Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Seiyo Việt Nam

ỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh đó giúp cho họ thấy được bức tranh hiện thực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Kế toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những khâu quan trọng của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp. Nó có vai trò rất quan trọng được xuất phát từ thực tế khách quan, hoạt động tổ chức và quản lý kinh tế tài chính,… Tồn tại và phát triển trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp phải nắm bắt được thông tin chính xác kịp thời. Nhận thức được vấn đề trên cơ sở vận dụng kiến thức đã tiếp thu được ở trường §H CN Hµ Néi kết hợp với quá trình thực tập tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam, đặc biệt với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Ph¹m ThÞ Minh Hoa và sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán của công ty, em đã nắm bắt được cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà công ty áp dụng. Do nhận biết được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà chủ yếu công ty sử dụng vì vậy, em lựa chọn “Tổ chức công tác Hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam” làm chuyên đề nghiên cứu trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu chuyên đề: * Mục đích: - Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. - Nghiên cứu thực tiễn tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Seiyo Việt Nam. - Hoàn thiện chuyên môn của bản thân em. * Ý nghĩa: - Nếu tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, đảm bảo chất lượng từ khâu mua hàng tới khâu sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, lợi nhuận của công ty được tăng lên. - Đặc biệt chú trọng quá trình nguyên vật liệu từ nguồn gốc xuất xứ đến đưa vào sản xuất tốt, làm cho chất lượng sản phẩm cao, độ chính xác tuyệt đối cao tạo được uy tín với khách hàng lớn và lâu dài. Vì vậy sẽ nâng cao vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường cũng như trên thương trường với các đối thủ cạnh tranh khác… - Đối với xã hội: sẽ có trong tay những sản phẩm mẫu mã đẹp, đa dạng phong phú mà chất lượng tốt nhất, giá thành thấp; người tiêu dùng sẽ yên tâm khi dùng sản phẩm đúng với tiêu chí “ Khách hàng là thượng đế”. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của chuyên đề: - Đối tượng: Chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu về mặt lý luận và thực tiễn tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phạm vi: Chuyên đề chỉ nghiên cứu việc tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong thời gian từ 14/01/2008 cho đến 22/3/2008 tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam, không nghiên cứu các phần hành kế toán khác hay thời gian khác. 4. Phương pháp nghiên cứu chuyên đề: - Dựa trên những luận điểm khoa học của chủ nghĩa duy vật biện chứng. - Phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp thống kê toán học, …để xem xét, phân tích, đánh giá, đưa ra những nhận xét về ưu điểm và những tồn tại trong tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Seiyo Việt Nam. 5. Bố cục của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phần nội dung báo cáo được chia làm 3 chương như sau: Chương I: Lý luận chung về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Seiyo Việt Nam. Chương III: Kết luận và một số vấn đề kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Seiyo Việt Nam. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ. I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Khái niệm. Xét trên khía cạnh khoa học thì kế toán là khoa học về thông tin thực hiện việc phản ánh và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính thông qua việc sử dụng một hệ thống các phương pháp riêng biệt gồm: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán. Xét trên khía cạnh nghề nghiệp kế toán là công việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý về tài sản và sự vận động của tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị cho những người ra quyết định. 2.Chức năng. - Chức năng thông tin: Kế toán thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị, những thông tin của kế toán cung cấp cho phép các nhà quản lý kinh tế có được những lựa chọn phù hợp để định hướng hoạt động của đơn vị có hiệu quả. - Chức năng kiểm tra: Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh kế toán sẽ nắm được một cách có hệ thống toàn bộ tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. 3. Nhiệm vụ. - Thu nhận, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo yêu cầu quy định của pháp luật. 4. Vai trò. Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính. Vai trò của kế toán được khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế và chức năng của hạch toán kế toán. - Thu nhận và cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình luân chuyển từng loại tài sản cũng như tổng số tài sản của đơn vị. Từ đó giúp cho người quản lý theo dõi chặt chẽ tài sản, có biện pháp khai thác, sử dụng tài sản đem lại hiệu quả cao; đồng thời có biện pháp ngăn ngừa kịp thời các hành động có thể tổn hại đến tài sản của đơn vị. - Thu nhận và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị từ khâu mua hàng, sản xuất đến khâu bán hàng, tiêu dùng. Qua đó phân tích được hiệu quả của công tác quản lý; phát hiện và khắc phục kịp thời những thiếu sót, đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu hơn nhằm đảm bảo sức cạnh tranh trên thị trường. - Thu nhận và cung cấp thông tin để đánh giá việc thực hiện các nguyên tắc hạch toán kinh doanh trong doanh nghiệp. - Thu nhận và cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm ở bên ngoài doanh nghiệp nhằm mở rộng mối quan hệ kinh tế, mở rộng phạm vi hoạt động để kinh doanh có hiệu quả hơn. - Cung cấp tài liệu để thực hiện việc kiểm tra nội bộ cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, cạnh tranh lành mạnh, phù hợp với định hướng phát triển kinh tế của Nhà nước, chịu sự chi phối và quản lý của Nhà nước. - Đối với Nhà nước, hạch toán kế toán giúp Nhà nước theo dõi, tổng hợp số liệu các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành sản xuất... Qua đó, đánh giá sự phát triển của từng ngành kinh tế cụ thể cũng như sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Nhờ đó, Nhà nước có các chính sách, quyết định về kinh tế phù hợp với sự phát triển của đất nước. 5. Yêu cầu. - Phải phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các chứng từ kế toán, sổ kế toán và các báo cáo tài chính. - Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán. - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác các thông tin, số liệu kế toán. - Phản ánh trung thực về hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. - Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hợp đồng của đơn vị kế toán; số liệu phản ánh kế toán kỳ này phải tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. - Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. - Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, nhằm đảm bảo công tác kế toán có hiệu suất cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì các hoạt động sản xuất phải đảm bảo liên tục, sản phẩm làm ra phải được tiêu thụ trên thị trường, đảm bảo việc bù đắp chi phí và có lãi. Để có được những sản phẩm đa dạng về mẫu mã, chủng loại chất lượng cao cũng như các dịch vụ nhanh chóng gọn nhẹ thu hút hấp dẫn khách hàng, các doanh nghiệp đều phải có đối tượng lao động. Đó là đầu vào của quá trình sản xuất, kinh doanh dịch vụ, nó quyết định đến chất lượng và giá thành sản phẩm một mặt hang. Đầu vào của quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ đó là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. Trong quá trình sản xuất chi phí về nguyên vật liệu thường là rất lớn. Do đó, nó cũng là một trong ba căn cứ để tính giá thành sản phẩm. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trong quá trình thu mua, dự trữ và sử dụng tiết kiệm được chi phí, hạ được giá thành sản phẩm. - Đặc điểm của nguyên vật liệu là trong quá trình tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ tham gia vào một kỳ sản xuất để tạo ra sản phẩm; khi đó nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu, giá trị chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Để sản xuất ra sản phẩm và thực hiện được công việc sản xuất kinh doanh ngoài nguyên vật liệu các doanh nghiệp cần sử dụng các loại công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nhưng không có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian để trở thành tài sản cố định. Về đặc điểm vận động thì công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng khá dài nên giá trị cũng được chuyển dần vào chi phí của đối tượng sử dụng nhưng do giá trị của chúng không lớn nên có thể phân bổ cho đối tượng sử dụng trong một lần hoặc trong một số kỳ nhất định. - Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần chuyển dịch vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đặc điểm này giống với tài sản cố định, tuy nhiên công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn, giá trị nhỏ nên được xếp vào tài sản lưu động và được mua sắm dự trữ bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như nguyên vật liệu … 1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, lập kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ; nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất. - Vận dụng đúng đắn các phương tiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất thực hiện đầy đủ đúng chế độ kế toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ; mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết về vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đúng phương pháp quy trình, giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra việc thực hiện thu mua và dự trữ, tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng nguyên liệu, công cụ dụng cụ phi pháp và lãng phí. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về việc phục vụ công tác lãnh đạo quản lý điều hành kinh tế của việc sử dụng vật liệu. 2. Các hình thức kế toán doanh nghiệp sản xuất sử dụng. 2.1. Nhật ký - sổ cái: - Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký - sổ cái. Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết. - Hệ thống sổ gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ kế toán duy nhất là Nhật ký - sổ cái được mở cho từng niên độ kế toán và khóa sổ hàng tháng. Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính nội bộ như: sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho, … + Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào Nhật ký - sổ cái. Cuối tháng, quý, năm tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo các quan hệ cân đối. Ngoài ra, để có những thông tin chi tiết, cụ thể về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, kế toán sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan, cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Thông thường, kế toán có thể mở các sổ chi tiết sau: Sổ tài sản cố định; Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; Thẻ kho; Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả; Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh … Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở sổ Nhật ký - sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành lập báo cáo kế toán. - Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: (1) Chứng từ gốc Sổ quỹ (3) (1) (1) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết (5) (4) (2) Nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết (6) (6) Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Ưu điểm: Hình thức kế toán này mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép, vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra. - Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh, không thuận tiện cho việc ghi sổ. - Điều kiện áp dụng: Ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp như: Các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã... 2.2. Nhật ký chung: - Đặc điểm: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian và theo định khoản của các nghiệp vụ đó; sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái các tài khoản (tách rời việc ghi chép giữa hai loại sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt). - Hệ thống sổ: Sổ nhật ký (sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - chuyên dùng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền), các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản, sổ quỹ. - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau. Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, được dùng để lập các báo cáo kế toán. - Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Sổ Nhật ký đặc biệt (chuyên dùng) Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính (1) (1) (1) (2) (4) (7) (6) (3) (8) (5) (3) Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Ưu điểm: Hình thức kế toán rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. - Nhược điểm: là việc ghi chép trùng lặp - Điều kiện áp dụng: Các đơn vị có quy mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. 2.3. Chứng từ ghi sổ: - Đặc điểm: Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan. - Hệ thống sổ: + Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. * Sổ cái: Là sổ phân loại ghi theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang Sổ cái. * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trong các Sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày, tháng. Số hiệu được đánh liên tục từ đầu tháng (năm) đến cuối tháng (năm), ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán chi tiết: Được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán đã được phản ánh ở sổ kế toán tổng hợp; các sổ và thẻ hạch toán chi tiết thường được sử dụng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết như: Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ; Sổ tài sản cố định; Sổ chi phí sản xuất; Sổ chi tiết tiêu thụ; Sổ chi tiết thanh toán … Ngoài ra, kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối tài khoản. Bảng cân đối tài khoản: Là bảng kê đối chiếu toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản tổng hợp sử dụng cách ghi kép. Chứng từ ghi sổ: Thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp vào các chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được dùng làm căn cứ ghi vào Sổ cái. - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dung để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, quý phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng để lập báo cáo kế toán. - Phương pháp ghi sổ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết (1) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chừng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ (1) (2) (5) (3) (8) (6) (9) (7) (4) (9) Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Ưu điểm: Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ rang, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. - Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán. - Điều kiện áp dụng: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán. 2.4. Nhật ký chứng từ: - Đặc điểm: Các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh từ chứng từ gốc đều được phân loại hệ thống hoá để ghi vào sổ nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào Sổ cái các tài khoản. - Hệ thống sổ: * Sổ kế toán sử dụng: bao gồm các nhật ký - chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, sổ, thẻ kế toán chi tiết và Sổ cái. * Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Giống như các hình thức trên tuy nhiên các doanh nghiệp bắt buộc phải mở các sổ chi tiết sau: + Sổ theo dõi thanh toán; + Sổ chi tiết tiêu thụ; + Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán; + Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản. - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, quý khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. - Phương pháp ghi theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ c ái Nhật ký chứng từ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết (1) (1) (1) (2) (2) (4) (5) (5) (3) (5) (3) Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Ưu điểm: giảm bớt khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được việc ghi sổ kế toán trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. - Nhược điểm: mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thuận lợi cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. - Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. 2.5. Kế toán trên máy vi tính: - Đặc điểm: Công việc kế toán được thực hiện cơ bản theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Trong quá trình kế toán trên máy vi tính, các bộ phận có chức năng riêng biệt trong bộ máy kế toán: Bộ phận thu nhập chứng từ và phân tích dữ liệu theo chương trình đã được cài đặt; bộ phận quản trị cơ sở dữ liệu (tạo cơ sở dữ liệu - nhập cơ sở dữ liệu); bộ phận cung cấp, lưu trữ và bảo vệ các thông tin kế toán trên các vật thể khác nhau. Khi thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính công việc đầu tiên là phải chọn phần mềm kế toán thích hợp cho đơn vị (do đơn vị lập ra hoặc đặt hàng với công ty phần mềm máy tính).Phần mềm máy tính là một chương trình các lệnh logic theo một trật tự nhất định từ trên xuống, nhờ có chương trình này cài đặt trong máy vi tính nên khi nhập dữ liệu vào (thông tin đầu vào) máy sẽ xử lý theo chương trình cho ra các sổ kế toán, các báo cáo (thông tin đầu ra) bảo đảm được tính nhanh nhạy và kịp thời của thông tin kế toán cho các nhà quản lý. Dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ảnh trên chứng từ kế toán như: nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thu tiền, bán chịu, hoặc phát sinh chi phí …Các nghiệp vụ này được cập nhật vào máy vi tính, sau đó qua quá trình xử lý máy tính sẽ cho ra các sổ kế toán, báo cáo tài chính. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển, và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sổ kế toán + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết Có thể mô tả quy trình hạch toán khi sử dụng máy vi tính qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.5:Thông tin đầu ra Chương trình phần mềm đã được cài đặt sẵn Nhập dữ liệu Thu nhận và phân loại chứng từ Vào Ra -Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Hiện nay quá trình thực hiện công tác kế toán thông qua máy vi tính đã được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị; thông thường người ta sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. 3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu (hệ thống chứng từ): 3.1.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán sử dụng được quy định theo chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1144/TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 2005 của Bộ trưởng bộ tài chính bao gồm các mẫu chứng từ sau: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn GTGT. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước. Tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các tỉnh khu vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau: - Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. - Biên bản kiểm nghiệm. - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Đối với các chứng từ kế toán về vật liệu thống nhất bắt buộc phải lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả các chứng từ về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và kịp thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời do cán bộ cá nhân có liên quan. 3.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán, tuỳ vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng để sử dụng các sổ (thẻ) chi tiết: - Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, CCDC theo từng kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng trong công việc ghi chép, phản ánh kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp về quy mô chủng loại vật tư sử dụng trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán NVL. Để lựa chọn và áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. (1). Phương pháp ghi thẻ song song: - Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 1.6: Sổ tổng hợp Phiếu nhập Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Phiếu xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Nguyên tắc hạch toán: + Ở kho: ghi chép về mặt số lượng, hiện vật. + Ở phòng kế toán: ghi chép cả số lượng và giá trị từng thứ VL, CCDC. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Kế toán mở thẻ kho và giao cho thủ kho quản lý, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất của từng danh điểm vật tư và tính ra số tồn kho, hàng ngày và định kỳ thủ kho sẽ chuyển các chứng từ nhập xuất kho cho kế toán vật tư ở thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng và thẻ kho mở cho từng danh điểm vật tư hàng hoá. + Ở phòng kế toán, kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết cho từng danh điểm vật tư hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng ngày và định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển tới thì kế toán phải kiểm tra và ghi đơn giá hạch toán vào các phiếu nhập, xuất và tính ra số tồn; sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với số liệu của thẻ kho ở kho đồng thời để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp thì căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (mở cho tất cả các danh điểm vật tư hàng hoá). Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho kế toán phải mở sổ đăng ký thẻ kho và khi giao thẻ kho cho thủ kho phải ghi vào sổ. - Ưu điểm: Đơn giản và dễ làm. - Nhược điểm: Khối lượng kiến thức ghi chép lớn, có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng vì thế nếu có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ thì kế toán sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại về vật liệu, công cụ dụng cụ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ của cán bộ vật tư không cao. (2). Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: - Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 1.7: Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển._. Bảng kê nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Nguyên tắc hạch toán: + Ở kho: ghi chép về mặt số lượng. + Ở phòng kế toán: ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển cả về số lượng và giá trị. - Trình tự ghi chép: + Ở kho: Thủ kho tiến hành mọi công tác ghi sổ giống như trong trường hợp phương pháp ghi thẻ song song. + Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của tất cả các danh điểm vật liệu theo từng kho, số này mỗi tháng ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập vào bảng kê nhập và tổng hợp các chứng từ xuất vào bảng kê xuất của từng thứ danh điểm vật liệu và mỗi một danh điểm vật liệu thì sẽ ghi vào một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển, cuối tháng đối chiếu số lượng của vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thủ kho, còn đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. - Ưu điểm: Đơn giản hơn phương pháp ghi sổ song song. - Nhược điểm: + Hạn chế khả năng kiểm tra đối chiếu giữa số liệu của kế toán và tồn kho. + Khối lượng ghi chép lớn. - Điều kiện áp dụng: + Thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. + Số phát sinh trong kỳ ít. + Trình độ nhân viên kế toán không đòi hỏi phải cao. (3). Phương pháp ghi sổ số dư: - Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 1.8: Thẻ kho Phiếu xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Phiếu nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng luỹ kế nhập Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Ghi quan hệ đối chiếu. - Nguyên tắc hạch toán: + Ở kho: chỉ theo dõi về mặt số lượng. + Ở phòng kế toán: chỉ theo dõi về mặt giá trị. - Trình tự hạch toán: + Tại kho: Hàng ngày, định kỳ (3-5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong kỳ và giao cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối tháng của từng thứ VL, CCDC vào sổ số dư sau đó chuyển sổ cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. + Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra lại việc phân loại chứng từ, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng loại chứng từ, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để tổng hợp bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, bảng này được mở cho từng kho. Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu giữa số liệu giữa bảng tổng hợp nhập xuất tồn với sổ số dư. - Ưu điểm: + Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày. + Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng. + Thực hiện kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày. - Nhược điểm: Nếu có sai sót thì khó phát hiện, khó kiểm tra và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu không sẽ dẫn đến sai sót. 3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, có chất lượng và kỹ thuật cao. a). Tài khoản kế toán sử dụng: - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đường. - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ. + TK 1531 - Công cụ, dụng cụ. + TK 1532 - Bao bì luân chuyển. + TK 1533 - Đồ dùng cho thuê. - Và các tài khoản khác có liên quan như: + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. + TK 331: Phải trả người bán. + TK 128, TK 141, TK 154, TK 621, TK 627, TK 642. (1) TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường: * Tác dụng: TK 151 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các vật tư, hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. * Nội dung, kết cấu:TK 151 - Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua đang đi trên đường. - Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Số dư bên nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi trên đường (chưa về nhập kho đơn vị). (2) TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: * Tác dụng: TK 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. * Nội dung, kết cấu:TK 152 Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh để bán thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc góp vốn liên doanh. - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. (3) TK 153 - Công cụ dụng cụ: * Tác dụng: TK 153 được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. * Nội dung, kết cấu:TK 153 - Trị giá thực tế của CCDC xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn liên doanh. - Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh - giá trị CCDC cho thuê nhập lại kho. - Trị giá công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê. - Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ. - Trị giá CCDC trả lại người bán hoặc được giảm giá. (*) TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ: Bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên có: - Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. - Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá đã mua trả lại, được giảm giá. - Thuế GTGT đầu vào được hoàn lại. Số dư nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. (*) TK 331: Phải trả người bán: Bên nợ: - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm này, hàng hoá dịch vụ khối lượng sản phẩm xây lắp bàn giao. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá theo hợp đồng. - Chi tiết thanh toán được người bàn giao chấp nhận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. - Số kết chuyển về giá trị vật tư hàng hoá bị thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm tra và trả lại cho người bán. Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh giá tạm tính về giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. Số dư bên có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư bên nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho bán hoặc đã trả nhều hơn số phải trả cho người bán. b). Phương pháp kế toán ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. (1) Hạch toán hàng mua đang đi trên đường: Sơ đồ 1.9: TK 151 TK 111, 112, 331… TK 152, 153, 156 2.Hàng đi đường nhập kho 1.Hàng mua đang đi đường 2.Hàng đi đường nhập kho TK 133 TK 632, 157 Thuế GTGT nếu có 3.Hàng mua đi đường bán giao thẳng hoặc gửi đại lý TK 1381 4.Hàng mua đi đường bị mất mát hao hụt hoặc thiếu khi kiểm kê (2) Hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu: TK623,627,641,642,241 TK111,112,141,151,331 TK 152 Sơ đồ 1.10: 6.Xuất vật liệu dùng 1.Nhập kho vật liệu mua về TK 154 TK 133 7.Xuất vật liệu thuê ngoài gia công VAT nếu có TK 3333 TK111,112,331… Thuế nhập khẩu phải nộp 8.Chiết khấu thương mại, trả lại, giảm giá vật liệu đã mua. TK 3332 TK 133 Thuế TTĐB phải nộp TK 3381 TK 1381 2.Giá trị vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê 9.Vật liệu kiểm kê phát hiện thiếu chờ xử lý TK623,627,641,642,241 TK 222 3.Vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho 10.Góp vốn liên doanh bằng vật liệu TK 411 Giá GS < giá HĐ đánh giá phần lợi ích của mình TK 3387 TK 811 4.Nhận góp vốn bằng NVL Giá GS > giá HĐ đánh giá TK 154 Giá GS < giá HĐ đánh giá phần lợi ích của các bên TK 711 5.NVL gia công chế biến xong hoặc phế liệu thu hồi nhập kho TK 223 Giá GS < giá HĐ đánh giá 11.Xuất vật liệu góp vốn vào công ty liên kết (3) Hạch toán nhập xuất kho công cụ, dụng cụ: Sơ đồ 1.11: TK623,627,641,642,241 TK111,112,141,151,331 TK 153 4.Xuất công cụ dùng tính một lần vào chi phí 1.Nhập kho công cụ, dụng cụ mua về TK 133 TK142,242 VAT nếu có 5.Xuất công cụ có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài TK 3333 TK111,112,331… Thuế nhập khẩu phải nộp 6.Chiết khấu thương mại, trả lại, giảm giá công cụ đã mua. TK 3332 Thuế TTĐB phải nộp TK 133 TK 3381 2.Giá trị công cụ phát hiện thừa trong kiểm kê TK 1381 7.Công cụ dụng cụ kiểm kê phát hiện thiếu chờ xử lý TK623,627,641,642,241 3.Công cụ xuất dùng không hết nhập lại kho 3.2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư hàng hoá xuất trong kỳ = Trị giá vật tư hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hoá thực nhập trong kỳ - Trị giá vật tư hàng hoá tồn cuối kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với nhiều quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, vật tư hàng hóa xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ …) a) Tài khoản kế toán sử dụng: - Tài khoản 611: Mua hàng. + TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu. + TK 6112 - Mua hàng hoá. - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đường. - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ. (1) TK 611 - Mua hàng. * Tác dụng: TK 611 dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ. * Nội dung, kết cấu: Bên nợ: - Kết chuyển giá trị thực tế hàng hoá, nguyên liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê); - Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại … Bên có: - Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê); - Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc trị giá thực tế hàng hoá xuất bán (chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ). - Trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ. (2) TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường. * Tác dụng: Tài khoản 151 dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường. * Nội dung, kết cấu: Bên nợ: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ. Số dư bên nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho đơn vị). (3) TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. * Tác dụng: TK 152 dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. * Nội dung, kết cấu: Bên nợ: Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. (4) TK 153 - Công cụ, dụng cụ. * Tác dụng: TK 153 dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ dụng cụ của doanh nghiệp. * Nội dung, kết cấu: Bên nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ. b) Phương pháp kế toán ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: Sơ đồ 1.12: TK 151,152,153,156,157 TK 611 TK 151,152,153,156,157 3.Kết chuyển NVL, CCDC, hàng hoá, hàng gửi bán tồn kho cuối kỳ 1.Kết chuyển NVL, CCDC, hàng hoá, hàng gửi bán tồn kho đầu kỳ TK 621,623,627,641,642 TK 111,112,141,331. 4. NVL, CCDC, hàng hoá đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh 2.Khi mua vật liệu, CCDC HH TK 133 TK 632 5. Trị giá hàng hoá đã tiêu thụ, trao đổi, biếu tặng Thuế GTGT (nếu có) 3.3. Kế toán một số trường hợp khác về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. 3.3.1. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến. - Nghiệp vụ 1: Khi xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 154 ( KKTX) - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nợ TK 631 (KKĐK) - Giá thành sản xuất Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - Nghiệp vụ 2: Chi phí vận chuyển và chi phí thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 154 (KKTX) Nợ TK 631 (KKĐK) Nợ TK 133 (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Có TK 111, 112, 331. - Nghiệp vụ 3: Giá trị thực tế vật liệu, CCDC thuê ngoài chế biến xong nhập kho. Nợ TK 152, 153 Có TK 154 (KKTX) Có TK 631 (KKĐK) 3.3.2. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế. - Nghiệp vụ 1: Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu tự chế, kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu xuất kho. Nợ TK 154 (KKTX) Nợ TK 631 (KKĐK) Có TK 152, 153 - Nghiệp vụ 2: Phản ánh chi phí chế biến phát sinh trong kỳ Nợ TK 154 (KKTX) Nợ TK 631 (KKĐK) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ - Nghiệp vụ 3: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế hoàn thành nhập kho. Nợ TK 152, 153 Có TK 154 (KKTX) Có TK 631 (KKĐK) 3.3.3. Kế toán hàng hoá kho bảo thuế. Kho bảo thuế chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu được áp dụng chế độ quản lý hải quan đặc biệt. Nguyên vật liệu nhập khẩu để phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp đưa vào kho bảo thuế chưa phải tính và nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan khác. * Quy định về kế toán hàng hoá kho bảo thuế: - Kho bảo thuế được thành lập tại các doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư chủ yếu sản xuất hàng xuất khẩu. - Kho bảo thuế phải đặt ở khu vực thuận lợi cho việc quản lý, giám sát của hải quan. - Hàng hoá đưa vào Kho bảo thuế không được bán vào thị trường Việt Nam. Trường hợp đặc biệt phải được Bộ Thương mại chấp thuận. Lúc đó doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác. - Hàng hoá trong kho bảo thuế nếu bị hư hỏng sẽ phải tái xuất hoặc làm thủ tục tiêu huỷ dưới sự giám sát của cơ quan Hải quan, cơ quan thuế và cơ quan môi trường. * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 158 “ Hàng hoá kho bảo thuế” và các tài khoản liên quan Tác dụng: Phản ánh sự biến động tăng giảm và số hiện có của hàng hoá đưa vào kho bảo thuế. - Nội dung, kết cấu: Số dư nợ: Trị giá NVL, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bảo thuế cuối kỳ. -Trị giá NVL, thành phẩm, hàng hoá xuất kho bảo thuế trong kỳ -Trị giá NVL, thành phẩm, hàng hoá nhập kho bảo thuế trong kỳ TK 158 * Phương pháp ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: 1. Khi nhập nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất sản phẩm xuất khẩu, hoặc gia công hàng xuất khẩu nếu được đưa vào Kho bảo thuế thì doanh nghiệp chưa phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế Có TK 331 - Phải trả cho người bán 2. Khi xuất nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu ở Kho bảo thuế ra để sản xuất sản phẩm, hoặc gia công hàng xuất khẩu, ghi: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế 3. Khi xuất kho thành phẩm hoặc hàng hoá xuất khẩu, hàng gia công xuất khẩu đưa vào Kho bảo thuế (nếu có), ghi: Nợ TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế Có TK 155, 156 … 4. Khi xuất khẩu hàng hoá của Kho bảo thuế (nếu có): - Phản ánh giá vốn của hàng hoá xuất khẩu thuộc Kho bảo thuế, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế - Phản ánh doanh thu của hàng hoá xuất khẩu thuộc Kho bảo thuế, ghi: Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 5.Nếu tỷ lệ xuất khẩu thấp hơn tỷ lệ được bảo thuế tại doanh nghiệp phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có) cho phần chênh lệch giữa số lượng sản phẩm phải xuất khẩu và số lượng sản phẩm thực tế xuất khẩu doanh nghiệp phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có): - Khi xác định thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có), ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 333(3) - Thuế xuất, nhập khẩu. - Khi xác định thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), ghi: Nợ TK 133(1) - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Có TK 333(12) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Khi thực hiện nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có), ghi: Nợ TK 333(3) - Thuế xuất, nhập khẩu. Nợ TK 333(12) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK 111, 112 … 6. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Thương mại cho phép bán hàng hóa thuộc Kho bảo thuế tại thị trường Việt Nam, doanh nghiệp phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác theo quy định. - Khi được phép sử dụng hàng hoá thuộc Kho bảo thuế, doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất hàng hoá ra khỏi Kho bảo thuế, nhập lại kho sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp và nộp thuế đối với số hàng hoá này, ghi: Nợ TK 155, 156… Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế Đồng thời, phản ánh số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp: - Khi xác định thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có), ghi: Nợ TK 155, 156 … Có TK 333(3) - Thuế xuất, nhập khẩu. - Khi xác định thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), ghi: Nợ TK 155, 156 (nếu không được khấu trừ) Nợ TK 133(1) - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. Có TK 333(12) - Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Khi thực hiện nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi: Nợ TK 333(12,3) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 111, 112 … 7. Trường hợp xuất bán hàng hoá lưu giữ tại Kho bảo thuế tại thị trường nội địa: - Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá Kho bảo thuế xuất bán, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế Đồng thời, phải xác định số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu của số sản phẩm, hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu này và hạch toán như bút toán (5) - Phản ánh doanh thu của số hàng hoá Kho bảo thuế xuất bán tại thị trường nội địa, ghi: Nợ TK 111, 112, 131 … Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 333(11) - Thuế GTGT đầu ra 8. Trường hợp vật liệu, hàng hoá đưa vào Kho bảo thuế, nếu bị hư hỏng, kém mất phẩm chất không đáp ứng yêu cầu xuất khẩu thì phải tái nhập khẩu hoặc tiên huỷ. - Trường hợp tái nhập khẩu, ghi: Nợ TK 155, 156… Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế Đồng thời, phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp của số hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu này, xác định số thuế phải nộp ghi như bút toán (6); Khi thực nộp thuế, ghi: Nợ TK 333 (12,3) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 111, 112 … - Trường hợp tái xuất khẩu (trả lại cho người bán), ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế - Trường hợp tiêu huỷ hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu lưu giữ tại Kho bảo thuế, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Hàng hoá, NVL bị tiêu huỷ) Có TK 158 - Hàng hoá Kho bảo thuế 3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký, Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. 3.4.1. Sổ kế toán tổng hợp. a) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ nhật ký phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. b) Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng thời kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. 3.4.2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết; Bảng cân đối số phát sinh; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng;… CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SEIYO VIỆT NAM. I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SEIYO VIỆT NAM. 1.Vị trí, đặc điểm của công ty. Công ty TNHH SEIYO - Việt Nam là công ty 100% vốn nước ngoài, được thành lập và hoạt động theo giấy phép đầu tư số 101/GPĐT - KCN - BN ngày 10 tháng 09 năm 2004. Thời hạn hoạt động của doanh nghiệp là 49 năm kể từ ngày được cấp Giấy phép đầu tư. Tên giao dịch: SEIYO VIETNAM CO.,LTD. Trụ sở: Lô D1 - Khu công nghiệp Quế Võ - Nam Sơn - Quế Võ - Bắc Ninh. Tel: (84) 0241 634136 Fax: (84) 0241 634019 Email: http:// www.seiyo.com.vn Quý II năm 2007 do sự bố trí chia tách sát nhập khu công nghiệp Quế Võ thuộc thành phố Bắc Ninh, nên địa chỉ công ty sửa thành: Lô D1 - Khu công nghiệp Quế Võ – Thành phố Bắc Ninh - Bắc Ninh. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp cho kỳ hoạt động có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. 2. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. - Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp cho Nhà nước Việt Nam: * Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Theo quy định tại Điểm 3 Thông tư số 84/2004/TT – BTC ngày 18/08/2004, công ty là doanh nghiệp nằm trong khu chế xuất nên các hàng hoá dịch vụ được áp dụng mức thuế suất giá trị gia tăng 0%. * Thuế thu nhập doanh nghiệp: - Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm bằng 10% lợi nhuận thu được trong 15 năm đầu kể từ khi dự án bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh và bằng 28% trong những năm tiếp theo; - Doanh nghiệp được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 4 năm kể từ khi kinh doanh có lãi và giảm 50% số thuế phải nộp trong 7 năm tiếp theo; * Thuế khác: Doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hoá nhập khẩu theo quy định tại Điều 57 và Điều 58 của Nghị định 24/2000/NĐ - CP ngày 31.7.2000. Năm 2007 là năm thứ ba công ty có lãi. Vốn đầu tư đăng ký của doanh nghiệp là: 4.900.000 USD (Bốn triệu, chín trăm nghìn đô la Mỹ). Vốn pháp định của doanh nghiệp là: 2.000.000 USD (Hai triệu đô la Mỹ). Năm 2007, Giấy phép đầu tư điều chỉnh lần thứ nhất số 101/GPĐC1 - KCN - BN ngày 20 tháng 03 năm 2007 do Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh Ban quản lý các khu công nghiệp cấp: Vốn đầu tư đăng ký tăng lên: 6.240.000 USD (Sáu triệu, hai trăm bốn mươi nghìn đô la Mỹ). Vốn pháp định: 2.000.000 USD. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty. Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp. Ngành nghề kinh doanh bao gồm: Thiết kế, chế tạo, tiêu thụ các sản phẩm khuôn mẫu. Chế tạo và tiêu thụ các linh kiện nhựa máy in phun, máy in Laze, máy vi tính, đồ điện gia dụng, ô tô, xe máy. Toàn bộ sản phẩm của công ty là xuất khẩu. Nguyên vật liệu chính của công ty: Nhựa màu, nhựa khác …ngoài ra còn một số vật liệu phụ như túi bóng, xốp chèn, … Công cụ, dụng cụ gồm đồ dùng phục vụ sản xuất, quản lý: máy in, máy fax, khuôn đúc , máy khoan, máy đục, … Quy mô sản xuất kinh doanh lớn, công nghệ sản xuất hiện đại, máy móc, thiết bị nhập khẩu của doanh nghiệp đều là những sản phẩm mới và được giám định về chất lượng trước khi đưa vào Việt Nam. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty TNHH Seiyo Việt Nam được biểu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT Thành phẩm nhập kho Nguyên vật liệu Phòng QA Phòng Thành hình Phòng kính Phòng in xoa Phòng sơn Nguyên liệu nhập kho Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh được chia thành nhiều bộ phận khác nhau, và mỗi bộ phận có nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Quản lý kho kiểm tra số lượng tồn kho báo cho phòng mua bán để làm đơn đặt hàng. Hàng về được chuyển tới phòng QA kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm đúng tiêu chuẩn. Nguyên liệu đạt quy cách, phẩm chất được đưa vào nhập kho. Phòng thành hình: Nhận nguyên vật liệu trực tiếp từ kho về bộ phận sản xuất. Tại đây nguyên vật liệu được đổ vào khuôn và tạo nên sản phẩm theo yêu cầu: thành phẩm và bán thành phẩm. Thành phẩm được đóng nguyên Pallet đem nhập kho thành phẩm. Bán thành phẩm của phòng thành hình tiếp tục được hoàn thiện ở tất cả các phòng sản xuất khác. Phòng sơn: Một số bán thành phẩm từ phòng thành hình được chuyển đến phòng này để sơn màu cho sản phẩm. Sản phẩm sau khi sơn được phân làm 2 loại, thành phẩm đem nhập kho và bán thành phẩm được đưa đến phòng kính, phòng in tiếp tục sản xuất. Phòng kính: Tại đây một số sản phẩm dở của phòng thành hình và phòng sơn chuyển đến có nhiệm vụ lắp ráp để cho ra thành phẩm nhập kho và bán thành phẩm. Bán thành phẩm được chuyển đến phòng cuối cùng của giai đoạn sản xuất. Phòng in xoa: Sản phẩm làm dở còn lại của phòng thành hình, phòng sơn, phòng kính được chuyển đến đây, qua quá trình in, xoa trực tiếp cho ra thành phẩm nhập kho. 4. Đặc điểm tổ chức và bộ máy quản lý của công ty TNHH Seiyo Việt Nam. Là công ty liên doanh 100% vốn của nước ngoài tại Việt Nam, bộ máy quản lý mang tính gọn nhẹ, tiết kiệm và được chia thành các phòng ban với các chức năng nhiệm vụ khác nhau, được thể hiện qua sơ đồ 13. Sơ đồ 2.2: HỆ THỐNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Phó tổng giám đốc Trợ lý đặc biệt tổng giám đốc Phòng thành hình Phòng sơn Phòng kính Phòng in xoa Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Phòng quản lý sản xuất Phòng QA Tổng giám đốc Phòng kế toán - Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc ông WU YANG YUAN, Quốc tịch Đài Loan, chủ tịch Hội đồng quản trị. Đại diện cho ban quản trị cũng như ban giám đốc và là người ra quyết định cuối cùng cao nhất của công ty. - Phó tổng giám đốc ông LAN CHING WU, Quốc tịch Đài Loan; có chức năng dưới cấp Tổng giám đốc, là người thay Tổng giám đốc toàn quyền quyết định khi Tổng giám đốc vắng mặt hay về nước. Ông có nhiệm vụ quản tất cả các giám đốc bộ phận (mỗi phòng gồm một giám đốc bộ phận). - Trợ lý đặc biệt của Tổng giám đốc ông CHIANG HSUAN TSENG, Quốc tịch Đài Loan; có chức năng cùng Phó tổng giám đốc điều hành công ty dưới sự giám sát, quản lý của Tổng giám đốc. Phụ trách thêm hoạt động thi công xây dựng nhà xưởng. Bên cạnh đó là các phòng ban chức năng, thực hiện nhiệm vụ của mình giúp tổng giám đốc quản lý chặt chẽ và có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Phòng kế toán: Tổ chức quản lý, thực hiện công tác hạch toán kế toán tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước. + Tổng hợp, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích hiệu quả kinh tế thông qua các chi tiết cụ thể. + Tham mưu trong việc huy động vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. + Chịu trách nhiệm bảo quản, lưu giữ chứng từ theo quy định. + Thay mặt công ty thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. + Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ của đội ngũ kế toán viên đồng phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước. - Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng kinh doanh là lập kế hoạch tổ chức cung ứng quản lý sản xuất và tiêu thụ. - Phòng quản lý sản xuất: Phụ trách quản lý vật tư bao gồm mua vật tư, tình hình nhập xuất tồn kho, việc sử dụng, bảo quản vật tư, dự trữ vật tư nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất; giám sát chất lượng của sản phẩm đúng với quy trình kỹ thuật với những thông số bắt buộc, giám sát từ khi còn là nguyên vật liệu đưa vào sản xuất ra thành phẩm nhập kho. Các bộ phận sản xuất của phòng này thực hiện các chức năng sản xuất theo yêu cầu sản phẩm. - Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh của công ty, tuyển dụng, điều động cán bộ, thực hiện công tác thi đua khen thưởng nâng cao tay nghề, ._.