Tổ chức công tác Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Sông Lô

hàng đầu, vì vậy việc tiêu thụ sản phẩm tốt, xác định chính xác kết quả kinh doanh thì doanh nghiệp mới có thể thực hiện việc sản xuất kinh doanh thường xuyên liên tục.Thực hiện tốt việc bán sản phẩm sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hồi nhanh vốnđã bỏ ra, thanh toán được mọi chi phí trong quá trình sản xuất và góp phần tích luỹ tái sản xuất mở rộng nâng cao năng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó hoạt động bán hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phất triển của doanh nghiệp đó. Hoạt động bán hàng diễn ra rất phức tạp bởi nó chịu sự chi phối của rất nhiều mối quan hệ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, tồn tại.Vì vậy để đạt được hiệu quả trong hoạt động bán hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống quản lý đồng bộ kết hợp với cơ chế hạch toán phù hợp. Đây chính là công cụ điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh phải thực hiện tốt công tác bán hàng một cách khoa học, hợp lý vì đây là điểm mấu chốt để giải quyết các vấn đề của doanh nghiệpcó hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh hay không chính là nhờ vào sự chính xác đầy đủ kịp thời của công tác kế toán bán hàng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng sau một thời gian thực tập tạI công ty cổ phần Sông Lô, và quá trình học tập tại trường dưới sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa kế toán với mục đích nâng cao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã học trong thực tế nên em đã chọn chuyên đề thực tập là :”Tổ chức công tác kế toán bán hàng”. Nội dung chuyên đề thực tập bao gồm: Phần I : Lý luận chung về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Phần II Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Sông Lô. Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Sông Lô. PHẦN I Lý luận chung về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng. I.Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội nói chung và trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng. 1.Bán hàng. Hàng là một khái niệm chung dùng để chỉ hàng hoá sản phẩm đem tiêu thụ. sản phẩm có thể là thành phẩm lao cụ, dịch vụ, thậm chí là bán thành phẩm đang trên dây chuyền sản xuất nhưng vì một lý do nào đó được đem ra tiêu thụ. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm, lao cụ dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đựoc tiền hay được quyền thu tiền. Xét về mặt chu chuyển vốn thì bán hàng là qúa trình chuyển từ vốn thành phẩm hàng hoá thành vốn bằng tiền (H-T). Kết thúc quá trình này khách hàng được hàng để thoả mãn nhu cầu của mình còn doanh gnhiệp thu được tiền để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó bán hàng xét trên phạm vi nền kinh tế quốc dân thì nó là điều kiện để tiến hành sản xuất sản phẩm xã hội. Xét trong hoạt động sản xuất kinh doanh bán hàng còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu…Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng tồn tại hai chức năng mua bán. Hai chức năng này có sự liên hệ chặt chẽ với nhau : mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng. Như vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường. Chỉ có thông qua việc bán hàng giá trị sản phẩm dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng đựợc mở rộng.Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.Kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí tạo ra doanh thu đó trong một kỳ. Kết quả bán hàng =Doanh thu thuần-Giá vốn hàng bán-Chi phí. Chi phí = Chi phí bán hàng +Chi phí quản lý doanh nghiệp. Doanh thu thuần =Doanh thu – Doanh thu hàng trả lại -Giảm giá hàng bán. *Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Trong điều kiện các doanh nghiệp vừa và nhỏ được thành lập với số lượng lớn và nhanh chóng với mục đích tăng cường sản xuất ra nhiều loại hàng hoá cung cấp đa dạng phong phú đáp ứng nhu cầu lớn và ngày càng cao của người tiêu dùng thì đòi hỏi nhà cung cấp phải cạnh trnah để không những bán được nhiều sản phẩm mà còn phải tồn tại và ngày càng phát triển mở rộng thị trường kinh doanh củng cố và khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Như vậy quá trình tiêu thụ sản phẩm là một trong những hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và liên quan tới các doanh nghiệp thương mại nói riêng.Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng. Bán hàng tự bản thân nó không phảI là quá trình sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hang hoá sẽ được đưa đến tận tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng về cơ cấu và chất lượng hàng hoá. Việc tiêu thụ góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng Thực hiện tốt công tác bán hàng giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng, làm cho tốc độ chu chuyển vốn lưu động từ bên ngoài, do đó giảm chi phí về vốn. Doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có doanh thu để bù đắp chi phí thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, các đối tượng có liên quan. Kết quả cuối cùng của thương mại tính bằng mức lưu chuyển hàng hoá mà việc lưu chuyển hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán nhanh hay chậm. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Như vậy bán hang sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất. Trên góc độ toàn bộ nền kinh tế quốc dân doanh nghiệp đóng vai trò một đơn vị kinh tế cơ sở. Sự lớn mạnh của doanh nghiệp sẽ góp phần ổn định và phát triển nền kinh tế tạo điều kiện thuận lợi thực hiện mục tiêu chung của quốc gia. Hàng hoá của doanh nghiệp thương mại được lưu thông trên thị trường đồng nghĩa với việc xã hội thừa nhận kết quả lao động của doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường. II.Yêu cầu quản lý bán hàng và xác định kết quả. Hàng hoá có thể được luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp giữa các đơn vị thành viên hoặc lưu chuyển ra ngoài để tiêu thụ.Việc xác định đúng đắn hàng hoá được coi là hàng bán có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá. Hàng được coi là hàng bán phảI đảm bảo các điều kiện sau: -Phải được tiêu thụ thông qua phương thức mua và thanh toán tiền hàng thêo một thể thức nhất định. -Phải có sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá. -Hàng bán ra phải là hàng đã được thanh toán hàng mua trước đó hoặc hàng sản xuất để bán. Bên cạnh đó còn một số trường hợp khác còn được coi là hàng bán. -Hàng hoá xuất ra để đổi lấy hàng hoá khác còn được gọi là hàng hoá đổi lưu hay hàng đổi hàng. -Hàng xuất ra để trả lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp. -Hàng hoá hao hụt tổn thất trong khâu bán do bên mau chịu. Để nắm bắt được đặc điểm hàng hoá và thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá thì công tác quản lý nghiệp vụ bán hàngvà xác định kết quả kinh doanh thoả mãn yêu cầu sau: -Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bán hàng cho từng thời kỳ. Trong quá trình thực hiện kế hoạch cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể để có biện pháp kịp thời thúc đẩy việc bán hàng. -Quản lý chặt chẽ thường xuyên về giá cả: là một công tác quan trọng trong quá trình bán hàng, việc định giá và thực hiện giá bán là nội dung trọng tâm. Việc phản ánh giá cả hàng hoávào sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ xuất nhập hàng hoá, các chứng từ thanh toán tiền hàng, các chứng từ này phải hợp pháp và có sự xác nhận của hai bên mua bán. Mặt khác quản lý giá cả hàng hoá còn giúp phục vụ cho công tác kế toán hàng hoá trong hoạt động kinh doanh. -Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng từng thể thức thanh toán, từng thành phần đem bán và từng khách hàng, thu hồi nhanh chóng tiền hàng tránh tình trạng chiếm dụng vốn. -Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. -Thoả mãn được yêu cầu đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần tăng nguồn thu cho Ngân sách Nhà nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển. -Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau vì vậy giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá kết quả kinh doanh của từng mặt hàng thì việc xác định kết quả bán hàng phảI được thực thực hiện cho từng mặt hàng. III.Nguyên tắc chung để hạch toán kế toán bán hàng. Các nguyên tắc kế toán là những công bố về kế toán dựa trên cơ sở các chuẩn mực về kế toán quốc tế và được quốc tế thừa nhận nó bao gồm 12 nguyên tắc sau: Nguyên tắc tập thể kinh doanh. Nguyên tắc này quyết định bất kỳ một đơn vị kinh tế nào hoạt động thì phảI ghi chép tổng hợp vào báo cáo. 2.Nguyên tắc doanh nghiệp hoạt động liên tục: Giả thiết rằng doanh nghiệp hoạt động liên tục : giả thiết rằng doanh nghiệp hoạt động liên tục là doanh nghiệp hoạt động vô thời hạn và ít nhất cũng không bị giải thể trong một tương lai gần. Khi đó việc làm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán phải theo giá gốc về tất cả giá trị tài sản và không phản ánh theo giá thực tế trên thị trường chỉ có giá trị khi doanh nghiệp bị giải thể thì lúc đó khái niệm về doanh nghiệp hoạt động liên tục mới được thực hiện. 3.Nguyên tắc thứoc đo tiền tệ : đây là đơn vị đo đồng nhất để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế quốc dân. 4.Nguyên tắc kỳ kế toán :quy định tài liệu kế toán cung cấp phải mang tính chất khách quan và có thể kiểm tra được tính khách quan này thể hiện qua độ tin cậy của tài liệu kế toán. 5.Nguyên tắc chi phí :Quy định chi phí là tiền đề của doanh thu thực. Do đó việc tính toán tài sản, công nợ, vốn, doanh thu , chi phí phải dựa trên giá trị thực tế khi phát sinh. 6.Nguyên tắc doanh thu thực hiện : Doanh thu là số tiền thu được và được ghi nhận quyền sử dụng khi hàng hoá, lao cụ, dịch vụ được chuyển giao. 7.Nguyên tắc phù hợp. Theo ngyên tắc này thì tất cả giá phí gánh chịu trong việc tạo ra doanh thu bất kể giá phí xuất hiện ở thời kỳ nào thì cũng phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu thực hiện đã ghi nhận. 8.Nguyên tắc nhất quán : thực hiện nguyên tắc này là trong quá trình kế toán tất cả các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực, các phương pháp tính toán phải được thực hiện nhất quán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác, từ phạm vi này sang phạm vi khác. 9.Nguyên tắc công khai :các tài liệu liên quan đến tình hình tài chính, đến kết qủa sản xuất kinh doanh phải được công khai báo cáo.Nguyên tắc này đảm bảo cho những báo cáo tài chính không bị hiểu lầm và đạt kết quả cao. 10.Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu về việc tăng nguồn vốn chủ sở hữu thì phải dựa trên những chứng từ chắc chắn và việc ghi giảm nguồn vốn chủ sổ hữu thì được ghi nhận ngay khi có bằng chứng(Có thể chưa chắc chắn). 11.Nguyên tắc trọng yếu : Nguyên tắc này chỉ chú trọng đến những vấn đềmang tính chủ yếu quyết định nội dung bản chất của sự vật hiện tượng, không quan tâm đến yếu tố ít tác dụng trong báo cáo tài chính của người sử dụng báo cáo. IV.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có các đối tượng là tài sản và sự vận động của tài sản hay tài sản của hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Nó trực tiếp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về qúa trình bán hàng của doanh nghiệp và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: -Ghi chéo đầy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị vốn đã bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng. -Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng kế hoạch lợi nhuận, xác định kết quả bán hàng phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. -Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mốI quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ bổ xung cho nhau cùng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Xuất phát từ những nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu khách quan và nó đòi hỏi phảI bố trí sử dụng lao động hiệu quả. Ở Bộ phận kế toán bán hàng trong mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận kế toán khác. Đòi hỏi việc tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức kế toán trang bị các phương tiện kỹ thuật, xử lý thông tin khoa học, hợp lý vừa phù hợp yêu cầu chính sách chế độ Nhà nước quy định vừa phù hợp với đặc điểm bán hàng, yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo nguyên tắc tiết kiệm, phát huy được vai trò của kế toán trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. B.Nội dung của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả. I.Kế toán bán hàng. 1.Phương thức bán hàng. Hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại được bán ra thông qua các phương thức sau: 1.1.Bán lẻ hàng hoá : Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức cơ quan chức năng mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ, bán hàng theo phương thức này là bán hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đã đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện, phương thức bán lẻ hàng hoá có thể được thực hiện dướI các hình thức sau: a.Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức nàynhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách được áp dụng với quy mô nhỏ, lượng bán không nhiều. b.Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung:là hình thức bán hàng trong đó việc thu tiền và giao hàng là do hai người khác nhau đảm nhận, hình thức này áp dụng với quy mô kinh doanh lớn, lượng khách hàng nhiều. c.Hình thức bán lẻ tự phục vụ(ở các siêu thị): theo hình thức này khách hang ftự chọn lấy hàng hoá và mang hàng đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. d.Hình thức bán lẻ tự động: Trong đó các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoạc một vài hàng hoá nào đó, thường đặt ở những nơi công cộng, sau khi khách hàng bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy tiền ra cho khách. e.Phưong thức bán hàng trả góp :Hình thức bán hàng trả góp là một hình thức bán hàng làm tăng doanh thu phù hợp với nhu cầu của dân cư. Bán hàng trả góp là một phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua phải thanh toán tiền lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần tiền hàng, số còn lại người mau chấp nhận trả dần vào các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường ssố tiền phải trả ở kỳ sau bằng nhau trông đó bao gồm doanh thu gốc và phần lãi trả chậm. Theo phương thức này hàng được giao cho người mua hàng được xác định ngay là tiêu thụ. Doanh nghiệp bán trả góp nộp thuế GTGT trên giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT của số hàng đó (không bao gồm trả góp) không tính theo số tiền trả góp từng thời kỳ. f.Phương thức bán hàng đại lý. Đây là phương thức mà chủ hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Bên nhận đại lý sẽ được hưởng hoa hồng từ việc nhận đại lý. Theo luật thuế nếu bên nhận đại lý bán hàng theo đúng giá của bên giao quy định thì phần hoa hồng được hưởng không chịu thuế GTGT,tất cả các khoản thế GTGT phảI nộp đêu do bên chủ hàng chịu, còn nếu bên nhận đại lý bán hàng hưởng khoản chênh lệch giá thì bên nhận đại lý phải chịu thuế GTGT theo phạm vi doanh thu của mình. 1.2.Bán buôn hàng hoá. Là phương thức bán hàng cho các doanh nghiệp thương mại khác hoặc các đơn vị sản xuất…để thực hiện bán ra hoặc để ra công chế biến bán ra, hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá vãn chưa được thực hiện. Các hình thức bán buôn: a.Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho còn được thể hiện dưới hai hình thức: -Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua, sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ hàng hoá được xác định tiêu thụ. -Bán buôn theo kho qua hình thức gửi hàng : căn cứ vào hơp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp xuất kho hàng hoá dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài để chuyển hang hoá đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó mà hai bên đã quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp chỉ khi nào bên mua kiển nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển là do bên mua hoặc doanh nghiệp chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển thì doanh nghiệp phải thu tiền của bên mua. b.Phương thức bán buôn hàng hoá vậnc huyển thẳng : Theo phương thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua, phương tức này được thể hiện dưới hai hình thức : -Hình thức giao hàn trực tiếp (giao tay ba). Theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ giao hàng trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho của người bán. Sau khi giao nhận đại diện của bên mua ký nhận đủ hàng, bên mau thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợhàng hoá được xác định là tiêu thụ. -Hình thức vận chuyển thẳng (chuyển bán hay gửi bán) theo hình thức này doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ dùng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận, hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bán mau thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới xác định được tiêu thụ. 2.Phương pháp tính giá hàng xuất bán. Trong quá trình kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh và trị giá vốn còn lại cuối kỳ, kế toán cần xác định được trị giá hàng xuất kho trong kỳ. Về nguyên tắc giá thực tế của hàng xuất kho phảI tính trên cơ sở giá mua nhập kho. Tuy nhiên cần căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp tính hàng xuất kho cho phù hợp. Các phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng : -Đơn giá thực tế bình quân gia quyền : PHẦN II Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Sông Lô I. Đặc điểm tình hình chung của công ty Sông Lô. 1.Quá trình hình thành và phát triển. Công ty cổ phần Sông Lô tên giao dịch đối ngoại là SONG LO JOINT STOCK COMPANY là công ty thuộc hình thức công ty cổ phần hoạt động theo luật doanh nghiệp và các quy định khác của nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0130116 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cầp ngày 08 tháng 12 năm 2005. Nghành nghề công ty kinh doanh: -Sản xuất buôn bán vật liệu xây dựng. -Sản xuất buôn bán vật tư, phụ kiện, thiết bị máy văn phòng, thiết bi điện, điện công nghiệp, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị văn phòng thí nghiệm, văn phòng phẩm. -Sản xuất buông bán các loại máy móc thiết bị, phụ tùng phục vụ cho nghành công-nông-lâm-ngư nghiệp, giao thông, thuỷ lợi. -Buôn bán chuyển giao các sản phẩm phần mền, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học, điện tử viễn thông. Trụ sở chính của công ty : Số 6 ngõ 105 đường Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Tuy mới được thành lập trong thời gian ngắn nhưng công ty cổ phần Sông Lô đã khẳng định được mình trên thị trường, đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của xã hội. 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn. 2.1.Chức năng. Công ty cổ phần Sông Lô là công ty cổ phần hoạt động theo luật doanh nghiệp có chức năng tổ chức và thực hiện lưu thông hàng hoá phục vụ cho các tổ chức, đơn vị và cá nhân trên địa bàn thủ đô và các tỉnh, thành phố khác bằng công việc xác định nhu cầu thị trường, tìm nguồn hàng mua vào, sản xuất quá trình dự trữ, bán ra cho gnười tiêu dùng cả bán buôn và bán lẻ. 2.2.Nhiệm vụ. Công ty cổ phần Sông Lô với chức năng như trên, công ty thực hiện một số nhiệm vụ sau: -Tổ chức sản xuất, mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công. -Tổ chức mạng lưới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và cá nhân trong nước. -Tổ chức công tác bảo quản hàng hoá đảm bảo lưu thông hàng hoá thường xuyên liên tục ổn định trên thị trường. -Quản lý khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn,đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nứocqua việc nộp thuế. 2.3.Quyền hạn. Công ty cổ phần Sông Lô có những quyền hạn cơ bản sau: -Được ký kết các hợp đồng kinh tế với tổ chức cá nhân trong và gnoài nước. Được quản lý và sử dụng vốn tài sản của công ty theo chế độhiện hành của nhà nước. -Được chủ động định giá bán hàng phù hợp với giá cả thị trường và với chính sách của Nhà nước. -Được tham gia hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. -Được mở tài khoản vay vốn tại Ngân Hàng. 3.Mạng lưới kinh doanh của công ty. Do đặc điểm phạm vi kinh doanh của công ty chủ yếu là sản xuất mua bán vật liệu, thiết bị phục vụ cho nhu cầu của các đơn vị, các cửa hàng và dân cư. Vì vậy khâu tiêu thụ hàng hoá là khâu then chốt và được công ty đặc biệt quan tâm. Nắm bắt được nhu cầu của thị trường công ty không ngừng phát triển mạng lưới kinh doanh nhằm đáp ứng những điều kiện cần thiết của nền kinh tế mặt khác đem lại hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Hàng hoá của công ty bao gồm nhiều chủng loại, mặt hàng chất lượng tốt và được sản xuất ở nhiều nước khác nhau. Nhờ sự nhạy bén trong kinh doanh hiện nay công ty không những có chỗ đứng vững chắc trên thị trường mà còn có nhiều bạn hàng thường xuyên lớn nhỏ : công ty cơ khí lắp máy điện nước, công ty TNHH Ngôi Sao Sáng…. 4.Đặc điểm về vốn kinh doanh. Công ty CP Sông Lô được thành lập với số vốn điều lệ là 1989.000.000. Cùng với sự hoạt động của công ty số vốn kinh doanh cũng tăng dần. Với sự tăng của vốn kinh doanh cho ta thấy công ty đang trên đà đi lên và ngày càng phát triển giữ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. 5.Tình hình lao động và tổ chức bộ máy. 5.1.Tình hình lao động. Số công nhân của công ty có 27 người trong đó nhân viên quản lý là 9 người chiếm 33,33% tổng số nhân viên trong công ty. Công ty không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh nhằm cải thiện thu nhập bình quân của công nhân viên. 5.2.Tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo nguyên tắc lãnh đạo trực tiếp chức năng, nhân viên các phòng ban đều chịu sự lãnh đạo của giám đốc. Tổ chức bộ máy gôm: -Hội đồng quản trị: là cơ quan thường trực thay mặt cổ đông quyết định các hoạt động của công ty. -Ban kiểm soát: từ 3 đến 5 người thay mặt cổ đông giám sát các hoạt động của công ty đảm bảo quyền lợi của các cổ đông và không là thành viên của hội đồng quản trị. -Ban Giám Đốc gồm có GĐ và 2 PGĐ. GĐ công ty là người đứng đầu bộ máy, điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự chỉ đạo của hội đồng quản trị, lập kế hoạch và ra các quyết định, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty, phụ trách trực tiếp các phong ban thuộc công ty. GĐ công ty là đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT,TGĐ và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty về điều hành hoạt động của công ty giúp việc cho GĐ và 2 PGĐ. PGĐ giúp GĐ điều hành công ty theo sự phân công và uỷ quyền của GĐ công ty chịu trách nhiệm trước GĐ công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công uỷ quyền. Dưới GĐ là các phòng ban chức năng: -Phòng kinh doanh: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của BGĐ, có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo công tác kinh doanh của công ty,giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng. -Phòng Kế Hoạch-Kỹ Thuật tham mưu giúp việc cho GĐ công ty, và chịu trách nhiệm về công tác khoa học kỹ thuật, nên kế hoạch sản xuất kinh doanh…và các công tác về kỹ thuật của công ty. -Phòng kế toán: có trách nhiệm giúp đỡ GĐ trong việc lập các chứng từ sổ sách, thu chi, báo cáo với GĐ về kết quả sản xuất kinh doanh theo chế độ kế toán nhà nước, quy chế của công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước GĐ công ty về mọi quyết định tài chính trong toàn công ty. -Phòng Hành chính: tham mưu cho GĐ xây dựng và áp dụng các chế độ quy định về quản lý, sử dụng lao động trong công ty,chịu trách nhiệm trước pháp luật trước GĐ công ty trong quản lý nhân sự. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Phòng kinh doanh Phòng KH-KT Phòng kế toán Phòng hành chính Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Giám Đốc Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 6.Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty. 6.1.Đặc điểm của bộ máy kế toán tại công ty: Phòng kế toán được trang bị 4 máy vi tính để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Nội dung chính của công tác kế toán tại công ty là tổ chức hạch toán đầu ra và đầu vào, xác định được kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Các công việc kế toán bao gồm: -Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá. -Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá. -Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ. -Theo dõi tình hình hoạt động dịch vụ. Từ đặc điểm kinh doanh hàng hoá và đặc điểm của bộ máy quản lý công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Mọi công việc đều tập trung ở phòng kế toán của công ty, phòng kế toán ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cuối tháng lên sổ cái. Bộ máy kế toán của công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán trong phạm vi công ty, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo tập trung, thống nhất trực tiếp từ kế toán trưởng đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán . MÔ HÌNH BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY Kế toán trưỏng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư hàng hoá Thủ quỹ Phòng kế toán công ty gồm: -Kế toán trưởng : phụ trách chung, giúp GĐ công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sính trong quá trình quản lý kinh doanh trong quá trình quản lý. -Kế toán hàng hoá : theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hóa. -Kế toán thanh toán : theo dõi các khoản công nợ với khách hàng. -Thủ quỹ : bảo quẩn tiền và theo dõi phiếu thu, phiếu chi một cách chính xác và trung thực. 6.2.Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán tại công ty: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán do bộ tài chính ban hành bao gồm: -Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT), bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương. -Hệ thống chứng từ hướng dẫn như: giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản giao nhận tài sản cố định. Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty sử dụng là hệ thống các tài khoản kế toán cho doanh nghiệp do bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995 và được sửa đổi bổ sung theo thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ tài chính cụ thể là: Đối với hàng mua sử dụng tài khoản: 1561,1562. Đối với hàng xuất bán sử dụng tài khoản: 511,156,632. Đối với kế toán tiền lương sử dụng tài khoản 334,338. Đối với kế toán thanh toán sử dụng tài khoản :111,112. Theo dõi TSCĐ sử dụng tài khoản: 211,214. 6.3.Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty. Công ty cổ phần Sông Lô là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở giao dịch tại Ngân Hàng. Căn cứ vào quy mô, trang thiết bị, trình độ nhân viên kế toán hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung theo quy định chế độ kế toán do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995. Sổ kế toán bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ thẻ, kế toán chi tiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các mặt hàng cảu công ty đều có thuế GTGT là 10%. Tính gía vốn hàng xuất bán theo phương pháp đơn giá bình quân. SƠ ĐỒ NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sính Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu II. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại công ty CP Sông Lô . 1.Công tác quản lý chung về tiêu thụ hàng hoá ở công ty. 1.1.Đặc điểm của đối tượng và tình hình tổ chức quản lý. Công ty CP Sông Lô là một công ty chuyên kinh doanh các loại vật liệu xây dựng, vật liệu, máy móc thiết bị, phụ tùng phục vụ các ngành công- nông –lâm –ngư nghiệp, giao thông, vụ kiện thiết bị văn phòng thiết bị điện điện tử, tin học, viễn thông, thí nghiệm, văn phòng phẩm….Công ty phục vụ cho mọi đối tượng tầng lớp trong và ngoài nước không hạn chế vế số lượng. Để thuận tiện cho khách hàng công ty đã có thêm dịch vụ vận chuyển hàng hoá, tư vấn giới thiệu sản phẩm giúp khách hàng lựa chọn được mặt hàng phù hợp với yêu cầu của họ. Do tính chất của mặt hàng kinh doanh nên công ty bán hàng chủ yếu theo phương thức giao hàng đúng địa điểm yêu cầu. Hiện nay các hình thức thanh toán ở công ty chủ yếu là: -Hình thức bán hàng thu tiền ngay: theo hình thức này hàn._.