Tổ chức bộ máy Kế toán & phần hành Kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long

chính và có cơ sở để ra các quyết định kinh tế quan trọng. Vì vậy, việc xây dựng một bộ máy kế toán hợp lí và hiệu quả có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức tầm quan trọng của bộ máy kế toán và công tác kế toán đối với doanh nghiệp và đặc biệt, với tư cách là một sinh viên chuyên ngành kế toán - kiểm toán, em nhận thấy việc học hỏi về thực tế kế toán trong các doanh nghiệp là một nhiệm vụ cấp thiết. Vì vậy, em xin kiến tập tại Công ty Thuốc lá Thăng Long - một doanh nghiệp Nhà nước về sản xuất thuốc lá. Được sự hướng dẫn của tận tình của PGS.TS Nguyễn Thành Đông và thành viên phòng Kế toán – Tài chính Công ty Thuốc lá Thăng Long, em xin thực hiện Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. Ngoài lời mở đàu và kết luận, báo cáo kiến tập của em gồm 3 phần chính: Phần 1: Tổng quan về Công ty Thuốc lá Thăng Long. Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. Phần 3: Đánh giá thực trạng bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Thuốc lá Thăng Long, tiền thân là Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, được thành lập vào ngày 6/1/1957, cách đây vừa tròn nửa thế kỷ. Trong quá trình 50 năm hình thành và phát triển, Công ty đã trải qua nhiều biến động, trong dó có thể điểm một vài sự kiện chính sau đây: - Ngày 18/6/1956, Cục Công nghiệp nhẹ ra quyết định thành lập Ban chuẩn bị sản xuất thuốc lá và tiến hành sản xuất thử. - Ngày 6/1/1957, bao thuốc lá đầu tiên mang nhãn hiệu Thăng Long xuất xưởng và ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá Thăng Long. - Năm 1960 đánh dấu sự chuyển biến về chất của nhà máy từ nửa cơ khí thành bán tự động, cơ cấu sản xuất được tổ chức hoàn chỉnh hơn. -Tháng 6/1981, Bộ Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định thành lập Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I. Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thành đơn vị trực thuộc của Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I. - Ngày 5/4/1985, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định 108/HĐBT về việc thành lập Liên hiệp các Xí nghiệp Thuốc lá Việt Nam trên cơ sở hợp nhất Xí nghiệp Liên hiệp Thuốc lá I và II. - Ngày 29/4/1995, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 254/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ với mô hình Tổng Công ty 91. Nhà máy Thuốc lá Thăng Long trở thành đơn vị thành viên của Tổng Công ty thuộc khối sản xuất thuốc lá điếu. - Ngày 9/12/2005, Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 327/2005/QĐ-TTg thành lập Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam theo mô hình công ty mẹ - con và quyết định số 318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc lá Thăng Long thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thuốc lá Thăng Long. Như vậy, có thể khẳng định 50 năm hình thành và phát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long là 50 năm của những nỗ lực không ngừng nghỉ, vượt qua mọi khó khăn và thách thức, hoàn thành tốt các chỉ tiêu do Nhà nước giao cho, xứng đáng là cánh chim đầu đàn của ngành sản xuất thuốc lá XHCN. 1.1.2. Giới thiệu chung về Công ty Thuốc lá Thăng Long. - Tên gọi đầy đủ : Công ty TNHH một thành viên Thuốc lá Thăng Long - Tên viết tắt : Công ty Thuốc lá Thăng Long - Tên giao dịch : Thang Long Tobacom Company Limited (Vinataba) - Trụ sở chính : 235 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Quy mô vốn: - Vốn điều lệ : 152.764.000.000 đồng - Vốn chủ sở hữu : 173.825.000.000 đồng - Vốn cố định : 103.447.000.000 đồng - Vốn lưu động : 32.192.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh : - Sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu - Chế tạo, gia công, sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc lá - Và các ngành nghề khác theo các quy định của pháp luật Các sản phẩm chính: - Các loại thuốc lá điếu, thuốc lá sợi, cigar. - Phụ tùng cơ khí, thiết bị máy móc chuyên ngành thuốc lá. Năng lực sản xuất: 583 triệu bao/năm 1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Thuốc lá Thăng Long. 1.2.1. Các sản phẩm chính và thị trường kinh doanh. 1.2.1.1. Các sản phẩm thuốc lá chính của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động, để tăng cường khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ, Công ty Thuốc lá Thăng Long luôn cố gắng duy trì một cơ cấu sản phẩm hợp lý, theo đó, một mặt cho mở rộng sản xuất những sản phẩm có tính cạnh tranh cao, mặt khác ngừng sản xuất những sản phẩm không phù hợp và cho ra đời những sản phẩm mới có những đặc tính ưu việt hơn. Hiện nay, Công ty có một cơ cấu sản phẩm đa dạng và phong phú gồm hơn 30 nhãn hiệu khác nhau. Đặc biệt, các sản phẩm chính như Vinataba, Hồng Hà, Sapa, Điện Biện… luôn giữ vai trò quan trọng trong cơ cấu sản phẩm. Biểu đồ 1.1 – Cơ cấu sản phẩm thuốc lá năm 2006 1.2.1.2. Thị trường kinh doanh 1.2.1.2.1. Môi trường kinh doanh Bước vào thế kỉ mới, bên cạnh những thời cơ mới, Công ty Thuốc lá Thăng Long cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn lớn. Sức ép cạnh tranh Hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nội bộ ngành sản xuất thuốc lá điếu hết sức quyết liệt. Bên cạnh đó, tình trạng thuốc lá nhập lậu không được cải thiện, hàng giả, hàng nhái không giảm… càng gây khó khăn cho tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Sự hạn chế từ Nhà nước. Thuốc lá là một trong những mặt hàng Nhà nước xác định không khuyến khích tiêu dùng và phải được kiểm soát chặt chẽ. Quan điểm này được cụ thể hoá trong nhiều quy định của Chính phủ như Nghị định số 12/2000/NĐ-CP của Chính phủ về “Chính sách quốc gia về phòng chống tác hại của thuốc lá trong giai đoạn 2000-2010”; Quyết định 88/2007/QĐ-TTg về hạn mức sản lượng sản xuất, nhập khẩu cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc lá. Ngoài ra, Nhà nước còn áp dụng tỉ lệ thuế tiêu thụ đặc biệt đối với các công ty trong ngành lên tới 65% cho sản phẩm Cigar và 55% cho các sản phẩm thuốc lá khác. Các quy định này gây khó khăn không nhỏ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 1.2.1.2.2. Thị phần Tuy gặp nhiều khó khăn về môi trường kinh doanh như sự hạn chế của Nhà nước, sự cạnh tranh gay gắt từ phía các đối thủ cạnh tranh, Công ty Thuốc lá Thăng Long, do có sự điều chỉnh kịp thời về hướng đầu tư và cơ cấu sản phẩm, vẫn giữ vững vị thế của mình và không ngừng mở rộng thị trường nội địa và xuất khẩu. Thị trường nội địa Theo thống kê, sản lượng và doanh thu tiêu thụ của thị trường nội địa trong giai đoạn 2003-2005 như sau: Bảng 1.1: Sản lượng, doanh thu nội địa giai đoạn 2003-2005 Hoạt động Sản lượng Đơn vị : nghìn bao Doanh thu Đơn vị: triệu đồng Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 I- Bán nội bộ Tổng Công ty và hoạt động khác 83,742 81,686 198,219 469,993 488,411 642,346 II- Bán theo hoạt động các tỉnh 170,427 190,561 198,853 265,896 307,469 348,802 1. Miền Bắc 105,555 128,586 137,799 171,811 219,795 254,319 2. Miền Trung 38,799 41,688 55.733 45,895 52,845 81,122 3. Miền Nam 26,073 20,287 5,321 41,190 34,829 13,361 III-Tổng ( I+II ) 254,189 272,247 397,072 735,889 795,880 991,148 (Nguồn: Phòng Tiêu thụ) Như vậy, qua ba năm, doanh số của Công ty luôn duy trì nhịp độ tăng trưởng đều đặn, đặc biệt, doanh thu hoạt động bán nội bộ trong Tổng Công ty năm 2005 tăng trưởng mạnh mẽ, chiếm tỷ trọng lớn trong Tổng doanh thu trên thị trường nội địa của Công ty. Bên cạnh đó, doanh thu hoạt động bán hàng ở các tỉnh cũng tăng nhanh, trong đó, doanh thu hoạt động ở miền Bắc và Trung vẫn tăng trưởng đều, nhưng ở miền Nam có xu hướng giảm. Do đó, thị phần tiêu thụ ở các tỉnh qua 3 năm cũng thay đổi rõ rệt, thể hiện qua biểu đồ sau Thị phần tiêu thụ: Biểu đồ 1.2 -Thị trường, thị phần kinh doanh. Hoạt động xuất khẩu Không chỉ chú trọng phát triển thị trường nội địa, Công ty Thuốc lá Thăng Long luôn tìm kiếm thị trường mới trong khu vực và trên thế giới. Trong giai đoạn 2003-2006, doanh thu hàng xuất khẩu gia tăng, ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong tổng doanh thu của Công ty. (Nguồn: Phòng Tiêu thụ) Biểu đồ 1.3 – Doanh thu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa 1.2.2. Nguồn lực và cơ cấu tài chính 1.2.2.1. Nguồn nhân lực Theo số liệu phòng Tổ chức nhân sự, hiện tại, tổng số cán bộ, công nhân viên là 1.053 người, trong đó: - Công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh : 857 người - Cán bộ quản lý, nhân nghiệp vụ : 196 người Về mặt trình độ chuyên môn, cán bộ, công nhân viên Nhà máy bao gồm - Cán bộ có trình độ Cao đẳng, Đại học, trên Đại học: 158 người (chiếm 15%) - Cán bộ có trình độ trung cấp : 41 người (chiếm 3,89%) - Công nhân kĩ thuật bậc cao (từ bậc 4 trở lên) : 654 người (chiếm81,11%) 1.2.2.2. Máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng: Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở hạ tầng đối với quá trình sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã chú trọng xây dựng hệ thống dây chuyền sản xuất và thiết bị, bao gồm dây chuyền chế biến sợi thuốc lá, cuốn điếu, đóng bao…, đồng bộ, hiện đại. Bên cạnh đó, Công ty cũng đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng và bố trí các kho tàng, nhà xưởng, các công trình phụ trợ phù hợp với việc vận hành các công đoạn sản xuất, các máy móc, thiết bị trong dây chuyền công nghệ để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động sản xuất. 1.2.2.3. Cơ cấu tài chính Tại thời điểm ngày 31/12/2006, Công ty Thuốc lá Thăng Long có Bảng CĐKT như sau: Bảng Cân đối kế toán Ngày 31/12/2006 Đơn vị: triệu đồng Tài sản Nguồn vốn Chỉ tiêu Giá trị Tỉ lệ (%) Chỉ tiêu Giá trị Tỉ lệ (%) I- TSNH 293.658 62,93 I- Nợ phải trả 110.783 23,74 1.Tiền 20.750 4,45 1.Vay ngắn hạn 40.910 8,77 2.Phải thu KH 70.010 15,00 2.Phải trả NB 50.360 10,79 3.Tạm ứng 156 0,03 3.Phải trả CBCNV 2.672 0,57 4.Hàng tồn kho 202.742 43,45 4.Phải trả khác 16.841 3,61 II- TSDH 172.950 37.07 II- NVCSH 355.825 76.28 1.TSCĐ 172.056 36,87 1.NVKD 173.825 37,25 2.TSDH khác 894 0.19 2.Lợi nhuận giữ lại 14.400 3,09 3.Các quỹ 167.600 37,84 Tống tài sản 466.608 100,00 Tổng nguồn vốn 466.608 100.00 (Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Căn cứ vào các số liệu trên, ta có thể nhận thấy - Về cơ cấu tài sản: + TSNH chiếm tới 62,93%, chủ yếu nàm trong hàng tồn kho 43,45%. Điều này có thể lí giải trước hết là do đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất. Để tạo diều kiện cho quá trình sản xuất diến ra liên tục, cho kì sản xuất. Mặt khác, một đặc diểm dễ nhận thấy của quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty là sản phẩm tiêu thụ mạnh nhất trong giai đoạn từ tháng 10 đến tháng 2 năm sau, nên lượng thành phẩm và nguyên vật liệu trong kho cũng thường tăng so với các tháng khác trong năm. Bên cạnh đó, khoản Phải thu khách hàng cũng chiếm tỉ trọng tương đối cao. Do Công ty muốn mở rộng thị trường và sản lượng tiêu thụ nên thực thi một số chính sách khuyến khích nhất định đối với các khách hàng lớn và quen thuộc như thực hiện bán chịu,... Điều này làm giảm tính thanh khoản của Công ty nên cần được xử lý và có hướng điều chỉnh cho hợp lí hơn. + TSDH của Công ty chiếm tỉ lệ 37,07%, trong đó TSCĐ chiếm 36,87%. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất. - Về cơ cấu nguồn vốn: Các khoản nợ phải trả chỉ chiếm 23,74% trong đó chủ yếu là các nguồn ngắn hạn, không vay dài hạn trong kì. Nguồn vốn chủ sở hữu chiếm 76,28%, chủ yếu là NVKD và các quỹ của Công ty. Với cơ cấu nguồn vốn như trên, Công ty có thể hoàn toàn đáp ứng các dự án đầu tư và mở rộng sản xuất bằng chính nguồn vốn của mình 1.2.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh 1.2.3.1. Công nghệ sản xuất. Quy trình chế biến và sản xuất thuốc lá gồm 4 công đoạn chủ yếu: Chuẩn bị nguyên liệu; chế biến sợi thuốc lá; cuốn điếu và đóng bao. 1.2.3.1.1. Chuẩn bị nguyên liệu Đây là công đoạn đầu tiên của trong quy trình sản xuất thuốc lá và do bộ phận kho đảm nhiệm. Theo đó, những nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm sau khi được kiểm tra chất lượng được đem đi chế biến tại công đoạn thứ hai. 1.2.3.1.2. Chế biến sợi thuốc lá Nguyên liệu sau khi được tuyển chọn qua công đoạn đầu tiên, được vận chuyển sang PX Sợi và tại đây, được sơ chế để tạo ra sợi thuốc lá phục vụ cho công đoạn cuốn điếu tiếp theo. Đầu tiên, nguyên liệu được đưa vào hấp chân không, rồi được đưa tới máy cắt ngọn. Tại đây, cây thuốc lá được xử lý và phân tách thành ngọn và thân lá. Tiếp theo, ngọn lá được đưa đi làm ẩm, qua máy phun liệu và ủ tại thùng chứa lá. Ngọn lá sau khi được ủ đủ thời gian quy định được đưa thái lá thành sợi lá và chuyển đi sấy khô. Thân lá sau khi được phân tách, được đem đi làm ẩm và ủ sơ chế. Sau đó, thân lá được đem đi tách cuộng. Một phần lá mảnh thu được theo băng tải đến phần ngọn lá được làm ẩm; phần cuộng thu được đem đi làm ẩm lần 1 rồi đưa đi ủ tại thùng ủ cuộng và tiếp tục được làm ẩm lần 2 rồi đem đi thái sợi. Sợi cuộng vừa tạo thành được gia liệu và làm trương nở; sau đó, được đem sấy khô và đưa tới máy phân li. Tại đây, những sợi cuộng đạt yêu cầu được chuyển tới thùng trữ sợi cuộng. Sợi lá đã được sấy khô và sợi cuộng lấy từ thùng trữ sợi cuộng cùng được đưa tới máy phối trộn và được trộn lẫn theo đúng tỷ lệ quy định. Sau đó, sợi thuốc đã phối trộn, một phần được đưa qua máy phun hương rồi đưa tới thùng trữ sợi, phần khác phục vụ sản xuất ra sản phẩm không phun hương được đưa thẳng tới thùng trữ. Từ đây, sợi thuốc lá được đem đi đóng thùng Carton và bảo quản tại kho sợi. 1.2.3.1.3. Cuốn điếu Công đoạn này được thực hiện đồng thời tại hai PX Bao cứng và Bao mềm. Theo đó, những thùng Carton chứa sợi thuốc lá được vận chuyển từ kho sợi tới hai PX và đem đi cuốn điếu. Cuối công đoạn, những điếu thuốc lá hoàn chỉnh được tạo thành và chuyển tiếp cho cho hoạt động đóng bao diễn ra ngay tại hai PX này. 1.2.3.1.4. Đóng bao Những điếu thuốc lá sau khi được tạo thành được chuyển ngay sang dây chuyền đóng bao, đóng tút và đóng kiện. Tuỳ từng PX mà sản phẩm thuốc lá được đóng là bao mềm hoặc bao cứng. Những kiện thuốc lá đã được đóng gói hoàn chỉnh được vận chuyển tới kho thành phẩm và bảo quản. Quy trình sản xuất thuốc lá điếu Chuẩn bị NL Hấp chân không Bàn phối và cắt ngọn Tách cuộng Làm ẩm ngọn lá Thái lá Sấy sợi lá Gia liệu Ủ lá Phân ly sợi cuộng Phối trộn sợi lá sợi cuộng Sấy sợi cuộng Thùng trữ sợi cuộng Phun hương Thùng trữ sợi Đóng thùng Carton Cuốn điếu Đóng tút Đóng kiện Kho thành phẩm Đóng bao Kho sợi Làm ẩm cuộng lần 1 Thùng ủ cuộng Làm ẩm cuộng lần 2 Thái cuộng Gia liệu sợi Trương nở sợi cuộng Ép cuộng Chú thích : SP không phù hợp đi xử lý : SP phù hợp Cuộng Lá mảnh Cuộng chế biến Sản phẩm không phun hương Lá ẩm Oriental Làm ẩm thân lá và ủ sơ chế tách cọng Kho NL SP không phun hương 1.2.3.2. Tổ chức sản xuất. Hiện nay, Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện bố trí sản xuất như sau: - Công nhân PX Sợi duy trì hoạt động 24 giờ/ngày, chia thành 2 ca làm việc liên tục, số lượng ngày làm việc trong tuần không cố định tuỳ thuộc vào kế hoạch sản xuất của tuần đó, thông thường là 2-3 ngày trong tuần. - Công nhân 3 PX Bao cứng, Bao mềm và Cơ điện làm việc 5 ngày/tuần, ngày làm 8 tiếng; khi có hợp đồng đột xuất có thể làm việc ca 3 và ngày cuối tuần. - Các Phòng ban vẫn làm việc 5 ngày/tuần, ngày làm 8 tiếng, nghỉ thứ 7 và chủ nhật. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý hành chính, kinh tế, kĩ thuật và tài chính tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. 1.3.1. Chính sách quản lý. Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và kịp thời của hoạt động quản lý, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng hệ thống chính sách quản lý khá hoàn chỉnh bao gồm 3 nội dung chính là hệ thống quản lý chất lượng, các chính sách nhân lực và quản lý tài chính. 1.3.1.1. Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được xây dựng dựa trên yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó quy định đầy đủ vể tất cả các vấn đề liên quan trực tiếp đến chất lượng quá trình sản xuất kinh doanh như: - Kiểm soát quá trình mua NVL, sản xuất, tiêu thụ. - Quản lý chất lượng NVL, sản phẩm công đoạn, thành phẩm… - Kiểm soát quy trình công nghệ và thiết bị sản xuất. 1.3.1.2. Chính sách nhân sự. Nhận thức tầm quan trọng của yếu tố con người đối với quả trình sản xuất, Công ty Thuốc lá Thăng Long đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, tâm huyết với công việc, bố trí lao động phù hợp với trình độ và năng lực. Vì vậy, một hệ thống chính sách nhân sự đã được xây dựng và thường xuyên được bổ sung, cải tiến cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty, bao gồm: - Các quy định về công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cấp bậc. - Các chính sách về tiền lương, khen thưởng, BHXH, BHYT, lên lương. - Các quy định về việc luân chuyển cán bộ trong nội bộ Công ty… Việc xây dựng hệ thống chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lí đã góp phần không nhỏ trong công tác quản lý nhân lực và cổ vũ tinh thần người lao động trong Công ty. 1.3.1.3. Chính sách quản lý tài chính Ngay từ khi mới thành lập và đặc biệt trong cơ chế thị trường, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã ý thức được tầm quan trọng của vốn đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, Công ty đã xây dựng một hệ thống chính sách tài chính quy định chặt chẽ về chính sách huy động vốn; quy trình đánh giá các phương án đầu tư mua sắm máy, công nghệ mới, các phương án XDCB với mục tiêu là tạo ra và làm tăng nguồn, đảm bảo việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính của Công ty. 1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý. 1.3.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của Công ty Thuốc lá Thăng Long tổ chức theo mô hình chức năng, theo đó GĐ của Công ty trực tiếp làm việc với các phó GĐ, các trưởng phòng và quản đốc các PX; Các phó GĐ, các trưởng phòng, quản đốc chịu trách nhiệm trước GĐ về các công việc cụ thể được quy định trong sổ tay chất lượng của Công ty và các công việc được GĐ giao phó. 1.3.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ bộ máy quản lí Giám đốc Phòng Kĩ thuật cơ điện PGĐ kĩ thuật Phòng kĩ thuật công nghệ Phòng Quản lý chất lượng Phòng Kế hoạch Vật tư Phòng hành chính Phòng Tổ chức nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng thị trường Phòng tiêu thụ PGĐ kinh doanh Kho NL Kho cơ khí Kho vật liệu Nhà nghỉ Trạm y tế Nhà ăn XD CB Kho thành phẩm PX Sợi PX Bao mềm PX Bao cứng PX Cơ điện Ban Bảo vệ Chủ tịch Công ty Tổ sản xuất. 1.3.2.3. Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban Giám đốc - Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. - Là người đại diện theo pháp luật cuả Công ty Phó Giám đốc kĩ thuật Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kĩ thuật của Công ty, gồm: quản lý kĩ thuật hệ thống nhà xưởng, máy móc, thiết bị, hệ thống quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, công nghệ sản xuất. Là người đại diện chất lượng thay mặt GĐ điều hành công tác chất lượng toàn Công ty. Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho GĐ và chịu trách nhiệm trước GĐ về các việc: Xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm khắp cả nước. - Duy trì và phát triển thị phần và thị trường kinh doanh Phòng Hành chính - Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện mọi công việc về: quản trị văn phòng; công tác thi đua, khen thưởng của Công ty. - Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của Công ty được Giám đốc uỷ quyền. Phòng Tổ chức nhân sự - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những quy định của Nhà nước và Công ty trong công tác quản trị nhân sự, lao động tiền lương, tiền thưởng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. - Lập các phương án tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, phương án quy hoạch cán bộ, nhân sự trong toàn Công ty. - Xây dựng phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác trong Công ty phù hợp với chế độ chính sách của Nhà nước và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện công tác BHXH, bảo hiểm thân thể cho CBCNV. Phòng Kế hoạch vật tư - Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm. - Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất. - Tổ chức thực hiện thu mua nguyên liệu, vật tư, phụ liệu, chuẩn bị nguyên liệu, vật tư, phụ liệu sản xuất và công tác quản trị kho. . Phòng Tài chính- kế toán - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Nhà nước về việc thực hiện pháp luật và các quy định hiện hành về công tác tài chính, kế toán, thống kê. - Theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả SXKD của Công ty. - Tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và Tổng Công ty thuốc lá Việt Nam, đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời của số liệu kế toán. Phòng Kĩ thuật – Công nghệ - Quản lý quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá. - Xây dựng công thức phối chế cho các mác thuốc. - Xây dựng các tiêu chuẩn vật tư, phụ liệu và bán thành phẩm. Phòng Kĩ thuật - Cơ điện - Quản lý cơ điện - Tham mưu cho GĐ về xây dựng đề án đầu tư thiết bị. Phòng Quản lý chất lượng: - Chịu trách nhiệm về công tác quản lý CLSP trên dây truyền sản xuất. - Kiểm tra chất lượng NVL nhập kho, sản phẩm công đoạn, thành phẩm trước khi xuất, nhập kho. - Xây dựng các quy định, phương pháp kiểm tra nguyên liệu, vật tư, phụ liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Phòng Thị trường: - Nghiên cứu thị trường, thu thập và xử lý thông tin thị trường. Xây dựng chiến lược kinh doanh và các chương trình Marketing. - Giới thiệu và bán sản phẩm mới. - Cùng phòng Tiêu thụ: Tham mưu cho GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm, lựa chọn và theo dõi hoạt động của nhà phân phối. Tiếp nhận và bổ sung các thông tin về khách hàng, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. . Phòng Tiêu thụ - Chịu trách nhiệm trước GĐ về công tác tiêu thụ sản phẩm. - Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tháng, quí, năm trình GĐ phê duyệt và đánh giá nhà phân phối theo định kì. - Tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Các Phân xưởng: - Căn cứ nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, tổ chức và quản lý các hoạt động sản xuất: lao động, tiền lương, vật tư, sản phẩm, thiết bị,…theo quy định, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao. - Lập các sổ theo dõi, báo cáo định kì về tình hình sản xuất. 1.3.2.4. Mối liên hệ giữa các phòng ban và phân xưởng. Tuy từng phòng ban và PX của Công ty hướng đến những mục tiêu cụ thể khác nhau nhưng xét đến cùng, chúng đều hướng tới mục tiêu chung của toàn Công ty, đó là đảm bảo tính ổn định, hiệu quả và hiệu năng của hoạt động SXKD, tạo điều kiện tối đa hoá lợi nhuận. Vì vậy, trong suốt quá trình SXKD, các phòng ban và PX luôn tác động qua lại lẫn nhau, giúp đỡ nhau cùng phát triển. Sự tác động này được thể hiện như sau: Khối phòng ban có trách nhiệm giúp đỡ GĐ trong việc điều hành, hỗ trợ, giám sát quá trình sản xuất và trực tiếp thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm. Các hoạt động này tác động trực tiếp tới hoạt động sản xuất do các PX đảm nhiệm. Các PX có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm - nguồn tạo thu nhập chủ yếu của Công ty, đảm bảo tính hoạt động liên tục của Công ty nói chung và các phòng ban nói riêng. Mặt khác, chính thực tế trong quá trình sản xuất lại tác động ngược lại hoạt động của các phòng ban, đòi hỏi sự kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình và có sự điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Như vậy, có thể khẳng định giữa các phòng ban và PX trong Công ty luôn tồn tại mối liên hệ mật thiết, tác động lẫn nhau và hỗ trợ nhau trong việc hoàn thành nhiệm vụ riêng và cùng hướng tới mục tiêu chung. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. 2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Các PX không hạch toán riêng. 2.1.2. Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán 2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung Kế toán TM, Phải thu khác, Phải trả khác Thống kê PX Kế toán Phải trả, XDCB Kế toán TGNH, Vật tư cơ khí Kế toán Phải thu KH, Nguyên liệu Kế toán Tiền Lương, Thành phẩm TSCĐ Kế toán Tạm ứng, Vật liệu sản xuất Kế toán Chi phí Giá thành, Doanh thu, Thuế Trưởng phòng - Kế toán Tổng hợp 2.1.2.2. Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng, Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền hạn các thành viên được quy định như sau: 2.1.2.2.1. Trưởng phòng: - Chịu trách nhiệm trước GĐ mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy. - Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế độ quản lí của nhà nước. - Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp. - Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định. - Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy. 2.1.2.2.2. Phó phòng: - Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng. - Trực tiếp làm các phần việc: + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. + Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh, + Kế toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước. + Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty. 2.1.2.2.3. Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng. - Theo dõi tình hình nhâp-xuât-tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy - Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước. - Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng. - Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng. 2.1.2.2.4. Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác. - Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. - Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế. - Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác. 2.1.2.2.5. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ. - Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng sử dụng. Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định. - Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định. - Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy. - Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn. - Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng. - Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng. 2.1.2.2.6. Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính. - Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng. - Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền... để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng. - Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng. - Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quyết định. 2.1.2.2.7. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây dựng. - Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay. - Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí. 2.1.2.2.8. Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản. - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán. - Theo dõi các khoản công nợ với người bán. - Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước. 2.1.2.2.9. Thủ quỹ. - Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy. - Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định. - Quản lí các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kì phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm...) và các khoản kí quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. 2.2.1. Luật và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty. Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện công tác hạch toán kế toán theo Luật Kế toán Việt Nam và áp dụng Chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. Công ty áp dụng một số chính sách kế toán sau: - Phương pháp hạch toán ngoại tệ : bình quân cả kì dự trữ. - Phương pháp quản lí hàng tồn kho : kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : bình quân cả kì dữ trữ. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán. Trên cơ sở danh mục chứng từ được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng cho mình hệ thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồn kho, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ. Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của Công ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết định 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng chung cho tất cả các Công ty thành viên. Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiện và các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2). Loại 1: Tài sản ngắn hạn. Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định 15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”. Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty. Đặc biệt, do đặc điểm củ._.