Tổ chức bộ máy Kế toán & công tác Kế toán tại Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO

nh nghiệp thì sao?Chắc chắn là một doanh nghiệp sẽ không thể phát triển nếu không có cơ cấu tổ chức hợp lý, không có cơ chế quản lý và điều hành phù hợp, năng động; không có sự đồng lòng nhất trí của Cán bộ nhân viên trong đơn vị. Đặc biệt là cách thức tổ chức bộ máy và hoạt động của Phòng kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng. Trong thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO em đã tìm hiểu tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và nhất là bộ máy kế toán và công tác kế toán. Đây là những nội dung chính em sẽ trình bày cụ thể trong Báo cáo kế toán tại Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài bao gồm 3 phần như sau: Phần 1: Đặc điểm và tình hình chung về Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại đơn vị Phần 3: Những nhận xét và đánh giá về công tác kế toán tại đơn vị. PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO 1.1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của đơn vị Công ty Cổ phần Vận tải Xăng dầu VIPCO được thành lập ngày 02/12/2005 và chính thức hoạt động ngày 26/12/2005, với tổng số vốn điều lệ là 351 tỷ đồng, trong đó vốn nhà nước nắm giữ 51%. · Tên viết tắt : VIPCO · Địa chỉ: 37 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, Hải Phòng. · Tel: 031.3 838 680, Fax: 031.3 838 033, E-mail: Vipco.hp@vnn.vn · Website: Tiền thân của Công ty Cổ phần Vận tải Xăng dầu VIPCO là Công ty Vận tải Xăng dầu Đường thủy 1, được thành lập ngày 22/07/1980 tại Quyết định số 1683/VT-QĐ của Bộ Vật tư trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu nay là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Trải qua 25 năm hình thành và phát triển Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách và đã hoàn thành được sứ mệnh của mình trong từng giai đoạn, có thể tóm lược như sau: Giai đoạn 1980 – 1986: Đây là giai đoạn hình thành và phát triển trong cơ chế quản lý tập trung bao cấp. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là phát huy cao năng lực vận tải để giải phóng tàu ngoại, cùng với các công ty xăng dầu đảm bảo nhu cầu xăng dầu cho nền kinh tế quốc dân, quốc phòng và đời sống của nhân dân. Công tác hạch toán kinh tế còn mang nặng tính bao cấp,chưa quan tâm nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.Các tàu biển và các phương tiện vận tải sông từ Công ty Vận tải Ven biển chuyển sang hầu hết là phương tiện già cỗi, kém hiệu quả do Liên Xô và Trung Quốc giúp trong thời kỳ chống chiến tranh phá hoại Miền Bắc của đế quốc Mỹ. Để đảm bảo số lượng phượng tiện vận tải đáp ứng nhu cầu và giải phóng tàu ngoại, Tổng Công ty Xăng dầu đã đầu tư mua các tàu chở dầu cũ của Nhật Bản và đóng mới các sà lan không tự hành 300 Tấn và sà lan tự hành 110 Tấn. Trong giai đoạn này Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần cùng Tổng Công ty Xăng dầu tiếp nhận hết số lượng đã ký theo hiệp định giữa Chính phủ Việt Nam và Liên Xô, giải phóng nhanh tàu ngoại, không xảy ra tình trạng đứt nguồn xăng dầu, đáp ứng kịp thời các nhu cầu xăng dầu, đặc biệt là các công trình trọng điểm của Nhà nước như: Nhiệt điện Uông Bí, Phả Lại, Xi măng, Than, .... Giai đoạn 1987 – 1994: Đây là giai đoạn chuyển đổi từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế hạch toán kinh tế các hoạt động sản xuất kinh doanh, khởi đầu của cơ chế thị trường theo tinh thần nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VI và Nghị định 65 CP – NĐ và Quyết định 217 HĐBT - QĐ của Chính Phủ. Trong giai đoạn này Công ty đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức và tổ chức sản xuất; giải bản, bán các tàu già cỗi, kém hiệu quả, giải quyết lao động theo chế độ 176, mở thêm ngành nghề kinh doanh, mở tuyến vận tải quốc tế. Kết quả trong 8 năm đã giải bản 14.500 DWT tàu biển và 5.500 DWT phương tiện vận tải sông, giải quyết hơn 300 lao động nghỉ hưu và nghỉ chế độ 176. Đưa tàu ra hoạt động tuyến quốc tế, xuất khẩu thuyền viên vì vậy đã tự cân đối được ngoại tệ, sửa chữa tầu và mua phụ tùng nước ngoài, mở thêm hoạt động kinh doanh xăng dầu chủ yếu là bán dưới nước. Chuyển Phòng Vật tư, xí nghiệp sửa chữa tàu và Phòng Đời sống sang hạch toán tự trang trải. Thực hiện cơ chế khoán quản, mở rộng quyền tự chủ cho các tàu biển và tàu sông đặc biệt là trong lĩnh vực sửa chữa nhỏ, đột suất, tự mua sắm các vật tư nhóm B và các hàng hoá phục vụ sinh hoạt. Tinh giảm bộ máy gián tiếp, mở lớp Tiếng Anh cho cán bộ khối văn phòng và sỹ quan thuyền viên tàu biển ... Có thể nói Công ty là một trong những đơn vị đầu tiên của Tổng Công ty xăng dầu và của thành phố Hải Phòng đi đầu và chuyển đổi tích cực trong công việc xóa bỏ cơ chế tập trung bao cấp sang hạch toán kinh tế kinh doanh xã hội chủ nghĩa, mở rộng thêm những ngành nghề kinh doanh mới. Nhờ những quyết định mạnh mẽ và táo bạo của tập thể lãnh đạo Công ty và sự đồng tình ủng hộ cao của CBCNV, nên công ty đã vượt qua được giai đoạn khó khăn nhất, tưởng chừng như đã đứng trên bờ vực của sự phá sản. Giai đoạn 1995- 2000 : Đây là giai đoạn hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Đồng thời cũng là giai đoạn phục hồi và phát triển của công ty theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Trong giai đoạn này Công ty tập trung phát triển đội tàu viễn dương, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh xăng dầu, mở thêm dịch vụ đại lý tàu biển, cổ phần hóa Xí nghiệp Hồng Hà, không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ lao động. Trong 5 năm Công ty đã đầu tư được 35.500 DWT tàu viễn dương có tính hiệu quả cao, phù hợp với các yêu cầu của công ước quốc tế. Là đơn vị có khối lượng bán tái xuất xăng dầu và đại lý tái xuất lớn nhất khu vực Hải Phòng, Quảng Ninh. Cuối năm 2000, Công ty hoàn thành việc cổ phần hóa Xí nghiệp Hồng Hà thành Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Hải Phòng. Hàng năm đào tạo nghiệp vụ và ngoại ngữ nâng cao cho hàng trăm lượt sỹ quan thuyền viên và cán bộ quản lý. Lợi nhuận bình quân năm trong giai đoạn này đạt 12 tỷ đồng. Nổi bật trong giai đoạn này là đã nâng cao được chất lượng và hiệu quả của hoạt động kinh doanh và chất lượng đội ngũ CBCNV đặc biệt là SQTV khối tàu viễn dương. Là một trong ba chủ tàu đầu tiên của Việt Nam thực hiện Bộ luật An toàn Quốc tế bằng Hệ thống Quản lý An toàn của Công ty, số tấn trọng tải tàu đầu tư trong giai đoạn này tăng 3 lần so với số tấn trọng tải hiện có đầu năm 1995. Có thể nói đây là một giai đoạn quan trọng trong việc tạo thế và lực chuẩn bị bước vào thiên niên kỷ mới trong xu thế hội nhập và phát triển. Giai đoạn 2001 – 2005 : Đây là giai đoạn chuẩn bị các điều kiện để đẩy nhanh tốc độ phát triển, phát triển bền vững và tham gia hội nhập. Trong giai đoạn này Công ty tiếp tục tập trung phát triển đội tàu viễn dương theo hướng hiện đại, trẻ, có tính phù hợp cao và lâu dài với công ước quốc tế. Đa dạng hóa có chọn lọc các ngành nghề kinh doanh hướng vào kinh doanh cảng biển và kinh doanh bất động sản. Nghiên cứu và đề xuất chuyển Công ty thành Công ty cổ phần nhằm tạo ra phương thức quản lý có tính phù hợp cao hơn với cơ chế thị trường, phát huy cao hơn nữa tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm, năng động và sáng tạo. Kết quả trong 5 năm Công ty đã đầu tư được xấp xỉ 37.000 DWT tàu viễn dương, trong đó tàu Petrolimex 06 là con tàu chở sản phầm dầu vỏ kép đầu tiên của Việt Nam, tự động hóa cao, trẻ và phù hợp lâu dài với công ước quốc tế. Nâng tổng số tấn trọng tải của đội tàu lên xấp xỉ 80.000 DWT tăng 600% so với đầu năm 1995. Đã mở thêm ngành nghề kinh doanh bất động sản, đang thực hiện dự án khu đô thị Anh Dũng VII tại Hải Phòng, với tổng diện tích 17 héc ta. Dự án Cảng hóa dầu và container tại Đình Vũ – Hải Phòng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch chi tiết nhóm cảng I khu vực phía Bắc với tổng diện tích của dự án xấp xỉ 41 hécta bao gồm: 2 bến container và 1 cảng dầu cùng hệ thống kho bãi. Đã được Bộ Giao Thông Vận tải và Cục Hàng Hải Việt Nam cho phép mở cảng. Đã hoàn tất các thủ tục cổ phần hóa Công ty Vận tải Xăng dầu Đường thủy 1 và chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần với tên “CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO” vào ngày 26/12/2005. Về cơ bản Công ty đã thực hiện được những mục tiêu trong giai đoạn này, tạo ra được những tiền đề và cơ sở chắc chắn để phát triển và tham gia hội nhập giai đoạn 2006 – 2010. Công ty hiện là thành viên của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, thành viên của hiệp hội chủ tầu Việt Nam, hiệp hội tầu dầu Quốc tế. Với những cố gắng và thành tích của toàn thể CBCNV các thế hệ trong 25 năm qua, Công ty đã được Đảng, Nhà nước và Chính phủ tặng: * Tập thể: - Danh hiệu đơn vị anh hùng lao động thời kỳ đổi mới năm 2000 - 02 huân chương lao động hạng 3 năm 1985, 1990 - 01 huân chương lao động hạng nhì năm 1995 - 01 huân chương chiến công hạng 3 năm 1999 - 01 huân chương lao động hạng nhất năm 2001 - 01 huân chương bảo vệ tổ quốc hạng nhì năm 2005 - 01 huân chương độc lập hạng 2 năm 2006 - Nhiều cờ thi đua của Chính phủ và UBND thành phố Hải Phòng. Nhiều bằng khen của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam và Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản HCM. Liên tục được công nhận là Đảng bộ trong sạch vững mạnh. * Về cá nhân: - 02 danh hiệu chiến sỹ thi đua toàn quốc - 01 huân chương lao động hạng 3 - 01 huân chương lao động hạng 2 - 03 bằng khen của thủ tướng Chính phủ. 1.2 .Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Lĩnh vực kinh doanh : Dịch vụ,thương mại,xây dựng. Ngành nghề kinh doanh : Vận tải ven biển và viễn dương; Dịch vụ hàng hải, đại lý tàu biển,kiểm đếm hàng hoá,vệ sinh tàu biển, đại lý vận tải đường biển,cung ứng tàu biển,môi giới tàu biển,lai dắt tàu biển và bốc dỡ hàng hoá tại cảng biển,khai thuế hải quan; Kinh doanh khai thác cầu cảng; Kinh doanh xăng dầu,gas hoá lỏng,các sản phẩm hoá dầu và các thiết bị sử dụng gas hoá lỏng; Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá; Kinh doanh vật tư,thiết bị phụ tùng : Kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; Kinh doanh bất động sản (nhà cửa,kho tàng) và vật liệu xây dựng; Dịch vụ kho bãi và dịch vụ kho ngoại quan,cho thuê thuyền viên,dịch vụ du lịch và kinh doanh du lịch lữ hành nội địa; Xây dựng công trình : dân dụng,công nghiệp,giao thông,kỹ thuật hạ tầng khu đô thị,khu công nghiệp,khu chế xuất,khu công nghệ cao. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG HAI NĂM 2005 & 2006 STT Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện năm 2006 % so với năm 2005 % so với KH I TỔNG SẢN LƯỢNG 1 Sản lượng vận chuyển: M3 M3 2.509.753 109,80 104,57 M3.Km M3.Km 4.205.991.666 126,89 103,85 2 Sản lượng xuất bán xăng dầu M3.Tấn 76.486 105,45 104,05 II TỔNG DOANH THU 1.000 đ 880.093.284 130,67 117,84 1 KD vận tải nt 277.652.026 86,55 105,55 2 KD xăng dầu và dầu nhờn nt 504.470.061 146,54 114,71 3 Hoạt động khác nt 73.860.751 1,383,40 182,15 4 Hoạt động tài chính nt 24.110.446 766,01 698,85 III TỔNG GIÁ VỐN 1.000 đ 564.085.876 168,97 121,43 1 KD xăng dầu và dầu nhờn nt 494.489.164 148,12 115,44 2 KD bất động sản và xuất khẩu nt 69.596.712 192,29 IV TỔNG CHI PHÍ 1.000 đ 217.671.579 70,60 109,63 1 KD vận tải nt 186.350.536 67,67 100,69 2 KD xăng dầu và dầu nhờn nt 9.811.109 96,87 87,40 3 Hoạt động khác nt 2.535.756 80,73 112,81 4 Hoạt động tài chính nt 18.974.178 96,52 V LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ 1.000 đ 102.771.921 326,80 147,77 1 KD vận tải nt 91.301.490 200,98 117,09 2 KD xăng dầu và dầu nhờn nt 169.788 60,32 78,66 3 KD bất động sản và khác nt 1.728.283 78,63 81,97 4 Kết quả hoạt động tài chính nt 5.136.268 (31,11) (42,45) 5 Thu nhập khác nt 4.436.092 8,823,65 328,60 VI THUẾ TNDN 1.000 đ 23.390.190 418,27 164,88 1 Chi phi Thuế TNDN phải nộp nt 201.649 3,61 6,35 2 Chi phi Thuế TNDN ưu đãi nt 21.188.541 667,43 149,36 VII LỢI NHUẬN SAU THUẾ 1.000 đ 81.381.731 314,75 147,00 VIII NỘP NGÂN SÁCH 1.000 đ 6.478.648 52,95 172,76 Đánh giá chung : Qua số liệu trên cho thấy,hầu hết các chỉ tiêu sản xuất – kinh doanh năm 2006 của Công ty đều thực hiện vượt mức kế hoạch và tăng trưởng so với năm 2005, đặc biệt chỉ tiêu lợi nhuận. Tổng doanh thu vượt mức 17,84 % so với kế hoạch,trong khi đó tổng chi phí chỉ vượt 9,63 % làm cho lợi nhuận tăng 47,77 % so với kế hoạch. Lợi nhuận kinh doanh vận tải tăng 17,09 % so với kế hoạch do doanh thu tăng 5,55 % trong khi tổng chi phí chỉ tăng 0,69 % .Trong năm Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp tổng thể nên đã nâng cao được ngày tàu tốt.Cụ thể tỷ lệ ngày tàu tốt chung toàn đội tàu đạt 91,13 % tăng 1,13 % so với kế hoạch,trong đó các tàu Petrolimex 03,Petrolimex 06 đều được hãng Shell chấp nhận,tàu Petrolimex 05 được Petronat chấp nhận và tàu Petrolimex 02 được Chanarol chấp nhận; đã thực hiện duy trì tốt công tác bảo dưỡng,sửa chữa các phương tiện nên đã giảm được chi phí sửa chữa đinh kì tàu Petrolimex 06 trên 4 tỷ đồng so với kế hoạch.Tuy nhiên việc khai thác tàu Petrolimex 05 hiệu quả còn thấp do trọng tải tàu nhỏ,khai thác chạy tuyến đường dài nhiều,nguồn hàng không chủ động và khai thác đơn chiếc,hiện tại Công ty đang triển khai việc bán tàu này. Lợi nhuận kinh doanh xăng dầu thấp do : Tỷ trọng sản lượng hàng bán trong năm chủ yếu là Diesel và Mazut,do đây là hai mặt hàng Nhà nước vẫn thực hiện cấp bù lỗ nên mức thù lao bán hàng thấp,trong khi đó mặt hàng xăng thực hiện theo cơ chế bảo đảm kinh doanh thì sản lượng bán ra trong năm chỉ chiếm 3,71 % tổng sản lượng .Mặt khác,trong tổng sản lượng bán ra thì sản lượng bán hàng tạm nhập tái xuất chiếm tỷ trọng tới 26,45 % song mức thù lao thấp chỉ được 3,8 USD/Kg,lít,trong khi chi phí bán hàng tạm nhập tái xuất lớn hơn bán hàng nội địa.Sự cạnh tranh thiếu bình đẳng giữa các đơn vị kinh doanh trên địa bàn Hải Phòng,Quảng Ninh đặc biệt là các công ty tư nhân,TNHH cũng là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả kinh doanh trong lĩnh vực này. Kinh doanh bất động sản : Do thị trường kinh doanh bất động sản bị đóng băng trong phạm vi cả nước,nên tại dự án Anh Dũng VII Công ty chủ yếu tập trung hoàn thiện cơ sở hạ tầng,thực hiện các công việc cần thiết để khởi công xây dựng nhà vào năm 2007. Hoạt động đại lý tàu biển : vẫn duy trì ổn định song cũng chỉ tập trung chủ yếu là tàu hàng lỏng chưa mở rộng phát triển sang lĩnh vực tàu hàng khô được. Dịch vụ xuất nhập khẩu : Trong lĩnh vực xuất khẩu ngoài việc thực hiện làm đại lý uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông lâm thổ sản,cao su sang Trung Quốc với sản lượng là 5,015 tấn,Công ty cũng đã trực tiếp xuất khẩu mặt hàng cao su sang thị trường Trung Quốc với sản lượng là 1,036 tấn,song do diễn biến giá cả đối với mặt hàng này trong năm qua cũng biến động thất thường nên hiệu quả kinh doanh chưa cao. `Hoạt động tài chính : Đã thâm nhập vào thị trường tài chính,chứng khoán sâu hơn,tuy nhiên vẫn còn rụt rè,hoạt động chưa chuyên nghiệp. Đã chú trọng cân đối các dòng tiền để tận dụng trong từng thời điểm tạo ra nguồn thu về tài chính.Do vậy năm 2006 hoạt động kinh doanh tài chính đã đóng góp trên 20 tỷ đồng trong tổng số lợi nhuận thực hiện,bao gồm từ các hoạt động tiền gửi kỳ hạn và đầu tư chứng khoán trung và ngắn hạn. Tóm lại : Hiệu quả kinh doanh trong năm 2006 chủ yếu từ hoạt động kinh doanh vận tải và tài chính,hiệu quả kinh doanh trên các lĩnh vực khác chưa cao chủ yếu do các yếu tố khách quan.Tuy nhiên những giải pháp trong công tác quản lý, điều hành là những động thái tích cực góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh trong năm cũng như những năm tiếp theo.Qua một năm hoạt động ngoài việc trả cổ tức cho các cổ đông 12 % ,Công ty còn tạo ra nguồn tích luỹ vào các quỹ dự phòng và đầu tư phát triển trên 55 tỷ đồng và hai quỹ khen thưởng phúc lợi trên 4 tỷ đồng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần vận tải xăng dầu VIPCO được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ V thông qua ngày 29/11/2005.Các hoạt động của Công ty tuân thủ Luật doanh nghiệp ,các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty được Đại hội đồng cổ đông nhất trí thông qua theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản ngày 15/06/2006 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2006 Công ty có 07 phòng ban, 05 đơn vị thành viên, 07 tầu biển, tổng số lao động hiện tại của Công ty mẹ và các đơn vị thành viên là 448 người. Đội tàu biển: + Tầu Petrolimex 10 + Tầu Petrolimex 06 + Tầu Petrolimex 03 + Tầu Petrolimex 02 + Tầu Petrolimex 05 + Tầu Hạ Long 03 + Tầu Hạ Long 04 Các đơn vị thành viên: Công ty TNHH VIPCO Hạ Long: Địa chỉ: 32 Lê Thánh Tông, thành phố Hạ Long, Quảng Ninh. Tel : 033.829 183 Fax : 033.826 016 E-mail : vipcohalong@vnn.vn ·Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu, gas và các thiết bị sử dụng gas. - Vận tải thủy, đại lý tàu biển, đại lý hàng hải, môi giới hàng hải. - Xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư, thiết bị, phụ tùng. - Cung ứng tàu biển, kiểm đếm hàng hóa, khai thuê hải quan. - Dịch vụ du lịch và kinh doanh du lịch lữ hành nội địa. Công ty TNHH VIPCO Hải Phòng: Địa chỉ: 37 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, Hải Phòng. Tel : 031.3 838 306 Fax : 031.3 530 977 E-mail : vipco1@vnn.vn ·Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu, gas và các thiết bị sử dụng gas. - Vận tải thủy, đại lý tàu biển, đại lý hàng hải, môi giới hàng hải. - Xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư, thiết bị, phụ tùng. - Cung ứng tàu biển, kiểm đếm hàng hóa, khai thuê hải quan, thu mua và xử lý dầu kém phẩm chất, vệ sinh hầm và két dầu. Công ty TNHH Thuyền viên VIPCO: Địa chỉ: Số 37 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, Hải Phòng. Tel : 031.3 532 006 Fax : 031.3 838 033 E-mail : vipco2@vnn.vn ·Ngành nghề kinh doanh: - Đào tạo, huấn luyện thuyền viên. - Cho thuê thuyền viên. Công ty TNHH Bất động sản VIPCO: Địa chỉ: Số 37 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, Hải Phòng. Tel : 031.3 532 007 Fax : 031.3 838 033 E-mail : vipco3@vnn.vn ·Ngành nghề kinh doanh: - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, kỹ thuật hạ tầng khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao. - Kinh doanh bất động sản (nhà cửa, kho tàng) và vật liệu xây dựng. Chi nhánh VIPCO Móng Cái: Địa chỉ: Số 64 Phố Thương Mại, Móng Cái, Quảng Ninh. Tel : 033.883 963 Fax : 033.886 010 E-mail : vipco4@vnn.vn ·Ngành nghề kinh doanh: - Xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư, thiết bị, phụ tùng. - Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. - Khai thuê hải quan. - Cho thuê văn phòng. Các phòng ban : - Ban Tổng hợp Hội Đồng Quản Trị Phòng khai thác và thuê tàu Phòng kỹ thuật vật tư - Phòng đầu tư phát triển doanh nghiệp - Phòng nhân chính Phòng an toàn Phòng kế toán tài chính Hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Đạo Thịnh Chủ tịch Hội đồng Quản trị Ông Ngô Quang Trung Ủy viên Hội đồng Quản trị Ông Vũ Ngọc Kháu Ủy viên Hội đồng Quản trị Ông Vũ Quang Khánh Ủy viên Hội đồng Quản trị Ông Phan Minh Tuấn Ủy viên Hội đồng Quản trị Ông Nguyễn Anh Dũng Ủy viên Hội đồng Quản trị Ông Lê Thanh Hải Ủy viên Hội đồng Quản trị Ban Tổng Giám đốc : Ông Nguyễn Đạo Thịnh Tổng Giám đốc Ông Vũ Ngọc Kháu Phó Tổng Giám đốc Ông Ngô Quang Trung Phó Tổng Giám đốc Ông Nguyễn Văn Tám Phó Tổng Giám đốc Ban Tổng Giám đốc gồm : 01 Tổng Giám đốc và 03 Phó Tổng Giám đốc. + Tổng giám đốc : Điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty.Chịu trách nhiệm trước HĐQT và luật pháp Nhà nước về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. + Phó Tổng Giám đốc thứ nhất :Giúp Tổng Giám đốc trong một số lĩnh vực hoạt động của Công ty :An toàn tàu,kế hoạch an ninh tàu,khai thác tàu,công tác pháp chế bảo hiểm,thuyền viên. + Phó Tổng Giám đốc thứ hai : Giúp Tổng Giám đốc trong một số lĩnh vực: đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý kỹ thuật vật tư,kinh doanh bất động sản. + Phó Tổng Giám đốc thứ ba : Giúp Tổng Giám đốc trong một số lĩnh vực : Công tác kinh doanh xăng dầu,quản trị hành chính,phòng chống bão lụt. Cả 3 Phó Tổng Giám đốc đều chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và luật pháp về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Phòng nhân chính gồm 17 CBCNV có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty trong những lĩnh vực : + Công tác tổ chức cán bộ + Công tác lao động - tiền lương + Quản trị hành chính + Bảo vệ an ninh chính trị quân sự + Đầu tư và ứng dụng công nghệ tin học trong tổ chức,quản lý, điều hành. + Quản lý sức khoẻ của CBCNV. Phòng kỹ thuật - vật tư gồm 9 nhân viên có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty trong những lĩnh vực : + Công tác quản lý kỹ thuật + Đầu tư phát triển đội tàu + Công tác quản lý vật tư,phụ tùng và tài sản + Công tác quản lý sửa chữa,bảo dưỡng tàu và tài sản + Công tác an toàn,an ninh hàng hải Phòng khai thác và thuê tàu gồm 5 nhân viên có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong những lĩnh vực : + Quản lý và khai thác đội tàu + Thương vụ và thuê tàu vận tải biển + Công tác kế hoạch sản lượng và doanh thu vận tải Phòng an toàn gồm 4 nhân viên có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về : + An toàn và bảo vệ môi trường + An ninh tàu + Bảo hiểm,pháp chế hàng hải Phòng đầu tư & Phát triển doanh nghiệp gồm 03 nhân viên có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty về : + Công tác đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật + Công tác đầu tư tài chính + Công tác phát triển doanh nghiệp. Phòng kế toán tài chính :gồm 07 nhân viên có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về các lĩnh vực : + Tài chính kế toán, + Đầu tư + Kế hoạch + Tổ chức hệ thống kế toán Đứng đầu mỗi phòng ban là Trưởng phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trong công tác của phòng,chịu sự giám sát của Ban Tổng Giám đốc,có thẩm quyền báo cáo với Ban Tổng giám đốc và Hội Đồng Quản Trị (khi được uỷ quyền). SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO BAN TỔNG GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT Ban Tổng hợp Hội Đồng Quản Trị Đội tàu Các Công ty thành viên Phòng kế toán tài chính Phòng an toàn Phòng nhân chính Phòng khai thác và thuê tàu Phòng kỹ thuật vật tư Phòng đầu tư phát triển doanh nghiệp 1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO là một Công ty lớn với các ngành nghề kinh doanh đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Hiện nay,Công ty đang tiến hành các hoạt động chủ yếu : Vận tải xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu bằng đường biển; Kinh doanh xăng dầu trên sông biển; Đại lý và môi giới hàng hải; Kinh doanh cơ sở hạ tầng; Xuất nhập khẩu và chuyển khẩu hàng hóa. Trong các mảng hoạt động trên,hoạt động vận tải xăng dầu và sản phẩm hóa dầu bằng đường biển là hoạt động chủ đạo của Công ty,chiếm tới hơn 50 % doanh thu và hơn 90 % lợi nhuận của toàn Công ty,trong đó chủ yếu là Công ty chở xăng dầu nhập khẩu cho Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Đội tàu của Công ty được chia thành 2 nhóm chuyên vận tải tuyến quốc tế và nội địa.Các tàu Petrolimex 02,Petrolimex 03,Petrolimex 05,Petrolimex 06,Petrolimex 10 được sử dụng để chạy tuyến quốc tế,vận chuyển xăng dầu nhập khẩu tại 3 đầu mối chính là Hòn Gai, Đà Nẵng và Tổng kho xăng dầu Nhà Bè với lịch trình chủ yếu là chạy không tải từ Việt Nam tới Đài Loan,Trung Quốc,Singapore,Hàn Quốc,Thái Lan,Malaysia...và chở xăng dầu nhập khẩu về.Các tàu Hạ Long 03,Hạ Long 04 chuyên chạy tuyến nội địa. - Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu trên sông biển,Công ty chủ yếu kinh doanh trên vùng biển của Hải Phòng và Quảng Ninh. Đối với Hoạt động đại lý và môi giới hàng hải, Công ty làm đại lý cho các tàu chở hoá dầu tại các cảng như làm các thủ tục hải quan để các tàu nhập cảng... - Đối với lĩnh vực Xuất nhập khẩu và chuyển khẩu hàng hóa,Công ty làm đại lý uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông, lâm, thổ sản,cao su sang Trung Quốc.Năm 2006,Công ty cũng đã trực tiếp xuất khẩu mặt hàng cao su sang thị trường Trung Quốc.Công ty cũng nhập khẩu phân bón về bán ngay chứ không lưu kho. - Kinh doanh bất động sản : Công ty mua đất sau đó đầu tư xây dựng nhà để bán lại. Công ty đang thực hiện dự án khu đô thị Anh Dũng VII tại Hải Phòng, với tổng diện tích 17 héc ta. - Đầu tư tài chính : Công ty đầu tư vốn vào Công ty chứng khoán Hải Phòng và tham gia đầu tư chứng khoán ngắn hạn. PHẦN II : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1 Mô hình tổ chức Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý,trình độ của cán bộ kế toán cùng với quy mô rất lớn mà bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán.Công ty TNHH VIPCO Hải Phòng,Công ty TNHH Bất động sản VIPCO,Công ty TNHH Thuyền viên VIPCO,Công ty TNHH VIPCO Hạ Long hạch toán độc lập.Chi nhánh VIPCO Móng Cái hạch toán chung với văn phòng Công ty. Theo hình thức này tại công ty lập một phòng kế toán để tập hợp các nhật ký chứng từ từ các Công ty con gửi lên định kỳ cuối tháng và thực hiện việc tính toán qua các số liệu từ nhật ký chứng từ của các xí nghiệp vào sổ Cái các tài khoản.Từ đó tổng hợp để lập các báo cáo cuối kỳ.Tại công ty cũng tiến hành việc kinh doanh do vậy kế toán công ty ngoài ra còn phải tổ chức các chứng từ và sổ sách kế toán phản ánh hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty chọn và áp dụng phương pháp này vì Công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn,hoạt động trên địa bàn phân tán là những điều kiện bất lợi cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ,bảo đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo toàn công ty đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh. 2.1.2 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán gồm 7 cán bộ công nhân viên được bố trí theo sơ đồ sau PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Chuyên viên kế toán thanh toán 2 Chuyên viên Kế toán thanh toán 1 Chuyên viên Kế toán Tổng hợp Chuyên viên Kế toán Tài sản và vật tư phụ tùng Bộ máy cơ cấu tổ chức của phòng kế toán sẽ được định biện phù hợp với yêu cầu,nhiệm vụ của công ty trong từng thời điểm.Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi chức danh trong phòng được cụ thể hoá bằng bản mô tả công việc.Ngoài các nhiệm vụ và trách nhiệm đã được phân công,khi có công việc nhiệm vụ mới hoặc cần sự hỗ trợ giữa các bộ phận trong phòng,tuỳ từng điều kiện cụ thể và năng lực của từng chuyên viên,nhân viên sẽ được phân công phù hợp. Chức năng của phòng kế toán là tham mưu cho Tổng giám đốc về các lĩnh vực : Tài chính kế toán, đầu tư,kế hoạch và lĩnh vực tổ chức hệ thống kế toán.Chức năng này được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể như sau: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình về quản lý tài chính,hạch toán kế toán phù hợp với các quy định của Nhà nước,thực tế của Công ty và tổ chức thực hiện. Triển khai các quy định của Nhà nước có liên quan trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán trong toàn Công ty và trong hệ thống. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia xây dựng định hướng chiến lược phát triển của Công ty,các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư tài chính,các quy chế trong lĩnh vực đầu tư,quản lý tài sản,vật tư.... Xây dựng kế hoạch tổng hợp của Công ty,tổng hợp kế hoạch toàn hệ thống. Xây dựng phương án tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty. Quyền hạn của phòng kế toán Kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán khi xét thấy cần thiết. Đề xuất với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán, đào tạo đội ngũ cán bộ,chuyên viên làm công tác tài chính kế toán trong Công ty và hệ thống. Tham gia bố trí sắp xếp hệ thống nhân viên Tài chính - Kế toán, đề xuất với Tổng giám đốc việc bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ Tài chính - Kế toán trong phạm vi Công ty. Ký duyệt chi hoặc mua sắm trang thiết bị văn phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Được quyền quan hệ với các cơ quan hữu quan để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng. Được kí các văn bản, điện mang tính thông báo,hướng dẫn nội bộ. Bố trí, sắp xếp giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền phù hợp với năng lực thực tế của họ. Đề xuất với Tồng giám đốc trong việc định biên,thay thế,bổ nhiệm,miễn nhiệm,nâng lương cán bộ nhân viên dưới quyền,thưởng cho những đơn vị và cá nhân trong và ngoài Công ty có thành tích theo quy định hiện hành của Công ty. Đánh giá chất lượng công tác,danh hiệu lao động của cán bộ nhân viên trong phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Các quyền khác do Nhà nước quy định. Cơ cấu kế toán của công ty bao gồm: Kế toán tại công ty: + Đứng đầu là Kế toán trưởng với các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định và quy trình về tài chính,tài sản,hạch toán kế toán phù hợp với thực tế của Công ty.Tham gia xây dựng các quy chế,quy định về quản lý đầu tư cơ sở vật chất,vật tư phụ tùng,sửa chữa,tiền lương và thanh toán. Tham gia xây dựng các dự án đầu tư cơ sở vất chất kỹ thuật và quyết toán dự án. Hướng dẫn,kiểm tra, đánh giá các đơn vị trong việc thực hiện các quy chế,quy định và quy trình. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp;tổ chức công tác kế toán;công tác lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị định kì và theo yêu cầu của lãnh đạo,phân tích số liệu và tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp phục vụ quản trị điều hành, đầu tư tài chính;giám sát việc thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế, đấu thầu và chọn thầu;duyệt các chứng từ thanh quyết toán,các lệnh thu chi theo quy định;tổ chức lưu trữ số liệu,sổ sách chứng từ theo đúng quy định. Bố trí cán bộ nhân viên trong phòng vào các phần hành nghiệp vụ phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người và yêu cầu của công việc nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Định kì đánh giá kết quả công tác của cán bộ nhân viên trong phòng, đề xuất việc nâng lương,xếp lương cho cán bộ nhân viên trong phòng. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc. + Tiếp đó là Phó trưởng phòng với công việc : Chịu trách nhiệm và trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán. Tham gia xây dựng,hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình thuộc lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia trong các ban dự án đầu tư,thực hiện kiểm tra các dự toán,quyết toán các công trình đầu tư,sữa chữa tài sản liên quan,._.