Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng số 9 Hà Nội

n đường chủ yếu để tăng lợi nhuận của các doanh nghiệp xây dựng cơ bản là phải tìm mọi biện pháp nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo tiến độ thi công, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây dựng. Trong các yếu tố cấu thành lên giá thành sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí. Do vậy, hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một tất yếu khách quan của quản lý giúp doanh nghiệp biết sử dụng triệt để tiết kiệm nguyên vật liệu cung cấp một cách kịp thời đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đồng thời kiểm tra giám sát chặt chẽ các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn chặn kịp thời việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiến tới hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp xây dựng Công ty xây dựng số 9 Hà Nội hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp dân dụng, nhà máy và các công trình đường. Qua thời gian thực tập tại công ty và tìm hiểu tình hình thực tế, tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty em nhận thức được tầm quan trong của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất cũng như việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để đạt được kết quả cao nhất vì mục tiêu chất lượng của công trình và sự tồn tại và phát triển của công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng số 9 Hà Nội” để đi sâu nghiên cứu về phần hành kế toán nguyên vật liệu cả về lý luận và thực tế. Kết cấu của chuyên đề chia thành: Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 HN Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 9 HN Do thời gian thực tập không nhiều trình độ còn có hạn em rất mong được sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài Chính Kế Toán giúp em hoàn thiện chuyên đề tốt hơn Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của cô Kim Ngân đã giúp em hoàn thành chuyên đề này Sinh viên thực hiện Vũ Thị Thanh Hảo CHƯƠNG 1 Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu Khái niệm về nguyên vật liệu Bất cứ doanh nghiệp nào,muốn sản xuất phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động, Đối tượng lao động, Sức lao động. Theo C.Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao đông,như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng đó trở thành nguyên vật liệu. Đồng thời C.Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động,nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ như cây trên rừng không phải là nguyên vật liệu nhưng cây đã qua chế biến thành gỗ thì lại là nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp chế biến gỗ. 1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tai các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dưng Doanh nghiêp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó. Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn. Vây khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Hơn nữa sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tai nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác.Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp. 1.3. Phân loại nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. 1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu *Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu,vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,…; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiêp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính la đường,nha,bột,…,Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác…Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính,ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải. Vật liệu phụ: Là những loại vât liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, xà phòng, … Nguyên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinhh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí ga,… Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu,thiết bi, công cụ, khí cụ. Vật kết cấu dùng trong công tác xây dựng cơ bản. Vật liệu khác:Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là nhứng vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sạn cố định. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp ma trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. *Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn: Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,… Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này là căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. *Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp . Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán ; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên, tặng. 1.3.2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Ghi chép phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch mua nguyên vật liệu, kế toán sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.4 Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu 1.4.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định của chuẩn mực số 02 thì hàng tồn kho( vật tư hàng hoá) hiện có trong doanh nghiệp phải được phản ánh trên sổ kế toán và báo cáo tài chính theo giá gốc(trị giá vốn thực tế). Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc của vật tư, hàng hoá thì phải phản ánh trên báo cáo tài chính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Nó được xác định bằng giá bán ước tính của vật tư hàng hoá trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường- chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm- chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Trị giá vốn thực tế(giá gốc) của vật tư, hàng hoá là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được hàng tồn kho đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Tuỳ thuộc vào từng thời điểm và yêu cầu quản lý có thể tính trị giá vốn ở các thời điểm khác nhau. 1.4.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành thì phương pháp đánh giá nguyên vật liệu là theo giá vốn thực tế. Giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vốn thựctế nhập kho được xác định là toàn bộ chi phí bỏ ra và để có được hàng tồn kho ở thời điểm nhập kho.Tuỳ thuộc vào nguồn nhập mà có thể xác định trị giá vốn nhập. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoại: Trị giá vốn thực tế NVL Trị giá mua thực tế(1) Thuế không hoàn lại(2) Chi phí mua(3) Cáckhoản giảm trừ(4) = + + - Trong đó: (1)giá mua được ghi trên hoá đơn hoặc hợp động kinh tế đã được xác định. - Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT. - Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc hàng mua về dùng cho các hoạt động phúc lợi, dùng cho hoạt động thuộc nguồn kinh phí, dự án, kinh phí sự nghiệp thì giá mua là tổng giá thanh toán. (2) Thuế không được hoàn lại gồm: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu. (3) Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí bảo hành, tiền thuê kho bãi … (4) Các khoản giảm trừ gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại. + Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến: trị giá thực tế của nguyên vật liệu là trị giá vốn thực tế của vật tư xuất gia công cộng với chi phí gia công chế biến. + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: + = Trị giá vốn thực tế NVL thuê ngoài Chi phí liên quan gia công chế biến Trị giá vốn NVL xuất chế biến + Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị vốn góp do các bên thoả thuận cộng với các chi phí khác nhập kho ( nếu có). + Đối với nguyên vật liệu được nhà nước cấp, cấp trên cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi sổ ở đơn vị cấp trên cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ ( nếu có ). + Đối với nguyên vật liệu được biếu tặng viện trợ: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá của vật tư, hàng hoá tương đương trên thị trường. + Đối với phế liệu thu hồi: thì giá thực tế nguyên vật liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi. Giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. + Tính theo đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ: - Nội dung:Theo phương pháp này thì trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính, dễ làm. - Nhược điểm: Không phản ánh kịp thời tình hình biến động giá cả vật tư, hàng hoá, chỉ tính đựơc vào cuối tháng và chỉ tính riêng cho từng hàng tồn kho riêng biệt. - Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ và các doanh nghiệp có không quá nhiều loại vật tư, hàng hoá. đơn giá bình quân của NVL Trị giá thực tế NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho = + Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế củaNVL tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ = Số lượng NVL tồn đầu kỳ + + Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước - Nội dung: Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho trước. Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ. Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ đê tính trị giá vốn thực tế của những lần xuất đầu tiên trong kỳ. - Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất, vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ được xác đình theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế. - Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp ít chủng loại vật tư hàng hoá. Khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn. Giá cả tương đối ổn định. +Phương pháp nhập sau xuất trước. - Nội dung: Theo phương pháp này, người ta giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho sau(gần với lần xuất nhất) thì xuất kho trước. Với giả thiết đó, khi tính trị giá vốn của lô hàng xuất kho, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập sau cùng để tính tới lần xuất đó. Hàng tồn kho đầu kỳ được quan niệm như lần xuất kho cuối kỳ và được xác định theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ. - Ưu điểm: Phương pháp này đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, phản ánh được giá của vật tư, hàng hoá. - Nhược điểm: Hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo đơn giá của hàng nhập kho trong kỳ nên chỉ tiêu hàng tồn kho không phù hợp với thực tế. - Điêù kiện áp dụng: áp dụng trong điều kiện giá cả tương đối ổn định. Doanh nghiệp tổ chức tốt được khâu hạch toấn ban đầu để theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập. Theo quy định của chuẩn mực hàng tồn kho số 02, trường hợp doanh nghiệp tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp nhập sau xuất trước thì báo cáo tài chính phải phản ánh được số chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập sau xuất trước được trình bày trong bảng cân đối kế toán với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo một trong các phương pháp: Nhập trước xuất trước, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được hoặc tính theo giá hiện hành tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính nếu trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ xấc định theo phương pháp đó là nhỏ nhất trong các phương pháp còn lại. ` + Tính theo đơn thực tế đích danh: - Nội dung: Theo phương pháp này căn cứ số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của nguyên vật liệu xuất kho để tính. - Ưu điểm: Phương pháp này thấy ngay được trị giá vốn của vật tư nhập kho. Đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán. - Nhược điểm: Đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá thì việc theo dõi đơn giá và số lượng nhập của từng lần nhập rất phức tạp, dễ nhầm lẫn giữa lô hàng này và lô hàng khác. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu, chủng loại vật tư ít, ổn định và có thể nhận diện được. 1.5 Nội dung kế toán nguyên vật liệu. 1.5.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. * Chứng từ kế toán sử dụng: Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 thì chứng từ đó gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho ( Mộu số 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá( Mẫu 08- VT) - Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN: - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT – 2 LN - Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mãu 04 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Phương pháp ghi thẻ song song: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu theo chỉ tiêu có số lượng căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất. Sau khi ghi vào thẻ kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. - ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của vật liệu ở từng kho theo thứ tự từng danh điểm vật liệu căn cứ vào các chứng từ xuất, nhập vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hay định kỳ 3- 5 ngày nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ xuất, nhập kho vào các thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết và kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ (thẻ) chi tiết với thẻ kho, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết để lập bảng kê nhập, xuất, tồn kho từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu..Bảng kê này được xem như một báo cáo nguyên vật liệu cuối tháng. Phương pháp này dược áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất , tồn ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ nhân viên kế toán chưa cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Sơ đồ:1 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập – xuất - tồn Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: kế toán không mở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ danh điểm vật liệu tồn kho cả về số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp những chứng từ phát sinh của từng thứ vật liệu , mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên cơ sở đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu kế toán tổng hợp. Phương pháp này áp dụng đối với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu từng bộ phận. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Sơ đồ: 2 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng + Phương pháp sổ số dư: - Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi. Sau khi song thì chuyển số dư về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Cuối tháng khi nhận được sổ số dư được thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính, ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá trị từ đó ghi vào cột số tiền trên sổ số dư và trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng công việc nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất vật liệu và xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu. Sơ đồhạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Sơ đồ:3 Thẻ kho Sổ số dư Bảng kê luỹ kế NXT Bảng luỹ kế nhập Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng luỹ kế xuất Phiếu giao nhận CT xuất Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. Hiện nay theo quy định của bộ tài chính, những doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện về hoá đơn, chứng từ để áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Còn tất cả các doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện về hoá đơn, chứng từ thì phải áp dụng theo phương pháp khấu trừ. Trong phần lý luận chủ yếu đi sâu vào nghiên cứu các loại hình doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. 1.5.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ): Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục, cố hệ thống tình hình nhập – Xuất – Tồn đối với từng tư hàng hoá trên tài khoản hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ về nhập xuất. Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ vào các chứng từ xuất kho trực tiếp. Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.Ưu điểm là có độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu. Còn hạn chế là khối lượng công việc lớn, mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu: * Hệ thống chứng từ sử dụng: Nguyên nhân tăng nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, tự sản xuất, liên doanh, phát hiện thừYêu cầu: Mọi trường hợp tăng nguyên vật liệu phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ để làm cơ sở cho việc khi tăng nguyên vật liệu trong sổ kế toán. Các chứng từ ghi tăng nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc như sau: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, - Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN: Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT). *Tài khoản sử dụng: -TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Tài khoản có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3 - để chi tiết cho từng loại, thứ, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - TK 151 “ hàng mua đang đi đường ” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này đã nhập kho. -TK 133 “ Thuế GTGT”. -TK liên quan khácnhư: TK 111, TK112, TK141, TK241, TK627, TK642,… Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Hệ thống chứng từ sử dụng: -Chứng từ bắt buộc: + Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác. Hệ thống TK sử dụng. - TK152 Nguyên liệu vật liệu. - TK151 Hàng mua đang đi đường - TK331 Phải trả cho người bán - TK133 Thuế GTGT -Ngoài ra còn sử dụng các TK liên quan khác. Toàn bộ quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sáu: Sơ đồ: 4 Kế toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KTTX. TK 111,112, 141, 331… TK 151 TK 621, 627, 641, 642 TK 338(1) TK 128, 222 TK 154 TK 711 TK 411 TK 131 TK 621, 627, 641, 642 TK 241 TK 128, 222 TK 154 TK 632 TK 138(8) TK 412 TK 138(1) TK 138, 642, 632 TK 133(1) TK 152 TK 133(1) (6) (5) (14a) (13) (7) (1) (12) (4) (11) (10) (9) (8) (3) (2) (17) (15) (16) (18) (14b) Ghi chú: Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài. Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho. Nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho. Nguyên vật liệu thừa phát hiện thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nhận lại vốn góp liên doanh. Tăng nguyên vật liệu do tự chế nhập kho hay thuê gia công chế biến. Nguyên vật liệu tăng do cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh. Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản. (10) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh. (11) Xuất nguyên vật liệu để gia công chế biến. (12) Xuất nguyên vật liệu để bán. (13) Xuất nguyên vật liệu cho vay mượn tạm thời. ( 14a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu. ( 14b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu. (15) Nguyên vật liệu tăng do được biếu , tặng, tài trợ (16) Nguyên vật liệu tăng do người mua trả nợ bằng vật tư, hàng hoá. (17) Nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. (18) Nguyên vật liệu thiếu khi xác định ngay nguyên nhân hoặc phản ánh khoản hao hụt mất mát nguyên vật liệu sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra. 1.5.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn vật tư mà chỉ theo dõi phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Cách tính toán và hạch toán tri giá thực tế xuất kho, không hạch toán thường xuyên và không căn cứ vào chứng từ xuất kho, chỉ xác định mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở kết quả kiểm kê thực tế. Trị giá vật tư mua vào trong kỳ được tính theo công thức sau: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ + Trị giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ = - Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu. Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng các chứngl từ bắt buộc như s au. + Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 08- VT) + Phiếu mua hàng (Mẫu 13- BH) Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ khác. Tài khoản sử dụng: Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản như trong phương pháp Kê khai thường xuyên, kế toán còn sử dụng TK 611- “Mua hàng” để theo dõi , phản ánh giá trị của vật tư hàng hoá mua vào và nhập trong kỳ. Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ:5 Trình tự kế toán NVL tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152, 153, 156 TK 111, 112, 141, 331 TK 333(3) TK 133 TK 611 TK 152, 153, 156 TK 621 TK 632 TK 411 TK 138(8) TK 138, 334 TK 412 TK 128, 222 TK 133(1) TK 111, 112, 331 TK 711 (1) (9) (10a) (2) (4) (10b) (11) (5) (6) (12) (7) (8) (13) (3) Ghi chú: Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, chưa sử dụng đầu kỳ Giá trị nguyên vật liệu mua vào trong kỳ trả tiền ngay hoặc tạm ứng, chưa trả tiền. Thuế nhập khẩu phải nộp. Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp. Nguyên vật liệu tăng do được cấp trên cấp. Đánh giá tăng nguyên vật liệu. Nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu tăng do được biếu, tặng, tài trợ. Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. (10a)Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất phẩm. (10b) Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để bán. (11) Nguyên vật liệu thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ sử lý. (12) Nguyên vật liệu thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thường. (13) Các khoản giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại. 1.6 Hình thức sổ kế toán. Tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng các hình thức sổ khác nhau. Thông thường các doanh nghiệp thường sử dụng các loại sổ sau: 1.6.1 Sổ kế toán chi tiết: Kế toán toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song thì hệ thống sổ kế toán chi tiết gồm: + Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Bảng kê nhập, xuất, tồn Kế toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có: +Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán theo phương pháp sổ số dư có: +Sổ số dư + Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. 1.6.2 Sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ theo tình hình thực tế kế toán của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các sổ sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các sổ kế toán: + Sổ nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng. + Sổ cái tài khoản152, 331… - Hình thức nhật ký chứng từ gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 5, NKCT số 5, NKCT số 7… +Sổ chi tiết tài khoản 331. + Bảng kê số 3, bảng kê số 4, … + Bảng phân bổ số 2. +Sổ cái tài khoản152,331.. -Hình thức nhật ký sổ cái bao gồm: +Sổ nhật ký, sổ cái. + Sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái TK152. + Sổ, thẻ, kế toán chi tiết như: Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá, thẻ kho… 1.7 Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty. Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê. Sau khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán( hoặc chứng từ), doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch, kết quả sử lý vào kế toán. *Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 3381 – Trị giá vốn thực tế vật tư thừa Khi có quyết định sử lý kế toán ghi: Nợ TK 3381 – Trị giá vốn thực tế vật tư thừa Có TK 711, TK 632 *Trường hợp kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi: Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Khi có quyết định sử lý kế toán ghi: + Nếu vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép được ghi tăng vào chi phí quản lý: Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh ng._.hiệp Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 1388, TK 334, TK 111 Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Chương 2: tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 hn 2.1 Tình hình và đặc điểm chung của công ty xây dựng số 9 HN 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty xây dựng số 9 Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập ngay 15 tháng 8 năm 1973 theo quyết định số 1418/QĐ-BXD của Bộ xây dựng. Tên công ty cổ phần là: Công ty Xây dựng số 9 Hà Nội Trụ sở chính của Công ty : 560 đường Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm -Hà Nội Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Số: 0103003233. Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số toàn bộ công nhân viên chính thức do Công ty quản lý là 140 người, trong đó cán bộ quản lý là 16 người.Với các kỹ sư, kỹ thuật có trình độ Đại học, trên Đại học, các chuyên viên bậc cao đã học tậpvà lao động ở nước ngoầi với hệ thống chuyên dùng hiên đại.Trong qúa trình phát triển của Công ty ngành nghề kinh doanh chính là: - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Xây dựng cầu, đường bộ. - Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng. - Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng -Đầu tư phát triển nhà, dịch vụ và cho thuê nhàkinh doanh bất động sản -Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35kw -Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật. Hiện nay Công ty đang thực hiện một số công trình như: - Công trình Đường 18 Bắc Ninh- Nội Bài. - Công trình Đường 10 Hải Phòng. - Công trình Ký túc xá sinh viên. - Công trình Bộ Ngoại giao. - Công trình No2 Linh Đàm. - Công trình Nhà máy Xi măng Hạ Long . - Công trình Ban Biên Giới Chính Phủ - Công trình trạm bơm Đông Đạo. - Công trình Văn phòng làm việc Công ty 230. - Công trình Văn phòng Tổng công ty và một số công trình nhỏ lẻ khác. Có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số chỉ tiêu như sau: Chỉ tiêu 2003 2004 Vốn kinh doanh 10.000.000.000 10.333.175.414 Doanh thu thuần 5.826.197.067 10.910.051.239 Lợi nhuận thuần 261.210.642 241.587.013 2. Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của xí nghiệp. Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau: Khảo sát đ Thiết kế đ Thi công Nhưng đối với Công ty xây dựng số 9 Hà Nội qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính. Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này. Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành. Tóm lại, qui trình công nghệ sản xuất của Công ty Xây dựng số 9 Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau: Tiếp thị đấu thầu đ Kí kết hợp đồng đ Lập kế hoạch sản xuất đ Tổ chức thi công đ Bàn giao nghiệm thu công trình đ Thu hồi vốn. sơ đồ tổ chức công ty Xây dựng số 9 Hà Nội Sơ đồ:6 giám đốc công ty Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Phó giám đốc Ban QL dự án Phòng tckt Phòng ktkh Phó giám đốc Phòng tổ tchc Phòng kD – tổng hợp đại hội đồng cổ đông Đội lề Đội mộc Đội thép Đội cơ giới Đội nước 2.1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán. Công ty xây dựng số 9 Hà Nội tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và có bảng cân đối riêng. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ:7 Kế toán trưởng Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty xây dựng số 9 Hà Nội Kế toán quản trị các công trình Kế toán tổng hợp và kiểm soát Kế toán tài chính,ngân hàng, thuế Kế toán lương, BHXH,BHYT, KPCĐ,TSCĐ, vật tư hàng hoá Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 2 Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 1 Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trường 3 Kế toán trưởng: + Phụ trách chung, chỉ đạo công tác tài chính kế toán của toàn công ty theo điều lệ kế toán trưởng. + Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán đạt hiệu quả cao nhất, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Tổ chức phân tích hoạch định và kiểm soát tài chính của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản của đơn vị trong sản xuất kinh doanh. + Tham mưu giúp giám đốc trong việc thực hiện và chấp hành đầy đủ pháp luật, qui định của nhà nước trong việc quản lí sử dụng nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp và kiểm soát: Làm công tác kế toán tổng hợp toàn công ty. + Lập các kế hoạch tài chính: Kế hoạch tài chính tổng hợp, kế hoạch tín dụng vốn lưu động, chi phí và giá thành, kế hoạch thu vốn và công nợ, kế hoạch nhu cầu vốn tuần, tháng. + Phân tích tình hình tài chính của các công trình và đề xuất xử lý các vấn đề vướng mắc. + Hàng ngày đôn đốc và kiểm tra việc nhập chứng từ kế toán vào máy của các kế toán quản trị, đảm bảo tất cả các chứng từ kế toán trong tháng được nhập đầy đủ và chính xác. + Cuối tháng kiểm tra và hạch toán xác định doanh thu, phân bổ chi phí quản lý công ty, xác định giá vốn, lãi lỗ các công trình. + Đối chiếu kiểm tra số liệu và thực hiện các bút toán điều chỉnh, khoá sổ, kết chuyển. + Lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị định kỳ hoặc đột xuất. + Phụ trách công tác hạch toán thuế và kê khai quyết toán thuế toàn công ty. - Kế toán lương, BHXH,BHYT, KPCĐ,TSCĐ, vật tư hàng hoá: + Tính toán phân bổ quĩ lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản quĩ trích theo lương theo qui định: ủng hộ bão lụt, vì trẻ thơ, đồng nghiệp... của toàn xí nghiệp. + Lập các báo cáo định kỳ hàng tháng về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, các quĩ tự nguyện toàn xí nghiệp. + Theo dõi và đôn đốc các khoản tạm ứng và các khoản nợ phải thu khác. + Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng. + Tổ chức sắp xếp, in ấn lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán. + Lập hồ sơ tài sản cố định theo qui định. + Theo dõi biến động tới từng TSCĐ và đối tượng sử dụng. + Lập các kế hoạch đăng ký khấu hao TSCĐ theo định kỳ. + Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng. + Cập nhật các qui định của nhà nước về chế độ quản lý, khấu hao tài sản cố định. + Mở sổ theo dõi công cụ, đồ dùng của xí nghiệp, tính và phân bổ theo từng tháng đối với những tài sản còn giá trị. + Theo dõi và tổng hợp các báo cáo liên quan đến vật tư, công cụ toàn xí nghiệp. - Kế toán quản trị các công trình: + Quản lý doanh thu – chi phí của công trình. + Tổ chức dữ liệu hạch toán kế toán toàn bộ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc công trình. + Tính và thanh toán các khoản có liên quan đến chi phí của công trình như: Lương, vật tư, chi phí chung, máy. + Quyết toán các chi phí vật tư chủ yếu, chi phí nhân công, chi phí máy. + Phân tích hoạt động kinh tế của công trình. + Quản lý các hợp đồng mua bán vật tư, thầu phụ công trình. + Quản lý dòng tiền cấp tạm ứng cho vay đối với công trình + Đôn đốc việc quyết toán chứng từ chi phí, phân bổ và tập hợp chi phí theo đúng các đối tượng chi phí. + Giám sát và chịu trách nhiệm các khoản tiền vay, tạm ứng của công trình. + Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế của công trình. + Thu hồi các khoản nợ phải thu của công trình. + Tổ chức công tác thu hồi vốn của từng hợp đồng xây lắp. Kế toán tài chính, ngân hàng, thuế: + Quản lý và theo dõi số tiền gửi, tiền vay, các khế ước vay. + Thực hiện các nghịêp vụ vay trả tiền ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng, thanh toán quốc tế và lập báo cáo về nghiệp vụ ngân hàng. + Thực hiện nhiệm vụ kê khai quyết toán thuế theo luật thuế 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty . - Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 kỳ kế toán thực hiện là hàng tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy đổi) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính - Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung - Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị - Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành . Đặc điểm sổ kế toán của công ty Công ty xây dựng số 9 Hà Nội thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau: + Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian( Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan). + Sổ cái TK 152, + Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. Sơ đồ:8 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ Nhất ký chung Sơ đồ biểu diễn hình thức kế toán Nhật ký chung. Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối ứng 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 Hà Nội 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Công ty xây dựng số 9 Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Chẳng hạn như xi măng có rất nhiều loại xi măng như xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng… Thép gồm thép D 14, thép D 22, thép 1,63x63… Gạch gồm gạch đặc, gạch A1… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau tuỳ vào đặc điểm của từng loại hình của công trình thi công: Đối với thi công các hạng mục nhà ở, văn phòng, cầu cống… thì vật liệu chính là: xi măng, cát, gạch, thép…; Đối với công trình thi công đường thì vật liệu chính là: đất, đá, cát, sỏi… Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 – 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn của công ty. Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hưởng đến quá trình thi công. Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Với đặc điểm là một công ty chuyên về thi công xây dựng. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Công ty xây dựng số 9 Hà Nội sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu và phần lớn các loại nguyên vật liệu này đều cấu thành lên thực thể sản phẩm xây lắp. Mặt khác với việc đơn vị áp dụng phần mềm kế toán do vậy nguyên vật liệu trong công ty được phân loại như sau: Trong đó, ba chữ số đầu thể hiện là mã TK 152, hai chữ số sau là quy định nhóm, và hai chữ số tiếp là phân loại chi tiết từng vật tư. - Vật liệu chính: Nguyên liệu vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong nghành xây dựng cơ bản, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới như : sắt, thép,bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát... - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động nhưng vật liệu phụ không phảI là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thừong phục vụ cho nhu cầu công nghệ kĩ thuật hoặc quả lý như: phụ gia bê tông, vôI bột, các loại sơn... - Nhiên liệu Nhiên liệu, các vật liệu luân chuyển (ván khuôn, giàn giáo...) cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình. Trong đó, không kể đến vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng phục vụ cho máy thi công. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu công ty. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện tại, nguyên vật liệu ở công ty được đánh giá theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư đó. Trị giá vốn của vật tư tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán gọi là trị giá mua thực tế. Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại (nếu có ). *Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài: đây là nguồn cung cấp chủ yếu của công ty: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhâp kho = Giá mua vật liệu + Chi phí vận chuyển + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do gia công: Tri giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho thuê ngoài gia công chế biến+ Chi phí vận chuyển + Chi phí gia công Ví dụ: Ngày 23/10/2004 nhập kho Thép hộp gia công lan cac, hoa sắt công trình KTXSV.Trị giá Thép hộp xuất gia công là:2.520.000đ. Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là: 81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%). Tri giá vốn thực tế nhập kho = 2.520.000+1.250.000+78.000 = 3.848.000đ + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dụng. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 xuất kho xi măng Hoàng Thạch cho công trình nhà máy xi măng Hạ Long với số lượng: 20. Đơn giá 690.909(do máy tự đưa ra ). Trị giá vốn thực tế xuất kho(máy tự tính ) = 22.636.360 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu được sử dụng dùng trong công ty như sau: - Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật tư nhỏ lẻ) - Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. …. 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ công thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho được lập 02 liên: - Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. - Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2004 công ty mua vật tư của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận được các chứng từ sau: Biểu 2.2.4.2.1 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Đường Nguyễn văn cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 5 690.909 3.454.545 Cộng tiền hàng 3.454.545 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 345.454,5 Cộng tiền thanh toán 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2.4.2.2 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 045 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 VAT 10% 345.454,5 Cộng 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.3 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000 Cộng tiền hàng 800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 80.000 Cộng tiền thanh toán 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.4 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Phụ gia bê tông Lít 20 20 40.000 800.000 VAT 10% 80.000 Cộng 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.5 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000 Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.700.000 Cộng tiền thanh toán 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.6 công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 047 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Gạch đặc Viên 45.000 45.000 6 00 27.000.000 VAT 10% 2.700.000 Cộng 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng ở công ty xây dựng số 9 HN, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. + Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất. + Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật tư để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiéu xúất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu 2.2.4.2.7 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu 03 – VT Số: PX0853 Căn cứ vào lệnh điều động số 1872 ngày 12/11/2004 của giám đốc công ty Từ kho:Kho KTX SV Đến kho:Kho CT bộ ngoại giao SH tài khoản SH vật tư Diễn giảI ĐVT Số lượng Thành tiền 152 1520101 Xi măng Bút Sơn Tấn 54 35.736.932 …. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 45.361.138 Xuất ngày 12/11/2004 Nhập ngày 12/11/2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Thủ kho nhập Người vận chuyển * Thủ tục xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trình, phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, chỉ huy trưởng công trình sẽ yêu cầu các vật tư cần thiết để phục vụ cho việc thi công, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chỉ huy trưởng công trường để làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật tư hoặc chung cho nhiều vật tư cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Phiếu xuất kho do kế toán lập được lập làm 02 liên: - Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư - Người sử dụng giữ một liên. Biểu 2.2.4.2.8 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Số:PX0915 Ngày 30/11/2004 Họ tên người nhận hàng: Đinh Văn Hải Lý do xuất: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long Xuất tại kho: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Công ty Thực N-X 1 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 Cộng 2.763.200 Tổng tiền ghi bằng chữ: hai triệu bảy trăm sáu ba nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu +Đối với những vật tư nhỏ lẻ dựa vào Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng (do kế toán lập), không sử dụng phiếu xuất kho, không sử dụng thẻ kho. Ví dụ: Ngày 511/2004 công ty mua vật tư nhỏ lẻ của công ty tư nhân Hợp Thành. Khi vật tư về đến công ty, bộ phận cung ứng vật tư căn cứ vào hoá đơn bán lẻ kế toán lập phiếu nhập kho xuất thẳng. Biểu 2.2.4.2.9 Công ty tư nhân hóa đơn bán lẻ Mẫu số 01/BLQĐ Hợp Thành Số: 36 liên bộ TCTK-TN Họ tên người mua hàng: Tạ Đức Tiến Địa chỉ cơ quan:560 Nguyễn văn cừ – Hà Nội Số TT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đ.vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 1 Bóng điện Cái 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Kg 5 10.000 50.000 Cộng: 148.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Người mua hàng Người viết hoá đơn Biểu 2.2.4.2.10 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu nhập kho xuất thẳng MS 06/PNK Ngày 5 tháng11 năm 2004 CT nhà máy ximăng Hạ Long Người giao nhận: Tạ Đức Tiến Theo hoá đơn HĐBL Ngày 5/11/2004 Của công ty tư nhân Hợp Thành Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long, xuất cho Công trình nhà máy ximăng Hạ Long, hạng mục nhà hành chính. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( SP, HH) MS ĐVT Số lương Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực N-X 1 Bóng điện B0051 Cái 14 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Đ0012 Kg 5 5 10.000 50.000 Cộng 148.000 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao Người nhận - Nguyên vật liệu của công ty ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trường hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ. +Trường hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật tư sử dụng nội bộ ở Công ty là việc đơn vị thực hiện chuyển vật tư từ công trường này xuất sang công trường khác. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường các xa nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công trường khác có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật tư do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thủ kho sẽ căn cứ vào quyết định để thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo quy định của đơn vị. Ví dụ: Ngày 15/11/2004 có giấy yêu cầu vật tư của chỉ huy trưởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho( chỉ huy trưởng công trình được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.2.4.2.11 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Mẫu 02- VT Ngày15/11/2004 Số: 09572 Số:PX0902 Họ tên người nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho KTX SV STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Đèn huỳnh quang có chop Chiếc 20 20 20.000 400.000 ….. … … … ….. Cộng 1.250.300 Tổng số tiền( Bằng chữ ): một triệu hai trăm năm mươi nghìn ba trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu + Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Đã nêu ở mục nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại côngty xây dựng số 9 HN Công tyxây dựng số 9 HN là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho. Ví dụ Biểu 2.2.4.3.1 Công ty xây dựng số 9 HN Thẻ kho(trích) Công trình : Nhà máy Ngày lập thẻ 30/11/2004 xi măng Hạ Long Loại vật tư: Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký, xác nhập SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 0 KTNK045 25/11 Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng 5 5 KTNK050 26/11 Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung 10 15 PX0915 30/11 Xuất sử dụng 4 11 PX0916 30/11 Xuất sử dụng 8 3 Cộng 15 12 3 ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Tại phòng kế toán của công ty khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp hoàn chỉnh chứng từ, kế toán trực tiếp nhập chứng từ kế toán Biểu 2.2.4.3.2 Công ty xây dựng số 9 HN bảng kê nhập vật tư theo nguồn Tháng 11 năm 2004 ( Trích ) STT SH Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền MN 01 2805 Dây điện PX0841 -1/11 Nhập kho 2.100 1.909,1 4.009.100 PX0845- 7/11 Nhập kho 1.500 1.900 2.850.000 …. 02 0101 Xi măng Hoàng Thạch Nhập kho xi măng KTNK 045-20/11 Nhập kho xi măng 5 690.909 3.454.545 …. 03 0105 Phụ gia bê tông KTNK 046 20/11 Phụ gia bê tông 20 40.000 800.000 ….. 04 2204 Gạch đặc KTNK 047-20/11 Nhập kho 45.000 600 27.000. …. 05 20009 Bột đá XKDN0387- 13/11 Nhập kho 1500 400 600.000 ….. 2308 Thép 16 06 KTNK021-17/11 Nhập kho 756 5.000 3.780.000 KTNK061-28/11 Nhập kho 413 5.000 2.065.000 …. Biểu 2.2.4.3.3 Công ty xây dựng số 9 HN bảng kê xuất vật tư theo nguồn Tháng 11 năm 2004 (Trích) STT SH Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền MN 15 0007 Gạch ốp lát XKHL1-05/11 Xuất kho 500 65.000 32.500.000 16 2204 Cát đen KXM12/1-18/11 Xuất kho 123m3 123 61.904 7.614.192 17 20009 Bột Đá XKBH12/1-9/11 Xuất kho 1._.