Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu của Công ty Khoá Minh Khai

p là vừa bảo toàn vừa đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh . Giá trị của nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lưu động và là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Để hướng tới lợi nhuận cao nhất thì nhất thiết các doanh nghiệp bên cạnh việc bảo đảm chất lượng sản phẩm để từ đó hạ được giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.Do NVL có vai trò quan trọng đòi hỏi công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp cần có phương pháp hạch toán phù hợp về tình hình sử dụng NVL để từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhận thức vai trò của kế toán , đặc biệt là kế toán vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp và để hiểu rõ hơn về thực tế công tác kế toán trong thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai em muốn tìm hiểu và đi sâu vào nghiên cứu đề tài : " Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty khoá Minh Khai ". Phạm vi nghiên cứu để viết đề cương báo cáo thực tập này được kết cấu như sau: Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề đựơc chia làm 3 phần chính.  * Phần I: Cơ sở lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. * Phần II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu và tình hình quản lý sử dụng tại công ty khoá Minh Khai * Phần III : Một số ý kiến nhận xét , kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai. Trong việc tìm hiểu nghiên cứu không thể tránh khỏi thiếu sót , Em mong được sự đóng góp ý kiến,nhận xét của Thầy, Cô ,các Anh ,Chị trong công ty và các bạn để bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp được hoàn thiện Phần thứ nhất Cơ sở lý luận chung về vật liệu Tổ chức kế toán Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I . sự cần thiết phảI tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất : Vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình tháI vật chất là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất . Theo Mác “ Đối tượng lao động là tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cảI vật chất cho xã hội”. Trong quá trình sản xuất , vật liệu chỉ tham gia và một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao và bị chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất kinh doanh trong kỳ . Vật liệu là những tàI sản vật chất tồn tạI dưới nhiều dạng khác nhau , phức tạp về đặc tính lý , hoá nên dễ bị tác động của thời tiết khí hậu và môI trường xung quanh . Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tàI sản lưu động và chi phí vật liệu cũng chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Qua đó , ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Nên đòi hỏi phảI tăng cường công tác quản lý và kế toán vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hiệu quả hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm . 2 . Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu: Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội . vật liệu là một trong những tàI sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời cũng là yếu tố chi phí . Nên vật liệu cần phảI được quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu dự trữ. Quản lý vật liệu chặt chẽ thì hạn chế được những mất mát ,hư hỏng , hạ giá thành sản phẩm góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vật liệu là tàI sản dự trữ sản xuất , thường xuyên biến động nên đòi hỏi doanh nghiệp phảI tiến hành thu mua vật liệu đảm bảo đáp ứng đầy đủ , kịp thời cho quá trình sản xuất về số lượng , chất lượng , đảm bảo giá trị hợp lý. Tổ chức kho tàng bến bãI , phưng tiện cân đo , thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loạI vật liệu tránh hư hỏng mất mát và đảm bảo an toàn về số lượng và chất lượng vật liệu. Quản lý vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng ( phân xưởng…) để phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ vật liệu để đảm bảo tôn trọng định mức dự trữ , tránh tình trạng ứ đọng và khan hiếm vật liệu làm ảnh hưởng đến tình hình tàI chính hay tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Tóm lạI quản lý chặt chẽ vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tàI sản ở doanh nghiệp. 3 . Nhiệm vụ của kế toán vật liệu: Để đáp ứng được yêu cầu quản lý , kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : + Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua , vận chuyển bảo quản , nhập – xuất – tồn vật liệu . + Tính giá thành thực tế đã thu mua và nhập kho + áp dụng đúng đắn các phưng pháp và kỹ thuật kế toán vật tư, thực hiện kế toán vật liệu theo đúng chế độ và phương pháp quy định + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật tư . Tính toán xác định chính xác số lượng giá trị vật liệu đã tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh. + Tham gia kiểm kê, đánh giá lạI vật liệu theo đúng chế độ quy định . 4. Nội dung chủ yếu về tổ chức kế toán vật liệu : Lập các định mức vật liệu cần thiết. Xây dựng các nội dung , quy chế bảo quản , sử dụng vật liệu. Tổ chức khâu hạch toán ban đầu vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ cho hợp lý và khoa học . Tổ chức vận dụng tàI khoản và hệ thống sơ đồ kế toán một cách hợp lý Tổ chức kiểm tra , kiểm kê , đối chiếu vật liệu cũng như các báo cáo nhập – xuất – tồn vật liệu Tổ chức phân tích tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế cần thiết II. Phân loạI và đánh giá vật liệu: 1 Phân loạI vật liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm thường cần phảI sử dụng nhiều loạI vật liệu khác nhau .Mỗi loạI vật liệu lạI có những công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau ,do vậy cần phảI phân loạI thì mới có thể quản lý và hạch toán chặt chẽ được. Phân loạI vật liệu là xắp xếp các thứ vật liệu cùng loạI với nhau theo một đặc trưng nhất định thành từng nhóm, từng loại. Căn cứ vào nội dung kinh tế ,vai trò của vật liệu trong quy trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì vật liệu gồm có: -Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp , là cơ sở vật chất chủ yếu dùng để chế tạo ra sản phẩm. -Vật liệu phụ : là những loạI vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình kinh doanh , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng , chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để duy trì khả năng làm việc bình thường của tư liệu lao động. -Nhiên liệu : Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng cho quá trình sản xuất, ví dụ như : Xăng , dầu ,than , khí đốt,… -Phụ tùng thay thế :Là loạI vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tàI sản cố định. - Phế liệu : Là loạI vật liệu được loạI ra từ nguyên liệu dùng cho quá trình sản xuất. Nó đã mất hoàn toàn hay phần lớn giá trị sử dụng ban đầu. -Vật liệu khác : Gồm những thứ vật liệu chưa được kể trên. -Việc phân loạI vật liệu ở trên chỉ mang tính tương đối vì do đặc thù sản xuất kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là có sự khác nhau. Trong từng loạI vật liệu nêu trên doanh nghiệp có thể chia thành nhóm , thứ… tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể căn cứ vào nguồn nhập ; Vật liệu nhập ngoàI , vật liệu nhận góp vốn ,vật liệu tự gia công chế biến,…;Theo tính chất thương phẩm thì có Nguyên vật liệu tươI sống và nguyên vật liệu khô. 2 . Đánh giá vật liệu : Là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập –xuất – tồn vật liệu phảI phản ánh theo giá thực tế. a. Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thường được nhập từ nhiều nguồn khác nhau ,nên giá thực tế của chúng được xác định cụ thể như sau: Đối với vật liệu mua ngoàI; Trị giá thực tế Giá ghi trên hoá đơn Các chi phí thu mua thực Các khoản Của vật liệu = (gồm thuế nhập khẩu + tế (Gồm chi phí vận - chiết khấu Nhập kho thuế khác nếu có) chuyển bốc xếp ,..) giảm giá. Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê gia công ,chế biến: Trị giá vốn Giá thực tế của vật các chi phí gia công , chế biến vật liệu thực = liệu xuất thuê gia + (tiền thuê gia công,chi phí tế nhập kho công, chế biến vận chuyển , bốc dỡ,…) -Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công , chế biến: Giá thực tế Giá thực tế của Các chi phí Vật liệu = vật liệu xuất gia + gia công Nhập kho công ,chế biến chế biến. - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với phế liệu : Được đánh giá theo giá ước tính hay giá trị thu hồi tối thiểu. b. Giá thực tế xuất kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thường được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau và từng thời đIểm khác nhau cho nên giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau,vì thế khi xuất kho , kế toán phảI tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác nhau, theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phảI bảo đảm tính nhất quản trong niên độ kế toán Phương pháp nhập trước , xuất trước ( nhập trước , xuất sau) Theo phương pháp này có nghĩa là vật liệu nào được nhập vào kho trước thì sẽ xuất khỏi kho trước ( hoặc sau ) và khi xuất kho thì phảI lấy đúng theo giá mua thực tế của từng lô vật liệu để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho . -Phương pháp giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này có thể xuất kho bất kỳ các lô vật liệu hiện có ở trong kho và khi xuất kho loại vật liệu nào thì phảI lấy đúng theo đơn giá mua thực tế của lô vật liệu đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Hai phưong pháp trên có ưu đIểm là kết quả tính toán chính xác nhưng có nhược đIểm là tính toán phức tạp. do đó phạm vi áp dụng chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loạI vật liệu ít , số lần nhập - xuất vật liệu trong kỳ không nhiều .điều kiện áp dụng các phưng pháp trên là phảI kế toán chi tiết theo từng lô vật liệu có giá thực tế khác nhau. -Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : Theo phương pháp này, trước tiên kế toán vật liệu phảI xác định đơn giá thực tế bình quân của từng thứ vật liệu luân chuyển trong kỳ (Pi): Trị giá thực tế của vật liệu I + Trị giá thực tế của vật liệu i Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Pi = ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Số lượng vật liệu I + Số lượng vật liệu I Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân ( có thể tính cho cả 1 kỳ hạch toán (Pi) có thể tính cho một kỳ hạch toán, cũng có thể tính cho trước mỗi một lần xuất kho ( Kỳ ngấn). Sau đó kế toán xác định trị giá thực tế của toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ : Trị giá thực tế vật liệu Xuất kho trong kỳ = ồ Pi. Qi Trong đó : Pi : giá thực tế bình quân. Qi : Số lưọng vật liệu I xuất kho - n : Số lần xuất kho. Phưong pháp này có ưu đIểm là dễ tính toán ,nhưng kết quả tính toán không chính xác ,thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ , ít danh đIểm vật liệu , tần xuất nhập xuất lớn. - Phương pháp trị giá thực tế của vật liệu tồn cuối kì dựa theo đơn giá mua lần cuối : phương pháp thường áp dụng cho các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì . Theo phương pháp này : cuối kì hạch toán vật liệu tồn cuối kì theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kì đó. Trị giá thực tế Số lượng vật Đơn giá vật vật liệu tồn kho = liệu tồn kho x liệu nhập cuối kì cuối kì lần cuối. Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế VL xuất dùng = VLtồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn cuối kì C. Giá hạch toán vật liệu : Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn về khối lượng , chủng loạI vật liệu nhiều , nhập – xuất vật liệu diễn ra thường xuyên , việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn . nên để đạt hiệu quả cho công tác kế toán , khắc phục khó khăn , các doanh nghiệp có thể sử dụng một loạI giá ổn định gọi là giá hạch toán . giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trước và được quy định thống nhất trong 1 kì hạch toán . giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán tổng hợp về vật liệu . khi sử dụng giá hạch toán , hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập- xuất – tồn vật liệu theo giá hạch toán. Giá hạch toán Số lượng vật liệu Đơn giá Vật liệu nhập (xuất) = nhập ( xuất) x hạch toán Đến cuối kì hạch toán, kế toán tiến hành đIều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước : - Xác định hệ số giá theo từng loạI vật liệu (H): Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì H =–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kì Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kì : Giá thực tế Giá hạch của Xuất kho = vật liệu x Hệ số giá. Trong kì xuất kho Bên cạnh việc tính giá vật liệu theo hệ số( H) , trong thực tế nhiều đơn vị ,tính giá vật liệu theo hệ số chênh lệch giá( K) gồm có 3 bước: Bước1: Xác định hệ số chênh lệch (K) Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì K = –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Trị giá hạch toán VL Trị giá hạch toán VL Tồn đầu kì + Nhập trong kì Bước 2 : Tính số tiền phân bổ cho vật liệu xuất kho Số tiền phân bổ = Trị giá hạch toán VL xuất kho x K Bước 3 : Tính giá thực tế vật liệu xuất dùng Giá thực tế VL Trị giá hạch toán Số tiền Xuất dùng = của VL xuất dùng + Phân bổ III Tổ chức kế toán vật liệu : 1. Kế toán chi tiết vật liệu: Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng , chất lượng ,giá trị , của từng nhóm ,từng thứ , từng loạI vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. Chứng từ sử dụng : Hệ thống chứng từ kế toán phản kịp thời đầy đủ , chính xác tình hình nhập xuất và cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán .Để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng của từng thứ vật liệu , thực hiện quản lý có hiệu quả , phục vụ đầy đủ nhu cầu về vật liệu cho hoật động sản xuất kinh doanh. Theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tàI chính các chứng từ về vật liệu bao gồm : Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho ( Mộu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT) Biên bản kiểm kê vật tư , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 _BH) Từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT (Được quốc hội khoá IX thông qua kỳ họp thứ 11 từ 2/4 đến 10/5/1997 , có hiệu lực thi hành từ 1/1/1999)thì hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT ban hành theo quyết định 885 ngày 16/7/1998 của bộ tàI chính , chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Hoá đơn bán hàng ( mẫu số 02/GTTT, chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) NgoàI các chứng từ bắt buộc sử deụng thống nhất theo quy định của nhà nước các doanh nghiệp có thẻe sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau : + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 – VT) + Biên bản kiểm nghiệp vật tư ( Mẫu 05-VT) + Phiếu báo cáo vật tư còn lạI cuối kì ( Mẫu 07- VT) … và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN Thuộc các lĩnh vực thành phần kinh tế khác nhau. 1.2- Sổ sách kế toán chi tiết vật liệu : Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán có thể sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) ké toán chi tiết vật liệu Sổ số dư Sổ đối chiếu luân chuyển …………………………… Sổ (thẻ ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho . Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết tên nhãn hiệu quy cách , đơn vị tính ,mã số vật liệu , sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất ) kho , thủ kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ , mỗi chứng từ một dòng . cuối ngày tính số tồn kho . Định kì kế toán vật tư xuống tận kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho . sau đó ký xác nhận vào các thẻ kho . sau mỗi lần kiểm kê phảitiến hành đIều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực téekiểm kê theo đúng chế độ quy định Thẻ kho dùng để thanh toán ở kho , không phân biệt hạch toán chi tiết theo phương pháp nào. Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất , tồn vật liệuvề mặt giá trị. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng nhập , xuất , tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng , kịp thời . 1.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : Phương pháp thẻ song song : Theo phương pháp này ở kho ghi chép về mặt số lượng , ở phòng kế toán ghi chép về mặt lượng và giá trị của từng thứ vật liệu . Do cả 2 nơI đều sử dụng thẻ để ghi chép nên gọi là phương pháp thẻ song song . Ưu điểm của phương pháp này là ghi chếp đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu Nhược điểm : việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.Việc kiểm tra ,đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Do đó phương pháp này thích hợp với DN có ít chủng loạI vật liệu, chứng từ nhập xuất ít . Sơ đồ 1A : Kế toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ song Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Chứng từ xuất Ghi chú : Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu , kiểm tra. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Trong phương pháp này : ở kho mở thẻ kho để theo dõi vật liệu về mặt số lượng , ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi cả về số lượng và giá trị từng loạI vật liệunhưng chỉ ghi vào 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập , xuất được lập từ các chứng từ nhập , xuất do thủ kho gửi lên định kì . Ưu đIểm : Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi có một lần vào cuối tháng . Nhược đIểm : việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật , việc kiểm tra , đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý . Phương pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều , không bố trí riêng nhân viên kế toán theo dõi vật liệu chi tiết nên không có đIều kiện ghi chép theo dõi vật liệu hàng ngày . Sơ đồ 1B : Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra. C. Phương pháp sổ số dư : *Nội dung của phương pháp : -ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình nhập – xuất – tồn kho vật liệuvề mặt số lượng . Cuối tháng phảI ghi số tồn kho đã tính đưởctên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. -Tại phòng kế toán : -Kế toán mở sổ số dư theo từng kho , chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hay định kì .Từ các bảng kê nhập , bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập , xuất, rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập –xuất tồn kho theo từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. -Cuối tháng , khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên , kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số dư ( về số lượng)và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư . -Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số duư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập – Xuất – tồn vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp. -Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu thường xuyên , sử dụng giá hạch toán và đã xác định được hệ thống danh đIểm vật liệu . Sơ đồ 1 C : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu Theo phương pháp Sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng kê nhập Bảng kê tổng hợp Nhập- Xuất – Tồn Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra . Kế toán tổng hợp vật liệu Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141 TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC) trong một doanh nghiệp chỉ đựoc áp dụng 1 trong 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kì. 2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên : Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất , tồn kho vật tư , hàng hoá trên các tàI khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất. vì vậy giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời đIểm nào trong kì kế toán . CuốI kì , kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho đem so sánh , đối chiếu với vật liệu tồn kho trên sổ kế toán . Nếu có chênh lệch phảI tìm nguyên nhân và có biện pháp giảI quyết kịp thời , đồng thời đIều chỉnh số liệu trên sổ sách cho khớp vối số liệu thực tế. Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất và đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn TàI khoản kế toán sử dụng : - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu TàI khoản 152 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tang , giảm các loạI nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Kết cấu của tàI khoản 152 như sau: Bên Nợ : Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho. Trị giá nguyên liệu , vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê . Bên có : Trị giá thực tế nguyên liệu , vật liệu xuất kho. Chiết khấu mua hàng được hưởng . Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ : Trị giá nguyên vật liệu tồn kho TàI khoản 152 được chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 151 hàng mua đang đI đường TàI khoản 151 dùng để phản ánh giá trị các loạI vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Kết cấu của tàI khoản 151 như sau : Bên nợ : Trị giá hàng đã mua trong kì , cuối kì còn đang đI trên đường . Bên có: Trị giá hàng đang đI trên đường của những kì trước , kì này về nhập kho,bán thẳng. Số dư bên nợ : Toàn bộ giá trị hàng mua hiện còn đang đI đường TK 331 : PhảI trả cho người bán TàI khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ, phảI trả của doanh nghiệp cho người bán vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã kí . TK 331 đượcmở sổ theo dõi chi tiết từng người bán cụ thể. TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ . TàI khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ , đã khấu trừ và còn được khấu trừ Kết cấu của TK154 như sau : Bên nợ : - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ . - Số thuế GTGT đầu vào của các loạI vật tư,dùng đồng thời cho sản xuất các sản phẩm chịu thuế GTGT mà không phân tích được ở khâu mua . Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ . Số thuế GTGT của hàng mua bị trả lạI Thuế GTGT đầu vào được hoàn trả lại. Dư Nợ : Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào được hoàn lạI nhưng NSNN chưa hoàn lại. TK 133 có 2 TK cấp II TK1331 Thuế VAT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá ,dịch vụ. Tk1332 : Thuế VAT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ. NgoàI các TK trên kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các TK như : TK111,112,141,128,222,411,154,621,627,641,642,… b- Phương pháp Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu : b1. Kế toán tổng hợp tăng vật liệu : * Tăng do mua ngoàI : Khi mua vật liệu nhập kho , hàng và hoá đơn cùng về : + Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn thuế GTGT ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết liên quan) Giá chưa có thuế GTGT trên hoá đơn. Nợ TK 133 (Chi tiết TK 1331)Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ghi trên HĐ Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay) Có TK331,311,341(chưa trả tiền ngay,mua bằng tiền vay)tổng giá TT trên HĐ. + Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, HH chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT , kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn bán hàng ghi : Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan) Có TK 331 ,311,341 ( chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay ) Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay) Căn cứ vào tổng giá trị tiền thanh toán cho người bán ( đã có thuế GTGT). - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng đến cuối thang chưa nhận được hoá đơn , kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo gía tạm tính: Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính) Có TK 331 (Theo giá tạm tính) Khi nhận được hoá đơn về sẽ tiến hành đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn)theo số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá ghi trên hoá đơn: Nếu vật liệu mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ .Kế toán sẽ phản ánh cả thuế GTGT cùng với bút toán đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế: Nếu chênh lệch tăng ( giá chưa có thuế ghi trên hoá đơn GTGT lớn hơn giá tạm tính sẽ ghi phần chênh lệch theo định khoản: Nợ TK 152 ( Phần chênh lệch tăng) Nợ TK133 ( thuế GTGT ghi trên hoá đơn) Có TK 331( phần chênh lệch tăng + thuế GTGT) Nếu chênh lệch giảm ( giá chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT nhỏ hơn giá tạm tính ) sẽ ghi đỏ phần chênh lệch Nợ TK 152 ( ghi đỏ phần chênh lệch) Có TK331 Và ghi: Nợ TK 133 ( Phần thuế GTGT) Có TK331 Hoặc có thể tiến hành như sau : Nợ TK 152 (Ghi đỏ theo giá tạm tính) Có TK 331 Sau đó sẽ ghi Nợ TK 152 ( Theo giá chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn) Nợ TK 133 ( Thuế GTGT ghi trên hoá đơn) Có TK 331 ( tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn) Nếu VL mua về dùng để SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT . Kế toán sẽ đIều chỉnh chênh lệch như sau : + Nếu chênh lệch tăng ( giá mua ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính) Kế toán đIều chỉnh như sau : Nợ TK 152 Có TK 331 ( Phần chênh lệch tăng) + Nếu chênh lệch giảm ( giá mua ghi trên hoá đơn thấp hơn giá tạm tính) Kế toán sẽ ghi đầy đủ phần chênh lệch như sau: Nợ TK152 Có Tk331 Hoặc cũng có thể tiến hành như sau : Nợ TK 152 Có TK 331 ( hoặc ghi đỏ theo giá tạm tính) Sau đó sẽ ghi: Nợ TK 152 ( theo giá hoá đơn) Có TK 331 Trường hợp vật liệu đang đI đường Nếu trong tháng đã nhận được hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho . + DN sử dụng VL này vào SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đI đường ( Giá chưa có thuế GTGT trên HĐơn) Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có Tk 111,112,331,…( Tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT) + DN sử dụng VL này vào SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp , hoặc không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi: Nợ TK 151 Tổng giá thanh toán với người bán. Có TK 331, 111, 112,… Kế toán ở các DN này mở sổ theo dõi số hàng đI đường cho tới khi hàng về . Sang tháng sau khi hàng đI đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận SX hay khách hàng ,… tuỳ từng trường hợp kế toán ghi : Nợ TK Liên quan( 152 , 621,627,…) Có TK151 -Khi nhập khẩu vật liệu từ nước ngoàI , kế toán phản ánh giá trị vật tư nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phảI thanh toán cho người bán , thuế nhập khẩu phảI nộp chi phí thu mua vận chuyển , ghi: Nợ TK 152 Có TK 3333 ( Thuế xuất – nhập khẩu ) Có TK 111,112,331,… +Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu : Nếu hàng hoá nhập khẩu dùng vào SXKD ,HH ,DV chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ,thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được khấu trừ , kế toán ghi: Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK3331 thuế GTGT phảI nộp ( TK33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu) Nếu hàng hoá nhập khầu dùng vào SXKDHH,DV không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp . Hoặc dùng vào việc như hoạt động sự nghiệp , chương trình , dự án, văn hoá , phúc lợi,… Được trang trảI bàng nguồn kinh phí khác , thì thuế GTGT phảI nộp của hàng nhập khẩu phảI tính vào giá trị hàng hoá mua vào ,kế toán ghi: Nợ TK 152 Phần thuế GTGT phảI nộp theo phương pháp trực tiếp . Có TK 3331 Các chi liên quan đến mua vật liệu ( vận chuyển, bốc dỡ,…) + Nếu DN sử dụng VL để SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112.331,… + Nếu VL mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111,112 ,331,… Khi thanh toán với người bán hàng ,người cung cấp vật liệu,nếu được hưởng chiết khấu ( giảm giá hoặc hàng bán bị trả lạI) Kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 152 Có TK 133 Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lạI(nếu có) Có TK 111,112 *Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến ,căn cứ váo giá trị thực tế nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có Tk 154 “ chi phí SXKD dở dang”. Nếu nhập kho vật liệu do thuê ngoàI gia công thì trị giá thực tế VL nhập kho này không gồm thuế GTGT nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . *Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác ,được cấp phát được quyên tặng ,kế toán ghi Nợ TK 152 Có TK 411 “Nguồn vốn KD”. * Tăng do thu hồi góp vốn liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128 “ Đầu tư ngấn hạn khác” Có TK 222 “Góp vốn liên doanh “. * Nhập kho vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Nếu chờ giảI quyết : Nợ TK 152 Có TK 338(3381) “ PhảI trả phảI nộp khác “- TàI sản thừa chờ giảI quyết. + Khi có quyết định sử lý , tuỳ thuộc vào ghi giảm chi phí hay tính thu nhập bất thường : Nợ TK 338 (3381) Có TK 621,627,641,642. Có TK 721 + Nếu có quyết định sử lý ngay : Nợ TK 152 Có TK liên quan (621,627 ,641,…) Nếu VL thừa khi kiểm kê xác định là không phảI của DN thì giá trị của vật liệu thừa được đánh giá vào TK002 “ Vật tư ,hàng hoá nhận giữ hộ , nhận gia công . *Trường hợp VL xuất dùng cho SXSP không hết lạI nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 621 * Tăng giá trị VL do đánh giá lạI : Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi: Nợ TK 152 Có 421” Ch._.ênh lệch đánh giá lạI tàI sản”. b.2- Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu: Xuất kho vật liệu dùng cho SXKD: Nợ TK 621 “ chi phí NVL trực tiếp “- Dùng trực tiếp cho SX chế tạo SP. Nợ TK 627 (6272) “ Chi phí SX chung”- Dùng cho phục vụ quản lý ở các PX. Nợ TK 641 (6412) “ Chi phí bán hàng ” Nợ TK 642 (6422) “ chi phí QLDN” Nợ TK 241 (2412;2413) “ XDCB dở dang”. Dùng cho sửa chữa TSCĐ ,XDCB. Có TK 152 ( Chi tiết liên quan). Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến : Căn cứ vào giá thực tế xuất kho : Nợ TK 154 ( Chi tiết liên quan) Có TK 152 Xuất kho VL góp vốn liên doanh với các đơn vị khác Căn cứ vào giá trị vốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế ( giá trị ghi sổ ) VL xuất góp để X\xác định chênh lệch: Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế , kế toán ghi : Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp Có TK 412 Chênh lệch tăng. Có TK 152 Giá trị thực tế VL Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá trị thực tế Vl , kế toán ghi: Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp Nợ TK 412 Chênh lệch giảm Có TK 152 Giá trị thực tế VL Xuất kho VL để bán , cho vay : Căn cứ vào giá thực tế xuất kho , ghi: Nợ TK 632 “ Giá vốn hàng bán” – xuất bán Nợ TK 138 (1388) “ PhảI thu khác “- Cho vay . Có TK 152 Giảm do mất mát thiếu hụt : Căn cứ vào nguyên nhân gây ra mất mát , thiếu hụt để ghi - Nếu đã rõ nguyên nhân : + Do ghi chép nhầm lẫn , cân đong đo đếm sai cần phảI sửa chữa , đIều chỉnh lạI sổ kế toán theo đúng phương pháp quy định : Nợ TK liên quan Có TK 152 + Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý DN: Nợ TK 642 “Chi phí QLDN” Có TK152 + Nếu thiếu hụt ngoàI định mức , do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên : Nợ TK 111 – Số tiền bồi thường vật chất đã thu Nợ Tk 138 (1388) –Số tiền bồi thường phảI thu Theo số bồi thường vật chất Nợ TK 334 -Số thiếu hụt tính vào chi phí QLDN Có TK 152 + Nếu chưa rõ nguyên nhân : Nợ TK 138 (1381) phảI thu khác (TàI sản thiếu chờ sử lí) Có TK 152 Khi có quyết định xử lý ,tuỳ từng trường hợp cụ thể kế toán ghi : Nợ TK 642 Nợ TK 138 (1388) Có TK138 (1381) Giảm giá do đánh giá lạI : - Căn cứ vào số chênh lệch giảm do đánh giá lạI , kế toán ghi sổ. Nợ TK 412 Có TK152 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,331,141 TK152 TK 621 Nhập kho do mua ngoàI Xuất trực tiếp cho sản xuất TK133 TK641,642 Xuất phực vụ QL, BH, XDCB TK151 Nhập kho hàng TK 632 Hàng mua đang đI đường kì trước đI đường Xuất bán TK 333 TK331 Thuế nhập khẩu Chiết khấu được hưởng TK 411 TK 154 Nhận GVLD, cấp phát Xuất thuê ngoàI , gia công , chế biến TK 412 TK 138 (1381) Đánh giá tăng Thiếu khi kiểm kê TK 128, 222 TK 128, Nhận lạI vốn LD Xuất góp vốn liên doanh TK 412 TK 338 Thừa khi kiểm kê Đánh giá tăng 2.2 Phương pháp kiểm kê định kì : Là phương pháp hạch toán căc cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá vật tư tồn kho cuối kì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư đã xuất dùng trong kì theo công thức sau: Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá hàng xuất = tồn đầu kì + nhập trong kì + tồn cuối kì Theo phương pháp này mọi biến động của vật tư ( nhập -xuất ) không theo dõi , phản ánh trên các tàI khoản kế toán hàng tồn kho . Mà các TK này chỉ sử dụng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kì và cuối kỳ. Giá trị của VL mua và nhập khỏ trong kì được theo dõi trên một TK kế toán riêng (YK 611- Mua hàng ). Cuối kì tiến hành kiểm kê để xác định giá trị vật tư tồn kho thực tế làm căc cứ ghi sổ vào sổ kế toán TK611 dựa vào giá trị vật tư tồn kho. Phương pháp này thường áp dụng ở các DNSX có quy mô nhỏ hoặc DN thương mạikinh doanh mặt hàng có giá trị thấp ,số lượng nhiều. Các tàI khoản sử dụng: TK 611 : Mua hàng . TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số hàng hoá vật tư mua vào trong kì . TK 611 có kết cấu như sau + Bên nợ : Kết chuyển giá thực tế vật tư ,hàng hoá tồn đầu kì . Giá thực tế vật tư , hàng hoá mua vào trong kì + Bên có: - Giá thực tế vật tư , hàng hoá cuối kì. - Giá thực tế vật tư , HH đã gửi bán chưa xác định là tiêu thụ trong kì . -Chiết khấu hàng mua , giảm giá ,trả lạI . TK611 có 2 TK cấp II + 6111 Mua NL,VL. + 6112 Mua hàng hoá. TK 152 và TK151 dùng để kết chuyển giá trị thực tế VL và hàng mua đang đI đường lúc đầu kì , cuối kì vào TK611 NgoàI ra cũng sử dụng một số TK liên quan khác như phương pháp KKTX. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu : Căn cứ vào giá thực tế VL và giá trị VL đang đI đường , tồn cuối kì trước để kết chuyển vào TK 611 lúc đầu kì : Nợ TK 611 Có TK 152,151 Trong kì căn cứ vào các hoá đơn , chứng từ có liên quan đến việc thu mua, nhập kho VL ,kế toán ghi sổ kế toán như các trường hợp sau: + Căn cứ vào các hoá đơn của số VL mua ngoàI nhập kho . + Nếu VL mua về để SXSP , HH chịu thuế theo phương pháp Khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 611 (6111) Mua hàng (Mua NLVL)- Giá chua có thuế GTGT Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,141 ( Trả tiền ngay) Tổng số tiền thanh toán. Có TK 331 ( Chưa trả tiền ) Có TK 311,341 ( mua bằng tiền vay) + Nếu VL mua về để SX SP ,HH chịu thuế theo phương pháp trực tiếp ,kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111) Có TK 311 ,331,341 ( chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay ) Tổng tiền Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay) thanh toán. - Các chi phí mua vật liệu: Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 611 (6111) Nợ TK 133 Có TK111,112,331,… Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp , hoặc sản phẩm ,hàng hoá không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi : Nợ TK 611 Có TK 111,112,331 -Chiết khấu hàng mua được hưởng Nợ TK 331 Có TK 611(6111) - Giá trị hàng mua trả lạI do không đúng quy cách ,quy định trong hợp đồng: Nợ TK 111,112 : Nếu thu lạI ngay Nợ TK 138 (1388): Nếu chưa thu lạI ngay Nợ TK 331 : Trừ vào nợ Có TK 611 Giá trị hàng mua trả lạI Có TK 133 :Thuế VAT đầu vào tương ứng với giá trị hàng mua trả lại. -Thanh toán tiền hàng cho người bán, người cung cấp vật liệu . Nợ TK 331 Có TK 111,112,.. -Phản ánh trị giá VL do nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần : Nợ TK 611(6111) Có TK 411 -Riêng mua VL nhập từ nước ngoàI , kế toán phản ánh trị giá vật tư nhập khẩu , ghi: Nợ TK 611 Có TK 111,112.331,… Có TK 3333 Thuế nhập khẩu. -Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu : +Với VL nhập khẩu để SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 3331(3331-2) + Đối với VL nhập khẩu để SXSPHH , chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi phản ánh nghiệp vụ nhập kho VL,kế toán ghi thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu vào giá trị hàng mua : Nợ TK611(6111) Có TK3331(3331-2) - Cuối kì căn cứ vào kết quả kiểm kê VL , kế toán xác định giá trị thực tế VL xuất dùng: Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Xuất dùng = tồn đầu kì + mua trong kì - tồn cuối kì. Để xác định được giá trị thực tế của số VL dùng cho từng nhu cầu , đối tượng : cho SXSP , bán hàng , mất mát , hao hụt ,… kế toán phảI kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được . Các nghiệp vụ lúc cuối kì đựơc ghi sổ như sau: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kì Nợ TK152 Có Tk 611 (6111) Giá thực tế VL xuất dùng cho SXKD, xuất bán. Nợ TK 621,627 - ( Xuất kho cho xây dựng kinh doanh. Nợ TK 612 : -( Xuất bán) Có Tk 611(6111) Căn cứ vào giá thực tế VL thiếu hụt , mất mát và biên bản quyết định sử lý ,ghi: Nợ TK 138 (1381) : PhảI thu khác Nợ TK 111 Thu tiền bồi thường Nợ TK 334 Trừ vào tiền công Có TK 611 (6111) Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp Kiểm Kê Định Kỳ. TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển giá trị tồn đầu kì Kết chuyển giá trị tồn cuối kì .TK 111,112 TK 331,111,112 Mua trả tiền ngay Chiết khấu hàng mua Giảm giá , hàng mua trả lại TK133 TK 621,627,642 Xuất dùng cho SXKD TK331,141 ST đã Thanh toán TK 632 ST chưa thanh toán Xuất bán TK 333 Thuế TK 138,111 Thiếu hụt mất mát TK 411 TK412 Nhận góp vốn cất phát Đánh giá giảm TK 222,128,412 Nhận lạI vốn góp LD đánh giá tăng 3 . Các hình thức kế toán – Hệ thống sổ kế toán : a . Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cáI: Trong hình thức này các nghiệp vụ về vật liệu được kết hợp theo trình tự thời gian và định khoản kế toán trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí – Sổ cáI. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập , xuất vật liệu để ghi vào nhật kí sổ cáI cột nợ TK 152 , 153,151 và có các TK liên quan . Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ về vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ ,sau đó dùng để ghi vào sổ cáI TK152. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết TK 152 . Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ , tổng số phát sinh nợ , tổng phát sinh có và số dư của TK 152 trên sổ cáI . từ đó lập bảng cân đối số phát sinh. Hình thức kế toán nhật kí chung : Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào một quyển sổ gọi là nhật kí chung .Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tàI chính theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện phản ánh theo quan hệ đối ứng tàI khoản ( định khoản kế toán )để phục vụ việc ghi sổ cáI TK152. Sổ cáI TK152 ghi chép các nghiệp vụ nhập , xuất kho vật liệu phát sinh trong niên độ kế toán . Đối với đơn vị có phất sinh lớn các nghiệp vụ về VL thì có thể mở Nhật kí mua hàng , Nhật kí chi tiền. d. Hình thức kế toán nhật kí chứng từ : Là hình thức kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế . Trong hình thức này các nghiệp vụ nhập xuất VL được phân định rõ ràng, cụ thể: Đối với các nghiệp vụ nhập : Kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngưòi bán để ghi chép hàng ngày ,cuối tháng cộng sổ chi tiết và ghi vào nhật kí chứng từ số 5 Đối với các nghiệp vụ xuất : kế toán sử dụng : Kế toán sử dụng bảng phân bổ số 2 , bảng kê số2 , bảng kê số 5 , bảng kê số 6 và nhật kí chứng từ số 7 . Cuối tháng căn cứ vào các NKCT , tập hợp ghi vào sổ cáI TK152. IV. Tổ chức kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp: Trong doanh nghiệp sản xuất , dự trữ hợp lý về nguyên liệu , vật liệu là hoàn toàn cần thiết, nố đảm bảo cho quá trình SX được tiến hành một cách thường xuyên liên tục . Vốn dự trữ về NL, VL là bộ phận chủ yếu của vốn dự trữ SXKD , một bộ phận chủ yếu của vốn lưu động trong DN, quản lý tốt NL, VL dự trữ là một trong những biện pháp cực kì quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Mặt khác , chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm , giảm chi phí vật liệu sẽ làm tốc đọ vốn lưu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm .Đồng thời việc cung ứng vật liệu kịp thời ,đầy đủ , đồng bộ , đảm bảo chất lượng của vật liệu là đIều kiện quyết đinh để DN SX liên tục , góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm , hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho DN. Kế toán phảI thường xuyên phân tích một số chỉ tiêu sau để thấy được tình hình sử dụng vốn lưu động . Để từ đố có các biện pháp đIều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và đạt kéet quả cuối cùng là tăng lợi nhuận. 1. Chỉ tiêu tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng vốn lưu động: Tỷ trọng Trị giá NVL tồn kho Nguyên vật liệu = Tổng tàI sản lưu động Chỉ tiêu này cho biết nguyên vật liệu tồn kho chiếm bao nhiêu phần trăm trong vốn lưu động . Để từ đó có quyết định dành một số vốn nhất định cho việc mua sắm NVL. Khi phân tích cần kêt hơp với chỉ tiêu quy mô SX Của DN. Nếu quy mô mở rộng,vật liệu tăng là tốt .Nhưng nếu qui mô không rộng và vật liệu năm trước vẫn đáp ứng đủ mà năm nay vật liệu tăng thì đó là sự ứ đọng vốn lưu động . Chỉ tiêu hệ số đảm bảo nguyên vật liệu: (H) Tổng trị giá NVL tồn đầu kì + Tổng trị giá NVL nhập trong kì H = Tổng trị giá NVL sử dụng trong kì. Nếu chỉ tiêu này bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp cung ứng vật liệu phù hợp với mức sử dụng vật liệu ,nên doanh nghiệp đã tiết kiệm được sự lãng phí về vốn lưu động . Nếu chỉ tiêu này càng lớn hơn 1 thì mức ứ đọng NVL của DN càng lớn , do đó gây ra sự lãng phí về vốn .Nếu chỉ tiêu này càng nhỏ hơn 1 thì mức cung ứng không đảm bảo mức sử dụng , nên ảnh hưởng đến quá trình sản xuất 4. Chỉ tiêu hệ số quay vòng kho vật liệu (Q): Giá trị vật liệu xuất dùng trong kì Q= Trị giá Vl tồn kho bình quân trong kì - Số ngày dự trữ bình quân = (360 : Q ) Hệ số quay vòng vật liệu càng lớn thì vốn lưu động quay vòng càng nhiều , do đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Số ngày dự trữ càng nhỏ chứng tỏ vật liệu có thời gian trong kho ngắn , quay được nhiều vòng trong kì , không bị ứ đọng. Chỉ tiêu hệ số sức sản suất của vốn lưu động (S): Doanh số S = Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết : DN bỏ ra 1 đồng vốn lưu động thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu . Chỉ tiêu này càng tăng thì chứng tỏ DN đã sử dụng có hiệu quả vốn lưu động , tăng doanh thu của DN từ đó góp phần tăng lợi nhuận. Chỉ tiêu sinh lời của vốn lưu động : Tổng lợi nhuận L = Vốn lưu động bình quân. Chỉ tiêu này cho biết DN bỏ ra một đồng vốn lưu động thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này càng tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lạI . Lợi nhuận phản ánh thực chất kết quả kinh doanh của DN . Do đó DN có thu được lợi nhuậnthì mới có thể kết luận đồng vốn của DN có hiệu quả. Mỗi một chỉ tiêu nêu trên đều phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động . Tuy nhiên không thể qua phân tích 1 chỉ tiêu mà kết luận vốn lưu động của 1 DN có sử dụng hiệu quả hay không mà phảI kết hợp phân tích tất cả các chỉ tiêu. Do đó phản ánh đầy đủ nhất về sự vận động của vốn lưu độngtrong đó có sự ảnh hưởng lớn của vật liệu. Còn nếu qua một chỉ tiêu nào đó mà kết luận vốn lưu động sử dụng hiệu quả hay không thì chỉ là sự tương đối. Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . Nhưng có thể nói lý luận không thể bao quát hết đặc thù của doanh nghiệp Ta có thể tìm hiểu thực tế thông qua công tác kế toán vật liệu tạI công ty khoá Minh Khai. Phần thứ II Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá minh khai I . Đặc đIểm , tình hình chung của công ty khoá Minh khai : 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty khoá Minh Khai: Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập , tự chủ về tàI chính , có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng – Bộ Xây Dựng. Trụ sở chính tạI : 125 D Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước Lĩnh vực sản xuất kinh doanh : + Sản xuất khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng . + Sản xuất phụ tùng ,phụ kiện, thiết bị máy móc cho ngành xây dựng *Tổng số nhân viên :356 Người . Trong đó nhân viên quản lý : 70 Kể từ khi thành lập đến nay, công ty khoá Minh Khai đã phảI trảI qua một chặng đường đầy khó khăn và thử thách : Được thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 05 Tháng 05 Năm 1972 Của bộ trưởng Bộ Kiến Trúc ( nay là Bộ Xây Dựng) , Công ty đã được sự trợ giúp của nước bạn Ba Lan xây dựng nhà xưởng , nhà làm việc , máy móc thiết bị và quy trình công nghệ,… Năm 1972 Đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc , công ty bị tàn phá hết sức nặng nề .Nên đã phảI ngừng hoạt động sản xuất để phục hồi lạI những thiệt hạI do chiến tranh gây lên. Đến cuối năm 1973 công ty mới chính thức đI vào hoạt động. Do đặc đIểm của công ty là được sự giúp đỡ của nứơc bạn Ba Lan . sản phẩm làm ra (mẫu mã, …) không phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Việt Nam.Trước tình hình đó ,bằng sự nỗ lực tự vươn lên ,tập thể cán bộ công nhân viêncủa công ty đã bắt tay vào nghiên cứu thay đỏi mẫu mã, chủng loạI sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người Việt Nam. Đây chính là thành công bước đầu mà công ty đã đạt được .Tính cho đến nay,qua 28 Năm liên tục và phấn đấu công ty đã đạt được những thành tích đáng khích lệ, liên tục trong nhiều năm là đơn vị quản lý giỏi của ngành , biểu hiện là sản phẩm của công ty đã trở lên nổi tiếng được bạn hàng tín nhiệm, sản phẩm của công ty còn đạt được nhiều huy chương trong các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp. Để đạt được thành tích trên và vượt lên thích nghi với nền kinh tế hàng hoá,công ty đã phảI vượt qua muôn vàn khó khăn . Năm 1989 thực hiện quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 của hội đồng Bộ Trưởng về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh , công ty đã bố trí ,cảI tiến hoàn thiện lạI cơ cấu tổ chức sản xuất , bộ máy quản lý , rút một bộ phận lớn lao động dôI dư không có trình độ về nghiệp vụ, sức khoẻ sang công tác khác cho phù hợp hơn,đồng thời gửi một bộ phận cán bộ ,công nhân đI lao động , học tập ở nước ngoàI ,… . Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói chung , và kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý , phân công việc cho cán bộ , công nhân viên tuỳ theo năng lực và trình độ của họ ,để họ có thể phát huy được chuyên môn của mình ,vì thế mà mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong việc xây dựng và phát triển công ty . Ngày 07/03/1994 Thủ Tướng Chính Phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục xắp xếp DN Nhà Nước ,liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được gọi là Tổng Công Ty Cơ Khí Xây Dựng Và nhà máy khoá Minh Khai được chuyển lên thành Công ty khoá Minh Khai. Thành tích lớn mà công ty đã đạt được năm 1994 có 4 sản phẩm đạt huy chương vàng tạI hội chợ triển lãm hàng công nghiệp Việt Nam,đó là : khoá MK10; MK10N,bản lề 100và Crêmôn MK23A Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động SXKD của công ty trong năm 1999; 2000. Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1. Vốn kinh doanh 4.001.579.440 4.039.079.440 - Vốn cố định 2.474.459.785 2.511.959.785 - Vốn lưu động 1.527.199.655 1.527.119.655 2 TàI sản cố định 4.923.645.923 4.926.442.026 - Nguyên giá TSCĐ 8.294.417.339 9.083.025.385 -Giá trị hao mòn luỹ kế 3.594.174.216 4.212.989.359 3. TàI sản lưu động 6.541.202.433 7.596.896.099 -Các khoản nợ phảI thu 1.623.146.563 2.418.193.527 -Hàng tồn kho 4.858.871.669 5.133.680.013 4 . Tổng doanh thu 15.574.343.130 14.044.882.888 5 Lợi nhuận thực hiện 280.630.152 70.323.804 6.PhảI nộp ngân sách Tổng thuế phảI nộp 530.462.292 617.606.178 Tổng thuế đã nộp 520.850.000 584.674.184 7. Tiền lương bình quân 662.665 602.528 8 Thu nhập bình quân /đầu người 668.333 610.579 2. Cơ cấu tổ chức SX - Đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP và BMQLcủa công ty 2.1 Cơ cấu tổ chức SX và đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP. Đối với 1 DN SX , việc SXSP có đạt năng suất chất lượng hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức SX tổ chức quy trình công nghệ SXSP khoa học. Để thực hiện tốt được việc này phảI tuỳ thuộc vào từng đIều kiện cơ sở vật chất và trình độ quản lý của từng DN. Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khoảng 20.000m2 nên việc, nên việc bố trí ,sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc vân chuyển NVL,thành phẩm ,nửa thành phẩm ,…từ phân xưởng này sang phân xưởng kia . hay nói cách khác , việc xắp xếp các khu vực hơp lý, khoa học nên việc luân chuyển giũa các phân xưởng đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào để SX đến khâu cuối cùng là tạo ra SP hoàn chỉnh . Việc tổ chức SX ở công ty được thống nhất từ trên xuống dưới , người đứng đầu quản lý chung là giám đốc ,tiếp đến là phó giám đốc SX quản lý đIều hành moi hoạt độngSX của công ty thông qua bộ phận quản lý SX ở từng phân xưởng, tổ đội như quản đốc phân xưởng , tổ đội Hiện nay có 4 phân xưởng SX trong dây chuyền SXSP: Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty khoá Minh Khai Phân Tổ dập Xưởng Tổ rèn Cơ Tổ dàn Khí … … … Phân Tổ sửa chữa xưởng Tổ phay cơ Tổ gia công cơ đIện …. … … Phân Tổ lắp 1 xưởng Tổ lắp 2 lắp Tổ bao gói ráp … … … Phân Tổ bóng xưởng Tổ mạ bống Tổ sơn mạ Giám đốc P.G.Đ Sản Xuất Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ Sản Xuất Công ty gồm có 4 phân xưởng trong dây truyền SXSP có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau cụ thể : Phân xưởng cơ khí : Có nhiệm vụ tạo phôI ban đầu như ,đúc tay nắm nhôm.đúc đồng thỏi,… Với những SP đơn giản ít công đoạn thì phân xưởng có thể làm từ đầu đến cuối Ví dụ: Bản lề, then càI,chốt cửa,… NgoàI ra còn SX thêm theo đơn đặt hàng như làm cửa chớp , cửa hoa ,… Phân xưởng góp phần tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong toàn công ty. Thuộc phân xưởng cơ khí gồm có các tổ : Khuân , dập, nguội ,rèn, khoan, giàn giá Phân xưởng cơ đIện: Nhiệm vụ của phân xưởng này là sửa chữa thường xuyên, trung đạI tu máy móc thiết bị . NgoàI ra ,phân xưởng cơ đIện còn nhiệm vụ chế tạokhuân đúc ke , bản lề khoá, nhiệm vụ này rất quan trọng và rất phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao Thuộc phân xưởng điẹn gômf các tổ : Phay, đIện, sửa chữa, gia công cơ. Phân xưởng lắp ráp: nhiệm vụ của phân xưởng này là lắp ráp các chi tiết rời do các phân xưởng khác tạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh . Thuộc phân xưởng này gồm các tổ : Tổ lắp 1,tổ lắp 2,sửa chữa khoá , bao gói , chọn lọc. Phân xưởng bóng mạ: Có nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá , bản lề, chốt cửa ,… Công nghệ đòi hỏi kĩ thuật cao.Thuộc phân xưởng gồm các tổ : Bóng, mạ, sơn. Các phân xưởng SX này đều chịu sự quản lý trực tiếp các quản đốc phân xưởng , các quản đốc phân xưởng chịu sự quản lý của phó giám đốc SX. Sản phẩm hoàn thành do có kết cấu khá phức tạp, phần lớn SP hoàn thành đều có sự chuyển giao công nghệ từ bộ phận này sang bộ phận kia,vì vậy giữa các phân xưởng trong công ty có quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hoàn thành một sản phẩm . Có thể minh hoạ quy trình công nghệ SXSP qua sơ đồ sau: Phân xưởng cơ đIện Thành phẩm nhập kho PX bóng mạ PX cơ khí Phân xưởng lắp ráp Nguyên vật liệu Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm Quy trình công nghệ SX khoá : Nguyên vật liệu sau khi xuất kho được đến phân xưởng cơ khí , sau khi được gia công chi tiết ( khoan ,đúc cắt ,…) đưa vào kho bán thành phẩm 1. Từ kho bán thành phẩm 1 đưa đến phân xưởng lắp ráp ( Đột , sửa , lắp khoá …) Rồi đưa vào kho bán thành phẩm đến phân xưởng mạ để sơn khoá , mạ chìa ,… đưa trở lạI kho bán thành phẩm 2 , cuối cùng đưa đến phân xưởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm sản phẩm .Kết thúc là nhập kho thành phẩm. Ví dụ: Công nghệ sản xuất khoá 10 như sau: Vật liệu Cắt Dập đột Sửa Phay…, Tiện Bống Phay Mạ Xén tiện Phay khoan Uốn Cắt Mạ Đúc tiện , sửa Khoan Doa, Cán, Gò, Thân Khoá Lõi khoá Chìa khoá Quai khoá Lẫy khoá Vòng Khoá Khoá MK10 Bộ máy quản lý của công ty: Sự cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của bất cứ một DN nào chính là công tác quản lý . Công tác quản lý đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất , nâng cao chất lượng sản phẩm của DN. Công ty khoá Minh Khai hiện có 356 Cán bộ CNV,trong đó bộ phận CN SXtrực tiếp là 286 người , chiếm khoảng 80,2 %..Trực tiếp quản lý CNSX là các quản đốc ,tổ trưởng . Bộ phận gián tiếp làm việc tạI các phòng ban. Bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là giấm đốc , là người có quyền cao nhất , chịu mọi trách nhiệm với Nhà Nước và tập thể cán bộ CNV trong công ty., từ việc huy động vốn , đảm bảo SXKD có lãI,đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân đến việc phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước . Giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc kỹ thuận và một phó giấm đốc SX. Cùng với các trửơng phòng ban khác . Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng , ở các phân xưởng SX, các quản đốc phân xưởng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc SX chịu trách nhiệm trong mọi HĐSXKD của công ty , thực hiện các công việc kế hoạch được giao. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban như sau: * Phòng tổ chức : Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí xắp xếp lao động trong công ty, về số lượng , trình độ nghiệp vụ tay nghề , phù hợp với công việc từng phòng ban , từng phân xưởng. Phòng kế hoạch cung tiêu: Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SX tiêu thụ, cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin cần thiết , lập chỉ tiêu kế hoạch trong từng thời gian cụ thể. Phòng tàI vụ: Giúp việc cho ban giám đốc về các hoạt động tàI chính , thực hiện hạch toán kinh doanh, thanh, quyết toán với Nhà Nước . Phòng kỹ thuật : Cùng với phòng cung tiêu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về các định mức kinh tế , kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm , quy cách từng mặt hàng , chủng loạI mặt hàng,… Phòng KCS : Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Phòng hành chính quản trị : Làm công tác văn thư , đánh máy , vệ sinhcông nghiệp , tạp vụ,quản trị hành chính ,… Phòng MARKETING : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường ,tìm và phát hiện nhu cầu thị trường , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những nhà đầu tư cập nhật , giúp cho việc ra quyết định của lãnh đạo được chuẩn xác , tận dụng các thời cơ trên thị trường. Trạm YTế : Có nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn thể cán bộ CNV công ty. Ban bảo vệ : Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tàI sản của công ty, theo dõi việc đI làm đầy đủ, đúng giờ của CBCNV. Bộ máy quản lý của công ty khoá minh khai Giám đốc Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc công ty Phòng KH – Cung Tiêu Phòng tàI vụ Phòng KCS Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Phòng tổ chức Fòng Markettng Tram ytế Ban Bảo Vệ Quản đốc PX sơn mạ Quản đốc PX lắp ráp Quản đốc PX cơ đIện Quản đốc phân xưởng Cơ khí 3 Cơ cấu tổ chức bộ bộ máy kế toán và kế toán của Công ty Minh Khai áp dụng : 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Minh Khai áp dụng: Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung . mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán kể từ khâu ghi vào sổ kế toán chi tiết , tổng hợp lập nên báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán . Mọi công việc được phân công rõ ràng đến từng thành viên. Phòng kế toán của công ty gồm có 6 Người. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Nhân viên kinh tế tạI các phân xưởng Kế Toán Vật Tư Kế toán tổng hợp,kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tiền luơng, Kiêm theo dõi bán thành phẩm Thủ quỹ Kiêm kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở công ty .kế toán trưởng còn giúp giám đốc về mặt cân đối tàI chính , sử dụng vốn kinh doanh. -Kế toán vật tư : Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổnghợp tình hình Nhập- Xuất- Tồn Vật tư như : Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ , công cụ dụng cụ vật liệu khác .Do đặc đIểm SPSX ở công ty đòi hỏi nhiều chủng loạI khác nhau , nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương thời gian và lương sản phẩm theo nguyên công theo từng giai đoạn SX. NgoàI ra , kế toán tiền lương còn kiêm thêm nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm , đánh giá sản phẩm dở dang hàng tháng. Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán như : Thanh toán tạm ứng , theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng phất sinh hàng ngày ở công ty. Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt của công ty, đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ ,tình hình trích nộp và khấu hao TSCĐ. 3.2 Hình thức kế toán áp dụng ở công ty khoá Minh Khai: Là 1 công ty SX có quy mô vừa ,tổ chức SX gồm nhiều phân xưởng ,tổ đội khác nhau, trình độ cán bộ kế toán khá bền vững , kể từ quý I-1996 Công ty bước đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung II . Đặc đIểm tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: 1. Đặc đIểm vật liệu của công ty: Là một công ty có qui mô vừa , chuyên SX các loạI mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng phục vụ xây dựng như : giàn giáo,bản lề,… nên công ty phảI sử dụng một khối lượng chủng loạivật tư tương đối lớn, có hàng nghìn loạI vật liệu khác nhau được sử dụng cho quá trình SX như thép : Thép lá,theo INOX , thép góc , thép vuông; Nhôm; đồng, bi các loạI , nhiều loạI hoá chất,…đo đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng VL là rất khó khăn và phức tạp , đòi hỏi cán bộ quản lý kế toán VL phảI có trình độ ,trách nhiệm trong công việc. Nhiều loạI vật liệu sử dụng ở công ty có loạI rất khan hiếm, nhiều loạI trong nước khong thể tự SX hoặc SX chất lượng không cao mà phảI nhập ngoạI như thép lá phảI nhập tù Nga ;… Khối lượng của vật liệu rất nặng ; hoá chất có loạI khó bảo quản , dễ hỏng . Vật liệu là kim loạI bị chịu tác động của khí hậu nên dễ bị han ,gỉ. Công ty có một hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản . Sản phẩm của công ty là sản khí chế tạo, do đó chi phí về NVL chiếm tỉ trọng lớn chẳng hạn như thép INOX 2.5 ly giá 23.500/1 Tấm mà công ty sử dụng 3.200 Tấm trong tháng 5 năm 2000 đIều này cho thấy VL chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành . Tuy nhiên công ty xây dựng định mức tiêu hao chưa sát với thực tế nên có thể gây nên tình trạng loạI Vl này thì thừa loạI Vl khác thì lạI thiếu . Việc quản lý vật liệu ở công ty ngày một hoàn thiện, thời gian gần đây đã không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu . ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của công ty . 2.Tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty khoá Minh Khai: Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn sau: Từ nguồn mua ngoàI như gang , thép từ công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội; ống thép từ công ty thép ĐàI Nam,;thép lá từ công ty Hoàng Vũ ; Than từ công ty than Hà Nội; … Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định đảm bảo đầy đủ cho công ty chủ động SX. NgoàI ra công ty còn tự gia công chế biến : Thùng giấy, hộp giấy cát tông, một số chi tiết sản phẩm . Khâu thu mua được công ty giao cho phòng cung tiêu đảm nhận . Được kiểm tr._.