Tổ chức bộ máy Kế toán tại Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh

ếp cũ của nền kinh tế bao cấp vẫn đang tồn tạI, sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp liên doanh/100% vốn nước ngoài với những lợi thế không thể phủ nhận. Vì vậy,muốn đạt được 1 vị thế vững chắc trên trường trong nước và cao hơn nữa-trường quốc tế- để có thể mang lại lợi nhuận cao nhất, mỗi doanh nghiệp phải phát huy hết tiềm năng, tận dụng tối đa nguồn lực của chính mình. Công tác hạch toán kế toán không ngoài mục đích này. Nó giúp cho doanh nghiệp quản lý một cách tốt nhất về tình hình tài chính, hỗ trợ cho việc ra quyết định vi hay vĩ mô của các nhà quản lý. Đồng thời nó cung cấp cho nhà nước những thông tin chính xác, trung thực, giúp nhà nước điều hành, quản lý nền kinh tế.Nhìn chung, việc nhận thức tầm quan trọng của hạch toán kế toán nếu chuẩn xác và đúng đắn, từ nhận thức biến thành bộ máy kế toán hợp lý sẽ mang lại thành công cho 1 doanh nghiệp. Trong những năm học tập nghiên cứu rồi hình thành những kiến thức nền tảng ban đầu về kế toán, em đã thấy được sự cần thiết của nó đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhưng tất cả mới chỉ trên lý thuyết là phần lớn. Rất may mắn là trong năm thứ 3 này, nhà trường cũng như khoa kế toán-kiểm toán đã tạo cơ hội nên em đã có dịp kiến tập phần hành kế toán tại 1 doanh nghiệp thương mại- công ty TNHH dược phẩm Việt Anh. Nhờ sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn, thêm vào đó là sự tận tình của các bác, cô chú và anh chị tại công ty, đặc biệt là tại phòng kế toán, em đã có được những kiến thức đầy tính thực tế và hiểu thêm rất nhiều về quy trình kế toán cũng như cách làm,cách ghi chép vào sổ...Không có tất cả những sự giúp đỡ đó, có lẽ báo cáo kiến tập kế toán tại công ty TNHH dược phẩm Việt Anh này đã không thể hoàn thành. Em xin chân thành cảm ơn! * Báo cáo này sẽ gồm 3 phần chính: - Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH dược phẩm Việt Anh - Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty - Phần 3: Đánh giá và nhận xét cũng như một vài ý kiến đóng góp của em về bộ máy kế toán tại công ty PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY I, Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1, Thông tin chung: -Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh là tên đầy đủ của công ty. Trụ sở chính tại ngõ 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội. -Mã số thuế: 0100374993 -Chủ tịch hội đồng thành viên: Bà Nguyễn Thị Ngọc -Công ty có 3 thành viên góp vốn. Thành viên góp nhiều nhất chiếm 85% tổng số vốn điều lệ,góp ít nhất là 5%. Còn lại 10% thuộc về thành viên còn lại. Tổng số vốn điều lệ hiện nay là 5 tỷ đồng. 2, Quá trình thành lập và phát triển: 2.1,Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề và tình hình kinh doanh: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh được thành lập theo Quyết định số 530/QĐ-UB ngày 30/01/1993 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội với chức năng chính là mua bán thuốc chữa bệnh, dụng cụ y tế và nguyên liệu sản xuất thuốc. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 040641 ký ngày 02/02/1993. Tính cho đến nay, công ty đã hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ của mình. Mạng lưới phân phối mua bán thuốc của công ty ngày càng mở rộng, không chỉ riêng các tỉnh miền Bắc mà còn vươn tới các tỉnh thành phía Nam. Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh là nhà phân phối cho rất nhiều xí nghiệp, công ty, hãng sản xuất dược phẩm trong và ngoài nước như: Viện Công nghiệp Dược TP. HCM, Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm, Xí nghiệp Dược phẩm TW 1, Công ty Dược liệu TW 1, Xí nghiệp Dược phẩm TW 2, Hãng Polfa Tarchomin S.A. (Ba Lan), Nida Pharma Incorporation (thái lan), inBioNet Corporation (Hàn Quốc), Bioton SA (Ba Lan). Đặc biệt Công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh còn phân phối nhiều sản phẩm vào hầu hết các Bệnh viện trên địa bàn Hà nội và các Bệnh viện tỉnh như: Bệnh viện Bạch Mai, Viện Lao và bệnh phổiTW, Bệnh viện Quân y 103, Bệnh viện E, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Thanh nhàn, BV Việt Nam CuBa, Bệnh viện Đống Đa, BV Đa khoa Đức Giang, Bệnh viện Mắt TW, Bệnh viện ĐK TW Uông Bí, Bệnh viện ĐK tỉnh Nam Định, Bệnh viện Việt Tiệp (hải phòng), BV tỉnh Phú Thọ, BV nhi tư Số lượng, chủng loại các sản phẩm kinh doanh chính trong 5 năm gần đây:     +   Số lượng: 4.000 mặt hàng. +  Chủng loại: nhiều chủng loại gồm thuốc kháng sinh, thuốc thường, thuốc độc… Lĩnh vực kinh doanh thuốc không phải là dễ dàng đối với 1 công ty quy mô nhỏ và thành lập chưa lâu như Việt Anh.Sự mở cửa của việc gia nhập WTO đã khiến rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn.cái phải đối mặt bây giờ không chỉ là các công ty trong nước mà cả các công ty nước ngoài. Cạnh tranh diễn ra gay gắt và khốc liệt trên cả phương diện thị trường phân phối và mặt hàng thuốc nội và thuốc ngoại.người tiêu dung Việt Nam nhìn chung ưa chuộng hàng thuốc ngoại hơn là thuốc của các công ty trong nước sản xuất. Chính vì vậy, việc xem xét, cân nhắc, quyết định xem cơ cấu thuốc mua, bán rất quan trọng. Quy luật đào thải khiến cho mọi công ty, muốn tồn tại và phát triển, phải nỗ lực rất lớn.Và Việt Anh, với những gì đạt được, đang dần dần khẳng định vị thế và chiếm lĩnh thị trường một cách đầy vững chắc và ổn định. 2.2,Một vài kết quả đạt được: Sau đây là một vài kết quả mà công ty đạt được trong quãng thời gian hoạt động: + Số lượng lao động ban đầu của công ty lúc ban đầu chỉ vỏn vẹn 12 ngườI, đến nay đã tăng lên đến 70 người. Trong đó dược sĩ đại học 8 ngườI, trung cấp 6 người và dược tá là 50 người. + Về vốn điều lệ: Trong năm ban đầu thành lập, số vốn điều lệ của công ty mới chỉ vỏn vẹn 200 triệu đồng. Đến thời điểm hiện tại, số vốn này đã tăng lên 5 tỷ, tức tăng 25 lần trong vòng 15 năm. Điều này chứng tỏ công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô và tình hình kinh doanh phát triển tốt. + Về doanh số thực hiện, từ 1 tỷ/ năm tại thời điểm mới đi vào hoạt động đến nay đã là 150 tỉ đồng, tăng gấp 150 lần chỉ trong vòng 15 năm ( 1993 -2008). Số lượng khách hàng đã tăng lên vô cùng lớn. Số thuế phải nộp tăng từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng nay đã tăng lên 150 đến 180 triệu đồng/ năm. + Về chế độ đối với người lao động, doanh nghiệp thực hiện khá tốt. BH y tế, BHXH đóng đầy đủ. Hiện tại khoảng 30 nhân viên có thẻ khám chữa bệnh. Thực hiện đúng ngày làm 8h, có chế độ nghỉ phép. Tổ chức tham quan du lịch cho cán bộ công nhân viên hàng năm trích từ quỹ phúc lợi thu nhập người lao động bình quân tăng từ 300.000đ lên đến 2,2 triệu đồng/người. đời sống của họ được cải thiện đáng kể. Ta lấy ví dụ về doanh thu thực hiện trong vòng 3 năm gần đây: Báo cáo kết quả kinh doanh trong vòng 3 năm trở lại đây Dv:triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu thực hiện 136.039 140.590 153.000 lãi trước thuế 219,44 225 252,8 lãi sau thuế 158 162 182 Nhìn vào những số liệu trên ta có thể thấy doanh thu thực hiện không ngừng tăng lên. Năm sau hơn năm trước khoảng 10 tỷ đồng. lãi sau thuế các năm năm 2005 đến 2006 tăng 4 triệu đồng, nhưng đến năm 2007 tăng lên 20 triệu so với năm 06. Nguyên do có thể trong năm này nền kinh tế nước ta tăng trưởng cao với những sự kiện lớn như gia nhập WTO, sự bùng nổ của thị trường chứng khoán tình hình kinh doanh như vậy là khá khả quan. Trước hết là lãi, và lãi không ngừng tăng. Mong là công ty tiếp tục duy trì tốt trong năm 2008 này. II, Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: 1, Quy trình mua, bán hàng hoá: *Kênh phân phối trực tiếp (từ công ty trực tiếp đến khách hàng) Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty dược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà NộI, nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cả miền Trung và miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn, kịp thờIđồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau đây: Khách hàng Bộ phận kho BP kế toán bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Hàng hoá Nhà cung cấp Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khép kín. Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoả thuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc.Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho. Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đc phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc trao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán bán hàng trên máy xuất hoá đơn. Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoá đơn. Hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng. đối với khách hàng ở xa thì công ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi. Đến đây kết thúc một quy trình mua,bán hàng.Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách. Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc điều hành và giám sát. Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả các khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn. Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp. Kênh phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc: ngoài kênh phân phối trực tiếp như đã trình bày ở trên, công ty có những cửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng. Mô hình như sau: Công ty Cửa hàng, quầy thuốc Khách hàng/người tiêu dùng Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng,quầy thuốc treo biển công ty. Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1 lượng hàng nhất định. Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá như trên. lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đầy là một kênh phân phối mà tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ hơn. Tuy nhiên, do qua khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn. Kết hợp cả 2 kênh phân phối trên, công ty ngày càng phát triển thị trường của mình. Kênh này bổ trợ, bù đắp thiếu sót cho kênh kia. Nhưng những cửa hàng thuốc này mới chỉ ở Hà Nội. Hy vọng trong tương lai sẽ phát huy hệ thông kênh phân phối cấp 2,3 … và trên nhiều tỉnh thành trên cả nước. 2, Bảng cân đối kế toán công ty 3 năm gần đây: D/vị: triệu đồng Chỉ tiêu 05 06 Chênh lệch 05 với 06 07 Chênh lệch 06 với 07 tài sản 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, TS lưu động và đầu tư ngắn hạn 17.800 24.500 6.700 23.020 (1480) - Quỹ TM 63 155 92 1.000 845 - TGNH 1.950 1.236 (714) 2.900 1.664 -phải thu KH 3.300 2.100 (1200) 420 (1.680) -VAT được ktrừ 68 250 182 0 - Hàng tồn kho 12.000 20.800 8.800 19.000 (1.800) - Lưu động khác 130 0 (130) 0 II, TS dài hạn và đầu tư dài hạn khác 2.900 3.950 1.050 5.200 1.250 -Ng.giá TSCĐ 1.000 1.020 20 1.800 780 -Hao mòn luỹ kế (600) (630) (30) (550) -Khoản đầu tư tài chính khác 2.500 3.550 1.050 4.000 450 Nguồn vốn 20.700 28.450 7.750 28.220 (230) I, Nợ phải trả 18.000 25.600 7.600 22.050 (3.550) -Vay ngắn hạn 5.400 6.100 700 12.700 6.600 -Ptrả người bán 12.600 19.500 6.900 9.350 (10.150) II, Vốn CSH 2.700 2.850 150 6.170 3.280 -Nguồn vốn kd 2.000 2.000 0 5.000 3.000 -lợi nhuận chưa phân phốI 570 710 140 920 210 -Quỹ xí nghiệp 130 140 10 250 110 Qua bảng cân đối kế toán trong vòng 3 năm trở lại đây, ta rút ra vài nhận xét như sau: Về tài sản của doanh nghiệp: Tổng tài sản tăng lên trong giai đoạn 05-06 là 7.750 triệu đồng. Nhưng đến năm 07 tổng tài sản lại giảm đi 230 triệu. Ta lần lượt xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến tổng tài sản để thấy được nguyên nhân của những sự thay đổi này: Xét 2 năm 2005 và 2006: tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng lên trong năm 06 so với năm 05 là 6.700 tr. đồng tương ứng tốc độ tăng lên là 37,64%. Quỹ tiền mặt tăng lên 1 lượng nhỏ là 92 triệu trong khi tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng lại giảm lần lượt là 714 và 1.200 triệu đồng. Khoản phải thu giảm đi đáng kể có thể hiểu được qua số liệu của hàng tồn kho. Hàng tồn kho tăng lên 8.800 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 73,33%. Đây chính là nhân tố tác động mạnh nhất đến sự tăng lên của tài sản lưu động. Có thể thấy rằng doanh nghiệp mua hàng hoá có nhiều lên (qua số VAT được khấu trừ tăng lên là 182 triệu đồng) nhưng tình hình tiêu thụ không được tốt. Chính vì vậy, số tiền gửi ngân hàng và phải thu khách hàng đều giảm đi. Nguyên nhân của vấn đề này có thể do tác động của thị trường chứng khoán. mọi người đổ nhiều tiền hơn vào chứng khoán. Thêm vào đó là việc tăng lên của giá thuốc mà dư luận vẫn tiếp tục nhắc đến trong năm nay. Việc tăng giá này do nguyên liệu đầu vào tăng lên. Thuốc của chúng ta phần lớn nhập nguyên liệu từ châu Âu. Đầu vào tăng dẫn đến giá tăng để bù vào chi phí là điều tất yếu. Sự tăng lên này ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh. Các quầy thuốc khó bán hơn. Tuy nhiên, mặt hàng thuốc có những đặc thù riêng của nó.Giá bán thuốc được niêm yết và nhà nước hầu như không can thiệp vào giá cả mà giá do các công ty dược phẩm quyết định. Do vậy chúng ta có thể thấy doanh thu vẫn tăng lên qua bảng doanh thu phía trên. tài sản dài hạn và đầu tư dài hạn: Công ty dược phẩm Việt Anh là doanh nghiệp thương mại. Do đó, tài sản cố định biến động rất ít. Sự tăng lên của TS dài hạn và đầu tư dài hạn chủ yếu là từ khoản đầu tư tài chính dài hạn: tăng lên 1.050 triệu đồng. Nguyên nhân cũng có thể doanh nghiệp tham gia vào thị trường chứng khoán hoặc đầu tư liên kết với các công ty khác trong việc phân phối các loại thuốc mới… Về nguồn vốn của doanh nghiệp: - Vốn CSH: Nguồn vốn dành cho kinh doanh không có gì thay đổi trong năm 06 so với năm 05. Sự tăng lên của nguồn vốn chủ sở hữu do tác động mạnh nhất của lợi nhuận chưa phân phối. lợi nhuận tăng lên 140 triệu đồng. Đây là tín hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp. - Nợ phải trả: Nợ phải trả tăng 7.600 triệu đồng do tác động của 2 yếu tố: vay ngắn hạn và phải trả người bán, trong đó khoản phải trả người bán tác động chính. Doanh nghiệp mua nhiều hàng hoá hơn và chưa thanh toán cho người bán 1 lượng lớn( hàng tồn kho tăng 8.800 triệu đồng trong khi phải trả cho người bán 6.900 triệu đồng). Khoản phải thu, và tài khoản tương đương tiền không đủ để thanh toán nợ phải trả. Từ đó ta thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp là tương đối thấp. Tiền của doanh nghiệp phần nhiều trong hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần xem xét việc quảng cáo, marketing tốt hơn để tiêu thụ được nhiều hơn, tránh tồn đọng hàng quá nhiều. Các khoản vay ngắn hạn cũng tăng lên đáng kể: 700 triệu đồng. Cần thấy thêm rằng số tiền vay này lớn hơn gần gấp 3 lần số vốn kinh doanh của doanh nghiệpàKhả năng tự trang trải của doanh nghiệp còn thấp, phụ thuộc nhiều vào nguồn vay từ bên ngoài.Bên cạnh đó, ta cũng thấy được rằng uy tín của doanh nghiệp là rất tốt khi vay được lượng tiền lớn. Tình hình kinh doanh phải như thế nào mới có thể vay được như vậy? Có thể nói công ty dược Việt Anh đã đạt được chỗ đứng nhất định trên thị trường. Xét 2 năm 06 và 07: - tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn:Ngắn gọn là giảm. Ta có thể thấy xu hướng biến động ngược lại so với giai đoạn 05-06. Hàng tồn kho và phải thu khách hàng giảm, trong khi tiền mặt và các khoản tương đương tiền lại tăng lên.Doanh nghiệp dường như không mua thêm hàng hoá nhập kho và tiêu thụ tăng. Nhưng khách hàng thanh toán nhanh, không ghi nợ. Điều này là tín hiệu đáng mừng. Tiền thu từ bán hàng hoá có thể nhanh chóng chuyển sang các trạng thái khác, mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. -tài sản cố định và đầu tư dài hạn: tăng. Chủ yếu là tăng ở tài sản cố định. Có thể doanh nghiệp thay những tài sản cũ đã sử dụng lâu nay bằng những tài sản mới hơn. tài sản cố định của doanh nghiệp chủ yếu là xe vận chuyển. Việc thay đổi này nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn, kịp thời hơn. Về nguồn vốn: giảm - Vốn chủ sở hữu: Nguồn vốn kinh doanh tăng lên 5000 triệu đồng. Quy mô công ty được mở rộng và việc kinh doanh phát triển tốt nên sự đầu tư lớn hơn là tất yếu. Cũng phải kể đến sự tăng lên của lợi nhuận chưa phân phối. Qua 3 năm nhân tố này vẫn tăng đều đặn. Doanh nghiệp nên tiếp tục phát huy. - Nợ phải trả: Giảm do tác động lớn của nhân tố phải trả người bán.Nhân tố này giảm đi 10.150 triệu đồng. Trong khi đó, vay ngắn hạn lại tăng lên 6.600 triệu đồng. Có thể doanh nghiệp vay ngắn hạn để thanh toán cho người bán. Điều này cũng hợp lý nhưng doanh nghiệp nên xem xét tìm biện pháp tốt hơn để cân đối giữa vay và khả năng tự trang trảI( nguồn vốn kinh doanh). Vay vẫn lớn gấp 2 lần nguồn vốn kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc ra quyết định đầu tư, kinh doanh. Chưa kể vay sẽ kèm theo phải trả lãi. Và bất kỳ nhà cung cấp nào cũng sẽ muốn mua bán với doanh nghiệp mà khả năng tự trang trải tốt, vững vàng. Qua bảng cân đối kế toán 3 năm gần đây nhất, chúng ta có thể thấy được phần nào sự nỗ lực phát triển của công ty dược phẩm Việt Anh. Công ty đã trải qua 5 đợt kiểm toán và kết luận của các kiểm toán viên đều là công ty có tình hình tài chính minh bạch và thực hiện tốt các chế độ nghĩa vụ với nhà nước và người lao động. Tuy vẫn còn những điều cần phải thay đổI, điều chỉnh nhưng với 1 công ty đang gần như có doanh thu cao nhất miền Bắc thì đáng là tấm gương tiêu biểu cho các doanh nghiệp cùng ngành học tập. Mong là công ty tiếp tục duy trì và phát huy hơn nữa những gì đã đạt được trong 3 năm vừa qua. III, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công ty hiện nay có tất cả khoảng 70 nhân viên. Bộ máy quản lý rất gọn nhẹ. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH dược phẩm Việt Anh Ban giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng Kế toán Ban giám đ ốc bao g ồm : Giám đ ốc v à ph ó giám đ ốc - Giám đốc: Giám đốc công ty là ông Nguyễn Văn Lam. Ông được bà Nguyễn Thị Ngọc, thành viên góp vốn chính của công ty thuê giữ chức vụ giám đ ốc.V ị trí này đòi hỏi người giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động diễn ra trong công ty trước chủ tịch hội đồng thành viên. Đồng thời điều hành quản lý việc kinh doanh của công ty sao cho diễn ra một cách liên tục v à bình thường. Thường niên báo cáo cho hội đồng thành viên của công ty về kết quả hoạt động kinh doanh. ngoài ra gi¸m ®èc cã thÓ uû quyÒn cho phã gi¸m ®èc khi gặp nh÷ng c«ng việc ®ét xuất. - Phó giám đốc: Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công và giao quyền. - Các phòng chức năng: C ông ty có 3 phòng ban: + Phòng Marketing + Phòng kinh doanh + Phòng k ế to án, nhân s ự, tiền lương + Phòng Marketing: Chức năng của phòng Marketing là quảng bá cho tên tuổi công ty, các loại mặt hàng công ty phân phối và khuếch trương uy tín, danh tiếng của công ty. Phòng Marketing cũng phụ trách việc tìm thêm các mối làm ăn, khách hàng mới cho công ty, nếu thuận lợi sẽ ký kết hợp đồng luôn với khách hàng. Gần đây, phòng xin hạch toán riêng những nghiệp vụ mua bán. Tuy vậy, việc này có thể gây khó khăn trong sổ sách kế toán và dễ nhầm lẫn. Công ty vẫn đang xem xét để tìm hướng giải quyết tốt hơn. Nhìn chung Marketing là 1 phòng mà chức năng, nhiệm vụ rất linh hoạt, hỗ trợ cho các phòng ban khác một cách tích cực. Cho đến hiện nay thì phòng này đã và đang hoàn thành tốt các chức năng của mình. + Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ của phòng này có thể thấy qua đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. Phòng chịu trách nhiệm liên hệ khách hàng, nhận đơn đặt hàng, liên hệ nhà cung cấp, trao đổi với kế toán bán hàng và bộ phận kho, tìm hiểu sự lên xuống của giá cả, sự thay đổi của thị trường đến các mặt hàng… Tóm lại, phòng kinh doanh phụ trách toàn bộ việc mua, bán hàng hoá của công ty. + Phòng kế toán: là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính-kế toán nhằm quản lý nguồn vốn của Công ty.Lập báo cáo Kế toán định kỳ và phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty như:giá thành, hiệu quả, lợi nhuận đảm bảo chế độ thu nộp ngân sách, bảo toàn và phát triển vốn. Phòng Kế toán còn có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động về tài chính của công ty Phòng kế toán đồng thời phụ trách mảng nhân sự, tiền lương của nhân viên trong công ty. Có thể coi đây là phòng có vị thế cao nhất trong công ty, quyền hành chỉ sau giám đốc. Việc phụ trách, ôm đồm nhiều chức năng của phòng kế toán giúp cho bộ máy bớt cồng kềnh nhưng khiến cho nhân viên phòng kế tải dễ bị stress và áp lực công việc lớn. Nếu trong tương lai, công ty tiếp tục mở rộng về quy mô, số người lao động không phải là 70 người mà là mấy trăm người thì công ty nên xem xét tổ chức lại phòng ban. Hiện tại vẫn có thể chấp nhận được.  PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Bất kỳ 1 doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ,khi thành lập và đi vào hoạt động đều cần có 1 bộ máy kế toán cho riêng mình. Kế toán ra đời từ rất lâu do yêu cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tình hình biến động của chúng.Qua các thời kỳ phát triển của sản xuất, trao đổi, lưu thông hay nói cách khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kế toán ngày càng hoàn thiện về tổ chức, về con người...Vai trò của kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và trở nên không thể thiếu. Các chủ doanh nghiệp muốn nắm được tình hình tài sản và nguồn vốn của mình phải thông qua bộ máy kế toán.Cũng như tất cả những doanh nghiệp khác, công ty dược phẩm Việt Anh có 1 bộ máy kế toán khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Nó thực hiện chức năng xử lý,thu nhận và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh. Nó giống như nhà tham mưu chiến lược, cánh tay phải đắc lực của ban giám đốc. Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tóm gọn như sau: - Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước. - Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: a, Mô hình bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ.Thực tế quy mô công ty không lớn, chỉ gồm 70 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúp chi phí giảm đi rất nhiều. Bộ máy gồm: - 1 kế toán trưởng - 1 Kế toán tổng hợp - 1 Kế toán bán hàng - 1 kế toán mua hàng - Thủ quỹ - Thủ kho - Kế toán tài sản cố định Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ kiêm Kế toán tiền lương b,Chức năng của từng bộ phận: mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau. Sự chuyên môn hóa theo công việc giúp việc hạch toán kế toán diễn ra dễ dàng hơn: * Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ máy kế toán. Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau: - Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viên của nhà nước tại doanh nghiệp. Nóinhư vậy vì người kế toán trưởng phải nắm và hiểu được các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kinh doanh, luật ngân hàng, luật lao động...để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuân theo đúng luật định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công ty. Đơn cử như luật lao động. Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà áp dụng sai, gây thiệt hại đến lợi ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thần làm việc của họ đối với công việc sẽ không được bảo đảm. Trong khi họ là lực lượng chính, trực tiếp làm ra lợi nhuận của doanh nghiệp. - Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán. Đây là người đứng đầu, ra mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung - Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua, bán, tính toán chi phí sao cho hợp lý và hợp chế độ. - Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng luật kế toán thống kê hiện hành. - Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác - Cùng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế -Tổ chức lưu giữ chứng từ sổ sách theo đúng chế độ hiện hành va lưu khoa học, theo trình tự thời gian để việc tìm kiếm hồ sơ sổ sách dễ dàng. * Kế toán tổng hợp: Công việc đơn giản hơn và it trách nhiệm hơn so vớikế toán trưởng nhưng trên tất cả những bộ phận còn lại. Kế toán tổng hợp thực hiện những chức năng, nhiệm vụ sau: - Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán, trong tháng,quý, năm để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành. - ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi chép vào sổ chi tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh. Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ Cái. đối chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót do việc chuyển sổ. - Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội. Quyết toán thu, chi theo chế độ quy định của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội. *Kế toán bán hàng: - Cập nhật sự thay đổi của giá cả các mặt hàng trong nga ỳ để nhanh chóng thông báo cho khách hàng. - Tập hợp yêu cầu của khách hàng. Viết phiếu xuất kho cho kế toán bán hàng trên máy xuất hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng trên máy sau đó chuyển hóa đơn xuống bộ phận kho xuất kho giao hàng cho khách hàng - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ. *Kế toán mua hàng: - Cập nhật giá cả thường xuyên, lệnh,chỉ đạo của giám đốc điều hành. Đối chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đã chỉ đạo. - Tiếp nhận hóa đơn. Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa đơn. Nếu có thiếu sót, kế toán mua hàng sẽ lập biên bản và thông báo cho các bên liên quan. - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ *Kế toán công nợ: Đây là phần hành quan trọng ở 1 công ty thương mại như công ty Việt Anh. Người đảm nhận vị trí này sẽ có chức năng: - Nhận hóa đơn chứng từ từ kế toán bán hàng, kế toán mua hàng rùi định khoản vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Mỗi khách hàng lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ. Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽ vào Sổ Cái. - Nhận hóa đơn, chứng từ của các cửa hàng, quầy thuốc để vào sổ chi tiết. - Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi. - Theo dõi tình hình thu nợ, trả nợ của công ty. *Thủ quỹ: - Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi( theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền và xuất tiền. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp thời. - Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két. Kiểm tra chữ k ý của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư. - Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng - Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương. *Thủ kho: Ngườigiữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loại thuốc. Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàng nhập, xuất ra khỏi kho. Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã để phân loại theo mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng. Tránh việc sắp xếp lẫn lộn, va không khoa học, dễ gây nhầm lẫn khi xuất. - Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, dễ lấy. cuối ngày vào sổ, thẻ kho kịp thời. - cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ sách. Nếu có chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấp trên. đối với hàng hỏng, hàng kém phầm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý. *Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng, kế toán mở sổ sách theo dõi về tài sản cố định để khấu hao. ghi tăng, giảm tài sản cố định khi có biến động theo đúng chế độ hiện hành. II, Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong công ty: 1. Những chính sách kế toán chung: - Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 1141/TC/QD/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư, quyết định sửa đổi bổ sung có liên quan. - Năm tài chính: năm tài chính công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm cho đến 31/12. Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này. - Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng. Vì phạm vi thị trường công ty chỉ trong nước là chủ yếu và công ty không nhập khẩu mặt hàng từ nước ngoài nên ngoại tệ là không có. - Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là fifo- nhập trước xuất trước. Giá trị khi mua về nhập kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác. Giá trị hàng tồn kho trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh. - tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế cho mặt hàng thuốc chủ yếu là 5% - Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng là 28%. 2. Hệ thống tài khoản kế t._.