiệm trước cấp trên và Giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh tế và công tác tài chính của Công ty. Có chức năng điều hành, giám sát mọi hoạt động của bộ máy kế toán, phân phối công việc cho từng nhân viên kế toán dựa theo kế hoạch công tác chung. Kế toán giá thành và các khoản chi phí: Làm nhiệm vụ xác định và tập hợp chi phí theo từng đối tượng tính giá thành, phân bổ các chi phí chung cho các đối tượng tính giá thành; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện các giải pháp để hạ giá thành sản phẩm. Kế toán tiền mặt và tiền gửi: Theo dõi, phản ánh tình hình thu - chi và sự biến động quỹ tiền mặt và tiền gửi trong Công ty. Kế toán tiêu thụ và công nợ người mua: Xác định chính xác giá vốn hàng bán và các chi phí có liên quan, theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và nợ phải thu của khách hàng, xác định kết quả bán hàng. Kế toán vật tư và công nợ người bán: Theo dõi và phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho tư của Công ty, tình hình nợ phải trả cho người cung cấp vật tư. Kế toán thanh toán và tiền lương: Ghi chép, phản ánh tình hình các khoản thanh toán, tính toán các khoản tiền lương và phụ cấp theo lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thủ quỹ kiêm thống kê tổng hợp: Quản lý tiền mặt của Công ty đồng thời cùng với các kế toán liên quan theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu đỗi với nội bộ trong Công ty và các khoản thanh toán khác. 3.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là một đơn vị kinh tế hạch toán kinh doanh độc lập. Dựa vào thực tế công việc và cũng là để thuận tiện cho công việc ứng dụng máy tính trợ giúp, Công ty hiện đang sử dụng phần mền kế toán máy Standard và áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là nhật ký chung để cập nhật và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy có phần mềm kế toán máy trợ giúp, nhưng Công ty chưa ứng dụng hoàn toàn phần mền vào công tác kế toán, phần mền kế toán máy chủ yếu được sử dụng để in ra các báo cáo tài chính. Các hồ sơ, tài liệu, số liệu được lưu giữ trong máy tính. Còn công việc vào các sổ sách kế toán vẫn làm thủ công là chính, và ứng dụng máy tính trợ giúp (phần mền Excel) để tính toán, lập và in ra các bảng biểu. Quá trình ghi chép được thể hiện qua sơ đồ 12. Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc NHật Ký chung Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết TK Sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chuyên dùng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời ghi vào các sổ, thể kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu đã ghi ở Nhật ký chung hay Nhật ký tài khoản để tập hợp và ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, kế toán lấy số liệu đã được tổng hợp trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo kế toán. 3.2. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: 3.2.1. Phương pháp thu thập tài liệu Việc thu thập tài liệu chủ yếu qua sổ sách tại phòng Kế toán - tài chính của Công ty, qua các văn bản đã được ban hành; nghiên cứu, tìm hiểu qua sách, báo và các tài liệu có liên quan đến vấn đề về NVL và quản lý NVL. Số liệu về tình hình chung của Công ty được thu thập từ các báo cáo tài chính của Công ty trong 3 năm gần đây ở Phòng Kế toán - tài chính, số liệu về nguồn nhân lực trong Công ty được thu thập từ Phòng Tổ chức - lao động của Công ty. Số liệu phần hạch toán NVL được thu thập từ các sổ sách kế toán NVL (tháng 12/2005 và quý IV năm 2005) tại Phòng Kế toán - tài chính của Công ty. Ngoài ra tài liệu còn được thu thập bằng cách tiếp chuyện, phỏng vấn, tìm hiểu qua các cán bộ công nhân viên trong Công ty để hiểu được rõ hơn về vấn đề nghiên cứu. 3.2.2. Phương pháp tổng hợp và xử lý thông tin Số liệu và các thông tin sau khi thu thập được, được tổng hợp, phân loại và sắp xếp lại một cách hợp lý theo trình tự thời gian hay đối tượng nghiên cứu. Quá trình xử lý số liệu chủ yếu làm bằng máy tính cá nhân và áp dụng một số kỹ thuật tính toán trên phần mền Excel. 3.2.3. Phương pháp t._.g bước được củng cố và hoàn thiện. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Trong tổ chức bộ máy kế toán, phòng kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty. Các nhân viên kế toán đều nhiệt tình với công việc và có tinh thần trách nhiệm cao. Các phần hành kế toán được tổ chức đồng bộ, chặt chẽ. Mỗi nhân viên kế toán đều đảm nhận phần công việc của mình, nhưng họ tạo ra sự liên kết chặt chẽ, giải quyết công việc một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Hệ thống chứng từ mà kế toán Công ty đang sử dụng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là tương đối đầy đủ, hợp lý và hợp pháp, đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ được lập và luân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng. Từ đó thiết lập nên một quá trình thanh toán chặt chẽ và hợp lý. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đầy đủ về số lượng và chủng loại, ghi chép rõ ràng. Với sự trợ giúp của máy tính và phần mền kế toán máy nên công việc xử lý số liệu, cộng sổ và chuyển sổ...trở nên dễ dàng hơn. Nhờ vậy mà công tác kế toán đã được rút ngắn về thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và công tác kế toán của Công ty đã làm giảm bớt việc ghi chép, tính toán, dễ kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp. Đây là một hình thức kế toán tiên tiến, phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán của Công ty. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn tôi nhận thấy: nhìn chung công tác kế toán NVL được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác kế toán NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện của Công ty và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ. Kế toán chi tiết vật liệu áp dụng phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán và các chi tiết kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm, tồn kho NVL. Mặt khác kế toán NVL đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu giá trị và số lượng, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thường xuyên đối chiếu, đảm bảo thông tin chính xác về tình hình biến động của NVL. Cụ thể: - Việc phân loại vật liệu, tổ chức bảo quản trong kho được gọn gàng, phù hợp với tính chất lý hoá của từng loại, từng thứ vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí cho công tác bảo quản; đồng thời giám sát cho việc mất, hao hụt, việc nhập và xuất kho vật liệu được nhanh chóng và kịp thời. - Việc mã hoá vật liệu trên máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu, đồng thời giảm bớt công việc kế toán. - Phòng kế hoạch - kinh doanh đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua NVL với khối lượng lớn và đa dạng, nên luôn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất. - Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với Công ty về mặt trình độ của kế toán và thủ kho. Việc theo dõi, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán tương đối nhanh. - Hệ thống định mức vật tư ở Công ty được xây dựng cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, từng loại sản phẩm tạo điều kiện cho việc sử dụng vật tư được hiệu quả. Tuy nhiên, để phù hợp với biến động của nền kinh tế, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi, do đó kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng vẫn xảy ra những hạn chế không thể tránh khỏi. b. Những hạn chế Về công tác quản lý Trong điều kiện KTTT, sự cạnh tranh giữa các DN rất quyết liệt và là tất yếu không thể tránh khỏi. Nhu cầu đòi hỏi các sản phẩm bán ra phải có chất lượng cao nhưng đồng thời giá cả phải hợp lý, vừa hiện đại lại vừa thích ứng được nhu cầu của xã hội. Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được tiêu thụ trong nước, số lượng sản phẩm bán ra nước ngoài còn hạn chế, trong khi đó Công ty lại phải đối diện với sự cạnh tranh mạnh mẽ và quyết liệt của các DN trong nước, thậm chí cả những "đội khách" hùng mạnh ngay trên "sân nhà". Do nhu cầu ngày càng cao của xã hội, cũng như các DN khác, các sản phẩm mà Công ty sản xuất ra ngày càng đa dạng, phong phú hơn. Khách hàng không chỉ có nhu cầu tăng lên về mặt số lượng, chất lượng mà còn cả kiểu dáng và mẫu mã. Vấn đề đặt ra là sự thay đổi đó nó có liên quan đến năng suất lao động, tình hình quản lý, bảo quản vật tư, đặc biệt là vòng quay của vốn lưu động. Do vậy Công ty cũng phần nào gặp khó khăn trong vấn đề quay vòng vốn lưu động. Về công tác kế toán nói chung Nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển đi lên, kéo theo nó là chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi cho phù hợp. Do đó với trình độ của kế toán trong Công ty đa số còn ở mức độ trung bình thì công việc kế toán vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc nắm bắt, xử lý thông tin. Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mền kế toán máy trong công tác kế toán, công việc kế toán chủ yếu là làm trên máy tính. Song với số lượng nhân viên kế toán là 5 mà phòng lại chỉ có 2 máy vi tính, cho nên nhiều khi công việc của mỗi người bị phụ thuộc vào nhau, đôi khi dẫn đến việc cung cấp thông tin không kịp thời cho ban lãnh đạo Công ty và những người cần thông tin, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài chính của Công ty. Hơn nữa máy tính chưa phát huy hết vai trò của nó mà chỉ thủ yếu phục vụ cho việc lập bảng biểu nhanh, vẫn còn những phần hành kế toán làm thủ công nên khối lượng ghi chép vẫn còn nhiều. Do vậy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng còn rất cồng kềnh, phức tạp, dễ gây sai sót, nhầm lẫn. Về công tác kế toán NVL - Định kỳ 3 -5 ngày kế toán vật tư nhận được chứng từ nhập, xuất thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, kế toán vật tư chỉ ký xác nhận chứ hai bên chưa làm thủ tục giao nhận chứng từ. Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ. - Vật liệu về nhập kho, khi được phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách, mẫu mã, nếu đúng mới cho nhập kho. Tuy nhiên, trong trường hợp đúng quy cách, chất lượng, mẫu mã, chủng loại Công ty lại không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi cho nhập kho. - Công ty chưa mở "Sổ nhật ký chi tiền" để theo dõi tình hình thu mua NVL của Công ty. - Về cách ghi sổ chi tiết TK 141: Sổ chi tiết TK141 của Công ty hiện nay được ghi như sau: Biểu mẫu 12: Sổ chi tiết tài khoản 141 ( Trích tháng 12/ 2005) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nợ Có SH NT Số dư đầu tháng 391 2/12 Anh Thanh tạm ứng mua xi măng 1111 25.000.000 392 5/12 A. Lực tạm ứng chi tiếp khách 1111 5.000.000 394 10/12 A.Thanh hoàn tạm ứng 1111 520.000 … … ….. … …. ….. Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) Như vậy sổ này ở Công ty được mở chung, mỗi lần phát sinh tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người được ghi trên một dòng, do đó gây nên tình trạng lộn xộn, khó theo dõi. - Cuối tháng, sau khi tính ra số vật liệu tồn kho, Công ty không nhập lại kho mà để lại phân xưởng phục vụ cho sản xuất tháng sau. Tuy nhiên cách hạch toán thì lại phản ánh không đúng. Công ty nên thay đổ cách hạch toán cho phù hợp với thực tế. - Vật liệu của Công ty nhiều chủng loại, khối lượng lớn, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, việc quản lý khá phức tạp, hơn nữa vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài thì trường nên giá cả luôn biến động, mà Công ty lại chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho NVL. - Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu. Trước những hạn chế trong công tác kế toán NVL ở Công ty, kết hợp với lý luận đã được học, với tình hình thực tế, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp ý xung quanh công tác kế toán NVL nhằm góp phần nhỏ bé của mình trong việc từng bước hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của Công ty. 4.4.2. Một số ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu a. Về công tác quản lý Để đuổi kịp với cơ chế thị trường và không bị lùi bước trước sự cạnh tranh của các DN về sản phẩm sản xuất ra thì Công ty nên đổi mới về mẫu mã cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm. Để đáp ứng điều này thì Công ty nên mời các chuyên gia và đưa một số công nhân đi học thêm và đưa các lãnh đạo, quản lý trong Công ty đi học bồi dưỡng thêm ở các lớp chính trị, công tác đoàn. Trong Công ty cũng nên có một số nhân viên Marketing để phục vụ tốt hơn cho việc bán hàng. Những điều này sẽ góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty ngày càng vững mạnh. b. Về công tác kế toán nói chung Hệ thống kế toán ở Công ty nhiều người còn ở trình độ trung bình nên phần nào cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của Công ty. Để khắc phục hạn chế này, Công ty nên tạo điều kiện cho các nhân viên này đi học thêm nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý, nắm bắt thông tin, thích ứng với sự thay đổi của thị trường cũng như công tác kế toán. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty. Để hoà nhập với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thì việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng như ở Công ty là cần thiết. Tuy nhiên, việc trang bị máy tính cho phòng kế toán ở Công ty hiện nay còn hạn chế. Là một Công ty với khối lượng công việc kế toán rất lớn, nhất là kế toán nguyên vật liệu, nhưng hiện nay phòng kế toán chỉ có 2 máy tính, nên nhiều khi công việc của các nhân viên kế toán bị phụ thuộc lẫn nhau. Do vậy, Công ty nên trang bị đầy đủ máy vi tính cho phòng kế toán (mỗi người 01 máy) để đảm bảo cho công tác kế toán của kế toán Công ty được tốt hơn, công việc của các nhân viên kế toán độc lập và không bị phụ thuộc vào nhau; đồng thời từng bước hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán; bên cạnh đó cần quan tâm hơn nữa đến việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho các cán bộ nhân viên phòng kế toán. Đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho ban quản lý, nhằm giúp cho việc quản lý tài chính của Công ty được tốt hơn và hoạt động SXKD của Công ty ngày càng có hiệu quả. c. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Thứ nhất: Về việc lập phiếu giao nhận chứng từ Định kỳ 3 á 5 ngày khi kế toán NVL nhận được chứng từ gốc của thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng thì hai bên phải lập "Phiếu giao nhận chứng từ" (Biểu mẫu 13). Biểu mẫu 13: phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu Tài khoản 1523 Từ ngày 01/12/2005 đến 05/12/2005 TT Chứng từ Trích yếu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền N X NT 1 950 4/12 Nhập dầu Điêzen Lít 360 6545 2.356.200 2 1082 6/12 Xuất dầu Điêzen và dầu thải cho PX VLCL Lít 200 300 6845 3200 1.369.000 960.000 ... ... ... ... ......... ... ... ... ..... Tổng số phiếu giao nhận: Số phiếu nhập: Số phiếu xuất: Người giao Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thứ hai: lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trong trường hợp vật liệu mua về đủ số lượng, đúng chất lượng, quy cách, chủng loại. ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn vật liệu khi mua về, trước khi nhập kho được phòng kỹ thuật kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách. mẫu mã. chủng loại, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc có sai sót gì thì bộ phận kiểm nghiệm vật tư sẽ lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để xử lý. Tuy nhiên trong trường hợp không có sai sót gì thì lại chưa lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Vì vậy Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm trong trường hợp này. Khi đã kiểm nghiệm vật tư mua về trước khi nhập kho thì nên lập biên bản kiểm nghiệm vật tư cho dù có hay không có sai sót gì. Ví dụ, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 10084 ngày 04/10/2005 của Công ty CP Thương mại Chí Linh và kết quả kiểm nghiệm vật tư, ban kiểm nghiệm vật tư phòng kỹ thuật có thể lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Biểu mẫu 14: biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 10084 ngày 04/12/2005 của Công ty CP Thương mại Chí Linh. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Thanh (Trưởng phòng KT-SX) - Trưởng ban 2. Ông Hoàng Công Hân (KT-SX) - uỷ viên 3. Ông Nguyễn Anh Tuấn (KH-KD) 4. Bà Phạm Thị Bình (Thủ kho) Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: TT Tên vật tư Mã số P.Thức K.Nghiệm ĐVT SL theo H.Đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng SL sai 1 Dầu Điêzen đo Lít 360 360 0 Ngày 04 tháng 12 năm 2005 Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) Thứ ba: lập và ghi chép riêng Sổ nhật ký chi tiền ở Công ty đã có sổ quỹ nhưng sổ này phản ánh chung cả nghiệp vụ thu chi các công việc khác, nên việc theo dõi, quản lý và kiểm tra tình hình thu mua NVL rất khó khăn. Hơn nữa vật liệu mua về có số lượng lớn và chủng loại khác nhau, khi chi tiền mua vật liệu, kế toán nên mở Sổ nhật ký chi tiền và ghi riêng cho phần chi mua NVL vào đó, sổ này ghi theo từng tháng. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ liên quan (phiếu chi, giấy tạm ứng...) đến việc thu mua NVL thì kế toán tiền mặt tiến hành cập nhật vào máy tính đồng thời ghi sổ luôn. Như vậy có thể theo dõi được chi tiết tình hình thu mua NVL trong từng tháng, để từ đó có những điều chỉnh hay có những biện pháp cho phù hợp với tình hình thực tế. Biểu mẫu 15: Sổ nhật ký chi tiền mua nguyên vật liệu Tháng 12/2005 NT Chứng từ Trích yếu Ghi có TK 111, ghi nợ các TK SH NT TK 331 TK 141 TK152 ... Cộng Thứ tư: Về sổ chi tiết TK 141 Để thay cho việc ghi chép tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng trên một dòng không phân biệt đối tượng và một quyển sổ kế toán như trên thì Công ty nên thay đổi lại như sau: Trước hết phải mở sổ theo dõi tạm ứng, mỗi người một số tờ nhất định để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người. (Biểu mẫu 16). Biểu mẫu 15: Sổ theo dõi tạm ứng (TK 141) (Trích Tháng 12 năm 2005) Họ tên người nhận tạm ứng: Đinh Công Thanh Đơn vị: Phòng kế hoạch - kinh doanh Chứng từ Trích yếu TKĐƯ Nợ Có SH NT Dư đầu tháng 5.000.000 391 2/12 Tạm ứng mua xi măng 1111 25.000.000 394 10/12 Thanh toán tạm ứng 1523 133 111 22.460.000 2.246.000 294.000 ... ... ..... .... ...... .... Cộng phát sinh 150.000.000 140.500.000 Dư cuối tháng 14.500.000 Sau đó căn cứ vào sổ theo dõi tạm ứng đối với từng người, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141, mỗi người một dòng (Biểu mẫu 17). Làm như vậy có thể theo dõi chặt chẽ tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của từng người. Thứ năm: Về cách hạch toán số vật liệu còn lại cuối tháng (xuất ra không dùng hết) ở các phân xưởng. Căn cứ vào định mức tiêu hao NVL đã được xây dựng cho các sản phẩm khi các phân xưởng có nhu cầu về vật liệu, nhân viên phòng Kế hoạch - kinh doanh viết phiếu xuất kho, cuối tháng trên cơ sở số sản phẩm thực tế sản xuất ra sẽ tính lại số vật liệu tiêu hao thực tế, nếu còn dư sẽ để lại phân xưởng phục vụ cho sản xuất tháng sau chứ không nhập lại kho, và ghi bút toán: Nợ TK 152 Có TK 154 Tuy nhiên theo cách hạch toán này thì lại phản ánh không đúng vì số vật tư còn lại cuối tháng không nhập lại kho mà để ở các phân xưởng cho sản xuất cho tháng sau. Hơn nữa khi kết chuyển toàn bộ với NVL xuất kho để phục vụ sản xuất sản phẩm sang TK 154 (Nợ TK 154, Có TK 621) thì lại phản ánh chưa phản ánh đúng với thực tế vì thực tế vẫn chưa sử dụng hết. Do vậy, Công ty nên thay đổi cách hạch toán số vật liệu còn lại cuối tháng để ở các phân xưởng như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 (Ghi đỏ) Giá trị vật tư còn lại ở phân xưởng Đến tháng sau sử dụng số vật liệu đó tiếp tục phục vụ sản xuất thì ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Thứ sáu: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vật tư của Công ty có nhiều, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Hơn nữa lại chủ yếu do mua ngoài thị trường nên giá cả luôn biến động. Để hạn chế rủi ro trong quá trình SXKD Công ty nên thực hiện lập thêm khoản "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" cho NVL. Tài khoản sử dụng: TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Cuối niên độ kế toán, khi có đầy đủ bằng chứng đáng tin cậy về các khoản thiệt hại mới tính tại thời điểm lập dự phòng. Kế toán phải ước tính cho từng loại vật tư nếu có khả năng xảy ra. Căn cứ vào tình hình thực tế của sự giảm giá hàng tồn kho, kế toán dự tính khoản giảm giá này để lập dự phòng cho từng loại vật tư, ghi định khoản: Nợ TK 632 Có TK 159 Sau đó, trong năm giá trị thực tế của vật liệu biến động, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 152 Cuối niên độ kế toán sau, khoản lập dự phòng chi không hết sẽ được hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Thứ bẩy: Về công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Công ty chưa chú trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu, việc phân tích chỉ được thực hiện dựa trên góc độ tổng hợp. Khi phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu, Công ty chỉ chú trọng phân tích các khía cạnh: tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật tư, tình hình cung cấp than cám, xi măng, vôi củ, đá tấn mài. Nên chăng Công ty thực hiện phân tích tình hình quản lý cung cấp đối với tất cả các loại NVL Những ý kiến trên đây được đưa ra trên cơ sở thực tế công tác kế toán NVL ở Công ty với hy vọng góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng ở Công ty, nhằm quản lý tốt, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL. Phần V kết luận Trong nền KTTT hiện nay, với xu hướng toàn cầu hoá, các DN muốn tồn tại và phát triển, muốn đứng vững trên thị trường trong và ngoài nước thì mỗi DN phải đề ra cho mình chiến lược kinh doanh đúng đắn trong từng thời kỳ, phải quản lý ở tất cả các phương diện đặc biệt là quản lý về kinh tế. Do đó công tác quản lý kinh tế luôn giữ một vị trí và vai trò quan trọng trong SXKD. Mà một phần trong đó là quản lý và sử dụng NVL. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty, tôi nhận thấy rằng vật liệu là một trong những yếu tố sản xuất cơ bản có vai trò rất quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ một DN sản xuất nào. Vì vậy tổ chức công tác kế toán NVL là nội dung quan trọng có ý nghĩa thiết thực và có vai trò to lớn trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, kiểm soát chi phí và giá thành sản phẩm trong DN. Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng sẽ góp phần giúp choc DN thực hiện tốt các khâu từ thu mua đến dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL, ngăn ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí NVL; đồng thời làm giảm chi phí NVL, giảm giá thành sản phẩm, tăng tốc độ quay vòng của vốn lưu động. Từ đó nâng cao hiệu quả SXKD của DN. Qua nghiên cứu thực tế, tôi đã nhận thấy những ưu điểm mà Công ty có được từ việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách sáng tạo và có chọn lọc. Từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến việc vào các sổ sách kế toán đều tuân theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành và có những sự cải tiến linh hoạt, đúng và phù hợp với đặc điểm của Công ty. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán và áp dụng phần mền kế toán máy đã giúp làm giảm khối lượng công việc, công việc kế toán nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, nhanh và kịp thời. Nhìn chung, công tác kế toán NVL ở Công ty về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, tình hình nhập - xuất - tồn được theo dõi và phản ánh nhanh chóng, cung cấp kịp thời thông tin cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung vào công tác kế toán và các phương pháp kế toán chi tết NVL theo phương pháp thẻ song song phù hợp với trình độ của kế toán trong Công ty và cũng phù hợp với đặc điểm của Công ty. Công tác kế toán NVL từ chi tiết đến tổng hợp tương đối đầy đủ, đúng với các quy định của Bộ tài chính đã ban hành và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Song, bất kỳ một DN nào cũng vậy, Công ty cũng không thể tránh khỏi những sai sót, những hạn chế trong quá trình quản lý, quá trình làm công tác kế toán bởi sự vận động không ngừng của cơ chế thị trường. Do vậy công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phải luôn luôn thay đổi và dần hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong quản lý kinh tế và quản lý quá trình SXKD, kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng, cung cấp những thông tin kế toán cần thiết cho ban quản lý, cho việc đưa ra những quyết định của Giám đốc. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và việc hợp lý toàn bộ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đến hoạt động SXKD, đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Bảng 01: Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh (%) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) Số lượng (Người) Cơ cấu ( % ) 04/03 05/04 Bình quân Tổng số lao động 289 100.00 293 100.00 290 100.00 101.38 98.98 100.17 1. Phân theo trình độ - Đại học 20 6.92 22 7.51 23 7.93 110.00 104.55 107.24 - Cao đẳng 13 4.50 14 4.78 15 5.17 107.69 107.14 107.42 - Trung cấp 43 14.88 45 15.36 44 15.17 104.65 97.78 101.16 - Công nhân kỹ thuật 213 73.70 212 72.35 208 71.72 99.53 98.11 98.82 2. Phân theo hình thức làm việc - LĐ gián tiếp 38 13.15 40 13.65 40 13.79 105.26 100.00 102.60 - LĐ trực tiếp 251 86.85 253 86.35 250 86.21 100.80 98.81 99.80 (Nguồn: Phòng Tổ chức - lao động) Bảng 02: Tình hình vốn sản xuất kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh (%) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) Gía trị (đồng) Cơ cấu ( % ) 04/03 05/04 Bình quân Tổng số vốn 4.012.365.012 100.00 5.504.921.715 100.00 6.440.802.754 100.00 137.20 117.00 126.70 1. Theo tài sản - TSLĐ & ĐTNH 2.641.774.811 65.84 3.849.684.656 69.93 4.904.763.217 76.15 145.72 127.41 136.26 - TSCĐ & ĐTDH 1.370.590.201 34.16 1.655.237.059 30.07 2.248.006.702 34.90 120.77 135.81 128.07 2. Theo nguồn vốn - Vốn chủ sở hữu 1.942.037.726 48.40 2.517.036.810 45.72 2.857.034.601 44.36 129.61 113.51 121.29 - Vốn vay 2.070.327.286 51.60 2.987.884.905 54.28 3.583.768.153 55.64 144.32 119.94 131.57 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) Bảng 03: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty (ĐVT: đồng) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 2004/2003 2005/2004 + / - % + / - % Tổng doanh thu 14.297.026.832 14.376.204.603 13.892.733.590 79.177.771 100.55 -483.471.013 96.64 Các khoản giảm trừ 13.570.398 13.780.259 13.406.789 209.861 101.55 -373.470 97.29 1. Doanh thu thuần 14.283.456.434 14.362.424.344 13.879.326.801 78.967.910 100.55 -483.097.543 96.64 2. Giá vốn hàng bán 11.620.458.702 11.703.456.920 11.530.497.520 82.998.218 100.71 -172.959.400 98.52 3. Lợi nhuận gộp 2.662.997.732 2.658.967.424 2.348.829.281 -4.030.308 99.85 -310.138.143 88.34 4. Chi phí bán hàng 688.402.753 694.027.358 683.301.947 5.624.605 100.82 -10.725.411 98.45 5. Chi phí quản lý 1.726.410.273 1.738.402.674 1.741.667.339 11.992.401 100.69 3.264.665 100.19 6. Lợi nhuận từ HĐ SXKD 248.184.706 226.537.392 -76.140.005 -21.647.314 91.28 -302.677.397 -33.61 7. Lợi nhuận từ HĐ tài chính 15.079.504 13.075.921 12.049.536 -2.003.583 86.71 -1.026.385 92.15 8. Lợi nhuận bất thường 20.410.673 22.702.384 23.049.750 2.291.711 111.23 347.366 101.53 9. Tổng lợi nhuận sau thuế 283.674.883 262.315.697 -41.040.719 -21.359.186 92.47 -303.356.416 -15.65 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) 54 Biểu mẫu 06: Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Mẫu số 17 - VT QĐ Liên bộ TCKT - TC. Số 583 - LB Sổ chi tiết vật tư (Tháng 12 năm 2005) Danh điểm vật tư : Dầu Điêzen Nhãn hiệu, quy cách: Đơn vị tính: Lít Kho: Chị Bình Số thẻ: Số tờ: Giá kế hoạch: Kho: Nhiên liệu TK: 1523 Ngày tháng SH chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Giá đơn vị Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Dư đầu kỳ 50 342.250 04/12 950 A.Tuấn mua chịu của Công ty CPTM Chí Linh 331 6.845 360 2.464.200 06/12 1082 A. Hưng - PXVLCL - SXKD gạch chịu lửa 621 6.845 200 1.369.000 ... ... ... ........... ... ... .... ..... .... .... .... ..... .... Cộng 6000 41.070.000 5500 37.647.500 Dư cuối kỳ 550 3.764.750 (Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính) 55 Biểu mẫu 07: Sổ nhật ký chung 60 (Trích) Tháng 12 năm 2005 (Trang 12) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã vào sổ cái TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có Trang trước mang sang HĐ 10080 02/12 Bán đất sét trắng cho Công ty TNHH Hoàng Thanh 111(1) 511(2) 333(1) 27.610.000 25.100.000 2.510.000 PC 10112 03/12 Chi tiền mua xi măng 152(2) 133(1) 111(1) 68.100.000 6.810.000 74.910.000 PNK 950 04/12 Nhập dầu Điêzen (HĐ 10084) 152(3) 133(1) 331 2.464.200 235.620 2.699.820 PC 10113 05/12 Mua than cám của Công ty TMDV 3/2 Đông Triều - Q.Ninh 152(3) 133(1) 111(1) 15.025.000 751.250 15.776.250 PXK 1082 06/12 Xuất nhiên liệu cho PX VLCL – dùng cho sản xuất gạch chịu lửa 621 152(3) 2.329.000 2.329.000 … … … …….. ….. …. ….. …… …… Cộng mang sang trang sau (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 63 Biểu mẫu 09 Nhật ký chuyên dùng Tài khoản 1523 Tháng 12 năm 2005 TT Diễn giải Số dư đầu kỳ TK Đư Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 28.780.268 1 Mua vật tư chịu 331 220.425.610 2 Xuất vật tư cho sửa chứa lớn 2413 3 Mua vật tư bằng tiền mặt 1111 11.238.967 4 Xuất vật tư cho sản xuất trực tiếp 621 189.784.448 5 Xuất vật tư cho sản xuất chung 6272 9.502.023 6 Xuất vật tư cho quản lý 642 8.760.498 7 Hoàn tạm ứng vật tư Tổng cộng 28.780.268 231.664.577 208.046.969 52.397.876 (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) Bảng 06: Báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư chủ yếu Quý IV năm 2005 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị I. Nguyên vật liệu (TK 1522) 361.062.208 668.204.152 664.863.717 364.402.643 1. Vôi củ Tấn 235,53 85.648.800 232,71 84.633.436 2,82 1.015.364 2. Nhựa đường Kg 1.090 8.779.950 646 5.203.530 444 3.576.420 3. Khuôn các loại Kg 223.324.355 17.009.879 43.877.777 196.456.457 ..... ... ... .... ... ..... ... ... ... ... II. Nhiên liệu (TK 1523) 98.206.727 536.723.520 582.532.371 52.397.876 1. Củi đốt lò Ste 14,21 2.137.497 66,5 13.300.000 63,86 12.163.284 16,85 3.274.213 2. Than cám các loại Tấn 145,52 81.157.984 619,17 356.105.459 694,99 400.375.467 69,7 36.887.976 3. Dầu các loại Lít 817,0 6.573.326 29.282 146.160.075 29.443 146.168.187 656 6.565.214 ..... ... ... ... ... .... ... ... ... ... III. Phụ tùng (TK 1524) 68.086.927 42.160.784 56.978.562 53.269.149 1. Phụ tùng ôtô 9.285.073 21.821.000 24.840.103 6.265.790 2. Phụ tùng gạch 25.886.665 12.630.784 17.434.488 21.082.961 3. Vòng bi 13.030.089 1.210.000 6.509.201 7.730.888 .... IV. Phế liệu thu hồi (TK 1526) 3.032.900 3.032.900 Tổng cộng (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) Biểu mẫu 10 64 Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331) Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đối tượng: Công ty Cổ phần Thương mại Chí Linh Chứng từ Diễn giải TK Đư Số phát sinh Số dư NT đã thanhtoán NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.459.750 04/12 HĐ10084 A.Tuấn (KH-KD) mua dầu Điêzen 1523 2.464.200 Thuế GTGT được khấu trừ 133 235.620 10/12 HĐ10090 A. Hùng mua xăng A90 và dầu N14 1523 2.266.726 Tiền thuế GTGT được khấu trừ 133 213.472,6 15/12 PC10124 Trả tiền mua hàng ngày 04/12 1111 2.699.820 20/12 PC10130 Trả tiền mua hàng ngày 10/12 1111 2.480.198,6 23/12 HĐ10126 A.Tuấn (KH-KD) mua dầu CN30 1523 831.120 Thuế GTGT được khấu trừ 133 80.712 ... ... ........ ... ...... .... ... .... .... Tổng cộng 20.046.579 22.146.700 Số dư cuối kỳ 4.559.871 (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 65 Biểu mẫu 11 bảng tổng hợp phải trả cho người bán (TK 331) Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 TT Diễn giải Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty CP Thương mại Chí Linh 22.459.750 20.046.579 22.146.700 4.559.871 2 Công ty TMDV 3/2 Đông Triều - Q.Ninh 5.050.000 40.891.540 55.149.930 9.118.390 3 Cửa hàng VTKK Thanh Tâm 11.541.783 22.049.815 23.079.143 4 Cửa hàng công nghệ phẩm Chí Linh 16.940.675 20.750.000 11.049.480 5 Công ty TNHH Hoàn Hảo - Sao Đỏ - CL 2.194.025 50.123.712 52.971.320 6 Công ty DV Thương mại Phả Lại ... .... .... .... .... ..... .... .... Tổng cộng 12.504.044 1.058.990.869 756.582.959 775.411.392 37.004.044 1.102.319.302 Số dư 1.046.486.825 1.065.315.258 Ngày... tháng ... năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính) 77 Biểu mẫu 17: sổ chi tiết TK 141 Tháng 12 năm 2005 (Trích) (Đơn vị tính: nghìn đồng) T T Họ và tên Đơn vị Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Nợ TK 141, Có TK Có TK 141, Nợ TK Nợ Có 111 ... Cộng 111 152 ... Cộng Nợ Có 1 Đinh Công Thanh KH-KD 5.000 150.000 150.000 9.520 100.250 140.500 14.500 2 Trần Văn Mức TC-LĐ 10.000 100.000 100.000 5.200 80.230 100.000 10.000 3 Vũ Đồng Hải KH-KD 40.000 200.000 200.000 10.500 150.940 197.500 42.500 ... ... ... ... ... ... ... ... .... .... .... ...... ..... ... Tổng cộng 120.400 750.200 800.400 50.341 520.950 670.250 200.350 (Nguồn: Phòng kế toán – tài chính) ._.