Tổ Chức Công Tác Bán Hàng, Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định kết Quả Sản Xuất Kinh Doanh Tại Công Ty TNHH POONGCHIN VINA

an hay phi thuế quan để bảo vệ hàng hóa sản xuất trong nước. Mặc dù hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng khó khăn và phức tạp nhưng mục tiêu lợi nhuận cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất vẫn là mục tiêu chính. Vì thế doanh nghiệp phải luôn biết phát huy ưu thế của mình không ngừng nâng cao chất lượng, năng suất và hiệu quả kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những biện pháp cụ thể để thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa và khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường thông qua các chỉ tiêu đã đạt được như thị phần, doanh số bán hàng năm, mức tăng trưởng của doanh nghiệp... Để thực hiện được mục tiêu trên đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết tính toán bao quát mọi mặt, đồng thời hoạt động bán hàng của mỗi đơn vị phải được tổ chức hợp lý và hiệu quả đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Kế toán là một biện pháp ghi chép, tính toán và hạch toán thông thường bằng một hệ thống các phương pháp riêng nhưng nó lại không thể thiếu trong các doanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày nay, nó đã trở thành một phương tiện đắc lực trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị hành chính sự nghiệp. Công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng đóng một vai trò rất quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Có thể nói đây là yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Nhằm đi sâu phân tích và tìm hiểu rõ những vấn đề góp phần khẳng định thêm vai trò của công tác này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tôi lựa chọn tiến hành nghiên cứu đề tài: “Tổ Chức Công Tác Bán Hàng, Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định kết Quả Sản Xuất Kinh Doanh Tại Công Ty TNHH POONGCHIN VINA” 1.2/ Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1/ Mục tiêu chung Nghiên cứu tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Poongchin Vina. 1.2.2/ Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 1.3/ Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1/ Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Poongchin Vina. 1.3.2/ Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 10/05/2009. - Không gian nghiên cứu: Đề tài được tiến hành nghiên cứu tại công ty TNHH Poongchin Vina, tại xã Kiêu Kị - Gia Lâm - Hà Nội. - Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu trên các sản phẩm bông, chăn, ga, gối, đệm. PHẦN II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1/ Tổng quan tài liệu 2.1.1/ Những lý luận cơ bản về công tác bán hàng 2.1.1.1/ Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm về hàng hóa Hàng hóa là tất cả những cái gì có thể thoả mãn được mong muốn hay nhu cầu và được cung ứng cho thị trường nhằm mục đích thu hút sự chú ý, mua, sử dụng hay tiêu dùng. Khái niệm “hàng hóa” không chỉ giới hạn ở những đối tượng có hình thể. Hàng hóa có thể là tất cả những gì có khả năng phục vụ, tức là thoả mãn được nhu cầu. Hàng hóa càng đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng thì người sản xuất càng thành đạt nhiều hơn. Khái niệm về tiêu thụ hàng hóa Theo nghĩa rộng: Tiêu thụ sản phẩm là quá trình kinh tế gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, đặt hàng và tổ chức sản xuất, xúc tiến bán hàng... nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất. Theo nghĩa hẹp: Tiêu thụ hàng hóa hay dịch vụ là việc chuyển dịch quyền sở hữu hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng Quan điểm bán hàng hiện đại: Hoạt động bán hàng hiện đại như là một hoạt động giao tiếp mà người bán hàng khám phá nhu cầu của đối tượng hoặc làm phát sinh nhu cầu đó bằng lợi ích sản phẩm nhằm thoả mãn nhu cầu của cả hai bên. Trong đó, hoạt động khám phá nhu cầu của người bán được thực hiện bằng cách đưa ra những câu hỏi và lắng nghe. Từ những tác động vào tâm lý đối tượng thông qua trình bày lợi ích sản phẩm và cách trưng bày hàng hấp dẫn. Người bán hàng cần phải hiểu rõ đặc điểm hàng hoá để biến nó thành lợi ích, cần tăng cường thời gian bán và giảm thiều thời gian không gặp khách hàng. Bán hàng là một công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn và tính sáng tạo cao. 2.1.1.2/ Nội dung tổ chức công tác bán hàng tại công ty TNHH poongchin Vina a/ Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là tìm hiểu và nắm vững sức mua của thị trường, nghĩa là qua đó phải biết được nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín sản phẩm, chất lượng sản phẩm và giá cả sản phẩm. Từ đó người sản xuất xác định được mức cung ứng sản phẩm nhằm thoả mãn nhu cầu của thị trường, tăng cường khả năng thích nghi với thị trường cho những sản phẩm, hàng hóa sẽ sản xuất. Đồng thời nghiên cứu mức độ thu nhập và những khả năng có thể mở rộng thị trường. Đối với công ty TNHH Poongchin Vina việc nghiên cứu thị trường phải tiến hành trong cả thị trường trong nước và thị trường xuất khẩu như các nước Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài loan… b/ Xây dựng chiến lược sản phẩm, chiến lược thị trường Chiến lược sản phẩm và chiến lược thị trường sản phẩm là hai chiến lược quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, do đó phải có sự kết hợp hài hòa giữa hai chiến lược sao cho đem lại hiệu quả cao nhất. Chiến lược sản phẩm: Là phải tìm hiểu xem sản phẩm mà mình đã và đang sản xuất kinh doanh có còn được thị trường chấp nhận hay không và nếu chấp nhận thì được chấp nhận ở mức độ nào. Trên cơ sở đó xây dựng chiến lược sản phẩm cho tương lai như việc phải đa dạng hóa sản phẩm, thay đổi cải tiến hoàn thiện sản phẩm cũ bằng các loại sản phẩm mới như thế nào để được thị trường chấp nhận. Do vậy cần phải nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm. Từ đó xây dựng chiến lược sản phẩm. Chiến lược thị trường: Phải đánh giá được đặc điểm chủ yếu của thị trường, xác định những thuận lợi và khó khăn của mỗi thị trường. Tìm hiểu kỹ lưỡng về khách hàng, nhu cầu tập tính, tập quán, thói quen của khách để từ đó chọn được thị trường mục tiêu phù hợp với tiềm năng của doanh nghiệp mình. c/ Lựa chọn phương thức tiêu thụ và hỗ trợ tiêu thụ Phương thức tiêu thụ sản phẩm thực chất là hệ thống các phương pháp mang tính kỹ thuật nhằm tối đa hóa khối lượng sản phẩm bán ra để thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Với mỗi phương thức tiêu thụ đã chọn doanh nghiệp cần phải có các hoạt động hỗ trợ tiêu thụ để giảm bớt những chi phí không cần thiết, làm tăng uy tín sản phẩm, đồng thời tạo cơ sở sản xuất những khả năng mới trong tiêu thụ. Thông thường các hoạt động hỗ trợ công tác tiêu thụ sản phẩm gồm có: Quảng cáo: Bao gồm mọi hình thức giới thiệu một cách gián tiếp và đề cao những ý tưởng về hàng hóa, dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của chủ thể quảng cáo đồng thời chủ thể phải thanh toán chi phí cho hoạt động này. Khuyến mại: Là tập hợp các biện pháp có thể làm tăng lượng bán hàng ngay lập tức nhờ tạo ra được lợi ích bổ sung cho người mua. Ngoài ra còn nhiều hình thức khác như tổ chức hội trợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm… d/ Tổ chức công tác bán hàng tại công ty Các hình thức bán hàng Muốn tiêu thụ được sản phẩm trong cơ chế thị trường hiện nay doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã mặt hàng đồng thời phải đẩy mạnh chiến lược marketing của mình. Bên cạnh đó, việc lựa chọn và áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng cũng góp phần không nhỏ vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ của doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các phương thức tiêu thụ: - Bán hàng theo phương thức tiêu thụ trực tiếp Tiêu thụ trực tiếp (gồm bán buôn và bán lẻ) là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp (không qua kho). Sản phẩm khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và đơn vị bán không có quyền sở hữu về số hàng này Bán buôn là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại có khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. Bán lẻ là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động sản phẩm đến người tiêu dùng. Hàng hóa bán lẻ thường có khối lượng nhỏ, thanh toán nhanh và thường thanh toán bằng tiền mặt. - Bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng Bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một hay toàn bộ) thì số hàng này mới được coi là tiêu thụ. - Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi) Bán hàng đại lý (ký gửi) là phương thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý để bán. Bên nhận đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Phần hoa hồng hay chênh lệch này sẽ được coi là doanh thu của đơn vị nhận đại lý. Theo luật thuế GTGT nếu bên nhận đại lý bán hàng đúng theo giá do bên giao đại lý quy định và phần hoa hồng được hưởng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên phần doanh thu chưa có thuế GTGT thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu. Ngược lại, nếu bên nhận đại lý hưởng hoa hồng tính theo tỷ lệ thoả thuận trên tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT) hoặc bên nhận hưởng khoản chênh lệch giá thì bên nhận đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT này. Và bên giao đại lý chỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình. Số tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng. - Bán hàng theo phương thức trả góp Khách hàng trả trước một phần tiền, phần còn lại trả dần và phải trả lãi trong một thời gian nhất định. Số lãi thu được được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định giống như trường hợp bán hàng thu tiền một lần. Phương thức này thường áp dụng cho những thành phẩm có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. - Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng Hàng xuất kho đem đi đổi coi như bán (nhưng không nhận tiền), hàng nhận về do đổi hàng coi như mua. Doanh nghiệp được thực hiện trao đổi thông qua tỷ lệ trao đổi hoặc giá trao đổi. Sản phẩm khi bàn giao cho khách hàng được coi là chính thức tiêu thụ và đơn vị xác định doanh thu. - Một số trường hợp được coi là tiêu thụ khác Trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm của doanh nghiệp: Khoản trả lương được tính vào doanh thu bán hàng nội bộ. Trả thưởng cho cán bộ công nhân viên bằng sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp hoặc biếu tặng lấy từ quỹ khen thưởng hoặc phúc lợi. Biếu tặng sản phẩm hoàn thành của doanh nghiệp phục vụ hoạt động kinh doanh: Quảng cáo, giới thiệu mặt hàng hoặc tổ chức hội nghị khách hàng… Các phương thức thanh toán Phương thức thanh toán được hiểu là cách thức mà các bên thực hiện việc thanh toán cho nhau. Những phương thức thanh toán độc đáo và nhanh gọn bao giờ cũng chiếm được cảm tình của đa số khách hàng. Tuy nhiên, lựa chọn phương thức bán hàng nào cho phù hợp lại vô cùng phức tạp. Một thực tế cho thấy, để bán được nhiều hàng và chiếm được cảm tình của khách hàng doanh nghiệp phải chấp nhận nhiều hình thức thanh toán. - Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Tiền mặt đã xuất hiện từ lâu. Đó là hình thức doanh nghiệp chuyển sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và thu tiền ngay. Đây là hình thức an toàn nhất cho doanh nghiệp trong công tác thanh toán mà tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn tiếp tục sản xuất, kinh doanh. - Phương thức thanh toán trả chậm: Là hình thức thanh toán mà sau khi giao hàng cho khách một thời gian doanh nghiệp mới nhận được doanh thu của số hàng đó. Hình thức này tương ứng với việc bán chịu. Hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng hình thức thanh toán này mặc dù họ không mong muốn nhưng vì cơ chế hiện nay nếu không linh hoạt trong thanh toán, thuận tiện cho khách hàng thì rất dễ bị mất khách. Bên cạnh những thuận lợi đem lại cho khách hàng, hình thức thanh toán này còn đem lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Vì thế, khi áp dụng hình thức này các doanh nghiệp đều phải lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi. - Phương thức mua hàng trả góp: Là hình thức thanh toán thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có sản phẩm là hàng tiêu dùng có giá trị lớn như: Ti vi, xe máy, tủ lạnh... doanh nghiệp giao sản phẩm cho khách hàng và nhận doanh thu tiêu thụ sản phẩm làm nhiều lần. Hình thức này nhiều rủi ro bởi thời gian thanh toán dài nên doanh nghiệp cần phải theo dõi khách hàng và lựa chọn những khách hàng có thu nhập ổn định khi sử dụng hình thức thanh toán này. - Hình thức thanh toán bằng hàng đổi hàng: Là hình thức thanh toán về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá giữa các doanh nghiệp với nhau hoặc doanh nghiệp với tư nhân. Trong đó, sản phẩm của đơn vị này sử dụng sản phẩm của đơn vị kia trên thị trường của mình. Hình thức này khá đảm bảo, tuy nhiên đôi lúc cũng gặp rủi ro khi bên này không tiêu thụ hết số sản phẩm của bên kia. - Doanh thu trả trước: Là số tiền hàng đặt trước cho người bán để lấy số sản phẩm, hàng hoá kỳ tới. Hình thức thanh toán này rất được các doanh nghiệp ưu thích vì ít rủi ro. Nó thường được sử dụng ở những doanh nghiệp có sản phẩm khan hiếm hoặc sản phẩm không thông dụng trên thị trường. Bên cạnh đó còn có những hình thức khác như: Khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, mua hàng với số lượng lớn để hưởng chiết khấu, giảm giá... c/ Các kênh tiêu thụ Tổ chức mạng lưới kênh phân phối sản phẩm Quyết định lựa chọn kênh phân phối là một trong những quyết định quan trọng và phức tạp nhất mà lãnh đạo phải thông qua. Mỗi kênh được đặc trưng bởi mức độ tiêu thụ và chi phí của nó. Sau khi chọn kênh marketing cụ thể công ty sẽ sử dụng nó trong một thời gian dài, và các kênh được lựa chọn sẽ ảnh hưởng trực tiếp nhất đến tất cả các quyết định khác trong lĩnh vực marketing. Có thể phân loại các kênh phân phối theo số cấp cấu thành chúng. Cấp của kênh phân phối - đó là một người trung gian bất kỳ thực hiện một công việc nào đó nhằm đưa hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá đến gần người mua cuối cùng. Bởi vì chính nhà sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng cũng thực hiện một công việc nhất định, nên họ cũng nằm trong thành phần của một kênh bất kỳ. Ta sẽ miêu tả chiều dài của kênh theo số cấp trung gian của kênh theo sơ đồ 2.1 dưới đây. Để hiểu kỹ hơn về cấp của kênh phân phối trước hết ta cần phải phân biệt được thế nào là bán lẻ và bán sỉ. Bán lẻ: là mọi hoạt động nhằm bán hàng hoá hay dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng cho cá nhân, không mang tính thương mại. Dù bán hàng cho một giai tầng xã hội nào hay cho thị trường đại chúng thì những người bán lẻ đều phải làm việc trong một môi trường biến đổi cực kỳ nhanh. Những công thức bán lẻ của ngày hôm qua có thể không còn phù hợp cho ngày hôm nay và chắc chắn không phù hợp cho ngày mai nữa. Người bán lẻ ngày nay phải theo dõi kỹ những dấu hiệu biến đổi và sẵn sàng định hướng lại chiến lược của mình càng sớm càng tốt. Bán sỉ bao gồm mọi hoạt động bán hàng hoá hay dịch vụ cho những người mua chúng để sử dụng cho nghề nghiệp. Những nhà bán sỉ khác những nhà bán lẻ về một số đặc điểm: Thứ nhất, nhà bán sỉ ít quan tâm hơn đến vấn đề kích thích, bầu không khí và địa điểm xí nghiệp thương mại của mình, bởi vì họ chủ yếu làm việc với những khách hàng chuyên nghiệp chứ không phải người tiêu dùng cuối cùng. Thứ hai là khối lượng các thương vụ bán sỉ, địa bàn hoạt động của nhà bán sỉ thường lớn hơn nhà bán lẻ. Thứ ba, về mặt luật pháp và chính sách thuế chính phủ luôn có lập trường khác nhau đối với những người bán sỉ và những nhà bán lẻ. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kênh phân phối có các cấp khác nhau Kênh hai cấp Kênh ba cấp Kênh cấp một Kênh cấp không Nhà sản xuất Người tiêu dùng Nhà sản xuất Người tiêu dùng Người bán lẻ Người tiêu dùng Người bán sỉ Người bán lẻ Nhà sản xuất Nhà sản xuất Người tiêu dùng Người bán lẻ Người bán sỉ Người bán sỉ nhỏ Kênh cấp không (còn gọi là kênh marketing trực tiếp): Gồm nhà sản xuất bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Ba phương thức bán hàng cơ bản là bán hàng lưu động, bán qua điện thoại và bán qua các cửa hàng của nhà sản xuất. Kênh một cấp bao gồm một người trung gian. Trên các thị trường người tiêu dùng, những người trung gian này thường là những người bán sỉ và bán lẻ, còn trên các thị trường hàng tư liệu sản xuất thì có thể là người phân phối hay đại lý công nghiệp. Kênh ba cấp bao gồm ba người trung gian. Những người bán sỉ nhỏ mua hàng của những người bán sỉ lớn để bán lại cho những những cửa hàng bán lẻ nhỏ mà thông thường là những người bán sỉ lớn không phục vụ. Ngoài ra còn có kênh nhiều cấp hơn nhưng ít gặp. Vì theo quan điểm của nhà sản xuất kênh phân phối càng nhiều cấp thì càng ít khả năng kiểm soát. - Hệ thống kênh phân phối truyền thống: Kênh phân phối truyền thống gồm nhà sản xuất độc lập, một hay nhiều người bán sỉ và một hay nhiều người bán lẻ. Mỗi thành viên của kênh là một doanh nghiệp riêng, luôn ra sức đảm bảo cho mình lợi nhuận cao nhất, thậm chí có thể gây tổn hại cho việc tạo lợi nhuận cực đại của toàn hệ thống. Không một thành viên nào của kênh có thể kiểm soát được toàn bộ hay đúng mức hoạt động của các thành viên khác. - Hệ thống marketing dọc: Một trong những sự kiện lớn nhất vừa qua là sự xuất hiện của các hệ thống marketing dọc đang thách thức các kênh phân phối truyền thống. Hệ thống marketing dọc gồm nhà sản xuất, một hay nhiều người bán sỉ và một hay nhiều người bán lẻ hoạt động như một hệ thống thống nhất. Trong trường hợp này một thành viên của kênh có thể là chủ của các thành viên khác, hoặc cho họ những quyền ưu đãi trong buôn bán, hoặc là có đủ sức đảm bảo họ phải hợp tác toàn diện. Trong khuôn khổ hệ thông marketing dọc lực lượng chủ đạo có thể là người sản xuất, người bán sỉ hay người bán lẻ. Hệ thông marketing dọc ra đời với tính chất là một phương tiện kiểm soát hoạt động của kênh và ngăn ngừa những xung đột giữa các thành viên của kênh khi họ theo đổi những mục đích riêng . Hệ thông markeitng dọc đã trở thành một hình thức phân phối thịnh hành trong lĩnh vực markeitng người tiêu dùng, và đã chiếm lĩnh được 64% toàn bộ thị trường (vào năm 2007). Hệ thống marketing dọc có thể được phân thành ba kiểu cơ bản: + Hệ thống marketing dọc của công ty + Hệ thống marketing dọc theo hợp đồng + Hệ thống marketing dọc có quản lý - Hệ thống marketing ngang: Một hiện tượng khác của các kênh phân phối là hai hay nhiều công ty sẵn sàng hợp lực lại để cùng nhau khai thác những khả năng marketing đang mở ra. Từng công ty riêng rẽ không có đủ vốn, tri thức kỹ thuật, năng lực sản xuất, hay là sợ rủi ro, hoặc thấy việc hợp lực với một công ty khác sẽ có được những điều lợi không nhỏ cho mình. Các công ty có thể hợp tác có thời hạn hay lâu dài, và cũng có thể thành lập một công ty chung khác. - Hệ thống marketing nhiều kênh: Để chiếm lĩnh cùng một số thị trường hay những thị trường khác nhau, các công ty ngày càng hay sử dụng các hệ thống marketing nhiều kênh. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm là dễ bao phủ, giảm chi phí phân phối, tăng độ thoả mãn khách hàng... thì trong hệ thống này còn có thể tạo ra sự xung đột không mong muốn giữa các kênh. Thiết kế kênh phân phối - Cơ sở để thiết lập kênh phân phối: Khi hình thành kênh phân phối phải luôn luôn gắn cái mong muốn với cái khả thi. Dựa trên vai trò của phân phối và đặc điểm của sản phẩm mà hình thành nên cơ sở để thiết lập kênh phân phối. - Quy trình thiết kế một kênh phân phối: Bước 1: Thiết lập mục tiêu và vai trò của kênh phân phối Trong bước này cần lưu ý đến đặc điểm của khách hàng, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, môi trường và các nhà phân phối. Bước 2: Nhận dạng những kênh phân phối chủ yếu. d/ Định giá bán sản phẩm Giá cả theo quan điểm marketing: Giá cả là khoản tiền người bán trù tính nhận được từ người mua để đổi lại cho người mua quyền sở hữu và quyền sử dụng một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Tất cả các tổ chức thương mại và nhiều tổ chức phi thương mại đều đứng trước nhiệm vụ xác định giá cả cho hàng hoá hay dịch vụ của mình. Vậy giá cả được xác định như thế nào? Theo thông lệ từ xưa thì người mua và bán xác định giá cả trong quá trình thương lượng với nhau. Người bán thường chào giá cao hơn giá mà họ hy vọng được trả, còn người mua thì trả giá thấp hơn giá họ đã tính sẽ chấp nhận. Việc xác định giá thống nhất cho tất cả người mua là một ý tưởng tương đối mới. Nó chỉ được phổ biến sau khi xuất hiện những doanh nghiệp bán lẻ lớn vào cuối thể kỷ 19. Ngày nay nhiệm vụ hình thành giá cả cần phải được căn cứ vào những mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra ví dụ như các mục tiêu thường gặp trong thực tiễn là: Đảm bảo sống sót, tăng tối đa lợi nhuận trước mắt, giành vị trí hàng đầu về các chỉ tiêu thị phần hay chỉ tiêu chất lượng hàng hoá... Tuy nhiên việc xác định giá bán ban đầu của các sản phẩm bao giờ cũng phải căn cứ vào các chi phí sản xuất và chi phí phát sinh… Cũng như những doanh nghiệp sản xuất, giá bán các sản phẩm của công ty TNHH Poongchin Vina cũng phải được dựa trên giá vốn, các khoản chi phí phát sinh. Tuy nhiên do sản phẩm của công ty được xuất khẩu đi nhiều nước trên thế giới như Hàn Quốc, Mỹ, Canada... nên giá của các sản phẩm xuất đi còn phải cộng thêm một khoản bù giá nhằm giữ được tính chất ổn định về giá cả trên thị trường quốc tế. Từ đó thúc đẩy hoạt động bán hàng. e/ Tổ chức lực lượng bán hàng Mặc dù chiến lược marketing và phân phối của Công ty thể hiện được mối quan hệ giữa công ty và thị trường nhưng việc áp dụng những chiến lược ấy hoàn toàn là trách nhiệm của từng cá nhân đại diện bán hàng. Vấn đề còn lại là Công ty phải xây dựng một mô hình tổ chức lực lượng bán hàng của mình thể hiện được chính sách marketing và phân phối của họ, đồng thời tạo điều kiện để lực lượng bán hàng thực hiện được chiến lược công ty. - Chu trình bán hàng: Chu trình bán hàng là một quá trình diễn ra hoạt động bán hàng từ việc xác định đối tượng đến chuẩn bị, tiếp xúc, bán hàng và các hoạt động sau khi bán hàng. Chu trình bán hàng mô tả hoạt động bán hàng cho khách hàng công nghiệp là chủ yếu. Trong quá trình này các chuyên gia không phải thụ động chờ gặp đối tượng mới khám phá nhu cầu, mọi thông tin về khách hàng tiềm năng phải được thu nhập và lưu đủ. Chu trình bán hàng mô tả một chuỗi hoạt động bán hàng mang tính chủ động tương đối. Chu trình bán hàng được biểu diễn qua một hệ thống sơ đồ như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ chu trình bán hàng Khám phá nhu cầu Đánh giá tiềm năng Chuẩn bị tiếp xúc Theo dõi chăm sóc Kết thúc bán hàng Tiếp xúc và chào hàng Giai đoạn 1: Gồm ba quá trình từ khám phá nhu cầu, đánh giá tiềm năng và chuẩn bị tiếp xúc. Trong giai đoạn này căn cứ vào nhu cầu dự đoán của doanh nghiệp và căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua, ở giai đoạn này chỉ phản ánh quá trình vận động của hàng hóa chưa phản ánh hết kết quả của việc bán hàng. Giai đoạn 2: Gồm tiếp xúc, chào bán, kết thúc bán hàng và theo dõi chăm sóc. Đây là giai đoạn mà đơn vị bán thu được tiền hàng. Kết thúc giai đoạn này cũng là quá trình bán hàng nhưng lại mở ra quá trình bán hàng sau. Quá trình bán hàng là đoạn từ lúc: Nhận đơn đặt hàng - chấp nhận đơn hàng (ký hợp đồng) - báo giá (khách quen, khách mới, giá sỉ, giá lẻ) - xét duyệt chiết khấu thương mại - xuất bán (giao hàng) - ghi nhận nợ phải thu (lập hóa đơn) - hàng bị trả lại - thu tiền. - Cơ cấu bán hàng (sơ đồ tổ chức) Khi cân nhắc lựa chọn kênh phân phối, công ty cũng phải lựa chọn luôn một sơ đồ tổ chức sao cho hiệu quả nhất để đạt được những mục tiêu chiến lược tổng thể. Việc thiết kế tổ chức này phải cung cấp một cách có hiệu quả trình độ dịch vụ do khách hàng yêu cầu và đồng thời phải đạt được những mục tiêu về doanh số và lợi nhuận đã đề ra. Mặc dù có rất nhiều phương án tổ chức khác nhau cho từng tình huống cụ thể của từng công ty, chúng có thể xếp lại thành bốn nhóm như sau: Theo khu vực địa lý, theo sản phẩm, theo từng loại khách hàng và một số sơ đồ hòa trộn giữa những dạng trên đây. + Sơ đồ tổ chức theo khu vực địa lý: Tổ chức theo khu vực địa lý là cách tổ chức theo lãnh thổ cơ bản nhất. Đại diện bán hàng có “toàn quyền” quyết định việc kinh doanh sản phẩm của công ty cho tất cả khách hàng trong khu vực địa lý ấy. Việc tổ chức bán hàng theo từng vùng lãnh thổ này triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều đại diện bán hàng của cùng công ty đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng. Tính chất đơn giản của cơ cấu tổ chức này đảm bảo giảm được chi phí quản lý, người quản lý dễ dàng đảm nhiệm công việc hơn, nhân viên cũng dễ dàng thấy rõ hơn nấc thang thăng tiến của họ và mức độ tin tưởng giữa đại diện bán hàng vào các cấp quản lý và số cấp quản lý của cơ cấu này cũng ít hơn. Một khi những sản phẩm bán ra tương đối đồng dạng và không có nhu cầu, đòi hỏi đặc biệt nào từ sản phẩm hay từ khách hàng thì đây quả là cơ cấu tổ chức bán hàng rất hiệu quả. + Cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm: Cơ cấu tổ chức này phân chia theo tính chất của sản phẩm. Đại diện bán hàng giờ đây trở thành những chuyên gia về một sản phẩm nào đó hoặc một số những sản phẩm tương đối giống nhau. Cơ cấu tổ chức này đặc biệt phù hợp khi sản phẩm bán ra đòi hỏi mức độ chuyên môn hóa, trình độ kỹ thuật, kiến thức cao về bản chất, tính năng của sản phẩm. Điều này cho phép các công ty tận dụng và phát triển những nhân viên bán hàng giỏi cả kiến thức lẫn năng khiếu về một số loại sản phẩm. Trong nhiều công ty, lực lượng bán hàng vừa được kết hợp tổ chức theo cơ cấu sản phẩm, vừa được tổ chức theo vùng địa lý, để đảm bảo chiếm lĩnh thị trường. Một điểm cần phải cân nhắc là có thể có nhiều đại diện bán hàng khác nhau đến giao dịch tiếp xúc với cùng một khách hàng và đôi khi họ lại cạnh tranh lẫn nhau. + Cơ cấu tổ chức theo khách hàng: Một dạng cơ cấu tổ chức khác cũng đang ngày càng trở nên quan trọng, phổ biến hơn, dựa trên những đặc điểm của khách hàng như: Quy mô khách hàng, hành vi mua sắm và việc sử dụng sản phẩm. Những đại diện bán hàng luôn là những chuyên gia về việc ứng dụng công dụng của sản phẩm vào hoạt động kinh doanh. Ba cơ sở chủ yếu như vừa kể trên là những đặc tính cơ bản có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty. + Cơ cấu tổ chức hỗn hợp: Những công ty nào chuyên môn hóa lực lượng bán hàng của mình theo hướng sản phẩm hay theo hướng đặc thù của khách hàng (như đã nêu trên) thường có cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo lãnh thổ địa lý có chuyên môn hóa theo hai hướng này. Về cơ bản, một cơ cấu tổ chức hỗn hợp là nỗ lực nhằm tận dụng cả hướng chuyên môn hóa theo khách hàng và theo sản phẩm một cách hiệu quả, tận dụng những lợi điểm về quản lý của loại cơ cấu tổ chức theo lãnh thổ địa lý.  Trong thực tế, việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức cho lực lượng bán hàng không thể được tiến hành sơ sài, thiếu thận trọng. Khi một công ty quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức, họ sẽ phải thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận thị trường trong toàn bộ hoạt động của mình. Vì thế, tùy từng hoàn cảnh cụ thể mà các nhà hoạch định phải chọn dạng cơ cấu cho phù hợp. 2.1.1.3/ Vai trò của công tác bán hàng Là một trong bốn khâu của quá trình tái sản xuất xã hội. Nhưng lại được coi là một trong những khâu cuối cùng quan trọng, thực hiện mục đích tối đa hoá lợi nhuận tiêu thụ hàng hoá. Đây là nguồn quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp tái sản xuất giản đơn cũng như tái sản xuất mở rộng, nguồn giúp các doanh nghiệp hình thành nguồn vốn bổ sung vào các quỹ, từ đó có thể tham gia góp vốn cổ phần, vốn liên doanh với các đơn vị khác nhằm tạo thêm thu nhập... Hay tiêu thụ sản phẩm tạo ra lợi nhuận tăng khả năng trang bị máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại. Thông qua quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa doanh nghiệp có thể kiểm tra tính thích ứng của sản phẩm trên thị trường về các mặt như: Khả năng cạnh tranh, chất lượng hàng hoá cùng với mẫu mã, giá cả và thị hiếu... Từ đó đề ra những chiến lược sản xuất kinh doanh hiệu quả cao. Thêm vào đó tiêu thụ sản phẩm hàng hoá còn phân tích, đánh giá được sản phẩm, hàng hóa đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống để doanh nghiệp có những biện pháp nhằm khắc phục nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng doanh thu. Tiêu thụ sản phẩm còn có ý nghĩa quyết định đến thế lực của doanh nghiệp bởi tiêu thụ là biểu hiện cụ thể bằng tỉ trọng phần trăm doanh số hoặc số lượng hàng hoá bán được so với toàn bộ thị trường. Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ thế lực của doanh nghiệp càng lớn và ngược lại. Nếu doanh nghiệp chỉ chiếm được một phần nhỏ thị trường doanh số và số lượng hàng ít thì không thể nói là một hãng lớn và có uy tín. 2.1.1.4/ Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả và kết quả công tác bán hàng a/ Chỉ tiêu về doanh thu: Doanh thu là chỉ tiêu chất lượng phản ánh toàn bộ giá trị thu được của hoạt động cung cấp dịch vụ và hàng hóa trong kỳ. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và ghi tại thời điểm sản phẩm, hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ (thời điểm chuyển quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa). TRi = Pi * Qi Trong đó: Pi: Giá bán đơn vị hàng hóa i Qi: Sản lượng tiêu thụ hàng hóa i TRi: Doanh thu tiêu thụ hàng hóa i b/ Lợi nhuận Lợi nhuận là kết quả tài chính cuối cùng của doanh nghiệp. Là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả kinh doanh của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận là cơ sở để tính ra các chỉ tiêu chất lượng khác, nhằm đánh giá hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Li = ∑[Qi * (Pi - Zi - Fi - Ti)] Trong đó: Li: Lợi nhuận Pi:Giá bán Qi: Khối lượng tiêu thụ mặt hàng i Zi: Giá thành Fi: Chi phí lưu thông Ti: Mức thuế trên một đơn vị sản phẩm Hệ số lợi nhuận theo doanh thu = Lợi nhuận sau thuế Doanh thu thuần c/ Hệ số lợi nhuận theo doanh thu Hệ số lợi nhuận theo chi phí = Lợi nhuận sau thuế Tổng chi phí d/ Hệ số lợi nhuận theo chi phí 2.1.1.5/ Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ sản phẩm a/ Yếu tố bên ngoài - Thị trường: Chức năng của thị trường là những biểu hiện khách quan vốn có. Thông qua bốn chức năng cơ bản._. bao gồm: Chức năng thừa nhận, chức năng thực hiện, chức năng điều tiết kích thích và chức năng thông tin. Chỉ khi nào chức năng thừa nhận được thực hiện thì các chức năng khác mới phát huy tác dụng. Một khi giữa sản xuất - tiêu dùng có những sự cách ly và khác biệt đáng kể thì việc nghiên cứu thị trường luôn là một việc cần thiết, đầu tiên đối với tất cả các cơ sở sản xuất kinh doanh. - Môi trường kinh tế: Ảnh hưởng nhiều tới công tác tổ chức bán hàng, đặc biệt là hoạt động tổ chức mạng lưới tiêu thụ hàng hóa thông qua những chỉ tiêu như: Tỷ lệ lạm phát, sự suy thoái nền kinh tế, sự thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa, cán cân buôn bán xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đoái, lãi suất tiền vay… - Môi trường văn hóa - xã hội: Mọi công ty cần phải xem xét những vấn đề về dân số, mật độ dân cư, phong tục tập quán, thói quen, sở thích và nhiều yếu tố khác trong môi trường văn hóa xã hội của từng vùng thị trường mà doanh nghiệp có ý định tổ chức mạng lưới bán hàng. - Môi trường khoa học công nghệ: Hiện nay khoa học công nghệ liên tục phát triển với tốc độ cao, sự thay đổi diễn ra từng ngày từng giờ. Việc áp dụng những thành tựu hiện đại vào hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế trong cạnh tranh (tăng năng suất lao động, tăng sản lượng hàng hóa sản xuất ra với giá thành và chi phí thấp...). Tuy nhiên, việc tổ chức bán hàng của các đơn vị đòi hỏi phải có sự phát triển tương ứng với những thay đổi liên tục các yếu tố kỹ thuật để làm chủ được công nghệ và tận dụng triệt để những ưu điểm mà khoa học mang lại trong quá trinh tiêu thụ. - Môi trường pháp luật: Trên thị trường các doanh nghiệp luôn bị giới hạn hoạt động kinh doanh của mình trong một phạm vi nhất định của luật pháp, phải tuân thủ những quy định hay những ràng buộc của yếu tố chính trị pháp luật của quốc gia mà doanh nghiệp tham gia vào thị trường đó. Chính vì thế mà vấn đề tổ chức bán hàng cũng chịu sự bao bọc bởi các yếu tố thuộc môi trường này. - Môi trường tự nhiên: Bao gồm những yếu tố như khí hậu, vị trí địa lý của thị trường mục tiêu gây ảnh hưởng lớn tới việc bảo quản, dự trữ, tốc độ vận chuyển hàng hóa. - Thu nhập của dân cư: Thu nhập càng cao tương ứng với sức mua càng lớn và khả năng tiêu thụ sản phẩm càng nhiều. Khi thu nhập của mỗi cá nhân tăng thì xu hướng tiêu thụ hàng hoá cũng thay đổi. Mức độ tiêu thụ hàng xa xỉ có chiều hướng tích cực... Người tiêu dùng bắt đầu quan tâm đến chất lượng, mẫu mã, nguồn gốc xuất sứ của hàng hoá nhiều hơn... Tất cả những điều này đều ảnh hưởng đến công tác bán hàng và thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp. - Sản phẩm thay thế: Là những sản phẩm có thể đem lại lợi ích tương đương như sản phẩm của doanh nghiệp có. Sự xuất hiện của sản phẩm thay thế là sự cạnh tranh trực tiếp có thể dẫn đến nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp. - Thị hiếu và tập quán tiêu dùng: Mỗi cá nhân đều có thị hiếu riêng. Mỗi vùng, mỗi dân tộc đều có một tập quán tiêu dùng nhất định có khi là do ảnh hưởng của nền văn hóa, bản sắc dân tộc, có khi lại do điều kiện về địa lý, khí hậu... do vậy, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thị hiếu và tập quán tiêu dùng. - Sự tác động của các chính sách nhà nước: Chính sách là những biện pháp cụ thể của nhà nước để can thiệp vào các hoạt động kinh tế nhằm điều chỉnh và định hướng mọi hoạt động theo mục tiêu đã định trên cơ sở đường lối chủ trương của Đảng. Như vậy các chính sách đó có thể kìm hãm sự sản xuất hoặc có thể tạo nên nhiều cơ hội cho sản phẩm có chỗ đứng trên thị trường. Quyết định sản xuất sản phẩm nào cho phù hợp là vô cùng khó do đó không chỉ nghiên cứu những yếu tố như: thị trường, thu nhập, thị hiếu và tập quán tiêu dùng... mà còn phải nghiên cứu kỹ đến các nhân tố chính sách có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường sự cạnh tranh luôn luôn diễn ra ngày một gay gắt. Cạnh tranh làm cho doanh nghiệp có thể mất đi vĩnh viễn, cũng có thể làm cho doanh nghiệp tạo nên được những thương hiệu vô cùng giá trị. - Khách hàng: Bán sản phẩm với giá thật cạnh tranh cũng là một chiến lược định vị sản phẩm thường xuyên được sử dụng trong lịch sử kinh doanh, nhưng ngày nay vấn đề giảm giá không còn quan trọng như xưa. Trọng tâm của chiến lược kinh doanh hiện nay là tạo ra ưu thế cạnh tranh bền vững bằng cách xây dựng quan hệ tốt với khách hàng. Các doanh nghiệp nên biết rằng với sự phát triển kinh tế - xã hội và khoa học - kỹ thuật hiện nay chúng ta có làm gì đi nữa, cho dù chúng ta có thể cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ hết sức độc đáo, các đối thủ sẽ mau chóng làm theo được ngay. Chỉ có một mạng lưới quan hệ khách hàng được quản lý thật tốt mới hy vọng tồn tại nổi trong cuộc chiến cạnh tranh kinh doanh càng ngày càng khốc liệt hiện nay. Ngoài ra lượng khách hàng tiềm năng... cũng có thể có những ảnh hưởng không nhỏ đến sự “sống còn” của sản phẩm. b/ Yếu tố bên trong - Chất lượng sản phẩm: Chất lượng là mức độ đáp ứng yêu cầu của một tập hợp các đặc tính vốn có. Là điều kiện tiên quyết để chiếm lĩnh thị trường. Sự hài lòng của người tiêu dùng chính là thước đo cho chất lượng sản phẩm. Đó cũng chính là động lực để các doanh nghiệp không ngừng cải thiện nhằm cho ra đời các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. - Giá cả sản phẩm: Nguyên tắc chung là người tiêu dùng sẵn sàng trả thêm tiền cho những sản phẩm hay dịch vụ mà họ cảm nhận được là có sự khác biệt trong chất lượng hay giá trị gia tăng. Như vậy, giá sản phẩm có thể góp phần giúp định vị sản phẩm trong tâm lý khách hàng. Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng phải chú ý để đưa ra được mức giá phù hợp với chất lượng sản phẩm được đông đảo người tiêu dùng chấp nhận nhằm đẩy mạnh việc tiêu dùng. Giá cả sản phẩm chính là một trong bốn yếu tố mà marketing hiện đại đang rất quan tâm khi đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng. Không những thế giá cả còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và cũng là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, từ đó dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường. - Bộ máy quản lý, chính sách marketing và các hoạt động bán hàng: Các doanh nghiệp cần phải biết rằng bí quyết thành công không chỉ nằm chính trong cách nhìn nhận về chất lượng sản phẩm mà còn nằm ở các thức quản lý. Bộ máy quản lý tốt cũng sẽ đưa ra được chính sách marketing phù hợp. Chiến lược marketing sai lầm có thể gây tổn hại tới giá trị doanh nghiệp, thậm chí sự nghiệp của nhiều người. Nó hơn cả sự thiếu cẩn thận của kế toán hay hoạt động tài khóa mờ ám. Có thể dễ dàng nhận thấy chính sách marketing kém hiệu quả là nguyên nhân chính của sự chậm phát triển và sụt giảm doanh thu trong hấu hết các ngành như ngành truyền thông, hàng không, tiêu thụ sản phẩm, tài chính. Nhờ có hoạt động marketing mà sản phẩm của doanh nghiệp được nhiều người biết đến, từ đó thúc đẩy hoạt động tiêu thụ nhanh và nhiều hơn. 2.1.2/ Những vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 2.1.2.1/ Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng là hoạt động trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa, góp phần tác động đến quá trình tái sản xuất, phục vụ đời sống xã hội. Hoạt động bán hàng phát triển sẽ thúc đẩy sức mua bán, sự sản xuất và mức lưu thông tiền tệ, điều hòa quan hệ cung - cầu. Đồng thời góp phần điều tiết nền kinh tế, điều hòa giá cả và trở thành cầu nối trung gian giúp hàng hóa đến với người tiêu dùng. Bán hàng cũng là một chỉ tiêu quan trọng, một khởi điểm của sự thu thập thông tin. Kết quả của hoạt động bán hàng tốt sẽ phản ánh sự đúng đắn của mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện trình độ tổ chức và năng lực của doanh nghiệp trên thương trường cũng như nâng cao uy tín của doanh nghiệp... Tất cả những đều này đều được thể hiện qua doanh số bán. Quá trình chuyển vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hóa sang vốn tiền tệ hình thành nên hiệu quả kinh doanh. Chính vì vậy mà việc xác định vốn, thu hồi vốn và phần lợi nhuận để tái sản xuất hay mở rộng kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Thông qua số liệu được kế toán cung cấp mà các nhà quản lý biết được mức độ tiêu thụ, địa điểm, mặt hàng được tiêu thụ nhanh và nhiều nhất, thị trường tiêu thụ... Từ đó đưa ra những kế hoạch, phương án kinh doanh hiệu quả nhất. 2.1.2.2/ Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để có thể tồn tại và phát triển thì kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần phải thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ: Hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng các chi phí phát sinh trong vấn đề này. Đồng thời cần phải xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm hàng hóa. Và theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, thanh toán các khoản thuế với nhà nước. Một số chỉ tiêu cơ bản cần chú ý khi xác định kết quả kinh doanh: - DT thuần về tiêu thụ = DT bán hàng - Các khoản giảm trừ DT - Các khoản giảm trừ DT bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - LN gộp = DT thuần - Giá vốn hàng bán - LN tiêu thụ (Kết quả tiêu thụ) = LN gộp - CP bán hàng - CP quản lý DN 2.1.2.3/ Hệ thống sổ sách và quy trình luân chuyển chứng từ a/ Hình thức sổ sách kế toán sử dụng: Hình thức kế toán là tổng hợp những phương pháp luận và phương tiện kỹ thuật để sử dụng nhằm thu thập, chỉnh lý và tổng hợp thông tin kinh tế về các nghiệp vụ kinh tế đã pháp sinh. Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo định kỳ thông qua quá trình ghi chép thông tin, xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tư, phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán. Cùng với quá trình phát triển của sản xuất - xã hội - kinh tế và khoa học kỹ thuật, hình thức kế toán cũng theo đó mà phát triển và hoàn thiện hơn. Hiện nay ở nước sử dụng 4 hình thức kế toán: 1. Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái 2. Hình thức nhật ký chung 3. Hình thức chứng từ ghi sổ 4. Hình thức nhật ký - chứng từ Áp dụng đối với công ty TNHH Poongchin Vina: Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi ở nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào nhật ký chung thì các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ hay cuối tháng tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng từ sổ cái tài khoản lập bảng cân đối tài khoản. Và sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu ghi lấy số liệu từ bảng cân đối tài khoản (hoặc sổ cái tài khoản) và bảng chi tiết số phát sinh để lập báo cáo kế toán. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải được ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ sách kế toán của hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm: Sổ nhật ký chung Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tài khỏan Báo cáo tài chính Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Ghi chú: b/ Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng tại công ty TNHH Poongchin Vin: Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng chuyển đến, phòng bán hàng làm lệnh sản xuất. Tiếp đó lệnh được đưa xuống phòng sản xuất để sản xuất hàng theo đơn đặt hàng theo những yêu cầu của khách hàng như về chủng loại, mẫu mã... và cuối cùng là thủ tục giao hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thủ kho căn cứ vào đó và xuất hàng. Sau khi căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ thủ kho tiến hành xuất kho. Hóa đơn bán hàng sẽ được lập làm 4 liên. Liên 1 và liên 4 được lưu tại cuống để kế toán viên làm căn cứ ghi sổ và thanh toán. Liên 2 được giao cho khách hàng. Liên 3 được giao cho phòng kinh doanh để theo dõi công nợ. c/ Các chứng từ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty: Do doanh nghiệp chỉ tiến hành hình thức bán buôn hay bán cho các đại lý nên các chứng từ được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ bán hàng gồm có: Hợp đồng mua bán hàng hóa Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hóa đơn GTGT: Sử dụng cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ khi tính thuế GTGT. Hóa đơn này gồm 3 chỉ tiêu: + Giá bán chưa tính thuế GTGT + Thuế GTGT + Tổng giá thanh toán Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp khi tính thuế GTGT hoặc những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Hóa đơn này chỉ ghi tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT) Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ gốc phản ánh tình hình thanh toán: Hóa đơn vận chuyển hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên lai thu tiền, biên bản giao nhận hàng… 2.1.2.4/ Các tài khoản liên quan Các tài khoản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả dinh doanh được công ty sử dụng bao gồm có các tài khoản sau: - TK 156: Phản ánh chính xác số lượng hàng hóa bán ra mua vào trong kỳ. Đây là TK tài sản phản ánh số phát sinh tăng bên nợ và phát sinh giảm bên có. - Các TK về doanh thu (511,515,711): Dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng doanh thu được hạch toán vào bên có, phần làm giảm trừ doanh thu được ghi vào bên nợ. Các TK này không có số dư và được kết chuyển toàn bộ các phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): TK này được dùng để phản ánh doanh số tiêu thụ của các loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp ra bên ngoài. Đây là TK kết quả nghiệp vụ. Tổng số doanh thu bán hàng ghi nhận có thể là tổng giá thanh toán (với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT) hoặc giá không có thuế GTGT (DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Phản ánh số phát sinh giảm. Cụ thể là phản ánh các kết quả làm giảm doanh thu, kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả. Bên có: Phản ánh doanh số của các loại sản phẩm hàng hoá dịch vụ đã hoàn thành tiêu thụ. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư - TK 521 (Chiết khẩu thương mại): Đây là một trong những tài khoản giảm trừ doanh thu. Chiết khấu thương mại hay còn gọi là chiết khấu bán hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. - Hàng bán bị trả lại (TK 531): Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại… - Giảm giá hàng bán (TK 532): Là khoản giảm trừ được các doanh nghiệp chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thảo thuận trong hóa đơn. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán tổng quát tài khoản 521,531,532 TK 641, 811 TK 511 TK 521, 531, 532 TK 111, 112, 131 Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại Chiết khấu, giảm giá cho khách hàng bán bị trả lại doanh thu thuần Kết chuyển xác định - Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán): Là chi phí giá vốn của tất cả các sản phẩm hàng hoá đã hoàn thành tiêu thụ. Bao gồm có giá thành sản xuất (đối với hàng tự sản xuất ra) và giá vốn hàng mua về ban. Việc xác định chính xác trị giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng): Là tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao hàng, giao dịch, bảo hành sản phẩm hàng hóa, hoa hồng phải trả cho các đại lý và chi phí khác bằng tiền đã chi ra phục vụ cho công tác bán hàng. Tk này không có số dư cuối kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 641: Bên nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng nếu có Kết chuyển chi phí bán hàng vào bên nợ TK 911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh - TK 642: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các khoản chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa, khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động bán hàng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên, bộ phận quản lý doanh nghiệp, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dụ phòng phải trả, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax…), chi phí bằng tiền khác - TK 635 (chi phí tài chính): Tài khoản này phản ánh những chi phí hoạt động tài chính bao gồm các chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, lỗ chuyển nhượng chứng khoản ngắn hạn, chi phí góp vốn liên doanh, liên kết, chi phí giao dịch bán chứng khoán... Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính, khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ, lỗ tỷ giá hối đoái… - TK 811: Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí của các hoạt động ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Chi phí khác gồm những khoản chi phí (hoặc khoản lỗ) phát sinh từ các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động thông thường của doanh nghiệp và các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp. - TK 821 (chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp): Tài khoản này dùng để phản ánh thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong năm làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau thuế của doanh nghiệp trong năm tài chính - TK 911 (xác định kết quả kinh doanh): Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh khác. Hay nói cách khác nó là tập hợp các khoản thu, chi để xác định lãi - lỗ. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ Bên có: Tổng hợp các khoản thu. TK này cuối kỳ không có số dư Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty: TK 421 K/c lãi (thu > chi) TK 821 K/c CPTTNDN TK 811 K/c chi phí khác TK 642 K/c CP quản lý TK 635 K/c CP tài chính TK 641 K/c CP bán hàng TK 632 K/c giá vốn TK 911 TK 511 K/c lỗ (chi > thu) TK 711 K/c thu nhập khác TK 421 TK 515 K/c DT tài chính K/c DT thuần K/c DT nội bộ TK 512 2.1.3/ Các công trình nghiên cứu có liên quan - Nguyễn Thanh Nga, 2006 đã nghiên cứu: Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại chi nhánh Tam Thiên Mẫu - Trung tâm giống cây trồng Hưng Yên. Tác giả đã chỉ ra các phương thức tiêu thụ thành phẩm, các phương thức thanh toán tiền hàng. Trong mục kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ tại chi nhánh tác giả đã thấy được rằng: Việc thỏa thuận chiết khấu thương mại tại chi nhánh, giữa chi nhánh và khách hàng để đi đến thống nhất về số tiền được chiết khấu sẽ tạo ra sự công bằng giữa các khách hàng. Vì thế để đảm bảo sự minh bạch cũng như sự công bằng trong chiết khấu, chi nhánh cần đưa ra những chính sách, những điều kiện được chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu cho thích hợp. - Đinh Thị Thu Huyền, 2008 đã nghiên cứu đề tài: Tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phẩn Tuấn Hà. Tác giả đã tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác bán hàng bao gồm yếu tố chủ quan (chất lượng, sản phẩm, giá cả, mạng lưới tiêu thụ, phương thức thanh toán), yếu tố khách quan (nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh, chính sách nhà nước, nhà cung ứng). Đồng thời đưa ra phương hướng phát triển công ty: Cải tiến bộ máy quả lý, tăng cường công tác dự báo thị trường, mở rộng thị trường kèm theo phải phân khúc thị trường. Trong phần biện pháp hoàn thiện mục tổ chức công tác bán hàng tác giả đã nêu ra: Phải không ngừng đẩy mạnh việc nghiên cứu khách hàng và đối thủ cạnh tranh, chú trọng đến việc tìm kiếm nhu cầu mới, đẩy mạnh công tác marketing và tăng cường chi phí cho tiếp thị quảng cáo. Phân khúc thị trường rõ rệt để có chiến lược kinh doanh cho phú hợp và hiệu quả nhất. - Nguyễn Thị Thanh, 2008 đề tài nghiên cứu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại trung tâm TP & KN tổng hợp công ty thực phẩm miền Bắc. Tác giả đã đưa ra mục - Tổ chức phân tích kết quả bán hàng và cung cấp thông tin như sau: Để phân tích và đánh giá kết quả bán hàng cũng như kết quả hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường dùng các chỉ tiêu: 1. Khối lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ = Tồn đầu + Mua vào + Tồn cuối 2. Tốc độ tiêu thụ hàng hóa (M = Số lượng hàng hóa tiêu thụ/ Số lượng hàng hóa mua vào), M phản ánh sự phối hợp nhịp nhàng giữa mua hàng và tiêu thụ, M > 1 công tác tiêu thụ hàng hóa đạt hiệu quả cao, M < 1 hiệu quả công tác tiêu thụ thấp 3. Doanh thu tiêu thụ TR = Pi * Qi 4. Lợi nhuận tiêu thụ Li = ∑[Qi * (Pi - Zi - Fi - Ti)] Li: Lợi nhuận tiêu thụ, Qi: Khối lượng tiêu thụ, Pi: Giá bán, Zi: Giá thành, Fi: Chi phí lưu thông, Ti: Mức thuế trên một đơn vị sản phẩm 5. Hiệu suất lơi nhuận theo doanh thu – LNST / DT thuần 6. Hệ số lợi nhuận theo chi phí = LNST / ∑CP 7. Hệ số thực hiện kế toán tiêu thụ = SL tiêu thụ thực tế trong kỳ/SL cần tiêu thụ trong kỳ. Hệ số này càng gần 1 chứng tỏ hiệu quả tiêu thụ càng cao và ngược lại. - Đặng Thị Ngọc, 2008 đã nghiên cứu đề tài: Tổ chức bán hàng và một số giải pháp đẩy mạnh trị trường tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH ứng dụng và phát triển công nghệ An Việt. Trong đề tài này tác giả đã chỉ ra những giải pháp đẩy mạnh tiêu thụ như: - Mở rộng thị trường tiêu thụ - Xây dựng đào tạo lực lượng bán hàng hoàn chỉnh, phân công công việc hợp lý và có sự giám sát hoạt động, dùy trì và nâng cấp đầu tư máy móc, phương tiện làm việc… Đặc biệt tác giả nhấn mạnh công tác đào tạo nhân lực, nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn toàn nhân việ trong công ty, nâng cao kỹ năng marketing cho đội ngũ bán hàng. Cơ sở cho những đề xuất trên là do: Lực lượng bán hàng ít đào tạo về marketing mà chủ yếu thuộc chuyên ngành kế toán, kinh tế, hoạt động hỗ trợ bán hàng tuy được đầu tư nhiều nhưng chưa đa dạng, phương thức phân phối hàng hóa mới chỉ là bán hàng trực tiếp tại công ty nên doanh số còn hạn chế… 2.2/ Phương pháp nghiên cứu 2.2.1/ Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp Nguồn số liệu này được thu thập từ các phòng ban liên quan như phòng kế toán, phòng marketing, phòng nhân sự, và những số liệu thu thập được chủ yếu vào năm 2008 và một số báo cáo từ năm 2006 đến nay. 2.2.2/ Phương pháp nghiên cứu và xử lý số liệu Phương pháp thống kê Phương pháp này sử dụng để thu thập số liệu trong khoản thời gian nghiên cứu. Qua đó cho thấy sự vận động và phát triển của sự việc, hiện tượng. Các số liệu thu thập được như tình hình lao đông của công ty trong 3 năm, tình hình tài sản nguồn vốn của công ty. Phương pháp so sánh và phân tích Phương pháp này được sử dụng trong đề tài nhằm phân tích các chỉ tiêu trong các báo cáo kế toán. Qua đó thấy được sự biến động của các chỉ tiêu được phản ánh trong báo cáo. Phương pháp này được áp dụng trong việc so sánh, phân tích các số liệu trên các bảng biểu. - So sánh tuyệt đối phản ánh quy mô, số lượng của sự vật hiện tượng có thể tính bằng hiện vật và giá trị. - So sánh số tương đối phản ánh kết quả so sánh của các số liệu tương đối với nhau. Nó phản ánh xu hướng, sự vận động của sự vật, hiện tượng trong các mối quan hệ với các yếu tố khác. 2.2.3/ Phương pháp chuyên môn của kế toán Phương pháp chứng từ Đề tài sử dụng phương pháp chứng từ để trích dẫn một số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Áp dụng trong bài như: Phiếu thu, hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, lệnh điều động nội bộ, tờ khai hải quan… Phương pháp đối ứng các tài khoản kế toán Phương pháp đối ứng các tài khoản là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên chứng từ vào tài khoản kế toán. Phương pháp này được áp dụng để tìm kiếm thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. Xem xét các tài khoản trong việc hạch toán bán hàng, việc tăng giảm hàng năm của các khoản mục. Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là phương pháp khái quát tình hình tài sản, kết quả kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế khác thuộc đối tượng kế toán trên mặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối có của đối tượng hạch toán kế toán. Áp dụng nhằm so sánh xu hướng, mực độ biến động của các chỉ tiêu phân tích, tiến độ thực hiện kế hoạch trong từng khoảng thời gian.So sánh kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm từ đó rút ra quy luật của hiện tượng trên cơ sở dữ liệu tính toán. PHẦN III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1/ Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Được thành lập theo giấy phép đầu tư số 193/GP-HN ngày 22/08/2003 cùng với các giấy phép điều chỉnh số: 193/GPĐC1-HN ngày 25/03/2004, số 193/GPDC2-HN ngày 24/6/2004 và số 193/GPĐC3-HN ngày 14/10/2004 do UBND thành phố Hà Nội cấp. Với chủ đầu tư là Công ty PoongChin Products Hàn Quốc. Công ty TNHH PoongChin Vina được thành lập. Với số vốn 100% của nước ngoài công ty được thành lập và đi vào hoạt động từ đó. Với tên giao dịch chính thức là Công ty TNHH POONGCHIN VINA CO.,LTD (IMPORT, EXPORTER&MANUFACTURERS) Địa chỉ: Trung Dương, Ấp Kiêu Kị, Gia Lâm, Hà Nội Tổng giám đốc: Ông Moon Chang Ho Số điện thoại liên hệ: 0436783719 Mã số thuế: 0101408518 Số Fax: 0436782946 Email: Poongchinvina@hn.vnn.vn Công ty TNHH PoongChin Vina chuyên sản xuất bông, chăn nệm, ga gối. Các sản phẩm của công ty luôn đứng đầu với chất lượng cao, giá thành phù hợp. Cùng với thời gian hoạt động lâu dài công ty đã từng bước trưởng thành, phát triển và tạo được lòng tin vững chắc đối với khách hàng. Thành lập ngày 22 tháng 08 năm 2003 với tổng số vốn đầu tư ban đầu là 3.240.000 USD. Vốn pháp định: 2.710.000 USD trong đó trị giá tiền mặt là 800.000 USD và tài sản cố định (máy móc thiết bị) là 2.207.850 USD. Công ty TNHH PoongChin Vina là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài và là một thành viên hạch toán độc lập với tổng công ty PoongChin Products. Với vai trò chính là thâm nhập vào thị trường Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất các loại đệm lót dùng làm phụ liệu cho ngành công nghiệp may mặc phục vụ xuất nhập khẩu và sản xuất các loại chăn, ga, gối, đệm. Là doanh nghiệp mới đi vào hoạt động nhưng do mặt hàng sản xuất rất đặc thù nên quá trình phát triển của doanh nghiệp nhanh chóng đi vào ổn định trong thời gian tương đối ngắn. Đầu tháng 01 năm 2004 công việc san lấp mặt bằng và xây dựng nhà xưởng được triển khai, Tháng 03 năm 2004 thì hoàn tất công việc lắp đặt dây chuyền sản xuất số một. Ngày 15 tháng 03 năm 2004 tiến hành sản suất thử. Với đội ngũ chuyên gia lành nghề có nhiều kinh nghiệm từ Hàn Quốc công việc chạy thử nhanh chóng hoàn thành. Đầu tháng 04 bước vào kinh doanh chính thức đồng thời tiếp tục tiến hành xây lắp dây chuyền sản xuất bông thứ hai. Tuy mới thâm nhập vào thị trường Việt Nam nhưng các khách hàng truyền thống của công ty đã có mặt ở Việt Nam nhiều năm trước. 3.1.2/ Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 3.1.2.1/ Mặt hàng sản xuất của doanh nghiệp. Mặt hàng phải kể đến đầu tiên là bông tấm. Đây là mặt hàng được sản xuất trên dây chuyền sản xuất đầu tiên của công ty. Và cũng là nguyên liệu chính để sản xuất bông chần - phụ liệu cho ngành may mặc như lót áo Jacket. Mặt hàng tiếp theo là đệm. Đệm được sản xuất từ nguyên liệu xơ polyester có độ đàn hồi và độ mềm mà vẫn giữ ấm cho người tiêu dùng rất tốt, phù hợp với khí hậu Việt Nam. Gối là mặt hàng được đầu tư kỹ thuật không nhiều. Dây chuyền sản xuất nhỏ gọn nhưng cũng là mặt hàng đem về cho công ty một lượng doanh thu khá lớn. 3.1.2.2/ Quy trình sản xuất a/ Thuyết minh dây chuyền sản xuất Dây chuyền sản xuất bông tấm: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ dây chuyền sản xuất bông tấm Xé mịn lần 2 và ra bông Nhập kho thành phẩm Cắt và đóng gói Dán sấy + hóa chất Cung cấp NVL Xé thô NVL Đưa NL vào máy chính Xé mịn lần 1 Kết quả Quá trình sản xuất bông tấm được diễn giải như sau: - Nguyên vật liệu chính để sản xuất là xơ polyester và keo lót acrylic. Hai nguyên liệu này được cho vào theo hai công đoạn khác nhau. - Xơ được cho vào bộ phận nguyên liệu và được xé thô sau khi đã được xé thô sẽ đưa và máy chính. - Tại đây nguyên liệu được xé mịn lần một giúp cho quá trình ra bông được thuận lợi. Tiếp theo là khâu xé mịn lần hai và ra bông. Lúc này những tấm bông đã được hình thành với chiều rộng là 3m và chiều dài đã được điều chỉnh tùy thuộc vào độ dày của bông. - Sau khi được xé mịn lần hai tấm bông được đưa lên giàn sấy để đảm bảo chất lượng bông. Lúc này giàn hóa chất được kích hoạt, phun đều lên._.TK 112: Sau đó cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: 1.138.373.366 Có TK 635: 1.138.373.366 (Chi phí lãi vay năm 2007) Hạch toán chi phí khác của công ty TK 811: Được công ty áp dụng để hạch toán chi phí khác. Các khoản chi phí này là chi tiếp khách, chi phí đi lại của cán bộ kinh doanh, cán bộ khác. Chi phí này thường không cao và trong công ty TNHH Poongchin Vina nó có xu hướng giảm mạnh qua các năm (năm 2007 từ trên 300 triệu xuống còn khoảng 135 triệu). Các chứng từ hoá đơn liên quan là hoá đơn GTGT, phiếu chi, hay giấy biên nhận... mà kế toán định khoản tương tự như các khoản chi phí khác. Cuối kỳ, cũng giống các khoản chi phí khác toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: 135.639.791 Có TK 811: 135.639.791 Hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 821 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại của công ty như sau: - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế TNDN trong năm hiện hành. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại được xác định trên cơ sở chênh lệch tạm thời được khấu trừ, số chênh lệch tạm thời chịu thuế và thuế suất thuế TNDN. - Không bù trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành với chi phí thuế TNDN hoãn lại. Thuế TNDN được kế toán dự tính căn cứ vào kết quả tài chính năm trước và nộp vào ngày 31 tháng 03 của năm. Căn cứ vào hoá đơn nộp thuế và số thuế nộp cho cơ quan thuế kế toán hạch toán: Nợ TK 821: Có TK 3334: Khi kết thúc năm tài chính vào ngày 31 tháng 12 căn cứ vào báo cáo tài chính cuối năm kê toán tính ra số thuế TNDN phải nộp trong kỳ và định khoản: Nợ TK 911: Có TK 821: Số thuế TNDN nộp thừa (nếu có) sẽ được khấu trừ dần vào kỳ kế toán năm tiếp theo. Số tiền thừa sẽ được định khoản như sau: Nợ TK 3334: Có TK 821: Trường hợp doanh nghiệp nộp thiếu sẽ phải tiếp tục nộp vào năm tiếp theo cùng với số thuế của năm đó. 3.2.2.3 /Kế toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định biểu hiện bằng số tiền lãi - lỗ. Là chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng bán ra. Để xác định kết quả và theo dõi phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán sử dụng tài khoản: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 421: Lãi chưa phân phối. Bên nợ TK 911 được đối ứng với bên có của TK doanh thu, bên có TK 911 được đối ứng với bên nợ TK chi phí Kế toán căn cứ vào các số liệu trên các sổ: - Sổ cái TK 511 - Sổ cái TK 632 - Sổ cái TK 641 - Sổ cái TK 642 - Sổ cái TK 515 - Sổ cái TK 635, 811 Sau đó kế toán vào sổ cái TK 911 theo định khoản + Nợ TK 911: Có TK 632: Có TK 635: Có TK 641: Có TK 642: + Nợ TK 511: Có TK 911: + Nợ TK 911 Có TK 811: + Nợ TK 515: Có TK 911: + Kết chuyên lãi - lỗ - Lãi: Nợ TK 911: Có TK 421: - Lỗ: Nợ TK 421: Có TK 911: Mẫu Sổ cái TK 911 và TK 421 từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Sơ đồ 3.10: Hạch toán TK 911 năm 2008 của công ty TNHH Poongchin Vina: TK 515 TK 711 TK 421 3.856.989.689 TK 821 1.499.940.435 TK 811 135.639.791 TK 635 1.478.760.342 TK641 1.253.424.422 TK 642 2.674.783.490 TK 632 94.801.396.623 TK 911 TK 511 TK 521 68.636.999 637.373.667 97.032.923 105.035.165.201 3.3/ Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác bán hàng 3.3.1/ Môi trường bên ngoài a/ Môi trường vĩ mô Môi trường kinh tế: Hoạt động kinh doanh nghiệp luôn luôn diễn ra trong một bối cảnh kinh tế cụ thể, như tốc độ tăng trưởng hay sự suy thoái của nền kinh tế ở mức độ ổn định của đồng tiền, của tỷ giá hối đoái, các chỉ số chứng khoán trên thị trường, lãi suất vay vốn và tỷ suất đầu tư. Mỗi thay đổi của các yếu tố trên đều tác động tích cực hay tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường công nghệ: Vấn đề chuyển giao công nghệ đang là chủ đề nóng hổi mà các nhà kinh tế cũng như các doanh nghiệp đang rất quan tâm. Công nghệ sản xuất hiện có của công ty là công nghệ mới, năng lực cao, được xếp hạng trên thế giới (đối với ngành nghề sản xuất bông gòn, bông tấm). Chính công nghệ này đã tạo ra vị thế cạnh tranh cho sản phẩm của công ty trên thị trường Việt Nam cũng như là thế giới. Môi trường tự nhiên: Với sự nóng dần của nhiệt độ trái đất, điều này rất có lợi cho sản phẩm bông chần, bông tấm, bông gòn của công ty. Bởi khi đó những bộ quần áo thu đông có sử dụng sản phẩm của công ty sẽ được bán rất chạy. Mặc dù nhiệt độ của trái đất có xu hướng tăng dần lên những vào những đêm đông nhiệt độ lại rất thấp. Vì vậy có thể khẳng định “sự nóng dần lên của trái đất không ảnh hưởng đến nhu cầu mua đệm của khách hàng” Môi trường văn hóa xã hội: Sống trong kỷ nguyên của khoa học, công nghệ cao và trí thức. Nhu cầu chất lượng cuộc sống càng được đòi hỏi nhiều hơn. Sự mong muốn có được những sản phẩm, dịch vụ tốt đáp ứng được các yêu cầu vật chất cũng như tinh thần ngày càng nhiều, đây cũng là nhân tố tác động không nhỏ đến quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Môi trường luật pháp: Sự hợp tác giữa các quốc gia trên mọi lĩnh vực đang ngày càng mở rộng, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước ngoài thâm nhập vào thị trường của nhau dễ dàng. Vào năm 2005 khi mà hạn ngạch hàng dệt may được dỡ bỏ, các khách hàng lớn vào thị trường Việt Nam ngày càng nhiều. Kéo theo các đơn đặt hàng của công ty chắc chắn cũng sẽ tăng lên rất nhiều… Môi trường quốc tế: Khu vực hóa, toàn cầu hóa đã, đang và sẽ là một xu hướng tất yếu mà mọi doanh nghiệp, mọi ngành, mọi chính phủ phải tính đến. Nhiều nhà chiến lược đã gọi điều này là ngôi nhà chung. Vì vậy việc chỉ ra được các cơ hội, thách thức và rủi ro là vấn đề hết sức quan trọng. Nhân tố này có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành bại của các doanh nghiệp. Công ty đã có những tính toán kỹ lưỡng để yếu tố này tác động đến quá trình kinh doanh theo chiều hướng tích cực. b/ Môi trường ngành (môi trường vi mô) Đối thủ cạnh tranh: Vào thời điểm hiện tại ở thị trường Việt Nam tồn tại các doanh nghiệp sản xuất chăn, ga, gối, đệm và bông tấm như sau: Bảng 3.13: Danh sách các đối thủ cạnh tranh của công ty TT TÊNCÔNG TY NĂMTHÀNH LẬP LOẠI HÌNHDN ĐỊA CHỈ GHI CHÚ 1 Công ty TNHHPoongchin -Vina 2003 100% vốnnước ngoài KIêu Kỵ - GiaLâm - HN 2 Công ty TNHHViko Glowin 1999 100% vốnnước ngoài Dương Xá – GiaLâm - HN 3 Công ty TNHHHanviko 1999 Việt Nam Thanh Trì - Hà Nội 4 Công ty TNHHKona 2002 Liên doanh Bình Đà – ThanhOai - Hà Nội 5 Công ty TNHHMerea Fiber 2003 100% vốnnước ngoài Như Quỳnh Hưng Yên Chỉ sản xuấtbông tấm 6 Công ty EVC 1998 Việt Nam Sài Đồng – Hà Nội Chỉ sản xuất bông tấm (Nguồn: Phòng bán hàng) - Công ty Viko Glowin: Đây là công ty có 100% vốn Hàn Quốc có cùng ngành nghề kinh doanh với công ty TNHH Poongchin - Vina. Đầu tư vào Việt Nam khoảng mười năm trước đây. Sản lượng hàng khoảng 37,000 chiếc đệm/năm (sản xuất trong 6 tháng). Do công nghệ của công ty đã cũ, kinh nghiệm kinh doanh còn hạn chế (mới bắt đầu kinh doanh mặt hàng này từ năm 1999) nên chất lượng sản phẩm không cao. Trong năm 2004 công ty này đã tiến hành đầu tư thêm lĩnh vực mới (nhãn hiệu quần lót Naris) nhưng bị thất bại. Bên cạnh đó, công ty mẹ của Viko ở Hàn quốc cũng do đầu tư lĩnh vực khác bị thua lỗ nên tháng 01 năm 2004 công ty mẹ Viko đã tuyên bố phá sản. Vì vậy vào thời điểm hiện tại có thể nói Viko Glowin đang đứng bên bờ vực thẳm (từ cuối năm 2004 Viko đã phải nhập bán thành phẩm của công ty TNHH Poongchin - Vina để sản xuất). Do công ty Viko gặp phải quá nhiều khó khăn nên các công nhân có tay nghề đều chuyển sang công ty Poongchin. Mùa may mặc năm 2005 Viko mất khả năng sản xuất, việc chiếm lĩnh thị trường của Viko trở nên dễ dàng hơn đối với công ty TNHH Poongchin -Vina. - Công ty TNHH Kona: Đây là công ty liên doanh giữa một tư nhân Việt Nam với một đối tác Hàn Quốc (cả hai đã từng làm việc tại Viko Glowin). Công ty này bắt đầu sản xuất mặt hàng đệm vào đầu năm 2002, quy mô đầu tư nhỏ 18,000 chiếc đệm/năm. - Công ty Hanviko: Được thành lập bởi một nhân viên đã có một thời gian ngắn làm việc tại công ty TNHH Viko Glowin. Hai công ty Hanviko và Kona đều sản xuất ở quy mô nhỏ, nguyên liệu sản xuất chủ yếu dùng nguyên liệu trong nước trộn với một ít nhập khẩu. Kinh nghiệm và kỹ thuật thấp nên chất lượng không cao, có ít khách hàng ưa chuộng. - Với hai công ty Merea và công ty EVC: Hai công ty này chỉ tiến hành sản xuất bông tấm. Công ty Merea mới ở những bước đi ban đầu nên không tạo được lòng tin với khách hàng. Cuối năm 2005 công ty EVC tiến hành sản xuất chăn, ga, gối, đệm. Với giá cả hợp túi tiền nên sản phẩm của công ty này nhanh chóng được người Việt Nam biết đến. Tuy nhiên sản phẩm của EVC vẫn không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vì nguyên liệu chủ yếu nhập khẩu từ Philipin và mua tại Việt Nam nên chất lượng cũng có phần hạn chế. - Thực tế với số lượng lớn sản phẩm mà các công ty kể trên sản xuất ( kể cả Viko sản xuất trong điều kiện bình thường) chỉ mới đáp ứng được một phần nhỏ nhu cầu của người tiêu dùng ở các tỉnh lân cận. Như vậy có thể nói đối thủ cạnh tranh của công ty là không mạnh. Với kinh nghiệm 35năm sản xuất các mặt hàng này cộng với công nghệ sản xuất luôn luôn được cải tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm từ Hàn Quốc sang trực tiếp chỉ đạo, và đặc biệt với nguồn nguyên liệu chủ yếu nhập từ Hàn Quốc nên sản phẩm sẽ có chất lượng cao, giá cả sản phẩm phù hợp, mẫu mã đa dạng, sức cạnh tranh lớn. Cạnh tranh tiềm ẩn Do đặc thù sản phẩm của công ty là phần lớn nguyên liệu đầu vào đều phải nhập khẩu từ Hàn Quốc nên vấn đề khách hàng tiềm ẩn đối với công ty là một vấn đề nhỏ, không đáng ngại. Áp lực của nhà cung ứng Công ty đã có quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu đầu vào từ Hàn Quốc nên công ty hoàn toàn có thể yên tâm với nguồn cung cấp các loại nguyên phụ liệu này Áp lực của khách hàng Là sản phẩm chất lượng cao, hợp thời trang và được các khách hàng đánh giá cao. Từ đầu năm 2006 đã có rất nhiều đơn đặt hàng đến với công ty. Có những thời điểm do yêu cầu của khách hàng quá lớn công ty phải tiến hành sản xuất cả 3 ca mới có thể đáp ứng hết được yêu cầu của họ. Sản phẩm thay thế: Với đặc thù dây chuyền sản xuất nên công ty chưa có dự án cho sản phẩm thay thế mà tiến hành nâng cao trình độ kỹ thuật để sản phẩm của dây chuyền ngày càng đảm bảo chất lượng đa dạng hóa thêm những kích thước mà khách hàng yêu cầu. Việc đưa ra sản phẩm thay thế đến thời điểm này có thể nói là không cần thiết vì sản phẩm hiện nay vẫn đáp ứng được nhu cầu của thị trường tiêu dùng trong và ngoài nước. Và có thể nói trên thị trường hiện nay sản phẩm đã có vị trí vững chắc hơn rất nhiều so với trước. 3.3.2/ Môi trường bên trong công ty a/ Chất lượng sản phẩm Các sản phẩm sau khi sản xuất cần phải được qua kiểm tra trước khi lưu kho hay giao cho khách hàng để đảm bảo yếu tố chất lượng. Các khâu tiến hành kiểm tra cần phải được tiến hành một cách bài bản, trung thực, nghiêm túc. Trước tiên cần tiến hành kiểm tra chất lượng các nguyên vật liệu đầu vào, phân loại và đưa vào sản xuất. Trong quá trình sản xuất cần giám sát các khâu sản xuất, cuối cùng là kiểm tra sản phẩm (đầu ra) trước khi tung ra thị trường. Công ty cần phải thiết lập kiểm tra trên đầy đủ phương diện như bề mặt sản phẩm, kích cỡ sản phẩm, chất liệu… Quá trình lưu kho cần phải chú ý đến công tác bảo quản sản phẩm.. Do thị trường bông, chăn ga gối đệm hiện nay cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Cần phải giữ được khách hành và thu hút khách hàng để công tác bán hàng đạt hiệu quả cao. b/ Giá cả sản phẩm Bên cạnh chất lượng sản phẩm thì giá cả là một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường một cách dễ dàng và hiệu quả. Tuy nhiên giá cả của các mặt hàng bao giờ cũng chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu.. không chỉ thế đối với sản phẩm của công ty sản xuất thì nó còn chịu sự tác động lớn của yếu tố tự nhiên, sự tác động của thị trường nước ngoài. Vì thế, thể tồn tại và phát triển thị trường tiêu thụ công ty phải luôn hướng tới việc tiết kiệm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí bán hàng và quản lý... Nhằm tạo ra những sản phẩm đảm bảo chất lượng cao, giá thành phù hợp với điều kiện kinh tế trong và ngoài nước hiện nay và đẩy mạnh doanh số tiêu thụ. 3.4/ Đánh giá kết quả đạt được 3.4.1/ Kết quả đạt được trong những năm qua Ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, công ty TNHH Poongchin Vina đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành cả về quy mô, năng lực và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua với sự cố gắng, nỗ lực của cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cũng như là kinh nghiệm quản lý giỏi công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng trong công tác bán hàng đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng về số lượng, chất lượng mẫu mã trong sản xuất Về tổ chức bộ máy: Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý rất khoa học và chặt chẽ, lựa chọn được những cán bộ có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp với hình thức kế toán và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, nắm bắt kịp thời công nghệ mới áp dụng phù hợp trong quá trình làm việc. Bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã đóng góp một phần không nhỏ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình xuất - tồn, doanh thu bán hàng, đồng thời theo dõi quá trình theo dõi thanh toán công nợ với khách hàng đảm bảo về số liệu được phản ánh trung thực khách quan, hợp lý rõ ràng trong quá trình hạch toán. Ở các cửa hàng trực thuộc công ty các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh kịp thời, chính xác,đảm bảo đúng nguyên tắc hạch toán tiêu thụ hàng hóa đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của công ty. Kế toán đã ghi chép được đầy đủ tình hình xuất, bán hàng hóa, thanh toán tiền hàng, phản ánh được giá trị tồn kho, đồng thời cũng phản ánh chính xác doanh thu bán hàng của đơn vị. Thông qua đó giúp ban lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh cụ thể hơn, từ đó đề ra các kế hoạch tiêu thụ sát với tình hình thực tế hơn. Về chứng từ kế toán của công ty: Việc tổ chức lập chứng từ luân chuyển, sử dụng chứng từ hay bảo quản chứng từ đều căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ kế toán hiện nay, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đối với công ty TNHH Poongchin Vina chi phí bán hàng, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn. Trong đó chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng nhiều nhất trong tổng các chi phí. Hiện nay công ty sử dụng các tài khoản TK627, TK 641, TK 642 để tập hợp chi phí bán hàng, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp được tính hết cho các sản phẩm tiêu thụ trong kỳ, như vậy đảm bảo được tính hợp lý nguyên tắc trong kế toán. Nắm rõ được các chi phí vậy công ty cần nghiên cứu xem xét để có thể tiết kiệm chi phí cho hợp lý nhằm hạ giá thành sản phẩm hay bình ổn giá trong thời kỳ kinh tế thăng trầm như hiện nay. 3.4.2/ Tồn tại hạn chế trong tổ chức công tác bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả dinh doanh, những đề xuất giải pháp trong từng vấn đề Quy trình hạch toán kế toán tại công ty TNHH Poongchin Vina bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục đó là: Việc ghi chép: Do hóa đơn thường về chậm, việc cập nhập hàng ngày gặp nhiều khó khăn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được phản ánh và theo dõi theo thứ tự thời gian. Việc ghi chép như vậy sẽ gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, việc giám sát hàng hóa. Khắc phục vấn đề trên cần thúc đẩy các bên có liên quan nhanh chóng hoàn thất các thủ tục trong thời gian ngắn nhất. Đặc biệt đối với hàng hóa xuất nhập khẩu còn có nhiều các thủ tục hải quan phức tạp và tốn thời gian. Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay trên thị trường giá cả luôn biến động do nhiều nguyên nhân khác nhau. Sự thay đổi giá cả có thể làm cho hàng dự trữ trong doanh nghiệp bị giảm. Ở các cửa hàng nói chung và ở chính kho chứa hàng hóa tại công ty xảy ra tình trạng hàng hóa bị tồn đọng. Do một hay nhiều nguyên nhân khác nhau như: Sự thay đổi mẫu mã và chất lượng, tồn từ năm trước đọng lại, hay do khoa học kỹ thuật phát triển làm cho hàng hóa mới ra đẹp hơn, chất lượng tốt, giá thành hạ... Những thời gian gần đây các cửa hàng không mạnh dạn lập biên bản hạ giá hay báo cáo tiêu dùng do vậy hàng hóa tồn đọng lâu gây ứ đọng vốn. Từ những thực tế trên công ty cần lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty nên rà soát định kỳ để đánh giá đúng chất lượng, giá cả những mặt hàng này để có phương hướng đầy mạnh bán ra nhằm thu hồi vốn. đối với những mặt hàng không thể thanh lý nên có biện pháp xử lý tránh để tồn kho phát sinh chi phí không cần thiết. Về tổ chức công tác bán hàng Công ty không có kế hoạch tiêu thụ cụ thể cho các cửa hàng hay kế hoạch đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Hoạt động bán hàng còn thiếu tình chiến lược. Chính vì vậy trong thời gian qua, công tác bán hàng chưa phát huy được hết các ưu thế. Để khắc phục được tình trạng trên trong thời gian tới việc nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng cần được dựa trên các chiến lược kinh doanh định sẵn. Nâng cao hiệu quả bán hàng theo hướng thiết lập hợp lý các mối quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào, phối hợp tổ chức các hoạt động bán hàng có hiệu quả. Cùng với các nhà cung ứng công ty cần đẩy mạnh nhu cầu mua hàng của các khách hàng truyền thống cũng như thu hút khách hàng mới trên thị trường trong và ngoài nước. Về hình thức thanh toán Đối với khách hàng lớn đại đa số trường hợp trả chậm, điều này đặt ra cho kế toán của công ty trách nhiệm nặng nề phải thường xuyên kiểm tra, quản lý một lượng hàng lớn của mình trong tay khách hàng. Đây là một khó khăn lớn nhưng không phải là không có hướng khắc phục. Công ty cần có nhưng biện pháp thúc đẩy quá trình thanh toán tiền hàng như: Giảm giá cho những khách hàng thanh toán ngay, thanh toán nhanh theo phần trăm giá trị lô hàng, với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán tùy trường hợp mà công ty có biện pháp thích hợp từ mềm dẻo đến cứng rắn. Tuy nhiên các biện pháp phải đảm bảo nguyên tắc lợi ích của công ty không bị vi phạm, đồng thời công ty không bị mất bạn hàng, đặc biệt là trong cơ chế thị trường hiện nay giữ được bạn hàng là vấn đề hết sức quan trọng. Về chính sách giá cả Các mặt hàng của công ty có giá cả khá cao đối với thị trường tiêu dùng nội địa. Do mức thu nhập thấp, đời sống của người dân Việt Nam còn kém nên giá cả như vậy là chưa phù hợp. Vấn đề này là vấn đề đặc biệt quan trong và khó giải quyết. Nguyên nhân là do chi phí đầu vào cao, cụ thể như chi phí xăng dầu tăng, chi phí ga, điện tăng kéo theo chi phí khác cũng tăng. Hơn nữa sự thay đổi của tỷ giá làm đồng tiền Việt Nam bị mất giá cũng là nguyên nhân khiến giá cả mặt hàng của công ty tăng cao. Hiện nay các nguyên vật liệu sản xuất mặt hàng bông chủ yếu nhập từ nước ngoài như Xơ Polyester nhập từ TQ giá 1.32USD/tấn (cuối T06/2009 tăng 16,8% cùng kỳ năm ngoái)… Tương tự với các mặt hàng chăn, ga, gối đệm. Chính sách Marketing - Việc giảm giá, chiết khấu đối với hàng bán ra: Trong công ty việc giảm giá và chiết khấu hàng bán là rất ít hoặc không có. Vì thế việc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác sẽ kém hiệu quả hơn. Mặc dù mặt hàng có chất lượng cao nhưng đó không phải là tất cả yêu vầu của khách hàng trong thời đại hiện nay. - Chính sách quảng cáo thu hút sự chú ý: Thông thường khi tung hàng ra bán các doanh nghiệp cũng tiến hàng quảng cáo để thu hút sự chú ý của khách hàng, chuẩn bị tư tưởng cho người tiêu dùng một cách tích cực nhất. Tuy nhiên công ty lại bỏ qua điều này để thu hút khách hàng. Do quan niệm các sản phẩm được bán ra cho khách hàng truyền thống, thêm vào đó là mạng lưới khách hàng trung thành với mình nên công ty gần như đã không nghĩ đến việc bỏ ra chi phí quảng cáo để thu hồi lợi ích từ hoạt động này. Như vậy vấn đề thu hút khách hàng mới sẽ gặp nhiều khó khăn. Vậy nên trong thời gian qua công ty cần phải tích cực tham gia các chương trình quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng, nhất là các tỉnh có các đại lý kinh doanh sản phẩm trong công ty để giảm chi phí, phù hợp với ngân sách cho quảng cáo còn hạn hẹp của công ty Công ty cần tăng cường hoạt động chào hàng vừa giới thiệu được hàng hóa vừa tạo được mối quan hệ mật thiết và gợi mở nhu cầu của khách hàng. Các cửa hàng cần có chính sách marketing phù hợp như tặng quà, giảm giá trong dịp lễ tết,…Việc gây thiện cảm với khách hàng ở mọi lúc, mọi nơi sẽ tạo cơ hội tốt cho các thương vụ hiện tại và sau này. Song song với công tác chào hàng công ty cần lưu ý đến khách hàng truyền thống trong và ngoài nước, cần xây dựng chính sách đãi ngộ đối với những khách hàng này như ưu tiên giá cả, số lượng đặt hàng… - Nâng cao chất lượng dịch vụ: Trong kinh doanh ngày nay, dịch vụ được coi là thứ vũ khí cạnh tranh hữu hiệu, khách hàng chỉ thực sự quan tâm đến cửa hàng khi họ cảm thấy thoải mái và hài lòng với cách thức phục vụ của nhân viên, các thủ tục thanh toán, vận chuyển tiện lợi. Đặc điểm của hoạt động dịch vụ này là không thể đánh giá bằng các tiêu chuẩn kỹ thuật, chỉ tiêu định lượng mà chỉ có thể đánh giá bằng các giác quan của người tiêu dùng. Vì vậy nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ giúp cho các cửa hàng tất nhiều trong hoạt động bán hàng cụ thể: + Tạo uy tín cho cửa hàng + Tạo thiện cảm và tín nhiệm với khách hàng + Tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm mà chi phí bỏ ra rất ít so với hiệu quả đạt được Các loại hình dịch vụ mà cửa hàng có thể áp dụng là: + Dịch vụ trước khi bán hàng: Quảng cáo, thông tin, giới thiệu hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa, đóng gói sẵn theo yêu cầu của khách hàng... Đảm bảo đáp ứng hàng hóa một cách nhanh nhất đến tay người tiêu dùng. + Dịch vụ trong khi mua bán hàng hóa: Đó là dịch vụ giao tiếp giữ khách hàng như giới thiệu hàng hóa, hướng dẫn khách hàng chọn hàng, thanh toán tiền hàng, tiền vận chuyển… + Dịch vụ sau bán hàng: Giao nhận, hướng dẫn bảo quản và sử dụng sao cho sản phẩm luôn mới và bền đẹp. Hoạt động này có thể kết hợp với các đơn vị cung cấp hàng nội thất… PHẦN IV: KẾT LUẬN 4.1/ Kết luận Trong thế giới phức tạp ngày nay, bán hàng ngày càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Việc tổ chức hợp lý mạng lưới bán hàng và lực lượng bán hàng là một việc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Công tác tổ chức bán hàng có hiệu quả hay không sẽ quyết định tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp có hiệu quả hay không, từ đó có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, vị trí và thế lực của doanh nghiệp trên thị trường. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Poongchin Vina, tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích và đánh giá tình hình tổ chức hoạt động bán hàng của công ty và nhận ra những mặt đạt được, mặt còn tồn tại cũng như những nguyên nhân bên trong -ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác bán hàng. Trên cơ sở đó tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công ty hoàn thiện hơn nữa công tác bán hàng của mình với hy vọng giải pháp trên sẽ đem lại một phần lợi ích đáng kể cho công ty. Tuy nhiên một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho công tác quản trị doanh nghiệp phải kể đến công tác hạch toán kế toán và đặc biệt là công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 4.2/ Kiến nghị 4.2.1/ Kiến nghị đối với các cấp có liên quan - Đối với cơ quan nhà nước cần thắt chặt hơn nữa công tác quản lý hàng hóa để giảm thiểu hàng giả, hàng nhái, hàng nhập lậu trên thị trường. - Cần sớm hoàn thiện những chính sách phát triển và hỗ trợ các công ty và đặc biệt là đối với công ty xuất khẩu như giảm thuế cho hàng hóa xuất nhập khẩu, rút ngắn các thủ tục ký kết hợp đồng với nước ngoài…. Riêng đối với tổng cục hải quan: Cần tiến hành kiểm tra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo đúng và đủ các thủ tục. Các giấy tờ có liên quan nên sớm hoàn thiện và giao cho doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất. Tránh thủ tục rườm rà, phức tạp, mất thời gian và tiền của. - Nhà nước cần sớm hoàn thiện những chính sách nhằm hỗ trợ sự phát triển của kênh phân phối vì việc thiết lập được mạng lưới trao đổi thông tin và hệ thống phân phối trong cả nước đang là một đòi hỏi mang tính cấp thiết cho một nền kinh tế đang phát triển. - Tổ chức và khuyến khích các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm, tổ chức các buổi hội nghị, tọa đàm, giao lưu thương mại trong và ngoài nước - Quản lý chặt chẽ đồng ngoại tệ góp phần cân bằng nền kinh tế Việt Nam, sớm ổn định giá cả các mặt hàng trong nước để các doanh nghiệp ổn định sản xuất và giá cả. 4.2.2/ Kiến nghị đối với công ty - Thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hóa trong kho, xây dựng hệ thống kho cho các cửa hàng đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật. Có chính sách thúc đẩy quá trình bán hàng nhằm giảm hàng tồn kho. - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, kế hoạch tiêu thụ cho từng mặt hàng và từng đại lý. Kế hoạch sử dụng vốn... nhằm đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất. - Hỗ trợ công tác bán hàng thông qua các biện pháp tăng cường hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng sẽ cho phép công ty khai thác nhu cầu tại thị trường hiện có đồng thời mở rộng những đoạn thị trường mới. - Xây dựng Website của công ty với nội dung phong phú và được cập nhật thường xuyên thông tin mới về hoạt động của công ty và các vấn đề liên quan tới sản phẩm, để hỗ trợ thêm cho công tác tiêu thụ hàng hóa trong thời đại tin học hóa. - Để sản phẩm của công ty có sức cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi công ty phải giảm giá thành sản phẩm thông qua việc tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí nguyên vật liệu, lãng phí thời gian và sức lao động. Công ty cần đưa ra mức sản lượng bình quân trong tháng đối với từng phân xưởng. - Điều chỉnh giảm nợ, tăng tỷ trọng vốn chủ sở hữu, tăng vốn đầu tư trung và dài hạn, khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. PHỤ LỤC MỘT SỐ MẪU SENSE BÁN TRONG NƯỚC VÀ XUẤT KHẨU: C705 – Bông Kaki - Xuất khẩu C617 - Sa tanh - mát lạnh Mẫu Sense 2007 Bảng 3.8: Danh sách các đại lý Sense trên toàn quốc ĐẠI LÝ ĐỊA CHỈ ĐIỆN THOẠI 1 Nguyễn Trãi Đại lý Xuân Khiếu 404 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân Trung 04.3558 0169 2 Nguyễn Trí Thanh ĐL Phương Khánh 102 Nguyễn Chí Thanh 04.3775 5829 3 Kim Liên ĐL Nhung Thắng 47 Đào Duy Anh ( Đường Kim Liên mới) 04.3573 7746 4 Gia Lâm ĐL Lộc Oanh 337 Nguyễn Văn Cừ 04.3873 4997 5 Hàng Điếu ĐL VIệt Quỳnh 57 Hàng Điếu 04.3826 9838 6 Hoàng Quốc Việt ĐL Tiến Hương 146 Hoàng Quốc Việt 04.3836 1228 7 Trương Định ĐL Thu Hằng 393 Trương Định 04.2247 1333 8 Đại La ĐL Tuyết Mai 145 Đại La 04.3869 7331 9 Lò Đúc ĐL Thanh Bình 190 Lò Đúc 04.3971 9736 10 Hà Đông ĐL Hòa Hợp Đường 21B - Khu dịch vụ Ba La - Hà Đông 0343.322 1190 11 Ninh Hiệp ĐL Chiến Thuận Xóm 6 - Ninh hiệp - Gia Lâm 04.3878 6160 12 Thị Xã Sơn Tây ĐL Tùng Thu 128 Quang Trung - Thị xã Sơn Tây 04.3383 0451 13 Điện Biên ĐL Lam Hằng 247 Đế Văn Đàn - Điện Biên 0230.382 6409 14 Bắc Giang ĐL Sáu Sơn 91 Nguyễn Văn Cừ - Bắc Giang 0240.385 5303 15 Bắc Cạn ĐL Chính Hoa Tổ 2 - Sông Cầu - Bắc Cạn 0281.387 0205 16 Bắc Ninh ĐL Hà Khâm 326 Trần Phú - Từ Sơn - Bắc Ninh 0241.374 3858 17 Cao Bằng ĐL Ngân Hải No.41 Kim Đồng - Hợp Giang - Cao Bằng 026.385 2786 18 Hà Giang ĐL Vinh Ngọc 272 Trần Phú - Hà Giang 0219.386 6994 19 Hà Nam ĐL Khánh Tuyền 199 Trường Chinh - Phường Hai Bà Trưng - Hà Nam 0351.368 0540 20 Hà Tĩnh ĐL Phượng Dung 43 Phan Đình Phùng - Hà Tĩnh 039.385 4601 21 Hải Dương ĐL Oanh Phượng 80 Thống Nhất - Hải Dương 0320.3385 3806 22 Hải Phòng ĐL Hà Thu 182 Cầu Đất - Hải Phòng 0313.373 7755 23 ĐL Thu Thúy 74 Trần Khánh Ngọ - Kiến An - Hải Phòng 0313.360 0405 24 ĐL Hoàng Dung Phạm Văn Đồng - Dương Kinh - Hải Phòng 0986 685 569 25 Hưng Yên ĐL Thụy Lạng Số 2 Chu Mạnh Trinh - Phố Hiến - Hưng Yên 0321.386 2337 26 ĐL Mỹ Hào Thôn Tháp - Dã Sử - Mỹ Hào - Hưng Yên 0321.394 4904 27 Hòa Bình ĐL Lan Việt 264 Cù Chính Lan - Phương Lâm - Hòa Bình 0218.385 6722 28 Lào Cai ĐL Thu Hà 020 Cốc Lều - Lào Cai 020.382 5165 29 Nam Định ĐL Đức Độ 155 Trường Chinh - Nam Định 0350.3383 8032 30 Nghệ An ĐL Minh Phương 124 Trần Phú - Vinh - Nghệ An 038.3384 8404 31 Ninh Bình ĐL Ninh Bình Trần Hưng Đạo - Phố Trúc Trì - Nam Thành - Ninh Bình 0303.389 9577 32 Quảng Ninh ĐL Cường Hồng 152 Lê Thánh Tông - Hòn Gai - Hạ Long 033.382 7362 33 ĐL Bảo Anh 518 Nguyễn Văn Cừ - Hồng Hải - Hạ Long 033.382 5662 34 Sơn La ĐL Tuấn Hải Km 70 - Thị trấn Nông Trường - Mộc Châu - Sơn La 022.386 6238 35 ĐL Việt Hạt 393 Chu Văn Thịnh - Sơn La 022.385 4049 36 Tuyên Quang ĐL Tuyên Quang Tổ 21 - Tân Quang - Thị xã Tuyên Quang 027.382 4914 37 Thái Bình ĐL Thu Hương Trung Tâm Thương Mại - Sô 1 Quang Trung - Thái Bình 036.364 3843 38 Thái Nguyên ĐL Hương Quyên TTTM Sao Việt - 66 Hoàng Văn Thụ - Thái Nguyên 0280.365 3171 39 ĐL Hương Quỳnh 119 Hoàng Văn Thụ - Thái Nguyên 0280.385 5968 40 Thanh Hóa ĐL Ngọc Vân CT TNHH TM nội thất mành rèm Bích Ngọc - 470 Trần Phú 0373.371 3357 41 Việt Trì ĐL Lương Chỉnh TTTM Tiên Cát - Việt Trì 0210.385 0379 42 Vĩnh Phúc ĐL Phúc Là 136 Ngô Quyền - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc 0211.386 1462 43 Yên Bái ĐL Dũng Vân 79 Hoàng Hoa Thám 029.386 2428 ._.