Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần may Hồ Gươm

LỜI NÓI ĐẦU Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế phải luôn luôn sáng tạo để đứng vững trên thị trường. Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụ quản lí tài chính sao cho phù hợp cho từng công đoạn sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất. Xuất phát từ nhu cầu trên, kế toán trở thành công cụ quan trọng, đắc lực trong việc quản lí, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản,vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tài chính cũng như chủ động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của doanh nghiệp nào cũng là tối đa hoá lợi nhuận một cách hợp pháp nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả, Hơn thế nữa phải là hiệu quả càng cao, lãi càng nhiều thi càng tốt. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng hợp lí, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trên cơ sở định mức và dự toán chi phí là biện pháp hữu hiệu nhất để hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm được lao động cho xã hội. Nhận thức được tính thiết thực của vân đề này, trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần may Hồ Gươm, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề gồm ba phần chính: Chương I: Đặc điểm tình hình chung của công ty Cổ phần May Hồ Gươm. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Chương III: Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở Công ty Cổ phần May Hồ Gươm. CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1 Đặc điểm hoạt động của công ty may Cổ phần may Hồ gươm. - Tên đơn vị : Công ty Cổ phần may Hồ Gươm - Tên giao dịch : HOGUOM GARMENT COMPANY - Tên viết tắt : HOGARSCO - Trụ sở chính của công ty : 201- Trương Định- Hai Bà Trưng- Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn : Chủ sở hữu - Hình thức hoạt động : Sản xuất kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Công ty cổ phần may Hồ Gươm được đổi tên từ Công ty may Hồ gươm theo Quyết định số 73/1999/QĐ-BCN của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2000. Công ty may Hồ gươm thành lập theo Quyết định số: 575/QĐ-TCCB ngày 22/04/1997 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam nguyên là Xí nghiệp may thời trang Trương định - Xí nghiệp thành viên của Công ty dịch vụ thương mại số I trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt nam được xây dựng trên cơ sở xưởng may 2 của Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ may phía Bắc thuộc Tổng công ty sản xuất - xuất nhập khẩu may ( đã giải thể và sát nhập ). Hiện nay, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã có 5 xí nghiệp thành viên đặt tại Hà Nội, Hưng Yên, Hải Phòng với hơn 2500 cán bộ công nhân viên, trên 2400 máy may công nghiệp, máy chuyên dùng hiện đại của Nhật, Đức,...chuyên sản xuất một số mặt hàng chủ yếu như: áo sơ mi, áo jăcket, quần âu, Jean, quần áo trẻ em, áo váy... Cùng với sự mở rộng quan hệ giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia trong khu vực cũng như trên toàn Thế Giới , Công ty Cổ phần may Hồ Gươm cũng không ngừng tự hoàn thiện, đổi mới máy móc, trang thiết bị, mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm khai thác và mở rộng thị trường Quốc tế. Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty hiện nay là Châu Âu, Nhật, và một số nước Trung Mỹ. Hoạt động trong cơ chế thị trường với sự điều tiết vĩ mô của nhà nước cũng như sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên, công ty Cổ phần may Hồ Gươm đang ngày một phát triển và lớn mạnh không ngừng thể hiện qua bảng số liệu sau: Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu của công ty Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004 Kế hoạch 1. Tổng doanh thu Tr.đồng 77.000 95.973 100.000 2. Giá trị SXCN Tr.đồng 56.542 75.847 72.000 3. Tổng thu nhập Tr.đồng 14.402 18.266 17.903 4. Thu nhập b. quân đồng/1ng 815.331 874.000 900.000 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. Công ty cổ phần May Hồ Gươm là đơn vị sản xuất kinh doanh, độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, và được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp từ trên xuống dưới. Theo mô hình này thì mọi hoạt động của toàn công ty đều chịu sự hoạt động thống nhất của giám đốc. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM Phòng KH - XNK Phòng Kỹ thuật Xí nghiệp1 Phòng KTTV Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Phòng Kinh doanh  Xí nghiệp 4 Văn phòng Xí nghiệp 5 Lượng cán bộ, công nhân viên được bố trí như sau: - Hội đồng quản trị - Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc - Phó Tổng Giám đốc - Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu - Phòng kinh doanh - Phòng kế toán. - Phòng kỹ thuật. - Văn phòng công ty - Phòng quản lý xưởng - Phân xưởng sản xuất. 2.1. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. 2.2. Tổng Giám đốc Tổng giám đốc là người đại diện pháp lý của Công ty là người điều hành hoạt động Kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết qủa sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. 2.3. Phòng Kế hoạch - xuất nhập khẩu: Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong nước và ngoài nước, có trách nhiệm lập các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu của công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lý việc cung ứng vật tư. Đồng thời xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động kế hoạnh sản xuất kinh doanh, cân đối đảm bảo tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng, kiểm tra xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật tư cấp phát và sản phẩm nhập kho đối với các phân xưởng, tổ chức việc vận chuyển chuyên chở sản phẩm hàng hoá, vật tư đạt hiệu quả cao nhất. 2.4. Phòng kế toán tài vụ: - Chức năng: Tham mưu cho giám đốc đồng thời quản lý đồng thời huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và hiệu quả cao nhất, hạch toán bằng tiền mọi hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi, giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính. Chịu trách nhiệm đòi nợ thu hồi vốn. Đồng thời là lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản,v.v... Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho người quản lý để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. 2.5. Phòng kỹ thuật - KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm) - Chức năng: Phòng kỹ thuật có chức năng xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty, quản lý các việc các hoạt động của công ty. - Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là tiếp nhận, phân tích các thông tin khoa học kinh tế mới nhất, và xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng của sản phẩm. Tiến hành nghiên cứu chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới, đồng thời tổ chức đánh giá, quản lý các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong công ty. Và tổ chức các cuộc kiểm tra xác định trình độ tay nghề của công nhân viên..vv.. 2.6. Văn phòng công ty: Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của toàn công ty, tiếp nhận các công nhân mới giao xuống phân xưởng, tổ sản xuất và giải quyết các vấn đề chế độ hành chính đồng thời lập các kế hoạch đào tạo tiếp nhận nhân sự và nâng cao tay nghề công nhân. Phụ trách các hạng mục đầu tư về cơ sở vật chất trong công ty. Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự trong công ty. 2.7. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm khách hàng trong nước, thiết kế mẫu trong nước. Phụ trách khâu bán hàng nội địa. III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. Công ty Cổ phần may Hồ Gươm có các xí nghiệp thành viên, xong các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân, không tổ chức hạch toán riêng. Xuất phát từ đặc điểm trên để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, Công ty Cổ phần may Hồ Gươm đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung toàn công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu tập hợp số liệu ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán... Tại các xí nghiệp có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện, hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ, thu thập ghi chép vào sổ kế toán. Cuối tháng chuyển chứng từ cùng các báo cáo về phòng kế toán tài chính của công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Về mặt nhân sự bộ máy kế toán gồm có: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, phó phòng kế toán và các nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán khác như: kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán doanh thu... - Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ sau: + Hướng dẫn, kiểm tra, thu thập đầy đủ, kịp thời các chứng từ kế toán + Giúp tổng giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong Công ty ghi chép đầy đủ, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như mọi lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán toàn Công ty. + Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Kiêm kế toán nguồn vốn, công Kế toán vật tư, tập hợp chi phí và tính giá thành  Kế toán tiền lương kiêm thủ Kế toán tiền gửi ngân hàng, doanh thu bán  Kế toán tiền mặt ♦ Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ). - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi sang các đồng tiền khác: Theo tỷ giá công bố của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá lại TSCĐ: Theo quy định của Nhà nước. + Phương pháp khấu hao: Theo thông tư số 1062/TC/QĐ CSTC ngày 14/01/1996 của Bộ Tài chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: Theo thành phẩm nhập kho. + Phương pháp xác định hàng tồn kho: Cuối kỳ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp áp dụng tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định của Nhà nước. IV. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT CƠ BẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. 4.1. Phương hướng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, ngành dệt may Việt Nam đã xây dựng chương trình “đầu tư phát triển tăng tốc”mười năm(2001-2010),nhằm tăng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt maycả nước lên 2 đến 4 lần: tổng số lao động đạt 3- 4 triệu người và nâng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm từ 25% năm 2000 lên 50% vào năm 2005 và 75% vào năm 2010. Trong đó công ty Cổ phần may Hồ Gươm- một thành viên thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam cũng xây dựng phương hướng và những nhiệm vụ chủ yếu trong thời kì đổi mới: - Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, phát triển thêm những loại sản phẩm mới. - Mở rộng thị trường, phát triển thêm những thị trường mới,đẩy mạnh xuất khẩuvà tăng tỷ lệ nội địa hoá sản phẩm. - Ngoài việc sản xuất một số mặt hàng chủ lựcnhư: áo jăcket, á sơ mi, quần âu, Công ty sản xuất và tiến hành kinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy môkinh doanh đa dạng hoá một số sản phẩm khác nhằm phát triển mở rộng quy mô, nâng cao đời sống và tạo thêm việc làm cho cán bọ công nhân viên của công ty. Để thực hiện các nhiệm vụ này, hàng năm công ty đều đặt ra kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và cứ mỗi cuối kì đều kiểm tra nghiên cứu điều chỉnh. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được xác định, Công ty cần phải lỗ lực nhiều để giành thắng lợi trong cạnh tranh. Khi mà một số mặt hàng với nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất, gia công thì một yêu cầu đặt ra là công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải chặt chẽ, hợp lý tiết kiệm chính là biện pháp giúp công ty tăng được tính cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 4.2. Đặc điểm về sản phẩm Công ty Cổ phần may Hồ Gươm chuyên sản xuất quần áo xuất khẩu, hàng bán nội địa chiếm tỷ trọng rất nhỏ với danh mục sản phẩm tương đối đa dạng như áo jắcket,áo sơ mi, áo măng tô, quần âu, quần jean, quần áo trẻ em các loại... Sản phẩm may là loại sản phẩm mà thực thể của nó chủ yếu là nguyên vật liệu: vải các loại, bông, xốp... còn phụ liệu chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ. Tuy nhiên, với các hình thức sản xuất khác nhau cũng như sự đa dạng về chủng loại sản phẩm dẫn đến tỷ lệ nguyên phụ liệu cũng khác nhau. Hơn nữa, tỷ lệ này lại luôn thay đổi, do vậy đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, lô hàng là hết sức phức tạp, làm sao vừa đảm bảo đúng yêu cầu mẫu mã, chất lượng mà vẫn có thể sử dụng nguyên phụ liệu một cách tiết kiệm nhất. Sản phẩm sản xuất với nhiều công đoạn, dây truyền sản xuất phức tạp có nhiều sản phẩm dở dang. Yêu cầu về tính thời trang, mẫu mốt và hình thức của sản phẩm tương đối cao. Từ những đặc điểm chính nêu trên ta có thể thấy để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, tiết kiệm hợp lý trước hết phải quan tâm tơí những đặc tính riêng có của sản phẩm may để từ đó có những biện pháp thích hợp trong công tác quản lý và tính toán định mức của từng loại sản phẩm. 4.3. Đặc điểm về nguyên vật liệu sử dụng: Với các hình thức sản xuất khác nhau, đa dạng của sản phẩm do đó, nguyên vật liệu sử dụng của công ty cũng rất đa dạng và phong phú. Có thể chia nguyên vật liệu của công ty thành hai loại chính: nguyên vật liệu do hãng gia công chuyển sang và nguyên vật liệu do công ty mua ngoài. Vì chủ yếu nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất hàng xuất khẩu do vậy đòi hỏi công tác bảo quản nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. 4.4. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Trong một doanh nghiệp sản xuất vấn đề tăng năng xuất, chất lượng của sản phẩm có hay không, điều đó phụ thuộc vào dây chuyền công nghệ để sản xuất ra sản phẩm đó có cao hay không. Tuy nhiên do điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể tổ chức quy trình công nghệ cho phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp. Từ những điều kiện của công ty mình Công ty cổ phần May Hồ Gươm đã tổ chức cơ cấu sản xuất gồm phân xưởng sản xuất chính, đó là các phân xưởng may. Trong mỗi phân xưởng lại được chia thành từng tổ. Quá trình sản xuất sản phẩm tiến hành theo trình tự sau: + Tại tổ cắt vải được trải ra sau đó đặt mẫu, đánh số, ký hiệu và từ đó cắt thành những sản phẩm sau đó những bán thành phẩm đó được chuyển sang tổ may( hoặc tổ thêu nếu có yêu cầu ). + Tại các tổ may các bán thành phẩm của tổ cắt được tiến hành may theo những công đoạn từ may tay, may cổ, may thêu v.v. theo dây chuyền. + Sau cùng là bước hoàn thành sản phẩm, sản phẩm sau khi may xong được chuyển sang tổ là, KCS. Sau đó được đóng gói, đóng kiện và nhập vào kho thành phẩm. Trong quá trình sản xuất (may) sản phẩm, các tổ may phải sử dụng một số loại nguyên vật liệu phụ ví dụ như: chỉ may, phấn, cúc, khoá, nhãn mác... Quy trình sản xuất sản phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau: Nguyên vật liệu (vải) Cắt - Trải vải - Cắt pha - Cắt gọt - Đánh số May - May cổ - May tay ... - Ghép thành SP Thêu, giặt, mài Nhập kho thành phẩm Đóng gói, đóng kiện Là,KCS, hoàn thiện sản phẩm Vật liệu phụ Sản phẩm của công ty là hàng may mặc, do vậy đối tượng chủ yếu là vải. Từ nguyên liệu vải thô ban đầu để trở thành sản phẩm hoàn thiện phải trả qua các công đoạn như: Cắt, may, là, đóng gói,... Riêng đối với các mặt hàng có nhu cầu tẩy, mài hoặc thêu thì trước khi là và đóng gói còn phải trải qua giai đoạn tẩy, mài hoặc thêu. 4.5. Đặc điểm về thị trường của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm. 4.5.1. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty Qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay Công ty đã thiết lập được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và có quan hệ với hơn 20 nước trên toàn thế giới. Thị trường chủ yếu là Mỹ và một số nước Châu Âu. Ngoài ra, Công ty còn đang mở rộng về quy mô tiêu thụ nội địa với các cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm, các đại lý rộng khắp. Để mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty còn có các chính sách ưu đãi về giá, tỷ lệ hoa hồng. Đặc biệt là thị trường Châu Mỹ đang được mở ra và thị trường một số nước Đông Âu đang được khôi phục. Tuy nhiên để có thể mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tăng trưởng ổn định thì một yêu cầu đặt ra là công tác tổ chức quản lý kinh tế phải chặt chẽ. Trong đó, việc quản lý và hạch toán yếu tố nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng giúp tăng sức cạnh tranh của sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 4.5.2. Thị trường cung ứng nguyên vật liệu của Công ty. Tuy là một công ty chuyên sản xuất hàng gia công xuất khẩu nhưng tỷ lệ sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa ngày một tăng lên. Do vậy, hàng năm Công ty sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn với các nguồn cung ứng đa dạng cả trong nước và nhập khẩu nước ngoài như: Công ty Dệt Nam Định, Công ty Việt Tiến, Công ty Dệt 8/3, Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty vật liệu may Nha Trang, Công ty Kim Won Hàn Quốc một số Công ty của Singapore, Đài Loan. Vì vậy, khi mà mua nguyên vật liệu Công ty cũng phải chịu sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thế giới, hơn nữa khi nhập từ nước ngoài về Công ty còn gặp phải một số trở ngại như: thủ tục hải quan, thuế khoá, gây ứ đọng vốn, thời gian kéo dài, có thể đình đốn sản xuất. Xuất phát từ những khó khăn trên, Công ty đã chủ động ký kết các hợp đồng cung ứng dài hạn với một số khách hàng chuyên sản xuất nguyên vật liệu mà Công ty cần sử dụng trong sản xuất. Một yêu cầu tất yếu đặt ra phải có sự quản lý và hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ, đặc biệt là khâu mua, tiếp nhận nguyên vật liệu khi nhập khẩu hoặc mua trong nước. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. I. ĐẶC ĐIỂM VẬT LIỆU VÀ PHÂN LOẠI VẬT LIỆU. 1.1. Đặc điểm vật liệu. Do đặc điểm sản xuất của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm là vừa sản xuất hàng gia công xuất khẩu, sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa do vậy mà đặc điểm về nguyên vật liệu của Công ty cũng rất đa dạng. Đối với các hợp đồng gia công thì nguyên vật liệu chủ yếu là do bên gia công gửi sang, chỉ có một phần nhỏ nguyên vật liệu có thể bên đặt gia công nhờ mua hộ. Đối với nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng FOB và hàng bán nội địa thì Công ty tự mua ngoài (cả trong nước và nhập khẩu ở nước ngoài). Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần may Hồ Gươm chủ yếu ở dạng: vải các loại, bông, xốp, chỉ may, cúc áo, khoá các loại. Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lượng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý. Đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng và thực thể còn đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì kế toán theo dõi cả mặt lượng và mặt giá trị. 1.2. Phân loại vật liệu. Từ đặc điểm nêu trên ta thấy vật liệu ở Công ty có một khối lượng khá lớn, nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty còn khá đơn giản như sau: - Nguyên vật liệu hàng gia công: Vật liệu do khách mang đến - Nguyên vật liệu thu mua: Do Công ty mua về để sản xuất và Công ty tiến hành phân loại chi tiết như sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm may: vải ngài, vải lót, bông. + Vật liệu phụ: gồm tất cả các loại vật liệu không phải là vật liệu chính như chỉ may, chỉ thêu, thẻ bài...cũng như nhiên liệu, phụ tùng thay thế, văn phòng phẩm, bao bì,... II. ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY. 2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho. 2.1.1. Giá vật liệu nhập kho do bên gia công cung cấp. Như đã đề cập ở trên, giá thực tế của loại vật liệu hàng gia công xuất khẩu nhập kho chính là chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ cảng về đến Công ty. Ví dụ: Theo hợp đồng gia công số007/VNM ngày 24/10/2004, công ty nhận gia công quần soóc nam cho hãng Winmark với 15.000 m vải.Chi phí vận chuyển bốc dỡ kho tàng bến bãi số vật liệu này từ cảng về kho xí nghiệp I hết 2.000.000 đồng 2.1.2. Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 06179 ngày 3/10/2004 công ty mua vải 8834 LH của công ty Dệt 8/3 với tổng giá bán chưa thuế là 111.800.000đ, chi phí vận chuyển bốc dỡ số vải trên là 7.500.000đ. Vậy giá trị thực tế nhập kho của số vải trên là: 111.800.000 + 7.500.000 = 119.300.000. 2.2. Giá thực tế của vật liệu xuất kho. Đối với vật liệu Công ty nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, không theo dõi về mặt giá trị. Đối với nguyên vật liệu Công ty mua ngoài thì khi xuất kho dùng cho sản xuất Công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá thực tế bình quân  Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Trị giá vật liệu = xuất dùng Đơn giá bình quân  Số lượng từng loại vật liệu x xuất dùng trong kỳ Ví dụ: Trong quý IV năm 2004 đối với vải 8834 LH chì có tình hình nhập xuất tồn như sau: - Tồn đầu kỳ: + Số lượng: 500 + Số tiền : 8.400.000 - Nhập trong kỳ: + Số lượng: 4000 + Số tiền: 68.000.000 - Xuất trong kỳ: +Số lượng: 3.800 Tính giá trị vật liệu xuất kho =? Đơn giá bình quân vải = 8834LH chì quý IV/2004 8.400.000 + 68.000.000 500 + 4.000  = 16.978 III. CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC TIÊU DÙNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỒ GƯƠM. Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện. Phòng kỹ thuật thực hiện kiểm tra, ráp lại định mức đối với khung định mức của hàng gia công do bên gia công gửi sang. Thực hiện xây dựng định mức cụ thể chi tiết đối với hàng FOB và hàng bán nội địa. Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa vào các căn cứ kinh tế, kỹ thuật sau: - Căn cứ vào định mức của ngành. - Căn cứ vào thành phần và chủng loại sản phẩm - Căn cứ vào việc thực hiện định mức của các kỳ trước. - Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất tiên tiến. Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tiễn sản xuất của Công ty. Với nhiều chủng loại, đơn đặt hàng, mẫu mã sản phẩm khác nhau có thể theo từng sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng Công ty đều có một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Để tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã ráp và xây dựng xong định mức giám đốc Công ty xem xét và ký duyệt bảng định mức vật tư dùng cho sản xuất. IV. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU. Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ kế hoạch sản xuất của Công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm. Người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh. Đồng thời, căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn vật liệu cho Công ty để lập các phương án thu mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua ở nhiều nguồn ở ngoài, và do đặc điểm của Công ty là nhận gia công cho nên có thể nguyên vật liệu do khách hàng mang tới. Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hưởng tới phương thức thanh toán và giá cả thu mua. Phương thức thanh toán của Công ty chủ yếu thanh toán bằng séc và chuyển khoản. Về giá cả của nguyên vật liệu thu mua thì Công ty do đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế ở mức thấp nhất và nguyên vật liệu phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất. Từ đó, giá cả thu mua nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều công được Công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệu và dịch vụ. Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu thì khâu bảo quản sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời, chất lượng đảm bảo cho quá trình sản xuất cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng. Nhận thức được điều này Công ty được tiến hành tổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu toàn Công ty theo 3 kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là: + Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm các loại vải, lông vũ v.v phục vụ cho sản xuất sản phẩm. + Kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm: Kho này chứa các nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và tạp phẩm như phấn bay, giấy, thoi suốt, kim, chỉ, khoá v.v.. Việc quản lý các kho nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ. Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ. V. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Do đặc tính vật liệu của công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại cả về số lượng, chủng loại và giá trị.Thông thường qua việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, kế toán sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị. Việc hạch toán chi tiết vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của chúng. Vậy để có thể tổ chức thực thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ lên quan đến nhập- xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Hiện nay, kế toán vật liệu của công ty sử dụng các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư... 5.1. Trình tự luân chuyển chứng từ diễn ra ở công ty như sau: 5.1.1. Đối với nhập kho vật liệu. Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng, thủ kho tiến hành nhập vật liệu vào kho, qua kiểm nghiệm của thủ kho ghi số thực nhập và phiếu nhập kho, ghi đơn giá, quy cách vật tư... và cùng người giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên gốc, một liên gửi lên phòng kế toán làm căn cứ để tính giá vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán. 5.1.2. Đối với vật liệu xuất kho Khi các bộ phận sử dụng có nhu cầu về vật liệu, trên cơ sở chứng từ, căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu phòng kế hoạch ra lệnh xuất kho vật liệu. Căn cứ vào đó mà thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên và có chữ ký của:thủ trưởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, kế toán trưởng, người nhận. Một liên giữ lại ở kho, một liên giao cho người nhận vật liệu, một liên gửi cho phòng kế toán làm căn cứ để tính giá vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán. Ví dụ: Hoá đơn GTGT mua vật liệu tại công ty dệt 8-3 như sau: Đơn vị bán hàng: Công ty dệt 8-3 Địa chỉ: Số điện thoại: Mã số : HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: (giao cho khách hàng) Ngày 3/10/2004 Họ tên người mua hàng: Công ty CP may Hồ Gươm Địa chỉ: 201 – Trương Định – Hà Nội  SỐ 06179 STT Tªn HH, DV §¬n vÞ Sè l−îng §¬n gi¸ Thμnh tiÒn 1 V ¶i 8834LH ch× m 4.000 17.000 68.000.000 2 V ¶i 8834LH xanh m 1.500 16.000 24.000.000 3 V ¶i 8834LH rªu m 1.200 16.500 19.800.000 Céng tiÒn hμng 111.800.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 11.180.000 Ghi bằng chữ : Tổng tiền thanh toán : 122.980.000 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên Chuyên đề Tốt nghiệp 20 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 4/10/2004 Số 546 ngày 4 tháng 10 năm 2004 Công ty Dệt 8/3 Theo hợp đồng số 10/KHVT ngày 30/9/2004 Ban kiểm nghiệm gồm có: Đại diện cung tiêu : Trưởng ban Đại diện kỹ thuật : Uỷ viên Đại diện phòng kế toán : Uỷ viên Thủ kho : Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Phương thức kiểm nghiệm: Toàn bộ STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH VẬT TƯ ĐVT SỐ LƯỢNG THEO CT TT KIỂM NGHIỆM ĐÚNG QUY CÁCH PHẨM CHẤT KHÔNG ĐÚNG QUY CÁCH PHẨM CHẤT 1 Vải 8834 LH chì M 2000 2000 2000 0 2 Vải 8834 xanh M 1500 1500 1500 0 3 Vải 8834 LH rêu M 1200 1200 1200 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế toán lập phiếu nhập kho: - Phiếu nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Đơn vị : Công ty CP may Hồ Gươm PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4/10/2004  Mẫu số: 01- VT QĐ số: 1141 TC/ CĐKT Ngày 14/03/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Công ty dệt 8/3 Số 11 Theo hoá đơn số 06179 Ngày 3/10/2004 Nhập tại kho: Nguyên liệu STT Tªn M· sè §¬n vÞ Sè l−îng §¬n gi¸ Thμnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp 1 V ¶i 8834LH ch× m 4000 4000 17000 68.000.000 2 V ¶i 8834LH xanh m 1500 1500 16000 24.000.000 3 V ¶i 8834LH rªu m 1200 1200 16500 19.800.000 Céng 6700 111.800.000 - Phiếu nhập kho nguy._.