Tổ chức công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI

h của doanh nghiệp đó. Hàng hoá sẽ được thị trường chấp nhận như thế nào và có thể cạnh tranh được với các sản phẩm khác cùng loại được hay không trước hết là phụ thuộc vào các yếu tố nội tại của sản phẩm như: chất lượng, mẫu mã, công dụng của sản phẩm đó. Bên cạnh đó còn phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức công tác bán hàng tại mỗi doanh nghiệp đó. Với tầm quan trọng như vậy, bán hàng và xác định kết quả bán hàng được các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng đặc biệt quan tâm. Nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp được tự do cạnh tranh với nhau dưới sự quản lí vĩ mô của Nhà nước, hội nhập kinh tế thế giới đang tiến gần các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn cạnh tranh với các nước khác trên thế giới. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp, tình hình thực tế trên cơ sở tôn trọng các chuẩn mực kế toán hiện hành về phương thức bán hàng, chính sách bán hàng, các phương thức thanh toán cùng với các chính sách liên quan đến việc thanh toán với khách hàng, chính sách giá cả, nhằm kích thích tiêu dùng của khách hàng, đồng thời làm tăng doanh số bán và thu hồi vốn nhanh chóng cho doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn lí luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp nói chung và trong doanh nghiệp thương mại nói riêng và sự vận dụng cơ sở lí luận này vào thực tiễn như thế nào em đã lựa chọn đề tài: Tổ chức công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI trong chuyên đề cuối khoá của mình. Được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng kế toán nói riêng và các anh chị trong Công ty nói chung trong thời gian thực tập cùng với sự hướng dẫn của Thầy giáo ThS. Nguyễn Đào Tùng đã giúp em hoàn thiện chuyên đề của mình với các nội dung chính như sau: Chương I : Những vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại . Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI Chương III : Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI Thông qua chuyên đề em đã nghiên cứu sâu và hiểu rõ về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, qua đó có những nhận xét, đánh giá và đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI. Do kiến thức còn hạn chế nên trong bài viết của em không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các anh chị phòng kế toán của Công ty và sự đóng góp ý kiến của Thầy giáo để giúp em hoàn thiện đề tài của mình xuất sắc hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo và các anh chị phòng trong phòng kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề cuối khoá của mình! Hà nội, tháng 8 năm 2006 Sinh viên Trương Thị Luân Chương I Những vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1. Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1. Khái niệm hàng hoá và hoạt động kinh doanh thương mại Trong bối cảnh nền kinh tế đa phương hoá, toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay, ngành thương mại dịch vụ ngày càng phát triển mạnh mẽ, mở rộng buôn bán, trao đổi với các nước phát triển, phục vụ nhu cầu tiêu dùng và thúc đẩy nền kinh tế trong nước phát triển. Một trong các đối tượng quan trọng của hoạt động kinh doanh thương mại đó là hàng hoá. Tuỳ mỗi doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và quy mô hoạt động khác nhau mà kinh doanh các mặt hàng khác nhau. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại rất phong phú và đa dạng. Nó là những vật phẩm có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng để nhằm mục đích thu lợi nhuận Xét theo từng ngành hàng thì hàng hoá bao gồm: hàng hoá vật tư, thiết bị; hàng hoá công nghệ thực phẩm tiêu dùng; hàng hoá lương thực thực phẩm chế biến… Hàng hoá này được mua từ nơi sản xuất, các đơn vị xuất nhập khẩu, được chuyển đến tay người tiêu dùng thông qua hoạt động kinh doanh thương mại. Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông, phân phối hàng hoá trên thị trường bán buôn trong từng quốc gia hoặc giữa các quốc gia với nhau nhằm thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, xuất nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. 1.1.2. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của hàng hoá trong hoạt động kinh doanh thương mại đòi hỏi phải tổ chức quản lí chặt chẽ hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị; tổ chức hoạt động kinh doanh thương mại sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và tình hình thực tế của đơn vị mình. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh thương mại bao gồm các đặc điểm cơ bản như sau: Đặc điểm về lưu chuyển hàng hoá: Lưu chuyển hàng hoá là quá trình vận động khép kín một vòng lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Quá trình lưu chuyển hàng hoá bao gồm có ba khâu: mua hàng, dự trữ và bán hàng. Hàng hoá mua về cho quá trình luân chuyển với số lượng nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, thị trường tiêu thụ, đặc tính của sản phẩm và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo mức dự trữ hợp lí, tránh số lượng hàng hoá tồn kho nhiều gây tốn kém chi phí lưu trữ bảo quản, ứ đọng vốn, kéo dài vòng luân chuyển của hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Hai giai đoạn này có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau theo từng đặc điểm cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Đặc điểm về tổ chức đơn vị kinh doanh: Các đơn vị kinh doanh có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức bán buôn, bán lẻ, kinh doanh tổng hợp, chuyên môi giới, xúc tiến thương mại, đại lí theo các quy mô như quầy hàng, cửa hàng, công ty, tổng công ty, đại lí…sao cho phù hợp với đặc điểm thực tế của doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển mạnh. 1.1.3. ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.3.1. ý nghĩa Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh thương mại, là qúa trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận lấy quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền người mua hàng hoá đó. Về mặt kinh tế, bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hoá từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Lúc đó doanh nghiệp kết thúc chu kỳ kinh doanh, vòng chu chuyển của vốn đã được hoàn thành. Về mặt kĩ thuật, bán hàng là một quá trình bao gồm từ việc tổ chức đến thực hiện trao đổi, mua bán hàng hoá thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tế, kĩ thuật, hành vi mua bán nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bán hàng có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với sự phát triển chung của toàn xã hội. Với doanh nghiệp: Bán hàng là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thông qua bán hàng doanh nghiệp sẽ thu được doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn và quay vòng vốn tạo ra lợi nhuận. Từ đó doanh nghiệp có điều kiện phân phối một cách hợp lí, hài hoà giữa ba lợi ích: lợi ích của Nhà nước thông qua nộp thuế và các khoản phí; lợi ích của người lao động thông qua việc trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương và lợi ích của doanh nghiệp thông qua lợi nhuận thu được. Với nền kinh tế quốc dân: Bán hàng chính là điều kiện gắn kết giữa lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền tệ, ổn định giá trị của đồng tiền, tạo ra việc làm và góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động và góp phần thúc đẩy đất nước phát triển. Về mặt kế toán, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công cụ quản lí đắc lực, giúp cho doanh nghiệp có thể quản lí, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và tính ra lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh. Từ đó, lập các báo cáo kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và các nhà quan tâm để căn cứ vào đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh với bán hàng, xác định kết quả bán hàng cũng có vai trò quan trọng. Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh tế được thực hiện trong một thời kỳ nhất định. Kết quả bán hàng chính là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua xác định kết quả bán hàng, doanh nghiệp sẽ có được các thông tin về lợi nhuận - đây là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Nó là yếu tố quan trọng nhất trong việc quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Giúp cho doanh nghiệp có thể tái mở rộng sản xuất kinh doanh, góp vốn liên doanh liên kết, tạo công ăn việc làm cho người lao động, và là nguồn để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Cũng thông qua việc xác định kết quả sẽ giúp cho các nhà ra quyết định có được các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình để từ đó phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả hoạt động kinh doanh cao nhất. 1.1.3.2. Nhiệm vụ Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức quản lí tốt các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Muốn các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng hoá được quản lí tốt, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xuất bán hàng hoá của doanh nghiệp về cả mặt số lượng và giá trị; doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. - Ghi chép đầy đủ và chính xác các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, giá vốn hàng bán để làm cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. - Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng hoá bán ra và hàng hoá còn tồn kho để tính giá vốn hàng bán một cách chính xác. - Quản lí một cách chặt chẽ số lượng hàng hoá tồn kho, tình hình biến động của hàng hoá để phát hiện và xử lí kịp thời hàng hoá ứ đọng tồn kho. - Lựa chọn đúng đắn phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán; theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước - Cung cấp các thông tin chính xác và cần thiết giúp cho ban giám đốc nắm được tình hình, thực trạng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp để từ đó đề ra những chính sách kinh doanh thích hợp, thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển. 1.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.1. Các phương thức bán hàng Trong doanh nghiệp thương mại, việc tiêu thụ hàng hoá có thể được thực hiện theo bốn phương thức chủ yếu sau đây: 1.2.1.1. Phương thức bán buôn hàng hoá Đây là phương thức bán hàng cho các đơn vị, tổ chức mua hàng hoá về để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá hoặc mua về để gia công chế biến rồi bán ra như các doanh nghiệp thương mại khác, các doanh nghiệp sản xuất…Số lượng hàng hoá được bán nhiều hay ít, giá bán dao động, hình thức thanh toán…như thế nào là tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, tình hình tài chính và khả năng thanh toán của người mua…Trong bán buôn hàng hoá bao gồm hai phương thức sau đây: Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức hàng hoá được bán ra từ kho bảo quản cuả doanh nghiệp. Trong phương thức bán buôn bao gồm hai phương thức bán hàng: Bán buôn qua kho theo phương thức giao hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế thoả thuận giữa hai bên về các phương thức thanh toán, số lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, các dịch vụ sau bán, các khoản giảm trừ cho khách hàng…và giấy uỷ nhiệm, khách hàng sẽ đến tận kho của doanh nghiệp để nhận hàng và vận chuyển hàng về. Đến đây, hàng hoá đã được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Mọi chi phí và rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá là do khách hàng chịu. Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng của khách hàng, xuất bán hàng hoá và vận chuyển hàng đến đúng địa điểm quy định của khách hàng bằng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê ngoài. Mọi chi phí và rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá do khách hàng hoặc do người bán chịu tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên ghi trong hợp đồng kinh tế. Khi khách hàng kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc này hàng hoá mới được coi là tiêu thụ. Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Đây là phương thức doanh nghiệp mua hàng về không nhập kho mà đem xuất bán ngay cho khách hàng. Phương thức bán hàng này cũng bao gồm hai phương thức: Phương thức bán buôn hàng hoá không tham gia thanh toán: Với phương thức này, doanh nghiệp chỉ đóng vai trò là người môi giới (người thứ ba) để nhận hoa hồng môi giới bán hàng. Doanh thu được ghi nhận là số tiền hoa hồng môi giới đó. Khách hàng sẽ thanh toán khoản phải trả nhà nhà cung cấp. Phương thức bán buôn hàng hoá có tham gia thanh toán (bán thẳng giao nhận trực tiếp với nhà cung cấp và khách hàng): Theo phương thức này, doanh nghiệp phải tổ chức mua hàng, bán hàng, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp và thanh toán với khách hàng. 1.2.1.2. Phương thức bán hàng đại lí, kí gửi Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp (bên giao đại lí) giao hàng cho cơ sở (đại lí) nhận bán hàng đại lí, kí gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Doanh nghiệp sẽ phải trả cho cơ sở này một khoản được gọi là chi phí hoa hồng bán hàng và khoản này hạch toán vào chi phí bán hàng. Số hàng giao đại lí này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên giao đại lí, cho đến khi bên đại lí thông báo bán được hàng hoặc thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lí thì mới được coi là hàng hoá tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Đối với bên đại lí hoa hồng bán hàng nhận được chính là doanh thu và phải nộp thuế GTGT trên khoản hoa hồng nhận được này. 1.2.1.3. Phương thức bán lẻ Đây là phương thức bán hàng cho các tổ chức, cá nhân mua hàng hóa về để tiêu dùng. Phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã đi ra khỏi lĩnh vực lưu thông, số lượng hàng hoá bán được không nhiều và chủ yếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Trong phương thức bán lẻ bao gồm có các hình thức bán hàng sau: Hình thức bán lẻ thu tiền tại chỗ: Với phương thức bán hàng này thì nhân viên bán hàng đồng thời là nhân viên thu tiền. Đến cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng này sẽ kiểm kê, lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Nhân viên bán hàng và nhân viên thu tiền được tách rời nhau. Mỗi quầy hàng đều có nhân viên thu tiền và viết hoá đơn GTGT, giao tích kê cho khách hàng đến nhận hàng tại quầy hàng. Đến cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn, tích kê, số lượng hàng hoá tồn tại quầy để xác định số lượng hàng hoá bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng; nhân viên thu tiền lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Ưu điểm: Hình thức bán hàng này hạn chế được sai sót và mất mát trong quá trình bán hàng, gắn trách nhiệm cho từng nhân viên cụ thể nên có thể thấy được hiệu quả làm việc của từng người và đề ra các chính sách khen thưởng, kỉ luật hợp lí, công bằng. Nhược điểm: Thủ tục bán hàng của hình thức bán hàng này cồng kềnh, phức tạp, tốn nhiều thời gian mua hàng của khách hàng. Do vậy, hình thức bán hàng này chỉ phù hợp với những mặt hàng có trị giá lớn. Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Khách hàng sẽ được tự lựa chọn hàng hoá mình cần mua trong quầy hàng sau đó mang tới quầy thu ngân để thanh toán tiền và viết hoá đơn GTGT. Hình thức bán hàng này được áp dụng phổ biến trong hệ thống siêu thị, cửa hàng lớn… 1.2.1.4. Phương thức bán hàng trả góp Khi xuất bán hàng hoá cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán một khoản tiền nhất định vào lần đầu tiên, số còn lại khách hàng sẽ được nợ và chịu một khoản lãi suất cho số nợ đó. Với phương thức bán hàng này thì doanh thu được tính trên số tiền khách hàng trả một lần, còn số tiền lãi suất thu được được coi là doanh thu chưa thực hiện và hàng kì phân bổ vào doanh thu hoạt động tài chính. 1.2.2. Các phương thức xác định giá mua hàng xuất bán Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lí, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán viên mà xác định phương pháp tính giá vốn hàng bán khác nhau. Phương pháp tính giá vốn hàng bán này được đăng kí với cơ quan thuế và được áp dụng nhất quán trong một kỳ kế toán. Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán bao gồm: 1.2.2.1. Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, giá vốn hàng xuất bán được tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và được tính theo công thức sau đây: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, không phụ thuộc vào số lần xuất, nhập hàng hoá trong kì nhiều. Do vậy, phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế xuất, nhập hàng hoá diễn ra liên tục. Nhược điểm: Với phương pháp này công việc tính giá vốn hàng xuất bán được dồn hết vào cuối kì kế toán nên nhiều khi gây nên sự chồng chéo trong công việc và việc tính giá theo phương pháp này có độ chính xác không cao. 1.2.2.2. Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này khi xuất lô hàng nào thì được tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô hàng đó. Với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản từng lô hàng nhập kho riêng biệt thì việc tính giá vốn hàng xuất bán theo phương thức này là rất hợp lí. Do vậy, để áp dụng được phương pháp này một cách có hiệu quả trong việc tính giá vốn hàng xuất bán thì doanh nghiệp phải xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản hàng hoá nhập kho theo từng lô hàng riêng biệt. Ưu điểm: Công việc tính giá được tiến hành kịp thời, thông qua việc tính giá hàng hoá xuất kho, kế toán có thể theo dõi được hạn bảo quản của từng lô hàng hoá. Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với những hàng hoá lương thực thực phẩm. Nhược điểm: Yêu cầu về cơ sở vật chất kho tàng bảo quản của doanh nghiệp phải tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản riêng biệt từng lô hàng hoá khác nhau. 1.2.2.3. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Giá vốn hàng xuất bán được tính trên cơ sở giả định hàng hoá nào nhập kho trước thì sẽ xuất trước. Như vậy, hàng hoá xuất kho của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo giá thực tế nhập kho của lần nhập đó. Ưu điểm: Với phương pháp này giúp kế toán tính giá hàng xuất bán một cách kịp thời. Nhược điểm: Hàng hoá tồn kho cuối kỳ có thể của nhiều lần nhập kho khác nhau, do vậy trị giá hàng tồn kho được tính theo nhiều giá khác nhau nên việc xác định trị giá hàng tồn kho sẽ phức tạp hơn và dễ gây ra sự nhầm lẫn, đồng thời phương pháp tính giá này gây nên tình trạng phản ánh chi phí không theo kịp với sự biến động giá cả của thị trường. Do vậy, phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh ít chủng loại hàng hoá và số lần xuất nhập hàng hoá không nhiều. 1.2.2.4. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Với phương pháp này thì hàng hoá nào được nhập vào sau sẽ được xuất bán trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm của phương pháp này giống với phương pháp nhập trước xuất trước. Nhưng với phương pháp nhập sau xuất trước đã khắc phục được nhược điểm của phương pháp nhập trước xuất trước là phản ánh chi phí kịp thời với sự biến động của giá cả thị trường. 1.2.2.5. Phương pháp giá hạch toán Giá hạch toán là giá ổn định có thể là giá kế hoạch, giá mua hàng hoá vào một thời điểm nhất định, giá bình quân tháng trước…mà doanh nghiệp dùng để hạch toán khi doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ xuất bán hàng hoá, tình hình giá cả thị trường biến động liên tục, kinh doanh nhiều loại hàng hoá khác nhau, doanh nghiệp không thể hoặc chưa thể tính được giá thực tế hàng hoá xuất bán. Đến cuối mỗi tháng, kế toán phải tính chuyển giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức như sau: Giá thực tế hàng xuất bán = Hệ số giá x Giá hạch toán hàng hoá xuất bán Hệ số giá = Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá hạch toán hàng hoá nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lần xuất nhập hàng hoá trong kỳ. Phương pháp này thích hợp cho những doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán cao. 1.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán Để thuận lợi cho việc so sánh giữa cơ sở lí luận với thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI nên trong phần lí luận này em xin đề cập đến kế bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho KKTX. Chứng từ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Hoá đơn bán hàng thông thường (với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng không chịu thuế GTGT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê bán lẻ hàng hoá Hoá đơn cước phí vận chuyển hàng hoá Hợp đồng kinh tế Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu… Tài khoản sử dụng Căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói chung và kế toán giá vốn hàng bán nói riêng sử dụng tài khoản sau đây: Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất bán trong kỳ. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: + Giá trị hàng tồn kho thiếu, mất sau khi đã trừ đi các khoản bồi thường + Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. + Phản ánh giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ + Trích lập dự phòng khoản giảm giá hàng tồn kho trong kỳ Bên có: + Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Giá vốn hàng bán bị trả lại + Kết chuyển giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Tài khoản 156: Hàng hoá Tài khoản này dùng để phản ánh (giá thực tế) giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm hàng hoá tại kho và tại quầy của doanh nghiệp. Những trường hợp sau đây không được phản ánh vào tài khoản 156: - Hàng hoá nhận giữ hộ, bán hộ cho doanh nghiệp khác. Những hàng hoá này được theo dõi trên tài khoản 002 – Hàng hoá, vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công hoặc tài khoản 003 – Hàng hoá nhận bán hộ, kí gửi - Hàng hoá mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh được theo dõi trên tài khoản 152 – Nguyên vật liệu hoặc tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ Tài khoản này có kế cấu như sau: Bên nợ: + Trị giá hàng hoá mua nhập kho trong kỳ + Chi phí thu mua hàng hoá nhập kho trong kỳ + Trị giá hàng hoá đã bán bị trả lại + Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê Bên có: + Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho bán, giao đại lí, giao đơn vị trực thuộc bán, sử dụng hoặc sản xuất kinh doanh. + Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ + Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán + Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại khi mua hàng được hưởng + Hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư nợ: + Trị giá thực tế hàng tồn kho + Chi phí thu mua hàng hoá tồn kho Tài khoản này được mở chi tiết thành hai tài khoản như sau: Tài khoản 1561: Giá mua của hàng hoá Tài khoản 1562: Chi phí mua hàng Tài khoản 1567: Hàng hoá bất động sản Tài khoản 157: Hàng gửi bán Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá gửi cho cơ sở đại lí, kí gửi mà chưa được chấp nhận thanh toán. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá gửi bán hoặc gửi đại lí bán. Bên có: Phản ánh trị giá thực tế của số hàng gửi bán cho người mua, cho các cơ sở đại lí xác định đã tiêu thụ. Số dư nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán chưa xác định tiêu thụ cuối kỳ. Kế toán giá vốn hàng bán: Có thể được khái quát theo sơ đồ như sau: TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Xuất bán trực tiếp qua kho, xuất KM xuất trao đổi, xuất thanh toán… TK 151 Hàng mua đi đường đã bán TK 157 Kết chuyển giá vốn Hàng gửi bán đã bán TK 156 (1562) TK 157,156 (1561) Phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất bán TK 111,112,131,331 Hàng xuất bán không qua kho Có tham gia thanh toán TK 133 Hàng bán bị trả lại VAT đầu vào của hàng bán ra TK 159 TK 159 Trích lập dự phòng giảm giá HTK Hoàn nhập dự phòng Giảm giá HTK TK 138 (1381) Trị giá hàng hoá thiếu mất Sơ đồ 1.1 – Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX 1.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng Khái niệm doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong đó bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán. Theo chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2000/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau đây: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Tài khoản sử dụng Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được mở để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: + Các khoản giảm trừ doanh thu như thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần về tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. Bên có: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Tài khoản 511 được mở chi tiết thành các tài khoản sau: - Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá - Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm - Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp trợ giá - Tài khoản 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư Tài khoản 512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thu được từ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá nội bộ. Doanh thu tiêu thụ nội bộ là số tiền thu được do bán hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty. Tài khoản này có kết cấu tương tự như tài khoản 511 và được mở chi tiết thành các tài khoản như sau: - Tài khoản 5121: Doanh thu bán hàng hoá - Tài khoản 5122: Doanh thu bán sản phẩm - Tài khoản 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ Kế toán doanh thu bán hàng Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức giao hàng trực tiếp TK 911 TK 511 TK 333 (3332,3333,3331) Thuế TTĐB, Thuế XK Thuế GTGT trực tiếp TK 111,112,131 TK 521,531,532 K/c khoản CKTM, giảm Doanh thu bán hàng giá hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ 1.2- Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá trực tiếp, gửi hàng Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng theo phương thức đại lí, kí gửi Kế toán doanh thu tại đại lí và bên giao đại lí được khái quát theo sơ đồ sau: TK 911 TK 511 Kết chuyển doanh thu thuần Hoa hồng TK 111, 112,131 bán hàng TK 333 (3331) Thuế GTGT đầu ra Toàn bộ tiền hàng thu được phải nộp TK 331 Phải trả cho chủ đại lí Thanh toán tiền hàng cho chủ đại lí Sơ đồ 1.3 – Kế toán doanh thu tiêu thụ đại lí, kí gửi (bên đại lí) TK 131 TK 511 (5111) TK 641 Doanh thu thuần của hàng bán Hoa hồng trả đại lí TK 333 (3331) TK 133(1331) Thuế GTGT đầu Thuế GTGT được ra phải nộp khấu trừ Sơ đồ 1.4 – Kế toán doanh thu tiêu thụ đại lí, kí gửi (bên giao) Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá theo phương thức trả góp TK 911 TK 511 TK 111,112,131 Kết chuyển doanh thu thuần Doanh thu tính tại TK 515 TK 3387 thời điểm giao hàng Kết chuyển DT Lãi suất trả chậm Chưa thực hiện Số tiền thu lần đầu Số còn phải thu người mua TK 333 (3331) Thuế GTGT đầu ra phải nộp Sơ đồ 1.5 – Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức trả góp Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá theo phương thức vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Ngoài bút toán phản ánh tổng giá trị hàng mua gửi bán và bút toán phản ánh giá vốn thì doanh thu bán hàng theo phương thức này được hạch toán như sau: Nợ TK 111,112, 131: Tổng giá trị hàng bán được Có TK 511 (5111): Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá theo phương thức vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Với phương thức bán hàng này, thì doanh nghiệp chỉ đóng vai trò là người môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng môi giới, còn việc thanh toán thì bên mua có trách nhiệm thanh toán cho bên bán. Kế toán doanh thu được hạch toán như sau: Nợ TK 111,112,131: Tổng số tiền nhận được hoặc phải thu Có TK 511 (5111): Hoa hồng môi giới bán hàng Có TK 333 (3331): Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng môi giới Kế toán doanh thu tiêu thụ một số trường hợp khác TK 512 TK 334,431 Xuất thanh toán lương, biếu tặng bằng quỹ khen thưởng cho nhân viên TK 333 (3331) ._. Thuế GTGT phải nộp TK 627, 641,642 Xuất dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay tiếp tục chế biến TK 641,642 Xuất biếu tặng, quảng cáo hội nghị khách hàng TK 511 (5114) TK 333 (3339) Doanh thu trợ cấp trợ giá của Nhà nước (Nhà nước chưa cấp tiền) TK 111,112 Doanh thu trợ cấp trợ giá của Nhà nước (Nhà nước đã cấp bằng tiền) Sơ đồ 1.6 – Kế toán doanh thu tiêu thụ một số trường hợp khác 1.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu doanh thu bao gồm: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại. Trong phạm vi luận văn của mình em xin đề cập đến các khoản giảm trừ doanh thu sau đây: 1.2.5.1. Chiết khấu thương mại Khái niệm: Theo chuẩn mực số 14 thì chiết khấu thương mại được hiểu là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn Tài khoản sử dụng: Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại. Tài khoản này được dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Tài khoản này được mở chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 5211: Chiết khấu hàng hoá - Tài khoản 5212: Chiết khấu thành phẩm - Tài khoản 5213: Chiết khấu dịch vụ 1.2.5.2. Giảm giá hàng bán Khái niệm: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu không đúng với yêu cầu của khách hàng đã thoả thuận. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán Tài khoản này được mở để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng khi hàng hoá kém phẩm chất không đúng với yêu cầu của khách hàng. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần Tài khoản này không có số dư cuối kỳ 1.2.5.3. Hàng bán bị trả lại Khái niệm: Hàng bán bị trả lại là giá trị hàng hoá đã được coi là tiêu thụ nhưng vì chất lượng, mẫu mã không đúng theo yêu cầu, bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng: Để hạch toán khoản hàng bán bị trả lại, chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, bảng kê hàng hoá bị trả lại, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 531. Tài khoản sử dụng Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ giá trị hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ 1.2.5.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kế toán các khoản giảm trừ được khái quát theo sơ đồ sau đây: TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 Các khoản giảm trừ doanh thu TK 333 (3331) Kết chuyển các khoản giảm trừ Thuế GTGT của khoản giảm trừ TK 632 TK 156 Hàng bán bị trả lại đem nhập kho (trường hợp hàng bán bị trả lại) Sơ đồ 1.7 – Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.6. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lí doanh nghiệp Trong quá trình thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, các doanh nghiệp thương mại phải bỏ ra một khoản chi phí để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình. Chi phí này bao gồm chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí tiền lãi vay…và các chi phí khác như chi phí về thanh lí nhượng bán TSCĐ, chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế… Nói đến chi phí này thì chi phí thu mua hàng hoá, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp là các yếu tố không thể thiếu được và có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch quản lí tốt các khoản chi phí này thì không những doanh nghiệp vẫn đảm bảo kế hoạch lưu chuyển hàng hoá mà còn giảm được chi phí để tăng lợi nhuận hoạt động kinh doanh. 1.2.6.1. Kế toán chi phí thu mua hàng hoá Nội dung chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Chi phí mua hàng là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện các nghiệp vụ mua hàng và dự trữ, bảo quản hàng hoá đó. Chi phí mua hàng bao gồm các khoản sau: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá mua; chi phí lưu kho bãi; chi phí hoa hồng môi giới để mua hàng; chi phí hao hụt hàng hoá trong định mức; chi phí cầu đường, chi phí xăng dầu, phí đi đường trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về nhập kho. Chi phí mua hàng phát sinh trong kì được tập hợp trên tài khoản chi phí, cuối kì phân bổ 100% chi phí thực tế phát sinh trong kì cho hàng hoá bán ra hoặc phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho cuối kì theo công thức như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí mua đầu kỳ + Chi phí mua phát sinh x Giá mua hàng xuất bán Giá mua hàng xuất bán + Giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ Tài khoản sử dụng Để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá, kế toán sử dụng Tài khoản 156 (1562 – Chi phí thu mua hàng hoá) Kế toán chi phí thu mua hàng hoá Kế toán chi phí thu mua hàng hoá được khái quát theo sơ đồ sau đây: TK 111,112,331 TK 156 (1562) TK 632 Tập hợp chi phí mua hàng TK 133 Phân bổ chi phí mua hàng trong kì Thuế GTGT đầu vào Cho hàng xuất bán Sơ đồ 1.8 – Kế toán chi phí thu mua hàng hoá (KKTX) 1.2.6.2. Kế toán chi phí bán hàng Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Chi phí bán hàng bao gồm các nội dung sau đây: Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền công phải trả trực tiếp cho nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng; chi phí công cụ, dụng cụ dùng cho quá trình bán hàng; chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng trong quá trình bán hàng như khấu hao nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, các tài sản cố định khác phục vụ việc bán hàng; chi phí bảo hành sản phẩm: chi phí phát sinh trong quá trình bảo hành sản phẩm theo các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như chi phí sửa chữa, chi phí thay thế linh kiện hỏng trong thời gian bảo hành; chi phí dịch vụ mua ngoài: như chi phí thuê nhà, thuê tài sản cố định, chi phí dịch vụ thông tin quảng cáo, tiền điện nước; chi phí bằng tiền khác: gồm toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng mà không nằm trong các khoản chi phí kể trên như: chi phí hội nghị, hàng mẫu tặng khách hàng, chi phí khuyến mại… Chứng từ kế toán sử dụng: Tuỳ thuộc vào từng khoản mục chi phí khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ kế toán khác nhau cho phù hợp, bao gồm: bảng thanh toán lương, thưởng; bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định; hoá đơn GTGT do người bán giao; phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng… Tài khoản sử dụng Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên có: + Các khoản ghi giảm chi phí phát sinh trong kỳ + Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng vào tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Tài khoản 641 được mở chi tiết theo thành các tài khoản như sau: - Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu bao bì - Tài khoản 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ - Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định - Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành - Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6418: Chi phí bằng tiền khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí bán hàng được khái quát theo sơ đồ 1.9 1.2.6.3. Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp Khái niệm và nội dung của chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lí doanh nghiệp là chi phí thời kỳ, là một loại chi phí được bù đắp bởi khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh hàng hoá, hoạt động tài chính thuộc kỳ xác định kết quả. Chi phí quản lí doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí như sau: Chi phí nhân viên quản lí: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lí; chi phí vật liệu dùng cho quản lí; chi phí công cụ, dụng cụ: giá trị phân bổ của các loại công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng cho quản lí; chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động quản lí; các khoản thuế, lệ phí phải nộp như thuế nhà đất, thuế môn bài, lệ phí cầu đường, giao thông; chi phí dự phòng khoản phải thu khó đòi; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác. Chứng từ kế toán sử dụng Cũng tương tự như chi phí bán hàng, căn cứ vào các khoản mục chi phí khác nhau mà kế toán sử dụng những chứng từ khác nhau. Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để hạch toán các khoản chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Các khoản chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên có: + Các khoản ghi giảm chi phí + Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi + Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: - Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lí - Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lí - Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định - Tài khoản 6425: Thuế, phí, lệ phí - Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng - Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6428: Chi phí bằng tiền khác Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí bán hàng: TK 334,338 TK 641, 642 TK 111,112,1388,335 Chi phí nhân viên Các khoản ghi giảm chi phí TK 152,153 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 TK 214 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 142,242 Kết chuyển chi phí phát sinh trong kỳ Phân bổ chi phí trả trước TK 335 TK 139 Trích trước chi phí phải trả Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi TK 333 Thuế, lệ phí phải nộp TK 139 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác TK 133 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 512 Doanh thu cung cấp hàng hoá nội bộ TK 333 (3331) VAT đầu ra TK 133 (1331) VAT đầu vào Sơ đồ 1.9 – Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp 1.2.7. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 1.2.7.1. Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Trong doanh nghiệp thương mại có 3 hoạt động kinh doanh là: Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và hoạt động khác. Tương ứng với các hoạt động này được phân chia kết quả thành hai loại là kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động khác. Kết quả tiêu thụ hàng hoá chính là một bộ phận của kết quả hoạt động kinh doanh và được xác định theo các chỉ tiêu như sau: Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lí doanh nghiệp Trong đó doanh thu thuần được tính như sau: Doanh thuthuần = Doanh thu bán hàng - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán - Hàngbán bịtrả lại - Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ có thể lãi hoặc lỗ. Nếu lỗ sẽ được xử lí, bù đắp theo chế độ quy định và quyết định của các cấp có thẩm quyền. Nếu lãi thì số lãi này sẽ được phân phối theo chế độ tài chính và điều lệ của doanh nghiệp. 1.2.7.2. Phương pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Tài khoản sử dụng Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ hạch toán, kế toán sử dụng Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: + Chi phí thuộc hoạt động kinh doanh như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính được trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ + Chi phí hoạt động khác: chi phí thanh lí nhượng bán TSCĐ, phí bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế… + Kết chuyển lãi Bên có: + Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ + Doanh thu hoạt động tài chính + Thu nhập thuần từ hoạt động khác + Kết chuyển lỗ của các hoạt động kinh doanh Tài khoản này cuối kì không có số dư Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hoá Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá được khái quát theo sơ đồ sau đây: TK 632 TK 911 TK 511, 512 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần TK 641,642 Kết chuyển CPBH, CPQLDN TK 821 Kết chuyển chi phí thuế TN Nếu PS Nợ < PS Có TK421 K/C lỗ HĐKD K/C lãi HĐKD K/C chi phí thuế TN Nếu PS Nợ > PS Có Sơ đồ 1.10 – Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá chương ii Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 2.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Để thực hiện theo chủ trương của Nghị quyết 49/CP của Chính phủ “ Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin xã hội, có khả năng đáp ứng nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lí Nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời xây dựng ngành công nghệ thông tin thành một trong các ngành công nghệ mũi nhọn của đất nước, góp phần chuẩn bị cho đất nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế kỉ XXI”. Đồng thời để đáp ứng được nhu cầu của xã hội trong nền kinh tế thị trường việc trao đổi thông tin càng trở nên cần thiết, đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Vì vậy, ngày 17/04/1997 Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin đã được thành lập theo quyết định số 3033 GP/TLDN ngày 17/04/1997 của UBND Thành phố Hà Nội, được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 041192 ngày 02/05/1997. Tên giao dịch quốc tế của Công ty là: Trading and Service Infomatics Company Limited, viết tắt là TSI Co., LTD Vốn điều lệ là: 2,500,000,000 VNĐ (Hai tỷ năm trăm triệu đồng) Trụ sở giao dịch của Công ty là 231 Bạch Mai, Quận Hai Bà Trưng,Thành phố Hà Nội. Tài khoản giao dịch 1:102010000014797 Ngân hàng công thương khu vực 2 Hai Bà Trưng. Tài khoản giao dịch 2: 431101004007 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bắc Hà Nội. Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI ngay từ khi mới thành lập đã xác định được rõ vai trò và tầm quan trọng của ngành công nghệ thông tin nên đã sớm đầu tư, tập trung nguồn lực để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặc dù ngay từ khi mới thành lập Công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng; về công tác tổ chức quản lí và về cơ sở vật chất kĩ thuật. Song do sự cố gắng phấn đấu của các công nhân viên trong Công ty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước. Công ty TSI đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực cũng không ngừng được tăng lên về cả số lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì thế, mối quan hệ của Công ty không chỉ với bạn hàng trong nước mà còn mở rộng sang các nước trong khu vực. Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế quốc dân và một phần công sức trí tuệ thúc đẩy cho quá trình tin học hoá của các Bộ, Ngành, địa phương trên mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty bao gồm các giai đoạn như sau: Giai đoạn từ ngày thành lập đến năm 2000: Đây là giai đoạn xây dựng và trưởng thành. Những ngày đầu mới thành lập, Công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về cơ sở vật chất kĩ thuật. Trong giai đoạn này Công ty mới chỉ kinh doanh một số mặt hàng như thiết bị tin học, điện tử điện lạnh, các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song giai đoạn này Công ty cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể. Năm 2000 với số lượng nhân viên khoảng 20 người, doanh thu của Công ty đạt được là 15 tỷ đồng. Từ một cơ sở nhỏ Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh với nhiều chi nhánh ở các tỉnh trong nước, mối quan hệ với các khách hàng cũng được mở rộng. Giai đoạn từ năm 2000 đến đầu năm 2003: Đây là giai đoạn phát triển. Sau nhiều năm chuẩn bị cơ sở vật chất, điều chỉnh bộ máy tổ chức. Song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, Công ty có kế hoạch từng bước đào tạo đội ngũ nhân viên, gửi nhân viên đào tạo, có thêm nhiều chính sách thu hút nhân lực bên ngoài. Vì vậy, nguồn nhân lực trong giai đoạn này đã tăng lên cả về mặt số lượng lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ.Năm 2003 số lượng nhân viên là 35 người, doanh thu đạt khoảng 27 tỷ đồng. Với đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao, Công ty đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, từ chỗ quan hệ với các bạn hàng trong nước, Công ty đã mở rộng mối quan hệ với các nước khác trên thế giới. Đây là thời kỳ đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc của Công ty, vững vàng bước sang một thời kỳ mới, đặt nền tảng cho sự phát triển lâu dài của Công ty. Giai đoạn từ 2003 đến nay : Do nhu cầu của thị trường ngày càng tăng về lĩnh vực công nghệ thông tin và chính sách hoạt động của Công ty,Công ty đã có những quyết định trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh . Công ty đã mở thêm nhiều chi nhánh tại các tỉnh như : Chi nhánh Công ty TNHH TMDVCNTT-TSI Bắc Giang , Chi nhánh Công ty TNHH TMDVCNTT-TSI Ninh Bình ,Trung tâm công nghệ thông tin TSI tại Bình Mỹ- Bình Lục- Hà Nam … Các chi nhánh này hoạt động và hạch toán độc lập .Hiện nay , Công ty vẫn trên đà phát triển với tốc độ cao. Năm 2005 , số nhân viên trong công ty là 60 người.Doanh thu năm 2005 là :35 tỷ. Nộp ngân sách nhà nước năm 2005 là 3,3tỷ . Tháng 7 năm 2006 Công ty đăng ký thay đổi lại Đăng ký kinh doanh và năng mức vốn điều lệ lên : 12.000.000.000 VNĐ để mở rộng sản xuất kinh doanh . Tháng 8 tới , công ty có chính sách tuyển thêm 10 nhân viên bỏ sung cho các phòng ban . Với sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty luôn kịp thời thay đổi về mọi mặt, không chỉ cải tiến trang bị máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, áp dụng các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần đặc biệt là khuyến khích vật chất cho người lao động. Trong đó, tiền lương là một biện pháp khuyến khích hữu hiệu. Công ty áp dụng chính sách trả lương theo thời gian làm việc, trình độ lành nghề, trách nhiệm công việc. Đây là một hình thức trả lương khoa học và phù hợp với chính sách tiền lương của Nhà nước. Ngoài ra, Công ty còn có nhiều biện pháp khuyến khích vật chất khác: phát động phong trào thi đua vào các dịp lễ, tết, hàng quý tiến hành đánh giá khả năng và thái độ làm việc của các phòng ban và cá nhân để có chính sách khen thưởng, kỉ luật kịp thời, đúng đắn. Kết hợp với chính sách hoạt động kinh doanh đúng đắn , kết hợp với đào tạo nguồn nhân lực và luôn luôn triển khai mở rộng thị trường kinh doanh. Nhờ vậy, sau 9 năm hoạt động Công ty đã tạo được uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường công nghệ thông tin. Công ty ngày càng khẳng định mình để tồn tại và phát triển với tốc độ nhanh, vững chắc và ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của đông đảo khách hàng, đóng góp một phần lớn vào GDP của cả nước và một phần công sức, trí tuệ thúc đẩy quá trình tin học hoá của cả nước. Đồng thời ngày càng nâng cao mức sống cho nhân viên trong Công ty với mức thu nhập bình quân đầu người hiện nay là 1,4 triệu đồng/ tháng. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Công ty 2.1.2.1. Mô hình quản lí theo kiểu chức năng Hiện nay Công ty có số lượng công nhân viên là gần 60 người ,tương đối trẻ, độ tuổi trung bình là 25 tuổi, có trình độ chuyên môn về các lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử, điện lạnh, tự động hoá, kế toán tài chính, marketing, tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp trong cả nước. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu của thị trường và phù hợp với nhu cầu đổi mới, xu thế phát triển của thời đại, Công ty đã có nhiều sự thay đổi, sắp xếp, cải tiến bộ máy tổ chức và quản lí theo hướng chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban được giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao đó dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các phòng ban đó bao gồm: Ban Giám đốc: Gồm 3 người Phòng kế toán tài chính Phòng xuất nhập khẩu Phòng phân phối bán buôn Phòng kinh doanh bán lẻ Phòng kinh doanh dự án Phòng dịch vụ, bảo hành bảo trì thiết bị Phòng công nghệ phần mềm Phòng tự động hoá điều khiển Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban * Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, có vị trí và thẩm quyền cao nhất Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty và trực tiếp lãnh đạo Công ty hoạt động. * Phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kĩ thuật: Trực tiếp lãnh đạo các phòng ban hoạt động theo lĩnh vực và chức năng của mình, cùng với giám đốc Công ty đưa ra các quyết định hợp lí để quản lí mọi hoạt động của Công ty. * Phòng kế toán tài chính: Có chức năng, nhiệm vụ quan trọng theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ sách kế toán. Qua đó theo dõi lãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên; theo dõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên. Từ đó, đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho Ban Giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đích tối ưu. * Phòng xuất nhập khẩu: Tổ chức hoạt động kinh doanh nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng xuất nhập khẩu là xây dựng kế hoạch nhập khẩu, tổ chức liên doanh, liên kết với các nước trên thế giới và trong nước nhằm thực hiện kế hoạch nhập khẩu hàng hoá để kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu đó. * Phòng kinh doanh bán lẻ: thực hiện cung cấp tận tay người tiêu dùng các sản phẩm công nghệ thông tin của Công ty, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng. Các khách hàng chủ yếu của phòng này là các hộ gia đình, học sinh, sinh viên, các đơn vị, tập thể có nhu cầu mua hàng hoá để phục vụ mục đích sử dụng của mình. * Phòng phân phối bán buôn: Thực hiện phân phối hàng hoá cho công ty thương mại, các đại lí, cửa hàng trong địa bàn Hà Nội nói riêng và các đại lí trong các tỉnh trên cả nước nói chung. Có nhiệm vụ cung cấp thông tin về hàng hoá, thị trường kinh doanh, các chương trình khuyến mại, dịch vụ sau bán mới nhất cho khách hàng. * Phòng kinh doanh dự án: Thực hiện nghiên cứu, tư vấn, triển khai các dự án lớn theo chương trình phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ, thư viện điện tử, các dự án về công nghệ thông tin trong các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp; mở rộng nâng cấp, cải tạo trụ sở làm việc của các cơ quan Chính phủ, Đảng cũng như các Bộ, Ngành, các cơ quan, doanh nghiệp. * Phòng dịch vụ bảo hành, bảo trì thiết bị: Thiết lập một mạng lưới bảo hành trên khắp cả nước với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các chương trình sau bán các sản phẩm của Công ty cung cấp theo đúng thời hạn bảo hành quy định trên sản phẩm. * Phòng công nghệ phần mềm: Triển khai và thực hiện trang Web cho các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu, tư vấn, xây dựng các giải pháp phần mềm cho các dự án lớn theo chương trình phát triển công nghệ thông tin. * Phòng tự động hoá - điều khiển: Là đối tác chính của khoa tự động hoá trường Đại học Bách Khoa Hà Nội trong lĩnh vực nghiên cứu, thiết kế, triển khai các công trình trong lĩnh vực tự động - điều khiển * Phòng nghiên cứu, phát triển thị trường: Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là nghiên cứu giá cả thị trường, thị trường mua, bán sản phẩm để giúp phó giám đốc kinh doanh đưa ra các quyết định đúng đắn về giá cả cũng như việc mở rộng quy mô kinh doanh sao cho có thể cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác, thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí như sau: Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lí 2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.3.1. Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh Đây là công ty TNHH 3 thành viên. Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nước. Các thành viên góp vốn chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết vào doanh nghiệp. Công ty hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, Luật doanh nghiệp và Luật thương mại nói riêng. Với nhiệm vụ kinh doanh là: * Buôn bán, lắp đặt máy móc, thiết bị, linh kiện: máy tính, phần mềm máy tính, thiết bị bưu chính viễn thông, thiết bị văn phòng, thiết bị tự động hoá. * Sản xuất, thiết kế, cài đặt phần mềm tin học * Tư vấn, kĩ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, tin học * Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành sản phẩm của công ty kinh doanh. Năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin chủ yếu là: * Tư vấn xây dựng dự án, giải pháp tổng thể công nghệ thông tin: Thể hiện trên các mặt như: tư vấn, xây dựng dự án có hiệu quả thực sự bao hàm tất cả các yếu tố cần quan tâm trong quá trình phát triển tin học; cung cấp các giải pháp phù hợp với yêu cầu của khách hàng và khả thi trong điều kiện Việt Nam. Trong những năm qua, các dự án, giải pháp hệ thống mạng tổng thể do Công ty xây dựng đã triển khai thực hiện ở nhiều Bộ, Ngành, địa phương tiêu biểu như: Bộ công an, Bộ quốc phòng, Tổng công ty hàng không Việt Nam, Tổng công ty Dệt may Việt Nam,Tổng công ty Lắp máy Việt Nam LiLama, UBND quận Hoàn Kiếm, Bộ Y tế, Trung tâm KHTN và công nghệ Quốc gia, các trường đại học như : Học viện Ngân hàng , Đại học dân lập Phương Đông , Đại học Thuỷ Lợi ,Trường Cao Đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp I ,Đại học Công nghiệp Thái Nguyên, Đại học dân lập Hồng Bàng… Dự án cho các doanh nghiệp nhà nước, tư nhân... đều mang lại hiệu quả tích cực. * Cung cấp thiết bị tin học, điện tử, văn phòng: Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin học văn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, máy tính văn phòng, trong nhiều năm qua TSI là đại lí của hãng máy tính IBM, COMPAQ, HP, đây là những hãng máy tính nổi tiếng trên thế giới, và TSI cũng là đại lí của hãng sản xuất máy in lớn nhất như Hewleff Packard, Epson; đại lí tiêu thụ các sản phẩm, thiết bị mạng của nhà sản xuất thiết bị mạng lớn như: 3COM, AMP, CISCO, CNET. Ngoài ra TSI còn là bạn hàng của nhiều nhà cung cấp thiết bị, tích hợp hệ thống, cung cấp sản phẩm phần mềm, thiết bị văn phòng tại Việt Nam. * Bảo hành, bảo trì hệ thống công nghệ thông tin: TSI có hệ thống bảo hành rộng khắp với đội ngũ cán bộ, kĩ thuật viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, được đào tạo cơ bản trong và ngoài nước, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất. * Đào tạo công nghệ thông tin: TSI kết hợp với V.IBC là một trung tâm đào tạo công nghệ thông tin có chất lượng cao của hội tin học Việt Nam từ nhiều năm nay. Hàng năm Công ty đã tham gia đào tạo hàng trăm cán bộ, sinh viên, học sinh của nhiều ngành, nhiều địa phương, đóng góp một phần không nhỏ công sức của mình vào sự nghiệp xây dựng và phát triển nền CNTT Việt Nam. 2.1.3.2. Đặc điểm mua hàng, bán hàng Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin, các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy tính, máy in, các linh kiện máy tính và cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa máy móc thiết bị. Quá trình lưu chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng. Mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Vì vậy, việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. Giai đoạn mua hàng từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hoá, lưu kho hàng hoá được Công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp hàng hoá đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hoá là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. Hàng hoá cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất, đơn vị nhập khẩu và đơn vị bán buôn. Trong đó nhập khẩu từ các nước là chủ yếu. Các nhà cung cấp nổi tiếng và lâu năm của Công ty như: hãng IBM, Intel, Compaq, ADATA,VDATA,HP, LG….. Hàng hoá mua vào được thực hiện theo phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp: Sau khi đã tìm hiểu về chất lượng hàng hoá, các chính sách bán hàng, dịch vụ sau bán...Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng và vận chuyển hàng hoá về nhập kho sau khi đã làm xong thủ tục, thanh toán với người bán. Phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp những thông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp. Người bán hàng trên cơ sở đó sẽ chuyển hàng tới Công ty bằng phương tiện vận chuyển của mình hoặc ._.iến hành giao dịch với nhà cung cấp trước khi kí kết hợp đồng kinh tế thông qua mạng Internet. Vì vậy, công việc hạch toán, ghi chép và tính toán của kế toán cũng như việc cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và giao dịch với khách hàng được giảm bớt, nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật cao hơn rất nhiều. Và một ưu điểm nữa mà Công ty đã đạt được và góp một phần quan trọng trong việc tăng doanh thu bán hàng trong thời gian qua mà không thể không kể đến đó là Công ty đã quan tâm đến việc xây dựng và bảo hộ thương hiệu cho Công ty mình. Thương hiệu chính là tài sản của Công ty cần được bảo vệ và chính là vũ khí cạnh tranh sắc bén nhất. Vì thế Công ty đã tạo nên thương hiệu cho các sản phẩm kinh doanh chủ yếu và nổi trội của Công ty như màn hình HCT, loa HCT, case HCT. Cùng với uy tín hoạt động của Công ty trong nhiều năm qua trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Công ty đã ngày càng làm cho thương hiệu của mình trở nên gần gũi, quen thuộc với thị trường công nghệ thông tin, với khách hàng và đã trở thành một công cụ cạnh tranh, công cụ bán hàng có hiệu quả. Với những yếu tố trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi như nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu... 3.2.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm to lớn kể trên, trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định mà Công ty có thể hoàn thiện những tồn tại này nhằm giúp cho việc quản lí hoạt động kinh doanh tốt hơn, từ đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh lên cao hơn. Những hạn chế đó cụ thể là: Thứ nhất, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: Vì các mặt hàng kinh doanh tại Công ty rất nhiều nên Công ty không mở chi tiết các TK 511, TK 632, TK 156 theo từng mặt hàng để tránh sự cồng kềnh trong hệ thống tài khoản, mà kế toán mở sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng cụ thể để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng trong một tháng. Tuy nhiên, sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 lại không mở cho từng mặt hàng mà lại mở cho tất cả các mặt hàng trong một tháng. Hơn nữa kết cấu ghi chép trên sổ chi tiết TK 632, TK 511, TK 911 giống với cách ghi chép trên sổ cái TK 632, TK 511, TK 911. Điều này tạo nên một sự trùng lặp trong việc phản ánh và ghi chép. Nếu sau khi đã lập chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán, doanh thu và kết chuyển theo định kỳ tháng thì việc lập các sổ kế toán trên là không cần thiết. Mà có thể từ chứng từ ghi sổ tập hợp vào sổ cái các tài khoản này. Còn nếu không lập chứng từ ghi sổ thì vẫn lập sổ chi tiết tài khoản 632, sổ chi tiết tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 911 nhưng kết cấu ghi chép phải được thiết kế lại để phù hợp và tiện lợi cho việc theo dõi, tập hợp số liệu. Thứ hai, trong việc tính giá mua hàng nhập kho, chỉ có hàng nhập khẩu từ nước ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu mới được tập hợp và tính vào giá mua hàng nhập kho. Còn với chi phí thu mua hàng trong nước không được tập hợp, phân bổ cho các mặt hàng và tính giá nhập kho hàng hoá đó. Các chi phí này được tập hợp trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán như thế này tuy nhiên lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty không bị thay đổi, nhưng lãi gộp lại bị thay đổi (vì Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán). Điều này nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc Công ty. Thứ ba, hoạt động kinh doanh thương mại với quy mô tương đối lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Điều đó đòi hỏi Công ty luôn luôn dự trữ một lượng hàng hoá nhất định trong kho để đảm bảo cho việc lưu thông hàng hoá diễn ra một cách liên tục, đảm bảo sự hoạt động liên tục của Công ty, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, thiết lập mạng lưới hệ thống khách hàng rộng khắp. Bên cạnh đó khi bán hàng, Công ty cũng sử dụng nhiều phương thức thanh toán với khách hàng: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả chậm, bù trừ công nợ. Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thường xuyên hay không thường xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là những khoản chi phí thực tế chưa được chi nhưng được trích trước vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng các khoản nợ khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ và hàng tồn kho cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại như giảm giá hàng tồn kho so với giá của thị trường, khách hàng không trả được nợ vì phá sản, mất tích...thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp cho khoản này. Thứ tư, về khoản giảm trừ doanh thu chiết khấu thương mại được Công ty vận dụng đối với những khách hàng mua nhiều hàng hoá. Nhưng Công ty không mở riêng TK 521 để theo dõi riêng các khoản giảm trừ này gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lí các khoản chiết khấu thương mại cũng như theo dõi các khách hàng mua hàng của Công ty với số lượng lớn. Bên cạnh đó Công ty có thể mở tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán để theo dõi các khoản giảm giá do mặt hàng bị lỗi thời, tồn kho lâu ngày không tiêu thụ được để tiện lợi cho việc theo dõi các mặt hàng tồn kho, kém phẩm chất này. Thứ năm, tài khoản 642 được mở ra để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lí, hoạt động bán hàng, chi phí thu mua hàng hoá ngoài giá mua trừ các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính. Chi phí này đến cuối kì sẽ được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kì đó mà không được phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho trong tháng. Như vậy, nếu số lượng hàng hoá tồn kho nhiều thì kết quả kinh doanh bị giảm đi rất nhiều và không chính xác. Thứ sáu, hiện nay hệ thống máy tính được trang bị và phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho việc tính toán, quản lí hàng hoá, công nợ mà thôi. Còn việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do kế toán viên trong Công ty làm theo phương pháp thủ công. Hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, các phần mềm máy tính đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có như vậy thì công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán b án h àng và xác định kết bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI 3.3.1. Chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Hiện tại chỉ có chi phí mua hàng nhập khẩu được tính vào giá thực tế nhập kho, còn chi phí mua hàng nội địa, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty được tập hợp hết trên tài khoản 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp, đến cuối mỗi tháng được tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán đó, chi phí này bị loại ra khỏi hàng tồn kho trong kỳ. Như vậy, nếu hàng tồn kho nhiều thì việc xác định kết quả kinh doanh trở nên không chính xác. Theo em thay vì tính chi phí thu mua hàng hoá vào giá thực tế nhập kho như trên, kế toán nên mở tài khoản 156 - Hàng hoá, chi tiết thành tài khoản 1561 - Giá trị hàng hoá nhập kho và tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. Đến cuối mỗi tháng sau khi đã tính được giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua này cho số hàng hoá bán ra trong kỳ đó theo công thức như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán = Chi phí thu mua đầu tháng + Chí phí thu mua trong tháng x Giá mua hàngxuất bán Giá mua hàng xuất bán tháng + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Chi phí thu mua phânbổ cho hàng tồn kho = Tổng chi phí thu mua - Chi phí thu mua phânbổ cho hàng xuất bán Với cách phân bổ như thế này thì một phần chí phí sẽ nằm trong hàng tồn kho và được loại ra khỏi chi phí trong kỳ hoạt động và việc tính kết quả hoạt động kinh doanh sẽ chính xác hơn. Tương tự như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cũng nên phân bổ như trên theo tiêu thức trên. CPBH, CPQL phân bổ cho hàng xuất bán = CPBH, CPQL đầu tháng + CPBH, CPQL trong tháng x Giá mua hàngxuất bán Giá mua hàng xuất bán + Giá mua hàng tồn kho cuối tháng Khi đó kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK 911- Chi phí phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Số chi phí phân bổ cho hàng tồn kho phản ánh như sau: Nợ TK 142 - Chi phí trích trước cho kỳ sau Có TK 642 - CPBH, CPQL phân bổ cho hàng tồn kho Sang kỳ sau nếu hàng tồn kho này được xuất bán thì sẽ kết chuyển chi phí này để xác định kết quả như sau: Nợ TK 911 Có TK 142 Bên cạnh đó, kế toán nên mở thêm TK 641 - Chi phí bán hàng để theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép, theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Chi phí bán hàng này cũng được theo dõi trên sổ chi tiết chi phí bán hàng được thiết kế theo mẫu như sổ chi tiết chi phí quản lí kinh doanh như trên. Từ đó, kế toán sẽ phát hiện được các khoản chi phí nào phát sinh chưa hợp lí, còn lãng phí để từ giúp Ban Giám đốc đưa ra các chính sách nhằm tiết kiệm chi phí hơn, hợp lí hơn. 3.3.2. Chiết khấu thương mại Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, quy mô hoạt động kinh doanh rất lớn, mạng lưới khách hàng không chỉ trong địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước. Vì vậy, việc áp dụng chính sách chiết khấu thương mại trong bán hàng như hiện nay Công ty đang làm là rất hợp lí. Nhưng theo em, nếu Công ty mở riêng tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại để theo dõi riêng khoản này trong quá trình bán hàng thì việc quản lí các khoản giảm trừ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và khoa học hơn. Thông qua đó có thể kiểm soát được các khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và doanh số bán hàng hoá. Khi đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tập hợp các khoản giảm trừ này và kết chuyển sang tài khoản 511 để tính ra doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thuần theo bút toán như sau: Tập hợp các khoảm giảm trừ doanh thu: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Nợ TK 333 – Thuế GTGT phải nộp của khoản giảm trừ Có TK 111,112,131,331 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 521 - Chiết khấu thương mại Có TK 532 – Giảm giá hàng bán Và khi đó sổ chi tiết bán hàng mở cho từng loại hàng hoá được thiết kế như sau: Sổ chi tiết bán hàng Tài khoản 511 Mặt hàng: Kho : ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SL ĐG TT Chiết khấu thương mại SH Ngày 1. Phát sinh ..... ........ ................................... ........ ........ .......... ................. Tổng 2. Tổng doanh thu thuần 3. Giá vốn hàng bán 4. Lãi gộp 3.3.3. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng phải thu khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho các thiệt hại xảy ra một cách khách quan trong niên độ kế toán tiếp theo. Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó sẽ làm cho lợi nhuận của năm đó bị giảm đi đúng bằng một khoản chi phí đó. Có thể với một số doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích kinh doanh của mình và nếu trong quá trình hoạt động kiểm tra, xem xét mức độ tin cậy của khách hàng cũng như tình hình biến động của giá cả thị trường ổn định thì việc lập dự phòng cho các khoản này là không cần thiết. Song theo em nghĩ để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tài chính khi xảy ra thiệt hại do các yếu tố khách quan như: khách hàng bị phá sản, mất tích, chính sách quản lí của Nhà nước...thì việc lập dự phòng này là một điều rất cần thiết. Hơn nưa, nếu sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này trong năm nay nhưng đến năm sau lại không xảy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập các khoản dự phòng đã lập này. Và do đó khoản chi phí giảm làm cho lợi nhuận giảm đi một khoản chỉ là một trạng thái “giả” mà thôi. Việc lập dự phòng được diễn ra theo trình tự như sau: * Với dự phòng phải thu khó đòi: Cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc xác nhận khoản nợ của khách hàng, tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà kế toán có thể lựa chọn khách hàng để lập dự phòng cho các khoản phải thu đó. Thông thường sẽ ưu tiên lựa chọn những khách hàng có quy mô nợ lớn, tình hình tài chính không trong sáng, có thời hạn quá nợ lâu để lập dự phòng. Mức dự phòng cần lập được tính theo công thức sau đây: Mức dự phòngcần lập = Số nợ thực tế x Xác suất không thu được nợ Xác suất không thu được nợ được quy định trong Thông tư số 13/2006/TT – BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 27/2/2006 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu tư tài chính như sau: - Đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản, làm thủ tục giải thể, mất tích…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu được để lập dự phòng Các khoản dự phòng này được tập hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp. Khi đã lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK 642 - Mức dự phòng vừa lập Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Sang năm kế toán tiếp theo nếu như mức dự phòng tiếp tục lập dự phòng cho khoản phải thu này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở kỳ trước thì kế toán phải tiến hành hoàn nhập số dự phòng chênh lệch theo bút toán như sau: Nợ TK 139 - Mức dự phòng chênh lệch Có TK 642 - ‏ Chi phí quản lí doanh nghiệp Ngược lại nếu mức dự phòng cần lập lớn hơn mức dự phòng đã lập, kế toán phải tiến hành lập thêm theo bút toán: Nợ TK 642 - Số dự phòng cần lập thêm Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu xóa nợ cho khách hàng đã lập dự phòng thì kế toán phản ánh hai bút toán sau: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131 - Số đã xoá cho khách hàng Đồng thời, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí Nếu sau khi đã xoá nợ cho khách hàng nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Số tiền thu được Có TK 711 - Thu nhập khác * Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng hàng thuộc tài sản của Công ty được chứng nhận bởi các chứng từ kế toán có liên quan tồn kho, chủng loại hàng hoá và giá cả thị trường của mỗi loại hàng hoá đó, kế toán sẽ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòngcần lập = Số lượng hàng hoá tồn mỗi loại x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Mức lập dự phòng này cũng được lập cho từng loại hàng hoá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào giá vốn hàng bán của Công ty. Khi đó kế toán sẽ ghi: Nợ TK 632 - Mức dự phòng cần lập Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu sang niên độ kế toán tiếp sau, số dự phòng cần lập mà lớn hơn số dự phòng đã lập thì sẽ lập thêm khoản dự phòng chênh lệch đó theo bút toán: Nợ TK 632 - Số chênh lệch dự phòng Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng năm sau nhỏ hơn số dự phòng đã lập thì kế toán sẽ hoàn nhập dự phòng theo bút toán: Nợ TK 159 - Số dự phòng chênh lệch Có TK 632 - Giá vốn hàng bán 3.3.4. Hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng Hiện tại kế toán các khoản thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản 131 - Phải thu khách hàng. Trên tài khoản này chỉ theo dõi những khoản khách hàng mua hàng chưa thanh toán và chấp nhận thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Số khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt thì được tập hợp trên tài khoản 111. Việc hạch toán như thế này là hoàn toàn đúng với chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Song theo em, dù khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt hay thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm thì cũng nên theo dõi trên tài khoản 131. Vì nếu làm như vậy, kế toán sẽ theo dõi được toàn bộ tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng thông qua tài khoản duy nhất là tài khoản 131, việc theo dõi, đối chiếu công nợ sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Mặt khác, kế toán cũng sẽ theo dõi được tổng nợ của các khách hàng và từng khách hàng riêng biệt, khách hàng nào là khách hàng thường xuyên, khách hàng nào là khách hàng không thường xuyên và tình hình thanh toán của khách hàng để từ đó đề ra các chính sách bán hàng và chính sách về thu hồi công nợ một cách hợp lí để thu hút khách hàng và nâng cao tính cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh khác. Mặc dù trên hợp đồng mua bán hàng hoá của khách hàng với Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của khách hàng về các khoản nợ, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán. Nhưng Công ty nên có các chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng tiền hàng trước hạn, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn lớn và lâu dài của Công ty bằng cách là dùng hình thức chiết khấu thanh toán. Đây là một hình thức áp dụng cho những khách hàng nợ lớn và thanh toán tiền hàng trước hạn quy định và được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Việc áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán như thế này sẽ làm tăng chí phí của Công ty song lại giúp cho Công ty có khả năng thu hồi vốn nhanh chóng, tránh thất thu hoặc không thu hồi được nợ. Tỉ lệ chiết khấu này được kế toán ước tính căn cứ vào quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời gian trả nợ trước hạn và tỉ lệ lãi suất của ngân hàng. Tuy nhiên tỉ lệ chiết khấu này cũng không nên quá lớn để ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, và cũng không nên quá nhỏ để nó không phát huy tác dụng kích thích khách hàng thanh toán trước hạn được. Với đòn bẩy này, Công ty sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng đồng thời sẽ tạo mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với khách hàng trên tinh thần tôn trọng lợi ích của nhau và hai bên cùng có lợi. Công ty cũng nên có những chính sách đối với những khách hàng nợ lâu như tính lãi suất cho những khoản nợ quá hạn đó tương đương với lãi suất của ngân hàng thúc ép khách hàng thanh toán nợ cho Công ty. 3.3.5. Đa dạng hoá phương thức bán hàng Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền tập trung. Đây là hai phương thức bán hàng mà trong nhiều năm qua đã giúp Công ty đạt được nhiều kết quả to lớn. Tuy nhiên, Công ty nên áp dụng hình thức nữa là bán hàng theo đại lí, kí gửi. Đây cũng là một phương thức bán hàng có hiệu quả mà ngày nay cũng có nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng doanh số bán, mở rộng mối quan hệ với khách hàng. Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán các sản phẩm công nghệ thông tin và Công ty sẽ trả cho các đại lí đó một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Khi đó: Công ty xuất hàng giao đại lí, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lí Có TK 156 - Hàng hoá xuất kho Khi đại lí thông báo bán được hàng: Nợ TK 131 - Phải thu đại lí Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế GTGT đầu ra Bút toán phản ánh hoa hồng đại lí: Nợ TK 641 - Hoa hồng bán hàng Nợ TK 133 - Thuế GTGT khấu trừ Có TK 111 - Nếu trả bằng tiền mặt Có TK 131 - Phải thu đại lí Đồng thời kế toán phản ánh bút toán giá vốn hàng bán Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi đại lí Khi Công ty thu được tiền hàng từ đại lí Nợ TK 111,112 Có TK 131 - Phải thu đại lí Với hình thức bán hàng này thì Công ty và đại lí nhận kí gửi phải có sự liên lạc thường xuyên với nhau về tình hình bán hàng. Có như vậy, Công ty mới hạch toán kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và phản ánh doanh thu lên sổ kế toán để đảm bảo tính đúng kỳ của doanh thu. 3.3.6. Về sổ kế toán Hiện nay, việc hạch toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán được kế toán mở và theo dõi trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, 511, sổ cái tài khoản 632, 511. Tuy nhiên kết cấu ghi chép hai sổ này lại giống nhau. Tạo nên sự trùng lặp trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tốn thời gian trong việc ghi chép. Theo em, từ các sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng mặt hàng các số liệu được tập hợp vào chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi tháng như em đã trình bày ở trên. Từ đó sẽ được vào sổ cái tài khoản 632, sổ cái tài khoản 511 là dễ hiểu và đầy đủ. Việc lập thêm sổ kế toán chi tiết tài khoản 632, tài khoản 511 như vậy là không cần thiết. Vì thế, kế toán không cần mở để giảm bớt công việc ghi chép, tiết kiệm được công sức và thời gian. Mặt khác, do nghiệp vụ nhập, xuất hàng của Công ty phát sinh rất nhiều, vì vậy việc mở chứng từ ghi sổ khi tập hợp các nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, xuất kho hàng hoá mỗi tháng một lần thì không hợp lí, công việc tập hợp vào cuối mỗi tháng sẽ rất nhiều, dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy, kế toán nên lập chứng từ ghi sổ định kì ví dụ như 5 ngày lập một lần. Đến cuối mỗi tháng sẽ tập hợp các chứng từ ghi sổ này để làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu với sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Như vậy, sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn và giảm bớt số lượng công việc kế toán vào cuối mỗi tháng. 3.3.7. Về tin học kế toán Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, đòi hỏi trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời là rất cần thiết. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin ,hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này và các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau rất gay gắt. Vì vậy, đòi hỏi kế toán phải đưa ra được các thông tin nhanh chóng, chính xác giúp cho các nhà quản trị có thể đựa vào đó để đưa ra các quyết định kịp thời, phù hợp với tình hình thị trường. Muốn làm được điều đó cần thiết kế toán phải được trang bị các phương tiện làm việc đầy đủ, hiện đại để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tại Công ty đã trang bị cơ sở vật chất, kĩ thuật để đảm bảo cho kế toán nói riêng và các nhân viên trong Công ty nói chung hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Tuy nhiên nếu được áp dụng phần mềm kế toán hoàn thiện, kế toán chỉ cần cập nhật số liệu khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích, thực hiện lệnh, phần mềm kế toán và máy tính sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán liên quan, tính ra kết quả hoạt động cuối kỳ kế toán và in ra báo cáo.....thì khối lượng công việc của kế toán sẽ được giảm đi rất nhiều và thời gian hoàn thành công việc sẽ nhanh hơn, chính xác hơn gấp nhiều lần. Và thông qua đó sẽ thúc đẩy tiến độ hoạt động kinh doanh của Công ty nhanh hơn. Với phần mềm kế toán hiện nay Công ty đang sử dụng là AT – Soft cũng đã thể hiện rất nhiều ưu điểm trong việc quản lí và mọi nhân viên trong Công ty đã quen sử dụng, tiếp cận. Vì vậy, từ phần mềm kế toán này có thể nghiên cứu phát triển lên để cho phần mềm trở nên hoàn thiện hơn. Như thế sẽ không tốn kém thêm chí phí mua phần mềm mới và khi phổ biến cho nhân viên sẽ tiếp cận dễ dàng hơn. Hoặc Công ty cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán mới bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán AT – Soft là phần mềm kế toán Misa. Đây cũng là một phần mềm kế toán phổ biến ,hoàn chỉnh, đơn giản, dễ sử dụng, thuận lợi cho việc quản lí, theo dõi, hạch toán đối tượng kế toán. Kết luận Với toàn bộ nội dung từ lí luận cơ sở đến thực trạng kết toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI mà em đã trình bày ở trên đã thể hiện thấy rõ tầm quan trọng của công cụ quản lí kinh tế kế toán trong Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế Quốc dân nói chung. Đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, Nhà nước ta tăng cường khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp bước vào hoạt động kinh doanh để nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển thì kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng lại càng phát huy hết tác dụng của mình trong việc giúp cho các nhà quản trị tìm lời giải đáp cho bài toán lợi nhuận của mình. Với đề tài: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI trong chuyên đề tốt nghiệp của mình em đã hiểu rõ được kiến thức được học tập, nghiên cứu tại trường về tổ chức công tác kế toán, cách thức hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán và hiểu rõ hơn những vấn đề này vận dụng trong thực tế như thế nào cho phù hợp và linh hoạt. Qua đó thấy được một số tồn tại và đưa ra ý kiến đóng góp của mình. Đồng thời qua thời gian thực tâp em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm để chuẩn bị cho công việc của mình sau này. Với đề tài này em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo ThS. Nguyễn Đào Tùng và sự hướng dẫn, tạo điều kiện của các anh chị phòng kế toán tại Công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo và các anh chị phòng kế toán cũng như các anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. PGS. TS. Nguyễn Thị Đông - Lí thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội năm 2003 2. PGS. TS. Đặng Thị Loan - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Nhà xuất bản thống kê, năm 2004 3. PGS.TS. Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ – Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới – Nhà xuất bản thống kê Hà Nội 2003 4. TS. Nguyễn Văn Bảo - Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nhà xuất bản tài chính, năm 2004 5. TS. Võ Văn Nhị – Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, kế toán thuế, sơ đồ hạch toán kế toán – Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội năm 2003 6. TS. Nguyễn Minh Phương, TS. Nguyễn Thị Đông – Giáo trình Kế toán quốc tế – Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội 2002 7. ThS. Nguyễn Phú Giang – Kế toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ – Nhà xuất bản tài chính, năm 2004 8. Lê Đức Cường – Hệ thống chuẩn mực kế toán và sơ đồ kế toán hướng dẫn thực hiện – Nhà xuất bản tài chính, năm 2005 9. Nguyễn văn Nhiệm - Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính trong doanh nghiệp thương mại - Nhà xuất bản thống kê năm 2004 10. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội năm 2002 11. Hướng dẫn về chứng từ kế toán và sổ sách kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội năm 2004 12. Bài giảng môn học lí thuyết hạch toán kế toán, tổ chức hạch toán kế toán, kế toán tài chính doanh nghiệp PHụ LụC: Hệ thống tài khoản kế toán SH Tên TK Ghi chú Loại TK 1: Tài sản lưu động 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 144 Cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn 156 Hàng hoá Loại TK 2: Tài sản cố định 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình Loại TK 3: Nợ phải trả 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ đến hạn trả 331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp 3331 Thuế GTGT đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y Từ Loại TK 4: Nguồn vốn chủ sở hữu 411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi Loại TK 5: Doanh thu 511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính Loại TK 6: Chi phí sản xuất kinh doanh 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí hoạt động tài chính 642 Chi phí quản lí kinh doanh Loại TK 7: Thu nhập khác 711 Thu nhập khác Loại TK 8: Chi phí khác 811 Chi phí khác Loại TK 9: Xác định kết quả kinh doanh 911 Xác định kết quả kinh doanh Mục lục Trang Danh mục các từ viết tắt Danh mục các từ viết tắt CNTT CN CP CPĐTXD CPBH CPQLDN CPQL DP DT ĐG ĐT ĐV ĐVT GD GTGT HĐ HTK KHTN KH ::::::::::::::::::: Công nghệ thông tin Chi nhánh Cổ phần Cổ phần đầu tư xây dựng Chi phí bán hàng Chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lí Dự phòng Doanh thu Đơn giá Đầu tư Đơn vị Đơn vị tính Giao dịch Giá trị gia tăng Hoá đơn Hàng tồn kho Khoa học tự nhiên Khấu hao KT KKTX MH MST NK NH PGĐ PS SH SL STT TGNH TKĐƯ TK TM TNHH TT TSCĐ UBND ::::::::::::::::::: Kế toán Kê khai thường xuyên Mã hàng Mã số thuế Nhập khẩu Ngân hàng Phó giám đốc Phát sinh Số hiệu Số lượng Số thứ tự Tiền gửi ngân hàng Tài khoản đối ứng Tài khoản Thương mại Trách nhiệm hữu hạn Thành tiền Tài sản cố định ủy ban nhân dân Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ************** Nhận xét của c ông ty Hà nội ,ngày tháng 06 năm 2006 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ************** Nhận xét của giáo viên Hà Nội, Ngày…..tháng 08 năm 2006 ._.