Tổ chức công tác hạch toán Kế toán của Công ty Xây dựng số 34

mô hoạt động nhất định phải duy trì và phát huy bộ phận kế toán, điều hành có hiệu quả các hoạt động kế toán- tài chính trong doanh nghiệp. Và trong ngành xây dựng cũng vậy, những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ngành cũng chi phối đến công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp. Công ty xây dựng số 34 là một thành viên của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nên trong những năm qua lãnh đạo Công ty luôn quan tâm, chú ý khắc phục nhược điểm và phát huy những ưu điểm để đem lại hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của đơn vị. Trong thời gian thực tập tại Công ty xây dựng số 34, được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình thầy cô, cô chú trong phòng Tài chính kế toán Công ty em đã được nghiên cứu về lịch sử hình thành Công ty, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý, quy trình công nghệ.... và đặc biệt là được tìm hiểu về lĩnh vực kế toán của Công ty em đã có thêm tài liệu để hoàn thành báo cáo kiến tập của mình. Mặc dù đã cố gắng đưa ra một cách đầy đủ nhất tình hình công tác kế toán tại Công ty song vì thời gian kiến tập và khả năng vận dụng lý luận vào thực tiễn của bản thân còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, các cô chú để báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn nữa. Báo cáo kiến tập của em gồm những nội dung như sau: Phần A: Khái quát chung về Công ty xây dựng số 34. Phần B: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty xây dựng số 34. Phần C: Nhận xét và các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Phần A: Khái quát chung về công ty xây dựng số 34 I- Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số 34 **Công ty xây dựng số 34 trước đây là Xí nghiệp xây dựng số 4 thuộc Công ty xây dựng số 3 được thành lập ngày 1/4/1982. Đến ngày 1/4/1983 theo quyết định số 442/BXD-TCLĐ Xí nghiệp xây dựng số 4 chính thức được tách thành Xí nghiệp xây dựng số 34 trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội- Bộ xây dựng. Nhiệm vụ của xí nghiệp là chuyên sửa chữa và cải tạo các công trình cho Đại sứ quán của các nước tại Việt Nam, phục vụ cho việc ngoại giao. Trong quá trình hoạt động, do thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, ngày 3/1/1991 theo quyết định số 14/BXD- TCLĐ Xí nghiệp xây dựng số 4 được đổi tên thành Công ty xây dựng số 34. Và đến ngày 26/3/1993 Công ty xây dựng số 34 được thành lập theo quyết định số 140A/BXD- TCLĐ của Bộ trưởng Bộ xây dựng và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108071 do trọng tài kinh tế Hà Nội ngày 24/4/1993. Công ty có tên gọi: Công ty xây dựng số 34 Địa chỉ: Phường Thanh Xuân Trung- Quận Thanh Xuân – Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế: Contruction Company No 34 Ngoài ra Công ty còn có chi nhánh tại Thái Nguyên, văn phòng đại diện tại Bắc Giang. **Công ty xây dựng số 34 thuộc Tổng Công ty xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trên các lĩnh vực: Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp. Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, bưu điện. Xây dựng, lắp đặt các trạm biến thế và các đường dây tải điện. Xây dựng các công trình kỹ thuật trong các khu đô thị, khu công nghiệp. Sản xuất kinh doanh vật tư, thiết bị, cấu kiện, vật liệu xây dựng. Lắp đặt các thiết bị: Điện, nước, điện lạnh và trang trí nội ngoại thất. Đầu tư, kinh doanh phát triển nhà. Kinh doanh vận tải, vật liệu xây dựng. ** Quy mô về vốn: Vốn kinh doanh của Công ty là: 70.732.500.111đồng. Trong đó, nếu phân loại theo cơ cấu vốn : - Vốn cố định: 3.002.512.607đồng. - Vốn lưu động: 67.729.928.504đồng. Nếu phân loại theo nguồn vốn: -Vốn Nhà nước( bao gồm: Vốn ngân sách cấp, vốn có nguồn gốc từ ngân sách và vốn do doanh nghiệp tự tích luỹ): 6.659.491.699đ Trong đó: + Vốn tự tích luỹ: 3.946.266.201đ + Vốn ngân sách cấp: 3.713.225.498đ Vốn vay của người lao động trong doanh nghiệp Vốn vay tín dụng trong nước: 31.302.800.359đ Vốn phải trả khác: 32.753.717.498đ. Vốn vay nước ngoài( nếu có) ** Tình hình tài sản của doanh nghiệp: Máy móc thiết bị cần dùng( gồm cả phương tiện vận tải) Nguyên giá Số đã khấu hao(đồng) Giá trị còn lại 2.964.400.079 811.456.932 2.152.943.147 Nhà cửa: + Nguyên giá: 1.115.234.800đ + Trị giá còn lại trên sổ sách kế toán: 223.046.960đ Đất đai: + Diện tích đất đang sử dụng: 3.341,8(diện tích trụ sở Công ty: 3.341,8) + Đường xá nội bộ doanh nghiệp: Không + Đất đai không cần dùng xin điều đi: Không ** Quy mô về lao động: Tổng số lao động trong Công ty hiện có: 419 người trong đó: Viên chức( Giám đốc, Phó GĐ, Kế toán trưởng): 04 người Lao động hợp đồng không xác định thời hạn: 247 người Lao động hợp đồng dài hạn từ 1-3 năm: 36 người Lao động hợp đồng ngắn hạn( dưới 1 năm): 132 người. Trình độ cán bộ công nhân viên: Cán bộ có trình độ đại học và trên đại học: 85 trong đó nữ là 23. Cán bộ có trình độ trung cấp, cao đẳng: 21 trong đó nữ là 7. Công nhân kỹ thuật: 311 trong đó nữ là 44. Lao động phổ thông, tạp vụ: 2 trong đó nữ là 1. ** Doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện nghiã vụ đối với ngân sách Nhà nước: Do đặc thù của ngành xây dựng: công trình thi công lâu dài kéo dài trong nhiều năm,chi phí bỏ ra lớn, vốn thu hồi chậm, doanh thu chỉ được công nhận khi công trình hoàn thành quyết toán...cho nên dẫn đến tình trạng có những quý, những năm doanh thu của Công ty rất lớn nhưng cũng có những thời điểm doanh thu rất thấp. Chỉ tiêu Năm2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Doanh thu 20.012.478.240 43.696.297.669 75.986.336.152 100.901.155.848 Vốn kinh doanh 3.254.008.887 3.797.801.292 6.880.215.420 6.880.215.848 Lợi nhuận trước thuế - - 591.324.763 - Lợi nhuận sau thuế - - 402.100.839 - Số lao động 419 419 Thu nhập bình quân người/ tháng 680.000 685.319 850.745 960.965 Các khoản nộp ngân sách 527.400.044 278.515.544 275.561.649 249.993.273 ** Những thuận lợi và khó khăn của Công ty xây dựng số 34: Thuận lợi: Được sự quan tâm, giúp đỡ hiệu quả của Tổng Công ty xây dựng Hà Nội về mọi mặt đã giúp Công ty giảm bớt nhiều khó khăn, phần nào bình ổn được công việc sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, kế hoạch đầu tư sâu về máy móc thiết bị thi công đã được tổng Công ty quan tâm giúp đỡ kịp thời, về cơ bản đủ điều kiện để thi công những dự án trọng điểm. Mặt khác trong hoàn cảnh khó khăn Công ty đã quan tâm đào tạo được một số cán bộ công nhân lành nghề, ít nhiều họ cũng đã đủ điều kiện tham gia thi công các dự án có yêu cầu kỹ thụât cao. *Khó khăn: Các công trình chuyển tiếp còn ít, trong năm 2001 chủ yếu có 3 công trình được tổng công ty giao, điều kiện thi công phức tạp. Đa số các công trình đã thi công từ năm trước nguồn vốn ngân sách Nhà nước và địa phương, do đó việc thu hồi công nợ khó khăn dẫn đến đồng vốn quay vòng chậm, kéo dài thời gian chịu lãi ngân hàng làm ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh và thu nhập của cán bộ công nhân viên. Thiết bị máy móc thiếu đồng bộ, cũ nát, hầu hết các thiết bị đã đến thời kỳ sữa chữa và thay thế nhiều. Song việc sửa chữa thay thế kém chất lượng, từ đó không phát huy được công suất máy dẫn đến kém hiệu quả. Một số đơn vị thiếu chủ động trong tổ chức công tác quản lý, điều hành quá trình thực hiện nhiệm vụ. Từ đó nảy sinh tư tưởng ỷ lại vào Công ty như vậy khó có thể đáp ứng được công việc sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường sôi động và khắc nghiệt hiện nay. Công tác đấu thầu hiệu quả chưa cao, chưa có chiến lược và biện pháp cụ thể. **Một số thành tích Công ty đã đạt được: Trong những năm gần đây, với tiềm năng sẵn có và chiến lược phát triển đúng đắn, giá trị sản xuất Công ty tăng lên không ngừng. Công ty xây dựng số 34 đã và đang thi công nhiều công trình dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn, tốc độ thi công nhanh, kết cấu hiện đại: Các liên doanh ô tô VMC, TOYOYA, VIDAMCO, FORD, DAEWOO, HANEL, nhà máy gốm Granit Thạch Bàn, liên doanh sản xuất xe máy Hon da, nhà máy xi măng Nghi Sơn và trụ sở làm việc UBND- HĐND các tỉnh Thanh Hoá- Vĩnh Phúc, trường công nhân kỹ thụât Việt Nam Hàn Quốc, các trường học vốn ADB, ODA, bệnh viện đa khoa ở Bắc Giang, Tuyên Quang... Ngoài việc phát triển xây dựng dân dụng và công nghiệp Công ty đã mở rộng và đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh tham gia thi công các công trình hạ tầng các công trình đường giao thông. Xây dựng các kênh mương thuỷ lợi, kè đê biển, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà... Các công trình đạt huy chương vàng chất lượng: Công trình trung tâm kỹ thuật đa ngành. Trung tâm bảo hành, giới thiệu xe KIA, MAZDA. Trụ sở nhà làm việc UBND tỉnh Vĩnh Phúc. Nhà phễu của nhà máy xi măng Nghi Sơn. Các công trình được cấp bằng chất lượng: Công ty du lịch, thương mại Vinh. Nhà máy lắp ráp ti vi, tủ lạnh DAEWOO- HANEL. Biệt thự K2 Nghi Tàm. Trung tâm trưng bày, bảo hành xe ô tô BMW. Sở y tế Tuyên Quang. Trường công nhân kỹ thuật Việt Nam- Hàn Quốc. Với địa bàn hoạt động trên cả nước Công ty xây dựng số 34 chuyên nhận thầu xây lắp các công trình với hình thức chìa khoá trao tay hoặc nhận thầu trực tiếp từng công trình và hạng mục công trình. Bên cạnh đó Công ty xây dựng số 34 có khả năng về vốn để tiến hành liên doanh, liên kết với mọi hình thức, mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước để sản xuất vật liệu thi công xây lắp và kinh doanh bất động sản. ** Căn cứ đặc điểm và tình hình thực tế, doanh nghiệp chọn hình thức cổ phần hóa mục 1 điều 3 Nghị định 64/2002/NĐ-CPngày 19/6/2002 để chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần( Giữ nguyên vốn Nhà nước hiện có tại doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu thu hút thêm vốn). Tên Công ty cổ phần: Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng số34. Tên giao dịch quốc tế: Investment & Contruction Stock Company No 34. II- Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp của Công ty xây dựng số 34. 1. Đặc điểm của sản phẩm và công nghệ sản xuất sản phẩm. a. Xây lắp: Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Thông thường công tác xây dựng cơ bản do đơn vị xây lắp nhận thầu tíên hành. Ngành sản xuất này có các đặc điểm sau: - Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc...có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài...Do vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có dự toán thiết kế, thi công. - Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trước, do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm thể hiện không rõ. - Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất khác phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. - Thời gian sử dụng dài, giá trị sản phẩm lớn: khác với sản phẩm thông thường, sản phẩn xây dựng thường có kích thước lớn, yêu cầu về độ bền vững phải cao, thời gian sử dụng lâu dài. -Tổ chức sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta nói chung và ở Công ty xây dựng số 34 nói riêng phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghịêp ( đội, xí nghiệp ). Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung cho bộ phận nhận khoán b. Sản xuất vật liệu xây dựng: Tiếp tục củng cố về tổ chức, đào tạo và tuyển dụng công nhân và kỹ sư về vật liệu xây dựng để phục vụ các dự án như xây nhà máy gạch tuynel, nắm bắt và làm chủ được dây chuyền công nghệ sản xuất các loại gạch nung đảm bảo chất lượng sản phẩm, dự kiến xây dựng nhà máy có công suất thiết kế 20 triệu viên/ năm và có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. c. Trang trí nội thất: Trong năm 2004 sẽ đầu tư mới và trong những năm tiếp theo củng cố và xây dựng đội chuyên để đảm nhận trang trí nội thất, ngoại thất của các công trình, nhà làm việc có quy mô hiện đại và các công trình văn hoá thể thao. d. Kinh doanh nhà: Thị trường bất động sản tại khu vực Hà Nội và một số thành phố lớn tập trung dân cư cung vẫn chưa đáp ứng được cầu trong nhiều năm nữa. Công ty sẽ triển khai hướng kinh doanh nhà, chủ động liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài Công ty để xây dựng dự án đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản. Trước mắt khai thác và sử dụng khu trụ sở của Công ty có hiệu quả. e. Kinh doanh vật tư vật liệu và máy thiết bị: Những năm qua Công ty đã làm đại lý chính cho Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty gang thép Thái Nguyên,. Công ty cổ phần vẫn tiếp tục và phát triển kinh doanh vật tư vật liệu nhằm mục đích quản lý nguồn vốn vay, tăng thu cho đơn vị, dự trữ vật liệu giảm thiểu những rủi ro do bíên động về giá. 2. Quy trình hoạt động của Công ty xây dựng số 34 Hàng năm Công ty thường tiến hành hoạt động tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết với các đối tác trong và ngoài nước. Chính vì vậy quy trình hoạt động của Công ty bắt đầu bằng việc tiếp thị để tìm kiếm khách hàng. Ta có thể thấy qua sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình hoạt động của Công ty xây dựng số 34 Tiếp thị Hồ sơ dự thầu Nhận thầu Thi công Kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao - Tiếp thị : là công việc tổ chức hệ thống tiếp cận và nắm bắt các thông tin để tìm kiếm việc làm. Việc tìm kíêm này nhằm nắm bắt các diễn biến về giá cả và nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, chuẩn bị số liệu cần thiết để giới thiệu, quảng cáo với khách hàng và phục vụ vịêc tham gia đấu thầu các công trình. - Lập hồ sơ dự thầu bao gồm: + Bóc tiên lượng dự toán + Biện pháp tổ chức thi công + Đưa ra tiến độ thi công Bước này do phòng Kinh tế- Kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của ban Giám đốc. - Nhận thầu: Sau khi lập hồ sơ dự thầu và gởi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu theo NĐ88/1999/CP. Nếu trúng thầu thì tổ chức thi công công trình. - Tiến hành thi công: Việc tổ chức thi công dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của bên chủ đầu tư. Những công việc nhìn chung bao gồm: + Tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế, đề xuất ý kiến thay đổi hoặc bổ sung thiết kế cho phù hợp với điều kiện thi công song phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật. + Lập các biện pháp thi công, biện pháp an toàn. + Kiểm tra giám sát, hướng dẫn các đơn vị trong quá trình tổ chức thi công đảm bảo chất lượng, kỹ thuật và các bịên pháp an toàn lao động. + Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng vật tư, thiết bị máy móc, kiểm tra xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, thanh quyết toán. + Lập chương trình áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thụât, đổi mới công nghệ. + Soạn thảo hướng dẫn và phổ biến các quy trình quy phạm kỹ thuật mới cho các cán bộ đơn vị trực thuộc. - Công trình sau khi hoàn thành được kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị chủ đầu tư. III- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý : 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Bộ máy tổ chức quản lý trong Công ty xây dựng số 34 được tổ chức theo mô hình tập trung và được điều hành bởi Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc phu trách các mảng khác nhau, bên cạnh đó Kế toán trưởng giúp đỡ Giám đốc quản lý về mặt tài chính, tiếp theo đó là các phòng ban chức năng, các đội xây dựng và các xí nghiệp xây lắp: Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh tế kế hoạch tiếp thị Phòng Kỹ thuật thi công AT Phòng quản lý thiết bị vật tư Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng TCHC TCKT KTKH KTTC QLTBVT xnxd xnxd xnxd xnxd đội xd đội xd đội xd đôi tổ tổ số 1 số 2 số 3 số 4 số 2 số 5 số 6 ct pvcg bv Chi nhánh tại VPDD tại Thái Nguyên Bắc Giang 2. Chức năng, nhịêm vụ, quyền hạn từng bộ phận, phòng ban: - Giám đốc Công ty: Do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong Công ty như: tổ chức điều hành hoạt động của Công ty, xây dựng các phương án, kế hoạch, đầu tư mở rộng liên doanh, liên kết... - Phó Giám đốc Công ty: Giúp Giám đốc Công ty theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền. - Kế toán trưởng Công ty : Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức việc thực hiện phân công công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật. - Các phòng ban chức năng: Với nhiệm vụ tham mưu giúp việc Giám đốc trong sản xuất kinh doanh phải chịu trách nhiệm và tuân thủ theo chức năng nhiệm vụ đã được phân cấp và cụ thể hoá: * Phòng kinh tế- kế hoạch- tiếp thị: + Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc và chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đấu thầu. + Nhận hồ sơ thiết kế, dự toán và các tài liệu có liên quan để giao lại cho đơn vị nhận thi công, là đầu mối giao tài liệu thanh quyết toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt, nhận tài liệu khi đã được chủ đầu tư và đơn vị chủ quản phê duyệt để sao gửi cho các đơn vị và phòng ban có liên quan. + Tham gia cùng đơn vị tính toán điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây dựng đơn giá đối với những công việc khác biệt, kiểm tra dự toán, quyết toán của các công trình trước khi trình Giám đốc. + Chuẩn bị mọi thủ tục giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công sau khi đã được Giám đốc Công ty giao việc. + Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu với bên A, theo dõi đơn vị thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng để điều chỉnh hoặc bổ sung ( nếu có thay đổi thiết kế hoặc khối lượng phát sinh). + Kết hợp với đơn vị trực thuộc tiến hành thanh lý hợp đồng giữa Công ty với bên A sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. + Kiểm tra, tính toán xác nhận khối lượng thực tế thực hiện của các đơn vị hàng tháng để Giám đốc Công ty ký duyệt ( tạm ứng) tiền mua vật tư, (tạm ứng ) tiền lương và các chi phí khác khi chưa có quyết toán A-B và làm cơ sở cho một quyết toán chính thức. + Lập với kết hợp với đơn vị trực thuộc để lập biện pháp tổ chức thi công, kèm theo biện pháp an toàn lao động cho các công trình. * Phòng tổ chức hành chính: + Tổ chức: Kiểm tra và tính lương cho khối Công ty và các xí nghiệp, đội, công trình. Thực hiện các chính sách đối với người lao động: chính sách về lương hưu, các khoản trợ cấp, BHXH, BHYT... Quản lý cán bộ, lao động, nhân công: tiếp nhận và điều động, bổ nhiệm. + Bộ phận hành chính: Làm công tác phục vụ các phòng ban Công ty, đời sống người lao động. Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm. * Phòng tài chính kế toán: +Hàng tháng căn cứ vào khối lượng các đơn vị thực hiện đã được phòng Kinh tế kế hoạch tiếp thị kiểm tra xác nhận từng công trình để cho vay vốn theo quy chế sau khi được Giám đốc phê duyệt. + Kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các đơn vị để đảm bảo chi đúng mục đích và nâng cao hiệu quả đồng vốn. + Kiểm tra việc báo cáo hạch toán thu chi của các đơn vị theo mẫu biểu Công ty hướng dẫn, các chứng từ vật tư, tiền lương và chứng từ chi khác theo quy định của nghị định 59/CPvà các thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính, nếu phát hiện có sai sót hoặc chưa hợp lý yêu cầu đơn vị sửa ngay để đảm bảo tính chính xác của số liệu. + Kết hợp với phòng Kinh tế kế hoạch tiếp thị và các đơn vị để lập kế hoạch thu hồi vốn, đôn đốc và cùng đơn vị trực thuộc thu hồi vốn hàng tháng. + Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động kinh tế của Công ty trên cơ sở các thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính và chế độ chính sách của Nhà nước. * Phòng Kỹ thuật thi công AT: + Theo dõi giám sát quá trình thi công trên các công trình của các đội, xí nghiệp, các công trình trực thuộc Công ty : nghiệm thu, bàn giao công trình. + Quản lý kỹ thuật công trình, kiểm tra khối lượng thực hiện các công trình, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc. + Thiết kế các bản vẽ kỹ thuật. * Phòng Quản lý thiết bị vật tư: + Là phòng nhận khoán trực thuộc Giám đốc Công ty, quản lý máy móc, cốt pha, giàn giáo, các phương tiện bảo hộ lao động. + Kinh doanh thép, xi măng, cho thuê cốt pha, giàn giáo, máy móc ...đối với các công trình của Công ty và cho thuê ngoài. + Là một đơn vị nhận khoán tương đương với một đội, một xí nghiệp. Phần B: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty xây dựng số 34 I- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc, dưới các đơn vị trực thuộc ( xí nghiệp xây lắp, đội xây dựng) không có bộ máy kế toán. Phòng Kế toán của Công ty có 6 người, gồm 1 Kế toán trưởng và 5 Kế toán viên, dưới nữa là nhân viên kế toán của các đội, xí nghiệp được tổ chức theo mô hình sau: Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán tổng hợp CPSX thuế- lương TSCĐ-VT quỹ Nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng Kế toán còn có các chức năng làm công tác kế toán. Nhiệm vụ chính của công tác kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính. Phòng Kế toán gồm các thành viên: Kế toán trưởng có nhiệm vụ: + Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng làm việc + Chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các đoàn đội, phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc. + Nghiệm thu khối lượng công trình đã hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc, cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới. + Liên hệ với các cơ quan chủ quản như ban tài chính Tổng Công ty Tổng cục thuế, cục quản lý doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: + Vào sổ nhật ký chung và sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định kỳ trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của khối cơ quan Công ty. + Tổng hợp bảng cân đối phát sinh của các đội xây lắp, các xí nghiệp trực thuộc để lập bảng cân đối phát sinh toàn Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính, hoạt động thu nhập bất thường. + Lập báo cáo tài chính toàn Công ty. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành: + Tập hợp và kết chuyển các chi phí công nhân, nguyên vật liệu trực tiếp, các chi phí khác. + Tổng hợp và kết chuyển các chi phí công nhân, nguyên vật liệu trực tiếp và các chi phí khác. + Tổng hợp biểu chi phí gía thành công trình của các đơn vị trực thuộc. + Kết chuyển giá thành và tính lãi lỗ từng công trình. Kế toán thuế và tiền lương: + Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để lập bảng kê thuế GTGT với cục thuế Hà Nội, lập bảng kê thuế GTGT đầu ra. + Xác định thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ hàng tháng + Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. + Căn cứ bảng kê phân bổ tiền lương hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng tổ chức lao động tiền lương theo mẫu quy định tại Công ty. Kế toán TSCĐ và vật tư: + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của khối cơ quan Công ty + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, hàng quý của khối cơ quan Công ty. + Vào sổ tổng hợp vật tư, công cụ dụng cụ + Lên bảng kê và hạch toán, vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư. + Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị. Kế toán quỹ, công nợ: + Theo dõi cấp phát chi phí cho 4 xí nghiệp và các tổ đội, lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với đơn vị hàng tháng, quý,năm. + Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu – chi, chứng từ ngân hàng. Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc : ở các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán mà chỉ có các nhân viên kế toán, các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất( nguyên vật liệu, lao động, các chi phí khác...). Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về Công ty để đối chiếu, so sánh với nhân viên của phòng kế toán. II- Tổ chức vận dụng chế độ kế toán: Trình tự ghi và hạch toán của Công ty xây dựng số 34: * Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm. * Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung Các loại sổ kế toán ghi chép: Sổ quỹ Sổ cái Sổ nhật ký chung. Tổ chức hệ thống chứng từ: Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Tiền lương: Bảng chấm công và chia lương, bảng thanh toán lương chi tiết, bảng tổng hợp thanh toán lương, bảng phân bổ lương. Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, bảng kê chi phí nhân công, bảng kê chi phí máy thi công, bảng kê chi phí khác, bảng kê chứng từ chi phí. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính của đơn vị, hình thức ghi sổ được Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Phần mềm Công ty sử dụng là phần mềm kế toán CAP 3.00 do Công ty phát triển tin học Bình Minh viết riêng cho toàn Công ty. Hình thức nhật ký chung: là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung, lấy số liệu để ghi sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản liên quan. Trình tự tổ chức sổ sách kế toán mô tả theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhật ký chuyên Nhật ký chung Sổ hạch toán dùng chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Hình thức hạch toán kế toán tại Công ty: Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh về các sản phẩm xây dựng Công ty xây dựng số34 đã sử dụng hình thức hạch toán kế toán tập trung. Các chứng từ kế toán Phòng TCKT Sổ kế toán của đội, xí nghiệp Theo hình thức này toàn Công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất để tập trung giải quyết toàn bộ công tác kế toán của toàn Công ty. Còn ở các bộ phận trực thuộc không tổ chức hạch toán riêng mà cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu.Định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán tài chính Công ty để kiểm tra và ghi sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ, các hệ thống tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận Công ty, cuối tháng, cuối quý, cuối năm lập Báo cáo tài chính. Hệ thống Báo cáo tài chính: Theo chế độ kế toán hiện hành tại Công ty xây dựng số 34 định kỳ mỗi quý Kế toán tổng hợp tiến hành khoá sổ các tài khoản, ghi các bút toán điều chỉnh, tính ra các số dư cuối kỳ của các tài khoản, dựa vào đó lập các khoản mục trên các báo cáo tài chính để cung cấp cho các đối tượng quan tâm( Tổng Công ty xây dựng Hà Nội, cục thuế, Giám đốc Công ty...) về thực trạng hoạt động tài chính của Công ty. Các báo cáo tài chính mà Công ty phát hành bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( BCĐKT) Báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( BCLCTT) Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC) Các BCĐKT, BCLCTT, TMBCTC được lập theo biều mẫu thông dụng do chế độ ban hành. Riêng BCKQKD thì có sự khác biệt vì ngoài 3 phần( PhầnI: Lãi – lỗ, Phần II: Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, Phần III: thuế GTGT được khấu trừ, được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa) còn có thêm phần IV: Báo cáo giá thành, doanh thu công trình, hạng mục công trình. Đây là biểu mẫu được dùng phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp áp dụng bắt buộc đối với từng đơn vị xây lắp. Trong đó cung cấp cho người sử dụng các thông tin về giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp và giá thành toàn bộ (bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). III- Nội dung tổ chức kế toán các phần hành chủ yếu tại Công ty xây dựng số 34: 1. Hạch toán nguyên vật liệu: Tại Công ty xây dựng số 34 nguyên vật liệu thể hiện vai trò rất quan trọng, là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, khoảng 70% đến 80%. Các loại nguyên vật liệu ở đây bao gồm: gạch, đá, cát, sỏi, vôi vữa, xi măng sắt thép...các nguyên vật liệu này tham gia một lần vào quá trình sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị công trình. a. Tài khoản sử dụng: Do Công ty giao việc cho các đội, xí nghiệp theo hình thức khoán gọn công việc, nên tự các đội phải tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu còn Công ty chỉ tạm ứng tiền chứ không tạm ứng nguyên vật liệu cho công trình. Vì vậy để theo dõi nguyên vật liệu, Kế toán tại Công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152: “ nguyên vật liệu” Tài khoản này được chi tiết làm 2 tiểu khoản: 152-xi măng, 152- sắt thép. Tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu ở các đội, xí nghiệp” . b. Hệ thống chứng từ sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu phải được minh chứng bởi các chứng từ theo chế độ kế toán. Các chứng từ đó bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn thuế GTGT. Cuối tháng kế toán đội, xí nghiệp tiến hành tập hợp chứng từ gốc và căn cứ vào đó để lập bảng kê chứng từ chi phí nguyên vật liệu chuyển lên phòng kế toán của Công ty. Bảng kê này lập riêng cho từng đối tượng hạch toán chi phí, lập theo từng tháng. c. Quy trình luân chuyển của chứng từ nguyên vật liệu: c.1. Nguyên vật liệu tại kho Công ty: Nguyên vật liệu được mua về tại Công ty xây dựng số34 chủ yếu là để phục vụ mục đích kinh doanh chứ không phải để sử dụng cho quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu được mua lưu kho Công ty là xi măng và sắt thép. Có thể nói nguyên vật liệu này đóng vai trò là hàng hoá bởi khi xuất bán Kế toán ghi tăng giá vốn đồng thời phản ánh doanh thu. Nguyên vật liệu quản lý tại kho Công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho là giá bình quân sau mỗi lần nhập. + Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho: Kế toán ở dưới đội căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được viết là 2 liên: 1 liên được lưu cùng hoá đơn GTGT, hoá đơn b._.