Tổ chức bộ máy kế toán và một số phần hành kế toán tại Công ty cổ phần Văn Phòng Phẩm Hợp Nhất Miền Bắc HNC

đầy rẫy những khó khăn, biến động và thách thức. Để có thể đưa ra những quyết định phù hợp với bước nhảy của nền kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự tổ chức cho mình một bộ máy kế toán sao cho doanh nghiệp đảm bảo được là doanh nghiệp kinh doanh có lãi. Quá trình chuyển nền kinh tế nước ta theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đặt ra yêu cầu cấp bách là phải đổi mới hệ thống cộng cụ quản lý kinh tế. Cùng với quá trình đổi mới, vấn đề hàng đầu là làm thế nào để lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được là tối ưu, để biết được điều đó thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán phải đầy đủ và kịp thời. Mọi hoạt động, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán để xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Thông tin được kế toán cung cấp cho nhà quản lý rất quan trọng vì căn cứ vào đó các nhà quản lý mới có thể đưa ra những quyết định chính xác, từ đó định hướng phát triển trong tương lai. Với chức năng cung cấp thông tin, kiểm tra các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp nên công tác hạch toán kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của kinh doanh của doanh nghiệp . Là một sinh viên năm 3 khoa Kế Toán trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, em đã đước tiếp cận công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hợp Nhất Miền Bắc HNC. Nên em cũng hiểu được tầm quan trọng của hệ thống kế toán và thấy được phần nào sự vận dụng của những kiến thức đó vào thực tiễn. Thật vây, để thấy được tầm quan trọng của hệ thống kế toán nói chung và hệ thống hạch toán kế toán của Công ty nói riêng. Em xin trình bày Báo cáo với ba nội dung: PHẦN I: Tổng quan về đơn vị thực tập. PHẦN II: Tổ chức bộ máy kế toán và một số phần hành kế toán chủ yếu. PHẦN III: Nhận xét đánh giá về hoạt động của Công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thấy Trần Quý Liên. Cảm ơn các anh, chị trong ban lãnh đạo công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hợp Nhất Miền Bắc, đặc biệt là Phòng Tài chính - Kế Toán đã giúp em hoàn thành đề tài này. Tuy nhiên vì thời gian kiến tập tại công ty có hạn, nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được ý kiến của các thầy cô để em có thể hoàn thiện Báo Cáo kiến tập của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Phần I. Tổng quan về đơn vị thực tập 1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1.1. Khái quát lịch sử hình thành của Công ty. Công ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hợp Nhất (HNC) được thành lập vào tháng 10 năm 2001. Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ về văn phòng bao gồm các ngành chính sau: - Cung cấp dịch vụ văn phòng phẩm cho các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội như: Giấy, bút, vở, mực in, file,… - Cung cấp máy văn phòng cho các doanh nghiệp trong địa bàn Hà Nội như: Máy tính, máy in, máy chiếu, máy fax,… - Cung cấp dịch vụ in ấn cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội: In quảng cáo, phong bì,… Ngày 1/3/2006 mở mạng lưới đến 27 tỉnh, 40 trung tâm giao dịch. Mở dự án chuyển phát quốc tế, trực tiếp kết nối sang Singapore và Hồng Kông. Ngày 1/7/2006 mở rộng mạng lưới đến 64 tỉnh thành với 85 trung tâm giao dịch trên toàn quốc. Ngày 1/7/2007 thành lập Công ty CP truyền thông tích hợp Việt Nam (Unicom) với lĩnh vực kinh doanh chính là: Truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện. Công ty gồm có 02 Công ty con là: -Công ty CP tích hợp Quảng cáo Việt Nam (UniAd) -Công ty Unicare Ngày 1/1/2007, Công ty TNHH thương mại và chuyển phát nhanh Hợp Nhất chuyển đổi thành mô hình công ty Cổ phần và tách thành các Công ty con gồm: -Công ty mẹ: Công ty CP Hợp nhất Việt Nam - trụ sở chính tại Hà Nội, -Công ty CP Văn phòng phẩm Hợp nhất Miền Bắc, -Công ty CP Chuyển phát nhanh Hợp nhất Miền Nam, -Công ty CP Văn phòng phẩm Hợp nhất Miền Nam, -Chi nhánh Cty CP Hợp nhất Miền trung, -Chi nhánh CTy CP Hợp nhất Miền Tây. Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ lên việc đảm bảo chất lượng cho khách hàng là rất quan trọng. Trong đó dịch vụ của Công ty là giao hàng cho khách tới địa chỉ mà khách hàng yêu cầu với thời gian nhanh nhất và chất lượng cao nhất. Mặt hàng văn phòng phẩm là mặt hàng thiết yếu với mỗi doanh nghiệp, việc các doanh nghiệp cần là chất lượng hàng hóa cao, khả năng phục vụ nhiệt tình, giá cả hợp lý,…Xuất phát từ nhu cầu đó Công ty VPP Hợp Nhất Miền Bắc ra đời để đáp ứng tối đa nhất nhu cầu của khách hàng trên địa bàn hoạt động. 1.2. Lĩnh vực đăng ký kinh doanh và loại hình của Công ty. Công ty Cổ Phần VPP Hợp Nhất hoạt động theo hình thức công ty cổ phần và Công ty kinh doanh trên một số lĩnh vực sau: - Dịch vụ cung cấp các mặt hàng về Văn Phòng Phẩm cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận. - Dịch vụ cung cấp các mặt hàng máy văn phòng cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận. - Dịch vụ in ấn cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh lân cận. 1.3. Đối tượng và địa bàn kinh doanh của Công ty. - Đối tượng kinh doanh của doanh nghiệp: Tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu về văn phòng phẩm. Cung cấp cho các đại lý của doanh nghiệp trên địa bàn hoạt động của Công ty. - Địa bàn kinh doanh của Công ty: Trên địa bàn toàn thành phố Hà Nội và một số tình như Hà Tây, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên. 1.4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Cung cấp mặt hàng văn phòng phẩm, mực in, máy văn phòng cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận với giá cả cạnh tranh và chất lượng dịch vụ cao nhất như giao hàng tận nơi cho khách không mất phí vận chuyển. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần VPP Hợp Nhất Miền Bắc là doanh nghiệp dịch vụ nên doanh nghiệp cung cấp một dịch vụ đảm bảo nhất với lượng thời gian ngắn nhất. Trong đó Công ty chủ yếu cung cấp ở lĩnh vực: - Cung cấp các mặt hàng về Văn phòng phẩm. - Cung cấp các mặt hàng về máy văn phòng. - Cung cấp dịch vụ in ấn. 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh gần đây. Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 và năm 2007 Đơn vị:VNĐ Chỉ tiêu 2006 2007 Chênh lệch Tuyệt đối Tương đối(%) 1.Doanh thu bán hàng 7,404,305,164 8,703,151,052 1,298,845,888 17,54 2.Các khoản giảm trừ 0 0 3.Giá vốn hàng bán 5,803,762,153 6,845,505,487 1,041,743,334 17,94 4.Lợi nhuận gộp về bán hàng 1,600,543,011 1,857.645.565 257,102,554 16,06 5.Doanh thu hoạt động tài chính 364.309 375,409 11,100 3,04 6.Chi phí tài chính 15,402 17,600 2,198 14,24 -Chi phí lãi vay 0 0 7.Chi phí bán hàng 1,052,312,426 1,263,215,816 210,903,390 20,04 8.Chi phí quản lý 351,416,902 379,038,013 27,621,111 7,86 9.Lợi nhuận thuần từ kinh doanh 197,162,590 215,749,545 18,586,955 9,43 10.Thu nhập khác 219,413 297,546 78,133 35,61 11.Chi phí khác 397 491 94 23,68 12.Lợi nhuận khác 219,016 297,055 78,039 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 197,381,606 216,046,600 18,664,994 14.Thuế thu nhập doanh nghiệp 55,266,850 60,493,048 5,226,798 15.Lợi nhuận sau thuế 142,114,756 155,553,552 13,438,796 Từ bảng trên ta có nhận xét như sau: Về hoạt động bán hàng: Doanh thu thuần về bán hàng năm 2007 tăng so với năm 2006 là 1,298,845,888 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 17,54%, Giá vốn hàng bán năm 2007 tăng so với năm 2006 là 1,041,743,334 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 17,94% nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu. Tuy nhiên hoạt động bán hàng tăng lên với một tỷ lệ đáng kể. Về hoạt động tài chính: Doanh thu hoạt động tài chính năm 2007 tăng so với năm 2006 là 11,100 VNĐ tương đương với tốc độ tăng là 3,04 % đồng thời chi phí tài chính cũng tăng 2,198 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 14,24%. Mặt khác chi phí bán hàng cũng tăng 210,903,390 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 20.04% nên lợi nhuận của hoạt động kinh doanh tăng lên 18,586,955 VNĐ. Về hoạt động khác: Doanh thu hoạt động khác năm 2007 tăng là 78.133 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 35,61% đồng thời chi phí khác cũng tăng là 94 VNĐ tương ứng với tốc đó tăng là 23,68% làm cho lợi nhuận năm 2007 tăng 297,055 VNĐ. Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng 18,664,994 VNĐ. Do Công ty áp dụng nhiều chiến lược kinh doanh và chính sách bán hàng với chế độ khen thưởng hợp lý. Nhận xét chung: Kết quả kinh doanh của Công ty gần đây liên tục tăng, điều này lá tín hiệu đáng mừng chứng tỏ quy mô doanh nghiệp không ngừng được mở rộng, thị trường tiêu thụ cũng ngày càng rộng lớn. 2.2. Một số phân tích cơ bản. Bảng phân tích cơ cấu vốn: Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng I.Nợ phải trả 1,934,608,159 39,79 % 2,155,903,905 40,58 % 1.Nợ ngắn hạn 395,268,413 8,13 % 415,000,000 7,8 % II.Vốn chủ sở hữu 2,824,425,186 58,09 % 3,155,553,552 59,41 % 1.Vốn chủ sở hữu 2,824,425,186 58,09 % 3,155,553,552 59.41 % Tổng nguồn vốn 4,862,144,155 100 % 5,311,457,457 100 % Nhận xét: Cơ cấu Nguồn vốn của Công ty tương đối hợp lý so với các doanh nghiệp khác thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ. Tỷ trọng Nợ là tương đối phù hợp với đặc điểm Công ty. Nguồn vốn của Công ty cũng khá đảm bảo, được duy trì ổn định. Tuy nhiên, Công ty cần phải có nhiều biện pháp hơn nữa để tránh những rủi ro tài chính có thể gặp phải. Bảng phân tích cơ cấu tài sản: Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng I.Tài sản lưu động 4,467,824,264 91,89 % 4,911,388,901 92,47 % 1.Tiền 152,671,326 3,14 % 174,425,861 3,28 % 2.Các khoản phải thu 3,159,007,215 64,97 % 3,345,109,662 62,98 % 3.Hàng tồn kho 1,042,152,043 21,43 % 1,123,081,143 21,14 % 4.Tài sản lưu động khác 224,134,655 4,61 % 268,772,235 5,06 % II.Tài sản cố định 386,214,626 7,94 % 400,068,556 7,53 % 1.Tài sản cố định 199,878,613 4,11 % 207,426,556 3,90 % 2.Chi phí XDCBDD 187,235,166 3,85 % 192,642,000 3,63 % Tổng tài sản 4,862,144,155 100 % 5,311,457,457 100% Nhận xét: Cơ cấu tài sản của Công ty tương đối hợp lý so với các doanh nghiệp cùng ngành. Tỷ trọng tài sản cố định nhỏ, tỷ trọng tiền tài sản lưu động lớn tương đối phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên, giá trị khoản phải thu còn rất lớn Công ty cần phải có các biện pháp để giảm các khoản phải thu này, tránh để tình trạng bị chiếm dụng vốn. 2.3. Định hướng phát triển của Công ty. - Khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO ngày 8/11/2006 trước những thách thức từ phía hội nhập ngày càng cao nhưng bên cạnh đó Công ty đã nhận thấy thị trường Việt Nam sẽ tăng trưởng mạnh mẽ sau WTO Công ty đã có những hướng đi cho riêng mình như: - Do tính cạnh tranh trên thị trường cao Công ty đã xác định hướng đi cho riêng cho mình là mở rộng sản xuất, xây dựng thêm nhà máy sản xuất sản phẩm mang thương hiệu của Hợp Nhất để tăng thêm tính cạnh tranh và giảm giá thành cho các sản phẩm của Công ty. - Tiêu chuẩn về chất lượng kinh doanh Công ty đặt lên hàng đầu trong đó đòi hỏi các dịch vụ phải thật nhanh nhạy, kịp thời đúng thời gian cam kết với khách hàng - Trong năm 2008 này Công ty đã đề ra chỉ tiêu là phải đẩy mạnh hoạt động kinh doanh văn phòng phẩm với chỉ tiêu doanh thu phải đạt trên 12 tỷ vượt kế hoạch năm 2007 (doanh thu năm 8,703,151,052) 137,88 % . Công việc chuyển bị cho hội nhập WTO. - Chức năng nhiệm vụ trong giai đoạn tới: Mở rộng nhà máy để tăng số lượng mặt hàng mang thương hiệu cho Công ty. Đồng thời, tiếp tục mở rộng thị trường không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn trên các tỉnh thành trong cả nước. - Kế hoạch mở rộng mạng lưới kinh doanh: Hiện nay Công ty đang có 5 mạng kinh doanh (tính đến hết 31/12/2007). Dự định trong năm 2008 Công ty sẽ mở thêm 4 mạng kinh doanh nữa để tiếp tục mở rộng địa bàn hoạt động trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lên cận. - Tiêu chuẩn chất lượng trong kinh doanh: Mang lại cho khách hàng sự phục vụ nhiệt tình với chất lượng sản phẩm tốt nhất và giá cả ưu đãi nhất so với các nhà cung cấp khác trên địa bàn hoạt động của Công ty. - Kế hoạch về lao động năm 2008 của Công ty: Chỉ tiêu ĐVT TH (2007) KH (2008) Tỷ lệ (%) 1. Lao động bình quân Người 59 89 150.84 2. Quản lý công ty Người 5 7 140 3. Sản xuất Người 19 37 194.73 4. Thương mại bán lẻ Người 25 45 180 - Kế hoạch huy động nguồn tài chính: Trong năm tới Công ty tiến hành mở thêm nhà máy để sản xuất sản phẩm mang thương hiệu của Công ty do vậy việc huy động vốn là rất cần thiết. Công ty sẽ huy động thêm vốn từ các cổ đông và nhân viên trong Công ty bằng hình thức phát hành cổ phiếu,… 3. Đặc điểm tổ chức quản lí của Công ty. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. KCS P. KD P.TC - HC TT. DVKT TUYẾN KD1 TUYẾN KD2 MẠNG // MẠNG // HỆ THỐNG KHÁCH HẢNG CỦA HNC P KT - TC HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC ……… : Mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp : Mối quan hệ chỉ đạo gián tiếp : Mối quan hệ chỉ đạo gián tiếp qua lại 3.2. Đặc điểm và chức năng của các phòng ban, bộ máy quản lý trong Công ty. Giám đốc điểu hành: - Quản lý chung và trực tiếp điều hành các mảng có nội dung công việc sau: Thực hiện chiến lược của chủ tịch HĐQT về hoạt động của Công ty. Công tác kinh doanh, tài chính, nhân sự, xây dựng thương hiệu. - Tổ chức xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển Công ty, phương án huy động vốn, đề án tổ chức quản lý. - Kiểm tra các đơn vị về thực hiện các định mức, tiêu chuẩn trong nội bộ của Công ty. Giám đốc nhà máy thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất ra có đúng tiêu chuyển quy định, giám đốc Công ty bán lẻ kiểm tra chất lượng hàng bán và mức độ phục vụ khách hàng có đạt yêu cầu đặt ra hay không. Phó giám đốc về chất lượng và văn hóa doanh nghiệp: - Trực tiếp điều hành, kiểm tra các mảng công việc chất lượng dịch vụ tại Công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch và điều hành công tác chất lượng dịch vụ, các quyết định của HĐQT. - Xây dựng và trình HĐQT, Giám đốc điều hành về chiến lược duy trì và phát triển văn hóa trong Công ty. Phó giám đốc kinh doanh. - Phụ trách công tác kinh doanh của Công ty, đảm bảo đúng kế hoạch doanh thu và khách hàng mới. - Trực tiếp quản lý phòng kinh doanh, trung tâm chăm sóc khách hàng, các đại lý của Công ty. - Thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao trình độ kinh doanh cho đội ngũ cán bộ kinh doanh trong Công ty. Yêu cầu với cấp chỉ huy: - Bằng cấp: Tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành quản trị kinh doanh. - Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm. - Kỹ năng: Đàm phán và thương thuyết tốt. - Ngoài ra với Phó giám đốc về chất lượng thì phải am hiểu về các tiêu chuẩn của hàng hóa và dịch vụ mà Công ty kinh doanh (về sản phẩm, về sản xuất,…). Phòng kinh doanh. - Đề xuất các phương án kinh doanh với Giám đốc điều hành. - Đánh giá trị trường các dịch vụ để tham mưu cho Ban Giám đốc cách thức tổ chức và phát triển mạng lưới và thị trường dịch vụ. - Trực tiếp phát triển thị trường, đào tạo cán bộ kinh doanh làm chỉ huy sau này. - Nhiệm vụ của phòng: Xây dựng kế hoạch công tác với từng nhân viên kinh doanh, phòng kinh doanh. Nghiên cứu chính sách, giá cả,…của đối thủ cạnh tranh. Phát động phong trào thi đua trong 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng. Phối hợp các đơn vị khác để hoàn thành kế hoạch đề ra. Quản lý và thực hiện công tác xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng. Quản lý danh sách khách hàng. Thực hiện các chương trình PR, quảng cáo theo sự chỉ đạo của cấp trên. Phòng kế toán tài chính: Có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán thống kế tài chính phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tổ chức ghi chép, tinh toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển tài sản, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Quy định thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ban đầu trong nội bộ Công ty theo quy định của Nhà nước, các quy định phải phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán, kiểm tra và giữ gìn sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời nhứng hành động tham ô, lãng phí tài sản, vi phạm các chính sách chế độ trong Công ty. - Lập và gửi Báo cáo kế toán theo quy định của cấp trên, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính của Công ty. - Chủ trì lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính giá thành. Tổ chức huy động, quản lý và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả. - Tổ chức phổ biến hướng dẫn, thực hiện các chế độ chính sách về công tác tài chính kế toán của Nhà nước và cấp trên cho các đơn vị, cá nhân có liên quan. - Mua sắm, trang bị, quản lý hệ thống máy vi tính trong toàn Công ty, tham mưa cho Giám đốc trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong Công ty. Từng bước có giới hóa kế toán, thống kê phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. - Cung cấp kịp thời và đầy đủ các số liệu chứng từ kế toán, số liệu kế toán thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý, để phục vụ kịp thời cho quản lý chỉ đạo sản xuất kinh doanh trong Công ty. - Phối hợp các đơn vị có liên quan trong thanh toán tiền lương. Phòng tổ chức hành chính: Là phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty các công tác về tổ chức cán bộ và công việc hành chính trong Công ty. - Quản lý hồ sơ nhân sự, điều phối lao động trong Công ty. - Xây dựng các nội quy, quy chế trong Công ty, phân công nhiệm vụ trong Công ty. - Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp thực hiện tốt nội quy trong Công ty. - Nghiên cứu, để xuất và chỉ đạo thực hiện các chủ chương chính sách, chế độ quản lý nghiệp vụ về lao động trong Công ty. Phối hợp các phòng ban trong Công ty để hoạt động có hiệu quả hơn. - Quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty theo quy định, thực hiện chế độ nâng bậc, nâng cấp cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Báo cáo chất lượng cán bộ nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật theo quy định. - Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đã được Tổng giám đốc phê duyệt thực hiện và kiểm tra theo yêu cầu của cấp trên. - Giải quyết đơn khiếu lại tố cáo của cán bộ nhân viên trong Công ty. - Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Công ty các phong trào thi đua, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. - Theo dõi tổng hợp các thành tích thi đua trong Công ty, biểu dương kịp thời những tổ chức cá nhân, tập thể theo quy định của Công ty và Nhà nước. Phần II. Tổ chức bộ máy kế toán và một số phần hành kế toán chủ yếu. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 1.1. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán cung cấp những thông tin cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua số liệu do kế toán cung cấp, nhà quản lý kinh doanh có thể biết được quá trình kinh doanh của mình đạt hiệu quả như thế nào. Ngoài ra Bộ máy kế toán của Công ty tham mưu hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác quản lý sử dụng vốn, tài sản của Công ty, giúp lãnh đạo Công ty có cái nhìn đầy đủ toàn diện để ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty phải đảm nhận các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hạch toán kế toán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động tài chính phát hiện, xử lý kịp thời và phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. - Xác định kết quả kinh doanh, lập và trình bày các Báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành và các văn bản pháp luật có liên quan. - Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của Giám đốc. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của chế độ, chuẩn mực và pháp luật. - Tổ chức công tác phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. Đồng thời hướng dẫn bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty,… 1.2. Mô hình của bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận. 1.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán. Phòng kế toán là một bộ phận không thể thiếu của mọi doanh nghiệp. Nhận thức được điều đó Ban giám đốc Công ty đã tạo mọi điều kiện để phòng kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hợp Nhất miền Bắc gồm 6 người và được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán quỹ Kế toán tiền mặt ,, Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Kế toán kho Kế toán trưởng Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán. Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ sổ kể toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Sơ đồ trình từ ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú: : ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu Tổ chức lập Báo cáo kế toán: - Công ty tổ chức lập báo cáo kế toán vào cuối niên độ kế toán do Kế toán trưởng chỉ đạo các bộ phận cung cấp các chứng từ liên quan, kết hợp với số liệu kế toán trên máy để lập báo cáo kế toán. - Do nghiệp vụ kế toán được thực trên máy vi tính nên khi lập báo cáo kế toán kế các kế toán thuộc các bộ phận phải có trách nhiệm thu thập các chứng từ liên quan để đối chiếu và so sánh đảm bảo tính trung thực và hợp lý của bản báo cáo. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: - Được diễn ra thường xuyên liên tục, thông thường trong khi tổ chức bộ máy kế toán, do Kế toán trưởng tổ chức phân công từng bộ phận kế toán trong phòng thực hiện bao gồm các công việc như: Kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, kiểm tra việc sử dụng tài khoản và ghi chép trên các sổ kế toán, Kiểm tra hàng hóa trong kho định kỳ 3 tháng 1 lần được giao cho chủ kho giám sát và kiểm tra, Đổi chiếu số liệu giữa các sổ kế toán (số kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán các bộ phận kế toán có liên quan), Đối chiếu nhờ xác nhận giữa số liệu của kế toán với số liệu của các đơn vị có liên quan, Kiểm tra việc thực hiện công tác tổ chức trong doanh nghiệp, đánh giá việc thực hiện trách nhiệm và sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong bộ máy kế toán trong đó do kế toán trưởng phân công. 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Kế toán trưởng: Là người đại diện cho phòng kế toán trong quan hệ với Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng, chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để đưa ra nhưng quyết định chính xác. Kế toàn trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn chỉ đạo các kế toán viên và đôn đốc công việc của kế toán viên và hướng dẫn nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho các kế toán viên . - Kế toán kho: theo dõi tình hình nhập xuất kho của Công ty, ghi vào thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất kho và đối chiếu với số thực trong kho. Chịu trách nhiệm đối chiếu thực tế với sổ sách về háng hóa tồn đọng trong kho trước khi báo cáo. Đồng thời, kế toán kho làm nhiệm vụ theo dõi tình hình TSCĐ trong Công ty, tiến hành theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ hàng tháng và vào các sổ kế toán liên quan. - Kế toán bán hàng: quản lý, theo dõi tình hình bàn hàng và doanh số bán hàng của Công ty. Cuối kỳ báo cáo với Kế toán trưởng để Kế toán trưởng tổng hợp báo cáo với Ban giám đốc. - Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm theo dõi quản lý phần tạm ứng của cán bộ công nhân viên, ghi chép tổng hợp các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán của Công ty. Đồng thời kế toán công nợ cũng làm nhiệm vụ của kế toán tiền lương, hàng tháng theo dõi bảng chấm công để tiến hành lập sổ kế toán tiền lương,yêu cầu thủ quỹ trả lương cho công nhân viên. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: có trách nhiệm quản lý, theo dõi các khoản phải thu, phải chi bằng tiền của Công ty. Phải thường xuyên đối chiếu thực tế với số liệu trên sổ sách. Báo cáo tổng hợp về tiền mặt vào cuối tháng để làm cơ sở cho Kế toán trưởng viết báo cáo. - Kế toán quỹ: Là người quản lý trực tiếp tiền mặt tại quỹ của Công ty. Hàng ngày lập báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt tại quỹ và sổ sách để kịp thời phát hiện ra sai sót. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt của kế toán tiền mặt và báo cáo với Kế toán trưởng về tiền mặt tại quỹ. Thực hiện công tác thu chi khi có quyết định. Để giảm tải khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, ngoài việc bố trí hợp lý vị trí nhân sự, Công ty vừa đầu tư một khoản tiền lớn để mua phần mềm quản lý kế toán Bravo 6.0. Phần mềm kế toán này đã giúp các nhân viên rất nhiều trong công tác kế toán để xử lý thông tin được nhanh gọn, chính xác và thuận tiện. 1.2.3. Mỗi quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng của Công ty: - Bộ máy kế toán có vai trò rất quan trọng nó góp phần phản ánh thực trạng, cung cấp số liệu qua đó góp phần cung cấp thông tin để phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty. - Góp phần hỗ trợ, cung cấp các số liệu chân thực về thực trạng của Công ty giúp cho Ban lãnh đạo Công ty có thể lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu và đưa ra các quyết định. - Giúp các cơ quan chức năng của Nhà nước có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra tính xác thực, minh bạch về tình hình và kết quả kinh doanh của Công ty. 2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong Công ty. 2.1. Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng. - Niên độ kế toán Công ty áp dụng từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Chế độ kế toán áp dụng Chế Độ Kế toán Doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: Áp dụng và tuân thủ chuẩn mực kế toán số: 01, 02, 03, 14, 16, 24, 27. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán là: Việt Nam Đồng. - Công ty VPP Hợp Nhất Miền Bắc hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chứng từ (NKCT). - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp giá đích danh. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: theo tỷ giá thực tế tại ngân hàng ngoại thương. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội,…để có căn cứ trả lương, BHXH, trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong Công ty. Mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công hàng tháng. Hàng ngày, tổ trưởng (trưởng phòng ban, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho nhân viên trong ngày, tương ứng với cột phản ánh ngày trong tháng. Cuối tháng, sau khi người chấm công và người phụ trách bộ phận ký, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,…sẽ chuyển về bộ phận kế toán. Sau đó kế toán sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra và qui ra công để trả lương và BHXH . - Bảng chấm công thêm giờ: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm giờ để làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong Công ty. Hàng ngày, tổ trưởng tổ sản xuất căn cứ vào số giờ làm việc thực tế để chấm công làm thêm giờ cho từng người trong ngày. Cuối tháng tổ trưởng tổ sản xuất, người làm thêm giờ ký vào kèm theo các chứng từ khác để gửi cho phòng kế toán, phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu và qui đổi ra ngày công để thanh toán . - Bảng thanh toán tiền lương: Đây là căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản khác cho người lao động và thu nhập ngoài lương thanh toán cho người lao động. Đồng thời là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công. Cuối mỗi tháng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho Giám đốc ký duyệt rồi chuyển về cho kế toán tiền mặt phát lương. - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng kê trích nộp các khoản dùng để xác định số tiền BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và là cơ sở ghi sổ kế toán. - Bảng phân bổ tiền lương và khoản trích theo lương: để tập hợp các khoản lương: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả và các khoản trích theo lương. Chứng từ liên quan tới tiền tệ, thu chi quỹ: - Phiếu thu: Được lập thành 3 liên rồi gửi cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Đối với việc thu bằng ngoai tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ. - Phiếu chi: Được lập thành 3 liên và sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, Kế toán trưởng, Giám đốc thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi đầy đủ số tiền bằng chữ sau đó ký và ghi rõ họ tên. Với cả phiếu thu và phiếu chi thì trong 3 liên đó, thủ quĩ giữ 1 liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày số phiếu thu và chi được tập hợp và chuyển cho kế toán ghi sổ. Hệ thống chứng từ của các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho: Là chứng từ xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa, sau đó thủ kho ghi số lượng thực nhập. kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền. - Phiếu xuất kho: Dùng để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho từng bộ phận trong Công ty, làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm sản xuất, đồng thời kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi lập, người lập phiếu và Kế toán trưởng ký rồi chuyển sang Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt. Sau đó người nhận cầm phiếu xuống kho để nh._.