Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa

của các DN đó thì biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả nhất đó là tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu (NVL) vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Để đạt được điều đó, DN không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, dữ trữ, xuất dùng NVL mà phải tổ chức công tác kế toán NVL phù hợp sao cho vừa có thể quản lý tổng thể toàn bộ NVL, vừa có thể quản lý cho từng thứ NVL cả về số lượng và giá trị để nắm bắt được tình hình biến động của NVL, tránh được hiện tượng lãng phí NVL nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho DN. Nhận thức được tầm quan trọng của nó trong thời gian thực tập tại Công tyTNHH Hóa Bách Khoa. Nắm bắt Thực trạng công tác của công ty kết hợp với kiến thức đã học tại trường, cùng với sự giúp đỡ của lãnh đạo công ty và cán bộ lãnh đạo phòng kế toán tại công ty, nhất là sự hướng dẫn tận tình của GS.TS Lương Trọng Yêm, em đã mạnh giãn đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn :”Tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Luận văn cuă em gồm ba chương được rình bỳ ở rong phần nội dung chính. Nội dung chính Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.Khái niệm NVL của DN là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích SXKD của DN. 2. Đặc điểm của nguyên vật liệu NVL khi tham gia vào quá trình SXKD, không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi theo yêu cầu của quá trình sản xuất. NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SXKD nhất định. Giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí SXKD trong kỳ. II. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Thứ nhất: NVL là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm, chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. NVL tốt thì sản phẩm mới có chất lượng tốt và đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng từ đó góp phần nâng cao thu nhập của DN. Thứ hai: Đối với các DNSX, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy NVL có vai trò lớn trong việc tạo nên giá thành sản phẩm, tiết kiệm NVL một cách hợp lý sẽ làm giảm giá thành sản phẩm nâng cao lợi nhuận DN. Thứ ba: Xét về mặt vốn, NVL là thành phần quan trọng của vốn lưu động. Vì vậy việc dữ trữ, sử dụng và quản lý NVL phải hợp lý và hiệu quả. 2.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL NVL và kế toán NVL là hai điều kiện quan trọng luôn đi liền với nhau. Hạch toán kế toán NVL chính xác, kịp thời đầy đủ sẽ giúp cho ban lãnh đạo nắm được chính xác tình hình thu mua, dữ trữ và sử dụng NVL và từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Thêm vào đó, tính chính xác, kịp thời của công tác kế toán NVL sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành sản phẩm của DN chính xác. Để thực hiện tốt yêu cầu quản lý, công tác kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng thứ, từng loại NVL nhập, xuất và tồn kho - Thông qua nhiệm vụ, trên phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL - Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trìnhSXKD, tình hình dữ trữ bảo quản NVL , lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL. III. Phân loại và đánh giá nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu Việc phân loại NVL tuỳ thuộc vào từng loại hình DN và từng ngành sản xuất khác nhau. * Căn cứ vào vai trò của NVL khi tham gia vào qúa trình sản xuất tạo ra sản phẩm, NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu chính( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên liệu chính là đối trượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra. Mỗi DNSX các thành phẩm khác nhau thì có nguyên liệu chính cũng khác nhau. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục sản xuất như sợi đối với các DN dệt cũng được coi là nguyên liệu chính. - Vật liệu phụ:Là loại đóng vai trò phụ trong sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ hoặc được sử dụng kết hợp vật liệu với vật liệu chính để tăng chất lượng NVL chính và tăng thêm các công dụng, chất lượng của sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, SXKD. - Nhiên liệu: Trong DNSX nhiên liệu dùng cho công nghệ sản xuất, cho việc chuyên chở vận tải, cho máy móc thiết bị hoạt động trong các quá trình SXKD như: xăng, dầu, than ,củi, hơi đót dùng trong việc đốt lò. * Căn cứ vào nguồn nhập NVL được chia - Vật liệu nhập do mua ngoài - Vật liệu tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến - Vật liệu nhập do vốn góp vốn liên doanh hay do tài trợ từ các tổ chức. Cách phân loại này giúp cho các DN thấy được từng nguồn nhập của NVL để có biện pháp xử lý 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo gía thực Từ (giá gốc). Tuỳ theo DN tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ; NVL nhập khẩu hay nhập theo nguồn trong nước mà theo đó giá thực tế có thể có thuế GTGT và thuế khác hay không. 2.1. Tính giá nguyên liệu vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khac nhau: - Vật liệu mua ngoài nhập kho (mua trong nước hoặc nhập khẩu) + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, NVL nhập khẩu có chịu thuế nhập khẩu thì giá trị vật tư mua vào là giá thực tế chưa có thuế GTGT đầu vào bao gồm thuế NK (nuế nhập khẩu): Gía trị vật liệu thực tế nhập kho == Gía mua (Chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT) ++ Chi phí mua thực tế _- Chiết khấu thương mại, giảm giá (nuế có) ++ Thuế NK (nuế nhập khẩu) + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc NVL nhập chịu thuế TTĐB, thuế NK (nuế nhập khẩu) thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Công thức tính giá: Gía trị thực tế vật liệu nhập mua == Tổng giá thanh toán cho người bán(bao gồm cả thuế GTGT hoặc thuế TTĐB) ++ Chi phí mua thực tế (A) _ - Chiết khấu thương mại, giảm giá (nuế có) ++ Thuế NK (nuế có) Chi phí mua thực tế(A) bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi tiền phạt, chi phí mở L\Cvà các chi phí dịch vụ ngân hàng cho các thương vụ mua nguyên vật liệu từ nguồn nhập khẩu hay trong nước. - Vật liệu nhập từ tự gia công chế biến: Gía thực tế sản xuất vật liệu = Gía thực tế vật liệu xuất cho gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến -Vật liệu thuê ngoài ra công chế biến Gía thực tế vật liệu nhập từ thuê ngoà chế biến = Trị giá thực tế vật liệu xuất cho gia công chế biến + Số tiền phải trả cho đơn vị gia công + Chi phí vận chuyển - Vật liệu nhập từ liên doanh liên kết Gía nhập được tính theo nguyên tắc tương đương tiền mặt, đó là giá được hội đồng liên doanh đánh giá xác định để ghi sổ NVL nhập. - Vật liệu nhập từ nguồn thu hồi sau sử dụng Gía trị nhập của loại vật liệu này cũng được đánh giá theo nguyên tắc tương đương tiền, đó là giá ước tính có thể tiêu thụ được hoặc có thể sử dụng được - Vật liệu vay mượn tạm thời của các đơn vị khác: Gía thực tế nhập vật liệu được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó - Vật liệu tặng thưởng, biếu, nhận cấp vốn Gía thực tế của số vật liệu nhập từ nguồn vốn này được tính theo giá thị trường tương đương cộng với các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận chúng (nuế có). 2.2. Tính giá nguyên liệu vật liệu xuất kho Gía thực tế vật liệu xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: *Tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại NVL có giá trị cao, các loại NVL đặc chủng. Gía thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Do vậy để áp dụng được phương pháp này cần phải tổ chức tốt công tác tiếp nhậnNVL, chứng từ kế toán tương ứng để có thể xác định ngay được giá thực tế NVL nhập. *Tính theo giá nhập trước- xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đúng giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng. Gía vốn vật liệu xuất kho == Khối lượng (số lượng) vật liệu xuất kho theo từng lần nhập xx Đơn giá thuộc từng lần nhập kho * Tính giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Gía vốn vật liệu xuất kho == Khối lượng (số lượng) vật liệu xuất kho theo từng lần nhập xx Đơn giá thuộc từng lần nhập kho *Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính tên cơ sở số lượng vật liệu dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ: Gía thực tế vật liệu xuất kho == = Số lượng vật liệu xuất kho Xx Đơn giá bình quân thực tế tồn đầu kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân thực tế tồn đầu kỳ = Gía thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán ; có thể ghi sổ bằng tiền một nghiệp vụ xuất nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả của NVL trên thị trường. Trường hợp giá cả biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. *Tính theo đơn giá bình quân cả kỳ dữ trữ: Theo phương pháp này, trứơc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá thực tế bình quân = Gía thực tế tồn đầu kỳ ++ Gía thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ ++ Số lượng nhập trong kỳ Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng = Gía bình quân cuối kỳ x Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng Phương pháp này thích hợp với nhiều DN có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều . Phương pháp này có ưu điểm làm giảm nhẹ được hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp khác, nhưng nhược điểm là dồn công việc tính giá NVL vào cuối tháng nên ảnh hưởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểmNVL. *Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập: Gía bình quân sau mỗi lần nhập == Gía trị NVL tồn trước khi nhâp + Gía trị nhập mỗi lần Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng nhập mỗi lần Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng mỗi lần == Gía bình quân NVLxuất dùng mỗi lần x Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, các bút toán ghi bằng tiền cho phép kế toán tính giá NVL thường xuyên, kịp thời nhưng khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính từng danh điểmNVL. Phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. *Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hạch hoặc một giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Gía thực tế nguyên vật liệu xuất dùng == Gía hạch toán NVL xuất dùng x Hệ số gía Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm NVL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá = Gía thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Gía hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ IV. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141\TC\QĐ\CĐKT ngày 1\11\1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Hoá đơn GTGT Ngoài ra còn có các chứng từ có thể sử dụng thêm như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)… Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là thực hiện ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình nhập - xuất - tồn của NVL và về các giá trị và hiện vật cho từng loại NVL trong từng kho của DN. Cụ thể, tổ chức hạch toán chi tiết NVL là việc lựa chọn hình thức, phương pháp số kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ theo điều kiện của DN mà vận dụng một trong ba phương pháp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư 2.1 . Phương pháp thẻ song song (xem sơ đồ1) Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho sẽ ghi số lượng NVL nhập – xuất vào thẻ kho theo từng chứng từ. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phân tích ra từng lượng NVL nhập - xuất- tồn trên từng thẻ kho. Tại phòng kế toán : Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để phản ánh tình hình biến động của NVL ở từng kho. Thẻ này được mở tương ứng cho từng NVL mà thủ kho ghi ở thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng và kế toán phản ánh cả thước đo giá trị và hiện vật. Cuối tháng sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL làm căn cứ để tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản , để kiểm tra, đối chiếu * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: Trong các DN có ít chủng loại, khối lượng các vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và tình độ nghiệp vụ chuyên môn của các bộ kế toán còn hạn chế. 2.2. phương pháp sổ đối chiêú luân chuyển (xem sơ đồ 2). Tại kho: Tương tự như phương pháp thẻ song song, thủ kho vẫn mở thẻ kho ghi chép theo dõi về mặt số lượng, tình hình nhập xuất kho hàng ngày. Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho theo từng danh điểm vật tư cả về mặt số lượng và giá trị. Sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư ở từng kho . Mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại vật tư trên sổ này đối chiêú với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuôí tháng. *Nhược điểm: - Việc ghi chép còn trùng lắp giữa thủ kho và kế toán - Công việc ghi chép dồn hết vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kế toán cần thiết. * Phạm vi áp dụng: Sử dụng thích hợp trong các DN có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu . Do vậy, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 2.3. Phương pháp sổ số dư(xem sơ đồ 3) Tại kho: Ngoài những công việc giống hai phương pháp trên, định kỳ theo quy định thủ kho phải tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất riêng (theo từng danh điểm) rồi lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho căn cứ vào lượng tồn cho từng danh điểm ghi trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật tư và các phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp , kế toán tiến hành kiểm tra lại việc phân loại và ghi chép của thủ kho rồi tính thành giá tiền (theo giá hạch toán) để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Sau đó số tiền này sẽ được ghi vào bản luỹ kế nhập-xuất vật tư. Cuối tháng số liêụ ở bảng luỹ kế sẽ được dùng để đối chiếu với sổ số dư (lấy số lượng x đơn giá hạch toán) và đối chiếu với kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: So với hai phương pháp trên, phương pháp này đã khắc phục được việc ghi chép trùng lắp và giảm nhẹ đựơc khối lượng ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp số liệu, tạo điều kiện và tăng cường chức năng quan sát của kế toán với việc nhập-xuất-tồn vật tư cũng như việc ghi chép của thủ kho. * Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị , nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa thủ kho và phòng kế toán gặp khó khăn. * Phạm vi áp dụng: áp dụng trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu. V. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là: Ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình hiện có, biến động tăng giảm của vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Việc xác định lượng xuất kho thực tế theo phương pháp này được căn cứ vào chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản, sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. *Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN mà tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3… TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị Bên Có: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị NVL Dư Nợ: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho Ngoài ra trong quá trình hạch toán , kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 151, 133, 112, 111, 331…. * Trình tự hạch toán: - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 4) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Việc hạch toán tương tự như trên chỉ khác là giá NVL là giá bao gồm cả VAT đầu vào (xem sơ đồ 5) 2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là: Hạch toán không theo dõi một cách thường xuyên về tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản phản ánh về vật liệu, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Vật liệu xuất kho được tính theo công thức Gía trị thực tế NVL xuất kho == Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ -_ Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ * Tài khoản sử dụng - TK611: Mua hàng Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua , tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) - TK 152: Nguyên vật liệu Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 151, 133, 11, 112…. * Trình tự hạch toán - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (xem sơ đồ 6) - Đối với DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (xem sơ đồ 7) Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách I. Giới thiệu chung về công ty 1. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Kể từ đó công ty đã trải qua 4 năm tồn tại và phát triển. Công ty TNHH Hóa Bách khoa Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố HN Điện thoại:049713067 Fax: 6364164 Email: polychemico@hn.vnn.vn 2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Căn cứ vào quyết định thành lập số 0102007167 sở kế hoạch và đầu tư thành phố HN. Từ đó đến nay công ty luôn cố gắng đổi mới và thực hiện một số nhiệm vụ và chức năng. Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm trước 3. Kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 ( Phụ lục 1) Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong bốn năm phát triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng…. Trong bốn năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ Thuỵ Sỹ – 2005) 4.Cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý được khái quát bằng sơ đồ 8 Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng . * Giám đốc công ty - Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức ,tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên. * Phó giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh, kỹ thuật, kế toán . * Phòng kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất. * Phòng kỹ thuật Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập xuất NVL và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán Có nhiệm vụ thực hiện theo lệnh thống kê kế toán do nhà nước ban hành. Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm. 4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán * Đặc điểm cơ cấu tổ chức kế toán của công ty Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp như sau (sơ đồ 9) Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi hi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác… Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập - xuất -tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê. Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt * Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực từ SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10 phụ lục Hệ thống sổ kế toán: + Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ. + Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: + TK 152: NVL + TK 153: CCDC + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý + TK 621: Chi phí NVL + TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung + TK111: Trả bằng tiền mặt + TK112: Trả bằng chuyển khoản + TK331: Phải trả cho người bán + TK133: Thuế GTGT II. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Hoá Bách Khoa Phân loại Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng,công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp. Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có hai chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng. Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại: - NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Tian, acryles, primalAC, nhựa nhũ tương,… TK sử dụng: TK 152.1 NVL phụ:là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, naterrosol, vỏ thùng, caolanh, kãoin, bột siêu mịn,… TK sử dụng: TK152.2 Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng… TK sử dụng: TK 152.3 Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn. 2.Tính giá vật liệu Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán * Tính giá nguyên vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho = Gía ghi trên hoá đơn ++ Thuế NK (nuế có) ++ Chi phí vân chuyển bốc dỡ Ví dụ: Ngày 22\4\2005 công ty đã mua TitanR-706 của Inđônêxia theo hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đô(1đô =16.000VND), thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là: 78.000.000 + + 78.000.000 x 5% ++ 2.000.000 = 83.900.000 (Với 4.785 đô = 78.000.000 VND) Đối với NVL mua trong nước: Gía thực tế NVL nhập kho = Gía mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ, thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại công ty) * Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với NVL quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho. Đơn giá bình quân (PBQ) == Trị giá NVLtồn ĐK ++ Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng == (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706. Tồn đầu tháng 12\2004 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg Ngày 20\1\2005 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg Ngày 28\1\2005 xuất 35kg TitanR-706 d._.