Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn

n kinh tế mở các doanh nghiệp của Việt Nam còn phải đối mặt với sự cạnh tranh của các doanh nghiệp nước ngoài, thêm vào đó cơ chế quản lý kinh tế của nước ta còn nhiều bất cập gây trở ngại không ít cho các doanh nghiệp do vậy để có thể đứng vững trên thị trường các doanh nghiệp phải tổ chức công tác bán hàng và có chiến lược bán hàng thíc hợp nhằm huy động hiệu quả nguồn lực hiện có để đảm bảo phát triển vốn lâu dài, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Ngay từ khi ra đời, kế toán là một công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế, với chức năng theo dõi giám đốc và phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Hoạt động bán hàng chính là điều kiện kiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thông qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp thu hồi được vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận. Thông qua số liệu của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng sẽ giúp đỡ cho nhà điều hành của doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá và lựa chọn phương pháp đầu tư, kinh doanh có hiệu quả nhất. Dựa vào đó chủ doanh nghiệp có thể tìm ra các biện pháp tối ưu để đảm bảo sự duy trì cân đối thường xuyên giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra. Doanh nghiệp có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất cho những người lao động, nhà nước và cho chủ doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, đồng thời qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Nam Sơn em đã chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng” làm cơ sở cho chuyên để của mình. Với đề tài trên chuyên đề của em chia làm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty TNHH Nam Sơn. Phẩn 2: Thực trạng tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn. Phần 3: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn. Do thời gian cũng như khả năng thực tế chắc chắn chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp, bổ sung của thầy, cô để báo cáo của em có chất lượng tốt hơn. Em cũng xin chân thành cảm ơn TS. Trần Thị Nam Thanh cùng ban lãnh đạo công ty TNHH Nam Sơn đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NAM SƠN 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Nam Sơn. Tên công ty: Công ty TNHH Nam Sơn Tên giao dịch: Công ty TNHH Nam Sơn Tên viết tắt: Công ty Nam Sơn Đại chỉ trụ sở chính: Xã Thi Sơn - Huyện Kim Bảng - Tỉnh Hà Nam Điện thoại: 03513. 535 725 Fax: 03513.535 725 Ngày thành lập: Ngày 21 tháng 1 Năm 2002 Nơi cấp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư và Phát Triển Tỉnh Hà Nam Giấy phép đầu tư: 0602000121 Công ty TNHH Nam Sơn là một công ty tư nhân chuyên kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng, mua bán, đại lý cung ứng vật liệu xây dụng cho các công trình, hạng mục công trình, vận tải hàng hoá… Công ty TNHH Nam Sơn gồm các sáng lập viên và nhiệm vụ phân công như sau: Đinh Văn Chương: Sinh Ngày 02 Tháng 04 Năm 1975. Số chứng minh thư nhân dân: 168012468 do Công an tỉnh Hà Nam cấp Ngày 10 Tháng 09 Năm 1997. Hộ khẩu thường trú tại xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Chỗ ở hiện tại: xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Là chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm giám đốc Công ty và là người đại diện trước pháp luật của Công ty. Phạm Trọng Dương: Sinh Ngày 14 Tháng 02 Năm 1974. Số chứng minh thư nhân dân: 168038506 do Công an tỉnh Hà Nam cấp Ngày 02 Tháng 07 Năm 1998. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Thị Trấn Hoà Mạc, huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam. Là thành viên Công ty. Bùi Thuý Đông: Sinh Ngày 10 Tháng 07 Năm 1979. Số chứng minh thư nhân dân: 162216438 do Công an tỉnh Hà Nam cấp Ngày 18 Tháng 07 Năm 1996. Hộ khẩu thường trú: Thị Trấn Đồng Văn, huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam. Chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Là thành viên Công ty. Đinh Hữu Thiết: Sinh Năm 1974. Số chứng minh thư nhân dân: 161946014 do Công an tỉnh Hà Nam cấp Ngày 17 Tháng 04 Năm 1990. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Là thành viên Công ty. Đinh Văn Hưng: Sinh Năm 1975. Số chứng minh thư nhân dân: 162028431 do Công an tỉnh Hà Nam cấp Ngày 19 tháng 10 Năm 1992. Hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện tại: Xã Thi Sơn, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam. Là thành viên Công ty. Vốn điều lệ của Công ty là: 7.500.000.000 đồng. (Bảy tỷ, năm trăm triệu đồng Việt Nam) Trong đó tỷ lệ vốn góp của các thành viên như sau: Đinh Văn Chương: Góp 7.150.000.000 đồng: Trong đó : 750.000.000 đồng là tiền mặt. Phạm Trọng Dương: Góp 100.000.000 đồng: Trong đó: 100.000.000 đồng là tiền mặt. Bùi Thuý Đông: Góp 150.000.000 đồng: Trong đó: 150.000.000 đồng là tiền mặt. Đinh Hữu Thiết: Góp 50.000.000 đồng: Trong đó: 50.000.000 đồng là tiền mặt. Đinh Văn Hưng: Góp 50.000.000 đồng: Trong đó: 50.000.000 đồng là tiền mặt Qua 7năm xây dựng và trưởng thành với mục tiêu không ngừng đổi mới về công tác quản lý, đổi mới về công nghệ phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty đến nay Công ty đã và đang phát triển không ngừng. Khi mới thành lập Công ty chủ yếu hoạt động trên địa bàn tỉnh nhưng hiện nay Công ty đã và đang hoạt động trên các địa bàn tiềm năng như thị trường Hà Nội, Ninh Bình, Thanh Hoá, Thái Bình, Hưng Yên… Trong kế hoạch phấn đấu của Công ty đến năm 2010 Công ty sẽ mở rộng tiếp hoạt động của mình tại nhiều tỉnh khu vực miền Bắc, miền Trung và Công ty sẽ mở các văn phòng đại diện ở những khu vực trọng điểm như: Hà Nội, Nam Định, Vinh… 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Nam Sơn. Công ty TNHH Nam Sơn là một Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại các Ngân hàng như: Ngân hàng công thương tỉnh Hà Nam, Ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Hà Nam… Hoạt động theo luật doanh nghiệp được Sở Kế Hoạnh và Đầu Tư tỉnh cấp giấy phép và hướng dẫn. Công ty có chức năng khai thác sản xuất, thu mua đá, mua bán cung ứng các mặt hàng đã đăng ký, phục vụ cho nhu cầu thị trường sao cho đem lại lợi nhuận cao nhất có thể cho Công ty, đóng góp đầy đủ cho Ngân Sách Nhà Nước, đảm bảo kinh doanh các mặt hàng mà pháp luật không nghiêm cấm. Thực hiện nhiệm vụ tổ chức, thực hiện các kế hoạch kinh doanh theo đúng quy định chế độ hiện hành và mục đích và nội dung hoạt động của công ty. Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp tự tạo thêm vốn để đảm bảo cho việc thực hiện mở rộng và tăng trưởng hoạt đống kinh doanh của Công ty thực hiện tự trang trải về tài chính kinh doanh có lãi đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của xã hội, sử dụng đúng chế độ chính sách quy định và có hiệu quả các nguồn vốn đó. Xây dụng chiến lược và phát triển nghành hàng kế hoạch kinh doanh phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuân thủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đăng ký, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của minh và chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm hàng hoá, dịch vụ do Công ty thực hiện về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán… Thực hiện các nghĩa vụ đỗi với người lao động theo đúng quy định của bộ luật lao động. Đảm bảo thực hiện đúng chế độ và quy định quản lý vốn, tài sản, các quỹ về hạch toán kế toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà nước quy định, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành. 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn. Công ty TNHH Nam Sơn đăng ký các ngành, nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (cầu, đường, cống…), thuỷ lợi nhóm B, C (trạm bơm, kè, cống, kênh mương…), san lấp mặt bằng. Vận tải hàng hoá bằng đường bộ. Vận tải hàng khách bằng xe ô tô. Khai thác và chế biến đá, khai thác đất, cát, sỏi. Kinh doanh: Gỗ, các sản phẩm từ gỗ, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ tre trúc, mây tre đan, hàng hoá nông sản. Mua bán vật liệu xây dựng: đá, cát, sỏi, gạch, xi măng, ngói, sắt, thép… Kinh doanh mua bán vật tư máy móc, thiết bị công trình… Để nhằm thúc đẩy kinh doanh và mở rộng thị trường Công ty thường xuyên xúc tiến giới thiệu quảng bá Công ty, sản phẩm, hàng hoá của Công ty, và lấy chất lượng sản phẩm, hàng hoá, cung cách phục vụ của Công ty là đòn bẩy uy tín của Công ty với khách hàng. Với tư cách pháp nhân của mình Công ty có thể đứng ra vay vốn Ngân hàng, Nhận đấu thầu, ký kết các hợp đồng kinh tế phát sinh giữa Công ty với các chủ đầu tư. Công ty có thể đáp ứng mọi nhu cầu mua hàng của khách về các mặt hàng trong xây dựng, và trong các lĩnh vực khác, có thể bán trực tiếp tại Công ty, hoặc vận chuyển thẳng tới địa điểm giao nhận theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, với đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình và cao tinh thần trách nhiệm cao… Khách hàng của Công ty rất đa dạng là cá nhân, hộ gia đình (chủ yếu mua nhỏ, lẻ), các công ty tư nhân, các công ty Nhà Nước, các chủ đầu tư thường mua các mặt hàng với khối lượng lớn thông qua các hợp đồng kinh tế và tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện đã ghi trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Thị trường kinh doanh của Công ty ở cả trong nước và ngoài nước. Thị trường kinh doanh chủ yếu là các tỉnh miền Bắc như: Hà Nội, Hưng Yên, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình… và miền Trung: Vinh, Hà Tĩnh, Thanh Hoá… 1.4. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Công ty TNHH Nam Sơn nằm trên địa bàn huyện Kim Bảng bao quanh là núi đá, ngành nghề chuyên môn chủ yếu của Công ty là khai thác sản xuất đá do đó quy trình khai thác đã được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ mô tả quy trình công nghệ sản xuất đá Các sản phẩm đá được tạo ra Dây chuyền nghiền sàn đá Vận chuyển ra các dây chuyền sản xuất Đá khai thác được hoặc thu mua về Quy trình công nghệ sản xuất đá: Đá được khai thác tại các mỏ núi đá hoặc được thu mua từ các doanh nghiệp khác về kiểm tra, phân loại ra các loại đá đạt chất lượng tiêu chuẩn sau đó được vận chuyển ra các dây chuyền sản xuất, tại dây chuyền sản xuất đá được nghiền, sàng tạo ra các sản phẩm đã khác nhau như đá 1x2, đá 3x4, đá mạt, đá dăm… 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. * Cơ cấu lao động Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn có tổng số nhân viên và lao động là 25 tất cả đều có trình độ chuyên môn cao. Bao gồm: 1 người là Giám Đốc trình độ Đại học 1 người là Phó giám đốc trình độ Đại học 3 người ở phòng nhân sự trình độ Đại học 5 người phòng tài chính kế toán: trong đó 3 người trình độ Đại học và 2 người trình độ cao đẳng. 5 người phòng kinh doanh: Trong đó 3 người trình độ đại học, 2 người trình độ cao đẳng. 7 người phòng kế hoạch kỹ thuật trình độ đại học 3 người phòng vật tư hàng hoá trình độ cao đẳng. * Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành các hoạt động của Công ty, tạo nên sự thống nhất nhịp nhàng giữa các bộ phận, các đơn vị trong Công ty đảm bảo tăng cường công tác kiểm tra, giám sát chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Nam Sơn tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp đứng đầu là giám đốc, dưới giám đốc là phó giám đốc sau đó là các phòng ban. Giám Đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu mọi trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh của Công ty. Là người đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà Nước, là người có quyền hành cao nhất trong Công ty. Phó Giám Đốc: là người điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, đồng thời kết hợp với các trưởng phòng tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phòng ban: Phòng nhân sự: Giúp Giám đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty, quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định của Bộ luật lao động ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ: Giúp đơn vị đảm bảo nguồn nhân lực, xác định nhu cầu về nhân lực, tổ chức lao động phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho người lao động. Kết hợp với các phòng ban giải quyết các vấn đề về lao động như: Chế độ lương, chế độ an toàn lao động… Phòng tài chính - kế toán: là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thông kê theo chế độ hiện hành của Nhà Nước. Về lĩnh vực tài chính: Phòng có nhiệm vụ Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các tài nguyên khác… Giúp Giám đốc đảm bảo điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm kiếm phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của Công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Công ty nhằm hạch định chiếm lược tài chính của Công ty và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính. Về lĩnh vực kế toán: Phòng có nhiệm vụ Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà nước, ghi chép chứng từ đầy đủ, cập nhập sổ sách kế toán, phản ánh các hoạt động của Công ty một cách trung thực chính xác khách quan. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo công khai tài chính theo quy định hiện hành và thường xuyên báo cáo với Giám đốc tình tình tài chính của Công ty. Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững tiến độ khối lượng thi công các công trình, theo dõi khấu hao máy móc trang thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với Ngân Sách Nhà Nước, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phòng kinh doanh: là phòng tham mưu cho Giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh tìm kiếm, nghiên cứu, triển khai, mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời cho Công ty. Phòng có nhiệm vụ: Giới thiệu quảng cáo Công ty với khách hàng, thường xuyên nâng cao uy tín, hình ảnh Công ty. Nắm bắt được những thông tin về các dự án đầu tư, báo cáo Giám đốc để có kế hoạch dự thầu. Nắm bắt được thị trường nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận. Phòng kế hoạch - kỹ thuật: là bộ phận tham mưu cho Giám Đốc các lĩnh vực xây dựng, theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của Công ty, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi công tác hợp đồng kinh tế. Tìm hiểu nắm bắt yêu cầu của khách hàng, phối hợp với phòng kinh doanh lựa chọn hình thức, biện pháp kinh doanh phù hợp, lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên Giám đốc ký, lập kế hoạch quản lý quỹ đất, phương án sử dụng khai thác hợp lý có hiệu quả, kiểm tra các hồ sơ thiết kế, các dự toán được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xây lắp từ khâu chuẩn bị thi công đến việc thanh quyết toán công trình. Là bộ phận kiểm tra chất lượng công trình, việc thực hiện quy phạm trong quy trình xây dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện pháp thi công, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao thanh quyết toán công trình. Phòng vật tư - hàng hoá: Xây dựng kế hoạch cung ứng vật liệu cho các hợp đồng kinh tế, cho các bộ phận trong Công ty. Soạn thảo và xây dựng các định mức vật tư hàng hoá các bảng kê vật liệu, phế liệu thu hồi để trình Giám đốc. Tổ chức và trực tiếp quản lý bộ phận vận chuyển hàng hoá. Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty. Định kỳ kiểm tra tài sản, vật tư, hàng hoá Nhập - Xuất - Tồn và lập báo cáo trình cho Giám đốc. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng Nhân sự Phòng Tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kế hoạnh kỹ thuật Phòng vật tư hàng hoá Ghi chú: Mối quan hệ hướng dẫn chỉ đạo Mối quan hệ phân phối cộng tác và hộ trợ nghiệp vụ. 1.6. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty. Để thấy được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty đã đạt được ta có thể so sánh các chi tiêu kinh tế trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính của Công ty qua 3 năm gần đây nhất. Bảng 1.1. Tình hình Tài sản của Công ty TNHH Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: Nhìn đồng TÀI SẢN Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 6.080.937 6.231.645 5.265.045 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 613.683 153.639 484.389 2. Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0 3. Các khoản phải thu ngắn hạn 2.224.003 2.246.251 2.504.029 - Phải thu của khách hàng 2.224.003 2.246.251 2.504.029 4. Hàng tồn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 - Hàng tôn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 5. Tài sản ngắn hạn khác 6.278 103.810 0 - Thuế GTGT được khấu trừ 6.278 103.810 0 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 5.114.382 5.918.846 8.727.862 1. Tài sản cố định 5.114.382 5.918.846 8.727.862 - Nguyên giá 7.748.665 9.624.665 13.867.055 - Giá trị hao mòn luỹ kế 2.634.282 3.705.819 5.139.193 2. Bất động sản đầu tư 0 0 0 3. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 0 0 0 4. Tài sản dài hạn khác 0 0 0 TỔNG TÀI SẢN 11.195.319 12.150.491 13.992.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2006, 2007,2008 Bảng 1.2: Tình hình nguồn vốn của Công ty TNHH Nam Sơn Đơn vị tính: Nghìn đồng NGUỒN VỐN Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. NỢ PHẢI TRẢ 2.913.263 3.562.356 4.994.543 1. Nợ ngắn hạn 2.622.263 1.955.663 1.881.450 - Vay ngắn hạn 2.000.000 1.300.000 800.000 - Phải trả người bán 467.905 536.633 856.160 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 154.358 119.031 225.290 2. Nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 - Vay nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 8.282.056 8.588.135 8.998.364 1. Vốn chủ sở hữu 8.282.056 8.588.135 8.998.364 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 7.460.000 7.460.000 8.528.135 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 0 762.056 0 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 762.056 306.078 450.229 2. Quỹ khen thưởng phúc lợi 60.000 60.000 20.000 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 11.195.319 12.150.491 13.990.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2006, 2007, 2008 Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: Nghìn đồng CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 3. Giá vốn hàng bán 10.640.392 7.508.729 11.708.684 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.164.037 687.688 1.607.603 5. Doanh thu hoạt động tài chính 0 1.017 725 6. Chi phí tài chính Trong đó: chi phí lãi vay 300.250 300.250 120.792 120.792 550.103 550.103 7. Chi phí quản lý kinh doanh 312.508 142.804 332.907 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 551.278 425.109 725.318 9. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 551.278 425.109 725.318 10. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 154.358 119.031 203.089 11. Lợi nhuận sau thuế 396.920 306.078 522.229 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2006, 2007, 2008 Nhìn vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 3) trong 3 năm gân đây ta thấy: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm đều rất tốt, lợi nhuận sau thuế đạt được của Công ty rất cao, lợi nhuận đạt được của Công ty tăng dần qua các năm chứng tỏ chiến lược kinh doanh của Công ty đề ra là rất phù hợp, và bộ máy tổ chức quản lý cảu Công ty hoạt động rất tốt thể hiện: Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt được của Công ty giảm 23% so với năm 2006 nhưng tỷ suất sinh lời của lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần kinh doanh năm 2007 là 3,7%, năm 2006 là 3,4% chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty năm 2007 là rất tốt. Năm 2008 lợi nhuận đạt được của Công ty là 522.229.077 tăng 70,6% so với năm 2007 và 31,5% so với năm 2006 kết quả này đạt được là do doanh thu bán hàng năm 2008 tăng 62,5% so với năm 2007 và 12,8% so với năm 2006. Với tiêu trí không ngừng hoàn thiện và phát triển Công ty đã và đang tự khẳng định mình trên thị trường, có được những điều này là do Công ty đã có phương hướng kinh doanh đúng đắn, ngày càng tạo niềm tin cho khách hàng thông qua cung cách phục vụ và chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn là một Công ty kinh doanh có lãi đã và đang tạo việc làm cho rất nhiều lao động và đóng góp một phần không nhỏ thuế cho Ngân Sách Nhà Nước. 1.7. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Nam Sơn 1.7.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn Toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn được tổ chức tại một phòng gọi là phòng Tài Chính - Kế Toán. Bộ máy hạch toán kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công viêc hạch toán từ khâu thu nhận, xử lý luân chuyển chứng từ ghi sổ được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của Công ty. Kế toán lập báo cáo kế toán và phân tích hoạt động kinh doanh đều tại phòng Tài Chính - Kế Toán. Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty gồm 5 người trong đó 1 kế toán trưởng trình độ đại học 1 kế toán tổng hợp trình độ đại học 1 thủ quỹ trình độ đại học 1 kế toán bán hàng trình độ cao đẳng 1 kế toán thanh toán trình độ cao đẳng Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán; Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của phòng Tài Chính - Kế Toán, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính. Thực hiện các quy định của pháp luật về Kế toán - Tài chính trong đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật. Lập Báo cáo tài chính. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền thực trong quỹ và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo giá trị đã ghi trên các phiếu thu và phiều chi. Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại vật tư, hàng hoá và tình hình tiêu thụ của vật tư, hàng hoá. Mở sổ theo dõi cho từng loại mặt hàng, vật tư, hàng hoá và phải thường xuyên đối chiếu công nợ. Bên cạnh đó kế toán vật tư, hàng hoá còn chịu trách nhiệm ghi chép theo dõi sự biến động của tài sản cố định, lập và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi khoản tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại Ngân hàng. Tính ra tiền lương, thưởng phải trả cho từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán phải thu của người lao động như BHYT, BHXH, KPCĐ lập và quyết toán BHXH, BHYT với có quan bảo hiểm. Theo dõi đối chiếu công nợ đối với các khoản phải thu, phải trả với người mua và người bán. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tổng hợp các số liệu chứng từ của các bộ phận kế toán chuyển đến. Phản ánh các số liệu đó vào các sổ kế toán tổng hợp lập bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính. Sơ đ Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư, hàng hoá tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp ồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn 1.7.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. 1.7.2.1. Một số quy định kế toán chung. - Chế độ kế toán: Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn đang sử dụng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. - Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm - Kỳ kế toán năm - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong kế toán là VNĐ (Việt Nam Đồng). - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Theo phương pháp này Công ty quản lý hạch toán hàng tồn kho với mục đích theo dõi thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình biến động Nhập - Xuất - Tồn của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Do đó tại bất kỳ một thời điểm nào trong kỳ hạch toán trên cơ sở số liệu trên sổ kế toán đều có thể tính được giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho mà không cần phải tiến hành kiểm kê thực tế. Cuối kỳ kế toán mới tiến hành kiểm kê thực tế để so sánh, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toan. + Nguyên tắc ghi nhận giá trị vật tư, hàng hoá nhập kho theo giá thực tế. + Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng hoá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước: Nghĩa là hàng tồn kho được mua trước thì sẽ được xuất trước lấy đơn giá mua thực tế của các lần nhập đó để tính giá trị của hàng xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng của hàng tồn kho và đơn gia của những lô hàng nhập sau cùng, phương pháp này có ưu điểm là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ gần sát với giá của thị trường hiện tại, và nhược điểm có thể là giá trị xuất kho xa rời với giá trị của thị trường hiện tại. + Hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này công việc hạch toán được tiến hành ở hai nơi Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ Nhập - Xuất kho hàng hoá để ghi vào thẻ kho về mặt số lượng, cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho, hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho gửi phiếu Nhập - Xuất kho lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hằng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào phiếu Nhập - Xuất kho do thủ kho gửi đến kế toán ghi đơn gía tính bằng tiền rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá theo từng mặt hàng cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng sau đó tổng hợp số liệu ở các sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật tư, hàng hoá theo từng danh điểm, từng loại vật tư, hàng hoá để đối chiếu số liệu kế toán tổng hợp Nhập - Xuất vật tư, hàng hoá. Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu Nhập Kho Phiếu Xuất Kho Sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết Nhập - Xuất - Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Nguyên tắc ghi nhận và tính khấu hao tài sản cố định: Ghi nhận giá trị tài sản cố định hữu hình theo giá gốc, giá trị tài sản thuê tài chính được ghi nhận theo giá trị hợp lý. Phương pháp tính khấu hao của tài sản cố định: Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, vận dụng theo QĐ 206. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng được áp dụng theo công thức: Mức khấu hao trung bình năm của tài sản cố định = Nguyên giá của tái sản cố định / Thời gian sử dụng của tài sản. Mức khấu hao trung bình phải trích hàng tháng = Số khấu hao phải trích hàng năm / 12 tháng. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. 1.7.2.2. Tổ chức hệ thống vận dụng chứng từ kế toán và tài khoản kế toán - Tổ chức hệ thống vận dụng chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những thông tin rất quan trong cho công tác kế toán, là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống chứng từ kế toán Công ty TNHH Nam Sơn đã và đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của Luật kế toán. Tại Công ty TNHH Nam Sơn hệ thống chứng từ kế toán được tổ chức như sau: + Đối với lao động tiền lương chứng từ bao gồm: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. + Đối với hàng tồn kho chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá, Bảng kê mua hàng. + Đối với bán hàng chứng từ kế toán bao gồm: Hoá đơn gía trị gia tăng, hoá đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Đối với tiền tệ chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền. + Đối với tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Biên bản bàn giao sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn bao gồm các tài khoản cấp 1 và các tài khoản cấp 2 và Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ 48/2006/QĐ-BTC. 1.7.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán - Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn đã và đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái. Theo hình thức này sổ sách kế toán bao gồm: Sổ tổng hợp: Nhật Ký - Sổ Cái Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm hàng hoá, Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán), Sổ chi tiết bán hàng… - Quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác địn tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật Ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật Ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập… phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi vào Sổ Nhật Ký - Sổ Cái được sử dụng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật Ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào cột phá._.t sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật Ký - Sổ Cái phải đảm bảo yêu cầu: Tổng số tiền của cột “phát sinh ở phần Nhật Ký phải bằng tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản và bằng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản. Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật Ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiêt” sau khi đã khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.7.2.4. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp, nó đáp ứng nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và các nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về Tài sản Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán Các luồng tiền Tại Công ty TNHH Nam Sơn Báo cáo tài chính được lập theo kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Báo cáo tài chính năm của Công ty Nam Sơn bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02-DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09- DNN) Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN) PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM SƠN 2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng ở Công ty TNHH Nam Sơn 2.1.1. Đặc điểm sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong Công ty và yêu cầu quản lý sản phẩm, hàng hoá. Các mặt hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn rất đa dạng và bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về vật liệu xây dụng như đá 1x2, đá 2x3, đá hộc, đá mạt, đất, cát, sắt, gạch, xi măng…ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm từ gỗ, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ tre trúc, mây tre đan, máy móc, thiết bị công trình… Hàng hoá của Công ty có từ hai nguồn sản xuất được và từ mua ngoài. Việc quản lý hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng hoá nhập kho được tính theo trị giá thực tế, hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Công tác phân loại hàng hoá và theo dõi chi tiết số hàng hoá hiện có và tình hình biến động của hàng hoá được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Nhờ vậy Công ty có thể nắm bắt được chi tiết các loại hàng hoá tại Công ty. Cứ mỗi tháng một lần Công ty tiến hành kiểm kê lại giá trị hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn để đảm bảo giá trị hàng hoá bán ra đúng chất lượng và tiêu chuẩn . Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty luôn chấp hành đúng và đầy đủ các chính sách kế toán tài chính của Nhà nước. Tổ chức hệ thống sổ sách, tài khoản và quy trình hạch toán theo đúng quy định của chế độ kế toán và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. 2.1.2. Các hình thức mua, bán, thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Nam Sơn 2.1.2.1. Hình thức mua Công ty TNHH Nam Sơn mua hàng qua hàng qua 2 hình thức: - Thu mua lẻ hàng hoá: hình thức thu mua lẻ hàng hoá được Công ty tiến hành khi hàng hoá đã được kiểm tra đúng tiêu chuẩn về chất lượng và chủng loại hàng hoá. - Mua hàng thông qua các hợp đồng kinh tế: Trên mỗi hợp đồng kinh tế có ghi cụ thể về các nội dung như chất lượng sản phẩm, thời gian giao nhận, hình thức ghi nhận, giá cả. Theo mỗi lô hàng đều có giấy chứng nhận hàng hoá, kết hợp lấy mẫu để kiểm tra đối ứng. 2.1.2.2. Hình thức bán Công ty TNHH Nam Sơn thường có hình thức bán buôn, bán lẻ hàng hoá, bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế. Do đó Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu: -Phương thức bán qua kho: Theo phương thức này bên mua sẽ nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty tuỳ theo thoả thuận và tuỳ theo hợp đồng đã ký nhận của hai bên. - Phương thức bán vận chuyển thẳng: Theo phương thức này nghĩa là sau khi thu mua hàng hoá, hàng hoá sẽ không mang về nhập kho mà chuyển thẳng hàng đến địa điểm bán, giao hàng trực tiếp cho khách tại địa điểm hai bên đã thoả thuận. - Ngoài ra Công ty cón áp dụng phương thức bán hàng theo hình thức đổi hàng. Khách hàng của Công ty trong trường hợp này chủ yếu là các đơn vị có quan hệ gắn bó với Công ty. Hình thức này đảm bảo sự gắn kết lâu dài và ổn định giữa hai bên, đồng thời đảm bảo việc tiêu thụ ổn định. 2.1.2.3. Các hình thức thanh toán tiền hàng tại Công ty Với việc áp dụng các phương thức bán bàng như vậy, cho nên hiện nay Công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán rất mềm dẻo: - Hình thức thanh toán trả chậm (bán chịu): Với hình thức này Công ty cho phép khách hàng thanh toán sau một thời gian nhất định và kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Hình thức này khách hàng là các đơn vị có mối quan hệ thường xuyên, lâu dài với Công ty, và mua hàng hoá với khối lượng lớn. - Hình thức thanh toán trực tiếp: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản. Thanh toán bằng chuyển khoản là khách hàng thông qua ngân hàng của mình uỷ nhiệm chi hoặc séc chuyển khoản, trên đó ghi nhận tiền, mã tài khoản ngân hàng của Công ty. Khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của Công ty, ngân hàng mà Công ty mở tài khoản sẽ gửi báo cáo cho Công ty về khoản tiền đó. Kế toán ghi nhận vào hoá đơn bán hàng đúng thủ tục đã quy định. - Hình thức thanh toán bằng vật tư: Trong trường hợp bán hàng theo hình thức hàng đổi hàng. 2.2. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn. 2.2.1. Tài khoản, chứng từ, và sổ sách kế toán sử dụng. 2.2.1.1. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nam Sơn sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: - TK 511: “Doanh thu bán hàng” tài khoản này phản ảnh toàn bộ số doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá trị trên hoá đơn trong kỳ. - TK 632: “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này phản ánh toàn bộ giá trị của hàng đã xuất bán trong kỳ. - TK 156: “Hàng hoá” Phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ, giá trị hàng nhập trong kỳ, giá trị hàng xuất bán và giá trị hàng tồn kho trong kỳ. - TK 111: “Tiền mặt” Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại Công ty. - TK 112: “Tiền gửi ngân hàng” Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm tiền gửi tại ngân hàng của Công ty. - TK 131: “Phải thu khách hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Công ty với khách hàng về tiền bán hàng hoá, dịch vụ. Tại Công ty Nam Sơn tài khoản này được mở chi tiết theo từng khách hàng theo từng nội dung phải thu. - TK 333: “Thuế giá trị gia tăng đầu ra” - TK 635: “Chi phí tài chính” Phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính. - TK 642: “Chi phí quản lý” Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642.1: “Chi phí bán hàng” Dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp. TK 642.2: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. - TK 821: “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp” Phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong năm làm căn cứ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau thuế của doanh nghiệp trong năm tài chính. - TK 911: “Xác định kết quả kinh doanh” Phản ánh đầy đủ, chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ kế toán theo đúng quy định của chính sách tài chính hiện hành. - TK 421: “Lợi nhuận chưa phân phối” Phản ánh kết quả kinh doanh sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử ly lỗ của doanh nghiệp. 2.2.1.2. Chứng từ sử dụng Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 – GTKT – 3LL) Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Phiếu chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản …) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) Hợp đồng kinh tế Bảng kê Các chứng từ liên quan khác… 2.2.1.4. Sổ sách kế toán sử dụng Hiện nay Công ty Nam Sơn đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng sổ sách kế toán sau: Nhật ký - Sổ cái Sổ chi tiết doanh thu Sổ chi tiết theo dõi TK 131: “phải thu của khách hàng” Sổ chi tiết giá vốn Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi Sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá Sổ theo dõi thuế GTGT … 2.2.2. Kế toán Doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty. 2.2.2.1. Chứng từ liên quan đến doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng.. * Đối với các nghiệp vụ bán buôn: Đặc trưng cơ bản là bán với khối lượng lớn. Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết và thực hiện hiện phòng kế toán của Công ty sẽ lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT có 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán kiêm bán hàng Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu nội bộ Khi lập xong hoá đơn GTGT kế toán sẽ chuyển lên cho Giám Đốc Công ty hoặc Phó giám đốc Công ty ký duyệt, Hoá đơn có hiệu lực khi có đủ cả chữ ký của người bán hàng và người mua hàng. Đồng thời với viết hoá đơn GTGT phòng kế toán cũng viết phiếu xuất kho được kế toán trưởng đơn vị ký và được mang xuống cho thủ kho để thủ kho xuất hàng giao cho khách. Sau khi khách kiểm đủ số lượng và nhận hàng thì thủ kho và người nhận hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho. Đồng thời khi đã xuất hàng theo đúng số lượng và chủng loại được ghi trên Hoá đơn GTGT, thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho về mặt số lượng và chuyển lên phòng kế toán. - Trường hợp bán hàng khách hàng thanh toán tiền ngay cho Công ty, kế toán căn cứ vào liên thứ 3 (lưu nội bộ) trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng. Kế toán thực hiện việc ghi nhận số hàng hoá bán được khách hàng thanh toán bằng cách viết phiếu thu tiền của khách. Phiếu thu tiền được chia thành 2 liên: Một liên giao cho khách hàng Một liên giữ lại để ghi nhận khoản đã thu của khách Sau đó kế toán bán hàng sẽ chuyển số tiền thu được của khách hàng cho thủ quỹ. Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu. - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng uỷ nhiệm chi (chuyển khoản). Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản sẽ gửi giấy báo Có hoặc lệnh chuyển tiền khách hàng của ngân hàng cho Công ty lúc này kế toán ghi nhận doanh thu. - Trường hợp bán hàng không thu tiền ngay: Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho để mở sổ chi tiết TK 131 công nợ theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng của từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ công nợ xác định số tiền khách hàng đã thanh toán và số tiền còn phải thu của khách. Ví dụ: Trong tháng 3 Công ty Nam Sơn phải thực hiện kết hợp đồng kinh tế về việc cung ứng vật liệu như sau: MẪU 2.1. HỢP ĐỒNG KINH TẾ CÔNG TY TNHH NAM SƠN Số: 35/HĐKT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ “V/v cung cấp vật liệu” - Căn cư vào Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH 11 của Quốc hội thông qua ngày 14/06/2006 - Căn cứ vào Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH 11 của Quốc hội thông qua ngày 14/06/2006. - Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên. Hôm này ngày 01/03/2009. Tại văn phòng Công ty TNHH Nam Sơn. Chúng tôi gồm có: I. ĐẠI DIỆN BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CP XNK KHOÁNG SẢN HÀ NAM Địa chỉ: Khu công nghiệp Châu Sơn - Phủ Lý - Hà Nam Điện thoại: 03513.846.916 Mã số thuế: 0700241917 Đại diện (ông): Nguyễn Viết Thạo Chức vụ : Giám Đốc II. ĐẠI DIỆN BÊN B (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH NAM SƠN Địa chỉ: xã Thi Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam Điện thoại: 03513.535.275 Di động: 0912.093.465 Mã số thuế: 0700207497 Tài khoản: 482.10.00.00.59670 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Hà Nam Đại diện (ông): Đinh Văn Chương Chức vụ: Giám Đốc Hai bên cùng nhau bàn bạc và thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng cung cấp vật liệu cụ thể như sau: Điều 1: Nội dung của hợp đồng: Bên A đồng ý mua, bên B đồng ý bán cho bên A vật liệu: Đất (tại mỏ đồi Thị xã Liên Sơn – Kim Bảng – Hà Nam) của bên B đang khai thac. Hai bên thoả thuận khối lượng đơn giá như sau: STT TÊN VẬT LIỆU ĐVT KHỐI LƯỢNG ĐƠN GIÁ (Đ) THÀNH TIỀN (Đ) 1 Đất đồi san lấp M3 32.000 63.000 2.016.000.000 Cộng 2.016.000.000 (Bằng chữ: hai tỷ không trăm mười sáu triệu đồng chẵn) Khối lượng trên là khối lượng tạm tính, khối lượng đối chiếu thực tế giao nhận giữa hai bên làm cơ sở để thanh toán. Điều 2: Thời gian địa điểm và phương thức giao nhận: 1. Thời gian thực hiện 1 tháng ( trừ ngày mưa) 2. Địa điểm: tại cụm CN Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam. 3. Hai bên cùng tiến hành do đạc xác định khối lượng hàng hoá trên từng xe, bên A phải ghi rõ khối lượng trên phiếu ký nhận gồm 02 liên, mỗi bên giữ 01 liên làm cơ sở để thanh toán. Khối lượng được đo trên mỗi xe vân chuyển tại chân công trình. Bên B cung cấp vật liệu cho bên A phải đảm bảo chất lượng, bên A có quyền từ chối nhận vật liệu không đảm bảo đúng chất lượng theo quy định Điều 3: Phương thức thanh toán: 1. Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản 2. Điều kiện thanh toán: Sau khi bên B thực hiện xong hợp đồng giữa hai bên ký kết, hai bên cùng nhau làm biên bản đối chiếu và xác nhận khối lượng, làm thanh lý hợp đồng, bên B viết hoá đơn cho bên A. Khi đó bên A sẽ thanh toán bằng chuyển khoản cho bên B 100% giá trị thực hiện. Điều 4: Trách nhiệm của các bên: * Trách nhiệm bên A: - Bố trí người nhận hàng đầy đủ, kịp thời chính xác, thời gian giao nhận vật liệu 24/24h/ngày ( khối lượng được hai bên đo đạc xác định trên phương tiện vận chuyển tại chân công trình) và ký nhận trên hệ thống tích kê giao nhận vật liệu ( Bên A ghi rõ khối lượng, tên vật liệu, biển số xe trên phiếu). - Trong quá trình thực hiện thường xuyên thông tin yêu cầu cung cấp khối lượng, của ngày hôm sau hoặc trong tuần. - Thanh toán đúng kỳ hạn như điều 3 đã nêu. Nếu bên A không thanh toán kịp thời như hợp đồng thì bên A chịu phạt 1% tổng số tiền còn lại/ mỗi ngày tiếp theo. - Uỷ quyền cho người nhận vật liệu có trách nhiệm kiểm tra chất lượng vật liệu, tiếp nhận vật liệu và đối chiếu xác nhận khối lượng công nợ hàng ngày để làm cơ sở thanh toán. * Trách nhiệm bên B: - Có trách nhiệm thưc hiện như nội dung của hợp đồng. Trong quá trình thực hiện đảm bảo an toàn lao động cũng như giao thông khi cung cấp vật liệu. Nếu 1 tháng không xong như hợp đồng thì phải chịu phạt 1% số tiền còn lại/mỗi ngày tiếp theo. - Cung cấp đầy đủ số lượng vật liệu các loại theo yêu cầu của bên A. Điều 5: Giải quyết tranh chấp Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu phát sinh tranh chấp giữa hai bên thì sẽ được hoà giải trên tinh thần bình đẳng, hợp tác. Nếu không giải quyết được thì đưa ra toà án kinh tế - Toà án nhân dân tỉnh Hà Nam để giải quyết. Phán quyết của toà án là phán quyết cuối cùng bắt buộc các bên phải thi hành. Các chi phí liên quan đến việc kiểm tra, giám sát và án phí do bên thua chịu. Điều 6: Điều khoản chung Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản của hợp đồng, bên nào vi phạm sẽ phải bồi thường thiệt hại theo đúng thoả thuận cho bên kia. Trong quá trình thực hiện, nếu bên nào đơn phương chấm dứt hợp đồng thì bên đó phải bồi thường thiệt hại cho bên kia do thiệt hại tự gây ra. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, họ tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, họ tên, đóng dấu) Sau khi thực hiện xong hợp đồng kinh tế cung cấp vật liệu kế toán Công ty sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ (Mẫu 2.2) và biên bản thanh lý hợp đồng (Mẫu 2.3) MẪU 2.2. BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ CÔNG TY TNHH NAM SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số: 36 ký ngày 01/03/2009 giữa Công ty TNHH Nam Sơn với Công ty CP XNK Khoáng sản Hà Nam - Căn cứ vào khối lượng thực tế giao nhận giữa hai bên. Hôm nay, ngày 31/03/2009. Tại văn phòng Công ty TNHH Nam Sơn Chúng tôi gồm có: I. ĐẠI DIỆN BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CP XNK KHOÁNG SẢN HÀ NAM Địa chỉ: Khu công nghiệp Châu Sơn - Phủ Lý - Hà Nam Điện thoại: 03513.846.916 Mã số thuế: 0700241917 Đại diện (ông): Nguyễn Viết Thạo Chức vụ : Giám Đốc II. ĐẠI DIỆN BÊN B (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH NAM SƠN Địa chỉ: xã Thi Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam Điện thoại: 03513.535.275 Di động: 0912.093.465 Mã số thuế: 0700207497 Tài khoản: 482.10.00.00.59670 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Hà Nam Đại diện (ông): Đinh Văn Chương Chức vụ: Giám Đốc Hai bên cùng nhau thống nhất đối chiếu công nợ. Đất đồi san lấp tại khu TTCN Thi Sơn Bên B cung cấp cho bên A. 1. Số dư đầu kỳ: 0 đồng (không đồng) 2. Khối lượng phát sinh trong tháng 03 như sau: STT TÊN VẬT LIỆU ĐVT KHỐI LƯỢNG ĐƠN GIÁ (Đ) THÀNH TIỀN (Đ) 1 Đất đồi san lấp M3 32.000 63.000 2.016.000.000 Cộng 2.016.000.000 (Bằng chữ: hai tỷ không trăm mười sáu triệu đồng chẵn) 3. Số tiền ứng trong kỳ: 0 đồng (không đồng) 4. Số tiền còn nợ lại đến ngày 31/03/2009 là 2.016.000.000đ (hai tỷ không trăm mười sáu triệu đồng). Hai bên ký xác nhận công nợ trên là đúng và cùng nhau ký vào biên bản Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, họ tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, họ tên, đóng dấu) MẪU 2.3. BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CÔNG TY TNHH NAM SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: 05 – NS - Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 36/HĐKT ký ngày 01/03/2009 giữa Công ty TNHH Nam Sơn với Công ty CP Khoáng sản Hà Nam - Căn cứ vào biên bản đối chiếu công nợ hai bên ký ngày 31/03/2009. Hôm nay ngày 31/03/2009. Tại văn phòng Công ty TNHH Nam Sơn. Chúng tôi gồm có: I. ĐẠI DIỆN BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CPXNK KHOÁNG SẢN HÀ NAM Đại diện (ông): Nguyễn Viết Thạo Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Khu CN Châu Sơn - Phủ Lý - Hà Nam Điện thoại: 03513.846.916 MST: 0700241917 II. ĐẠI DIỆN BÊN B (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH NAM SƠN Đại diện (ông): Đinh Văn Chương Chức vụ : Giám Đốc Địa chỉ: Thi Sơn - Kim Bảng - Hà Nam Điện thoại/ Fax: 03513.535.725 DĐ: 0912.093465 MST: 0700207497 Hai bên cùng nhau thống nhất thanh lý Hợp đồng kinh tế số 36/HĐKT ký ngày 01/03/2009 với nội dung cụ thể như sau: 1. Giá trị thanh lý hợp đồng: Bên B nhận cung cấp: Đất đồi san lấp cho bên A có công trình tại khu TTCN Thi Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam, với tổng giá trị thực hiện là 2.016.000.000đ (Hai triệu không trăm mười sáu triệu đồng). 2. Số tiền bên A đã thanh toán cho bên B từ ngày ký hợp đồng kến ngày 31/03/2009 là: 0 đồng (không đồng) 3. Bên A nợ bên B: 2.016.000.000đ (Hai triệu không trăm mười sáu triệu đồng). 4. Thanh lý: Hợp đồng kinh tế số 36/HĐKT giữa hai bên ký ngày 01/03/2009 được thanh lý kể từ khi bên A thanh toán hết số tiền cho bên B. Biên bản được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, họ tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, họ tên, đóng dấu) MẪU 2.4. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL CK/2008B 0094299 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam Số tài khoản: 48210000059670 Điện thoại: 03513.535 725 MS: 0700207497 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Viết Thạo Tên đơn vị: Công ty CP XNK Khoáng Sản Hà Nam Địa chỉ: Khu CN Châu Sơn - Phủ Lý - Hà Nam Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 2800663560 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đất đồi san lấp (HĐKT số36) M3 32.000 57.273 1.832.736.000 Cộng tiền hàng 1.832.736.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 183.273.600 Tổng cộng tiền thanh toán 2.016.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ không trăm mười sáu triệu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ví dụ: Trong tháng 3/2009 Công ty nhận được một lệnh chuyển tiền từ một hợp đồng kinh tế do Công ty ký kết. Lệnh chuyển tiền này Công ty nhận được là số tiền đặt cọc của khách khàng từ hợp đồng kinh tế số 02 MẪU 2.5. LỆNH CHUYỂN TIỀN KHÁCH HÀNG 10/3/2009 MT100 – Điện đến Liên 2 Ngân hàng ra lệnh: 905 TT SÓNG BIỂN NHNO&PTNT VIỆT NAM Ngân hàng nhận lệnh: 482 Số giao dịch hệ thống: 0482100309101866 Ký hiệu chứng từ: 20 Ngày giờ lập: 10: 04: 05 10/03/2009 Mức độ ưu tiên: Thường Ngày giờ nhận: 10: 06: 40 10/03/2009 20: Số giao dịch 2009951478571100 32A: Ngày hiệu lực, loại tiền, số tiền 10/03/2009, VNĐ, 1.000.000.000 ( Số tiền bằng chữ: Một tỷ đồng chẵn) 50: Khách hàng ra lệnh Cty CP Đức Giang 52A: Ngân hàng ra lệnh 36204099 CN NHNO&PTNT KCT HOÀ XA – NAM ĐỊNH 57A: Ngân hàng gửi tài khoản 35202001 CN NHĐT&PT HÀ NAM 59A: Số tài khoản 48210000059670 Cty TNHH Nam Sơn 70: Chỉ dẫn thanh toán trả tiền REF/3203OTT091001320 72: Thông tin bên gửi tới bên nhận: Trả tiền đặt cọc theo hợp đồng số 02 NH nhận lệnh ghi sổ ngày: 10/03/2009 Giao dịch viên: TP Kế toán NH thanh toán ghi sổ ngày: Giao dịch viên: TP Kế toán * Đối với nghiệp vụ bán lẻ: phương thức bán lẻ cũng tương tự như phương thức bán buôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn. Trên cơ sở nhu cầu của khách hàng, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: lưu tại Công ty Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: lưu nội bộ (dùng để thanh toán) Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán công nợ viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào phiếu thu đó để thu tiền hàng. Khi đã nhận đủ tiền hàng theo hoá đơn của nhân viên bán hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho mang xuống cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho có chữ ký của kế toán trưởng đơn vị và ký, đóng dấu thủ trưởng đơn vị, hoá đơn có chữ ký, đóng dấu của thủ trưởng đơn vị và người bán hàng để làm căn cứ xuất kho vật liệu. Khi đã giao đủ số hàng thủ kho ký vào phiếu xuất kho. Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho về mặt số lượng và chuyển lên phòng kế toán. Phương thức bán lẻ tại Công ty thường thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt ít cho công nợ trừ trường hợp là khách hàng thân cận của Công ty. Ví dụ: Ngày 01 tháng 03 năm 2009 có phát sinh nghiệp vụ kinh tế bán lẻ. Khách hàng Nguyễn Văn Chiển đến mua 100 tấn xi măng với đơn giá chưa thuế là 85.000 đồng /1 tấn thuế GTGT 10%. Trình tự chứng từ kế toán được thể hiện như sau: MẤU 2.6. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL CK/2008B 0094292 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam Số tài khoản: 48210000059670 Điện thoại: 03513.535 725 MS: 0700207497 Họ tên người mua hàng: Phạm Văn Chiển Tên đơn vị: Công ty TNHH Mạnh Cường Địa chỉ: Khu 6 - Phường Bắc Sơn - Bỉm Sơn - Thanh Hóa Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2800663560 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng Tấn 100 85.000 8.500.000 Cộng tiền hàng 8.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 850.000 Tổng cộng tiền thanh toán 9.350.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu 2.7. PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty TNHH Nam Sơn Mẫu số: 02-VT Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 Tháng 03 Năm 2009 Nợ: 632 Có: 156 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Chiển Địa chỉ(Bộ phận): Khu 6 - Phường Bắc Sơn - Bỉm Sơn - Thanh Hóa Lý do xuất kho: Xuất kho bán hàng Xuất tại kho: Công ty S TT Tên nhãn hiệu,Quy cách, phẩm chất vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng tấn 100 100 77.273 7.727.300 Cộng 100 100 7.727.300 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy triệu, bảy trăm hai bảy nghìn ba trăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hoá đơn GTGT Ngày 01 Tháng 03 Năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.8. PHIẾU THU TIỀN Đơn vị : Công ty TNHH Nam Sơn Mẫu số: 01-TT Bộ phận: Bán hàng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Quyển số: Số: Nợ: TK111 Có: TK 511;333 Họ tên người nộp tiền: Phạm Văn Chiển Địa chỉ: Công ty TNHH Mạnh Cường Khu 6 - Phường Bắc Sơn - Bỉm Sơn - Thanh Hóa Lý do nộp: Thu tiền mua xi măng Số tiền: 9.350.000 Viết bằng chữ: Chín triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 hoá đơn GTGT Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): chín triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: 2.2.2.2. Các sổ sách kế toán liên quan đến doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, phiếu thu, lệnh chuyển tiền…để làm căn cứ ghi vào các sổ tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, và các sổ chi tiết về thanh toán. Như sổ theo dõi việc thanh toán với khách hàng, thanh toán với Ngân Sách Nhà Nước… - Hoá đơn GTGT cũng được làm căn cứ để nhập số liệu lên “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ mua vào”. Đây là căn cứ để lập kế toán thuế “Tờ khai thuế giá trị gia tăng” hàng tháng theo mẫu: 01/GTGT. MẪU 2.9. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Đơn vị: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam Mẫu số S17-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư): Năm: 2009 Quyển số: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 523) Tháng 03/2009 01/03 0094292 01/03 Bán xi măng 111 100 85.000 8.500.000 850.000 05/03 0094293 05/03 Bán đá phong hoá cho Cty CP Thiên Hương 111 1.500 47.000 70.500.000 7.050.000 06/03 0094294 06/03 Bán đá bây cho Công ty Tân Phú Xuân 131 351 86.000 30.186.000 3.018.600 10/03 0094295 10/03 Bán đá 1x2 cho Công ty TNHH Thuận Hưng 131 3.125 95.000 296.875.000 29.687.500 .... ............. .......... .......................................... .......... ............ ............ .............. ............. .......... 31/03 0094299 31/03 Bán đất đồi cho cty CP XNK Khoáng sản Hà Nam 131 32.000 57.273 1.832.736.000 183.273.600 Cộng tháng 03/2009 3.296.705.000 329.670.500 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) MẪU 2.10. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Đơn vị: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 Năm 2009 Đối tượng: TK 511 “Doanh thu bán hàng” Chứng từ Diến Giải Số phát sinh Số dư GHI CHÚ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Tháng 03/2009 0094292 01/03 Bán xi măng 8.500.000 0094293 05/03 Bán đá phong hoá cho Cty CP Thiên Hương 70.500.000 0094294 06/05 Bán đá bây cho Công ty Tân Phú Xuân 30.186.000 0094295 10/03 Bán đá 1x2 cho Công ty TNHH Thuận Hưng 296.875.000 ............. .......... .......................................... .............. 0094299 31/03 Bán đất đồi cho cty CP XNK Khoáng sản Hà Nam 1.832.736.000 Cộng tháng 03/2009 3.296.705.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) MẪU 2.11. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Đơn vị: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 333 Năm 2009 Đối tượng: TK 333 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp ” Chứng từ Diến Giải Số phát sinh Số dư GHI CHÚ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Tháng 03/2009 0094292 01/03 Bán xi măng 850.000 0094293 05/03 Bán đá phong hoá cho Cty CP Thiên Hương 7.050.000 0094294 06/05 Bán đa bây cho Công ty Tân Phú Xuân 3.018.600 0094295 10/03 Bán đá 1x2 cho Công ty TNHH Thuận Hưng 29.687.500 ............. .......... .......................................... ............. 0094299 31/03 Bán đất đồi cho cty CP XNK Khoáng sản Hà Nam 183.273.600 Cộng tháng 03/2009 329.670.500 329.670.500 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Phụ trách kế toán (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) MẪU 2.12. SỔ THEO DÕI THUẾ Đơn vị: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam Mẫu số S26-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ tr._.