Tổ chức công tác hạch toán Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Tây

oanh nghiệp trong nước với Doanh nghiệp nước ngoài mà giữa các Doanh nghiệp trong nước cũng có sự đua tranh quyết kiệt. Để đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất ngoài vấn đề nâng cao và cải tiến kỹ thuật còn đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong đó khâu quản lý chi phí Nguyên vật liệu là rất quan trọng, để làm tốt được việc này thì ngay từ khâu thu mua, nhập xuất, dự trữ đến sử dụng Nguyên vật liệu phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời từ đó đề ra những biện pháp quản lý Nguyên vật liệu nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý và đúng đắn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây, em đã nhận thấy tầm quan trọng của chi phí Nguyên vật liệu cũng như kế toán Nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh và những bức xúc xung quanh việc hạch toán Nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây”. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Phần III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Do thời gian và trình độ có hạn, đặc biệt trong quá trình tiếp cận với vấn đề mới, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán và sự hướng dẫn trực tiếp của Thầy giáo: Nguyễn Quốc Trân và các thầy cố giáo trong khoa kinh tế Viện Đại học Mở Hà Nội, để em hoàn thành tốt chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn. Phần I Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng nào cũng là Nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động do lao động làm ra thì nó mới trở thành Nguyên vật liệu. * Đặc điểm của Nguyên vật liệu: - Về mặt hiện vật: Thì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị: Giá trị của Nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. 2. Phân loại Nguyên vật liệu. Trong Doanh nghiệp sản xuất, Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhóm thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu công tác quản lý và hạch toán phải phân loại Nguyên vật liệu theo những tiêu thức phù hợp. * Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới. Ban thành phẩm mua ngoài được dùng cho mục đích tiếp tục sản xuất ra sản phẩm cũng được coi là Nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn … - Nhiên liệu: Là loại vật liệu được dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạy động máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt … - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà Doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế máy móc thiết bị. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như: gỗ, sắt, thuỷ tinh hoặc phế. Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ được vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng Nguyên vật liệu. Tuy nhiên các phân loại này còn bộc lộ một số nhược điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một Doanh nghiệp, có lúc Nguyên vật liệu chính được sử dụng như vật liệu phụ. * Phân loại theo nguồn gốc hình thành Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được Doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những vật liệu Doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc được biếu tặng, cấp phát. ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng cho từng loại vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh. * Phân loại theo mục đích sử dụng Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý Doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. * Phân loại vật liệu theo đặc trưng vật chất của vật liệu: - Nguyên vật liệu rắn. - Nguyên vật liệu lỏng. - Nguyên vật liệu khí. * Phân loại Nguyên vật liệu theo quan hệ với môi trường, sức khoẻ: - Nguyên vật liệu thông thường. - Nguyên vật liệu độc hại, nguy hiểm. 3. Tính giá Nguyên vật liệu. Tính giá Nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Theo chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chuẩn mực số 01 về kế toán hàng tồn kho quy định các phương pháp đánh giá vật tư hàng hoá tồn kho. Hiện nay có 4 phương pháp tính giá sau: - Phương pháp Nhập trước xuất trước. - Phương pháp Nhập sau xuất trước. - Phương pháp Bình quân gia quyền. - Phương pháp tính theo giá đích danh. Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá vốn vật liệu mua mua sắm, gia công hoặc chế biến. Tuy nhiên, do đặc điểm của Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất và yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu việc tính giá phải được tính giá theo giá thực tế. a. Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá vốn của Nguyên vật liệu được xác định khác nhau. Giá thực tế của Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho …) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Nhưng hiện nay theo quy chế, luật thuế GTGT mới được áp dụng từ ngày 1/1/1999. - Đối với các Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được phản ánh như sau: + Trường hợp vật tư mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn đặc thù cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hoá phản ánh theo giá mua vào không có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu vào. + Trường hợp vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài không có hoá đơn thuế GTGT hoặc có hoá đơn GTGT (theo phương pháp trực tiếp) dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT thì giá trị vật tư hàng hoá dịch vụ mua ngoài được phản ánh theo giá thanh toán. + Trường hợp vật tư mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT, mà không hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật tư được phản ánh theo giá chưa có thuế GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định được số thuế GTGT được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chiụ thuế GTGT và không chịu thế GTGT so với tổng doanh thu. - Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: thì giá vật tư mua ngoài có hoá đơn thuế GTGT và không có hoá đơn thuế GTGT dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá trị thực tế nhập kho được phản ánh theo giá thanh toán, thuế GTGT không được khấu trừ. - Đối với vật liệu do Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Thì trị giá vốn nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế của vật liệu xuấ thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về Doanh nghiệp, công số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến hay còn gọi là giá thanh toán. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh: Là trị giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Phế liệu được tính giá theo giá ước tính. b. Đối với vật liệu xuất kho: Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về Nguyên vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất ở các Doanh nghiệp trong trường hợp kế toán sử dụng giá thực tế của Nguyên vật liệu. Ta có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: * Tính giá trị thực tế Nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế Số lượng x Đơn giá bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập đầu kỳ Gia quyền Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập đầu kỳ Cách tính: Xuất lô hàng nào thì tính giá nhập lô hàng đó. * Tính giá trị thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước. Trị giá thực tế của Nguyên vật liệu xuất dùng Giá thực tế đơn vị của Nguyên vật liệu nhập kho x (theo từng lần nhập) Số lượng Nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo số lượng từng lần nhập) Theo phương pháp này thì cứ lô hàng nào nhập trước thì xuất trước và coi tồn đầu kỳ là lần nhập đầu tiên, vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là vật liệu của những lần nhâp sau cùng. * Tính giá trị thực tế theo phương pháp nhập sau xuất trước. Ta xác định đơn giá thực tế của Nguyên vật liệu theo từng lần nhập. Căn cứ số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá trị thực tế xuất kho. Như vậy, giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ. * Tính giá vật liệu theo giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá được sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán nhập, xuất tồn kho hàng ngày của từng thứ vật liệu được kịp thời và thuận lợi hơn. Giá hạch toán có thể lấy theo kế hoạch hoặc giá trị thực tế cuối kỳ trước. Đặc điểm của giá hạch toán là không có giá trị về mặt thanh, quyết toán và ổn định trong suốt kỳ hạch toán. Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của vật x Hệ số giá Liệu xuất dùng trong kỳ Liệu xuất dùng trong kỳ vật liệu Trong đó: Hệ số giá Trị giá thực tế của vật + liệu tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ vật liệu Trị giá hạch toán của vật + Liệu tồn kho đầu kỳ Trị giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế hay hệ số giá (trong các trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính cho từng nhóm hoặc cả loại Nguyên vật liệu. Từng cách tính giá và phương pháp tính giá thực tế xuất kho đối với Nguyên vật liệu có nội dung ưu điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp. Do đó Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp. 4. Công tác kiểm kê Nguyên vật liệu: a. Mục đích của công tác kiểm kê: Kiểm kê Nguyên vật liệu ở các Doanh nghiệp nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị từng loại Nguyên vật liệu, hiện có, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn và xử lý đúng nguyên tắc những trường hợp mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất. Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nguyên vật liệu. Công việc kiểm kê phải được tiến hành ít nhất một lần trong năm ở mỗi Doanh nghiệp vào cuối năm khi lập báo cáo quyết toán. Công việc được thực hiện bởi hội đồng kiểm kê do Doanh nghiệp lập. Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác kiểm kê Nguyên vật liệu: - Lựa chọn phương pháp kiểm kê thích hợp với từng loại Nguyên vật liệu, dùng các phương tiện đo lường, kiểm tra số lượng và chất lượng từng thứ Nguyên vật liệu. Với những hàng hoá vật tư có đặc điểm đặc biệt phải có công cụ chuyên dùng để thực hiện đo lường khi kiểm kê. - Thành lập hội đồng kiểm kê, đánh giá Nguyên vật liệu. Hội đồng kiểm kê do Doanh nghiệp thành lập ít nhất gồm kế toán trưởng, thủ kho, kế toán vật tư nhân viên kỹ thuật … có nhiệm vụ kiểm kê và đánh giá Nguyên vật liệu tồn kho, kết quả được ghi vào biên bản kiểm kê. b. Hạch toán kết quả kiểm kê. Kết qủa công tác kế toán được tập hợp vào biên bản kiểm kê để từ đó có quyết định xử lý, lập kết quả đánh giá hàng tồn kho. Kế toán tiến hành hạch toán công tác kiểm kê và tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu. * Ghi nhận kết quả kiểm kê: - Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho: Nợ TK 642: Giá trị tài sản thiếu trong định mức. Nợ TK 1381: Giá trị tài sản thiếu ngoài định mức chờ xử lý. Có TK 152 - Phản ánh giá trị tài sản thừa tại kho: Nợ TK 152 Có TK 642: Thừa trong định mức. Có TK 3381: Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý. * Ghi nhận kết quả xử lý tài sản thừa, thiếu: - Xử lý số thiếu: Nợ TK 1381: Phải thu cá nhân. Nợ TK 334: Cá nhân bồi thường trừ vào lương. Nợ TK 821, …: Tính vào chi phí bất thường. Có TK 1381: Xử lý số thiếu. - Xử lý số thừa: Nợ TK 3381: Giá trị thừa đã xử lý. Có TK 411, 421, 721 … 5. Hạch toán dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá là sự xác nhạn về phương diện kế toán một sự giảm giá trị tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Các khoản lập dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với một Doanh nghiệp, vai trò đó được thể hiện trên các phương diện sau: - Phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá đã làm cho bảng cân đối kế toán của Doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. - Phương diện tài chính: Dự phòng giảm giá đã làm giảm lãi của các niên độ kế toán, nên Doanh nghiệp tích luỹ được một số đáng kể đã được phân chia số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã dự phòng khi các co này phát sinh ở niên độ kế toán sau. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của Doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. - Phương diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như là một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu được lập vào cuối các niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tốn kho trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần Giá trị gốc + Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho của hàng tồn kho hàng tồn kho Dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu được lập cho các loại Nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại vật tư, hàng hoá … mà giá trị thường thấp hơn giá đang ghi trên sổ kế toán. Những loại vật tư này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của Doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý chứng minh giá trị của vật tư tồn kho. * Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng hàng tồn kho Số luợng hàng tồn kho đến + Mức giảm giá cần lập cho năm tới Cuối niên độ kế toán hàng tồn kho * Tài khoản hạch toán: Tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ kế toán. Bên Có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ. Dự Có: Số dự phòng đã trích. * Phương pháp hạch toán: - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159: Có TK 721: - Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642(642.6): Có TK 159: - Cuối niên độ kế toán tiếp theo moi biến động về giá cả hàng tồn kho (tăng, giảm) phản ánh ở TK 412. - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng như trên. 6. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu. Xuất phát từ yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và vị trí của kế toán đối với công tác quản lý tài chính trong các Doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán hạch toán Nguyên vật liệu được thể hiện: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Tổng hợp chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Doanh nghiệp đang sử dụng Nguyên vật liệu theo chuẩn mực hàng tồn kho số 02 (Chuẩn mực kế toán ra ngày 09/10/2002 ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính) như sau: + Kế toán chi phí sản xuất chung cố định: • Khi phát sinh chi phí sản xuất chung cố định thì tập hợp chi phí vào Nợ TK 627. • Cuối kỳ phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154 cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường. • Trường hợp sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường thì khoản chi chênh lệch giữa tổng chi phí sản xuất chung cố định thực tế lớn hơn mức sản xuất chung cố định không được tính vào giá thành được ghi nhận vào giá vốn hàng bán TK 632. + Kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho: • Căn cứ vào biên bản mất mát, hao hụt hàng tồn kho kế toán phản ánh vào TK 1381. • Căn cứ vào biên bản xử lý kế toán phản ánh vào TK 111, 112, 334 … + Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: • Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ năm trước thì số chênh lệch kế toán ghi Nợ TK 632, Có TK 159. • Trường hợp ngược lại số chênh lệch nhỏ hơn số lập năm trước kế toán ghi Có TK 632. II. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán. * Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại Nguyên vật liệu trên các tài khoản về sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập, xuất. Như vậy, việc xác định giá trị Nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã được tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra, giá trị Nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại Nguyên vật liệu theo giá trị thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho Doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa Doanh nghiệp và người bán. - Ngoài ra quá trình hạch toán còn được sử dụng một số tài khoản khác như: tài khoản 111, 112, 128, 222, 241, 141, 441, 621, 627, 641, 642 … 2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a. Nhập kho Nguyên vật liệu: - Khi mua Nguyên vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112: Trả tiền ngay Có TK 331, 311, 141 - Khi hàng mua đang đi đường (Nghĩa là chưa có hoá đơn và chưa có phiếu nhập kho) trong tháng khi nhận được hoá đơn kế toán tạm lưu hoá đơn này vào hàng mua dang đi đường. Nếu cuối tháng hàng mua đang đi đường vẫn chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141 Sang tháng sau khi hàng của các tháng trước về nhập kho (có phiếu nhập kho) kế toán ghi: Nợ TK 152: Hàng mua nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642: Hàng mua đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 517: Hàng mua về gửi ngay cho người mua Nợ TK 623: Hàng mua về bán ngay Có TK 151 - Phản ánh chi phí thu mua, vận chuyển Nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111,112, 331 - Khi mua vật liệu nếu được hưởng chiết khấu thì kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 771: Thu nhập hoạt động bất thường - Khi Nguyên vật liệu nhập kho do tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào giá thành thực tế vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 - Khi thu hồi Nguyên vật liệu trước đây mang đi góp vốn liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128, 222 - Khi nhận vốn góp liên doanh bằng Nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Có TK 411 - Khi kiểm kê thừa Nguyên vật liệu: + Nếu vật liệu chưa có ý kiến giải quyết: Nợ TK 152 Có TK 3381 + Nếu vật liệu thừa có ý kiến giải quyết ngay: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 641 Có TK 411 - Khi Nguyên vật liệu tăng do đánh giá lại: Nợ Tk 152 Có TK 412 - Khi nhập kho Nguyên vật liệu do các phân xưởng sản xuất dùng không hết nhập lại, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 621, 641, 642, 627 b. Xuất kho Nguyên vật liệu: - Khi xuất kho để sản xuất sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu quản lý …: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 214 … Có TK 152 - Khi xuất vật liệu để gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khi đem Nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: + Nếu giá trị vốn góp > giá trị thực tế vật liệu: Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp Nợ TK 412: Chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho + Nếu giá trị vốn góp < giá trị thực tế vật liệu: Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp Có TK 412: Chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho - Khi xuất Nguyên vật liệu cho vay không lấy lãi hoặc bán: Nợ TK 1388: Xuất cho vay Nợ TK 632: Xuất bán Có TK 152: giá trị thực tế xuất kho - Khi kiểm kê thấy thiếu hụt Nguyên vật liệu: + Trường hợp thiếu hụt trong định mức cho phép: Nợ TK 642 Có TK 152 + Trường hợp thiếu hụt ngoài định mức cho phép: Nợ TK 1388 Nợ TK 111, 334: Nếu người thiếu hụt phải bồi thường Nợ TK 642: Nếu tính vào chi phí quản lý Doanh nghiệp. Có TK 152 - Khi Nguyên vật liệu giảm do đánh giá lại: Nợ TK 412 Có TK 152 3. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với Nguyên vật liệu mua về mà Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Giá mua đã có thuế GTGT). Trường hợp này hạch toán tương tự như mua Nguyên vật liệu của Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng chí khác một điểm đó là: Bên Nợ TK 152, 621, 627 … Giá mua có cả thuế GTGT và trường hợp này không sử dụng tài khoản 133. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 331, 111, 112, 141 152 621 Tăng do mua ngoài Xuất để sản xuất sản phẩm 151 627, 641, 642, 241 Hàng mua đang đi đường bán hàng, quản lý, XDCB Xuất cho chi phí sản xuất Nhận cấp phát, tặng thưởng Xuất vốn góp liên doanh 411 128, 222 vốn góp liên doanh Thừa phát hiện khi kiểm kê 3381, 642 154 chế biến Xuất thuê ngoài gia công 128, 222 1381,642 Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê Đánh giá giảm Đánh giá tăng 412 412 Xuất NVL bán TK 632 III. Đặc điểm hạch toán Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: * Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên tình hình nhập xuất kho Nguyên vật liệu, Công cụ dung cụ, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn tương ứng. Giá trị thực tế vật tư hàng hoá mua vào được phản ánh trên tài khoản 611. Còn các tài khoản hàng tồn kho (152,153 …) chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản và các sổ kế toán để tính mà căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó giá trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các phiếu xuất kho mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn khi đầu kỳ, nhập trong tháng và tồn kho cuối kỳ. Để tính giá trị vật liệu xuất kho thì căn cứ vào công thức sau: Giá trị thực tế vật liệu Giá trị thực tế Vl + Giá trị thực tế VL - Giá trị thực tế VL Xuất kho Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Tồn cuối tháng Với phương pháp này thì giá trị vật liệu xuất kho chỉ là con số tổng cộng không thể phân bổ trực tiếp cho các đối tượng sử dụng mà phải lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ giá trị Nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các đối tượng sử dụng. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 151, 152, 153, 156 … - Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị Nguyên vật liệu mua vào trong kỳ. Nó chỉ dùng trong hạch toán Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2. Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị Nguyên vật liệu từ các tài khoản sang tài khoản 611: Nợ TK 611 Có TK 151, 152 - Trong kỳ: + Khi mua Nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141 Có TK 331 + Phản ánh số triết khấu, giảm giá được hưởng kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 - Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán phải tính giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ và tổng hợp tất cả các chứng từ, vật liệu mua đang đi đường, ghi: Nợ TK 152: Hàng thực tế tồn kho. Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho. Có TK 611 Xác định giá trị thực tế vật liệu sử dụng trong kỳ và các tiêu thức phân bổ cho đối tượng sử dụng, ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 151, 152 611 111, 112, 138, 331 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng 111, 112, 141, 331 151, 152 Kết chuyển giá thực tế Giá thực tế vật liệu mua vật liệu tồn cuối kỳ về trong kỳ 133 621, 627, 641, 642 Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ IV. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ vật liệu, từng kho từng nhóm từng loại vật liệu và từng người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng. Kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy định về nhập xuất kho và việc đối chiếu, kiểm tra số liệu … Trong các Doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận đơn vị tham gia song việc quản lý tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho xí nghiệp. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu. 1. Phương pháp thẻ song song. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu. * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tương ứng với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các Doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Trình tự của phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán chi tiết vật liệu th._.